(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
指定されたメールアカウント情報に基づいてメールサーバに接続して、電子メールの受信を行うメール受信手段と、
前記メール受信手段によって受信した電子メールを読み出し可能に格納するメール管理手段と、
紙原稿を読み取り原稿画像データを生成する読み取り手段と、
前記原稿画像データに含まれる電子メール識別情報および画像形成装置を一意に識別可能な装置識別子を検出する検出手段と、
前記検出手段により検出された装置識別子と自装置の装置識別子を比較する装置識別子比較手段と、
前記装置識別子比較手段による比較の結果、装置識別子が一致する場合に、前記メール管理手段から前記電子メール識別情報に対応する電子メールを検索する検索手段と、
前記メール管理手段に格納された電子メールの印刷を行う印刷手段と、
前記装置識別子比較手段による比較の結果、装置識別子が一致しない場合は、前記検出手段により検出された装置識別子の画像形成装置に、前記読み取り手段により生成された前記原稿画像データを電子メールに添付して送信するメール添付送信手段
とを有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記印刷手段は更に、前記電子メール識別情報と前記装置識別子を電子メールの印刷画像に付与して、印刷を行うことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記画像形成装置は更に、前記メール管理手段に格納された電子メールのヘッダ情報からＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを抽出して、それを新規メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏまたはＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓに追加した返信メールを作成し、送信するメール送信手段を有することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項４】
指定されたメールアカウント情報に基づいてメールサーバに接続して、電子メールの受信を行うメール受信工程と、
前記メール受信手段によって受信した電子メールを読み出し可能にメール管理手段に格納するメール管理工程と、
紙原稿を読み取り原稿画像データを生成する読み取り工程と、
前記原稿画像データに含まれる電子メール識別情報および画像形成装置を一意に識別可能な装置識別子を検出する検出工程と、
前記検出工程により検出された装置識別子と自装置の装置識別子を比較する装置識別子比較工程と、
前記装置識別子比較工程による比較の結果、装置識別子が一致する場合に、前記メール管理手段から前記電子メール識別情報に対応する電子メールを検索する検索工程と、
前記メール管理手段に格納された電子メールの印刷を行う印刷工程と、
前記装置識別子比較工程による比較の結果、装置識別子が一致しない場合には、前記検出工程にて検出された装置識別子の画像形成装置に、前記読み取り工程にて生成された前記原稿画像データを電子メールに添付して送信するメール添付送信工程とを有することを特徴とする画像形成装置の制御方法。
【請求項５】
前記印刷工程は更に、前記電子メール識別情報と前記装置識別子を電子メールの印刷画像に付与して、印刷を行うことを特徴とする請求項４に記載の画像形成装置の制御方法。
【請求項６】
前記画像形成装置は更に、前記メール管理手段に格納された電子メールのヘッダ情報からＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを抽出して、それを新規メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏまたはＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓに追加した返信メールを作成し、送信するメール送信工程を有することを特徴とする請求項４に記載の画像形成装置の制御方法。
【請求項７】
請求項４乃至６のいずれかに記載の画像形成装置の制御方法をコンピュータで実行させるためのプログラム。
【請求項８】
請求項７記載のプログラムを格納したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は受信したメールの返信メールを作成する機能を有する画像形成装置、およびその制御方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、パーソナルコンピュータ（以降、ＰＣと呼ぶ）とインターネットやイントラネットなどのネットワークサービスの普及により、電子メールを利用する人々が増えている。また、ＰＣ上で動作するメールソフト（例えば、マイクロソフト社のＯｕｔｌｏｏｋ（登録商標）  Ｅｘｐｒｅｓｓなど）も多数普及しており、情報交換の主要な手段となりつつある。また、電子メールはテキストデータだけではなく、画像などの電子データを含めたメールのやり取りも容易に素早くできるため、業務を支援するツールとしても大いに利用されている。
【０００３】
一方でＰＣ以外の機器でも電子メールの活用が普及してきている。ネットワークに接続して種々のデータを通信可能なネットワーク複合機（以降、複合機と呼ぶ）がそうである。例えば、複合機は紙原稿をスキャンして画像データを生成し、電子メールに添付して、指定されたメールアドレスへメール添付送信する「原稿画像メール送信機能」を有しているものが普及している。また、電子メールを受信して、メールの本文や、添付されている画像データなどをプリントアウトする「電子メールプリントアウト機能」を有しているものもある。
【０００４】
このように複合機からの電子メールの送信や、受信、出力が容易にできるようになったおかげでビジネスにおける業務にも大いに利用されている。特に顕著なのは帳票等を使用して行っている申請・承認のワークフローである。
従来は、例えば以下の１）〜３）のような業務フローを行っていた。
１）申請者は紙の申請書に申請内容を記述し、承認者のところまで持って行くか、郵便等を使用して送る。
２）承認者は申請者からの申請書を受領し、承認、又は却下の判定結果の記入と、署名や押印などの承認作業を行う。
３）承認者は申請書を申請者に送り返す。もしくは申請者のところまで持っていく。
【０００５】
しかし、前述した複合機の原稿画像メール送信機能と電子メールプリントアウト機能を組み合わせて使用することで、この申請・承認のワークフローは以下のａ）〜ｃ）の様に行うことが可能になった。
ａ）申請者は紙の申請書に申請内容を記述し、複合機の原稿画像メール送信機能を使用して、承認者に電子メールで送信する。この時、Ｃｃには業務に関係する関係者を指定する。
ｂ）承認者は複合機の電子メールプリントアウト機能を利用して申請者からのメールの受信と出力を行い、承認、又は却下の判定結果の記入と、署名や押印などの承認作業を行う。
ｃ）承認者は申請書を複合機の原稿画像メール送信機能を使用して、申請者に電子メールで送信する。この時、Ｃｃ（Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）には業務に関係する関係者を指定する。
【０００６】
申請書の受け渡しに電子メールを使用するようになったので、手渡しや郵送の手間がなくなった。また、電子メールのＴｏやＣｃの宛先指定を活用することで、申請者と承認者の間だけでメールをやりとりするだけではなく、業務に関係する関係者（以降、業務関係者と呼ぶ）もメールのＣｃに加えて通知することなども同時にできるようになった。これによって、業務関係者はメールで、申請・承認の進捗状況を把握できるようになった。
【０００７】
しかし、一方で上記ｃ）において承認者が申請書を送る際に、送り返す申請者を間違えたり、Ｃｃに指定する業務関係者のアドレスを間違えたり、指定漏れがあったりするなどの不便さがあった。これを解消する技術として以下に挙げるようなものがあった。
【０００８】
第一にはメールの本文や添付されたファイルだけではなく、メールのヘッダ情報の指定した項目を一緒に印刷する技術である（特許文献１参照）。この技術を使用することで、メールヘッダのＲｅｐｌｙ−ｔｏやＣｃのアドレス、Ｓｕｂｊｅｃｔ（件名）など、必要な情報をメールの本文や添付ファイルの印刷物のヘッダ等に印刷することが可能になった。
【０００９】
第二はメールの宛先のアドレス、件名、本文を記載した原稿をスキャンして、ＯＣＲ処理を利用して原稿画像データから宛先、件名、本文を読み取って、メールに設定する技術である（特許文献２参照）。この技術を使用することで、スキャン原稿に必要な情報を記載しておけば、複合機の操作画面上でメールの宛先のアドレス、件名、本文等を入力しなくてもよくなった。
【００１０】
この二つの技術を組み合わせたとすると、先述の申請・承認のワークフローは更に以下のｘ）〜ｚ）の様に実施することが可能である。
ｘ）申請者は紙の申請書に申請内容を記述し、複合機の原稿画像メール送信機能を使用して、承認者に電子メールで送信する。この時、Ｃｃには業務関係者を指定する。
ｙ）承認者は複合機の電子メールプリントアウト機能を利用して申請者からのメールの受信と出力を行う。この時、メールのヘッダ情報から、Ｒｅｐｌｙ−ｔｏ、Ｃｃ、Ｓｕｂｊｅｃｔも一緒に印刷する。承認者は承認、又は却下の判定結果の記入と、署名や押印などの承認作業を行う。
ｚ）承認者は申請書を複合機の原稿画像メール送信機能を使用して、申請者に電子メールで送信する。この時、複合機はスキャンした申請書から、ＯＣＲ処理で印刷されたＲｅｐｌｙ−ｔｏ、Ｃｃ、Ｓｕｂｊｅｃｔを読み取り、送信するメールの設定に使用する。
【００１１】
このように上記二つの技術を組み合わせることで、承認者が申請書を返信する際に宛先等を入力する負荷の軽減と、入力ミス、設定漏れ等の削減が可能になる。
【特許文献１】特開平６−１４９５０５号公報
【特許文献２】特開２００５−２４４４１１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
しかしながら、前記の様な電子メールを使用した申請業務ワークフローを行う上では、さらに以下に挙げるような問題があった。
【００１３】
第１の問題は出力するメールヘッダ情報の情報量に関する問題である。先述の申請・承認のワークフローにおいて、承認者は申請書を出力する際に、メールのヘッダ情報から、Ｒｅｐｌｙ−ｔｏ、Ｃｃ、Ｓｕｂｊｅｃｔも一緒に印刷する。
【００１４】
しかし、例えばＣｃには複数のメールアドレスが指定されている場合がある。その場合はそれにあわせて先述のワークフローのｙ）で印刷するヘッダ情報の情報量が増えることとなる。情報量が増えると、より広い印刷領域を必要とする。しかし、申請書自体の紙の大きさは、業務によって様々である。常にヘッダ情報を印刷するに十分な印刷領域が空いているとは限らない。その結果、情報量が増えすぎると紙上の印刷領域に収まりきらなくなる事が考えられ、収まり切らないヘッダ情報を印刷するためだけに余分にページを追加して印刷を行うことになってしまう。逆に、収まり切らない情報を出力しなかった場合は、先述のｚ）で承認者が送信するメールに設定しなければならない情報が欠けてしまうことになる。
【００１５】
すなわち、メールのヘッダ情報の情報量が増減しても、印刷する情報量が大きく変わらない事が求められるが、それを実現することが従来の技術では困難である。
【００１６】
第２の問題は承認者が送信するメールを申請者が送信したメールの返信メールとして定義することに関する問題である。
【００１７】
電子メールにおいては複数のメールを関連付けて管理する方法が普及している。例えば、或るメールが送られてきたことに対して、返事のメールを送る場合、最初のメールが親メールであり、返事のメールは返信メール（子メール）として管理される。
【００１８】
先に挙げた申請・承認のワークフローにおいて、先述のｘ）で申請者が承認者に送るメールが親メールであり、先述のｚ）で承認者が送るメールは子メールであると考えられる。
【００１９】
ＲＦＣ２８２２”Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｆｏｒｍａｔ”の”３．６．４．Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ  ｆｉｅｌｄｓ”では、子メールのヘッダ情報に親メールとの関連性を示す情報を記載することが求められている。具体的には、以下のｄ）、ｅ）の二点である。
ｄ）ヘッダの”Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ：”フィールドには返信するメッセージ（親メール）の”Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ：”フィールドの内容を記載する。
ｅ）”Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓ：”フィールドには（もしあれば）親メッセージ（親メール）の”Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓ：”フィールドの内容と親メッセージ（親メール）の”Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ：”フィールドの内容がその順序で記載する。
【００２０】
先に挙げたＰＣ上で動作するメールソフトウェアでも、このＲＦＣの規約に基づいて返信メールを作成するだけではなく、送受信したメールの親子関係を表現する方法を工夫するなどしているのが一般的である。
【００２１】
図１に一般的なメールソフトで行われているメールの親子関係の表現例を示した。
【００２２】
図１の１０００は送受信したメールの親子関係の一覧表示例である。この表示例ではメールのヘッダ情報などを元に、件名や送信者などのメールの概要と親子関係を１メール＝１行で表示している。１００１ａ、１００２ａ，１００３ａは親メールであり、１００１ｂ、１００２ｂ、１００３ｂはそれぞれの子メールが表示されている。この表示例では子メールが親メールの次行にインデント表示されることによって、親子関係を示す方法が取られている。
【００２３】
例えば１００１ａと１００３ａ、１００１ｂと１００３ｂはそれぞれの件名や送信者が同じである。この表示例では上記ＲＦＣの規約に従って親子関係がヘッダ情報に記載されているため、１００１ａと１００１ｂ、１００３ａと１００３ｂが親子関係にあることがわかる。
【００２４】
先述の申請・承認のワークフローにおいて、ｘ）で申請者が承認者に送るメールが親メール、ｚ）で承認者が送るメールは子メールとして定義されていれば、１０００の一覧で示したように、申請と承認のメールの関連性が非常にわかりやすい。これが通常、メールソフトウェアにおけるスレッド表示またはツリー表示と呼ばれているメール管理方法である。
【００２５】
一方、１０１０は１０００で表示されているメールのヘッダ情報にＲＦＣに基づく親子関係が記載されていない場合の表示例である。１０１１ａ、１０１２ａ，１０１３ａは本来は親メールであり、１０１１ｂ、１０１２ｂ、１０１３ｂはそれぞれの子メールである。しかし、親子関係が定義されていないので、時刻順に並べた場合、１０１３ａと１０１３ｂは親子関係にあるが、離れた行に表示されている。また、１０１３ａの下には１０１２ｂという関係ない子メールが表示されている。このように、ＲＦＣに基づく親子関係がヘッダ情報に記載されていないと、複数のメール間の関係の視認性が非常に悪くなってしまう。
【００２６】
この親子関係を従来の技術を使用して申請・承認のワークフローにおいてもサポートするためには、以下の対応が必要となる。
【００２７】
すなわち、先述のワークフローのｙ）においてメールのヘッダ情報にある”Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ”と”Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓ”の情報を申請書に印刷する。
【００２８】
そして、先述のワークフローのｚ）において、これらの情報をＯＣＲ処理で読み取り、返信するメールの”Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”と”Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓ”に設定するというものである。
【００２９】
しかし、この方法は第１の問題で取り上げた印刷領域と同じ問題を抱えている。即ち、”Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓ”には不特定多数の”Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ”が記載されている場合があり、さらに情報量が増える可能性があり、より大きな印刷領域を必要とするからである。
【００３０】
また、その他の対応方法として以下の方法も考えられる。
【００３１】
すなわち、先述のワークフローのｚ）において、承認者が複合機の操作部に承認者が受信したメールの一覧を表示し、承認者はその一覧の中から申請者の元のメールを選択し、その子メールとして送信するメールを作成するという方法である。
【００３２】
この方法では”Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ”と”Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓ”を予め申請書に印刷しておく必要は無いので、印刷領域の問題はない。しかし、この方法では別の問題が発生する。
【００３３】
一般的に承認者が一人であっても、申請者は多数存在する。また、一人の承認者が複数の種類の申請業務の承認を受け持つ場合もある。また、同じ人が同じ種類の申請を複数回行うこともある。その結果として、承認者に対して、多種多様な申請のメールが、多数の申請者から送られてくることになる。
【００３４】
仮に、先述のワークフローのｚ）において、承認者が申請者の元メールを選択するとした場合、承認者は大量の他の申請者からの申請メールの中から、正しい元のメールを探し出さなければならない。そこでは、同じ人から送られてきた別の申請のメールを選択してしまったり、同じ申請書だが別の申請者から送られてきたメールを選択してしまったりする可能性もある。
【００３５】
また、承認者が先述のワークフローのｙ）で使用した複合機とは別の複合機で先述のｚ）を行おうとした場合には、受信したメールが存在しないため、元のメール自体が存在しない。
【課題を解決するための手段】
【００３７】
上記の目的を達成するために本発明による画像形成装置は以下の構成を備える。即ち、指定されたメールアカウント情報に基づいてメールサーバに接続して、電子メールの受信を行うメール受信手段と、前記メール受信手段によって受信した電子メールを読み出し可能に格納するメール管理手段と、紙原稿を読み取り原稿画像データを生成する読み取り手段と、前記原稿画像データに含まれる電子メール識別情報および画像形成装置を一意に識別可能な装置識別子を検出する検出手段と、前記検出手段により検出された装置識別子と自装置の装置識別子を比較する装置識別子比較手段と、前記装置識別子比較手段による比較の結果、装置識別子が一致する場合に、前記メール管理手段から前記電子メール識別情報に対応する電子メールを検索する検索手段と、前記メール管理手段に格納された電子メールの印刷を行う印刷手段と、前記装置識別子比較手段による比較の結果、装置識別子が一致しない場合は、前記検出手段により検出された装置識別子の画像形成装置に、前記読み取り手段により生成された前記原稿画像データを電子メールに添付して送信するメール添付送信手段とを有する。
【発明の効果】
【００３８】
本発明によれば、元となるメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが印刷された紙をスキャンして返信メールを作成するので、印刷物に付与するメールの情報を少なくすることが可能となる。また、読み取ったＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤから元のメールを自動的に識別して返信メールを作成するので、誤って別のメールに返信するという様な元メールの選択ミスが無くなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３９】
以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。
【００４０】
尚、説明文中の符号について、特に断りがない限りは実施形態の共通または類似部分について共通の符号を付することで、重複説明を省略するものとする。
【００４１】
また、実施形態に記載されている構成要素は例示であり、この発明の範囲を限定するものではない。
【００４２】
＜第１の実施形態＞
図２は、本発明の実施形態に係る複合機とメールを使用した業務ワークフローシステムの構成を示す図である。
【００４３】
ネットワーク２００１はイーサネット（登録商標）やインターネット等のネットワークである。２００２は申請者がメールを送信したり、受信するのに使用するコンピュータであり、ネットワーク２００１を介してメールの送受信が可能である。２００３はコンピュータ２００２からの印刷指示を受信して、印刷を行うプリンタである。２００４は申請者が申請書をスキャンして承認者にメール送信を行うための申請者用複合機である。２００５ａと２００５ｂは承認者が申請者からのメールを受信して、申請書を印刷したり、承認処理を施した申請書をスキャンして、申請者にメール送信を行うための承認者用複合機である。２００６は申請者が申請書を承認者にメールで送る場合に、メールのＣＣに指定される業務関係者がメールを受信するのに使用しているコンピュータである。
【００４４】
図３は、図２で示した複合機２００４、２００５のハード構成を説明するブロック図である。
【００４５】
メインユニット３０００は文書データ、画像情報やデバイス情報の入出力を行う為のコントローラである。メインユニット３０００は画像入力デバイスであるスキャナ３０４０や画像出力デバイスであるプリンタ３０４１と接続してスキャンやプリント等の機能を実現している。メインユニット３０００はＬＡＮ３０２０を介してメールサーバ等の外部機器と接続してデータの送受信を実現し、公衆回線（ＰＳＴＮ）３０１１にも接続してＦＡＸ機能を実現している。それらの機能をユーザに提供するためのインタフェースとして操作部３０５０と接続している。
【００４６】
ＣＰＵ３００１はメインユニット全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ３００２はＣＰＵ３００１が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリとしても使用される。ＲＯＭ３００３はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。ＨＤＤ３００４はハードディスクドライブで、システムソフトウェア、画像データやその属性データおよびその他のユーザデータ等を格納する。本発明の特徴であるメール印刷、メール作成、二次元バーコードの生成、解析処理はＨＤＤの格納されたシステムソフトウェアによって実現される。また、受信したメールのデータも本ＨＤＤに格納される。
【００４７】
操作部Ｉ／Ｆ３００６は操作部（ＵＩ）３０５０とのインタフェース部で、操作部３０５０に表示する表示データを操作部３０５０に対して出力する。また、操作部３０５０から本システム使用者が入力した情報を、ＣＰＵ３００１に伝える役割をする。また、本特許の特徴である受信したメールの表示や、送信するメールの設定画面等も操作部３０５０に表示される。
【００４８】
ネットワークＩ／Ｆ３００７はＬＡＮ３０２０に接続し、ＬＡＮ上に接続された別の複合機やＰＣ等の外部機器と情報の入出力を行う。本システムはネットワーク通信プロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰをサポートし、外部機器ともＴＣＰ／ＩＰ通信プロトコル上に従って通信を行うものとする。
【００４９】
モデム３００８は公衆回線３０１１に接続し、ＦＡＸ機能を用いて通信回線上に配置されたＦＡＸ装置と画像情報の入出力を行う。
【００５０】
Ｉｍａｇｅ  Ｂｕｓ  Ｉ／Ｆ３００５はシステムバス３０１０と画像データを高速で転送する画像バス３０３０を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３０３０は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。
【００５１】
画像バス３０３０上には以下のデバイスが配置される。ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３０３１はＬＡＮ２０２０上に配置されたＰＣから入力されるＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ部３０３２は、画像入出力デバイスであるスキャナ３０４０やプリンタ３０４１とメインユニットコントローラ３０００を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００５２】
スキャナ画像処理部３０３３は、入力画像データに対し補正、加工、編集を行う。また入力された画像がカラー原稿か白黒原稿かを画像の彩度信号から判断しその結果を保持する機能を有する。
【００５３】
プリンタ画像処理部３０３４は、出力画像データに対し補正、加工、編集を行う。画像回転３０３５はスキャナ画像処理３０３３と連携して、スキャナ３０４０からの画像読み込みと同時に画像を回転しメモリ上に格納できる。また、画像回転３０３５はメモリ上にある画像を回転したり、メモリ上に格納、もしくはメモリ上にある画像をプリンタ画像処理部と連携して回転しながら印字出力することができる。解像度変換３０３７はメモリ上にある画像を解像度変換処理し、メモリ上に格納する。色空間変換３０３８はマトリクス演算により、たとえばメモリ上にあるＹＵＶ画像をＬａｂ画像に変換し、メモリ上に格納する。階調変換３０３９はたとえばメモリ上にある８ｂｉｔ、２５６階調の画像を誤差拡散処理などの手法により１ｂｉｔ、２階調に変換し、メモリ上に格納する。画像圧縮部３０３６は、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データに対してはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＲ、ＭＨの圧縮伸張処理を行う。
【００５４】
画像回転３０３５、解像度変換３０３７、色空間変換３０３８、階調変換３０３９、画像圧縮３０３６はそれぞれ連結して動作することが可能で、たとえばメモリ上の画像を画像回転、解像度変換する場合は、両処理をメモリを介さずに行うことができる。
【００５５】
図４は本発明の実施形態に係る複合機の概観を示す図である。本複合機は、コピー機能、電子メールやＦＡＸなどのネットワーク機能、プリンタ機能、文書管理機能を備えた複合機としてユーザに提供されている。
【００５６】
画像入力デバイスであるスキャナ部４００１は、原稿となる紙上の画像を照射し、ＣＣＤラインセンサを走査することで、画像をラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダ４００２のトレイにセットし、本システム使用者が操作部４００６から読み取り起動指示する。それによって、図３で示したメインユニットコントローラＣＰＵ３００１がスキャナに指示を与え、原稿フィーダ４００２は原稿用紙を１枚ずつフィードし、現行の読み取り動作を行う。
【００５７】
画像出力デバイスであるプリンタ部４００３は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分である。その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微小ノズルアレイからインクを吐き出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でもかまわない。
【００５８】
プリントの指示はコントローラＣＰＵ３００１からの指示によって開始する。プリンタ部４００３には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段４００４を持ちそれに対応した用紙カセットをセットして使用する。また、排紙トレイ４００５は印字し終わった用紙を受け取るものであり、コントローラＣＰＵ３００１からの指示によってソート、ステープル等の設定も可能である。
【００５９】
本特許の特徴である受信したメールの表示等は操作部４００６の表示部に表示することによって行われる。
【００６０】
図５は本発明の実施形態における複合機内のソフトウェアと、データ記憶部の構成図である。本構成図で示すソフトウェアとデータ記憶部は図３で示したＨＤＤ３００４に格納されている。
【００６１】
５００１は操作部を制御するＵＩ制御部で、ユーザの指示を下層のメール処理制御部に伝えたり、メール処理制御部からの情報をＵＩに表示するなどを処理を行う。５００２はメール処理制御部からの指示に従ってメールサーバーからメールを受信したり、メールサーバにメールを送信するなどの制御を行うネットワーク制御部である。
【００６２】
５００３はＵＩ制御部５００１やネットワーク制御部５００２からの指示を受け取って、メールの受信や送信処理を行うメール処理制御部である。また、メール処理制御部は更に下層のモジュールに対して、受信したメールデータの格納と検索や、原稿のスキャン処理の実行、メールの印刷処理の実行などを指示する。
【００６３】
５０１０はメール制御部５００３からの指示に従って、受信したメールのデータ、添付されていたファイルをメール情報記憶部５０２０に格納したり、格納したメールのデータや添付ファイルを検索するメールデータの管理を行うメールデータマネージャである。
【００６４】
５０１１は指定された情報に基づいて２次元バーコード画像データを生成するバーコード・エンコード処理と、読込まれた２次元バーコード画像を解析して元データを復元するバーコード・デコード処理を行うバーコードマネージャである。
【００６５】
５０１２はスキャナを使用して原稿の読取処理を行い、電子データ化するスキャンマネージャである。
【００６６】
５０１３はメールのヘッダや本文、メールに添付されている電子データと、バーコードマネージャで生成されたバーコードデータを合成して印刷するメール印刷マネージャである。
【００６７】
５０１４はユーザ情報記憶部５０２１に格納されているユーザ情報を元に、ソフトウェアを実行するユーザの認証を行ったり、ユーザ情報記憶部５０２１からメールサーバにアクセスするメールアカウント情報を取得する等を行うユーザマネージャである。
【００６８】
５０１５は機器情報記憶部５０２２に格納されている機器に関連する情報、例えば機器毎に割り当てられているメールアドレスや、メールアカウント情報を取得する等を行う機器情報マネージャである。
【００６９】
５０１６は送信するメールの宛先に使用するメールアドレスなどの情報が保管されたアドレス帳情報記憶部５０２３からメールアドレスを取得したり、新規にメールアドレスを登録したりするアドレス帳マネージャである。送信するメールの宛先を指定する場合に、このアドレス帳マネージャ５０１６を使用することによって、ユーザは宛先をいちいち入力する手間を省略できる。
【００７０】
５０１７はメールの本文やメールに添付されているファイルを印刷する場合に、それらのデータに前記バーコードマネージャ５０１１で生成された二次元バーコード画像を付与した印刷データを生成するための画像合成処理を行う印刷画像生成マネージャである。
【００７１】
メール情報記憶部５０２０、ユーザ情報記憶部５０２１、機器情報記憶部５０２２、アドレス帳情報記憶部５０２３は情報を記憶しているデータ領域である。具体的にはデータが記載されたテキストファイルであったり、データベースのデータファイルである。データを識別する識別子を指定して、特定のデータだけを検索して取得できたり、一定の条件に合致する複数のデータを取得するなどのデータの読み出し処理が可能である。また、識別子を指定して新規のデータの追加や、変更、削除も可能である。
【００７２】
図６は操作部３０５０の構成図である。ＬＣＤ表示部６００１は、ＬＣＤ上にタッチパネルシート６００２が貼られており、システムの操作画面およびソフトキーを表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報をコントローラＣＰＵ３００１に伝える。スタートキー６００３は原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキー６００３中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤ６００４があり、その色によってスタートキー６００３が使える状態にあるかどうかを示す。ストップキー６００５は稼働中の動作を止める働きをする。リセットキー６００６は操作部からの設定を初期化する時に用いる。テンキー６００７はＦＡＸ番号や、コピー枚数の入力などに用いる。
【００７３】
図７は本発明の第１の実施形態におけるメールを使用した申請業務ワークフローの、申請者と承認者、及び申請の業務関係者間の一般的なやり取りを表した図である。
【００７４】
７００１は申請を行う申請者である。申請者７００１は申請書を作成し、申請者が使用する複合機２００４を使用して申請書類をスキャンし、メールに添付して承認者７００６に送付する。図７の７０１０は申請者７００１から承認者７００６へ、承認者のアドレスをＴＯに指定してメールを送信していることを表している。
【００７５】
また、この時申請者７００１は必須ではないが、申請者自身や、その申請に関係する業務関係者７００４のメールアドレスをＴＯやＣＣ、Ｂｃｃの宛先に指定して送信する場合もある。これは申請内容の控えを取っておいたり、業務関係者に申請の状況が明らかになる様にするためである。尚、ＢｃｃとはＢｌｉｎｄ  Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙの略である。図７の７０１１はＣｃに業務関係者７００４を指定して、メールを送信していることを表している。業務関係者７００４は業務関係者ＰＣ２００６上で動作するメールソフトを使用してメールを受信することで、申請者７００１が承認者７００６に申請を行ったことを確認できる。図７の７０１２は申請者自身へＢｃｃでメールを送信していることを表している。申請者７００１は申請者ＰＣ２００２上で動作するメールソフトを使用してメールを受信することで、自分自身が行った申請内容の控えを保管しておくことが可能である。また、後日、承認者７００６から承認結果のメールが送信されてきた際に、申請と承認のメールを対応付けて管理する事も可能となる。７０１１や、７０１２はメールを使用した申請業務ワークフローにとって、必須の作業ではないが、効率よく利用する上で一般的に行われることである。
【００７６】
７０１０、７０１１、７０１２では申請書が紙で用意され、複合機でスキャンした申請書の画像をメール添付している場合について記述した。７０２０、７０２１、７０２２では紙ではなく、メールの本文に申請内容を記載する場合のメールの流れを表している。申請者７００１は申請者ＰＣ２００２上で動作するメールソフトを使用して、申請書のメールを作成する。この時、申請内容はメール本文に記載される。７０２０は申請者７００１から承認者７００６へのメールの送信を表している。７０２１は業務関係者７００４へＣｃでメールを送信していることを表している。７０２２は申請者自身にＢｃｃでメールを送信していることを表している。
【００７７】
なお、申請者ＰＣ２００２、及び業務関係者ＰＣ２００６上で動作するメールソフトは、マイクロソフト社のＯｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓや、オープンソース系のＴｈｕｎｄｅｒｂｉｒｄなど、一般に普及しているメールソフトで構わない。
【００７８】
７００６は承認作業を行う承認者である。承認者７００６は承認者が使用する複合機２００５ａ上で動作する図５で示した本発明によるソフトウェアを使用して、７０１０又は７０２０によって申請者から送られてきた承認者宛のメールを受信する。そして、承認者７００６は７０１０のメールに添付されている申請書、もしくは７０２０のメール本文を申請書として印刷する。
【００７９】
承認者７００６は出力した申請書に対して、承認・却下等の判定の結果を記入したり、署名、押印、等々の承認作業を施す。承認作業が完了したら承認者７００６は複合機２００５ａ上で動作する図５で示した本発明によるソフトウェアを使用して、承認作業済みの申請書をスキャンし、メールを返信する。
【００８０】
７０４０、７０４１は承認者から返信されるメール送信を表している。７０４０は７０１０、又は７０２０によって送られたメールの”Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”又は”Ｆｒｏｍ”に指定されているアドレスを”ＴＯ”に指定して送信していることを表している。７０４１は７０４０の”ＣＣ”の宛先として７０１０、又は７０２０によって送られたメールの”ＣＣ”に指定されているアドレスへを指定していることを表している。
【００８１】
尚、”Ｆｒｏｍ”、”Ｔｏ”、”Ｃｃ”、”Ｂｃｃ”、”Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”とは電子メールのヘッダー部分に付けられる制御用のデータである。
”Ｆｒｏｍ”フィールドには送信元のアドレスが記入され、オプションで送信者の氏名が記入される。
”Ｔｏ”フィールドには宛先のアドレスが記入され、オプションで宛先の氏名を記入することができる。
”Ｃｃ”フィールドにアドレスが記入されると、”Ｔｏ”フィールドに記入したアドレスへ送信されるのと同じ内容のメールが、”Ｃｃ”フィールドのアドレスに送信される。
”Ｂｃｃ”フィールドにアドレスが記入されると、”Ｔｏ”フィールドに記入したアドレスへ送信されるのと同じ内容のメールが、”Ｂｃｃ”フィールドのアドレスに送信される。但し、”Ｔｏ”フィールドに記入されたアドレスの受信者には、”Ｂｃｃ”フィールドのアドレスへメールが送信されたことは通知されない。
”Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”フィールドにアドレスが記入されると、返信の宛て先アドレスを指定することになる。即ち、”Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”フィールドにアドレスがない場合には、メールの返信先アドレスは”Ｆｒｏｍ”フィールド記載のアドレスになる。一方、”Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”フィールドにアドレスがある場合には、メールの返信先アドレスは”Ｆｒｏｍ”フィールドのアドレスではなく”Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ”フィールドで指定されたアドレスになる。
【００８２】
なお、本実施形態においては承認者はメールの受信と送信（返信）を常に同じ複合機２００５ａで行うものとする。承認者が複数台の複合機を使用する場合については第二の実施形態で説明する。
【００８３】
図８の８０００は操作部３０５０のＬＣＤ表示部６００１に表示され、図５で示した本発明のソフトウェア構成により提供される、メール送信操作画面の構成図である。この画面は図７の申請業務ワークフローの、７０１０、７０１１、７０１２のメール送信を指示するための画面である。
【００８４】
８００１はソフトウェアの機能を切り替える機能スイッチボタンであり、現在は送信機能に切り替えられていることを示している。８０１０は宛先種別切替ボタンであり、宛先の種別を”Ｔｏ”、”Ｃｃ”、”Ｂｃｃ”に切り替えて、宛先を設定する。本画面例では”Ｔｏ”の宛先が指定可能となっている。８０１１は設定済み宛先一覧表示部である。アドレス帳から宛先を選択したり、直接メールアドレスを入力するなどして指定された”Ｔｏ”、”Ｃｃ”、”Ｂｃｃ”の宛先を表示する。８０１２はアドレス帳ボタンである。アドレス帳ボタン８０１２を押下することによって図５のアドレス帳マネージャ５０１６がアドレス帳情報記憶部５０２３に登録されている宛先データを取得し一覧表示する。一覧から選択されたアドレスが、”Ｔｏ”、”Ｃｃ”、”Ｂｃｃ”のいずれかの宛先として設定される。８０１３は新規宛先ボタンである。新規宛先ボタンを押下すると、８０３０に示すようなソフトキーボードが表示される。ソフトキーボード８０３０は平仮名、片仮名、英数字、記号などの入力が可能であり、これによってアドレス帳にはないメールアドレスを宛先として指定することが可能である。８０１４は送信設定ボタンである。送信設定ボタン８０１４を押下すると、後述する図９に示すような送信設定画面が表示され、更に詳細なメールの設定が可能となる。８０２０は図４のスキャナ部４００１を使用して申請書をスキャンする際の解像度、倍率、色指定、等の読込設定を変更する読込設定ボタンである。８０２１はスキャンした申請書の画像データをメールに添付する際のファイル形式を選択するファイル形式ボタンである。
【００８５】
図９の９０００は図８の送信設定ボタン８０１４を押下することで表示される送信設定画面の画面構成図である。９００１はメールの件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）入力欄である。９００２はメールの返信先アドレス（Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）入力欄である。９００３はメールの本文入力欄である。９００１、９００２、９００３の各入力欄は入力欄を押下することで図８の８０３０に示したソフトキーボードが表示されて文字列が入力可能となる。
【００８６】
尚、件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）とはメールヘッダのフィードの１つであり、文字通りメールの件名が記入される。
【００８７】
９０１０は自動返信ボタンである。自動返信ボタン９０１０は押下する度に設定の有効と無効が交互に切り替わるトグルボタンである。自動返信ボタン９０１０を有効に設定すると本発明の特徴である返信メールの自動作成が有効となる。
【００８８】
９０２０はこの送信設定画面９０００を閉じて図８のメール送信操作画面８０００に戻るボタンである。
【００８９】
図１０は図７の申請業務ワークフローで申請者が行う７０１０、７０１１、７０１２のメール送信処理の処理内容を表すフローチャートである。本処理は申請者が図８、図９で示した画面において宛先の設定や、読込設定を行った後に、図６でしめしたスタートキー６００３を押下することで、図５で示したメール処理制御部５００３において実行されるものである。
【００９０】
ステップ１００００においてメール処理制御部は図９の自動返信ボタン９０１０によって自動返信の設定が有効に設定されているかどうかをチェックする。有効である場合はステップ１００１０の自動返信メール送信処理を実行して、処理を終了する。自動返信メール送信処理の詳細は後の図２３の説明において詳しく説明する。設定が無効である場合は、自動返信ではないのでステップ１０００１に進む。
【００９１】
ステップ１０００１においてメール処理制御部はスキャンマネージャ５０１２に指示して、スキャナ３０４０でスキャナ部４００１に置かれた申請書の紙原稿を読込む。読込まれた画像データはＲＡＭ３００２又はＨＤＤ３００４に保管される。
【００９２】
図１１の１１００１は読み込まれた申請書の画像データの一例である。１１００２ａと１１００２ｂは申請者が記入する箇所であり、申請者の氏名や申請内容等が記載されている。１１００３は承認者の記入欄であり、現時点ではまだ空欄のままである。１１００４は印刷時に二次元バーコード画像を印刷する領域である。申請者が申請書を送信する段階では１１００４の領域は空白である。
【００９３】
ステップ１０００２においてメール処理制御部５００３はユーザマネージャ５０１４に指示して、ユーザ情報記憶部５０２１から複合機にログインしているユーザ（例えば申請者）のメールサーバのメールアカウント情報を取得してＲＡＭ３００２に保管する。
【００９４】
ステップ１０００３においてメール処理制御部５００３は申請者が送るメール（７０１０、７０１１、７０１２のメール）のメールデータの作成を行う。具体的にはこのメールを一意に識別する”Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ”の生成して設定したり、“Ｆｒｏｍ”アドレスとして現在複合機を利用しているユーザ（例えば申請者）のメールアドレスを設定する事などを行う。
【００９５】
尚、”Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ”はメールヘッダのフィールドの１つであり、あるメールを別のメールから識別するための識別子を記述する。
【００９６】
形式には特に規定は無いが、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤはメール毎に唯一無二であるように記述される。
【００９７】
ステップ１０００４においてメール処理制御部はメール送信操作画面８０００と送信設定画面９０００において指定された値をステップ１０００３で作成した新規メールデータに設定する。具体的にはメール送信操作画面８０００で入力されたＴｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃの設定、送信設定画面９０００で入力されたＳｕｂｊｅｃｔ、Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ、メール本文の設定などである。７０１０、７０１１、７０１２のメール送信処理においては、Ｔｏに承認者７００６のアドレス、Ｃｃには業務関係者７００４のアドレス、Ｂｃｃには申請者７００１のアドレスが申請者によって指定されている。
【００９８】
ステップ１０００５においてメール処理制御部５００３は前記ステップ１０００１において読込んだ画像データをメール送信操作画面８０００のファイル形式８０２１で指定されたファイル形式に変換する。ファイル形式は、例えばＰＤＦやＴＩＦＦなどの形式である。変換されたファイルはＲＡＭ３００２又はＨＤＤ３００４に保管される。
【００９９】
ステップ１０００６においてメール処理制御部５００３は前記ステップ１０００５において変換された画像ファイルをメールに添付するためのコード形式に変換する。具体的にはＭＩＭＥの規定に従ってＢａｓｅ６４等の形式にエンコードする。
【０１００】
ステップ１０００７においてメール処理制御部５００３はメール送信処理を行う。具体的にはステップ１０００４において作成された新規メールデータとステップ１０００６において作成された添付ファイルデータを結合し、メールデータの作成を完了する。次にステップ１０００２で取得したメールサーバのアカウント情報を使用してメールサーバにアクセスし、メールデータをサーバに送信する。
【０１０１】
以上のようにして７０１０、７０１１、７０１２のメール送信処理が行われる。
【０１０２】
また、図７の７０２０、７０２１、７０２２で示した、紙ではなくメールの本文に申請内容を記載する場合のメール送信処理は、申請者ＰＣ２００２上で動作する一般的なメールソフトで行われる。よって、メールがどのように処理されて送信されるのかは、それぞれのメールソフトに依存するものであり、本発明には直接関係しないので詳細な説明は割愛する。
【０１０３】
図１２の１２００１は、７０２０、７０２１、７０２２で送信されるメールの本文に申請内容を記載したメールの一例である。１２００２は申請者が記入する箇所であり、申請者の氏名や申請内容等が記載されている。１２００３は承認者の記入欄であり、現時点ではまだ空欄のままである。
【０１０４】
図１３の１３０００は、図５で示した本発明のソフトウェア構成によるメール受信操作画面の構成図である。このメール受信操作画面は操作部３０５０のＬＣＤ表示部６００１に表示される。この画面は図７の申請業務ワークフローの７０１０で送られたメールを承認者７００６が複合機２００５ａでメールを受信する指示をするための画面である。
【０１０５】
１３００１はソフトウェアの機能を切り替える機能スイッチボタンであり、現在はメール受信機能に切り替えられていることを示している。１３０１０は受信済みのメールの一覧を表示する受信メール一覧表示領域である。受信メール一覧表示領域には受信したメールの送信日時、件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）、差出人（Ｆｒｏｍアドレス）など、各受信メールの主要な情報が表示される。また、領域内の行を押下することによって任意の受信メールを選択することが可能である。なお、図１３では一覧表示領域の例として送信日時、件名、差出人のメール情報を表示しているが、その他のメールヘッダのフィールドやメール本文の一部などを表示するように構成しても良い。
【０１０６】
１３０１１は新規受信ボタンであり、押下することによってメールの受信処理が実行される。１３０１２はメール印刷ボタンであって、押下することによって受信メール一覧表示領域１３０１０において選択されているメールの印刷処理を実行する。１３０１３は返信メール作成ボタンであって、押下することによって受信メール一覧表示領域１３０１０において選択されているメールの返信メールを作成して、送信する。
【０１０７】
図１４は機能スイッチボタン１３００１を押下してメール受信操作画面１３０００を表示した際に実行される受信済みメール表示処理のフローチャートである。本処理は、図５で示したメール処理制御部５００３において実行されるものである。
【０１０８】
ステップ１４００１においてメール処理制御部５００３はユーザマネージャ５０１４に指示して、ユーザ情報記憶部５０２１から複合機にログインしているユーザ（例えば申請者）のメールサーバのメールアカウント情報を取得してＲＡＭ３００２に保管する。
【０１０９】
ステップ１４００２においてメール処理制御部５００３はメールデータマネージャ５０１０に対して、複合機にログインしているユーザが受信したメールのヘッダ情報の一覧の取得を指示する。メールデータマネージャ５０１０はメール情報記憶部５０２０を検索して、承認者の受信したメールのヘッダ情報の一覧を取得する。
【０１１０】
ステップ１４００２においてメール処理制御部は前記ステップ１４００１において取得したメールのヘッダ情報の一覧を元に、受信メール一覧表示領域１３０１０に受信メールの一覧を表示する。
【０１１１】
以上のように図１４に示したフローチャートによってメール受信操作画面を表示すると、受信済みのメールの一覧が表示される。
【０１１２】
図１５は本実施形態において複合機がメールを受信するメール受信処理のフローチャートである。前記メール受信操作画面１３０００の新規受信ボタン１３０１１を押下することによって実行される処理であり、図５で示したメール処理制御部５００３において実行されるものである。
【０１１３】
具体的には、図７の申請業務ワークフローにおいて、承認者７００６が承認者が使用する複合機２００５ａにおいて申請者からのメールを受信する際に利用するものである。
【０１１４】
ステップ１５００１においてメール処理制御部５００３はユーザマネージャ５０１４に指示して、ユーザ情報記憶部５０２１から複合機にログインしている承認者のメールサーバのメールアカウント情報を取得してＲＡＭ３００２に保管する。
【０１１５】
ステップ１５００２においてメール処理制御部５００３は前記ステップ１５００１で取得したメールアカウント情報に基づいて受信メールサーバにアクセスし、承認者宛の未受信のメールを受信する。
【０１１６】
前記ステップ１５００２のメール受信処理において、メールサーバにアクセスできないなどの理由によってメールの受信に失敗した場合にはステップ１５００４に進み、承認者に対してメールの受信ができなかった旨を通知する。図１６にその通知画面の一例を示した。エラーの通知が終了するとメール処理制御部はステップ１５００６に進み、前記図１４に示した受信済みメール表示処理を再実行して画面の表示を更新する。
【０１１７】
前記ステップ１５００２のメール受信処理が成功した場合にはメール処理制御部はステップ１５００５に進む。ステップ１５００５においてメール処理制御部はメールデータマネージャ５０１０に指示して、受信したメールをメール情報記憶部５０２０に保管する。
【０１１８】
メール情報記憶部５０２０への保管が終了するとメール処理制御部はステップ１５００６に進み、前記図１４に示した受信済みメール表示処理を再実行する。これによってステップ１５００２で新たに受信したメールが受信メール一覧表示領域１３０１０に表示される。
【０１１９】
先の図１３の受信メール一覧表示領域１３０１０の１３０２１、１３０２２、１３０３３は図１５のメール受信処理と図１４の受信済みメール表示処理によって承認者が受信したメールが表示されている。
【０１２０】
１３０２１はｔ．ｋｉｍｕｒａ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐというメールアドレスを持つ申請者が「終夜運転許可申請書（図１１）」を図７に示した７０１０のメール送信によって送ったメールを受信したものである。
【０１２１】
１３０２２は、ｈ．ｈａｙａｓｈｉ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐというメールアドレスを持つ申請者が１３０２１と同じ「終夜運転許可申請書（図１１）」を、図７に示した７０１０のメール送信によって送ったメールを受信したものである。
【０１２２】
１３０２３は１３０２１と同じｔ．ｋｉｍｕｒａ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐというメールアドレスを持つ申請者が「機材購入申込書（図１２）」を、図７に示した７０２０のメール送信によって送ったメールを受信したものである。
【０１２３】
１３０２４は１３０２１、１３０２３と同じｔ．ｋｉｍｕｒａ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐというメールアドレスを持つ申請者が１３０２１と同じ「終夜運転許可申請書」を図７に示した７０１０のメール送信によって送ったメールを受信したものとする。１３０２１と１３０２４は同じ申請者が作成した、同じ種類の申請書であるが、それぞれは別々の申請であり、承認も個別に行われなければならないものとする。
【０１２４】
図１７は本実施例において、複合機が受信したメールを印刷する受信メール印刷処理のフローチャートである。本処理は前記図１３のメール受信操作画面１３０００において、受信メール一覧表示領域１３０１０に表示される受信メールの中から、印刷したい受信メールを選択して、メール印刷ボタン１３０１２を押下することによって実行される。
【０１２５】
具体的には図７の申請業務ワークフローで、承認者が承認者が使用する複合機２００５ａで申請者から送信されたメールを印刷する際に使用するものである。
【０１２６】
本処理は図５で示したメール処理制御部５００３において実行されるものである。
【０１２７】
ステップ１７００１においてメール処理制御部５００３はＵＩ制御部５００１より受信メール一覧表示領域１３０１０において選択されているメールを取得する。次にメール処理制御部はメールデータマネージャ５０１０に指示して、選択されているメールの情報をメール情報記憶部５０２１から取得する。取得する情報にはメールのヘッダ部、ボディー部、およびメールにファイルが添付されている場合は添付されているファイルが含まれる。取得した情報はＨＤＤ３００４に一時保管する。
【０１２８】
ステップ１７００２においてメール処理制御部は、前記ステップ１７００１において取得したメール情報のヘッダに記載されているＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤから二次元バーコード画像データを生成する。具体的には図５で示したバーコードマネージャ５０１１に指示して、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤの文字列を二次元バーコードの画像データに変換し、ＨＤＤ３００４に一時保管する。なお、二次元バーコードとは水平方向と垂直方向に情報を持つ表示方式のコードであり、バーコードに比べ、より多くの情報をコード化でき、また印字面積を小さくできるものである。
【０１２９】
ステップ１７００３においてメール処理制御部は印刷するメール情報を特定するため図１８に示すような印刷対象選択画面を表示する。
【０１３０】
図１８の１８０００は印刷対象選択画面である。１８００１ａと１８００１ｂは一方が有効になれば、他方が無効となるボタンである。受信したメールの本文を印刷したい場合はメール本文ボタン１８００１ａを有効とする。受信したメールの添付ファイルを印刷したい場合は添付ファイルボタン１８００１ｂを有効とする。実行ボタン１８００２は処理の続行を指示するボタンである。図７の申請業務ワークフローの７０１０のメールの様に、添付された画像データが申請書そのものである場合には、添付ファイルボタン１８００１ｂを有効にする。一方、７０２０のメールの様に、メール本文が申請書そのものである場合は、メール本文ボタン１８００１ａを有効とする。メールに添付ファイル自体が存在しない場合は、メール本文ボタン１８００１ａが有効な状態で表示される。
【０１３１】
また、メールに添付ファイル自体が存在しない場合はメール本文ボタン１８００１ａを有効にするように指定され、実行ボタン１８００２が押されたと仮定して、図１８の画面を表示せずに処理しても構わない。
【０１３２】
図１８の実行ボタン１８００２が押下される事によってメール処理制御部はステップ１７００３の処理を再開し、印刷対象としてメールの本文と、添付ファイルのいずれが選択されたかを判断する。メールの本文を印刷対象として選択した場合はステップ１７００４に進み、添付ファイルを印刷対象として選んだ場合には、ステップ１７００５に進む。
【０１３３】
ステップ１７００４においてメール処理制御部５００３は前記ステップ１７００１においてＨＤＤ３００４に一時保管したメール情報からメール本文のデータを抽出する。
【０１３４】
ステップ１７００５においてメール処理制御部は前記ステップ１７００１においてＨＤＤ３００４に一時保管したメール情報のメールに添付ファイルが存在するかどうかをチェックする。存在しない場合はエラーとしてステップ１７００６に進み、エラーを通知して印刷処理を中止する。添付ファイルが存在する場合はステップ１７００７に進み、ＨＤＤ３００４に一時保管したメール情報から添付ファイルのデータを抽出する。
【０１３５】
ステップ１７００８においてメール処理制御部は前記図５で示した印刷画像生成マネージャ５０１７に指示して、添付ファイル、又はメール本文の印刷画像に、前記ステップ１７００２でＨＤＤ３００４に保管した二次元バーコード画像データを合成する。二次元バーコード画像データは印刷領域の決められた位置に埋め込まれる。図１９にメール７０１０に添付されてきた申請書画像データと二次元バーコード画像データが合成された印刷画像の例を示した。１９０００は図１１で示した、申請者が複合機で読み込んでメール７０１０，７０１１，７０１２に添付して送信した申請書の画像データが元になっている。１９００１は図１１で示した申請者から送られてきた申請書の画像に、二次元バーコード画像が合成されていることを示している。図２０には、図１２で示した７０２０で送られるメールの本文と、二次元バーコード画像データが合成された印刷画像の例を示した。２００００は前記図１２の１２００１に示したメールの本文に記載したテキストデータ（申請内容）を印刷データに変換したものである。２０００１はメールのヘッダ情報のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを元にした二次元バーコードが合成されていることを示している。
【０１３６】
なお、１９００１と２０００１では二次元バーコードの一例として”ＱＲコード”と呼ばれる形態のものを使用しているが、二次元バーコードにはこれと異なる形式のものもあるので、そちらを使用してもまったく問題ない。
【０１３７】
ステップ１７００９においてメール処理制御部２００３はメール印刷マネージャ５０１３に指示して、ステップ１７００８で生成した印刷画像をプリンタ３０４１によって印刷する。
【０１３８】
以上の様に図７の申請業務ワークフローにおいて、承認者は前記図１７の受信メール印刷処理によって承認者は申請者から送信されてきたメールの添付ファイルやメール本文を紙に出力することができる事が明らかになった。また、この印刷物には送られて来たメールのヘッダ情報のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが二次元バーコード化されて印刷されることも明らかになった。また、どのようなメールを印刷する場合にも、二次元バーコード内に上記Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ以外の情報は付与おらず、印刷する情報量がメールのヘッダ情報の内容に左右されにくいことも明らかになった。
【０１３９】
次に、承認者はこれらの出力物に対して、情報の追記、署名や押印などの承認作業７０３０を行う。
【０１４０】
図２１と図２２は図１７の受信メール印刷処理によって出力された出力物に対して承認者が承認作業を行った結果の例である。図２１は７０１０の申請書の画像データがメールに添付されて送られてきたケースでの、承認作業後の申請書の例である。図２２は７０２０のメールの本文に申請書の内容が記載されて送られてきたケースでの、承認作業後の申請書の例である。図２１、２２ともに承認者欄に署名や押印などが行われていることがわかる。
【０１４１】
図２３は本実施例において複合機がスキャンした原稿の画像データを元に、返信メールを作成するメール自動返信処理のフローチャートである。
【０１４２】
本処理は図９で示した画面において自動返信ボタン９０１０の自動返信の設定を有効とした後、メール送信操作画面８０００からスタートキー６００３を押下することで起動される。処理自体は図５で示したメール処理制御部５００３において実行されるものである。
【０１４３】
具体的には、図７の申請業務ワークフローにおいて、承認者が承認者が使用する複合機２００５ａで、承認作業の終わった申請書をスキャンして、申請者や業務関係者に送信するメール（７０４０、７０４１）を送信するために使用するものである。
【０１４４】
図２３のメール自動返信処理においては、図７の７０４０、７０４１メールが、承認者が受信した７０１０、７０２０のメールの返信メール（子メール）として送信できることが特徴である。
【０１４５】
また、その際に承認者が多数受信している７０１０、７０２０のメールの中から、スキャンした申請書が送られて来たメールを誤らずに識別できることも本処理の特徴である。
【０１４６】
ステップ２３００１においてメール処理制御部は図９の自動返信ボタン９０１０で設定された自動返信の設定を参照する。自動返信の設定が無効であれば、返信ではなく、新規メールとして送信することになるので、ステップ２３００２の新規メール送信処理を実行する。新規メール送信処理の内容は既に図１０で示したものと同じである。
【０１４７】
ステップ２３００３においてメール処理制御部はスキャンマネージャ５０１２に指示して、スキャナ３０４０でスキャナ部４００１に置かれた承認処理が施された申請書の紙原稿の読込む。読込まれた画像データはＲＡＭ３００２又はＨＤＤ３００４に保管される。
【０１４８】
読込まれた画像は図２１や図２２で示したものと同じである。
【０１４９】
ステップ２３００４においてメール処理制御部はバーコードマネージャに指示して、前記ステップ２３００３において読込まれた画像データから所定の場所に印刷された二次元バーコードが検出できるかどうかをチェックする。検出できなかった場合はステップ２３００５において二次元バーコードが存在しないと判断する。この場合はスキャンした原稿は前記図１７の受信メール印刷処理によって印刷されたものではないということになる。よって、単にスキャンした画像ファイルをメールに添付して送ればよいので、新規メール送信処理２３００２を実行する。二次元バーコードが検出できた場合はステップ２３００５において、二次元バーコードが存在するとしてステップ２３００６に進む。
【０１５０】
ステップ２３００６においてメール処理制御部５００３は前記ステップ２３００４において検出できた二次元バーコードをデコードして元の情報に複合する。この二次元バーコードは前記図１７のステップ１７００１、１７００２において、申請者から送られて来たメール（図７の７０１０、７０２０）のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを元にして生成されたものである。よって、このステップのデコード処理によってその申請書が送られてきたメール申請者から送られて来たメール（図７の７０１０、７０２０）のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが導かれる。
【０１５１】
ステップ２３００７においてメール処理制御部５００３はメールデータマネージャ５０１０に指示して、メール情報記憶部５０２０を検索する。この時、前記ステップ２３００６において得られたＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤをキーにして、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤがそれと一致するメールをメール情報記憶部５０２０から検索する。
【０１５２】
先に見たように、検索のキーとしているＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤは申請者から送られて来たメール（図７の７０１０、７０２０）であるから、検索結果としてそのメールが返ってくるはずである。
【０１５３】
もしも、該当するメールが見つからない場合は、ステップ２３００８において受信メールがないという判断になり、ステップ２３００２に進む。受信メールが存在しない場合は、返信のメールを作成することができないので、通常の新規のメールとしてメール送信を行う。該当するメールが見つかった場合はステップ２３００９に進む。
【０１５４】
ステップ２３００９においてメール処理制御部は図５−１で示したユーザマネージャ５０１４に指示して、ユーザ情報記憶部５０２１から複合機にログインしている申請者のメールサーバのメールアカウント情報を取得してＲＡＭ３００２に保管する。
【０１５５】
ステップ２３０１０においてメール処理制御部は返信メールの作成を行う。返信メールとは申請者から送られて来たメール（図７の７０１０、７０２０）に対する返信という意味である。具体的にはＲＦＣ２８２２の規定に従って、申請者から送られて来たメールの子メールとして作成するという意味である。
【０１５６】
前記ステップ２３００７において既に申請者から送られて来たメールのメール情報は取得している。便宜上この情報を「親メール情報」と呼ぶこととし、以下のｆ）〜ｌ）に本ステップの詳細な処理内容を記述する。
ｆ）返信メール用のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを新規に生成し、この返信メールのヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとして設定する。
ｇ）親メール情報のヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを返信メールのヘッダのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏに設定する。
ｈ）親メール情報のヘッダのＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓの末尾に、親メール情報のヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを追加して、返信メールのヘッダのＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓに設定する。
ｉ）親メール情報のＲｅｐｌｙ−Ｔｏか、Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏが指定されていなければＦｒｏｍに指定されているアドレスを返信メールのＴｏに設定する。
ｊ）親メール情報のＣｃに指定されているアドレスを返信メールのＣｃに設定する。
ｋ）親メール情報のＳｕｂｊｅｃｔの先頭に“Ｒｅ：”を付与して返信メールのＳｕｂｊｅｃｔに設定する。
ｌ）親メール情報のメール本文を返信メールの本文に設定する。
【０１５７】
ｆ）〜ｈ）の処理によって、この返信メールは申請者から送られて来たメール（図７の７０１０、７０２０）の子メールとして定義されたことになる。
従来の技術ではこの処理に必要な親メール情報のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤや、Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓを予め印刷し、ＯＣＲ処理によって読み取る必要があった。Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓには複数のメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが含まれる事があるため、Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓの情報量が増えると、印刷に必要な印刷領域が増加していた。
【０１５８】
しかし、本実施例の場合は親メール情報のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤのみを（二次元バーコードとして）印刷するが、Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓは印刷しない。よって、印刷領域がＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓの情報量によって変動することは無い。
ｉ）〜ｌ）の処理は処理は返信メールの宛先やＳｕｂｊｅｃｔを元のメール（図７の７０１０、７０２０）に指定されていた値を利用して設定するものである。特にｉ）やｊ）は返信メールの送られる宛先に関わるものなので重要である。
【０１５９】
従来の技術ではこれらの情報も予めを印刷しておいて、ＯＣＲ処理で読み取っていた。そのために、Ｃｃの宛先などが増えると印刷領域もそれだけたくさん必要としていた。しかし、本実施例の場合はこれらの情報は印刷せず、複合機上に保管されている元のメールから取得するため、これらの情報を印刷するための印刷領域は不要である。
【０１６０】
尚、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏはメールヘッダのフィールドの１つであり、メールの返信時に使用されるヘッダで、返信した元のメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを引用する。
【０１６１】
また、Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓもメールの返信時に利用されるメールヘッダのフィールドの１つであり、元のメールのＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓとＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを引用する。元のメールにＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓが無い場合には、元のメールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏとＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤの全てを引用する。
【０１６２】
よって、ＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓやＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏによりどのメールに返信したかが明確になる。複数の人が混在している状態でのメールのやりとりで、どのメールに対する返信なのかを明確にするのに利用できる。
【０１６３】
スレッド表示（親子関係の表示）を行う場合には、メールソフトウェアがＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤやＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓを利用する。
【０１６４】
ステップ２３０１１においてメール処理制御部は前記ステップ２３００３において読込んだ画像データをメール送信操作画面８０００のファイル形式８０２１で指定されたファイル形式に変換する。変換されたファイルはＲＡＭ３００２又はＨＤＤ３００４に保管される。
【０１６５】
ステップ２３０１２においてメール処理制御部は前記ステップ１０００５において変換された画像ファイルをメールに添付するためのコード形式に変換する。具体的にはＭＩＭＥの規定に従ってＢａｓｅ６４等の形式にエンコードする。
【０１６６】
ステップ２３０１３においてメール処理制御部はメール送信処理を行う。具体的にはステップ２３０１０において作成された返信メールデータとステップ２３０１２において作成された添付ファイルデータを結合し、返信メールデータの作成を完了する。次にステップ２３００９で取得したメールサーバのアカウント情報を使用してメールサーバにアクセスし、メールデータをサーバに送信する。
【０１６７】
以上の様に、本発明によれば、従来技術の課題として挙げた出力するメールヘッダ情報の情報量と、それに関連する印刷領域に関する問題が解決されていることがわかる。
【０１６８】
申請業務ワークフローにおいて承認者が申請メールの本文や添付ファイルを印刷する場合に、二次元バーコードに埋め込んでいたのはＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤのみであった。これはＴｏやＣｃに指定されている宛先の数や、メール自体の内容によって情報量が増えるものでないことは明らかである。Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤの長さには特に規定はないが、大きくても１００バイト程度に収まるものと考えて構わないので、紙上に出力する情報量が少なく、二次元バーコードに収容できるの情報量の上限に収まりやすい。
【０１６９】
次に承認者が返すメールを申請者のメール（親メール）の子メールとして生成する課題も解決された。スキャンした原稿からＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを読み取り、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤから複合機内に格納された申請者のメールを特定している。よって、承認者がわざわざ親メールを選択する必要が無く、親メールの誤選択が解消される。また、特定したメールの情報を元にＴＯ、Ｃｃ、Ｓｕｂｊｅｃｔ、メールの本文等も設定することが可能である。
【０１７０】
なお、本実施例においてはＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを二次元バーコードとして印刷し、読み取る方法を取っていた。これは二次元バーコードが従来の方法に比べてより多くの情報をコード化でき、また印字面積も小さくできるためである。しかし、従来どおり通常の文字列としてＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを印刷し、ＯＣＲ処理によって読み取るようにしても問題は無いのは明らかである。つまり二次元バーコードがメール情報を識別するための電子メール識別情報の例になる。また、上記バーコードではなく直接Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤを印刷する場合はＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤの文字列が電子メール識別情報の例になる。
【０１７１】
また、二次元バーコード以外のコード化と読み取り方法、例えばＲＦＩＤなどに対応した紙を使用して、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤを埋め込んでも同様の効果が得られることは明らかである。
【０１７２】
＜第２の実施形態＞
本実施例は前述の第１の実施形態において、承認者が複数台の複合機を使用できる環境にある場合を表したものである。
【０１７３】
承認者が複数台の複合機を使用できる場合、申請者のメールを受信して、申請書を印刷する複合機と、承認処理が終わった申請書を返信する複合機が異なる場合がある。その場合の本発明の特徴について以下に記載する。
【０１７４】
業務ワークフローシステムの構成は第１の実施形態と変更は無いので、説明は割愛する。
【０１７５】
図２４に本実施形態における複合機のソフトウェア構成とデータ記憶部の構成図を示す。本構成図２４は第１の実施形態の図５の構成の変形である。よって同じ符号のものは図５と同じものである。相違点について説明する。
【０１７６】
５０３０は複合機のシステム起動時にＨＤＤ３００４より読込まれ、ネットワーク制御部５００２を介して、常時機器間の転送メールの監視を行い、転送メールの受信をきっかけにメールの自動送信処理を行う機器メール処理制御部である。機器メール処理制御部５０３０はメールデータマネージャ５０１０、バーコードマネージャ５０１１、ユーザマネージャ５０１４、機器情報マネージャ５０１５等に対して指示を出して、必要なデータの取得や格納を行うことができる。
【０１７７】
第２の実施形態は、承認者が申請のメールを印刷する受信メール印刷処理と、承認済みの申請書を返信するメール自動返信処理が第１の実施形態とは異なるが、それ以外の部分については第１の実施形態と同じである。ここでは、第１の実施形態との差異のある部分について説明する。
【０１７８】
図２５は第１の実施形態における図７で説明したメールを使用した申請業務ワークフローを元に、本実施例において第１の実施形態とは異なる承認者のメールの受信と、返信に関する処理の流れの部分を表した図である。
【０１７９】
７００６は承認者である。２５００ａと２５００ｂは承認者が使用する複合機である。この図では２５００ａにて、申請者のメールを受信して印刷し、２５００ｂにて承認済みの申請書を返信している。これはあくまで説明上の例であって、２５００ｂでメールを受信して印刷し、２５００ａで承認済みの申請書を返信しても構わない。
【０１８０】
７０１０は図７の場合と同じで、申請者から承認者に対して送られてくる申請書のメールを表している。承認者７００６はメールを複合機２５００ａで受信し、第１の実施形態と同様にそのメールの添付ファイルか、メールの本文を印刷する。その受信メール印刷処理を図２６のフローチャートに表した。
【０１８１】
図２６の受信メール印刷処理は、実施例の１で説明した図１７の受信メール印刷処理とほぼ同じである。最も大きな違いはステップ２６００２の機器情報取得処理が追加されていることである。もう一つの違いはステップ２６００３のバーコードデータ生成処理の内容が第１の実施形態と異なる部分である。それ以外の部分については相違は無い。よって、ここではこの相違点である二つのステップを中心に処理の説明を行う。
【０１８２】
ステップ２６００１は第１の実施形態と変わらない。メール処理制御部５００３はＵＩ制御部５００１より受信メール一覧表示領域１３０１０において選択されているメールを取得する。次にメール処理制御部５００３はメールデータマネージャ５０１０に指示して、選択されているメールの情報をメール情報記憶部５０２１から取得する。
【０１８３】
ステップ２６００２において、メール処理制御部５００３は機器情報マネージャ５０１５に指示して機器情報記憶部５０２２から、この処理を実行している複合機２５００ａに割り当てられているメールアドレスを取得する。仮に複合機２５００ａのメールアドレスをｍｆｐ＿ａ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐであるとする。
【０１８４】
この複合機のメールアドレスが画像形成装置である複合機を一意に識別可能とするための装置識別子の一例である。
【０１８５】
ステップ２６００３において、メール処理制御部はステップ２６００１で取得したメール情報のヘッダに記載されているＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤと、ステップ２６００２で取得した複合機２５００ａのメールアドレス（ｍｆｐ＿ａ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐ）を連結した文字列を生成する。そして更に、その文字列を元にして二次元バーコード画像データを生成する。
【０１８６】
例えば、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤが”＜２００７０３０１０９５５３９．６２ＣＣ．ｔ．ｋｉｍｕｒａ＠ｃａｎｏｎ．ｃｏ．ｊｐ＞”であるとする場合、”，”（カンマ）を挟んで連結して、以下の様にする。
”＜２００７０３０１０９５５３９．６２ＣＣ．ｔ．ｋｉｍｕｒａ＠ｃａｎｏｎ．ｃｏ．ｊｐ＞，ｍｆｐ＿ａ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐ”
連結した文字列を、後で再びＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとメールアドレスに分離できさえすれば、連結に使用する文字列を変えたり、連結する順番を逆にしても構わない。また、同様に、後で再びＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとメールアドレスに分離できるのであれば、別の合体方法をとっても構わない。
【０１８７】
本実施例においては半角の”，”（カンマ）を利用し、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ、メールアドレスの順番で連結した。メールアドレスに”，”（カンマ）は使用できない。よって、分離する場合には文字列の最後尾にある”，”（カンマ）で分離すれば、元のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとメールアドレスに戻すことが可能である。
【０１８８】
なお、ステップ２６００３において、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤと処理を行っている複合機のメールアドレスを元に二次元バーコード画像を生成するということを除けば、ステップ２６００４以降の処理は第１の実施形態のステップ１７００３以降と同じである。
【０１８９】
よって、それ以降の説明は割愛する。
【０１９０】
なお、図２６の受信メール印刷処理によって印刷される申請書は、紙上に出力される二次元バーコード画像内に複合機のメールアドレスの情報が含まれているほかは、第１の実施形態の図１９、図２０に示された印刷画像の例と変わらない。
【０１９１】
図２５の７０３０において承認者は承認処理を行った紙を、申請書のメールを受信した複合機２５００ａとは異なる複合機２５００ｂから返信しようとする。第１の実施形態と同様に、返信を実行するために承認者は図９の送信設定画面９０００において自動返信９０１０を有効に設定した後、図８のメール送信操作画面８０００からスタートキー６００３を押下してメール自動返信処理を起動する。
【０１９２】
図２７に本実施例におけるメール自動返信処理のフローチャートを記載した。この処理も殆どが第１の実施形態における図２３のメール自動返信処理と同じ内容である。
【０１９３】
最も大きな点はステップ２７００７において、複合機のメールアドレスのチェックを行う処理が増えたことである。また、そこにおいてメールアドレスが一致しない場合の処理２７００８〜２８０１０が追加されている。ここでも、本実施形態での相違点について述べることとする。
【０１９４】
処理開始からステップ２７００６のバーコードのデコード処理までは第１の実施形態の図２３と全く同じであるので説明を割愛する。
【０１９５】
ステップ２７００７においてメール処理制御部５００３は、２次元バーコードをデコードして取得された文字列をＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとメールアドレスに分離する。本実施例では文字列の最後尾にある”，”（カンマ）で分離を行う。次にメール処理制御部５００３は機器情報マネージャ５０１５に指示して機器情報記憶部５０２２から、この処理を実行している複合機２５００ｂに割り当てられているメールアドレスを取得して、分離したメールアドレスと比較する。
これが装置識別子比較である。
【０１９６】
双方のメールアドレスが一致する場合は、申請書のメールを受信して、印刷した複合機と、今送信しようとしている複合機が同じ機器であることを示す。その場合はこのまま処理を続行するのでステップ２７０１１に進む。なお、ステップ２７０１１以降は第１の実施形態の図２３に示したステップ２３００７と処理が同じであるため、説明を割愛する。
【０１９７】
二つのメールアドレスが一致しない場合は、申請書のメールを受信して、印刷した複合機と、今送信しようとしている複合機が異なることを意味している。すなわち、承認者が返信する元のメールの情報が今処理中の複合機内には存在しない。よって、スキャンされた申請書を、元のメールを受信した複合機に転送する必要があるため、ステップ２７００８に進む。
【０１９８】
ステップ２７００８においてメール処理制御部５００３は図２４で示したユーザマネージャ５０１４に指示して、ユーザ情報記憶部５０２１から複合機にログインしている承認者のメールサーバのメールアカウント情報を取得してＲＡＭ３００２に保管する。
【０１９９】
ステップ２７００９においてメール処理制御部５００３はステップ２７００３でスキャンした画像を添付した転送メールデータを作成する。メールは全くの新規メールとして作成するので、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ、Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓのヘッダ情報は指定しなくて良い。２７００３において読込んだ画像データは、メール送信操作画面８０００のファイル形式８０２１で指定されたファイル形式に変換する。更に変換された画像ファイルをメールに添付するためのコード形式に変換する。具体的にはＭＩＭＥの規定に従ってＢａｓｅ６４等の形式にエンコードする。宛先のＴｏには前記ステップ２７００７において２次元バーコードよりデコードされた文字列から抽出したメールアドレスを設定する。
【０２００】
以上の様にして作成したメールデータをステップ２７０１０でメールとして送信する。ステップ２７００８で取得したメールアカウント情報を元にメールサーバにアクセスして、ステップ２７００９で作成したメールの送信を実行する。このメールの送信処理は図２５における複合機２５００ｂから複合機２５００ａへの転送メール２５００５に該当する。
【０２０１】
図２８は、図２４に示した機器メール処理制御部５０３０において実施されている機器転送メール受送信処理を表すフローチャートである。機器メール処理制御部５０３０は複合機の起動とともにＨＤＤ３００４より読込まれ、機器転送メール受送信処理の実行を開始し、繰り返し実行している。
【０２０２】
ステップ２８００１において機器メール処理制御部５０３０は機器情報マネージャ５０１５に指示して、機器情報記憶部５０２３からその複合機自身に割り当てられているメールアドレスや、メールサーバにアクセスするメールアカウント情報を取得する。取得した情報はＲＡＭ３００２に保持する。
【０２０３】
ステップ２８００２において機器メール処理制御部５０３０は前記ステップ２８００１において取得したメールアカウント情報を元に、その複合機に割り当てられたメールアドレスに送られてきたメールの受信処理を行う。このステップにおいて受信されるメールというのは、先の図２７のメール自動返信処理のステップ２７０１０において、送信されたメールである。
【０２０４】
ステップ２８００３において、機器メール処理制御部５０３０は前記ステップ２８００２において実施した受信処理において未読のメールがないかどうかをチェックする。未読メールが１件もない場合は、特に処理することが無いので再びステップ２８００２に戻ってメール受信処理を繰り返す。未読メールが１件でもあればステップ２８００４に進む。
【０２０５】
ステップ２８００４において機器メール処理制御部は未読メールを１件ずつ処理していく。まずは未読メールのメール情報をメールサーバよりダウンロードし、ＨＤＤ３００４に保管する。このメールは図２５の２５００５で承認者が承認済み申請書をスキャンした複合機２５００ｂから送られて来たメールである。承認済みの申請書の二次元バーコードには、この申請書が送られて来たメールを受信して印刷した複合機のアドレスが埋め込まれており、その複合機のアドレスに対して転送されたものである。よって、この受信メールの中に含まれる添付ファイルは、かつてこの複合機で印刷された申請書の画像データであるはずである。
【０２０６】
ステップ２８００５において機器メール処理制御部５０３０はバーコードマネージャ５０１１に指示して、前記ステップ２８００４においてメＨＤＤ３００４に保管したメールから、添付ファイルの情報を取り出し、デコードして画像データに変換する。機器メール処理制御部はバーコードマネージャ５０１１に指示して、前記画像データの所定の場所に二次元バーコードが検出できるかどうかをチェックする。検出できなかった場合はステップ２８００６において二次元バーコードが存在しないと判断する。
【０２０７】
図２７のメール自動返信処理で述べたように、このメールは添付ファイルの画像データ内の二次元バーコードに埋め込まれたメールアドレスに対して送られたメールを受信する処理である。二次元バーコードを検出できない場合は、この処理には関係の無いメールを受信したと考えられるのでエラー処理２８００７に進む。
【０２０８】
エラー処理２８００７はエラーログを出力した上で、ステップ２８００３に戻り、次の未読メールの処理に移る。
【０２０９】
ステップ２８００６において二次元バーコードが検出された場合は、機器メール処理制御部５０３０はステップ２８００８に進み、バーコードマネージャ５０１１に指示して、デコード処理を行って、埋め込まれていた文字列を抽出する。文字列の抽出が終わったら、文字列をＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとメールアドレスに分離する。本実施例では先にも説明しているように文字列の最後尾にある”，”（カンマ）で分離を行う。
【０２１０】
ステップ２８００９において機器メール処理制御部は、前記ステップでバーコードより抽出して分離したＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤをキーにして、メールデータマネージャ５０１０に指示して、メール情報記憶部５０２０を検索する。
メール情報記憶部５０２０に格納されているメールの中にＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが等しいものが存在しない場合は、図２５の７０１０において受信したメールが既にその複合機２５００ａ内から削除されてしまっているということである。受信メールが存在しない場合は、返信のメールを作成することができないので、エラー処理２８００７に進む。エラー処理２８００７は既に見たようにエラーログを出力した上で、ステップ２８００３に戻り、次の未読メールの処理に移る。
【０２１１】
メール情報記憶部５０２０に格納されているメールの中にＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが等しいものが存在する場合はステップ２８０１１に進み、返信メールの作成を行う。
【０２１２】
前記ステップ２８００９において取得したメールはかつて承認者がこの複合機上で受信したメールを図２６の受信メール印刷処理を使用して印刷したメールである。便宜上この情報を「親メール情報」と呼ぶこととし、以下に本ステップの詳細な処理内容を記述する
ステップ２８０１１は申請者に返信するメールの作成を行う。具体的にはＲＦＣ２８２２の規定に従いつつ、以下のｍ）〜ｓ）の様な処理を行う。
ｍ）この返信メールを一意に識別するＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを生成し、このメールのヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤとして設定する。
ｎ）親メール情報のヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを返信メールのヘッダのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏに設定する。
ｏ）親メール情報のヘッダのＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓの末尾に、親メール情報のヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを追加して、返信メールのヘッダのＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓに設定する。
ｐ）親メール情報のＲｅｐｌｙ−Ｔｏか、Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏが指定されていなければＦｒｏｍに指定されているアドレスを返信メールのＴｏに設定する。
ｑ）親メール情報のＣｃに指定されているアドレスを返信メールのＣｃに設定する。
ｒ）親メール情報のＳｕｂｊｅｃｔの先頭に“Ｒｅ：”を付与して返信メールのＳｕｂｊｅｃｔに設定する。
ｓ）親メール情報のメール本文を返信メールの本文に設定する。
【０２１３】
ｍ）〜ｏ）の処理によって、この返信メールは申請者から送られて来たメール（図２５の７０１０、７０２０）の子メールとして定義されたことになる。
【０２１４】
ｐ）〜ｓ）の処理は処理は返信メールの宛先やＳｕｂｊｅｃｔを元のメール（図２５の７０１０、７０２０）に指定されていた値を利用して設定するものである。特にｐ）やｑ）は返信メールの送られる宛先に関わるものなので重要である。
【０２１５】
ステップ２８０１２において機器メール処理制御部５０３０は前記ステップ２８００４においてＨＤＤ３００４に保管したメールデータから添付ファイルデータを取得して、返信メールに追加する。
【０２１６】
ステップ２８０１３において機器メール処理制御部５０３０はステップ２８００１において取得した複合機のメールアカウント情報を用いて返信メールを送信する。
【０２１７】
機器メール処理制御部はステップ２８０１３が終了すると、ステップ２８００３に戻り、次の未読メールの処理に移る。
【０２１８】
このようにして、機器メール処理制御部は順次受信したメールの転送処理を行っていく。
【０２１９】
以上の様にして、図２５で示したような、承認者が申請書のメールの受信や印刷を複合機２５００ａで行い、承認処理が終わった申請書を返信する時には別の複合機２５００ｂを使用する場合でも、承認者は申請者への返信を容易に行えることが明らかになった。
【０２２０】
第二の実施形態では申請書を印刷する際の二次元バーコードに、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ加えて、印刷を行った機器に割り当てられたメールアドレスを含めることとなった。それによって二次元バーコードに格納する情報量は実施例の１に比べて増加したが、１つのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤと、１つのメールアドレスに限定されており、メールの情報等によって情報量が大きく増減することは無い。
【０２２１】
＜その他の実施形態＞
また本発明は、たとえば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０２２２】
なお、本発明は、ソフトウェアのプログラムをシステムあるいは装置に直接または遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって、前述した実施形態の機能が達成される場合を含む。この場合、供給されるプログラムは実施形態で図に示したフローチャートに対応したプログラムである。
【０２２３】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０２２４】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【０２２５】
プログラムを供給するための記録媒体としては以下が挙げられる。たとえば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ）などである。
【０２２６】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることが挙げられる。この場合、ダウンロードされるプログラムは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルであってもよい。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０２２７】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納してユーザに配布するという形態をとることもできる。この場合、所定の条件をクリアしたユーザに、インターネットを介してホームページから暗号を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用して暗号化されたプログラムを実行し、プログラムをコンピュータにインストールさせるようにもできる。
【０２２８】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現されるほか、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどとの協働で実施形態の機能が実現されてもよい。この場合、ＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。
【０２２９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれて前述の実施形態の機能の一部あるいはすべてが実現されてもよい。この場合、機能拡張ボードや機能拡張ユニットにプログラムが書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行う。
【図面の簡単な説明】
【０２３０】
【図１】一般的なメールソフトで行われているメールの親子関係の表示例
【図２】複合機とメールを使用し業務ワークフローシステムの構成図
【図３】ハード構成図
【図４】複合機の概観
【図５】第１の実施形態における複合機のソフトウェアと、データ記憶部の構成図
【図６】操作部の構成図
【図７】第１の実施形態におけるメールを使用した申請業務ワークフロー
【図８】メール送信操作画面
【図９】送信設定画面
【図１０】メール送信処理フローチャート
【図１１】申請書の画像データ例
【図１２】申請書のデータ例（メール本文）
【図１３】メール受信操作画面
【図１４】受信済みメール表示処理フローチャート
【図１５】メール受信処理フローチャート
【図１６】メール受信エラー通知画面
【図１７】受信メール印刷処理フローチャート
【図１８】印刷対象選択画面
【図１９】申請書画像データと二次元バーコード画像データが合成された印刷画像の例
【図２０】メールの本文と、二次元バーコード画像データが合成された印刷画像の例
【図２１】承認作業後の申請書の例
【図２２】承認作業後の申請書の例（メールの本文）
【図２３】メール自動返信処理フローチャート
【図２４】第２の実施形態における複合機のソフトウェア構成と、データ記憶部の構成図
【図２５】第２の実施形態におけるメールを使用した申請業務ワークフロー
【図２６】第２の実施形態における受信メール印刷処理フローチャート
【図２７】第２の実施形態におけるメール自動返信処理フローチャート
【図２８】機器転送メール受送信処理フローチャート
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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