(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
データベースに文書情報を格納する文書管理サーバであって、前記データベースの容量が所定の制限容量に達したか否か判断する判断手段と、
前記判断手段で前記データベースの容量が所定の制限容量に達したと判断された場合、前記データベースに編集禁止状態であることを示す編集禁止識別子を保存する保存手段とを有し、
前記保存手段で編集禁止識別子が保存された場合、前記データベースに接続されたクライアントからの、前記データベースに格納された文書情報の削除が不可能になることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
データベースに文書情報を格納する、判断手段と保存手段とを有する文書管理サーバの制御方法であって、
前記判断手段が、前記データベースの容量が所定の制限容量に達したか否か判断し、
前記保存手段は、前記データベースの容量が所定の制限容量に達したと判断された場合、前記データベースに編集禁止状態であることを示す編集禁止識別子を保存し、
前記編集禁止識別子が保存された場合、前記データベースに接続されたクライアントからの、前記データベースに格納された文書情報の削除が不可能になる文書管理サーバの制御方法。
【請求項３】
コンピュータを、請求項２に記載の文書管理サーバの制御方法に記載の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、リレーショナルデータベースに文書を登録して管理する文書管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、リレーショナルデータベースを使用した文書管理システムにおいて、データベースの容量が記録可能な制限容量を越える場合に、文書を登録しようとすると、保存されているデータの１部を削除することが文書管理システムにより求められていた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
特に複数のユーザがこのデータベースを共用している場合、削除を求められた他のユーザが勝手にデータを削除してしまう場合があり、ユーザは混乱することになっていた。
【０００４】
また、ユーザは、文書を登録しようと指示を行った際に初めてデータベースが登録できない状態にあることを知ることになり、扱いづらいものとなっていた。
【０００５】
本発明では、データベース容量が既定のサイズに達した場合に、データの登録・削除・置換などの編集処理を行えなくすることにより、ユーザの使い勝手を向上することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、データベースに文書情報を格納する本発明の文書管理サーバは、前記データベースの容量が所定の制限容量に達したか否か判断する判断手段と、前記判断手段で前記データベースの容量が所定の制限容量に達したと判断された場合、前記データベースに編集禁止状態であることを示す編集禁止識別子を保存する保存手段とを有する。そして、前記保存手段で編集禁止識別子が保存された場合、前記データベースに接続されたクライアントからの、前記データベースに格納された文書情報の削除が不可能になる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
＜実施形態１＞
図１は本実施形態の文書管理システムの構成図である。本実施形態では、文書管理サーバ１、リレーショナルデータベースサーバ２、文書管理クライアント３・４などが、イーサネット（Ｒ）５に接続されている。ここで、文書管理サーバ１はネットワークを介してリレーショナルデータベースサーバ２、文書クライアント３及び４と通信を行えるように構成されている。そして、文書管理サーバ１は、文書管理クライアント３又は４から処理要求があれば、要求の内容を解釈し、リレーショナルデータベースサーバとの間で文書データの読み出し、書き込みが可能なように構成されている。
【０００９】
リレーショナルデータベースサーバ２には、本発明で使用されるデータベースが格納されているものとする。
【００１０】
文書管理クライアント３や４は、文書管理サーバ１に対して、文書データの登録や読み出しの指示を行えるようになっている。
【００１１】
なお、本実施形態の文書管理サーバやリレーショナルデータベースサーバや文書管理クライアントは、コンピュータ上で動作するプログラムによって実現されるものとするが、このコンピュータはひとつの装置から構成されても良いし、複数の装置から構成されても構わない。また、コンピュータは、後述するフローチャートに対応する文書管理制御プログラムに従って本装置全体の制御を行うＣＰＵ、記憶手段として用いられるＲＡＭ・ＲＯＭ・ハードディスク・リムーバブル記憶メディア、表示を行うためのディスプレイ、ユーザからの指示を伝えるためのキーボード・ポインティングデバイス、外部と通信するためのネットワークインターフェースなどで構成される。なお、本実施形態に用いられる文書管理制御プログラムは、ＲＯＭやハードディスクなどの内部記憶媒体に格納されていてもよいし、フロッピー（Ｒ）ディスクやＣＤ−ＲＯＭなどの外部記憶媒体に格納され、必要に応じて読み込まれて実行されるものであってもよいし、ネットワークを介して外部装置から受信されて実行されるものであってもよい。また、本実施形態では、文書管理サーバとリレーショナルデータベースサーバが別々のコンピュータ上で動作しているものとするが、同一のコンピュータ上で動作するように構成しても構わない。
【００１２】
図２は、文書管理クライアントで実行される処理を説明するフローチャートである。
【００１３】
２００１は文書管理クライアント起動時に行われる画面の構築などを行う初期化処理である。
【００１４】
２０１０は、ユーザの入力操作を解釈し、操作の内容により、操作に応じたステップに処理を分岐する分岐処理を行う。
【００１５】
２０２０は、ユーザがデータベースへのログイン処理を行ったときに行われる処理である。詳細な内容については、図３を用いて後述する。
【００１６】
２０３０は、ユーザが文書の登録処理を行った場合に行われる処理である。文書の登録処理とは、文書管理クライアントプログラムが動作しているコンピュータから閲覧可能なファイルシステム上のファイルを、文書管理サーバ１を介してリレーショナルデータベースサーバ２に登録する処理である。詳細な内容については図４を用いて後述する。
【００１７】
２０４０は、文書に対応してデータベースに格納されている文書情報を表示するようにユーザが指示を行うことにより表示された文書情報に対して、編集（登録・削除・置き換えなどの変更）を行う処理である。文書情報を文書毎に表示し、文書情報が編集された場合には、編集が加えられた文書情報をデータベースに書き戻す処理を行う。また、データベースが既に編集禁止状態に遷移している場合には、該文書情報を表示する際に、ユーザインターフェース上編集不可能なことが分かるような状態（例えば編集処理を行うためのメニュー項目をグレーアウトするなどして使用できないことを明示）で表示される。
【００１８】
２０５０は、ユーザが文書検索操作をおこなったときに行われる処理である。ここでは、ユーザから文書検索の指示を受けると、文書検索用の画面を表示し、文書検索を行うことができる。文書検索画面には検索情報として文書情報を入力可能なように構成されている。検索の結果、文書が見つかれば、検索で見つかった文書の一覧を検索結果画面に表示する。検索の結果、文書が見つからなかった場合は、その旨をメッセージ表示し、文書検索画面に制御を戻す。
【００１９】
２０６０は、ユーザが終了操作を行ったときに行われる処理である。接続済みのデータベースへの切断処理（ログアウト処理）などを行い、プログラムを終了する。
【００２０】
図３は、ユーザがログイン操作を行ったときの処理を説明するフローチャートである。
【００２１】
３００１は、ログイン先のデータベースに接続するための、ユーザ名とパスワードをユーザに入力させる処理である。
【００２２】
３０１０では、３００１で入力されたユーザ名とパスワードを使用してデータベースに接続を行えるかどうかの認証処理を行う。接続成功と判断されれば、３０２０へ処理を進め、そうでなければ認証失敗した旨をメッセージ表示し、再び３００１に戻って、ユーザ名・パスワードの再入力を求める。
【００２３】
３０２０では、データベースが編集禁止状態になっているかどうか判断し、その判断結果により処理を分岐する処理である。データベースが編集禁止でない場合には、ログイン処理を終了し、編集禁止状態である場合は３０２１に進む。なお、データベースが編集禁止状態になっているかどうかの判断は、該データベース中に保存されている編集禁止識別子に基づいて行われる。なお、データベースが既に編集禁止状態である場合には、クライアントのユーザインターフェースは、編集不可能なことが分かるような状態（例えば編集処理を行うためのメニュー項目をグレーアウトするなどして使用できないことを明示）で表示される。
【００２４】
３０２１では、メッセージ表示フラグを確認し、メッセージ表示フラグがＯＮに設定されている場合は、３０２２に処理を進め、そうでない場合はそのまま処理を終了する。メッセージ表示フラグは、不揮発性の記憶領域に保存されており、プログラム終了後も維持され、次回以降のプログラム起動時にも参照可能になっている。初期状態では表示するように（ＯＮ状態に）設定されている。
【００２５】
３０２２では、データベースが編集禁止になっていることを知らせるメッセージをメッセージ表示画面に表示する。このとき、メッセージ表示画面には、次回以降も同様のメッセージを毎回表示するか否かのチェックボックスが設けられている。
【００２６】
３０２３では、３０２２でユーザが次回以降も同様のメッセージを毎回表示するかどうかのチェックボックスを選択したかどうかによって処理を分岐する処理である。次回以降も表示する場合には、そのまま処理を終了し、次回以降表示しないと選択された場合には３０２４に進む。
【００２７】
３０２４ではメッセージ表示フラグをＯＦＦ（表示しない）に設定し保存する。
【００２８】
図４は、ユーザが文書登録処理操作を行ったときに文書管理サーバで行われる処理である。処理に先立ってクライアントのファイルシステム上の登録対象の文書がユーザにより指定されているものとする。
【００２９】
４０１０では、指定された文書がクライアントのファイルシステム上に存在するかどうかを確認する処理である。文書が存在しなければ、４０５０でその旨をメッセージ表示し、処理を終了する。
【００３０】
４０２０では、指定された文書を文書管理クライアントから取得し、該文書をデータベースサーバのデータベースに登録する処理を行う。
【００３１】
４０３０では、データベースが格納されているディスクの容量を確認し、容量に余裕がある場合には４０３２に進み、容量に余裕がない場合は４０３５に進む。
【００３２】
４０３２では、データベースの容量が所定の制限容量に達しているかどうかを判断し、所定の制限容量に達している場合は４０３５に進み、所定の制限容量に達していない場合はそのまま処理を終了する。なお、所定の制限容量は、本実施形態の文書管理プログラムで扱うことができる容量に基づき、予め固定の値が定められているものとする。
【００３３】
４０３５では、データベースが編集禁止状態になるように、編集禁止状態を示す編集禁止識別子をデータベースに保存する。
【００３４】
４０４０では、メッセージ表示フラグを確認し、メッセージ表示フラグがＯＮの場合は４０４２に進み、メッセージ表示フラグがＯＦＦの場合はそのまま処理を終了する。
【００３５】
４０４２ではデータベースが編集禁止状態に設定された旨を文書管理クライアントの表示画面にメッセージ表示するように制御する。なお、このメッセージを受けたクライアントでは、クライアントのユーザインターフェース上編集不可能なことが分かるような状態（例えば編集処理を行うためのメニュー項目をグレーアウトするなどして使用できないことを明示）にする。このとき、メッセージ表示画面には、次回以降も同様のメッセージを毎回表示するか否かのチェックボックスが設けられている。
【００３６】
４０４５は、４０４２でユーザが次回以降も同様のメッセージを毎回表示するかどうかのチェックボックスを選択したかどうかによって処理を分岐する処理である。次回以降も表示する場合には、そのまま処理を終了し、次回以降表示しないと選択された場合には４０４７に進んで、メッセージ表示フラグを表示しないに設定し保存する。
【００３７】
＜実施形態２＞
上記実施形態１では、図４の４０３２でデータベースの容量が所定の制限容量に達しているか確認する際に用いた制限容量は、予め固定の値が定められているものとしたが、該制限容量をユーザが所望する値に設定可能にしてもよい。この場合、文書の登録処理に先立って、この制限容量を設定するためのユーザインターフェースプログラムが別途用意されているものとする。
【００３８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明により、データベース容量が所定の制限容量を超えた場合に、データベースに対して書き込みや削除など全ての編集行為を禁止とすることにより、ユーザの混乱を防止することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理システム構成図
【図２】文書管理クライアント処理フローチャート
【図３】ログイン処理のフローチャート
【図４】文書登録処理のフローチャート
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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