(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを用いた対話形式で承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録機能と、
前記承認結果の参照要求があったときに、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面を表示装置に表示する承認結果表示機能と、
をコンピュータに実現させるための電子承認プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項２】
前記承認結果表示機能は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて表示する構成である請求項１記載の電子承認プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項３】
前記承認結果表示機能は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由別の割合をグラフ形式で表示する構成である請求項１又は請求項２に記載の電子承認プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項４】
コンピュータを用いた対話形式で承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録機能と、
前記承認結果の参照要求があったときに、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面を表示装置に表示する承認結果表示機能と、
をコンピュータに実現させるための電子承認プログラム。
【請求項５】
承認依頼対象について承認又は否認を行なうときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認したときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録手段と、
承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照する承認結果参照手段と、
を含んで構成されたことを特徴とする電子承認装置。
【請求項６】
前記承認結果参照手段は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照する構成である請求項５記載の電子承認装置。
【請求項７】
前記承認結果参照手段は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由別の割合をグラフ形式で参照する構成である請求項５又は請求項６に記載の電子承認装置。
【請求項８】
コンピュータを用いた対話形式で承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録工程と、
前記承認結果の参照要求があったときに、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面を表示装置に表示する承認結果表示工程と、
をコンピュータが実行することを特徴とする電子承認方法。
【請求項９】
前記承認結果表示工程は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて表示する構成である請求項８記載の電子承認方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、コンピュータシステム上で各種業務に関する承認又は否認を行なう電子承認技術に関し、特に、承認作業の効率及び質を向上させる技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年では、会社等における各種業務は、コンピュータシステムの導入により電子化されつつある。各種業務においては、担当者が作成した見積書等の書類を顧客に提出する前に、その上司が承認するといった作業が行なわれている。電子化された各種業務では、この承認作業もコンピュータ上で行なわれることとなる。
【０００３】
ところで、書類の承認を行なう際に、担当者が間違え易いミスの傾向等が事前にわかっていれば、ポイントを絞って書類のチェックができるため、承認作業の効率及び質を向上させることができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の承認形態では、書類を承認又は否認した結果しか残っておらず、また、その承認結果すら残っていない場合が多い。このため、従来の承認形態をそのまま電子化したのでは、ポイントを絞った書類のチェックが行なえず、承認作業の効率及び質を向上させることは不可能であった。
【０００５】
そこで、本発明は以上のような従来の問題点に鑑み、承認作業時における承認結果をデータベースに保存し、これを任意の時点で参照できるようにすることで、承認作業の効率及び質を向上させた電子承認技術を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
このため、請求項１記載の発明では、コンピュータを用いた対話形式で承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録機能と、前記承認結果の参照要求があったときに、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面を表示装置に表示する承認結果表示機能と、をコンピュータに実現させるための電子承認プログラムをコンピュータ読取可能な記録媒体に記録したことを特徴とする。
【０００７】
ここで、「記録媒体」とは、各種情報を確実に記録でき、かつ、必要に応じて取り出し可能なものをいい、磁気テープ，磁気ディスク，磁気ドラム，ＩＣカード，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等が該当する。
かかる構成によれば、承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、承認結果登録機能により、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードがデータベースに登録される。そして、例えば、承認依頼対象について承認又は否認を行なうときに、承認結果表示機能により、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、データベースに登録された過去の承認結果が検索され、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称が取得されると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数が集計され、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面が表示装置に表示される。このため、承認依頼対象について承認又は否認を行なう承認者は、承認依頼対象別及び承認依頼者別の過去の承認結果を参照することで、例えば、承認依頼者が間違え易いミスを容易に把握することができる。その結果、承認者は、ポイントを絞ったチェックを行なうことができ、承認作業の効率及び質が向上する。なお、承認依頼者が承認依頼対象を作成又は修正するとき、承認依頼者が承認依頼対象について承認依頼を行なうときにも、同様な作用がある。
【０００８】
また、承認者が異動等の理由で変更になっても、承認依頼者及び承認依頼対象の否認傾向を容易に把握できるため、承認作業の効率及び質が低下することが抑制される。
さらに、特定の承認依頼者及び承認依頼対象についてミスが多い場合には、過去の承認結果を参照することで、その原因が見出せることがあり、これを承認依頼者に通知して、問題の是正を行なうこともできる。
【０００９】
以上のような作用を通して、承認処理の回数が減り、承認作業に要する時間及びコストが削減される。
一方、このような電子承認を実現するための承認結果登録機能及び承認結果表示機能がコンピュータ読取可能な記録媒体に記録されれば、一般的なコンピュータを利用して、本発明に係る電子承認装置を容易に構築することが可能となる。
【００１１】
請求項２記載の発明では、前記承認結果表示機能は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて表示する構成であることを特徴とする。
かかる構成によれば、データベースに登録された承認結果を参照する際、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数が関連付けられて表示される。このため、過去所定期間の否認傾向が累積件数を介して把握され、どのような理由によって否認される傾向が強いかが容易に把握される。
【００１２】
請求項３記載の発明では、前記承認結果表示機能は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由別の割合をグラフ形式で表示する構成であることを特徴とする。
かかる構成によれば、所定期間における否認理由別の割合がグラフ形式で表示されるため、否認傾向が一目で把握される。
【００１３】
請求項４記載の発明では、コンピュータを用いた対話形式で承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録機能と、前記承認結果の参照要求があったときに、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面を表示装置に表示する承認結果表示機能と、をコンピュータに実現させるための電子承認プログラムであることを特徴とする。
【００１４】
かかる構成によれば、請求項１記載の発明における作用に加え、例えば、インターネットに接続されたサーバ上に、承認結果登録機能及び承認結果表示機能とをコンピュータに実現させるための電子承認プログラムが登録されていれば、電気通信回線を介して、かかるプログラムをダウンロードすることで、本発明に係る電子承認装置が容易に構築される。
【００１５】
請求項５記載の発明では、承認依頼対象について承認又は否認を行なうときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認したときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録手段と、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照する承認結果参照手段と、を含んで電子承認装置を構成したことを特徴とする。
かかる構成によれば、承認依頼対象について承認又は否認を行なうときに、承認結果登録手段により、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認したときにはその否認理由を特定する情報コードがデータベースに登録される。そして、例えば、承認依頼対象について承認又は否認を行なうときに、承認結果参照手段により、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、データベースに登録された過去の承認結果が検索され、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称が取得されると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数が集計され、否認理由の名称及び否認の累積件数が関連付けて参照される。このため、承認依頼対象について承認又は否認を行なう承認者は、承認依頼対象別及び承認依頼者別の過去の承認結果を参照することで、例えば、承認依頼者が間違え易いミスを容易に把握することができる。その結果、承認者は、ポイントを絞ったチェックを行なうことができ、承認作業の効率及び質が向上する。なお、承認依頼者が承認依頼対象を作成又は修正するとき、承認依頼者が承認依頼対象について承認依頼を行なうときにも、同様な作用がある。
【００１６】
また、承認者が異動等の理由で変更になっても、承認依頼者及び承認依頼対象の否認傾向を容易に把握できるため、承認作業の効率及び質が低下することが抑制される。
さらに、特定の承認依頼者及び承認依頼対象についてミスが多い場合には、過去の承認結果を参照することで、その原因が見出せることがあり、これを承認依頼者に通知して、問題の是正を行なうこともできる。
【００１７】
以上のような作用を通して、承認処理の回数が減り、承認作業に要する時間及びコストが削減される。
【００１８】
請求項６記載の発明では、前記承認結果参照手段は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照する構成であることを特徴とする。
【００１９】
かかる構成によれば、データベースに登録された承認結果を参照する際、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数が関連付けられて参照される。このため、過去所定期間の否認傾向が累積件数を介して把握され、どのような理由によって否認される傾向が強いかが容易に把握される。
請求項７記載の発明では、前記承認結果参照手段は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由別の割合をグラフ形式で参照する構成であることを特徴とする。
【００２０】
かかる構成によれば、所定期間における否認理由別の割合がグラフ形式で参照されるため、否認傾向が一目で把握される。
請求項８記載の発明では、コンピュータを用いた対話形式で承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードをデータベースに登録する承認結果登録工程と、前記承認結果の参照要求があったときに、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、前記データベースに登録された過去の承認結果を検索し、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称を取得すると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数を集計し、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面を表示装置に表示する承認結果表示工程と、をコンピュータが実行する電子承認方法であることを特徴とする。
【００２１】
かかる構成によれば、承認依頼対象について承認又は否認が行なわれたときに、承認結果登録工程により、その承認結果として、承認又は否認の結果、及び、否認されたときにはその否認理由を特定する情報コードがデータベースに登録される。そして、例えば、承認依頼対象について承認又は否認を行なうときに、承認結果表示工程により、承認依頼対象別及び承認依頼者別に、データベースに登録された過去の承認結果が検索され、各否認理由について、否認理由を特定する情報コードに対応した名称が設定されたテーブルを参照してその名称が取得されると共に各否認理由毎に否認を行なった累積件数が集計され、否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて参照するための画面が表示装置に表示される。このため、承認依頼対象について承認又は否認を行なう承認者は、承認依頼対象別及び承認依頼者別の過去の承認結果を参照することで、例えば、承認依頼者が間違え易いミスを容易に把握することができる。その結果、承認者は、ポイントを絞ったチェックを行なうことができ、承認作業の効率及び質が向上する。なお、承認依頼者が承認依頼対象を作成又は修正するとき、承認依頼者が承認依頼対象について承認依頼を行なうときにも、同様な作用がある。
【００２２】
また、承認者が異動等の理由で変更になっても、承認依頼者及び承認依頼対象の否認傾向を容易に把握できるため、承認作業の効率及び質が低下することが抑制される。
さらに、特定の承認依頼者及び承認依頼対象についてミスが多い場合には、過去の承認結果を参照することで、その原因が見出せることがあり、これを承認依頼者に通知して、問題の是正を行なうこともできる。
【００２３】
以上のような作用を通して、承認処理の回数が減り、承認作業に要する時間及びコストが削減される。
請求項９記載の発明では、前記承認結果表示工程は、前記データベースに登録された過去の承認結果について、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数を関連付けて表示する構成であることを特徴とする。
【００２４】
かかる構成によれば、データベースに登録された承認結果を参照する際には、所定期間における否認理由の名称及び否認の累積件数が関連付けられて表示される。このため、過去所定期間の否認傾向が累積件数を介して把握され、どのような理由によって否認される傾向が強いかが容易に把握される。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、添付された図面を参照して本発明を詳述する。
電子承認装置１０は、図１に示すように、少なくとも１台の端末２０（２０ａ〜２０ｆ）と、承認情報データベース（以下「承認情報ＤＢ」という）３０と、を含んで構成される。端末２０は、少なくとも、中央処理装置（ＣＰＵ），メモリ及び表示装置を備えたＰＣ（Personal Computer）やＷＳ（Work Station）等から構成され、メモリにロードされたプログラムに従って各種処理を行なう。承認情報ＤＢ３０には、図２に示すように、承認依頼テーブル４０と、承認依頼物件テーブル５０と、が承認情報として蓄積される。
【００２６】
なお、端末２０では、承認結果登録機能，承認結果登録手段，承認結果登録工程，承認結果表示機能，承認結果参照手段及び承認結果表示工程が、ソフトウエアによって実現されている。
承認依頼テーブル４０は、図２（Ａ）に示すように、依頼番号と、対象分類コードと、件名と、依頼部署コードと、依頼者コードと、依頼日と、承認者コードと、承認／否認日と、否認理由と、その他理由と、を含んで構成される。依頼番号は、承認依頼対象を特定する情報であって、各承認依頼対象毎に付されたユニークな整数により記述される。対象分類コードは、承認依頼対象が何であるかを特定する情報であって、例えば、「Ｍ０１」は見積書を表わすように、各承認依頼対象毎に付されたユニークな文字列により記述される。件名は、承認依頼対象名を表わした情報であって、任意の文字列により記述される。依頼部署コードは、承認依頼者が所属する部署（例えば、営業部）を特定する情報であって、各部署毎に付されたユニークな文字列により記述される。依頼者コードは、承認依頼者を特定する情報であって、各承認依頼者毎に付されたユニークな文字列により記述される。依頼日は、承認を依頼した日付を特定する情報であって、例えば、システムで用いられている日付表現形式により記述される。承認者コードは、承認依頼対象をチェックして承認又は否認する承認者を特定する情報であって、各承認者毎に付されたユニークな文字列により記述される。承認／否認日は、承認依頼対象を承認又は否認した日付を特定する情報であって、依頼日と同様に、例えば、システムで用いられている日付表現形式により記述される。なお、承認／否認日が設定されていない場合には、承認依頼対象の承認行為が行なわれていないことを表している。否認理由は、承認依頼対象がどのような理由によって否認されたかを特定する情報であって、０又は１で表わされるビット列により記述される。その他理由は、一般的に分類可能な否認理由に属さない否認理由であることを表わす情報であって、任意の文字列により記述される。
【００２７】
ここで、否認理由は、図３に示すように、対象分類コード毎に、桁，名称及びその他コードが設定された否認理由設定テーブル６０により、任意に設定することができる。即ち、図示しない否認理由設定画面において、各対象分類コード毎に、否認理由を表わすビット列の先頭からの位置を特定する桁，拒絶理由を表わす任意の名称及びその他理由が付随することを表わすその他コードを指定すると、自動的に否認理由設定テーブル６０が作成される。そして、過去の承認実績を表示するときに、否認理由設定テーブル６０を読み込んで解析することで、承認依頼対象別に任意の否認理由が表示される。
【００２８】
一方、承認依頼物件テーブル５０は、図２（Ｂ）に示すように、依頼番号と、物件名と、参照フラグと、ファイル所在と、ファイル名と、を含んで構成される。依頼番号は、承認依頼テーブル４０に含まれる依頼番号と同一の情報である。物件名は、承認依頼物件及びその付属物件を特定する情報であって、任意の文字列により夫々記述される。参照フラグは、承認依頼物件であるか又はその付属物件であるかを特定する情報であって、０（承認依頼物件）又は１（付属物件）で表わされるビットにより記述される。ファイル所在は、承認依頼物件又は付属物件が保存されている場所を特定する情報であって、任意の文字列により記述される。ファイル名は、承認依頼物件又は付属物件を特定する情報であって、任意の文字列により記述される。
【００２９】
従って、依頼番号を指定すると、依頼番号をキーとして承認依頼物件テーブル５０が検索され、承認依頼物件及びその付属物件が何であるかを特定することができる。また、後述するように、承認依頼物件又は付属物件の実体を見たいときには、承認依頼物件テーブル５０に設定されたファイル所在及びファイル名に基づいて、各物件に適したアプリケーションが自動的に起動する。
【００３０】
図４は、電子承認装置１０を用いて、見積書等の承認対象を承認する業務の概要を示す。
担当者が承認対象を作成又は修正するときには、承認情報ＤＢ３０に蓄積されている過去の否認情報が参照される。過去の否認情報には、各担当者毎に、過去にどのような理由（例えば、計算ミス等）で承認対象が否認されたかを累計した情報が含まれる。担当者が否認情報を参照すると、自分が間違え易いミスが容易に把握でき、これに注意を払うことで、質の高い承認対象を作成又は修正することができる。
【００３１】
また、担当者が承認依頼を行なうときにも、過去の否認情報が参照される。この場合には、承認対象に対して再度のチェックが行なわれることとなり、ミスの少ない承認対象に対して承認依頼を行なうことができる。そして、承認対象のチェックが完了したら、承認依頼情報が承認情報ＤＢ３０に登録される。なお、担当者が承認依頼を行なったことは、例えば、電子メールを介して承認者に通知される。
【００３２】
承認者が承認対象を承認又は否認するときには、承認情報ＤＢ３０に蓄積されている過去の否認情報が参照される。承認者が否認情報を参照すると、承認依頼を行なった担当者が過去にどのような理由で否認されているかが容易に把握でき、否認の要因となっている項目を重点的にチェックすることで、承認又は否認を行なう際の効率が向上する。そして、承認対象の承認又は否認を行なうときには、承認結果たる承認情報又は否認情報が承認情報ＤＢ３０に登録される。この承認結果が、前述したように、承認対象の作成又は修正、承認依頼及び次回の承認のときに参照される。
【００３３】
承認情報ＤＢ３０に登録されている過去の否認情報は、任意の時点においても参照される。即ち、担当者が過去の否認情報を参照してもミスが改善されない場合には、例えば、承認者が過去の否認情報に基づいて様々な予防策を検討する。予防策としては、担当者や承認対象に限定される原因があれば、担当者に改善すべきことを通知して、問題の是正を行なうことができる。
【００３４】
次に、かかる電子承認装置１０における処理内容について説明する。
承認対象の作成又は修正、及び、問題の是正において、過去の否認情報を参照するときには、図５に示すような承認実績参照画面７０が表示される。承認実績参照画面７０は、部署名指定部７２と、担当者名指定部７４と、承認対象指定部７６と、「実行」ボタン７８と、「取消」ボタン８０と、を含んで構成される。
【００３５】
なお、承認実績参照画面７０は、承認結果表示機能，承認結果参照手段及び承認結果表示工程として作用する。
部署名指定部７２では、承認依頼者たる担当者が所属する部署名が指定される。担当者名指定部７４では、承認依頼者たる担当者名が指定される。承認対象指定部７６では、承認対象たる見積書等の名称が指定される。ここで、部署名指定部７２，担当者名指定部７４及び承認対象指定部７６は、夫々、ドロップダウン形式のリストボックスにより構築され、直接文字列を入力する他、リストに表示されたものから選択することができる。
【００３６】
そして、承認対象指定部７６に承認対象たる見積書等の名称が入力された後、「実行」ボタン７８が押されると、図６に示すように、承認対象に応じた承認実績表示部８２が拡張表示される。承認実績表示部８２は、期間指定部８２ａと、集計結果表示部８２ｂと、グラフ表示部８２ｃと、を含んで構成される。期間指定部８２ａでは、承認実績を累計する期間（以下「指定期間」という）がラジオボタンを介して指定される。集計結果表示部８２ｂでは、担当者及び担当者が所属する部署別に、指定期間における承認件数，否認件数及び各否認理由の累計件数が夫々表示される。グラフ表示部８２ｃには、指定期間における否認理由の割合を表わした円グラフが表示される。なお、本実施形態では、否認理由の割合は、円グラフで表わされているが、棒グラフ，折れ線グラフ等で表わすようにしてもよい。
【００３７】
図７は、承認実績参照画面７０における処理内容を説明したフローチャートである。なお、図７に示すフローチャートが、承認結果表示機能，承認結果参照手段及び承認結果表示工程に該当する。
ステップ１（図では「Ｓ１」と略記する。以下同様）では、初期画面として、図５に示す承認実績参照画面７０が表示される。部署名指定部７２及び担当者名指定部７４には、デフォルトとして、端末２０の操作者が所属する部署名及び操作者名が表示され、承認対象指定部７６には、承認対象が未指定状態で表示される。ここで、端末２０の操作者名等は、例えば、各端末においてログインしたときの情報に基づいて決定される。
【００３８】
ステップ２では、オペレーティングシステム（以下「ＯＳ」という）より通知されるイベントメッセージに基づいて、処理内容に応じた分岐処理が行なわれる。即ち、「実行」ボタン７８が押されたとき、又は、期間指定部８２ａが操作されて指定期間が変更されたときには、ステップ３へと進み、「取消」ボタン８０が押されたときには、承認実績表示画面７０における処理が終了される。
【００３９】
ステップ３では、承認情報ＤＢ３０を検索する検索条件が取得される。即ち、図５に示す承認実績参照画面７０では、部署名指定部７２，担当者名指定部７４及び承認対象指定部７６から部署名，担当者名及び承認対象が夫々取得される。一方、図６に示す承認実績参照画面７０では、部署名，担当者名及び承認対象に加えて、期間指定部８２ａから指定期間が取得される。
【００４０】
ステップ４では、取得された検索条件をキーとして承認情報ＤＢ３０が検索され、検索条件に合致する承認情報が取得される。
ステップ５では、取得された承認情報に基づいて、担当者及び部署における承認件数，否認件数及び否認理由別の累計件数が夫々集計される。ここで、承認件数及び否認件数は、図２（Ａ）に示す承認依頼テーブル４０の否認理由に基づいて、全ビットが０であれば「承認」、いずれか１つのビットが１であれば「否認」と判断され、その件数を累計することで集計される。一方、否認理由別の件数は、否認理由のビットが１となっているものを個別に累計することで集計される。
【００４１】
ステップ６では、集計された集計結果に基づいて、集計結果表示部８２ｂに集計結果が表示されると共に、グラフ表示部８２ｃに否認理由の割合を表わした円グラフが表示される。ここで、集計結果表示部８２ｂでは、図３に示す否認理由設定テーブル６０に基づいて表示項目が表示される。
以上説明したステップ１〜ステップ６の処理によれば、操作者が指定した部署名，担当者名，承認対象及び指定期間を検索条件として承認情報ＤＢ３０が検索され、検索条件に合致する承認情報が取得される。そして、取得された承認情報が集計され、その集計結果が承認実績として表示される。このとき、操作者が指定期間等を変更すると、その変更に応じた承認実績が表示される。
【００４２】
従って、承認対象を作成又は修正するときには、過去の承認実績を容易に参照できるようになり、ミスの多い項目に注意を払うことで、形式的なミスが少ない承認対象の作成又は修正を行なうことができる。一方、問題の是正を行なうときには、担当者が間違え易いミスを容易に把握できるため、これを担当者等に知らせて注意を喚起することができる。そして、担当者がミスの多い項目に注意を払うことで、形式的なミスが少ない承認対象の作成が可能となる。
【００４３】
このように、形式的なミスが少ない承認対象が作成されると、これをチェックして承認又は否認する承認者は、実体的な内容のみをチェックするだけでよく、承認作業の効率及び質を向上することができる。
承認依頼において、過去の否認情報を参照するときには、図８に示すような承認依頼処理画面９０が表示される。承認依頼処理画面９０は、承認依頼内容指定部９２と、否認内容表示部９４と、承認実績表示部９６と、「実行」ボタン９８と、「取消」ボタン１００と、を含んで構成される。
【００４４】
なお、承認依頼処理画面９０は、承認結果表示機能，承認結果参照手段及び承認結果表示工程として作用する。
承認依頼内容指定部９２は、承認対象を特定する機能を提供し、承認依頼件名指定部９２ａと、承認依頼者名指定部９２ｂと、承認者名指定部９２ｃと、コメント入力部９２ｄと、承認対象指定部９２ｅと、「否認物件取り込み」ボタン９２ｆと、「承認対象の指定」ボタン９２ｇと、を含んで構成される。承認依頼件名指定部９２ａでは、承認対象の件名が指定される。承認依頼者名指定部９２ｂでは、承認依頼者名が指定される。承認者名指定部９２ｃでは、承認対象を承認又は否認する承認者名が指定される。コメント入力部９２ｄでは、必要に応じて、承認者に対して通知するコメントが入力される。承認対象指定部９２ｅでは、承認対象物件及びその付属物件が指定される。承認対象物件及び付属物件は、図２（Ｂ）に示す承認依頼物件テーブル５０に登録される。
【００４５】
否認内容表示部９４では、承認依頼内容指定部９２により特定される承認対象に関して、前回の承認で否認された否認内容が表示される。このとき、その他の項目では、承認者により入力されたコメントが表示される。なお、承認対象の承認依頼が初めてである場合には、否認内容表示部９２をグレー表示にしたり、非表示にしたり、各否認理由を「−」で表わしたりして、その旨が分かるようにしてもよい。
【００４６】
承認実績表示部９６は、前述した承認実績参照画面８２（図６参照）と同様であるので、その説明は省略する。
図９は、承認依頼処理画面９０における処理内容を説明したフローチャートである。なお、図９に示すフローチャートが、承認結果表示機能，承認結果参照手段及び承認結果表示工程に該当する。
【００４７】
ステップ１１では、図８に示す承認依頼処理画面９０が表示される。初期状態の承認依頼内容指定部９２においては、デフォルトの承認依頼者名として、端末２０の操作者名が表示され、他の項目は未指定状態で表示される。この場合、否認内容表示部９４及び承認実績表示部９６は、依頼対象が未確定であるため、夫々、その内容は表示されない。
【００４８】
ステップ１２では、ＯＳより通知されるイベントメッセージに基づいて、処理内容に応じた分岐処理が行なわれる。即ち、「否認物件取り込み」ボタン９２ｆが押されたときには、ステップ１３へと進み、「承認対象の指定」ボタン９２ｇが押されたときには、ステップ１７へと進み、「実行」ボタン９８が押されたときには、ステップ２０へと進み、「取消」ボタン１００が押されたときには、承認依頼処理画面９０における処理が終了される。
【００４９】
ステップ１３〜ステップ１６では、過去に否認された承認対象について再度承認依頼するために、承認情報ＤＢ３０に登録されている複数の承認対象の中から、否認された承認対象を選択する作業が行なわれる。即ち、ステップ１３では、承認依頼内容指定部９２から承認依頼者名が取得される。ステップ１４では、取得された承認依頼者名を検索条件として承認情報ＤＢ３０が検索され、過去に否認された否認物件名が取得される。ステップ１５では、図１０に示すように、取得された否認物件名がリスト形式で一覧表示される否認物件一覧画面１１０が表示される。
【００５０】
否認物件一覧画面１１０は、物件名表示部１１２と、「取り込み」ボタン１１４と、「取消」ボタン１１６と、を含んで構成される。そして、否認物件一覧画面１１０において否認物件を選択するには、物件名表示部１１２に表示されている否認物件の中から所望の否認物件をマウス等を介して指定し、「取り込み」ボタン１１４を押す。一方、否認物件の選択を中止するには、「取消」ボタン１１６を押す。
【００５１】
ステップ１６では、選択された承認対象に基づいて、承認依頼内容指定部９２の承認依頼件名及び承認対象が更新される。ここで、承認対象指定部９２ｅの内容は、承認情報ＤＢ３０に登録されている承認依頼物件テーブル５０（図２（Ｂ）参照）を検索することで決定される。その後、ステップ１２へと戻り、操作内容に応じた処理が続行される。
【００５２】
ステップ１７〜ステップ１９では、「承認対象の指定」ボタン９２ｇが押されたときの処理が行なわれる。即ち、新たな承認対象について承認依頼をするために、承認情報ＤＢ３０に登録されている承認対象の中から、承認対象を選択する作業が行なわれる。具体的には、ステップ１７では、承認依頼内容指定部９２から承認依頼者名が取得される。ステップ１８では、取得された承認依頼者名を検索条件として承認情報ＤＢ３０が検索され、新規の承認対象である未承認物件名が取得される。ステップ１９では、取得された未承認物件名がリスト形式で一覧表示される未承認物件一覧画面が表示される。未承認物件一覧画面は、図１０に示す否認物件一覧画面１１０と略同様な構成であるので、その図面及び説明は省略することとする。なお、承認対象は、未承認物件一覧画面において、追加，変更又は削除することができる。その後、ステップ１６に進み、選択された未承認物件名に基づいて、承認依頼物件名及び承認対象が更新される。
【００５３】
ステップ２０〜ステップ２４では、「実行」ボタン９８が押されたときの処理が行なわれる。即ち、承認依頼内容指定部９２において指定された項目を検索条件として承認情報ＤＢ３０が検索され、前回の否認内容及び過去の承認実績が更新される。具体的には、ステップ２０では、承認依頼内容指定部９２から承認依頼件名，承認依頼者名及び承認者名が取得される。ステップ２１では、取得された承認依頼件名等により特定される承認対象の確認（チェック）が行なわれる。即ち、いわゆる出口関数を用い、必要と思われる事前チェックプログラムを呼出すことで、承認対象が適正なものであるか否かが判定される。そして、承認対象が適正なものでなければ、その旨を報知するメッセージボックス等が表示される。ステップ２２では、取得された承認依頼件名等を検索条件として承認情報ＤＢ３０が検索され、検索条件に合致する承認情報が取得される。ステップ２３では、ステップ５と同様に、担当者及び部署における承認件数，否認件数及び否認理由別の累計件数が夫々集計される。ステップ２４では、取得された承認情報に基づいて、否認内容表示部９４に前回の否認内容が表示されると共に、集計された集計結果に基づいて、承認実績表示部９６に集計結果が表示される。その後、ステップ１２に戻り、操作内容に応じた処理が続行される。
【００５４】
以上説明したステップ１１〜ステップ２４の処理によれば、承認依頼者たる担当者が承認対象の承認を依頼するときに、前回の否認理由及び過去の承認実績を参照することができる。このため、自分が間違え易いミスを把握することができ、形式的なミスの少ない承認対象について承認依頼を行なうことができる。この場合、承認者は、実体的な内容のみを重点的にチェックすればよく、承認効率及び質を向上することができる。
【００５５】
なお、図８に示す承認依頼処理画面９０では、承認依頼物件名を指定する際に、「否認物件取り込み」ボタン９２ｆ又は「承認対象の指定」ボタン９２ｇを押して処理を行なったが、承認依頼件名指定部９２ａに承認依頼件名を直接入力するようにしてもよい。
承認において、承認者が過去の否認情報を参照するときには、図１１に示すような承認処理画面１２０が表示される。承認処理画面１２０は、承認依頼内容表示部１２２と、承認結果入力部１２４と、否認内容表示部１２６と、承認実績表示部１２８と、「実行」ボタン１３０と、「取消」ボタン１３２と、を含んで構成される。
【００５６】
なお、承認処理画面１２０は、承認結果登録機能，承認結果登録手段，承認結果登録工程，承認結果表示機能，承認結果参照手段及び承認結果表示工程として作用する。
承認依頼内容表示部１２２は、承認対象を確認する機能を提供し、承認依頼件名表示部１２２ａと、承認依頼者名表示部１２２ｂと、依頼回数表示部１２２ｃと、コメント表示部１２２ｄと、承認対象表示部１２２ｅと、を含んで構成される。承認依頼件名表示部１２２ａ及び承認依頼者表示部１２２ｂには、承認依頼件名及び承認依頼者名が夫々表示される。依頼回数表示部１２２ｃには、承認対象が何回目の承認依頼であるかが表示される。依頼回数は、図２（Ａ）に示す承認依頼テーブル４０の依頼番号を解析することで、同一の依頼番号がいくつあるかを計数して特定される。コメント表示部１２２ｄには、図８に示す承認依頼処理画面９０において、承認依頼者が入力したコメントが表示される。承認対象表示部１２２ｅには、承認依頼物件及びその付属物件が表示され、例えば、これをマウス等でダブルクリックすることで、各物件のフォーマットに適合したアプリケーションが起動し、その実体を確認することができる。
【００５７】
承認結果入力部１２４は、承認者が承認対象をチェックした結果を入力する機能を提供し、承認結果として承認又は否認が入力されると共に、否認をした場合には、その理由が入力される。ここで、その他の理由に関しては、承認者のコメントを入力するコメント入力部１２４ａが用意されている。
否認内容表示部１２６及び承認実績表示部１２８は、前述した承認実績参照画面７０（図６参照）及び承認依頼処理画面９０（図８参照）と同様であるので、その説明は省略する。
【００５８】
図１２は、承認処理画面１２０における処理内容を説明したフローチャートである。
ステップ３１では、ＯＳより通知されるイベントメッセージに基づいて、処理内容に応じた分岐処理が行なわれる。即ち、承認処理画面１２０を初期表示するとき、又は、指定期間が変更されたときには、ステップ３２へと進み、「実行」ボタン１３０が押されたときには、ステップ３５へと進み、「取消」ボタン１３２が押されたときには、承認処理画面１２０における処理が終了される。
【００５９】
ステップ３２〜ステップ３４では、承認処理画面１２０の表示又は更新処理が行なわれる。即ち、ステップ３２では、承認処理を開始するときに指定した承認依頼者名及び承認依頼件名を検索条件として承認情報ＤＢ３０が検索され、承認依頼物件に関する承認情報が取得される。ステップ３３では、取得された承認情報に基づいて、依頼対象に関する依頼回数が計数されると共に、指定期間（初期表示のときはデフォルト期間）において、担当者及び部署における承認件数，否認件数及び否認理由別の累計件数が夫々集計される。ステップ３４では、承認依頼内容、前回の否認内容及び過去の承認実績が表示される。ここで、承認依頼対象が新規な依頼である場合には、前回の否認内容は表示されない。その後、ステップ３１へと戻り、操作内容に応じた処理が続行される。
【００６０】
なお、ステップ３１〜ステップ３４の処理が、承認結果表示機能，承認結果参照手段及び承認結果表示工程に該当する。
ステップ３５では、「実行」ボタン１３０が押されたときの処理が行なわれる。即ち、承認依頼者が承認対象をチェックして、承認又は否認することを決定したときには、承認結果入力部１２４にその結果が入力される。そして、承認者が「実行」ボタン１３０を押すと、承認結果入力部１２４から承認結果が取得され、これが図２に示す形式で承認情報ＤＢ３０に登録される。
【００６１】
なお、ステップ３５の処理が、承認結果登録機能，承認結果登録手段及び承認結果登録工程に該当する。
以上説明したステップ３１〜ステップ３５の処理によれば、承認者は、承認対象に関する過去の承認実績を参照することができ、承認依頼者が間違え易いミスを容易に把握できる。このため、承認者は、ポイントを絞ったチェックを行なうことができ、効率的な承認作業が行なわれると共に、その質を向上することができる。そして、承認結果たる承認又は否認情報は、承認情報ＤＢ３０に登録され、次回の承認対象作成又は修正，承認依頼及び承認時に参照される。
【００６２】
なお、電子承認装置１０において参照される否認情報は、承認依頼対象の作成又は修正，承認依頼，承認及び問題の是正だけではなく、ＩＳＯ９００１の予防措置の足がかりにもなる。
また、以上説明した電子承認装置１０は、図１３に示すように、クライアント／サーバモデルのコンピュータシステム上に構築してもよい。また、承認情報ＤＢ３０は、例えば、クライアント１４０とサーバ１５０とが分散して持つ分散ファイルシステム上に構築してもよい。
【００６３】
このような機能を実現するプログラムを、例えば、磁気テープ，磁気ディスク，磁気ドラム，ＩＣカード，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読取可能な記録媒体に記録しておけば、本発明に係る電子承認プログラムを市場に流通させることができる。そして、かかる記録媒体を取得した者は、一般的なコンピュータを利用して、本発明に係る電子承認装置を容易に構築することができる。
【００６４】
なお、インターネットに接続されたサーバ上に、本発明に係る電子承認プログラムを登録させておけば、電気通信回線を介して、かかるプログラムをダウンロードすることで、本発明に係る電子承認装置を容易に構築することができる。
【００６５】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１記載の発明によれば、承認依頼対象別及び承認依頼者別の過去の承認結果を参照することで、承認依頼者が間違え易いミスを容易に把握することができ、承認作業の効率及び質が向上する。また、承認者が異動等の理由で変更になっても、承認依頼者及び承認依頼対象の否認傾向を容易に把握できるため、承認作業の効率及び質が低下することが抑制される。さらに、特定の承認依頼者及び承認依頼対象についてミスが多い場合には、過去の承認結果を参照することで、その原因が見出せることがあり、これを承認依頼者に通知して、問題の是正を行なうこともできる。以上のような作用を通して、承認処理の回数が減り、承認作業に要する時間及びコストを削減することができる。
【００６６】
一方、このような電子承認を実現するための承認結果登録機能及び承認結果表示機能をコンピュータ読取可能な記録媒体に記録すれば、一般的なコンピュータを利用して、本発明に係る電子承認装置を容易に構築することができる。
【００６７】
請求項２又は請求項６に記載の発明によれば、過去所定期間の否認傾向が累積件数を介して把握され、どのような理由によって否認される傾向が強いかを容易に把握することができる。
請求項３又は請求項７に記載の発明によれば、所定期間における否認理由別の割合がグラフ形式で参照されるため、否認傾向を一目で把握することができる。
【００６８】
請求項４に記載の発明によれば、請求項１記載の発明における効果に加え、例えば、インターネットに接続されたサーバ上に、承認結果登録機能及び承認結果表示機能をコンピュータに実現させるための電子承認プログラムが登録されていれば、電気通信回線を介して、かかるプログラムをダウンロードすることで、本発明に係る電子承認装置を容易に構築することができる。
【００６９】
請求項５又は請求項８に記載の発明によれば、承認依頼対象別及び承認依頼者別の過去の承認結果を参照することで、承認依頼者が間違え易いミスを容易に把握することができ、承認作業の効率及び質が向上する。また、承認者が異動等の理由で変更になっても、承認依頼者及び承認依頼対象の否認傾向を容易に把握できるため、承認作業の効率及び質が低下することが抑制される。さらに、特定の承認依頼者及び承認依頼対象についてミスが多い場合には、過去の承認結果を参照することで、その原因が見出せることがあり、これを承認依頼者に通知して、問題の是正を行なうこともできる。以上のような作用を通して、承認処理の回数が減り、承認作業に要する時間及びコストを削減することができる。
【００７０】
請求項９記載の発明によれば、過去所定期間の否認傾向が累積件数を介して把握され、どのような理由によって否認される傾向が強いかを容易に把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る電子承認装置の一例を示す全体構成図である。
【図２】承認情報データベースに蓄積される承認情報を示し、（Ａ）は承認依頼テーブル、（Ｂ）は承認依頼物件テーブルの説明図である。
【図３】否認理由が設定される否認理由設定テーブルの説明図である。
【図４】電子承認装置を用いて行なわれる承認業務の概要の説明図である。
【図５】初期状態の承認実績参照画面の説明図である。
【図６】承認実績が拡張表示された承認実績参照画面の説明図である。
【図７】承認実績参照画面における処理内容を説明するフローチャートである。
【図８】承認依頼処理画面の説明図である。
【図９】承認依頼処理画面における処理内容を説明するフローチャートである。
【図１０】否認物件一覧画面の説明図である。
【図１１】承認処理画面の説明図である。
【図１２】承認処理画面における処理内容を説明するフローチャートである。
【図１３】本発明に係る電子承認装置の他の例を示す全体構成図である。
【符号の説明】
１０・・・電子承認装置
２０・・・端末
３０・・・承認情報ＤＢ
７０・・・承認実績参照画面
９０・・・承認依頼処理画面
１１０・・・承認処理画面
１４０・・・クライアント
１５０・・・サーバ
【図１】
0004267839.tif 000002
【図２】
0004267839.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
0004267839.tif 000006
【図６】
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【図７】
0004267839.tif 000008
【図８】
0004267839.tif 000009
【図９】
0004267839.tif 000010
【図１０】
0004267839.tif 000011
【図１１】
0004267839.tif 000012
【図１２】
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【図１３】
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