【手続補正書】
【提出日】平成20年1月17日(2008.1.17)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００１】
本発明は、決裁権限者に稟議書を回付し順次決裁を得る場合においてコンピュータネットワークを介して、稟議の進捗を確認する装置、システム、方法及びプログラムに関する。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００２】
会社等の組織において、社員が自分の権限で決定できない事項について上司や組織の上層部の承認を求める場合、稟議書を作成し決裁を得ることが行われている。稟議書は例えば予算や企画に関するものである。起案者は稟議書に予算や企画等についての必要事項を書き込み稟議書を回付する。決裁者は稟議書が回付されると、稟議書の内容を確認し、承認であれば承認欄に捺印をする。起案者はその承認欄を見ることで、どの決裁者まで稟議書が回付されたのかを確認することができる。しかし、決裁者によっては、捺印個所に稟議書内容のコメントを記載したり、他の決裁者の捺印欄に誤って捺印をしてしまうという混乱が起こっていた。また、決裁者によっては非承認ということもあり、承認欄を見ただけでは、どの決裁者まで回付されたのかを把握することが困難であった。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００４】
しかしながら、特許文献１、２においてはファクシミリで送られてきた稟議書を次の決裁権限者に送るとき、再度ファクシミリで送信するため、回付される回を重ねるごとに稟議書の印刷文字が劣化するという問題があった。そこで、特許文献３、４にはネットワークに接続されたコンピュータの表示画面上で決裁を進めるシステムが開示されている。これによれば、稟議結果を記憶したデータをネットワークを介してコンピュータのモニタに表示できるようになっている。そのため、稟議書の劣化の問題がなく、また起案者はそのモニタ上のデータを見ることで、稟議の進捗を把握することができる。
【特許文献１】特開平５−１４５６６９号公報
【特許文献２】特開２００１−１０３２６４号公報
【特許文献３】特開２００３−３０３２７６号公報
【特許文献４】特開平８−２６５３６１号公報
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００６】
本発明はこのような背景に鑑みてなされたものであり、それぞれの決裁権限者に稟議書の原本を回付し、起案者はその回付状況をオンラインで確認でき、起案者、及び決裁権限者の手間を軽減し決裁を進めることができる技術を提供することを目的とする。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００８】
本発明に係る稟議書発行装置によれば、稟議書を印刷する際、印刷手段は自己のネットワークアドレスと、稟議書識別コードを付加する。そしてその稟議書識別コードに関連づけてテーブル生成記憶手段によって稟議書の回付状況を把握するテーブルを作成する。テーブルは、「回付順」、「回付先」、「回付状況」がそれぞれ関連づけられたレコードによって構成されており、そのうち、「回付順」、「回付先」は起案者によって入力される。なお「回付先」は１から始まる通し番号で入力される。起案者によって稟議書が回付され、その回付先から決裁が行われた稟議書の画像データがネットワークを介して送信されると、認識手段によって、その画像データの稟議書識別コードを認識する。そして認識した稟議書識別コードと同じ稟議書識別コードのデータをテーブルから読み出し、その稟議書識別コードの稟議書の画像データを受信した回数と同じ値の「回付順」のレコードの「回付状況」に回付済みであることを示す回付済みデータを書き込んでいく。そして表示手段は回付済みデータが書き込まれたテーブルを表示する。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２６】
稟議書管理テーブルＴＢ２のフォーマットを図４に例示した。図４に示すように、稟議書管理テーブルＴＢ２には、「ファイル名」、「回付順」、「部署名」、「回付状況」の各フィールドが設けられている。「ファイル名」のフィールドには、稟議書のファイル名が格納され、「回付順」フィールドには稟議書を回付する順番が格納される。そして「部署名」フィールドには、稟議書の承認／否認を行う決裁者の所属部署の名前が格納され、「回付状況」フィールドには、決裁者に回付されたかどうかを示す回付状況が格納される。「回付状況」のデータが「１」の場合、回付済みであることを示し、「０」の場合、まだ回付されていないことを示す。「回付状況」の「０」から「１」へのデータ更新は、制御部１２が行い、データ更新の方法は、画像データの受信回数の値と同じ値をもつ「回付順」のレコードの「回付状況」を「０」から「１」にする。つまり、例えば、ｒｉｎｇｉ００１というファイル名の稟議書が回付され、その画像データを複合機１０が受信すると、ｒｉｎｇｉ００１の画像データを受信したのが初回であれば、「回付順」が「１」であるレコードの「回付状況」の値を「０」から「１」にする。２回目以降も同じように行う。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３４】
＜第１決裁者に回付＞
第１決裁者は稟議書Ｒ１を受け取ると、稟議の内容を確認し、稟議書Ｒ１の決裁欄に捺印をする。そして第１決裁者は複合機１０に稟議書Ｒ１の画像データを送信するために、複合機２００Ａの画像読取りユニット３０に稟議書Ｒ１を載置し、複合機２００Ａを操作する。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３８】
＜第２決裁者に回付＞
第１決裁者は複合機Ａを操作し稟議書Ｒ１の画像データを複合機１０に送信した後、稟議書Ｒ１を第２決裁者に回付する。第２決裁者は稟議書Ｒ１を受け取ると、稟議の内容を確認し、稟議書Ｒ１の決裁欄に捺印する。第２起案者は捺印をすると、複合機１０に稟議書Ｒ１の画像データを送信するために、複合機２００Ｂの画像読取りユニット３０に稟議書Ｒ１を載置し、複合機２００Ｂを操作する。複合機２００Ｂは複合機２００Ａと同様に前述の図５のステップＳＡ２０〜ＳＡ２６を行い、複合機１０に稟議書Ｒ１を送信する。つまり、第２決裁者の操作により、制御部１２は稟議書メニュー６２を液晶パネル７４に表示する（ステップＳＡ２）。「起案者宛送付」ボタンＢＴ３０が第２決裁者によってタッチされると（ステップＳＡ４；ＮＯ、ステップＳＡ２０；ＹＥＳ）、制御部１２は画像読取りユニット３０に載置された稟議書Ｒ１を読取り、稟議書Ｒ１の画像データを生成する（ステップＳＡ２２）。次に制御部１２は稟議書Ｒ１の右上に印字されていたバーコード３４を読み取り、複合機１０のネットワークアドレスを認識し（ステップＳＡ２４）、そのネットワークアドレスに稟議書Ｒ１の画像データを送信する（ステップＳＡ２６）。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４２】
第２決裁者は複合機２００Ｂを操作し複合機１０に稟議書Ｒ１の画像データを送信した後、稟議書Ｒ１を第３決裁者に回付する。第３決裁者は稟議書Ｒ１を受け取ると、決裁を行った後、第１、第２決裁者と同じように、決裁を行った稟議書を複合機２００Ｃの画像読取りユニット３０に載置し、複合機２００Ｃを操作する。複合機２００Ｃは複合機２００Ａ、２００Ｂが行った前述の図５のステップＳＡ２→ステップＳＡ４；ＮＯ→ステップＳＡ２０；ＹＥＳ→ステップＳＡ２２〜ＳＡ２６を行い、複合機１０に第３決裁者が決裁を行った稟議書データを送信する。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４３】
複合機１０は複合機２００Ｃから第３決裁者が決裁を行った稟議書の画像データを受信すると、前述した図１０の動作を行う。つまり、制御部１２は複合機２００Ｃから送信された稟議書の画像データを画像記憶部５４に格納する（ステップＳＢ２）。次に稟議書Ｒ１の右上に印字されたバーコード３６をデコードし、稟議書Ｒ１のファイル名がｒｉｎｇｉ００１であることを特定する（ステップＳＢ４）。次に記憶部５０からファイル名がｒｉｎｇｉ００１である稟議書管理テーブルＴＢ２を読み出し（ステップＳＢ６）、稟議書管理テーブルＴＢ２の第３承認者の回付状況のセルの値を図１１に示すように「１」にする（ステップＳＢ８）。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４４】
その後第３決裁者は稟議書を第４決裁者に回付する。第４決裁者は稟議書を受け取ると、決裁を行った後、第１、第２、及び第３決裁者と同じように、決裁を行った稟議書を複合機２００Ｄの画像読取りユニット３０に載置し、複合機２００Ｄを操作する。複合機２００Ｄは図５のステップＳＡ２→ステップＳＡ４；ＮＯ→ステップＳＡ２０；ＹＥＳ→ステップＳＡ２２〜ＳＡ２６を行い、複合機１０に第４決裁者が決裁を行った稟議書データを送信する。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４５】
複合機１０は複合機２００Ｄから第４決裁者が決裁を行った稟議書の画像データを受信すると、稟議書の画像データを画像記憶部５４に格納する（ステップＳＢ２）。次に稟議書Ｒ１の右上に印字されたバーコード３６をデコードし、稟議書Ｒ１のファイル名がｒｉｎｇｉ００１であることを特定する（ステップＳＢ４）。次に記憶部５０からファイル名がｒｉｎｇｉ００１である稟議書管理テーブルＴＢ２を読み出し（ステップＳＢ６）、稟議書管理テーブルＴＢ２の第４承認者の回付状況のセルの値を図１１に示すように「１」にする（ステップＳＢ８）。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００５２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００５２】
また、稟議書管理テーブルＴＢ２を液晶パネル７４に表示することで、起案者が稟議の進捗状況を把握できるようにしたが、稟議書管理テーブルＴＢ２を表示するのではなく、複合機２００Ａ〜２００Ｄから送信される稟議書の画像データを表示するようにしてもよい。この場合、稟議書管理テーブルＴＢ２の回付状況を見なくとも、稟議書の画像データの中の日付印や決裁印を参照することで、稟議の進捗状況を把握することができる。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００５３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００５３】
また、複合機２００Ａ〜Ｄが稟議書Ｒ１の画像データを送信する送信先は複合機１０のみであったが、複合機１０のみに限らず、例えば起案者が稟議書を作成したパーソナルコンピュータ（起案者ＰＣ）にも送信するようにしてもよい。またさらに、稟議書を回付するのが起案者とは別（回付者）である場合は、その回付者が所属する部署に設置してある複合機（回付者複合機）にも稟議書Ｒ１の画像データを送信するようにしてもよい。このときのシステムの全体構成を図１９に示す。この場合、複合機１０に記憶部１０ａを設け、この記憶部１０ａに起案者ＰＣ６０、回付者複合機６６のネットワークアドレスを登録しておく。そして複合機１０は稟議書Ｒ１にネットワークアドレスを付加するとき、自己のネットワークアドレスをデコードすると共に、起案者ＰＣ６０と回付者複合機６６のネットワークアドレスもデコードする。そして、デコードしたそれぞれのネットワークアドレスを付加する。これらのネットワークアドレスが付加された稟議書Ｒ１は決裁者に回覧された後、決裁者の操作により複合機２００Ａ〜２００Ｄから画像データとして送信される。その際、複合機２００Ａ〜２００Ｄは稟議書Ｒ１に付加されている複合機１０、起案者ＰＣ、そして回付者複合機のネットワークアドレスをエンコードし、それぞれのネットワークアドレスに稟議書Ｒ１の画像データを送信する。つまり、複合機１０、起案者ＰＣ、そして回付者複合機に画像データを送信する。このようにすることで、稟議の進捗状況を複合機１０のみでなく、起案者ＰＣ６０、回付者複合機６６においても把握することができる。また、稟議書管理テーブルＴＢ２の回付状況を見なくとも、稟議書の画像データの中の日付印や決裁印を参照することで、稟議の進捗状況を把握することができる。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００６３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００６３】
【図１】本発明の第１実施形態に係るシステムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】同実施形態における複合機の斜視図である。
【図３】同実施形態における複合機の構成を示すブロック図である。
【図４】同実施形態における稟議書管理テーブルのフォーマットである。
【図５】同実施形態における複合機が行う処理を示したフローチャートである。
【図６】同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書メニューである。
【図７】同実施形態における記憶部に記憶する部署名一覧テーブルのフォーマットの例である。
【図８】同実施形態における稟議書のフォーマットである。
【図９】同実施形態における第１承認者によって決裁が行われた稟議書である。
【図１０】同実施形態における複合機が行う処理を示したフローチャートである。
【図１１】同実施形態における第１承認者によって決裁が行われたテーブルに更新をした稟議書である。
【図１２】同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書の回付状況照会メニューである。
【図１３】同実施形態における第２承認者まで決裁が行われた稟議書である。
【図１４】同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書の回付状況照会メニューである。
【図１５】同実施形態における稟議書の出力例である。
【図１６】同実施形態における複合機の操作部に表示する稟議書の回付状況照会メニューである。
【図１７】同実施形態における稟議書の出力例である。
【図１８】同実施形態におけるアドレス一覧テーブルのフォーマットである。
【図１９】同実施形態の変形例におけるシステムの全体構成を示すブロック図である。
【図２０】本発明の第２実施形態に係るシステムの全体構成を示すブロック図である。
【図２１】同実施形態における複合機の構成を示すブロック図である。
【図２２】同実施形態における複合機が行う処理を示したフローチャートである。
【図２３】同実施形態におけるシステム全体の動作例を示すシーケンス図である。