(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信が可能な通信装置において、いずれの返信用文書を電子メールに含めるかを配信先と対応づけた配信テーブルを保持する条件保持手段と、前記配信テーブルに従って選択した前記電子メールの配信先に対応する返信用文書を送信対象の文書とともに含む電子メールを生成する生成手段と、前記生成手段で生成した前記電子メールを送信する送信手段を有し、前記返信用文書は前記電子メールの処理結果の通知先アドレスを含み、返信用文書の返送先を任意に設定可能であることを特徴とする通信装置。
【請求項２】
前記生成手段は、複数の配信先が設定されている場合に、それぞれの配信先あるいは配信先のグループ毎に返信用文書を選択することを特徴とする請求項１に記載の通信装置。
【請求項３】
さらに、前記条件保持手段が保持する前記配信テーブルは、少なくとも返信用文書を電子メールに含めるか否かを配信先と対応づけており、前記生成手段は、前記配信テーブルに従い前記電子メールの配信先に対して返信用文書を前記電子メールに含める設定の場合に前記返信用文書を含む前記電子メールを生成することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の通信装置。
【請求項４】
さらに情報を受信する受信手段を有しており、送信対象の前記文書は、前記受信手段により受信された情報であることを特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか１項に記載の通信装置。
【請求項５】
さらに情報を受信する受信手段を有しており、送信対象の前記文書は、前記受信手段により受信された情報であり、前記配信テーブルには、前記返信用文書を前記電子メールに含めるか否かを示す条件が設定されており、前記生成手段は、前記受信手段による受信時の条件を前記条件保持手段が保持する前記条件と比較して前記返信用文書を前記電子メールに含めるか否かを判断することを特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか１項に記載の通信装置。
【請求項６】
電子メールの送信をコンピュータに行わせる通信プログラムにおいて、いずれの返信用文書を電子メールに含めるかを配信先と対応づけた配信テーブルに従って選択した前記電子メールの配信先に対応する返信用文書と送信対象の文書を含むとともに任意に設定可能な前記電子メールの処理結果の通知先アドレスが含まれた電子メールを生成する生成機能と、前記生成機能で生成した前記電子メールを送信する送信機能をコンピュータに実現させることを特徴とする通信プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書を電子メールとして送信する際の技術に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年のネットワーク技術の発展とともに、電子メールのやりとりが盛んに行われている。一般に電子メールを送信する場合、発信元を管轄するドメイン内に設けられているメールサーバに対して電子メールを送信し、必要に応じて他のメールサーバに転送した後、メールサーバから受信先へ転送して配信したり、あるいは受信先からの要求を受けてからメールサーバが受信先に配信する。
【０００３】
このような電子メールの送信過程は一方向のみであり、双方向の通信は行われない。従って、電子メールの送信時に受信先の情報を取得することができない。わずかに、送信した電子メールが受信先に届いたことは、受領確認の電子メールが返送されることによって分かる場合もある。しかし、それ以上の情報を得ることはできなかった。
【０００４】
例えば送信した電子メールの内容に対して、処理状況やコメントなど、受信先からの返信を必要とする場合がある。このような場合には、受信先において自発的に返信メールを新たに作成し、返信するといった操作を必要としていた。例えば返信先が元の電子メールの送信元である場合には自動的に返信メールの宛先が設定される場合もあるが、返信先が異なる場合には改めて返信メールの宛先の設定を行う必要がある。この場合、宛先の入力を間違えるなど、人為的なミスが発生しやすい。このように、電子メールの返信作業のために、受信先に負担を強いていた。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述した事情に鑑みてなされたもので、受信先に負担をかけることなく、送信元において必要とする情報を取得可能な通信装置及び通信プログラムを提供することを目的とするものである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、電子メールの送信が可能な通信装置において、いずれの返信用文書を電子メールに含めるかを配信先と対応づけた配信テーブルを保持する条件保持手段と、前記配信テーブルに従って選択した前記電子メールの配信先に対応する返信用文書を送信対象の文書とともに含む電子メールを生成する生成手段と、前記生成手段で生成した前記電子メールを送信する送信手段を有し、前記返信用文書は前記電子メールの処理結果の通知先アドレスを含み、返信用文書の返送先を任意に設定可能であることを特徴とするものである。また本発明は、電子メールの送信をコンピュータに行わせる通信プログラムにおいて、いずれの返信用文書を電子メールに含めるかを配信先と対応づけた配信テーブルに従って選択した前記電子メールの配信先に対応する返信用文書と送信対象の文書を含むとともに任意に設定可能な前記電子メールの処理結果の通知先アドレスが含まれた電子メールを生成する生成機能と、前記生成機能で生成した前記電子メールを送信する送信機能をコンピュータに実現させることを特徴とするものである。
【０００７】
このように配信テーブルを設け、いずれの返信用文書を含めるかを配信先と対応づけて設定しておき、配信先に対応する返信用文書を含めて電子メールを送信することによって、受信先において返信メールを作成する際の労力を軽減できる。それとともに、例えば返信用文書中に返信してほしい情報の入力欄を設けておけば、返信してほしい情報を送信元において設定しておくことができる。また、返信用文書には、電子メールの処理結果の通知先アドレスを含めているので、返信時のアドレス入力のミスなど、人為的なミスも防止することができる。また、返信用文書の返送先を任意に設定することが可能である。なお、配信テーブルには返信用文書を含めるか否かなどを設定しておくことができる。
【０００８】
さらに、情報を受信する受信手段を有する構成とすることができ、送信対象の文書として、受信手段により受信された情報とすることができる。これによって、情報の中継を行う場合に、返信用文書を含めて電子メールとして配信することが可能となる。このとき、配信テーブルに、返信用文書を電子メールに含めるか否かを示す条件を設定しておき、受信手段による受信時の条件を条件保持手段が保持する条件と比較して、返信用文書を電子メールに含めるか否かを判断するように構成することができる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の通信装置の実施の一形態を含む通信システムの一例を示す構成図である。図中、１は通信装置、２，３はクライアント、４はサーバ、５はデータ交換ネットワーク、６は電話回線、１１は制御部、１２はネットワーク通信部、１３は読取部、１４はファクシミリ通信部、１５は記憶部、１６は配信テーブルである。図１に示す例では、データ交換ネットワーク５に通信装置１やクライアント２，３、サーバ４が通信可能に接続されている。もちろん、図示しない様々な機器がデータ交換ネットワーク５に接続されていてよい。データ交換ネットワーク５は、ＬＡＮやインターネットなど、電子メールの転送が可能な様々な形態のネットワークでよい。
【００１０】
通信装置１は本発明の通信装置であり、送信対象の文書とともに返信用文書を含む電子メールを生成して送信する機能を有している。この例では、送信対象の文書として、読取部１３で読み取った画像、ネットワーク通信部１２で受け取った電子メールの本文や添付文書、ファクシミリ通信部１４で受信したファクシミリ画像などが可能である。もちろん、通信装置１が文書を生成する機能を有していれば、内部で生成した文書を送信対象とするなど、他の文書を送信対象としてもよい。ネットワーク通信部１２で受け取った電子メールの本文や添付文書、ファクシミリ通信部１４で受信したファクシミリ画像等を送信対象とする場合には、これらの文書を中継配信することになる。
【００１１】
通信装置１は、この例では制御部１１、ネットワーク通信部１２、読取部１３、ファクシミリ通信部１４、記憶部１５などを含んで構成されている。制御部１１は、通信装置１全体を制御し、各種の機能を実現する。特に、送信対象の文書とともに返信用文書を含む電子メールを生成する生成手段及び生成した電子メールをネットワーク通信部１２を介して送信する送信手段としての機能の全部あるいは一部を有する。返信用文書には、例えば返信用文書中に返信してほしい情報の入力欄を設けておいたり、送信対象の文書に対する処理の指示など、各種の情報を含めておくことができる。また返信用文書には、送信した電子メールの処理結果の通知先アドレスを含めておくことができ、受信先で返信時のアドレス入力を不要とすることができる。さらに、電子メールの生成及び送信を行う際には、後述する配信テーブル１６を参照し、配信条件の判定による配信先の特定や、返信用文書を電子メールに含めるか否か、さらにはいずれの返信用文書を含めるか等を判断し、その結果に従って電子メールを生成することができる。
【００１２】
ネットワーク通信部１２は、データ交換ネットワーク５を通じて通信を行う。ネットワーク通信部１２は、送信手段の一部として機能し、制御部１１で作成した電子メールを送信する機能を有する。また受信手段の一部として機能し、データ交換ネットワーク５を介して各種の文書を受信することができる。文書の受信は電子メールによるほか、他の様々なネットワークプロトコルにより受信することも可能である。
【００１３】
読取部１３は、原稿上の画像を読み取る。読み取った画像は送信対象の文書とすることができ、データ交換ネットワーク５を通じて電子メールとして送信することができる。なお、読み取り方式などは任意である。また、読み取り機能を設けない場合には、この読取部１３を設けずに構成してもよい。
【００１４】
ファクシミリ通信部１４は、公衆回線や専用線などの電話回線６を通じて相手先のファクシミリ装置との間でファクシミリ通信を行う。特にファクシミリ受信を行う受信手段あるいは受信手段の一部として機能し、受信したファクシミリ画像を送信対象の文書とすることができる。また、ファクシミリ受信時に発信元の電話番号やサブアドレス、その他各種の情報を取得することができる。この情報は、制御部１１において、配信先を特定したり、返信用文書を電子メールに含めるか否か、さらにはいずれの返信用文書を含めるか等の判断を行う際に用いられる。なお、ファクシミリ通信機能を設けない場合には、このファクシミリ通信部１４を設けずに構成してもよい。
【００１５】
記憶部１５は、通信装置１内で記憶する必要のある情報を記憶する。記憶部１５としてはＲＡＭやＲＯＭなどの半導体記憶装置に限らず、ハードディスクやリムーバブルディスクなど、様々な記憶装置を適用することができる。
【００１６】
記憶部１５には、配信テーブル１６が記憶されている。本発明における配信テーブル１６は、少なくとも、返信用文書を電子メールに含めるか否かを示す条件を保持するものである。ここではファクシミリ通信部１４で受信したファクシミリ画像や読取部１３で読み取った画像などを配信する際の配信先を決定するための条件とともに１つのテーブルとして構成し、配信テーブル１６としている。
【００１７】
図２は、配信テーブルの一例の説明図である。この例では、配信Ｎｏ．、配信条件、配信先、返信用フォーム送信などの欄を設けている。配信Ｎｏ．は各配信条件の一連番号である。配信条件としては各種の条件を設定可能であるが、この例では、ファクシミリ通信部１４においてファクシミリ受信した際に、通信手順中に相手側機から受け取った送信端末識別信号（ＴＳＩ）やサブアドレス（ＳＵＢ）による条件の設定を行っている。また、配信Ｎｏ．３のように読取部１３で読み取った画像の配信を指示する条件「スキャン」や、配信Ｎｏ．４のように他の条件に該当しなかった場合の条件「上記以外」なども可能である。もちろん、これらの他の条件設定も可能であるし、条件として部分一致を指定したり、複数の条件を組み合わせるなど、種々の条件の設定が可能である。
【００１８】
配信先の欄には、条件に適合する場合の電子メールの送信先となるアドレスが設定されている。配信先としては、配信Ｎｏ．１のように複数の配信先を設定しておくことができる。
【００１９】
返信用フォーム送信の欄には、返信用文書を電子メールに含めるか否か（ＯＮ／ＯＦＦ）、及び、返信用文書を電子メールに含める場合に、どの返信用文書を含めるかを登録している。これによって、配信先に応じて返信用文書を含めるか否かを切り替えたり、及び、送信する返信用文書の選択を可能としている。なお、この例では配信先の欄に複数の配信先が設定されている場合に、それらの複数の配信先について一律に返信用文書を含めるか否か及び含める返信用文書が決められるが、これに限られるものではない。例えばそれぞれの配信先あるいは配信先のグループ毎に返信用文書を含めるか否か及び含める返信用文書の設定が可能なように構成してもよい。
【００２０】
図２に示した配信テーブルは一例であって、このほかにも各種の情報を含めておくことができる。また、予め配信先が指定される場合には配信先の欄を含めなくてもよい。その場合には配信条件は返信用文書を送るか否か及び送る返信用文書の選択のみに利用されることになる。また、返信用文書が１種類の場合には、返信用フォーム送信欄は返信用文書を電子メールに含めるか否かのみを示す設定がなされているだけでよい。
【００２１】
配信テーブル１６は、通信装置１の図示しない操作パネルから登録編集が可能に構成されるほか、例えば管理者のクライアント端末において編集可能に構成することもできる。図３は、配信テーブルの編集用データの一例の説明図、図４は、管理者用クライアント端末における配信テーブルの表示画面の一例の説明図である。管理者のクライアント端末において配信テーブルを編集する場合には、例えば図３に示すようなＨＴＭＬデータを管理者のクライアント端末に転送する。すると、図４に示すような配信テーブルが表示されるので、内容を変更した後に、編集欄の「変更」を指示すればよい。これによって編集された内容が返信されて配信テーブル１６が更新される。このようにして、管理者のクライアント端末からリモートで配信テーブル１６の編集を行うことができる。
【００２２】
図５は、本発明の通信装置の実施の一形態を含む通信システムの一例における動作例の説明図、図６は、本発明の通信装置の実施の一形態における動作の一例を示すフローチャートである。まず図６のＳ２１において、通信装置１内に送信対象となる文書が用意される。送信対象の文書は、例えば図５▲１▼として示すように読取部１３で読み取ることができる。または、図５▲２▼として示すようにファクシミリ通信部１４によってファクシミリ受信した画像とすることができる。あるいは、図５▲３▼として示すようにネットワーク通信部１２によって受信した電子メールや、その他のネットワークプロトコルによって受信した情報とすることもできる。あるいはまた、その他の方法によって通信装置１に送られたり、あるいは内部で作成された情報を送信対象の文書とすることも可能である。
【００２３】
通信装置１の制御部１１は、送信対象の文書を含む電子メールを生成する。このとき、Ｓ２２において、記憶部１５に記憶されている配信テーブル１６を参照し、適合する条件を検索して対応する配信先や返信用文書に関する情報を取得する。例えば送信対象の文書がファクシミリ受信した画像であれば、ファクシミリ受信時に得られる各種の情報と配信テーブル１６中の条件を比較すればよい。また、ネットワーク通信部１２で受信した情報についても同様である。さらに、読取部１３で読み取った画像についても同様であり、「スキャン」の条件など、適合する条件を探せばよい。また、いずれの場合も、他の条件に適合しない場合には「上記以外」といった条件に適合させることができる。あるいは、デフォルトの設定を設けておいてもよい。「上記以外」やデフォルトの条件を含め、適合する条件が見つかったら、当該条件に対応づけられている配信先及び返信用文書に関する情報を取得し、配信先については電子メールの送信先として設定する。
【００２４】
また、Ｓ２３において返信用文書を電子メールに含める設定か否かを判定し、返信用文書を電子メールに含める設定の場合には、Ｓ２４において、送信対象の文書とともに返信用文書を含めて電子メールを生成する。なお、電子メールに含める返信用文書は、配信テーブル１６中に設定されている返信用文書を選択して電子メールに含める。なお、送信対象の文書及び返信用文書は、電子メールに添付する形式でもよいし、一方を本文としてもよい。そしてＳ２６において、Ｓ２４で生成した電子メールをネットワーク通信部１２から送信する。
【００２５】
Ｓ２３で返信用文書を電子メールに含めない設定であると判定された場合には、Ｓ２５において、送信対象の文書を含む電子メールを生成し、その電子メールをＳ２６においてネットワーク通信部１２から送信する。なお、送信対象の文書は、電子メールに添付してもよいし、電子メールの本文としてもよい。
【００２６】
このようにして、通信装置１で生成された電子メールは、図５▲４▼で示すように、配信先であるクライアント（図５ではクライアント２）に配信される。このとき、返信用文書が含まれていなければ、通常の電子メールの配信と同様である。返信用文書が含まれている場合、クライアント２において当該返信用文書を表示させることによって、通信装置１からの指示や要求が表示される。
【００２７】
図７は、返信用文書の具体例の説明図、図８は、同じく表示例の説明図である。例えば図７に示すようなＨＴＭＬで記述した返信用文書を電子メールに添付して送信すると、クライアント２において添付された返信用文書を表示させれば、図８に示すような返信用フォームが表示される。あるいは、例えば図７に示す返信用文書を電子メールの本文中に含めて送信すると、クライアント２において電子メールを開いて本文を参照することによって、図８に示すような返信用フォームが表示される。
【００２８】
この例においては、電子メールで送信した文書の閲覧状況や、当該文書に対する処理状況あるいは当該文書によって指示された処理の状況、それにコメントなどを入力して返送する例を示している。
【００２９】
クライアント２では、この返信用文書を表示させ、例えば図８に示す閲覧状況欄や処理状況欄、コメント欄などに適宜入力を行った後、「返信」ボタンを操作すればよい。図７において下線を付して示しているように、この例における返信用文書には、返信先の電子メールアドレスが含まれている。図８の例において「返信」を操作することによって、返信用文書中の返信先の電子メールアドレスに入力内容が電子メールとして返送されることになる（図５▲５▼）。
【００３０】
このようにして、クライアント２では返信のために新たに電子メールを作成するといった作業を行う必要はなく、表示された項目に対して入力を行って「返信」ボタンを操作するだけで返信を行うことができる。この返信用文書の内容は通信装置１において決めておくことができるので、電子メールの送信側で必要とする情報を受け取ることが可能である。例えば図７に示した例では、クライアントにおける文書の閲覧状況、当該文書の処理状況、その他コメントの返送を要求していることをクライアントに伝えるとともに、クライアントにおけるこれらの情報の入力を支援し、また文書の処理を促すことができる。このように、送信側の意図を受信側に確実に伝えるとともに、返信されてくる情報を電子メールの送信側でコントロールすることができる。それとともに、返信されてくる情報の概要は返信用文書によって規定されているので、返信されてきた情報を処理することも容易である。
【００３１】
返信先は、通信装置１であるほか、他の装置に対して送られるように設定しておくこともできる。例えば図１に示したサーバ４のアドレスを含めておくことによって、返信用文書に入力された情報はサーバ４へ転送されることになる。これによって、サーバ４は返信用文書に入力された情報に基づいた様々な処理を行ったり、入力された情報の管理を行うことができる。いずれにしても、返信用文書に返信先を含めておくことによって、クライアントからの返信時にアドレスの誤りなどの人為的なミスを防止し、確実に返信してもらうことができる。また、返信用文書の送信元において、返送先を任意に設定することが可能である。
【００３２】
もちろん返信は電子メールに限られるものではなく、例えば返信用文書中にＵＲＬを記述しておき、当該ＵＲＬに対して入力された内容がＨＴＴＰにより送信することもできる。さらに他のプロトコルを用いてもよい。返信用文書の記述もＨＴＭＬに限られるものではなく、ＰＤＦやその他の形式で記述しておくことが可能である。
【００３３】
また、返信用文書の内容は図７，図８に示した例に限られるものでないことは言うまでもないが、これらの例のように入力欄を用意しておくことによって確実に必要とする情報の返送を受けることができるとともに、受信側における負担を軽減することができる。また、このようなクライアント側で入力を必要とするもののほか、例えば電子メールに含めた文書の取り扱いなどの注意事項などを返信用文書としておくなど、様々な内容を含めておくことができる。例えば入力欄が存在しない返信用文書でも、「返信」ボタンの操作によって注意事項を了承したとするなどといった利用が可能である。さらに、その際にクライアントの情報を取得するスクリプトやマクロなどを実行可能なように構成することも可能である。従って、返信用文書の内容を変更することによって様々な用途への利用が可能である。
【００３４】
図１に示した本発明の通信装置の実施の一形態では、読取部１３やファクシミリ通信部１４などを含んだ構成を示し、中継転送が可能な通信装置について主に説明してきた。しかし本発明はこれに限られるものではなく、例えば通信装置１がクライアント２，３と同様のクライアント端末などであってもよい。この場合にも電子メールを送信する際に返信用文書を含めて送信し、受信先に対して文書の指示などを行ったり、送信元で必要とする情報の取得や入力を促し、返信を受けるように構成することができる。
【００３５】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、送信対象の文書を電子メールにて送信する際に、返信用文書を含めて送信することができるので、受信先に負担をかけることなく、返信を受けることができる。このとき、例えば受信先において入力可能に構成したり、自動的に受信先の情報を取得して返信されるようにしておけば、送信元において必要とする情報を確実に取得することができる。また、返信用文書によって、受信先に対して送信した文書の処理や取り扱いについて指示することができる。本発明によれば、これらの効果の他にも、上述したような様々な効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の通信装置の実施の一形態を含む通信システムの一例を示す構成図である。
【図２】配信テーブルの一例の説明図である。
【図３】配信テーブルの編集用データの一例の説明図である。
【図４】管理者用クライアント端末における配信テーブルの表示画面の一例の説明図である。
【図５】本発明の通信装置の実施の一形態を含む通信システムの一例における動作例の説明図である。
【図６】本発明の通信装置の実施の一形態における動作の一例を示すフローチャートである。
【図７】返信用文書の具体例の説明図である。
【図８】返信用文書の具体例を表示したときの表示例の説明図である。
【符号の説明】
１…通信装置、２，３…クライアント、４…サーバ、５…データ交換ネットワーク、６…電話回線、１１…制御部、１２…ネットワーク通信部、１３…読取部、１４…ファクシミリ通信部、１５…記憶部、１６…配信テーブル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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