【手続補正書】
【提出日】平成20年8月11日(2008.8.11)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像読取装置によって読み取られた書類を識別するための識別子が付された識別用書類を含む複数の書類の画像を保存する書類保存装置であって、
前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段と、
前記画像読取装置によって読み取られた、前記識別書類を含む複数の書類の画像を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された書類の画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段と、
前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに該書類の画像を保存し、一致するものがない場合には、該書類の画像をエラーフォルダに保存する保存手段と、
ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を特定する情報と該書類に付された識別子とを受け付ける受付手段とを備え、
前記判別手段は、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記格納手段により格納される識別子と一致するものがあるかを判別し、前記保存手段は、該判別手段による判別の結果、一致するものがある場合、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに保存することを特徴とする書類保存装置。
【請求項２】
前記取得手段により取得された複数の書類の画像から、前記識別用書類毎に書類の画像を分割する分割手段とを更に備え、
前記抽出手段は、前記分割手段により分割された書類の画像毎に、該書類の画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出することを特徴とする請求項１に記載の書類保存装置。
【請求項３】
前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致した識別子毎の一致回数をカウントするカウント手段と、前記カウント手段によるカウント結果を通知する通知手段を更に備えることを特徴とする請求項１又は２に記載の書類保存装置。
【請求項４】
前記エラーフォルダに保存される書類の画像に付された識別子の入力を前記ユーザにさせるべく、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を表示装置に表示させる制御を行う表示制御手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の書類保存装置。
【請求項５】
前記保存手段は、前記記憶手段により記憶される属性情報に含まれる情報をファイル名として前記書類の画像を保存する、または前記記憶手段により記憶される属性情報に含まれる任意の情報をファイルの属性情報として前記書類の画像を保存することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項項に記載の書類保存装置。
【請求項６】
画像読取装置によって読み取られた書類を識別するための識別子が付された識別用書類を含む複数の書類の画像を保存する書類保存方法であって、
前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶ステップと、
前記画像読取装置によって読み取られた、前記識別書類を含む複数の書類の画像を取得する取得ステップと、
前記取得ステップにより取得された書類の画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップにより抽出された識別子が、前記記憶ステップにより記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによる判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに該書類の画像を保存し、一致するものがない場合には、該書類の画像をエラーフォルダに保存する保存ステップと、
ユーザから入力される、前記保存ステップによりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を特定する情報と該書類に付された識別子とを受け付ける受付ステップとを備え、
前記判別ステップは、前記受付ステップにより受け付けた識別子が、前記格納ステップにより格納される識別子と一致するものがあるかを判別し、前記保存ステップは、該判別ステップによる判別の結果、一致するものがある場合、該一致する識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに保存することを特徴とする書類保存方法。
【請求項７】
画像読取装置によって読み取られた書類を識別するための識別子が付された識別用書類を含む複数の書類の画像を保存する書類保存装置において実行可能なプログラムであって、
前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段、
前記画像読取装置によって読み取られた、前記識別書類を含む複数の書類の画像を取得する取得手段、
前記取得手段により取得された書類の画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出する抽出手段、
前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段、
前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに該書類の画像を保存し、一致するものがない場合には、該書類の画像をエラーフォルダに保存する保存手段、
ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を特定する情報と該書類に付された識別子とを受け付ける受付手段として、前記書類保存装置を機能させるものであり、
前記判別手段は、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記格納手段により格納される識別子と一致するものがあるかを判別し、前記保存手段は、該判別手段による判別の結果、一致するものがある場合、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに保存することを特徴とするプログラム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】発明の名称
【補正方法】変更
【補正の内容】
【発明の名称】書類保存装置及び方法、並びにプログラム
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００１】
本発明の目的は、書類の画像を確実に分類することができる書類保存装置置及び方法、並びにプログラムを提供することにある。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
上述の目的を達成するため、請求項１の書類保存装置は、画像読取装置によって読み取られた書類を識別するための識別子が付された識別用書類を含む複数の書類の画像を保存する書類保存装置であって、前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段と、前記画像読取装置によって読み取られた、前記識別書類を含む複数の書類の画像を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された書類の画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段と、前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに該書類の画像を保存するのであり、一致するものがない場合には、該書類の画像をエラーフォルダに保存する保存手段と、ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を特定する情報と該書類に付された識別子とを受け付ける受付手段とを備え、前記判別手段は、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記格納手段により格納される識別子と一致するものがあるかを判別し、前記保存手段は、該判別手段による判別の結果、一致するものがある場合、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに保存することを特徴とする。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１２】
請求項６記載の文書保存方法は、画像読取装置によって読み取られた書類を識別するための識別子が付された識別用書類を含む複数の書類の画像を保存する書類保存方法であって、前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶ステップと、前記画像読取装置によって読み取られた、前記識別書類を含む複数の書類の画像を取得する取得ステップと、前記取得ステップにより取得された書類の画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップにより抽出された識別子が、前記記憶ステップにより記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別ステップと、前記判別ステップによる判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに該書類の画像を保存し、一致するものがない場合には、該書類の画像をエラーフォルダに保存する保存ステップと、ユーザから入力される、前記保存ステップによりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を特定する情報と該書類に付された識別子とを受け付ける受付ステップとを備え、前記判別ステップは、前記受付ステップにより受け付けた識別子が、前記格納ステップにより格納される識別子と一致するものがあるかを判別し、前記保存ステップは、該判別ステップによる判別の結果、一致するものがある場合、該一致する識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに保存することを特徴とする。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
請求項７記載のプログラムは、画像読取装置によって読み取られた書類を識別するための識別子が付された識別用書類を含む複数の書類の画像を保存する書類保存装置において実行可能なプログラムであって、前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段、前記画像読取装置によって読み取られた、前記識別書類を含む複数の書類の画像を取得する取得手段、前記取得手段により取得された書類の画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出する抽出手段、前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段、前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに該書類の画像を保存し、一致するものがない場合には、該書類の画像をエラーフォルダに保存する保存手段、ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を特定する情報と該書類に付された識別子とを受け付ける受付手段として、前記書類保存装置を機能させるものであり、前記判別手段は、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記格納手段により格納される識別子と一致するものがあるかを判別し、前記保存手段は、該判別手段による判別の結果、一致するものがある場合、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに保存することを特徴とする。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１９
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２０
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２１
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２３
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２４】
本発明によれば、取得された書類の画像に含まれる識別書類に付された識別子を抽出するので、ユーザが所定の領域を指定することをなくすことができ、ユーザの操作性を向上させることができ、また、抽出された識別子が、記憶手段により記憶される識別子と一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに該書類の画像を保存するのであり、一致するものがない場合には、該書類の画像をエラーフォルダに保存する保存するので、書類の画像を確実に分類することができる。
【手続補正１８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２５
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２６
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２７
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２８
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２９
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３０
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３１
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正２６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３４】
図１は、本発明の実施の形態に係る書類保存装置を備える書類電子化システムの構成を示す図である。
【手続補正２７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３５】
図１において、書類電子化システム１は、書類電子化システム１のユーザが操作する利用者端末２と、紙書類から画像を読取って、例えばＰＤＦ形式の画像データとしてＰＤＦファイル（電子化ファイル）を作成する画像読取装置３と、作成されたＰＤＦファイルの画像データにＯＣＲ処理を行い、紙書類の文書属性を示す文書属性データを付与する書類電子化サーバ４（書類保存装置）と、書類電子化サーバ４においてエラーが検出されたＰＤＦファイルにエラー処理を行うために管理者が操作する管理者端末５とを備え、これらの各装置はＬＡＮ６を介して互いに接続されている。
【手続補正２８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０１４３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０１４３】
【図１】本発明の実施の形態に係る書類保存装置を備える書類電子化システムの構成を示す図である。
【図２】図１における利用者端末２の構成を示すブロック図である。
【図３】図２における利用者端末２によって実行される登録票作成処理のフローチャートである。
【図４】図３のステップＳ１０１で表示されるログイン画面の一例を示す図である。
【図５】図３のステップＳ１０４で表示される文書属性データ入力画面の一例を示す図である。
【図６】図３のステップＳ１０８で表示される入力漏れエラーメッセージの一例を示す図である。
【図７】図３のステップＳ１１０で作成される登録票の一例を示す図である。
【図８】図１における書類電子化サーバ４によって実行される文書属性データ登録処理のフローチャートである。
【図９】図８のステップＳ２０８で文書属性データを登録される登録票ＤＢの一例を示す図である。
【図１０】図１における利用者端末２の表示装置で表示可能な登録票一覧画面の一例を示す図である。
【図１１】図１における書類電子化サーバ４のディレクトリ構成の一例を示す図である。
【図１２】図１における書類電子化サーバ４によって実行されるファイル分類処理のフローチャートである。
【図１３】図１２のステップＳ３０４において登録票検索を説明するために用いられる登録票画像の部分図である。
【図１４】図１２のステップＳ３１０において文書管理番号取得を説明するために用いられる登録票画像の部分図である。
【図１５】図１１に示すような書類電子化サーバ４のディレクトリ構成において、図１２のステップＳ３１２でＰＤＦファイルがＯＣＲ処理後フォルダ内に格納された状態の一例を示す図である。
【図１６】図１１に示すような書類電子化サーバ４のディレクトリ構成において、図１２のステップＳ３１２でＰＤＦファイルがＯＣＲ処理後フォルダ内に格納された状態の他の例を示す図である。
【図１７】図１における書類電子化サーバ４によって実行される文書属性データ付与処理のフローチャートである。
【図１８】図７に示すような登録票において文書管理番号の領域に汚れがある場合の一例を示す図である。
【図１９】図１１に示すような書類電子化サーバ４のディレクトリ構成において、図１８のステップＳ４０６でＰＤＦファイルがエラーフォルダ内に格納された状態の一例を示す図である。
【図２０】図１８のステップＳ４０８で文書属性データが付与されたＰＤＦファイルのプロパティの一例を示す図である。
【図２１】図１における書類電子化サーバ４の他のディレクトリ構成の一例を示す図であって、図１８のステップＳ４１２，Ｓ４１３でＰＤＦファイルが保存先フォルダ内に格納された状態の一例を示す。
【図２２】図１７のステップＳ４０６において図１における管理者端末５によって実行されるエラー処理のフローチャートである。
【図２３】図２２のステップＳ５０５で表示される文書管理番号修正用画面の一例を示す図である。
【図２４】図２２のステップＳ５１４で表示される文書管理番号修正用画面の一例を示す図である。
【図２５】図２２のステップＳ５１８で表示されるメッセージ画面の一例を示す図である。
【図２６】図２２のステップＳ５１８で表示されるメッセージ画面の他の例を示す図である。