(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を生成する筆跡情報生成手段と、
前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報生成手段にて生成された前記筆跡情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記電子文書と前記筆跡情報とを含む前記識別情報に対応付けられた電子情報と当該識別情報とに関する前記記憶手段への記憶および当該記憶手段からの消去を管理する管理手段と、
前記媒体を廃棄するとともに、廃棄される当該媒体から前記識別情報を読み取る媒体廃棄処理手段とを備え、
前記管理手段は、前記媒体廃棄処理手段から廃棄された前記媒体の前記識別情報を取得し、当該識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記媒体の前記識別情報の発行を管理する識別情報管理手段をさらに備え、
前記管理手段は、前記記憶手段から前記識別情報を消去した場合に、前記識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送ることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記媒体の前記識別情報の発行を管理する識別情報管理手段をさらに備え、
前記管理手段は、前記記憶手段に前記情報を追加して記憶した場合に、前記識別情報を当該記憶手段から消去するとともに、前記識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送ることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、当該記憶手段から当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を受け取って保存する保存手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記保存手段は、アクセス制限が設定されたことを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を取得する筆跡情報取得手段と、
前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報取得手段にて取得された前記筆跡情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記電子文書と前記筆跡情報とを含む前記識別情報に対応付けられた電子情報と当該識別情報とに関し、前記記憶手段への記憶および当該記憶手段からの消去を管理する管理手段と、
前記媒体が廃棄された場合に、廃棄された当該媒体の前記識別情報を取得する廃棄識別情報取得手段とを備え、
前記管理手段は、前記廃棄識別情報取得手段にて取得した前記媒体の前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去することを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
前記管理手段が前記記憶手段から前記識別情報を消去した場合に、当該識別情報の発行を管理する識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送る送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、外部記憶装置に対して当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を送る送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項１１】
コンピュータに、
文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を取得する機能と、
前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報とを対応付けて記憶手段に記憶させる機能と、
前記媒体が廃棄された場合に、廃棄された当該媒体の前記識別情報を取得する機能と、
廃棄された前記媒体の前記識別情報を取得した場合に、当該識別情報および当該識別情報に対応付けられた電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去する機能とを実現することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、用紙上に筆記された文字や図形等が電子データに変換され、これがパソコンや携帯電話等に転送されて、筆記内容がそのまま保存されたり、メールとして送信される技術が注目されている。
かかる技術では、表面にそれぞれ異なるパターンで形成された微細なドットが印刷された特殊な用紙と、例えば撮像素子が内蔵されたペンデバイスとが用いられる。そして、ペンデバイスによりこの特殊用紙上に筆記が行われると、筆記された文字や図形等の位置のドットパターンが撮像素子に読み込まれ、文字や図形等の位置(描画トレース)の座標が特定される。それにより、筆記された文字や図形等からなる電子文書の生成や、所定の電子文書への文字や図形等の付加等が可能となる(例えば、特許文献１参照)。
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−９４９０７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ここで一般に、筆記された文字や図形等からなる電子文書や、文字や図形等が付加された電子文書が印刷された媒体がユーザにより廃棄される場合がある。そのような場合には、電子文書に基づく文書画像が印刷された媒体が存在しないにも拘わらず、文書画像の元となった電子文書は参照可能な状態で記憶装置内に残存する。そのため、媒体による情報は存在しないが、電子情報としての情報は存在することとなり、ユーザによる情報を廃棄するという行為の統一性が損なわれる。
本発明は、電子文書に基づく文書画像が印刷された媒体が廃棄された場合に、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、媒体と電子文書との間の統一性を保つことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を生成する筆跡情報生成手段と、前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報生成手段にて生成された前記筆跡情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、前記電子文書と前記筆跡情報とを含む前記識別情報に対応付けられた電子情報と当該識別情報とに関する前記記憶手段への記憶および当該記憶手段からの消去を管理する管理手段と、前記媒体を廃棄するとともに、廃棄される当該媒体から前記識別情報を読み取る媒体廃棄処理手段とを備え、前記管理手段は、前記媒体廃棄処理手段から廃棄された前記媒体の前記識別情報を取得し、当該識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去することを特徴とする文書管理システムである。
【０００６】
請求項２に記載の発明は、前記媒体の前記識別情報の発行を管理する識別情報管理手段をさらに備え、前記管理手段は、前記記憶手段から前記識別情報を消去した場合に、前記識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送ることを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
請求項３に記載の発明は、前記媒体の前記識別情報の発行を管理する識別情報管理手段をさらに備え、前記管理手段は、前記記憶手段に前記情報を追加して記憶した場合に、前記識別情報を当該記憶手段から消去するとともに、前記識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送ることを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
請求項４に記載の発明は、前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
請求項５に記載の発明は、前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、当該記憶手段から当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を受け取って保存する保存手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
請求項６に記載の発明は、前記保存手段は、アクセス制限が設定されたことを特徴とする請求項５記載の文書管理システムである。
【０００７】
請求項７に記載の発明は、文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を取得する筆跡情報取得手段と、前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報取得手段にて取得された前記筆跡情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、前記電子文書と前記筆跡情報とを含む前記識別情報に対応付けられた電子情報と当該識別情報とに関し、前記記憶手段への記憶および当該記憶手段からの消去を管理する管理手段と、前記媒体が廃棄された場合に、廃棄された当該媒体の前記識別情報を取得する廃棄識別情報取得手段とを備え、前記管理手段は、前記廃棄識別情報取得手段にて取得した前記媒体の前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去することを特徴とする文書管理装置である。
【０００８】
請求項８に記載の発明は、前記管理手段が前記記憶手段から前記識別情報を消去した場合に、当該識別情報の発行を管理する識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送る送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項７記載の文書管理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項７記載の文書管理装置である。
請求項１０に記載の発明は、前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、外部記憶装置に対して当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を送る送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項７記載の文書管理装置である。
【０００９】
請求項１１に記載の発明は、コンピュータに、文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を取得する機能と、前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報とを対応付けて記憶手段に記憶させる機能と、前記媒体が廃棄された場合に、廃棄された当該媒体の前記識別情報を取得する機能と、廃棄された前記媒体の前記識別情報を取得した場合に、当該識別情報および当該識別情報に対応付けられた電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去する機能とを実現することを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１０】
本発明の請求項１によれば、電子文書に基づく文書画像が印刷された媒体が廃棄された場合に、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、媒体と電子文書との間の統一性を保つことができる。
本発明の請求項２によれば、識別情報が使用されなくなったことを把握でき、本発明を採用しない場合に比べて、識別情報を有効に使用することができる。
本発明の請求項３によれば、識別情報が使用されなくなったことを把握でき、本発明を採用しない場合に比べて、識別情報を有効に使用することができる。
本発明の請求項４によれば、電子文書が消去された後に電子文書が印刷された事実があることを確認することができる。
本発明の請求項５によれば、記憶手段から電子情報が消去された後に電子情報の内容を知得することができる。
本発明の請求項６によれば、本発明を採用しない場合に比べて、保存された電子情報の外部への漏洩を抑制できる。
【００１１】
本発明の請求項７によれば、電子文書に基づく文書画像が印刷された媒体が廃棄された場合に、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、媒体と電子文書との間の統一性を保つことができる。
本発明の請求項８によれば、識別情報が使用されなくなったことを把握でき、本発明を採用しない場合に比べて、識別情報を有効に使用することができる。
本発明の請求項９によれば、電子文書が消去された後に電子文書が印刷された事実があることを確認することができる。
本発明の請求項１０によれば、記憶手段から電子情報が消去された後に電子情報の内容を知得することができる。
本発明の請求項１１によれば、電子文書に基づく文書画像が印刷された媒体が廃棄された場合に、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、媒体と電子文書との間の統一性を保つことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
[実施の形態１]
以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態(以下、「実施の形態」という)について詳細に説明する。
始めに、本実施の形態における文書管理システムの全体構成について説明する。
図１は、本実施の形態の文書管理システムの構成の一例を示した図である。図１に示したように、この文書管理システムは、端末装置１０と、文書サーバ２０と、識別情報サーバ３０と、画像形成装置４０と、端末装置５０と、媒体廃棄処理装置８０とがネットワーク９０に接続されることにより構成されている。また、端末装置５０には、デジタルペン６０が通信装置７０を介して接続されている。
【００１３】
本実施の形態の文書管理システムでは、端末装置１０から電子文書の印刷要求が行われると、文書サーバ２０は端末装置１０からの印刷要求を受け取り、画像形成装置４０に対して印刷要求の対象となった電子文書の印刷指示を行う。それにより、画像形成装置４０は、この電子文書についての文書画像を紙等の媒体に印刷するが、その際に、画像形成装置４０は文書画像に加えて符号画像を媒体上に印刷する。
ここでの符号画像とは、識別情報および位置情報を符号化して得られる識別符号および位置符号を画像化したものである。識別情報とは、媒体を一意に特定するための情報であり、識別情報サーバ３０が発行する。また、位置情報は、媒体上の座標位置を特定するための情報であり、文書サーバ２０が生成する。
【００１４】
そして、文書画像と符号画像とが印刷された媒体に対し、ユーザが筆跡情報生成手段の一例であるデジタルペン６０を用いて筆記すると、デジタルペン６０は符号画像に含まれる位置情報に基づいて手書き情報(筆跡情報)を生成する。またそれと同時に、デジタルペン６０は符号画像に含まれる識別情報を認識する。そして、認識された識別情報と筆跡情報とは、端末装置５０を介して文書サーバ２０に送られる。識別情報と筆跡情報とを受け取った文書サーバ２０は、識別情報に基づいて媒体に印刷された電子文書を特定し、この特定された電子文書と筆跡情報とを関連付けて記憶する。
また、本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像と符号画像とが印刷された媒体が媒体廃棄処理装置８０により廃棄されると、必要に応じて、文書サーバ２０に登録された電子文書の廃棄や識別情報サーバ３０に登録された媒体の識別情報の廃棄等の処理やその他の処理のいずれかが行われる。なお、媒体廃棄処理装置８０による媒体の廃棄に伴う文書サーバ２０や識別情報サーバ３０にて行われる具体的な処理に関しては、後段で説明する。
【００１５】
なお、本明細書では、媒体に記録する画像の元となる電子データを「電子文書」と表記するが、これは、テキストを含む「文書」を電子化したデータのみを意味するものではない。例えば、絵、写真、図形等の画像データ(ラスタデータかベクターデータかによらない)、データベース管理ソフトウェアや表計算ソフトウェアで記録されるデータ、その他の印刷可能な電子データも含めて「電子文書」としている。
また、本明細書において、「媒体」は、画像を印刷可能な媒体であれば、その材質は問わない。代表例は紙であるが、ＯＨＰシートや金属板等であっても構わない。
さらに、本実施の形態の文書管理システムでは、電子文書、媒体、さらにはデジタルペン６０やユーザについて、それぞれを一意に識別するための識別情報を用いて処理を行うが、本明細書において単に「識別情報」という場合には、媒体に関する識別情報を意味するものとする。すなわち、本実施の形態では、媒体に固有に付与される媒体識別情報の一例として、この識別情報を用いる。
【００１６】
続いて、本実施の形態の文書管理システムを構成する各構成要素について説明する。
端末装置１０は、文書サーバ２０に対して電子文書の印刷を要求するコンピュータ装置である。ここで、端末装置１０としては、例えば、パーソナルコンピュータやワークステーション、その他のコンピュータが用いられる。
文書サーバ２０は、電子文書を記憶し管理するコンピュータ装置である。また、端末装置１０から電子文書の印刷要求があると、電子文書についての画像と、識別情報および位置情報を表す符号画像とを生成し、これらを合成した合成画像を媒体に印刷する印刷命令を画像形成装置４０に対して出力する。ここで、文書サーバ２０としては、例えば、パーソナルコンピュータやワークステーション、その他のコンピュータが用いられる。
【００１７】
識別情報サーバ３０は、媒体に付与する識別情報を発行するコンピュータ装置である。そして、発行した識別情報を、その識別情報が付与される媒体に印刷される電子文書と関連付けて記憶する。ここで、識別情報サーバ３０としては、例えば、パーソナルコンピュータやワークステーション、その他のコンピュータが用いられる。
画像形成装置４０は、媒体に画像を印刷し、印刷文書として出力する装置である。この画像形成装置４０は、単体のプリンタや印刷機であってもよいし、他にスキャナや通信の機能を備えた所謂複合機であってもよい。ここで、画像形成装置４０における画像形成方式としては、例えば、電子写真方式を用いるとよいが、その他の方式を用いてもよい。
【００１８】
端末装置５０は、印刷文書に対する筆記を電子化した情報(以下、「筆跡情報」という)を、印刷文書に記録された画像の元となる電子文書に反映させるために識別情報サーバ３０に送信するコンピュータ装置である。また、筆跡情報を反映する対象の電子文書をディスプレイ(不図示)に表示し、その上に筆跡情報を重ねて表示するようにしてもよい。ここで、端末装置５０としては、例えば、パーソナルコンピュータやワークステーション、その他のコンピュータが用いられる。なお、本実施の形態では、筆記の内容を電子化した筆跡情報の一例として、筆跡情報を用いている。また、筆跡情報を主に手書き情報として説明するが、これに限らず、例えば、建築や機械等の図面データを出力する装置であるプロッタ等によって機械的に描画された情報等を含むものである。
【００１９】
デジタルペン６０は、筆跡情報生成手段の一例であり、印刷文書上に文字または図形を筆記するために用いられるペンデバイスである。また、媒体に印刷された符号画像を読み取る撮像素子を備える。そして、撮像素子で読み取った符号画像から位置情報を検出し、筆記した文字または図形をイメージデータ化した筆跡情報をこの位置情報に基づいて生成し記憶する。
通信装置７０は、デジタルペン６０から筆跡情報を取得して端末装置５０に送信する装置である。例えば、デジタルペン６０を差し込む差込口を設け、この差込口にデジタルペン６０が差し込まれると、デジタルペン６０に記憶された筆跡情報を端末装置５０に送信するようにするとよい。ここで、端末装置５０との間の通信の方式としては、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ(登録商標)、赤外線通信機能等、種々の方式が考えられる。また、図１では、通信装置７０をデジタルペン６０と別体のものとして示しているが、必ずしも別体である必要はなく、一体に構成してもよい。
媒体廃棄処理装置８０は、媒体廃棄処理手段の一例であって、廃棄すべき媒体(例えば、紙)を裁断する装置である。また、媒体を裁断する際に、媒体上に形成されている媒体の識別情報を読み取る識別情報読取手段を備える。そして、識別情報読取手段により読み取った識別情報を文書サーバ２０に送信する。
【００２０】
引き続き、文書管理システムを構成する各構成要素の詳細を説明する。
まず、文書サーバ２０の構成について説明する。
図２は、文書サーバ２０の機能構成の一例を示したブロック図である。図２に示したように、文書サーバ２０は、受信部２１と、識別情報取得部２２と、文書/筆跡情報管理部２３と、文書/筆跡情報記憶部２５とを備える。また、識別符号生成部２７ａと、位置符号生成部２７ｂと、符号配置部２７ｃと、パターン画像記憶部２７ｄと、符号画像生成部２７ｅとを備える。さらに、文書画像生成部２６と、画像合成部２８と、送信部２９とを備える。
【００２１】
受信部２１は、端末装置１０から印刷要求を受信する。ここで、印刷要求には、電子文書に加えて、印刷対象となる電子文書の識別情報(以下、「文書ＩＤ」という)と、印刷に関する各種設定(以下、「印刷設定」という)とが含まれる。文書ＩＤは、端末装置１０にて電子文書毎に付与されるが、文書サーバ２０にて付与してもよい。また、受信部２１は、印刷文書が印刷される媒体に固有に付与される識別情報を識別情報サーバ３０から受信する。さらに、印刷文書に対する筆記が行われた際には、識別情報サーバ３０から、印刷文書に埋め込まれた識別情報と、印刷文書に対する筆記の内容を電子化した筆跡情報とを受信する。加えて、印刷文書が印刷された媒体が廃棄された場合には、廃棄された媒体の識別情報および媒体に関する廃棄情報を受信する。したがって、受信部２１は、廃棄された媒体の識別情報を取得する廃棄識別情報取得手段の一例としての機能を有する。
識別情報取得部２２は、受信部２１から文書ＩＤおよび印刷設定を取得し、これを送信部２９に渡して識別情報の発行要求の送信を指示する。また、文書ＩＤおよび印刷設定を文書画像生成部２６に渡して、電子文書に基づく画像である文書画像の生成を指示する。また、受信部２１から媒体の識別情報を取得し、これを識別符号生成部２７ａに渡して識別符号の生成を指示する。
【００２２】
文書/筆跡情報管理部２３は、管理手段の一例であって、受信部２１が受信した識別情報と電子文書とを取得し、両者を対応付けて文書/筆跡情報記憶部２５に登録する。また、文書/筆跡情報記憶部２５に記憶された電子文書を複製した新たな電子文書(以下、「複製文書」という)を生成し、生成された複製文書を文書/筆跡情報記憶部２５に記憶する。また、電子文書のサムネイルを生成し、生成されたサムネイルを文書/筆跡情報記憶部２５に記憶する。さらに、文書/筆跡情報記憶部２５に記憶された電子文書の印刷や表示が指示された際には、対応する電子文書と識別情報とを、文書/筆跡情報記憶部２５から取り出す。
また、文書/筆跡情報管理部２３は、受信部２１が受信した識別情報と筆跡情報とを取得し、両者を対応付けて文書/筆跡情報記憶部２５に登録する。また、筆跡情報の表示が指示された際には、対応する筆跡情報と識別情報とを、文書/筆跡情報記憶部２５から取り出す。
さらに、文書/筆跡情報管理部２３は、印刷文書が印刷された媒体が廃棄された場合には、必要に応じて、文書/筆跡情報記憶部２５に記憶された電子文書や筆跡情報等を消去する。
文書/筆跡情報記憶部２５は、文書/筆跡情報管理部２３によって管理される電子文書と筆跡情報とを識別情報に関連付けて記憶するデータベースである。ここで、本実施の形態では、識別情報と電子文書と筆跡情報とを関連付けて記憶する記憶手段の一例として、文書/筆跡情報記憶部２５を設けている。
【００２３】
識別符号生成部２７ａは、媒体を特定する識別情報を符号化して識別符号を生成する。
位置符号生成部２７ｂは、媒体上の座標位置を示す位置情報を符号化して位置符号を生成する。
符号配置部２７ｃは、識別符号生成部２７ａにて生成された識別符号や、位置符号生成部２７ｂにて生成された位置符号等を所定のレイアウトに従って２次元平面に配置し２次元の符号配列を生成する。
パターン画像記憶部２７ｄは、符号配列に格納される各符号の符号値に対応するパターン画像を記憶する。
符号画像生成部２７ｅは、符号配置部２７ｃが生成した２次元の符号配列を参照し、各符号値に対応したパターン画像を選択して符号画像を生成する。
【００２４】
文書画像生成部２６は、識別情報取得部２２から文書ＩＤおよび印刷設定を取得し、この文書ＩＤで特定される電子文書を文書/筆跡情報記憶部２５から読み出し、印刷設定に従ってその電子文書に関する文書画像を生成する。
画像合成部２８は、符号画像生成部２７ｅが生成した符号画像と、文書画像生成部２６が生成した文書画像とを合成し、合成画像を生成する。
送信部２９は、識別情報サーバ３０に対して識別情報の発行要求を送信する。また、画像形成装置４０に対して媒体に対する画像の印刷命令を送信する。さらに、筆跡情報の表示が指示された際には、識別情報サーバ３０に対して識別情報と筆跡情報とを送信する。
【００２５】
ここで、本実施の形態の文書サーバ２０で生成される符号画像について説明する。
図３は、符号画像を構成する画像等の一例を示した図である。まず、符号画像を構成する単位パターンについて説明する。図３(ａ)は、単位パターンの一例を示したものである。
単位パターンとは、情報埋め込みの最小単位である。図３(ａ)では、黒塗りの領域と斜線の領域をドット配置可能な領域とし、その間にある白色の領域をドット配置不可能な領域としている。そして、ドット配置可能な領域のうち、黒塗りの領域にドットが配置され、斜線の領域にはドットが配置されていないことを示している。すなわち、図３(ａ)は、ドットを配置可能な９箇所の中から選択した２箇所(黒塗りの領域)にドットを配置することで単位パターンを構成した例を示したものである。ここで、９箇所の中から２箇所を選択する組み合わせは３６(＝９Ｃ２)通りなので、単位パターンは、３６種類存在する。このうち、４種類の単位パターンは、同期パターンとして使用される。同期パターンとは、画像の回転を検出したり、識別符号および位置符号の相対的な位置を特定したりするためのパターンである。特に、画像の回転を検出する必要があることから、４種類の同期パターンとしては、そのうちの１つの同期パターンを９０度回転するとそのうちの別の同期パターンになるようなものが選ばれる。また、この４種類の単位パターンを除く３２種類の単位パターンは、識別符号および位置符号を表現する情報パターンとして使用され、５ビットの情報が表現される。
【００２６】
ところで、図３(ａ)に示したドットは、あくまで情報表現のためのドットであり、画像を構成する最小の点を意味するドットとは必ずしも一致しない。本実施の形態において、情報表現のためのドット(図３(ａ)の最小の四角)は、６００ｄｐｉにおける２ドット×２ドットの大きさを有している。６００ｄｐｉにおける１ドットの大きさは０．０４２３ｍｍなので、情報表現のためのドット(図３(ａ)の最小の四角)の一辺は、８４．６μｍ(＝０．０４２３ｍｍ×２)である。情報表現のためのドットは、大きくなればなるほど目に付きやすくなるため、できるだけ小さいほうが好ましい。ところが、あまり小さくすると、プリンタで印刷できなくなってしまう。そこで、情報表現のためのドットの大きさとして、５０μｍより大きく１００μｍより小さい上記の値を採用している。ただし、上記の値８４．６μｍは、あくまで計算上の数値であり、実際に印刷されたトナー像では１００μｍ程度になる。なお、本明細書で「ドット」というときは、特に明示しない限り、画像を構成する最小の点を意味するドットではなく、情報表現のためのドットを指すものとする。
【００２７】
次に、このような単位パターンから構成される符号ブロックについて説明する。図３(ｂ)に、符号ブロックのレイアウトの一例を示す。なお、ここでは、画像ではなく、パターン画像によって置き換えられる直前の符号配列で示している。すなわち、図３(ｂ)の最小の四角(以下、「単位ブロック」という)に、図３(ａ)のような単位パターン(３６通りの単位パターンのいずれか)が配置され、その画像が媒体に形成されることになる。
図３(ｂ)のレイアウトでは、符号ブロックの左上の１つの単位ブロックに、同期符号が配置されている。また、同期符号が配置された単位ブロックの右側の４つの単位ブロックにＸ位置符号が配置され、同期符号が配置された単位ブロックの下側の４つの単位ブロックにＹ位置符号が配置されている。さらに、これらの位置符号が配置された単位ブロックに囲まれた１６(＝４×４)個の単位ブロックに識別符号が配置されている。
【００２８】
識別情報の符号化について述べる。識別情報を符号化する場合、識別情報を構成するビット列は、ＲＳ符号化を行うために複数のブロックに分割される。符号化には、いくつかの方法があるが、本実施の形態では、ＲＳ符号化が適している。ＲＳ符号は多値の符号法であり、この場合、単位ブロックで表現される値がＲＳ符号の多値に対応するからである。例えば、１つの単位ブロックで５ビットの情報を表現する場合、６０ビットの識別情報は、ブロック長が５ビットの１２個のブロックに分割される。そして、２ブロックの誤りを訂正可能なＲＳ符号を採用したとすると、符号長は１６ブロックとなり、図３(ｂ)の符号ブロックにおける識別符号が配置される単位ブロックに収まることになる。なお、符号化方式はＲＳ符号に限定するものでなく、その他の符号化方式、例えば、ＢＣＨ符号等を使用してもよい。
【００２９】
次いで、位置情報の符号化について述べる。位置情報の符号化には、擬似乱数系列の一種であるＭ系列符号が使用される。ここで、Ｍ系列とは、ある長さのシフトレジスタとフィードバックによって生成される符号系列とのうち、その周期が最長になる系列をいう。Ｋをシフトレジスタの段数とすると、Ｍ系列の系列長は２Ｋ−１となる。このＭ系列から取り出した任意の連続したＫビットは、同じＭ系列中の他の位置に現れない性質を持つ。そこで、この性質を利用して位置情報を符号化する。
ところで、本実施の形態では、符号化すべき位置情報の長さから、必要なＭ系列の次数を求め、Ｍ系列を生成している。しかしながら、符号化する位置情報の長さが予め分かっている場合は、Ｍ系列を毎回生成する必要はない。すなわち、固定のＭ系列を予め生成しておき、それをメモリ等に格納しておけばよい。
例えば、系列長８１９１のＭ系列(Ｋ＝１３)を使用したとする。この場合、位置符号も５ビット単位で埋め込むため、系列長８１９１のＭ系列から５ビットずつ取り出してブロック化する。
【００３０】
なお、本明細書では、説明を簡単にするために、識別情報と位置情報とは明確に区別して用いている。しかしながら、広範な位置情報を用意しておき、媒体ごとに異なる範囲から位置情報を切り出して埋め込み、位置情報の違いによって媒体を識別するという手法もある。そこで、このような手法においては、媒体を識別する機能が位置情報に備わっているものと見て、位置情報を識別情報としても考えるものとする。
【００３１】
引き続いて、文書サーバ２０内の文書/筆跡情報記憶部２５が記憶するデータベースの内容について具体的に説明しておく。
図４は、文書/筆跡情報記憶部２５に記憶されたデータベース内のデータの一例であって、各媒体に印刷された電子文書を管理するためのテーブル(電子文書管理テーブル)を示した図である。
図４に示したように、この電子文書管理テーブルには、識別情報と、電子文書の文書ＩＤと、電子文書の格納場所と、筆跡情報の格納場所と、さらには印刷設定と、付加情報とが項目として設けられている。すなわち、電子文書管理テーブルは、識別情報に各項目が対応付けられた電子情報の一つである。
【００３２】
識別情報は、本実施の形態では、上述したように、媒体を特定するための各媒体に固有に付与される識別情報である。
文書ＩＤは、各媒体に印刷された電子文書を特定する識別情報である。
電子文書の格納場所は、各媒体に印刷された電子文書が格納された場所の情報(アドレス情報)である。図４では、電子文書の格納場所として、一連番号を示している。このように電子文書の格納場所として一連番号を採用した場合は、この一連番号をキーとして、別途記憶されている一連番号と電子文書の格納場所との対応情報を参照することにより、電子文書の格納場所が得られる。また、電子文書の格納場所として、電子文書の格納場所の情報(ＵＲＬ等)をそのまま対応付けるようにしてもよい。
筆跡情報の格納場所は、各媒体に筆記された筆跡情報が格納された場所の情報(アドレス情報)である。図４では、筆跡情報の格納場所として、一連番号を示している。電子文書の格納場所と同様に、別途記憶されている一連番号と筆跡情報の格納場所との対応情報を参照することにより、筆跡情報の格納場所が得られる。また、筆跡情報の格納場所として、筆跡情報の格納場所の情報(ＵＲＬ等)をそのまま対応付けるようにしてもよい。
【００３３】
印刷設定は、各媒体に電子文書を印刷した際に設定した各種印刷パラメータに関する情報である。図４では、印刷設定の一例として、「ページ(Ｐ)，余白(Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ)」という形式で示している。Ｐはページ番号であり、Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄは、それぞれ、左側、右側、上側、下側の余白(単位はｍｍ)である。なお、ここでは印刷パラメータとしてページおよび余白を示したが、その他にも、通常の印刷で用いられる種々の印刷パラメータを管理することが可能である。
付加情報は、印刷履歴を示す電子情報の一例であって、媒体に電子文書が印刷された日時情報、媒体に電子文書の印刷を指示したユーザの識別情報(ユーザＩＤ)等といった、識別情報や電子文書を管理する際に用いられる各種の情報である。なお、ここでは印刷設定として日時情報およびユーザＩＤを示したが、その他にも、種々の情報を用いることが可能である。
【００３４】
図４の電子文書管理テーブルについて、より具体的に説明する。まず、１行目から４行目は、文書ＩＤが「ｂｕｎ_１」である電子文書の第１ページから第２ページが２部印刷されたことを示している。その際、１部は、左右上下の余白が１ｍｍで印刷され、もう１部は、左右上下の余白が２ｍｍで印刷されている。そして、それぞれに対応して、格納場所が「Ｓ０００１０１」、「Ｓ０００１０２」、「Ｓ０００１０３」、「Ｓ０００１０４」である筆跡情報が存在していることを示している。
また、５行目は、文書ＩＤが「ｂｕｎ_２」である電子文書の第１ページが１部印刷されたことを示している。その際、左右の余白は１ｍｍで、上下の余白は２ｍｍで印刷されている。また、５行目には、筆跡情報の格納場所が記憶されていないので、５行目の電子文書「ｂｕｎ_２」が印刷された媒体には、筆跡情報が存在していないことを示している。
【００３５】
次に、識別情報サーバ３０の構成について説明する。
図５は、識別情報サーバ３０の機能構成の一例を示したブロック図である。図５に示したように、識別情報サーバ３０は、受信部３１と、識別情報管理部３２と、識別情報記憶部３３と、表示情報生成部３４と、送信部３９とを備える。
受信部３１は、文書サーバ２０から識別情報の発行要求を受信する。また、受信部３１は、印刷文書に対する筆記が行われた際には、媒体の識別情報と筆跡情報とを端末装置５０から受信する。ここで、本実施の形態では、端末装置５０から媒体の識別情報と筆跡情報とを受信し、さらに筆跡情報の表示が指示された際に、文書サーバ２０から媒体の識別情報と筆跡情報とを受信する受信手段の一例として、受信部３１を設けている。
【００３６】
識別情報管理部３２は、識別情報管理手段の一例であって、識別情報の発行要求があると、識別情報を重複することなく発行し、その際に指定された文書ＩＤおよび印刷設定を識別情報に関連付けて識別情報記憶部３３に記憶する。また、識別情報の指定を受けて、その識別情報に対応する文書ＩＤおよび印刷設定を識別情報記憶部３３から取り出す。
さらに、文書サーバ２０から、識別情報が印刷された媒体が廃棄され、文書サーバ２０の文書/筆跡情報記憶部２５から識別情報が消去されると、識別情報管理部３２は、識別情報記憶部３３にその識別情報が未使用の状態になったことを登録する。
識別情報記憶部３３は、識別情報を、その使用/未使用の状態、それが付与された媒体に印刷された電子文書の文書ＩＤ、それが付与された媒体に電子文書が印刷された際の印刷設定を関連付けて記憶するデータベースである。
表示情報生成部３４は、筆跡情報の表示が指示された際に、文書サーバ２０から取得した情報に基づいて、筆跡情報を表示するための表示情報を生成する。この表示情報としては、例えば、端末装置５０で表示するイメージを生成する元となるデータを生成する。
【００３７】
送信部３９は、文書サーバ２０からの要求に応じて発行した識別情報を文書サーバ２０に送信する。また、印刷文書に対する筆記が行われた際には、媒体の識別情報と筆跡情報とを文書サーバ２０に送信する。さらに、筆跡情報の表示が指示された際には、端末装置５０に対して表示情報を送信する。ここで、本実施の形態では、媒体の識別情報と筆跡情報とを送信する送信手段の一例として、送信部３９を設けている。
【００３８】
ここで、識別情報サーバ３０内の識別情報記憶部３３が記憶するデータベースの内容について具体的に説明しておく。
図６は、識別情報記憶部３３に記憶されたデータベース内のデータの一例であって、識別情報を管理するためのテーブル(識別情報管理テーブル)を示した図である。図６に示したように、この識別情報管理テーブルには、識別情報と、電子文書の文書ＩＤと、使用/未使用の状態と、印刷設定とが項目として設けられ、これらが相互に関連付けられている。
図６の識別情報管理テーブルについて、より具体的に説明する。まず、１行目から５行目は、識別情報「０００００００１」〜「０００００００４」が文書ＩＤ「ｂｕｎ_１」の電子文書が印刷された媒体に割り当てられ、識別情報「０００００００５」が文書ＩＤ「ｂｕｎ_２」の電子文書が印刷された媒体に割り当てられたことを示している。それにより、使用/未使用の状態を表す欄には、「使用」が割り付けられている。
また、６行目から８行目は、識別情報「０００００００６」〜「０００００００８」には媒体が割り当てられていないことを示している。それにより、使用/未使用の状態を表す欄には、「未使用」が割り付けられている。そして、新たに媒体に電子文書を印刷する際には、使用/未使用の状態を表す欄に「未使用」が割り付けられている識別情報が選択されて、文書サーバ２０に送られる。
【００３９】
次に、デジタルペン６０について説明する。
図７は、デジタルペン６０の構成の一例を示した図である。図７に示したように、デジタルペン６０は、ペン全体の動作を制御する制御回路６１を備える。また、制御回路６１は、読み取った符号画像を処理する画像処理部６１ａと、画像処理部６１ａでの処理結果から識別情報および位置情報を抽出するデータ処理部６１ｂとを含む。
また、制御回路６１には、デジタルペン６０による筆記動作をペンチップ６９に加わる圧力によって検出する圧力センサ６２が接続されている。さらに、媒体上に赤外光を照射する赤外ＬＥＤ６３と、反射光を検知することによって符号画像を読み取る赤外ＣＭＯＳ６４も接続されている。さらにまた、識別情報および位置情報を記憶するための情報メモリ６５と、外部装置と通信するための通信回路６６と、ペンを駆動するためのバッテリ６７と、ペンの識別情報(ペンＩＤ)を記憶するペンＩＤメモリ６８とが接続されている。
【００４０】
制御回路６１において実現される機能構成について詳細に説明する。図８は、制御回路６１の機能構成の一例を示したブロック図である。なお、図８では、制御回路６１内の画像処理部６１ａとデータ処理部６１ｂとに分けて、機能構成を示している。
図８に示したように、画像処理部６１ａは、画像取得部６１１と、ドット配列生成部６１２とを備える。また、データ処理部６１ｂは、符号配列生成部６１３と、識別情報取得部６１４と、位置情報取得部６１５と、筆跡情報生成部６１６と、送信部６１９とを備える。
【００４１】
画像取得部６１１は、赤外ＣＭＯＳ６４が印刷文書から読み取った符号画像を取得する。また、必要に応じて、符号画像に含まれるノイズを除去する。
ドット配列生成部６１２は、符号画像におけるドットの位置を参照して、ドット配列を生成する。すなわち、２次元の配列上で、例えば、ドットがある位置に「１」を、ドットがない位置に「０」を記憶することにより、画像として検出したドットをデジタルデータに置き換える。そして、この２次元の配列をドット配列として出力する。
【００４２】
符号配列生成部６１３は、ドット配列上で、符号ブロック内の単位パターンに対応するブロックを検出する。具体的には、単位パターンが配置されるブロックと同じ形状および大きさの枠をドット配列上で動かし、枠内のドット数が均等になる位置で枠を固定する。例えば、図３(ａ)の単位パターンを用いる場合であれば、３ドット×３ドットに対応する大きさの枠を動かし、枠内に含まれるドット数が２となる位置で枠を固定する。そして、その枠で区切られた各ブロック内のドット位置から定まる符号値を格納した符号配列を生成する。また、この符号配列が生成されると、予め定められた同期符号の符号値を検索することによって、同期符号の位置が特定される。
【００４３】
識別情報取得部６１４は、符号配列から同期符号の位置を基準にして識別符号を検出する。そして、画像生成時にＲＳ符号化処理で用いたパラメータを用いて識別符号を復号し、識別情報を取得する。
位置情報取得部６１５は、符号配列から同期符号の位置を基準にして位置符号を検出する。そして、位置符号からＭ系列の部分系列を取り出し、画像生成時に使用したＭ系列におけるこの部分系列の位置を参照し、この位置を同期符号によるオフセットで補正した値を位置情報として取得する。なお、オフセットで補正するのは、位置符号の間に同期符号が配置されているためである。
【００４４】
筆跡情報生成部６１６は、位置情報取得部６１５が取得した位置情報を連結して筆跡情報を生成する。ここで、筆跡情報には、少なくともデジタルペン６０のペン先の軌跡を電子化したデータが含まれるが、これ以外の情報を含んでもよい。ペン先の軌跡以外の情報としては、例えば、筆記した時にペンに設定されていた色の情報や、筆圧の情報等がある。
送信部６１９は、識別情報取得部６１４が取得した識別情報と、筆跡情報生成部６１６が生成した筆跡情報とを通信回路６６に渡すことで、通信装置７０への情報送信を実現する。ここで、本実施の形態では、媒体の識別情報と筆跡情報とを送信する送信手段の一例として、送信部６１９を設けている。
【００４５】
デジタルペン６０では、まず、赤外ＬＥＤ６３が媒体に対して赤外光を照射し、赤外ＣＭＯＳ６４がその反射光を受光することにより、符号画像を読み取る。そして、画像取得部６１１がこの読み取った符号画像を取得する。その際に、符号画像にノイズが含まれていれば、これを除去する。次に、ドット配列生成部６１２が、符号画像に含まれるドット位置をデジタルデータ化し、ドット配列を生成する。そして、符号配列生成部６１３が、ドット配列からブロックを検出し、ブロックごとの符号値を格納した符号配列を生成する。そして、符号配列において、同期符号の位置を特定する。その後、識別情報取得部６１４が、同期符号の位置に基づいて識別符号を検出し、これを復号して識別情報を取得する。また、位置情報取得部６１５が、同期符号の位置に基づいて位置符号を検出し、これを復号して位置情報を取得する。そして、筆跡情報生成部６１６が、位置情報を連結して筆跡情報を生成する。そして、送信部６１９が、これらの情報を通信装置７０および端末装置５０を介して識別情報サーバ３０へ送信する。
【００４６】
次に、媒体廃棄処理装置８０について説明する。
図９は、媒体廃棄処理装置８０の機能構成を説明する図である。媒体廃棄処理装置８０は、媒体廃棄処理装置８０の内部に廃棄対象となる媒体(例えば、紙)を送り込む廃棄媒体トレイ８１、この廃棄媒体トレイ８１上での媒体の存在を認識する媒体センサ８２、廃棄媒体トレイ８１の媒体投入方向の先端部にて媒体を停止させるゲート８３を備える。また、ゲート８３の下流側に配置されてゲート８３が開放された際に媒体を搬送する搬送ロール８６、搬送ロール８６の下流側にて媒体を粉砕する回転刃列８７を備える。
さらに、媒体廃棄処理装置８０は、媒体上に形成されている符号画像を読み取る読取センサ８４、読取センサ８４に符号画像を結像させるための光学系８５を備える。
【００４７】
また、媒体廃棄処理装置８０は、媒体廃棄処理装置８０全体の動作を制御する制御部８８を備える。この制御部８８は、媒体廃棄処理装置８０の各種機構部の動作制御や、ユーザからの操作入力を受け付けるコントロールパネル(不図示)の表示制御等を行う機構制御部８８ａ、読取センサ８４にて読み取られた符号画像を処理する符号画像処理部８８ｂにより構成される。
そして符号画像処理部８８ｂは、符号画像取得部８８１、ドット配列生成部８８２、符号配列生成部８８３、識別情報取得部８８４、廃棄情報生成部８８５、送信部８８６を備える。
【００４８】
符号画像取得部８８１は、読取センサ８４が廃棄対象である媒体から読み取った符号画像を取得する。また、必要に応じて、符号画像に含まれるノイズを除去する。
ドット配列生成部８８２は、符号画像におけるドットの位置を参照して、ドット配列を生成する。すなわち、２次元の配列上で、例えば、ドットがある位置に「１」を、ドットがない位置に「０」を記憶することにより、画像として検出したドットをデジタルデータに置き換える。そして、この２次元の配列をドット配列として出力する。
【００４９】
符号配列生成部８８３は、ドット配列上で、符号ブロック内の単位パターンに対応するブロックを検出する。具体的には、単位パターンが配置されるブロックと同じ形状および大きさの枠をドット配列上で動かし、枠内のドット数が均等になる位置で枠を固定する。例えば、図３(ａ)の単位パターンを用いる場合であれば、３ドット×３ドットに対応する大きさの枠を動かし、枠内に含まれるドット数が２となる位置で枠を固定する。そして、その枠で区切られた各ブロック内のドット位置から定まる符号値を格納した符号配列を生成する。また、この符号配列が生成されると、予め定められた同期符号の符号値を検索することによって、同期符号の位置が特定される。
【００５０】
識別情報取得部８８４は、符号配列から同期符号の位置を基準にして識別符号を検出する。そして、画像生成時にＲＳ符号化処理で用いたパラメータを用いて識別符号を復号し、識別情報を取得する。取得した識別情報を廃棄情報生成部８８５と送信部８８６とに渡す。
廃棄情報生成部８８５は、識別情報取得部８８４から識別情報を取得すると、取得した識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報(廃棄情報)を生成する。
送信部８８６は、識別情報取得部８８４が取得した識別情報と、廃棄情報生成部８８５が生成した廃棄情報とを文書サーバ２０に送信する。ここで、本実施の形態では、媒体の識別情報とこの識別情報が印刷された媒体に関する廃棄情報とを送信する送信手段の一例として、送信部８８６を設けている。
【００５１】
媒体廃棄処理装置８０では、廃棄媒体トレイ８１から送り込まれた廃棄対象となる媒体に対して不図示の赤外ＬＥＤが赤外光を照射し、読取センサ８４がその反射光を受光することにより、符号画像を読み取る。そして、符号画像取得部８８１が読取センサ８４により読み取られた符号画像を取得する。その際に、符号画像にノイズが含まれていれば、これを除去する。次に、ドット配列生成部８８２が、符号画像に含まれるドット位置をデジタルデータ化し、ドット配列を生成する。そして、符号配列生成部８８３が、ドット配列からブロックを検出し、ブロックごとの符号値を格納した符号配列を生成する。そして、符号配列において、同期符号の位置を特定する。その後、識別情報取得部８８４が、同期符号の位置に基づいて識別符号を検出し、これを復号して識別情報を取得する。また、取得した識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す廃棄情報を生成する。そして、送信部８８６が、識別情報および廃棄情報を文書サーバ２０へ送信する。
【００５２】
続いて、本実施の形態の文書管理システムにて電子文書に関して行われる各種処理について説明する。
[印刷文書の生成処理]
図１０は、文書管理システムにて印刷文書が生成される際の動作の一例を示したシーケンス図である。
まず、ユーザは端末装置１０から電子文書の印刷指示を文書サーバ２０に送信する(ステップ１０１)。その際には、端末装置１０は、印刷対象となる電子文書と、電子文書の識別情報(文書ＩＤ)と、ユーザが指定した印刷設定も送信する。ここで、印刷設定は、ページ、部数、用紙サイズ、Ｎアップ (電子文書のＮページを媒体の１ページに割り付ける印刷)、余白等の設定を含む。
【００５３】
文書サーバ２０は、端末装置１０から電子文書の印刷指示を受信する(ステップ２０１)。印刷指示に含まれる印刷対象となる電子文書は、文書/筆跡情報管理部２３に送られ、文書/筆跡情報管理部２３が、電子文書を文書ＩＤに関連付けて文書/筆跡情報記憶部２５に登録する(ステップ２０２)。それに伴い、文書/筆跡情報管理部２３は、電子文書の格納場所と、印刷設定と、付加情報とを文書ＩＤに関連付けた、電子文書を管理するための電子文書管理テーブル(図４参照)を作製する。そして、文書/筆跡情報記憶部２５内に電子文書管理テーブルを記憶する。
また、文書サーバ２０は、印刷を指示された電子文書の文書ＩＤと印刷設定とを識別情報サーバ３０に送信する(ステップ２０３)。
それにより、識別情報サーバ３０は、文書ＩＤと印刷設定とを受信する(ステップ３０１)。そして、識別情報を管理する識別情報管理部３２が識別情報記憶部３３から未使用の識別情報を取得する(ステップ３０２)。ここで、取り出す識別情報の数は、印刷設定に応じて決められる。つまり、基本的には、印刷するページ数に印刷部数を乗じて得られる数の識別情報が取り出される。ただし、印刷設定情報の中に、Ｎアップ印刷の指定等がある場合は、それも考慮される。例えば、１０ページの電子文書を２アップ印刷で５部印刷する場合は、２５(＝１０÷２×５)個の識別情報が取り出される。
次に、識別情報サーバ３０は、識別情報と文書ＩＤと印刷設定とを関連付けて識別情報記憶部３３に登録する(ステップ３０３)。すなわち、電子文書の文書ＩＤと、使用/未使用の状態と、印刷設定とを識別情報に関連付けた、識別情報を管理するための識別情報管理テーブル(図６参照)を作製する。なお、取得された識別情報に関しては、使用/未使用の状態の欄には、「使用」が割り付けられる。
そして、識別情報サーバ３０は、文書サーバ２０に対し、識別情報を送信する(ステップ３０４)。
【００５４】
それにより、文書サーバ２０は、識別情報を受信する(ステップ２０４)。それに伴い、文書サーバ２０の文書/筆跡情報管理部２３は、識別情報を電子文書管理テーブルにおいて対応する文書ＩＤに関連付けて登録する(図４参照)。
そして、識別情報および位置情報を表す符号画像を生成する(ステップ２０５)。すなわち、文書サーバ２０では、受信部２１が識別情報を受信する。そして、受信部２１は、受信した識別情報を識別情報取得部２２に受け渡す。すると、まず識別情報取得部２２が、取得した識別情報を識別符号生成部２７ａに渡し、識別符号生成部２７ａが、上記した方法を用いて識別情報を符号化し、識別符号を生成する。
また、位置符号生成部２７ｂは、受信部２１から印刷設定を受け取り、印刷設定に応じた範囲の位置情報を上記した方法を用いて符号化し、位置符号を生成する。
そして、符号配置部２７ｃが、識別符号と位置符号とを所定のレイアウトに従って配置し、これを符号画像生成部２７ｅが、パターン画像記憶部２７ｄに記憶されたパターン画像を用いて画像化することで符号画像を生成する。
【００５５】
その後、文書サーバ２０では、文書画像生成部２６が、電子文書の文書画像を生成する(ステップ２０６)。その際に、文書画像生成部２６は、ステップ２０１で識別情報取得部２２が取得した文書ＩＤを受け取り、文書ＩＤに基づいて印刷対象となる電子文書を文書/筆跡情報記憶部２５から読み出す。また、ステップ２０１で識別情報取得部２２が取得した印刷設定を受け取り、これに基づいて文書画像を生成する。
そして、画像合成部２８は、ステップ２０４で生成された符号画像と、ステップ２０５で生成された文書画像とを合成し、合成画像を生成する(ステップ２０７)。
その後、合成画像は送信部２９に渡され、送信部２９が、合成画像の印刷命令を画像形成装置４０に送信する(ステップ２０８)。ここで、合成画像の印刷命令は、例えば、文書画像の印刷命令の列からなるＰＤＬ(Page Description Language)ファイルに対し、符号画像として印刷する内容をＰＤＬコマンドとして設定したＰＤＬの形式で送信される。
【００５６】
画像形成装置４０は、文書サーバ２０から合成画像(電子文書の文書画像および符号画像)を受信する(ステップ４０１)。そして、画像形成装置４０は、文書画像をＹ(イエロー)、Ｍ(マゼンタ)、Ｃ(シアン) により画像に展開する(ステップ４０２)。次に、文書画像はＣ、Ｍ、Ｙのトナーを用いて、符号画像はＫ(カーボンを含む黒)のトナーを用いて、それぞれ画像形成を行う(ステップ４０３)。
【００５７】
ところで、上述した例では、識別情報サーバ３０は識別情報を発行するだけで、文書サーバ２０が、識別情報を含む符号画像を生成し、画像形成装置４０に画像形成を指示する構成とした。しかしながら、識別情報サーバ３０が、符号画像を生成し、画像形成装置４０に画像形成を指示する構成としてもよい。
また、符号画像を画像形成装置４０で生成する構成を採用してもよい。その場合には、文書サーバ２０または識別情報サーバ３０が、電子文書から生成したＰＤＬに識別情報を付加して画像形成装置４０へ送信し、画像形成装置４０が識別情報を含む符号画像を生成することになる。
【００５８】
また、上記の例では、識別情報と文書ＩＤと印刷設定とが関連付けられて構成された電子文書管理テーブルを識別情報サーバ３０のデータベース(識別情報記憶部３３)内に置く構成について説明した。これは、かかる電子文書管理テーブルを共有可能な装置(識別情報サーバ３０)に置くことで、複数ユーザへの対応や、サーバのアクセス制御技術を利用した電子文書のセキュリティ確保が可能となるからである。しかしながら、必ずしもこのような構成を採用する必要はなく、端末装置１０や文書サーバ２０のデータベース内に上記の電子文書管理テーブルを置く構成を採用してもよい。
【００５９】
また、上記した画像形成装置４０では、符号画像をＫ(カーボンを含む黒) のトナーを用いて形成するようにした。これは、Ｋのトナーが、Ｃ(シアン)、Ｍ(マゼンタ)、Ｙ(イエロー)のトナーよりも赤外光の吸収量が多く、デジタルペン６０での符号画像の読み取りが容易となるからである。しかしながら、符号画像は、特殊トナーを用いて形成することも可能である。
ここで、特殊トナーとしては、可視光領域(４００ｎｍ〜７００ｎｍ)における最大吸収率が７％以下であり、近赤外領域(８００ｎｍ〜１０００ｎｍ)における吸収率が３０％以上の不可視トナーが例示される。ここで、「可視」および「不可視」は、目視により認識できるかどうかとは関係しない。印刷文書における画像が可視光領域における特定の波長の吸収に起因する発色性の有無により認識できるかどうかで「可視」と「不可視」とを区別している。また、可視光領域における特定の波長の吸収に起因する発色性が若干あるが人間の目で認識し難いものも、「不可視」に含める。
【００６０】
なお、ここでは、電子文書の画像に符号画像を合成して印刷することとしたが、白紙(ノートや付箋等)に符号画像を印刷する構成としてもよい。その場合は、ステップ２０１で受信する印刷要求に文書ＩＤを含めないようにし、ステップ３０３で識別情報と文書ＩＤおよび印刷設定との関連付けを行わないようにし、ステップ２０６における文書画像の生成は実行しないようにすればよい。
【００６１】
[筆跡情報の登録処理]
次に、デジタルペン６０が筆跡情報を生成して文書サーバ２０に登録する際の動作について説明する。
上記したように、デジタルペン６０では、識別情報取得部６１４が識別情報を取得する。また、位置情報取得部６１５が位置情報を取得する。さらに、筆跡情報生成部６１６が位置情報を相互に連結して筆跡情報を生成する。そして、送信部６１９が、識別情報および筆跡情報を通信装置７０および端末装置５０を介して識別情報サーバ３０へ送信する。そして、識別情報サーバ３０が筆跡情報を文書サーバ２０に登録する。
図１１は、筆跡情報を登録する際の識別情報サーバ３０および文書サーバ２０の動作の一例を示したシーケンス図である。
識別情報サーバ３０では、まず、受信部３１が、デジタルペン６０からの識別情報および筆跡情報を受信する(ステップ３１１)。次に、識別情報および筆跡情報は識別情報管理部３２に渡され、識別情報管理部３２は、渡された識別情報に関連付けられた文書ＩＤを識別情報記憶部３３から取り出す。そして、ステップ３１１で受信した識別情報および筆跡情報の送信先となる文書サーバ２０(文書ＩＤで特定される電子文書が存在する文書サーバ２０)を決定する(ステップ３１２)。なお、識別情報記憶部３３において識別情報に文書ＩＤが関連付けられていなければ、その識別情報は白紙(ノートや付箋)に割り当てられたものであると考えられる。その場合は、白紙に対する筆跡情報を管理する文書サーバ２０を送信先として決定すればよい。
その後、識別情報および筆跡情報は送信部３９に渡され、送信部３９が、ステップ３１２で送信先として決定した文書サーバ２０に対し、識別情報および筆跡情報を送信する(ステップ３１３)。
【００６２】
それにより、文書サーバ２０では、受信部２１が、識別情報および筆跡情報を受信する(ステップ２１１)。そして、受信部２１は、受信した識別情報を文書/筆跡情報管理部２３に渡す。すると、文書/筆跡情報管理部２３は、識別情報と筆跡情報とを対応付けて文書/筆跡情報記憶部２５に記憶する(ステップ２１２)。それに伴い、文書/筆跡情報管理部２３は、電子文書管理テーブルにおいて、対応する識別情報に関連付けて筆跡情報の格納場所を登録する(図４参照)。
【００６３】
[媒体廃棄処理装置８０にて媒体が廃棄された際の電子情報を破棄する破棄処理]
次に、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際に、文書サーバ２０および識別情報サーバ３０では、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する。ここでは、電子文書および筆跡情報を含む識別情報に関連付けられた電子情報のすべてを破棄(消去)の際の動作について説明する。
図１２は、識別情報に関連付けられた電子情報のすべてを破棄(消去)する際の識別情報サーバ３０および文書サーバ２０の動作の一例を示したシーケンス図である。
媒体廃棄処理装置８０では、読取センサ８４が廃棄対象となる媒体から符号画像を読み取る。そして、符号画像処理部８８ｂにて媒体の識別情報を取得する (ステップ８２１)。媒体から識別情報を取得すると、廃棄情報生成部８８５が識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す廃棄情報を生成する(ステップ８２２)。そして、送信部８８６が、廃棄された媒体の識別情報およびその媒体に関する廃棄情報を文書サーバ２０へ送信する(ステップ８２３)。
【００６４】
それにより、文書サーバ２０では、受信部２１が、廃棄された媒体の識別情報および媒体に関する廃棄情報を受信する(ステップ２２１)。そして、受信部２１は、受信した識別情報および廃棄情報を文書/筆跡情報管理部２３に渡す。すると、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄情報を受信したことに基づき、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書を文書/筆跡情報記憶部２５から消去する(ステップ２２２)。さらに、電子文書管理テーブルから、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた電子情報を消去する(ステップ２２３)。例えば、図４に示した電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報が「０００００００３」であれば、３行目の電子情報をすべて消去する。
また、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた電子情報の中に、筆跡情報の格納場所に関するデータが存在する場合には、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた筆跡情報を文書/筆跡情報記憶部２５から消去する(ステップ２２４)。
そして、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄された媒体の識別情報、およびにその識別情報に関連付けられた各電子情報が消去されたことを示す識別情報の消去情報を生成する。そして、送信部２９が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを識別情報サーバ３０へ送信する(ステップ２２５)。
【００６５】
それにより、識別情報サーバ３０では、受信部３１が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを受信する(ステップ３２１)。そして、受信部３１は、受信した識別情報の消去情報を識別情報管理部３２に渡す。識別情報管理部３２は、識別情報の消去情報を受信したことに基づき、識別情報記憶部３３に取得した識別情報が未使用の状態になったことを登録する(ステップ３２２)。例えば、図６に示した識別情報管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報が「０００００００３」であれば、３行目の使用/未使用の状態を表す欄の「使用」を「未使用」に変更する。また、３行目の文書ＩＤ欄の「ｂｕｎ_１」および印刷設定欄の「ページ(１),余白(２,２,２,２),…」を消去する。
このようにして、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、文書サーバ２０および識別情報サーバ３０にて、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する。それにより、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書(関連する電子情報も含む)との間の統一性が保たれる。
【００６６】
ところで、本実施の形態の文書管理システムでは、文書サーバ２０が電子文書や筆跡情報を管理し、識別情報サーバ３０が媒体を一意に識別するための識別情報を生成/管理するように構成した。しかしながら、これらの処理を如何なる装置で行うかについては種々のバリエーションが考えられる。例えば、識別情報を生成/管理する処理は、文書サーバ２０で行ってもよいし、端末装置５０や画像形成装置４０で行ってもよい。
そのため、これらの処理を汎用的な装置としてのコンピュータ２００で行うものとして一般化できる。そこで、文書管理システムを構成する端末装置１０、文書サーバ２０、識別情報サーバ３０、端末装置５０、および媒体廃棄処理装置８０の制御部８８がコンピュータ２００で構成されるものとして、コンピュータ２００のハードウェア構成について説明する。
【００６７】
ここで図１３は、コンピュータ２００のハードウェア構成を示した図である。
図１３に示したように、コンピュータ２００は、演算手段であるＣＰＵ(Central Processing Unit)２０１と、記憶手段であるメインメモリ２０２および磁気ディスク装置(ＨＤＤ：Hard Disk Drive) ２０３とを備える。ここで、ＣＰＵ２０１は、ＯＳ(Operating System)やアプリケーション等の各種ソフトウェアを実行し、上述した各機能を実現する。また、メインメモリ２０２は、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、磁気ディスク装置２０３は、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、コンピュータ２００は、外部との通信を行うための通信Ｉ/Ｆ(Interface) ２０４と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構２０５と、キーボードやマウス等の入力デバイス２０６とを備える。
【００６８】
なお、本実施の形態を実現するプログラムは、例えば、磁気ディスク装置２０３の予約領域に格納されたプログラムを、メインメモリ２０２にロードして実行される場合がある。また、予めメインメモリ２０２に格納された状態にて、ＣＰＵ２０１で実行される形態がある。さらに、ＥＥＰＲＯＭ等の書き換え可能なメインメモリ２０２を備えている場合には、機器がアッセンブリされた後に、プログラムだけが提供されてメインメモリ２０２にインストールされる場合がある。このプログラムの提供に際しては、インターネット等のネットワークを介して通信Ｉ/Ｆ２０４からプログラムが伝送され、メインメモリ２０２にインストールされる形態も考えられる。
【００６９】
以上説明したように、本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、文書サーバ２０および識別情報サーバ３０にて、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する。それにより、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書(関連する電子情報も含む)との間の統一性が保たれる。
【００７０】
[実施の形態２]
実施の形態１の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する構成について説明した。本実施の形態の文書管理システムでは、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子情報の一部を破棄するが、他の一部は残存させる構成について説明する。なお、実施の形態１と同様な構成については同様な符号を用い、ここではその詳細な説明を省略する。
【００７１】
ここでは、本実施の形態の文書管理システムにおいて、媒体廃棄処理装置８０にて媒体が廃棄された際の各種電子情報の一部を破棄する破棄処理について説明する。
本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、文書サーバ２０および識別情報サーバ３０にて、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報は消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報を残存させる。
【００７２】
[媒体廃棄処理装置８０にて媒体が廃棄された際の電子情報を破棄する破棄処理]
図１４は、識別情報に関連付けられた付加情報を残存させ、それ以外の電子文書および筆跡情報を含む電子情報を破棄(消去)する際の識別情報サーバ３０および文書サーバ２０の動作の一例を示したシーケンス図である。
媒体廃棄処理装置８０では、読取センサ８４が廃棄対象となる媒体から符号画像を読み取る。そして、符号画像処理部８８ｂにて媒体の識別情報を取得する (ステップ８３１)。媒体から識別情報を取得すると、廃棄情報生成部８８５が識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す廃棄情報を生成する(ステップ８３２)。そして、送信部８８６が、廃棄された媒体の識別情報およびその媒体に関する廃棄情報を文書サーバ２０へ送信する(ステップ８３３)。
【００７３】
それにより、文書サーバ２０では、受信部２１が、廃棄された媒体の識別情報および媒体に関する廃棄情報を受信する(ステップ２３１)。そして、受信部２１は、受信した識別情報および廃棄情報を文書/筆跡情報管理部２３に渡す。すると、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄情報を受信したことに基づき、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書を文書/筆跡情報記憶部２５から消去する(ステップ２３２)。さらに、電子文書管理テーブルから、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた付加情報以外の電子情報を消去する(ステップ２３３)。例えば、図４に示した電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報が「０００００００３」であれば、３行目の電子情報を付加情報以外のすべてを消去し、付加情報は残存させる。
また、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた電子情報の中に、筆跡情報の格納場所に関するデータが存在する場合には、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた筆跡情報を文書/筆跡情報記憶部２５から消去する(ステップ２３４)。
そして、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄された媒体の識別情報、およびにその識別情報に関連付けられた付加情報以外の電子情報が消去されたことを示す識別情報の消去情報を生成する。そして、送信部２９が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを識別情報サーバ３０へ送信する(ステップ２３５)。
【００７４】
それにより、識別情報サーバ３０では、受信部３１が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを受信する(ステップ３３１)。そして、受信部３１は、受信した識別情報の消去情報を識別情報管理部３２に渡す。識別情報管理部３２は、識別情報の消去情報を受信したことに基づき、識別情報記憶部３３に取得した識別情報が未使用の状態になったことを登録する(ステップ３３２)。例えば、図６に示した識別情報管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報が「０００００００３」であれば、３行目の使用/未使用の状態を表す欄の「使用」を「未使用」に変更する。また、３行目の文書ＩＤ欄の「ｂｕｎ_１」および印刷設定欄の「ページ(１),余白(２,２,２,２),…」を消去する。
【００７５】
本実施の形態では、電子文書管理テーブルにて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた付加情報を残存させる。それにより、文書画像が形成された媒体が廃棄され、それに伴って電子文書および筆跡情報が消去された場合にも、付加情報に記載された媒体に電子文書が印刷された日時情報や媒体に電子文書の印刷を指示したユーザの識別情報(ユーザＩＤ)等といった識別情報や電子文書を管理する際に用いられた情報が残る。それによって、文書画像が形成された媒体等の印刷履歴等がその後も保存される。
【００７６】
なお、残存させる一部の電子情報としては、付加情報以外の他の情報(例えば、文書ＩＤ)であってもよし、付加情報に他の情報(例えば、文書ＩＤ)を含めてもよい。
また、本実施の形態では、電子文書および筆跡情報を消去するに際しては、電子文書および筆跡情報を完全に消去する形態について述べた。しかし、このように完全に消去する形態の他に、電子文書および筆跡情報の内容が確認できる程度の解像度まで情報量を削減する形態を用いてもよい。それにより、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことが解像度の削減という形態で記録され、かつ、電子文書および筆跡情報の内容をその後に確認される。また、文書/筆跡情報記憶部２５の記憶容量が有効に利用される。
【００７７】
このように、本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、文書サーバ２０および識別情報サーバ３０にて、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報を消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報(例えば、付加情報)は残存させる。
それにより、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書との間の統一性が保たれる。また、識別情報や電子文書を管理する際に用いられた情報がその後も保存されるので、文書画像が形成された媒体等の印刷履歴等がその後も確認できる。
【００７８】
[実施の形態３]
実施の形態１の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する構成について説明した。本実施の形態の文書管理システムでは、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを残存させるとともに、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を付加する構成について説明する。なお、実施の形態１と同様な構成については同様な符号を用い、ここではその詳細な説明を省略する。
【００７９】
図１５は、文書/筆跡情報記憶部２５に記憶された本実施の形態の電子文書管理テーブルの一例を示した図である。
図１５の電子文書管理テーブルでは、図４の電子文書管理テーブルに加えて、電子文書が印刷された各媒体が廃棄されているかどうかを示す情報としてのフラグ欄を設けている。本実施の形態において、フラグ「ＯＦＦ」は、電子文書が印刷された媒体が廃棄されていないことを示し、フラグ「ＯＮ」は、電子文書が印刷された媒体が媒体廃棄処理装置８０により廃棄されていることを示している。前記した図１０のステップ２０４にて、識別情報が対応する文書ＩＤに関連付けて電子文書管理テーブルに登録された直後は、電子文書管理テーブルでのフラグは初期値である「ＯＦＦ」に設定される。しかしながら、その後、電子文書が印刷された媒体が媒体廃棄処理装置８０により廃棄されると、電子文書管理テーブルでのフラグは「ＯＮ」に変更されて設定される。
具体的には、図１５の電子文書管理テーブルでは、１行目から５行目のうち、３行目から５行目におけるフラグは「ＯＦＦ」なので、電子文書が印刷された媒体は廃棄されていない。それに対して、１行目および２行目におけるフラグは「ＯＮ」となっている。これは、１行目で管理される電子文書が印刷された媒体および２行目で管理される電子文書が印刷された媒体が廃棄されていることを示している。
【００８０】
このように、本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、文書サーバ２０および識別情報サーバ３０にて、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを残存させるとともに、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を電子文書管理テーブルに付加する。
それにより、文書画像が形成された媒体が廃棄されたことが電子情報(フラグ)として記録されるので、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書(関連する電子情報も含む)との間の統一性が保たれる。また、電子文書および筆跡情報、さらには、識別情報や電子文書を管理する際に用いられた情報等がその後も保存される。
【００８１】
[実施の形態４]
実施の形態１の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する構成について説明した。本実施の形態の文書管理システムでは、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを文書サーバ２０から他の記憶装置(アーカイブサーバ)に移動させる。そして、文書サーバ２０からは、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報を消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報を残存させるとともに、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を付加する構成について説明する。なお、実施の形態１と同様な構成については同様な符号を用い、ここではその詳細な説明を省略する。
【００８２】
図１６は、本実施の形態の文書管理システムの構成の一例を示した図である。図１６に示したように、本実施の形態の文書管理システムは、図１の文書管理システムに加えて、ネットワーク９０にアーカイブサーバ１００が接続された構成を有する。
アーカイブサーバ１００は、保存手段および外部記憶装置の一例であって、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを文書サーバ２０から取得して、これらを半永久的に保存する。そして、アーカイブサーバ１００にはアクセス制限が設定され、アクセス権限を有する特定のネットワーク管理者だけがアーカイブサーバ１００に保存された各種の情報を閲覧し、または取り出すことができるように構成されている。
【００８３】
ここでは、本実施の形態の文書管理システムにおいて、媒体廃棄処理装置８０にて媒体が廃棄された際の電子情報を処分する処分処理について説明する。
本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを文書サーバ２０からアーカイブサーバ１００に移動させる。そして、文書サーバ２０からは、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報を消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報(例えば、付加情報)を残存させるとともに、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を付加する。
【００８４】
[媒体廃棄処理装置８０にて媒体が廃棄された際の電子情報を処分する処分処理]
図１７は、媒体廃棄処理装置８０にて媒体が廃棄され、電子情報を処分する際の識別情報サーバ３０、文書サーバ２０、およびアーカイブサーバ１００の動作の一例を示したシーケンス図である。
媒体廃棄処理装置８０では、読取センサ８４が廃棄対象となる媒体から符号画像を読み取る。そして、符号画像処理部８８ｂにて媒体の識別情報を取得する (ステップ８４１)。媒体から識別情報を取得すると、廃棄情報生成部８８５が識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す廃棄情報を生成する(ステップ８４２)。そして、送信部８８６が、廃棄された媒体の識別情報およびその媒体に関する廃棄情報を文書サーバ２０へ送信する(ステップ８４３)。
【００８５】
それにより、文書サーバ２０では、受信部２１が、廃棄された媒体の識別情報および媒体に関する廃棄情報を受信する(ステップ２４１)。そして、受信部２１は、受信した識別情報および廃棄情報を文書/筆跡情報管理部２３に渡す。すると、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄情報を受信したことに基づき、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および電子文書管理テーブル、さらには廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた筆跡情報が存在する場合には筆跡情報を文書/筆跡情報記憶部２５から取得する。そして、送信部２９が、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および電子文書管理テーブル、筆跡情報が存在する場合には筆跡情報をアーカイブサーバ１００に移動させる(ステップ２４２)。
【００８６】
それにより、アーカイブサーバ１００は、電子文書および電子文書管理テーブル、筆跡情報が存在する場合には筆跡情報を受信する(ステップ１０４１)。そして、電子文書および電子文書管理テーブル、筆跡情報が存在する場合には筆跡情報を保存する(ステップ１０４２)。
【００８７】
一方、その後、文書/筆跡情報管理部２３では、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書を文書/筆跡情報記憶部２５から消去する(ステップ２４３)。さらに、電子文書管理テーブルから、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた付加情報以外の電子情報を消去する(ステップ２４４)。例えば、図４に示した電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報が「０００００００３」であれば、３行目の電子情報を付加情報以外のすべてを消去し、付加情報を残存させる。
それとともに、文書/筆跡情報管理部２３は、電子文書管理テーブルでのフラグ欄を「ＯＦＦ」から「ＯＮ」に設定を変更する(ステップ２４５)。
また、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた電子情報の中に、筆跡情報の格納場所に関するデータが存在する場合には、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた筆跡情報を文書/筆跡情報記憶部２５から消去する(ステップ２４６)。
そして、文書/筆跡情報管理部２３は、廃棄された媒体の識別情報が消去され、その識別情報に関連付けられた電子情報がアーカイブサーバ１００に移動されたことを示す識別情報の消去情報を生成する。そして、送信部２９が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを識別情報サーバ３０へ送信する(ステップ２４７)。
【００８８】
それにより、識別情報サーバ３０では、受信部３１が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを受信する(ステップ３４１)。そして、受信部３１は、受信した識別情報の消去情報を識別情報管理部３２に渡す。識別情報管理部３２は、識別情報の消去情報を受信したことに基づき、識別情報記憶部３３にその識別情報が未使用の状態になったことを登録する(ステップ３４２)。例えば、図６に示した識別情報管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報が「０００００００３」であれば、３行目の使用/未使用の状態を表す欄の「使用」を「未使用」に変更する。また、３行目の文書ＩＤ欄の「ｂｕｎ_１」および印刷設定欄の「ページ(１),余白(２,２,２,２),…」を消去する。
【００８９】
このように、本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、文書サーバ２０および識別情報サーバ３０にて、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報をアーカイブサーバ１００に移動させる。そして、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報を消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報(例えば、付加情報)を残存させる。さらには、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を電子文書管理テーブルに付加する。
それにより、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書(関連する電子情報も含む)との間の統一性が保たれる。また、電子文書および筆跡情報、さらには、識別情報や電子文書を管理する際に用いられた情報等は、その後もアクセスが所定の範囲に制限されたアーカイブサーバ１００に保存される。
【００９０】
なお、本実施の形態の文書管理システムにおいて、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報をアーカイブサーバ１００に移動させるに際しては、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置８０にて廃棄された際には、常にアーカイブサーバ１００に移動させてもよいし、ユーザが予め例えば印刷設定の一つの項目として設定した場合に移動させてもよい。すなわち、文書管理システムでは、移動させる旨の設定が印刷設定に含まれる媒体に関する廃棄処理が行われた際に、電子情報をアーカイブサーバ１００に移動させるように構成してもよい。
また、文書画像が形成された媒体上の所定の領域に、アーカイブサーバ１００への移動を指示する例えばチェックボックスを形成しておき、このチェックボックスを媒体廃棄処理装置８０の読取センサ８４が読み取るように構成してもよい。その場合には、文書管理システムでは、チェックボックスにマークされている場合に、電子情報をアーカイブサーバ１００に移動させるように構成される。
【図面の簡単な説明】
【００９１】
【図１】本発明の文書管理システムの構成の一例を示した図である。
【図２】文書サーバの機能構成の一例を示したブロック図である。
【図３】符号画像を構成する画像等の一例を示した図である。
【図４】文書/筆跡情報記憶部に記憶された電子文書管理テーブルを示した図である。
【図５】識別情報サーバの機能構成の一例を示したブロック図である。
【図６】識別情報記憶部に記憶された識別情報管理テーブルを示した図である。
【図７】デジタルペンの構成の一例を示した図である。
【図８】制御回路の機能構成の一例を示したブロック図である。
【図９】媒体廃棄処理装置の機能構成を説明する図である。
【図１０】文書管理システムにて印刷文書が生成される際の動作の一例を示したシーケンス図である。
【図１１】筆跡情報を登録する際の識別情報サーバおよび文書サーバの動作の一例を示したシーケンス図である。
【図１２】識別情報に関連付けられた電子情報のすべてを破棄(消去)する際の識別情報サーバおよび文書サーバの動作の一例を示したシーケンス図である。
【図１３】コンピュータのハードウェア構成を示した図である。
【図１４】識別情報に関連付けられた付加情報を残存させ、それ以外の電子文書および筆跡情報を含む電子情報を破棄(消去)する際の識別情報サーバおよび文書サーバの動作の一例を示したシーケンス図である。
【図１５】文書/筆跡情報記憶部に記憶された本実施の形態の電子文書管理テーブルの一例を示した図である。
【図１６】文書管理システムの構成の一例を示した図である。
【図１７】媒体廃棄処理装置にて媒体が廃棄され、電子情報を処分する際の識別情報サーバ、文書サーバ、およびアーカイブサーバの動作の一例を示したシーケンス図である。
【符号の説明】
【００９２】
１０…端末装置、２０…文書サーバ、２３…文書/筆跡情報管理部、２５…文書/筆跡情報記憶部、３０…識別情報サーバ、４０…画像形成装置、５０…端末装置、６０…デジタルペン、８０…媒体廃棄処理装置、１００…アーカイブサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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