(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
レポート課題記憶手段にレポート課題を登録するレポート課題登録手段と、
上記レポート課題に割り当てる、レポート課題識別用の、上記レポート課題ごとに一意の記号を、生成するレポート課題識別用記号生成手段と、
上記レポート課題を表示するウェブ文書であって、上記レポート課題識別用の上記記号を送信宛先ＵＲＬ中の引数として含む上記ウェブ文書をクライアント装置に送信するウェブ文書送信手段と、
上記ＵＲＬを用いて上記クライアント装置から送信されてくる上記レポート課題に対するレポートファイルを、上記引数である上記レポート課題識別用の上記記号とともに受信するレポートファイル受信手段と、
受信した上記レポートファイルを、対応する上記レポート課題識別用の上記記号の下で、記憶するレポート内容記憶手段と、
レポート課題を特定するレポート内容閲覧要求に対して、対応する上記レポート課題識別用の上記記号に基づいて、対応するレポートファイルを上記レポート内容記憶手段から読み出し、該対応するレポートファイルの内容を含むウェブ文書を生成するレポート内容ウェブ文書生成手段と、
生成した上記ウェブ文書を記憶するレポート内容ウェブ文書記憶手段と、
記憶した上記ウェブ文書を表示するウェブ文書表示手段とを有することを特徴とするレポート管理装置。
【請求項２】
レポート課題登録手段が、レポート課題記憶手段にレポート課題を登録するステップと、
レポート課題識別用記号生成手段が、上記レポート課題に割り当てる、レポート課題識別用の、上記レポート課題ごとに一意の記号を、生成するステップと、
ウェブ文書送信手段が、上記レポート課題を表示するウェブ文書であって、上記レポート課題識別用の上記記号を送信宛先ＵＲＬ中の引数として含む上記ウェブ文書をクライアント装置に送信するステップと、
レポートファイル受信手段が、上記ＵＲＬを用いて上記クライアント装置から送信されてくる上記レポート課題に対するレポートファイルを、上記引数である上記レポート課題識別用の上記記号とともに受信するステップと、
レポート内容記憶手段が、受信した上記レポートファイルを、対応する上記レポート課題識別用の上記記号の下で、記憶するステップと、
レポート内容ウェブ文書生成手段が、レポート課題を特定するレポート内容閲覧要求に対して、対応する上記レポート課題識別用の上記記号に基づいて、対応するレポートファイルを上記レポート内容記憶手段から読み出し、該対応するレポートファイルの内容を含むウェブ文書を生成するステップと、
レポート内容ウェブ文書記憶手段が、生成した上記ウェブ文書を記憶するステップと、
ウェブ文書表示手段が、記憶した上記ウェブ文書を表示するステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするレポート管理方法。
【請求項３】
レポート課題登録手段が、レポート課題記憶手段にレポート課題を登録するステップと、
レポート課題識別用記号生成手段が、上記レポート課題に割り当てる、レポート課題識別用の、上記レポート課題ごとに一意の記号を、生成するステップと、
ウェブ文書送信手段が、上記レポート課題を表示するウェブ文書であって、上記レポート課題識別用の上記記号を送信宛先ＵＲＬ中の引数として含む上記ウェブ文書をクライアント装置に送信するステップと、
レポートファイル受信手段が、上記ＵＲＬを用いて上記クライアント装置から送信されてくる上記レポート課題に対するレポートファイルを、上記引数である上記レポート課題識別用の上記記号とともに受信するステップと、
レポート内容記憶手段が、受信した上記レポートファイルを、対応する上記レポート課題識別用の上記記号の下で、記憶するステップと、
レポート内容ウェブ文書生成手段が、レポート課題を特定するレポート内容閲覧要求に対して、対応する上記レポート課題識別用の上記記号に基づいて、対応するレポートファイルを上記レポート内容記憶手段から読み出し、該対応するレポートファイルの内容を含むウェブ文書を生成するステップと、
レポート内容ウェブ文書記憶手段が、生成した上記ウェブ文書を記憶するステップと、
ウェブ文書表示手段が、記憶した上記ウェブ文書を表示するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とするレポート管理用コンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
技術分野
この発明は、ネットワークを介して送られるレポートを管理する技術に関し、たとえば、電子メールを用いたレポートをスケジュール管理システム等に組み入れて管理する技術に関する。この発明は、スケジュール管理、電子掲示板、電子メール、予約、電話帳等の機能を有するいわゆるグループウェアシステム（情報共有システム）とともに利用することが可能である。
背景技術
電子掲示板（電子会議室、伝言板）、メール送受信、スケジュール管理、電話帳管理、施設利用予約管理等の機能を提供するグループウェアが知られている。これらは従来オフィス内でＬＡＮ（構内通信網）や仮想ＬＡＮを介して利用されていた。また、近年ウェブ閲覧機能やメール閲覧機能を有するインテリジェント携帯電話機が出現してオフィス外からもグループウェアを利用できるようになってきている。このようにグループウェアはオフィス内に止まらず遠隔地からの情報の共有を可能にするようになってきている。
本発明者は、このようなグループウェアシステムにおいて、遠隔地からのレポートを簡易に取得する手法について、鋭意研究し、この発明をなすにいたった。
発明の開示
この発明は、遠隔地からのレポートも簡易に取得する技術を提供することを目的としている。また、この発明は、グループウェアシステムのスケジュール管理機能や電子メール送受信機能を利用して遠隔地からのレポートも簡易に取得する技術を提供することを目的としている。
この発明によれば、上述の目的を達成するために、請求の範囲に記載のとおりの構成を採用している。ここでは、請求の範囲の記載について補充的に説明を行なっておく。
すなわち、この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理装置に：スケジュールを登録する手段と；上記スケジュールに関連して一意の記号を生成する手段と；所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する手段と；上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する手段と；受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す手段と；取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記スケジュールと関連付けて記憶する手段と；記憶した上記所定の送信内容を、上記スケジュールに関連して表示する手段とを設けるようにしている。
この構成においては、スケジュールに一意の記号を割り当てこれを出入り口にしてレポート要求とレポート受信とを行うようにしている。したがって、スケジュール例えば所定の会議に必要なレポートの作成を電子メールで要求し、この電子メールに対して返信されてくるメールからその会議に必要なレポート表示を生成し、閲覧可能にすることができる。
上述のレポートはスケジュールととものＨＴＭＬ（ＸＭＬでもよい）でフォーマット化してもよい。このようにするとウェブベースのシステムにおいて簡易に表示が行える。
上述の一意の記号（固有の記号）は、数字、アルファベット、その他の記号、またはそれらを連結してなる記号列である。一意の記号は、所定の範囲で個々に分別できるものであればよい。
また、この発明の他の側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理装置に：一意の記号を生成する手段と；所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する手段と；上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する手段と；受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す手段と；上記一意の記号に基づいて上記所定の送信内容を含む文書を生成する手段と；生成した上記文書を記憶する手段と；記憶した上記文書を表示する手段とを設けるようにしている。
この構成においても、一意の記号を基準にしてレポート要求とレポート受信を行うようにし簡易にレポートを管理することができる。
また、この発明のさらに他の側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理サーバと撮像装置付き電子メールクライアント端末とネットワークを介して接続されたレポート管理サーバにおいて：一意の記号を生成するステップと；上記電子メールクライアント端末のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信するステップと；上記電子メールクライアント端末から返送され、上記一意の記号と上記撮像装置により生成されたイメージファイルとを含む電子メールを受信するステップと；受信した上記電子メールを解析して電子メールに含まれる上記一意の記号と上記撮像装置により生成されたイメージファイルとを取り出すステップと；上記一意の記号に基づいて上記イメージファイルを含む文書を生成するステップと；生成した上記文書を記憶するステップと；記憶した上記文書を表示するステップとを実行するようにしている。
この構成においても、一意の記号を基準にしてレポート（イメージファイル）要求とレポート（イメージファイル）受信を行うようにし簡易にレポート（イメージファイル）を管理することができる。
なお、レポート管理サーバは、１つのコンピュータシステムで構成されてもよいし、複数のコンピュータシステムで構成されてもよい。また、「レポート管理サーバ」という名称に限定されず実質的に同様なサービスを提供するものであればどのようなサーバでもよい。
なお、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品（記録媒体）もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。
この発明の上述の側面およびこの発明の他の側面は請求の範囲に記載され、以下、図面に基づいて詳細に説明される。
発明を実施するための最良の形態
以下、この発明の実施例について説明する。
図１は、この発明をグループウェアシステムに適用した実施例を示しており、この図において、グループウェアシステム１０、ウェブ閲覧・メール閲覧機能付き携帯電話機（移動体通信の移動局）２０、クライアント端末３０等がインターネット４０に接続されている。より具体的には、携帯電話機２０はパケット網５０および移動体電話センタ６０を介してインターネット４０に接続されている。クライアント端末３０は例えばＰＰＰ（ポイント・ツー・ポイント・プロトコル）プロトコルによってインターネットサービスプロバイダ７０にダイアルアップで接続されこのインターネットサービスプロバイダ７０を介してインターネット４０に接続されている。なお、固定電話加入者網や移動体加入者網についてはとくに図では示していないが、通話等で適宜利用される。
この例において、グループウェアシステム１０は、種々の企業や団体、グループにグループウェアシステムを提供するものである。利用者は、組織内部のＬＡＮ１０９に接続されたクライアント端末３０ａからグループウェアの各種サービスの提供を受けることもできるし、外部からクライアント端末３０を用いインターネット４０を介してグループウェアシステム１０にアクセスし、同様のサービスの提供を受けることもできる。携帯電話機２０を用いて同様のサービスを受けることもできる。
グループウェアシステム１０は、ウェブサーバ１０１、アプリケーションサーバ１０２、データベース管理システム１０３、メールサーバ１０５、メール受信クライアント１０６、メール送信クライアント１０７、ルータ１０８等を有している。これらコンピュータリソースはＬＡＮ１０９に接続されている。
ウェブサーバ１０１は、ＨＴＴＰ（ハイパーテキストトランスファプロトコル）プロトコルに従ってクライアント（クライアント端末３０や携帯電話機２０）から要求を受け取り、要求に応じたＨＴＭＬ文書（ＸＭＬ文書）をクライアントに転送する。アプリケーションサーバ１０２は、ウェブサーバ１０１を介してクライアントから送られたプログラム名および引数に基づいて種々の処理を実行するものである。アプリケーションサーバ１０２にかえてウェブサーバ１０１のＣＧＩ（コモンゲートインタフェース）のプログラムを用いてもよい。データベース管理システム１０３は、データベース１０４を管理するものである。データベース１０４はスケジュールシステム、電子掲示板システム、予約システム、電話帳システム等に用いる各種データを記憶するものである。
ウェブサーバ１０１、アプリケーションサーバ１０２、データベース管理システム１０３を用いて具体的なグループウェアシステムの機能が実現される。クライアントはウェブベースでグループウェアシステムの各種の機能を利用できる。
メールサーバ１０５はＳＭＴＰ（シンプルメールトランスファプロトコル）デーモンやＰＯＰ３（ポストオフィスプロトコル３版）デーモンを実行するものであり、メールの配送、メールボックスからのダウンロードを行なう。
メール受信クライアント１０６は、ウェブベースでメールにアクセスするときにクライアントに代ってメールサーバ１０５のＰＯＰ３デーモンにメール読み出し要求を送りメールを取り出すものである。取り出したメールはウェブサーバ１０１を介してＨＴＭＬ文書としてクライアントに転送されウェブベースで閲覧する。
メール送信クライアント１０７は、スケジュールに関してリポートを要求する場合に、関係する利用者に電子メールを送信するものである。これについては後に詳述する。
クライアント端末３０は、例えば、オフィスや住居３０１に配置されたパーソナルコンピュータ、ワークステーション、インテリジェントゲーム機、インテリジェント家庭電気製品（例えばテレビ受像機、セットトップボックス）等であり、ウェブブラウザを実装している。クライアント端末３０は、グループウェアシステム１０が提供するグループウェアシステムにアクセスし、電子掲示板システム、電子メール、スケジュール管理、予約管理、電話帳閲覧等を行なうことができる。グループウェアシステム１０はインターネット４０上に公開されているため、パスワード等の本人認証やグループ認証を行なうことが望ましい。また適宜ファイヤーウォール等のセキュリティ機構が設けられることが望ましい。
移動体電話センタ６０は、移動体電話網運営会社により設けられるものであり、移動体電話網運営会社のパケット網５０とインターネット４０との間のインタフェースを実現するゲートウェイ６０１やメールサーバ６０２を有している。メールサーバ６０２は、メール転送やメールダウンロードの機能を実現するとともに、固有の機能も提供している。この例のメールサーバ６０２は、メールサーバ６０２のメールアカウントに送られてきたメールを原則としてパケット網５０を介して携帯電話機２０に自動的に転送する機能６０２ａを有している。
携帯電話機２０は、基地局および移動体電話網（図示しない）を介して他の電話機と通話を行うことができ、さらに、基地局、パケット網５０、移動体電話センタ６０を介してインターネット４０にアクセスしてウェブの閲覧等を行なえる。この携帯電話機２０は、例えば、図２に示すように、キー操作部２０１および表示部２０２を有している。また、携帯電話機２０が、通話機能２０３のほかに、ウェブ閲覧機能２０４およびメール閲覧機能２０５を有している。
具体的には、所定のスクロールキー等を用いてブックマークに登録されたＵＲＬを選択して簡易にウェブの閲覧を行なえる。さらに、メールの作成送信やメールの閲覧を行なえる。
携帯電話機２０は、例えば、株式会社エヌ・ティ・ティ・ドコモ（ＮＴＴ  ＤｏＣｏＭｏ）のｉモード（ｉ−ｍｏｄｅ）携帯電話機である。
つぎにグループウェアシステムのうちのスケジュール管理システムについて説明する。図３は、スケジュール管理システムの構成を模式的に示している。図３の各構成要素は実際にはプログラムにより実現される。たとえば、スケジュール管理システム８０の構成要素は主にアプリケーションサーバ１０２（図１）のプログラム（プロセス）により実現される。図３において、グループウェアシステム１０のスケジュール管理システム８０は、スケジュール登録部８０１、コード生成部８０２、電子メール作成部８０３、電子メール受信部８０４、ヘッダ解析部８０５、レポート登録部８０６、スケジュール出力部８０７、レポート出力部８０８、スケジュールデータベース８０９、レポートデータベース８１０、コード対応表８１１等を含んでいる。スケジュール管理システム８０はクライアント（クライアント端末３０ａ、３０、携帯電話機２０）との間でスケジュールに関連して種々のデータや要求のやり取りを行う。
スケジュール登録部８０１はクライアントのスケジュール登録インタフェース９０１からスケジュール情報とともにスケジュール登録要求を受け取り、スケジュールデータベース８０９にスケジュール情報を登録する。スケジュール情報は例えば図４に示すようなものである。スケジュールＩＤは年月日やシリアル番号に基づいて採番される。
コード生成部８０２はスケジュール登録要求に基づいてスケジュール情報に対して一意のコードを生成する。コード生成部８０２は、コードとスケジュール情報のスケジュールＩＤとを関係付けてコード対応表８１１に登録する。コード対応表８１１の対応情報は例えば図５に示すようなものである。なお、このコードは、後に説明するように、電子メールのヘッダ（サブジェクト部分）に埋め込まれる。またこのコードは、改竄防止のため、暗号化される。改竄の有無は復号時に判別することができる。コードは例えば数字、アルファベット、その他の記号からなる所定桁の一意の（固有の）記号列である。その他種々の記号を用いることができる。例えば、ＵＵＩＤ（ユニバーサル・ユニーク・アイデンティファイア。ＯＳＦが提唱）、ＧＵＩＤ（グローバリ・ユニーク・アイデンティファイア）等を用いてもよい。
電子メール作成部８０３は、レポート作成者の電子メールアカウントへ送信するレポート作成メールを作成する。このレポート作成メールは、サブジェクトにコード（暗号化）を含み、スケジュール管理システム８０用に予約された電子メールアカウントを発信者とするものである。受信者は、レポート作成を要求される者の電子メールアカウントである。このように作成された電子メールはメール送信クライアント１０７に渡され、メールサーバ１０５等を介してクライアントに送られる。
クライアントの電子メール受信部９０２は電子メールを受信する。メッセージ・添付ファイル作成部９０３はユーザに入力に基づいてメッセージや添付ファイルを用意し返信メールに含ませる。電子メール送信部９０４は返信メールをスケジュール管理システム８０宛に送信する。
スケジュール管理システム８０の電子メール受信部８０４はクライアントの電子メール送信部９０４から返信された電子メールを受信するものであり、この電子メールはヘッダ解析部８０５に渡される。ヘッダ解析部はテキスト処理を行うものであり、ヘッダのサブジェクトのコードを抜き出し、復号し、改竄チェックを行い、この後、コード対応表８１１を参照してスケジュールＩＤを取り出す。レポート登録部８０６は、スケジュールＩＤの下でメッセージやレポート（メッセージや添付ファイルからなる）のＨＴＭＬ文書のアドレスを管理するレポート情報をレポートデータベース８１０に登録する。レポートデータベース８１０に登録されるレポート情報は例えば図６に示すようなものである。
クライアントのスケジュール出力インタフェース９０５はスケジュール管理システム８０のスケジュール出力部８０７にスケジュール閲覧要求を送り、スケジュール情報（ＨＴＭＬ文書）を取り出すものである。クライアントのレポート出力インタフェース９０６はスケジュール管理システム８０のレポート出力部８０８にレポート出力要求を送り、レポート情報（ＨＴＭＬ文書）を取り出すものである。
つぎにこの実施例の動作について詳細に説明する。
図７は、実施例におけるスケジュール登録の動作を示しており、その処理は以下のとおりである。
［ステップＳ１０］：クライアントからスケジュール登録要求が送られスケジュール情報が入力される。このスケジュール登録は例えば図１１に示すインタフェースで行われる。図１１においてレポート作成メールにチェックが行われると、レポート作成者にメールが送られる。送信対象者は「送信アドレス」に規定される。
［ステップＳ１１］：レポート作成メールが指示されているかどうかを判別する。レポート作成メールが指示されている場合にはステップＳ１２へ進む。指示されていない場合にはステップＳ１６へ進む。
［ステップＳ１２］：コード生成部８０２が一意のコードを生成する。
［ステップＳ１３］：コード生成部８０２が一意のコードとスケジュールＩＤとの対応関係を示すデータをコード対応表８１１に登録する。
［ステップＳ１４］：電子メール作成部８０３がレポート作成用の電子メールを生成する。この電子メールはステップＳ１５で説明するようにレポート作成者宛に送られ、その受信メールは例えば図１３に示すようなものである。図１３において件名にはコードを暗号化してもの（「Ｋｅｙ」以下の記号列）が含まれる。
［ステップＳ１５］：メール送信クライアント１０７がメールを受け取りクライアントに送信する。
［ステップＳ１６］：スケジュール登録部８０１がスケジュールデータベース８０９にスケジュール情報を登録する。
上述のように送信されたレポート作成メールは、図３にも示すように、クライアントの電子メール受信部９０２により受信され、これに対してメッセージ、添付ファイルを付けて返信が行われる。クライアントの電子メール送信部９０４はこの返信メールをスケジュール管理システム８０へ送信する。スケジュール管理システム８０は返信メールを受け取ってレポートを取りだし、スケジュールに関連付けてスケジュールデータベース８０９に登録する。
図８はこの実施例のレポート登録の動作を示しており、その処理は以下のとおりである。
［ステップＳ２０］：スケジュール管理システム８０の電子メール受信部８０４が返信メールを受信する。なお、返信メールは例えば図１４に示すようなものであり、ヘッダの件名にコードの暗号文を含み、またボディにメッセージ（レポート）を含み、必要に応じて、テキスト、イメージ、音声等の任意の形態の添付ファイルを含む。
［ステップＳ２１］：ヘッダ解析部８０５は受け取った電子メールを解析して（テキスト処理）、コード、メッセージ、添付ファイルを抜き出す。なお、コードは暗号化されているので暗号文を復号する。
［ステップＳ２２］：ヘッダ解析部８０５はコード対応表８１１を表引きしてスケジュールＩＤを取り出す。
［ステップＳ２３］：レポート登録部８０６はメッセージや添付ファイルからレポートのＨＴＭＬ文書を生成し、所定の記憶領域に記憶する。ＨＴＭＬ文書のレポート表示は例えば図１５に示すようなものであり、これは図１４の返信メールの内容に対応するものである。レポート登録部８０６は、さらに、レポート情報を整え、レポートデータベース８１０に登録する。レポート情報は、先に述べたように、例えば図６に示すようなものである。
図９はスケジュール閲覧時の動作を示しており、そのときの処理は以下のとおりである。
［ステップＳ３０］：スケジュール管理システム８０のスケジュール出力部８０７が、クライアントのスケジュール出力インタフェース９０５からのスケジュール閲覧要求を受け取る。
［ステップＳ３１］：スケジュール出力部８０７はスケジュール閲覧要求に含まれるスケジュールＩＤに基づいてスケジュールデータベース８０９から対応するスケジュール情報を取り出す。
［ステップＳ３２］：スケジュール出力部８０７は、取り出したスケジュール情報を利用してスケジュールのＨＴＭＬ文書を作成する。このスケジュール表示は例えば図１２に示すようなものであり、これは図１１で入力されたスケジュール情報に対応するものである。図１２においてはレポート作成が指示されたスケジュール案件に関し「レポート」の表示を行っている。
［ステップＳ３３］：ＨＴＭＬ文書はクライアントのスケジュール出力インタフェース９０５に送られる。クライアントにおいてこれに基づいてスケジュール表示（図１２）が行われる
図１０はレポート閲覧時の動作を示している。レポートの閲覧は、スケジュールの「リポート」表示を操作したりして行うことができる。レポート閲覧時の処理は以下のとおりである。
［ステップＳ４０］：スケジュール管理システム８０のレポート出力部８０８が、クライアントのレポート出力インタフェース９０６からのレポート閲覧要求を受け取る。
［ステップＳ４１］：レポート出力部８０８はレポート閲覧要求に含まれるレポートＩＤに基づいてレポートデータベース８１０から対応するレポート情報を取り出す。
［ステップＳ４２］：レポート出力部８０８は、取り出したレポート情報を利用してスケジュールのＨＴＭＬ文書を取り出す。
［ステップＳ４３］：ＨＴＭＬ文書はクライアントのレポート出力インタフェース９０６に送られる。クライアントにおいてこれに基づいてレポート表示（図１５）が行われる。
なお、ユーザが作成したレポートはユーザおよびスケジュール期間を指定して一覧できる。図１６はユーザＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄについて２０００年９月１９日から１週間の期間を指定してレポートの一覧を表示したものである。この例では、ユーザＡが「ミーティング」のスケジュールでレポートを作成し、ユーザＢが「予算」のスケジュールでレポートを作成している。これらの表示を操作してそれぞれのレポートの詳細を図１５に示すように閲覧することができる。
また、図１７に示すように、「レポート」を対象にしてキーワード検索を行いレポートを取りだし、その詳細を閲覧することもできる。「レポート」の検索範囲はレポートのＨＴＭＬ文書が保管されている領域である。図１７の例ではスケジュール、タスクリスト、電子メール、メーリングリスト、ファイル等、グループウェアシステムの他のリソースの一部として「レポート」の内容を検索可能とし、知識の共有化を図るようにしている。
以上で実施例の説明を終了する。
なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。
図１８は、カメラ付き携帯電話機２０ａを用いた変形例を示している。この例では、レポート送信メールを所望のカメラ付き携帯電話機２０ａに送り、携帯電話機２０ａのカメラで撮像した画像を返信メールに含ませて（添付して）グループウェアシステム（レポート管理サーバ）１０に送り返すようにしている。グループウェアシステム１０はこれら画像をＨＴＭＬ文書（ＸＭＬ文書）等にフォーマット化してユーザが見やすいように加工する。このようにすると現場の画像を対比させながら閲覧できる等の効果がある。この場合、レポート返信メールはスケジュールと無関係でもよい。例えば、所定の目的、ルーチンワークごとにコードを付し、これによりレポート返信メールを管理し、目的、ルーチンワークごとにＨＴＭＬ文書等を即座に生成するようにできる（例えばＨＴＭＬの雛型を用意する）。
図１９は、他の変形例を示すものであり、ユーザ（クライアント端末３０ｂ）がレポート用ウェブページ（▲１▼、管理番号を組み込んでいる）を取得し、このレポート用ウェブページで、管理番号、テキスト、ファイル等（▲２▼）をウェブサーバ１０１ａに返す。こののち、レポートを閲覧したいユーザは、レポート閲覧用ウェブページ（▲３▼）を取得して所望のレポートを閲覧する。
図１９においてウェブサーバ１０１ａとクライアント端末３０ｂとが通信ネットワーク（図示しない）を介して接続されている。ウェブサーバ１０１ａは例えばＣＧＩプログラムを用いて動的にウェブ文書を作成し、またデータベース９０をアクセスする。データベース９０は、ディレクトリサービス等を行うものであり、ユーザの認証情報や、レポート課題等も管理されている。どのユーザがどのようなレポート課題を課されるかは、例えばユーザの業務上のマネージャ等により決定され、あらかじめ登録される。レポート課題の登録もウェブベースで行える。クライアント端末３０ｂは、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、携帯情報端末、ウェブ機能付の携帯電話、ウェブ機能付の固定電話等である。
図２０は、図１９のシステムの動作の概略を示しており、この図において、レポート課題に管理番号（管理記号とも呼ぶ。レポート課題識別用の記号）が割り当てられる（Ｓ５０）。この管理番号は、図４のコードに対応するものであり、一意の記号列からなる。こののち、ユーザはクライアント端末３０ｂを用いてウェブサーバ１０１ａにログインする（Ｓ５１）。このときユーザＩＤやパスワードを用いた認証が行われる。ウェブサーバ１０１ａはユーザからユーザＩＤを受け取ると、それに基づいて、ユーザに課されたレポート課題をデータベース９０を参照して検索する（Ｓ５２）。この検索結果を用いてレポート課題の表示、入力フォーム、管理番号を含むウェブページを動的に生成し、クライアント端末３０ｂに送る。このウェブページはユーザのクライアント端末３０ｂでは例えば図２１に示すように表示される。この例では、複数行のテキストを入力する入力フォームおよびファイル送信用の入力フォームが設けられている。管理番号は、暗号化されて、例えば、複数行のテキストを入力する入力フォームおよびファイル送信用の入力フォームの一方または双方の宛て先ＵＲＬ中に書き込まれるている。また、隠しフィールドの入力フォームに管理番号（暗号化されていることが好ましい）をあらかじめ書き込んでおき、ユーザにその内容を送信させるようにしてもよい。この場合「＜ＩＮＰＵＴ  ｔｙｐｅ＝”ｈｉｄｄｅｎ”  ｎａｍｅ＝”ｋａｎｒｉｂａｎｇｏ”  ｖａｌｕｅ＝”ａ８ｊ／ｃｏＢｕｐａｐｌＡＢＣ”」となる。「ａ８ｊ／ｃｏＢｕｐａｐｌＡＢＣ」が管理番号（暗号化されたもの）である。
ユーザは受け取ったウェブページの入力フォームに所定の事項を書き込んで、また、送信ファイル（画像、音声でもよい）を指定し、送信する（Ｓ５６）。ウェブサーバ１０１ａは管理番号やテキスト等を受け取ってその管理番号の下、記憶管理する（Ｓ５７）。先に実施例で説明したようにＨＴＭＬに変換して管理してもよい。管理する場合、ファイル名を所定の規則の下管理番号に対応して命名してもよいし、テーブルにファイル名とレポート課題との対応関係を管理番号に基づいて書き込んでもよい。その他種々の管理手法を採用できる。
こののち、クライアント端末３０ｂからレポート閲覧ウェブページを要求すると、ウェブサーバ１０１ａがレポート閲覧ウェブページをクライアント端末３０ｂに返す。ユーザは実施例で説明したのと同様な態様であるいは異なる態様でレポートの閲覧を行う（Ｓ５８、Ｓ５９）。例えば、図２１のような不動産物件のレポート閲覧では、区域、あるいは担当者ごとに管理番号を割り振れば、同一担当者のレポート一覧や、区域ごとのレポート一覧を閲覧し、その後、個別の案件のレポート詳細を閲覧することができる。もちろん、管理番号に複数の属性（担当者や区域）を対応づけて担当者ごと、区域ごとのレポートを検索するようにしてもよい。
なお、レポートの授受は上述のとおりメールのプロトコルやＨＴＴＰのプロトコルで行うようにしているが、ＦＴＰ（ファイルトランスファプロトコル）等の他の任意のプロトコルを用いることができる。
産業上の利用可能性
以上説明したように、この発明によれば、グループウェアまたは遠隔地からのレポートを簡易に管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
図１は、この発明の実施例を全体として示すブロック図である。
図２は、この実施例で用いる携帯電話機を説明する図である。
図３は、この実施例のスケジュール管理システム８０を模式的に示すブロック図である。
図４は、この実施例のスケジュール管理システム８０のスケジュール情報の例を説明する図である。
図５は、この実施例のスケジュール管理システム８０のコード対応表の例を説明する図である。
図６は、この実施例のスケジュール管理システム８０のレポート情報の例を説明する図である。
図７は、この実施例のスケジュール登録動作を説明する図である。
図８は、この実施例のレポート登録動作を説明する図である。
図９は、この実施例のスケジュール閲覧時の動作を説明する図である。
図１０は、この実施例のレポート閲覧時の動作を説明する図である。
図１１は、この実施例のスケジュール登録画面の例を説明する図である。
図１２は、この実施例のスケジュール表示画面の例を説明する図である。
図１３は、この実施例のレポート作成メール受信画面の例を説明する図である。
図１４は、この実施例のレポート作成メールに対する返信の送信画面の例を説明する図である。
図１５は、この実施例のレポート閲覧画面の例を説明する図である。
図１６は、この実施例のレポート一覧画面の例を説明する図である。
図１７は、この実施例の検索画面の例を説明する図である。
図１８は、この実施例の変形例を説明する図である。
図１９は、この実施例の他の変形例を説明する図である。
図２０は、上述他の変形例の動作を説明する図である。
図２１は、上述の他の変形例の動作を説明するウェブページの外観の一例を説明する図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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