(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報を前記事務処理における予め区分された項目ごとに記憶する管理情報記憶手段と、
前記事務処理の予め区分された項目ごとの規定でなる事務規定情報を記憶する規定情報記憶手段と、
前記管理情報記憶手段に記憶される管理情報の項目および前記規定情報記憶手段に記憶される事務規定情報の項目の関連を示す情報を記憶する関連情報記憶手段と、
前記規定情報記憶手段に記憶される事務規定情報の一項目の規定の修正入力を受け付ける入力手段と、
前記管理情報記憶手段に記憶される管理情報の項目のうち、前記入力手段により入力された規定の項目と関連する項目を前記関連情報記憶手段に記憶される情報をもとに抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出した項目を通知する通知手段と
を備えたことを特徴とする事務品質管理装置。
【請求項２】
前記入力手段は、前記通知手段による通知後、前記入力手段により入力された規定の確定操作を受け付け、
前記入力手段により前記確定操作を受け付けた場合に、前記規定情報記憶手段に記憶される事務規定情報の前記一項目の規定を前記入力手段により入力された規定に変更する変更制御手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の事務品質管理装置。
【請求項３】
前記管理情報記憶手段に記憶される管理情報は、少なくとも損失事業を引き起こすリスリスク事象情報、予め定められた規模の損失が発生すると想定される損失事象および当該損失事象に対する評価を含む損失事象情報、損失事象の発生を回避するための情報を示すコントロール情報、前記損失事象情報に対する総合評価を示す情報、自己評価した前記リスク事象、損失事象、コントロール情報の各管理情報に対する改善が必要か否かを示す情報を含むことを特徴とする請求項１または２に記載の事務品質管理装置。
【請求項４】
前記リスク事象情報は、業務処理工程を示す工程情報、当該工程におけるリスクが想定される事象パターン情報で構成され、前記損失事象情報は、想定される損失を示す想定損失情報、当該想定損失情報に対する評価を示す損失評価情報、リスクの区分情報、損失の発生に起因するシナリオを示す損失シナリオ情報、想定される損失に対する根拠を示す損失根拠情報、想定される損失事象の種類を示す情報で構成され、前記コントロール情報は、前記工程情報と規定との関係を示す情報、当該規定への参照情報、リスクを回避するための対策を示す情報、当該コントロールプロセスに対する評価を示す情報で構成されることを特徴とする請求項３に記載の事務品質管理装置。
【請求項５】
前記リスク事象情報の工程情報は、業務処理内容を示す分類情報と当該分類情報に対する作業内容を示すタスク情報で構成され、前記コントロール情報の規定への参照情報は、規定の該当箇所を示す情報で構成されることを特徴とする請求項４に記載の事務品質管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、金融機関等の組織における事務処理の品質を管理する事務品質管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、金融機関において、信用リスク・市場リスクに加え、オペレーショナルリスクを独立してとらえ、リスクの定量化をもとに所要自己資本比率を割り当てることが画策されている。その際、オペレーショナルリスクに関するマネジメントシステムが適格用件のひとつとなっている。これにしたがい、例えば特許文献１に開示されるように、各金融機関ではオペレーショナル・リスク・マネジメントシステムの構築が進められている。
【０００３】
金融機関では、このオペレーショナル・リスク・マネジメントシステムを用いて、事務処理において過去に発生した損失の事例情報を管理して、当該損失の再発を防ぐための情報を管理するが、この管理とは別に、予め想定した規模の損失の発生を回避するための情報であるリスク管理自己評価（Ｒｉｓｋ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｓｅｌｆ  Ａｓｓｅｓｓｍｅｎｔ）情報の管理を行っている。
【特許文献１】特開２００３−１４１３４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
リスク管理自己評価情報の内容は、事務処理における各種業務の事務規定情報に従って定められる。ここで、事務規定情報を改定する場合、管理者は、この改定する事務規定情報の記述とリスク管理自己評価情報のうち、当該改定箇所と対応する記述の関係が適切であるか否かを検証する必要があり、適切でない場合には、事務規定情報で改定しようとした記述を再検討しなければならない。
【０００５】
しかし、事務規定情報の各項目の区分とリスク管理自己評価情報の項目の区分は異なっており、項目の数も多岐にわたる。このため、管理者がリスク管理自己評価情報の記述のうち、事務規定情報において改定しようとする箇所と対応する記述を探す事は困難であり、事務規定情報の改定の際の当該事務規定情報とリスク管理自己評価情報との関係を適正化するために多大な労力を要していた。
【０００６】
そこで、本発明の目的は、事務規定情報の改定の際の当該事務規定情報とリスク管理自己評価情報の関係の適正化を支援することが可能になる事務品質管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
すなわち、本発明に係わる事務品質管理装置は、予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報を前記事務処理における予め区分された項目ごとに記憶する管理情報記憶手段と、事務処理の予め区分された項目ごとの規定でなる事務規定情報を記憶する規定情報記憶手段と、管理情報の項目および事務規定情報の項目の関連を示す情報を記憶する関連情報記憶手段とを備え、事務規定情報の一項目の規定の修正入力を受け付け、管理情報の項目のうち入力された規定の項目と関連する項目を関連情報記憶手段に記憶される情報をもとに抽出し、この抽出した項目を通知することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、事務規定情報の改定の際の当該事務規定情報とリスク管理自己評価情報の関係の適正化を支援することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下図面により本発明の実施形態について説明する。  
図１は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の構成例を示すブロック図である。  
図１に示すように、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置は、装置全体の処理動作を司る制御部１、入力手段である入力装置２、出力装置３、記憶装置４、通信インタフェース５、抽出処理部６および通知処理部７を備え、それぞれがバス８を介して相互に接続される。
【００１０】
記憶装置４は、ハードディスクドライブや不揮発性メモリなどの記憶媒体であり、制御部１、抽出処理部６、通知手段である通知処理部７による実行対象の制御用プログラムを記憶する他、管理情報記憶手段であるリスク管理情報記憶部４１、規定情報記憶手段である事務規定情報記憶部４２を有する。  
入力装置２は、例えばキーボードやマウスであり、出力装置３は例えば液晶ディスプレイ装置である。
【００１１】
図２は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶されるリスク管理自己評価データベースの構成例を表形式で示す図である。  
図２に示すように、記憶装置４のリスク管理情報記憶部４１には、予め想定した損失の発生を回避するための管理情報であるリスク管理自己評価データベースが記憶される。
【００１２】
このリスク管理自己評価データベースで管理される情報はリスク管理自己評価情報である。このリスク管理自己評価情報は、予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報である。
【００１３】
このリスク管理自己評価データベースでは、業務、科目、取引ごとに区分されており、それぞれの区分において、予め定められた規模の損失事象、当該損失事象を引き起こすリスク事象、当該損失事象の発生を回避するための情報であるコントロール情報、損失事象情報に対する総合評価を示す内部損失評価情報、自己評価したリスク事象、損失事象、コントロール情報等の各管理情報に対する改善が必要か否かを示す改善要否判定情報が関連付けられて管理される。リスク管理自己評価データベースの情報は入力装置２に対する予め定められた操作により作成される。
【００１４】
業務とは、金融機関の場合、預金、為替、融資、金融商品、経理、クレジットカードなどが挙げられる。また、科目とは業務に属す区分であり、業務が預金である場合の科目は普通預金、当座預金、定期預金、納税準備預金などが挙げられる。  
また、取引とは科目に属す区分であり、新規、入金、出金、解約、口座振替、通帳繰越、手数料、保管、通知などが挙げられる。
【００１５】
業務区分は、例えばリテール・バンキング、コーポレート・ファイナンス、リテール・ブローカレッジ、決済業務、資産運用、コマーシャル・バンキング、代理業務などが挙げられる。
【００１６】
リスク事象は業務処理工程を示す工程および当該工程におけるリスクが想定される事象パターンに区分され、工程は業務処理内容を示す分類及び当該分類情報に対する作業内容を示すタスクに区分される。分類とは、受付、本人確認、起票、収納、取引処理、商品説明、点検などが挙げられる。また、タスクには、書類記入、記載事項の点検、商品説明などが挙げられる。
【００１７】
また、損失事象は、想定される損失を示す想定損失、当該想定損失情報に対する評価を示す損失評価、リスク区分、損失の発生に起因するシナリオを示す損失シナリオ、想定される損失に対する根拠を示す損失根拠、損失事象の種類に区分される。損失評価は最大規模、発生頻度、風評、評価に区分される。最大規模、発生頻度、風評、評価は数字で示される。
【００１８】
また、コントロール情報は、前記リスク事象情報の１つである業務処理工程を示す工程情報と規定との関係を示す情報としてタスクと規定、事務規定の内容、規定への参照、リスクを回避するための対策を示すコントロールプロセス、当該コントロールプロセスに対する評価を示すコントロール評価、関連部署、業務システム名に区分される。規定への参照は既存規定名称、規定の該当箇所を示す各階層の規定項目に区分される。コントロールプロセスは、コントロール方法、コントロールタイプ、実施頻度に区分される。コントロール評価は、有効性、システム、評価に区分される。有効性、システム、評価は数字で表される。
【００１９】
図３は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶される事務規定データベースの構成例を表形式で示す図である。  
記憶装置４の事務規定情報記憶部４２には、図３に示した構成の事務規定データベースが記憶される。この事務規定データベースでは、内部組織の各種業務の項目である規定項目、当該規定項目と関わる業務における規定内容、当該規定内容を記述した規定ファイル名、当該規定内容に対してリスク管理自己評価データベース上で該当するタスクが関連付けられて管理される。
【００２０】
事務規定情報記憶部４２には、前述した規定ファイル名に対応する規定データがそれぞれ記憶される。それぞれの規定ファイル名に対応する規定データには、当該規定ファイル名に対して事務規定データベース上で関連付けられる規定内容が記述される。例えば、事務規定情報記憶部４２に記憶される規定ファイル名「規定０３０．ｔｘｔ」の規定データには、図３に示した構成の事務規定データベース上で当該規定ファイル名に関連付けられる規定内容、つまり規定項目の第３階層「新規」の規定内容である「投資信託の販売にあたっての…」が記述される。
【００２１】
つまり、記憶装置４の事務規定情報記憶部４２は、リスク管理自己評価データベース上の項目および事務規定データベース上の項目の関連を示す情報を記憶する関連情報記憶手段としても機能する。
【００２２】
図３に示すように、事務規定データベースの項目は最大４段階に階層化されており、各項目の最下層の項目ごとに規定内容が管理される。図３に示した例では、最上層である第１階層の項目として「営業店事務」、「共通事務」が挙げられる。
【００２３】
そして、第１階層の１階層下の第２階層の項目として、第１階層「営業店業務」の下位の「預金」、「内国為替」、「投資信託」が挙げられ、第１階層「共通事務」の下位の「残高証明」、「諸届」が挙げられる。
【００２４】
そして、第２階層の１階層下の第３階層の項目として、第２階層「預金」の下位の「普通預金」、「定期預金」が挙げられ、第２階層「内国為替」の下位の「電信振込」、「給与振込」が挙げられ、第２階層「投資信託」の下位の「新規」が挙げられ、第２階層「残高証明」の下位の「発行」、「手数料」が挙げられ、第２階層「諸届」の下位の「発行」、「手数料」、「改印」、「通帳繰越」が挙げられる。
【００２５】
そして、第３階層の１階層下の第４階層の項目として、第３階層「普通預金」の下位の「入金」、「出金」、「新規」、「解約」が挙げられ、第３階層「定期預金」の下位の「新規」、「解約」が挙げられ、第３階層「電信振込」や「給与振込」の下位の「仕向」が挙げられる。このように第４階層の項目がある場合には、当該階層の項目のそれぞれに対して規定内容が関連付けられる。
【００２６】
また、第２階層「投資信託」の下位の第３階層「新規」の下位の項目は無く、第１階層「共通事務」の下位の第３階層の各種項目の下位の項目は無い。この場合、これらの第３階層の項目に対して規定内容がそれぞれ関連付けられる。
【００２７】
また、第２階層「投資信託」の下位の第３階層「新規」と関連付けられる規定内容は「投資信託の販売にあたっての…」であり、この規定内容と関連付けられる該当タスクは「商品説明」であって、当該規定内容と関連付けられる規定ファイル名は「規定０３０．ｔｘｔ」である。  
事務規定データベースの情報は、必要に応じて入力装置２への予め定められた操作により新規または修正内容が書き込み記憶される。
【００２８】
すなわち、本願の規定管理方法は、リスク管理自己評価情報の項目と規定内容の関連付けがなされていると共に、例えば営業店事務の預金に関して１つの規定文書で管理されていた従来の方法に対し、当該１つの規定文書内を細分化し、リスク管理自己評価情報の項目に該当する業務項目に１対１に対応させた管理方法となっている。
【００２９】
図４は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置によるリスク管理自己評価データベースの各種情報の入力画面の一例を示す図である。  
リスク管理自己評価データベースでは、前述の図２に示した各項目に対する入力欄が設定されており、コントロール情報については、リスクが発生した場合に予め定められた金額以上の損失に繋がる損失事象と、リスク発生時の１件当たりの損失金額は少ないが発生頻度が高く、ハインリッヒの法則などをもとに、前述した定められた金額以上の損失に繋がる損失事象とがそれぞれ発生する可能性があると想定し、記述されている。
【００３０】
リスク管理自己評価データベースの各種情報は、入力装置２への予め定められた入力操作により、出力装置３に表示される図４に示した入力画面にしたがった入力装置２への予め定められた操作によりリスク管理情報記憶部４１に書き込み記憶される。
【００３１】
次に、図１に示した構成の事務情報管理装置の動作について説明する。  
図５は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。  
ここでは、図２に示した内容のリスク管理自己評価データベースがリスク管理情報記憶部４１に記憶され、図３に示した内容の事務規定データベースが事務規定情報記憶部４２に記憶されているとする。
【００３２】
図６は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による事務規定情報の入力画面の一例を示す図である。  
入力装置２に対する予め定められた入力操作により事務規定データベース上の項目のうち規定内容の改定対象の各階層の項目が指定されると（ステップＳ１）、制御部１は、図６に示した事務規定情報入力画面を出力装置３に表示させる。
【００３３】
また、制御部１は、前述したように指定された最下層の項目に対して事務規定データベース上で対応する規定ファイル名に対応する現在の規定データを記憶装置４の事務規定情報記憶部４２から読み出し、当該規定データで記述される規定内容も出力装置３に表示させる。
【００３４】
この入力画面にしたがって、入力装置２に対してステップＳ１の処理で指定済みの項目の規定内容を書き換えるための予め定められた入力操作がなされると（ステップＳ２）、制御部１は、この入力された情報を記憶装置４の一時記憶領域に書き込み記憶する。
【００３５】
そして、抽出処理部６は、記憶装置４の事務規定情報記憶部４２に記憶される事務規定データベースの項目のうち、ステップＳ１の処理で指定された項目と関連付けられる該当タスクの情報を取得する（ステップＳ３）。例えば、事務規定データベース上で指定された項目が図３に示すように、第１階層「営業店事務」の下位の第２階層「投資信託」の下位の第３階層「新規」である場合、取得対象の該当タスクは、第３階層「新規」と関連付けられる「商品説明」である。
【００３６】
そして抽出処理部６は、ステップＳ３の処理で取得した該当タスクの情報と、リスク管理情報記憶部４１に記憶されるリスク管理自己評価データベースとを照合し、リスク管理自己評価データベース上でのタスクのうち、ステップＳ３の処理で取得済みの該当タスクと対応するタスクを特定する（ステップＳ５）。例えば、事務規定データベース上から取得した該当タスクが図３に示すように「商品説明」である場合、この該当タスクとリスク管理自己評価データベース上で対応するタスクは「工程」欄の「タスク」欄の「商品説明」である。
【００３７】
図７は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による通知画面の一例を示す図である。  
この場合、通知処理部７は、事務規定データベース上の改定予定の規定内容と関わる項目と関わるタスクのアラーム処理を行うために、リスク管理情報記憶部４１に記憶されるリスク管理自己評価データベース上の情報のうち、抽出処理部６が抽出したタスクと対応するタスクである、リスク事象の工程のタスクの文字列に下線を付し、さらに、当該タスクとリスク管理自己評価データベース上で関連付けられる各種項目である、リスク事象の事象パターン、損失事象の各種項目、リスク区分、損失シナリオ、損失根拠、損失事象の種類、コントロール情報の各種項目の文字列に下線を付した画面である通知画面を図７に示したように出力装置３に表示させる（ステップＳ６）。
【００３８】
図７に示した例では、下線が付される文字列には、リスク事象の工程のタスク「商品説明」、リスク事象の事象パターン「過誤」、損失事象の想定損失「和解金・解決金」、損失事象の損失評価の最大規模「３」、同じく損失評価の頻度「１」、同じく損失評価の評価「３」、損失事象のリスク区分「プロセスリスク（事務リスク）」、損失事象の損失シナリオ「担当者の商品説明が不十分であり、顧客が預金と誤認してしまいトラブル、または法令違反となる」、損失事象の種類「顧客・商品および取引慣行」が含まれる。
【００３９】
さらに、当該下線が付される文字列には、コントロール情報のタスクと規定（契約）「商品説明」、コントロール情報の事務規定（取扱要領）の内容「投資信託の販売にあたっての留意事項…」、コントロール情報の規定へのＲｅｆ．の既存規定名称「投資信託編」、同じく規定へのＲｅｆ．の階層「営業店事務」、「投資信託」、「新規」、コントロール情報のコントロールプロセスのコントロールタイプ「予防」、同じくコントロールプロセスの実施頻度「都度」、コントロール情報のコントロール評価の有効性「２」、同じくコントロール評価のシステム「１」、同じくコントロール評価の評価「２」が含まれる。  
これにより、ユーザは、リスク管理自己評価データベース上の情報のうち、修正予定の事務規定情報の内容と関わる情報を容易に把握することができる。
【００４０】
ユーザが、ステップＳ６の処理で表示された図７に示した通知画面の内容をもとに、改定しようとする事務規定の内容と通知画面上の下線が付された箇所との関係が適正であるかを検証し、検証終了後、ステップＳ６の処理で表示された通知画面上のＯＫアイコンが入力装置２に対する操作により選択されると、通知処理部７は、ステップＳ２の処理で入力した規定改定内容を確定するか否かを選択するための改定確定確認画面を出力装置３に表示させる。
【００４１】
図８は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による事務規定情報の改定確定確認画面の一例を示す図である。  
図８に示したように、改定確定確認画面では、図６に示した入力画面で表示された各種規定項目および改定予定の記述として入力された規定内容の記述に加え、当該規程内容を改定内容として確定するか否かの選択のためのＯＫアイコンとキャンセルアイコンが表示される。
【００４２】
ユーザが、前述した改定しようとする事務規定の内容と通知画面上の下線が付された箇所との関係が適正でないと判断し、出力装置３に表示される改定確定確認画面上のキャンセルアイコンが入力装置２への操作により選択された場合には（ステップＳ７のＮＯ）、制御部１は、事務規定情報の改定しようとする内容の再入力を求める入力画面を出力装置３に表示させる（ステップＳ７→Ｓ２）。
【００４３】
この画面上で表示される各階層の規定項目はステップＳ１の処理で指定された項目であり、当該画面上で表示される規定内容はステップＳ２の処理で入力された内容である。この規定内容は、ユーザによる入力装置２への操作により変更可能であるので、ユーザは、前述した検証結果をもとに、前述したリスク管理自己評価データベース上の記述のうち通知画面で下線が付された箇所と事務規定情報の改定内容との関係が適正となるように、入力装置２に対して規定内容の再度の入力操作を行なえばよい。
【００４４】
一方、前述した改定しようとする事務規定の内容と通知画面上の下線が付された箇所との関係が適正であると判断し、出力装置３に表示される改定確定確認画面上のＯＫアイコンが入力装置２への操作により選択された場合には（ステップＳ７のＹＥＳ）、制御部１は、ステップＳ２の処理により記憶装置４の一時記憶領域に記憶された規定内容の情報を、事務規定情報記憶部４２に記憶される事務規定データベース上のステップＳ１の処理で指定された項目と関連付けられる規定内容の箇所に反映するとともに、事務規定データベース上で指定された項目と関連付けられる規定ファイル名に対応する規定データの記述内容をステップＳ２の処理により記憶装置４の一時記憶領域に記憶された規定内容に更新する（ステップＳ８）。
【００４５】
つまり、制御部１は、通知処理部７による通知後、前述したように入力された規定内容の確定操作がなされた場合に、事務規定データベース上の指定済みの項目の規定内容を新たに入力された規定内容に変更する変更制御手段として機能する。
【００４６】
図２に示した例では、事務規定データベース上の第２階層「投資信託」の下位の第３階層「新規」と関連付けられる規定内容「投資信託の販売にあたっての…」がステップＳ２の処理で入力された内容に書き換えられることになる。これにより、事務規定データベース上の規定内容の改定が確定する。
【００４７】
以上のように、本発明の実施形態にしたがった情報管理装置では、事務規定情報の変更入力がなされた場合、この変更内容と、リスク管理情報データベース上の該当箇所の記述が表示されるので、ユーザが改定しようとする事務規定の内容とリスク管理自己評価データベースの内容の関係の適正化を支援することができる。
【００４８】
なお、この発明は前記実施形態そのままに限定されるものではなく実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、前記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を省略してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組み合せてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の構成例を示すブロック図。
【図２】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶されるリスク管理自己評価データベースの構成例を表形式で示す図。
【図３】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶される事務規定データベースの構成例を表形式で示す図。
【図４】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置によるリスク管理自己評価データベースの各種情報の入力画面の一例を示す図。
【図５】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の処理動作の一例を示すフローチャート。
【図６】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による事務規定情報の入力画面の一例を示す図。
【図７】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による通知画面の一例を示す図。
【図８】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による事務規定情報の改定確定確認画面の一例を示す図。
【符号の説明】
【００５０】
１…制御部、２…入力装置、３…出力装置、４…記憶装置、５…通信インタフェース、６…抽出処理部、７…通知処理部、８…バス、４１…リスク管理情報記憶部、４２…事務規定情報記憶部。
【図１】
0005053769.tif 000002
【図２】
0005053769.tif 000003
【図３】
0005053769.tif 000004
【図４】
0005053769.tif 000005
【図５】
0005053769.tif 000006
【図６】
0005053769.tif 000007
【図７】
0005053769.tif 000008
【図８】
0005053769.tif 000009