(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書・写真・図面等をスキャンしてスキャン文書を生成するスキャナと、
上記スキャナで文書・写真・図面等をスキャンする前に、スキャン文書を分割して文書を再構成する条件、及び分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件をあらかじめ設定する操作部と、
操作者が操作部によって設定した上記条件を記憶する第１記憶部と、
上記第１記憶部に格納されている文書を再構成する条件に基づいてスキャン文書を分割する分割処理部と、
上記分割処理部で分割処理された文書を記憶する第２記憶部と、
上記第２記憶部に記憶された文書について、上記分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件に基づいて特定した登録先に対して文書登録処理を実行する登録処理部と、
を備えたことを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
上記操作部から設定されるスキャン文書を分割して文書を再構成する条件には、分割する単位となるページ数、分割した結果として生じる可能性のある余り文書に対する処理内容が含まれることを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
【請求項３】
分割処理を実行するに際し、上記余り文書に対する処理内容が問合せであるときは当該余り文書に対する処理内容を問い合わせる問合せ部を有し、
上記分割処理部は、上記問合せに応じて上記操作部から入力される上記余り文書に対する処理内容に基づいて分割処理を実行することを特徴とする請求項２に記載の文書処理装置。
【請求項４】
スキャン時に上記スキャナによって収集されるスキャン関連情報の内、分割処理に必要な情報を含むスキャンパラメータデータを生成するスキャンパラメータ認識部を有し、
上記分割処理部は、上記スキャンパラメータデータを調べ、スキャンタイプが両面読取であったときは、読取ったスキャン文書のページ数を２倍にして分割処理を実行することを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
【請求項５】
文書・写真・図面等をスキャナによってスキャンして生成されるスキャン文書を分割して文書を再構成する条件、及び分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件を、上記スキャナで文書・写真・図面等をスキャンする前にあらかじめ操作部より設定し、
設定した上記条件を第１記憶部に格納し、
上記スキャナによってスキャン文書を生成し、
上記第１記憶部に格納されている文書を再構成する条件に基づいてスキャン文書を分割処理し、
上記分割処理された文書を第２記憶部に記憶し、
上記第２記憶部に記憶された文書について、上記分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件に基づいて特定した登録先に対して文書登録処理を実行すること、
を特徴とする文書処理方法。
【請求項６】
上記操作部から設定されるスキャン文書を分割して文書を再構成する条件には、分割する単位となるページ数、分割した結果として生じる可能性のある余り文書に対する処理内容が含まれ、
分割処理を実行するに際し、上記余り文書に対する処理内容が問合せであるときは当該余り文書に対する処理内容を問い合わせ、
上記問合せに応じて上記操作部から入力される上記余り文書に対する処理内容に基づいて分割処理を実行することを特徴とする請求項５に記載の文書処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書・写真・図面等をスキャンし電子文書として文書管理システムに登録・送信する文書処理装置及び文書処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書処理装置は、1回の操作によってスキャンされた文書を単一文書として単一の文書管理システムに登録・送信するものが通常であった。
【０００３】
1回の操作によってスキャンされた文書を複数の文書として文書管理システムに登録・送信する事例としては、特殊目的に利用される定型文書処理装置のように決められた方法でスキャン文書を分割するものがあった。
【０００４】
また、1回の操作によってスキャンされた文書を単一文書として複数の文書管理システムに登録・送信する事例としては、文書のコピーを生成し、複数の文書管理システムに同一のデータを登録・送信するものがあった。
【０００５】
また、多数枚・多種の文書をスキャンして電子文書として複数の文書管理システムに登録・送信する場合、例えば複数の文書管理システムに登録・送信するための電子文書処理ルールを定めておき、このルールに従って文書処理されるように文書をスキャンすることによって、スキャン処理回数を少なくすることができ、より効率的な文書処理が可能となっている。
【０００６】
しかしながら、上記文書処理方法では、スキャン処理回数を少なくするための電子文書処理ルールを設定する手法として、1回の操作によってスキャンされた文書を複数文書に分割するための手法はなく、そのため文書スキャン時に操作者が文書を分割し、それぞれに対してスキャン操作を繰り返し実行しなければならなかった。
【０００７】
また、1回の操作によってスキャンされた文書を分割し、それぞれ複数の文書管理システムに登録・送信することはできなかった。さらに、複数の操作によってスキャンされた文書を結合し、1文書として文書管理システムに登録・送信することはできなかった。
【０００８】
特殊目的に利用される定型文書処理装置の事例では、1回の操作でスキャンされた文書を複数の文書として登録することが可能だが、スキャン文書を分割する機構が文書を登録する段階の処理として組み込まれており、処理ルールを参照して電子文書を処理する立場とは目的が異なる。そのため、処理ルールを操作者が変更することが困難、処理ルールの自由度が低い、非定型文書の処理に活用できない、といった問題点があった。
【０００９】
文書のコピーを生成し、複数の文書管理システムに同一のデータを登録・送信する事例では、1回の操作でスキャンされた文書は分割されない。そのため、複数の文書管理システムに異なるデータを登録・送信する場合には、やはり文書スキャン時に操作者が文書を分割し、それぞれに対してスキャン操作を繰り返し実行しなければならない。
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
上記したように、文書スキャン時に操作者が文書を分割し、それぞれに対してスキャン操作を繰り返し実行しなければならなかったり、1回の操作によってスキャンされた文書を分割し、それぞれ複数の文書管理システムに登録・送信することができなかったり、複数の操作によってスキャンされた文書を結合し、1文書として文書管理システムに登録・送信することはできなかったり、処理ルールを操作者が変更することが困難、処理ルールの自由度が低い、非定型文書の処理に活用できないなどの文書処理に柔軟性がなく、複数の文書管理システムに異なるデータを登録・送信する場合、文書スキャン時に操作者が文書を分割し、それぞれに対してスキャン操作を繰り返し実行しなければならないという非効率的なスキャン操作しかできないという問題があった。
【００１１】
そこで、この発明は、文書処理の柔軟性の向上と効率的なスキャン操作をすることのできる文書処理装置及び文書処理方法を提供することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
この発明の文書処理装置は、文書・写真・図面等をスキャンしてスキャン文書を生成するスキャナと、上記スキャナで文書・写真・図面等をスキャンする前に、スキャン文書を分割して文書を再構成する条件、及び分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件をあらかじめ設定する操作部と、操作者が操作部によって設定した上記条件を記憶する第１記憶部と、上記第１記憶部に格納されている文書を再構成する条件に基づいてスキャン文書を分割する分割処理部と、上記分割処理部で分割処理された文書を記憶する第２記憶部と、上記第２記憶部に記憶された文書について、上記分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件に基づいて特定した登録先に対して文書登録処理を実行する登録処理部とを備えた。
【００１３】
この発明は、上記記載の発明である文書処理装置において、上記操作部から設定されるスキャン文書を分割して文書を再構成する条件には、分割する単位となるページ数、分割した結果として生じる可能性のある余り文書に対する処理内容が含まれる。
【００１４】
この発明は、上記記載の発明である文書処理装置において、分割処理を実行するに際し、上記余り文書に対する処理内容が問合せであるときは当該余り文書に対する処理内容を問い合わせる問合せ部を有し、上記分割処理部は、上記問合せに応じて上記操作部から入力される上記余り文書に対する処理内容に基づいて分割処理を実行する。
【００１５】
この発明は、上記記載の発明である文書処理装置において、スキャン時に上記スキャナによって収集されるスキャン関連情報の内、分割処理に必要な情報を含むスキャンパラメータデータを生成するスキャンパラメータ認識部を有し、上記分割処理部は、上記スキャンパラメータデータを調べ、スキャンタイプが両面読取であったときは、読取ったスキャン文書のページ数を２倍にして分割処理を実行する。
【００１６】
この発明の文書処理方法は、文書・写真・図面等をスキャナによってスキャンして生成されるスキャン文書を分割して文書を再構成する条件、及び分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件を、上記スキャナで文書・写真・図面等をスキャンする前にあらかじめ操作部より設定し、設定した上記条件を第１記憶部に格納し、上記スキャナによってスキャン文書を生成し、上記第１記憶部に格納されている文書を再構成する条件に基づいてスキャン文書を分割処理し、上記分割処理された文書を第２記憶部に記憶し、上記第２記憶部に記憶された文書について、上記分割されたスキャン文書それぞれの登録先を指定する条件に基づいて特定した登録先に対して文書登録処理を実行する。
【００１７】
この発明は、上記記載の発明である文書処理方法において、上記操作部から設定されるスキャン文書を分割して文書を再構成する条件には、分割する単位となるページ数、分割した結果として生じる可能性のある余り文書に対する処理内容が含まれ、分割処理を実行するに際し、上記余り文書に対する処理内容が問合せであるときは当該余り文書に対する処理内容を問い合わせ、上記問合せに応じて上記操作部から入力される上記余り文書に対する処理内容に基づいて分割処理を実行する。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、この発明である文書処理装置は、文書処理システムとして図面を参照して説明する。
【００２０】
図１は、この発明である文書処理システムの一実施例の構成を示すブロック図である。文書処理システム１は、通信回線を介して１つ以上の文書管理システム２，…と接続された状態で構成される。
【００２１】
すなわち、文書処理システム１は、文書分割／結合処理部３、文書登録処理部４、スキャン部５、分割／結合設定情報入出力部６、分割／結合設定情報ＤＢ７、分割／結合用バッファ８、及びスキャンパラメータＤＢ９とから構成される。
【００２２】
文書分割／結合処理部３は、この発明の文書分割・結合機能を実現するもので、同じく文書登録処理部４は、この発明の文書登録・文書分割登録機能を実現するための処理モジュールである。これにより後述する図２に示す各処理が実現される。
【００２３】
文書を取り込むインターフェースであるスキャン部５と、文書の分割・結合設定を入力するインターフェースである分割／結合設定情報入出力部６がある。スキャン部５については従来と同じであるため特に説明しない。分割／結合設定情報入出力部６における表示例については後述する。なお、分割／結合設定情報入出力部６の表示部分については、その実装形式を限定しない。スキャン部５を含むスキャン装置に実装してもよいし、Webサーバのような仮想的な表示処理が文書処理システム１内に存在して、実際に表示されるのはリモートのブラウザであってもよい。
【００２４】
文書を分割／結合するためのルールを格納するための分割／結合設定情報ＤＢ７と、文書を分割／結合し再構成された文書群を文書管理システム２に登録する過程で必要となる記憶領域である分割／結合用バッファ８と、スキャン部５での文書のスキャン状態に関する情報を格納するスキャンパラメータＤＢ９とがある。分割／結合設定情報ＤＢ７と分割／結合用バッファ８とスキャンパラメータＤＢ９のデータ構造については後述する。
【００２５】
図２は、この発明である文書処理システム１の一実施例の処理概要を示す図である。本システムでは、まずスキャン処理部１０で文書が取り込まれて電子的なスキャンデータ１１となる。スキャン処理部１０に続いてスキャンパラメータ認識部１２が実行され、文書の分割／結合処理のために必要な情報を含む、スキャン状態に関する情報がスキャンパラメータＤＢ９に格納される。スキャン処理部１０とスキャンパラメータ認識部１２が図１のスキャン部５に相当する。
【００２６】
次に、分割／結合処理部１３でスキャンデータに対する分割／結合処理が実行される。処理実行時には、分割／結合設定情報ＤＢ７やスキャンパラメータＤＢ９に格納されている情報が参照され、設定された情報に基づいて処理が実行される。なお、分割／結合設定情報ＤＢ７に格納される情報は、分割／結合設定情報入出力部（以下、入出力部と記述する）６を通じて操作者が入力したデータを基に分割／結合設定処理部１４によって登録された情報である。また、分割／結合設定処理部１４での処理実行時に操作者の情報入力が必要な場合、分割／結合問い合わせ処理部１５によって入出力部６を経て情報の入力を促す内容が表示される。ここで入力された情報も文書処理に反映される。分割／結合処理部１３と分割／結合設定処理部１４と分割／結合問い合わせ処理部１５が図１の文書分割／結合処理部３に相当する。
【００２７】
分割／結合処理部１３で処理された文書データは、分割／結合用バッファ８に一時格納され、文書登録処理部４で各文書管理システム２に登録される。
【００２８】
図３は、スキャンパラメータＤＢ９に記憶されるデータ構造の例である。スキャンパラメータＤＢ９には、文書をスキャンした際にスキャン処理部１０の自動判別機能により選られる情報や、文書をスキャンした際に操作者が指定した情報が記憶される。
【００２９】
図４は、分割／結合設定情報ＤＢ７に記憶されるデータ構造の例である。分割／結合設定情報ＤＢ７には、文書の処理方法、すなわち分割する、結合する、分割／結合する、処理しないのいずれかを指定する項目である文書処理１６、文書処理で指定された処理を行うための処理単位を指定する項目である文書処理単位１７、文書処理単位で文書を分割・結合した結果として生じる可能性のある余り文書に対する処理内容を指定する項目である文書余り処理１８、文書の登録方法、すなわち分割登録する、分割登録しないのいずれかを指定し、分割登録しない場合は登録先の文書管理システムを指定する項目である登録処理１９、及び登録処理において分割登録すると指定した場合に、分割登録する各登録先とそれぞれの登録条件を指定する項目である登録先２０とが記憶されている。
【００３０】
図５は、分割／結合用バッファ８に記憶されるデータ構造の例である。分割／結合用バッファ８には、文書データそのものを管理するデータテーブル２１、文書データの登録情報などが記憶される登録情報テーブル２２とがある。
【００３１】
図５の（ａ）に示す登録情報テーブル２２には、スキャン操作時のスキャン実行単位の識別子であるスキャンＩＤ２３、分割／結合処理実行後の文書単位の識別子である文書ＩＤ２４、各文書の現在のバッファでの状態を表す状態２５、及び各文書の登録先を表す登録先２６とが記憶されている。
【００３２】
また、図５の（ｂ）に示すデータテーブル２１には、分割／結合処理実行後の文書単位の識別子である文書ＩＤ２７、各文書の実データであるデータ２８とが記憶されている。
【００３３】
次に、このような構成において、分割／結合処理部１３における処理動作を図６のフローチャートを参照して説明する。
【００３４】
まず、ステップ２９において、 分割／結合設定情報ＤＢ７の文書処理１６を参照して、文書分割／結合処理をする必要があればステップ３０に、そうでなければステップ３６に進む。
【００３５】
ステップ３０で、分割／結合設定情報ＤＢ７から分割／結合設定情報を参照する。
【００３６】
ステップ３１で、分割／結合設定情報ＤＢ７の文書処理単位１７を参照してスキャンパラメータを参照する必要があればステップ３２に、そうでなければステップ３３に進む。
【００３７】
ステップ３２で、スキャンパラメータＤＢ９からスキャンパラメータを参照する。
【００３８】
ステップ３３で、分割／結合設定情報ＤＢ７の文書余り処理１８を参照して、問い合わせ処理をする必要があればステップ３４に、そうでなければステップ３５に進む。
【００３９】
ステップ３４で、問い合わせ処理を行い、入出力部６を通じて必要な情報を取得する。
【００４０】
ステップ３５で、 文書の分割・結合を判断して実行する。
【００４１】
ステップ３６で、 分割・結合された文書に関する情報を分割／結合用バッファ８に一時蓄積するとともに、文書の登録に関する情報も分割／結合用バッファ８に格納する。
【００４２】
次に、図３、図４、図５を例として、文書処理の具体例を説明する。
【００４３】
まず、図４の例では、「４ページごとに１文書となるよう分割して登録する」という処理ルールが示されている。ここで、全１０ページ（用紙サイズＡ４が４ページ、Ｂ５が４ページ、Ｂ４が２ページの順）の文書スキャン（図５のスキャンＩＤ＝２に相当）が実行されたとする。このスキャンデータを、図４の処理ルールにしたがって分割すると、４ページで構成される文書が２つ、２ページで構成される文書が１つ生成される。さらに、図４の分割登録ルールにしたがって、４ページで構成される文書の一方（図５の文書ＩＤ＝３）は文書管理システムＡへ、他方（図５の文書ＩＤ＝４）は文書管理システムＢへ、２ページで構成される文書（図５の文書ＩＤ＝５）は文書管理システムＣへ登録される。
【００４４】
ここで、図４の分割／結合設定情報は、例えば、図９に示す表示例のようなユーザインターフェースによって操作者によりあらかじめ入力される。
【００４５】
次に、図７に示す分割／結合設定情報例の場合について説明する。
【００４６】
図７の例では、「１枚分ごとに１文書となるように分割して登録する」という処理ルールが示されている。ここで、全２枚の文書スキャン（図５のスキャンＩＤ＝１に相当）が実行され、図３の例のようなスキャンパラメータが記録されたとする。このとき、図３のスキャンタイプは「ＡＤＦ両面」となっているので、全２枚の文書は全４ページのスキャンデータとなっていることになる。このスキャンデータを、図７の処理ルールにしたがって分割すると、２ページで構成される文書が２つ（図５の文書ＩＤ＝１、２）生成される。これらは図７の登録ルールにしたがって、両方とも文書管理システムＡへ登録される。
【００４７】
ここで、図３のスキャンパラメータのうち、「スキャンタイプ」は、図７で指定されている「１枚分」のページ数を自動的に決定するための判断要素として利用される。
【００４８】
次に、図８に示す分割／結合設定情報例の場合について説明する。
【００４９】
図８の例では、「４ページごとに１文書となるように結合して登録する」という処理ルールが示されている。ここで、全２ページの文書スキャン（図５のスキャンＩＤ＝３に相当）が実行されたとする。このスキャンデータを、図８の処理ルールにしたがって分割すると、まず２ページで構成される文書が生成される。しかし、４ページに満たないため、この文書は「余り文書」として「結合中」の状態でバッファに格納される（図５の文書ＩＤ＝６）。このとき、図８の「文書余り処理」には操作者への問い合わせを行うように指定されているので、例えば図１０に示す表示例のようなユーザインターフェースが表示される。
【００５０】
以上説明したように上記発明の実施の形態によれば、１回の操作だけで複数の文書を登録することができる（操作の簡便性）。
【００５１】
また、１回の操作だけで複数の文書管理システムに異なる文書を登録することができる（操作の簡便性）。
【００５２】
また、複数の操作による文書を結合して１文書として登録することができる（操作の簡便性、処理の柔軟性）。
【００５３】
また、文書の処理に関わる規則をあらかじめ入力しておくことができる（処理の柔軟性、多様性）。
【００５４】
また、文書の処理内容を自動的に判断することができる（処理の柔軟性、多様性）。
【００５５】
また、分割された文書の登録先を別々に指定することができる（操作の簡便性、処理の柔軟性）。
【００５６】
また、文書の処理に必要な情報をその場で操作者から取得することができる（処理の柔軟性、多様性）。
【００５７】
【発明の効果】
以上詳述したようにこの発明によれば、文書処理の柔軟性の向上と効率的なスキャン操作をすることのできる文書処理装置及び文書処理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明である文書処理システムの一実施例の構成を示すブロック図。
【図２】この発明である文書処理システムの一実施例の処理概要を示す図。
【図３】スキャンパラメータＤＢに記憶されるデータ構造の例を示す図。
【図４】分割／結合設定情報ＤＢに記憶されるデータ構造の例を示す図。
【図５】分割／結合用バッファに記憶されるデータ構造の例を示す図。
【図６】分割／結合処理部における処理動作を説明するためのフローチャート。
【図７】分割／結合設定情報例を示す図。
【図８】分割／結合設定情報例を示す図。
【図９】分割／結合設定情報の表示例を示す図。
【図１０】分割／結合問い合わせの表示例を示す図。
【符号の説明】
１…文書処理システム
２…文書管理システム
３…文書分割／結合処理部
４…文書登録処理部（登録処理手段）
５…スキャン部
６…分割／結合設定情報入出力部（入力手段）
７…分割／結合設定情報ＤＢ
８…分割／結合用バッファ（蓄積手段）
９…スキャンパラメータＤＢ
１０…スキャン処理部
１１…スキャンデータ
１２…スキャンパラメータ認識部
１３…分割／結合処理部（分割結合処理手段）
１４…分割／結合設定処理部
１５…分割／結合問い合わせ処理部
【図１】
0004261697.tif 000002
【図２】
0004261697.tif 000003
【図３】
0004261697.tif 000004
【図４】
0004261697.tif 000005
【図５】
0004261697.tif 000006
【図６】
0004261697.tif 000007
【図７】
0004261697.tif 000008
【図８】
0004261697.tif 000009
【図９】
0004261697.tif 000010
【図１０】
0004261697.tif 000011