(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャナ(8)と、Ｇ３ファクシミリの送受信を行うＧ３ファクシミリ処理部(12)と、インターネットファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ処理部(14)と、スキャナでスキャンしたスキャナ文書へのコメントの入力手段と、スキャナ文書とＧ３ファクシミリ受信文書と、インターネットファクシミリ受信文書とを記憶するデータベース(18)とを備えた文書管理装置において、
前記コメントと日時及び文書ＩＤを記憶したスキャナ文書検索用テーブル(40)と、
発信元の回線番号に相当するデータ及び、発信元名が存在する場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤを記憶したＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブル(41)と、
送信元のメールアドレスと、ｅメールのsubject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤを記憶したインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブル(42)と、
スキャン時に入力手段から入力されたコメントと日時及び文書ＩＤをスキャナ文書検索用テーブルに書き込み、受信したＧ３ファクシミリデータから抽出した発信元の回線番号に相当するデータと発信元名を抽出できる場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤをＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込み、受信ｅメールのfrom欄から抽出した送信元のメールアドレスと、Subject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤをインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込むための書き込み手段と、
入力された検索キーワードが回線番号に相当するデータを含むかあるいは検索対象を発信元名と指定して発信元名が入力されるとＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがメールアドレスを含むかあるいは検索対象をSubjectと指定してSubject欄の記述が入力されるとインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索対象をコメントと指定してコメントが入力されるとスキャナ文書検索用テーブルを検索する検索処理部とを設けたことを特徴とする、文書管理装置。
【請求項２】
スキャナと、Ｇ３ファクシミリの送受信を行うＧ３ファクシミリ処理部と、インターネットファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ処理部と、スキャナでスキャンしたスキャナ文書へのコメントの入力手段と、スキャナ文書とＧ３ファクシミリ受信文書と、インターネットファクシミリ受信文書とを記憶するデータベースとを備えた文書管理装置のためのプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記コメントと日時及び文書ＩＤを記憶したスキャナ文書検索用テーブルと、  発信元の回線番号に相当するデータ及び、発信元名が存在する場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤを記憶したＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルと、
送信元のメールアドレスと、ｅメールのsubject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤを記憶したインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルと、
スキャン時に入力手段から入力されたコメントと日時及び文書ＩＤをスキャナ文書検索用テーブルに書き込み、受信したＧ３ファクシミリデータから抽出した発信元の回線番号に相当するデータと発信元名を抽出できる場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤをＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込み、受信ｅメールのfrom欄から抽出した送信元のメールアドレスと、Subject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤをインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込むための書き込み手段と、
入力された検索キーワードが回線番号に相当するデータを含むかあるいは検索対象を発信元名と指定して発信元名が入力されるとＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがメールアドレスを含むかあるいは検索対象をSubjectと指定してSubject欄の記述が入力されるとインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索対象をコメントと指定してコメントが入力されるとスキャナ文書検索用テーブルを検索する検索処理部とを備えた装置として機能させるための、文書管理装置用のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は、文書管理装置とそのプログラムに関する。
【０００２】
【従来技術】
【０００３】
【特許文献１】
特開平８−２３３４６号公報
特許文献１は、ファクシミリデータからなる電子掲示板文書をキーワード検索することにより、所望の文書を取り出せるようにすることを開示している。しかしながらファクシミリデータ自体から、検索対象のデータを抽出することは困難なので、掲示板ボックス毎にキーワードを登録し、キーワードにより掲示板ボックスを選択するようにしている。この構成では、掲示板ボックス毎にキーワードを登録して管理する必要がある。
【０００４】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、画像データを含む文書を容易に検索できるようにすることにある。
【０００５】
【発明の構成】
この発明は、スキャナ(8)と、Ｇ３ファクシミリの送受信を行うＧ３ファクシミリ処理部(12)と、インターネットファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ処理部(14)と、スキャナでスキャンしたスキャナ文書へのコメントの入力手段と、スキャナ文書とＧ３ファクシミリ受信文書と、インターネットファクシミリ受信文書とを記憶するデータベース(18)とを備えた文書管理装置において、
前記コメントと日時及び文書ＩＤを記憶したスキャナ文書検索用テーブル(40)と、
発信元の回線番号に相当するデータ及び、発信元名が存在する場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤを記憶したＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブル(41)と、
送信元のメールアドレスと、ｅメールのsubject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤを記憶したインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブル(42)と、
スキャン時に入力手段から入力されたコメントと日時及び文書ＩＤをスキャナ文書検索用テーブルに書き込み、受信したＧ３ファクシミリデータから抽出した発信元の回線番号に相当するデータと発信元名を抽出できる場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤをＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込み、受信ｅメールのfrom欄から抽出した送信元のメールアドレスと、Subject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤをインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込むための書き込み手段と、
入力された検索キーワードが回線番号に相当するデータを含むかあるいは検索対象を発信元名と指定して発信元名が入力されるとＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがメールアドレスを含むかあるいは検索対象をSubjectと指定してSubject欄の記述が入力されるとインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索対象をコメントと指定してコメントが入力されるとスキャナ文書検索用テーブルを検索する検索処理部とを設けたことを特徴とする。
【０００６】
またこの発明は、スキャナと、Ｇ３ファクシミリの送受信を行うＧ３ファクシミリ処理部と、インターネットファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ処理部と、スキャナでスキャンしたスキャナ文書へのコメントの入力手段と、スキャナ文書とＧ３ファクシミリ受信文書と、インターネットファクシミリ受信文書とを記憶するデータベースとを備えた文書管理装置のためのプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記コメントと日時及び文書ＩＤを記憶したスキャナ文書検索用テーブルと、  発信元の回線番号に相当するデータ及び、発信元名が存在する場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤを記憶したＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルと、
送信元のメールアドレスと、ｅメールのsubject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤを記憶したインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルと、
スキャン時に入力手段から入力されたコメントと日時及び文書ＩＤをスキャナ文書検索用テーブルに書き込み、受信したＧ３ファクシミリデータから抽出した発信元の回線番号に相当するデータと発信元名を抽出できる場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤをＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込み、受信ｅメールのfrom欄から抽出した送信元のメールアドレスと、Subject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤをインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込むための書き込み手段と、
入力された検索キーワードが回線番号に相当するデータを含むかあるいは検索対象を発信元名と指定して発信元名が入力されるとＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがメールアドレスを含むかあるいは検索対象をSubjectと指定してSubject欄の記述が入力されるとインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがコメントを含む場合はスキャナ文書検索用テーブルを検索する検索処理部とを備えた装置として機能させるための、文書管理装置用のプログラムにある。
【０００７】
この発明では、画像データが文書管理装置でスキャンした文書の場合には、スキャン時に付与された注釈からなるテキストデータを検索対象とし、画像データが受信文書の場合には受信時に得た通信に固有のデータを検索対象として、管理文書を検索する。ここに注釈は少なくともファイル名を含み、これ以外にコメントなどが付されている場合には、ファイル名とコメントなどを含むものとする（以下同じ）。通信に固有のデータは、発信元を示すＴＳＩ信号やナンバーディスプレイ信号などや、ｅメールに固有のメールアドレスなどとする。
【０００８】
この発明では、通信に固有のデータとして、少なくとも発信元の回線番号に相当するデータと、ｅメールに固有のデータとを用い、回線番号相当データの場合にはＧ３ファクシミリ受信文書を検索し、ｅメールに固有のデータの場合にはインターネットファクシミリ受信文書を検索する。
【００１０】
【発明の作用と効果】
この発明の文書管理装置やそのプログラムでは、スキャン文書はファイル名やコメントなどの注釈を検索対象とし、ファクシミリ受信文書の場合には通信に固有のデータを検索対象とする。画像データは検索が困難なデータであるが、この発明では、画像データに付随する注釈や通信に固有なデータ（通信情報）などを検索対象として検索できる。
【００１１】
この発明では、検索用のキーワードが通信に固有なデータの場合、検索対象を受信文書に限定できるので検索が容易になる。
この発明では、キーワードとしてＴＳＩなどの回線番号に相当するデータが入力された場合には、検索対象をＧ３ファクシミリに限定し、メールアドレスなどのｅメールに固有のデータが入力された場合には、検索対象をインターネットファクシミリ受信文書に限定するので、検索がさらに容易になる。
【００１２】
【実施例】
図１〜図３に、実施例を示す。これらの図において、２は文書管理装置で、ＬＡＮ４などを介して複数のクライアント６に接続されている。各クライアント６は、例えばブラウザを内蔵し、文書管理装置２のＨＴＴＰサーバ２０にアクセスして、文書管理装置２の文書データベース１８に保存されている文書を検索するものとする。
【００１３】
文書管理装置２はスキャナ８とプリンタ１０、並びにＧ３ファクシミリ処理部１２，インターネットファクシミリ処理部１４を備え、文書をスキャンして蓄積し、Ｇ３ファクシミリやインターネットファクシミリの送受信を行えるものとする。なお周知のように、インターネットファクシミリの送受信は、ｅメールに画像データを添付ファイルとして添付するなどの形態で行われる。
【００１４】
１６は文書管理装置２に設けた操作パネルで、液晶ディスプレイとタッチパネルや簡易なキーボードなどを設けたものである。そして文書をスキャンする場合、操作パネル１６からファイル名やコメントなどの注釈を入力できる。なおスキャン文書への注釈は、クライアント６から入力することもできる。１８は文書データベースで、文書管理装置２が管理する文書を記憶したデータベースであり、文書自体を記憶するほかに、記憶文書を管理するための情報を記憶している。
【００１５】
２０はＨＴＴＰサーバで、クライアント６に対してWebページを提供し、クライアント６のブラウザはＨＴＴＰサーバ２０にアクセスして、文書管理装置２に対して処理を依頼する。２２は電子掲示板処理部で、電子掲示板に関する処理を行う。２４はワークフロー処理部で、ワークフローに関する処理を行う。２６は電子回覧処理部で、電子回覧に関する処理を行う。
【００１６】
２８は検索処理部で、文書データベース１８に保存している文書を検索するためのものであり、特に掲示板文書の検索に用いる。３０は検索用のキーワードリストで、キーワードに対してＧ３ファクシミリ受信文書か、インターネットファクシミリ受信文書か、スキャン文書か、などの文書の種別と、このキーワードに対応するファイル名などを記述したリストである。なおファイル名は、１つのキーワードに対して複数記憶できるものとする。またキーワードリスト３０は設けなくても良い。３２はプログラムメモリで、文書管理装置２での処理に必要なプログラムを記憶している。
【００１７】
図２に検索用のテーブル４０〜４２を示す。これらのテーブル４０〜４２は、例えば文書データベース１８内に設けられる。テーブル４０〜４２は、検索処理部２８を介してのファイル検索の専用とする必要はなく、文書データベース１８での文書管理用一般に用いることができる。
【００１８】
文書の検索として特に重要なものに、掲示板文書の検索がある。そこで図２では掲示板文書の検索について説明するが、それ以外の文書にも同様に適用できる。スキャン文書検索用テーブル４０には、スキャナ８などを用いて文書をスキャンした際に付与したファイル名（表題）とコメント（これらを合わせて注釈という）、並びに登録日時（掲示板登録の日時）とがリストされている。さらに各ファイルには文書ＩＤが付与されている。
【００１９】
Ｇ３ファクシミリ受信文書検索用テーブル４１では、文書ＩＤと発信元のＴＳＩなどの回線番号と、発信元名が判明する場合には発信元名、及び掲示板への登録日時などが記憶されている。インターネットファクシミリ受信文書検索用テーブル４２には、文書ＩＤとｅメールのヘッダの FROM 欄から抽出した送信元メールアドレスとが記述されている。これ以外に SUBJECT 欄の記述を抽出し、例えば文書ＩＤ”00005”では、”請求書”を抽出してある。また掲示板への登録日時などが登録日時として記述してある。
【００２０】
スキャン文書やファクシミリ受信文書のデータの内容は画像データであり、一般には検索には適さない。しかしスキャン文書のファイル名やコメントはテキストデータで検索に用いることができる。また登録日時も、検索範囲の限定などに用いることができる。Ｇ３ファクシミリ受信文書の場合、ＴＳＩはＧ３ファクシミリに固有のデータで、発信元名の記述もＧ３ファクシミリに固有のデータである。インターネットファクシミリの場合、送信元のメールアドレスの記述を利用することができる。また SUBJECT 欄の記述、例えば"請求書"なども検索に用いることができる。
【００２１】
クライアント６から掲示板文書を検索する場合、ＨＴＴＰサーバ２０にアクセスし、検索処理部２８を介して検索用テーブル４０〜４２を検索する。この場合、検索用のキーワードにＴＳＩに相当する回線番号が含まれていれば、検索対象はＧ３ファクシミリの受信文書に限定できる。またメールアドレスがキーワードに含まれていれば、インターネットファクシミリ受信文書に検索対象を限定できる。さらに検索用のキーワードに、発信元名に"ムラタキカイ"が含まれることや、SUBJECT 欄に"請求書"が含まれることなどのように、検索対象が発信元名や SUBJECT欄であることなどを限定して、キーワード"ムラタキカイ"や"請求書"などを入力すると、検索対象をＧ３ファクシミリ受信文書やインターネットファクシミリ受信文書などに限定できる。
【００２２】
一方"社内報"や"忘年会のご案内"などの表題は、多くの場合、スキャン文書に付与されているものである。そこでこのようなキーワードが入力されると、検索対象をとりあえずスキャン文書に限定し、その範囲の検索結果を表示し、検索に失敗した場合、Ｇ３ファクシミリ受信文書やインターネットファクシミリ受信文書に検索対象を広げることができる。またコメントが入力されているのはスキャン文書に限られる。そこでキーワード"１１月号"を、検索対象をコメント欄と指定して検索すると、検索対象をスキャン文書検索用テーブル４０に限定できる。このようにして検索対象を限定しながら検索できる。またこれ以外に、図１のキーワードリスト３０などを設けた場合、キーワードの入力により、検索対象を限定したり、直接検索対象のファイルを発見したりすることができる。
【００２３】
図３に、実施例での検索アルゴリズムを示す。クライアント６からの検索キーワードを受け付け（ステップ１）、ステップ２，ステップ３でキーワードの種類を識別する。キーワードがＴＳＩなどの回線番号に相当するデータの場合や発信元などに相当する場合は、Ｇ３ファクシミリ受信文書を検索する（ステップ４）。またキーワードが表題やコメントなどの場合、スキャン文書やインターネットファクシミリ受信文書を検索する（ステップ５）。これに対してキーワードが登録日時などの場合、検索対象を限定できないので、全掲示板文書を検索する（ステップ６）。またメールアドレスなどのｅメールに固有のデータがキーワードの場合、インターネットファクシミリ受信文書を検索する（ステップ７）。以上のようにして検索を行い、検索結果を表示して（ステップ８）、次の入力を待つ。
【図面の簡単な説明】
【図１】  実施例の文書管理装置の構成を示すブロック図
【図２】  実施例で用いた検索用テーブルを模式的に示す図
【図３】  実施例での保存文書の検索アルゴリズムを示すフローチャート
【符号の説明】
２      文書管理装置
４      ＬＡＮ
６      クライアント
８      スキャナ
１０    プリンタ
１２    Ｇ３ファクシミリ処理部
１４    インターネットファクシミリ処理部
１６    操作パネル
１８    文書データベース
２０    ＨＴＴＰサーバ
２２    電子掲示板処理部
２４    ワークフロー処理部
２６    電子回覧処理部
２８    検索処理部
３０    キーワードリスト
３２    プログラムメモリ
４０    スキャン文書検索用テーブル
４１    Ｇ３ファクシミリ受信文書検索用テーブル
４２    インターネットファクシミリ受信文書検索用テーブル
【図１】
0004329060.tif 000002
【図２】
0004329060.tif 000003
【図３】
0004329060.tif 000004