(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して文書管理装置に対してダウンロードファイルの出力指示を行う文書処理装置と、出力指示に応じて電子データから生成されたダウンロードファイルを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装置とを含む文書管理システムであって、
前記文書処理装置は、
ユーザによって指定された所定の検索条件に従って検索された電子データの検索結果を表示する検索結果表示手段と、
前記検索結果表示手段で表示された検索結果から、出力データを特定するための出力条件を指定する指定手段と、
所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルをダウンロードするべく、前記指定手段で指定された出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求手段を備え、
前記文書管理装置は、
電子データを検索する検索条件を登録する検索条件登録手段と、
前記文書処理装置からのダウンロード要求を受け付ける前に、前記検索条件登録手段で登録された検索条件に従って、電子データを検索した検索結果に対応する所定のフォーマットに変換された第１のダウンロードファイルを生成するバッチ生成手段と、
前記ダウンロード要求を受信するダウンロード要求受信手段と、
前記ダウンロード要求受信手段で受信したダウンロード要求に含まれる出力条件が、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件か否かを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合に、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する取得手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記出力条件に従って抽出された電子データから、所定のフォーマットに変換された新たな第２のダウンロードファイルを生成するダウンロードファイル生成手段と、
前記取得手段で取得した第１のダウンロード、又は、前記ダウンロードファイル生成手段で生成した第２のダウンロードファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記出力条件は、出力データを決定するために指定された、前記検索結果表示手段で表示された検索結果の表示項目であり、
前記第１の判定手段は、前記表示項目と一致する検索条件がバッチとして登録されているかを判定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理装置は、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記検索条件登録手段で前記出力条件を検索条件として登録するか否かを判定する登録判定手段を更に備え、
前記検索条件登録手段は、前記登録判定手段で前記出力条件を登録すると判定された場合に、前記出力条件を検索条件として登録することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
ダウンロード要求手段は、前記出力条件を検索条件として登録するバッチ登録命令を含み、
前記登録判定手段は、前記バッチ登録命令があるか否かによって前記出力条件を検索条件として登録するかを判定し、
前記検索条件登録手段は、前記バッチ登録命令があると判定された場合に、前記出力条件を検索条件として登録することを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書処理装置の前記ダウンロード要求手段は、一括出力する出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を行い、
前記文書管理装置は、
前記出力条件が一括出力する出力条件か否かを判定する第２の判定手段を更に備え、
前記取得手段は、前記第２の判定手段で前記出力条件が一括出力する出力条件であると判定された場合には、全電子データで既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得し、前記第２の判定手段で前記出力条件が一括出力する出力条件でないと判定され、前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合には、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
ネットワークを介してダウンロードファイルの出力指示を行う文書処理装置と、出力指示に応じて電子データから生成されたダウンロードファイルを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装置であって、
電子データを検索する検索条件を登録する検索条件登録手段と、
前記文書処理装置からの出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を受け付ける前に、前記検索条件登録手段で登録された検索条件に従って、電子データを検索した検索結果に対応する所定のフォーマットに変換された第１のダウンロードファイルを生成するバッチ生成手段と、
前記文書処理装置から出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を受信するダウンロード要求受信手段と、
前記ダウンロード要求受信手段で受信したダウンロード要求に含まれる出力条件が、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件か否かを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合に、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する取得手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記出力条件に従って抽出された電子データから、所定のフォーマットに変換された新たな第２のダウンロードファイルを生成するダウンロードファイル生成手段と、
前記取得手段で取得した第１のダウンロード、又は、前記ダウンロードファイル生成手段で生成した第２のダウンロードファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項７】
ネットワークを介して文書管理装置に対してダウンロードファイルの出力指示を行う文書処理装置と、出力指示に応じて電子データから生成されたダウンロードファイルを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装置とを含む文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記文書処理装置において、
ユーザによって指定された所定の検索条件に従って検索された電子データの検索結果を表示する検索結果表示工程と、
前記検索結果表示工程で表示された検索結果から、出力データを特定するための出力条件の指定を受け付ける指定工程と、
所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルをダウンロードするべく、前記指定工程で指定された出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求工程を含み、
前記文書管理装置において、
電子データを検索する検索条件を登録する検索条件登録工程と、
前記文書処理装置からのダウンロード要求を受け付ける前に、前記検索条件登録工程で登録された検索条件に従って、電子データを検索した検索結果に対応する所定のフォーマットに変換された第１のダウンロードファイルを生成するバッチ生成工程と、
前記ダウンロード要求を受信するダウンロード要求受信工程と、
前記ダウンロード要求受信工程で受信したダウンロード要求に含まれる出力条件が、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件か否かを判定する第１の判定工程と、
前記第１の判定工程で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合に、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する取得工程と、
前記第１の判定工程で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記出力条件に従って抽出された電子データから、所定のフォーマットに変換された新たな第２のダウンロードファイルを生成するダウンロードファイル生成工程と、
前記取得工程で取得した第１のダウンロード、又は、前記ダウンロードファイル生成工程で生成した第２のダウンロードファイルを前記文書処理装置に送信する送信工程と
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
ネットワークを介してダウンロードファイルの出力指示を行う文書処理装置と、出力指示に応じて電子データから生成されたダウンロードファイルを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装置における文書管理方法であって、
前記文書管理装置において、
電子データを検索する検索条件を登録する検索条件登録工程と、
前記文書処理装置からの出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を受け付ける前に、前記検索条件登録工程で登録された検索条件に従って、電子データを検索した検索結果に対応する所定のフォーマットに変換された第１のダウンロードファイルを生成するバッチ生成工程と、
前記文書処理装置から出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を受信するダウンロード要求受信工程と、
前記ダウンロード要求受信工程で受信したダウンロード要求に含まれる出力条件が、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件か否かを判定する第１の判定工程と、
前記第１の判定工程で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合に、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する取得工程と、
前記第１の判定工程で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記出力条件に従って抽出された電子データから、所定のフォーマットに変換された新たな第２のダウンロードファイルを生成するダウンロードファイル生成工程と、
前記取得工程で取得した第１のダウンロード、又は、前記ダウンロードファイル生成工程で生成した第２のダウンロードファイルを前記文書処理装置に送信する送信工程と
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
ネットワークを介して文書管理装置に対してダウンロードファイルの出力指示を行う文書処理装置と、出力指示に応じて電子データから生成されたダウンロードファイルを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装置とを含む文書管理システムで実行可能な文書管理プログラムであって、
前記文書処理装置を、
ユーザによって指定された所定の検索条件に従って検索された電子データの検索結果を表示する検索結果表示手段と、
前記検索結果表示手段で表示された検索結果から、出力データを特定するための出力条件を指定する指定手段と、
所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルをダウンロードするべく、前記指定手段で指定された出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求手段として機能させ、
前記文書管理装置を、
電子データを検索する検索条件を登録する検索条件登録手段と、
前記文書処理装置からのダウンロード要求を受け付ける前に、前記検索条件登録手段で登録された検索条件に従って、電子データを検索した検索結果に対応する所定のフォーマットに変換された第１のダウンロードファイルを生成するバッチ生成手段と、
前記ダウンロード要求を受信するダウンロード要求受信手段と、
前記ダウンロード要求受信手段で受信したダウンロード要求に含まれる出力条件が、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件か否かを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合に、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する取得手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記出力条件に従って抽出された電子データから、所定のフォーマットに変換された新たな第２のダウンロードファイルを生成するダウンロードファイル生成手段と、
前記取得手段で取得した第１のダウンロード、又は、前記ダウンロードファイル生成手段で生成した第２のダウンロードファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１０】
ネットワークを介してダウンロードファイルの出力指示を行う文書処理装置と、出力指示に応じて電子データから生成されたダウンロードファイルを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装置で実行可能な文書管理プログラムであって、
前記文書管理装置を、
電子データを検索する検索条件を登録する検索条件登録手段と、
前記文書処理装置からの出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を受け付ける前に、前記検索条件登録手段で登録された検索条件に従って、電子データを検索した検索結果に対応する所定のフォーマットに変換された第１のダウンロードファイルを生成するバッチ生成手段と、
前記文書処理装置から出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を受信するダウンロード要求受信手段と、
前記ダウンロード要求受信手段で受信したダウンロード要求に含まれる出力条件が、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件か否かを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合に、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する取得手段と、
前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記出力条件に従って抽出された電子データから、所定のフォーマットに変換された新たな第２のダウンロードファイルを生成するダウンロードファイル生成手段と、
前記取得手段で取得した第１のダウンロード、又は、前記ダウンロードファイル生成手段で生成した第２のダウンロードファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装装置、文書管理方法、およびプログラムに関し、より詳細には、電子データであるデータファイルを記憶し、ネットワークを介して文書処理装置からのダウンロード指示に応答して、当該文書処理装置に指示されたデータをダウンロードする文書管理装置、文書管理方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、業務上で発生する大量の文書の管理を如何に効率的に行うかという問題は、多くの場面で検討され議論されてきている。特に、近年はハードディスクの大容量化、低価格化が進み、更にはデータ圧縮技術の進歩などにより文書等の書類をスキャンし、ＰＤＦファイルとして電子データ化するなどによりデータファイルでの保存、管理が行われるようになっている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、文書管理サーバ上で電子化された文書を管理しており、クライアント端末である文書処理装置から検索指示をし、文書管理サーバで検索された結果を文書処理装置上で表示するシステムが開示されている。
【０００４】
また、データベースに登録されているデータからテキスト情報を検索し、検索後に一覧表示したデータをＣＳＶ形式でダウンロードして出力する装置がある（特許文献２）。
【特許文献１】特開２００５−２０２９３７号公報
【特許文献２】特開２００５−２７５９２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、ダウンロードするＣＳＶデータのデータ量が多い場合、文書管理サーバでは、データベースからデータを抽出して、ＣＳＶ形式のデータに変換する作業に時間がかかり、クライアント端末へＣＳＶデータを送信するまでに長時間かかってしまう問題がある。
【０００６】
そこで、本発明は、検索結果から指定された出力データを特定するための出力条件を含むダウンロード要求を文書管理装置に送信し、出力条件を判定することで、既に生成された所定のファイルフォーマットに変換されたダウンロードファイルを送信してダウンロード指示に対応するダウンロードファイルのダウンロード時間を削減するための仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の目的を達成するための本発明による文書処理システムは以下の構成を備える。
【０００８】
ネットワークを介して文書管理装置に対してダウンロードファイルの出力指示を行う文書処理装置と、出力指示に応じて電子データから生成されたダウンロードファイルを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装置とを含む文書管理システムであって、前記文書処理装置は、ユーザによって指定された所定の検索条件に従って検索された電子データの検索結果を表示する検索結果表示手段と、前記検索結果表示手段で表示された検索結果から、出力データを特定するための出力条件を指定する指定手段と、所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルをダウンロードするべく、前記指定手段で指定された出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求手段を備え、前記文書管理装置は、電子データを検索する検索条件を登録する検索条件登録手段と、前記文書処理装置からのダウンロード要求を受け付ける前に、前記検索条件登録手段で登録された検索条件に従って、電子データを検索した検索結果に対応する所定のフォーマットに変換された第１のダウンロードファイルを生成するバッチ生成手段と、前記ダウンロード要求を受信するダウンロード要求受信手段と、前記ダウンロード要求受信手段で受信したダウンロード要求に含まれる出力条件が、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件か否かを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合に、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する取得手段と、前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記出力条件に従って抽出された電子データから、所定のフォーマットに変換された新たな第２のダウンロードファイルを生成するダウンロードファイル生成手段と、前記取得手段で取得した第１のダウンロード、又は、前記ダウンロードファイル生成手段で生成した第２のダウンロードファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段とを備える。
【０００９】
また、前記文書管理装置の前記出力条件は、出力データを決定するために指定された、前記検索結果表示手段で表示された検索結果の表示項目であり、前記第１の判定手段は、前記表示項目と一致する検索条件がバッチとして登録されているかを判定する。
【００１０】
また、前記文書管理装置は、前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件でないと判定された場合に、前記検索条件登録手段で前記出力条件を検索条件として登録するか否かを判定する登録判定手段を更に備え、前記検索条件登録手段は、前記登録判定手段で前記出力条件を登録すると判定された場合に、前記出力条件を検索条件として登録する。
また、前記文書処理装置のダウンロード要求手段は、前記出力条件を検索条件として登録するバッチ登録命令を含み、前記登録判定手段は、前記バッチ登録命令があるか否かによって前記出力条件を検索条件として登録するかを判定し、前記検索条件登録手段は、前記バッチ登録命令があると判定された場合に、前記出力条件を検索条件として登録する。
また、前記文書処理装置の前記ダウンロード要求手段は、一括出力する出力条件を含むダウンロードファイルのダウンロード要求を行い、前記文書管理装置は、前記出力条件が一括出力する出力条件か否かを判定する第２の判定手段を更に備え、前記取得手段は、前記第２の判定手段で前記出力条件が一括出力する出力条件であると判定された場合には、全電子データで既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得し、前記第２の判定手段で前記出力条件が一括出力する出力条件でないと判定され、前記第１の判定手段で、既に所定のフォーマットに変換されたダウンロードファイルを出力する出力条件であると判定された場合には、前記出力条件に対応する既に所定のフォーマットに変換された前記第１のダウンロードファイルを取得する。
【００１１】
また、上記処理を実行する方法、及びプログラムにより解決する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、検索結果から指定された出力データを特定するための出力条件を含むダウンロード要求を文書管理装置に送信し、出力条件を判定することで、既に生成された所定のファイルフォーマットに変換されたダウンロードファイルを送信してダウンロード指示に対応するダウンロードファイルのダウンロード時間を削減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は本発明における一実施形態の文書管理システムに好適なデータファイル管理システムの構成を示す図である。
【００１５】
尚、図１のネットワーク１００上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。ネットワーク１００はＴＣＰ／ＩＰのプロトコルで通信可能な環境を有するＬＡＮで構成されるものである。
【００１６】
本発明の文書管理装置に好適なデータファイル管理サーバ１１０（以下、文書サーバと呼ぶ）は、電子化されているデータファイルを保存すると共に、各データファイルの書誌情報やデータファイル同士の関係付けデータを管理するための管理データを保存している。また、文書サーバ１１０はＷｅｂサーバとしての機能を有し、クライアント装置であるＰＣ１３０から汎用ブラウザを用いてｈｔｔｐ（ハイパーテキストトランスファープロトコル）により行われるアクセスに対してレスポンス処理を行うことが可能な構造となっている。さらに、文書サーバ１１０は、例えば印刷物または写真をスキャナで読み取りイメージデータを生成するといった電子データ生成機能、あるいはネットワーク送信機能を有する複合機１２０から電子データを受信して所定の格納場所に保存し諸所の利用に供することが可能である。
【００１７】
また、文書サーバ１１０はＰＤＦファイル等を受信した後、受信したＰＤＦファイルを前述のＷｅｂサーバとして表示用データを生成する際に用いる表示用のＪＰＥＧ画像へ変換するための機能をも有している。
【００１８】
複合機１２０は、原稿のスキャン機能、スキャンデータのＰＤＦファイル作成機能、ＳＭＢ（Server Message Block）等を用いたファイル転送機能などを有しており操作者の指示で原稿をスキャンして、電子化すると共にＰＤＦファイル等のファイルを生成し、予め設定された格納場所（フォルダ）へファイルを転送するといった一連の流れを実行する。
【００１９】
本発明の文書処理装置に好適なクライアント装置であるＰＣ１３０は、ユーザが用いる汎用のＰＣであり、管理サーバ１１０と双方向通信可能な通信機能と汎用ブラウザアプリケーションを有しており、ｈｔｔｐで管理サーバ１１０と通信可能である。双方向通信のために汎用ブラウザはＣＧＩ（Common Gateway Interface）パラメータ情報の送信等の機能を有する。ＣＧＩとは、ＷｅｂサーバがＷｅｂブラウザからの要求に応じて、プログラムを起動するための仕組みである。尚、ＣＧＩに限らずＪａｖａ（登録商標）などを用いた仕組みでも実現可能である。
【００２０】
次に、図１で説明した本発明の文書サーバ１１０およびＰＣ１３０のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。図２は、本発明の文書サーバ装置１１０のハードウェア構成を示す図である。図２において、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ１１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）や、文書サーバあるいはクライアント装置の後述する各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。また、検索対象の電子データを管理するデータベースや、バッチファイルにより生成された一覧ファイル（ＣＳＶ形式データ）もこの外部メモリ１１１に格納されている。
【００２１】
また、外部メモリ１１１には、本装置が文書サーバである場合は、図３、図８、図９のフローチャートで示すプログラムコードが格納されている。また、外部メモリ１１１には、本装置がクライアント装置である場合は、図３、図７のフローチャートで示すプログラムコードが格納されている。
【００２２】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のメインメモリ、ワークエリア、一時待避領域等として用いられる。入力コントローラ２０５は、入力部２０９からの入力を制御する。この入力部２０９としては、特に、サーバやクライアント等の装置においては、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。また、複合機１２０といった印刷装置等では、タッチパネル、ボタン、スイッチ等が挙げられる。
【００２３】
ビデオコントローラ２０６は、表示部２１０の表示を制御する。この表示部２１０としては、例えば、ＣＲＴや液晶等が挙げられる。外部メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ１１１へのアクセスを制御する。
【００２４】
加えて、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための関連付けデータを含む各種テーブル、パラメータが記憶するデータベースの機能も有しているということができる。この外部メモリ１１１としては、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア等が挙げられる。
【００２５】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク１００を介して外部機器との通信制御処理を実行する。具体的には、ネットワークを介して相手の装置にデータを送信し、またはネットワークに接続された他の装置からのデータを受信する。
【００２６】
本発明を実現するための制御プログラムは外部メモリ１１１に格納されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされ、ＣＰＵ２０１によって実行される。さらに、本発明に係わる制御プログラム２１２で用いられるデータファイル２１３及び各種情報テーブル２１４も同様に外部メモリ１１１に格納されている。これらのデータファイルおよびテーブルについての詳細な説明は後述する。
【００２７】
以上文書サーバ１１０を中心に説明したが、汎用のパーソナルコンピュータであるクライアント装置１３０も、基本的な構成は管理サーバと変わらないものとする。クライアント装置１３０も、基本的には汎用のブラウザを有し、ＮＩＣを介して文書サーバ１１０と通信して画像の表示を行い、指示入力用のマウスやキーボードを有していれば本発明の目的を達することができる。
【００２８】
次に、本発明のデータファイル管理システムの一実施形態の基本的な処理フローについて、図３、図７、図８、図１０を用いて説明する。
【００２９】
図３は、本発明の文書処理装置であるクライアント装置の制御フローチャートと、本発明の文書管理装置である文書サーバの制御フローチャートを示している。それぞれ、外部メモリ１１１に格納された制御プログラムがＲＡＭ２０２に読み出されてＣＰＵ２０１により制御されるものとする。
【００３０】
まず本処理を開始すると、ステップＳ３０１では、クライアント装置１３０は文書サーバ１１０に対して、電子データの検索、一覧出力のためのログイン処理の要求を行う。このログイン処理は、図示省略したログイン画面がクライアント装置１３０に表示され、ユーザＩＤとパスワードを入力して、送信ボタンを押下することにより行われる。
【００３１】
一方、文書サーバ１１０は、ステップＳ３０２で、クライアント装置１３０からログイン要求を受信し、ステップＳ３０３でログイン要求で受取ったユーザＩＤとパスワードを用いて認証処理を行う。この認証処理は、既知の技術であるため、詳細な説明は省略する。
【００３２】
ステップＳ３０４では、文書サーバ１１０は、認証が成功すると、図４に示すメインメニューのＨＴＭＬ画面を生成し、ステップＳ３０５でＨＴＭＬ画面を送信する。なお、認証が失敗した場合は、その旨のＨＴＭＬ画面を生成して、送信することになる。
【００３３】
ステップＳ３０６では、クライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０からＨＴＭＬ画面を受信して、図４に示すメインメニュー画面を表示する。図４のメインメニューでは、案件管理のメニューに一括作業ボタンが用意されている。この一括作業ボタンは、文書サーバ１１０のデータベースに管理されている電子データの一覧を一括出力することを指示するためのボタンである。
【００３４】
また、ライセンス検索のメニューでは、ライセンス検索ボタンが用意されている。このライセンス検索ボタンは、文書サーバ１１０のデータベースに管理されている電子データから、所定の検索条件に合致した電子データを検索することを指示するためのボタンである。このライセンス検索ボタンが押下されると、図５に示す検索条件入力画面が表示される。
【００３５】
図５の検索条件入力画面では、検索条件として、文書ＩＤ、項目１、項目２、項目３について、キーワードを入力することが可能となっている。これらの項目に、必要に応じて検索キーワードを入力し、検索ボタンを押下することで、この検索条件に従った検索指示を行うことが可能となっている。
【００３６】
また、この検索条件入力画面では、ＣＳＶ出力ボタンも用意されている。このＣＳＶ出力ボタンを押下することで、全件この検索条件に従った検索結果の一覧をＣＳＶ形式のデータファイルとしてダウンロードすることを指示することが可能となっている。
【００３７】
図５の検索条件入力画面で検索ボタンが押下されるか否かにより、ステップＳ３０７で検索指示されたか否かを判断する。検索指示されたと判断した場合は、ステップＳ３０９でクライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０に対して検索条件を送信する。
【００３８】
一方、ステップＳ３０７で検索指示されていないと判断された場合には、ステップＳ３０８で一括出力指示されたか否かを判断する。図４のメインメニューで一括作業ボタンが押下された場合には、一括出力指示されたと判断する。一括出力指示されたと判断した場合には、ステップＳ３１６に処理を進める。また、これらのボタン以外の操作が行われた場合にはそれに対応した処理を行うが、本発明とは関連性が薄いので説明を省略する。
【００３９】
ステップＳ３１０で、文書サーバ１１０はクライアントＰＣ１３０から検索条件を受信すると、ステップＳ３１１で検索条件に従って、データベースから該当する電子データを検索処理する。この検索処理は既知の技術であるので詳細な説明は省略する。
【００４０】
続いて、ステップＳ３１２では、文書サーバ１１０は、検索結果のＨＴＭＬ画面（図６）を生成して、クライアントＰＣ１３０に送信する。
【００４１】
ステップＳ３１３にて、クライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０から受信したＨＴＭＬ画面を受信して、ステップＳ３１４にて、検索結果を表示する。検索結果表示画面を図６に示す。
【００４２】
図６では、図５で入力された検索条件に従って文書サーバ１１０で検索した結果の一覧が表示される。この検索結果一覧画面では、ＣＳＶ出力ボタンが用意されている。このＣＳＶ出力ボタンをユーザが押下することで、クライアントＰＣ１３０から文書サーバ１１０に対してＣＳＶ形式のデータファイルとしてダウンロードすることを指示することが可能となっている。また、この検索結果一覧画面では、各項目にチェックボックスが用意されており、このチェックボックスにチェックをすることで、ＣＳＶ出力をする際に、どの項目をＣＳＶ出力するかを指示することが可能となっている。
【００４３】
また、同様に検索結果の各レコードにもチェックボックスが用意されており、このチェックボックスにチェックをすることで、ＣＳＶ出力をする際に、どのレコードのデータをＣＳＶ出力するかを指示することが可能となっている。
【００４４】
ステップＳ３１５では、クライアントＰＣ１３０はダウンロード指示されたか否かを判断する。図６の検索結果一覧画面において、ＣＳＶ出力ボタンが押下されると、ダウンロード指示されたと判断する。ダウンロード指示されると、次のステップＳ３１６に処理を進める。
【００４５】
ステップＳ３１６では、ＣＳＶ取得要求処理が行われる。このＣＳＶ取得要求処理の詳細については、図７のフローチャートを用いて後述する。ＣＳＶ取得要求処理によって、クライアントＰＣ１３０から文書サーバ１１０に対して、ＣＳＶ取得要求が行われる。
【００４６】
ステップＳ３１７では、文書サーバ１１０は、クライアント装置１３０からＣＳＶ取得要求を受信する。そしてステップＳ３１８では、ＣＳＶ取得処理が行われる。このＣＳＶ取得処理の詳細については、図８のフローチャートを用いて後述する。ＣＳＶ取得処理によって取得されたＣＳＶを、ステップＳ３１９で、文書サーバ１１０はクライアント装置１３０に送信する。
【００４７】
ステップＳ３２０では、クライアント装置１３０は文書サーバ１１０からＣＳＶ形式の一覧ファイルを取得して、ステップＳ３２１で、ローカルハードディスクのユーザにより指定されたパスにＣＳＶの一覧ファイルを保存して、処理を終了する。
【００４８】
以上が、文書サーバ１１０とクライアント装置１３０との間で行われるＣＳＶ要求からＣＳＶ取得までの全体処理である。
【００４９】
次に、図７のフローチャートを用いて、文書処理装置であるクライアント装置１３０におけるＣＳＶ取得要求処理の詳細について説明する。
【００５０】
ステップＳ７０１では、クライアントＰＣ１３０は、全電子データの一括出力指示であるか判断する。ここでは、ステップＳ３０８で、図４の一括作業ボタンが押下されて一括出力指示されると、全電子データの一括出力指示であると判断される。全電子データの一括出力指示ではなく、検索された電子データの一括出力であると判断されると、ステップＳ７０２に処理を進める。また、全電子データの一括出力指示であると判断されると、ステップＳ７０３に処理を進め、クライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０に対して、生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルの取得命令を生成する。これは後述するように、文書サーバ１１０のデータベースに管理されている全ての電子データの一覧を一括出力することは、本システムでは定型業務であるため、予め文書サーバ１１０にてバッチ処理で用意しているためである。
【００５１】
全電子データの一括出力ではなく、検索結果に対する一覧出力である場合には、ステップＳ７０２に処理が移り、クライアントＰＣ１３０は、一覧ファイルとして出力すべきチェック項目を判断する。これは、図６で示した検索結果一覧画面にて、チェックされている項目を判断する処理である。
【００５２】
次に、ステップＳ７０４では、クライアントＰＣ１３０では、文書サーバ１１０のバッチ処理により、今後もこの一覧ファイルをＣＳＶ形式ファイルとして作成しておくか否かを判断する。この判断は、例えば、図６の検索結果一覧画面にてＣＳＶ出力ボタンが押下されたときに、バッチ登録するか否かを選択するためのラジオボタンを備えるダイアログ（図示省略）を表示し、このラジオボタンの選択により、いずれの指定がなされたか判断することにおり実現できる。なお、この判断分岐は、本発明に必須構成でなくてもよく、常にバッチ処理するとして登録してもよいし、バッチ処理の登録をしなくてもよい。
【００５３】
バッチ処理に登録しておくと判断されると、ステップＳ７０５では、クライアントＰＣ１３０は、ＣＳＶ取得命令と共に、バッチ登録命令を生成する。このバッチ登録命令とは、文書サーバ１１０に対して、バッチ処理として、この検索条件の検索結果を選択された項目についてＣＳＶ形式の一覧ファイルとして出力することを命令するものである。そのため、このバッチ登録命令には、Ｓ３０７で指定された検索条件と、ＣＳＶ形式の一覧ファイルを生成する命令文と、選択されたチェック項目の指定と、バッチ登録することを指示するための命令文とを含んでいる。
【００５４】
バッチ処理に登録しないと判断されると、ステップＳ７０６では、クライアントＰＣ１３０は、ＣＳＶ取得命令を生成する。このＣＳＶ取得命令は、文書サーバ１３０に対して、この検索条件の検索結果を選択された項目についてＣＳＶ形式の一覧ファイルとして出力することを命令するものである。
【００５５】
そのため、このＣＳＶ取得命令には、Ｓ３０７で指定された検索条件と、ＣＳＶ形式の一覧ファイルを生成する命令文と、選択されたチェック項目の指定とを含んでいる。
【００５６】
次に図８のフローチャートを用いて、文書管理装置である文書サーバ装置１１０におけるＣＳＶ取得処理の詳細について説明する。
【００５７】
ステップＳ８０１では、文書サーバ１１０は、クライアント装置１１０から受信した命令が、全電子データの一括出力指示であるか判断する。これは、図７のステップＳ７０３で生成された、生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルの取得命令である場合に、全電子データの一括出力指示であると判断する。全電子データの一括出力指示であると判断された場合には、処理をステップＳ８０２に進め、文書サーバ１１０は、既にバッチ処理で生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルを取得する。
【００５８】
一方、全電子データの一括出力指示ではなく、検索結果に対する一覧出力である場合には、ステップＳ８０３に処理を進め、文書サーバ１１０は、クライアントＰＣ１３０で選択されたチェック項目を特定する。これは受信したバッチ登録命令またはＣＳＶ取得命令から抽出することにより特定できる。
【００５９】
次に、ステップＳ８０４では、文書サーバ１１０は、受信された命令から抽出された検索条件と、特定されたチェック項目の組み合わせが、バッチリストにあるかを判断する。バッチリストの詳細を図９に示す。
【００６０】
図９は、文書サーバ１１０が、所定時刻に行うバッチ処理の条件を定義しているバッチリストの一例である。なお、本文書サーバ１１０では、毎日午前５時にバッチ処理として条件に合致するＣＳＶ形式の一覧ファイルが生成されることになる。所定の時刻は、任意に設定可能である。バッチリストには、バッチ番号、ダウンロード項目、検索条件を項目として備えている。
【００６１】
図９の例では、バッチ番号が１（デフォルトで保持しているものとする）には、全ての項目をダウンロード項目としているバッチ処理の条件が定義されている。また、後述するが、バッチリストに新規に条件が登録されることもあり、バッチ番号２がその一例である。
【００６２】
バッチ番号が２には、ダウンロード項目として、「項目１、項目２、項目５」が定義されており、検索条件には、項目１のキーワードとして「基本契約」があり、項目２のキーワードとして「○×株式会社」が定義されている。この条件はいずれも、受信したバッチ登録命令またはＣＳＶ取得命令から抽出することにより新規登録できる。
【００６３】
ステップＳ８０４で受信された命令から抽出された検索条件と特定されたチェック項目の組み合わせが、バッチリストにあると判断されると、ステップＳ８０２に処理を進め、前述したように、生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルを取得する。これは、バッチリストにあるということは、バッチ処理で生成済みであるため、このタイミングで再度生成する必要がないからである。
【００６４】
バッチリストにない場合は、ステップＳ８０５に処理を進め、文書サーバ１１０は、与えられた検索条件で検索のクエリを生成してデータベースから検索処理を実行する。そして、検索結果から、指定された項目について抽出したＣＳＶ形式の一覧ファイルを作成する。
【００６５】
次に、ステップＳ８０６では、文書サーバ１１０は、今回生成した条件をバッチリストに登録するか否か判断する。これは、ステップＳ７０５で生成された、バッチ登録することを指示するための命令文を含むバッチ登録命令を受信したか否かで判断できる。バッチ登録することを指示するための命令文がある場合には、ステップＳ８０７で、文書サーバ１１０は、バッチ登録命令に含まれる、検索条件とダウンロード項目（チェック項目）とを新規のバッチ番号のレコードに登録する。
【００６６】
そして、ステップＳ８０８では、ステップＳ８０２で取得したＣＳＶファイルまたはステップＳ８０５で生成したＣＳＶファイルを、ＣＳＶ取得要求に応答して、クライアントＰＣ１３０に送信して、処理を終了する。
【００６７】
次に図１０のフローチャートを用いて、文書管理装置である文書サーバ装置１１０におけるバッチ処理の詳細について説明する。本処理は、所定の時刻になったときに実行されるものとする。この時刻は任意に決定できることは言うまでもない。
【００６８】
ステップＳ１００１では、文書サーバ１１０は、図９に示されるバッチリストを読み込む。そして、ステップＳ１００２では、文書サーバ１１０は、読み込んだバッチリストからバッチ番号順に、検索条件を取得して、この検索条件に従って、検索のクエリを生成する。
【００６９】
そして、ステップＳ１００３では、文書サーバ１１０は、このクを用いて電子データを管理しているデータベースで検索処理を行い、検索結果を取得する。この検索処理については既知の技術であるため、詳細は省略する。
【００７０】
そして、ステップＳ１００４では、文書サーバ１１０は、取得した検索結果を変換して、ＣＳＶ形式の一覧ファイルを生成する。そして、ステップＳ１００５では、所定のディレクトリに生成したＣＳＶ形式の一覧ファイルを格納して処理を終了する。
【００７１】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００７２】
本実施の形態によれば、検索結果からデータのダウンロード指示を行った場合に、予め必要なデータのＣＳＶ形式一覧ファイルをバッチ処理で用意しておくため、毎回ＣＳＶファイルの生成を行う必要がなくなり、ダウンロードが終了するまでの時間を削減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態の文書処理装置及び文書管理装置のハードウエア構成を示す図である。
【図３】本発明の実施形態の文書管理システムの基本的な処理手順を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態の一括出力指示を行うボタンを備える表示画面の一例である。
【図５】本発明の実施形態の検索条件を入力するための表示画面の一例である。
【図６】本発明の実施形態の検索結果の一覧を表示する表示画面の一例である。
【図７】本発明の実施形態のＣＳＶ取得要求処理を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態のＣＳＶ取得処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態のバッチリストの一例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態のバッチ処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７４】
１００  ローカルエリアネットワーク
１１０  文書サーバ
１１１  外部メモリ
１１２  モジュール構造
１２０  複合機
１３０  クライアント装置
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９  キーボード
２１０  表示装置（ＣＲＴ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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