(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書処理ユーザ端末を備え、これらの端末間で上記文書処理ユーザ端末のそれぞれに格納されている文書を転送する分散型のシステムであって、いずれかの上記文書処理ユーザ端末から配布文書を発行するときに、その配布文書に少なくとも配布宛名としての承認項目構造化データ及び配布順序としての配布構造化データを規定して、この配布順序に従ってシステム内を転送する文書処理システムであって、
上記文書処理ユーザ端末は、上記配布文書の承認を要求する１又は複数の承認権限ユーザの文書処理ユーザ端末情報毎に、承認を求める承認対象を規定した上記承認項目構造化データとしての承認権限情報と、上記各承認権限ユーザ毎に承認を求める承認対象を自動的に選別できるように上記承認権限ユーザ毎に対応した指定タグ情報で指定した、上記承認項目構造化データとしての承認対象の内容情報と、上記承認権限情報に基づいて上記各承認権限ユーザに対してそれぞれ上記指定タグ情報で指定された承認対象の承認を行っていく上で順序を規定した上記配布構造化データとしての承認配布順序情報とを明示する承認対象内容明示手段を備え、
いずれかの上記文書処理ユーザ端末から配布文書を発行するときに、当該配布文書を発行する上記文書処理ユーザ端末の上記承認対象内容明示手段によって上記承認権限情報、上記承認対象の内容情報及び上記承認配布順序情報を発行文書の上記承認項目構造化データ及び上記配布構造化データに明示してシステム内を当該文書処理ユーザ端末が転送する
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項２】
上記転送文書を受けたシステム内の他の文書処理ユーザ端末は、受信した文書が当該文書処理ユーザ端末で承認判断するべき文書であるか否かを判断し、当該文書処理ユーザ端末で承認判断するべき文書である場合は、上記承認対象の内容情報を表示すると共に、承認可能又は承認不可の情報を取り込み、上記承認配布順序情報に従って上記承認権限情報、上記承認対象の内容情報及び上記承認配布順序情報を盛り込んだ文書を転送する
ことを特徴とする請求項１記載の文書処理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書処理システムに関し、例えば、文書を配布する文書管理システムや、電子メールシステムなどに好適なものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、電子メールシステムの利用が盛んになっている。例えば、従来のデータ処理システムにおける文書配布を自動的に制御する文書管理システムの技術として、特公平７−２７４９８号公報の「データ処理システムにおける文書管理方法」に記載の技術がある。
【０００３】
このシステムは、データ処理システムで、文書配布シーケンス情報を含む配布プロファイルデータのオブジェクト、即ち、配布構造化データ・実行可能形式を生成し、配布シーケンスに制御が必要な各文書の配布構造化データと実行可能形式を関連付けることにより、文書配布の制御を行うというものである。
【０００４】
文書の配布先のアドレスが配布構造化データ内に格納されており、これらの配布先のアドレスの記載順序に従って文書が配布される。また、配布構造化データには、指定された文書の配布シーケンスの終了後に実行すべき特定の動作を定義することができる。更に、指定された配布シーケンスを実行できないデッドロック状況を解決するための指示も定義することができる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の従来の方法によれば、ユーザはデータ処理装置内において、複数の配布宛の文書配布順序を指定して、文書配布をすることができるが、各配布先に対応して配布文書中に含まれる個々の承認対象項目を選択・明示して配布することができなかった。従って、配布先ユーザは、自分固有の承認対象項目の判別が容易でないことがあり、効率的な文書の配布や管理等ができなかった。
【０００６】
このようなことから、文書の配布シーケンスと、文書の配布先に対応した承認対象項目との明示の自動制御が可能な、データ処理システム内で用いられる優れた文書処理システムの実現が要請されている。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
そこで、本発明の文書処理システムは、複数の文書処理ユーザ端末を備え、これらの端末間で文書処理ユーザ端末のそれぞれに格納されている文書を転送する分散型のシステムであって、いずれかの文書処理ユーザ端末から配布文書を発行するときに、その配布文書に少なくとも配布宛名としての承認項目構造化データ及び配布順序としての配布構造化データを規定して、この配布順序に従ってシステム内を転送する文書処理システムであって、文書処理ユーザ端末は、配布文書の承認を要求する１又は複数の承認権限ユーザの文書処理ユーザ端末情報毎に、承認を求める承認対象を規定した承認項目構造化データとしての承認権限情報と、各承認権限ユーザに承認を求める承認対象を自動的に選別できるように承認権限ユーザ毎に対応した指定タグ情報で指定した、承認項目構造化データとしての承認対象の内容情報と、承認権限情報に基づいて各承認権限ユーザに対してそれぞれの指定タグ情報で指定された承認対象の承認を行って行く上での順序を規定した配布構造化データとしての承認配布順序情報とを明示する承認対象内容明示手段を備える。そして、文書処理ユーザ端末は、いずれかの文書処理ユーザ端末から配布文書を発行するときに、当該配布文書を発行する文書処理ユーザ端末の承認対象内容明示手段によって承認権限情報、承認対象の内容情報及び承認配布順序情報を発行文書の承認項目構造化データ及び配布構造化データに明示してシステム内を転送する。
【０００８】
このような構成を採ることで、ある端末で文書を作成し、この文書に承認を求めるときに、配布文書の承認を要求する１又は複数の承認権限ユーザの文書処理ユーザ端末情報毎に、承認を求める承認対象を規定した承認権限情報と、各承認権限ユーザに承認を求める承認対象の内容情報とを文書に盛り込み、承認配布順序情報に従って転送し、この文書を受けた端末が、自端末で承認の判断を行うべきか否かを判断することができるようになる。
【０００９】
尚、文書処理ユーザ端末において『承認対象の内容情報』とは、例えば、配布文書のどこからどこまでを承認の対象とするかを規定するためのタグ情報のようなもので示される範囲の内容情報である。また、承認を行っていく上での順序を規定した『承認配布順序情報』とは、どのような順番で承認を行うかを規定したものである。
【００１０】
【発明の実施の形態】
次に本発明の好適な実施の形態を図面を用いて説明する。
そこで、本実施の形態においては、配布先に応じた固有の承認対象項目の情報を、配布文書に付加して配布されるように、文書の配布順序及び配布先に対応した承認対象項目の情報の指定ができるようにデータ処理システム内で用いられる優れた文書管理システムを構成する。
【００１１】
具体的には、複数のユーザがアクセス（参照）可能な複数の文書を扱うデータ処理装置において、複数の文書を管理するシステムであり、（１）選択された文書に関連した承認項目構造化データ・実行可能形式をデータ処理装置内で生成する手段と、（２）承認項目構造化データ・実行可能形式中に、選択された文書の配布に関して、宛先人のアドレスリスト（承認権限ユーザリスト）及び配布シーケンスの終了後に実行される特定の動作を含む指定情報を記憶する手段と、（３）承認項目構造化データ・実行可能形式中に、選択された文書内に存在する承認対象項目の領域明示に関して、承認権限ユーザリスト及び対象領域の指定タグ名を含む承認対象項目の情報を記憶する手段と、（４）承認項目構造化データ・実行可能形式に記憶された指定情報に従って、選択された文章中に承認対象項目において、配布先ユーザと一致する承認権限ユーザに設定されている承認対象項目の箇所を自動的に明示する手段と、（５）配布構造化データ・実行可能形式に、記憶された指定情報に従って、データ処理装置を通じて選択された文書を自動的に配布する手段と、（６）配布シーケンス終了後に、ユーザに許可された特定の動作を実行する手段とから構成する。
【００１２】
更に、本実施の形態においては、データ処理装置で、文書配布構造化データと承認項目構造化データの実行可能形式を生成し、制御が必要な各文書の配布構造化データに前者実行可能形式を承認項目構造化データを後者実行可能形式に関連づけることによって、前者は文書の配布シーケンスを制御するために利用することができ、また後者は配布文書への承認対象項目の明示を制御するために利用する。
【００１３】
文書を配布する予定の配布先が、配布構造化データ内に記載されており、記載の順序に従って文書が配布されるように制御する。配布構造化データ内には、指定された配布シーケンスが終了すると実行される特定の動作に関する情報も記載する。更に、配布構造化データには、指定された配布シーケンスを実行できない「デッドロック状況」を解決するための指示も記載する。
【００１４】
配布先と配布先に対応した承認対象項目が、承認項目構造化データ内に記載されており、承認対象項目の記載に従って配布文書中の承認対象項目の領域が明示されるように制御する。配布文書中には、個々の承認対象項目の範囲を示すために、対象領域の指定タグ（領域開始タグ、領域終了タグ）が、文書作成時に埋め込まれている。
【００１５】
図２は、本実施の形態のデータ処理システム８の構成図である。図２において、データ処理システム８には、複数のネットワーク、例えば、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１０及び３２が含まれている。個々のネットワークには、複数のコンピュータ１２ａ〜１２ｄ及び３０ａ〜３０ｄが接続されている。
【００１６】
一般に、このようなデータ処理システムでは、各コンピュータには記憶装置１４や印刷装置／出力装置１６が接続されている。このデータ処理システム８において、ユーザが定期的に配布することができる文書を格納しておくために、１個以上の前記記憶装置１４が利用される。例えば、個々のコンピュータ１２又は３０から文書を指定のユーザに転送することによって記憶装置１４内に格納されている文書をデータ処理システム８内で自由に交換させることが可能である。
【００１７】
図２に示すように、データ処理システム８のネットワークには、メイン・フレーム・コンピュータ１８が接続されている。このメイン・フレーム・コンピュータは、複数接続される場合もある。メイン・フレーム・コンピュータ１８は、専用の通信リンク２２によってＬＡＮ１０と接続されている。
【００１８】
メイン・フレーム・コンピュータ１８は、例えば、ホストコンピュータにあたる装置で、独自の記憶装置２０を有している。記憶装置２０は、ＬＡＮ１０のリモートファイルシステムとして利用することも可能である。また、ＬＡＮ１０及びＬＡＮ３２は、ゲートウエイ・サーバー２８に接続されている。ゲートウエイサーバー２８は、ＬＡＮ３２とＬＡＮ１０の２つの独立したＬＡＮを相互接続させるための専用コンピュータである。
【００１９】
ＬＡＮ３２及びＬＡＮ１０のリモートファイルとして利用可能な記憶装置２０に、複数の文書を格納しておき、メイン・フレーム・コンピュータ１８の持つライブラリ・サービス機能によって、データ処理システム８内の所定のユーザに対して文書を配布することが可能である。メイン・フレーム・コンピュータ１８がＬＡＮ１０から離れた場所に設置されたり、ＬＡＮ１０とＬＡＮ３２との間にも相当な距離がある場合もある。
【００２０】
従来の既知のこの種のシステムでは、通常、データ処理システム８内のユーザは、データ処理システム８を構成する複数のＬＡＮ１０や通信リンク２２、２４、３４にまたがって文書を配布することが可能である。
【００２１】
従来のシステムでは、データ処理システム８内での文書配布は、複数の配布先に対して、複製を行った同一文書を同時に転送することによって実現されている。各配布先に対する文書配布のシーケンスは、単にデータ処理システム８の物理的及び論理的な構造に依存している。即ち、データ処理システム８内で物理的及び論理的に離れて位置する配布先には、一般に、配布者の近くに位置する配布先よりも文書の配布が遅延する。これは、データ処理システム８内における文書の転送処理のための時間損失の大小によるものである。
【００２２】
この方法は、複数の文書配布先に対して、その送付順序のみを守って文書を配布する場合には有効であるが、特定の配布シーケンスを必要とする場合には、この方法は効率的ではない。つまり、特定の配布シーケンスを必要とするときには、多くの場合、該文書を第一の配布先に配布し、当該配布先が該文書を受け取ったことと該文書の再配布を承認したことを確認した後に、該文書を第二、第三の配布先に配布する必要があるからである。
【００２３】
更に、データ処理システム８内で、特定の配布シーケンスを守って配布される文書の中には、配布先によって特定の部分しか表示しない方が誤解を招かない文書も存在する。例えば、特定の配布先にとっては、その配布先にて承認可能な権限を持つ事項のみを表示した方が、全ての内容を表示するよりも内容が理解し易い場合がある。また、全ての文書を表示した場合であっても、文書中で配布先に関連のある事項を明示的に表示することは、文書内容を判断するために有効な手段である。
【００２４】
しかしながら、従来の方法では、全ての配布先において全ての文書が提示されてしまい、各配布先にとって重要な情報が、他の多くの情報に埋もれてしまうことになる。これでは、効率的な文書の配布、承認等の管理を行うことができない。
【００２５】
図１は、本実施の形態の文書配布を行うための構成図である。この図１において、文書４０は、図２のデータ処理システム８内の任意の記憶装置１４又は２０に格納される。文書４０に関連した配布プロファイル、即ち、配布構造化データ４１と、承認項目プロファイル、即ち、承認項目構造化データ４２が生成されている。
【００２６】
配布構造化データ４１は、データ処理システム８内で文書４０を配布する順序を指定する配布プロファイル・オブジェクト、即ち、配布構造化データ・実行可能形式を含んでおり、本実施形態において特徴的な、承認項目構造化データ４２は、各配布先に明示すべき文書中の箇所を指定する承認項目プロファイル・オブジェクト、即ち、承認項目構造化データ・実行可能形式を含んでいる。
【００２７】
図示のように文書４０は、最初にユーザ端末Ａ４３のコンピュータ（例えば、パーソナルコンピュータ）に配布されるか又はユーザ端末Ａ４３に所有される文書で配布が始まる。ユーザ端末Ａ４３は、文書４０を検査しその先の配布許可を確認した後、ユーザ端末Ｂ４４（例えば、パーソナルコンピュータ）に文書４０を配布することができる。同様に、ユーザ端末Ｂ４４が文書４０をその先に配布することを承認した後、該文書はユーザ端末Ｃ４５（例えば、パーソナルコンピュータ）及びユーザ端末Ｄ４６（例えば、パーソナルコンピュータ）に配布することができる。このようにして、データ処理システム８内の多数のユーザ端末を経由する文書４０のシーケンスは効率的になすことができる。
【００２８】
図３は、本実施の形態における配布構造化データ・実行可能形式５０の一例の構成を示す。図示のように、配布構造化データ・実行可能形式５０は、複数の項を含んでいる。本実施の形態を実現するために全ての項が必要になるとは限らない。動作コード５１は、許可が要求されている動作又は内容種別を規定する数値が格納されるもので、格納される数値は、配布シーケンスの各配布先と相互に取決めを行って決められる。例えば、要求される動作は、該文書の配布開始者が、該文書の配布、修正又は廃棄の承認を希望していること等を表すことができる。この動作コード５１を利用することにより、所定の動作を表す特定の数値コードを割り振ってデータ処理システム８内のユーザが利用することも可能である。
【００２９】
次に、配布構造化データ・実行可能形式５０の『要求されたシーケンス』５２は、要求されている配布シーケンスを表す数値が格納される。この項の情報を利用することで指定された文書配布の順番が、有効なシーケンスであるかどうかの判定をすることができる。この項は、文書配布シーケンスを規定する権限を持っているユーザしか値を設定することができない。
【００３０】
次に、配布構造化データ・実行可能形式５０の『許可されたシーケンス』５３には、特定の動作又は文書に対して許可されたシーケンスを表す数値が設定されるものであり、各ユーザが認知した時点で設定される。従って、配布構造化データ・実行可能形式５０のこの項に書き込まれた数値は、『要求されたシーケンス』５２にリストされている特定のユーザが該指定された動作を許可していることを示すことができる。配布構造化データ・実行可能形式５０の『許可されたユーザ』５４は、該要求シーケンス上の各順番に対応するユーザの文書配布先を表すために利用される。
【００３１】
最後に、配布構造化データ実行可能形式５０の任意選択項である『シーケンス条件』５８は、特定の文書にシーケンス条件がある場合に、どの動作を選択するべきかを表すために利用できる。前記条件は、一般に”デッドロック”条件と呼ばれ、最初のユーザが所有する文書が異なるユーザによって配布が開始される場合等に発生することがある。そのデッドロックが発生すると、文書の配布の許可を互いに永遠に待ち続けるユーザが発生することになる。このような状況が発生した場合に、配布構造化データ・実行可能形式５０の『シーケンス条件』５８は、前記問題を解決するために、誤りメッセージを何処に送信すべきか等を指定するために利用することができる。
【００３２】
図４は、本実施の形態における承認項目構造化データ・実行可能形式６０の一例の構成を示す。図示のように、承認項目構造化データ・実行可能形式６０は、複数の項を含んでいる。
【００３３】
承認権限ユーザ６１は、文書配布の対象となるユーザの中で、文書の特定項目に対する承認の権限を有するユーザ名を規定する情報が格納される。格納される情報は、配布構造化データ・実行可能形式内の許可ユーザを規定する情報と整合がとられている必要がある。承認権限ユーザの情報は、配布シーケンスに従って各ユーザに対して文書が配布されたときに、ユーザがどの項目についての承認権限を持つユーザであるかを識別するために利用される。
【００３４】
次に、承認項目構造化データ・実行可能形式６０の項６２の承認対象項目は、配布対象となる文書中に混在する各ユーザが保持している承認権限を行使すべき事項に関する情報が格納されている。項６２は、対象となる承認権限ユーザに対して文書が配布されたときに、承認権限ユーザが承認を行う必要のある事項、或いは箇所を文書中で判別するために利用される。
【００３５】
承認対象領域指定情報６２は、文書中から対象とする項目に合致する対象領域の開始と終了を指定するタグに関する情報を含んでいる。承認項目構造化データの各項の情報は、各ユーザに与えられた承認権限を管理するユーザのみが作成することができる。また、この承認対象領域指定情報６２に含まれる承認対象項目の領域を示すタグは、配布対象の文書を作成するユーザが、作成文書中に存在する承認対象項目の箇所に必ず設定される必要がある。
【００３６】
対象領域の指定タグ６３〜６５は、指定タグ＃１〜タグ＃ｎを示す。これらのタグは、例えば、図４のように承認対象項目の前後にタグ＃１ａ〜タグ＃１ｂとして付けられる。
【００３７】
図５は、本発明の実施例における配布構造化データ・実行可能形式を表すコンピュータ表示画面の一例の表示状態７０を示している。図示のように、許可動作の項７１は、特定の文書に関して許可が要求される特定の動作を示すために利用されている。図５の例では、要求された許可動作は、部門Ａ主管の研究計画に従った研究成果の学会発表の場合を示す。配布構造化データ・実行可能形式の一例表示７０では、許可ユーザ７２、当該ユーザが要求されている動作許可の順序７３、及びユーザが対象とする文書に許可を与えたかどうかの表示７４が示されている。以上によって、項７１、７２、７３及び７４は、図３の項５１、５４、５２及び５３にそれぞれに対応している。
【００３８】
図５の例では、特定の文書の外部発表を許可するように要求されている各ユーザのネットワークアドレスが指定されている。図示のように、該配布構造化データ・実行可能形式を作成したユーザは、文書の外部発表の動作を規定している。該許可動作は、文書の外部発表を表し、最初の許可はユーザ名ｔａｎｔｏｕから要求されていることを意味している。
【００３９】
図５に示された情報を参照することによって、ｔａｎｔｏｕの許可が与えられ、その後のｋａｔｙｏｕが次に許可を要求している者であることがわかる。ｋａｔｙｏｕから許可を与えられた後、残るｂｕｔｙｏｕ及びｓｈｏｔｙｏｕの２人は、順序の列７３において同一のレベル３の要求として設定されているので、両者のいずれかの許可によって、許可動作が承認されることになる。
【００４０】
前述のように、配布構造化データの生成によって、データ処理システム８内のユーザ端末は、文書が配布される個人及び当該配布が行われるシーケンスを明確に規定することができると共に、指定された順序で全て許可がなされた後の処理に関しても指定することができる。
【００４１】
図６は、本実施の形態における承認項目構造化データの一例表示８０を示している。図示のように、承認権限ユーザの項８１には、承認を与える権限を持つユーザ名が、配布構造化データ・実行可能形式内の許可ユーザの識別子と対応がなされて格納されている。
【００４２】
図６の例では、承認権限ユーザは、部門Ａに所属する各部門長等である。承認項目構造化データ・実行可能形式の一例表示８０では、各ユーザが保有及び執行すべき承認項目８２が示されている。以上により承認権限ユーザ８１及び承認対象項目８２は、図４の承認権限ユーザ６１及び承認対象項目＃１〜＃ｎにそれぞれ対応している。
【００４３】
図６の例では、部門Ａ主管の研究計画に従った研究成果の学会発表が許可される場合に、各管理職が保有している承認対象項目と該承認対象項目の記述された領域を指定するための開始タグと終了タグの名前が規定されている。図示のように、該承認項目構造化データ・実行可能形式を作成したユーザは、配布先ユーザＡに、技術内容のレベルを承認対象項目として規定したことを意味している。同様に、ユーザＢには、研究成果内容のレベルを、ユーザＣには、関連の研試番号並びに研試の予算区分をさらに、更に、ユーザＤには、知的所有権の侵害の有無を、承認対象項目として規定している。
【００４４】
（動作）：    図７は、本実施の形態における配布構造化データ・実行可能形式の生成と記憶の処理を示すフローチャートである。図示のように、処理は処理ステップ９０で始まり、前述のように配布構造化データ・実行可能形式を生成する処理ステップ９１に移行する。次に、処理ステップ９２で、対象の文書に関連した配布構造化データ・実行可能形式が記憶され、処理ステップ９３で処理は終了する。この図７は、配布構造化データ・実行可能形式の生成と記憶処理の機能構成図とみることもできる。
【００４５】
図８は、本実施の形態の承認項目構造化データ・実行可能形式の生成と記憶の処理を示す概要のフローチャートである。図示のように、処理はステップ１００で始まり、前述のように承認項目構造化データ・実行可能形式を生成する処理ステップ１０１に移行する。次に処理ステップ１０２で、対象の文書に関連した承認項目構造化データ・実行可能形式が記憶され、ステップ１０３で処理は終了する。この図８も、上述の図７と同じように承認項目構造化データ・実行可能形式の生成と記憶処理の機能構成図とみることもできる。
【００４６】
図９及び図１０は、本実施の形態の方法による文書の配布並びに承認対象項目の明示のための処理の概要を示したフローチャートである。図示のように、処理は、図９のステップ１１０で始まり、文書を配布するコマンドを受け取る（処理ステップ１１１）。
【００４７】
次に、対象となる文書に関連した配布構造化データ・実行可能形式があるかどうかを判定する（処理ステップ１１２）。もしこの判定でなければ、次に、承認項目構造化データ・実行可能形式があるかどうかを判定する（処理ステップ１１３）。承認項目構造化データ・実行可能形式がない場合には、次に、文書が配布され（処理ステップ１１４）、処理は終了する（処理ステップ１１７）。
【００４８】
次に、承認項目構造化データ・実行可能形式が生成され記憶されている場合
（処理ステップ１１３）には、次に、該当する配布者が承認すべき箇所に承認指示マークを付ける（処理ステップ１１６）。これによって、配布対象ユーザが承認権限を持つ文書中の所定領域に、承認すべき箇所であることを意味する承認指示マークが明示される。明示の方法としては、色、強調マーク、ブリンク等の種々のやり方が考えられる。また、承認権限を持つ領域のみを示すようにしてもよい。その後、文書が配布され（処理ステップ１１４）、処理は終了する（処理ステップ１１７）。
【００４９】
上述の配布される文書に関連した配布構造化データ・実行可能形式が生成され記憶されている場合（処理ステップ１１２）には、次に、承認項目構造化データ・実行可能形式があるかどうかを判定する（処理ステップ１１５）。承認項目構造化データ・実行可能形式がない場合には、次に、配布シーケンスは有効かどうか、即ち、指定されたシーケンスは有効であるか否かが判定される（処理ステップ１１９）。
【００５０】
上述の承認項目構造化データ・実行可能形式が生成され記憶されている場合
（処理ステップ１１５）には、次に、該当する配布者が承認すべき箇所に承認指示マークを付ける（処理ステップ１１８）。これによって、配布対象ユーザが承認権限を持つ文書中の所定領域に承認すべき箇所であることを意味する承認指示マークが明示される。
【００５１】
その後、上述の配布シーケンスは有効であるかどうか、即ち、指定されたシーケンスは有効であるかどうかが判定される（処理ステップ１１９）。例えば、前述のように、対象文書が該文書の所有していないユーザからの配布が指定されることが考えられる。もし、指定されたシーケンスが有効でなければ、誤りメッセージが生成され（処理ステップ１２０）、処理は終了する（処理ステップ１１７）。
【００５２】
上述の配布シーケンスが有効か否かの判定で、もし、配布構造化データ・実行可能形式内で指定されたシーケンスが、配布の時点で有効であれば（処理ステップ１１９）、配布シーケンスが開始される（処理ステップ１２１）。
【００５３】
その後、図１０の処理ステップ１２２で配布シーケンスの最初のステップが終了したかどうかを判定する。もし、終了していなければ、配布シーケンスの最初の処理ステップが終了するまで引き続いて、処理は反復される。
【００５４】
ここで用いている用語”処理ステップ”は、個々の許可ユーザによる許可要求に関する動作の完了、又は配布構造化データ・実行可能形式で識別された処理の完了を意味している。
【００５５】
処理ステップ１２２で最初のステップが終了すると、次に、配布シーケンス中の最後の処理ステップであるかどうかを判定する（処理ステップ１２３）。もし、最後のステップであれば、次に、配布シーケンスが終了したときに実行する動作が指定されているかどうかを判定する（処理ステップ１２６）。もし、指定されていなければ、処理は終了する（処理ステップ１２７）。
【００５６】
しかしながら、もし、配布シーケンスが正常に終了した場合に実行する動作が指定されていれば、次に当該動作、即ち、対象文書の再配布、修正、廃棄等の動作を実行し（処理ステップ１２９）、処理は終了する（処理ステップ１２７）。
【００５７】
また、上述の配布シーケンス中の最後の処理ステップであるか否かの判定（処理ステップ１２３）で、終了したばかりの処理ステップが該配布シーケンス中の最後の処理ステップでなければ、処理はステップ１２４に移行し、承認構造化データ・実行可能形式があるかどうかの判定が行われる。承認項目構造化データ・実行可能形式がない場合には、次に、配布シーケンス中の次の処理ステップが終了したかどうかを判定する（処理ステップ１２８）。
【００５８】
承認項目構造化データ・実行可能形式が生成され記憶されている場合（処理ステップ１２４）には、次に、該当する配布者が承認すべき箇所に承認指示マークを付ける（処理ステップ１２５）。これにより、配布対象ユーザが承認権限を持つ文書中の所定領域に承認すべき箇所であることを意味する承認指示マークが明示される。その後、配布シーケンス中の次の処理ステップが終了したか否かを判定する（処理ステップ１２８）。
【００５９】
この判定（処理ステップ１２８）で、もし、次の処理ステップが終了していなければ、次の処理ステップが終了するまで引き続いて処理は反復される。もし、該配布シーケンスの次の処理ステップが終了していれば、処理は上述の配布シーケンス中の最後の処理ステップであるか否かの判定（ステップ１２３）に戻り、指定された配布シーケンス中の最後の処理ステップが終了したかどうかを再び判定する。その後、処理は前述のように続けられる。
【００６０】
（本発明の実施の形態の効果）：    以上の本発明の実施の形態によれば、データ処理システムで、文書配布構造化データと承認項目構造化データの実行可能形式を生成し、制御が必要な各文書の配布構造化データに前者実行可能形式を、承認項目構造化データを後者実行可能形式に関連付けることによって、前者は文書の配布シーケンスを制御するために利用することができ、また後者は配布文書への承認対象項目の明示を制御するために利用することができる。
【００６１】
文書を配布する予定の配布先が、配布構造化データ内に記載されており、記載の順序に従って、文書が配布されるように制御される。配布構造化データ内には、指定された配布シーケンスが終了すると実行される特定の動作に関する情報も記載することができる。更に、配布構造化データには、指定された配布シーケンスを実行できない「デッドロック状況」を解決するための指示も記載することができる。
【００６２】
また、配布先とこの配布先に対応した承認対象項目が、承認項目構造化データ内に記載されており、記載の承認対象項目の記載に従って、配布文書中の承認対象項目の領域が明示されるように制御される。配布文書中には、個々の承認対象項目の範囲を示すために、対象領域の指定タグ、即ち、領域開始タグと領域終了タグとが文書作成時に埋め込まれている。
【００６３】
従って、データ処理システム内の文書配布は正確に指定され、且つ、指定された順序に従って自動的に処理される。更に、文書の配布先ユーザが保有している承認権限の対象となる領域を、配布文書中で自動的に明示することにより承認すべき項目が明確になるため承認及び許可に関する作業を効率的に行うことができる。
【００６４】
更にまた、配布する文書に対する許可動作を、データ処理装置内の各ユーザにオーソライズするために、選択された順序に従い、各ユーザから許可を取り付ける処理は、本実施の形態の方法を利用することにより容易に実現できる。
【００６５】
このように、指定された文書に関する配布作業及び配布後に行う作業を伴う業務並びに、各ユーザから承認を得る必要のある項目が、同一文書中に複数混在する文書の配布を扱う業務を効率的に自動化することができる。
【００６６】
従って、文書の各配布先に対応した固有の承認対象項目の判別と明示の自動制御が可能な、文書管理システムを実現することができる。
【００６７】
（他の実施の形態）：    （１）尚、以上の実施の形態の図２において、ＬＡＮ１０、３２は、イーサネットや、インタネットや、ＴＣＰ／ＩＰなどをによるネットワークでもよい。コンピュータ１２、３０は、パーソナルコンピュータ、ワークステーションなどである。
【００６８】
（２）また、上述の実施の形態は、文書管理システムとして適用することだけでなく、電子メールシステムとして適用することもできる。
【００６９】
（３）更に、配布文書に承認権限を有する者がコンピュータ端末上で承認用の固有のパスワードを入力したり、手書き文字入力で承認を行うなどを行うことで承認することも好ましい。
【００７０】
【発明の効果】
以上述べた様に本発明の文書処理システムは、複数の文書処理ユーザ端末を備え、これらの端末間で文書処理ユーザ端末のそれぞれに格納されている文書を転送する分散型のシステムであって、いずれかの文書処理ユーザ端末から配布文書を発行するときに、その配布文書に少なくとも配布宛名としての承認項目構造化データ及び配布順序としての配布構造化データを規定して、この配布順序に従ってシステム内を転送する文書処理システムであって、文書処理ユーザ端末は、配布文書の承認を要求する１又は複数の承認権限ユーザの文書処理ユーザ端末情報毎に、承認を求める承認対象を規定した承認項目構造化データとしての承認権限情報と、各承認権限ユーザに承認を求める承認対象を自動的に選別できるように承認権限ユーザ毎に対応した指定タグ情報で指定した、承認項目構造化データとしての承認対象の内容情報と、承認権限情報に基づいて各承認権限ユーザに対してそれぞれの指定タグ情報で指定された承認対象の承認を行って行く上での順序を規定した配布構造化データとしての承認配布順序情報とを明示する承認対象内容明示手段を備え、いずれかの文書処理ユーザ端末から配布文書を発行するときに、当該配布文書を発行する文書処理ユーザ端末の承認対象内容明示手段によって承認権限情報、承認対象の内容情報及び承認配布順序情報を発行文書の承認項目構造化データ及び配布構造化データに明示してシステム内を当該文書処理ユーザ端末が転送することで、文書の配布シーケンスと、文書の配布先に対応した承認対象項目との明示の自動制御が可能な、データ処理システム内で用いられる優れた文書処理システムを実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態の文書配布の例を示す機能構成図である。
【図２】実施の形態のデータ処理システムの構成図である。
【図３】実施の形態の配布構造化データの一例を示す図である。
【図４】実施の形態の承認項目構造化データの一例を示す図である。
【図５】実施の形態の配布構造化データの一例を示す図である。
【図６】実施の形態の承認項目構造化データの一例を示す図である。
【図７】実施の形態の配布構造化データ・実行可能形式の生成と記憶の処理を示す概略のフローチャートである。
【図８】実施の形態の承認項目構造化データ・実行可能形式の生成と記憶の処理を示す概略のフローチャートである。
【図９】実施の形態の文書の配布処理を示す概略のフローチャート（１／２）である。
【図１０】実施の形態の文書の配布処理を示す概略のフローチャート（２／２）である。
【符号の説明】
８…データ処理システム、１０、３２…ＬＡＮ、１２、３０…コンピュータ、１４、２０…記憶装置、１６…印刷装置／出力装置、１８…メイン・フレーム・コンピュータ、２２、２４、３４…通信リンク、２８…ゲートウエイ・サーバー４１…配布構造化データ、４２…承認項目構造化データ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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