【手続補正書】
【提出日】平成20年1月7日(2008.1.7)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、このサーバ上で編集され、完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、保管・公開される文書の所在を記録するデータベースとが、コンピュータネットワークを介して通信自在に接続される文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、前記データベースから保管・公開される文書の所在を検索する検索手段と、
保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、
既に保管・公開されている文書の構造定義を再度、別の保管・公開される文書の構造定義に用いる構造定義流用手段と、
ある1つの構造定義を基に前記編集用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成する編集ファイル作成手段と、
ある1つの構造定義を基に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成する保管ファイル作成手段と、
構造定義に含まれる文書データのみ保管する保管データ限定手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、夫々コンピュータネットワークを介して通信自在に接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末のアクセスに基づき、文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するためユーザ認証を行うユーザ認証手段とを備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義を前記データ編集用端末に送信する構造定義送受信手段と、
前記データ編集用端末へ保管文書データの構造定義を送信し、保管文書の確認を求める確認手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する検索結果送受信手段とを備え、
前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのディレクトリ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、夫々コンピュータネットワークを介して通信自在に接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末のアクセスに基づき、文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するためユーザ認証を行うユーザ認証手段とを備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義を前記データ編集用端末に送信する構造定義送受信手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管用ファイル共有サーバ上に保管された文書を作成者以外からコンピュータネットワークを介し参照できるように公開用ディレクトリにコピーする公開手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管用ファイル共有サーバ上に保管された完成版文書内の所定の文字列にフィルタをかけ、フィルタをかけた完成版文書を公開用ディレクトリに保管する情報フィルタ手段と、
前記データ編集用端末が参照した回数を活用度として利用すべく公開版文書データ毎に前記データベースに記録する活用度記録手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した公開版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する検索結果送受信手段とを備え、
前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのディレクトリ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる公開版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
上記情報フィルタ手段は、情報を公開する人によって入力された情報取得度を示す記号と、機密情報辞書内に収録された機密情報に付与された機密重要度を示す記号とを比較し、情報取得度を示す記号よりも高い機密重要度を示す記号が付与された機密情報を全て抽出し、抽出された該機密情報と一致する上記完成版文書内の文字列を全てランダムかつ前記機密情報辞書内でユニークな文字列に置き換えるように構成されていることを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
【請求項５】
上記機密情報辞書は、営業秘密として認められる顧客名、製品名、技術名のいずれかから成る機密情報と、該機密情報に付与され機密重要度を示す記号とが対で列挙された複数の電子データを収録し、該電子データは、コンピュータ上のファイルまたは、データベース上のレコード形式をとるように構成されていることを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
図１３は、一般的なクライアント・サーバ型文書管理システム１の構成図であり、文書を保管するファイルサーバ２と、文書を参照するＰＣ３，３…と、文書の保管状態を記録するデータベース４とから構成されている。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１７】
上記の課題を解決すべく、本発明は以下の構成を提供する。
請求項１に係る発明は、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、このサーバ上で編集され、完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、保管・公開される文書の所在を記録するデータベースとが、コンピュータネットワークを介して通信自在に接続される文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、前記データベースから保管・公開される文書の所在を検索する検索手段と、
保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、
既に保管・公開されている文書の構造定義を再度、別の保管・公開される文書の構造定義に用いる構造定義流用手段と、
ある1つの構造定義を基に前記編集用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成する編集ファイル作成手段と、
ある1つの構造定義を基に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成する保管ファイル作成手段と、
構造定義に含まれる文書データのみ保管する保管データ限定手段とを備えることを特徴とする文書管理システムを提供するものである。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１８】
請求項２に係る発明は、文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、夫々コンピュータネットワークを介して通信自在に接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末のアクセスに基づき、文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するためユーザ認証を行うユーザ認証手段とを備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義を前記データ編集用端末に送信する構造定義送受信手段と、
前記データ編集用端末へ保管文書データの構造定義を送信し、保管文書の確認を求める確認手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する検索結果送受信手段とを備え、
前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのディレクトリ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システムを提供するものである。
請求項３に係る発明は、文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、夫々コンピュータネットワークを介して通信自在に接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末のアクセスに基づき、文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するためユーザ認証を行うユーザ認証手段とを備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義を前記データ編集用端末に送信する構造定義送受信手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管用ファイル共有サーバ上に保管された文書を作成者以外からコンピュータネットワークを介し参照できるように公開用ディレクトリにコピーする公開手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管用ファイル共有サーバ上に保管された完成版文書内の所定の文字列にフィルタをかけ、フィルタをかけた完成版文書を公開用ディレクトリに保管する情報フィルタ手段と、
前記データ編集用端末が参照した回数を活用度として利用すべく公開版文書データ毎に前記データベースに記録する活用度記録手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した公開版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する検索結果送受信手段とを備え、
前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのディレクトリ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる公開版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システムを提供するものである。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１９】
請求項４に係る発明は、上記情報フィルタ手段は、情報を公開する人によって入力された情報取得度を示す記号と、機密情報辞書内に収録された機密情報に付与された機密重要度を示す記号とを比較し、情報取得度を示す記号よりも高い機密重要度を示す記号が付与された機密情報を全て抽出し、抽出された該機密情報と一致する上記完成版文書内の文字列を全てランダムかつ前記機密情報辞書内でユニークな文字列に置き換えるように構成されていることを特徴とする請求項３記載の文書管理システムを提供するものである。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２０】
請求項５に係る発明は、上記機密情報辞書は、営業秘密として認められる顧客名、製品名、技術名のいずれかから成る機密情報と、該機密情報に付与され機密重要度を示す記号とが対で列挙された複数の電子データを収録し、該電子データは、コンピュータ上のファイルまたは、データベース上のレコード形式をとるように構成されていることを特徴とする請求項４記載の文書管理システムを提供するものである。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２１】
本発明の請求項１記載の発明によれば、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、このサーバ上で編集され、完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、保管・公開される文書の所在を記録するデータベースとが、コンピュータネットワークを介して通信自在に接続される文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、前記データベースから保管・公開される文書の所在を検索する検索手段と、
保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、
既に保管・公開されている文書の構造定義を再度、別の保管・公開される文書の構造定義に用いる構造定義流用手段と、
ある1つの構造定義を基に前記編集用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成する編集ファイル作成手段と、
ある1つの構造定義を基に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成する保管ファイル作成手段と、
構造定義に含まれる文書データのみ保管する保管データ限定手段とを備える文書管理システムを提供するので、保管・公開される文書を編集用ファイルと保管用ファイルとに構造定義単位で分離して管理することができる文書管理システムを提供できる。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２２】
請求項２記載の発明によれば、文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、夫々コンピュータネットワークを介して通信自在に接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末のアクセスに基づき、文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するためユーザ認証を行うユーザ認証手段とを備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義を前記データ編集用端末に送信する構造定義送受信手段と、
前記データ編集用端末へ保管文書データの構造定義を送信し、保管文書の確認を求める確認手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する検索結果送受信手段とを備え、
前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのディレクトリ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えるので、請求項１記載の発明の効果に加え、文書の編集、保管状態の社内統一管理を行い、社内他部署との文書での情報共有と再利用を効率よく行える文書管理システムを提供できる。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２３】
又、文書作成者が作業グループ内での文書管理規則を決め、文書の編集、保管状態をファイルシステムで管理しなくても、文書保管の規則を社内他グループとで統一し、保管文書の改変を防ぐことができる仕組みを提供できる。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２４】
請求項３記載の発明によれば、文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、夫々コンピュータネットワークを介して通信自在に接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末のアクセスに基づき、文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するためユーザ認証を行うユーザ認証手段とを備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義を前記データ編集用端末に送信する構造定義送受信手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管用ファイル共有サーバ上に保管された文書を作成者以外からコンピュータネットワークを介し参照できるように公開用ディレクトリにコピーする公開手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管用ファイル共有サーバ上に保管された完成版文書内の所定の文字列にフィルタをかけ、フィルタをかけた完成版文書を公開用ディレクトリに保管する情報フィルタ手段と、
前記データ編集用端末が参照した回数を活用度として利用すべく公開版文書データ毎に前記データベースに記録する活用度記録手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した公開版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する検索結果送受信手段とを備え、
前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのディレクトリ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる公開版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備える請求項１記載の文書管理システムであるので、請求項１記載の発明の効果に加え、文書の編集、保管、公開状態の社内統一管理を行い、社内他部署との文書での情報共有と再利用を効率よく行える文書管理システムを提供できる。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２５】
又、文書作成者が作業グループ内での文書管理規則を決め、文書の編集、保管、公開状態をファイルシステムで管理しなくても、文書保管の規則を社内他グループとで統一し、保管文書の改変を防ぎ、適切な文書の公開が行える仕組みを提供できる。
更に、機密情報を取り除いた社内公開用の文書を文書管理システムが別文書として自動的に作成するため、文書公開時の作成者の負担を減らすことができる。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２６】
請求項４記載の発明によれば、上記情報フィルタ手段は、情報を公開する人によって入力された情報取得度を示す記号と、機密情報辞書内に収録された機密情報に付与された機密重要度を示す記号とを比較し、情報取得度を示す記号よりも高い機密重要度を示す記号が付与された機密情報を全て抽出し、抽出された該機密情報と一致する上記完成版文書内の文字列を全てランダムかつ前記機密情報辞書内でユニークな文字列に置き換えるように構成されているので、請求項３記載の発明の効果に加え、情報取得度を示す記号よりも高い機密重要度を示す記号が付与された機密情報と一致する完成版文書内の文字列を全てランダムかつ前記機密情報辞書内でユニークな文字列に置き換えることができ、機密情報を取り除いた社内公開用の文書を作成できる。なおかつ、変換後の文字列は前記機密情報辞書内でユニークなので、変換後の文字列をキーワードとして公開された文書を検索することも可能となる。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２７】
請求項５記載の発明によれば、上記機密情報辞書は、営業秘密として認められる顧客名、製品名、技術名のいずれかから成る機密情報と、該機密情報に付与され機密重要度を示す記号とが対で列挙された複数の電子データを収録し、該電子データは、コンピュータ上のファイルまたは、データベース上のレコード形式をとるように構成されているので、請求項４記載の発明の効果に加え、機密重要度を示す記号によって機密情報の抽出が可能である。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３０】
保管用ファイル共有サーバ１３には、保管用ファイル共有サーバ１３用のサーバ内文書管理システム１８がインストールされ、文書管理サービス（図示せず）を起動する。文書管理サービスはＨＴＴＰプロトコル（図示せず）を使用しアクセスすることができる。保管用ファイル共有サーバ１３はその記憶装置内に、完成文書データ保管領域１９及び公開文書データ保管領域２０を備える。尚、図２に於いて、２１は機密情報を保持するために用いられる後述する機密情報辞書である。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４９】
編集用ファイル共有サーバ１２は、データ編集用ＰＣ１５のアクセス（Ｓ２３）を編集用アクセス手段３１によって受信すると（Ｓ２４）、ユーザ認証手段３２によってデータ編集用ＰＣ１５に認証画面を送信し（Ｓ２５）、データ編集用ＰＣ１５が、認証画面を受信し（Ｓ２６）、ユーザ情報を送信すると（Ｓ２７）、編集用ファイル共有サーバ１２は、ユーザ情報を受信し（Ｓ２８）、文書管理データベース１４のユーザ情報と照合して（Ｓ２９）、照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ２５に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００７４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００７４】
照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ１０３に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。
【手続補正１７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００７６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００７６】
データ編集用ＰＣ１５は、検索結果を受信し（Ｓ１１０）、完成版文書を表示して（Ｓ１１１）、完成版文書から公開したい文書を選択した後（Ｓ１１２）、公開する人が情報取得度を入力して（Ｓ１１３）、送信する（Ｓ１１４）。尚、情報取得度は前記機密情報辞書２１の重要度と同じ記号が用いられ、情報取得度も高い順に、Ｓ、Ａ、Ｂ、Ｃとレベル設定される。
【手続補正１８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００８３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００８３】
ステップＳ７７、ステップＳ１１８で公開された文書が、データ編集用ＰＣ１５より参照される度に活用度記録手段５３によって文書管理データベース１４へその回数を記録する。