(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおいて、
前記文書の識別用のＩＤと、当該文書が属するフォルダＩＤと、当該文書の記憶領域へのポインタとを保持する文書テーブルと、
前記フォルダＩＤと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のＩＤとを保持するフォルダテーブルと、
前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のＩＤとを保持する検索条件テーブルと、を記憶する記憶手段と、
あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる制御手段と、
を備えたことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記制御手段は、前記検索条件テーブルにあらかじめ設定した検索条件を変更可能とすることを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおける電子文書管理方法において、
前記文書の識別用のＩＤと、当該文書が属するフォルダＩＤと、当該文書の記憶領域へのポインタとを文書テーブルに保持させる工程と、
前記フォルダＩＤと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のＩＤとをフォルダテーブルに保持させる工程と、
前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のＩＤとを保持する検索条件テーブルと、を記憶手段に記憶させる工程と、
制御手段により、あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる工程と、
を含むことを特徴とする電子文書管理方法。
【請求項４】
請求項３に記載の電子文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項５】
請求項４に記載の電子文書管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータに読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は  文書の追加・削除・入れ替え等が頻繁に起こるような状況における電子文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来技術として、たとえば、特開２０００−２５９６５６号公報に記載の電子アルバム装置および電子アルバム作成方法並びに記録媒体では、あるディレクトリ（アルバム）内で管理されている画像データを、他のディレクトリへリンクさせることにより、ディレクトリの数が増大した場合のデバイス・スペースの省力化を図っている。
【０００３】
また、たとえば、特開平７−８４８５８号公報に記載の文書管理方法では、文書の構成情報を、オペレーティングシステムが提供するディレクトリ構造とは別に構成した情報ノードとリンクさせることにより、アプリケーションとの連携やユーザの任意な設定による文書分類を図っている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら上記の従来技術ではいずれも、ディレクトリや情報ノードといった、分類の単位に対して文書のリンク情報を直接設定する必要がある。しかし、この方法では、新たにリンク情報に加えたい場合や、リンクされている文書を削除するといった場合に、リンク情報を持つディレクトリや情報ノードをその都度更新する必要があり、手間がとても煩雑となっていた。
【０００５】
また、ＷｉｎｄｏｗｓやＭａｃＯＳやＵｎｉｘ等といったファイルシステム（オペレーティングシステム）には、ファイルの検索機能が存在する。ファイル検索機能では、ユーザから指定された検索条件に基づきシステム内の文書を検索し結果一覧をユーザに提示する、というものが一般的である。さらに、ユーザから指定された検索の履歴をある一定数保持しておき、ユーザが同じ検索をする場合には、検索条件の再入力をしなくても履歴から選択できるようにすることで煩雑さを無くす機能が実現されているものもある。
【０００６】
しかし、これらの機能では、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ下に配置することは困難である。ある文書が１つの検索結果に含まれ、かつ、その文書をあるフォルダ配下に配置したい場合は、実際にその文書をそのフォルダ配下に移動すればよい。しかし、同じ文書が２つ以上の検索結果に含まれ、かつ、それぞれの検索で取得された文書を別々のフォルダ下に配置したい場合があったとしても、文書の実体は１つしかないため、全てのフォルダに配置することはできない。
【０００７】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、ユーザが検索フォルダを参照すると、ユーザのあらかじめ指定した検索条件に従って文書やフォルダを検索し、結果一覧をあたかもそのフォルダの配下に存在するかのように見せるため、ユーザが指定した条件に一致する文書やフォルダの追加や削除があった場合でも、リンクの追加等といった作業を必要としない、という利点を持つ文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００８】
また、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ配下に混在して配置されているかのように見せることが可能であり、同じ文書を一覧上における複数の分類に所属させることが容易になる、という利点を持つ文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の電子文書管理システムは、フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおいて、前記文書の識別用のＩＤと、当該文書が属するフォルダＩＤと、当該文書の記憶領域へのポインタとを保持する文書テーブルと、前記フォルダＩＤと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のＩＤとを保持するフォルダテーブルと、前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のＩＤとを保持する検索条件テーブルと、を記憶する記憶手段と、あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、この発明の電子文書管理システムは、前記制御手段は、前記検索条件テーブルにあらかじめ設定した検索条件を変更可能とすることを特徴とする。
【００１１】
また、この発明の電子文書管理方法は、フォルダにより階層的な電子文書の登録や管理が可能で、かつ、検索条件を指定することにより文書やフォルダの検索が可能である電子文書管理システムにおける電子文書管理方法において、前記文書の識別用のＩＤと、当該文書が属するフォルダＩＤと、当該文書の記憶領域へのポインタとを文書テーブルに保持させる工程と、前記フォルダＩＤと、当該フォルダが検索対象のフォルダであるかを表すフラグと、検索条件の識別用のＩＤとをフォルダテーブルに保持させる工程と、前記文書やフォルダの検索の条件と、当該検索の条件である前記検索条件の識別用のＩＤとを保持する検索条件テーブルと、を記憶手段に記憶させる工程と、制御手段により、あらかじめ検索条件をフォルダに設定して前記検索条件テーブルに保持され、ユーザが当該フォルダを参照する場合に、前記検索条件テーブルに設定された検索条件に合った文書やフォルダを、前記検索条件テーブルに紐づけられている前記フォルダテーブルおよび前記文書テーブルを検索し、フォルダ及び文書の階層構造の表示と、前記検索条件別のフォルダ及び文書の階層構造とを表示させる工程と、を含むことを特徴とする。また、この電子文書管理方法をコンピュータに実行させる電子文書管理プログラムと、電子文書管理プログラムを記録したコンピュータに読み取り可能な記録媒体を特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる電子文書管理システム、電子文書管理方法、電子文書管理プログラムおよびこのプログラムを記録した記録媒体の好適な実施の形態について詳細に説明する。
【００１３】
図１および２は、この発明の本実施の形態にかかる電子文書管理システムの構成を示す説明図である。図１において、電子文書管理システム１００の入力部１０１は、ユーザからの文書やフォルダの一覧表示、検索フォルダ設定、文書やフォルダの検索等の要求を受け付ける部分であり、表示部１０２は、文書やフォルダの一覧を表示する部分であり、記憶部１０３は、電子文書や検索結果等を記憶する部分であり、制御部１０４は、指定されたフォルダの配下にあるフォルダや文書を表示部で表示させるために必要な情報を記憶部から取得したり、入力部から入力されたりフォルダに設定される検索条件と一致する文書を記憶部から取得したりする部分である。本発明は、以上のような構成を持つシステムであればどのようなシステムでも適用可能である。
【００１４】
また、図２に示すように、記憶部１０３は、文書テーブル２０１と、フォルダテーブル２０２と、検索条件テーブル２０３とを備えている。
【００１５】
（各テーブルのデータ構造）
文書テーブル２０１は、電子文書管理システム内で文書を一意に識別するＩＤ（以下では文書ＩＤと記述する）、その文書がどのフォルダの配下に存在するかを表すフォルダのＩＤ値（以下では親フォルダＩＤと記述する）を含んだ、文書に関する情報を保持するテーブルである。表１に文書テーブルの例を示す。
【００１６】
【表１】
0004132701.tif 000002
【００１７】
ただし、「内容記憶領域へのポインタ」とは、文書の実データが保存されている記憶領域へのポインタであり、この値を利用して制御部は文書の実データを取得可能であるとする。
【００１８】
フォルダテーブル２０２は、電子文書管理システム内でフォルダを一意に識別するＩＤ（以下ではフォルダＩＤと記述する）、検索フォルダとして指定されているかどうかを表すフラグ（以下では検索フォルダフラグと記述する）、指定されている検索条件を検索条件テーブル（後述）内で識別するＩＤ（以下では検索条件ＩＤと記述する）を含んだ、フォルダに関する情報を保持するテーブルである。表２にフォルダテーブルの例を示す。
【００１９】
【表２】
0004132701.tif 000003
【００２０】
ただし、検索条件ＩＤが「００００」である場合には、検索条件テーブルに対応するレコードがないことを表し、親フォルダがＮＵＬＬである場合には、親フォルダが存在しないことを表す。
【００２１】
また、検索条件テーブル２０３は、検索条件ＩＤと検索条件を対応づけたテーブルである。以下に検索条件テーブルの例を表３に示す。
【００２２】
【表３】
0004132701.tif 000004
【００２３】
この実施例では、これらのデータ構造がデータベースによって構築されているものとし、文書やフォルダの検索にＳＱＬが利用可能であるものとする。従って、表３中の検索条件は全てＳＱＬ文により実現可能である。以下に、検索条件ＩＤが００１の検索条件（ＳＱＬ文）の例を記述する。
【００２４】
ＳＥＬＥＣＴ  ＊  ＦＲＯＭ  文書テーブル
ＷＨＥＲＥ  名前  ＬＩＫＥ  ’％Ａ％’
【００２５】
（検索フォルダ設定処理）
検索フォルダを新規作成、通常のフォルダを検索フォルダに変更、もしくは検索フォルダの検索条件を変更する処理は下記のようになる。図３に示したフローチャートに基づいて説明する。
【００２６】
▲１▼：検索フォルダを新規作成する場合（ステップＳ１：Ｙｅｓ）は、フォルダテーブルに新規フォルダレコードを追加する（ステップＳ２）。
【００２７】
▲２▼：フォルダＩＤの値が、▲１▼で新規作成したフォルダもしくは設定変更を要求されたフォルダのフォルダＩＤと一致するフォルダテーブル内のレコードを取得し（ステップＳ３）、検索フォルダフラグの値を更新する（ステップＳ４）。
【００２８】
▲３▼：▲２▼で取得したフォルダテーブルのレコードの検索条件ＩＤが００００である場合（ステップＳ６：Ｙｅｓ）、つまり今まで検索条件が指定されていない場合には、検索条件テーブルに新規検索条件レコードを追加し（ステップＳ７）、その検索条件ＩＤでフォルダレコードを更新する（ステップＳ８）。
【００２９】
▲４▼：▲３▼で取得したフォルダレコードの検索条件ＩＤとＩＤ値が一致する検索条件テーブル内のレコードを取得し（ステップＳ９）、検索条件の値を更新する（ステップＳ１０）。
【００３０】
（フォルダ配下の文書およびフォルダ一覧取得処理）
フォルダの配下に存在する文書およびフォルダ一覧を取得する処理は下記のようになる。図４に示したフローチャートに基づいて説明する。
【００３１】
▲１▼：親フォルダＩＤの値が、文書一覧取得を要求された検索フォルダのフォルダＩＤと一致する文書テーブル内のレコード一覧およびフォルダテーブルのレコード一覧を取得する（ステップＳ１１）。
【００３２】
▲２▼：文書一覧取得を要求された検索フォルダＩＤと一致するフォルダテーブル内のレコードを取得する（ステップＳ１２）。
【００３３】
▲３▼：検索フォルダフラグがＴＲＵＥである場合（ステップＳ１３：Ｙｅｓ）には、レコードから検索条件ＩＤを取得し（ステップＳ１４）、そのＩＤ値と一致する検索条件内のレコードを取得する（ステップＳ１５）。
【００３４】
▲４▼：▲３▼で取得したレコード中の検索条件を基に文書テーブルおよびフォルダテーブル内を検索し、結果として取得された文書およびフォルダのレコード一覧を取得する（ステップＳ１６）。
【００３５】
また、表１から３で記述したレコードが登録されている場合、各フォルダの配下にある文書とフォルダ一覧は図５に示すようになる。
【００３６】
上記の文書のうち、斜体文字で示しているのが、検索フォルダの機能によって取得された一覧である。”プロジェクトＡ”フォルダには、本来”企画書”フォルダの配下に存在するはずの”企画書Ａ”文書が配下にあるかのように見える。また、”プロジェクトＢ”フォルダでは、検索フォルダの機能によって取得された”企画書Ｂ”、”機能仕様書Ｂ”、”設計仕様書Ｂ−１”、”設計仕様書Ｂ−２”の４つの文書と、実際に配下に存在する”１１月作成”フォルダを同時に一覧として取得することが可能である。
【００３７】
以上説明したように、本実施の形態によれば、ユーザが検索フォルダを参照すると、ユーザのあらかじめ指定した検索条件に従って文書やフォルダを検索し、結果一覧をあたかもそのフォルダの配下に存在するかのように見せるため、ユーザが指定した条件に一致する文書やフォルダの追加や削除があった場合でも、リンクの追加等といった作業を必要としない、という利点を持つ。
【００３８】
また、本実施の形態によれば、一度設定した検索条件を後で変更することが可能であり、ユーザの取得したい文書一覧の条件が変わった場合への対応も容易であるというという利点を持つ。
【００３９】
さらに、本実施の形態によれば、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ配下に混在して配置されているかのように見せることが可能であり、同じ文書を一覧上における複数の分類に所属させることが容易になる、という利点を持つ。
【００４０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ユーザが検索フォルダを参照すると、ユーザのあらかじめ指定した検索条件に従って文書やフォルダを検索し、結果一覧をあたかもそのフォルダの配下に存在するかのように見せるため、ユーザが指定した条件に一致する文書やフォルダの追加や削除があった場合でも、リンクの追加等といった作業を必要としない、という利点を持つ電子文書管理システムが得られるという効果を奏する。
【００４１】
また、本発明によれば、検索された文書とファイルシステム上で一覧として見えている文書とを、関連性のある文書として同じフォルダ配下に混在して配置されているかのように見せることが可能であり、同じ文書を一覧上における複数の分類に所属させることが容易になる、という利点を持つ電子文書管理システムが得られるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの構成を示す説明図である。
【図２】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの別の構成を示す説明図である。
【図３】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの検索フォルダ設定の流れを示すフローチャートである。
【図４】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムのフォルダ配下の文書およびフォルダ一覧取得情報の流れを示すフローチャートである。
【図５】この発明の実施の形態にかかる電子文書管理システムの表示部における表示例を示す説明図である。
【符号の説明】
１００  電子文書管理システム
１０１  入力部
１０２  表示部
１０３  記憶部
１０４  制御部
２０１  文書テーブル
２０２  フォルダテーブル
２０３  検索条件テーブル
【図１】
0004132701.tif 000005
【図２】
0004132701.tif 000006
【図３】
0004132701.tif 000007
【図４】
0004132701.tif 000008
【図５】
0004132701.tif 000009