(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末装置とドキュメント管理装置とインデックス管理装置とによって構成される文書管理システムにおいて、
前記端末装置は、
登録対象の文書を選択する第１選択手段と、
前記登録対象の文書に関する検索用インデックス情報の登録先となるインデックス管理装置を選択する第２選択手段と、
前記登録対象の文書に関する検索用インデックス情報を設定するインデックス情報設定手段と、
前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置にアクセス可能なドキュメント管理装置に対して、前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置の情報と前記インデックス情報設定手段で設定された検索用インデックス情報と前記登録対象の文書とを含むオブジェクト情報を送信する送信手段と、を備え、
前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置にアクセス可能なドキュメント管理装置は、
前記端末装置から送信された、前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置の情報と前記インデックス情報設定手段で設定された検索用インデックス情報と前記登録対象の文書とを含むオブジェクト情報を記憶する文書記憶手段と、
前記文書記憶手段に記憶された前記オブジェクト情報に含まれている前記検索用インデックス情報を、前記文書記憶手段に記憶された前記オブジェクト情報に含まれている前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置へ送信して該検索用インデックス情報の登録依頼を行う登録依頼手段と、を備え、
前記インデックス管理装置は、
前記登録依頼手段から登録依頼された前記検索用インデックス情報を記憶するインデックス記憶手段と、
前記端末装置からの検索依頼に応じて、前記インデックス記憶手段に記憶している前記検索用インデックス情報を検索する検索手段と、を備え、
前記ドキュメント管理装置の前記文書記憶手段は、前記インデックス記憶手段により前記検索用インデックス情報の記憶が正常に行われたことに応じて、該文書記憶手段に記憶されている前記オブジェクト情報に、インデックス情報が記憶されたことを示す情報を追加して記憶することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記端末装置は、
所望の文書を検索するためのキーワードを含む検索依頼を前記インデックス管理装置に対して行う検索依頼手段と、
前記検索依頼に応答して前記インデックス管理装置で検索された結果の検索結果リストを取得する取得手段と、
前記取得した検索結果リストの中からユーザにより選択された文書の取得依頼を、当該選択された文書を記憶している前記ドキュメント管理装置に発行する文書取得依頼手段と、
前記文書の取得依頼に応じて前記ドキュメント管理装置から送信された文書を取得する文書取得手段と、を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記インデックス情報設定手段は、前記登録対象の文書から自動抽出した情報とユーザの手動操作によって入力された情報とを、前記検索用インデックス情報として設定することを特徴とする請求項１または２のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システムにおける前記ドキュメント管理装置として機能することを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システムにおける前記端末装置として機能することを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システムにおける前記インデックス管理装置として機能することを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
コンピュータを、請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システムにおける前記ドキュメント管理装置として機能させるためのプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【請求項８】
コンピュータを、請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システムにおける前記端末装置として機能させるためのプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【請求項９】
コンピュータを、請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システムにおける前記インデックス管理装置として機能させるためのプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書を検索可能に管理する文書管理システム、情報処理装置および記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書を検索可能に管理する文書管理システムとして、文書にインデックス情報を対応付け、文書およびそのインデックス情報をドキュメントサーバに登録するとともに、インデックス情報を、ＳＱＬサーバなどを利用したインデックスサーバに登録し、このインデックスサーバに登録したインデックス情報を用いて登録されている文書を検索可能に管理するものがある。
【０００３】
この文書管理システムにおいては、ユーザの端末側で文書登録アプリケーションを実行し、この文書登録アプリケーションにより、文書およびインデックス情報のドキュメントサーバへの登録と、インデックス情報のインデックスサーバへの登録とを行うように構成されている。具体的には、文書登録アプリケーションは、ドキュメントサーバ、インデックスサーバの双方を管理し、それぞれが管理する情報に矛盾が生じないように、文書の格納場所、その文書に対するインデックス情報の格納場所の指定および登録、それら情報の更新および削除などをドキュメントサーバ、インデックスサーバのそれぞれに対して行う。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上述した従来の文書管理システムでは、ユーザの端末側で実行される文書登録アプリケーションにより、文書およびインデックス情報のドキュメントサーバへの登録と、インデックス情報のインデックスサーバへの登録とを行うから、大量の文書の登録、更新、削除などを行う場合には、文書登録アプリケーションの負荷がすなわちユーザの端末の負荷が大きくなり、処理に掛る時間が長くなる。
【０００５】
本発明の目的は、端末装置に大きな負荷を掛ることなく、文書を登録することができる文書管理システム、情報処理装置および記憶媒体を提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明は、端末装置とドキュメント管理装置とインデックス管理装置とによって構成される文書管理システムにおいて、前記端末装置は、登録対象の文書を選択する第１選択手段と、前記登録対象の文書に関する検索用インデックス情報の登録先となるインデックス管理装置を選択する第２選択手段と、前記登録対象の文書に関する検索用インデックス情報を設定するインデックス情報設定手段と、前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置にアクセス可能なドキュメント管理装置に対して、前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置の情報と前記インデックス情報設定手段で設定された検索用インデックス情報と前記登録対象の文書とを含むオブジェクト情報を送信する送信手段と、を備え、前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置にアクセス可能なドキュメント管理装置は、前記端末装置から送信された、前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置の情報と前記インデックス情報設定手段で設定された検索用インデックス情報と前記登録対象の文書とを含むオブジェクト情報を記憶する文書記憶手段と、前記文書記憶手段に記憶された前記オブジェクト情報に含まれている前記検索用インデックス情報を、前記文書記憶手段に記憶された前記オブジェクト情報に含まれている前記第２選択手段で選択されたインデックス管理装置へ送信して該検索用インデックス情報の登録依頼を行う登録依頼手段と、を備え、前記インデックス管理装置は、前記登録依頼手段から登録依頼された前記検索用インデックス情報を記憶するインデックス記憶手段と、前記端末装置からの検索依頼に応じて、前記インデックス記憶手段に記憶している前記検索用インデックス情報を検索する検索手段と、を備え、前記ドキュメント管理装置の前記文書記憶手段は、前記インデックス記憶手段により前記検索用インデックス情報の記憶が正常に行われたことに応じて、該文書記憶手段に記憶されている前記オブジェクト情報に、インデックス情報が記憶されたことを示す情報を追加して記憶することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、上記文書管理システムにおけるドキュメント管理装置、端末装置、またはインデックス管理装置として機能する情報処理装置を提供する。
【０００９】
また、本発明は、コンピュータを、上記文書管理システムにおけるドキュメント管理装置、端末装置、またはインデックス管理装置として機能させるためのプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体を提供する。
【００３１】
【発明の実施の形態】
以下に、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【００３２】
図１は本発明の文書管理システムの実施の一形態の構成を示すブロック図、図２は図１の文書管理システムにおけるインデックス情報と文書との対応付け関係を示す図である。
【００３３】
文書管理システムは、図１に示すように、複数のユーザ端末をそれぞれ有する複数のグループ１０１，１０２と、グループ１０１がアクセス可能なインデックスサーバ１０３と、グループ１０２がアクセス可能なインデックスサーバ１０４と、各インデックスサーバ１０３，１０４がアクセス可能な上位のインデックスサーバ１０５とを備える。インデックスサーバ１０３は、グループ１０１のユーザ端末のみがアクセス可能なドキュメントファイルのインデックスデータ１０３ａを保持し、このインデックスデータ１０３ａを参照してグループ１０１からの所望の文書が登録されているか否かの問合せに対応する。インデックスサーバ１０４は、グループ１０２のユーザ端末のみがアクセス可能なドキュメントファイルのインデックスデータ１０４ａを保持し、このインデックスデータ１０４ａを参照してグループ１０２からの所望の文書が登録されているか否かの問合せに対応する。インデックスサーバ１０５は、グループ１０１およびグループ１０２が共通にアクセス可能なドキュメントファイルのインデックスデータ１０５ａを保持する。例えば、グループ１０１のユーザ端末からグループ１０２と共通のドキュメントファイル内に所望の文書が登録されているか否かを問い合わせる場合、このユーザ端末からの問合せを受けたインデックスサーバ１０３は、インデックスサーバ１０５に問い合わせ、インデックスサーバ１０５は、このインデックスデータ１０５ａを参照してこの問合せに対応する。
【００３４】
各インデックス１０３，１０４，１０５に保持されているインデックスデータ１０３ａ，１０４ａ，１０５ａが示す文書は、図２に示すように、ドキュメントサーバ２０１，２０２に保持されている。各ドキュメントサーバ２０１，２０２は、ドキュメントファイル２０１ａ，２０２ａを保持し、各ドキュメントファイル２０１ａ，２０２ａ中の文書は、各インデックス１０３，１０４，１０５に保持されているインデックスデータ１０３ａ，１０４ａ，１０５ａ中のインデックス情報と対応付けられている。
【００３５】
次に、上記各グループ１０１，１０２のユーザ端末、各インデックスサーバ１０３，１０４および各ドキュメントサーバ２０１，２０２に共通な基本構成について図３を参照しながら説明する。図３は図１の文書管理ステムにおけるユーザ端末、インデックスサーバおよびドキュメントサーバに共通な基本構成を示すブロック図である。
【００３６】
上記各グループ１０１，１０２のユーザ端末、各インデックスサーバ１０３，１０４および各ドキュメントサーバ２０１，２０２に共通な基本構成においては、図３に示すように、ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）３０３に格納されているプログラムに従ってＯＳを起動し、このＯＳ上でハードディスク装置３０５（ＨＤ）またはフロッピディスク装置（ＦＤ）３０６から読み出したアプリケーションプログラム、またはネットワークＩ／Ｆカード（ネットワークインタフェースカード）３１０を介して外部から取り込んだアプリケーションプログラムを実行するＣＰＵ３０２と、ＣＰＵ３０２の演算処理の結果を一時的に保持するなどの作業領域を提供するＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）３０４とが設けられている。ＣＰＵ３０２には、上述したＲＯＭ３０３、ＲＡＭ３０４、ハードディスク装置３０５、フロッピディスク装置３０６およびネットワークＩ／Ｆカード３１０とともに、マウスを含むキーボード３０７、ディスプレイ３０８、プリンタ３０９がシステムバス３０１を介して接続されている。ネットワークＩ／Ｆカード３１０は、ネットワークケーブル３１１に接続され、インデックスサーバネット１０３，１０４、ドキュメントサーバ２０１，２０２などのネットワーク上の機器との間でデータのやり取りを行う。
【００３７】
ここで、各グループ１０１，１０２のユーザ端末が実行するアプリケーションプログラムは、文書登録プログラムおよび文書検索プログラムを含む。文書登録プログラムは、文書に検索用インデックス情報を埋め込み、文書とそれに埋め込まれた検索用インデックス情報とを含む文書オブジェクトを作成する作成モジュールと、文書オブジェクトを対応するドキュメントサーバ２０１，２０２に送信して登録するための登録処理を行う登録処理モジュールとを有する。文書検索プログラムは、所望の文書に対するインデックス情報を含む検索依頼をインデックスサーバ１０３，１０４に対して行う検索依頼モジュールと、この検索依頼に応答してインデックスサーバ１０３，１０４から発行された検索リストに基づき対応するドキュメントサーバを指定し、このドキュメントサーバに所望の文書を取得するための文書取得依頼を行う文書取得モジュールとを有する。
【００３８】
また、ドキュメントサーバ２０１，２０２が実行するアプリケーションプログラムは、文書管理プログラムを含む。この文書管理プログラムは、各グループ１０１，１０２のユーザ端末から送信された文書オブジェクトを取り込む取込モジュールと、取り込んだ文書オブジェクトをドキュメントファイル２０１ａ，２０２ａに保持して管理する管理モジュールと、取り込んだ検索用インデックス情報をインデックスサーバ１０３，１０４へ送信して登録するための処理を行う登録処理モジュールとを有する。また、管理モジュールは、各グループ１０１，１０２からの文書取得依頼に応じて対応する文書をドキュメントファイル２０１ａ，２０２ａから読み出し、該読み出した文書を各グループ１０１，１０２の依頼元ユーザ端末に送信する機能を有する。
【００３９】
さらに、インデックスサーバ１０３，１０４が実行するアプリケーションプログラムには文書管理プログラムが含まれ、この文書管理プログラムは、ドキュメントサーバ２０１，２０２から送信されたインデックス情報を取り込み、インデックスファイル１０３ａ，１０４ａに保持するモジュールと、各グループ１０１，１０２のユーザ端末からの検索依頼に基づきインデックスファイル１０３ａ，１０４ａを検索する検索モジュールと、この検索結果リストを各グループ１０１，１０２のユーザ端末に送信する送信モジュールとを有する。
【００４０】
次に、本文書管理システムのユーザ端末における文書登録処理について図４を参照しながら説明する。図４は図１の文書管理システムにおけるユーザ端末における文書登録処理を示すフローチャートである。ここで、この文書の登録処理は、ユーザ端末上で実行されるアプリケーションプログラムに従って行われる。
【００４１】
新規に文書を登録する際には、図４に示すように、まずステップＳ４０１において、グループ１０１，１０２のユーザ端末のディスプレイに表示された文書選択画面上で新規に登録する文書を選択し、続くステップＳ４０２で、選択した文書の登録先となるインデックスサーバ１０３，１０４を選択する。ここで選択されたインデックスサーバは、上記ユーザ端末からアクセス可能なインデックスサーバ（上位のインデックスサーバを含む）であり、このインデックスサーバには、後述するように、選択された文書本体が登録されるのではなく、選択された文書のインデックス情報が登録される。
【００４２】
次いで、ステップＳ４０３に進み、選択された文書からインデックス情報を自動的に抽出するか否かを選択する。例えば、ディスプレイ上に選択画面を表示し、この選択画面上でのマウスまたはキーボードの操作入力によって、インデックス情報を自動的に抽出するか否かを選択するように構成することが可能である。また、予め自動抽出を行うように設定することも可能である。ここで、インデックス情報の自動抽出が選択されると、ステップＳ４０４に進み、選択された文書からインデックス情報を自動的に抽出する。インデックス情報は、通常、文書タイトル、テーマ、プロジェクト名などを含み、最近の構造化文書においては、インデックス情報が予め指定された位置に保持されている。よって、インデックス情報を自動的に抽出することは、容易であり、この自動抽出は、ユーザによるインデックス情報の入力に掛る手間を省くことができる。そして、ステップＳ４０５に進む。上記ステップＳ４０３でインデックス情報の自動抽出が選択されていないときには、ステップＳ４０４をスキップしてステップＳ４０５に進む。
【００４３】
ステップＳ４０５では、インデックス情報の入力を、マウス、キーボード操作などの手動操作により行う。ここでは、自動的に抽出されたインデックス情報に新たな情報を追加したり、このインデックス情報を修正したりする。また、インデックス情報の自動抽出が行われていない場合には、対応するインデックス情報を手動操作で入力する。続くステップＳ４０６では、登録先のインデックスサーバ名、インデックス情報、インデックス登録実行コードおよび文書を含む登録文書オブジェクトを作成する。
【００４４】
次いで、ステップＳ４０７に進み、登録先のインデックスサーバにアクセス可能なドキュメントサーバに対し、登録文書オブジェクトの登録依頼を行い、そして、本処理を終了する。
【００４５】
上記ユーザ端末からの登録依頼を受けたドキュメントサーバ２０１，２０２は、この登録依頼に基づき登録文書オブジェクトをドキュメントファイル２０１ａ，２０２ａに格納し、この登録文書オブジェクトを管理する。そして、ドキュメントサーバ２０１，２０２は、格納した登録文書オブジェクトに含まれるインデックス情報をインデックスサーバ名で指定されたインデックスサーバに登録するための処理を行う。
【００４６】
このドキュメントサーバ２０１，２０２のインデックス情報登録処理について図５を参照しながら説明する。図５は図１の文書管理システムにおけるドキュメントサーバのインデックス情報登録処理を示すフローチャートである。
【００４７】
ドキュメントサーバでは、図５に示すように、まずステップＳ５０１において、新規に登録した文書オブジェクトが存在するか否かを判定する。新規に登録した文書オブジェクトが存在すると、ステップＳ５０２に進み、この文書オブジェクトに対して登録済みイベント情報を出す。このイベント情報を受けた文書オブジェクトは、インデックス登録実行コードを開始する。続くステップＳ５０３では、登録先のインデックスサーバとの接続を行い、そしてステップＳ５０４で、このインデックスサーバにインデックス情報の登録依頼を行い、インデックス情報をインデックスサーバに送信する。
【００４８】
次いで、ステップＳ５０５に進み、インデックスサーバにおけるインデックス情報の登録終了を待ち、インデックス情報の登録が終了すると、ステップＳ５０６に進み、インデックス情報の登録が正常に終了したか否かを判定する。インデックス情報の登録が正常に終了していないときには、上記ステップＳ５０４に戻り、再度インデックスサーバに対してインデックス情報の登録依頼を行う。インデックス情報の登録が正常に終了したときには、ステップＳ５０７に進み、ドキュメントサーバ内の文書オブジェクトにインデックス情報のインデックスサーバへの登録日などを書き込み、本処理を終了する。
【００４９】
次に、ユーザ端末からインデックスサーバを用いて文書を検索する検索処理について図６を参照しながら説明する。図６は図１の文書管理システムにおけるユーザ端末からの検索処理を示すフローチャートである。
【００５０】
文書を検索する際には、図６に示すように、まずステップＳ６０１において、検索対象文書を管理するアクセス可能なインデックスサーバをディスプレイ上の指定画面などを用いて指定する。続くステップＳ６０２では、文書タイトル、テーマ、プロジェクト名などの検索キーワードを入力し、そしてステップＳ６０３で、この検索キーワードを用いて指定したインデックスサーバに検索依頼を行う。この検索依頼を受けたインデックスサーバは、上記検索キーワードを用いてインデックスファイルを検索し、その検索結果を示すリストを生成してユーザ端末に返す。この検索結果リストには、ドキュメントサーバのアドレス、内部アクセス値、アクセスキーなどの、ドキュメントサーバから実文書データを出得することが可能な情報が含まれている。そして、ステップＳ６０４で、インデックスサーバから返された検索リストを取得する。
【００５１】
次いで、ステップＳ６０５に進み、取得した検索結果リストをディスプレイに表示し、この検索結果リストを参照して取得したい文書を選択する。続くステップＳ６０６では、選択した文書を保持するドキュメントサーバにこの選択肢他文書の取得依頼を行う。この取得依頼を受けたドキュメントサーバは、取得依頼イベントをドキュメントファイル内の登録文書オブジェクトに送える。この取得依頼イベントには、取得元のユーザ名、マシン名、使用されたインデックスサーバ名、キーワードなどの情報が含まれており、登録文書オブジェクトは必要に応じてこれらの情報を集積することもできる。そして、登録文書オブジェクトは、実文書データを取得依頼元に送信する。
【００５２】
そして、ステップＳ６０７では、ドキュメントサーバから送信された文書を取得し、本処理を終了する。
【００５３】
このように、本実施の形態では、登録先のインデックスサーバ名、インデックス情報、インデックス登録実行コードおよび文書を含む登録文書オブジェクトをドキュメントサーバに登録し、このドキュメントサーバからインデックス情報をインデックスサーバへ登録するから、ユーザ端末上で動作する文書登録アプリケーションの負荷を減らすことができる。また、インデックスサーバにおけるインデックスファイルが破壊された場合でも、その復旧を容易に行うことができる。
【００５４】
なお、本実施の形態では、登録先のインデックスサーバ名、インデックス情報、インデックス登録実行コードおよび文書を含む登録文書オブジェクトを、ユーザ端末上で作成しているが、これに代えて、登録先のインデックスサーバ名、インデックス情報、インデックス登録実行コード、文書のそれぞれをドキュメントサーバに送信し、ドキュメントサーバ側でこれらを含む登録文書オブジェクトを作成するように構成してもよい。
【００５５】
また、本実施の形態では、ユーザ端末、インデックスサーバ、ドキュメントサーバにおいてアプリケーションプログラムをハードディスク装置またはフロッピディスク装置に格納しているが、これに代えて他の記憶媒体に格納してもよい。例えば、ＣＤＲＯＭ、ＭＯ、メモリカードなどの記憶媒体から上記プログラムを供給するように構成してもよい。
【００５６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、端末装置に大きな負荷を掛ることなく、文書を登録することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書管理システムの実施の一形態の構成を示すブロック図である。
【図２】図１の文書管理システムにおけるインデックス情報と文書との対応付け関係を示す図である。
【図３】図１の文書管理ステムにおけるユーザ端末、インデックスサーバおよびドキュメントサーバに共通な基本構成を示すブロック図である。
【図４】図１の文書管理システムにおけるユーザ端末における文書登録処理を示すフローチャートである。
【図５】図１の文書管理システムにおけるドキュメントサーバのインデックス情報登録処理を示すフローチャートである。
【図６】図１の文書管理システムにおけるユーザ端末からの検索処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０１，１０２  グループ
１０３，１０４，１０５  インデックスサーバ
１０３ａ，１０４ａ，１０５ａ  インデックスファイル
２０１，２０２  ドキュメントサーバ
２０１ａ，２０２ａ  ドキュメントファイル
３０２  ＣＰＵ
３０２  ＲＯＭ
３０３  ＲＡＭ
３０５  ハードディスク装置
３０６  フロッピディスク装置
３０７  キーボード（マウス）
３０８  ディスプレイ
３１０  ネットワークＩ／Ｆカード
３１１  ネットワークケーブル
【図１】
0005049424.tif 000002
【図２】
0005049424.tif 000003
【図３】
0005049424.tif 000004
【図４】
0005049424.tif 000005
【図５】
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【図６】
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