(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルの情報とインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示するリストを用いて複数のファイルを管理するファイル管理装置であって、
インデックス情報が既に関連付けられているレコード、およびファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコード、およびファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードを、前記リストに一覧表示するリスト表示制御手段と、
複数のインデックス情報を複写する複写手段と、
前記リスト表示制御手段で一覧表示される前記リストにおいて、前記複写手段で複写したインデックス情報の貼り付け先となる複数のレコードを選択する選択手段と、
前記複写手段で複写した複数のインデックス情報を、前記選択手段で前記リストから選択された前記貼り付け先となる複数のレコードに関連付けられているインデックス情報に対して一括して貼り付ける貼り付け手段とを備え、
前記貼り付け手段は、
前記貼付け先のレコードそれぞれについて、既にインデックス情報が関連付けられているレコードであるか、ファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであるか、ファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであるかを判別して、
前記貼り付け先のレコードが既にインデックス情報が関連付けられているレコードであると判別した場合は、当該レコードに既に関連付けられているインデックス情報を消去して前記複写したインデックス情報を関連付け、
前記貼り付け先のレコードがファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであると判別した場合は、当該レコードのインデックス情報として前記複写したインデックス情報を関連付け、且つ
前記貼り付け先のレコードがファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであると判別した場合は、前記複写したインデックス情報が関連付けられ且つファイルの情報が関連付けられていない新規レコードを作成し、
前記ファイル管理装置は、前記リストにおいて、前記貼り付け手段によって前記既に関連付けられていたインデックス情報が消去されて前記複写したインデックス情報が関連付けられたレコードに、前記貼り付け手段によって作成された新規レコードに付与されるアイコンと異なるアイコンを付加して表示する識別情報付加手段を、更に備えることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
前記表示されるリスト上において、ファイルのインデックス情報を入力及び編集するインデックス情報入力編集手段と、
前記インデックス情報に基づいて、前記リスト上でファイル検索する検索手段とを更に備えることを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記複写手段は、他のアプリケーションにおける行列状のデータ、或いは前記行列状のリストにおける所望の範囲のインデックス情報を複写することを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記貼り付け先のフィールドタイプに前記複写したインデックス情報が適合しているか否かを判別する判別手段を更に備えることを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項５】
ファイルの情報とインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示するリストを用いて複数のファイルを管理するファイル管理方法であって、
インデックス情報が既に関連付けられているレコード、およびファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコード、およびファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードを、前記リストに一覧表示するリスト表示制御ステップと、
複数のインデックス情報を複写する複写ステップと、
前記リスト表示制御ステップで一覧表示される前記リストにおいて、前記複写ステップで複写したインデックス情報の貼り付け先となる複数のレコードを選択する選択ステップと、
前記複写ステップで複写した複数のインデックス情報を、前記選択ステップで前記リストから選択された前記貼り付け先となる複数のレコードに関連付けられているインデックス情報に対して一括して貼り付ける貼り付けステップとを備え、
前記貼り付けステップは、
前記貼付け先のレコードそれぞれについて、既にインデックス情報が関連付けられているレコードであるか、ファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであるか、ファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであるかを判別して、
前記貼り付け先のレコードが既にインデックス情報が関連付けられているレコードであると判別した場合は、当該レコードに既に関連付けられているインデックス情報を消去して前記複写したインデックス情報を関連付け、
前記貼り付け先のレコードがファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであると判別した場合は、当該レコードのインデックス情報として前記複写したインデックス情報を関連付け、且つ
前記貼り付け先のレコードがファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであると判別した場合は、前記複写したインデックス情報が関連付けられ且つファイルの情報が関連付けられていない新規レコードを作成し、
前記ファイル管理方法は、前記リストにおいて、前記貼り付けステップによって前記既に関連付けられていたインデックス情報が消去されて前記複写したインデックス情報が関連付けられたレコードに、前記貼り付けステップによって作成された新規レコードに付与されるアイコンと異なるアイコンを付加して表示する識別情報付加ステップを、更に備えることを特徴とするファイル管理方法。
【請求項６】
ファイルの情報とインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示するリストを用いて複数のファイルを管理するファイル管理方法をファイル管理装置内のＣＰＵに実行させるプログラムを格納するコンピュータ読み取り可能な記憶媒体において、
前記ファイル管理方法は、
インデックス情報が既に関連付けられているレコード、およびファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコード、およびファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードを、前記リストに一覧表示するリスト表示制御ステップと、
複数のインデックス情報を複写する複写ステップと、
前記リスト表示制御ステップで一覧表示される前記リストにおいて、前記複写ステップで複写したインデックス情報の貼り付け先となる複数のレコードを選択する選択ステップと、
前記複写ステップで複写した複数のインデックス情報を、前記選択ステップで前記リストから選択された前記貼り付け先となる複数のレコードに関連付けられているインデックス情報に対して一括して貼り付ける貼り付けステップとを備え、
前記貼り付けステップは、
前記貼付け先のレコードそれぞれについて、既にインデックス情報が関連付けられているレコードであるか、ファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであるか、ファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであるかを判別して、
前記貼り付け先のレコードが既にインデックス情報が関連付けられているレコードであると判別した場合は、当該レコードに既に関連付けられているインデックス情報を消去して前記複写したインデックス情報を関連付け、
前記貼り付け先のレコードがファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであると判別した場合は、当該レコードのインデックス情報として前記複写したインデックス情報を関連付け、且つ
前記貼り付け先のレコードがファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであると判別した場合は、前記複写したインデックス情報が関連付けられ且つファイルの情報が関連付けられていない新規レコードを作成し、
前記ファイル管理方法は、前記リストにおいて、前記貼り付けステップによって前記既に関連付けられていたインデックス情報が消去されて前記複写したインデックス情報が関連付けられたレコードに、前記貼り付けステップによって作成された新規レコードに付与されるアイコンと異なるアイコンを付加して表示する識別情報付加ステップを、更に備えることを特徴とする記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイル管理装置、方法および記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書や図面等の原稿の画像を読み取って適宜編集し、その画像を磁気ディスク、光磁気ディスクなどに記録して管理する画像管理システムが知られている。
【０００３】
一般に、このような画像管理システムでは、原稿画像を読み取って得られた画像情報を圧縮してハードディスクあるいは光ディスクに記録する。また、画像の検索を行うためのインデックス情報を画像情報と関連付けて記録している。
【０００４】
このインデックス情報から必要な画像を検索し、画像情報を読み出してディスプレイに表示し、あるいはその画像をプリンタで記録紙に出力する。また、必要に応じて画像の追加、編集、加工などの各種画像処理を行う。
【０００５】
図１８は従来の一般的な文書管理システムの構成を示すブロック図である。同図（Ａ）はスキャナを用いて原稿を走査し、文書データベースにその画像を保存する際の構成を示す。１２０は原稿を電気的に読み取って光電変換素子などにより読み取った画像をデジタル信号に変換するスキャナである。１２１はスキャナ１２０の動作を制御するスキャナ制御部である。
【０００６】
１２３は読み取った画像に対するインデックスを入力するインデックス入力部である。１２２はインデックスと画像を管理するデータベース管理部である。１２４は画像やインデックスの情報を保存する文書データベースである。図中、矢印は情報の流れを示す。
【０００７】
まず、スキャナ１２０で原稿から読み取られた画像は、スキャナ制御部１２１を介してデータベース管理部１２２に送られる。データベース管理部１２２では、スキャナ制御部１２１から送られてきた画像に、インデックス入力部１２３から入力されたインデックス情報を付加して文書データベース１２４に保存する。
【０００８】
同図（Ｂ）は文書データベースから検索部を用いて所望の画像を検索する際の構成を示す。１３０は画像およびこの画像に対するインデックスが保存されている文書データベースである。１３１は文書データベース１３０を管理するデータベース管理部である。
【０００９】
１３２は文書データベース１３０から所望の画像を検索する検索部であり、検索条件入力部１３３により入力された検索条件にしたがって画像を検索する。１３４は検索した結果を管理する検索結果リスト管理部である。１３５は検索結果リストである。図中、矢印は情報の流れを示す。
【００１０】
まず、検索条件入力部１３３から検索したい画像の条件を入力し、検索部１３２を用いて条件に適合した画像を検索し、検索結果リスト管理部１３４を介して検索結果リスト１３５に検索結果を出力する。検索結果リスト管理部１３４はその検索結果リストに基づき、検索された文書の表示などを指示することができる。
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、以下に掲げる問題があり、その改善が要望されていた。すなわち、文書の記録操作と検索操作が分離した操作となっていた。
【００１２】
また、記録操作においても、画像のスキャンとインデックスの入力操作は固定した手順で行っていた。さらに、記録操作においても、文書の記録とインデックスの入力は個々の文書毎に行っていた。
【００１３】
このため、操作者はスキャンとインデックス入力を交互に行う必要があり、操作が煩雑となり、生産性も低かった。また、記録操作と検索操作が分離していたので、過去に使用したインデックスデータを再度利用するために文書を検索し、文書リストに表示された検索結果のインデックスデータをこれから入力する文書のインデックスデータとして参照する、あるいは複写するなどといった操作が容易にできなかった。
【００１４】
また、誤操作により入力された誤ったデータは、一旦、記録操作を終了した後、検索操作を行ってから修正操作を行う必要があり、多くの操作ステップと操作時間を必要とした。
【００１５】
さらに、複数のインデックスに対して、修正を行う必要がある場合、一括して修正操作を行うことができなかった。
【００１６】
そこで、本発明は、効率的な文書のインデキシングを行うことにより、高い生産性を実現することができるファイル管理装置、方法および記憶媒体を提供することを目的とする。
【００１７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載のファイル管理装置は、ファイルの情報とインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示するリストを用いて複数のファイルを管理するファイル管理装置であって、インデックス情報が既に関連付けられているレコード、およびファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコード、およびファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードを、前記リストに一覧表示するリスト表示制御手段と、複数のインデックス情報を複写する複写手段と、前記リスト表示制御手段で一覧表示される前記リストにおいて、前記複写手段で複写したインデックス情報の貼り付け先となる複数のレコードを選択する選択手段と、前記複写手段で複写した複数のインデックス情報を、前記選択手段で前記リストから選択された前記貼り付け先となる複数のレコードに関連付けられているインデックス情報に対して一括して貼り付ける貼り付け手段とを備え、前記貼り付け手段は、前記貼付け先のレコードそれぞれについて、既にインデックス情報が関連付けられているレコードであるか、ファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであるか、ファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであるかを判別して、前記貼り付け先のレコードが既にインデックス情報が関連付けられているレコードであると判別した場合は、当該レコードに既に関連付けられているインデックス情報を消去して前記複写したインデックス情報を関連付け、前記貼り付け先のレコードがファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであると判別した場合は、当該レコードのインデックス情報として前記複写したインデックス情報を関連付け、且つ前記貼り付け先のレコードがファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであると判別した場合は、前記複写したインデックス情報が関連付けられ且つファイルの情報が関連付けられていない新規レコードを作成し、前記ファイル管理装置は、前記リストにおいて、前記貼り付け手段によって前記既に関連付けられていたインデックス情報が消去されて前記複写したインデックス情報が関連付けられたレコードに、前記貼り付け手段によって作成された新規レコードに付与されるアイコンと異なるアイコンを付加して表示する識別情報付加手段を、更に備えることを特徴とする。
【００２３】
請求項５記載のファイル管理方法は、ファイルの情報とインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示するリストを用いて複数のファイルを管理するファイル管理方法であって、インデックス情報が既に関連付けられているレコード、およびファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコード、およびファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードを、前記リストに一覧表示するリスト表示制御ステップと、複数のインデックス情報を複写する複写ステップと、前記リスト表示制御ステップで一覧表示される前記リストにおいて、前記複写ステップで複写したインデックス情報の貼り付け先となる複数のレコードを選択する選択ステップと、前記複写ステップで複写した複数のインデックス情報を、前記選択ステップで前記リストから選択された前記貼り付け先となる複数のレコードに関連付けられているインデックス情報に対して一括して貼り付ける貼り付けステップとを備え、前記貼り付けステップは、前記貼付け先のレコードそれぞれについて、既にインデックス情報が関連付けられているレコードであるか、ファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであるか、ファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであるかを判別して、前記貼り付け先のレコードが既にインデックス情報が関連付けられているレコードであると判別した場合は、当該レコードに既に関連付けられているインデックス情報を消去して前記複写したインデックス情報を関連付け、前記貼り付け先のレコードがファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであると判別した場合は、当該レコードのインデックス情報として前記複写したインデックス情報を関連付け、且つ前記貼り付け先のレコードがファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであると判別した場合は、前記複写したインデックス情報が関連付けられ且つファイルの情報が関連付けられていない新規レコードを作成し、前記ファイル管理方法は、前記リストにおいて、前記貼り付けステップによって前記既に関連付けられていたインデックス情報が消去されて前記複写したインデックス情報が関連付けられたレコードに、前記貼り付けステップによって作成された新規レコードに付与されるアイコンと異なるアイコンを付加して表示する識別情報付加ステップを、更に備えることを特徴とする。
【００２４】
請求項６記載の記憶媒体は、ファイルの情報とインデックス情報とをレコードに関連付け、複数のレコードを一覧表示するリストを用いて複数のファイルを管理するファイル管理方法をファイル管理装置内のＣＰＵに実行させるプログラムを格納するコンピュータ読み取り可能な記憶媒体において、前記ファイル管理方法は、インデックス情報が既に関連付けられているレコード、およびファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコード、およびファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードを、前記リストに一覧表示するリスト表示制御ステップと、複数のインデックス情報を複写する複写ステップと、前記リスト表示制御ステップで一覧表示される前記リストにおいて、前記複写ステップで複写したインデックス情報の貼り付け先となる複数のレコードを選択する選択ステップと、前記複写ステップで複写した複数のインデックス情報を、前記選択ステップで前記リストから選択された前記貼り付け先となる複数のレコードに関連付けられているインデックス情報に対して一括して貼り付ける貼り付けステップとを備え、前記貼り付けステップは、前記貼付け先のレコードそれぞれについて、既にインデックス情報が関連付けられているレコードであるか、ファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであるか、ファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであるかを判別して、前記貼り付け先のレコードが既にインデックス情報が関連付けられているレコードであると判別した場合は、当該レコードに既に関連付けられているインデックス情報を消去して前記複写したインデックス情報を関連付け、前記貼り付け先のレコードがファイルの情報が先に関連付けられ且つインデックス情報が関連付けられていないレコードであると判別した場合は、当該レコードのインデックス情報として前記複写したインデックス情報を関連付け、且つ前記貼り付け先のレコードがファイルの情報とインデックス情報とが関連付けられていない新規レコードであると判別した場合は、前記複写したインデックス情報が関連付けられ且つファイルの情報が関連付けられていない新規レコードを作成し、前記ファイル管理方法は、前記リストにおいて、前記貼り付けステップによって前記既に関連付けられていたインデックス情報が消去されて前記複写したインデックス情報が関連付けられたレコードに、前記貼り付けステップによって作成された新規レコードに付与されるアイコンと異なるアイコンを付加して表示する識別情報付加ステップを、更に備えることを特徴とする。
【００２５】
【発明の実施の形態】
本発明のファイル管理装置、方法および記憶媒体の実施の形態について説明する。本実施形態のファイル管理装置は文書管理装置に適用される。
【００２６】
（ハードウェア構成）
図１は実施形態における文書管理装置の構成を示すブロック図である。図において、１は文書管理装置の全体の制御を司るＣＰＵ（中央処理装置）であり、画像情報、各種操作の指示情報を伝達するバス１８に接続されている。
【００２７】
３は使用者に向けて画像情報のイメージ、文書リスト等を表示するＣＲＴディスプレイであり、ディスプレイインターフェース回路２を介してバス１８に接続されている。５は使用者が文書管理装置の各種動作を指示するためのキーボードおよびポインティングデバイスであり、キーボードインターフェース回路４を介してバス１８に接続されている。
【００２８】
７は被写体から画像情報を読み取るスキャナであり、スキャナインターフェース回路６を介してバス１８に接続されている。９は画像情報とそれぞれの画像情報を管理するための識別情報を保存する磁気ディスクあるいは光磁気ディスク（画像データ用メモリ）であり、メモリインターフェース回路８を介してバス１８に接続されている。
【００２９】
１１は使用者が入力した様々なインデックス情報と画像識別情報とを関連付けて保存するデータベースが記録されているインデックスデータベース用メモリであり、メモリインターフェース回路１０を介してバス１８に接続されている。
【００３０】
１３はファイリングシステムのプログラムを動作する際に使用されるＲＡＭ（プログラム動作用メモリ）１３であり、メモリインターフェース回路１２を介してバス１８に接続されている。１５はファイリングシステムのプログラムを保存する磁気ディスクあるいは光磁気ディスク（プログラム保存用メモリ）であり、メモリインターフェース回路１４を介してバス１８に接続されている。
【００３１】
１７はファイリングシステムのプログラムが保存されているフロッピーディスク等を接続するディスクドライブ（外部ディスク接続装置）であり、外部ディスクインターフェース回路１６を介してバス１８に接続されている。
【００３２】
通常、このようなハードウェア構成では、文書管理システムを実現するためのプログラムはフロッピーディスク等により供給される。フロッピーディスクに格納されたプログラムはプログラムの使用（実行）に先立ち、ディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。
【００３３】
（ソフトウェア処理）
図２は図１のハードウェア構成で実現される文書管理システムの処理機能を示すブロック図である。図において、２０は文書の情報としての画像を記録する画像記録部、２１は画像記録部２０内のデータを、整合性を維持しつつ管理する画像記録管理部、２２は文書を検索するためのインデックスデータを記録するインデックスデータ記録部である。
【００３４】
２３はインデックスデータ記録部２２内のデータを、整合性を維持しつつ管理するインデックスデータ記録管理部、２４は所望の文書を検索するための検索条件を入力する検索条件入力部、２５はデータベースから所望の文書を検索する検索部ある。検索条件入力部２４はキーボードおよび検索条件入力画面から構成される。
【００３５】
７は文書、図面等の原稿から画像データを読み込むスキャナ、２７はスキャナ７を制御するスキャナ制御部、２８はインデックスデータの入力を行うインデックス入力部である。３０は文書のリストを表示する文書リスト表示部３１を制御する文書リスト制御部である。３２は文書の画像を制御する画像制御部、４０は画像表示部４１を制御して文書の画像表示を行う画像表示制御部である。
【００３６】
文書リスト制御部３０は、文書リスト表示部３１を制御するとともに、インデックスデータ記録管理部２３、画像制御部３２、インデックス入力部２８に接続されている。画像制御部３２は、画像記録管理部２１、文書リスト制御部３０、スキャナ制御部２７および画像表示制御部４０に接続されている。
【００３７】
上記構成を有する文書管理装置における文書の検索、文書の記録、インデックスの入力の動作について示す。
【００３８】
（検索動作）
まず、使用者は、検索条件入力部２４から所望の文書を検索するための検索条件を入力する。検索条件としては、例えばキーワードが挙げられる。入力された検索条件は検索部（一般に、検索エンジンともいわれる）２５に渡され、検索部２５はインデックスデータ記録部２２のデータ管理を行っているインデックスデータ記録管理部２３を経由して文書データベースから検索条件に一致する文書を探し出し、その結果を文書リスト制御部３０に出力する。検索条件に一致する文書があった場合、文書リスト制御部３０はその結果を文書リスト化するとともに、文書リスト表示部３１（一般に、ＣＲＴおよびＣＲＴの制御回路で構成される）に表示する。
【００３９】
（新規記録）
使用者はスキャナ制御部２７を起動し、スキャナ７から新規の文書を読み込む。スキャナ７は所定の枚数の原稿を読み込み、読み込んだ原稿の画像データを画像制御部３２に出力する。画像制御部３２は画像データを画像記録管理部２１を経由して画像記録部２０に記録すると共に、文書リスト制御部３０に新規文書生成情報を通知する。
【００４０】
文書リスト制御部３０は、新規文書生成情報に基づき、新規のレコードを作成し、既に表示されている文書リストに追加して表示する。このレコードでは、作成日付、ページ数などスキャナ７から入力された文書に対応するスキャン時に確定される文書属性が更新される。更新された文書属性は、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００４１】
（インデックス後付け）
使用者は文書リスト制御部３０に対してインデックス入力を開始する指示を行う。この指示により、文書リスト制御部３０はインデックス入力部２８からの出力を受け取るモードとなる。使用者はインデックス入力部２８から所定の（この場合、新規にスキャンした文書の）インデックスを入力する。入力されたインデックスは文書リスト制御部３０によりリスト上の所定の場所に表示される。入力されたインデックスデータは、自動あるいは文書リスト制御部３０への使用者の指示により、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００４２】
（インデックス先付け）
インデックス情報を文書の入力に先立って入力するインデックス先付けの動作では、使用者は文書リスト制御部３０にインデックス先付けの指示を行う。この指示により、文書リスト制御部３０は、文書リストの最下端の新規レコードに、現時点では画像データと関連を持たないインデックス入力を可能にする。そして、使用者はインデックス入力部２８から新規のインデックスデータを入力する。このデータは、文書リスト制御部３０により、文書リスト上に表示されると共に、必要に応じてインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００４３】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
使用者は、前述したインデックス先付けレコードに対応する画像データの入力を行う。使用者は、まず文書リスト制御部３０に対し、画像データの入力を行うインデックス先付けが行われたレコードを選択する操作を行う。そして、スキャナ制御部２７によりスキャナ７から画像データを読み込む。画像データは、画像制御部３２により画像表示制御部４０を経て画像表示部４１に送られるとともに、画像記録管理部２１に送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を、画像制御部３２を経てあるいは直接に文書リスト制御部３０に渡す。
【００４４】
また、画像制御部３２から文書リスト制御部３０に文書ページ数などの読み込み情報が送られる。文書リスト制御部３０は、この読み込み情報をインデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。さらに、文書リスト制御部３０は文書リストの表示を更新する。尚、記録画像のアドレス情報は、画像記録管理部２１からインデックスデータ記録管理部２３に直接渡るように構成することも可能である。
【００４５】
（文書リストの構成）
図３は文書リストＷの表示画面を示す図である。文書リストＷは文書リスト制御部３０により生成され、ＣＲＴ上に表示される。この文書リストＷには、検索結果のファイルとスキャナから入力された新規ファイルが表示されている。５１はファイルの状態を示すプロパティ列、５２はリスト上の番号を示すファイルナンバ列、５３および５４は各文書のインデックス項目である。５５は各ファイルのページ数、５７はスキャナ７で被写体の画像を記録した作成日付を示す。
【００４６】
インデックス項目については、図示しないデータベース構造設定部により使用者が文書の種類に応じて自由に設計することが可能である。図３の例では、文書管理のためのインデックス情報として、文書のタイトルを示すタイトル５３、文書の章の区切りを示す章５４、文書の評価を表すランク５６が加えられている。また、これらの列の順番は、任意に入れ替えることが可能である。
【００４７】
また、図３に示した文書リストＷは、画像記録済みファイルとインデックスだけを先に入力したインデックス先付けファイルを、同一画面上に、明確に区別がつくように表示している。５８、５９に示すアイコン（○、△）は、プロパティ列５１内の各ファイルの状態を示すアイコンであり、アイコン５８（○）は、ファイルに画像情報がすでに記録されていることを示し、アイコン５９（△）はファイルに画像情報がまだ記録されておらず、インデックス先付けファイルであることを示す。図３の文書リストＷでは、範囲６０、６１で示すファイルナンバが１から１０のファイルは画像記録済みのファイルであり、範囲６２で示すファイルナンバが１１から１５のファイルはインデックス先付けファイルであることが容易に判別可能である。
【００４８】
尚、範囲６０のファイルは、検索部２５の検索により表示された画像情報とインデックス情報が記録されている既存ファイルを示し、範囲６１のファイルは、画像情報が保存されているがインデックス情報が入力されていない新規ファイルを示し、範囲６２のファイルはインデックス情報だけが記録されているインデックス先付けファイルを示している。
【００４９】
（検索動作）
図４は文書リストＷ上で検索動作を行う際の表示画面を示す図である。同図（Ａ）の文書リストＷは検索条件を付けずに保存されている文書の全件を表示した状態を示しており、初期状態の一例である。ここで、使用者が、検索条件入力部２４に検索条件としてランク列の“Ａ”を入力すると、検索部２５は、検索条件からインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２から検索条件に一致するレコード（ファイル）を探し出し、その結果を文書リスト制御部３０に出力する。文書リスト制御部３０では、その結果を基に文書リストを作成して、文書リスト表示部３１上に表示する。同図（Ｂ）には、このような検索動作によって作成され、かつ表示された文書リストＷの表示画面が示されている。
【００５０】
（新規記録）
図５は文書リストＷ上で新規記録を行う際の表示画面を示す図である。新規記録前の文書リストを同図（Ａ）に示す。ここで、スキャナ７を用いて新規の文書を読み込み、文書リスト制御部３０に新規文書生成情報を通知する。
【００５１】
文書リスト制御部３０は、新規文書生成情報に基づき、新規のレコードを作成し、既に表示している文書リストに追加して表示する。作成かつ更新された文書属性は、インデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。同図（Ｂ）には、このような新規文書の記録動作によって表示された文書リストＷの表示画面が示されている。ファイルナンバ４、５、６のレコード（ファイル）が作成され、画像情報のスキャンに対応したページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンが表示されている。
【００５２】
（インデックス後付け）
図６は文書リストＷ上でインデックス情報の後付けを行う際の表示画面を示す図である。使用者は、文書リスト制御部３０にインデックス入力を開始する指示を行う。この指示により、同図（Ａ）に示すように、文書リスト制御部３０はインデックス入力部２８からの出力を受け取るモードとなる。
【００５３】
使用者は、インデックス入力部２８から所定のインデックスを入力する。入力されたインデックスは文書リスト制御部３０によりリスト上の所定の場所に表示される。入力されたインデックスデータは自動あるいは文書リスト制御部３０への使用者の指示によりインデックスデータ記録管理部２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００５４】
１つのインデックス項目の入力動作を終了すると、次の（例えば図の右隣の）インデックス項目の入力動作に移ることも可能である。同様に、１つのレコード（ファイル）へのインデックス入力動作を終了すると、次の（例えば図の下側）のレコード（ファイル）へのインデックスの入力動作に移ることも可能である。例えば、同図（Ａ）に示すように、ファイルナンバ４のタイトル列からインデックス入力を開始し、同図（Ｂ）に示すように、ファイルナンバ６のランク列まで連続してインデックス入力を行う。
【００５５】
さらに、入力する列を、例えばＣｈａｐｔｅｒとＲａｎｋだけに指定して連続入力を行うことも可能である。
【００５６】
（インデックス先付け）
図７は文書リストＷ上でインデックス情報の先付けを行う際の表示画面を示す図である。使用者は、文書リスト制御部３０にインデックス先付けの指示を行う。この指示により、同図（Ａ）に示すように、文書リスト制御部３０は、文書リストの最下端の新規レコードに、現時点では画像データと関連を持たないインデックス入力を可能にする。
【００５７】
使用者はインデックス入力部２８から新規のインデックスデータを入力する。このデータは文書リスト制御部３０により、文書リスト上に表示されると共に、必要に応じてインデックスデータ記録管理部２３を経由してインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００５８】
１つのインデックス項目の入力動作を終了すると、次のインデックス項目の入力動作に移ることも可能である。同様に、１つのレコード（ファイル）のインデックス入力動作を終了すると、別のレコード（ファイル）のインデックスへの入力動作に移ることもでき、このときに画像データと関連を持たないファイルがインデックス先付けファイルとして作成される。例えば、同図（Ａ）に示すように、新規ファイルのタイトル列からインデックス入力を開始し、同図（Ｂ）に示すように、ファイルナンバ９の章列まで連続してインデックス入力を行う。こうして、ファイルナンバ７、８、９のインデックス先付けファイルが作成される。
【００５９】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
図８は文書リストＷ上でインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行う際の表示画面を示す図である。使用者は、まず文書リスト制御部３０に対し、同図（Ａ）に示すように、画像データの入力を行うインデックス先付けが行われたレコードを選択する操作を行う。
【００６０】
スキャナ制御部２７によりスキャナ７から画像データを読み込む。画像データは、画像制御部３２により画像表示制御部４０を経て画像表示部４１に送られるとともに、画像記録管理部２１に送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を画像制御部３２を経て、あるいは直接に文書リスト制御部３０に渡す。
【００６１】
また、画像制御部３２から文書リスト制御部３０に文書ページ数等の読み込み情報が送られる。文書リスト制御部３０は、この読み込み情報をインデックスデータ記録管理部２３を経て、インデックスデータ記録部２２に記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けレコードから通常の文書に変更する。
【００６２】
さらに、文書リスト制御部３０は、文書リストの表示を更新する。このような新規文書の記録動作によって作成され、かつ表示された文書リストＷの表示画面が同図（Ｂ）である。ファイルナンバ７、８、９のファイルに画像情報が入力されてリスト上でページ数、作成日付、ファイルの属性を示すプロパティ列のアイコンの表示が更新されている。
【００６３】
尚、本実施形態では、個々の操作を順を追って説明したが、個々の操作はその順番を規定されるものではなく、使用者の所定操作の要求順に処理されるものである。
【００６４】
つぎに、文書管理装置を用い、文書リスト上の複数のレコード、複数のフィールドに対し、データのコピーによる一括インデキシングを行う方法について、（１）インデックスデータのコピー、（２）インデックスデータ貼り付け範囲の選択、（３）インデックスデータの貼り付けの順に説明する。
【００６５】
（１）インデックスデータのコピー
インデックスデータのコピーでは、テキストエディタやスプレッドシートなどのアプリケーションのテキストデータ、あるいは文書管理装置の文書リスト上に表示されているインデックスデータからコピーを行う。
【００６６】
このコピーは一般的な方法にしたがって実行される。一般的な方法とは、アプリケーションのメニューアイテム（図示せず）から選択できるコピーメニューあるいはキーボードによるコピー動作に割り当てられたショートカットキーの入力などによる方法である。
【００６７】
図９はスプレッドシート上で作成されたインデックスデータを示す図である。スプレッドシート上のインデックスデータから所望のデータにつき、ポインティングデバイスなどを用いてその範囲を選択し、コピーを実行する。スプレッドシート上の行数が文書管理装置の文書リスト上のレコード数に、列数が文書リスト上のフィールド数に対応する。図９では、１０行２列のインデックスデータが選択されている状態が示されている。
【００６８】
図１０はテキストエディタ上で作成されたインデックスデータを示す図である。テキストエディタ上のインデックスデータから所望のデータにつき、ポインティングデバイスなどを用いてその範囲を選択し、コピーを実行する。
【００６９】
テキストエディタ上の行数（改行コードによって区切られた文字列の数）が文書管理装置の文書リスト上のレコード数に、列数（１つの行の中で特定のセパレータによって区切られた文字列の数）が文書リスト上のフィールド数に対応する。
【００７０】
本実施形態では、特定のセパレータとして、ＴＡＢキーか用いられているが、ＳＰＡＣＥキー、「，」（カンマ）、任意の文字、文字列、記号、数値などをセパレータとして用いることも可能である。図１０では、２行３列のインデックスデータが選択されている状態が示されている。
【００７１】
図１１は文書リストに検索結果が表示された画面を示す図である。検索動作では、文書リスト上から所望のインデックスデータにつき、ポインティングデバイスなどを用いてその範囲を選択し、コピーを実行する。図１１では、５行２列のインデックスデータが選択されている状態が示されている。
【００７２】
（２）インデックスデータ貼り付け範囲の選択
インデックスデータ貼り付け範囲の選択は、ポインティングデバイスやキーボードなどの操作により行われる。図１２は１０文書で２項目の範囲が選択された画面を示す図である。この範囲でインデキシングが行われる。選択範囲には、検索結果のレコード、新規に文書が記録されたレコード、インデックス先付けレコードが混在している。
【００７３】
（３）インデックスデータの貼り付け
図１３はインデックスデータの貼り付け処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、前述したように、フロッピーディスク等により供給される。フロッピーディスクに格納されたプログラムはプログラムの使用（実行）に先立ち、ディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。
【００７４】
使用者によりインデックスデータの貼り付け指示があった場合、まず、コピー元のインデックスデータの行数（Ｒ）、列数（Ｃ）を取得する（ステップＳ１３０１）。ユーザにより範囲が選択された文書リストの行数（レコード数）および列数（フィールド数）を取得する（ステップＳ１３０２）。
【００７５】
ステップＳ１３０１で取得した行数（コピー元行数）とステップＳ１３０２で取得した行数（コピー先行数）を比較する（ステップＳ１３０３）。コピー元行数がコピー先行数以下である場合、全ての行が範囲指定されたレコードにコピー可能である。そして、ステップＳ１３０１で取得した列数（コピー元列数）とステップＳ１３０２で取得した列数（コピー先列数）を比較する（ステップＳ１３０４）。コピー元列数がコピー先列数以下である場合、全ての列が範囲指定されたフィールドにコピー可能である。
【００７６】
そして、変数Ａに値１を設定する（ステップＳ１３０５）。これは、コピーしたインデックスデータの最初の行であることを示す。変数Ｂに値１を設定する（ステップＳ１３０６）。これは、コピーしたインデックスデータの最初の列であることを示す。
【００７７】
コピー元の第１行、第１列のインデックスデータを取得する（ステップＳ１３０７）。コピー先として選択された範囲の左上のセルを第１行、第１列の選択セルとして取得する（ステップＳ１３０８）。ステップＳ１３０７で取得したインデックスデータと、ステップＳ１３０８で取得した選択セルのタイプをチェックする（ステップＳ１３０９）。
【００７８】
すなわち、「テキスト」、「数値」、「日付」などのフィールドタイプのうち、取得したインデックスデータが選択セルのフィールドとして記録可能なデータであるか否かを調べる。例えば、インデックスデータが「Ｏｂｊｅｃｔ」というテキストデータであり、選択セルのフィールドタイプが「テキスト」である場合、記録可能なデータとして、インデックスデータ記録処理を行う（ステップＳ１３１１）。この処理では、コピー先のレコードに応じたインデックスデータ記録処理を行うが、これについては後述する。そして、次に記録するインデックスデータを取得するために、次の列の値（Ｂ←Ｂ＋１）を取得する（ステップＳ１３１２）。
【００７９】
一方、ステップＳ１３０９で、例えばインデックスデータが「Ｏｂｊｅｃｔ」というテキストデータであり、選択セルのフィールドタイプが「数値」である場合、記録不可能なデータとして、選択セルにインデックスデータを記録することができないことを示すメッセージを表示し（ステップＳ１３１０）、インデックスデータの記録を行わず、ステップＳ１３１２の処理に移行する。
【００８０】
ステップＳ１３１２で取得した値ＢとステップＳ１３０１で取得した列数Ｃを比較する（ステップＳ１３１３）。ステップＳ１３１２で取得した値ＢがステップＳ１３０１で取得した列数Ｃ以下である場合、まだ１つの行についてインデックス付けが終了していないので、ステップＳ１３０７の処理に戻る。一方、ステップＳ１３１２で取得した値ＢがステップＳ１３０１で取得した列数Ｃより大きい場合、１つの行についてインデックス付けが終了したので、次の行のインデックスデータの記録処理を行うために、次の行の値（Ａ←Ａ＋１）を取得する（ステップＳ１３１４）。
【００８１】
ステップＳ１３１４の処理により取得した値Ａと、ステップＳ１３０１の処理により取得した行数Ｒを比較する（ステップＳ１３１５）。ステップＳ１３１４の処理により取得した値ＡがステップＳ１３０１の処理により取得した行数Ｒ以下である場合、全てのインデックスデータの記録が終了していないので、ステップＳ１３０６の処理に戻る。一方、ステップＳ１３１４の処理により取得した値ＡがステップＳ１３０１の処理により取得した行数Ｒより大きい場合、全てのインデックスデータの記録が終了したので、処理を終了する。
【００８２】
一方、ステップＳ１３０３でコピー元行数がコピー先行数より大きい場合、あるいはステップＳ１３０４でコピー元列数がコピー先列数より大きい場合、コピー元の選択範囲がコピー先の選択範囲より大きいので、インデックスデータ記録処理を行うことができないことを示すメッセージを表示し（ステップＳ１３１６）、処理を終了する。このような処理により、インデックスデータの貼り付け処理が行われる。
【００８３】
図１４はステップＳ１３１１におけるインデックスデータ記録処理手順を示すフローチャートである。コピー先のレコードが検索した結果として表示されたレコード（検索結果レコード）であるか否かを判別する（ステップＳ１４０１）。検索結果レコードでない場合、コピー先のレコードが新規記録した結果として表示されたレコード（新規記録レコード）であるか否かを判別する（ステップＳ１４０２）。新規記録レコードである場合、インデックスデータ記録部２２に記録されていない新しいデータを記録し、文書画像データと対応付ける（ステップＳ１４０４）。
【００８４】
一方、新規記録レコードでない場合、文書画像が関連付けられていないレコード、すなわちインデックス先付けレコードとして、新規レコードの追加処理を行う（ステップＳ１４０５）。
【００８５】
また一方、ステップＳ１４０１で検索結果レコードである場合、検索結果レコードのインデックスデータは既にインデックスデータ記録部に記録されている。したがって、該当するインデックスデータを検出した後、そのデータを消去し、新しいデータを記録し（ステップＳ１４０３）、処理を終了する。このような処理によりインデックスデータ記録処理が行われる。
【００８６】
図１５は一括インデキシングを行った文書リストの画面を示す図である。図９のスプレッドシートで選択された範囲をコピー元とし、図１２の文書リスト上で選択された範囲をコピー先として、インデックスデータの貼り付け処理を行った場合、図１５に示すように一括インデキシングを行うことができる。検索結果レコードで、既存のインデックスデータが更新されたレコードのプロパティ列には、アイコン「◎」が付加されている。
【００８７】
図１６はインデックスデータの貼り付け処理を行った結果の文書リストの画面を示す図である。図１１の文書リスト上で選択された範囲をコピー元とし、このリスト上でインデックス先付けレコードを追加してインデックスデータの貼り付け処理を行った結果が図１６に示される。
【００８８】
ファイルナンバ２〜６の「Ｔｉｔｌｅ」、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」の項目がファイルナンバ１１〜１５の「Ｔｉｔｌｅ」、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」の項目に、一括インデキシングを行うことにより貼り付けられている。
【００８９】
尚、上記実施形態では、コピー元のインデックスデータの選択範囲が文書リストのコピー先の選択範囲よりも大きい場合、インデキシング処理を行わずに終了していたが、文書リスト上の選択した範囲だけインデックスの貼り付けを行うようにしてもよい。
【００９０】
また、上記実施形態では、文書リスト上の既存のレコードに対する範囲選択によりインデックス貼り付け処理を行ったが、文書リスト上の最下端のレコードを選択し、インデックス貼り付け処理を行うことにより、新規レコードを作成しながらインデックスデータの貼り付けを行うようにしてもよい。
【００９１】
さらに、上記実施形態では、文書ファイルを取り扱う場合を示したが、文書ファイルに限らず、図形ファイルや写真などの画像ファイルであってもよい。
【００９２】
また、本発明は複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明はシステムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適用できることはいうまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記憶媒体をシステムあるいは装置に読み出すことによってそのシステムあるいは装置が本発明の効果を享受することが可能となる。
【００９３】
本実施形態では、前述したように、文書管理システムを実現するためのプログラムはフロッピーディスクにより供給される。フロッピーディスクに格納されたプログラムはプログラムの使用（実行）に先立ち、ディスクドライブ１７から読み込まれ、磁気ディスク１５に保存される。この後、プログラムはＲＡＭ１３にロードされてＣＰＵ１により実行される。
【００９４】
図１７は記憶媒体としてのフロッピーディスクのメモリマップを示す図である。ＲＯＭには、図１３のフローチャートに示すインデックスデータの貼り付け処理モジュール、図１４のフローチャートに示すインデックスデータの記録処理モジュールなどが格納されている。
【００９５】
記憶媒体としては、フロッピーディスクに限らず、ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、磁気テープ、不揮発性のメモリカードなどを用いることができる。
【００９６】
【発明の効果】
本発明によれば、一括貼り付けを行った場合でも、既に関連付けられていたインデックス情報が更新されたレコードなのか、新たに作成した新規レコードなのかをユーザは容易に判別できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施形態におけるファイル管理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】図１のハードウェア構成で実現される文書管理システムの処理機能を示すブロック図である。
【図３】文書リストＷの表示画面を示す図である。
【図４】文書リストＷ上で検索動作を行う際の表示画面を示す図である。
【図５】文書リストＷ上で新規記録を行う際の表示画面を示す図である。
【図６】文書リストＷ上でインデックス情報の後付けを行う際の表示画面を示す図である。
【図７】文書リストＷ上でインデックス情報の先付けを行う際の表示画面を示す図である。
【図８】文書リストＷ上でインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行う際の表示画面を示す図である。
【図９】スプレッドシート上で作成されたインデックスデータを示す図である。
【図１０】テキストエディタ上で作成されたインデックスデータを示す図である。
【図１１】文書リストに検索結果が表示された画面を示す図である。
【図１２】１０文書で２項目の範囲が選択された画面を示す図である。
【図１３】インデックスデータの貼り付け処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】ステップＳ１３１１におけるインデックスデータ記録処理手順を示すフローチャートである。
【図１５】一括インデキシングを行った文書リストの画面を示す図である。
【図１６】インデックスデータの貼り付け処理を行った結果の文書リストの画面を示す図である。
【図１７】記憶媒体としてのフロッピーディスクのメモリマップを示す図である。
【図１８】従来の一般的な文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
７  スキャナ
２４  検索条件入力部
２５  検索部
２８  インデックス入力部
３０  文書リスト制御部
３１  文書リスト表示部
３２  画像制御部
４１  画像表示部
【図１】
0004250232.tif 000002
【図２】
0004250232.tif 000003
【図３】
0004250232.tif 000004
【図４】
0004250232.tif 000005
【図５】
0004250232.tif 000006
【図６】
0004250232.tif 000007
【図７】
0004250232.tif 000008
【図８】
0004250232.tif 000009
【図９】
0004250232.tif 000010
【図１０】
0004250232.tif 000011
【図１１】
0004250232.tif 000012
【図１２】
0004250232.tif 000013
【図１３】
0004250232.tif 000014
【図１４】
0004250232.tif 000015
【図１５】
0004250232.tif 000016
【図１６】
0004250232.tif 000017
【図１７】
0004250232.tif 000018
【図１８】
0004250232.tif 000019