(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイル名及び日付を示す変数名を含む定型文をファイルの種類に対応付けて記憶する対応テーブル記憶手段と、
メールに同封される送信対象のファイルを選択するファイル選択手段と、
この選択手段によって選択されたファイルのファイル情報であるファイル名、ファイル属性、作成／更新日付を取得するファイル情報取得手段と、
このファイル情報取得手段によって得られたファイル属性を基に前記対応テーブルを検索し、そのファイル属性によって示されるファイルの種類に該当する定型文を読み出すと共に、この定型文の中に含まれている変数名の部分に前記ファイル名及び作成／更新日付に応じたデータを代入することによってメールのタイトルを作成するメール作成手段と、
前記ファイル選択手段によって選択されたファイルを添付ファイルとして前記メール作成手段によって作成したメールに添付するファイル添付手段と
を具備したことを特徴とするメール送信装置。
【請求項２】
メール送信装置に用いるコンピュータを
ファイル名及び日付を示す変数名を含む定型文をファイルの種類に対応付けて記憶する対応テーブル記憶手段、
メールに同封される送信対象のファイルを選択するファイル選択手段、
この選択手段によって選択されたファイルのファイル情報であるファイル名、ファイル属性、作成／更新日付を取得するファイル情報取得手段、
このファイル情報取得手段によって得られたファイル属性を基に前記対応テーブルを検索し、そのファイル属性によって示されるファイルの種類に該当する定型文を読み出すと共に、この定型文の中に含まれている変数名の部分に前記ファイル名及び作成／更新日付に応じたデータを代入することによってメールのタイトルを作成するメール作成手段、
前記ファイル選択手段によって選択されたファイルを添付ファイルとして前記メール作成手段によって作成したメールに添付するファイル添付手段、
として機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子メールを送信するメール送信装置およびそのプログラム記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、電子メールを送信する際には、件名（タイトル）や内容を入力作成してメールを作成するが、最近、実際に伝達したい情報は、別のファイルとして作成しておき、電子メールに同封して送る方法が一般化してきた。この場合、タイトルや内容は、所定の同封ファイルを送る旨を伝える定型的なものとなる。メール送信者は、この定型的なタイトルや内容を毎回入力作成する必要がある。
一方、従来、予め宛先のメールアドレスをアドレス帳に登録しておき、メール通信時にその中から所望のメールアドレスを呼び出して宛先アドレスとして指定することができるようになっている。この場合、複数の相手に同じメールを同報送信する場合には複数のメールアドレスを指定するようにしている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ファイルを電子メールに同封して送る際に、メールタイトルや内容を入力作成する作業は、上述のように極めて定型的な作業でありファイルを同封してメールを送信する毎にタイトルや内容を決定して入力することは、ユーザにとって大きな負担となり、また作業の煩雑化を招いていた。
また、アドレス帳からメールアドレスを呼び出して宛先アドレスとして指定することは、メールアドレスを直接入力するよりも簡単かつ確実に宛先アドレスの指定が可能となるが、アドレス帳から所望のメールアドレスを呼び出す場合、宛名を入力したり、宛名一覧から選択する等の方法によって呼び出すようにしているため、メールを送信する毎にこのような操作を必要とすることはユーザにとって大きな負担となり、また作業の煩雑化を招いていた。
本発明の課題は、メールにファイルを添付して送信する際に、その添付ファイルに適したタイトルを自動生成して送信できるようにすることである。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明に係るメール送信装置は、ファイル名及び日付を示す変数名を含む定型文をファイルの種類に対応付けて記憶する対応テーブル記憶手段と、メールに同封される送信対象のファイルを選択するファイル選択手段と、この選択手段によって選択されたファイルのファイル情報であるファイル名、ファイル属性、作成／更新日付を取得するファイル情報取得手段と、このファイル情報取得手段によって得られたファイル属性を基に前記対応テーブルを検索し、そのファイル属性によって示されるファイルの種類に該当する定型文を読み出すと共に、この定型文の中に含まれている変数名の部分に前記ファイル名及び作成／更新日付に応じたデータを代入することによってメールのタイトルを作成するメール作成手段と、
前記ファイル選択手段によって選択されたファイルを添付ファイルとして前記メール作成手段によって作成したメールに添付するファイル添付手段とを具備したことを特徴とする。
【０００６】
【発明の実施の形態】
（第１実施形態）
以下、図１〜図６を参照してこの発明の第１実施形態を説明する。
図１はインターネット経由で電子メールを送受信するコンピュータ端末の全体構成を示したブロック図である。このコンピュータ端末は予めインストールされているダイヤラソフトにしたがってインターネットプロバイダにダイヤルアップ接続されると共に、メーラソフトの起動によって、電子メールの送受信を行う。その際、メールに添付されるファイルが選択されると、そのファイルに関係するファイル情報を取得し、このファイル情報にしたがってメールタイトルを自動生成するようにしている。
【０００７】
ＣＰＵ１は各種プログラムにしたがってこのコンピュータ端末の全体動作を制御する中央演算処理装置である。記憶装置２はオペレーティングシステムや各種アプリケーションソフト、データベース、文字フォントデータ等が予め格納されている記憶媒体３やその駆動系を有している。この記憶媒体３は固定的に設けたもの、もしくは着脱自在に装着可能なものであり、フロッピィーディスク、ハードディスク、光ディスク、ＲＡＭカード等の電気的・光学的記憶媒体、半導体メールによって構成されている。また、更に、ＣＰＵ１は通信回線等を介して他の機器側から送信されて来たプログラム、データを受信して記憶媒体３に格納したり、他の機器側に設けられている記憶媒体に格納されているプログラム、データを通信回線を介して使用することもできる。また、ＣＰＵ１はその入出力周辺デバイスである時計４、入力装置５、表示装置６、通信装置７がバスラインを介して接続されており、入出力プログラムにしたがってＣＰＵ１はそれらの動作を制御する。
入力装置５は文字列データ等を入力したり、各種コマンドを入力するキーボードや手書き認識ボードを有している。なお、表示装置６は液晶表示装置やＣＲＴ表示装置あるいはプラズマ表示装置等であり、また通信装置７はモデム、ＴＡ（ターミナルアダプタ）等である。ここで、図２は手書き認識ボードを示し、手書き入力枠８内に筆記された手書きイメージは、１文字毎に切り出されて文字認識され、その認識結果は候補表示域９に出力される。なお、この手書き認識ボードには「バックスペース（ＢＣ）」、「エスケープ（ＥＳＣ）」、「認識」、「変換」の各種ボタンの他、メールに添付される添付ファイルを選択する際に操作される添付ボタン１０が備えられている。
【０００８】
図３（Ａ）は記憶装置２内のＲＡＭ（スタティックＲＡＭ等）に格納されているデータを示し、そのワーク域には処理途中の演算結果が一時記憶されると共に、自動生成されたメールタイトルＴＬ、任意に選択された添付ファイルＡＦが一時記憶され、また、メールタイトルを自動生成するためのマッピングテーブルＭＴが格納されている。図３（Ｂ）は記憶装置２内に記憶管理されている各種ファイルを示し、複数種のファイルが種類別に異なるフォルダに分けて保存管理されている。ここで、図３（Ｂ）に示す例では、ファイル名＋拡張子の形態で手書き文字“打合わせ．ＰＷＩ”、撮影した動画“ＥＸＰ１０．ＣＭＦ”、撮影した静止画“商品．ＪＰＧ”などのファイルが記憶されている場合を示している。このようにファイル情報としてファイルの種類を示す拡張子“．ＰＷＩ”、“．ＣＭＦ”、“．ＪＰＧ”がファイル毎に付加されているので、この実施形態においてはこのファイルの種類を示す情報や時計４によって計数された現在日付の情報を基にメールタイトルを自動生成するようにしている。
【０００９】
図４はマッピングテーブルＭＴの内容を示し、ファイル種類を示す拡張子毎に、メールタイトル（定型文）を記憶する構成となっている。このメールタイトルは定型文の中に１または２以上の変数名を含めた構成で、この例では“今日”、“＜ＮＡＭＥ＞”の文字列部分が変数名に該当し、その他は固定文となっている。ここで、変数名“今日”には添付ファイルとして選択されたファイルの作成日あるいは更新日を示す変数が代入される項目で、ＣＰＵ１は添付ファイルの作成日付／更新日付と、時計４によって得られた現在日付とを比較し、両日付が一致する場合（当日）であれば、その変数名は「今日」のままとなるが、前日であればその変数名に「昨日」を代入し、それ以外であれば、現在日付を代入するようにしている。なお、このマッピングテーブルＭＴ内の変数名“今日”は予めデフォルト値として設定されたもので、日付を比較した結果、当日であることが判別された場合にはその変数名の変更は行われない。また、変数名“＜ＭＡＭＥ＞”には添付ファイルとして選択されたファイルの「ファイル名」が代入されるもので、例えば、ファイル名＋拡張子“打合わせ．ＰＷＩ”のファイルが選択された場合には、そのタイトルの変数名“＜ＭＡＭＥ＞”の部分にファイル名「打合せ」が代入される。
【００１０】
次に、コンピュータ端末の動作を図５に示すフローチャートにしたがって説明する。ここで、このフローチャートに記述されている各機能を実現するためのプログラムは、読み取り可能なプログラムコードの形態で記憶媒体３に格納されており、ＣＰＵ１はこのプログラムコードにしたがった動作を逐次実行する。このことは後述する他の実施形態についても同様である。
図５はメールに同封される添付ファイルの選択およびメールタイトルを作成する際の動作を概念的に示したフローチャートである。先ず、メーラソフトが起動されている状態において、添付ボタン１０が操作されると（ステップＡ１）、選択対象の各種ファイルが一覧表示されるが（図示せず）、その中からメールに同封すべき任意のファイルが選択指定されると（ステップＡ２）、選択ファイルを記憶装置２内のＲＡＭに送信対象ファイルとして一時記憶させる他、そのファイル種類を取得する（ステップＡ３）。そして、このファイルの種類に基づいてマッピングテーブルＭＴを検索し（ステップＡ４）、該当するタイトル文を取得する（ステップＡ５）。いま、選択ファイルの種類が手書き文書であれば、“．ＰＷＩ”に対応するタイトル文がマッピングテーブルＭＴから読み出される。
【００１１】
このようにして取得したタイトル文（定型文）を基に今回送信すべきメールのタイトルを自動生成する（ステップＡ６）。この場合、定型文の中に含まれている変数名をその先頭から順次指定してゆき、その変数名に所定のデータを代入することによってタイトル作成を行うことは上述した通りであるが、その際、変数名を指定する毎にその変数に該当するファイル情報（ファイル名、その作成／更新日付）を順次取得する。ここで、ファイル名は該当する変数名の位置にそのまま代入されるが、作成／更新日付は現在日付との比較によって得られたデータが代入される。これによって、例えば、ファイル作成日が今日で手書き文書（打合せ）が添付ファイルとして選択された場合、自動生成されたタイトルは、「今日作成した手書き文書“打合せ”を送ります」となり、メールウィンドウのタイトル項目位置に表示される（ステップＡ７）。図６はこの場合におけるウィンドウ表示例を示し、ウィンドウの最上部には件名「今日…送ります」、最下部には添付ファイル名「打合せ．ＰＷＩ」が表示される。また、「商品．ＪＰＧ  昨日の日付」なら「昨日撮影した静止画像“打合せ”を送ります」が表示される。
【００１２】
以上のようにこの第１実施形態においては、メール同封される添付ファイルが選択指定されると、そのファイルに関連する所定のファイル情報を取得し、このファイル情報に基づいてメールタイトルを作成するようにしたから、添付ファイルに適した単純明確なタイトルを自動生成することが可能となり、ユーザの負担を大幅に軽減することが可能となる。この場合、タイトルには添付ファイルのファイル名や作成日／更新日を付加することができる。すなわち、マッピングテーブルＭＴ内にはファイルの種類に対応した定型文が記憶されていると共に、この定型文の中には日付、ファイル名を変数とする変数名が含まれているので、その変数位置に該当するデータを代入することによって添付ファイルに適したタイトルが生成される。
【００１３】
なお、上述した第１実施形態においては、タイトルの中にファイル属性として手書き、画像、表等を示すファイルの種類やそのファイル名を付加するようにしたが、その他の属性として「書き込み不可」、「システムファイル」、「ファイル所有者」等を付加するようにしてもよい。また、日付の他に時刻を付加したり、記号を付加してもよい。つまり、添付ファイルの内容と共にその形式や状態を短文で明確に表現できるものであればよく、また受け手が瞬時にそのメール内容を把握できるものであれば、更によい。また、添付ファイル名のみ（例えば「打合せ」）のみをメールのタイトルとして設定し、上述の定型文を基に各ファイル情報によって作成された文（例えば「今日作成した手書き文書“打合せ”を送ります」）をメール内容として設定してもよい。
（第２実施形態）
以下、図７〜図１０を参照してこの発明の第２実施形態を説明する。なお、上述した第１実施形態においては、添付ファイルとして選択されたファイルに関連するファイル情報とマッピングテーブルＭＴとに基づいてメールタイトルを自動生成するようにしたが、この第２実施形態においては、それに加えてこのファイル情報を基に宛先のメールアドレスをアドレス帳から呼び出すようにしたものである。つまり、メールを送信する毎に宛先アドレスを指定しなくてもどのようなファイルをメールに同封するかによって宛先アドレスを自動設定できるようにしたものである。以下、この第２実施形態の特徴部分を中心に説明するが、第１実施形態と基本的に共通するものは同一符号を併用し、その説明は省略するものとする。
【００１４】
図７は記憶装置２内の一部を示し、上述した第１実施形態と同様のタイトルＴＬ、添付ファイルＡＦ、マッピングテーブルＭＴの他、電子メールアドレスＭＡ、アドレス帳ＡＤを記憶する。アドレス帳ＡＤは予め登録された送信相手のメールアドレスをグループ化して記憶管理するもので、各グループ毎に１または２以上のメールアドレスが登録されている。ここで、メールアドレスのグループとファイルの種別とを対応付けておくことによりファイルの種類に該当するメールアドレスをアドレス帳ＡＤから呼び出すようにしている。すなわち、図８（Ａ）はアドレス帳ＡＤの内容を示し、（Ｂ）はファイルの管理構造を示し、「室員」、「プロジェクトＡ」、「Ｂ氏」で示される各フォルダにはその分類に該当するファイルが格納されている。一方、アドレス帳ＡＤはファイルの種別（フォルダ名）とメールアドレスを対応付けて記憶する構成となっており、フォルダ名「室員」、「プロジェクト」、「Ｂ氏」に基づいてアドレス帳ＡＤが検索されることによって１または２以上の宛先アドレスが呼び出され、電子メールアドレスＭＡに一時記憶される。ここで、２以上の宛先アドレスが呼び出された場合には同一メールを複数の相手に同報送信される。
【００１５】
次に、この第２実施形態の動作を図９に示すフローチャートにしたがって説明する。図９はメールに同封される添付ファイルの選択およびメールアドレスを指定する動作を概念的に示したフローチャートである。先ず、メーラソフトが起動されている状態において、添付ボタン１０が操作されると（ステップＢ１）、選択対象の各種ファイルが一覧表示されるが、その中からメールに同封すべき１または２以上のファイルが選択指定されると（ステップＢ２）、選択ファイルを記憶装置２内のＲＡＭに送信対象ファイルとして一時記憶させる他、選択ファイルに該当するフォルダ名を取得する（ステップＢ３）。そして、このフォルダ名に基づいてアドレス帳ＡＤを検索し（ステップＢ４）、該当するメールアドレスが有るかを判別し（ステップＢ５）、無ければ、メールアドレスの入力を促すメッセージを表示出力させるが（図示せず）、有れば、そのフォルダ名に該当する全てのメッセージアドレスをアドレス帳ＡＤから取得し、記憶装置２内に一時記憶させる他（ステップＢ６）、そのメールアドレスをメールウィンドウ内の宛先欄に表示出力させる（ステップＢ７）。
【００１６】
図１０（Ａ）はこの場合のメールウィンドウの表示例を示している。ここで、件名欄には上述した第１実施形態と同様に自動生成されたタイトルが表示されるが、この場合、「プロジェクトＡ」で示されるフォルダには図８（Ｂ）に示すように１種類のファイルしか存在しないので、そのファイル名「打合せ議事録」が代入されたタイトルが生成表示される。また、このフォルダ名で示される宛先は図８（Ａ）に示すように２人が該当するため、それらのメールアドレスが呼び出されてウィンドウ内の宛先欄に表示される。また、このメールウィンドウの最下部には添付ファイルのファイル名が表示される。図１０（Ｂ）は他の表示例を示し、この例は添付ファイルとして「室員」で示されるフォルダ内の２種類のファイルが選択された場合である。ここで、タイトル中に複数のタイトル名を列記すると、タイトルが長文化するため、図示のような定型タイトル「添付ファイル２つ送ります。詳細は内容を見てください。」が表示される。この場合、メール本文の欄にはその内容として具体的なファイル名が詳細表示される（図１０（Ｂ）参照）。ここで、メールタイトルは図１０（Ｂ）に示すように予め決められているタイトルを固定的に表示し、メール本文の内容は、上述した第１実施形態と同様に、変数名を含む定型文を呼び出し、その定型文中の変数部分に日付やファイル名を代入することによって生成表示されたものである。また、このフォルダ名に対応付けられている宛先として、２人が該当するため、全てのメールアドレスがアドレス帳ＡＤから呼び出されて宛先欄に表示される。なお、この場合、メールウィンドウの最下部には２つの添付ファイル名が表示される。
【００１７】
以上のようにこの第２実施形態においては、任意に選択されたファイルに関係するファイル情報を取得してアドレス帳ＡＤを検索し、該当する１または２以上ののメールアドレスを呼び出して宛先アドレスとして指定したのち、選択ファイルをメールに添付してそのメールアドレスで示される相手側へ送信するようにしたから、メールアドレスを記憶するアドレス帳にファイルと宛先との対応関係を予め登録しておくだけで、メールに同封される添付ファイルに適したメールアドレスを自動指定して送信することができる。この場合、選択ファイルの格納先であるフォルダをキーとしてメールアドレスを指定するようにしたから、同一グループに属する多数の宛先にメールを同報送信する場合、従来のようにその宛名を１つずつ選択指定する作業が不要となるため、特に有効なものとなる。
このことを更に具体的に説明すると、例えば、第２開発室のフォルダに対応付けてその室員のメールアドレスがアドレス帳ＡＤに記憶管理されている状態において、この第２開発室の室長が予定表「４月スケジュール．ＸＩＳ」を作成し、その室員のフォルダに登録保存しておく。そして、室長はメールの新規作成をオープンし、作成した予定表を添付ファイルとして設定すると、メールの送信先に各室員のメールアドレスが自動的に指定されると共に、そのタイトルが自動作成されるので室長は送信実行を指示だけでそのメールを各室員に配布することができる。
【００１８】
なお、上述した第２実施形態においては、アドレス帳ＡＤにフォルダ名を登録するようにしたが、フォルダ名に限らず、その格納場所や格納順位をアドレス帳ＡＤに登録するようにしてもよい。つまり、アドレス帳ＡＤにはファイルの分類先を登録しておけばよい。また、フォルダを階層化したツリー構造とすれば、ファイルを細分類化して体系化することができるので、ファイルと宛先との対応関係もそれに応じて細かくすることができる。また、イントラネット等において、フォルダと関連付けてメール配布先を記憶しておき、ホームページのリンク先を指定すると、メール配布先を自動的に設定するようにしてもよい
【００１９】
【発明の効果】
本発明によれば、メールにファイルを添付して送信する際に、その添付ファイルに適したタイトルを自動生成して送信することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】インターネット経由でメールを送信するコンピュータ端末の全体構成を示したブロック図。
【図２】手書き認識ボードを示した図。
【図３】（Ａ）は記憶装置２内のＲＡＭの一部を示した図、（Ｂ）は各種ファイルを示した図。
【図４】マッピングテーブルＭＴの内容を示した図。
【図５】メールに同封される添付ファイルの選択およびメールタイトルを作成する動作を概念的に示したフローチャート。
【図６】メールウィンドウの表示例を示した図。
【図７】第２実施形態における記憶装置２内の一部を示した図。
【図８】（Ａ）はアドレス帳ＡＤの内容を示し、（Ｂ）はフローチャートの管理構造を示した図。
【図９】第２実施形態において、メールに同封される添付フローチャートの選択およびメールアドレスを指定する際の動作を示したフローチャート。
【図１０】第２実施形態におけるメールウインドウの表示例を示し、（Ａ）は添付ファイルが１つの場合、（Ｂ）は添付ファイルが２つの場合の表示例を示した図。
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
２  記憶装置
３  記憶媒体
４  時計
５  入力装置
６  表示装置
７  通信装置
１０  添付ボタン
ＴＬ  タイトル
ＡＦ  添付ファイル
ＭＴ  マッピングテーブル
ＭＡ  電子メールアドレス
ＡＤ  アドレス帳
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
0004288761.tif 000008
【図８】
0004288761.tif 000009
【図９】
0004288761.tif 000010
【図１０】
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