(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルに関連付けられた情報に基づいてファイルを管理するファイル管理方法をコンピュータに実行させるためのファイル管理プログラムであって、
前記ファイル管理方法は、
複数のファイルに対し、ユーザにより指示された第１の条件に基づき、検索を実行する第１の検索ステップと、
前記第１の検索ステップによる検索の結果、前記第１の条件に該当するファイルが前記複数のファイルの中に存在することが検出されたことを示す情報として前記検索の日付のデータと、前記第１の条件に該当するファイルの内容が参照されたときには参照された日付のデータを含む情報を前記第１の条件に該当するファイルに関連付けて作成する作成ステップと、
前記複数のファイルに対し、ユーザにより指示された第２の条件に基づき、検索を実行する第２の検索ステップと、
前記第２の検索ステップの検索に応じて前記第２の条件に該当するファイルの一覧を表示するとともに、前記作成ステップにおいて作成された情報に基づき、表示された各ファイルに対応して前記検索の日付と前記参照された日付を表示する表示ステップとを備える、ファイル管理プログラム。
【請求項２】
前記情報が作成されるごとに、前記指示されたファイルに関連付けて記録する記録ステップをさらに備える、請求項１に記載のファイル管理プログラム。
【請求項３】
前記複数のファイルから、前記複数のファイルそれぞれについて前記記録ステップにより記録された前記情報が所定条件を満たすファイルを検索して出力するステップをさらに備える、請求項２に記載のファイル管理プログラム。
【請求項４】
前記第２の検索ステップにおける前記第２の条件は、前記検索の日付と前記参照された日付の少なくとも１つに対して、ユーザが指示した期間に基づき検索するための条件を含む、請求項１から３のいずれかに記載のファイル管理プログラム。
【請求項５】
ファイルに関連付けられた情報に基づいてファイルを管理するファイル管理方法であって、
複数のファイルに対し、ユーザにより指示された第１の条件に基づき、検索を実行する第１の検索ステップと、
前記第１の検索ステップによる検索の結果、前記第１の条件に該当するファイルが前記複数のファイルの中に存在することが検出されたことを示す情報として前記検索の日付のデータと、前記第１の条件に該当するファイルの内容が参照されたときには参照された日付のデータを含む情報を前記第１の条件に該当するファイルに関連付けて作成する作成ステップと、
前記複数のファイルに対し、ユーザにより指示された第２の条件に基づき、検索を実行する第２の検索ステップと、
前記第２の検索ステップの検索に応じて前記第２の条件に該当するファイルの一覧を表示するとともに、前記作成ステップにおいて作成された情報に基づき、表示された各ファイルに対応して前記検索の日付と前記参照された日付を表示する表示ステップとを備える、ファイル管理方法。
【請求項６】
前記情報が作成されるごとに、前記指示されたファイルに関連付けて記録する記録ステップをさらに備える、請求項５に記載のファイル管理方法。
【請求項７】
前記複数のファイルから、前記複数のファイルそれぞれについて前記記録ステップにより記録された前記情報が所定条件を満たすファイルを検索して出力するステップをさらに備える、請求項６に記載のファイル管理方法。
【請求項８】
前記第２の検索ステップにおける前記第２の条件は、前記検索の日付と前記参照された日付の少なくとも１つに対して、ユーザが指示した期間に基づき検索するための条件を含む、請求項５から７のいずれかに記載のファイル管理方法。
【請求項９】
請求項１から４のいずれかに記載のファイル管理プログラムを記録した機械読取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はプログラムまたはデータなどの各種情報が電子的に格納されたファイル（以下、電子ファイルという）を管理するためのファイル管理プログラム、ファイル管理方法およびファイル管理プログラムを記録した機械読取可能な記録媒体に関し、特に、電子ファイルの操作に関する履歴情報など、該電子ファイルに関連付けられた情報に従い管理するファイル管理プログラム、ファイル管理方法およびファイル管理プログラムを記録した機械読取可能な記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、パーソナルコンピュータなどの情報処理装置において、記憶領域に格納された電子ファイル群から不要な電子ファイルを整理（削除）する際には、たとえば各電子ファイルに関連付けられた情報の１つである日付情報に基づいて削除の可否を判断していた。
【０００３】
なお、以上本発明についての従来技術を、出願人の知得した一般的な技術情報に基づいて説明したが、出願人の記憶する範囲において、出願前までに先行技術文献情報として開示すべき情報を出願人は有していない。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、ある電子ファイルに対する日付情報が更新されるタイミングは、該電子ファイル自身が更新（内容変更）されるときである。したがって、該電子ファイルの内容は更新されていないが参照され続けている場合には、該電子ファイルの日付情報は全く更新されない。そのため、該電子ファイルは必要なファイルであるにもかかわらず、その日付情報に基づいて削除対象の電子ファイルであると誤って判断されてしまい削除されてしまうことがあった。
【０００５】
それゆえにこの発明の目的は、ファイルを関連付けられた情報に基づいて正確に管理できるファイル管理プログラム、ファイル管理方法およびファイル管理プログラムを記録した機械読取可能な記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明のある局面に係るファイル管理プログラムは、ファイルに関連付けられた情報に基づいてファイルを管理するファイル管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、このファイル管理方法は、複数のファイルから所望されたファイルを検索するためのファイル検索ステップと、ファイル検索ステップによる検索結果、所望ファイルが検出されたとき、検出されたことを示す情報を所望ファイルに関連付けて作成するステップとを備える。
【０００７】
したがって、ファイル検索ステップにおいて複数ファイルから所望ファイルを検索した結果、所望ファイルが検出されると、検出されたことを示す情報は所望ファイルに関連付けて作成される。それゆえに、ファイル検索ステップによる検索において検出されたことを示す情報に基づいて該ファイルを管理することが可能となるから、ファイルを更新した旨の情報のみに基づいて管理する場合に比較してより正確にファイル管理することができる。
【０００８】
上述のファイル管理プログラムにより実行されるファイル管理方法では、検出されたことを示す情報は、検索の日付または検出された所望ファイルの内容が参照された日付を示すデータを含むようにしてもよい。
【０００９】
したがって、ファイル検索ステップによる検索の日付または検出されて内容が参照された日付に基づいて該ファイルを管理することが可能となるから、より正確にファイル管理することができる。
【００１０】
上述のファイル管理プログラムにより実行されるファイル管理方法では、検出された所望ファイルの内容が参照されたとき、参照されたことを示す情報を所望ファイルに関連付けて作成するステップをさらに備えてもよい。
【００１１】
したがって、ファイル検索ステップにおいて所望ファイルが検出されて、その内容が参照されると、参照されたことを示す情報は所望ファイルに関連付けて作成される。それゆえに、ファイル検索ステップにより検索されてその内容が参照された日付に基づいて該ファイルを管理することが可能となるから、ファイルを更新した旨の情報のみに基づいて管理する場合に比較してより正確にファイル管理することができる。
【００１２】
上述のファイル管理プログラムにより実行されるファイル管理方法では、情報が作成されるごとに、所望ファイルに関連付けて記録する記録ステップをさらに備えてもよい。
【００１３】
したがって、検出されたことを示す情報が作成されるごとに、または参照されたことを示す情報が作成されるごとに、作成された情報は所望ファイルに関連付けて記録される。それゆえに、ファイルに関連して、検出されたことまたは参照されたことの履歴を示す情報を記録できるし、検出されたことまたは参照されたことを示す最新の情報も記録できるので、このような記録情報に基づけばより正確にファイル管理できる。
【００１４】
上述のファイル管理プログラムにより実行されるファイル管理方法では、複数のファイルから、複数ファイルそれぞれについて記録ステップにより記録された情報が所望された条件を満たすファイルを検索して出力するステップをさらに備えてもよい。
【００１５】
したがって、複数ファイルのうち、ファイルに関連して記録されている検出されたことまたは参照されたことの履歴情報または、検出されたことまたは参照されたことを示す最新情報が所望条件を満たすファイルを検索して出力できる。それゆえに、ファイル検索においてよりよいユーザインターフェイスを提供できる。
【００１６】
上述のファイル管理プログラムにより実行されるファイル管理方法では、複数ファイルそれぞれについて記録ステップにより記録された情報を、所望態様で出力するための記録情報出力ステップをさらに備えてもよい。
【００１７】
したがって、ファイルに関連して記録ステップにより記録されている検出されたことまたは参照されたことの履歴情報または、検出されたことまたは参照されたことを示す最新情報は、ユーザが所望するような態様で出力されるので、記録情報を用いたファイル検索においてよりよいユーザインターフェイスを提供できる。
【００１８】
この発明の他の局面に係るファイル管理方法は、ファイルに関連付けられた情報に基づいてファイルを管理する方法であって、複数のファイルから所望されたファイルを検索するためのファイル検索ステップと、ファイル検索ステップによる検索結果、所望ファイルが検出されたとき、検出されたことを示す情報を所望ファイルに関連付けて作成するステップとを備える。
【００１９】
したがって、ファイル検索ステップにおいて複数ファイルから所望ファイルを検索した結果、所望ファイルが検出されると、検出されたことを示す情報は所望ファイルに関連付けて作成される。それゆえに、ファイル検索ステップによる検索において検出されたことを示す情報に基づいて該ファイルを管理することが可能となるから、ファイルを更新した旨の情報のみに基づいて管理する場合に比較してより正確にファイル管理することができる。
【００２０】
この発明のさらなる他の局面に係るファイル管理プログラムを記録した機械読取り可能な記録媒体は、以下の特徴を有する。つまり、該記録媒体に記録されたファイル管理プログラムは、ファイルに関連付けられた情報に基づいてファイルを管理するファイル管理方法をコンピュータに実行させるためのものであって、このファイル管理方法は、複数のファイルから所望されたファイルを検索するためのファイル検索ステップと、ファイル検索ステップによる検索結果、所望ファイルが検出されたとき、検出されたことを示す情報を所望ファイルに関連付けて作成するステップとを備える。
【００２１】
したがって、ファイル検索ステップにおいて複数ファイルから所望ファイルを検索した結果、所望ファイルが検出されると、検出されたことを示す情報は所望ファイルに関連付けて作成される。それゆえに、ファイル検索ステップによる検索において検出されたことを示す情報に基づいて該ファイルを管理することが可能となるから、ファイルを更新した旨の情報のみに基づいて管理する場合に比較してより正確にファイル管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】（Ａ）と（Ｂ）は、この発明の各実施の形態に適用されるファイル管理プログラムを搭載して実行するコンピュータの構成図である。
【図２】この発明の実施の形態１による履歴情報ファイル４ｉの更新手順を示すフローチャートである。
【図３】この発明の実施の形態１による履歴情報ファイル４ｉの内容例を示す図である。
【図４】この発明の実施の形態１において特定の電子ファイル３ｉについての履歴情報を表示するための画面例を示す図である。
【図５】この発明の実施の形態１において特定の電子ファイル３ｉについての履歴情報を表示するための画面例を示す図である。
【図６】この発明の実施の形態１において特定の電子ファイルの履歴情報を表示するための処理手順を示すフローチャートである。
【図７】この発明の実施の形態１による所定フォルダ内のすべての電子ファイルの履歴情報を表示するための画面例を示す図である。
【図８】この発明の実施の形態１による所定フォルダ内のすべての電子ファイルの履歴情報を表示するための画面例を示す図である。
【図９】この発明の実施の形態１において所定フォルダ内のすべての電子ファイル３ｉの履歴情報を表示するための処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】図８の電子ファイルの履歴情報が、参照日付でソーティングされた後の状態を示す図である。
【図１１】この発明の実施の形態１による履歴情報に基づく所定条件を参照した削除対象電子ファイルの決定の処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】図１１のフローチャートに従う処理の結果表示される画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２３】
以下、この発明の各実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
（実施の形態１）
本実施の形態では、電子ファイルを、その操作に関する履歴情報に基づい管理するための手順が示される。
【００２４】
図１（Ａ）と（Ｂ）は、この発明の各実施の形態に適用されるファイル管理プログラムを搭載して実行するコンピュータの構成図である。図１（Ａ）を参照してコンピュータは、該コンピュータ自体を集中的に制御するためのＣＰＵ（中央処理装置の略）１０、キーボード１１、マウス１２、ＣＲＴ（陰極線管）や液晶ディスプレイなどからなるモニタ１３、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）またはＲＡＭ（ランダムアクセスメモリの略）を含んで構成されるメモリ１４、各種の通信ネットワーク１６と該コンピュータとを接続するための通信Ｉ／Ｆ１５、ＦＤ（フレキシブルディスク）１７１が着脱自在に装着されて、装着されたＦＤ１７１をアクセスするＦＤ駆動装置１７、およびＣＤ−ＲＯＭ（Compact  Disc  Read  Only  Memory）１８１が着脱自在に装着されて、装着されたＣＤ−ＲＯＭ１８１をアクセスするＣＤ−ＲＯＭ駆動装置１８を含む。これらの各部はバスを介して通信接続される。コンピュータには、カセット形式の磁気テープが着脱自在に装着されて、装着された磁気テープをアクセスする磁気テープ装置が設けられても良い。
【００２５】
メモリ１４の内容例が図１（Ｂ）に示される。図を参照してメモリ１４には、コンピュータにおいて操作される複数の電子ファイル３ｉ（ｉ＝１、２、…、ｎ）と、電子ファイル３ｉのそれぞれに対応付けて複数の履歴情報ファイル４ｉ（ｉ＝１、２、…、ｎ）とが格納される。履歴情報ファイル４ｉは、対応の電子ファイル３ｉに対する操作の履歴に関する情報を示す。履歴情報ファイル４ｉの詳細については後述する。
【００２６】
図２は、この発明の実施の形態１による履歴情報ファイル４ｉの更新手順を示すフローチャートである。図３は、この発明の実施の形態１による履歴情報ファイル４ｉの内容例を示す図である。図３を参照して、履歴情報ファイル４ｉは、対応の電子ファイル３ｉのファイル名ＦＮ、該電子ファイル３ｉの内容が更新された日付を示す更新日付Ｄ１、ユーザによる検索指示に応じて電子ファイル３ｉ群の検索処理が行なわれたとき、検索結果、対応の電子ファイル３ｉをヒットして、該電子ファイル３ｉがリストアップ出力された日付を示す検索日付Ｄ２、および検索結果、リストアップされた後に該電子ファイル３ｉの内容が参照された日付を示す参照日付Ｄ３が逐次追加して登録される。
【００２７】
図２のフローチャートに従い、電子ファイル３ｉについての履歴情報ファイル４ｉを更新する処理手順を説明する。
【００２８】
まず、図１（Ａ）のコンピュータにおいて、ユーザは所望の電子ファイル３ｉを検索するためにキーボード１１またはマウス１２を操作してメモリ１４に格納された電子ファイル３ｉ群について検索動作を指示すると、ＣＰＵ１０は指示内容に従って電子ファイル３ｉ群を検索して（ステップＳ１（以下、ステップＳは単にＳと略す））、たとえばファイル名ＦＮが“パテント状況．ｄｏｃ”という電子ファイル３ｉをヒットしたことを確認すると（Ｓ２）、ヒットした日付（今日の日付）を図示されないタイマから読取り、読取った情報から検索日付Ｄ２を作成して該電子ファイル３ｉに対応の履歴情報ファイル４ｉ（図３参照）に追加登録する（Ｓ３）。
【００２９】
その後、ＣＰＵ１０は、該電子ファイル３ｉの内容がモニタ１３などで参照されたか否かを判定する（Ｓ４）。参照されていないと判定した場合には（Ｓ４でＮｏ）一連の処理を終了するが、参照されたと判定した場合には（Ｓ４でＹｅｓ）、参照された日付（今日の日付）を図示されないタイマから読取り、読取った情報から参照日付Ｄ３を作成して対応の履歴情報ファイル４ｉに追加登録する（Ｓ５）。そして、該電子ファイル３ｉの内容をユーザがキーボード１１またはマウス１２を操作して更新したか否かを判定する（Ｓ６）。
【００３０】
更新していないと判定した場合には（Ｓ６でＮｏ）一連の処理は終了するが、更新したと判定した場合には（Ｓ６でＹｅｓ）、更新された日付（今日の日付）を図示されないタイマから読取り、読取った情報から更新日付Ｄ１を作成して対応の履歴情報ファイル４ｉに追加登録する（Ｓ７）。その後一連の処理は終了する。
【００３１】
このようにコンピュータにおいて電子ファイル３ｉが操作の対象となった場合には、対応の履歴情報ファイル４ｉにはその都度、該操作を特定する項目ごとに該操作が行われた日付が追加して登録される。
【００３２】
図４と図５はこの発明の実施の形態１において特定の電子ファイル３ｉについての履歴情報を表示するための画面例を示す図である。図６は、この発明の実施の形態１において特定の電子ファイルの履歴情報を表示するための処理手順を示すフローチャートである。図４〜図６を参照して、特定の電子ファイル３ｉの履歴情報ファイル４ｉの内容を画面表示する手順について説明する。
【００３３】
まず、図４に示されるようにモニタ１３には特定の電子ファイル（ファイル名ＦＮ＝“パテント状況．ｄｏｃ”）の内容がサムネイルにて表示されているとする。このような状態において、ＣＰＵ１０は、ユーザがマウス１２を操作してサムネイル上でマウス１２の右ボタンをクリックしたことを判別すると（Ｓ１１でＹｅｓ）、該サムネイルに関して吹き出しを表示して、吹き出しにおいてその電子ファイル３ｉに対して実行可能な操作項目のメニューを表示する（Ｓ１２）。表示される操作メニューには、“ファイルの履歴情報の表示”という操作項目も含まれている。ＣＰＵ１０は、表示された操作メニューの項目“ファイルの履歴情報の表示”をユーザがマウス１２でクリックなどして選択するか否か判定する。選択したことを判定した場合には（Ｓ１３でＹｅｓ）、該電子ファイル３ｉに対応の履歴情報ファイル４ｉをメモリ１４から読出して、図５のように内容を表示する。選択しないことを判定した場合には（Ｓ１３でＮｏ）対応の他の処理へ移行する。
【００３４】
このように、特定の電子ファイル３ｉの履歴情報ファイル４ｉの内容を表示することができる。
【００３５】
図７と図８は、この発明の実施の形態１による所定フォルダ内のすべての電子ファイルの履歴情報を表示するための画面例を示す図である。図９は、この発明の実施の形態１において所定フォルダ内のすべての電子ファイル３ｉの履歴情報を表示するための処理手順を示すフローチャートである。図７〜図９を参照して、メモリ１４の所定フォルダ内のすべての電子ファイル３ｉに対応した履歴情報ファイル４ｉの内容を表示するための手順を説明する。
【００３６】
今、モニタ１３においては、図７に示されるように所定フォルダに登録されている電子ファイル３ｉのそれぞれの内容がサムネイルの態様で表示されていると想定する。このような状態において、ＣＰＵ１０は、ユーザがマウス１２の右ボタンをモニタ１３の画面のサムネイル上ではないワークスペース内でクリックしたことを判定すると（Ｓ２０でＹｅｓ）、実行可能な操作項目一覧のメニューを吹き出しにて表示する。このメニューには、“履歴情報の表示”という操作項目が含まれている。ＣＰＵ１０は、ユーザが、表示された操作メニューの項目“履歴情報の表示”をマウス１２でクリックなどして選択するか否か判定する。選択したことを判定した場合には（Ｓ２２でＹｅｓ）、サムネイル表示されている該所定フォルダ内のすべての電子ファイル３ｉのそれぞれに対応の履歴情報ファイル４ｉの内容に基づいて、図８に示されるような画面を表示する（Ｓ２３）。選択しないことを判定した場合には（Ｓ２２でＮｏ）対応の他の処理へ移行する。
【００３７】
図８の画面では、サムネイル表示されている該所定フォルダ内のすべての電子ファイル３ｉのそれぞれについてファイル名ＦＮ、更新日付Ｄ１１、検索日付Ｄ２２および参照日付Ｄ３３を示す。更新日付Ｄ１１は、対応の電子ファイル３ｉの履歴情報ファイル４ｉに登録された更新日付Ｄ１のうちの最新の更新日付を示し、同様に検索日付Ｄ２２は、対応の検索日付Ｄ２のうち最新の検索日付Ｄ２を示し、同様に参照日付Ｄ３３は、対応の参照日付Ｄ３のうち最新の参照日付Ｄ３を示す。
【００３８】
ユーザは図８の画面を確認することにより所定フォルダ内のすべて電子ファイル３ｉについて、更新日付Ｄ１、検索日付Ｄ２および参照日付Ｄ３について最新の日付を一覧にて確認できる。
【００３９】
図８の画面の表示内容を、ユーザがより確認しやすくするように、ソーティングして表示することもできる。たとえば図１０では、図８の内容が参照日付Ｄ３３で昇順にソーティングされた後の状態が示されている。なお、ソーティングの項目は、参照日付Ｄ３３に限定されず、検索日付Ｄ２２でもよく、また更新日付Ｄ１１であってもよい。また、ソーティングは昇順に限定されず、たとえば降順であってもよい。
【００４０】
本実施の形態１では、ＣＰＵ１０は、図８または図１０のように示された履歴情報に基づいて所定条件を参照しながら削除対象となる電子ファイル３ｉの一覧を表示する。図１１は、この発明の実施の形態１による履歴情報に基づく所定条件を参照した削除対象電子ファイルの決定の処理手順を示すフローチャートであり、図１２は、図１１のフローチャートに従う処理の結果表示される画面例を示す図である。図１１のフローチャートに従い、削除対象の電子ファイル３ｉを決定する手順について説明する。
【００４１】
まず、ユーザは、削除対象となる電子ファイル３ｉの提示要求とともに、削除対象の電子ファイル３ｉを決定するための所定条件をキーボード１１またはマウス１２を操作して入力する（Ｓ３０）。所定条件は、（１．過去６ヵ月以内に更新されていない）、（２．過去３ヵ月以内に検索対象となっていない）および（３．過去１ヵ月以内に参照されていない）の３項目のうち少なくとも１つの項目を満たす電子ファイル３ｉを抽出するという内容を示す。
【００４２】
ＣＰＵ１０は、該提示要求が入力されたことに応答して、該提示要求とともに入力された所定条件に基づいてメモリ１４の履歴情報ファイル４ｉを検索して（Ｓ３１）、ヒットしたか否か（所定条件に合致した内容の履歴情報ファイル４ｉが存在するかどうか）を判定する（Ｓ３２）。ヒットしなければ（Ｓ３２でＮｏ）、ヒットしなかった旨の情報を作成して（Ｓ３３）、作成情報をモニタ１３に表示して（Ｓ３５）、ユーザに対して入力した所定条件に該当（ヒット）して削除対象となるような電子ファイル３ｉはなかった旨を報知する。
【００４３】
一方、ヒットすれば（Ｓ３２でＹｅｓ）、ヒットした旨の情報を作成して（Ｓ３４）、作成情報をモニタ１３に表示して（Ｓ３５）、ユーザに対して入力した所定条件に該当（ヒット）して削除対象となる電子ファイル３ｉが存在した旨をたとえば図１２の画面で報知する。
【００４４】
図１２の画面では、図１１のフローチャートが実行された時点を２００１年３月１５日とした場合に、上述した所定条件に該当する電子ファイル３ｉそれぞれについて、そのファイル名ＦＮ、更新日付Ｄ１１、検索日付Ｄ２２および参照日付Ｄ３３が示されるとともに、上述した所定条件の項目１〜３のいずれかに該当する日付にはアンダーラインが引かれて示される。
【００４５】
したがって、ユーザは図１２の画面を確認することで、所定条件に合致した電子ファイル３ｉを従来のように更新日付のみに留まらず、更新日付、検索日付および参照日付の少なくとも１つの日付に基づいて検索することができる。
【００４６】
なお、所定条件は上述したものに限定されない。また図１１のステップＳ３０では、所定条件はユーザが入力するとしているが、システム側で指定された条件であってもよい。また、ヒットした旨を表示する画面例は図１２のものに限定されない。
【００４７】
本実施の形態では、履歴情報を電子ファイル３ｉとは別個の履歴情報ファイル４ｉに登録するとしているが、これに限定されない。たとえば、履歴情報を電子ファイル３ｉ自身に付加するようにしてもよい。
【００４８】
（実施の形態２）
次に、実施の形態２について説明する。以上説明した処理機能を有したシステムは、プログラムで実現される。本実施の形態２では、このプログラムはコンピュータで読取可能な記録媒体に格納される。
【００４９】
本実施の形態２では、この記録媒体として、図１（Ａ）のコンピュータのメモリ１４のＲＯＭそのものがプログラムメディアであってもよい。また外部記憶装置としてＦＤ駆動装置１７およびＣＤ−ＲＯＭ駆動装置１８などのプログラム読取装置を利用して読取可能なプログラムメディア、すなわちＦＤ１７１またはＣＤ−ＲＯＭ１８１であってもよい。いずれの場合においても、格納されているプログラムはＣＰＵ１０を介してアクセスされて実行れる。
【００５０】
上述したプログラムメディアは磁気テープなどのテープ系、ＦＤ１７やハードディスクなどの磁気ディスクやＣＤ−ＲＯＭ１７１およびＭＯ（Magnetic  Optical  Disc）などの光ディスクのディスク系、ＩＣカードなどのカード系、あるいは半導体メモリなどであってもよい。
【００５１】
また、図１（Ａ）のコンピュータは通信ネットワーク１６と接続可能な構成が採用されているから、通信ネットワーク１６からプログラムがダウンロードされてもよい。
【００５２】
なお記録媒体に格納されている内容としてはプログラムに限定されず、データであってもよい。
【００５３】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【００５４】
１０  ＣＰＵ、１１  キーボード、１２  マウス、１３  モニタ、１４  メモリ、１５  通信Ｉ／Ｆ、１６  ネットワーク、１７  ＦＤ駆動装置、１８  ＣＤ−ＲＯＭ駆動装置、３ｉ  電子ファイル、４ｉ  履歴情報ファイル、ＦＮ  ファイル名、Ｄ１，Ｄ１１  更新日付、Ｄ２，Ｄ２２  検索日付、Ｄ３，Ｄ３３  参照日付。
【図１】
0004935848.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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