(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムであって、
前記メールサーバが、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースと、受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順、および、この宛先判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールを振り分けて保存する保存手順を有する電子メール処理手段と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手段と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手段とを備え、
前記メールサーバにおいて、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、
前記電子メール処理手段が、宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順をさらに備えている、
ことを特徴とする電子メールの送受信システム。
【請求項２】
前記電子メール処理手段の宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって判断する請求項１に記載の電子メールの送受信システム。
【請求項３】
前記電子メール処理手段の宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールのアドレスまたは件名，メール本文中に含まれるキーワードによって判断する請求項１に記載の電子メールの送受信システム。
【請求項４】
前記電子メール処理手段が、ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存する送信メール保存手順をさらに備えている請求項１に記載の電子メールの送受信システム。
【請求項５】
メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うための方法であって、
前記メールサーバに電子メール保存用データベースを備えて、この電子メール保存用データベースに複数のワークグループごとに電子メールを保存する保存領域を設定するとともに、この保存領域にそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスを可能にし、
前記メールサーバにおいて前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことを可能にし、
前記メールサーバにおいて受信した電子メールの宛先のワークグループを判断して、この判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域にその電子メールを振り分けて保存し、
前記メールサーバにおいて判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定し、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存するとともに、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信することを特徴とする電子メールの送受信方法。
【請求項６】
前記メールサーバにおける受信した電子メールの宛先のワークグループの判断を、この電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって行う請求項５に記載の電子メールの送受信方法。
【請求項７】
前記メールサーバにおける受信した電子メールの宛先のワークグループの判断を、この電子メールのアドレスまたは件名，メール本文中に含まれるキーワードによって行う請求項５に記載の電子メールの送受信方法。
【請求項８】
前記ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存する請求項５に記載の電子メールの送受信方法。
【請求項９】
メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムに装備される記録媒体であって、
前記メールサーバは、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースを備え、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、
前記メールサーバが受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順と、この宛先判断手順によって宛先のワークグループが判断された電子メールをそれぞれのワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設けられている保存領域に振り分けて保存する保存手順と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手順と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手順とを有し、
さらに、前記宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順を有する電子メール処理プログラムが格納されていることを特徴とする電子メール送受信用記録媒体。
【請求項１０】
前記電子メール処理プログラムの宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって判断する請求項９に記載の電子メール送受信用記録媒体。
【請求項１１】
前記電子メール処理プログラムの宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールのアドレスまたは件名，メール本文中に含まれるキーワードによって判断する請求項９に記載の電子メール送受信用記録媒体。
【請求項１２】
前記電子メール処理プログラムが、ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存する送信メール保存手順をさらに備えている請求項９に記載の電子メール送受信用記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、企業等において利用される電子メールの送受信システムおよびこのシステムによる電子メールの送受信方法、電子メールの送受信用プログラムが格納された記録媒体に関する。
【０００２】
【発明が解決しようとする課題】
従来、電子メールは、その送受信が、メールサーバを介して送信側と受信側との間で１対１で行われており、企業等において受信される電子メールも、図５に示されるように、メールサーバＭＳ’がインターネットＩを介して顧客Ｃ等から送信されてきた電子メールを受信すると、それぞれのメールアドレスに基づいて、メールサーバＭＳ’から宛先である担当者の端末機Ｔにそれぞれ直接に電子メールが送信され、また、担当者から発信される電子メールも、メールサーバＭＳ’を介して顧客Ｃに直接送信される。
【０００３】
このため、上記のような従来の電子メールシステムでは、顧客等から送信されてきた電子メールは、その宛先である担当者しか開くことが出来ず、また、担当者から顧客に対して送信される電子メールの内容は誰にもチェックすることが出来ないので、例えば、企業等において、顧客等との間で電子メールのやり取りによって進められている商談等の案件の内容は、その電子メールのやり取りを行っている担当者しか把握しておらず、その担当者の所属長もその内容を把握していない場合が多い。
【０００４】
したがって、例えば、顧客等との間で電子メールのやり取りによる商談等を進めている担当者が、休暇や出張などによって不在の場合や異動したような場合には、同じワークグループを構成する他の構成員や交代した新しい担当者等は、顧客等から問い合わせがあった際に、それまでの電子メールによるやり取りの内容を把握しておらず、このために、その顧客に対する対応が遅れてしまったり、また、対応がちぐはぐになってしまったりするといった問題が生じている。
【０００５】
このような問題に対処するために、ワークグループ内で情報を共有化するためのミーティングを開こうとすると、多くの時間を費やす必要が生じてくる。
【０００６】
この発明は、上記のような従来の企業等における電子メールの送受信に関する問題点を解決するために為されたものである。
【０００７】
すなわち、この発明は、企業等において送受信される電子メールの内容をワークグループ内で共有化することが出来る電子メールの送受信システムを提供することを第１の目的としている。
【０００８】
さらに、この発明は、上記第１の目的を達成する電子メールの送受信システムによる電子メールの送受信方法を提供することを第２の目的としている。
【０００９】
さらにまた、この発明は、上記第２の目的を達成する電子メールの送受信方法を実行するための記録媒体を提供することを第３の目的としている。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明による電子メールの送受信システムは、上記第１の目的を達成するために、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムであって、前記メールサーバが、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースと、受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順、および、この宛先判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールを振り分けて保存する保存手順を有する電子メール処理手段と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手段と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手段とを備え、前記メールサーバにおいて、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、前記電子メール処理手段が、宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順をさらに備えていることを特徴としている。
【００１１】
この発明による電子メールの送受信システムによれば、企業等において複数のワークグループが構成され、それぞれのワークグループの構成員がそれぞれ顧客等との間で電子メールのやり取りによって商談等の案件を進めている場合に、顧客等からワークグループ内の担当者に送信されてきた電子メールをメールサーバが受信すると、メールサーバは、電子メール処理手段が、先ず、宛先判断手順によって、受信した電子メールの宛先の担当者が所属しているワークグループの判断をその電子メールに含まれている各種の情報に基づいて行い、この電子メールの宛先のワークグループが判断されると、次に、保存手順によって、メールサーバが備えている電子メール保存用データベースに複数のワークグループのそれぞれに対応して設定されている保存領域のうち、判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する保存領域に、受信した電子メールを振り分けて保存する。そして、電子メール処理手段が宛先判断手順によって電子メールの宛先のワークグループを判断したときに、この判断された宛先のワークグループに対応する保存領域がメールサーバの電子メール保存用データベースにあらかじめ設定されていない場合は、保存領域設定手順によって、その電子メールの宛先のワークグループに対応する保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設定される。そして、その後、保存手順によって、この新たに電子メール保存用データベースに設定された保存領域に電子メールが保存される。これによって、受信した全ての電子メールが、振り分けられて、電子メール保存用データベースに保存される。
【００１２】
このメールサーバの電子メール保存用データベースのそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された電子メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって何時でも開くことが出来る。
【００１３】
したがって、上記発明によれば、電子メールの内容をワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００１４】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００１５】
また、本発明による電子メールの送受信システムは、前記第１の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理手段の宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって判断することを特徴としている。
【００１６】
この発明によれば、電子メールに、宛先の担当者が所属するワークグループを示すメッセージ識別符号が含まれている場合に、電子メール処理手段の宛先判断手順による電子メールの宛先のワークグループの判断が、そのメッセージ識別符号に基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが容易に行われるようになる。
【００１７】
また、本発明による電子メールの送受信システムは、前記第１の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理手段の宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールのアドレスまたは、件名，メール本文中に含まれるキーワードによって判断することを特徴としている。
【００１８】
この発明によれば、電子メール処理手段の宛先判断手順による電子メールの宛先のワークグループの判断が、電子メールのアドレス、または、その電子メールに記入されている件名，メール本文中に含まれるワークグループを示唆するキーワードのいずれかに基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが確実に行われるようになる。
【００２３】
また、本発明による電子メールの送受信システムは、前記第１の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理手段が、ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存する送信メール保存手順をさらに備えていることを特徴としている。
【００２４】
この発明による電子メールの送受信システムによれば、ワークグループの構成員からその構成員が担当する顧客等に電子メールが送信される場合に、メールサーバの電子メール処理手段が、その送信メール保存手順によって、電子メールを送信する構成員が所属するワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設定されている保存領域に、その構成員から送信される電子メールを保存する。
【００２５】
このメールサーバの電子メール保存用データベースにそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された送信メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって、何時でも開くことが出来る。
【００２６】
これによって、送信される電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が送信メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００２７】
そして、ワークグループの所属長も、送信される電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００２８】
本発明による電子メールの送受信方法は、上記第２の目的を達成するために、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うための方法であって、前記メールサーバに電子メール保存用データベースを備えて、この電子メール保存用データベースに複数のワークグループごとに電子メールを保存する保存領域を設定するとともに、この保存領域にそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスを可能にし、前記メールサーバにおいて前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことを可能にし、前記メールサーバにおいて受信した電子メールの宛先のワークグループを判断して、この判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域にその電子メールを振り分けて保存し、前記メールサーバにおいて判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定し、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存するとともに、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信することを特徴としている。
【００２９】
この発明による電子メールの送受信方法によれば、企業等において複数のワークグループが構成され、それぞれのワークグループの構成員がそれぞれ顧客等との間で電子メールのやり取りによって商談等の案件を進めている場合に、顧客等からワークグループ内の担当者に送信されてきた電子メールをメールサーバが受信すると、メールサーバにおいて、先ず、受信した電子メールの宛先の担当者が所属しているワークグループの判断がその電子メールに含まれている各種の情報に基づいて行われ、この電子メールの宛先のワークグループが判断されると、次に、メールサーバが備えている電子メール保存用データベースに複数のワークグループのそれぞれに対応して設定されている保存領域のうち、判断された宛先のワークグループに対応する保存領域に、受信した電子メールが振り分けられて保存される。また、メールサーバによって、電子メールの宛先のワークグループの判断が行われたときに、その判断された宛先のワークグループに対応する保存領域がメールサーバの電子メール保存用データベースにあらかじめ設定されていない場合には、その電子メールの宛先のワークグループに対応する保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設定される。そして、この新たに電子メール保存用データベースに設定された保存領域に電子メールが保存される。これによって、受信した全ての電子メールが振り分けられて電子メール保存用データベースに保存されるようになる。
【００３０】
このメールサーバの電子メール保存用データベースにそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された電子メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって何時でも開くことが出来る。
【００３１】
したがって、この発明によれば、電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００３２】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００３３】
また、本発明による電子メールの送受信方法は、前記第２の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記メールサーバにおける受信した電子メールの宛先のワークグループの判断を、この電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって行うことを特徴としている。
【００３４】
この発明によれば、電子メールにその宛先の担当者が所属するワークグループを示すメッセージ識別符号が含まれている場合には、メールサーバにおける電子メールの宛先のワークグループの判断が、そのメッセージ識別符号に基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが容易に行われるようになる。
【００３５】
また、本発明による電子メールの送受信方法は、前記第２の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記メールサーバにおける受信した電子メールの宛先のワークグループの判断を、この電子メールのアドレスまたは、件名，メール本文中に含まれるキーワードによって行うことを特徴としている。
【００３６】
この発明によれば、メールサーバにおける電子メールの宛先のワークグループの判断が、電子メールのアドレス、または、その電子メールに記入されている件名，メール本文中に含まれるワークグループを示唆するキーワードのいずれかに基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが確実に行われるようになる。
【００４０】
また、この発明による電子メールの送受信方法は、前記第２の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存することを特徴としている。
【００４１】
この発明によれば、ワークグループの構成員から、その構成員が担当する顧客等に電子メールが送信される場合に、メールサーバにおいて、電子メールを送信する構成員が所属するワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設定されている保存領域に、その構成員から送信される電子メールが保存される。
【００４２】
このメールサーバの電子メール保存用データベースにそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された送信メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって何時でも開くことが出来る。
【００４３】
これによって、送信される電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が送信メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００４４】
そして、ワークグループの所属長も、送信される電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００４５】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムに装備される記録媒体であって、前記メールサーバは、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースを備え、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、前記メールサーバが受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順と、この宛先判断手順によって宛先のワークグループが判断された電子メールをそれぞれのワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設けられている保存領域に振り分けて保存する保存手順と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手順と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手順とを有し、さらに、前記宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順を有する電子メール処理プログラムが格納されていることを特徴としている。
【００４６】
この発明による電子メール送受信用記録媒体は、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムに装備されて、この記録媒体に格納されている電子メール処理プログラムが実行されることにより、この電子メール処理プログラムが有している宛先判断手順によって、メールサーバが受信した電子メールの宛先の担当者が所属しているワークグループの判断をその電子メールに含まれている各種の情報に基づいて行い、この電子メールの宛先のワークグループが判断されると、次に、保存手順によって、メールサーバが備えている電子メール保存用データベースに複数のワークグループのそれぞれに対応して設定されている保存領域のうち、判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する保存領域に、受信した電子メールを振り分けて保存する。また、この記録媒体に格納された電子メール処理プログラムの実行により、その宛先判断手順によって電子メールの宛先のワークグループが判断されたときに、この判断された宛先のワークグループに対応する保存領域がメールサーバの電子メール保存用データベースにあらかじめ設定されていない場合には、保存領域設定手順によって、その電子メールの宛先のワークグループに対応する保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設定される。そして、その後、保存手順によって、この新たに電子メール保存用データベースに設定された保存領域に電子メールが保存される。これによって、受信した全ての電子メールが振り分けられて電子メール保存用データベースに保存される。
【００４７】
したがって、本発明によれば、電子メール送受信用記録媒体に格納された電子メール処理プログラムの実行によって、電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００４８】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００４９】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記電子メール処理プログラムの宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって判断することを特徴としている。
【００５０】
この発明によれば、電子メールに宛先の担当者が所属するワークグループを示すメッセージ識別符号が電子メールに含まれている場合には、電子メール処理プログラムの宛先判断手順による電子メールの宛先のワークグループの判断が、そのメッセージ識別符号に基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが容易に行われるようになる。
【００５１】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記電子メール処理プログラムの宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールのアドレスまたは、件名，メール本文中に含まれるキーワードによって判断することを特徴としている。
【００５２】
この発明によれば、電子メール処理プログラムの宛先判断手順における電子メールの宛先のワークグループの判断が、電子メールのアドレス、または、その電子メールに記入されている件名，メール本文中に含まれるワークグループを示唆するキーワードのいずれかに基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが確実に行われるようになる。
【００５６】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理プログラムが、ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存する送信メール保存手順をさらに備えていることを特徴としている。
【００５７】
この発明によれば、ワークグループの構成員から、その構成員が担当する顧客等に電子メールが送信される場合に、電子メール送受信用記録媒体に格納された電子メール処理プログラムの実行によって、その送信メール保存手順により、電子メールを送信する構成員が所属するワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設定されている保存領域に、その構成員から送信される電子メールが保存される。
【００５８】
これによって、送信される電子メールの内容のワークグループ内での共有化が行われ、これによって、同じワークグループに所属する担当以外のグループ構成員が送信メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００５９】
そして、ワークグループの所属長も、送信される電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００６０】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の最も好適と思われる実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明を行う。
【００６１】
図１は、この発明による電子メールの送受信システムの実施形態における一例を示すシステム構成図である。
【００６２】
この図１において、企業内において管理されるメールサーバＭＳには、後述するような電子メール送受信用プログラムが格納されている電子メール送受信用記録媒体と、電子メール保存用データベースＤＢが装備されており、この電子メール保存用データベースＤＢには、メールサーバＭＳにアクセスが可能なワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に、それぞれ振り分けられた電子メールを保存するためのスレッドが設けられている。
【００６３】
そして、このメールサーバＭＳには、企業内の各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に所属するグループ構成員のそれぞれの端末機から、社内ＬＡＮを介してアクセスすることが出来るようになっている。
【００６４】
この電子メールの送受信システムにおいて、インターネットＩを介して顧客Ｃから送信されてくる電子メールは、このメールサーバＭＳによって受信され、ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…のグループ構成員から送信される電子メールも、メールサーバＭＳを介して送信される。
【００６５】
次に、上記電子メールの送受信システムにおける電子メールの受信時の作動を、図２に示されるフローチャートに基づいて説明する。
【００６６】
この図２において、メールサーバＭＳは、電子メール送受信用記録媒体から読み出されて起動されている電子メール処理用プログラムに基づいて、顧客Ｃから電子メールが送信されて来ているか否かの監視を常時行っており（ステップａ１）、顧客Ｃの何れかから電子メールが送信されてくると、以下の手順で、電子メールに付加されているメッセージＩＤやアドレス，件名，本文内のキーワードなどに基づいて、受信したメールをワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に振り分けを行う。
【００６７】
すなわち、先ず、メールサーバＭＳは、受信した電子メール内に含まれているどのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージＩＤを検出して、そのメッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されているか否かの判断を行う（ステップａ２）。
【００６８】
そして、このステップａ２において、メッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されている場合には、次に、このメッセージＩＤに基づいて、受信した電子メールを電子メール保存用データベースＤＢにあらかじめ設けられているスレッドのうち、どのスレッドに保存すべきかの判断を行って（ステップａ３）、該当するスレッドにその電子メールを保存する（ステップａ４）。
【００６９】
また、ステップａ２において、電子メール内に含まれているメッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されていないと判断された場合には、次に、その電子メールがどのワークグループ宛のものであるかを、電子メールのメールアドレスの＠マークの前に記入されているアドレス表示、または、件名やメールの本文中に記入されているメール内容を示唆するキーワードによって判断する（ステップａ５）。
【００７０】
そして、このステップａ５において判断されたワークグループに対応するスレッドを新規に作成し（ステップａ６）、この新規に作成されたスレッドに、前述したステップａ４における電子メールの保存を行う。
【００７１】
なお、上記のようにして新規に作成されたスレッドに電子メールが保存される際に、その保存される電子メールに含まれているメッセージＩＤが、新たに電子メール保存用データベースＤＢに登録され、メールサーバＭＳが同一のメッセージＩＤを含む電子メールを受信したときに、ステップａ２における判断の際の照合に使用される。
【００７２】
図３のテーブルＴＢは、上記のようにして、電子メールが、メールサーバＭＳにおいて振り分けられて、電子メール保存用データベースＤＢに各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に対応して設けられているそれぞれのスレッドに保存されている状態を示している。
【００７３】
以上のようにして、メールサーバＭＳにおいてワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に振り分けられて電子メール保存用データベースＤＢに保存されている電子メールは、各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に所属しているその構成員が、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして所属しているワークグループに対応するスレッドを指定することにより、何時でも開くことが出来る。
【００７４】
これによって、同じワークグループに所属する担当以外のグループ構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００７５】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００７６】
図４は、上記電子メールの送受信システムにおいて、ワークグループに属する担当者が電子メールを送信する際の操作手順を示すフローチャートである。
【００７７】
この図４において、ワークグループに所属する担当者が、自分が担当する顧客に商談などの案件に関する電子メールを送信する場合や、顧客からの電子メールに返信する場合には、先ず、担当者は、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして（ステップｂ１）、パスワードの入力などの操作によって、電子メール保存用データベースＤＢに設けられているスレッドの中から自分が所属するワークグループのスレッドの選択を行う（ステップｂ２）。
【００７８】
そして、担当者は、端末機において、この選択したスレッドのメッセージＩＤに基づいて、これから送信する電子メールに記入するメッセージＩＤを作成する（ステップｂ３）。
【００７９】
次に、担当者は、メール本文の編集を行う（ステップｂ４）とともに、ステップｂ３において作成したメッセージＩＤを付加してメールヘッダの作成を行い（ステップｂ５）、最後に、このようにして作成されたメールヘッダをメール本文に付加して電子メールを作成する（ステップｂ６）。
【００８０】
このようにして、電子メールの作成が終わると、担当者は、この電子メールの自分が所属するワークグループのスレッドへの保存操作を行う（ステップｂ７）とともに、送信操作を行うことによって、その電子メールをメールサーバＭＳを介して送信する（ステップｂ８）。
【００８１】
以上のようにして、ワークグループに所属する担当者から顧客に対して送信される電子メールや顧客の電子メールに対する返信が、そのワークグループのスレッドに保存されるので、同じワークグループに所属している他の構成員が、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして所属しているワークグループに対応するスレッドを指定することにより、顧客の対して送信されている電子メールを何時でも開くことが出来る。
【００８２】
これによって、同じワークグループに所属する担当以外の社員が電子メールのやり取りの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００８３】
そして、ワークグループの所属長も、担当者から顧客に対して送信される電子メールをチェックすることによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施形態における一例を示すシステム構成図である。
【図２】同例における受信した電子メールの保存の手順を示すフローチャートである。
【図３】同例において電子メール保存用データベースに保存された電子メールの態様を模式的に示す図である。
【図４】同例において電子メールの送信時の手順を示すフローチャートである。
【図５】従来例を示すシステム構成図である。
【符号の説明】
ＭＳ                    …メールサーバ
ＤＢ                    …電子メール保存用データベース
ＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３  …ワークグループ
Ｉ                      …インターネット
Ｃ                      …顧客
ＴＢ                    …テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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