(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント装置からの要求に応じて、電子文書サーバ装置側に格納されている電子文書を閲覧に供する電子文書提供方法において、
電子文書サーバ装置側のコンピュータ装置によって、多様なファイル形式の原始情報を、統一形式の電子文書に変換して保存し、
更に、予め、前記統一形式の電子文書を、汎用ブラウザ・プログラムにより閲覧するクライアント装置に、ページ単位で転送可能、且つ、ページ内での範囲を指定した検索が可能な独自形式の電子文書に変換して保存し、
該独自形式の電子文書を読み出し、ページ単位でクライアント装置に転送し、前記閲覧に供すると共に、
クライアント装置における利用者のダウンロード可否の認証処理を、電子文書サーバ装置側のコンピュータ装置によって行い、ダウンロード可と判定された場合には、前記統一形式の電子文書をクライアント装置にダウンロードすることによって、閲覧に供することを特徴とする電子文書提供方法。
【請求項２】
クライアント装置からの要求に応じて、電子文書サーバ装置側に格納されている電子文書を閲覧に供する電子文書提供サーバ装置において、
多様なファイル形式の原始情報を、統一形式の電子文書に変換する情報受信変換処理部と、
該統一形式の電子文書を保存する標準化情報格納部と、
予め、前記統一形式の電子文書を、汎用ブラウザ・プログラムにより閲覧するクライアント装置に、ページ単位で転送可能、且つ、ページ内での範囲を指定した検索が可能な独自形式の電子文書に変換する文書登録変換処理部と、
該独自形式の電子文書を保存する登録文書情報格納部と、
該独自形式の電子文書を読み出し、ページ単位でクライアント装置に転送し、閲覧に供すると共に、クライアント装置における利用者のダウンロード可否の認証処理を、電子文書サーバ装置側のコンピュータ装置によって行い、ダウンロード可と判定された場合には、前記統一形式の電子文書をクライアント装置にダウンロードすることによって、閲覧に供する閲覧処理部と、
を備えたことを特徴とする電子文書サーバ装置。
【請求項３】
請求項１に記載の電子文書提供方法、及び、請求項２に記載の電子文書サーバ装置の、いずれか１つを実施するためのコンピュータ・プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本願発明は、クライアント装置からの要求に応じて、電子文書サーバ装置側に格納されている電子文書を閲覧に供する電子文書提供方法に係り、特に、外部への情報漏出の危険性を低下させてセキュリティ安全性を確保しつつ、多様で多量の情報の電子的な閲覧を提供することで、組織内における情報の流通効率の向上、ひいては業務効率の向上を図ることができる電子文書提供方法、電子文書サーバ装置、又、これら方法及び装置に係るコンピュータ・プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書や電子帳票の閲覧に用いる電子文書サーバ装置や、該電子文書サーバ装置に接続するクライアント装置は、電子文書や電子帳票に専用のものを利用するなど種々の制限がある。汎用のハードウェアやソフトウェアを用いる場合でも、専用のアプリケーション・プログラムをインストールしたり、ダウンロードしたりする必要がある。
【０００３】
図１は、従来からの一般的な電子文書サーバ装置１０からクライアント装置５への電子文書の閲覧を示すブロック図である。
【０００４】
閲覧対象になるものとして、帳票形式の電子帳票、ワープロソフトウェアで作成された文書形式の電子文書、紙媒体の文書を二次元画像として読み取った電子化文書など、様々なものが存在する。従来、通常は図中太線で示すように、これらは専用のクライアント装置５により閲覧されている。
【０００５】
図２は、従来からの電子文書のダウンロードによる閲覧を示すブロック図である。
【０００６】
ここでは、いわゆるＰＤＦ（Portable  Document  Format）形式を例とし、電子文書のダウンロードによる閲覧を示す。
【０００７】
ＰＤＦ形式では、上述した本来からの電子文書に加え、電子帳票や電子化文書も、統一形式の電子文書として一元的に取り扱うことができる。電子文書サーバ装置１０が備える電子文書データベース装置１７には、このような、ＰＤＦ形式の電子文書が保存されている。
【０００８】
ここで、このように狭義の電子文書に、電子帳票や電子化文書などを含めて広義の電子文書とし、以下において特に断らない場合は、このようなものを電子文書とする。又、ワープロソフトウェアで作成された文書形式のものは、本来からの電子文書と呼ぶ。
【０００９】
図２において、このような広義の電子文書の閲覧に際して、電子文書サーバ装置１０側では、サーブレット処理部２２やＧＵＩ処理部２３におけるアプリケーション・プログラムを介在させ、クライアント装置５側では、ウエブブラウザ処理部２４を介在させる。文書一覧表示処理部２５やダウンロード処理部２６は、汎用のウエブブラウザ・ソフトウェアなどを利用するウエブブラウザ処理部２４により実現される。
【００１０】
そして、ウエブブラウザ処理部２４における文書一覧表示処理部２５から、利用者は、電子文書を一覧表示し、閲覧しようとする電子文書を選択指定する。又、選択指定したものを、ダウンロード処理部２６により、図中太線で示すようにクライアント装置５側に一旦ダウンロードし、例えば文書ファイル格納部２７に一旦保存する。この後、ダウンロードした電子文書は、クライアント装置５において、ＰＤＦビューアなどと称させるアプリケーション・プログラムを実体とする、文書表示処理部２８により表示閲覧することができる。
【００１１】
特許文献１では、例えばＰＤＦ形式の電子文書のように、統一形式の電子帳票に変換し、閲覧に供するための技術が開示されている。この特許文献１は、法律（電子帳簿保存法その他）が定める要件を満たす場合、ＣＯＭ（Computer  Output  Microfilm）フィルムで管理・保存される法定帳簿とすることができる電子帳票にも適用できるものとなっている。
【００１２】
又、電子帳票であれば、サーバ装置に納めて、ネットワークを介して関係者に閲覧することで、組織内における情報の流通効率が向上される。
【００１３】
【特許文献１】特開２００６−３４３９７６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１４】
しかしながら、例えば前述の図１の場合、類似する設備が無駄になり、又複数のクライアント装置５の利用は作業も煩雑になる。
【００１５】
ここで、図３は、前述の図１の変形例となる、一般的な電子文書サーバ装置１０からクライアント装置５への電子文書の閲覧を示すブロック図である。
【００１６】
図１に示した構成は、この図３のように、電子帳票の閲覧、電子文書の閲覧、及び電子化文書の閲覧に亘り、ハードウェアやソフトウェアを共通化することも考えられる。図３では、サーブレット処理部２２の一部、又ＧＵＩ処理部２３が共通化されている。
【００１７】
しかしながら、すべて共通化できるものではなく、このため、余分なソフトウェアの開発、利用者の煩雑な操作といった問題がある。例えば図３において、クライアント装置５のハードウェアを共通化しても、閲覧に用いるソフトウェアを共通化することは難しい。又、通常、それぞれの閲覧に際して、個別にログイン操作が必要になる。ログイン操作は、ＩＤ（IDentification）やパスワードといった煩雑な入力を要する。
【００１８】
更に、ＰＤＦ文書を閲覧する場合、クライアント装置５には文書ファイル全体をまずダウンロードする必要がある。ダウンロードされたものは、漏出というセキュリティ上の危険性が存在し、閲覧が対象電子文書の極一部分であっても、電子文書の文書ファイル全体がダウンロードされるのであれば、このファイル全体が漏出する危険性があり、セキュリティ上、好ましくないという問題がある。
【００１９】
本発明は、前記従来の問題点を解決するべくなされたもので、外部への情報漏出の危険性を低下させてセキュリティ安全性を確保しつつ、多様で多量の情報の電子的な閲覧を提供することで、組織内における情報の流通効率の向上、ひいては業務効率の向上を図ることができる電子文書提供方法及び電子文書サーバ装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００２０】
まず、本願の第１発明の電子文書提供方法は、クライアント装置からの要求に応じて、電子文書サーバ装置側に格納されている電子文書を閲覧に供する電子文書提供方法において、電子文書サーバ装置側のコンピュータ装置によって、多様なファイル形式の原始情報を、統一形式の電子文書に変換して保存し、更に、予め、前記統一形式の電子文書を、汎用ブラウザ・プログラムにより閲覧するクライアント装置に、ページ単位で転送可能、且つ、ページ内での範囲を指定した検索が可能な独自形式の電子文書に変換して保存し、該独自形式の電子文書を読み出し、ページ単位でクライアント装置に転送し、前記閲覧に供すると共に、クライアント装置における利用者のダウンロード可否の認証処理を、電子文書サーバ装置側のコンピュータ装置によって行い、ダウンロード可と判定された場合には、前記統一形式の電子文書をクライアント装置にダウンロードすることによって、閲覧に供することにより、前記課題を解決したものである。
ページ単位でクライアント装置に転送するので、電子文書全体をダウンロードする場合に比べ、外部への情報漏出の危険性を低下させることができる。又、多様なファイル形式の原始情報を取り扱う場合にも、統一形式の電子文書に変換して保存し、閲覧に供することができ、組織内における情報の流通効率の向上、ひいては業務効率の向上を図ることができる。又、ページ単位でのクライアント装置への転送による閲覧が前提となっているため、ダウンロードという、電子文書に対する柔軟なアクセスを提供しつつも、該ダウンロードを極力限定することができ、従って、外部への情報漏出の危険性を低下させることができる。
【００２１】
又、このように予め独自形式に変換しておくことで、ページ単位でのクライアント装置への転送処理、又、ページ内での範囲を指定した検索処理が容易になる。
【００２２】
更に、前記電子文書提供方法において、前記独自形式の電子文書に対する、参照権、又、クライアント装置における閲覧、印刷、及び検索を少なくとも含む操作の、それぞれの実行の可否を個別に定める実行権が、利用者単位、及びグループ単位で設定可能になっていることによって、閲覧に供することも可能である。この場合、きめ細かに参照権や実行権を設定できるので、電子文書に対するアクセスの頻度や範囲を限定することができ、外部への情報漏出の危険性を低下させることができる。
【００２４】
又、前記電子文書提供方法において、前記統一形式の電子文書に対する、参照権、又、前記ダウンロードのクライアント装置における閲覧、印刷、及び検索を少なくとも含む操作の、それぞれの実行の可否を個別に定める実行権が、利用者単位、及びグループ単位で設定可能とすることもできる。この場合、ダウンロードという、電子文書に対するアクセスについても、きめ細かに参照権や実行権を設定できるので、該ダウンロードの頻度や範囲を限定することができ、外部への情報漏出の危険性を低下させることができる。
【００２５】
次に、本願の第２発明の電子文書サーバ装置は、クライアント装置からの要求に応じて、電子文書サーバ装置側に格納されている電子文書を閲覧に供する電子文書提供サーバ装置において、多様なファイル形式の原始情報を、統一形式の電子文書に変換する情報受信変換処理部と、該統一形式の電子文書を保存する標準化情報格納部と、予め、前記統一形式の電子文書を、汎用ブラウザ・プログラムにより閲覧するクライアント装置に、ページ単位で転送可能、且つ、ページ内での範囲を指定した検索が可能な独自形式の電子文書に変換する文書登録変換処理部と、該独自形式の電子文書を保存する登録文書情報格納部と、該独自形式の電子文書を読み出し、ページ単位でクライアント装置に転送し、閲覧に供すると共に、クライアント装置における利用者のダウンロード可否の認証処理を、電子文書サーバ装置側のコンピュータ装置によって行い、ダウンロード可と判定された場合には、前記統一形式の電子文書をクライアント装置にダウンロードすることによって、閲覧に供する閲覧処理部と、を備えたことにより、前記課題を解決したものである。ページ単位でクライアント装置に転送するので、電子文書全体をダウンロードする場合に比べ、外部への情報漏出の危険性を低下させることができる。又、多様なファイル形式の原始情報を取り扱う場合にも、統一形式の電子文書に変換して保存し、閲覧に供することができ、組織内における情報の流通効率の向上、ひいては業務効率の向上を図ることができる。更に、
予め独自形式に変換しておくことで、ページ単位でのクライアント装置への転送処理、又、ページ内での範囲を指定した検索処理が容易になる。
【００２６】
続いて、本願の第３発明のコンピュータ・プログラムは、前記第１発明の電子文書提供方法、又は、前記第２発明の電子文書サーバ装置を実施するためのコンピュータ・プログラムを提供するようにしたことにより、前記課題を解決したものである。
【発明の効果】
【００２７】
本願発明によれば、電子文書はダウンロードすることなく閲覧に供することができ、情報漏出の危険性は格段に抑えることができる。又、電子文書のダウンロードがどうしても必要となる状況も、非常に限られたものであるため、ダウンロードしようとする利用者の資格認証、例えばＩＤやパスワードを伴った管理を厳しくしても、業務の負担になることがない。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
以下、図を用いて本発明の実施の形態を詳細に説明する。
【００２９】
図４は、本発明が適用された実施形態の全体的なハードウェア構成を示すブロック図である。
【００３０】
以下に述べる第１実施形態、又第２実施形態の電子文書サーバ装置１０は、図４のように、ネットワーク１に設けても、ネットワーク３に設けてもよい。該電子文書サーバ装置１０は、関係する部署に配置されるクライアント装置５によってアクセスされる。これらクライアント装置５、電子文書サーバ装置１０は、直接ネットワーク１に接続され、あるいは、適宜ネットワーク３やゲートウェイ装置７を介してネットワーク１に接続可能になっており、このようなアクセスの接続が可能になっている。該アクセスの接続によって、本願発明を適用した情報の検索が可能になっている。
【００３１】
図５は、本実施形態の各装置に用いるハードウェアの構成を示すブロック図である。
【００３２】
この図５においては、電子文書サーバ装置１０や、クライアント装置５の各装置として利用可能な、ある種のコンピュータ装置のハードウェア構成が示される。しかしながら、各装置は、このようなものに限定されるものではない。
【００３３】
図５の該コンピュータ装置は、ＯＳ（Operating  System）は一例として米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）を搭載する、一般的なＰＣ（Personal  Computer）装置であってもよく、特に限定されものではない。あるいは、ＰＣ装置以外のハードウェアを用いてもよく、例えばＥＷＳ（Engineering  Work  Station）などの、いわゆるワークステーションなどのハードウェアを用いるようにしてもよい。なお、この図において、ハードウェア構成は、説明の関係上一部抽象化されている。
【００３４】
なお、本実施形態において、クライアント装置５では、汎用ブラウザ・プログラムとして、米国マイクロソフト社のインターネット・エクスプローラ（登録商標）が用いられている。しかしながら、本発明はこれを具体的に限定するものではない。例えば、ＨＴＭＬ（hypertext  markup  language）形式やＸＭＬ（extensible  markup  language）形式などの汎用形式の電子文書を表示することができる、汎用ブラウザ・プログラムを用いることができる。
【００３５】
なお、ＨＴＭＬ形式やＸＭＬ形式その他、このように汎用ブラウザ・プログラムにおいて表示することができる電子文書の形式を、以下汎用形式と呼ぶ。
【００３６】
この図において、コンピュータ装置は、ＣＰＵ（Central  Processing  Unit）３１０と、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）３１１と、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）３１２と、ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ（Inter  Face）３１３と、ＭＯＤＥＭ（modulator-demodulator）３１４と、種々のＩ／Ｆ３２０〜３２２とを有している。これらは、バス３０１によって相互接続されている。
【００３７】
又、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２０を介して、画面表示装置３３０が接続されている。又、バス３０３によって相互接続されている、キーボード３３１と、マウス３３２と、プリンタ装置３３３とは、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２１を介して接続されている。
【００３８】
更に、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２２を介して、ＨＤＤ（Hard  Disc  Drive）装置３４０と、ＣＤ（Compact  Disc）ドライブ装置３４１と、ＦＤＤ（Floppy（登録商標）  Disc  Drive）装置３４２とが接続されている。これらはバス３０２によって相互接続されている。
【００３９】
以上のようなハードウェア構成において、記憶手段、又記憶装置は、ＲＡＭ３１１、ＲＯＭ３１２、ＨＤＤ装置３４０、ＣＤドライブ装置３４１、ＦＤＤ装置３４２などである。このような記憶手段や記憶装置において、ＣＰＵ３１０で実行される様々なプログラムや、本実施形態においてアクセスされるデータベースや諸ファイルやデータが保存され、電子的にアクセスができるようになっている。例えば、ＯＳや、データベースやＪＡＶＡ（登録商標）やＪＳＰ（Java（登録商標）  Server  Page）などのソフトウェア資源を利用する環境を提供するためのプログラム、本実施形態に係るアプリケーション・プログラム、又ウェブ・ブラウザ・プログラムは、ＨＤＤ装置３４０に格納されていて、実行時には、ＲＡＭ３１１に読み出されてＣＰＵ３１０によって実行される。なお、ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ３１３は、ネットワーク３やネットワーク１に対する接続などに用いられるものであり、ＣＰＵ３１０で実行されるアプリケーション・プログラムには、クライアント装置５において、ネットワーク１経由で取得される、ＪＡＶＡ（登録商標）のアプレットや、電子文書サーバ装置１０におけるＡＳＰ（Active  Server  Page）の機能によって提供されるものも含まれる。
【００４０】
又、ＯＳやアプリケーション・プログラムその他の実行に際して、オペレータは、画面表示装置３３０に表示出力される情報を参照しつつ、キーボード３３１によって文字入力や諸操作を行ったり、マウス３３２によって座標入力や諸操作の入力を行ったりする。例えば、マウス３３２によって、一覧表示される電子文書の選択をしたり、閲覧中の電子文書において、検索などの範囲指定を行ったり、その他、クリック操作や、いわゆるドラッグ・アンド・ドロップ操作により様々な操作を行ったりする。又、適宜、プリンタ装置３３３からは必要な情報を印字出力したりすることができる。言うまでもなく、これら諸出力や入力は、ＣＰＵ３１０で実行されるプログラムによって、電子的な処理によって行われるものである。
【００４１】
なお、ＣＤドライブ装置３４１やＦＤＤ装置３４２は、本願発明を適用して実施する際の、アプリケーション・プログラムのインストールや、その他のオフラインでの情報交換に用いられる。
【００４２】
図６は、本発明が適用された第１実施形態の電子文書サーバ装置１０に係る構成を示すブロック図である。
【００４３】
本実施形態では、まず、情報受信変換処理部３２により、多様なファイル形式の原始情報を、統一形式の電子文書に変換して、標準化情報格納部１７に保存しておく。そして、閲覧処理部３５は、クライアント装置５からの要求に応じて、該保存の電子文書を、図６において太線で示すように、ページ単位でクライアント装置５に転送し、クライアント装置５の利用者の閲覧に供する。
【００４４】
まず、本実施形態では、いわゆるＰＤＦ形式の電子文書を原始情報として取り込むことができ、ＰＤＦ形式の電子文書は、帳票形式の電子帳票と称して、電子帳票データベース１２に予め格納されている。又、ＰＤＦ形式電子文書以外であって、汎用アプリケーション・プログラム、例えば、米国マイクロソフト社のエクセル（登録商標）やワード（登録商標）などによって取り扱われる電子文書の原始情報は、電子文書データベース１３に予め格納されている。
【００４５】
更に、紙媒体の文書を二次元画像として読み取った電子化文書は、電子化文書データベース１４に格納されている。この電子化文書には、ＰＤＦ形式の文書に加えて、ＴＩＦＦ（Tagged  Image  File  Format）形式やＧＩＦ（Graphics  Interchange  Format）形式といった、画像ファイル形式のものも含まれる。なお、紙文書読取り装置１５は、紙媒体の文書を二次元画像として読み取るためのスキャナ装置であり、読取り結果は、ＴＩＦＦ形式やＧＩＦ形式などであって、又、ＰＤＦ形式に変換され、電子化文書データベース１４に保存されることになる。
【００４６】
なお、上述した各データベース１２〜１４、又紙文書読取り装置１５は、電子文書サーバ装置１０に内蔵してもよく、あるいは電子文書サーバ装置１０の外部のものであってもよい。
【００４７】
本実施形態では、このような多様な電子帳票、電子文書、電子化文書、又、紙媒体の文書を読み取った画像ファイルは、情報受信変換処理部３２により、ＰＤＦ形式の統一形式の電子文書に変換して、標準化情報格納部１７に保存する。電子文書や電子化文書には、元々ＰＤＦ形式のものも存在するが、ＰＤＦ形式内のサブセットの諸調整の変換を適宜行う。
【００４８】
なお、閲覧処理部３５における処理は、そのサーブレット処理部２２によって行われる。サーブレット処理部２２は、ＪＡＶＡ（登録商標）のサーブレットを中心としてプログラムされたものであり、ＪＡＶＡ（登録商標）のＧＵＩ環境を利用して、ＧＵＩ処理も取り扱われる。
【００４９】
次に、図７は、本発明が適用された第２実施形態の電子文書サーバ装置１０に係る構成を示すブロック図である。
【００５０】
本実施形態は、前述した第１実施形態と同様、統一形式の電子文書に変換され、標準化情報格納部１７に保存されている電子文書を、ページ単位でクライアント装置５に転送し、クライアント装置５の利用者の閲覧に供するものである。
【００５１】
但し、予め、文書登録変換処理部３７により、予め、標準化情報格納部１７にあるＰＤＦ形式（統一形式）の電子文書を、独自形式の電子文書に変換し、登録文書情報格納部１８に保存しておく。
【００５２】
この独自形式は、汎用ブラウザ・プログラムにより閲覧するクライアント装置５に、ページ単位で転送可能、且つ、ページ内での範囲を指定した検索が可能な形式（以下、単に独自形式と呼ぶ）である。独自形式で予め保存してことにより、クライアント装置５における閲覧に際して、閲覧処理部４２による、ページ単位での電子文書の転送が容易になる。
【００５３】
本願発明の出願時点において、汎用ブラウザ・プログラムとして、米国マイクロソフト社のインターネット・エクスプローラ（登録商標）などがある。又、このような汎用ブラウザ・プログラムでは、ＨＴＭＬ形式やＸＭＬ形式などの汎用形式の電子文書を表示することができる。従って、文書登録変換処理部３７において、前述の独自形式でも、特に、このような汎用形式に変換し易いものに変換することで、後の、閲覧処理部４２の処理が容易になる。
【００５４】
又、閲覧処理部４２は、クライアント装置５からの要求に応じて、登録文書情報格納部１８に保存されている電子文書を、ページ単位でクライアント装置５に転送し、クライアント装置５の利用者の閲覧に供する。
【００５５】
前述の第１実施形態の閲覧処理部３５では、クライアント装置５への転送時に、標準化情報格納部１７に格納されているＰＤＦ形式の文書の該当ページを、クライアント装置５の汎用ブラウザ・プログラムにより表示可能な、汎用形式の電子文書に変換する必要がある。これに対して、本実施形態では、該変換が容易な独自形式に変換した電子文書が登録文書情報格納部１８に予め保存されているので、閲覧処理部４２における処理は能率的に行うことができる。
【００５６】
なお、閲覧処理部４２における処理は、そのサーブレット処理部２２によって行われる。サーブレット処理部２２は、ＪＡＶＡ（登録商標）のサーブレットを中心としてプログラムされたものであり、ＪＡＶＡ（登録商標）のＧＵＩ環境を利用して、ＧＵＩ処理も取り扱われる。
【００５７】
次に、図８は、本実施形態の要部の構成を示すブロック図である。
【００５８】
この図に示されるように、前述の文書登録変換処理部３７は、標準化情報格納部１７に保存されている電子文書を読み出す入力データ受信部３８と、読み出した電子文書の変換処理を行う登録文書変換部３９とを備える。該登録文書変換部３９によって、標準化情報格納部１７に保存される統一形式の電子文書を、独自形式の電子文書に変換し、該電子文書を登録文書情報格納部１８に保存する。
【００５９】
又、閲覧処理部４２は、文書データ参照権管理部４４と、文書データ実行権管理部４５と、登録文書情報受渡し処理部４６と、通信処理部４８とを備える。この登録文書情報受渡し処理部４６は、利用者が汎用ブラウザ・プログラムにより閲覧するクライアント装置５に、登録文書情報格納部１８に保存された閲覧対象の電子文書を、独自形式から汎用形式に変換しつつ、ページ単位で転送する。
【００６０】
ここで、標準化情報格納部１７や登録文書情報格納部１８では、複数の「キャビネット」が適宜設けられ、「キャビネット（書庫）」には複数の「ドロア（引出し）」が適宜設けられ、「ドロア」には複数の「フォルダ」が適宜設けられ、電子文書は、このような「キャビネット」、「ドロア」、「フォルダ」の該当するものに保存される。
【００６１】
本実施形態において、「参照権」とは、このような「キャビネット」、「ドロア」、「フォルダ」において、保存されているファイルに関する情報や、設けられている下層の「ドロア」や「フォルダ」に関する情報を表示させる権限の可否を定めるものである。この「参照権」を管理する処理、又この「参照権」に基づく処理は、文書データ参照権管理部４４において行われる。
【００６２】
例えば、ある利用者がクライアント装置５から、ある「ドロア」に保存されるファイルの名称や、設けられる「フォルダ」の名称を一覧表示する際、この利用者に参照権がないものの名称は表示されない。
【００６３】
次に、「実行権」とは、このような「キャビネット」、「ドロア」、「フォルダ」において、保存されている電子文書に対する、クライアント装置５における閲覧、印刷、及び検索を少なくとも含む操作の実行の、それぞれの権限の可否を個別に定めるものである。この「実行権」を管理する処理、又この「実行権」に基づく処理は、文書データ実行権管理部４５において行われる。
【００６４】
例えば、ある利用者がクライアント装置５から、ある「ドロア」に保存されるファイルの名称を一覧表示し、ある電子文書に対して、閲覧、印刷、及び検索を少なくとも含む操作のいずれかを実行しようとする際、この利用者に該当の実行権がない場合には、これを行うことができない。
【００６５】
なお、本実施形態では、上述のような「参照権」又「実行権」は、標準化情報格納部１７に保存される統一形式の電子文書にも、登録文書情報格納部１８に保存される独自形式の電子文書にも設定可能となっている。又、このような「参照権」又「実行権」は、利用者単位、及びグループ単位で設定可能になっている。
【００６６】
ここで、「参照権」や「実行権」を設定する単位となる、このようなグループは、便宜上、「参照権グループ」、「実行権グループ」と呼んでいる。このような「参照権グループ」や「実行権グループ」は、例えば、利用者の所属する部署単位や、業務単位、職種単位、職位単位に設定されるものである。
【００６７】
次に、クライアント装置５において、通信処理部５２、文書データ選択部５４、文書データ表示部５５、文書データ操作部５６は、汎用ブラウザ・プログラムを中心とし、汎用ブラウザ・プログラムによって利用されるハードウェアやそのファームウェアにより、実現されている。
【００６８】
なお、クライアント装置５において、通信処理部５２、文書データ選択部５４、文書データ表示部５５、文書データ操作部５６に係る処理に、電子文書サーバ装置１０からクライアント装置５にダウンロードされ、汎用ブラウザ・プログラムにおいて実行されるアプレットを用いるようにしてもよい。これにより、より高度な処理が可能になる。但し、利用する汎用ブラウザ・プログラムには、アプレットを実行するための機能が備えられている必要がある。
【００６９】
以下、本実施形態の作用について、フローチャートを参照しながら説明する。
【００７０】
利用者は、クライアント装置５において、電子文書サーバ装置１０の登録文書情報格納部１８に保存されている電子文書を閲覧することができる。登録文書情報格納部１８には、データベース１２〜１４、又紙文書読取り装置１５により読み取られた電子文書の、統一形式とされてから、前述のように独自形式とされた情報が格納されている。
【００７１】
図９は、本実施形態における電子文書登録処理を示すフローチャートである。
【００７２】
利用者が、電子文書サーバ装置１０において閲覧に供しようとする電子文書を登録する場合、まず、ステップＳ１１２では、クライアント装置５において、ＩＤやパスワードを入力し、ログイン操作を行う。この後は、登録しようとする文書毎に、ステップＳ１１４及びステップＳ１１６を繰り返すことになる。
【００７３】
ステップＳ１１４では、登録しようとする文書を情報受信変換処理部３２が読み取り、統一形式のＰＤＦ形式に変換して、標準化情報格納部１７に保存する。
【００７４】
ここで、図１２は、本実施形態において、このように標準化情報格納部１７に保存される統一形式の電子文書を示す線図である。
【００７５】
この電子文書の情報には、ページ単位の文書データが含まれる。又、電子文書の印刷、コピーの可否を示すセキュリティ情報が含まれる。
【００７６】
ステップＳ１１６では、文書登録変換処理部３７の入力データ受信部３８により、今回標準化情報格納部１７に保存された統一形式の電子化文書を読み出し、続いて登録文書変換部３９は、該読み出しの電子化文書を汎用形式の電子化文書に変換し、登録文書情報格納部１８に保存する。
【００７７】
なお、上述のステップＳ１１４又ステップＳ１１６では、登録する電子文書の参照権や実行権の設定も行う。
【００７８】
図１３は、このように登録文書情報格納部１８に保存される独自形式の電子文書を示す線図である。
【００７９】
この独自形式は、図示されるように、文書内容のデータがページ単位になっており、特に、各ページの先頭データや尾端データの格納位置（アドレス）が判り易くなっている。従って、登録文書情報受渡し処理部４６は、登録文書情報格納部１８に保存された閲覧対象の電子文書をクライアント装置５に転送する際、独自形式から汎用形式に変換しつつ、ページ単位で転送する処理が容易になる。又、登録文書情報受渡し処理部４６は、ページ内での範囲を指定した検索が容易になる。
【００８０】
以上のように登録文書情報格納部１８に保存された電子化文書は、クライアント装置５から閲覧することができる。又、標準化情報格納部１７に保存された、ＰＤＦ形式の電子文書は、クライアント装置５の利用者の認証を行いつつダウンロードし、クライアント装置５において取り扱うことができる。
【００８１】
ここで、以上のようにして電子文書を登録すると、本実施形態において権限管理に用いる情報も登録されることになる。
【００８２】
図１４〜図１６は、本実施形態において参照権グループ毎に設定された参照権情報を示す線図である。図１７は、利用者毎に設定された参照権情報を示す線図である。
【００８３】
この参照権グループは、利用者の所属する部署単位や、業務単位、職種単位、職位単位に設定されるものであり、本実施形態では、このようなグループ単位で、参照権の設定が可能になっている。図１４〜図１６に示す「参照権グループ１」〜「参照権グループ３」は、このような参照権グループの例である。このような参照権グループ単位で、又、「社内報」、「特許情報」、「経営情報」といった「文書種類」の単位で、参照の可否が設定されるようになっている。
【００８４】
例えば、総務部、営業部といった部署単位、各部署の総務担当者といった業務単位、各部署の課長その他の主長といった職位単位で、このような参照権グループを定め、特定の参照権の設定を行うようにしてもよい。
【００８５】
又、各利用者が所属する参照権グループは、図１７に示すように設定されている。「利用者１」〜「利用者３」は、利用者の例である。又、これら「利用者１」〜「利用者３」の所属参照権グループが設定される。
【００８６】
図１８〜図２０は、本実施形態において実行権グループ毎に設定された実行権情報を示す線図である。図２１は、利用者毎に設定された実行権情報を示す線図である。更に、図２２は、電子文書毎に設定された実行制限情報を示す線図である。
【００８７】
この実行権グループは、利用者の所属する部署単位や、業務単位、職種単位、職位単位に設定されるものであり、本実施形態では、このようなグループ単位で、実行権の設定が可能になっている。図１８〜図２０に示す「実行権グループ１」〜「実行権グループ３」は、このような実行権グループの例である。このような実行権グループ単位で、又、「文書内容表示」、「文書印刷（文書内容印刷）」、「文書編集」、「文書ダウンロード」といった「操作種類」の単位で、実行の可否が設定されるようになっている。
【００８８】
参照権グループと同じように、例えば、総務部、営業部といった部署単位、各部署の総務担当者といった業務単位、各部署の課長その他の主長といった職位単位で、このような実行権グループを定め、特定の実行権の設定を行うようにしてもよい。
【００８９】
又、各利用者が所属する実行権グループは、図２１に示すように設定されている。「利用者１」〜「利用者３」は、利用者の例である。又、これら「利用者１」〜「利用者３」の所属実行権グループが設定される。
【００９０】
更に、図２２に示すように、「社内報」、「特許情報」、「経営情報」といった「文書種類」の単位で、実行制限の可否の設定、及びその対象になる実行権グループの設定が可能になっている。
【００９１】
この図２２において、例えば「特許情報」は「実行制限」の項に「○」が設定され、「実行制限対象実行権グループ」が「実行権グループ２」になっている。この場合、「特許情報」に対して、「実行権グループ２」は、実行権が制限されることになる。
【００９２】
なお、以上に説明した、図９の電子文書登録処理は、クライアント装置５から電子文書単位で行うものである。更に、本実施形態では、電子文書サーバ装置１０において、多数の電子文書を登録するためのバッチ処理方式も準備されている。このバッチ処理方式についても、その個々の電子文書の登録に際しては、図９のステップＳ１１４の統一形式変換登録処理、又、ステップＳ１１６の独自形式変換登録処理と同様の処理をこの順に行うことになる。
【００９３】
次に、図１０は、本実施形態における電子文書参照・実行処理を示すフローチャートである。
【００９４】
このフローチャートでは、利用者が有する参照権に従って電子文書を一覧表示して選択し、その実行権に従って、選択した電子文書の実行、即ち、該選択の電子文書の内容の閲覧、印刷、検索、編集、その他を行う際の処理が示される。又、この電子文書参照・実行処理では、選択した電子文書を、電子文書サーバ装置１０の標準化情報格納部１７からクライアント装置５にダウンロードする際の処理も示される。
【００９５】
利用者が電子文書を閲覧しようとする場合、まずステップＳ１２０では、クライアント装置５において、まず、ＩＤやパスワードを入力し、ログイン操作を行う。本実施形態では、データベース１２〜１４のいずれにあった電子文書でも、このログイン操作により１回だけ認証されるだけで閲覧できる。
【００９６】
次にステップＳ１２２では、利用者は、クライアント装置５の文書データ選択部５４により、検索キーによる検索を行って、閲覧しようとする電子文書を検索し、電子文書の一覧表示を行う。あるいは、単に、特定の「キャビネット」や「ドロア」や「フォルダ」を指定し、これに保存されている電子文書の一覧表示を行う。
【００９７】
なお、このステップＳ１２２では、文書データ参照権管理部４４において、利用者による一覧表示の可否を、参照権の権限の可否によって判定し、上述のような一覧表示には、利用者の参照権がある電子文書のみ表示されることになる。
【００９８】
まず、利用者が電子文書を閲覧する際、参照権の権限の可否による判定は、図１７に示すような参照権情報により、利用者の所属する参照権グループを求め、且つ、図１４〜図１６に示すような参照権情報により、その参照権グループ毎に設定された参照権情報に基づいて、今回の参照権の権限の可否の判定を行うものである。
【００９９】
続いて、ステップＳ１２４では、該一覧表示に基づいて、閲覧その他をしようとする電子文書を指定する。又、このように電子文書を選択すると、ステップＳ１２６では、登録文書情報受渡し処理部４６の処理により、利用者の有する実行権に従って、選択した電子文書の内容を表示して閲覧したり、印刷、検索、編集その他を行ったりすることができる。
【０１００】
本実施形態では、電子文書のページ内（電子文書の内容）において、範囲を指定し、検索することが容易になっている。例えば、一般的な文書の電子文書であれば、マウス３３２その他を用いるなどして、検索範囲の始め位置と終わり位置をそれぞれ、ページ位置、行位置、及び、桁位置で指定して、検索範囲を指定し、検索することができる。又、他の形式の文書についても、マウス３３２その他を用いるなどして、検索範囲の始め位置と終わり位置をそれぞれ、ページ位置、及び、ページ内の座標位置で指定して、検索範囲を指定し、検索することができる。
【０１０１】
ここで、このステップＳ１２６では、図１１のフローチャートに示される、利用者の実行権の権限の可否を判定する処理を、電子文書サーバ装置１０において行うことになる。
【０１０２】
図１１は、本実施形態において行われる実行権判定処理を示すフローチャートである。
【０１０３】
登録文書情報格納部１８に保存されている電子文書を閲覧したり、編集したりする際には、文書データ実行権管理部４５は、今回の利用者による対象となる電子文書の閲覧や編集の権限の可否を判定する。
【０１０４】
図１１において、ステップＳ１５２では、図２１に示すような実行権情報により、利用者の所属する実行権グループを求め、且つ、図１８〜図２０に示すような実行権情報により、その実行権グループ毎に設定された実行権情報に基づいて、今回の実行権の権限の可否の判定を行う。
【０１０５】
ステップＳ１５２において、実行権が可と判定されると、ステップＳ１５４に進む。あるいは、実行権が不可と判定されると、ステップＳ１６０に進む。
【０１０６】
ステップＳ１５４では、図２２に示すような実行制限情報により、今回の対象になる電子文書において、実行制限が付与されている実行権グループがあるか判定する。図２２の例では、文書種類が「特許情報」の場合、「実行権グループ２」が実行制限が付与されている実行権グループとして登録されているので、文書種類が「特許情報」の電子文書は、「実行権グループ２」は実行権がない。
【０１０７】
ステップＳ１５４において、今回の対象の電子文書の文書種類に、実行制限があると判定された場合はステップＳ１５６に進む。あるいは、実行制限がないと判定された場合、ステップＳ１５４に進む。
【０１０８】
ステップＳ１５６では、図２１に示すような実行権情報により、今回の利用者の所属する実行権グループを求め、且つ、図２２に示すような実行制限情報により、その実行権グループ毎が、実行制限の対象になっているか否か判定する。実行制限の対象になっていると判定された場合はステップＳ１５８に進み、対象になってないと判定された場合はステップＳ１６０に進む。
【０１０９】
なお、本実施形態では、図７において太線の一点鎖線の矢印で示される、以上に説明した電子文書の閲覧に加え、図７において太線の二点鎖線の矢印で示されるように、標準化情報格納部１７に保存された電子文書をダウンロードし、電子文書を閲覧したり、印刷したり、検索したり、又、編集したりすることも可能になっている。
【０１１０】
本実施形態において、通常は、太線の一点鎖線のように閲覧に供するため、上述の電子文書のダウンロードが必要となる状況は、非常に限られたものである。従って、このような電子文書のダウンロードを行う場合は、その利用者の資格認証、例えばＩＤやパスワードを伴った管理を厳しくしても、業務の負担になることがない。
【０１１１】
なお、このような電子文書のダウンロードに際しても、図１０や図１１に示したような処理が行われ、又文書データ実行権管理部４５による実行権の判定が行われる。又、ダウンロードする電子文書に、閲覧、印刷、検索、編集など、該電子文書に対して利用者が行うことができる権限を示す情報を付与するようにしてもよい。
【０１１２】
例えば、このようにダウンロードする電子文書がＰＤＦ形式であれば、印刷や編集やコピーといった操作の可否の権限を示す情報を付与することができる。従って、ダウンロードする際に、文書データ実行権管理部４５により自動的に、その利用者の実行権に応じて該情報を決定し、ＰＤＦ形式の電子文書自体のデータに盛り込むように付与するようにしてもよい。
【０１１３】
例えば、ＰＤＦ形式については、「ＰＤＦ  １．７」で規定される仕様その他、その仕様の標準化が進められ、ＩＳＯ（国際標準化機構）による標準化も促進されている。ここで、ＰＤＦ形式のような汎用形式において、このように標準化された仕様に従って、上述のような、操作の可否の権限を示す情報の、その汎用形式の電子文書自体のデータへの盛り込みを、自動的に行うようにしてもよい。この標準化された仕様は、事実上の標準（デファクト・スタンダード）の仕様であってもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１１４】
【図１】従来からの一般的な電子文書サーバ装置１０からクライアント装置５への電子文書の閲覧を示すブロック図
【図２】従来からの電子文書のダウンロードによる閲覧を示すブロック図
【図３】図１の変形例となる電子文書サーバ装置１０の従来例の構成を示すブロック図
【図４】本発明が適用された第１実施形態及び第２実施形態の全体的なハードウェア構成を示すブロック図
【図５】上記実施形態の各装置に用いるハードウェアの構成を示すブロック図
【図６】前記第１実施形態の電子文書サーバ装置に係る構成を示すブロック図
【図７】前記第２実施形態の電子文書サーバ装置に係る構成を示すブロック図
【図８】前記第２実施形態の要部の構成を示すブロック図
【図９】前記第２実施形態における電子文書登録処理を示すフローチャート
【図１０】前記第２実施形態における電子文書参照・実行処理を示すフローチャート
【図１１】前記第２実施形態において行われる実行権判定処理を示すフローチャート
【図１２】前記第２実施形態において標準化情報格納部に保存される統一形式の電子文書を示す線図
【図１３】前記第２実施形態において登録文書情報格納部に保存される独自形式の電子文書を示す線図
【図１４】前記第２実施形態において参照権グループ毎に設定された参照権情報を示す第１の線図
【図１５】上記参照権情報を示す第２の線図
【図１６】前記参照権情報を示す第３の線図
【図１７】前記第２実施形態において利用者毎に設定された参照権情報を示す線図
【図１８】前記第２実施形態において実行権グループ毎に設定された実行権情報を示す第１の線図
【図１９】上記実行権情報を示す第２の線図
【図２０】前記実行権情報を示す第３の線図
【図２１】前記第２実施形態において利用者毎に設定された実行権情報を示す線図
【図２２】前記第２実施形態において電子文書毎に設定された実行制限情報を示す線図
【符号の説明】
【０１１５】
１、３…ネットワーク
５…クライアント装置
７…ゲートウェイ装置
１０…電子文書サーバ装置
１２…電子帳票データベース
１３…電子文書データベース
１４…電子化文書データベース
１５…紙文書読取り装置
１７…標準化情報格納部
１８…登録文書情報格納部
２２…サーブレット処理部
２３…ＧＵＩ処理部
３２…情報受信変換処理部
３５、４２…閲覧処理部
３７…文書登録変換処理部
３８…入力データ受信部
３９…登録文書変換部
４４…文書データ参照権管理部
４５…文書データ実行権管理部
４６…登録文書情報受渡し処理部
４８、５２…通信処理部
５４…文書データ選択部
５５…文書データ表示部
５６…文書データ操作部
３０１〜３０３…バス
３１０…ＣＰＵ
３１１…ＲＡＭ
３１２…ＲＯＭ
３１３…ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ
３１４…ＭＯＤＥＭ
３２０〜３２２…Ｉ／Ｆ
３３０…画面表示装置
３３１…キーボード
３３２…マウス
３３３…プリンタ装置
３４０…ＨＤＤ装置
３４１…ＣＤドライブ装置
３４２…ＦＤＤ装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
0004922247.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
0004922247.tif 000017
【図１７】
0004922247.tif 000018
【図１８】
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【図１９】
0004922247.tif 000020
【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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