(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントＰＣから文書の本文についての変更要求を受け付け、上記変更要求された文書を検索して本文を変更する文書変更部と、
上記文書変更部により検索された上記文書の属性の採番情報の更新要否を判断する属性更新判断部と、
上記属性更新判断部による判断結果に応じて上記文書の属性の採番情報を更新する属性更新部とを備え、
上記文書は、
該文書の属性の採番情報の更新日と、該文書の属性の採番情報を規定する詳細情報が記述された参照マスターとの対応関係を示す属性情報を保有し、
上記文書変更部は、
上記変更要求された文書から上記属性情報を読み出し、この属性情報に基づいて上記変更要求された文書の属性の採番情報に対応する参照マスターを検索し、
上記属性更新判断部は、
上記文書変更部により検索された上記参照マスターに記述された詳細情報の更新日と、上記変更要求された文書の属性の採番情報の更新日とを比較して、上記参照マスターに記述された詳細情報の更新日が上記変更要求された文書の属性の採番情報の更新日より新しい場合、上記変更要求された文書の属性の採番情報を更新すべきと判断し、
上記属性更新部は、
上記属性更新判断部により属性の採番情報を更新すべきと判断されると、当該採番情報に対応する上記参照マスターに記述された詳細情報の採番情報を更新し、その更新された詳細情報に従って上記変更要求された文書の属性の採番情報を更新することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
参照マスターは、文書の属性の採番情報を規定する詳細情報の更新単位を含む各項目と、上記項目ごとの情報内容と、上記項目ごとの情報内容の更新日とが記述されており、
属性更新判断部は、
上記参照マスターにおける上記項目ごとの情報内容の更新日のうち最新の更新日と、上記変更要求された文書の属性の採番情報の更新日とを比較して、上記参照マスターに記述された上記最新の更新日が上記変更要求された文書の属性の採番情報の更新日より新しい場合、上記変更要求された文書の属性の採番情報を更新すべきと判断し、
属性更新部は、
上記属性更新判断部により属性の採番情報を更新すべきと判断されると、当該属性の採番情報に対応する上記参照マスターに記述された詳細情報の採番情報の上記更新単位で当該詳細情報の採番情報を更新し、その更新された詳細情報の採番情報に従って、上記変更要求された文書の属性の採番情報を更新することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
属性更新判断部が文書の属性更新を要と判断した場合に、属性更新可否をクライアントＰＣに照会する照会部を備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
属性更新部が文書の属性を更新した場合に、照会部がクライアントＰＣに文書の属性更新を通知することを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書の属性情報を自動的に更新する文書管理装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書管理装置では、一度、文書の各属性を設定すると、その属性は固定化され、各文書の属性を必要に応じて自動的に変更することが難しかった。例えば、文書の文書番号（属性）の採番体系（ルール）を更新した場合に、その文書番号（属性）を保有する各文書について、再度、手作業により採番をやり直す必要があった。また、属性についての詳細情報を記載している参照マスターは、単なる属性値リストであるか、又は、管理情報を保有したとしても、編集不可能な単に情報を圧縮するアーカイブ形式のものであった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来の文書管理装置は以上のように構成されているので、ある属性のルールを更新した場合に、各文書の属性を自動的に更新することができず、文書管理の効率が悪いという課題があった。
【０００４】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、文書の属性を自動的に更新し、文書管理の効率を向上できる文書管理装置を得ることを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る文書管理装置は、クライアントＰＣから文書の本文についての変更要求を受け付け、変更要求された文書を検索して本文を変更する文書変更部と、文書変更部により検索された文書の属性の採番情報の更新要否を判断する属性更新判断部と、属性更新判断部による判断結果に応じて文書の属性の採番情報を更新する属性更新部とを備え、記文書は、文書の属性の採番情報の更新日と、文書の属性の採番情報を規定する詳細情報が記述された参照マスターとの対応関係を示す属性情報を保有し、文書変更部は、変更要求された文書から属性情報を読み出し、この属性情報に基づいて変更要求された文書の属性の採番情報に対応する参照マスターを検索し、属性更新判断部は、文書変更部により検索された参照マスターに記述された詳細情報の更新日と、変更要求された文書の属性の採番情報の更新日とを比較して、参照マスターに記述された詳細情報の更新日が変更要求された文書の属性の採番情報の更新日より新しい場合、変更要求された文書の属性の採番情報を更新すべきと判断し、属性更新部は、属性更新判断部により属性の採番情報を更新すべきと判断されると、採番情報に対応する参照マスターに記述された詳細情報の採番情報を更新し、その更新された詳細情報に従って変更要求された文書の属性の採番情報を更新するものである。
【０００７】
この発明に係る文書管理装置は、参照マスターは、文書の属性の採番情報を規定する詳細情報の更新単位を含む各項目と、項目ごとの情報内容と、項目ごとの情報内容の更新日とが記述されており、属性更新判断部は、参照マスターにおける項目ごとの情報内容の更新日のうち最新の更新日と、変更要求された文書の属性の採番情報の更新日とを比較して、参照マスターに記述された最新の更新日が変更要求された文書の属性の採番情報の更新日より新しい場合、変更要求された文書の属性の採番情報を更新すべきと判断し、属性更新部は、属性更新判断部により属性の採番情報を更新すべきと判断されると、属性の採番情報に対応する参照マスターに記述された詳細情報の採番情報の更新単位で詳細情報の採番情報を更新し、その更新された詳細情報の採番情報に従って、変更要求された文書の属性の採番情報を更新するものである。
【０００８】
この発明に係る文書管理装置は、属性更新判断部が文書の属性更新を要と判断した場合に、属性更新可否をクライアントＰＣに照会する照会部を備えたものである。
【０００９】
この発明に係る文書管理装置は、属性更新部が文書の属性を更新した場合に、照会部がクライアントＰＣに文書の属性更新を通知するものである。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の一形態を説明する。
実施の形態１．
図１は実施の形態１による文書管理装置の構成を示す図である。図において、１はクライアントＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）２が変更する文書３を管理する文書管理装置、４は文書３の各属性を一覧表形式にした参照マスターである。
【００１１】
また、図１において、１１はクライアントＰＣ２から文書３の本文についての変更要求により、指定された文書３と、文書３の属性が記載されている参照マスター４を検索し、文書３の本文を変更する文書変更部、１２は文書変更部１１が検索した文書３の属性の更新日と参照マスター４の属性の更新日から、文書３の属性更新の要否を判断する属性更新判断部、１３は属性更新判断部１２の判断結果に基づき、属性更新可否をクライアントＰＣ２に照会する照会部、１４は属性更新判断部１２の判断結果と、照会部１３からのクライアントＰＣ２の回答に基づき、文書３の属性と参照マスター４を更新する属性更新部である。
【００１２】
図２は文書３が保有する情報内容を示す図であり、図において、３１は文書３の本文等が記載されている部分であり、文書名３１ａ，属性Ａ，Ｂ，Ｃ等の属性３１ｂ，本文３１ｃが記載されている。３２は属性３１ｂについての属性情報であり、各属性３１ｂに対応して、各属性３１ｂの詳細情報を記載している参照マスター（Ａ），（Ｂ），（Ｃ）等の参照マスター４と、各属性３１ｂが更新された更新日３２ａを情報として保有している。ここで、例えば、属性Ａは文書番号、属性Ｂは開発システム番号、属性Ｃは開発サブシステム番号を示すものとする。
【００１３】
図３は参照マスター（Ａ）の例として採番マスターを示す図であり、属性Ａの文書番号の詳細情報を一覧表形式で保有している。図において、４１は属性Ａ（文書番号）の項目であり、大、中、小の分類４１ａと、現在登録されている文書番号の最新連番４１ｂと、文書番号の更新単位４１ｃが記載されている。４２は各項目４１の設定内容であり、登録時の初期値４２ａと、１回目更新値４２ｂと、２回目更新値４２ｃが記載されている。４３は各項目４１のルールが更新されたときの更新日である。
【００１４】
すなわち、図３の参照マスター（Ａ）によると、登録時の文書番号は、「Ｆ−Ａ−１−００００５」、「Ｆ−Ａ−１−００００６」、「Ｆ−Ａ−１−００００７」、…というルール（体系）で採番されていたが、９８年１２月１０日の１回目の更新で、「Ｈ−１−１−００００１」、「Ｈ−１−１−０００１１」、「Ｈ−１−１−０００２１」、…というルールで採番することに変更され、９８年１２月１５日の２回目の更新で、「Ｈ−Ｂ−２−００１０」、「Ｈ−Ｂ−２−００２０」、「Ｈ−Ｂ−２−００３０」、…というルールで採番することに変更されたことがわかる。
【００１５】
また、図３の参照マスター（Ａ）において、最新連番４１ｂは、現在登録されている文書番号の最新値を示しており、文書番号を採番するたびに更新されている。例えば、２回目更新値４２ｃにおける最新連番４１ｂが「００１０」、更新単位４１ｃが「１０」となっているので、次に文書番号を採番したときは、最新連番４１ｂが「００２０」に更新される。この場合、更新単位４１ｃのルールは変更されていないので、更新日４３は更新されない。
【００１６】
次に動作について説明する。
図４は属性の更新処理を示すフローチャートである。ここでは、属性Ａの更新処理について説明する。ステップＳＴ１１において、文書変更部１１は、クライアントＰＣ２から、文書３の本文についての変更要求を受け付ける。ステップＳＴ１２において、文書変更部１１は変更対象の文書３を検索し、その文書３の属性情報３２から、属性Ａの参照マスター（Ａ）と更新日３２ａを入手する。すなわち、ここでは「９８−１２−１１」を入手する。ステップＳＴ１３において、文書変更部１１は、参照マスター４から、ステップＳＴ１２で入手した参照マスター（Ａ）の最新の更新日４３を入手する。すなわち、ここでは「９８−１２−１５」を入手する。
【００１７】
ステップＳＴ１４において、属性更新判断部１２は、文書変更部１１が入手した文書３における属性Ａの更新日３２ａと、参照マスター４における参照マスター（Ａ）の最新の更新日４３を比較し、ステップＳＴ１５において、参照マスター（Ａ）の最新の更新日４３が新しくない場合には、すでに参照マスター（Ａ）の属性が文書３に反映されているので、ステップＳＴ２１において、文書変更部１１は、クライアントＰＣ２から変更要求のあった文書３の本文を変更する。
【００１８】
ステップＳＴ１５において、参照マスター（Ａ）から入手した最新の更新日４３が新しい場合、すなわち、図２の属性Ａの更新日３２ａが「９８−１２−１１」で、図３の参照マスター（Ａ）における最新の更新日４３が「９８−１２−１５」である場合、属性更新判断部１２は、文書３の属性Ａ（文書番号）を更新すべきと判断する。
【００１９】
ステップＳＴ１６において、照会部１３は、クライアントＰＣ２に、文書３の属性の更新可否を照会し、ステップＳＴ１７において、照会部１３は、クライアントＰＣ２からの回答により、更新可能かどうかをチェックする。更新可能でない場合には、ステップＳＴ２１において、文書変更部１１は、クライアントＰＣ２から変更要求のあった文書３の本文を変更する。この場合、文書３の属性Ａは更新されず、今までの文書番号がそのまま使用される。
【００２０】
上記ステップＳＴ１７において、更新可能な場合、ステップＳＴ１８において、属性更新部１４は、参照マスター（Ａ）の最新連番４１ｂを、更新単位４１ｃを参照して更新する。すなわち、２回目更新値４２ｃにおける最新連番４１ｂが「００１０」、更新単位４１ｃが「１０」となっているので、次の文書番号を採番するために、最新連番４１ｂを「００２０」に更新する。この場合、最新連番４１ｂの採番ルールを変更したわけではないので、更新単位４１ｃの更新日４３は更新されない。
【００２１】
ステップＳＴ１９において、属性更新部１４は、文書３の属性Ａ，すなわち、文書番号を更新し、更新日３２ａを、更新を実施した日付に変更する。ステップＳＴ２０において、照会部１３は文書３の属性Ａが変更されたことをクライアントＰＣ２に通知し、ステップＳＴ２１において、文書変更部１１は、クライアントＰＣ２から変更要求のあった文書３の本文を変更する。
【００２２】
上記ステップＳＴ１５において、参照マスター（Ａ）から入手した最新の更新日４３の方が新しく、属性更新判断部１２が、文書３の属性Ａ（文書番号）を更新すべきと判断した場合に、フロー（イ）に示すように、上記ステップＳＴ１６，ＳＴ１７を省略して、すなわち、クライアントＰＣ２に、文書３の属性Ａの更新可否の照会をせずに、ステップＳＴ１８以降の更新処理を行っても良い。
【００２３】
また、上記ステップＳＴ１９の文書３の属性Ａ（文書番号）を更新した後、フロー（ロ）に示すように、ステップＳＴ２０を省略し、クライアントＰＣ２に、文書３の属性Ａの更新が終了したことを通知せずに、ステップＳＴ２１における文書３の本文の変更を行っても良い。
【００２４】
以上のように、この実施の形態１によれば、クライアントＰＣ２から文書３の本文についての変更要求があったときに、属性更新判断部１２が、文書３の属性３１ｂの更新日３２ａと参照マスター（Ａ）の最新の更新日４３を比較することにより、文書３の属性３１ｂを更新すべきかを判断し、属性更新部１４が文書３の属性３１ｂと参照マスター（Ａ）を更新することにより、文書３の属性３１ｂを自動的に更新することができ、文書管理の効率を向上することができるという効果が得られる。
【００２５】
また、この実施の形態１によれば、文書３の属性３１ｂを更新するときに、照会部１３が、クライアントＰＣ２に更新可否を照会すると共に、文書３の属性３１ｂの更新が終了したときに、照会部１３が、クライアントＰＣ２に更新終了を通知することにより、クライアントＰＣ２側の便宜を図ることができるという効果が得られる。
【００２６】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、クライアントＰＣから文書の本文についての変更要求を受け付け、変更要求された文書を検索して本文を変更する文書変更部と、文書変更部により検索された文書の属性の採番情報の更新要否を判断する属性更新判断部と、属性更新判断部による判断結果に応じて文書の属性の採番情報を更新する属性更新部とを備え、記文書は、文書の属性の採番情報の更新日と、文書の属性の採番情報を規定する詳細情報が記述された参照マスターとの対応関係を示す属性情報を保有し、文書変更部は、変更要求された文書から属性情報を読み出し、この属性情報に基づいて変更要求された文書の属性の採番情報に対応する参照マスターを検索し、属性更新判断部は、文書変更部により検索された参照マスターに記述された詳細情報の更新日と、変更要求された文書の属性の採番情報の更新日とを比較して、参照マスターに記述された詳細情報の更新日が変更要求された文書の属性の採番情報の更新日より新しい場合、変更要求された文書の属性の採番情報を更新すべきと判断し、属性更新部は、属性更新判断部により属性の採番情報を更新すべきと判断されると、採番情報に対応する参照マスターに記述された詳細情報の採番情報を更新し、その更新された詳細情報に従って変更要求された文書の属性の採番情報を更新することにより、文書の属性を自動的に更新することができ、文書管理の効率を向上することができるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】  この発明の実施の形態１による文書管理装置の構成を示す図である。
【図２】  この発明の実施の形態１による文書が保有する情報内容を示す図である。
【図３】  この発明の実施の形態１による参照マスターの例として採番マスターを示す図である。
【図４】  この発明の実施の形態１による属性の更新処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１  文書管理装置、２  クライアントＰＣ，３  文書、４  参照マスター、１１  文書変更部、１２  属性更新判断部、１３  照会部、１４  属性更新部、３１ｂ  属性、３１ｃ  本文、３２  属性情報、３２ａ，４３  更新日、４１  項目、４２  設定内容。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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