(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
廃棄目的の紙文書を取り込む文書取り込み手段と、
取り込んだ紙文書の画像読み取りを行う画像読み取り手段と、
画像読み取りの行われた該紙文書の印字文字、描画画像を不可読状態とする印字消去手段と、
印字消去手段を通過した紙文書を貯える貯蔵手段と、
画像読み取り手段による画像読み取り終了を待って、当該読み取った読み取り画像を通信媒体を介して送信する読み取り画像送信手段と、
を備えた文書廃棄装置。
【請求項２】
前記貯蔵手段を不可読文書貯蔵手段と可読文書貯蔵手段とから構成すると共に、
紙文書の貯蔵手段を切り替える切替手段と、
前記印字消去手段を通過した紙文書の画像を再度読み取って、紙文書上の印字文字、描画画像が完全に不可読状態となっているかを判別する確認手段とをさらに備え、
この確認手段により前記紙文書が不可読状態と判断されたときは、前記切替手段が当該紙文書の貯蔵手段を不可読文書貯蔵手段に切り替え、また、可読状態と判断されたときは、前記切替手段が当該紙文書の貯蔵手段を可読文書貯蔵手段に切り替える
請求項１記載の文書廃棄装置。
【請求項３】
特定の文書を貯蔵する特定文書貯蔵手段と、機密文書指定手段とをさらに備え、当該機密文書指定手段にて機密文書に指定された紙文書は、前記確認手段の判別結果にかかわらず常に前記切替手段がその貯蔵手段を特定文書貯蔵手段に切り替える請求項２記載の文書廃棄装置。
【請求項４】
機密文書指定手段をさらに備え、当該機密文書指定手段にて機密文書に指定された紙文書は、前記確認手段の判別結果にかかわらず常に前記切替手段が、その貯蔵手段を可読文書貯蔵手段に切り替える請求項２記載の文書廃棄装置。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書廃棄装置と、
この文書廃棄装置と通信媒体を介して接続されたファイリング装置と、
とからなり、
前記ファイリング装置は、
前記文書廃棄装置と通信媒体を介して接続され、前記文書廃棄装置から送信される読み取り画像を受信する読み取り画像受信手段と、
この読み取り画像受信手段によって受信した受信画像を蓄積する蓄積手段と、
利用者の要求により蓄積されている該受信画像を表示する表示手段と、
を備えていることを特徴とする廃棄文書データのファイリングシステム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は秘密文書あるいは通常文書を廃棄するために用いる文書廃棄装置、及びこの文書廃棄装置と通信媒体を介して接続されたファイリング装置とからなるファイリングシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、重要であるために保管する文書や、将来使用する可能性のある文書などの書類は、紙に記録された状態のままファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られてしまうのとともに、所望の書類を捜すのにも手間がかかっていた。このため、近年のデータ処理技術の高度化・高速化とともに、記憶手段の低価格化に伴って、保管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取らせて大容量記憶装置に蓄積させておく、いわゆる、ファイリングシステムが普及してきている。このデジタルデータに変換してファイリングするファイリングシステムは、書類が膨大な事業所などに限らず、昨今では、小規模な事業所においても導入されている。
【０００３】
この種のファイリングシステムでは、データベース中で文書の種別に応じて系統的に分類するなどして、関連する文書なども容易に検索できるものもあり、最近では、更に利用性を向上させるべく様々なファイリングシステムが提案されている。
【０００４】
また、これら紙に記録された文書は、今後一切利用されないと判断された時点で、通常文書であればごみ箱あるいは文書廃棄箱に廃棄され、また秘密文書であれば文書廃棄装置（シュレッダ）を用いて再読不可能な状態で廃棄されている。文書廃棄装置としては裁断時の騒音の改良、紙のリサイクルに適した裁断方法の改良等の工夫が施されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
通常のオフィス業務の中において、文書廃棄は対象文書が今後一切利用されないと判断された時点で行われている。特に重要でないと思われる文書に関しては文書を受け取ったその場で判断がなされ、また個人的文書であれば業務内容が変わった時点で判断がなされることが多い。しかし、文書によっては今後一切利用されないとは判断できない場合も多く、また、今後一切利用されない文書であると判断し、廃棄を行った場合にも、まれに再度必要となることもある。そのため文書廃棄を躊躇し、結果として殆ど全ての文書をファイル化し、書棚等に保管していることが多い。
【０００６】
また、スキャナ装置を用いたファイリングシステムにより文書を保管、管理している場合、既存のファイリングシステムでは、使用者が文書をスキャナを用いて読み取り、必要に応じてキーワード付け等を行う必要があり、少なからぬ煩わしさを与えている。また、こういった既存のファイリングシステムでは、文書を保管し管理するか否かを判断する必要がある。この判断は、前記の今後一切利用されないと文書を廃棄する判断と同様、非常に大きな問題である。
【０００７】
本発明はこのような従来技術の実情に鑑みてなされたもので、その目的は、画像読み込みの煩わしさが解消できる文書廃棄装置及びファイリングシステムを提供することにある。
【０００８】
また、他の目的は、秘密文書が廃棄者以外の目に触れることを防ぐことができる文書廃棄装置及びファイリングシステムを提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
文書を廃棄する装置に画像読み込み手段を設け、該装置に廃棄された全ての文書を画像データとして読み込み、該装置と接続されているファイリング装置に送信し、ファイリング装置においては、受け付けた廃棄文書の画像データから文字認識技術を用いてキーワードを自動検出し、このキーワードとともに画像データの保管、管理を行う。また、画像データの読み込みがなされた廃棄文書は、該装置に設けた印字消去手段によって不可読状態とし、文書の廃棄者以外の目に触れることから防ぐ。
【００１０】
具体的には、第１の手段に係る文書廃棄装置は、廃棄目的の紙文書を取り込む文書取り込み手段と、取り込んだ紙文書の画像読み取りを行う画像読み取り手段と、画像読み取りの行われた該紙文書の印字文字、描画画像を不可読状態とする印字消去手段と、印字消去手段により不可読状態となった紙文書を貯える貯蔵手段と、読み取り画像を通信媒体を介して送信する読み取り画像送信手段とを備えた構成とした。
【００１１】
この場合、前記印字消去手段を通過した紙文書の画像を再度読み取って、紙文書上の印字文字、描画画像が完全に不可読状態となっているかを判別する確認手段と、この確認手段によって不可読状態あるいは未だ可読状態であると確認された場合に応じて文書の貯蔵手段を切り替え、不可読状態の紙文書は不可読文書貯蔵手段へ、可読状態の紙文書は可読文書貯蔵手段へと貯蔵するようにする。
【００１２】
また、機密文書指定手段をさらに設け、この手段により廃棄文書が機密文書であることが指定された場合には、不可読状態確認手段の判別結果にかかわらず常に特定の貯蔵手段に貯蔵するようにする。前記特定の貯蔵手段としては、例えば前記可読文書貯蔵手段が使用される。
【００１３】
第２の手段に係るファイリングシステムは、第１の手段に係る文書廃棄装置と、この文書廃棄装置と通信媒体を介して接続されたファイリング装置ととから構成するとともに、前記ファイリング装置を、前記文書廃棄装置と通信媒体を介して接続され、前記文書廃棄装置から送信された読み取り画像を受信する読み取り画像受信手段と、この読み取り画像受信手段によって受信した受信画像を蓄積する蓄積手段と、利用者の要求により蓄積されている該受信画像を表示する表示手段とから構成した。
【００１４】
このように構成することにより、画像読み込みの煩わしさが解消できる文書廃棄装置およびファイリングシステムや、秘密文書が廃棄者以外の目に触れることを防ぐことができるファイリングシステムを提供できる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
【００１６】
図１は廃棄文書データのファイリングシステムのシステム構成を示す図である。このシステムは文書廃棄装置１０１と、ファイリング装置１０２と、両装置１０１，１０２を結ぶネットワーク１０３とから構成されている。
【００１７】
図２は文書廃棄装置１０１の外観を示す斜視図である。同図において、装置上部には、操作部２０１、廃棄文書を載置するトレー２０２、トレー２０２上を覆うためのカバー２０３、およびこのカバー２０３に施錠する施錠爪２０４等が設けられている。
【００１８】
図３は文書廃棄装置１０１の構成を示す図である。文書廃棄装置は上部から画像を読み、画像を消し、また画像を格納するいわゆる画像処理部１１０と、不可読文書貯蔵部３０９と、可読文書貯蔵部３１０とから構成されている。画像処理部１１０には、読み取り用蛍光燈３０２、読み取り用ＣＣＤ３０３、不可読状態確認部の読み取り用蛍光燈３０４、不可読状態確認部の読み取り用ＣＣＤ３０５、印字消去部の加熱ヒータ３０６、保温手段３０７、および紙の搬送方向を切り替える切り替え爪３０８が、搬送路３２０に沿って、もしくは搬送路３２０を挟んで配されている。この搬送路３２０の搬送経路に沿って紙の搬送ローラ３０１が複数設けられ、ファイリングする用紙を搬送するようになっている。前記切り替え爪３０８は、前記不可読文書貯蔵部３０９へ排紙するか可読文書貯蔵部３１０へ排紙するかを切り替える機能を有する。なお、前記切り替え爪３０８の下流側の可読文書貯蔵部３１０への排紙口には、可読文書貯蔵手段に入った文書がこぼれ出るのを防ぐための弁３１１が設けられている。
【００１９】
前記画像処理部１１０には、各種の画像処理を行う回路手段が設けられている。これらの回路手段は、機能的には、表裏それぞれ設けられた読み取り用ＣＣＤ３０３から送られてくる画像データをそれぞれ圧縮する圧縮部３１２，３１３と、これらの圧縮部３１２，３１３で圧縮された圧縮データを一時的に格納するメモリ３１４，３１５と、圧縮された画像データをネットワーク１０３を介してファイリング装置１０２に送信するネットワークコントローラ３１６と、前記不可読状態確認部の読み取り用ＣＣＤ３０５からの画像を解析して可読、不可読を判断する不可読状態確認部３１８、および文書廃棄装置１０１全体を制御するメイン制御部３１９とからなっている。
【００２０】
図４は操作部２０１の表示画面を示す正面図である。図において、４０１は表示画面、４０２は表示されている該文書廃棄装置利用者のリスト、４０３は読み取り開始ボタン、４０４は機密文書を指定するボタンある。
【００２１】
図５はファイリング装置１０２の構成図を示すブロック図である。同図において、ファイリング装置１０２は、表示部５０９とキーボード５１１からなる入力装置と接続され、ネットワーク１０３を介して文書廃棄装置１０１から送信されてきたデータに対して各種処理を行い、処理の状態や送信されてきたデータなどを表示しながら、キーボード５１１から入力された処理を実行する。処理回路は、圧縮された画像データを受信するネットワークコントローラ５０２と、ファイリング装置１０２の各部および全体の制御を司る中央処理装置５０３と、受信した画像データ等を一時的に保持する主記憶部５０４と、受信した圧縮画像データを受け取り、展開すると共に展開した画像データから文字情報を取り出す文字認識部５０５と、ＨＤＤなどからなる記憶媒体５０７に圧縮画像データ及び文字情報から抽出されたキーワードを書き込み、あるいは記憶媒体から読み出す記憶媒体制御部５０６、表示部５０９を制御する表示制御部５０８、およびキーボード５１１等を制御する入力制御部５１０からなる。
【００２２】
図６は文書廃棄装置における使用者の作業手順を示すフローチャート、図７（ａ）、（ｂ）はそれぞれ文書廃棄装置での内部動作を示すフローチャート、図８はファイリング装置における使用者作業手順を示すフローチャート、図９、図１０はそれぞれファイリング装置での内部動作を示すフローチャートである。
【００２３】
（１）使用者の作業手順
図６のフローチャートに示すように、使用者は廃棄文書装置が読み取り中でないことを確認し（ステップ６０１）、カバー２０３を開け、トレー２０２上に廃棄文書を据置き、カバーを閉じ、いわゆる文書投入の操作を行う（ステップ６０２）。次いで、操作部２０１の表示画面上から自分の名前を選択し（ステップ６０３）、廃棄文書が機密文書であるならば（ステップ６０４）、機密文書指定ボタンを押下して機密文書指定を行い（ステップ６０５）、続いて読み取り開始ボタンを押下して読み取りを開始する（ステップ６０６）。
【００２４】
（２）文書廃棄装置内の動作手順
図７（ａ）のフローチャートに示すように、文書廃棄装置利用者のリストを表示して（ステップ７０１）、表示部４０１のタッチパネルにおいて選択された文書廃棄者を判別し（ステップ７０２）、読み取り開始ボタン４０３の押下を待つ（ステップ７０３）。読み取り開始ボタン４０３が押下されたならば、施錠爪２０４を用いてカバー２０３を施錠し（ステップ７０４）、押し上げ板とローラ３０１を用いて廃棄文書のうち一枚をピックアップし（ステップ７０５）、蛍光燈３０２，３０４を点灯して受光部（ＣＣＤ）３０３，３０５による画像読み込みをスタートさせる（ステップ７０６）。受光部３０３から連続して送られてくる画像データの圧縮作業を圧縮部３１２，３１３で開始させ（ステップ７０７）、画像の読み込み終了とメモリ３１４，３１５への圧縮画像データの書き出し終了を待って（ステップ７０８）、ネットワークコントローラ３１６を制御して圧縮画像データ及び文書廃棄者情報をファイリング装置１０２に送信する（ステップ７０９）。この時点で廃棄文書が残っているならば、続く廃棄紙をピックアップし、読み取りを続け、廃棄文書が残っていないならば開始地点へリターンする（ステップ７１０）。
【００２５】
また、この制御と並行して、図７（ｂ）のフローチャートに示すように、ステップ７０６の読み取りが開始されたならば（ステップ７１１）、加熱ヒータ３０６をヒートアップして通過する文書を加熱消去し（ステップ７１２）、加熱消去後の文書を不可読状態確認手段蛍光燈３０４及びＣＣＤ３０５を用いて読み取る（ステップ７１３）。さらに、この読み取り画像から可読であるかを判断し（ステップ７１４）、可読文書であると判断されたならば、切り替え爪３０８を制御して該廃棄紙を可読文書貯蔵部３１０へ導き（ステップ７１５）、不可読文書であると判断されたならば不可読文書貯蔵部３０９へ導く（ステップ７１６）。この時点で廃棄文書が残っているならば（ステップ７１７）、続いて印字消去手段から出てくる次の廃棄紙の読み取りを続ける。なお、この実施形態では、機密文書用の特定の貯蔵手段は設けられていないので、機密文書指定がステップ６０５で行われた場合には、可読文書貯蔵部３１０に貯蔵する。
【００２６】
（３）ファイリング装置における作業手順
図８のフローチャートに示すように、まず、表示部５０９の画面が文書検索画面であることを確認し（ステップ８０１）、パスワード等を用いて利用者特定を行い（ステップ８０２）、検索したい文書に関連ありそうなキーワード、及び廃棄日時あるいは廃棄日時範囲を指定して（ステップ８０３）、検索をスタートさせる（８０４）。この結果、候補となる文書が間引き画像で表示されるが、間引き画像から検索要求文書を特定し、キーボード５１１で指示して（ステップ８０５）、所望の文書画像を得る（ステップ８０６）。
【００２７】
（４）文書廃棄装置での内部動作
図９のフローチャートに示すように、ファイリング装置１０２内部では画像データの蓄積動作が行われる。この動作では、まず、ネットワーク１０３を介して文書廃棄装置１０１から圧縮画像データ及び文書廃棄者情報を受け付け、一旦、主記憶部５０４に格納した（ステップ９０１）後、主記憶部５０４に格納されている圧縮画像データをダイレクトメモリアクセスにより読み出し、元のデータに展開すると共に画像データから文字認識技術により文字を抽出するように文字認識部５０５に指示する（ステップ９０２）。そして、文字認識による文字抽出処理の終了を待って（ステップ９０３）、抽出された文字、単語からキーワードを抽出し（ステップ９０４）、記憶媒体制御部５０６によって圧縮画像データ、文書廃棄者情報、抽出されたキーワード及び廃棄文書の圧縮画像を受けつけた日時情報を記憶媒体５０７に記録する（ステップ９０５）。
【００２８】
図１０のフローチャートに示すように、ファイリング装置１０２内部では、画像データ検索、表示動作が行われる。この動作では、まず、利用者名と入力されたパスワードを用いて利用者認証を行い（ステップ１００１）、適切な利用者であったならば、検索キーワード、文書廃棄日時あるいは文書廃棄日時範囲の入力を促し、入力値を得る（ステップ１００２）。入力されたキーワード、文書廃棄日時情報及び利用者情報を用いて、記憶媒体５０７に記憶された廃棄文書圧縮画像の中から、該利用者情報に文書廃棄者情報が一致し、キーワード等が一致する文書を検索する（ステップ１００３）。検索終了を待って、候補となる文書の間引き画像を作成し（ステップ１００４）、表示部５０９に表示する（ステップ１００５）。次いで、キーボード５１１からの文書指定を受け付け（ステップ１００６）、指定された文書の圧縮画像を元画像データに展開し（ステップ１００７）、該元画像データを表示部５０９に表示する（ステップ１００８）。
【００２９】
本実施形態では、加熱ヒータの制御に関しての説明は行っていないが、温度センサーを用いることで印字の消去はより精度よく、安全に行える。
【００３０】
また、本実施形態では、印字消去部を加熱ヒータ３０６と保温手段３０４とによって構成した例を示したが、印字消去手段を、紫外線ランプと、照射した紫外線が装置外部及び装置内その他手段に洩れることを防ぐためのフードから構成しても良い。
【００３１】
【発明の効果】
以上のように本発明によれば、廃棄目的文書を文書廃棄装置に投入することで文書の廃棄及び文書画像のファイリング装置への送信が行えるので、画像読み込みの煩わしさが解消される。また、廃棄文書は印字消去部において、不可読な状態となるため、秘密文書が廃棄者以外の目に触れることを防ぐことができる。
【００３２】
また、本発明によれば、印字消去手段によって印字文字及び描画画像が完全に消去されない場合には、印字文字及び描画画像が完全に消去された文書と別の文書貯蔵手段に貯蔵されるので、印字文字及び描画画像が完全に消去された紙文書の紙は、再生紙として再利用可能となり、更に完全に消去できなかった紙文書の紙だけを廃棄文書、更には機密文書として取り扱うことができる。
【００３３】
また、本発明によれば、印字消去手段による消去処理により不可読な状態になった文書でも、高性能な読み取り装置を用いたり、特殊な化学処理によって再度可読な状態になり得るが、機密文書指定手段を備え、機密文書指定手段によって機密文書であることを指定すれば、特定の貯蔵手段、例えば不可読文書貯蔵手段に貯蔵するので、機密文書が再生紙として再利用されることを防げる。
【００３４】
さらに、本発明によれば、文書廃棄装置とファイリング装置とによりシステムを構成し、読み取り画像受信手段によって受信した受信画像を蓄積し、利用者の要求により蓄積されている受信画像を表示することができるので、前記文書廃棄装置が奏する効果に加え、廃棄した文書であっても必要に応じて可読状態とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係る廃棄文書データのファイリングシステムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書廃棄装置の外観図を示す図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書廃棄装置の構成図である。
【図４】文書破棄装置の操作部の表示画面を示す図である。
【図５】ファイリング装置の構成を示す図である。
【図６】文書廃棄装置における使用者の作業手順を示すフローチャートである。
【図７】文書廃棄装置での内部動作を示すフローチャートである。
【図８】ファイリング装置における使用者作業手順を示すフローチャートである。
【図９】ファイリング装置での内部動作を示すフローチャートである。
【図１０】ファイリング装置での内部動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０１  文書廃棄装置
１０２  ファイリング装置
１０３  ネットワーク
２０１  操作部
２０２  廃棄文書を据置くトレー
２０３  トレーに覆いかぶせるカバー
２０４  該カバーを施錠する施錠爪
３０１  搬送ローラ
３０２，３０４  蛍光燈
３０３，３０５  ＣＣＤ
３０９  不可読文書貯蔵部
３１０  可読文書貯蔵部
３１２，３１３  圧縮部
３１４，３１５  メモリ
３１６，５０２  ネットワークコントローラ
３１８  不可読状態確認部
３１９  メイン制御部
５０３  中央処理装置
５０５  文字認識部
５０６  記憶媒体制御部
５０７  記憶媒体
５０９  表示部
【図１】
0004141107.tif 000002
【図２】
0004141107.tif 000003
【図３】
0004141107.tif 000004
【図４】
0004141107.tif 000005
【図５】
0004141107.tif 000006
【図６】
0004141107.tif 000007
【図７】
0004141107.tif 000008
【図８】
0004141107.tif 000009
【図９】
0004141107.tif 000010
【図１０】
0004141107.tif 000011