(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
自ネットワーク内に設けられ、電子的文書である文書データと文書識別子とを互いに対応づけて格納する文書格納手段と、
前記自ネットワーク内に設けられた識別子管理手段と、
前記自ネットワークから自ネットワーク外への文書データの流出を監視する流出監視手段と、
を有し、
前記文書格納手段は、
入力された入力文書データが文書識別子を有しない場合に、前記識別子管理手段に対し新規の文書識別子の発行を要求し、この要求に応じて発行された文書識別子を前記入力文書データに対応づけて格納する手段と、
格納している文書データが複製又は更新される際に、前記識別子管理手段に対し、複製又は更新の元となる文書データの文書識別子を通知すると共に、新規の文書識別子の発行を要求し、この要求に応じて発行された文書識別子を前記複製又は更新された文書データに対応づけて格納する手段と、
を有し、
前記文書格納手段から文書データが取り出されて移動する場合に、前記文書データと前記文書識別子が一体となって移動し、
前記識別子管理手段は、
前記文書格納手段から新規の文書識別子の発行の要求を受けた場合に、文書識別子を発行すると共に、発行した文書識別子についての管理情報を生成して記憶する手段と、
前記文書格納手段から、前記複製又は更新の元となる文書データの文書識別子が通知された場合に、前記複製又は更新された文書データに対して発行された文書識別子についての管理情報に前記複製又は更新の元となる文書データの文書識別子を設定する手段と、
を有し、
前記流出監視手段は、
前記自ネットワークから前記自ネットワーク外への流出が禁止されている文書データの文書識別子が登録された流出禁止リストと、
前記自ネットワークから前記自ネットワーク外へ流出しようとする流出文書データの文書識別子を検出する手段と、
前記検出された文書識別子を用いて、前記識別子管理手段から、前記流出文書データを派生させた最初のバージョンの文書データまでを含む複製又は更新の元となる一連の文書データである祖先文書データの文書識別子を取得する手段と、
前記流出文書データの文書識別子及び前記祖先文書データの文書識別子の中に前記流出禁止リストに含まれるものがある場合に当該流出文書データの流出を防止する手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記流出を防止する手段は、前記最初のバーションの文書データの文書識別子が取得されるまで、前記識別子管理手段から、複製又は更新の元となる文書データの文書識別子の取得を繰り返すことにより、前記祖先文書データの文書識別子を取得する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記流出監視手段はプリンタに設けられ、前記流出文書データが前記プリンタから自ネットワーク外へプリンタ出力文書として流出することが防止される、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書の管理を行う文書管理システムに関し、特に各文書に対して一意的な識別子を付与して文書管理を行う文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術及び発明が解決しようとする課題】
近年、コンピュータの普及に伴い、日々膨大な数の電子的文書が作成され、蓄積されており、文書管理の必要性は益々高まりつつある。
【０００３】
このような状況において、従来の文書管理は、ほとんどファイル管理と同一であり、個々の文書の識別は、ファイル名や当該文書の保管場所を示すデータ（いわゆる「パス」や記憶アドレスなど）によって行っていた。
【０００４】
ところが、ファイル名は、基本的に文書作成者によって付与されるものなので、同一の名称が並存することが往々にしてあり、ファイル名では文書を一意的に識別することは困難であった。一方、文書の保管場所を示すデータは、瞬間瞬間で見れば、同一のものが並存することはなく、従って文書を一意的に指示することが可能である。しかしながら、保管場所データは、文書の保管場所が変わるごとに値が変わってしまうため、経時的に見ると文書との一対一に対応せず、従ってそのようなデータは文書を一意的に識別する識別子としては不適切であった。
【０００５】
本発明は、このような問題を解決するためになされたものであり、各文書に対して一意的な、すなわち重複のない文書識別子を付与し、さらにその文書識別子の一意性を維持することができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理システムは、自ネットワーク内に設けられ、電子的文書である文書データと文書識別子とを互いに対応づけて格納する文書格納手段と、前記自ネットワーク内に設けられた識別子管理手段と、前記自ネットワークから自ネットワーク外への文書データの流出を監視する流出監視手段と、を有し、前記文書格納手段は、入力された入力文書データが文書識別子を有しない場合に、前記識別子管理手段に対し新規の文書識別子の発行を要求し、この要求に応じて発行された文書識別子を前記入力文書データに対応づけて格納する手段と、格納している文書データが複製又は更新される際に、前記識別子管理手段に対し、複製又は更新の元となる文書データの文書識別子を通知すると共に、新規の文書識別子の発行を要求し、この要求に応じて発行された文書識別子を前記複製又は更新された文書データに対応づけて格納する手段と、を有し、前記文書格納手段から文書データが取り出されて移動する場合に、前記文書データと前記文書識別子が一体となって移動し、前記識別子管理手段は、前記文書格納手段から新規の文書識別子の発行の要求を受けた場合に、文書識別子を発行すると共に、発行した文書識別子についての管理情報を生成して記憶する手段と、前記文書格納手段から、前記複製又は更新の元となる文書データの文書識別子が通知された場合に、前記複製又は更新された文書データに対して発行された文書識別子についての管理情報に前記複製又は更新の元となる文書データの文書識別子を設定する手段と、を有し、前記流出監視手段は、前記自ネットワークから前記自ネットワーク外への流出が禁止されている文書データの文書識別子が登録された流出禁止リストと、前記自ネットワークから前記自ネットワーク外へ流出しようとする流出文書データの文書識別子を検出する手段と、前記検出された文書識別子を用いて、前記識別子管理手段から、前記流出文書データを派生させた最初のバージョンの文書データまでを含む複製又は更新の元となる一連の文書データである祖先文書データの文書識別子を取得する手段と、前記流出文書データの文書識別子及び前記祖先文書データの文書識別子の中に前記流出禁止リストに含まれるものがある場合に当該流出文書データの流出を防止する手段と、を有することを特徴とする。
【０００７】
この構成では、文書格納手段は、文書が入力されると、その文書が文書識別子を有するか否かを判別し、その判別結果に応じてそれぞれ異なったの処理を行う。
【０００８】
まず、入力文書が文書識別子を有していない場合には、文書格納手段は、当該文書は新規文書であると判断し、識別子管理手段に対して新規の文書識別子の発行を要求する。この要求を受けた識別子管理手段は、未発行の文書識別子の中の一つを文書格納手段に対して発行する。これを受け取った文書格納手段は、当該文書識別子を前記入力文書と対応づけて格納する。このようにして文書識別子が付与された文書は、それ以降文書識別子と一体となって移動する。なお、識別子管理手段は、文書識別子の発行と同時にその文書識別子についての管理情報を生成する。この管理情報は、当該文書識別子が前記文書格納手段に格納されているか否かを示すフラグを少なくとも含んでいる。このフラグは、文書識別子の発行の際に管理情報を作成したときには「格納中」にセットされる。以降、識別子管理手段は、文書格納手段から文書の出入りについて通知を受けると、それに応じて前記フラグを更新する。
【０００９】
一方、入力文書が文書識別子を有している場合には、文書格納手段は、識別子管理手段に対してその文書識別子が当該文書格納手段に格納されているか否かを問い合わせる。識別子管理手段は、この問合せに対し、当該文書識別子の管理情報のフラグを調べ、その結果を文書格納手段に回答する。文書格納手段は、問い合わせの結果、当該文書識別子が格納されていない場合には前記入力文書を格納し、格納されている場合には前記入力文書の格納を中止する。このような処理により、文書格納手段内に同一識別子の文書が並存することが防止される。
【００１０】
このように本構成では、文書格納手段内には同一の文書識別子を有する文書が並存することがなく、文書格納手段内において文書識別子の一意性が保証される。
【００１１】
なお、本発明の好適な態様では、文書格納手段は、格納している文書を複製又は更新した際に、識別子管理手段に対し文書識別子の発行を要求し、この要求に応じて発行された文書識別子を複製又は更新によって得られた文書と対応づけて格納する。この構成によれば、複製又は更新処理によって生成された新規文書に対しても新規な文書識別子が付与される。
【００１２】
この構成において、文書格納手段が、格納している文書を複製又は更新する際に、複製又は更新の元となる元文書の文書識別子を識別子管理手段に通知し、識別子管理手段が、複製文書又は更新文書に対して発行された文書識別子について、当該元文書の文書識別子を含む管理情報を作成することも可能である。この構成によれば、複製又は更新によって得られた文書には文書識別子の管理情報の一つとして複製／更新元の文書の識別子が登録されるので、この情報を用いることにより文書内容の変遷を管理することが可能となる。
【００１３】
また、本発明の別の態様では、文書格納手段は、格納している文書を破棄（削除）する際に識別子管理手段に対して破棄文書の文書識別子を通知し、識別子管理手段は、前記文書格納手段から通知された文書識別子の管理情報に当該文書の破棄に関する情報を付加する。この構成では、文書が破棄された場合、対応する文書識別子を破棄するのではなく、当該文書識別子の管理情報に文書破棄に関する情報（例えば破棄した日時）を付加する。従って、文書が破棄された後でも、当該文書の管理情報を参照することが可能となる。
【００１４】
また、本発明の別の態様では、識別子管理手段の識別子発行作業を補助する補助発行手段を設ける。この補助発行手段は、予め識別子管理手段から所定数の文書識別子の仮発行を受けて保持し、文書格納手段からの要求に応じて前記仮発行を受けた文書識別子の中から文書識別子を発行し、発行した文書識別子についての情報を前記識別子管理手段に通知する。識別子管理手段は、この通知の内容に基づきその文書識別子の管理情報を更新する。
【００１５】
この構成は、迅速な文書識別子発行を目的とするものである。すなわち、文書管理の規模が大きくなると、識別子管理手段から遠く離れた所では、文書識別子の発行要求に対するレスポンスが悪くなる場合がある。また、作成される文書の数が膨大なものとなると、識別子発行や管理情報のメンテナンスのための負荷が大きくなり発行要求に対するレスポンスが悪くなる場合もある。これに対して、本構成では、識別子管理手段から離れた所などに、識別子管理手段の文書識別子の発行業務の一部を肩代わりする補助発行手段を設けることにより、識別誌発行要求に対するレスポンスを向上させることができる。
【００１６】
また、本発明の別の態様では、文書管理システムの管理下のネットワークからの文書の流出を監視する流出監視手段を有し、この流出監視手段は、前記ネットワークからの流出が禁止されている文書の文書識別子を登録した流出禁止リストと、流出しようとする文書の文書識別子を検出する手段と、識別子管理手段に対して管理情報の問合せを行い、この結果得た管理情報の元文書の文書識別子を検出することにより、流出しようとする文書の祖先となる文書の文書識別子を求める祖先文書問合手段と、流出しようとする文書及びこの祖先となる文書の文書識別子の中に前記流出禁止リストに含まれるものがある場合に前記流出しようとする文書のネットワークからの流出を防止する流出防止手段とを有することを特徴とする。
【００１７】
この構成によれば、文書管理システムの管理下から流出させたくない文書の文書識別子を予め流出禁止リストに登録しておくことにより、その文書及びその文書から複製又は更新により派生した文書の流出を防止することができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係る文書管理システムの実施形態を図面に基づいて説明する。
本実施形態では、各文書に対して一意的な文書識別子（以下、「ＤＩＤ」と呼ぶ。なお「ＤＩＤ」はドキュメントＩＤの略である）を付与する。このＤＩＤとしては、文書の文書名やファイル名、保管場所とは関連のないものを用いる。例えば続き番号を順に付与する方式でよい。ＤＩＤとして例えば６４ビットの２進値を用いれば、約１．６×１０19個の文書を識別することができる。この場合、ＤＩＤの外部表現は、例えば“1234567890ABCEFGHJKLMNPQRSTUWXYZ”の３２種類の文字を用いた１４桁の文字列（最後の一文字はチェックディジットとして用いる）として表すことができる。
【００１９】
図１は、本発明に係る文書管理システムの全体構成を示す説明図である。図に示すように、文書管理の対象となるネットワーク１０には、ＤＩＤ管理サーバ２０と管理ストレージ３０が設けられる。ＤＩＤ管理サーバ２０は、文書識別子の発行及び管理を行う。ネットワーク１０内のＷＳ４０等で作成された文書は、ＤＩＤ管理サーバ２０の管理を受ける。一方、管理ストレージ３０は、ファイルサーバの機能を有し、文書と文書識別子とを互いに対応づけて格納する。
【００２０】
本実施形態では、ネットワーク１０上のワークステーション（ＷＳ）４０等で新規に作成された文書は、管理ストレージ３０に格納される際にＤＩＤ管理サーバ２０からＤＩＤの付与を受ける。すなわち、管理ストレージ３０は、ＷＳ４０等から文書の格納要求を受けると、ＤＩＤ管理サーバ２０に対してＤＩＤの発行を要求し、ＤＩＤ管理サーバ２０はこれに応じて未発行のＤＩＤの中の一つを発行する。管理ストレージ３０は、ＤＩＤ管理サーバ２０からＤＩＤを受けとって初めて、文書の格納をおこなう。管理ストレージ３０に格納された文書は、これ以降、移動の際には、ＤＩＤと一体となって取り扱われる。
【００２１】
なお、ＤＩＤ管理サーバ２０は、ＤＩＤを発行する際に、当該ＤＩＤについての管理情報を生成する。この管理情報は、例えば図２に示すように、ＤＩＤ値、発行日時、発行事象、複製／更新元ＤＩＤ、利用者、破棄日時、所在フラグの７つ項目を有している。
【００２２】
「発行日時」は、ＤＩＤを発行した日、時刻を示す項目である。「発行事象」は、ＤＩＤの発行の契機となった事象を示す項目である。本実施形態では、発行事象として、新規発行、複製、更新の３種類を規定する。なお、「新規発行」は、ＷＳ４０等により全く新規に作成された文書に対する「発行事象」である。また、「複製」は、既に管理ストレージ３０内に格納されている文書を複製した場合に、複製によって得られた文書（以下、複製文書という）に付される「発行事象」である。そして、「更新」は、既に管理ストレージ３０内に格納されている文書を再編集して内容を更新した場合に、その更新処理によって得られた文書（以下、更新文書という）に付される「発行事象」である。この「発行事象」は、管理ストレージ３０が、格納しようとする文書が上記事象のいずれに該当するものかを判定し、ＤＩＤ管理サーバ２０にＤＩＤの発行を要求する際にその事象の種類を示す情報を通知する。ＤＩＤ管理サーバ２０は、この情報を、管理情報の「発行事象」に書き込む。
【００２３】
「複製／更新元ＤＩＤ」は、文書の複製元又は更新元の文書のＤＩＤを示す項目である。管理ストレージ３０は、複製文書又は更新文書についてＤＩＤの発行を要求する際に、複製元又は更新元の文書のＤＩＤをＤＩＤ管理サーバ２０に通知する。ＤＩＤ管理サーバ２０は、この情報を、管理情報の「複製／更新元ＤＩＤ」に書き込む。なお、複製／更新によらず全く新規に作成された文書の場合は、この項目は空欄とするか、あるいは新規文書であることを示す特定のコードを書き込む。
【００２４】
「利用者」は、当該ＤＩＤの発行を要求した利用者の名前、名称を示す項目である。また、「破棄日時」には、当該ＤＩＤに対応する文書が破棄（削除）された場合に、その破棄された日、時刻を書き込む。
【００２５】
「所在フラグ」は、当該ＤＩＤ（及びこのＤＩＤに対応する文書）が、ＤＩＤ管理サーバ２０と対応した管理ストレージ３０内に格納されているか否かを示すフラグである。このフラグは、管理情報作成時すなわちＤＩＤ発行時には、管理ストレージ「内」にセットされる。以降、文書が出入りする度に管理ストレージ３０からＤＩＤ管理サーバ２０に通知がなされ、ＤＩＤ管理サーバ３０はその通知にしたがって所在フラグの設定を更新する。
【００２６】
なお、図２に示した管理情報の形式は、ＤＩＤ管理サーバ２０が自ら発行したＤＩＤについて作成するものである。本実施形態は、図１に示すような文書管理のネットワーク同士を広域的に接続することも考慮しており、他のネットワークで作成されＤＩＤを付与された文書が自ネットワークに移転してくる場合が有り得る（ここでは、ネットワーク同士でＤＩＤの重複が起こらないものとする。これを実現するための機構については後に説明する）。このような他ネットワークからの流入文書については、ＤＩＤ管理サーバ２０は、図３に示すような管理情報を作成する。
【００２７】
図３の管理情報において、「発見日時」には、当該ＤＩＤを発見した日及び時刻が書き込まれる。また、「利用者」には当該ＤＩＤを発見した利用者の名前又は名称が、「破棄日時」には、当該ＤＩＤに対応する文書を破棄した日及び時刻が書き込まれる。なお、このような他ネットワークで発行されたＤＩＤについての管理情報は、そのＤＩＤ（及び対応する文書）が自ネットワークに導入され、管理ストレージ３０に格納される際に作成され、そのＤＩＤが管理ストレージ３０から出る際に削除される。
【００２８】
図１に戻って、管理ストレージ３０及びＤＩＤ管理サーバ２０の詳細な構成について説明する。
【００２９】
まず、管理ストレージ３０は、コマンド処理部２１、未発行ＤＩＤ管理部２２、自発行ＤＩＤ管理部２３、他発行ＤＩＤ管理部２４を有している。
【００３０】
コマンド処理部２１は、管理ストレージ３０やＷＳ４０等のネットワーク１０上のクライアントからコマンド（要求）を受け取り、各ＤＩＤ管理部２２〜２４の情報を用いてその要求に応じた処理を行う。本実施形態では、コマンド処理部２１に対するコマンドの種類を規定しているが、その詳細については後述する。
【００３１】
未発行ＤＩＤ管理部２２は、発行可能なＤＩＤについての情報を管理している。すなわち、本実施形態では、未発行ＤＩＤ管理部２２は、発行できるＤＩＤの範囲とその範囲のうちどこまで発行したかをしめすポインタを管理している。自発行ＤＩＤ管理部２３は、ＤＩＤ管理サーバ２０が発行したＤＩＤについての管理情報を格納する。そして、他発行ＤＩＤ管理部２４は、他ネットワークで発行されたＤＩＤについての管理情報を格納する。
【００３２】
一方、管理ストレージ２０は、文書を格納する記憶装置３６と、この記憶装置３６への文書の出し入れの際に所定の処理を行う格納処理部３１、取出処理部３２、破棄処理部３３、複製処理部３４、更新処理部３５を有している。記憶装置３６は、文書データ自体を格納する文書データ部３８と、文書とＤＩＤとの対応関係の情報を格納するＤＩＤ−文書対応データ部３７とを有している。ここで、文書データ部３８は、例えばファイル名で文書を管理する従来のファイルシステムと同様のものでよい。
【００３３】
以下、ＤＩＤ管理サーバ２０及び管理ストレージ３０の各構成要素の動作を説明する。なお、以下では、ＤＩＤ管理サーバ２０のコマンド処理部２１に規定されるコマンドごとに整理して説明する。各コマンドにおいて括弧（）内のデータは、当該コマンドの引数を表す。
【００３４】
（１）ＤＩＤ範囲設定（ＤＩＤ範囲）
このコマンドは、未発行ＤＩＤ管理部２２に、発行可能なＤＩＤの範囲を設定するために用いる。このコマンドは、例えばＤＩＤ管理サーバ２０のオペレータにより入力される。
【００３５】
（２）発行要求（発行事象、利用者、複製／更新元ＤＩＤ）
このコマンドは、新規作成された文書に対し新規のＤＩＤを発行うけるためのコマンドである。
【００３６】
このコマンドは、基本的には管理ストレージ３０の格納処理部３１から発せられる。管理ストレージ３０に文書が入力された場合（すなわちＷＳ４０等から文書の格納要求を受け取った場合）、その文書は格納処理部３１に入力される。格納処理部３１は、当該文書がＤＩＤを有しているか否かを判定し、有していない場合にこれを新規作成文書と判断して、ＤＩＤ管理サーバ２０に対してこの発行要求コマンドを発する。このとき、引数の「発行事象」は「新規作成」とする。また、「利用者」は当該文書を管理ストレージ３０に格納しようとした者の名前等、「複製／更新元ＤＩＤ」は空欄あるいは新規作成であることを示す所定値とする。なお、入力文書がＤＩＤを有している場合には、格納処理部３１は、後述の格納許可要求コマンドを発する。
【００３７】
このコマンドを受け取ったＤＩＤ管理サーバ２０のコマンド処理部２１は、未発行ＤＩＤ管理部２２に対して発行可能なＤＩＤを問合せ、これによって得た未発行のＤＩＤ値を管理ストレージ３０に対して発行する。そして、コマンド処理部２１は、発行したＤＩＤの管理情報を前記発行要求コマンドの引数を参照して生成し、自発行ＤＩＤ管理部２３に登録する。
【００３８】
このようにしてＤＩＤの発行を受けた格納処理部３１は、入力文書を記憶装置３６の文書データ部３８に格納し、その文書とＤＩＤとの対応情報（例えばＤＩＤとファイル名との対応関係など）をＤＩＤ−文書対応データ部３７に書き込む。
【００３９】
また、このコマンドは、複製処理部３４及び更新処理部３５からも発せられる。
【００４０】
まず、複製処理部３４は、ＷＳ４０等から、記憶装置３６内にある文書の複製要求を受け取ると、この発行要求コマンドを発する。このとき、コマンド引数の「発行事象」には「複製」が設定され、「複製／更新元ＤＩＤ」にはその複製要求のあった文書のＤＩＤ値が設定される。この発行要求コマンドを受けたコマンド処理部２１は、新規作成文書の場合と同様に、ＤＩＤの発行を行うとともに、発行要求コマンドの引数を参照して当該ＤＩＤの管理情報を作成し、自発行ＤＩＤ管理部２３に登録する。一方、複製処理部３４は、文書の複製処理を行い、文書データ部３８に複製文書のデータを格納するとともに、この複製文書と発行を受けたＤＩＤとの対応情報をＤＩＤ−文書対応データ部３７に登録する。
【００４１】
また、更新処理部３５は、ＷＳ４０等から、記憶装置３６内にある文書の更新要求を受け取ると、この発行要求コマンドを発する。このとき、コマンド引数の「発行事象」には「更新」が設定され、「複製／更新元ＤＩＤ」にはその更新要求のあった文書のＤＩＤ値が設定される。この発行要求コマンドを受けたコマンド処理部２１は、新規作成文書の場合と同様に、ＤＩＤの発行を行うとともに、発行要求コマンドの引数を参照して当該ＤＩＤの管理情報を作成し、自発行ＤＩＤ管理部２３に登録する。
【００４２】
なお、更新処理部３６は、ＤＩＤ管理サーバ２０に発行要求コマンドを送信すると共に、更新要求を発したＷＳ４０等に対して該当文書の文書データを供給する。このとき、記憶装置３６においては、この更新元の文書のデータにはロックを掛け、他の利用者から変更できないようにする。ＷＳ４０等では、管理ストレージ３０から受け取った文書データに更なる編集処理を加えて文書内容を更新し、その結果を管理ストレージ３０に返す。管理ストレージ３０では、更新処理部３５がこの更新結果の文書を受け取って文書データ部３８に格納し、同時にＤＩＤ管理サーバ２０から発行を受けたＤＩＤとこの更新文書との対応情報をＤＩＤ−文書対応データ部３７に登録する。
【００４３】
（３）格納許可要求（ＤＩＤ）
このコマンドは、既にＤＩＤを有している文書を管理ストレージ３０に格納する際に発行されるコマンドである。
【００４４】
このコマンドは、管理ストレージ３０の格納処理部３１から発せられる。管理ストレージ３０に入力された文書がＤＩＤを有している場合に、格納処理部３１はＤＩＤ管理サーバ２０に対してこの格納許可要求コマンドを発する。このコマンドの引数は、当該入力文書のＤＩＤである。
【００４５】
このコマンドを受け取ったコマンド処理部２１は、図４に示すフローチャートに従って処理を行う。まず、コマンド処理部２１は、格納許可要求コマンドの引数に示されたＤＩＤが自発行ＤＩＤ管理部２３内にあるか否かを調べる（Ｓ１０２）。この結果、自発行ＤＩＤ管理部２３内にない場合には、更にそのＤＩＤが他発行ＤＩＤ管理部２４内にあるか否かを判定する（Ｓ１０４）。この結果、格納要求に係るＤＩＤが他発行ＤＩＤ管理部２４内にもない場合には、当該ＤＩＤ（及びこれに対応する入力文書）は他のネットワークで発行（作成）され今回新たに本ネットワーク１０内に導入されたものであると判断し、コマンド処理部２１は、格納許可通知を管理ストレージ３０に送信し、当該ＤＩＤについての管理情報（図３参照）を作成し、他発行ＤＩＤ管理部２４に登録する（Ｓ１０６）。この格納許可通知を受けた格納処理部３１は、前記入力文書及びそのＤＩＤを記憶装置３６に格納する。また、Ｓ１０４の判定において、当該ＤＩＤが他発行ＤＩＤ管理部２４内にある場合には、当該ＤＩＤは他ネットワークで発行されたものであり、かつ当該ＤＩＤに対応する文書が既に本ネットワーク１０の管理ストレージ３０に格納されていることになる。この場合には、コマンド処理部２１は、管理ストレージ３０内における同一ＤＩＤの文書の並存を防止するために、格納不許可通知を管理ストレージ３０に返す（Ｓ１０８）。格納不許可通知を受けた管理ストレージ３０の格納処理部３１は、前記入力文書の格納処理を取り止める。
【００４６】
また、Ｓ１０２の判定において、前記入力文書のＤＩＤが自発行ＤＩＤ管理部２３内にある場合には、自発行ＤＩＤ管理部２３から当該ＤＩＤの管理情報を取出し、その所在フラグが管理ストレージ「外」であるか否かを判定する（Ｓ１１０）。この結果、所在フラグが「外」である場合には、コマンド処理部２１は、格納許可通知を管理ストレージに返す（Ｓ１１２）。すなわち、この場合、当該ＤＩＤに対応する文書はその時点では管理ストレージ３０内にないので、その文書を格納しても管理ストレージ３０内におけるＤＩＤの重複が起こらないからである。なお、このときコマンド処理部２１は、当該ＤＩＤの管理情報の所在フラグを管理ストレージ「内」に変更し、自発行ＤＩＤ管理部２３に再登録する（Ｓ１１２）。格納許可通知を受けた管理ストレージ３０の格納処理部３１は、前記入力文書を記憶装置３６内に格納する。
【００４７】
一方、Ｓ１１０の判定において所在フラグが管理ストレージ「内」である場合には、コマンド処理部２１は、同一ＤＩＤの文書の並存を防止するために、格納不許可通知を管理ストレージ３０に返す（Ｓ１１４）。これにより、格納処理部３１は前記入力文書の格納処理を取り止める。
【００４８】
このように、本実施形態では、ＤＩＤを有する文書が管理ストレージ３０に入力された場合には、そのＤＩＤに対応する文書が管理ストレージ３０内に存在するか否かを調べ、存在する場合には当該入力文書の格納を取り止める。これにより、本実施形態では、管理ストレージ３０内における同一ＤＩＤの文書の並存が防止され、管理ストレージ３０内におけるＤＩＤの一意性を維持することが可能となる。
【００４９】
（４）取出通知（ＤＩＤ）
このコマンドは、文書が管理ストレージ３０から取出される際に取出処理部３２から発せられる。管理ストレージ３０内の文書を取り出し、他の文書格納装置（同一ネットワーク内及び他ネットワークの装置）に移動させる要求をＷＳ４０等から受け取った場合、管理ストレージ３０の取出処理部３２は、その取出し対象の文書のＤＩＤを引数として取出通知をＤＩＤ管理サーバ２０に発し、文書の取出処理を行う。この取出通知を受けたコマンド処理部２１は、引数のＤＩＤが自発行ＤＩＤ管理部２３に登録されている場合には、当該ＤＩＤの管理情報の所在フラグを管理ストレージ「外」に変更し、再登録する。一方、引数のＤＩＤが他発行ＤＩＤ管理部２４に登録されている場合には、当該ＤＩＤについての管理情報を他発行ＤＩＤ管理部２４から削除する。
【００５０】
（５）破棄通知（ＤＩＤ）
このコマンドは、管理ストレージ３０に格納されているＤＩＤ付き文書が破棄（削除）された場合に発せられる。すなわち、ＷＳ４０等から文書の破棄要求を受けた場合、管理ストレージ３０の破棄処理部３３は、当該破棄対象の文書のＤＩＤを引数とした破棄通知をＤＩＤ管理サーバ２０に送信し、当該文書の破棄処理を行う。破棄処理部３３から破棄通知を受け取ったコマンド処理部２１は、引数で指定されたＤＩＤの管理情報を自発行ＤＩＤ管理部２３又は他発行ＤＩＤ管理部２４から検索し、この管理情報の「破棄日時」に対して前記通知を受け取った日時を書き込む。
【００５１】
このように、本実施形態では、文書が破棄されたとしてもその文書のＤＩＤの管理情報は破棄せず、その文書が破棄された旨を明示した上でその管理情報を保存しておく。従って、破棄された文書の管理情報も参照可能となっている。別言すれば、本実施形態では、ＤＩＤは各文書に固有のものとし、ＤＩＤを有する文書が破棄された場合に、当該ＤＩＤを別の新規文書に付与して再利用することはしない。従って、本実施形態によれば、現時点におけるＤＩＤの一意性だけでなく、過去・現在・未来にわたるＤＩＤの一意性が保証される。
【００５２】
（６）管理情報問合せ（ＤＩＤ）
このコマンドは、ＤＩＤ管理サーバ２０が管理しているＤＩＤの管理情報を参照するために用いる。このコマンドは、ユーザやＷＳ４０等で動作するアプリケーションソフトから発せられる。すなわち、ある文書についての情報が欲しいユーザやアプリケーションソフトは、このコマンドをＤＩＤ管理サーバ２０に対して発行することにより、所望の情報を得る。このコマンドを受けたコマンド処理部２１は、自発行ＤＩＤ管理部２３及び他発行ＤＩＤ管理部２４を検索し、その検索結果をコマンド発行元に返す。このコマンドを用いることにより、ＤＩＤを用いた様々な文書処理が可能となる。なお、このコマンドにおける引数は検索のためのキーであり、ＤＩＤ値だけでなく管理情報における他の項目を指定することも可能である。
【００５３】
以上が、本実施形態におけるＤＩＤ管理の処理動作である。以上の説明から分かるように、本実施形態では、まず文書が新規作成（又は複製／更新）されると、それまでに発行されたＤＩＤと重複しないＤＩＤが付与された上で管理ストレージ３０に格納されるとともに、ＤＩＤ付きの文書はＤＩＤの重複がないかチェックを受けた上でないと管理ストレージ３０に格納されない構成となっている。従って、本実施形態によれば、管理ストレージ３０内においてＤＩＤの一意性を保証することができる。
【００５４】
なお、図１では、ＤＩＤ管理サーバ２０の管理下のネットワーク１０に、管理ストレージ３０が１つしか設けられていない例を示したが、一つのＤＩＤ管理サーバ２０の管理下のネットワークに複数の管理ストレージを設ける構成としてもよい。この場合における処理は、管理ストレージが１つしかない場合の処理と本質的に異ならない。
【００５５】
また、本実施形態では、上述した機能を有する管理ストレージ以外の一般の文書格納装置（一般ストレージと呼ぶ）を設けることもできる。この場合、一般ストレージに格納された文書については直接的にはＤＩＤの管理を行うことはできない。しかしながら、このような場合でも、その一般ストレージ内の文書が管理ストレージに格納／再格納される際に、ＤＩＤの発行あるいはＤＩＤの重複チェックが行われるので、管理ストレージ内においてＤＩＤの一意性を保証することができる。
【００５６】
また、本実施形態において、ＤＩＤが付与された文書は、管理ストレージ３０から取り出される際には、ＤＩＤを保持するための特別のファイル（ＤＩＤキャリアと呼ぶ）に成形され、この形式でネットワーク内を流通する。ＤＩＤキャリアは、文書データとＤＩＤとが複合された複合文書である。
【００５７】
なお、このＤＩＤキャリアをオブジェクト指向的に構成し、ＤＩＤキャリア内にこの文書に対する処理を記述することもできる。図５に、このように構成されたＤＩＤキャリアを示す。図５に示すように、ＤＩＤキャリア５０は、文書データ部５１、複製処理部５２及び破棄処理部５３から構成される。文書データ部５０には、もともとの文書の文書データ５１ａと当該文書に付与されたＤＩＤ５１ｂとが複合文書として格納される。複製処理部５２は、当該文書に対して複製要求がなされた場合の処理を記述した部分である。すなわち、このＤＩＤキャリアに対して複製要求がなされた場合、複製処理部５２は、自らの複製を作成すると共に、ＤＩＤ管理サーバ２０に対して新規ＤＩＤの発行要求を発する。そして、発行された新規ＤＩＤを複製によって新たにできたＤＩＤキャリアのＤＩＤに設定する。また、破棄処理部５３は、当該文書に対して破棄要求がなされた場合の処理を記述した部分である。すなわち、このＤＩＤキャリアに対して破棄要求がなされた場合は、破棄処理部５３は、ＤＩＤ管理サーバ２０に対して破棄通知を発行する。そして、当該ＤＩＤキャリアは破棄（削除）される。なお、ＤＩＤキャリアからＤＩＤ発行要求及び破棄通知に関するＤＩＤ管理サーバ２０の処理は、上述した管理ストレージ３０に対する処理と同様である。
【００５８】
このように、文書が管理ストレージ３０の外に出た場合には、図５に示すＤＩＤキャリアの形で文書を管理すれば、一般ストレージにある場合も文書のＤＩＤ管理が可能となる。
【００５９】
なお、以上の説明では、一つのネットワーク内のＤＩＤ管理について説明したが、多ネットワークにまたがる広域の管理においては次のようなシステムが考えられる。すなわち、文書管理の対象となる領域に唯一つのＤＩＤ発行機関を設置し、各ネットワークは、そのＤＩＤ発行機関から、所望数のＤＩＤの利用権の発行を受ける。この時、ＤＩＤ発行機関は、各ネットワーク同士の間でＤＩＤの重複が起こらないようにする。ＤＩＤ発行機関は、ＤＩＤの利用権を発行したネットワーク名、及び当該ネットワークに発行したＤＩＤの範囲のみを管理し、各ネットワークからの問い合わせに応じてこの情報を回答する。各ネットワーク（ＤＩＤ管理サーバ）からＤＩＤ発行機関に対しては、例えば次に示すコマンドが規定される。
【００６０】
（ａ）ＤＩＤ利用権要求（ネットワーク名、ＤＩＤ個数）
このコマンドは、ＤＩＤ管理サーバがＤＩＤの利用権を要求する際に用いられる。なお、このコマンドにより、ＤＩＤ発行機関からＤＩＤ利用権を受けた各ネットワークのＤＩＤ管理サーバは、そのＤＩＤの範囲を前記ＤＩＤ範囲設定コマンドで未発行ＤＩＤ管理部２２に設定する。
【００６１】
（ｂ）ネットワーク名問合せ（ＤＩＤ）
このコマンドは、ＤＩＤが発行されたネットワークの名称を調べる際に用いられる。
【００６２】
次に、図６を参照して、本実施形態の変形例について説明する。図６の構成は、ＤＩＤ管理サーバ２０の管理下にＤＩＤ管理サブサーバ５０を設けたことを特徴とする。すなわち、図６において、ＤＩＤ管理サーバ２０は、ネットワーク１０及びサブネットワーク９０の両方を管理するが、サブネットワーク９０がＤＩＤ管理サーバ２０から離れている場合にはサブネットワーク９０上で作成された文書についてのＤＩＤの発行が遅れがちになることが考えられる。また、ネットワークの構成によっては、サブネットワーク９０のＷＳからはＤＩＤ管理サーバ２０に直接アクセスできない場合なども考えられる。さらには、ネットワークに接続されるＷＳの数自体が多くなり、ＤＩＤ管理サーバ２０の処理負荷が増えてＤＩＤの発行が遅れがちになることも考えられる。図６の構成は、このようなＤＩＤ発行の遅れを防止するためのものである。
【００６３】
図６の構成では、サブネットワーク９０上にＤＩＤ管理サブサーバ６０及びこれに対応する管理ストレージ７０を設ける。ＤＩＤ管理サブサーバ６０は、ＤＩＤ管理サーバ２０の業務のうち、ＤＩＤの発行のみを肩代わりする。この構成では、ＤＩＤ管理サブサーバ６０はＤＩＤの発行業務のみを行い、管理情報についてはＤＩＤ管理サーバ２０にて一元管理する。
【００６４】
図６において、サブネットワーク５０上のＷＳ等で作成された文書は管理ストレージ７０に格納され、このとき管理ストレージ７０からＤＩＤ管理サブサーバ６０に対してＤＩＤの発行要求がなされる。この発行要求のコマンドは前述した管理ストレージ３０から発せられるものと同様である。ＤＩＤ管理サブサーバ６０は、予めＤＩＤ管理サーバ２０から所定数のＤＩＤの仮発行を受けておき、それを管理している。このため、ＤＩＤ管理サブサーバ６０からＤＩＤ管理サーバ２０へのコマンドとして次の仮発行要求が規定されている。
【００６５】
（α）仮発行要求（ＤＩＤ数）
このコマンドは、例えばＤＩＤ管理サブサーバ６０のオペレータにより入力され、ＤＩＤ管理サーバ２０に送信される。このコマンドを受けたＤＩＤ管理サーバ２０のコマンド処理部２１は、要求された数のＤＩＤを未発行ＤＩＤ管理部２２から取り出し、仮発行する。このとき、コマンド処理部２１は、仮発行したＤＩＤについて管理情報を作成し、自発行ＤＩＤ管理部２３に登録する。なお、この場合の管理情報では、項目「発行事象」のデータを「仮発行」とする。なお、前述した発行要求コマンドをこの仮発行コマンドに転用することも可能である。
【００６６】
そして、ＤＩＤ管理サブサーバ６０は、管理ストレージ７０からＤＩＤ発行要求を受けると、管理している仮発行ＤＩＤから未発行のものを選んで発行する。そして、ＤＩＤ管理サブサーバ６０は、次に示すような発行通知コマンドを作成し、ＤＩＤ管理サーバ２０に送信する。
【００６７】
（β）発行通知（ＤＩＤ、発行事象、利用者、複製／更新元ＤＩＤ）
このコマンドは、ＤＩＤを正式な発行対象（すなわち文書）についての情報をＤＩＤ管理サーバ２０に通知するために用いられる。このコマンドにおいて、引数のＤＩＤには発行したＤＩＤの値が設定される。このほかの引数は、管理ストレージ７０からのＤＩＤ発行要求の引数に基づき設定される。この発行通知を受けたＤＩＤ管理サーバ２０は、この通知の引数の情報を用いて、該当するＤＩＤの管理情報を更新する。
【００６８】
なお、管理ストレージ７０からＤＩＤ管理サブサーバ６０に対しては、ＤＩＤ管理サーバ２０に対するコマンドと同様のコマンドが定義されており、これらコマンドを受けとったＤＩＤ管理サーバ６０は、必要に応じてこのコマンドをＤＩＤ管理サーバ２０に転送する。
【００６９】
この構成によれば、ＤＩＤ管理サーバ２０にアクセスしづらいサブネットワークにおいてもＤＩＤの発行を迅速に行うことが可能となる。また、別の観点から見ると、この構成によれば、ＤＩＤ管理サーバ２０の処理負荷を分散して、システム全体の処理効率を向上させることができる。
【００７０】
次に、図７を参照して、ＤＩＤの利用例を説明する。この例は、ＤＩＤをネットワークからの文書の流出の監視に用いる例である。この例では、図７に示すように、ＤＩＤ管理サーバ２０の管理下のネットワーク１０における他のネットワークとの接続点に流出監視装置６０が設けられる。流出監視装置６０は、文書監視部６１、流出禁止ＤＩＤリスト６２、祖先文書探索部６３、及び流出可否判定部６４を含む。この例では、ネットワーク１０から流出しようとする文書（以下、流出文書と呼ぶ）は、必ず流出監視装置６０を通過するようにする。流出監視装置６０には、ネットワーク１０からの流出が禁止された文書のＤＩＤのリスト（流出禁止ＤＩＤリスト６２）が登録されている。流出管理装置６０は、このリストに登録された文書、及びこの文書から派生した文書の流出を防止する。
【００７１】
すなわち、図７において、流出文書は流出監視装置６０内の監視部６１で一旦止められる。監視部６１は、流出文書からＤＩＤ情報を抽出し、祖先文書探索部６３に通知する。祖先文書探索部６３は、前述した管理情報問合せコマンドを利用して、監視部６１から通知されたＤＩＤの管理情報をＤＩＤ管理サーバ２０から取得し、この管理情報の「複製／更新元ＤＩＤ」を調べる。そして、この複製／更新元ＤＩＤがある場合には、この複製／更新元ＤＩＤの管理情報をＤＩＤ管理サーバ２０に問合せ、流出文書の元の元となる文書のＤＩＤを取得する。このようにして、流出文書の最も最初のバージョンの文書に辿り着くまでこれを繰り返す。この処理によって得られた一連の文書群を祖先文書と呼ぶ。祖先文書探索部６３は、流出文書及び祖先文書のＤＩＤを流出可否判定部６４に通知する。流出可否判定部６４は、流出文書のＤＩＤあるいは祖先文書のＤＩＤが流出禁止ＤＩＤリスト６２に登録されているか否かを調べる。この結果、流出文書のＤＩＤあるいは祖先文書のＤＩＤが流出禁止ＤＩＤリスト６２に登録されていない場合には、監視部６１に一旦保持された流出文書がネットワーク１０外に送り出される。一方、流出禁止ＤＩＤリスト６２に登録されている場合には、監視部６１に保持された流出文書は、破棄されるか、あるいは流出要求以前に格納されていた格納場所に再格納され、流出要求を発したクライアントに対して当該文書が流出禁止である旨のメッセージが送信される。
【００７２】
このように、この利用例によれば、ネットワークから流出させたくない文書を流出禁止ＤＩＤリストに登録しておくことにより、その文書及びその文書から複製又は更新により派生した文書の流出を防止することができる。なお、流出監視装置をプリンタ等の出力装置に設け、流出禁止の文書がプリンタ等から出力されることを防ぐことも可能である。
【００７３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、各文書に対して一意的な文書識別子を付与し、さらにその文書識別子の一意性を維持することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明に係る文書管理システムの全体構成を示す説明図である。
【図２】  ＤＩＤの管理情報の形式を示す図である。
【図３】  ＤＩＤの管理情報の形式を示す図である。
【図４】  取出通知を受けた場合のコマンド処理部２１の処理手順を示すフローチャートである。
【図５】  ＤＩＤキャリアの構成の一例を示す説明図である。
【図６】  ＤＩＤ管理サーバの管理下にＤＩＤ管理サブサーバを設ける例を示す図である。
【図７】  ＤＩＤを用いた文書流出管理方式を説明するための図である。
【符号の説明】
１０  ネットワーク、２０  ＤＩＤ管理サーバ、２１  コマンド処理部、２２未発行ＤＩＤ管理部、２３  自発行ＤＩＤ管理部、２４  他発行ＤＩＤ管理部、３０  管理ストレージ、３１  格納処理部、３２  取出処理部、３３  破棄処理部、３４  複製処理部、３５  更新処理部、３６  記憶装置、３７  ＤＩＤ−文書対応データ部、３８  文書データ部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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