(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議参加者の音声データを文字変換して議事録データを作成する議事録データ作成手段と、
前記音声データから発言者を特定する発言者特定手段と、
前記議事録データ作成手段により作成された議事録データを、前記特定された発言者と発言内容とを関連付けて記憶するとともに、前記発言者の発言が日程情報及び日程情報に関連する情報を含むものである場合は、ユーザの指示に基づいて、発言者の発言が日程情報を含むものであることを示すための識別記号を、前記発言者及び発言内容と関連付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された議事録データを、ネットワークを介して予め登録された複数の会議参加者の端末に配信する配信手段と、
前記記憶手段に記憶された議事録データから、前記識別情報を基に、日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報を抽出する抽出手段と、
前記日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスするアクセス手段と、
前記アクセスした日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報を書き込む書き込み手段と、
前記日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したかどうかを判断する判断手段と、
前記判断手段により、新たに書き込まれた情報を受信したことが判断された場合には、前記新たな情報を、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、前記記憶手段に記憶する制御手段と、
を備えていることを特徴とする議事録配信装置。
【請求項２】
議事録配信装置が実行する議事録配信方法であって、
議事録データ作成手段が、会議参加者の音声データを文字変換して議事録データを作成するステップと、
発言者特定手段が、前記音声データから発言者を特定するステップと、
前記議事録データ作成ステップにおいて作成された議事録データを、前記特定された発言者と発言内容とを関連付けて記憶手段が記憶するとともに、前記発言者の発言が日程情報及び日程情報に関連する情報を含むものである場合は、ユーザの指示に基づいて、発言者の発言が日程情報を含むものであることを示すための識別記号を、前記発言者及び発言内容と関連付けて記憶手段が記憶するステップと、
前記記憶手段に記憶された議事録データを、配信手段がネットワークを介して予め登録された複数の会議参加者の端末に配信するステップと、
前記記憶手段に記憶された議事録データから、前記識別情報を基に、抽出手段が、日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報を抽出するステップと、
前記日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、アクセス手段がネットワークを介してアクセスするステップと、
前記アクセスした日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、書き込み手段が前記日程情報に関連する情報を書き込むステップと、
前記日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したかどうかを判断手段が判断するステップと、
前記判断ステップにおいて、新たに書き込まれた情報を受信したと判断された場合には、前記新たな情報を、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、制御手段が前記記憶手段に記憶するステップと、
を備えていることを特徴とする議事録配信方法。
【請求項３】
会議参加者の音声データを文字変換して議事録データを作成するステップと、
前記音声データから発言者を特定するステップと、
前記議事録データ作成ステップにおいて作成された議事録データを、前記特定された発言者と発言内容とを関連付けて記憶手段に記憶するとともに、前記発言者の発言が日程情報及び日程情報に関連する情報を含むものである場合は、ユーザの指示に基づいて、発言者の発言が日程情報を含むものであることを示すための識別記号を、前記発言者及び発言内容と関連付けて記憶手段に記憶するステップと、
前記記憶手段に記憶された議事録データを、ネットワークを介して予め登録された複数の会議参加者の端末に配信するステップと、
前記記憶手段に記憶された議事録データから、前記識別情報を基に、日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報を抽出するステップと、
前記日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスするステップと、
前記アクセスした日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報を書き込むステップと、
前記日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したかどうかを判断するステップと、
前記判断ステップにおいて、新たに書き込まれた情報を受信したと判断された場合には、前記新たな情報を、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、前記記憶手段に記憶するステップと、
を議事録配信装置に用いられるコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、たとえば、会議の議事録をネットワークを介して自動的に配信するのに用いられる議事録配信装置、議事録配信方法およびプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
周知のように、会議等を開催した場合、会議運営担当者が会議参加者、発言者（発表者）および発言内容等の確認を行うとともに、会議によって確認された各自の検討／作業項目及びその納期や次回開催日程等のデータを整理してから議事録を作成し、この議事録を参加者全員に配付することが行われている。
【０００３】
この議事録の作成においては、上述のように様々な確認作業や面倒なデータ整理作業を会議運営担当者に依存しているので、効率も悪く、かなりの日数がかかってしまう。このため、最近では、会議運営担当者の作業を低減する目的で、自動的に議事録を作成したり、受信者に自動配信する試みがなされている。
【０００４】
従来、たとえば、特開平０７−１９１６９０号公報には、音声データから話者の名前を判別し、その名前を議事録に付加する技術が開示されている。また、特開２０００−２１６９１０号では、電話の内容をテキストデータに変換し、相手先に送信する技術が開示されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、前記議事録が配信された受信者は、このように作成された議事録をもとに、会議の内容や決定事項を改めて再認識すると共に、各人に課された検討／作業項目をその納期に沿って進めていくことになる。そのため、この議事録に付随している処理作業の内容、納期、次の会議開催日等のデータを基にして、自己の日程を管理する必要がある。
【０００６】
近年、このような自己の日程を管理するツールとして、従来広く一般的に利用されてきた手帳に代わって日程管理データベースが活用されるようになっている。これは、各日程毎の作業内容や計画、納期等の情報を電子化されたデータベース上に書き込んでネットワーク上でアクセス可能に構築することにより、何処からでも日程管理の確認を行ったり、場合によっては第三者にも公開することによって、会議や打ち合わせなどのスケジュール調整の効率化を図ることができるようになしたものである。
【０００７】
しかし、上記従来の公知技術では、会議運営担当者にとっては、議事録の作成や配信が自動的に実行可能となって作業負担が低減するものの、議事録が配信された受信者にとっては、前記作業内容や日程を自己の日程管理データベースに書き込む手間は避けられないうえ、データ入力ミスも起こしやすいといった問題がある。
【０００８】
この発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、議事録を受けた受信者側でのデータ手入力作業が不要となり、日程管理等が効率的に行える議事録配信装置、議事録配信方法およびプログラムを提供することを課題とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題は、会議参加者の音声データを文字変換して議事録データを作成する議事録データ作成手段と、前記音声データから発言者を特定する発言者特定手段と、前記議事録データ作成手段により作成された議事録データを、前記特定された発言者と発言内容とを関連付けて記憶するとともに、前記発言者の発言が日程情報及び日程情報に関連する情報を含むものである場合は、ユーザの指示に基づいて、発言者の発言が日程情報を含むものであることを示すための識別記号を、前記発言者及び発言内容と関連付けて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された議事録データを、ネットワークを介して予め登録された複数の会議参加者の端末に配信する配信手段と、前記記憶手段に記憶された議事録データから、前記識別情報を基に、日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報を抽出する抽出手段と、前記日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスするアクセス手段と、前記アクセスした日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報を書き込む書き込み手段と、前記日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したかどうかを判断する判断手段と、前記判断手段により、新たに書き込まれた情報を受信したことが判断された場合には、前記新たな情報を、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、前記記憶手段に記憶する制御手段と、を備えていることを特徴とする議事録配信装置によって解決される。
【００１０】
この議事録配信装置では、議事録データが会議参加者の端末に配信されるとともに、議事録データから日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出され、抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスされ、日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報が書き込まれるので、受信者は議事録データを入手できるのはもとより、日程管理する際に、日程や業務内容等を手入力で書き込む手間が省けるとともに、記入ミス等を招くおそれもなく、日程管理が合理的に行える。
【００１１】
また、議事録データが配信されるから、複数の会議参加者のそれぞれの日程管理に役立てられる。
【００１２】
また、日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したことが判断された場合には、前記新たな情報が、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、記憶手段に記憶されるから、一人の受信者の情報変更を、他の受信者が認識できるようになり、例えば納期が設定された事項について担当者の進捗状況を容易に把握可能となる。
【００１３】
また、入力された音声データを文字変換して前記議事録データを作成する手段と、入力された音声データから議事録データの受信者を特定する手段と、を備えていても良い。この場合には、会議での発言がそのまま議事録データに変換されるとともに、発言者が受信者として特定され、配信される。従って、議事録データの作成の手間や、受信者の特定の手間が省ける。
【００１４】
また、前記課題は、議事録配信装置が実行する議事録配信方法であって、議事録データ作成手段が、会議参加者の音声データを文字変換して議事録データを作成するステップと、発言者特定手段が、前記音声データから発言者を特定するステップと、前記議事録データ作成ステップにおいて作成された議事録データを、前記特定された発言者と発言内容とを関連付けて記憶手段が記憶するとともに、前記発言者の発言が日程情報及び日程情報に関連する情報を含むものである場合は、ユーザの指示に基づいて、発言者の発言が日程情報を含むものであることを示すための識別記号を、前記発言者及び発言内容と関連付けて記憶手段が記憶するステップと、前記記憶手段に記憶された議事録データを、配信手段がネットワークを介して予め登録された複数の会議参加者の端末に配信するステップと、前記記憶手段に記憶された議事録データから、前記識別情報を基に、抽出手段が、日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報を抽出するステップと、前記日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、アクセス手段がネットワークを介してアクセスするステップと、前記アクセスした日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、書き込み手段が前記日程情報に関連する情報を書き込むステップと、前記日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したかどうかを判断手段が判断するステップと、前記判断ステップにおいて、新たに書き込まれた情報を受信したと判断された場合には、前記新たな情報を、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、制御手段が前記記憶手段に記憶するステップと、を備えていることを特徴とする議事録配信方法によっても解決される。
【００１５】
この議事録配信方法では、議事録データが会議参加者の端末に配信され、議事録データから日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出され、抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスされ、日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報が書き込まれるので、受信者が日程管理する際に、日程や業務内容等を手入力で書き込む手間が省けるとともに、記入ミス等を招くおそれもなく、日程管理が合理的に行える。
【００１６】
また、議事録データが配信されるから、複数の会議参加者のそれぞれの日程管理に役立てられる。
【００１７】
また、日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したことが判断された場合には、前記新たな情報が、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、記憶手段に記憶されるから、一人の受信者の情報変更を、他の受信者が認識できるようになり、例えば納期が設定された事項について担当者の進捗状況を容易に把握可能となる。
【００１８】
また、前記文書配信方法において、入力された音声データを文字変換して前記議事録データを作成するステップと、入力された音声データから議事録データの受信者を特定するステップとを備えていても良い。この場合には、会議での発言がそのまま議事録データに変換されるとともに、発言者が受信者として特定され、配信される。従って、議事録データの作成の手間や、受信者の特定の手間が省ける。
【００１９】
また、前記課題は、会議参加者の音声データを文字変換して議事録データを作成するステップと、前記音声データから発言者を特定するステップと、前記議事録データ作成ステップにおいて作成された議事録データを、前記特定された発言者と発言内容とを関連付けて記憶手段に記憶するとともに、前記発言者の発言が日程情報及び日程情報に関連する情報を含むものである場合は、ユーザの指示に基づいて、発言者の発言が日程情報を含むものであることを示すための識別記号を、前記発言者及び発言内容と関連付けて記憶手段に記憶するステップと、前記記憶手段に記憶された議事録データを、ネットワークを介して予め登録された複数の会議参加者の端末に配信するステップと、前記記憶手段に記憶された議事録データから、前記識別情報を基に、日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報を抽出するステップと、前記日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスするステップと、前記アクセスした日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報を書き込むステップと、前記日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したかどうかを判断するステップと、前記判断ステップにおいて、新たに書き込まれた情報を受信したと判断された場合には、前記新たな情報を、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、前記記憶手段に記憶するステップと、を議事録配信装置に用いられるコンピュータに実行させるためのプログラムによっても解決される。
【００２０】
このプログラムでは、議事録データを会議参加者の端末に配信し、議事録データから日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報を抽出し、抽出した発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスし、日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報を書き込むステップを、議事録配信装置として用いられるコンピュータに実行させることができる。
【００２１】
また、このプログラムにおいて、議事録データが配信されるから、複数の会議参加者のそれぞれの日程管理に役立てられる。
【００２２】
また、前記プログラムは、日程管理データベース部に書き込まれた情報について新たに書き込まれた情報を、端末から受信したことが判断された場合には、前記新たな情報が、議事録データの対応する発言者及び発言内容と関連付けて、記憶手段に記憶するステップを前記コンピュータに実行させるから、一人の受信者の情報変更を、他の受信者が認識できるようになり、例えば納期が設定された事項について担当者の進捗状況を容易に把握可能となる。
【００２３】
また、前記プログラムにおいて、入力された音声データを文字変換して議事録データを作成するステップと、入力された音声データから議事録データの受信者を特定するステップを前記コンピュータに実行させるものであっても良い。このプログラムでは、コンピュータによって、会議での発言がそのまま議事録データに変換されるとともに、発言者が受信者として特定され、配信される。従って、議事録データの作成の手間や、受信者の特定の手間が省ける。
【００２４】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【００２５】
図１は、この発明の一実施形態に係る文書配信装置としての議事録配信装置が用いられた配信システムを示す構成図である。なお、文書配信装置は、会議参加者に議事録を配信するための議事録配信装置に限定されるものではなく、議事録以外の文書を配信する配信装置にも適用可能である。
【００２６】
図１において、議事録配信システムは、議事録を作成して配信する議事録配信装置としての議事録データベース装置２と、サーバー３と、複数の受信者にそれぞれ割り当てられたパーソナルコンピュータ等からなる端末４（４Ａ，４Ｂ，４Ｃ，４Ｄ，４Ｅ・・・）とを備えている。
【００２７】
会議室１内には、会議での発言者等の音声を収集して音声データを送出する音声収集装置１１、発言者、会議資料、会議状況等を撮影して画像データを送出する画像収集装置１２、会議資料等を印刷するためのプリンタ１３、さらには会議責任者がこの配信システムを稼働するために用いるパーソナルコンピュータ等からなる端末１４が設置されており、これら音声収集装置１１、画像収集装置１２、プリンタ１３および端末１４等の各出力は、前記データベース装置２に入力されるようになっている。
【００２８】
前記サーバー３は、議事録データベース装置２および複数の端末４にＬＡＮ等のネットワーク５を介して接続されており、議事録データベース装置２からの信号に基づいて各端末４に議事録データの送信を行ったり、端末４からのデータをデータベース装置２に送信するものである。また、前記端末４は、ＣＰＵを含む制御部１５と、受信者の日程を管理するための日程管理データベース部１６とを備えている。
【００２９】
図２は、前記データベース装置２の機能的構成を示すブロック図である。
【００３０】
図２において、このデータベース装置２は、音声・画像情報登録部２１、テキストデータ変換部２２、会議での発言者を特定する発言者特定部２３、日程管理記録部２４、機密事項キーワード記録部２５、機密事項判定部２６、統括記録部２７、送受信部２８および送信先（配信先ともいう）アドレスデータベース部２９等から構成されている。
【００３１】
前記音声・画像情報登録部２１は、会議参加者毎の固有の音声情報および画像情報を予め登録しておくものである。
【００３２】
テキストデータ変換部２２は、前記音声収集装置１１から送出された音声データを音声認識することによりテキストデータに変換して、議事録を作成する機能を有している。
【００３３】
前記発言者特定部２３は、音声収集装置１１から入力された音声データおよび画像収集装置１２から入力された画像データを、前記音声・画像情報登録部２１に登録されている音声・画像情報と音域や波長、周波数などの特徴量に基づいて比較することにより、会議での発言者を特定するものである。
【００３４】
また、日程管理記録部２４は、テキストデータ変換部２２で作成された議事録に日程管理情報が含まれている場合に、この日程管理情報及びこれに関連する情報を抽出して記録するものである。
【００３５】
なお、音声データをテキストデータに変換する技術や、音声データから発言者を特定する技術の詳細については、特開平０７−１９１６９０号公報や特開２０００−２１６９１０号公報に開示されているので、それらの説明は省略する。
【００３６】
前記機密事項キーワード記録部２５は、議事録データにおける機密事項に関するキーワード、たとえば「極秘」等の文字を予め記録したものである。また、機密事項判定部２６は、発言内容等に前記機密事項に関するキーワードが含まれているか否かを識別して、この議事録データが機密事項に該当するか否かを判別するものである。
【００３７】
前記統括記録部２７は、テキストデータ変換部２２で作成された議事録データ、日程管理記録部２４で抽出され、記録された日程管理情報及びこれに関連する情報、機密事項判定部２６の判定結果等の情報をすべて統括して、議事録Ｍとして記録するものである。また、端末４側で、日程管理情報についての新たな入力操作がなされたときは、前記議事録を修正する機能を有している。
【００３８】
前記送受信部２８は、統括記録部２７で記録された議事録データや、日程管理情報及びこれに関連する情報を、サーバー３を介して端末４に送信したり、端末４側からの日程管理情報についての変更や追加データを受信する機能をもっている。
【００３９】
前記送信先アドレスデータベース部２９には、図３に示すように、各端末４に対応する送信先毎に、端末アドレスおよび日程管理データベース部１６のアドレスが記憶されている。
【００４０】
前記全体制御部３０は、データベース装置２の全体を統括的に制御するものであり、ＣＰＵ３０ａと、このＣＰＵ３０ａを動作させるためのプログラムが格納されたＲＯＭ３０ｂと、データ処理時の作業領域となるＲＡＭとを備えている。前記ＣＰＵ３０ａがＲＯＭ３０ｂに格納されたプログラムに従って動作することにより、議事録データベース装置２の全体が所定の動作を行うものとなされている。
【００４１】
前記議事録Ｍは、たとえば図４に示すように、発言内容が記録される本文欄Ｍａ、発言者が記録される発言者欄Ｍｂ、日程管理情報であることが記録される日程管理識別欄Ｍｃ、および業務の進捗状況が記録される業務進捗欄Ｍｄ等からなり、日程管理識別欄Ｍｃには、日程管理情報であることの識別のために、記号（○印等）が付加されるようになっている。
【００４２】
次に、議事録データベース装置２における前記議事録Ｍの作成処理を、図５のフローチャートに従って説明する。この議事録作成処理は、全体制御部３０のＣＰＵ３０ａがＲＯＭ３０ｂに格納されたプログラムに従って動作することにより、実行される。このプログラムは、予めＲＯＭ３０ｂに格納されていても良いし、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体を介してインストールされても良いし、ネットワークを介してダウンロードされても良い。なお、以下の説明ならびに図面では、ステップをＳと略記する。
【００４３】
図５において、まずＳ３１で、会議室１における責任者用端末１４により、議事録Ｍの作成開始指示がなされたか否かを全体制御部３０が判断する。議事録Ｍの作成開始指示がなされていなければ（Ｓ３１の判定がＮＯ）、議事録を作成することなく終了する。議事録Ｍの作成開始指示がされていれば（Ｓ３１の判定がＹＥＳ）、Ｓ３２で、発言内容が日程管理情報を含んでいることの指示が端末１４からなされたか否かを判断する。
【００４４】
日程管理情報を含んでいることの指示がなされなければ（Ｓ３２の判定がＮＯ）、通常の議事録Ｍの作成が行われる。つまり、Ｓ３３で、音声データの入力があるか否かを判断する。音声データの入力があれば（Ｓ３３の判定がＹＥＳ）、Ｓ３４で、前記テキストデータ変換部２２により音声データをテキストデータに変換し、Ｓ３５で、画像データの入力があるか否かを判断する。音声データの入力がなければ（Ｓ３３の判定がＮＯ）、そのままＳ３５に進む。
【００４５】
前記端末１４により、会議のプレゼンテーション等で使用したホワイトボードやＯＨＰ（オーバーヘッドプロジェクタ）等による画像データを記録する旨の指示が出されると、画像収集装置１２から収集した画像データが議事録データベース装置２に送出される。つまり、議事録データベース装置２において、画像データの入力があれば（Ｓ３５の判定がＹＥＳ）、Ｓ３６では、前記テキストデータに画像データを添付する。
【００４６】
ついで、Ｓ３７で、前記音声データあるいはさらに画像データを、前記音声・画像情報登録部２１に登録されている個人情報と比較することにより、会議での発言者を特定し、Ｓ３８で、テキストデータに発言者名等を記録するとともに、パスワードを設定する。
【００４７】
続いてＳ３９で、端末１４の操作による議事録データの作成完了の指示があったか否かを判断する。議事録データの作成完了の指示があれば（Ｓ３９の判定がＹＥＳ）、終了し、議事録データの作成完了の指示がなければ（Ｓ３９の判定がＮＯ）、Ｓ３２に戻る。
【００４８】
日程管理情報を含む発言内容の時は、通常の議事録作成とは区別される。つまり、Ｓ３２において、前記端末１４から、日程管理情報を含んでいることの指示がなされたときは（Ｓ３２の判定がＹＥＳ）、Ｓ４０で、音声データの入力があるか否かを判断する。音声データの入力があれば（Ｓ４０の判定がＹＥＳ）、Ｓ４１で、前記テキストデータ変換部２２により音声データをテキストデータに変換し、Ｓ４２で、画像データの入力があるか否かを判断する。音声データの入力がなければ（Ｓ４０の判定がＮＯ）、そのままＳ４２に進む。
【００４９】
Ｓ４２では、前記端末１４の指示により画像データの入力があったか否かが判断される。画像データの入力があれば（Ｓ４２の判定がＹＥＳ）、Ｓ４３で、前記議事録データに、画像データ、担当者名、業務内容等を添付する。
【００５０】
次に、Ｓ４４で、通常の議事録Ｍと区別するために、図４に示すように、日程管理欄Ｍｃに識別記号として○印を記入する。また、この実施形態では、前記端末１４から入力されたマニュアルでの日程管理情報を記録することが可能であり、このため、Ｓ４５では、端末１４からマニュアルでの日程管理情報の入力があったか否かを判別する。
【００５１】
マニュアルでの日程管理情報の入力があれば（Ｓ４５の判定がＹＥＳ）、Ｓ４６で、入力された日程管理情報を本文欄Ｍａに記入し、さらに、日程管理識別欄Ｍｃに識別記号を記入したのち、前述したＳ３７に進み、さらにＳ３８、Ｓ３９のステップが実行される。マニュアルでの日程管理情報の入力がなければ（Ｓ４５の判定がＮＯ）、そのままＳ３７に進む。
【００５２】
こうして作成された議事録データは、前記議事録データベース装置２における統括記録部２７に記録され、議事録Ｍとしてサーバー３を介して前記複数の端末４に配信される。
【００５３】
このように、会議を開催した際に発言内容が自動的にまとめられ、議事録Ｍが作成されていくとともに、作成された議事録は参加者（受信者）に配信されるので、会議運営責任者による様々の確認作業やデータ整理作業、さらには配布作業等が不要となり、責任者の作業負担が軽減されるとともに議事録作成から配布までの時間が短縮される。
【００５４】
次に、議事録データベース装置２による議事録Ｍの記録・配信処理を図６に示すフローチャートに従って説明する。この議事録の記録・配信処理は、全体制御部３０のＣＰＵ３０ａがＲＯＭ３０ｂに格納されたプログラムに従って動作することにより、実行される。
【００５５】
図６において、Ｓ５１で、議事録Ｍの作成が終了したか否かを全体制御部３０が判断する。議事録Ｍの作成が終了していれば（Ｓ５１の判定がＹＥＳ）、Ｓ５２で議事録Ｍを統括記録部２７に記録し、Ｓ５３で、議事録Ｍ中の日程管理情報及びその関連情報を、前記識別記号を基に日程管理記録部２４で抽出して記録する。なお、日程管理記録部２４に記録された日程管理情報及びその関連情報は、付加情報として統括記録部２７に記録される。議事録Ｍの作成が終了していなければ（Ｓ５１の判定がＮＯ）、本処理を終了する。
【００５６】
ついで、Ｓ５４では、前記機密事項キーワード記録部２５に記録されている機密事項キーワード（たとえば「極秘」）と比較することにより、議事録を機密事項扱いとすべきか否かを判断する。機密事項扱いであれば（Ｓ５４の判定がＹＥＳ）、Ｓ５５で、議事録に対するアクセスに制限をかける。機密事項扱いでなければ（Ｓ５４の判定がＮＯ）、Ｓ５６に進む。なお、機密事項扱いである場合も、その旨が付加情報として前記統括記録部２７に記録される。
【００５７】
Ｓ５６で、統括記録部２７に記録・保存された議事録データや、日程管理情報及びそれに関連する情報をサーバー３を介して会議参加者の端末４に配信して終了する。
【００５８】
図７は、前記議事録配信処理（Ｓ５６）のサブルーチンを示す。
【００５９】
図７において、Ｓ５６１で、議事録Ｍから発言者を抽出し、Ｓ５６２では、発言者のアドレス設定を行う。予め、送信先（受信者）が決定されている場合には、この送信先のアドレス設定を行う。Ｓ５６３で、サーバー３を介して議事録Ｍを設定アドレスに配信する。
【００６０】
Ｓ５６４では、受信者に関する日程管理情報及びその関連情報があるか否かを判断し、受信者に関する日程管理情報及び関連情報がなければ（Ｓ５６４の判定がＮＯ）、そのままリターンする。受信者に関する日程管理情報及びその間連情報があれば（Ｓ５６４の判定がＹＥＳ）、Ｓ５６５で、受信者側端末４における日程管理データベース部１６にアクセスし、Ｓ５６６で、日程管理情報及びその間連情報の書き込みを行ってリターンする。
【００６１】
たとえば、受信者Ｅ（端末４Ｅ）が７月７日までに、Ｖａ社の新製品の調査を完了することになっていれば、図８に示すように、「７月７日」という日程管理情報から日程管理データベース部１６のカレンダ１６ａ内の該当月日を検索して、その欄に関連情報である「Ｖａ社調査」が記入される。さらに、この日程管理データベース部１６に、図９に示すような業務進捗記入欄１６ｂが設けられていれば、たとえば業務完了に伴い「完了」を記入することによって、日程管理データベース部１６において、業務の完了が認識されることになる。
【００６２】
上記のように、議事録から抽出された日程管理情報および関連情報が受信者端末４側の日程管理データベース部１６に配信されるので、受信者が日程管理する際に、日程や業務内容等を手入力で書き込む必要がなくなり、複数の参加者毎に日程管理が効率的に行える。
【００６３】
つぎに、議事録配信装置２による日程管理処理を図１０のフローチャートに従って説明する。この日程管理処理は、全体制御部３０のＣＰＵ３０ａがＲＯＭ３０ｂに格納されたプログラムに従って動作することにより、実行される。
【００６４】
図１０において、Ｓ６１で、サーバー３を介して端末４から業務完了の入力情報を受信したか否かを判断する。受信者の端末４の日程管理データベース１６における業務進捗記入欄１６ｂに「完了」が入力されると、その旨がサーバー３を介して議事録データベース装置２に送られる。議事録データベース装置２は、業務完了入力情報を受信すれば（Ｓ６１の判定がＹＥＳ）、Ｓ６２で、この業務に関する議事録Ｍにおける業務進捗欄Ｍｄに、新たな入力操作情報として「完了」を記入する。
【００６５】
次いで、Ｓ６３で、その議事録の送信先を統括記録部２７から検索した後、Ｓ６４で、当該業務が完了した旨を、他の受信者である議事録送信先に通知し、Ｓ６５に進む。端末４から業務完了入力情報を受信しなければ（Ｓ６１の判定がＮＯ）、そのままＳ６５に進む。
【００６６】
このように、受信者の一人が、日程管理データベース部１６の情報について入力操作を加えた場合には、これが議事録Ｍに反映され、かつ他の受信者にも通知される。従って、納期が設定された担当者の進捗状況を確実に把握することができる。
【００６７】
議事録データベース装置２は、毎日定刻に、その日が納期となっている業務予定があるか否かチェックするようになっており、Ｓ６５では、その時間が到来したか否かを判断する。チェックすべき時間でなければ（Ｓ６５の判定がＮＯ）、Ｓ６１に戻る。チェックすべき時間であれば（Ｓ６５の判定がＹＥＳ）、Ｓ６６で、未達成業務があるか否かをチェックする。未達成業務があれば（Ｓ６６の判定がＹＥＳ）、Ｓ６７で、この業務に関する議事録Ｍと当会議の責任者のアドレスを検索した後、Ｓ６８に進む。未達成業務がなければ（Ｓ６６の判定がＮＯ）、そのまま終了する。
【００６８】
Ｓ６８では、この業務に関する議事録Ｍにおける業務進捗欄Ｍｄに「未達成」を記入したのち、Ｓ６９で、当業務が未達成である旨を前記責任者に通知して終了する。
【００６９】
このように、この実施形態では、納期についてのチェックが自動的に行われるので、納期忘れを防止することができる。
【００７０】
前記修正された議事録Ｍは、統括記録部２７に保存されるので、受信者は、それぞれの端末４から議事録Ｍを任意に閲覧することが可能となる。したがって、議決事項の進捗状況を容易に把握することができる。
【００７１】
ところで、この実施形態では、議事録データベース装置２において、議事録Ｍの作成、日程情報及び関連情報の抽出、配信先の特定、配信先の日程データベース部１６の特定、議事録Ｍの配信等を行う例で説明したが、これに限定されるものではなく、たとえば、議事録データベース装置２において、議事録Ｍの作成、配信先の特定、議事録Ｍの配信を行い、サーバー３や端末４側において、日程情報及び関連情報の抽出、配信先の日程データベース部１６の特定、日程データベース部１６への日程情報及び関連情報等の配信を行う構成であっても良い。
【００７２】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、議事録データから日程情報及び日程情報に関連する情報を含む発言を特定し、該発言の中から、日程情報と該日程情報に関連する情報が抽出され、抽出された発言を行った発言者の端末の日程管理データベース部に、ネットワークを介してアクセスされ、日程管理データベース部における前記日程情報に対応する日程欄に、前記日程情報に関連する情報が書き込まれるので、受信者が日程管理する際に、日程や業務内容等の書き込み作業を行う必要がなくなり、日程管理の効率化および的確化を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の一実施形態にかかる文書配信装置を用いた文書配信システムを示す構成図である。
【図２】同じく文書配信装置としての議事録データベース装置の機能的構成を示すブロック図である。
【図３】同じく議事録データベース装置における配信先アドレスデータベース部の記憶テーブルを示す図である。
【図４】同じく議事録データベース装置で作成される議事録の構成図である。
【図５】議事録作成処理を示すフローチャートである。
【図６】議事録配信処理を示すフローチャートである。
【図７】議事録および日程情報配信処理（Ｓ５６）のサブルーチンを示すフローチャートである。
【図８】配信先の日程管理データベース部における記入例の説明図である。
【図９】同じく日程管理データベース部における業務進捗記入欄の説明図である。
【図１０】議事録データベース装置による日程管理処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
２・・・・・・・・・議事録データベース装置（文書配信装置）
４・・・・・・・・・受信者
５・・・・・・・・・ネットワーク
１６・・・・・・・・日程管理データベース部
２２・・・・・・・・テキストデータ変換部
２３・・・・・・・・発言者特定部（受信者特定手段）
２４・・・・・・・・日程管理記録部（日程情報抽出手段、関連情報抽出手段）
２７・・・・・・・・統括記録部
２８・・・・・・・・送受信部（配信手段）
Ｍ・・・・・・・・・議事録データ（文書データ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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