(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ＦＡＸ受信機能を備えた外部デバイスから、ＦＡＸ文書画像を取得する取得手段と、
前記ＦＡＸ文書画像の送信元電話番号を取得する電話番号取得手段と、
送信元電話番号と登録先フォルダとの対応付けを示す対応表と、前記取得した送信元電話番号とに基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを自動的に決定する決定手段と、
前記ＦＡＸ文書画像にインデックスを付加して、前記登録先の文書管理システムのフォルダに登録する登録手段と
を有し、
前記決定手段は、前記電話番号取得手段で取得した送信元電話番号が前記対応表に設定されていない場合、他のサーバで提供されている検索システムを利用して前記取得した送信元電話番号に対応する名称を検索し、当該検索された名称をフォルダ名としたフォルダを前記登録先の文書管理システムに作成させ、当該登録先の文書管理システムに作成させたフォルダと前記取得した送信元電話番号とを対応付けて前記対応表に設定することを特徴とする文書登録システム。
【請求項２】
更に、前記決定手段での決定の際に用いる送信元電話番号と登録先の文書管理システムのフォルダとの対応付けを示す前記対応表を設定する設定手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項３】
前記設定手段は、前記送信元電話番号と登録先のフォルダと通知を行うためのメールアドレスとを対応付けて前記対応表に設定し、
前記登録手段は、該ＦＡＸ文書画像を前記登録先の文書管理システムのフォルダに登録した際、該ＦＡＸ文書画像を登録したことを示す通知メールを前記対応付けられているメールアドレスに対して送信することを特徴とする請求項２に記載の文書登録システム。
【請求項４】
前記登録手段では、前記ＦＡＸ文書画像に一致するフォームを識別し、該識別されたフォームに設定されているエリアに対応する領域画像を文字認識処理して、該文字認識処理結果を前記インデックスとして、前記ＦＡＸ文書画像に付加して前記文書管理システムのフォルダに登録することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項５】
前記ＦＡＸ文書画像は、前記文書登録システムにネットワークを介して接続されている複数のＦＡＸデバイスのいずれかで受信したＦＡＸ文書画像であり、
前記登録先の文書管理システムは、前記文書登録システムにネットワークを介して接続されている複数の文書管理システムのいずれかであることを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項６】
取得手段が、ＦＡＸ受信機能を備えた外部デバイスから、ＦＡＸ文書画像を取得する取得ステップと、
電話番号取得手段が、前記ＦＡＸ文書画像の送信元電話番号を取得する電話番号取得ステップと、
決定手段が、送信元電話番号と登録先フォルダとの対応付けを示す対応表と、前記取得した送信元電話番号とに基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを自動的に決定する決定ステップと、
登録手段が、前記ＦＡＸ文書画像にインデックスを付加して、前記登録先の文書管理システムのフォルダに登録する登録ステップと
を有し、
前記決定ステップでは、前記電話番号取得ステップで取得した送信元電話番号が前記対応表に設定されていない場合、他のサーバで提供されている検索システムを利用して前記取得した送信元電話番号に対応する名称を検索し、当該検索された名称をフォルダ名としたフォルダを前記登録先の文書管理システムに作成させ、当該登録先の文書管理システムに作成させたフォルダと前記取得した送信元電話番号とを対応付けて前記対応表に設定することを特徴とする、文書登録システムを制御するための文書登録方法。
【請求項７】
コンピュータを、
ＦＡＸ受信機能を備えた外部デバイスから、ＦＡＸ文書画像を取得する取得手段、
前記ＦＡＸ文書画像の送信元電話番号を取得する電話番号取得手段、
送信元電話番号と登録先フォルダとの対応付けを示す対応表と、前記取得した送信元電話番号とに基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを自動的に決定する決定手段、
前記ＦＡＸ文書画像にインデックスを付加して、前記登録先の文書管理システムのフォルダに登録する登録手段、
として機能させるためのコンピュータプログラムであって、
前記決定手段では、前記電話番号取得手段で取得した送信元電話番号が前記対応表に設定されていない場合、他のサーバで提供されている検索システムを利用して前記取得した送信元電話番号に対応する名称を検索し、当該検索された名称をフォルダ名としたフォルダを前記登録先の文書管理システムに作成させ、当該登録先の文書管理システムに作成させたフォルダと前記取得した送信元電話番号とを対応付けて前記対応表に設定するように、前記コンピュータを機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項８】
請求項１５に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読み込み可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、デバイスから取得した文書画像にインデックスを付加して文書管理システムに登録する文書登録システム、方法、プログラム及び記憶媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書登録システムは、デバイスから読み取った文書画像を、一旦画面上に表示し、ユーザはその画面を見ながら手動でインデックスを付加して、ユーザが登録先を指定して、該文書画像と該インデックスとを文書管理システムに登録するものであった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来、ユーザが操作することによって登録先の文書管理システムが指定されており、ユーザに煩雑な操作が強いられていた。
【０００４】
一方、所定のデバイスから取得した画像は全て、予め設定された所定の登録先に登録するような文書登録システムが本出願人により考えられている。このような形態では、登録先のフォルダは固定される。本発明では、この登録先のフォルダを文書に応じて柔軟に変更することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の文書登録システムは、ＦＡＸ受信機能を備えた外部デバイスから、ＦＡＸ文書画像を取得する取得手段と、前記ＦＡＸ文書画像の送信元電話番号を取得する電話番号取得手段と、送信元電話番号と登録先フォルダとの対応付けを示す対応表と、前記取得した送信元電話番号とに基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを自動的に決定する決定手段と、前記ＦＡＸ文書画像にインデックスを付加して、前記登録先の文書管理システムのフォルダに登録する登録手段とを有し、前記決定手段は、前記電話番号取得手段で取得した送信元電話番号が前記対応表に設定されていない場合、他のサーバで提供されている検索システムを利用して前記取得した送信元電話番号に対応する名称を検索し、当該検索された名称をフォルダ名としたフォルダを前記登録先の文書管理システムに作成させ、当該登録先の文書管理システムに作成させたフォルダと前記取得した送信元電話番号とを対応付けて前記対応表に設定することを特徴とする。
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の文書登録方法は、文書登録システムを制御するための文書登録方法であって、取得手段が、ＦＡＸ受信機能を備えた外部デバイスから、ＦＡＸ文書画像を取得する取得ステップと、電話番号取得手段が、前記ＦＡＸ文書画像の送信元電話番号を取得する電話番号取得ステップと、決定手段が、送信元電話番号と登録先フォルダとの対応付けを示す対応表と、前記取得した送信元電話番号とに基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを自動的に決定する決定ステップと、登録手段が、前記ＦＡＸ文書画像にインデックスを付加して、前記登録先の文書管理システムのフォルダに登録する登録ステップとを有し、前記決定ステップでは、前記電話番号取得ステップで取得した送信元電話番号が前記対応表に設定されていない場合、他のサーバで提供されている検索システムを利用して前記取得した送信元電話番号に対応する名称を検索し、当該検索された名称をフォルダ名としたフォルダを前記登録先の文書管理システムに作成させ、当該登録先の文書管理システムに作成させたフォルダと前記取得した送信元電話番号とを対応付けて前記対応表に設定することを特徴とする。
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明のコンピュータプログラムは、コンピュータを、ＦＡＸ受信機能を備えた外部デバイスから、ＦＡＸ文書画像を取得する取得手段、前記ＦＡＸ文書画像の送信元電話番号を取得する電話番号取得手段、送信元電話番号と登録先フォルダとの対応付けを示す対応表と、前記取得した送信元電話番号とに基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを自動的に決定する決定手段、前記ＦＡＸ文書画像にインデックスを付加して、前記登録先の文書管理システムのフォルダに登録する登録手段、として機能させるためのコンピュータプログラムであって、前記決定手段では、前記電話番号取得手段で取得した送信元電話番号が前記対応表に設定されていない場合、他のサーバで提供されている検索システムを利用して前記取得した送信元電話番号に対応する名称を検索し、当該検索された名称をフォルダ名としたフォルダを前記登録先の文書管理システムに作成させ、当該登録先の文書管理システムに作成させたフォルダと前記取得した送信元電話番号とを対応付けて前記対応表に設定するように、前記コンピュータを機能させることを特徴とする。
【０００９】
【発明の実施の形態】
図１は、本実施形態におけるシステム構成図を示す。
【００１０】
ここでは、ネットワーク上に、ユーザ端末（１００、１０１、１０２）、ファックス・スキャナ・プリンタ・コピー機能を有するＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）（１１０）、文書登録システム（１２０）、ファイルサーバ（１３０）、文書管理システム（１４０）が接続されている。
【００１１】
各ユーザ端末は、ファイルサーバ１３０、文書管理システム１４０を用いて、各種文書の共有を図っている。文書の種類としては、一般的な文書作成アプリケーションによって作成される文書、スキャナで読みこまれた文書、ファクス受信された文書等各種混在している。
【００１２】
また、本実施形態では、文書入力デバイスとして、複数の機能を有するＭＦＰ１１０を用いることとしたが、ＭＦＰの代わりにスキャナ装置やファクシミリ装置など、単機能のデバイスであってもよい。
【００１３】
ファイルサーバ１３０は、一時的に格納される文書を中心に管理する。例えば、ＭＦＰ１１０のスキャナ部で読み取った文書画像を一時的に格納して、ユーザ端末や文書登録システム１２０が該文書画像を取得することができる。
【００１４】
文書管理システム１４０では、長期に渡って保存が必要な文書を中心に管理するもので、文書登録システムから送信された文書をインデックスとともに格納し、ユーザ端末から所望の文書を送信するよう依頼された場合、インデックス等に基いて該文書を検索して送信できるようになっている。また、文書管理システムでは、１つの文書に対して複数のインデックスをつけることができ、また、これら複数のインデックスは、インデックス項目毎に分類されて管理されている。なお、本実施形態では、文書管理システム１４０は１台の文書管理装置で構成されるものとするが、複数の機器の組合せで構成されるようにしても良い。また、文書管理システム１４０が複数存在するようにしてもよい。
【００１５】
文書登録システム１２０は、ＭＦＰ１１０やユーザ端末で生成される文書（ファックス受信文書画像、スキャナ読取文書画像等）や、ファイルサーバに格納されている文書を、自動的もしくは手動で指定して取得し、該文書を取得した時の情報や該文書を解析して得られる情報をもとに該文書のインデックス（属性情報・検索情報）を自動的に作成して、該文書とインデックスとを一緒にして文書管理システム１４０（の所望のディレクトリ）に登録する機能を有する。また、ユーザが手入力した各種インデックスを付加して文書管理システムに文書を登録させる機能や、すでに文書管理システムに登録された文書の属性情報等を再編集できる機能等も有している。なお、本実施形態では、文書登録システム１２０は１台の文書登録装置で構成されるものとするが、複数の機器の組合せで構成されるようにしてもよい。また、複数人のユーザでインデックス付けや確認などの作業が行えるように、複数台の文書登録装置を用い、各装置毎に処理を行う権限を与えて、複数台の文書登録装置で協調処理を行うことで文書登録システムを構成するようにしてもよい。
【００１６】
なお、本実施形態では、文書登録装置は、実際の処理演算を行うＣＰＵ、プログラムを読み込んでワークエリアとして用いるＲＡＭ、後述するフローチャートに対応する処理を実行するためのプログラムや各種データを格納するための記憶媒体（ハードディスク、ＲＯＭ、リムーバブルディスク（フロッピー（Ｒ）ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等）など）、各種操作を行うためのキーボードやポインティングデバイス、処理対象の文書等を表示するためのディスプレイ、ネットワークと接続するためのネットワークインターフェースなどで構成されるコンピュータである。ＣＰＵに実行させるための該プログラムは、前記記憶媒体から供給されるものであってもよいし、ネットワークを介して外部装置から読み込むものであってもよい。なお、本実施形態はコンピュータがプログラムを実行することにより実現するものとするが、その一部又は全てをハードウェアで構成するようにしても構わない。
【００１７】
図２は、文書登録システム１２０の構造を示すブロック図である。
【００１８】
＜文書登録システムへの文書入力処理＞
まず、文書登録システム１２０への文書入力処理（文書登録システムによる文書取得処理）について説明する。
【００１９】
デバイス制御部２１０は、ファックス機能やスキャナ機能などを有するデバイス（ＭＦＰ）１１０から文書データを得て後段の処理に入力する。なお、デバイス制御部２１０では、デバイスを定期的に監視するなどして文書データを吸い上げたり、デバイス側からプッシュ式で送信される文書データを受信したりする処理がなされる。
【００２０】
１３０はファイルサーバ等における文書が格納されたフォルダ（記憶装置）であり、フォルダ制御部２１２は該ファイルサーバのフォルダ内の文書データを取得する。例えば、フォルダ制御部２１２は、ファイルサーバの所定のフォルダを定期的に監視して、新しい文書がある場合に該文書の取得処理などを行う。
【００２１】
２０１は本システムにおける操作部となっており、各種システムの設定、操作を行えるようになっており、さらに、文書登録システムを操作するユーザが文書を指定することにより、ユーザ端末やファイルサーバなどから文書データをインポート（取得）して、ファイル制御部２１４を介して、該手動指定で取得した文書データの入力処理をすることができるようになっている。
【００２２】
２２０は入力制御部であり、デバイス制御部２１０、フォルダ制御部２１２、ファイル制御部２１４などからの入力を統括制御できるようになっている。
【００２３】
＜文書登録システムの内部処理＞
次に、文書登録システム内の処理について説明する。
【００２４】
２２１は、ジョブ制御部であり、後述するジョブに関する制御を行う。
【００２５】
２２２は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行う。
【００２６】
２２３は、インデックス処理部であり、後述するインデックス処理に関する制御を行う。
【００２７】
２２４は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータを２５０のデータ記憶エリアに保存、管理する。
【００２８】
２２５は、ＯＣＲ制御部であり、辞書データ２５１を用いて文字認識を行う。
【００２９】
２２６は、フォーム（帳票）解析部であり、登録フォームデータ２５２を用いて、各種フォーム、例えば帳票フォーマットを自動的に識別できるようになっている。
【００３０】
２４０は、メール処理部であり、主に、自動的に文書を取得して登録処理を行うようにしている場合に、該自動処理が行われると、あらかじめ登録された宛て先にその結果を通知するために使用される。
【００３１】
＜文書登録システムにおける文書管理システムへのアクセス処理＞
続いて、文書登録システムにおける文書管理システムとのインターフェースについて説明する。
【００３２】
２２７は、文書管理システム制御部であり、文書管理システム１４０の種類に応じて提供されているアクセス制御部２３０を介して、文書及びインデックスの登録や、すでに文書管理システムに登録されている文書のインデックス変更などの処理を行う。
【００３３】
２５３は、文書管理システムにアクセスするにあたって必要なアクセスデータを格納するデータベースであり、２５４は、文書管理システムへ登録するデータを一時的に保存するデータエリアであり、文書登録時に、所定の画像変換等の文書データ処理が必要な場合、このエリアをバッファとして使用する。
【００３４】
＜＜文書登録システムの基本フロー（図３）＞＞
図３は、文書登録システム１２０における基本フロー図である。
【００３５】
まず、手動で文書（画像）を取得し、その後、インデックス（属性情報）の入力を行い、その文書とインデックスを文書管理システムに登録する際の処理フローを説明する。
【００３６】
ステップＳ１００で、文書管理システムのデータベースのインデックス構造を取得して、該インデックス構造からワークシートを作成するためのテンプレート（雛型）を作成する。このテンプレートには、該文書管理システムへのアクセス情報と、インデックス構造から作成されたスキーマ情報（インデックスとして用いることができる項目情報）とが含まれている。テンプレート作成処理の詳細は、図４を用いて後述する。
【００３７】
ステップＳ１０１では、テンプレートからワークシートを作成する。この作成処理は図５に詳述する。このワークシートにおいて、実際にインデックス情報の登録を行うフィールド（項目）等を設定する。また、本実施形態においては、取得した文書の管理、文書に対して付加するインデックス情報等は、このワークシート単位で（管理テーブルとして）一連の処理が実行、管理されるようになっている。なお、ここではステップＳ１００で作成されたテンプレートからワークシートを作成することとするが、ステップＳ１００を省略して予め作成・保存されているテンプレートを選択し、選択されたテンプレートからワークシートを作成するようにしてもよい。
【００３８】
また、既に作成・登録されているワークシートを選択して、そのワークシートに文書情報とインデックス情報とを入力することも可能である。この場合、ステップＳ１１０で、データエリア２５０に格納されているワークシートの中からユーザによって選択されたワークシートを取り出し、ステップＳ１０２に進む。
【００３９】
ステップＳ１０２では、ステップＳ１０１で作成されたワークシート、もしくはステップＳ１１０で選択されたワークシートをディスプレイに表示させる。
【００４０】
ステップＳ１０３で、デバイスから取得した文書を入力する。
【００４１】
ステップＳ１０４で、ワークシートにその文書情報が登録される。具体的には、ワークシートの文書名（文書ＩＤ）の項目（スキーマ情報）に、入力された文書名（文書ＩＤ）が登録され、そのワークシートに登録される文書の識別が可能になる。
【００４２】
ステップＳ１０５で、該ワークシートの各項目に、必要なインデックス（属性）情報の入力、管理を行う。このインデックス情報の入力は、ユーザの手入力で行われても良いし、文書に対して自動的にＯＣＲなどを行って得た情報が入力されるようにしてもよい。インデックス情報入力の詳細は、図１０で後述する。
【００４３】
ステップＳ１０６で、更に他の文書の入力を行う必要がある場合は、ステップＳ１０３に戻る。
【００４４】
ステップＳ１０７で、以上の処理で取得・設定したワークシート内のデータを、文書管理システムへリリース処理（登録処理）する。リリース処理の詳細は、図１１を用いて後述する。
【００４５】
次に、文書入力処理をＧＵＩ（グラフィカル・ユーザ・インターフェース）上の入力起動ボタンに予め設定（図８）しておき、該入力起動ボタンが押下されると該処理が実行されるようにした場合の処理を説明する。
【００４６】
ステップＳ１２０で、入力起動ボタンが押下されたことを検知すると、該ボタンに予め設定されている処理を判断し、ステップＳ１２１で、該設定されている条件に応じた文書取得処理（例えば、予め指定されているフォルダに新たに格納されている文書を取得する処理や、予め指定されているスキャナに原稿を読み取らせて文書画像を取得する処理）を実行し、予め設定されているワークシートに登録する。入力起動ボタン処理の実行は図９で後述する。
【００４７】
ステップＳ１２２で、該ワークシートにインデックスを入力する。インデックス入力処理の詳細は図１０で後述する。
【００４８】
ステップＳ１２３で、以上の処理で取得・設定したワークシート内のデータを、文書管理システムへリリース処理（登録処理）する。リリース処理の詳細は、図１１を用いて後述する。
【００４９】
また、予め、文書取得設定、インデックス設定、リリース設定を指定してジョブとして作成・保存しておき、保存されている複数のジョブの中からユーザに選択（ステップＳ１３０）されたジョブを実行する（ステップＳ１３１）こともできる。ジョブの選択・実行処理の詳細は、図１３を用いて後述する。
【００５０】
また、詳細は後述するが、ステップＳ１０５及びＳ１２２でのインデックス入力の際に、フォームを用いて自動的にインデックス入力を行うことも可能である。ステップＳ１４０で、このフォームを登録する処理を行い、ステップＳ１４１で、フォームにエリアを設定する。フォーム登録処理の詳細は図６を用いて、エリア登録処理の詳細は図７を用いて後述する。
【００５１】
ステップＳ１５０では、ＦＡＸ送信元の電話番号情報とそれに対応する文書管理システムのフォルダを設定することによって文書画像の振分け設定登録処理（図１８）を行う。
【００５２】
ステップＳ１６０では、上述したような処理を実行するための各種設定処理（ジョブ設定処理（図１２）、入力起動ボタン設定処理（図８）など）を行ったりする。
【００５３】
以上述べた処理を以下に詳述する。
【００５４】
＜テンプレート作成処理（図４）＞
図４を用いて、テンプレート作成処理（ステップＳ１００）を詳述する。
【００５５】
ステップＳ２００で、まず文書登録先の文書管理システムへ接続する。
【００５６】
ステップＳ２０１で、文書管理システム内のデータベースのインデックス構造（文書を格納させるフォルダ等に設定されているスキーマ情報（検索用インデックスとして運用可能な情報）など）を取得する。
【００５７】
ステップＳ２０２で、文書管理システムへの接続情報と、スキーマ情報とを一括管理するテンプレートを作成し、作成したテンプレートを識別するための識別情報（テンプレート名）を付加して保存する。
【００５８】
＜ワークシート作成処理（図５）＞
図５を用いて、保存されているテンプレートからワークシートを作成するワークシート作成処理（ステップＳ１０１）を詳述する。
【００５９】
ステップＳ３００において、まず、文書登録先の文書管理システムに対応するテンプレートをユーザに選択させる。なお、図４で作成されたテンプレートから直接ワークシートを作成する場合は、この選択ステップは省略してもよい。
【００６０】
ステップＳ３０１で、テンプレートに保存されている文書管理システムのスキーマ情報に対して、インデックス入力する必要のないものがあれば、そのスキーマ情報に対応するフィールドを入力対象として選択する等の編集を行なうかどうかの指示がされたか判断する。
【００６１】
フィールド編集を行うと判断された場合は、ステップＳ３０２で、そのフィールド編集作業を行う。基本的には、スキーマ情報として用いることのできるテンプレートの項目領域（フィールド）の中から、必要なフィールドを選択する操作であるが、場合によっては、領域（フィールド）の拡張を指示できる。
【００６２】
ステップＳ３０３で、フィールドの編集など、所定の設定を確認して、該選択されたテンプレートからワークシートを作成する。
【００６３】
ステップＳ３０４で、作成したワークシートを識別するための識別情報（ワークシート名）を付加して保存する。
【００６４】
＜フォーム登録処理（図６）＞
図６を用いて、入力された文書を識別するための処理や、インデックスとして画像から情報を抽出する処理などで用いるためのフォームを登録するフォーム登録処理（ステップＳ１４０）について詳述する。
【００６５】
ステップＳ４００で、フォーム解析時の基準とするイメージデータを取得する。
【００６６】
ステップＳ４０１で、各種フォームを管理するフォーム管理シートに、先に入手したイメージデータを登録する。
【００６７】
ステップＳ４０２で、フォーム解析処理（フォームを構成する枠・表に関する位置及び大きさの情報や、記載されている文字情報などを解析）をするフォーム解析部２２６に該イメージデータを渡して、該イメージデータのフォーム解析処理を行い、該フォーム解析結果を該イメージデータと対応づけてフォーム管理シートに登録し、登録フォームデータ２５２として管理する。
【００６８】
ステップＳ４０３で、新規追加された登録フォームデータを識別情報（フォーム登録名）を付加して保存する。
【００６９】
＜エリア登録処理（図７）＞
図７を用いて、登録フォーム上に、文字認識やバーコード認識などを行うエリアを設定するエリア登録処理（ステップＳ１４１）について詳述する。このエリアは、文書にインデックスをつける際に、登録フォームに設定されているエリアに対応する文書の領域内を認識処理して、認識結果をインデックスとしてワークシートに登録するために用いられるものである。
【００７０】
ステップＳ５００では、まずエリアを設定するフォームをユーザに選択させる。
【００７１】
ステップＳ５０１では、フォーム解析対象エリアとする領域をユーザに指定させる。
【００７２】
ステップＳ５０２では、そのエリアの解析モードを指定する。解析モードとして、認識率を向上させるための詳細な条件を設定する。例えば、英数字文字認識、仮名漢字文字認識の指定や、バーコード認識等の解析エンジンの指定等も、エリア毎に指定可能である。また、ここでエリアとテンプレートの項目（ワークシートの項目）との対応づけ設定を行っておくことができ、文書画像を解析・登録する際には、各エリアの認識結果を対応するワークシートの項目にインデックスとして入力される。なお、エリアとワークシートの項目（テンプレートの項目）との対応付けは、インデックス入力処理を行う際に変更できるようにしてもよい。
【００７３】
ステップＳ５０３では、他にエリアを設定する指示がなされたか判断し、更に他のエリアを設定する場合はステップＳ５０１に戻り、エリア設定が終了ならばステップＳ５０４に進む。
【００７４】
ステップＳ５０４では、設定されたエリアに関する設定情報を、登録フォームデータに対する付加情報として登録する。
【００７５】
＜入力起動ボタン設定（図８）＞
図８を用いて、入力起動ボタンの設定処理（ステップＳ１６０）を詳述する。入力起動ボタンは、押下されると、各種データソース（フォルダやスキャナなど）からの入力処理を一括処理させるためのものである。
【００７６】
ステップＳ６００では、入力起動ボタンが押下された場合に設定されたデータソースから取得した文書を登録するためのワークシートをユーザに選択させる。
【００７７】
ステップＳ６０１では、文書データの取得先となるデータソース（フォルダやスキャナなど）をユーザに選択させる。
【００７８】
ステップＳ６０２では、スキャナがデータソースとして指定されているか判断し、スキャナが指定されている場合は、ステップＳ６０３でスキャナの読み取りモード（読み取り解像度、読み取り領域など）を設定する。
【００７９】
ステップＳ６０４では、フォルダがデータソースとして指定されているか判断し、フォルダが指定されている場合は、ステップＳ６０５でフォルダのアクセス設定（アクセス権の設定などのアクセス条件）を行う。
【００８０】
ステップＳ６１０では、設定された条件を入力起動ボタンに対応付けて登録し、該入力起動ボタンをＧＵＩとして表示する。また、設定条件に応じて、ボタン名や形状を変えるなどして、複数の入力起動ボタンを登録・表示させることができる。
【００８１】
＜入力起動ボタン実行処理（図９）＞
図９を用いて、入力起動ボタンが押下されたときの実行処理（ステップＳ１２１）を詳述する。
【００８２】
ステップＳ７００では、押下された入力起動ボタンに設定されている条件（設定モード）を読み出す。
【００８３】
ステップＳ７１０で、スキャナ指定されているか判断し、スキャナが設定されている場合は、ステップＳ７１１に進んで設定モードとして設定されているスキャナ読み取り条件に従ったスキャンを行って文書画像を取得し、ステップＳ７１２で該文書をワークシートに保存する。
【００８４】
ステップＳ７２０で、フォルダからの文書取得が設定されているかどうか判断し、フォルダからの取得が設定されている場合、ステップ７２１へ進み、フォルダからの文書取得の条件（例えば、新たに入力された文書を取得するような条件や、所定のフォーマットの文書を取得するような条件）に従って、フォルダの内容のチェックを行い、ステップＳ７２２で該条件を満たす文書が存在するかどうか判断し、存在する場合は、ステップＳ７２３で該文書の取得を行い、ステップＳ７２４でワークシートへ該文書を保存する。一方、ステップＳ７２２で条件を満たす文書が存在しないと判断した場合は、ステップＳ７２５へ進む。
【００８５】
ステップＳ７２５は、定期的にフォルダの確認（ポーリング）を行って文書を取得するような条件が設定されているときに用いられる判断処理であり、定期的フォルダ確認の中止が指示された場合もしくは元々定期的フォルダ確認の設定条件が為されていなかった場合は、処理を終了し、そうでなければ、再度ステップＳ７２１に戻り、定期的に指定フォルダの内容を確認処理する。
【００８６】
＜インデックス入力処理（図１０）＞
図１０を用いて、ワークシートに文書のインデックスを入力するインデックス入力処理（Ｓ１０５、Ｓ１２２、Ｓ１１２１など）を詳述する。
【００８７】
ステップＳ８００では、ジョブなどの自動処理を実行するように指定されたか判断し、自動処理の場合は、ステップＳ８１５へ処理を遷移させ、そうでない場合は、順次ワークシート、フォームの選択をする。
【００８８】
自動処理でない場合、ステップＳ８０１で、ユーザがワークシートを指定することにより、該ワークシートを選択する。
【００８９】
ステップＳ８０２で、インデックスの入力をユーザの手入力で行うか、登録フォームを用いてインデックスの入力を行うかを判断する。ユーザにより手動でインデックス情報を入力すると指示された場合、ステップＳ８０３で手動でのインデックス入力を行い、その後、ステップＳ８０４でまだ処理すべき文書が他にあるかどうか判断し、他の文書がある場合はステップＳ８００に戻り、なければ処理を終了する。
【００９０】
一方、ステップＳ８０２で登録フォームを用いてインデックス入力を行うよう指示されたと判断された場合、ステップＳ８１０に進み、自動フォーム検出機能を利用するか否かの判断を行う。自動フォーム検出機能を利用が指示されたと判断した場合、ステップＳ８１１で、登録されている複数の登録フォームの中から、入力された文書と一致するフォームを検出するフォーム検出処理を行う。フォーム検出処理により一致するフォームが検出された場合はステップＳ８１２からステップＳ８２０に進み、一致するフォームが検出されなかった場合はステップＳ８１２からステップＳ８１３に進む。一方、ステップＳ８１０で自動フォーム検出機能の利用が指示されずに手動でのフォーム選択が指示されたと判断した場合、ステップＳ８１３に進む。ステップＳ８１３では、複数の登録フォームの中からユーザの指示によって手動で所望のフォームを選択する。
【００９１】
ステップＳ８２０で、自動検出又は手動で選択された登録フォームに設定されているエリアを検索する。
【００９２】
ステップＳ８２１で、当該文書において、登録フォームに設定された全てのエリアに対応する領域内の情報を用いたインデックス付け処理が終了したか判断し、終了している場合はステップＳ８０４に進んで次文書があるかの判断を行い、一方、終了していない場合はステップＳ８２２に進む。
【００９３】
ステップＳ８２２で、登録フォームに設定されているエリアの解析条件に従ってエリア解析する。なお、ここで、エリアの解析条件として設定された領域範囲を、ユーザが能動的に領域範囲を調整することも可能である。この領域範囲の調整は、入力された文書画像を表示している状態で、設定されているエリアの解析条件として設定されている領域範囲を所定の色の矩形を重ねて表示し、ユーザはこの矩形を調整することで該領域範囲を調整することができる。更に、領域範囲に従って切り出された画像データに対して文字画像のスムージング処理（黒画素塊のエッジのスムージング処理）を施す。ここでいう文字画像には、バーコードデータ、絵文字等ビットマップのビット配列の形状で意味を伝達するもの全てが含まれる。なお、この文字画像のスムージング処理は、ＯＣＲ制御部２２５にライブラリソフトウェアという形態で包括される。このスムージング処理を施すことにより、傾き補正、ずれ補正、変倍補正などの画像処理をおこなった際に生じるジャギー（ドットばらつき）が低減され、文字認識処理の認識率の向上が図れる。
【００９４】
ステップＳ８２３では、エリア解析処理に異常が発生することなく成功したかどうか判断する。異常終了した場合は、ステップＳ８２４に進み、自動処理モードかを判断して、自動処理モードでなければステップＳ８２５でユーザにインデックスの手動入力をさせ、自動処理モードの場合はステップＳ８２６で暫定処理を行う。ここで、暫定処理とは、例えばエリア解析が不成功であったことを示すＮＧマークをつけたり、その他のデフォルトとして規定した値をインデックスとして出力したりする処理である。
【００９５】
ステップＳ８３０では、エリアの解析処理した結果をワークシートへ保存し、ステップＳ８２０に戻って他の未処理のエリアを検索する。
【００９６】
一方、ステップＳ８００でジョブなどの自動処理が指定されたと判断された場合、ステップＳ８１５において、該自動処理に対応付けられているワークシートを選択して、自動インデクス付け処理の前処理を行う。ここで、該自動処理には、ワークシートがあらかじめ設定されていることを前提としている。該自動処理に登録フォームもあらかじめ指定されている場合は、そのままステップＳ８１６でフォームが検出されているとしてステップＳ８２０に進む。また、該自動処理に登録フォームを自動的に検出して選択させる設定になっている場合は、この前処理において、ステップＳ８１１と同様のフォーム検出処理を行い、一致する登録フォームが検出された場合は、ステップＳ８１６でフォームが検出されたとしてステップＳ８２０に進み、一方、登録フォームが定まらなかった場合は、ステップＳ８１７の後処理に進み、処理ができなかった文書として、ワークシート上に当該文書が管理されて、ステップＳ８０４に進んで次文書の処理を行うか判断される。
【００９７】
＜リリース（データ登録）処理（図１１）＞
図１１を用いて、ワークシートで管理されているデータ（文書情報及びインデックス情報）を、文書管理システムにリリース（登録）する処理（Ｓ１０７、Ｓ１２３、Ｓ１１３１等）を詳述する。
【００９８】
ステップＳ９００で、自動リリースが指定されているか判断し、自動リリースであると判断された場合はステップＳ９０１に進み、自動リリースでないと判断された場合はステップＳ９１０に進む。
【００９９】
自動リリースの場合、ステップＳ９０１で、まず自動リリースの設定情報（登録先の文書管理システムへの接続情報や登録先のフォルダ情報、画像変換処理設定など）をワークシートから取得する。なお、自動リリースの設定としてＦＡＸから取得したＦＡＸ文書画像を取得した場合に、該ＦＡＸ文書送信元の電話番号に対応したフォルダに振分けてリリースするよう設定されている場合は、予め設定されている送信元の電話番号に対応する登録先の文書管理システムのフォルダに関する情報を取得することになる。そして、ステップＳ９０２で、該文書管理システムの格納フォルダへ接続処理を行い、ステップＳ９２０に進んでリリースするデータの準備を行う。
【０１００】
自動リリースでない場合、ステップＳ９１０で、まずワークシートで管理されている文書から、登録対象の文書の選択や、文書管理システムへ登録後に文書登録システムに格納されている文書の扱い（削除など）の設定ができるようになっている。登録対象の文書の選択は、ワークシートで管理されている複数の登録対象の文書ＩＤとそれぞれの文書に対応するインデックスとを、ワークシートの表形式で表示し、ユーザにその中から登録処理する文書を選択させることができる。なお、選択処理時には、ワークシート上で選択された文書ＩＤ及びインデックスをハイライト表示し、選択されていることが分かりやすいようにする。
【０１０１】
ステップＳ９１１で、登録先とする文書管理システムへログイン処理し、文書を格納するフォルダを指定する。
【０１０２】
ステップＳ９１２で、文書登録時のオプション設定ができるようになっており、文書登録処理に関する実行ログをとる設定をしたり、文書登録時の文書フォーマットの変換設定をしたりできるようになっている。
【０１０３】
ステップＳ９２０では、文書管理システムへ登録する文書情報等を一旦内部の出力用データエリア２５４に保存して登録準備を行う。
【０１０４】
ステップＳ９３０では、登録する文書画像のフォーマット変換、もしくは、文書画像をＯＣＲ解析した結果を付加する処理等が指示されているか判断し、指示されていると判断した場合はステップＳ９３１で、該指示に従って画像処理を行う。
【０１０５】
ステップＳ９４０で、準備された文書データ等を、登録先の文書管理システムのフォルダへ登録処理を行う。
【０１０６】
ステップＳ９５０において、文書管理システムへの文書登録後に、文書登録システム内に格納されている該文書の削除が指示されているか判断し、削除指示が為されている場合はステップＳ９５１で該文書の削除処理を行い、リリース処理を終了する。
【０１０７】
＜ジョブ作成処理（図１２）＞
図１２を用いて、文書取得処理、インデックス処理、リリース処理の各設定を定めて、１つのジョブとして作成する処理（Ｓ１６０）を詳述する。
【０１０８】
ステップＳ１０００で、自動文書取得のジョブ設定が指定されたか判断し、設定する場合は、ステップＳ１００１に進み、使用するワークシートの設定、ならびにソースデバイスとしてのスキャナやフォルダの指定などを行って、文書取得のための設定を行う。
【０１０９】
ステップＳ１０１０で、インデックス入力の自動処理の設定が指示されたか判断し、設定する場合は、ステップＳ１０１１において、使用するワークシートの設定、登録フォームの指定又は登録フォームの自動検索の指定など、インデックス処理を自動的に処理するために必要な項目を設定する。
【０１１０】
ステップＳ１０２０で、自動リリース（文書登録）の設定が指示されたか判断し、設定する場合は、ステップＳ１０２１において、処理の対象となるワークシート、文書登録先（文書管理システム、フォルダ）、登録後の文書の扱いなど、自動リリース処理するために必要な情報を設定する。
【０１１１】
ステップＳ１０３０では、ステップＳ１００１、Ｓ１０１１、Ｓ１０２１で設定された設定情報を、識別情報（ジョブ名）を付加して保存する。
【０１１２】
なお、各種設定を組み合わせたジョブを複数登録・保存することが可能である。
【０１１３】
＜ジョブ実行処理（図１３）＞
図１３を用いて、ジョブ実行処理（Ｓ１３０，１３１）を詳述する。
【０１１４】
ステップＳ１１００で、まず登録保存されている複数のジョブの中から、ユーザが所望するジョブを選択する。
【０１１５】
ステップＳ１１０１で、その選択されたジョブに設定されている条件を読出してジョブ実行処理を開始する。
【０１１６】
ステップＳ１１１０で、自動文書取得のジョブが設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップＳ１１１１で設定に従ってデバイスから文書取得処理を行い、ステップＳ１１１２で、取得した文書をワークシートで管理し、保存する。
【０１１７】
ステップＳ１１２０で、インデックス入力の自動処理が設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップＳ１１２１において、設定された条件に従って自動インデクス処理を実行する。この自動インデックス処理において、自動フォーム検出を行う場合、各種変倍、位置ズレ補正等の画像処理を施し、さらにエリア（領域）の設定に従い、画像上に記載されている情報を取得する。さらにその画像情報にスムージング処理を施した上で文字認識（ＯＣＲ）処理を行うことでテキストデータによるインデックスデータが自動作成できる。
【０１１８】
ステップＳ１１３０で、自動リリース（文書登録）処理が設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップＳ１１３１において、設定された条件に従って文書管理システムへ自動リリース処理をする。
【０１１９】
文書取得から、文書登録までをジョブに設定することで、一連の処理を一括処理させることが可能になっている。
【０１２０】
＜拡張されたデバイス制御部（図１４）＞
本実施形態では、更に図２のデバイス制御を行って、デバイスから文書を取得する方式として、複数の形態に対応できるように拡張することが可能である。図１４を用いて、この拡張したデバイス制御を説明する。
【０１２１】
デバイス制御部Ａ（２１０）は、文書登録システムからデバイス側にアクセスして、文書を取得する。この制御部Ａを用いて、同等のアクセス取得方式に対応した複数デバイス（１１０、１１１）から文書データを取得することが可能である。
【０１２２】
デバイス制御部Ｂ（２１１）は、文書登録システムからのアクセスではなく、デバイス側からアクセスされて、送信されてきた文書を取得する。この場合も、同等のアクセス方式に対応した、複数のデバイス（１１２、１１３）から、文書を取得することが可能である。
【０１２３】
また、デバイス制御部Ｂには、独自にデータフォルダ３００を設けて、複数のデバイスからの同時の文書転送処理に対応している。更には、このデータフォルダを、階層を有するフォルダとして構成することを可能としておき、デバイス側からフォルダパスを指定しての文書転送処理も可能とする。なお、この場合のアクセスプロトコルとして、汎用的なファイル転送プロトコルを採用することにより、デバイス側の対応を容易にし、一般のコンピュータから文書転送させることも可能になる。
【０１２４】
更には、文書データを取得する際に、文書画像以外にも、当該文書データに関連した付加（属性）情報（例えば、各文書のオーナー情報、ファクス受信文書なら送信元情報、接続デバイスに関する情報等）を取得し、そのデータをシステム内で利用できる手段も有する。
【０１２５】
入力制御部２２０は、各デバイス制御部で取得された文書データを混同しないよう、統括してハンドリングできるようになっている。
【０１２６】
＜拡張された文書管理システム制御部（図１５）＞
本実施形態では、様々な異なる形式で文書を管理する複数の文書管理システムに対して、デバイス等から取得される文書データならびにそのインデックス（付加情報）を登録できるように拡張できる。図１５は、ネットワーク上に、異なる形式で文書を管理する文書管理システムＡと文書管理システムＢとが混在した場合の対応を説明する図である。
【０１２７】
ここでは、文書管理システムの種類によって、そのアクセス手段や、扱える文書のファイル形式が異なっているのが一般的なので、文書管理システムＡ（１４０）に対しては、アクセス制御部Ａ（２３０）、文書管理システムＢ（１４１）に対しては、アクセス制御部Ｂ（２３１）を提供する。そして、文書登録システム１２０は、登録先の文書管理システムに応じて、利用するアクセス制御部を変えることにより、異なる形式で文書を管理する複数の文書管理システムが混在する場合に対応できる。
【０１２８】
なお、各文書管理システムへアクセスなど行う際に必要な情報を、管理データ２５３として保持し、必要に応じて取り出して使用する。
【０１２９】
＜図１１のリリース処理の補足（図１６）＞
図１６を用いて、文書管理システムへのリリース（登録）処理（ステップＳ９４０）に関する補足を述べる。
【０１３０】
ステップＳ１２００で、リリース処理を開始するにあたっての設定処理であり、終了通知の要否の確認、終了通知先の情報取得処理等を行う。
【０１３１】
ステップＳ１２１０では、文書管理システムへ登録すべき残りのデータの有無の確認処理であり、登録すべき全てのデータが送信されていなければステップＳ１２１１へ進み、残りが無ければステップＳ１２２０へ進む。
【０１３２】
ステップＳ１２１１で、文書管理システムへ登録すべきデータを送信して登録する登録処理である。
【０１３３】
ステップＳ１２１２で、該送信したデータが登録されたかどうか判断し、登録されたのが確認されたならばステップＳ１２１０へ戻り、登録に失敗した場合はステップＳ１２１３へ進む。
【０１３４】
ステップＳ１２１３は、文書管理システムへのデータ登録がエラーした場合の処理であり、所定のワークシートに、登録エラーを起こした文書に関するデータを登録エラー文書データとして登録し、その後、手動による再登録処理ができるようになっている。
【０１３５】
ステップＳ１２２０では、Ｓ１２００での設定に基き、ユーザに登録終了通知を行う必要があるか判断し、必要なければ処理を終了する。
【０１３６】
終了通知を行う必要があると判断した場合、ステップＳ１２２１で、データ登録処理の結果にエラーがあるか判断し、エラーがなければステップＳ１２２２で、あらかじめ登録された登録通知のメールアドレスへ新規文書が登録された旨のメール通知処理を行い、一方、エラーが発生していると判断された場合は、ステップＳ１２２３で、あらかじめ登録されたエラー通知のメールアドレスへ、エラー情報をメール通知処理されるようになっている。
【０１３７】
＜デバイスから送信された文書の自動文書登録処理（図１７）＞
図１７は、デバイスから送られてくる文書データを、自動的に文書登録までの処理をさせるフローに関して説明する。なお、この図１７では、文書管理システムへの文書登録自動処理および、登録フォームとして文書登録システムへのフォーム登録自動処理を記載している。
【０１３８】
ステップＳ１３００で、自動文書処理を実行するにあたって必要となる各種項目の設定を事前に行い、この設定された自動文書処理の起動を行う。
【０１３９】
ここで行う設定項目には、文書入力処理に関する設定、フォーム登録処理用に運用されるフォルダ、使用する属性情報の設定、ならびに各属性に対応した処理を行うためのワークシートの設定、自動インデックス入力を行うために使用されるフォームの設定等がある。
【０１４０】
なお、属性情報の例としては、以下のものがある。属性情報は自動処理の判別、およびインデックス入力などに使用される。
【０１４１】
・デバイスの種類
・フォルダパス（ファイルサーバ１３０、デバイス制御部用データフォルダ３００）
・文書のオーナー情報
・ＦＡＸ受信文書における送信元情報
・エリア解析結果、など
ステップＳ１３０１では、文書入力されたかどうか検知し、文書入力があるとステップＳ１３０２に進む。本実施形態では、デバイスからデバイス制御部経由で入力される文書データ、デバイスからフォルダ制御部経由で入力される文書データを統括して扱えるようになっている。本実施形態では、デバイスからプッシュ式で送信されてきた文書はデバイス制御部のデータフォルダを介して入力されるものとする。なお、フォルダに新たな文書が入力されたかどうかの検知は、図９のＳ７２１〜Ｓ７２５と同様に定期的にフォルダをチェックすることによって為される。
【０１４２】
ステップＳ１３０２で、入力された文書が、どのルートで入ってきたかを確認する。
【０１４３】
ステップＳ１３１０で、フォーム登録用フォルダを経由して入力された文書であるか判断し、該フォーム登録用フォルダを経由して入力されたと判断されれば、ステップＳ１３１１で、自動的にフォーム登録用処理部を起動し、入力された文書をフォームとして登録する。
【０１４４】
ステップＳ１３２０では、各種属性情報の解析をし、得られた属性情報に対応した処理が定義されているか否かを確認する。例えば、所定のフォルダＡを介して入力された文書や、所定のデバイスから入力された文書が、所定の文書管理システムのフォルダＸへ登録する自動処理を行うと定義されているものとする。また、ＦＡＸ文書画像を取得した場合、該ＦＡＸ文書画像の送信元の電話番号に基づいて、複数の文書管理システムのフォルダへ振分け登録する設定が定義されているものとする。
【０１４５】
なお、属性情報としては、入力制御部２２０で得られるデバイスやフォルダなどに関する情報と、この段階で自動インデックス処理に相当する処理を呼んで、フォーム解析してターゲットとする所定のエリアから得られる情報などがある。
【０１４６】
ステップＳ１３２１では、当該入力された文書の属性情報に対応する自動処理が検出されたかどうか判断し、検出されなかった場合は、ステップＳ１３２３に進んで当該入力された文書を一時保存し、後でユーザが手動で処理できるようになっている。
【０１４７】
一方、対応する処理が検出された場合は、ステップＳ１３２４に進み、自動インデックス処理および自動リリース処理に必要な情報を読出すとともに、ステップＳ１３３０で、必要に応じてフォームに対応するエリア情報等を用いて自動インデックス入力を行い、ステップＳ１３４０で、該文書とインデックスとを文書管理システムに登録する自動リリース処理を行う。詳しくは後述するが、例えば、ＦＡＸ文書画像であった場合に該ＦＡＸ文書画像の送信元の電話番号に対応する文書管理システムのフォルダへ登録するという処理が検出された場合には、取得したＦＡＸ文書画像の送信元電話番号から、予め設定されている電話番号−登録先対応表に基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを決定して登録先情報を読出し、インデックス入力を行って、該決定された文書管理システムのフォルダに登録される。
【０１４８】
ステップＳ１３５０で、自動文書処理の終了要求がなされたか判断し、なされていれば処理を終了させ、そうでなければ、ステップＳ１３０１に戻り、処理を継続する。
【０１４９】
＜振分け設定登録（図１８）＞
図１８は、ＦＡＸ送信元の電話番号と、登録先になる文書管理システムのフォルダとの対応づけを設定登録する処理に関して説明する。図１７の自動処理の際に、「ＦＡＸ文書画像を送信元電話番号に基づいて、登録先の文書管理システムのフォルダを決定する」、と設定されていると、この対応づけに基づいて登録先が自動的に決定される。このようにＦＡＸ送信元に基づいて、自動的に振分けることができるので、ＦＡＸ送信元毎での管理が容易になる。
【０１５０】
ステップＳ１４０１で、ＦＡＸ文書画像の格納が成功／失敗した際に通知を行うメールアドレスを設定する。
【０１５１】
ステップＳ１４０２で、自動振り分けを行うＦＡＸ送信元の電話番号を入力する。
【０１５２】
ステップＳ１４０３で、該ＦＡＸ送信元の電話番号に対応づけて登録するための、格納先となる文書管理システムのフォルダを指定する。
【０１５３】
ステップＳ１４０４で、ユーザから振り分け設定の保存指示がなされたか判断し、保存指示が為されていない場合はＳ１４０１〜Ｓ１４０３に戻ってメールアドレスの設定や電話番号の設定やリリース先フォルダの設定などを修正することができ、一方、保存指示がなされたと判断すればステップＳ１４０５に進む。
【０１５４】
ステップＳ１４０５では、リリース先の文書管理システムに、ステップＳ１４０３で指定されたフォルダが存在するか否か判断し、存在していなければステップＳ１４０６に進んで当該指定されたフォルダを作成する。
【０１５５】
ステップＳ１４０７では、ＦＡＸ送信元の電話番号とリリース先の文書登録システムのフォルダと通知用のメールアドレスとを対応付けて、ＦＡＸ文書画像の振り分け設定として保存する。ステップＳ１４０８で、振り分け設定処理の終了が指示されれば終了し、更に、設定を行う場合はＳ１４０１に戻って振り分け設定処理を続ける。
【０１５６】
＜ＦＡＸ文書画像の自動リリース処理（図１９）＞
ここでは、図１８で説明したＦＡＸ文書画像の自動振り分け設定を用いて、図１７の自動文書登録処理を行った場合の自動リリース処理（Ｓ１３４０）について詳細な説明をする。
【０１５７】
ステップＳ１５０１で、属性情報に含まれているＦＡＸ文書画像の送信元の電話番号を取得して、ステップＳ１５０２で、この電話番号が、図１８で設定した振り分け設定の電話番号−リリース先フォルダ対応表に登録されているか判断する。この電話番号についての設定がなされていないと判断した場合は、ステップＳ１５０３に進み、格納先となる文書管理システムのフォルダ名を自動設定して、この電話番号とフォルダ名とを対応付けて図１８で設定した振り分け設定の電話番号−リリース先フォルダ対応表に登録する。これにより次回この送信元から送信されてきたＦＡＸ文書画像はこの自動設定したフォルダにリリースされることになる。なお、ここでは、自動設定するフォルダ名としてその電話番号を用いるものとするが、それ以外のフォルダ名にしても構わない。例えば、他のサーバで提供されている電話番号検索システム等を利用して、該ＦＡＸ文書の送信元電話番号から会社名を検索してこの会社名をフォルダ名として用いても良いし、また、市外局番から所在地を判断して所在地名を親フォルダ名として更にこの下のフォルダ階層に検索した会社名のフォルダ名を作成するようにしてもよい。
【０１５８】
ステップＳ１５０４で、振り分け先のフォルダが存在するか文書管理システムに問い合わせて、ステップＳ１５０５でフォルダがないと判断した場合はステップＳ１５０６に進んで、登録先として設定されているフォルダ名のフォルダを作成するように該文書管理システムに対して指示する。
【０１５９】
ステップＳ１５０７で、該ＦＡＸ文書画像を自動振り分け設定に基づいて該当するフォルダに登録させるために自動的にリリースする。
【０１６０】
ステップＳ１５０８において、該ＦＡＸ文書画像を該当するフォルダに登録できたか判断し、登録できた場合はステップＳ１５１０に進み、該ＦＡＸ文書画像がどの文書管理システムのどのフォルダに登録されたかを示す登録成功通知の電子メールを、図１８で設定されたメールアドレスに対して送信する。
【０１６１】
一方、ステップＳ１５０８において、登録失敗したと判断した場合、ステップＳ１５０９に進み、該ＦＡＸ文書画像の登録に失敗したことを示す登録失敗通知の電子メールを、図１８で設定されたメールアドレスに対して送信する。
【０１６２】
【発明の効果】
以上説明したように、本実施形態によれば、ＦＡＸ送信元の電話番号に応じて、該ＦＡＸ画像の登録先となる文書管理システムのフォルダを動的に変えることができる。
【０１６３】
また、ＦＡＸ送信元に基づいて、自動的に振り分けることができるので、ＦＡＸ送信元毎での管理が容易になる。
【０１６４】
また、ＦＡＸ送信元と登録先のフォルダが予め設定されていなかった場合であっても、自動的に文書管理システムのフォルダを設定して格納することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態のシステム構成図
【図２】文書登録システム１２０の構造を示すブロック図
【図３】文書登録システムの基本フロー
【図４】テンプレート作成処理
【図５】ワークシート作成処理
【図６】フォーム登録処理
【図７】エリア登録処理
【図８】入力起動ボタン設定
【図９】入力起動ボタン実行処理
【図１０】インデックス入力処理
【図１１】リリース（データ登録）処理
【図１２】ジョブ作成処理
【図１３】ジョブ実行処理
【図１４】拡張されたデバイス制御部
【図１５】拡張された文書管理システム制御部
【図１６】リリース処理の補足
【図１７】デバイスから送信された文書の自動文書登録処理
【図１８】振分け設定登録処理
【図１９】ＦＡＸ文書画像の自動リリース処理
【符号の説明】
１００〜１０２  ユーザ端末
１１０  ＭＦＰ
１２０  文書登録システム
１３０  ファイルサーバ
１４０  文書管理システム
【図１】
0004235411.tif 000002
【図２】
0004235411.tif 000003
【図３】
0004235411.tif 000004
【図４】
0004235411.tif 000005
【図５】
0004235411.tif 000006
【図６】
0004235411.tif 000007
【図７】
0004235411.tif 000008
【図８】
0004235411.tif 000009
【図９】
0004235411.tif 000010
【図１０】
0004235411.tif 000011
【図１１】
0004235411.tif 000012
【図１２】
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【図１３】
0004235411.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
0004235411.tif 000016
【図１６】
0004235411.tif 000017
【図１７】
0004235411.tif 000018
【図１８】
0004235411.tif 000019
【図１９】
0004235411.tif 000020