【手続補正書】
【提出日】平成20年2月12日(2008.2.12)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、
このサーバ上で編集され完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、
該保管用ファイル共有サーバに保管・公開する文書の所在を記録するデータベースと、
から成る文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記データベースから保管・公開する完成した文書データの所在を検索する検索手段と、
保管・公開するべき文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、
前記編集用ファイル共有サーバ上に編集のためのファイルを作成する編集ファイル作成手段と、
ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成し、完成した文書データを保管する保管ファイル作成手段と、
ある１つの業務用テンプレートを元に前記データベース上に登録するデータベース登録手段と、
完成した文書データを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトの定義手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載した文書管理システムであって、
文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、コンピュータネットワークを介して接続され、
前記編集用ファイル共有サーバは、
コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末に文書データを公開する編集用アクセス手段と、
文書データの編集可否を制御するユーザ認証手段と
を備え、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記構造定義手段が定義する構造定義を前記編集用端末に送信する送受信手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管ファイル作成手段により前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し前記保管用ファイル共有サーバ上の定義された位置に保管する保管手段と、
前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、
検索結果を前記データ編集用端末に送信する送受信手段と
をさらに備え、
前記データ編集用端末は、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのフォルダ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、
前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２のいずれかに記載した文書管理システムであって、
前記データベース登録手段が前記データベースに登録する業務用テンプレートは、
組織におけるビジネスプロセスを体系化することにより、体系化されたビジネスプロセスに対応した文書データ保管用のフォルダ構造と、
前記フォルダ構造の配下に前記各ビジネスプロセスで作成する文書データのテンプレートと、
業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトと
を定義したものであることを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載した文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、前記業務用テンプレートを定義する業務用テンプレート定義手段をさらに備え、
前記保管手段は、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記業務用テンプレートが有するスクリプトを実施することにより業務用テンプレート定義に即して前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し定義された位置に保管する保管手段である
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項４に記載した文書管理システムであって、
前記編集用ファイル共有サーバは、前記文書データの編集を行う作業用フォルダを備え、
前記保管用ファイル共有サーバの前記送受信手段は、前記業務用テンプレートを前記編集用ファイル共有サーバとデータベースに送信する機能を備え、
前記編集用ファイル作成手段は、ある１つの業務用テンプレートで定義したフォルダ構造を前記編集用ファイル共有サーバ上に作成し、業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレートを前記編集用ファイル共有サーバにコピーする機能を更に備える
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１，２，３，４又は５のいずれかに記載した文書管理システムであって、
前記データベースは、
保管・公開する文書データのフォルダ構造と、文書データのテンプレートと、文書データを保管用ファイル共有サーバ上に保管する機能及び完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を有するスクリプトとを組にした業務用テンプレートと、
前記スクリプトを有する完成フォルダと
を含むことを特徴とする文書管理システム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
上記課題を解決するために、請求項１に記載の本発明は、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、このサーバ上で編集され完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、該保管用ファイル共有サーバに保管・公開する文書の所在を記録するデータベースと、から成る文書管理システムであって、前記保管用ファイル共有サーバは、前記データベースから保管・公開する完成した文書データの所在を検索する検索手段と、保管・公開するべき文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、前記編集用ファイル共有サーバ上に編集のためのファイルを作成する編集ファイル作成手段と、ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成し、完成した文書データを保管する保管ファイル作成手段と、ある１つの業務用テンプレートを元に前記データベース上に登録するデータベース登録手段と、完成した文書データを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトの定義手段とを備えることを特徴とする文書管理システムである。
そして、請求項２に記載の本発明は、請求項１に記載した文書管理システムであって、文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、コンピュータネットワークを介して接続され、前記編集用ファイル共有サーバは、コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末に文書データを公開する編集用アクセス手段と、文書データの編集可否を制御するユーザ認証手段とを備え、前記保管用ファイル共有サーバは、前記構造定義手段が定義する構造定義を前記編集用端末に送信する送受信手段と、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管ファイル作成手段により前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し前記保管用ファイル共有サーバ上の定義された位置に保管する保管手段と、前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、検索結果を前記データ編集用端末に送信する送受信手段とをさらに備え、前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのフォルダ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えることを特徴とする文書管理システムである。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１２】
請求項３に記載の本発明は、請求項２に記載した文書管理システムであって、前記データベース登録手段が前記データベースに登録する業務用テンプレートは、組織におけるビジネスプロセスを体系化することにより、体系化されたビジネスプロセスに対応した文書データ保管用のフォルダ構造と、前記フォルダ構造の配下に前記各ビジネスプロセスで作成する文書データのテンプレートと、業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトとを定義したものであることを特徴とする文書管理システムである。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
請求項４に記載の本発明は、請求項３に記載した文書管理システムであって、前記保管用ファイル共有サーバは、前記業務用テンプレートを定義する業務用テンプレート定義手段をさらに備え、前記保管手段は、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記業務用テンプレートが有するスクリプトを実施することにより業務用テンプレート定義に即して前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し定義された位置に保管する保管手段であることを特徴とする文書管理システムである。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
請求項５に記載の本発明は、請求項４に記載した文書管理システムであって、前記編集用ファイル共有サーバは、前記文書データの編集を行う作業用フォルダを備え、前記保管用ファイル共有サーバの前記送受信手段は、前記業務用テンプレートを前記編集用ファイル共有サーバとデータベースに送信する機能を備え、前記編集用ファイル作成手段は、ある１つの業務用テンプレートで定義したフォルダ構造を前記編集用ファイル共有サーバ上に作成し、業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレートを前記編集用ファイル共有サーバにコピーする機能を更に備えることを特徴とする文書管理システムである。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
請求項６に記載の本発明は、  請求項１，２，３，４又は５のいずれかに記載した文書管理システムであって、前記データベースは、保管・公開する文書データのフォルダ構造と、文書データのテンプレートと、文書データを保管用ファイル共有サーバ上に保管する機能及び完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を有するスクリプトとを組にした業務用テンプレートと、前記スクリプトを有する完成フォルダとを含むことを特徴とする文書管理システムである。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２６】
上述したように、保管文書はユーザがサーバに接続し直接参照できないため、意図しない文書やその他データが保管文書の中に紛れ込まない。保管用ファイル共有サーバのハードディスク使用を業務目的だけに限定できる。
優れた文書データは他の作業グループにも公開すべきである。主に社内への文書公開を行うには、編集用ＰＣ２０４でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスに接続する。接続先は認証画面とし、文書管理サービスにユーザ情報を送信し、データベース２０３のユーザ情報と照合する。文書公開権限のあるユーザであれば、完成文書一覧より社内公開したい文書を選択する。選択後、文書管理システムは検索処理手段２２０により、実際の文書データの位置をデータベース２０３より取得し、保管用ファイル共有サーバ２０２上の完成された文書データを公開領域にコピーする。検索処理手段の検索結果はデータ編集用ＰＣへ送受信手段２１６により送信され、編集用ＰＣ２０４内の保管文書表示手段２２２、検索結果表示手段２２３で表示される。ここでコピーし、保管された文書は、文書管理システムの公開文書一覧に表示されるようになり、参照権限を持つユーザへ公開される。