(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書記録システムであって、
文書読取装置と、走査サーバと、メタデータ収集手段と、リポジトリマネージャと、Ｅメールサーバと、を備え、
前記文書読取装置は、ユーザの文書をスキャンし、
前記走査サーバは、前記文書読取装置においてスキャンされた文書を受け取り、当該文書に対して前記ユーザのＥメールアドレス及び前記スキャンされた文書とメタデータの格納先となる目標リポジトリの目標リポジトリ名を含むメタデータの収集の要求を行い、
前記メタデータ収集手段は、
前記走査サーバからの要求を受けて、当該要求に応じた能力記述の要求を前記リポジトリマネージャへ行い、前記リポジトリマネージャからリポジトリに保持されたメタデータのメタデータ名及びそのメタデータを保持するリポジトリのリポジトリ名を含む能力記述を受け取り、
前記能力記述に含まれるメタデータ名を含み、前記ユーザのＥメールアドレスを宛先とするＥメールを送信し、
前記Ｅメールに含まれるメタデータ名に対するメタデータ値が前記Ｅメールを受けたユーザによって付加された前記Ｅメールの返信を受け、
前記Ｅメールの返信から前記メタデータ値を抽出し、前記メタデータ値を前記走査サーバに送り、
前記走査サーバは、前記メタデータ収集手段から前記メタデータ値を受けると、前記メタデータ値を含む文書格納要求を前記リポジトリマネージャに行い、
前記リポジトリマネージャは、前記文書格納要求を受けて、前記走査サーバから前記文書読取装置においてスキャンされた文書を検索し、前記文書読取装置においてスキャンされた文書に関連付けて前記目標リポジトリに前記メタデータ値を格納する、
ことを特徴とする文書記録システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書記録システムであって、
前記メタデータは、文書タイトル、文書著者、キーワード及びバージョンの少なくとも１つであることを特徴とする文書記録システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書メタデータの読取システム、読取装置及び読取方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書リポジトリに蓄積された文書はメタデータに関連付けられた場合に最も利用価値が高くなる。文書メタデータは、文書タイトル、文書著者、キーワード、バージョン等のような情報から構成される。文書リポジトリは、文書メタデータに対する要求をサポートしている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
文書が読取装置によって読み取られた場合、文書メタデータへの入力方法は制限される。いくつかの読取装置又は複合機は、文書メタデータの入力に十分なユーザインターフェースを備えていない。現在の幾つかの解決方法は、前もってメタデータは“読取テンプレート”又は機械読取が可能な“ペーパユーザインターフェース”に選別されることを必要とする。従って、文書読取装置に必要とされることは、文書読取装置のユーザインターフェースを提供するＥメール及び個人のワークステーションのようなネットワークツールを用いたネットワーク化されたシステムと協調することである。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明は、文書記録システムであって、文書読取装置と、走査サーバと、メタデータ収集手段と、リポジトリマネージャと、Ｅメールサーバと、を備え、前記文書読取装置は、ユーザの文書をスキャンし、前記走査サーバは、前記文書読取装置においてスキャンされた文書を受け取り、当該文書に対して前記ユーザのＥメールアドレス及び前記スキャンされた文書とメタデータの格納先となる目標リポジトリの目標リポジトリ名を含むメタデータの収集の要求を行い、前記メタデータ収集手段は、前記走査サーバからの要求を受けて、当該要求に応じた能力記述の要求を前記リポジトリマネージャへ行い、前記リポジトリマネージャからリポジトリに保持されたメタデータのメタデータ名及びそのメタデータを保持するリポジトリのリポジトリ名を含む能力記述を受け取り、前記能力記述に含まれるメタデータ名を含み、前記ユーザのＥメールアドレスを宛先とするＥメールを送信し、前記Ｅメールに含まれるメタデータ名に対するメタデータ値が前記Ｅメールを受けたユーザによって付加された前記Ｅメールの返信を受け、前記Ｅメールの返信から前記メタデータ値を抽出し、前記メタデータ値を前記走査サーバに送り、前記走査サーバは、前記メタデータ収集手段から前記メタデータ値を受けると、前記メタデータ値を含む文書格納要求を前記リポジトリマネージャに行い、前記リポジトリマネージャは、前記文書格納要求を受けて、前記走査サーバから前記文書読取装置においてスキャンされた文書を検索し、前記文書読取装置においてスキャンされた文書に関連付けて前記目標リポジトリに前記メタデータ値を格納する、ことを特徴とする。
【０００８】
【発明の実施の形態】
本発明の他の特徴は、以下の記載により当業者に明らかになろう、つまり本発明の実施の形態を、発明を実施する最良の形態の一つを図解することにより解説する。本発明は、他の異なる実施形態をとることができ、その詳細において発明の範囲を逸脱しない範囲で種々自明の様態の修正が可能である。従って、図面及び説明は本質的に実例であり、これに限るものではない。
【０００９】
図１及び図２は、本発明による文書読取システムを図解する高レベルブロック図及びフローチャートを示す。図１及び図２を参照すると、メタデータ取得のためのＥメールを使った文書読取システムは、以下のステップを使うことにより達成される。まず、ステップ１０１に示すように、文書読取装置２０においてユーザ１０はログインし、所望のリポジトリ名、フォルダ名、メタデータ源といった基本読取パラメータを選択、入力、または関連付ける。紙の文書（図示せず）が文書読取装置２０の文書送りにセットされると、ユーザ１０はスタートボタンを押して走査動作を開始する。走査が完了すると、ユーザ１０は紙の文書を取り除いて自分のオフィスに戻る。次に、ステップ１０２にあるように、文書読取装置２０は基本読取パラメータと走査された文書を走査サーバ２２へ届ける。走査サーバ２２は、メタデータをユーザ１０から収集する間に一時的に文書を格納する。
【００１０】
走査サーバ２２は、ステップ１０３にあるように、ユーザ１０のＥメールアドレスを取得して、メタデータ取得サービス２６にこの文書に対するメタデータを取得するよう要求する。この要求には、走査された文書の第１ページのＵＲＬ、ユーザのＥメールアドレス及び目標リポジトリ名が含まれている。メタデータ取得サービス２６はリポジトリマネージャ２４に能力記述を要求して受け取る。能力記述には、各リポジトリに保持されたメタデータ名とともに、保持されたリポジトリの名前が含まれている。メタデータ取得サービス２６は、ステップ１０４にあるように、特定のリポジトリ３２により保持されたメタデータ名を持つＥメール本文を構成する。
【００１１】
次に、ステップ１０５において、メタデータ取得サービス２６は走査サーバ２２からの走査された文書の第１ページを検索し、Ｅメールの添付情報として構成する。ステップ１０６において、メタデータ取得サービス２６はＥメールをユーザ１０あてに出し、「返信」フィールドを文書読取システムＥメールアカウントに設定する。構成されたＥメールは、ステップ１０６にあるように、ユーザ１０へ届けるためにＥメールサーバ２８に送られる。
【００１２】
図１及び図２に戻り、ステップ１０７において、Ｅメールサーバ２８はユーザのＥメールクライアント３０に入手できるＥメールを知らせて、ユーザ１０が閲覧を希望すればメールを届ける。ステップ１０８において、ユーザ１０は、元のメッセージのコピーを含むＥメールへ返信を生成する。ユーザ１０は、指定されたメタデータ名のメタデータ値を入力することにより返信本文のメッセージを編集する。ステップ１０９にあるように、ユーザ１０が返信を送る場合、Ｅメールサーバ２８はそれを文書読取システムが入手できるようにする。
【００１３】
次に、ステップ１１０において、メタデータ取得サービス２６はＥメール返信からメタデータ値を抽出する。ステップ１１１において、メタデータ取得サービス２６は、メタデータ値を走査サーバ２２に返し、メタデータ取得の要求を完了する。ステップ１１２において、走査サーバ２２は、リポジトリマネージャ２４による文書格納を要求する。次に、ステップ１１３において、リポジトリマネージャ２４は走査サーバ２２から記録した文書を検索する。最後に、ステップ１１４にあるように、リポジトリマネージャ２４は、記録した文書とそれに関連付けられたメタデータを、目標リポジトリ３２内の指定されたフォルダに格納する。
【００１４】
図５（文書読取システムを使った導入例を図解した高レベルシステムブロック図）、と図１及び図２のフローチャートを参照する。ユーザ１０は同僚の何人かに配らなければならない紙の文書を持っている。ユーザ１０は、本発明を使った文書分配システムにアクセスできる。文書を分配するには、ユーザ１０は近くの文書読取装置（ドキュメントセンタと呼んでもよい）にログインし、目標リポジトリ、フォルダ名、及び文書フォーマットを識別する個人テンプレートを選択する。それからユーザ１０は、Ｅメールを介して文書メタデータを入力するオプションを選択し、ユーザのリポジトリアクセス証明書の確実な表示を提供する。
【００１５】
ユーザ１０は、２種類の異なったユーザインタフェースを使ってこのシステムと相互に作用する。ユーザがログインし、所望の「テンプレート」を選択する際に、第１ユーザインタフェース３６はドキュメントセンタにある。このテンプレートは、リポジトリとフォルダの名前、アクセス資格証明書及びメタデータ源などの先に指定した文書分配パラメータを含んでいる。図３はユーザがテンプレートを選択するところを表している。第２ユーザインタフェース４０は、ユーザのＥメールクライアントである。ユーザ１０は、分配システムからＥメールに返信し、メタデータ値と分配リストを供給する。図４は標準的なユーザインタフェースを示す。
【００１６】
ユーザ１０は、文書をドキュメントセンタの文書送りに置き、（例えば）開始ボタンを押す。ユーザ１０は、自分のオフィスに戻ると文書分配システムからのＥメールを確認する。Ｅメール本文は、ユーザ１０がメタデータ値を入力するための形式で文書メタデータ名を提供する。また、ユーザ１０が文書分配リストを指定するスペースもある。ユーザ１０は、Ｅメールクライアントの「返信」ボタンを押し、含まれていた元のメッセージのコピーにメタデータ値と分配リストとを書き込む。ユーザ１０が「送信」ボタンを選択すると、Ｅメール返信が文書分配システムに届けられて、メタデータ値と分配リストが抽出される。最後に、文書が指定されたフォーマットに変換され、指定されたメタデータと共にリポジトリに格納され、そして指定された文書リストへＥメールされる。
【００１７】
更に具体的に、図５をもう一度参照すると、文書分配シナリオは以下の詳細なステップにより達成される。ユーザ１０は、ログインして所望のリポジトリ名、フォルダ名、及びメタデータ源を含むテンプレートを選択する。紙の文書がドキュメントセンタの文書送りにセットされると、ユーザ１０は開始ボタンを押して走査動作を開始する。走査が完了すると、ユーザ１０は紙の文書を取り除いて自分のオフィスに戻る。ドキュメントセンタはテンプレートと走査された文書をＸＳＭフォーマットで走査サーバ２２へ届ける。走査サーバ２２は分配サービス３４に、新しい文書が分配準備されていることを知らせる。分配サービス３４は文書に対する参照情報を検索し、関連付けられたテンプレートファイルを読む。テンプレートから、分配サービス３４はリポジトリ名及びこのシナリオではユーザのＥメールアドレスであるメタデータ源を抽出する。
【００１８】
分配サービス３４はメタデータ取得サービス２６にこの文書のメタデータを取得するよう要求する。この要求には、走査された文書の第１ページのＵＲＬ、ユーザのＥメールアドレス、及び目標リポジトリ名が含まれている。メタデータ取得サービス２６はリポジトリオーケストレータ２４からの能力記述を要求する。能力記述には、各リポジトリに保持されたメタデータ名とともに、保持されたリポジトリの名前が含まれている。メタデータ取得サービス２６は、特定リポジトリ３２に保持されたメタデータ名を持つＥメール本文を構成する。
【００１９】
メタデータ取得サービス２６は走査サーバ２２から走査された文書の第１ページを検索し、それをＥメールの添付情報として構成する。メタデータ取得サービス２６はＥメールをユーザ１０あてに出し、「返信」フィールドを分配システムＥメールアカウントに設定する。構成されたＥメールは、ユーザ１０へ届けるために企業Ｅメールサーバ２８に送られる。Ｅメールサーバ２８は、ユーザのＥメールクライアントに入手できるＥメールを知らせて、ユーザ１０が閲覧を希望すればメールを届ける。ユーザ１０は、元のメッセージのコピーを含むＥメールへの返信を生成する。ユーザ１０は、指定された名前に対するメタデータ値を入力することにより返信本文のメッセージを編集する。さらに、ユーザ１０は、送信される文書の参照情報に対する分配リストを供給する。ユーザが返信を送ると、Ｅメールサーバ２８は分配システムがそれを入手できるようにする。
【００２０】
メタデータ取得サービス２６は、Ｅメール返信からメタデータ値と分配リストを抽出する。メタデータ取得サービス２６は、メタデータ値と分配リストを分配サービス３４に返し、メタデータ取得の要求を完了する。分配サービス３４は、リポジトリオーケストレータ２４に対して文書の構成と格納を要求し、分配リストとして文書の参照情報をＥメールする。リポジトリオーケストレータ２４は、走査された文書を検索して指定されたフォーマットに変換する。変換された文書とそれに関連付けられたメタデータは、目標リポジトリ３２内の指定されたフォルダに格納される。リポジトリ３２は、文書の参照情報をリポジトリオーケストレータ２４に返す。リポジトリオーケストレータ２４は、文書の参照情報を文書トークンとして構成する。文書トークンは、Ｅメール本文に添付されて、分配リストに届けるためにＥメールサーバ２８に送られる。
【００２１】
本発明を特定の実施形態を参照にして説明してきたが、材料、部品やステップの配列における多くの変更、修正及び変形が、ここに開示された発明概念より逸脱しない範囲で行うことができるのは明らかである。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明による文書読取システムの高レベルブロック図である。
【図２】  図１の文書読取システムの処理ステップを示す、高レベルフローチャートである。
【図３】  テンプレートを選択するための第１ユーザインタフェースを説明する図である。
【図４】  ユーザによる応答のための第２ユーザインタフェースを説明する図である。
【図５】  図１の文書読取システムを使った導入例を図解する、高レベルシステムブロック図である。
【符号の説明】
１０  ユーザ、２０  文書獲得装置、２２  走査サーバ、２４  リポジトリマネージャ、２６  メタデータ取得サービス、２８  Ｅメールサーバ、３０  Ｅメールクライアント、３２  リポジトリ、３４  分配サービス、３６  ユーザインタフェース。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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