【手続補正書】
【提出日】平成20年6月11日(2008.6.11)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３０】
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図５に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３１】
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１は、制御部１１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルやメールのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２は、制御部１１０がドキュメント管理サーバ５全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ＲＯＭ１１２は、制御部１１０が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、アクセス制限マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３２】
ファイル格納部１１３は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ５が管理するドキュメント（文書、表、図など）を格納する。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３３】
管理情報格納部１１４は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメント管理サーバ５の管理情報を格納する。たとえば、図８に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザＩＤ（ユーザ識別情報）をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、１又は複数のレコードに登録されている。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３４】
即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ５がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。請求先は、そのユーザの使用料の請求先である。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００５９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００５９】
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータ３はこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信すると共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール送信マネージャに通知する。メール送信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００６２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００６２】
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール送信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール送信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００６５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００６５】
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール送信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール送信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１５０６）。前記ユーザは当該メールを受信して、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００６８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００６８】
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール送信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定された前記ＡＣＬに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００８２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００８２】
図１６は、複合機１の「ＭＦＰからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０２】
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２；Ｙeｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；Ｙeｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０３】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、たとえば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０７】
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの取り出し」が選択され（ステップＳ２００１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０８】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディア２０，２１が装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを記録メディアア２０，２１に保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１０９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１０９】
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈ  Ｈｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１１５】
尚、「ＰＣからの登録」機能の使用時において、上述した「ＭＦＰからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、  履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期眼を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルのＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
【手続補正１７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１３３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１３３】
ドキュメント管理システムの使用履歴のテーブル２５４０の各エントリは、使用者２５４１と、使用開始時刻２５４２と、使用終了時刻２５４３と、使用詳細２５４４と、課金額２５４５とから構成される。
たとえば、図２５のテーブル２５４０の第１エントリには、「ＡＢＣ００１」「２００５／５／３１  １２：００：００」「２００５／５／３１  １２：０５：００」「電子文書印刷  ２５枚」「５００円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＡＢＣ００１であるユーザが、２００５年５月３１日１２時０分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１２時５分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、電子文書（ドキュメント管理サーバ５に保存されている）の印刷を２５枚行い、その結果５００円課金したことを示す。
同様に、テーブル２５４０の第２エントリには、「ＺＺＺ９９９」「２００５／５／３１  １２：０３：００」「２００５／５／３１  １２：０８：００」「電子文書閲覧」「５０円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＺＺＺ９９９であるユーザが、２００５年５月３１日１２時３分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１２時８分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、電子文書（ドキュメント管理サーバ５に保存されている）の閲覧を行い、その結果５０円課金したことを示す。つまり、このエントリは、電子文書の閲覧を行った場合であっても、ドキュメント管理サーバ５による課金がなされることを示す。
同様に、テーブル２５４０の第３エントリには、「ＤＥＦ００２」「２００５／５／３１  １５：００：００」「２００５／５／３１  １５：０２：００」「外部メディア印刷  １０枚」「１００円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＤＥＦ００２であるユーザが、２００５年５月３１日１５時０分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１５時２分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、図２の複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続した記憶媒体から読み出した文書を１０枚印刷し（ドキュメント管理サーバ５の電子文書は利用しない）、その結果１００円課金したことを示す。つまり、このエントリは、作業が複合機１だけで完結し、ドキュメント管理サーバ５を使用しない場合であっても、ドキュメント管理サーバ５による課金がなされることを示す。
同様に、テーブル２５４０の第４エントリには、「ＧＨＩ００３」「２００５／５／３１  １５：３０：００」「２００５／５／３１  １５：３２：００」「電子文書登録  ２０枚」「２００円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＧＨＩ００３であるユーザが、２００５年５月３１日１５時３０分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１５時３２分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、ドキュメント管理サーバ５または複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続した記憶媒体に電子文書を２０枚登録し、その結果２００円課金したことを示す。つまり、このエントリは、文書を登録しただけで、印刷や閲覧等を行っていない場合であっても、課金がなされることを示す。
【手続補正１８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１３４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１３４】
請求システムマネージャが保存するドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０の各エントリは、使用態様２５５１と、課金額２５５２とから構成される。
図２５のテーブル２５５０の第１エントリには、「電子文書印刷」「２０円／枚」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ５に保存されている電子文書を印刷すると１枚につき２０円課金することを示す。
同様に、テーブル２５５０の第２エントリには、「電子文書閲覧」「１０円／分」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ５に保存されている電子文書を閲覧（参照）すると１分につき１０円課金することを示す。
同様に、テーブル２５５０の第３エントリには、「メディアスロットのファイルの印刷」「１０円／枚」とあるが、これは、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続した記憶媒体から読み出したファイルを印刷すると１枚につき１０円課金することを示す。
同様に、テーブル２５５０の第４エントリには、「電子文書登録」「１０円／枚」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ５に紙文書を電子文書化して登録しただけで、印刷や閲覧等を行っていない場合であっても、紙文書１枚につき１０円課金することを示す。