(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の代理人端末および複数のクライアント端末に通信可能に接続された手続管理端末を有して構成され、
前記代理人端末は、
送信先メールアドレス、送信元メールアドレス、および代理人による各種手続を識別するための情報である手続種別情報を少なくとも含む電子メールを、前記手続管理端末に向けて送信可能に構成され、
前記手続管理端末は、
前記複数のクライアント端末を識別するための複数種類のクライアントＩＤ情報、前記複数種類のクライアントＩＤ情報の各々に関連付けされた複数種類の転送先情報、前記複数の代理人端末を識別するための複数種類の代理人ＩＤ情報、および複数種類の代理人手続情報を少なくとも記憶する記憶手段と、
前記電子メールを受信した場合に、前記記憶手段に記憶された複数種類のクライアントＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信先メールアドレスのユーザ名を含んで構成されたクライアントＩＤ情報を検索して、これを特定のクライアントＩＤ情報として取得し、前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人ＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信元メールアドレスのドメイン名の一部を含んで構成された代理人ＩＤ情報を検索して、これを特定の代理人ＩＤ情報として取得し、前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人手続情報の中から、前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報と同一の代理人手続情報を検索して、これを特定の代理人手続情報として取得する情報取得手段と、
前記特定のクライアントＩＤ情報、前記特定の代理人ＩＤ情報、前記特定の代理人手続情報、および前記電子メールの少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として前記記憶手段に格納する情報格納手段と、
前記記憶手段に記憶された複数種類の転送先情報で示される転送先のうち、前記情報取得手段が取得した特定のクライアントＩＤ情報に関連付けされて前記記憶手段に記憶されている転送先情報で示される特定の転送先に、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報のＵＲＬを含む情報であって前記手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信する更新情報送信手段と、
前記更新情報に含まれるＵＲＬへのアクセスに応じて、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を前記特定の転送先に送信する手続履歴情報送信手段と、を備えることを特徴とする、
手続管理システム。
【請求項２】
前記クライアントＩＤ情報は、
前記電子メールの送信先メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶され、
前記情報取得手段は、
前記記憶手段に記憶された複数種類のクライアントＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信先メールアドレスのユーザ名を含んで構成されたクライアントＩＤ情報を検索して、これを前記特定のクライアントＩＤ情報として取得することに替えて、
前記記憶手段に記憶された複数種類のクライアントＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信先メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶されたクライアントＩＤ情報を検索して、これを前記特定のクライアントＩＤ情報として取得することを特徴とする、
請求項１に記載の手続管理システム。
【請求項３】
前記代理人ＩＤ情報は、
前記電子メールの送信元メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶され、
前記情報取得手段は、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人ＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信元メールアドレスのドメイン名の一部を含んで構成された代理人ＩＤ情報を検索して、これを前記特定の代理人ＩＤ情報として取得することに替えて、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人ＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信元メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶された代理人ＩＤ情報を検索して、これを前記特定の代理人ＩＤ情報として取得することを特徴とする、
請求項１または２に記載の手続管理システム。
【請求項４】
前記代理人手続情報は、
前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報に関連付けされて前記記憶手段に記憶され、
前記情報取得手段は、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人手続情報の中から、前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報と同一の代理人手続情報を検索して、これを前記特定の代理人手続情報として取得することに替えて、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人手続情報の中から、前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報に関連付けされて前記記憶手段に記憶された代理人手続情報を検索して、これを前記特定の代理人手続情報として取得することを特徴とする、
請求項１〜３のいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項５】
前記情報格納手段は、
前記情報取得手段が取得した前記特定のクライアントＩＤ情報および前記特定の代理人ＩＤ情報を含む前記手続履歴情報が前記記憶手段にすでに格納されている場合には、これらの特定のクライアントＩＤ情報および特定の代理人ＩＤ情報に、前記情報取得手段が取得した前記特定の代理人手続情報および前記電子メールの少なくとも一部、をそれぞれ関連付けすることを特徴とする、
請求項１〜４のいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項６】
前記情報取得手段が受信した前記送信先メールアドレスのユーザ名が前記クライアントＩＤ情報と一致するか否か、または、前記情報取得手段が受信した前記送信元メールアドレスのドメインの一部が前記代理人ＩＤ情報と一致するか否かを判定するＩＤ情報判定手段をさらに備え、
前記ＩＤ情報判定手段によって、前記情報取得手段が受信した前記送信先メールアドレスのユーザ名が前記クライアントＩＤ情報と一致しないと判定された場合、または、前記情報取得手段が受信した前記送信元メールアドレスのドメインの一部が前記代理人ＩＤ情報と一致しないと判定した場合に、前記情報格納手段、前記更新情報送信手段、および、前記手続履歴情報送信手段による処理を行わないことを特徴とする、
請求項１〜５のいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項７】
前記情報取得手段は、
前記電子メールに加えて、前記電子メールに添付される添付ファイルをさらに受信可能に構成され、
前記情報格納手段は、
前記添付ファイルを前記手続履歴情報にさらに関連付けして前記記憶手段に格納し、
前記更新情報送信手段は、
前記更新情報のみを前記特定の転送先に送信し、前記添付ファイルを前記特定の転送先に送信しないことを特徴とする、
請求項１〜６のいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項８】
前記添付ファイルは、
官公庁や行政機関に提出する電子書類、または前記官公庁や行政機関から受領する電子書類であることを特徴とする、
請求項７に記載の手続管理システム。
【請求項９】
前記更新情報送信手段は、さらに、
前記更新情報を、前記電子メールに含まれる前記送信元メールアドレスで示される送信元に送信することを特徴とする、
請求項１〜８のいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項１０】
前記クライアントＩＤ情報と前記代理人ＩＤ情報は関連付けされて前記記憶手段に記憶され、
前記情報取得手段が取得した前記特定のクライアントＩＤ情報および前記特定の代理人ＩＤ情報が関連付けされて記憶されているか否かを判定する判定手段をさらに備え、
前記判定手段によって、前記特定のクライアントＩＤ情報および前記特定の代理人ＩＤ情報が関連付けされて記憶されていないと判定された場合に、前記情報格納手段、前記更新情報送信手段、および、前記手続履歴情報送信手段による処理を行わないことを特徴とする、
請求項１〜９のいずれかに記載の手続管理システム。
【請求項１１】
複数の代理人端末および複数のクライアント端末に通信可能に接続された手続管理端末によって実行される手続管理方法であって、
前記代理人端末が、
送信先メールアドレス、送信元メールアドレス、および代理人による各種手続を識別するための情報である手続種別情報を少なくとも含む電子メールを、前記手続管理端末に向けて送信し、
前記手続管理端末の記憶手段には、
前記複数のクライアント端末を識別するための複数種類のクライアントＩＤ情報、前記複数種類のクライアントＩＤ情報の各々に関連付けされた複数種類の転送先情報、前記複数の代理人端末を識別するための複数種類の代理人ＩＤ情報、および、複数種類の代理人手続情報が少なくとも記憶され、
前記手続管理端末の情報取得手段が、
前記電子メールを受信した場合に、前記記憶手段に記憶された複数種類のクライアントＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信先メールアドレスの少なくとも一部を含んで構成されたクライアントＩＤ情報を検索して、これを特定のクライアントＩＤ情報として取得し、前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人ＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信元メールアドレスの少なくとも一部を含んで構成された代理人ＩＤ情報を検索して、これを特定の代理人ＩＤ情報として取得し、前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人手続情報の中から、前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報と同一の代理人手続情報を検索して、これを特定の代理人手続情報として取得し、
前記手続管理端末の情報格納手段が、
前記特定のクライアントＩＤ情報、前記特定の代理人ＩＤ情報、前記特定の代理人手続情報、および前記電子メールの少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として前記記憶手段に格納し、
前記手続管理端末の更新情報送信手段が、
前記記憶手段に記憶された複数種類の転送先情報で示される転送先のうち、前記情報取得手段が取得した特定のクライアントＩＤ情報に関連付けされて前記記憶手段に記憶されている転送先情報で示される特定の転送先に、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報のＵＲＬを含む情報であって前記手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信し、
前記手続管理端末の手続履歴情報送信手段が、
前記更新情報に含まれるＵＲＬへのアクセスに応じて、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を前記特定の転送先に送信することを特徴とする、
手続管理方法。
【請求項１２】
前記クライアントＩＤ情報は、
前記電子メールの送信先メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶され、
前記情報取得手段は、
前記記憶手段に記憶された複数種類のクライアントＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信先メールアドレスの少なくとも一部を含んで構成されたクライアントＩＤ情報を検索して、これを前記特定のクライアントＩＤ情報として取得することに替えて、
前記記憶手段に記憶された複数種類のクライアントＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信先メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶されたクライアントＩＤ情報を検索して、これを前記特定のクライアントＩＤ情報として取得することを特徴とする、
請求項１１に記載の手続管理方法。
【請求項１３】
前記代理人ＩＤ情報は、
前記電子メールの送信元メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶され、
前記情報取得手段は、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人ＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信元メールアドレスの少なくとも一部を含んで構成された代理人ＩＤ情報を検索して、これを前記特定の代理人ＩＤ情報として取得することに替えて、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人ＩＤ情報の中から、前記電子メールの送信元メールアドレスに関連付けされて前記記憶手段に記憶された代理人ＩＤ情報を検索して、これを前記特定の代理人ＩＤ情報として取得することを特徴とする、
請求項１１または１２に記載の手続管理方法。
【請求項１４】
前記代理人手続情報は、
前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報に関連付けされて前記記憶手段に記憶され、
前記情報取得手段は、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人手続情報の中から、前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報と同一の代理人手続情報を検索して、これを前記特定の代理人手続情報として取得することに替えて、
前記記憶手段に記憶された複数種類の代理人手続情報の中から、前記電子メールの題名または本文に含まれる前記手続種別情報に関連付けされて前記記憶手段に記憶された代理人手続情報を検索して、これを前記特定の代理人手続情報として取得することを特徴とする、
請求項１１〜１３のいずれかに記載の手続管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、代理人による官公庁や行政機関に対する各種手続の進捗状況を容易に確認することができる手続管理システムおよび手続管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、特許や商標の出願手続など、官公庁や行政機関に対する各種手続の管理を行うための手続管理システムが広く知られている。大企業では、このような手続管理システムを導入して専門の担当者が各種手続の管理を行う場合が多いが、中小企業や個人事業主の多くは、このような手続管理システムを導入したり、専門の担当者を雇用するような余裕がない場合がほとんどである。
【０００３】
このような問題点を解決する一手段として、例えば、特許文献１には、独自のシステムを導入することなく、各種手続を簡易に管理・閲覧することができる手続管理システムが提案されている。
【特許文献１】特許３９４９８７６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記特許文献１記載の手続管理システムでは、システムを利用するクライアント側のメリットはあるが、システムを提供する代理人側でシステムの構築が必要であり、代理人側の負担が大きいといった問題点がある。また、特許事務所などの代理人側では既存の手続管理システムを導入し、当該システムを用いて手続管理を行っている場合が多いが、このような既存の手続管理システムからの移行が容易でなく、また、膨大なコストがかかるため、システムの移行になかなか踏み切れないといった問題点もある。
【０００５】
本発明は、このような従来の問題点を解決するためになされたものであって、クライアントにとっては独自のシステムを導入する必要がなく代理人による各種手続を簡易に管理することができ、代理人にとっては既存のシステムからの移行や新規導入が容易でありながらクライアントに利便性の高いサービスを提供することができる手続管理システムおよび手続管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
（１）本発明は、クライアントＩＤ情報、転送先情報、代理人ＩＤ情報、および、代理人手続情報を少なくとも記憶する記憶手段と、送信先情報、送信元情報および手続種別情報を少なくとも含む電子情報を外部から受信した場合に、前記送信先情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記クライアントＩＤ情報を取得し、前記送信元情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記代理人ＩＤ情報を取得し、前記手続種別情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記代理人手続情報を取得する情報取得手段と、前記特定のクライアントＩＤ情報、前記特定の代理人ＩＤ情報、前記特定の代理人手続情報、および前記電子情報の少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として前記記憶手段に格納する情報格納手段と、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する転送先情報で示される転送先に、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信する更新情報送信手段と、前記更新情報に基づいた前記転送先からの要求に応じて、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を前記転送先に送信する手続履歴情報送信手段と、を有して構成されていることを特徴とする、手続管理システムである。
【０００７】
（２）本発明はまた、前記情報取得手段は、前記送信先情報が共通であって前記送信元情報が異なる複数種類の電子情報を外部から受信した場合に、前記共通の送信先情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から単一の前記特定のクライアントＩＤ情報を取得し、前記異なる複数種類の送信元情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から複数種類の前記特定の代理人ＩＤ情報を取得し、前記情報格納手段は、前記単一の特定のクライアントＩＤ情報と、前記複数種類の特定の代理人ＩＤ情報を関連付けすることを特徴とする、前記（１）記載の手続管理システムである。
【０００８】
（３）本発明はまた、前記電子情報は、電子メールであり、前記送信先情報は、前記電子メールの送信先アドレスであり、前記送信元情報は、前記電子メールの送信元アドレスであることを特徴とする、前記（１）または（２）に記載の手続管理システムである。
【０００９】
（４）本発明はまた、前記クライアントＩＤ情報は、前記送信先アドレスの少なくとも一部で構成され、前記代理人ＩＤ情報は、前記送信元アドレスの少なくとも一部で構成されていることを特徴とする、前記（３）に記載の手続管理システムである。
【００１０】
（５）本発明はまた、前記クライアントＩＤ情報は、前記送信先アドレスのユーザ名で構成され、前記代理人ＩＤ情報は、前記送信元アドレスのドメインの一部で構成されていることを特徴とする、前記（４）に記載の手続管理システムである。
【００１１】
（６）本発明はまた、前記情報取得手段が受信した前記送信先アドレスのユーザ名が前記クライアントＩＤ情報と一致するか否か、または、前記情報取得手段が受信した前記送信元アドレスのドメインの一部が前記代理人ＩＤ情報と一致するか否かを判定するＩＤ情報判定手段をさらに備え、前記ＩＤ情報判定手段によって、前記情報取得手段が受信した前記送信先アドレスのユーザ名が前記クライアントＩＤ情報と一致しないと判定された場合、または、前記情報取得手段が受信した前記送信元アドレスのドメインの一部が前記代理人ＩＤ情報と一致しないと判定した場合に、前記情報格納手段、前記更新情報送信手段、および、前記手続履歴情報送信手段による処理を行わないことを特徴とする、前記（５）に記載の手続管理システムである。
【００１２】
（７）本発明はまた、前記情報取得手段は、前記電子情報に加えて、前記電子情報に添付される添付ファイルをさらに受信可能に構成され、前記情報格納手段は、前記添付ファイルを前記手続履歴情報にさらに関連付けして前記記憶手段に格納し、前記更新情報送信手段は、前記更新情報のみを前記転送先に送信し、前記添付ファイルを前記転送先に送信しないことを特徴とする、前記（１）〜（６）のいずれかに記載の手続管理システムである。
【００１３】
（８）本発明はまた、前記添付ファイルは、官公庁や行政機関に提出する電子書類、または前記官公庁や行政機関から受領する電子書類であることを特徴とする、前記（７）に記載の手続管理システムである。
【００１４】
（９）本発明はまた、前記更新情報送信手段は、さらに、前記更新情報を、前記電子情報に含まれる送信元情報で示される送信元に送信することを特徴とする、前記（１）〜（８）のいずれかに記載の手続管理システムである。
【００１５】
（１０）本発明はまた、前記手続履歴情報送信手段は、さらに、前記電子情報に含まれる送信元情報で示される送信元からの要求に応じて、前記特定の代理人ＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を、前記電子情報に含まれる送信元情報で示される送信元に送信することを特徴とする、前記（１）〜（９）のいずれかに記載の手続管理システムである。
【００１６】
（１１）本発明はまた、前記クライアントＩＤ情報と前記代理人ＩＤ情報は関連付けされて前記記憶手段に記憶され、前記情報取得手段が取得した前記特定のクライアントＩＤ情報および前記特定の代理人ＩＤ情報が関連付けされて記憶されているか否かを判定する判定手段をさらに備え、前記判定手段によって、前記特定のクライアントＩＤ情報および前記特定の代理人ＩＤ情報が関連付けされて記憶されていないと判定された場合に、前記情報格納手段、前記更新情報送信手段、および、前記手続履歴情報送信手段による処理を行わないことを特徴とする、前記（１）〜（１０）のいずれかに記載の手続管理システムである。
【００１７】
（１２）本発明はまた、前記記憶手段には、前記クライアントＩＤ情報に関連付けされた前記送信先情報と、前記代理人ＩＤ情報に関連付けされた前記送信元情報と、前記代理人手続情報に関連付けされた前記手続種別情報がさらに記憶され、前記情報取得手段は、前記特定のクライアントＩＤ情報として、前記送信先情報に対応するクライアントＩＤ情報を前記記憶手段から取得し、前記特定の代理人ＩＤ情報として、前記送信元情報に対応する代理人ＩＤ情報を前記記憶手段から取得し、前記特定の代理人手続情報として、前記手続種別情報に対応する代理人手続情報を前記記憶手段から取得することを特徴とする、前記（１）〜（１１）のいずれかに記載の手続管理システムである。
【００１８】
（１３）本発明はまた、前記代理人手続情報には、手続の順番を特定するための手続番号が付与されており、前記手続履歴情報送信手段は、前記代理人手続情報を前記手続番号の昇順または降順に並べ替えた後に、並べ替え後の代理人手続情報を含む手続履歴情報を前記転送先に送信することを特徴とする、前記（１２）に記載の手続管理システムである。
【００１９】
（１４）本発明はまた、前記手続履歴情報送信手段は、前記更新情報送信手段が送信する更新情報に対応する代理人手続情報に続く次回の代理人手続情報をさらに送信することを特徴とする、前記（１２）または（１３）に記載の手続管理システムである。
【００２０】
（１５）本発明はまた、前記次回の代理人手続情報に対する応答の要否を前記転送先から受信することが可能な応答受信手段と、前記応答受信手段によって前記応答の要否を受信した場合に、前記応答の要否の情報を、前記電子情報に含まれる送信元情報で示される送信元に送信する応答結果送信手段と、をさらに備えたことを特徴とする、前記（１３）に記載の手続管理システムである。
【００２１】
（１６）本発明はまた、前記代理人手続情報は、特許、実用新案、意匠、または商標に関する手続を識別するための情報であることを特徴とする、前記（１）〜（１５）のいずれかに記載の手続管理システムである。
【００２２】
（１７）本発明はまた、少なくとも、クライアントＩＤ情報、転送先情報、代理人ＩＤ情報、および、代理人手続情報を記憶手段に記憶し、送信先情報、送信元情報および手続種別情報を少なくとも含む電子情報を外部から受信した場合に、前記送信先情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記クライアントＩＤ情報を取得し、前記送信元情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記代理人ＩＤ情報を取得し、前記手続種別情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記代理人手続情報を取得し、前記特定のクライアントＩＤ情報、前記特定の代理人ＩＤ情報、前記特定の代理人手続情報、および前記電子情報の少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として前記記憶手段に格納し、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する転送先情報で示される転送先に、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信し、前記更新情報に基づいた前記転送先からの要求に応じて、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を前記転送先に送信することを特徴とする、手続管理方法である。
【発明の効果】
【００２３】
本発明に係る手続管理システムおよび手続管理方法によれば、クライアントにとっては独自のシステムを導入する必要がなく代理人による各種手続を簡易に管理することができ、代理人にとっては既存のシステムからの移行や新規導入が容易でありながらクライアントに利便性の高いサービスを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、図面を用いて、本発明の実施形態に係る手続管理システムについて説明する。
【００２５】
＜全体構成＞
最初に、図１および図２を用いて、本実施形態に係る手続管理システムの全体構成について説明する。なお、図１は本実施形態に係る手続管理システムの構成例を示したブロック図であり、図２は手続管理システムによる各種手続の流れの概要を示したシーケンスチャートである。
【００２６】
図１に示すように、本実施形態に係る手続管理システム１０は、ＷＡＮなどのネットワーク１２を介して相互に通信可能に接続された、２台のクライアント端末１４Ａ、１４Ｂと、３台の代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃと、１台の官公庁端末１８と、１台の手続管理端末２０と、を有して構成されている。なお、クライアント端末、代理人端末、官公庁端末、および手続管理端末の台数は、この例に限定されるものではない。
【００２７】
＜クライアント端末＞
次に、クライアント端末について説明する。クライアント端末１４Ａ、１４Ｂは、官公庁や行政機関に対する各種手続を代理人に依頼するクライアントが使用する端末であり、例えば、公知のパソコンやサーバを適用することができる。代理人に各種手続を依頼するクライアントは、例えば、図２の矢印Ｆ１で示すように、クライアント端末１４Ａ、１４Ｂを使用して、代理人が使用する代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃのいずれかに対して各種手続の代理を依頼する。ここで、官公庁や行政機関に対する各種手続としては、例えば、特許庁に対する各種手続（例えば、特許、実用新案、意匠、商標などに関する手続）、裁判所・検察庁・法務局に対する各種手続（例えば、裁判、不動産登記、会社登記、供託などに関する手続）、社会保険庁に対する各種手続（例えば、健康保険・厚生年金の加入・脱退、各種給付金の請求、労働保険の年度更新、労働保険の算定基礎届などに関する手続）、税務官公署に対する各種手続（例えば、税金の申告、税金に関する各種申請などに関する手続）などが挙げられる。
【００２８】
なお、図２に示す例では、クライアント端末１４Ａ、１４Ｂから代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃのいずれかに対して、直接、各種手続の代理を依頼する例を示したが、例えば、クライアント端末１４Ａ、１４Ｂが手続管理端末２０を介して代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃのいずれかに対して各種手続の代理を依頼するように構成してもよい。また、図２に示す例では、クライアントが、クライアント端末１４Ａ、１４Ｂを使用して、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃのいずれかに対して電子的に各種手続の代理を依頼する例を示したが、代理人に対する各種手続の依頼は電子的な方法に限定されるものではなく、例えば、クライアントが代理人の事務所や会社において紙の書類を用いて各種手続の依頼を行ってもよいし、ＦＡＸや電話などを用いて各種手続の依頼を行ってもよい。
【００２９】
＜代理人端末＞
次に、代理人端末について説明する。代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃは、官公庁や行政機関に対する各種手続をクライアントに代わって実行する代理人が使用する端末であり、例えば、公知のパソコンやサーバを適用することができる。代理人は、各種手続をクライアントに代わって実行する場合には、例えば、図２の矢印Ｆ２で示すように、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃを使用して、官公庁端末１８に対する各種手続を実行する。また、代理人は、図２の矢印Ｆ３で示すように、各種手続を行った官公庁端末１８から何らかの応答があった場合には、例えば、図２の矢印Ｆ４、Ｆ５で示すように、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃを使用して、官公庁端末１８からの応答結果を手続管理端末２０を介してクライアント端末１４Ａ、１４Ｂのいずれかに送信する。ここで、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃを使用する代理人としては、例えば、弁護士、弁理士、司法書士、社会保険労務士、税理士、行政書士などを挙げることができる。
【００３０】
なお、図２に示す例では、代理人が、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃを使用して、官公庁端末１８に対して電子的に各種手続を実行する例を示したが、官公庁や行政機関に対する各種手続は電子的な手続に限定されるものではなく、例えば、代理人が官公庁や行政機関などの窓口において紙の書類を用いて各種手続を行ってもよいし、ＦＡＸや電話などを用いて各種手続を行ってもよい。
【００３１】
＜官公庁端末＞
次に、官公庁端末について説明する。官公庁端末１８は、官公庁や行政機関に対する各種手続を受け付ける端末であり、例えば、公知のパソコンやサーバを適用することができる。官公庁端末１８は、図２の矢印Ｆ３で示すように、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃからの各種手続に対して受領確認などの応答結果を送信する。また、官公庁端末１８は、代理人に対して各種手続に関する書類の交付などがある場合には、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃのいずれかに電子的に書類を交付する。ここで、官公庁としては、例えば、特許庁、検察庁、社会保険庁などの各省庁を挙げることができ、行政機関としては、例えば、各都道府県や市町村の役所などを挙げることができる。
【００３２】
なお、図２に示す例では、官公庁や行政機関が、官公庁端末１８を使用して、代理人に電子的に応答したり電子的に書類を交付したりする例を示したが、代理人に対する応答や書類の交付などは電子的な方法に限定されず、例えば、代理人に対して郵送やＦＡＸなどによって紙の書類を交付したり、代理人に対して電話などによって口頭で連絡を行ってもよい。
【００３３】
＜手続管理端末＞
次に、手続管理端末について説明する。詳細は後述するが、手続管理端末２０は、図２の矢印Ｆ４、Ｆ５で示すように、代理人端末１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃからクライアント端末１４Ａ、１４Ｂへの各種連絡を仲介し、代理人による各種手続を管理するための端末であり、例えば、公知のパソコンやサーバを適用することができる。以下、この手続管理端末２０の内部構成について詳細に説明する。
【００３４】
上記図１に詳細に示すように、手続管理端末２０は、記憶手段２２と、情報取得手段２４と、情報格納手段２６と、更新情報送信手段２８と、手続履歴情報送信手段３０と、を有して構成されている。
【００３５】
＜記憶手段＞
記憶手段２２は、クライアントＩＤ情報、転送先情報、代理人ＩＤ情報、および、代理人手続情報を少なくとも記憶するための手段であり、例えば、ハードディスクやＤＶＤ等の公知の記録媒体が該当する。
【００３６】
図３（ａ）は記憶手段２２に予め記憶されるクライアントＩＤ情報と転送先情報の一例を示した図である。なお、クライアントＩＤ情報と転送先情報の右側には、各々のクライアントＩＤ情報に対応する送信先情報を参考のために記載しているが、本実施形態では、記憶手段２２に実際に記憶しているわけではない。しかしながら、送信先情報を、各々のクライアントＩＤ情報に関連付けて予め記憶手段２２に記憶しておけば、送信先情報に基づいてクライアントＩＤ情報を迅速に取得することが可能となり、手続管理システムのパフォーマンスを高めることができる。
【００３７】
同図に示すように、記憶手段２２の所定の記憶領域には、クライアントＩＤ情報と、このクライアントＩＤ情報に関連付けされた転送先情報が記憶されている。クライアントＩＤ情報は、上述のクライアント端末を識別するための情報であり、この例では、０００１から始まる４桁の文字列データがクライアント端末ごとに付与されている。例えば、本実施形態では、クライアント端末１４Ａには、クライアントＩＤ情報として文字列データの「０００１」が付与され、クライアント端末１４Ｂには、クライアントＩＤ情報として文字列データの「０００２」が付与されている。なお、これらのクライアントＩＤ情報は、対応する送信先情報の一部で構成されており、例えば、クライアントＩＤ情報の文字列データ「０００１」は、対応する送信先情報（この例では、送信先のメールアドレス）である「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」の一部（ユーザ名部分）で構成されている。
【００３８】
また、転送先情報には、後述する更新情報送信手段２８が更新情報を送信する送信先に関する情報が記憶されている。例えば、本実施形態では、クライアント端末１４Ａ（クライアントＩＤ情報＝０００１）に対応する転送先情報として、クライアント端末１４Ａによって受信可能な電子メールのアドレスを示す文字列データ（この例では、ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ）が記憶され、クライアント端末１４Ｂ（クライアントＩＤ情報＝０００２）に対応する転送先として、クライアント端末１４Ｂによって受信可能な電子メールのアドレスを示す文字列データ（この例では、ｉｎｆｏ＠ｂｂｂ．ｊｐ）が記憶されている。なお、転送先情報は、後述する更新情報送信手段２８が更新情報を送信する送信先が特定できる情報であればよく、例えば、送信先の端末のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスなどでもよい。
【００３９】
図３（ｂ）は記憶手段２２に予め記憶される代理人ＩＤ情報の一例を示した図である。なお、代理人ＩＤ情報の右側には、各々の代理人ＩＤ情報に対応する送信元情報を参考のために記載しているが、本実施形態では、記憶手段２２に実際に記憶しているわけではない。しかしながら、送信元情報を、各々の代理人ＩＤ情報に関連付けて予め記憶手段２２に記憶しておけば、送信元情報に基づいて代理人ＩＤ情報を迅速に取得することが可能となり、手続管理システムのパフォーマンスを高めることができる。
【００４０】
同図に示すように、記憶手段２２の所定の記憶領域には、代理人ＩＤ情報が記憶されている。この代理人ＩＤ情報は、上述の代理人端末を識別するための情報であり、この例では、１００１から始まる４桁の文字列データが代理人端末ごとに付与されている。例えば、本実施形態では、代理人端末１６Ａには、代理人ＩＤ情報として文字列データの「１００１」が付与され、代理人端末１６Ｂには、代理人ＩＤ情報として文字列データの「１００２」が付与され、代理人端末１６Ｃには、代理人ＩＤ情報として文字列データの「１００３」が付与されている。なお、これらの代理人ＩＤ情報は、対応する送信元情報の一部で構成されており、例えば、代理人ＩＤ情報の文字列データ「１００１」は、対応する送信元情報（この例では、送信元のメールアドレス）である「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」の一部（セカンドドメイン部分）で構成されている。
【００４１】
図３（ｃ）は記憶手段２２に予め記憶される代理人手続情報の一例を示した図である。なお、代理人手続情報の右側には、各々の代理人手続情報に対応する手続の名称を参考のために記載しているが、本実施形態では、記憶手段２２に実際に記憶しているわけではない。
【００４２】
同図に示すように、記憶手段２２の所定の記憶領域には、代理人手続情報が記憶されている。この代理人手続情報は、代理人による各種手続を識別するための情報であり、この例では、２００１から始まる４桁の文字列データが手続ごとに付与されている。ここで、代理人手続情報としては、上述の官公庁や行政機関に対する各種手続のほか、クライアントに対する各種手続や連絡（例えば、手続の代理を正式に受任したことを知らせるための受任確認、官公庁や行政機関に対する各種手続に必要な原稿の内容をクライアントに確認してもらうための原稿提出など）が挙げられる。本実施形態では、弁理士による受任確認には、代理人手続情報として文字列データの「２００１」が付与され、弁理士による原稿提出には、代理人手続情報として文字列データの「２００２」が付与され、弁理士による出願手続には、代理人手続情報として文字列データの「２００３」が付与され、弁理士による出願審査請求には、代理人手続情報として文字列データの「２００４」が付与されている。
【００４３】
＜情報取得手段＞
情報取得手段２４は、送信先情報、送信元情報および手続種別情報を少なくとも含む電子情報を外部から受信した場合に、受信した送信先情報に含まれる情報に基づいて記憶手段２２から特定のクライアントＩＤ情報を取得し、受信した送信元情報に含まれる情報に基づいて記憶手段２２から特定の代理人ＩＤ情報を取得し、受信した手続種別情報に基づいて記憶手段２２から特定の代理人手続情報を取得するための手段である。このような情報取得手段２４としては、例えば、通信Ｉ／Ｆなどのハードウェアや、プログラム（ソフトウェア）が該当する。
【００４４】
ここで、電子情報とは、複数の端末間で電子的に送受信される情報を意味し、例えば、メーラなどによって電子的に送受信される電子メールや、ブラウザなどを介して電子的に送受信される電子ファイル（例えば、ｈｔｍｌファイル）などが該当する。また、「電子情報を外部から受信」とは、外部の機器が送信した電子情報を情報取得手段２４がリアルタイムに受信する場合のほか、外部の機器が送信した電子情報を一時的に蓄積し、蓄積された電子情報を情報取得手段２４が受信する場合（例えば、外部の機器が手続管理システム２０宛てに送信した電子メールを、一時的に手続管理システム２０外部のメールサーバに蓄積し、外部のメールサーバに蓄積された電子メールを情報取得手段２４が受信する場合など）も含まれる。
【００４５】
また、送信元情報とは、電子情報の送信元を示す情報を意味し、例えば、電子情報が電子メールの場合には、電子メールの送信元のメールアドレスが該当し、電子情報がブラウザなどを介して送信される電子ファイルの場合には、電子ファイルの送信元のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスなどが該当する。
【００４６】
また、送信先情報とは、電子情報の送信先を示す情報を意味し、例えば、電子情報が電子メールの場合には、電子メールの送信先のメールアドレスが該当し、電子情報がブラウザなどを介して送信される電子ファイル（例えば、ｈｔｍｌファイル）の場合には、電子ファイルの送信先のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスなどが該当する。
【００４７】
また、手続種別情報とは、上述の代理人手続情報に相当する情報であり、例えば、弁理士が行う出願手続の場合は、出願手続を直接的に表現した「出願手続」や「出願申請」などの文字列データや、出願手続を間接的に表現した「２００１」などの文字列データや、これらを記号や数値に置き替えたデータなどが該当する。例えば、本実施形態では、上述の代理人手続情報と同様に、弁理士による受任確認には、手続種別情報として文字列データの「２００１」が付与され、弁理士による原稿提出には、手続種別情報として文字列データの「２００２」が付与され、弁理士による出願手続には、手続種別情報として文字列データの「２００３」が付与され、弁理士による出願審査請求には、手続種別情報として文字列データの「２００４」が付与されている。
【００４８】
なお、本発明に係る「手続種別情報」は、代理人手続情報と同じ情報に限定されず、例えば、弁理士による受任確認には、手続種別情報として文字列データの「受任確認」を付与し、弁理士による原稿提出には、手続種別情報として文字列データの「原稿提出」を付与し、弁理士による出願手続には、手続種別情報として文字列データの「出願手続」を付与し、弁理士による出願審査請求には、手続種別情報とし文字列データの「出願審査請求」を付与してもよい。この場合、これらの手続種別情報を、各々の代理人手続情報に関連付けて予め記憶手段２２に記憶しておけば、これらの手続種別情報に基づいて代理人手続情報を容易に取得することが可能となる。
【００４９】
続いて、情報取得手段２４は、受信した送信先情報に含まれる情報に基づいて記憶手段２２から特定のクライアントＩＤ情報を取得する。例えば、電子情報が電子メールであり、送信先情報が送信先のメールアドレス（例えば、０００１＠ａｂｃ．ｊｐ）である場合には、送信先のメールアドレスに含まれる情報（この例では、メールアドレスのユーザ名部分の「０００１」という文字列データ）に基づいて、上記図３（ａ）に示す複数のクライアントＩＤ情報の中から特定のクライアントＩＤ情報（この例では、クライアントＩＤ情報である文字列データの「０００１」）を取得するとともに、このクライアントＩＤ情報に関連付けされた転送先情報（この例では、ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ）を取得する。
【００５０】
続いて、情報取得手段２４は、受信した送信元情報に含まれる情報に基づいて記憶手段２２から特定の代理人ＩＤ情報を取得する。例えば、電子情報が電子メールであり、送信元情報が送信元のメールアドレス（例えば、ｅｅ１＠１００１．ｊｐ）である場合には、送信元のメールアドレスに含まれる情報（この例では、メールアドレスのセカンドドメイン部分の「１００１」という文字列データ）に基づいて、上記図３（ｂ）に示す複数の代理人ＩＤ情報の中から特定の代理人ＩＤ情報（この例では、代理人ＩＤ情報である文字列データの「１００１」）を取得する。
【００５１】
続いて、情報取得手段２４は、受信した手続種別情報に基づいて記憶手段２２から特定の代理人手続情報を取得する。例えば、電子情報が電子メールである場合には、電子メールの題名や本文などに含まれる手続種別情報（例えば、「２００１」という文字列データ）に基づいて、上記図３（ｃ）に示す複数の代理人手続情報の中から特定の代理人手続情報（この例では、代理人手続情報である文字列データの「２００１」）を取得する。
【００５２】
なお、上述の通り、手続種別情報は、代理人が行う各種手続の内容を直接的に示す情報でもよい。したがって、例えば、記憶手段２２に「出願審査請求」という文字列データと、「２００４」という文字列データを関連付けして予め記憶しておき、電子メールの題名や本文などに含まれる手続種別情報（例えば、「出願審査請求」という文字列データ）に基づいて、上記図３（ｃ）に示す複数の代理人手続情報の中から特定の代理人手続情報（この例では、代理人手続情報である文字列データの「２００４」）を間接的に取得するように構成してもよい。このように構成すれば、手続種別情報を記号や数値で間接的に表現する場合に比べ、各種手続の内容を容易に理解することができるため、手続管理システムの利便性を向上させることができる。
【００５３】
さらに、情報取得手段２４は、送信先情報、送信元情報および手続種別情報などを含む電子情報に加えて、電子情報に添付される添付ファイルをさらに受信可能に構成されている。ここで、添付ファイルとしては、例えば、官公庁や行政機関に提出する電子書類、または官公庁や行政機関から受領する電子書類などのほか、官公庁や行政機関に郵送やＦＡＸで提出する紙の書類を電子化した電子書類、または官公庁や行政機関から郵送やＦＡＸで受領する紙の書類を電子化した電子書類などが挙げられる。なお、添付ファイルは、電子情報と一体でも別体でもよい。
【００５４】
＜情報格納手段＞
情報格納手段２６は、情報取得手段２４が取得した、特定のクライアントＩＤ情報、特定の代理人ＩＤ情報、特定の代理人手続情報、および、電子情報の少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として記憶手段２２に格納する手段である。このような情報格納手段２６としては、例えば、プログラム（ソフトウェア）が該当する。
【００５５】
図４は手続履歴情報の一例を示した図である。例えば、情報取得手段２４が、電子情報として、電子メール（送信先のメールアドレスが「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」、送信元のメールアドレスが「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」、文字列データの「２００３」を含む題名および本文）を受信した場合に、上述の処理によって、特定のクライアントＩＤ情報として、文字列データ「０００１」を取得し、特定の代理人ＩＤ情報として、文字列データ「１００１」を取得し、特定の代理人手続情報として、文字列データ「２００３」を取得した場合を考える。この場合、情報格納手段２６は、図４に示すように、クライアントＩＤ情報「０００１」、代理人ＩＤ情報「１００１」、代理人手続情報「２００３（出願手続）」、および電子メールの本文を関連付けして記憶手段２２の所定の記憶領域に記憶する。これにより、代理人手続情報「２００３（出願手続）」で示される手続は、クライアントＩＤ情報「０００１」に対応するクライアントに代わって、代理人ＩＤ情報「１００１」に対応する代理人が行ったことを特定することが可能であり、その手続の詳細内容は、代理人手続情報「２００３（出願手続）」に関連付けされた電子メールの本文の内容によって確認することが可能である。なお、図中の代理人手続情報に記載したカッコ書きの情報（例えば、（受任確認）や（原稿提出））は、実際に記憶手段２２に記憶されている情報ではなく、参考のために記載したものである。
【００５６】
なお、記憶手段２２に過去の手続履歴情報がすでに格納されており、同一のクライアントＩＤ情報がすでに存在する場合には、そのクライアントＩＤ情報に、特定の代理人ＩＤ情報、特定の代理人手続情報、および、電子情報の少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として格納すればよい。例えば、先の例においてクライアントＩＤ情報「０００１」がすでに記憶手段２２に記憶されている場合には、そのクライアントＩＤ情報「０００１」に、代理人ＩＤ情報「１００１」、代理人手続情報「２００３」、および電子メールの本文の３つの情報を関連付けして格納すればよい。
【００５７】
また、記憶手段２２に過去の手続履歴情報がすでに格納されており、同一のクライアントＩＤ情報および代理人ＩＤ情報がすでに存在する場合には、そのクライアントＩＤ情報および代理人ＩＤ情報に、特定の代理人手続情報、および、電子情報の少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として格納すればよい。例えば、先の例においてクライアントＩＤ情報「０００１」および代理人ＩＤ情報「１００１」がすでに記憶手段２２に記憶されている場合には、そのクライアントＩＤ情報「０００１」および代理人ＩＤ情報「１００１」に、代理人手続情報「２００３」および電子メールの本文の２つの情報を関連付けして格納すればよい。
【００５８】
また、情報格納手段２６は、情報取得手段２４が電子情報に加えて添付ファイルをさらに受信していた場合には、受信した添付ファイルを各々の手続履歴情報にさらに関連付けして記憶手段２２に格納する。これにより、代理人が官公庁や行政機関に提出する電子書類や、代理人が官公庁や行政機関から受領する電子書類などが電子情報の添付ファイルの形式で送信された場合でも、これらの電子書類を確実に保管することができる。
【００５９】
なお、本発明に係る「情報格納手段」は、単一のクライアントＩＤ情報と、単一の代理人ＩＤ情報を関連付けする手段に限定されず、図４に示すように、単一のクライアントＩＤ情報（例えば、クライアントＩＤ情報＝０００１）と、複数種類の代理人ＩＤ情報（例えば、代理人ＩＤ情報＝１００１〜１００３）を関連付けする手段であってもよい。このような構成とすれば、単一のクライアントが複数の代理人に各種手続を依頼しているような場合でも、複数の代理人による各種手続をクライアント側で一元管理することが可能となる。
【００６０】
＜更新情報送信手段＞
更新情報送信手段２８は、転送先情報で示される転送先に、特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信する手段である。このような更新情報送信手段２８としては、例えば、通信Ｉ／Ｆなどのハードウェアや、プログラム（ソフトウェア）が該当する。ここで、更新情報としては、例えば、手続履歴情報の更新内容（例えば、代理人の名前、代理人による手続の名称、手続を行った日付など）や、手続履歴情報の内容（例えば、クライアントＩＤ情報、代理人ＩＤ情報、代理人手続情報、クライアントＩＤ情報に対応するクライアントの会社名・事務所名、代理人ＩＤ情報に対応する代理人の名前、代理人手続情報に対応する手続の名称など）を表示可能なｈｔｍｌファイルが記憶されたＵＲＬなどを記載した電子メールなどが該当する。
【００６１】
例えば、上記図４を用いて説明した先の例では、特定のクライアントＩＤ情報（クライアントＩＤ情報＝０００１）に対応する転送先情報が示す転送先（電子メールアドレスであるｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ（図３（ａ）参照））に、クライアントＩＤ情報「０００１」、代理人ＩＤ情報「１００１」、代理人手続情報「２００３」、および電子メールの本文からなる手続履歴情報の更新を知らせる電子メール（更新情報）を送信する。なお、更新情報の送信については、各々の代理人手続情報に対応させて予め更新情報の雛形（例えば、電子メールの下書き）を用意しておき、手続履歴情報が更新された場合に、代理人手続情報に対応する雛形を加工して転送先に送信するように構成すれば、手続履歴情報が更新されるたびに更新情報を新たに作成する必要がなく、更新情報の送信の際の手間を削減することができる。
【００６２】
また、更新情報送信手段２８は、手続履歴情報にさらに添付ファイルが関連付けされて記憶手段２２に格納されている場合には、更新情報のみを転送先に送信し、添付ファイルを転送先に送信しないように構成している。これにより、添付ファイルに機密情報が含まれるような場合に、添付ファイルを外部に送信することによって機密情報がネットワーク上で盗聴されてしまったり、クライアントが添付ファイルを紛失してしまったりするような事態を未然に防止することが可能となる。また、クライアントが添付ファイルを管理する必要性がなく、クライアントは必要に応じていつでも添付ファイルを閲覧することができ、クライアント側の利便性を高めることが可能となる。
【００６３】
さらに、更新情報送信手段２８は、クライアントに送信した更新情報と同一の更新情報を、情報取得手段２４が受信した電子情報の送信元（先の例では、電子メールの送信元アドレスであるｅｅ１＠１００１．ｊｐ）に送信する。これにより、手続管理システム１０に電子情報を送信した代理人は、更新情報がクライアントに送られたことを容易に把握することができ、クライアントへの確認作業が不要となる。
【００６４】
＜手続履歴情報送信手段＞
手続履歴情報送信手段３０は、更新情報に基づいた転送先からの要求に応じて、特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を転送先に送信する手段である。このような手続履歴情報送信手段３０としては、例えば、通信Ｉ／Ｆなどのハードウェアや、プログラム（ソフトウェア）が該当する。ここで、転送先からの要求としては、例えば、更新情報送信手段２８が、更新情報として、手続履歴情報の内容を表示可能なｈｔｍｌファイルが記憶されたＵＲＬを記載した電子メールを送信した場合に、この更新情報に基づいてＵＲＬにアクセスしてｈｔｍｌファイルを送信要求することや、手続履歴情報の少なくとも一部が記載された電子メールを返信することなどが挙げられる。
【００６５】
例えば、上記図４を用いて説明した先の例では、ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐを送信先とする電子メールを受信することが可能なクライアント端末１６Ａから、クライアント端末１６Ａに対応する手続履歴情報を閲覧することが可能なｈｔｍｌファイルの送信要求があった場合に、この要求に応じて、クライアントＩＤ情報「０００１」、代理人ＩＤ情報「１００１」、代理人手続情報「２００３」、および電子メールの本文からなる手続履歴情報の全て（または一部）を表示することが可能なｈｔｍｌファイルをクライアント端末１６Ａの送信先（ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ）に対して送信する。これにより、クライアント端末１６Ａでは、代理人に依頼した各種手続の状況を閲覧することが可能となる。
【００６６】
＜手続管理システムによる手続の流れ＞
次に、図５を用いて、手続管理システム１０による手続の流れを詳細に説明する。なお、同図は手続管理システムによる手続の流れの詳細を示したシーケンスチャートである。
【００６７】
例えば、クライアント端末１４Ａを使用するクライアント（以下、クライアントＸ）が、代理人端末１６Ａを使用する代理人（以下、代理人Ｙ）に、特許庁に対する出願手続の代理を依頼した場合を考える。
【００６８】
なお、クライアント端末１４Ａによって送受信可能な（クライアントＸが所有する）電子メールのアドレスは、上記図３（ａ）に示す「ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ」であり、代理人端末１６Ａによって送受信可能な（代理人Ｙが所有する）電子メールのアドレスは、上記図３（ｂ）に示す「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」であり、手続管理端末２０によって送受信可能な（手続管理端末２０の管理者が所有する）電子メールのアドレスは、上記図３（ａ）に示す「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」または「０００２＠ａｂｃ．ｊｐ」であり、代理人Ｘによる各種手続には、上記図３（ｃ）に示す手続が含まれるものと仮定して説明する。
【００６９】
＜受任手続の一例＞
代理人Ｙは、まず最初に、例えば、手続の代理を正式に受任したことを知らせるための「受任確認」を行う。この「受任確認」の手続では、代理人Ｙは、代理人端末１６Ａを使用して、例えば図６に示すように、「受任確認」に対応する手続種別情報である文字列データ「２００１」を題名または本文に含む電子メールを作成する。そして、この電子メールを、アドレス「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」から、クライアントＸに対応するクライアントＩＤ情報（０００１）を含むアドレス「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」宛てに送信する。
【００７０】
この電子メールを受信した手続管理端末２０の情報取得手段２４は、受信した電子メールに含まれる送信先メールアドレス（この例では、０００１＠ａｂｃ．ｊｐ）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数のクライアントＩＤ情報の中から特定のクライアントＩＤ情報（この例では、電子メールに含まれる送信先メールアドレス「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」の一部（この例では、ユーザ名部分）に含まれるクライアントＩＤ情報「０００１」）を取得する。
【００７１】
また、情報取得手段２４は、受信した電子メールに含まれる送信元メールアドレス（この例では、ｅｅ１＠１００１．ｊｐ）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数の代理人ＩＤ情報の中から特定の代理人ＩＤ情報（この例では、電子メールに含まれる送信元メールアドレス「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」の一部（この例では、セカンドドメイン部分）に含まれる代理人ＩＤ情報「１００１」）を取得する。
【００７２】
さらに、情報取得手段２４は、受信した電子メールの題名または本文に含まれる手続種別情報（この例では、文字列データ「２００１」）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数の代理人手続情報の中から特定の代理人手続情報（この例では、文字列データ「２００１」）を取得する。
【００７３】
次に、情報格納手段２６は、特定のクライアントＩＤ情報（この例では、クライアントＩＤ情報「０００１」）、特定の代理人ＩＤ情報（この例では、代理人ＩＤ情報「１００１」）、特定の代理人手続情報（この例では、「２００１」、および電子情報の少なくとも一部（この例では、電子メールの本文）をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として記憶手段２２に格納する。
【００７４】
次に、更新情報送信手段２８は、特定のクライアントＩＤ情報に関連付けされた転送先情報が示す転送先（この例では、ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ）に、例えば図７に示すように、手続履歴情報の更新を知らせる電子メール（この例では、手続履歴情報を表示することができるｈｔｍｌファイルのＵＲＬを記載した電子メール）を送信する。また、更新情報送信手段２８は、同時に、クライアントに送信した更新情報と同一の更新情報を、情報取得手段２４が受信した電子メールの送信元（この例では、ｅｅ１＠１００１．ｊｐ）に送信する。
【００７５】
次に、手続履歴情報送信手段３０は、更新情報に基づいた転送先からの要求に応じて（この例では、クライアントＸが、更新情報に基づいてＵＲＬにアクセスしてｈｔｍｌファイルを送信要求した場合）、例えば、図８に示すように、特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部（この例では、クライアントＩＤ情報「０００１」、代理人ＩＤ情報「１００１」、代理人手続情報「２００１」、および電子メールの本文からなる手続履歴情報の全て）を転送先に送信する。
【００７６】
なお、図７には、クライアントＩＤ情報である文字列データ「０００１」に対応するクライアントの名称（この例では、Ｘ株式会社）、代理人ＩＤ情報である文字列データ「１００１」に対応する代理人の名前（この例では、代理人Ｙ）、代理人手続情報である文字列データ「２００１」に対応する手続の名称（この例では、受任確認）の各情報を付加しているが、このような情報をさらに付加することによって、クライアントおよび代理人の双方の利便性を向上させることができる。
【００７７】
＜原稿提出の一例＞
「受任確認」の手続に続いて、代理人Ｙは、例えば、特許庁に対する各種手続に必要な原稿の内容をクライアントに確認してもらうための「原稿提出」の手続を行う。この「原稿提出」の手続では、代理人Ｙは、代理人端末１６Ａを使用して、「原稿提出」に対応する手続種別情報である文字列データ「２００２」を題名または本文に含む電子メールを作成するとともに、この電子メールに、特許庁に提出する予定の電子書類を添付ファイルとして添付する。そして、この電子メールを、アドレス「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」から、クライアントＸに対応するクライアントＩＤ情報（０００１）を含むアドレス「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」宛てに送信する。
【００７８】
この電子メールを受信した手続管理端末２０の情報取得手段２４は、受信した電子メールに含まれる送信先メールアドレス（この例では、０００１＠ａｂｃ．ｊｐ）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数のクライアントＩＤ情報の中から特定のクライアントＩＤ情報（この例では、電子メールに含まれる送信先メールアドレス「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」の一部（この例では、ユーザ名部分）に含まれるクライアントＩＤ情報「０００１」）を取得する。
【００７９】
また、情報取得手段２４は、受信した電子メールに含まれる送信元メールアドレス（この例では、ｅｅ１＠１００１．ｊｐ）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数の代理人ＩＤ情報の中から特定の代理人ＩＤ情報（この例では、電子メールに含まれる送信元メールアドレス「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」の一部（この例では、セカンドドメイン部分）に含まれる代理人ＩＤ情報「１００１」）を取得する。
【００８０】
さらに、情報取得手段２４は、受信した電子メールの題名または本文に含まれる手続種別情報（この例では、文字列データ「２００２」）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数の代理人手続情報の中から特定の代理人手続情報（この例では、文字列データ「２００２」）を取得する。
【００８１】
次に、情報格納手段２６は、記憶手段２２にすでに記憶されている、特定のクライアントＩＤ情報（この例では、クライアントＩＤ情報「０００１」）および特定の代理人ＩＤ情報（この例では、代理人ＩＤ情報「１００１」）に対して、特定の代理人手続情報（この例では、「２００２」、電子情報の少なくとも一部（この例では、電子メールの本文）、および添付ファイル（この例では、原稿の電子ファイル）をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として格納する。
【００８２】
次に、更新情報送信手段２８は、特定のクライアントＩＤ情報に関連付けされた転送先情報が示す転送先（この例では、ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ）に、手続履歴情報の更新を知らせる電子メール（この例では、手続履歴情報を閲覧することができるｈｔｍｌファイルのＵＲＬを記載した電子メール）を送信する。なお、この際、更新情報送信手段２８は、更新情報のみを転送先に送信し、添付ファイルは転送先に送信しない。また、更新情報送信手段２８は、同時に、クライアントに送信した更新情報と同一の更新情報を、情報取得手段２４が受信した電子メールの送信元（この例では、ｅｅ１＠１００１．ｊｐ）に送信する。
【００８３】
次に、手続履歴情報送信手段３０は、更新情報に基づいた転送先からの要求に応じて（この例では、クライアントＸが、更新情報に基づいてＵＲＬにアクセスしてｈｔｍｌファイルを送信要求した場合）、例えば、図９に示すように、特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部（この例では、クライアントＩＤ情報「０００１」、代理人ＩＤ情報「１００１」、代理人手続情報「２００１、２００２」、およびこれらの電子メールの本文からなる過去の手続履歴情報の全て）を転送先に送信する。
【００８４】
＜出願手続の一例＞
「原稿提出」の手続に続いて、代理人Ｙは、例えば、特許庁に対する出願手続を完了したときに、クライアントＸに対して出願完了の報告を行う。この「出願完了」の手続では、代理人Ｙは、代理人端末１６Ａを使用して、「出願完了」に対応する手続種別情報である文字列データ「２００３」を題名または本文に含む電子メールを作成するとともに、この電子メールに、特許庁に提出した電子書類や特許庁から受領した電子書類を添付ファイルとして添付する。そして、この電子メールを、アドレス「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」から、クライアントＸに対応するクライアントＩＤ情報（０００１）を含むアドレス「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」宛てに送信する。
【００８５】
この電子メールを受信した手続管理端末２０の情報取得手段２４は、受信した電子メールに含まれる送信先メールアドレス（この例では、０００１＠ａｂｃ．ｊｐ）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数のクライアントＩＤ情報の中から特定のクライアントＩＤ情報（この例では、電子メールに含まれる送信先メールアドレス「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」の一部（この例では、ユーザ名部分）に含まれるクライアントＩＤ情報「０００１」）を取得する。
【００８６】
また、情報取得手段２４は、受信した電子メールに含まれる送信元メールアドレス（この例では、ｅｅ１＠１００１．ｊｐ）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数の代理人ＩＤ情報の中から特定の代理人ＩＤ情報（この例では、電子メールに含まれる送信元メールアドレス「ｅｅ１＠１００１．ｊｐ」の一部（この例では、セカンドドメイン部分）に含まれる代理人ＩＤ情報「１００１」）を取得する。
【００８７】
さらに、情報取得手段２４は、受信した電子メールの題名または本文に含まれる手続種別情報（この例では、文字列データ「２００３」）に基づいて、記憶手段２２に記憶された複数の代理人手続情報の中から特定の代理人手続情報（この例では、文字列データ「２００３」）を取得する。
【００８８】
次に、情報格納手段２６は、記憶手段２２にすでに記憶されている、特定のクライアントＩＤ情報（この例では、クライアントＩＤ情報「０００１」）および特定の代理人ＩＤ情報（この例では、代理人ＩＤ情報「１００１」）に対して、特定の代理人手続情報（この例では、「２００３」、電子情報の少なくとも一部（この例では、電子メールの本文）、および添付ファイル（この例では、特許庁に提出した電子書類や特許庁から受領した電子書類）をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として格納する。
【００８９】
次に、更新情報送信手段２８は、特定のクライアントＩＤ情報に関連付けされた転送先情報が示す転送先（この例では、ｉｎｆｏ＠ａａａ．ｊｐ）に、手続履歴情報の更新を知らせる電子メール（この例では、手続履歴情報を閲覧することができるｈｔｍｌファイルのＵＲＬを記載した電子メール）を送信する。なお、この際、更新情報送信手段２８は、更新情報のみを転送先に送信し、添付ファイルは転送先に送信しない。また、更新情報送信手段２８は、同時に、クライアントに送信した更新情報と同一の更新情報を、情報取得手段２４が受信した電子メールの送信元（この例では、ｅｅ１＠１００１．ｊｐ）に送信する。
【００９０】
次に、手続履歴情報送信手段３０は、更新情報に基づいた転送先からの要求に応じて（この例では、クライアントＸが、更新情報に基づいてＵＲＬにアクセスしてｈｔｍｌファイルを送信要求した場合）、特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部（この例では、クライアントＩＤ情報「０００１」、代理人ＩＤ情報「１００１」、代理人手続情報「２００３」、および電子メールの本文からなる手続履歴情報の全て）を転送先に送信する。
【００９１】
代理人Ｙは、以降の各種手続が完了した場合も同様に、手続管理端末２０に電子メールや添付ファイルを送信する。これにより、手続管理端末２０は、代理人Ｙによる手続履歴情報を随時更新するとともに、その更新情報や手続履歴情報をクライアントＸに送信する。
【００９２】
以上説明したように、本実施形態に係る手続管理システム１０は、クライアントＩＤ情報、転送先情報、代理人ＩＤ情報、および、代理人手続情報を少なくとも記憶する記憶手段２２と、送信先情報、送信元情報および手続種別情報を少なくとも含む電子情報を外部から受信した場合に、前記送信先情報に含まれる情報に基づいて記憶手段２２から特定の前記クライアントＩＤ情報を取得し、前記送信元情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段２２から特定の前記代理人ＩＤ情報を取得し、前記手続種別情報に基づいて前記記憶手段２２から特定の前記代理人手続情報を取得する情報取得手段２４と、前記特定のクライアントＩＤ情報、前記特定の代理人ＩＤ情報、前記特定の代理人手続情報、および前記電子情報の少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として前記記憶手段２２に格納する情報格納手段２６と、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する転送先情報で示される転送先に、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信する更新情報送信手段２８と、前記更新情報に基づいた前記転送先からの要求に応じて、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を前記転送先に送信する手続履歴情報送信手段３０と、を有して構成されていることを特徴とする、手続管理システムである。
【００９３】
本実施形態に係る手続管理システム１０によれば、代理人から送信される電子情報に基づいて代理人による手続の履歴を自動的に記録することができる上に、クライアントは、手続の履歴が更新されたことを素早く知ることができたり、必要に応じて過去の手続の履歴を閲覧することもできる。そのため、クライアントにとっては独自のシステムを導入する必要がなく代理人による各種手続を簡易に管理することができる。また、代理人は、送信先情報、送信元情報および手続種別情報を少なくとも含む電子情報を送信すれば、自身による手続の履歴を自動的に記録することができる上に、クライアントに対して、手続の履歴が更新されたことや、その手続の内容を素早く知らせることができる。そのため、代理人にとっては既存のシステムからの移行や新規導入が容易でありながらクライアントに利便性の高いサービスを提供することができる。
【００９４】
また、前記情報取得手段２４は、前記送信先情報が共通であって前記送信元情報が異なる複数種類の電子情報を外部から受信した場合に、前記共通の送信先情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段２２から単一の前記特定のクライアントＩＤ情報を取得し、前記異なる複数種類の送信元情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段２２から複数種類の前記特定の代理人ＩＤ情報を取得し、前記情報格納手段２６は、前記単一の特定のクライアントＩＤ情報と、前記複数種類の特定の代理人ＩＤ情報を関連付けするように構成してもよい。このような構成とすれば、単一のクライアントが複数の代理人に各種手続を依頼しているような場合（例えば、会社Ｘが代理人Ｙと代理人Ｚに特許に関する手続を依頼している場合）でも、複数の代理人による各種手続をクライアント側で一元管理することが可能となる。
【００９５】
また、前記電子情報は、電子メールであり、前記送信先情報は、前記電子メールの送信先アドレスであり、前記送信元情報は、前記電子メールの送信元アドレスであってもよい。このような構成とすれば、一般的な連絡手段である電子メールが利用可能であればシステムを利用することができるため、代理人側で特別なソフトウェアやハードウェアを新たに準備する必要性がなく、代理人にとっては既存のシステムからの移行や新規導入がさらに容易となる。
【００９６】
また、前記クライアントＩＤ情報は、前記送信先アドレスの少なくとも一部で構成され、前記代理人ＩＤ情報は、前記送信元アドレスの少なくとも一部で構成されていてもよい。このような構成とすれば、送信先アドレスの情報からクライアントＩＤ情報を取得し、送信元アドレスの情報から代理人ＩＤ情報を取得することが可能となるため、システムのプログラムを簡素化することができる上に、クライアントＩＤ情報および代理人ＩＤ情報を迅速に取得することが可能となり、システム全体のパフォーマンスを高めることができる。
【００９７】
また、前記クライアントＩＤ情報は、前記送信先アドレスのユーザ名で構成され、前記代理人ＩＤ情報は、前記送信元アドレスのドメインの一部で構成されていてもよい。このような構成とすれば、送信先アドレスのユーザ名からクライアントＩＤ情報を取得し、送信元アドレスのドメインの一部から代理人ＩＤ情報を取得することが可能となるため、システムのプログラムを簡素化することができる上に、クライアントＩＤ情報および代理人ＩＤ情報を迅速に取得することが可能となり、システム全体のパフォーマンスを高めることができる。また、電子情報を送信する代理人側にとっては、クライアントＩＤ情報と、送信先アドレスのユーザ名が同じであるため、送信先アドレスとクライアントの関係が直感的に分かりやすく利便性が高い。また、電子情報を受信するシステム側にとっては、代理人ＩＤ情報と、送信元アドレスのドメインの一部が同じであるため、送信元アドレスと代理人の関係が直感的に分かりやすく利便性が高い。なお、さらに、代理人手続情報を手続種別情報と同一の情報にすれば、手続種別情報から代理人手続情報を容易に取得することが可能となるため、システムのプログラムを簡素化することができ、システム全体のパフォーマンスを高めることができる。
【００９８】
また、前記情報取得手段２４は、前記電子情報に加えて、前記電子情報に添付される添付ファイルをさらに受信可能に構成され、前記情報格納手段２６は、前記添付ファイルを前記手続履歴情報にさらに関連付けして前記記憶手段２２に格納し、前記更新情報送信手段２８は、前記更新情報のみを前記転送先に送信し、前記添付ファイルを前記転送先に送信しないように構成してもよい。このような構成とすれば、添付ファイルに機密情報が含まれるような場合に、添付ファイルを外部に送信することによって機密情報がネットワーク上で盗聴されてしまったり、クライアントが添付ファイルを紛失してしまったりするような事態を未然に防止することが可能となる。また、クライアントが添付ファイルを管理する必要性がなく、クライアントは必要に応じていつでも添付ファイルを閲覧することができ、クライアント側の利便性を高めることが可能となる。
【００９９】
また、前記添付ファイルは、官公庁や行政機関に提出する電子書類、または前記官公庁や行政機関から受領する電子書類であってもよい。このような構成とすれば、官公庁や行政機関に提出する電子書類や、前記官公庁や行政機関から受領する電子書類は機密情報を含んでいることが多いが、このような電子書類を外部に送信することによって機密情報がネットワーク上で盗聴されてしまったり、クライアントが電子書類を紛失してしまったりするような事態を未然に防止することが可能となる。また、クライアントが電子書類を管理する必要性がなく、クライアントは必要に応じていつでも電子書類を閲覧することができ、クライアント側の利便性を高めることが可能となる。
【０１００】
また、前記更新情報送信手段は、さらに、前記更新情報を、前記電子情報に含まれる送信元情報で示される送信元に送信するように構成してもよい。このような構成とすれば、代理人側では、更新情報がクライアントに送られたことを容易に把握することができ、クライアントへの確認作業が不要となる。
【０１０１】
また、前記記憶手段には、前記クライアントＩＤ情報に対応付けされた前記送信先情報と、前記代理人ＩＤ情報に対応付けされた前記送信元情報と、前記代理人手続情報に対応付けされた前記手続種別情報がさらに記憶され、前記情報取得手段は、前記特定のクライアントＩＤ情報として、前記送信先情報に対応するクライアントＩＤ情報を前記記憶手段から取得し、前記特定の代理人ＩＤ情報として、前記送信元情報に対応する代理人ＩＤ情報を前記記憶手段から取得し、前記特定の代理人手続情報として、前記手続種別情報に対応する代理人手続情報を前記記憶手段から取得するように構成してもよい。このような構成とすれば、送信先情報、送信元情報、および手続種別情報に基づいて、特定のクライアントＩＤ情報、代理人ＩＤ情報、および代理人手続情報を迅速に取得することが可能となり、システム全体のパフォーマンスを高めることができる。
【０１０２】
なお、本発明に係る手続管理システムの構成は、本実施形態で示した構成に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【０１０３】
したがって、例えば、前記情報取得手段が受信した前記送信先アドレスのユーザ名が前記クライアントＩＤ情報と一致するか否か、または、前記情報取得手段が受信した前記送信元アドレスのドメインの一部が前記代理人ＩＤ情報と一致するか否かを判定するＩＤ情報判定手段をさらに備え、前記ＩＤ情報判定手段によって、前記情報取得手段が受信した前記送信先アドレスのユーザ名が前記クライアントＩＤ情報と一致しないと判定された場合、または、前記情報取得手段が受信した前記送信元アドレスのドメインの一部が前記代理人ＩＤ情報と一致しないと判定した場合に、前記情報格納手段、前記更新情報送信手段、および、前記手続履歴情報送信手段による処理を行わないように構成してもよい。
【０１０４】
例えば、クライアントＩＤ情報＝０００１と代理人ＩＤ情報＝１００１が記憶手段２２に記憶されている場合に、手続管理システムが、送信先のメールアドレスが「０００１＠ａｂｃ．ｊｐ」、送信元のメールアドレスが「ｅｅ１＠９９９９．ｊｐ」である電子メールを受信した場合を考える。この場合、ＩＤ情報判定手段は、情報取得手段が受信した送信元アドレスのドメインの一部（この例では、９９９９やｊｐ）が代理人ＩＤ情報（この例では１００１）と一致しないと判定し、上述の情報格納手段、更新情報送信手段、および、手続履歴情報送信手段による処理は一切実施されることがない。
【０１０５】
このような構成とすれば、クライアントの代理人ではない第三者が代理人になりすまして情報を搾取するような不正行為を排除することができたり、迷惑メールなどを容易に除外することができる。
【０１０６】
また、前記手続履歴情報送信手段は、さらに、前記電子情報の送信元からの要求に応じて、前記特定の代理人ＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を、前記電子情報の送信元に送信するように構成してもよい。このような構成とすれば、代理人は、自身が行った過去の手続の履歴や、クライアントへの連絡が完了しているか否かを容易に確認することができる。
【０１０７】
また、前記記憶手段には、さらに、前記代理人手続情報に対応する手続費用の情報が記憶され、前記情報格納手段は、前記特定の代理人手続情報に、対応する手続費用を関連付け、前記手続履歴情報送信手段は、さらに、前記手続費用を前記転送先に送信するように構成してもよい。このような構成とすれば、クライアントは各種手続に必要な手続費用を確認することができ、利便性をさらに高めることができる。
【０１０８】
また、前記クライアントＩＤ情報と前記代理人ＩＤ情報は関連付けされて前記記憶手段に記憶され、前記情報取得手段が取得した前記特定のクライアントＩＤ情報および前記特定の代理人ＩＤ情報が関連付けされて記憶されているか否かを判定する判定手段をさらに備え、前記判定手段によって、前記特定のクライアントＩＤ情報および前記特定の代理人ＩＤ情報が関連付けされて記憶されていないと判定された場合に、前記情報格納手段、前記更新情報送信手段、および、前記手続履歴情報送信手段による処理を行わないように構成してもよい。
【０１０９】
例えば、クライアントＩＤ情報＝０００１と代理人ＩＤ情報＝１００１が予め関連付けされて記憶手段２２に記憶され、クライアントＩＤ情報＝０００２と代理人ＩＤ情報＝１００２、１００３が予め関連付けされて記憶手段２２に記憶されている場合を考える。この場合、手続管理システムが、代理人ＩＤ情報＝１００１に対応する代理人から、クライアントＩＤ情報＝０００１に対応するクライアントに向けた電子情報を受信したときには、判定手段は、特定のクライアントＩＤ情報（この例では、クライアントＩＤ情報＝０００１）および特定の代理人ＩＤ情報（この例では、代理人ＩＤ情報＝０００１）が関連付けされて記憶されていると判定する。この結果、上述の情報格納手段、更新情報送信手段、および、手続履歴情報送信手段による処理が正常に実施される。
【０１１０】
一方、手続管理システムが、代理人ＩＤ情報＝１００１に対応する代理人から、クライアントＩＤ情報＝０００２に対応するクライアントに向けた電子情報を受信したときには、判定手段は、特定のクライアントＩＤ情報（この例では、クライアントＩＤ情報＝０００１）および特定の代理人ＩＤ情報（この例では、代理人ＩＤ情報＝０００２）が関連付けされて記憶されていないと判定する。この結果、上述の情報格納手段、更新情報送信手段、および、手続履歴情報送信手段による処理は一切実施されることがない。
【０１１１】
このような構成とすれば、クライアントの代理人ではない第三者が代理人になりすまして情報を搾取するような不正行為を排除することができたり、代理人が自身のクライアントとは無関係なクライアントに対して情報を送信してしまうようなミスを確実に防止することができ、手続管理システムの信頼性を一層高めることができる。
【０１１２】
また、前記代理人手続情報には、手続の順番を特定するための手続番号が付与されており、前記手続履歴情報送信手段は、前記代理人手続情報を前記手続番号の昇順または降順に並べ替えた後に、並べ替え後の代理人手続情報を含む手続履歴情報を前記転送先に送信するように構成してもよい。
【０１１３】
例えば、上記図３（ｃ）に示す代理人手続情報の例では、代理人手続情報そのものに、手続の順番を特定するための手続番号（例えば、受任確認は１、原稿提出は２、出願手続は３、出願審査請求は４）が付与されていると考えることもできる。したがって、手続履歴情報送信手段は、代理人手続情報を手続番号の昇順（この例では、受任確認（１）、原稿提出（２）、出願手続（３）、出願審査請求（４）の順番）、または降順（この例では、出願審査請求（４）、出願手続（３）、原稿提出（２）、受任確認（１）の順番）に並べ替えた後に、並べ替え後の代理人手続情報を含む手続履歴情報を転送先に送信するように構成してもよい。このような構成とすれば、代理人による各種手続を、例えば時系列順に並べ替えることが可能となり、各種手続の進捗管理が容易となる。
【０１１４】
また、前記手続履歴情報送信手段は、前記更新情報送信手段が送信した更新情報に対応する代理人手続情報に続く次回の代理人手続情報をさらに送信するように構成してもよい。
【０１１５】
例えば、手続履歴情報送信手段が、更新情報送信手段が送信した更新情報に対応する代理人手続情報（例えば、出願手続（３））に続く次回の代理人手続情報（例えば、出願審査請求（４））をさらに送信するように構成してもよい。このような構成とすれば、完了した手続きに加えて、次回の手続を確認することができ、クライアント側の利便性をさらに高めることができる。
【０１１６】
また、前記次回の代理人手続情報に対する応答の要否を前記転送先から受信することが可能な応答受信手段と、前記応答受信手段によって前記応答の要否を受信した場合に、前記応答の要否の情報を、前記電子情報に含まれる送信元情報で示される送信元に送信する応答結果送信手段と、をさらに備えてもよい。このような構成とすれば、代理人側において次回の手続の要否を容易かつ確実に把握することができ、代理人側の利便性をさらに高めることができる。
【０１１７】
また、上記実施形態では、弁理士を代理人とする各種手続を例示したが、本発明はこれに限定されず、例えば、弁護士、司法書士、社会保険労務士、税理士、行政書士などを代理人とする各種手続に適用することができる。なお、これらの代理人による各種手続としては、例えば、裁判所・検察庁・法務局に対する各種手続（例えば、裁判、不動産登記、会社登記、供託などに関する手続）、社会保険庁に対する各種手続（例えば、健康保険・厚生年金の加入・脱退、各種給付金の請求、労働保険の年度更新、労働保険の算定基礎届などに関する手続）、税務官公署に対する各種手続（例えば、税金の申告、税金に関する各種申請などに関する手続）などが挙げられる。
【０１１８】
また、上記実施形態では、手続管理端末２０を、記憶手段２２、情報取得手段２４、情報格納手段２６、更新情報送信手段２８、および、手続履歴情報送信手段３０の５つで構成したが、本発明はこれに限定されるものではなく、５つ未満または６つ以上の手段で構成してもよい。
【０１１９】
すなわち、本発明に係る手続管理システムは、少なくとも、クライアントＩＤ情報、転送先情報、代理人ＩＤ情報、および、代理人手続情報を記憶手段に記憶し、送信先情報、送信元情報および手続種別情報を少なくとも含む電子情報を外部から受信した場合に、前記送信先情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記クライアントＩＤ情報を取得し、前記送信元情報に含まれる情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記代理人ＩＤ情報を取得し、前記手続種別情報に基づいて前記記憶手段から特定の前記代理人手続情報を取得し、前記特定のクライアントＩＤ情報、前記特定の代理人ＩＤ情報、前記特定の代理人手続情報、および前記電子情報の少なくとも一部、をそれぞれ関連付けして手続履歴情報として前記記憶手段に格納し、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する転送先情報で示される転送先に、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信し、前記更新情報に基づいた前記転送先からの要求に応じて、前記特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を前記転送先に送信するものであればよい。
【産業上の利用可能性】
【０１２０】
本発明に係る手続管理システムおよび手続管理方法は、特許や商標の出願手続など、官公庁や行政機関に対する各種手続の管理を行うための手続管理システムおよび手続管理方法に適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１２１】
【図１】本実施形態に係る手続管理システムの全体構成の一例を示したブロック図である。
【図２】手続管理システムによる手続の流れの概要を示したシーケンスチャートである。
【図３】（ａ）記憶手段に予め記憶されるクライアントＩＤ情報と転送先情報の一例を示した図である。（ｂ）記憶手段に予め記憶される代理人ＩＤ情報の一例を示した図である。（ｃ）記憶手段に予め記憶される代理人手続情報の一例を示した図である。
【図４】手続履歴情報の一例を示した図である。
【図５】手続管理システムによる手続の流れの詳細を示したシーケンスチャートである。
【図６】代理人端末から手続管理システムに送信される電子メールの一例を示した図である。
【図７】手続管理システムからクライアント端末に送信される更新情報の一例を示した図である。
【図８】手続管理システムからクライアント端末に送信される手続履歴情報の一例を示した図である。
【図９】手続管理システムからクライアント端末に送信される手続履歴情報の他の例を示した図である。
【符号の説明】
【０１２２】
１０  手続管理システム
１２  ネットワーク
１４Ａ、１４Ｂ  クライアント端末
１６Ａ、１６Ｂ、１６Ｃ  代理人端末
１８  官公庁端末
２０  手続管理端末
２２  記憶手段
２４  情報取得手段
２６  情報格納手段
２８  更新情報送信手段
３０  手続履歴情報送信手段
【要約】      （修正有）【課題】クライアントにとっては独自のシステムを導入する必要がなく代理人による各種手続を簡易に管理することができ、代理人にとっては既存のシステムからの移行や新規導入が容易でありながらクライアントに利便性の高いサービスを提供することができる手続管理システムおよび手続管理方法を提供する。【解決手段】送信先情報、送信元情報および手続種別情報を少なくとも含む電子情報を外部から受信した場合に、送信先情報に含まれる情報に基づいて特定のクライアントＩＤ情報を取得し、クライアントＩＤ情報に対応する転送先情報で示される転送先に、特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の更新を知らせる更新情報を送信する更新情報送信手段２８と、更新情報に基づいた転送先からの要求に応じて、特定のクライアントＩＤ情報に対応する手続履歴情報の少なくとも一部を転送先に送信する手続履歴情報送信手段３０と、を有して構成されている。【選択図】図５【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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