(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
配布する文書を印刷する印刷装置と、
前記印刷装置によって印刷された文書を管理する文書管理装置と、
前記印刷装置によって印刷された前記文書の画像を読み取る読取装置と、
廃棄手段にて前記文書を廃棄する廃棄装置と、
を備え、
前記印刷装置は、
前記文書の印刷に際して、該文書を識別する識別情報を該文書の画像に付与する付与手段と、
前記付与手段で前記識別情報が付与された文書の有効期限情報を設定する設定手段と、
前記付与手段で付与した識別情報および前記設定手段で設定した有効期限情報を前記文書管理装置に送信する有効期限通知手段と、
を備え、
前記読取装置は、
前記印刷された文書が配布された利用者を認証する利用者認証手段と、
前記印刷された文書に付与された前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
前記利用者認証手段によって認証された利用者の通知先を含む利用者情報と前記識別情報読取手段によって読み取った前記識別情報を前記文書管理装置に送信する利用者情報送信手段と
を備え、
前記廃棄装置は、
前記廃棄手段によって廃棄する前記印刷された文書の画像を読み取って、該文書に付与されている前記識別情報を読み取る読取手段と、
前記読取手段が読み取った前記識別情報を前記文書管理装置に送信して該文書の廃棄を通知する廃棄通知手段と
を備え、
前記文書管理装置は、
前記有効期限通知手段によって送信される前記識別情報および前記有効期限情報を対応付けて管理するとともに、該識別情報が付与された文書の配布先の情報を示す配布先情報および該文書が廃棄されたか否かの状態を示す情報を含む廃棄情報を、該識別情報にそれぞれ対応付けて記憶して管理する管理手段と、
前記利用者情報送信手段から前記識別情報とともに送信された前記利用者情報を、該送信された識別情報に対応して前記管理手段が管理する前記配布先情報に記録する記録手段と、
前記廃棄通知手段から受信した識別情報に対応して前記管理手段が管理する前記廃棄情報に文書が廃棄されたことを示す情報を記録する記録手段と、
前記管理手段が管理する前記有効期限情報および前記廃棄情報を検索し、有効期限が近くなり、かつ、廃棄されていない文書の識別情報を検索する検索手段と、  
前記検索手段で検索された識別情報に対応して前記管理手段が管理する配布先情報に記録された利用者情報に対応する利用者に文書廃棄依頼を通知する廃棄依頼手段と
を備える
文書管理システム。
【請求項２】
前記管理手段は、
前記認証手段で認証された前記利用者のメールアドレスを記憶して管理し、
前記廃棄依頼手段は、
前記管理手段により管理されている前記メールアドレスを用いて該当文書の廃棄を促す内容のメールを前記該像文書の配布先である利用者に送信する送信手段を
さらに備える
請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムおよび文書管理装置および文書管理プログラムに関し、特に、文書出力装置にて文書を印刷する際、文書管理装置が印刷文書に対して発行する識別情報を符号画像にて印刷文書に付加し、廃棄装置にて印刷文書が廃棄される際に、廃棄しようとする印刷文書の識別情報を符号画像から読み取ることによって、識別情報が付加された印刷文書が廃棄されるまでを管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書を管理する技術として、特許文献１に記載された「紙製品、書類管理方法、書類管理システム、事務用品および事務機器」では、印刷するためのコンテンツ生成装置、用紙に印刷を行う印刷装置、書類に承認を行うための事務用品として機能する承認用装置（ＲＦＩＤ読み書き装置を備えた印鑑）、書類に設けたＲＦＩＤを読み取る読取装置と、書類データを管理するための書類データ管理装置がそれぞれＬＡＮに接続して構成され、書類の管理を用紙それぞれに付した識別子を用いて、書類を用紙レベルで識別して管理する技術が開示されている。
【０００３】
また、文書を管理する別の技術として、特許文献２に記載された「ドキュメント管理方法、ドキュメント管理システムおよびそのための記憶媒体」では、配布されるドキュメント識別子が印刷された媒体を配布し、その配布をする場合、配布先へ通信手段により配布のあることを通知し、配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に基づいて配布されたドキュメントを確認し、その確認を行うと、通信手段により配布元へ受領確認の通知をし、配布された媒体を回収する場合に、ドキュメント識別子に基づいて回収されたドキュメントを確認することによって、ドキュメントの発送、回収管理が容易かつ確実に行えるシステムが開示されている。
【特許文献１】特開２００２-１２０４７５号公報。
【特許文献２】特開２０００-１５１５８１号公報。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、文書が配布される配布先の受取者の情報を配布した文書に関係付ける処理を、文書の出力前、もしくは、出力時に行うことなく、文書に対する有効期限を必要に応じて設定し、文書管理装置にて発行された識別情報を符号画像にて埋め込んだ印刷文書を印刷し、印刷した文書を配布する際、配布先となる配布先の受取者の情報を、印刷文書に関係付けて、印刷文書が廃棄されるまでを管理することができる文書管理システムおよび文書管理装置および文書管理プログラムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、請求項１の発明は、配布する文書を印刷する印刷装置と、前記印刷装置によって印刷された文書を管理する文書管理装置と、前記印刷装置によって印刷された前記文書の画像を読み取る読取装置と、廃棄手段にて前記文書を廃棄する廃棄装置と、を備え、前記印刷装置は、前記文書の印刷に際して、該文書を識別する識別情報を該文書の画像に付与する付与手段と、前記付与手段で前記識別情報が付与された文書の有効期限情報を設定する設定手段と、前記付与手段で付与した識別情報および前記設定手段で設定した有効期限情報を前記文書管理装置に送信する有効期限通知手段と、を備え、前記読取装置は、前記印刷された文書が配布された利用者を認証する利用者認証手段と、前記印刷された文書に付与された前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、前記利用者認証手段によって認証された利用者の通知先を含む利用者情報と前記識別情報読取手段によって読み取った前記識別情報を前記文書管理装置に送信する利用者情報送信手段とを備え、前記廃棄装置は、前記廃棄手段によって廃棄する前記印刷された文書の画像を読み取って、該文書に付与されている前記識別情報を読み取る読取手段と、前記読取手段が読み取った前記識別情報を前記文書管理装置に送信して該文書の廃棄を通知する廃棄通知手段とを備え、前記文書管理装置は、前記有効期限通知手段によって送信される前記識別情報および前記有効期限情報を対応付て管理するとともに、該識別情報が付与された文書の配布先の情報を示す配布先情報および該文書が廃棄されたか否かの状態を示す情報を含む廃棄情報を、該識別情報にそれぞれ対応付けて記憶して管理する管理手段と、前記利用者情報送信手段から前記識別情報とともに送信された前記利用者情報を、該送信された識別情報に対応して前記管理手段が管理する前記配布先情報に記録する記録手段と、前記廃棄通知手段から受信した識別情報に対応して前記管理手段が管理する前記廃棄情報に文書が廃棄されたことを示す情報を記録する記録手段と、前記管理手段が管理する前記有効期限情報および前記廃棄情報を検索し、有効期限が近くなり、かつ、廃棄されていない文書の識別情報を検索する検索手段と、前記検索手段で検索された識別情報に対応して前記管理手段が管理する配布先情報に記録された利用者情報に対応する利用者に文書廃棄依頼を通知する廃棄依頼手段とを備える。
【０００６】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記管理手段は、前記認証手段で認証された前記利用者のメールアドレスを記憶して管理し、前記廃棄依頼手段は、前記管理手段により管理されている前記メールアドレスを用いて該当文書の廃棄を促す内容のメールを前記該像文書の配布先である利用者に送信する送信手段をさらに備える。
【発明の効果】
【００１２】
出力後の追跡管理が必要な文書を配布する際、文書とその文書の配布先となる受取者との関係付けを、文書の出力後、配布された文書の受取者による操作によって行うことができるので、文書の出力者、あるいは、文書の管理者等が、文書の配布先となる受取者を個別に確認し、印刷文書に対する配布先の受取者の関係付けを、出力時あるいは出力前に行う手間、有効期限を各印刷文書に個別に設定する手間を無くして、配布先の受取者に文書の廃棄を案内し、出力後の廃棄状況を容易に確認することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明の実施例について、添付図面を参照しながら説明する。
【００１４】
図１は、文書管理システムの概要を示す図である。
【００１５】
図１において、文書印刷ユーザ７０３は、ポリシーサーバ（文書管理装置）２００によってセキュリティレベルが設定して管理された機密性が高い文書を印刷して所定の配布先となるユーザに配布する際、配布された印刷文書に対するその後の取り扱い状況として、廃棄、複製操作を追跡するための情報として、ポリシーサーバ２００が印刷時に各印刷文書毎に個別に発行する印刷文書ＩＤ７０２をコード画像７０１にて埋め込んだトレーサブル印刷文書７００をトレーサブルプリンタ３００（文書出力装置）にて印刷する。
【００１６】
さらに、トレーサブル印刷文書７００をトレーサブルプリンタ３００にて印刷する際、ユーザ端末１００の表示部に表示される有効期限設定画面１０４の操作によって、印刷する文書に対して有効期限の設定が可能であり、有効期限設定画面１０４にて設定されたトレーサブル印刷文書７００の有効期限は、トレーサブル印刷文書７００に対して発行される印刷文書ＩＤ７０２とともにポリシーサーバ２００に登録して管理される。
【００１７】
トレーサブルプリンタ３００にて印刷されたトレーサブル印刷文書７００は、例えば、会議室等に設置された印刷文書読取装置（読取手段）５００によって、印刷文書が配布される配布先ユーザ７０４が、例えば、ユーザＩＤが記録されたＩＣカードの読み取り、パスワード入力によるユーザ認証、あるいは、指紋、声紋、網膜等を用いた認証処理にて認証されたユーザＩＤと、コード画像７０１から読み取った印刷文書ＩＤ７０２をそれぞれ取得し、取得したユーザＩＤと印刷文書ＩＤ７０２をポリシーサーバ２００に通知して登録処理を行うことで、配布したトレーサブル印刷文書７００と、トレーサブル印刷文書７００を受け取った配布先ユーザ７０４との関係付けを行う。
【００１８】
配布先ユーザ７０４にトレーサブル印刷文書７００が配布して関係付けされた後、配布されたトレーサブル印刷文書７００が文書廃棄装置４００にて廃棄されるが、このとき、文書廃棄装置４００は、廃棄されるトレーサブル印刷文書７００のコード画像７０１から印刷文書ＩＤ７０２を読み取る機能により、廃棄されるトレーサブル印刷文書７００の印刷文書ＩＤ７０２をポリシーサーバ２００に通知し、ポリシーサーバ２００は、印刷文書が廃棄されたことを、文書廃棄装置４００から通知された印刷文書ＩＤ７０２とともに廃棄された日時を登録することで管理する。
【００１９】
また、ポリシーサーバ２００は、有効期限設定画面１０４によって有効期限が設定された各トレーサブル印刷文書７００のうち、トレーサブル印刷文書７００を管理するデータベースの登録データを適宜検索することによって、未廃棄の文書の数、廃棄済みの文書の数を集計する、さらには、未廃棄のトレーサブル印刷文書７００、あるいは、未廃棄のトレーサブル印刷文書７００を所有する配布先ユーザ７０４を特定する。
【００２０】
さらに、印刷文書読取装置５００にてトレーサブル印刷文書７００に対する配布先ユーザ７０４の関係付けが行われ、有効期限が設定された未廃棄のトレーサブル印刷文書７００がある場合、未廃棄のトレーサブル印刷文書７００に関連付けられた配布先ユーザ７０４に対して、有効期限までの廃棄を案内するメールを作成してメールサーバ６００に送信する。
【００２１】
次に、図１に示したユーザ端末１００、ポリシーサーバ２００、トレーサブルプリンタ３００、文書廃棄装置４００の各機能について、図２のブロック図を参照しながら説明する。
【００２２】
図２のユーザ端末１００において、文書作成編集操作アプリケーション１０１は、電子文書の作成、編集、及び、ユーザによる印刷操作をプリンタドライバ１０２に対して行う。
【００２３】
プリンタドライバ１０２は、トレーサブルプリンタ３００にてトレーサブル印刷文書７００を印刷するための印刷制御を行い、文書印刷ユーザ７０３が指定した印刷設定に基づいて印刷を生成してトレーサブルプリンタ３００に出力する。
【００２４】
また、プリンタドライバ１０２は、図１の有効期限設定画面１０４に示したような、トレーサブル印刷文書７００を印刷した後の文書廃棄装置４００による有効期限を設定する有効期限設定画面１０４の表示制御をユーザ端末１００に設けられた表示装置に対して行う。
【００２５】
印刷文書有効期限設定部１０３は、有効期限設定画面１０４におけるユーザ操作による入力データを解析して文書印刷ユーザ７０３が設定した有効期限を含む入力情報を読み取り、読み取った有効期限を示す情報をトレーサブルプリンタ３００に出力する印刷データに追記して記録し、有効期限が設定されたトレーサブル印刷文書７００の印刷をトレーサブルプリンタ３００に要求する。
【００２６】
図２のポリシーサーバ２００において、ポリシーサーバ全体を統括して制御するポリシーサーバ制御部２０９は、トレーサブル印刷文書７００の印刷から廃棄までを管理するための制御機能として、印刷文書ＩＤ発行管理部２０１、印刷文書追跡部２０２、メール送信部２０３を有する。
【００２７】
また、ポリシーサーバ２００は、印刷したトレーサブル印刷文書７００に対して付与される印刷文書ＩＤ７０２と、印刷文書読取装置５００によって印刷されたトレーサブル印刷文書７００に対して関係付けられたユーザのユーザＩＤ、文書廃棄装置４００による廃棄操作、さらには、有効期限が設定されたトレーサブル印刷文書７００を管理するための情報として、文書管理ＤＢ２０５、印刷文書管理情報２０６、文書操作履歴ＤＢ２０７、ユーザ管理情報２０８をポリシーサーバ記憶部２０４に記憶して管理している。
【００２８】
印刷文書ＩＤ発行管理部２０１は、トレーサブルプリンタ３００からの要求によって、印刷される紙文書に付与することによって印刷後の文書に対する操作を追跡するための識別情報である印刷文書ＩＤ７０２を発行してトレーサブルプリンタ３００に送信し、発行した印刷文書ＩＤ７０２に関する情報を印刷文書管理情報２０６に登録して管理する。
【００２９】
印刷文書追跡部２０２は、トレーサブル印刷文書７００が印刷文書読取装置５００による受取者の関係付け操作により、コード画像７０１から読み取られた印刷文書ＩＤ７０２と、認証処理によって関係付けられたユーザのユーザＩＤとを、ネットワーク８００を介して印刷文書読取装置５００から受信し、印刷文書読取装置５００から受信した印刷文書ＩＤ７０２に対応する印刷文書管理情報２０６の登録データに、印刷文書読取装置５００から受信したユーザＩＤを記録することによって、トレーサブル印刷文書７００に配布先の受取者が関係付けられたことを管理する。
【００３０】
また、文書廃棄装置４００にて廃棄された文書の印刷文書ＩＤ７０２を、ネットワーク８００を介して文書廃棄装置４００から受信し、受信した印刷文書ＩＤ７０２に対応する印刷文書管理情報２０６の登録データの廃棄日時に、文書廃棄装置４００から通知された文書の廃棄日時を記録することによって、トレーサブル印刷文書７００が廃棄されたか否かを管理する。
【００３１】
メール送信部２０３は、印刷文書管理情報２０６に登録して管理されるトレーサブル印刷文書７００のうち、有効期限が設定された文書であって、管理者による登録データの検索処理あるいはタイマ設定による所定のタイミングによって廃棄状況を確認する際、廃棄日時が記録されず、未だ廃棄されていないトレーサブル印刷文書７００の登録データを検索し、検索して抽出された登録データの中に、関係付けが行われた配布先ユーザのユーザＩＤが記録されている場合、そのユーザＩＤに対応するメールアドレスを、ユーザ管理情報２０８から読み取り、読み取ったメールアドレス宛てに対し、トレーサブル印刷文書７００の廃棄を促すメールを作成し、メールサーバ６００に作成したメールをネットワーク８００を介して送信する。なお、ユーザＩＤにユーザの氏名等の個人を特定できる情報を対応付けておき、メール以外の手段でトレーサブル印刷文書７００の廃棄を促すように通知してもよい。
【００３２】
トレーサブルプリンタ３００は、コード画像７０１に印刷文書ＩＤ７０２を埋め込んで印刷するための構成として、印刷文書ＩＤ合成部３０１、印刷文書ＩＤ取得部３０２、有効期限情報通知部３０３を有する。
【００３３】
印刷文書ＩＤ取得部３０２は、ユーザ端末１００のプリンタドライバ１０２からトレーサブル印刷文書７００の印刷データを受け取ると、コード画像７０１にて印刷ページ毎に埋め込む印刷文書ＩＤ７０２の発行を要求する制御データを、ネットワーク８００を介してポリシーサーバ２００に送信し、ポリシーサーバ２００から受信した応答データに記憶される印刷文書ＩＤ７０２を読み取って、読み取った印刷文書ＩＤ７０２を印刷文書ＩＤ合成部３０１に対して通知してコード画像７０１を埋め込んだ印刷処理を指示する。
【００３４】
印刷文書ＩＤ合成部３０１は、印刷文書ＩＤ取得部３０２から通知された印刷文書ＩＤ７０２を示すコード画像７０１を生成し、プリンタドライバ１０２から受信した印刷データに基づいて作成される印刷ページの画像の所定領域に合成する処理を行う。
【００３５】
有効期限情報通知部３０３は、プリンタドライバ１０２から受信した印刷データにおいて、有効期限設定画面１０４にて設定された有効期限付での印刷指示が行われている場合、印刷データに記録された有効期限の日時を示す情報と、印刷したトレーサブル印刷文書７００に付与した印刷文書ＩＤ７０２とをポリシーサーバ２００に送信し、有効期限の登録を指示する。
【００３６】
図２において文書廃棄装置４００は、トレーサブル印刷文書７００を廃棄する際に、廃棄するトレーサブル印刷文書７００に付加されたコード画像７０１から印刷文書ＩＤ７０２を読み取り、読み取った印刷文書ＩＤ７０２と、廃棄日時を示す情報をポリシーサーバ２００に送信して文書の廃棄を促す構成として、画像読取部４０１、印刷文書ＩＤ読取部４０２、文書廃棄部４０３を有する。
【００３７】
画像読取部４０１は、廃棄する文書の画像を読み取って、読み取った画像におけるコード画像７０１の有無を判断し、読み取った画像からコード画像７０１が検出される場合は、検出したコード画像７０１を印刷文書ＩＤ読取部４０２に出力して印刷文書ＩＤ７０２の読み取りを指示する。
【００３８】
印刷文書ＩＤ読取部４０２は、コード画像７０１に埋め込まれた符号化された情報を、印刷文書ＩＤ７０２として解読して読み取り、読み取り結果を画像読取部４０１に通知する。
【００３９】
文書廃棄部４０３は、トレーサブル印刷文書７００をポリシーサーバ２００からの指示にて廃棄可能な場合、文書を廃棄し、廃棄した日時、廃棄したトレーサブル印刷文書７００から読み取った印刷文書ＩＤ７０２を示す情報をポリシーサーバ２００に送信する。
【００４０】
図２において、印刷文書読取装置５００は、印刷したトレーサブル印刷文書７００に付加されているコード画像７０１から印刷文書ＩＤ７０２を解読し、解読した印刷文書ＩＤ７０２に、トレーサブル印刷文書７００を配布した配布先ユーザ７０４の識別情報を、ユーザ認証によって取得して関係付けるための構成として、コード画像読取部５０１、ユーザ認証、ユーザＩＤ取得部５０２、配布先情報通知部５０３を有する。
【００４１】
コード画像読取部５０１は、配布先となるユーザの情報の関係付けを行う対象となるトレーサブル印刷文書７００のコード画像７０１の読み取り処理を行って、コード画像７０１に記録されている印刷文書ＩＤ７０２を解読して読み取る。
【００４２】
ユーザ認証、ユーザＩＤ取得部５０２は、ユーザＩＤ、パスワードの入力画面を印刷文書読取装置５００に設けられた表示装置に出力し、配布先ユーザ７０４に対してユーザＩＤの入力、パスワードの入力を促し、トレーサブル印刷文書７００に関係付けるユーザ認証処理を、入力されたユーザＩＤとパスワード、ポリシーサーバ２００のユーザ管理情報２０８に基づいて行い、認識されたユーザＩＤを取得する。
【００４３】
なお、ユーザ認証、ユーザＩＤ取得部５０２による別の認証方法としては、ユーザの指紋、網膜を読み取る装置を設け、ユーザ管理情報２０８においては、予め、照合するための各ユーザのデータを事前に登録し、読み取ったユーザの生体データと登録データとを照合することによって生体認証にて認証されたユーザのユーザＩＤを取得する。
【００４４】
配布先情報通知部５０３は、ユーザ認証、ユーザＩＤ取得部５０２によって認証されたユーザのユーザＩＤと、コード画像読取部５０１によってトレーサブル印刷文書７００から読み取った印刷文書ＩＤ７０２を含むデータを、ポリシーサーバ２００に送信し、印刷文書ＩＤ７０２に対応するトレーサブル印刷文書７００に配布先ユーザ７０４を関係付けたことを印刷文書管理情報２０６に登録して管理することを指示する。
【００４５】
図３は、図２に示したポリシーサーバに記憶して管理される各情報の一例を示した図である。
【００４６】
図３の文書管理ＤＢ２０５には、電子文書を識別する文書ＩＤと、文書に設定されたセキュリティレベル、トレーサブルプリンタ３００によるトレーサブル印刷文書７００の可否が記録して管理される。
【００４７】
図３の印刷文書管理情報２０６には、トレーサブルプリンタ３００にて印刷された各トレーサブル印刷文書７００に対して発行された印刷文書ＩＤ７０２毎に、有効期限が設定されている場合はその期限を示す有効期限、印刷文書読取装置５００にて関係付けが行われた配布先の受取者の識別情報を示す配布先ＩＤ、文書が廃棄された日時を示す廃棄日時が記録して管理される。
【００４８】
図３の文書操作履歴ＤＢ２０７は、印刷文書管理情報２０６にて管理されている電子文書に対する各ユーザの操作内容を記録して管理するデータベースであり、文書に対する操作種別、文書を操作したユーザＩＤ、操作日時を含む情報が、文書に対する操作が検出される度に登録して管理される。
【００４９】
ユーザ管理情報２０８は、印刷文書読取装置５００におけるユーザ認証を行い、トレーサブルプリンタ３００にて印刷されたトレーサブル印刷文書７００の配布先として関係付けが可能なユーザの一覧を登録して管理するＤＢであり、ユーザ名、ユーザＩＤ、ユーザ認証を行う際に必要となる認証用データ、文書の廃棄を促す配布先への通知をメールにて行う場合のメールアドレスが記録される。
【００５０】
次に、トレーサブル印刷文書の印刷処理の一例を図４のフローチャートに示して説明する。
【００５１】
ユーザ端末１００において、電子文書に対する印刷要求が文書作成編集操作アプリケーション１０１にて発生すると、プリンタドライバ１０２は、図１に示す印刷文書に対して有効期限を設定する入力画面をユーザ端末１００に設けられた表示装置に出力する（Ｓ１０１）。
【００５２】
プリンタドライバ１０２は、有効期限設定画面１０４による文書印刷ユーザ７０３の入力データを解析して、印刷する文書の有効期限に関する設定情報、廃棄を促す案内メールの送信条件の設定情報をそれぞれ取得する（Ｓ１０２）。
【００５３】
次に、トレーサブルプリンタ３００にて印刷される電子文書の文書ＩＤを取得し（Ｓ１０３)、ステップＳ１０２にて取得した有効期限の日時、案内メールの送信条件、印刷される電子文書の文書ＩＤを印刷データに追加して記録したトレーサブル印刷文書７００の印刷データを作成し（Ｓ１０４）、作成した印刷データをトレーサブルプリンタ３００に出力する（Ｓ１０５）。
【００５４】
トレーサブルプリンタ３００は、ユーザ端末１００から印刷データを受信すると、受信した印刷データに記録された印刷される電子文書の文書ＩＤを読み取り、読み取った文書ＩＤをポリシーサーバに送信して通知し、印刷するトレーサブル印刷文書７００に付加する印刷文書ＩＤ７０２の発行を要求し、ポリシーサーバ２００は、文書ＩＤに基づいて印刷文書ＩＤ７０２を生成してトレーサブルプリンタ３００に送信する（Ｓ１０６）。
【００５５】
ポリシーサーバ２００にて発行した印刷文書ＩＤ７０２を受信すると、印刷文書ＩＤ７０２が符号化して埋め込まれたコード画像７０１を生成し、トレーサブルプリンタ３００は、印刷データにて生成される各印刷ページ画像の所定領域に生成したコード画像７０１を合成したページイメージを用紙に形成してトレーサブル印刷文書７００を印刷する（Ｓ１０７）。
【００５６】
トレーサブルプリンタ３００は、印刷出力が完了したトレーサブル印刷文書７００の印刷文書ＩＤ７０２と、ユーザ端末１００から受信した印刷データに有効期限の設定情報、案内メールの送信条件に関する設定情報が記録されている場合は、有効期限の設定情報、案内メールの設定情報をポリシーサーバ２００に送信して印刷完了を通知し、ポリシーサーバ２００は、印刷完了が通知された印刷文書ＩＤ７０２をはじめとする印刷処理に関する情報を印刷文書管理情報２０６に登録し（Ｓ１０８）、さらに、印刷されたトレーサブル印刷文書７００の印刷処理に関するログ情報を文書操作履歴ＤＢ２０７に登録する（Ｓ１０９）。
【００５７】
トレーサブルプリンタ３００は、ユーザ端末１００から受信した印刷データにおいて、複数ページ、複数部数の印刷指示が行われた場合は、再度ステップＳ１０６の処理に戻り（Ｓ１１０ＮＯ）、上記ステップＳ１０６からステップＳ１０９までの処理を、順に繰り返して実行し、全ての印刷ページ、指定された部数の印刷処理が完了すると（Ｓ１１０ＹＥＳ）、トレーサブルプリンタ３００は、トレーサブル印刷文書７００の印刷完了をユーザ端末１００のプリンタドライバ１０２に通知して処理を終了する。
【００５８】
次に、トレーサブル印刷文書７００に対する配布先ユーザ７０４の関係付け処理の一例を図５のフローチャートに示して説明する。
【００５９】
印刷文書読取装置５００は、トレーサブル印刷文書７００に関係付けを行う配布先ユーザ７０４のユーザ認証を行う前に、配布先ユーザ７０４の関係付けを行うトレーサブル印刷文書７００のコード画像７０１を、印刷文書読取装置５００に設けられた読取装置にて読み取り、コード画像７０１に埋め込まれた印刷文書ＩＤ７０２を読み取る（Ｓ２０１）。
【００６０】
コード画像７０１が検出されない場合あるいは、コード画像７０１の読み取りに失敗した場合（Ｓ２０２ＮＯ）、印刷文書読取装置５００は、トレーサブル印刷文書７００に対する配布先ユーザ７０４の関係付け処理を中止する。
【００６１】
コード画像７０１の読み取りに成功した場合（Ｓ２０２ＹＥＳ）、印刷文書読取装置５００は、印刷文書読取装置５００は、ユーザＩＤ、パスワードの入力を行う認証画面を印刷文書読取装置５００に設けられた表示装置に表示し（Ｓ２０３）、配布先ユーザ７０４によって入力されたユーザＩＤ、パスワードを読み取り、ポリシーサーバ２００のユーザ管理情報２０８にてユーザ認証を行う（Ｓ２０４）。
【００６２】
配布先ユーザ７０４が認証されると、認証されたユーザＩＤ、コード画像７０１から読み取った印刷文書ＩＤ７０２をポリシーサーバ２００に送信する（Ｓ２０５）。
【００６３】
ポリシーサーバ２００は、印刷文書読取装置５００から受信した印刷文書ＩＤ７０２にて印刷文書管理情報２０６の登録データを検索する（Ｓ２０６）。
【００６４】
印刷文書読取装置５００から受信した印刷文書ID７０２に対応する登録データが存在して、なおかつ、登録データに配布先ＩＤが記録されていない場合（Ｓ２０６ＹＥＳ)、当該印刷文書ＩＤ７０２に対応する登録データの配布先ＩＤに対して、印刷文書読取装置５００から通知されたユーザＩＤを記録して、トレーサブル印刷文書７００と配布先ユーザ７０４の関係付けを行い（Ｓ２０７）、トレーサブル印刷文書７００と配布先ユーザ７０４の関係付けが完了したことを印刷文書読取装置５００に通知する（Ｓ２０８）。
【００６５】
印刷文書読取装置５００から受信した印刷文書ＩＤ７０２に対応するトレーサブル印刷文書７００の登録データが印刷文書管理情報２０６に存在しない場合、あるいは、配布先ユーザ７０４となるユーザＩＤが既に登録済みの場合は（Ｓ２０６ＮＯ）、トレーサブル印刷文書７００に対する配布ユーザ７０４の関係付けに失敗したことを印刷文書読取装置５００に通知する（Ｓ２０９）。
【００６６】
次に、トレーサブル印刷文書の廃棄処理の一例を、図６のフローチャートに示して説明する。
【００６７】
文書廃棄装置４００は、廃棄する文書の画像を画像読取部４０１にて読み取り（Ｓ３０１）、読み取った画像においてコード画像７０１が検出された場合、コード画像７０１にて記録されている印刷文書ＩＤ７０２の識別情報を読み取る（Ｓ３０２）。
【００６８】
文書廃棄装置４００は、読み取った印刷文書ＩＤ７０２をポリシーサーバ２００に送信して通知し、当該通知した印刷文書ＩＤ７０２にて特定される文書の廃棄が可能であるか否かをポリシーサーバ２００に問合わせる（Ｓ３０３）。
【００６９】
ポリシーサーバ２００は、文書廃棄装置４００から通知された印刷文書ＩＤ７０２に対応する登録データを印刷文書管理情報２０６にて検索し、検索処理の結果、印刷文書ＩＤ７０２に対応する登録データが存在するとともに、なおかつ、検索条件にて検索された登録データの廃棄日時が記録されていない未廃棄である文書であるか否かを判定する（Ｓ３０４）。
【００７０】
ステップＳ３０５の判定処理において、文書の廃棄が可能であると判定した場合（Ｓ３０５ＹＥＳ）、ポリシーサーバ２００は、画像の読み取り処理を行った文書の廃棄を許可するデータを文書廃棄装置４００に送信し（Ｓ３０６）、文書廃棄装置４００は、ポリシーサーバ２００からの指示に基づいて文書を廃棄し（Ｓ３０７）、廃棄した文書印刷文書ＩＤ７０２と、廃棄した日時を記録して文書の廃棄完了を通知するデータをポリシーサーバ２００に送信する（Ｓ３０８）。
【００７１】
ポリシーサーバ２００は、文書の廃棄完了を通知する受信データに記録された日時と印刷文書ＩＤ７０２を読み取って、読み取った印刷文書ＩＤ７０２に対応する印刷文書管理情報２０６の登録データの廃棄日時に、文書廃棄装置４００から通知された廃棄日時を記録する（Ｓ３０９）。
【００７２】
一方、ステップＳ３０５の判定処理において、文書の廃棄が不可であると判定した場合（Ｓ３０５ＮＯ）、ポリシーサーバ２００は、文書廃棄装置４００に対する廃棄処理を禁止して処理を中止するデータを文書廃棄装置４００に送信し（Ｓ３１０）、ポリシーサーバ２００の指示による文書廃棄処理の中止を示す操作ログを作成して文書操作履歴ＤＢ２０７に登録する（Ｓ３１１）。さらに、文書廃棄装置４００は、印刷文書ＩＤ７０２による文書廃棄ができないことを文書廃棄装置４００に設けられた表示装置にエラーメッセージとして出力し、文書廃棄部４０３による処理を禁止して処理を終了する（Ｓ３１２）。
【００７３】
次に、有効期限が設定された文書の配布先ユーザに廃棄を促す案内メールの送信処理の一例を図７のフローチャートに示して説明する。
【００７４】
ポリシーサーバ２００は、印刷文書管理情報２０６に記録された登録データのうち、有効期限および所定の時期において、文書廃棄を文書の配布先となる受取者さらには印刷者等に促すための案内メールの送信が設定されたトレーサブル印刷文書７００に対応する登録データを検索し、ポリシーサーバ２００は、印刷されたトレーサブル印刷文書７００の文書廃棄装置４００による有効期限が設定され、なおかつ、有効期限が迫った未廃棄のトレーサブル印刷文書７００を所有するユーザに対して廃棄を促す案内メールの送信条件設定が行われているトレーサブル印刷文書７００の登録データが印刷文書管理情報２０６にある場合は（Ｓ４０１ＹＥＳでＳ４０２ＹＥＳ）、そのトレーサブル印刷文書７００に対応する登録データに記録された各印刷文書ＩＤ７０２を印刷文書管理情報２０６からそれぞれ抽出し、さらに、抽出した登録データのうち、未だ廃棄されていない廃棄日時が未記入の印刷文書ＩＤ７０２を絞り込んで検索する（Ｓ４０３）。
【００７５】
未廃棄の印刷文書ＩＤ７０２が見つかった場合、見つかった各登録データの案内メールの送信条件の設定内容を読み取って、メール送信が必要であるか否かを個別に判断する（Ｓ４０４）。
【００７６】
メールの送信が必要である印刷文書ＩＤ７０２が見つかった場合（Ｓ４０４ＹＥＳ）、ポリシーサーバ２００は、印刷文書ＩＤ７０２に対応する印刷文書管理情報２０６の登録データの配布先ＩＤに記録されているユーザＩＤを読み取り、読み取ったユーザＩＤに対応するユーザ管理情報２０８の登録データからメールアドレスを読み取り（Ｓ４０５）、読み取ったメールアドレス宛てに、印刷文書管理情報２０６に登録されている有効期限までに文書を廃棄することを促す内容を記録したメールを作成し、作成したメールをメールサーバ６００に送信する（Ｓ４０６）。
【００７７】
さらに、ポリシーサーバ２００に記憶されたシステム全体に対する設定、もしくは、印刷文書管理情報２０６に登録された各印刷文書ＩＤ７０２に対する個別設定に基づいて、トレーサブル印刷文書７００に関係付けられた配布先ユーザ７０４以外へのメール送信が必要であるかを判断する。
【００７８】
例えば、文書操作履歴ＤＢ２０７に登録されている文書を印刷したユーザに対するメール送信が印刷文書ＩＤ７０２にて設定されている場合（Ｓ４０７ＹＥＳ）、トレーサブル印刷文書７００を印刷した文書印刷ユーザ７０３のメールアドレス宛てに、有効期限と廃棄が必要なトレーサブル印刷文書７００の印刷文書ＩＤ７０２とを通知するメールを作成してメールサーバ６００に送信する（Ｓ４０８）。
【産業上の利用可能性】
【００７９】
本発明の文書管理システムおよび文書管理装置および文書管理プログラムは、会議用の資料等、比較的多くの部数を印刷して複数ユーザに配布する際、配布先となるユーザの情報を印刷文書に関係付けて管理し、さらに、配布した後、所定の設定期限内にて配布した印刷文書が廃棄されることが求められ、なおかつ、配布した印刷文書を文書が廃棄されるまで管理する必要がある場合に有効である。
【図面の簡単な説明】
【００８０】
【図１】本発明の文書管理システムの概要を示す図。
【図２】図１に示した、ユーザ端末、ポリシーサーバ、トレーサブルプリンタ、文書廃棄装置、印刷文書読み取り装置の機能を示したブロック図。
【図３】文書管理装置にて管理される情報の一例を示す図。
【図４】文書の印刷処理の一例を示すフローチャート。
【図５】印刷文書に対する配布先ユーザの関係付け処理の一例を示すフローチャート。
【図６】廃棄装置における印刷文書の廃棄処理の一例を示すフローチャート。
【図７】有効期限が設定された印刷文書の配布先ユーザに廃棄を促すメール送信処理の一例を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００８１】
１００  ユーザ端末
１０１  文書作成編集操作アプリケーション
１０２  プリンタドライバ
１０３  印刷文書有効期限設定部
１０４  有効期限設定画面
２００  ポリシーサーバ
２０１  印刷文書ＩＤ発行管理部
２０２  印刷文書追跡部
２０３  メール送信部
２０４  ポリシーサーバ記憶部
２０５  文書管理ＤＢ
２０６  印刷文書管理情報
２０７  文書操作履歴ＤＢ
２０８  ユーザ管理情報
２０９  ポリシーサーバ制御部
３００  トレーサブルプリンタ
３０１  印刷文書ＩＤ合成部
３０２  印刷文書ＩＤ取得部
３０３  有効期限情報通知部
４００  文書廃棄装置
４０１  画像読取部
４０２  印刷文書ＩＤ読取部
４０３  文書廃棄部
５００  印刷文書読取装置
５０１  コード画像読取部
５０２  ユーザ認証、ユーザＩＤ取得部
５０３  配布先情報通知部
６００  メールサーバ
７００  トレーサブル印刷文書
７０１  コード画像
７０２  印刷文書ＩＤ
７０３  文書印刷ユーザ
７０４  配布先ユーザ
８００  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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