(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
伝票を画面上に表示して承認を行う電子帳票システムであって、
前記伝票は、前記伝票の枠を示す電子伝票枠データと、前記伝票内に書き込まれる電子伝票データと、からなり、
前記電子伝票枠データは、前記伝票の種類によって決まっている前記伝票の背景を示すデータであり、
前記電子伝票データは、少なくとも伝票番号および伝票種別を含む各前記伝票に関するデータであって、
前記伝票種別が選択されると、選択された前記伝票種別と同じ伝票種別であり、処理すべき前記電子伝票データの数を数える手段と、
前記電子伝票データの数が複数の場合は処理方法の選択欄を表示する手段と、
前記選択欄により連続承認処理を行うことが選択されると、該当する複数の前記伝票に対して、２件目以降の前記電子伝票枠データの再描画をせずに、前記電子伝票データのみを変更しつつ、前記電子伝票枠データと前記電子伝票データを表示する手段と、
を具備することを特徴とする電子帳票システム。
【請求項２】
コンピュータを請求項１記載の電子帳票システムとして機能させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、伝票をコンピュータの画面上に再現し、ネットワークを使って事務手続きを行う電子帳票システム及び記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
伝票の承認作業においては、同一種類の伝票を何枚も連続して処理することが多いが、従来の電子帳票システムでは、複数伝票の承認作業を行う場合、対象となる伝票を１枚毎に処理しなければならないため、１伝票毎にファイルのオープン・クローズという操作を繰り返し行う必要があった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
そのため、全伝票を処理するまでの時間的なロスが多く、承認者に煩雑さを感じさせる原因となっていた。
【０００４】
本発明は、このような問題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、連続的に承認作業を行い、承認者の負担軽減を図ることを可能とした電子帳票システムを提供することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
前述した目的を達成するために第１の発明は、伝票を画面上に表示して承認を行う電子帳票システムであって、前記伝票は、前記伝票の枠を示す電子伝票枠データと、前記伝票内に書き込まれる電子伝票データと、からなり、前記電子伝票枠データは、前記伝票の種類によって決まっている前記伝票の背景を示すデータであり、前記電子伝票データは、少なくとも伝票番号および伝票種別を含む各前記伝票に関するデータであって、前記伝票種別が選択されると、選択された前記伝票種別と同じ伝票種別であり、処理すべき前記電子伝票データの数を数える手段と、前記電子伝票データの数が複数の場合は処理方法の選択欄を表示する手段と、前記選択欄により連続承認処理を行うことが選択されると、該当する複数の前記伝票に対して、２件目以降の前記電子伝票枠データの再描画をせずに、前記電子伝票データのみを変更しつつ、前記電子伝票枠データと前記電子伝票データを表示する手段と、を具備することを特徴とする電子帳票システムである。
【０００６】
第２の発明は、コンピュータを第１の発明記載の電子帳票システムとして機能させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、図に基づいて本発明の実施の形態を詳細に説明する。図１は、電子帳票システム１の構成を示す図である。図１に示すように、電子帳票システム１は、表示装置３、入力装置５、電子伝票連続承認装置７を有するクライアント用端末９と、電子伝票枠データ１１と電子伝票データ１３とを保持する電子伝票データベース１５、電子伝票サーバ１７から成る。
【０００８】
複数のクライアント用端末９が、ネットワークにより電子伝票サーバ１７に接続されており、電子伝票サーバ１７は、各クライアント用端末９の要求に応じて電子伝票データベース１５の情報を分配すると共に、各クライアント用端末９から送信された情報により電子伝票データベース１５の内容を更新する。
【０００９】
表示装置３は、メニュー画面や伝票を表示するためのＣＲＴ等の装置であり、入力装置５は、承認者がメニューボタンを押す等して情報を入力するための、キーボードやマウス等の装置である。電子伝票連続承認装置７は、入力装置５から入力された命令に基づいて、電子伝票サーバ１７にデータの読み出しを要請し、表示装置３に電子伝票枠データ１１と電子伝票データ１３とを重ねて表示する。
【００１０】
また表示された伝票に対して、承認者が入力装置５によって承認ボタンまたは却下ボタンを押すと、電子伝票連続承認装置７は伝票に印影を表示し、次の電子伝票データ１３を表示する。同種の伝票の承認作業が全て終了したら、これらの印影を重ねた電子伝票データ１３を電子伝票サーバ１７に送信し、電子伝票データベース１５に書き込む。
【００１１】
電子伝票枠データ１１は、伝票の種類によって決まっている伝票の背景（フォーム）を示すデータであり、電子伝票データ１３は、伝票番号、伝票種別、起票者固有データ、記入データ等の各伝票に関するデータである。
【００１２】
次に図２のフローチャートに基づいて、本発明の電子帳票システム１における、電子伝票の承認作業の処理動作の説明を行う。既に承認者がクライアント用端末９より電子帳票システム１にアクセスして、表示装置３に表示されたメニュー画面から、入力装置５により「電子伝票の承認」メニューを選択し、未承認伝票の一覧が表示されているものとする。
【００１３】
承認者が入力装置５により伝票種別の選択を行うと（ステップ２０１）、電子伝票連続承認装置７は、選択された伝票と同じ種別の電子伝票データ１３の数を数え、その数が複数の場合は（ステップ２０２）、図３に示すようなダイアログを表示装置３に表示する（ステップ２０３）。図３は、処理方法選択ダイアログ３１の一例を示す図である。
【００１４】
ここで承認者は連続承認処理を行うか否かを選択する（ステップ２０４）。連続承認処理を行う場合、承認者は入力装置５により、処理方法選択ダイアログ３１の「はい（Ｙ）」３３を選択し、ステップ２０５へ行く。連続承認処理を行わない場合は、「いいえ（Ｎ）」３５を選択し、ステップ２１０へ行く。「キャンセル」３７を選択するとステップ２０１へ行く。
【００１５】
連続承認処理を行う場合、電子伝票連続承認装置７は、電子伝票枠データ１１に従って、表示装置３にフォームを表示し（ステップ２０５）、このフォームに重ねて、電子伝票データ１３を表示する（ステップ２０６）。図４は、１件目の電子伝票データ１３の表示例であり、フォームと共に１件目の図書購入依頼書４１を表示している。
【００１６】
枚数表示４３は、「図書購入」に関する伝票が３枚あり、そのうちの１枚目であることを示している。この段階では、まだ承認処理が行われていないので、電子印捺印欄４５には起票者の印影４７しか表示していない。
【００１７】
表示した電子伝票に対して、承認者が入力装置５を用いて承認ボタン４９を押すと（ステップ２０７）、電子伝票連続承認装置７は図５に示すように、伝票に印影を重ねて表示する（ステップ２０８）。図５は、１件目伝票への承認印押下例であり、承認者である課長の印影５３を表示している。
【００１８】
尚ステップ２０７で承認ボタン４９の代わりに却下ボタン５１を押すと、却下の印影が表示される。ステップ２０８で次のデータがある場合はステップ２０６へ飛ぶ（ステップ２０９）。２件目のデータ以降はフォームの再描画は行わず、電子伝票データ１３のみを入れ替える。図６は、次の電子伝票データ１３の表示例である。
【００１９】
図６で、承認者は表示されている伝票に対して、承認する場合は承認ボタン４９、却下する場合は却下ボタン５１、また承認、却下を取り消す場合には取り消しボタン６１を押す。承認、却下を行わず、任意の伝票を表示したいときは、送りボタン（６９または７１）を押す。
【００２０】
右矢印ボタン７１で次伝票、左矢印ボタン６９で前伝票が表示される。この時スキップ枚数指定フィールド６７で一度に読み飛ばす枚数を指定しておくと、一回の押下で数枚分のインクリメント／デクリメントが行われる。
【００２１】
出張報告書と交通費明細書のように、複数の伝票が同時に回覧されている場合には、パート切り替えコンボボックス６５に全体で何枚あるうちの何枚目であるかが表示されるので、パート切り替えコンボボックス６５を切り替えることによって任意のパート（伝票）を表示することができる。このように伝票が一組になっている場合は、いずれかの伝票を承認すれば全て承認されたこととなる。
【００２２】
ステップ２０２で、同種類の伝票が１件だけのときまたは、ステップ２０４で連続承認処理を行わないときは、従来の処理と同様に、表示装置３に電子伝票枠データ１１に従ったフォームと電子伝票データ１３を重ねて表示し（ステップ２１０）、承認者が入力装置５を用いて承認ボタン４９または却下ボタン５１を押すと（ステップ２１１）、電子伝票連続承認装置７は伝票に印影を重ねて表示する（ステップ２１２）。
【００２３】
同種の伝票を全て処理し終えると、図７に示す処理状況確認ダイアログ７３を表示する（ステップ２１３）。ここで承認者は「送信」７５、「連続承認に戻る」７７、「全データを破棄」７９のいずれかを選択する（ステップ２１４）。
【００２４】
ステップ２１４で「送信」７５を選択すると、電子伝票連続承認装置７は、承認処理が終わり書き替えられた電子伝票データ１３を、電子伝票サーバ１７に送信し（ステップ２１５）、電子伝票サーバ１７は電子伝票データベース１５の更新を行い、連続承認作業は終了する。
【００２５】
ステップ２１４で「連続承認に戻る」７７を選択すると、ステップ２０５へ行き再び連続承認作業に戻り、読み飛ばした未処理の伝票の承認作業を行う。ステップ２１４で「全データを破棄」７９を選択すると、承認作業を終了した全てのデータを破棄し、ステップ２０３へ行き連続承認作業をやり直す。
【００２６】
この一連の処理動作により、承認者はファイルのオープン・クローズを繰り返すことなく、連続して電子伝票の承認作業を行うことが可能となる。
【００２７】
このように本実施の形態によれば、全伝票を処理するまでの時間的なロスが最小限に押さえられ、承認者の負担を大幅に軽減することができる。
【００２８】
【発明の効果】
以上、詳細に説明したように本発明によれば、連続的に承認作業を行い、承認者の負担軽減を図ることを可能とした電子帳票システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  電子帳票システム１の構成を示す図。
【図２】  連続承認作業の処理動作を示すフローチャート。
【図３】  処理方法選択ダイアログ３１の一例を示す図。
【図４】  １件目の電子伝票データ１３の表示例を示す図。
【図５】  １件目伝票への承認印押下例を示す図。
【図６】  次の電子伝票データ１３の表示例を示す図。
【図７】  処理状況確認ダイアログ７１の表示例を示す図。
【符号の説明】
１…電子帳票システム
３…表示装置
５…入力装置
７…電子伝票承認装置
９…クライアント用端末
１１…電子伝票枠データ
１３…電子伝票データ
１５…電子伝票データベース
１７…電子伝票サーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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