(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数ファイルを保存すると共に、各ファイルのインデックス情報をファイル毎にまとめて掲載したファイルリストを備えるファイル管理装置において、
ファイルリストの中で予め指定された指定列の項目を、インデックスデータ表における所定列の項目に設定すると共に、当該インデックスデータ表にインデックス情報をまとめるインデックスデータ表作成手段と、
前記ファイルリストの前記指定列におけるある行に記載のデータを読み出し、前記インデックスデータ表の前記所定列を構成する各行に記載のデータのうち、前記読み出したデータと一致するデータを探すデータ探索手段と、
前記データ探索手段によって、一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータをコピーして、前記ファイルリストの前記ある行に貼り付ける貼り付け手段と
を有することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
前記インデックスデータ表の列数が前記ファイルリストのインデックス情報を記載すべき列の数よりも大きい場合に、前記データ探索手段及び前記貼り付け手段の動作を停止させる第１の停止手段
をさらに有することを特徴とする請求項１記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記データ探索手段によって一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータのタイプと、前記ファイルリストの前記ある行におけるフィールドタイプとを比較し、一致しない場合に、前記貼り付け手段の動作を停止させる第２の停止手段
をさらに有することを特徴とする請求項１または請求項２記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記指定列の項目はユーザ識別番号であることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記インデックスデータ表作成手段は、スプレッドシートプログラムまたはテキストエディタの実行によって実現する機能であることを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載のファイル管理装置。
【請求項６】
複数のファイルそれぞれのインデックス情報をファイル毎にまとめて記載したファイルリストを保存したメモリを備えるファイル管理装置が、前記ファイルリストの中で予め指定された指定列の項目が所定列の項目に設定され且つ当該所定列の項目それぞれに対応するデータが記載されたインデックスデータ表を用いて、前記ファイルリストにデータを入力するファイル管理方法であって、
前記ファイル管理装置のデータ探索手段が、前記メモリに保存されているファイルリストの前記指定列におけるある行に記載のデータを読み出し、前記インデックスデータ表の前記所定列を構成する各行に記載のデータのうち、前記読み出したデータと一致するデータを探すデータ探索ステップと、
前記ファイル管理装置の貼り付け手段が、前記データ探索ステップで一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータをコピーして、前記メモリに保存されているファイルリストの前記ある行に貼り付ける貼り付けステップと
を有することを特徴とするファイル管理方法。
【請求項７】
前記ファイル管理装置の第１の停止手段が、前記インデックスデータ表の列数が前記ファイルリストのインデックス情報を記載すべき列の数よりも大きい場合に、前記データ探索ステップ及び前記貼り付けステップの処理を停止させる第１の停止ステップ
をさらに有することを特徴とする請求項６記載のファイル管理方法。
【請求項８】
前記ファイル管理装置の第２の停止手段が、前記データ探索ステップで一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータのタイプと、前記ファイルリストの前記ある行におけるフィールドタイプとを比較し、一致しない場合に、前記貼り付けステップの処理を停止させる第２の停止ステップ
をさらに有することを特徴とする請求項６または請求項７記載のファイル管理方法。
【請求項９】
前記指定列の項目はユーザ識別番号であることを特徴とする請求項６乃至請求項８のいずれかに記載のファイル管理方法。
【請求項１０】
前記インデックスデータ表は、スプレッドシートプログラムまたはテキストエディタの実行によって作成されることを特徴とする請求項６乃至請求項９のいずれかに記載のファイル管理方法。
【請求項１１】
複数のファイルそれぞれのインデックス情報をファイル毎にまとめて記載したファイルリストを保存したメモリを備えるファイル管理装置のコンピュータに、前記ファイルリストの中で予め指定された指定列の項目が所定列の項目に設定され且つ当該所定列の項目それぞれに対応するデータが記載されたインデックスデータ表を用いて、前記ファイルリストにデータを入力させるためのプログラムを記憶した、コンピュータにより読み出し可能な記憶媒体において、
コンピュータに、
前記メモリに保存されているファイルリストの前記指定列におけるある行に記載のデータを読み出し、前記インデックスデータ表の前記所定列を構成する各行に記載のデータのうち、前記読み出したデータと一致するデータを探すデータ探索ステップ、
前記データ探索ステップで一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータをコピーして、前記メモリに保存されているファイルリストの前記ある行に貼り付ける貼り付けステップ、
を実行させるためのプログラムを記憶した、コンピュータにより読み出し可能な記憶媒体。
【請求項１２】
コンピュータに、
前記インデックスデータ表の列数が前記ファイルリストのインデックス情報を記載すべき列の数よりも大きい場合に、前記データ探索ステップ及び前記貼り付けステップの処理を停止させる第１の停止ステップ
をさらに実行させるためのプログラムを記憶した、請求項１１記載の記憶媒体。
【請求項１３】
コンピュータに、
前記データ探索ステップで一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータのタイプと、前記ファイルリストの前記ある行におけるフィールドタイプとを比較し、一致しない場合に、前記貼り付けステップの処理を停止させる第２の停止ステップ
をさらに実行させるためのプログラムを記憶した、請求項１１または請求項１２記載の記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイル管理装置、ファイル管理方法、及び記憶媒体に関し、詳しくは、複数ファイルを保存すると共に、各ファイルのインデックス情報をファイル毎にまとめて掲載したファイルリストを備えるファイル管理装置、当該ファイル管理装置に適用されるファイル管理方法、及び当該ファイル管理方法を実行するプログラムを記憶した記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書や図面等の原稿画像を読み取って適宜編集し、その画像を磁気ディスク、光磁気ディスク等に記録して管理する画像管理システムが知られている。
【０００３】
一般に、このような画像管理システムでは、原稿画像を読み取って得られた画像情報を圧縮してハードディスクあるいは光ディスクに記録する。また、画像の検索を行なうためのインデックス情報を画像情報と関連づけて記録している。このインデックス情報から必要な画像を検索して、検索結果を基に画像情報を読み出してディスプレイに表示し、あるいはその画像をプリンタによって記録紙に出力する。また、必要に応じて画像の追加、編集や加工など各種画像処理を行う。
【０００４】
図１８Ａ及び図１８Ｂに一般的な画像ファイリングシステムの従来例を示す。
【０００５】
図１８Ａは、スキャナを用いて原稿をスキャンし、文書データベースにその画像を保存するときの画像ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。１２０は、原稿を光学的に読み取って光電変換素子等により、読み取った画像をデジタル信号に変換するスキャナである。１２１はスキャナ１２０の動作を制御するためのスキャナ制御手段、１２３は読み取った画像についてのインデックスを入力するためのインデックス入力手段、１２２はインデックスと画像を対応させて管理するデータベース管理手段、１２４は画像やインデックスの情報を保存する文書データベースである。矢印は情報の流れを示す。
【０００６】
まず、スキャナ１２０で原稿から読み取られた画像はスキャナ制御手段１２１を介してデータベース管理手段１２２に送られる。また、インデックス入力手段１２３から入力されたインデックス情報がデータベース管理手段１２２に送られる。データベース管理手段１２２ではスキャナ制御手段１２１から送られてきた画像に、インデックス入力手段１２３から入力されたインデックス情報を付加して文書データベース１２４に保存する。
【０００７】
図１８Ｂは、文書データベースにおいて検索手段を用いて所望の画像を検索するときの画像ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。１３０は、画像及び該画像に対応するインデックスが保存されている文書データベースであり、１３１は文書データベース１３０を管理するためのデータベース管理手段である。１３２は文書データベース１３０から所望の画像を検索するための検索手段であり、検索条件入力手段１３３により入力された検索条件をもとにして画像を検索する。１３４は、検索した結果を管理するための検索結果リスト管理手段であり、１３５はその検索結果リストである。矢印は情報の流れを示す。
【０００８】
まず、検索条件入力手段１３３から、検索したい画像の条件が入力されると、検索手段１３２が、文書データベース管理手段１３１を介して文書データベース１３０から条件に適合した画像を検索し、得られた検索結果を、検索結果リスト管理手段１３４を介して検索結果リスト１３５に出力する。
【０００９】
検索結果リスト管理手段１３４は、検索結果リスト１３５に格納された検索結果リストに基づき検索された文書の表示等を指示することができる。
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の画像ファイリングシステムでは、文書の記録操作と検索操作とが分離した構成となっているので、過去に使用したインデックスデータを再度利用するために文書を検索し、文書リストに表示された検索結果のインデックスデータを、これから入力する文書のインデックスデータとして参照する、あるいは複写するなどといった操作が容易にできなかった。
【００１１】
また、複数のインデックスに対して、修正を行う必要がある場合、一括して修正操作を行うことができなかった。
【００１２】
こうした不具合を解消するものとして、文書リストを用いた検索とインデックス入力とを同一の文書リスト上で行う手法が提案されている。
【００１３】
また、スプレッドシートプログラムなどの他のアプリケーションを活用し、インデックスデータを別途作成して、当該インデックスデータを文書リスト上に貼り付け、そのデータを利用することにより、インデックス入力の手間を軽減する方法も提案されている。
【００１４】
しかし、これらの方法では、貼り付けデータを、元のままの配列で文書リスト上に貼り付けるため、文書リストに表示される順序で元データを作成しなければならないという問題があった。また、万が一、文書リストにおいて行がずれていた場合でも、作業者が気づきにくいという問題があつた。
【００１５】
また、複数の同一インデックスの入力が必要な場合、たとえ外部アプリケーションでも、同一内容を何度も入力する必要があるという問題があった。
【００１６】
本発明はこのような問題点に鑑みてなされたものであって、効率的な文書のインデキシングを可能にするファイル管理装置、ファイル管理方法、及び記憶媒体を提供することを目的とする。
【００１７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明によれば、複数ファイルを保存すると共に、各ファイルのインデックス情報をファイル毎にまとめて掲載したファイルリストを備えるファイル管理装置において、ファイルリストの中で予め指定された指定列の項目を、インデックスデータ表における所定列の項目に設定すると共に、当該インデックスデータ表にインデックス情報をまとめるインデックスデータ表作成手段と、前記ファイルリストの前記指定列におけるある行に記載のデータを読み出し、前記インデックスデータ表の前記所定列を構成する各行に記載のデータのうち、前記読み出したデータと一致するデータを探すデータ探索手段と、前記データ探索手段によって、一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータをコピーして、前記ファイルリストの前記ある行に貼り付ける貼り付け手段とを有することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項６記載の発明によれば、複数のファイルそれぞれのインデックス情報をファイル毎にまとめて記載したファイルリストを保存したメモリを備えるファイル管理装置が、前記ファイルリストの中で予め指定された指定列の項目が所定列の項目に設定され且つ当該所定列の項目それぞれに対応するデータが記載されたインデックスデータ表を用いて、前記ファイルリストにデータを入力するファイル管理方法であって、前記ファイル管理装置のデータ探索手段が、前記メモリに保存されているファイルリストの前記指定列におけるある行に記載のデータを読み出し、前記インデックスデータ表の前記所定列を構成する各行に記載のデータのうち、前記読み出したデータと一致するデータを探すデータ探索ステップと、前記ファイル管理装置の貼り付け手段が、前記データ探索ステップで一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータをコピーして、前記メモリに保存されているファイルリストの前記ある行に貼り付ける貼り付けステップとを有することを特徴とする。
【００１９】
さらに、請求項１１記載の発明によれば、複数のファイルそれぞれのインデックス情報をファイル毎にまとめて記載したファイルリストを保存したメモリを備えるファイル管理装置のコンピュータに、前記ファイルリストの中で予め指定された指定列の項目が所定列の項目に設定され且つ当該所定列の項目それぞれに対応するデータが記載されたインデックスデータ表を用いて、前記ファイルリストにデータを入力させるためのプログラムを記憶した、コンピュータにより読み出し可能な記憶媒体において、コンピュータに、前記メモリに保存されているファイルリストの前記指定列におけるある行に記載のデータを読み出し、前記インデックスデータ表の前記所定列を構成する各行に記載のデータのうち、前記読み出したデータと一致するデータを探すデータ探索ステップ、前記データ探索ステップで一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていた前記インデックスデータ表の行におけるデータをコピーして、前記メモリに保存されているファイルリストの前記ある行に貼り付ける貼り付けステップ、を実行させるためのプログラムを記憶したことを特徴とする。
【００２０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して説明する。
【００２１】
（ハードウエア構成）
図１は、本発明の実施形態に係るファイル管理装置のハードウエアの構成を示すブロック図である。
【００２２】
１は、ファイル管理装置の全体の制御を行なうＣＰＵ（中央処理装置）であり、画像情報、各操作の指示情報を伝達する情報伝達手段としてのバス１８に接続されている。３は、使用者に画像情報のイメージや、文書リスト等を表示するためのＣＲＴディスプレイであり、ディスプレイインターフェース回路２を通じてバス１８に接続されている。５は、使用者がファイル管理装置に各種動作を指示するためのキーボードであり、ポインティングデバイスを含み、キーボードインターフェース回路４を通じて、バス１８に接続されている。７は、被写体から画像情報を読み取るスキャナであり、スキャナインターフェース回路６を通じて、バス１８に接続されている。９は、画像情報とそれぞれの画像情報を管理するための識別情報とを保存するメモリであり、磁気ディスクあるいは光磁気ディスクから構成され、メモリインターフェース回路８を通して、バス１８に接続されている。１１は、使用者が入力したさまざまなインデックス情報と画像識別情報とが関連づけて保存されたデータベースを格納するメモリであり、メモリインターフェース回路１０を通じて、バス１８に接続されている。１３は、ファイル管理装置のプログラムを実行する際に使用するメモリであり、ＲＡＭからなり、メモリインターフェース回路１２を通じて、バス１８に接続される。１５は、ファイル管理装置のプログラムを保存するためのメモリであり、磁気ディスクあるいは光磁気ディスクからなり、メモリインターフェース回路１４を通じて、バス１８に接続されている。１７は、ファイル管理装置のプログラムが保存されているフロッピーディスク等を本システムに接続するための外部ディスク接続装置（ディスクドライブ）であり、外部ディスクインターフェース回路１６を通じて、バス１８に接続される。
【００２３】
ファイル管理装置で実行されるプログラムはフロッピーディスク等により外部からファイル管理装置に提供される。フロッピーディスク上のプログラムはプログラムの実行に先立ち、外部ディスク接続装置１７から読込まれ、メモリ１５に保存される。ついで、プログラムはメモリ１３にロードされ、ＣＰＵ１により実行される。
【００２４】
（ソフトウエア処理の構成）
図２は、ファイル管理装置でファイル管理処理が行われることによって実現する諸機能の構成を示す図である。
【００２５】
２０は文書の画像を記録する画像記録部、２１は画像記録部２０内のデータを、整合性を維持して管理する画像記録部管理手段、２２は文書を検索するためのインデックスデータを記録するインデックスデータ記録部、２３はインデックスデータ記録部２２内のデータを、整合性を維持して管理するインデックスデータ記録部管理手段、２４は所望の文書を検索するための検索条件を入力する検索条件入力手段、２５はデータベースから所望の文書を検索するための検索手段である。検索条件入力手段２４はキーボードと検索条件入力画面で構成される。２６は原稿から画像データを読み込むスキャナ、２７はスキャナ２６の制御を行うスキャナ制御手段、２８はインデックスデータの入力を行うインデックス入力手段である。３０は、文書のリストを表示する文書リスト表示手段３１の管理制御を行う文書リスト制御手段である。
【００２６】
３２は文書の画像の制御を行う画像制御手段、４０は画像表示部４１を制御して文書の画像表示を行う画像表示部制御手段である。
【００２７】
文書リスト制御手段３０は、文書リスト表示手段３１を制御するとともに、インデックスデータ記録部管理手段２３、画像制御手段３２、インデックス入力手段２８に接続されている。
【００２８】
画像制御手段３２は画像記録部管理手段２１、文書リスト制御手段３０、スキャナ制御手段２７、画像表示部制御手段４０に接続されている。
【００２９】
次に、上記構成における文書の検索、文書の新規記録、インデックスの入力について説明する。
【００３０】
（検索動作）
まず使用者が検索条件入力手段２４から、所望の文書を検索するための検索条件を入力する。検索条件は、例えばキーワード等からなる。
【００３１】
入力された検索条件は検索手段２５（一般に検索エンジンともいわれる）に渡され、検索手段２５はインデックスデータ記録部管理手段２３を経由して、インデックスデータ記録部２２内の文書データベースから、検索条件に一致する文書を探し出し、その結果を文書リスト制御手段３０に出力する。文書リスト制御手段３０はその結果を文書リスト化すると共に、文書管理リスト表示手段３１（一般にＣＲＴおよびＣＲＴの制御回路で構成される）上に表示する。
【００３２】
（新規記録）
次に、使用者はスキャナ制御手段２７を起動し、スキャナ２６から新規の文書を読み込む。スキャナ２６は所定の枚数の原稿を読み込み、画像データを画像制御手段３２に出力する。画像制御手段３２は画像データを、画像記録部管理手段２１を経由して画像記録部２０に記録すると共に、文書リスト制御手段３０に新規文書生成情報を通知する。
【００３３】
文書リスト制御手段３０は新規文書生成情報に基づき、既に表示している文書リストに新規の文書を追加して新規のレコードを作成し、表示する。このレコード内には、作成日付、ページ数等のスキャン時に確定された文書属性が含まれる。更新された文書属性は、インデックスデータ記録部管理手段２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００３４】
（インデックス後付け）
次に、使用者は文書リスト制御手段３０へインデックス入力を開始する指示を行う。この指示により、文書リスト制御手段３０はインデックス入力手段２８からの出力を受け取るモードとなる。ついで使用者はインデックス入力手段２８からインデックスを入力する。ここでは、前述の新規にスキャンした文書に対応するインデックスを入力する。入力されたインデックスは文書リスト制御手段３０により文書リスト上の所定の場所に表示される。入力されたインデックスデータは自動で、あるいは文書リスト制御手段３０への使用者の指示により、インデックスデータ記録部管理手段２３を経てインデックスデータ記録部２２へ送られ記録される。
【００３５】
（インデックス先付け）
なお、インデックス情報を文書の入力に先立ちインデックスを入力するインデックス先付けも可能である。以下に、インデックス先付けの動作を説明する。
【００３６】
使用者は文書リスト制御手段３０へインデックス先付けの指示を行う。この指示により、文書リスト制御手段３０は、文書リストの最下端の新規レコードにインデックスを入力できるようにする。この新規レコードは現時点では画像データと関連を持たない。つぎに、使用者はインデックス入力手段２８から新規のインデックスデータを入力する。このデータは文書リスト制御手段３０により、文書リスト上に表示されると共に、必要に応じて、インデックスデータ記録部管理手段２３を経由してインデックスデータ記録部２２へ記録される。
【００３７】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
使用者は、前述したインデックス先付けレコードに対応させて画像データの入力を行うことができる。使用者はまず、文書リスト制御手段３０に対し、入力画像データに対応するインデックス先付けの行われたレコードを選択する。ついでスキャナ制御手段２７によりスキャナ２６から画像データを読み込む。画像データは画像制御手段３２により、画像表示部制御手段４０を経て画像表示部４１へ送られるとともに、画像記録部管理手段２１へ送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を、画像制御手段３２を経て、あるいは直接に文書リスト制御手段３０へ渡す。また画像制御手段３２から文書リスト制御手段３０へ文書ページ数等の読込み情報が送られる。文書リスト制御手段３０は該情報を、インデックスデータ記録部管理手段２３を経てインデックスデータ記録部２２へ記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスをインデックス先付けから通常の文書へ変更する。さらに文書リスト制御手段３０は文書リストの表示を更新する。
【００３８】
なお、記録画像のアドレス情報は、画像記録部管理手段２１からインデックスデータ記録部管理手段２３に直接渡すように構成することも可能である。
【００３９】
次に、以上の動作を文書リスト上で、さらに詳細に説明する。
【００４０】
（文番リストの構成）
図３は、文書リストＷを示す図である。文書リストＷは文書リスト制御手段３０により生成され、ディスプレイ３上に表示される。この文書リストＷには検索結果のファイルと、スキャナ２６から入力された新規ファイルとが表示されている。５１はファイルの状態を示すプロパティ列、５２はリスト上の番号を示すファイルナンバ列、５３，５４，５６は各文書のインデックス項目であり、５５は各ファイルのページ数、５７はスキャナ２６で被写体の画像を記録した作成日付を示す作成日付である。インデックス項目は、図示しないデータベース構造設定手段を用いて使用者が文書の種類に応じて自由に設計することができる。図３の例では、文書管理のためのインデックス情報として、文書のタイトルを示すタイトル５３、文書の章の区切りを示す章５４、文書の評価をあらわすランク５６を加えている。また、これらの列の順番は、任意に入れ替えることができる。
【００４１】
また、図３に示した文書リストＷでは、画像記録済みファイルと、インデックスのみを先に入力したインデックス先付けファイルとを、同一画面上に、明確に区別がつくようにして表示している。すなわち、プロパティ列５１内に示すアイコン５８、５９は、各ファイルの状態を示すアイコンであり、アイコン５８はファイルに画像情報がすでに記録されていることを示し、アイコン５９はファイルに画像情報がまだ記録されておらず、インデックス先付けファイルであることを示す。図３の文書リストＷでは、範囲６０，６１で示すファイルナンバが１から１０のファイルは画像記録済みのファイルであり、範囲６２で示すファイルナンバが１１から１５のファイルはインデックス先付けファイルであることが容易に判別できる。
【００４２】
なお、範囲６０のファイルは、画像情報とインデックス情報とが記録されている既存ファイルであり、範囲６１のファイルは、画像情報が保存されているがインデックス情報が入力されていない新規ファイルであり、範囲６２のファイルは、インデックス情報のみが記録されているインデックス先付けファイルである。
【００４３】
（検索動作）
図４Ａ及び図４Ｂは、検索動作を行なった場合の文書リストＷを示す図である。図４Ａの文書リストＷは、保存されている文書の全件を含んでおり、検索動作行う前の初期状態の一例である。ここで使用者が、検索条件入力手段２４に検索条件として、例えばランク“Ａ”を入力すると、検索手段２５は、インデックスデータ記録部管理手段２３を経由してインデックスデータ記録部２２から検索条件に一致するファイルを探し出し、その結果を文書リスト制御手段３０に出力する。文書リスト制御手段３０では、その結果を基に文書リストを作成して、文書リスト表示手段３１上に表示する。上記のような検索動作によって作成されて表示された文書リストＷは、図４Ｂのようになる。
【００４４】
（新規記録）
図５Ａ及び図５Ｂは、新規記録を行なった場合の文書リストＷを示す図である。図５Ａは、新規記録前の文書リストを示している。ここで、スキャナ２６を用いて新規の文書を読み込み、文書リスト制御手段３０に新規文書生成情報を通知する。文書リスト制御手段３０は新規文書生成情報に基づき、既に表示している文書リストに追加して、新規のレコードを作成して表示する。更新された文書属性はインデックスデータ記録部管理手段２３を経てインデックスデータ記録部２２に記録される。
【００４５】
上記のような新規文書の記録動作によって作成されて表示された文書リストＷを図５Ｂで示す。図５Ｂに示すファイルナンバ４、５、６番のファイルが作成され、画像情報が入力されて文書リストＷ上でページ数、作成日付が表示され、またファイルの属性を示すアイコンがプロパティ列に表示される。
【００４６】
（インデックス後付け）
図６Ａ及び図６Ｂは、インデックス情報の後付けを行なった場合の文書リストＷを示す図である。
【００４７】
使用者が文書リスト制御手段３０へインデックス入力を開始する指示を行う。この指示により、図６Ａに示すように、文書リスト制御手段３０はインデックス入力手段２８からの出力を受け取るモードとなる。ついで使用者はインデックス入力手段２８から所定のインデックスを入力する。入力されたインデックスは文書リスト制御手段３０によりリスト上の所定の場所に表示される。入力されたインデックスデータは自動で、あるいは文書リスト制御手段３０への使用者の指示により、インデックスデータ記録部管理手段２３を経てインデックスデータ記録部２２へ記録される。
【００４８】
１つのインデックス項目への入力動作を終了すると、次のインデックス項目（例えば図の右隣のインデックス項目）への入力動作へ移ることもできる。同様に１つのファイルへのインデックス入力動作を終了すると、次のファイル（例えば図の下側のファイル）へのインデックス入力動作に移ることもできる。例えば、図６Ａの例ではファイルナンバ４番のタイトル列からインデックス入力を開始して、図６Ｂに示すようにファイルナンバ６番のランク列まで連続してインデックス入力を行う。
【００４９】
（インデックス先付け）
図７Ａ及び図７Ｂは、インデックス情報の先付けを行なった場合の文書リストＷを示す図である。
【００５０】
使用者が文書リスト制御手段３０へインデックス先付けの指示を行う。この指示により、図７Ａに示すように、文書リスト制御手段３０は、文書リストの最下端の新規レコードへインデックス入力を可能にする。つぎに、使用者はインデックス入力手段２８から新規のインデックスデータを入力する。このデータは文書リスト制御手段３０により、文書リスト上に表示されると共に、必要に応じて、インデックスデータ記録部管理手段２３を経由してインデックスデータ記録部２２へ記録される。
【００５１】
１つのインデックス項目への入力動作を終了すると、次のインデックス項目への入力動作へ移ることもできる。同様に１つのファイルへのインデックス入力動作を終了すると、別のファイルへのインデックス入力動作に移ることもでき、この時に画像データと関連を持たないファイルがインデックス先付けファイルとして作成される。例えば、図７Ａの例では新規ファイルのタイトル列からインデックス入力を開始して、図７Ｂに示すようにファイルナンバ９番の章列まで連続してインデックス入力を行なった。この例では、ファイルナンバ７、８、９番のインデックス先付けファイルが作成された。
【００５２】
（インデックス先付けレコードへの画像の記録）
図８Ａ及び図８Ｂは、インデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行なった場合の文書リストＷを示す図である。
【００５３】
使用者はまず、文書リスト制御手段３０に対し、インデックス先付けの行われたレコードを選択する操作を行う。つまり、入力される画像データが対応するレコードを選択する。ついでスキャナ制御手段２７によりスキャナ２６から画像データを読み込む。画像データは画像制御手段３２により、画像表示部制御手段４０を経て画像表示部４１へ送られるとともに、画像記録部管理手段２１へ送られ、画像記録部２０に記録される。画像記録部２０は記録した画像のアドレス情報を、画像制御手段３２を経て、あるいは直接に文書リスト制御手段３０へ渡す。また画像制御手段３２から文書リスト制御手段３０へ文書ページ数等の読込み情報が送られる。文書リスト制御手段３０は該情報を、インデックスデータ記録部管理手段２３を経てインデックスデータ記録部２２へ送り記録すると共に、文書リスト上の該当するレコードのステータスを、インデックス先付けから通常の文書へと変更する。さらに文書リスト制御手段３０は文書リストの表示を更新する。
【００５４】
上記のような新規文書の記録動作によって作成されて表示された文書リストＷを図８Ｂで示す。図８Ｂに示すファイルナンバ７、８、９番のファイルに画像情報が入力され、リスト上でページ数、作成日付が更新され、またプロパティ列でファイルの属性を示すアイコンの表示がアイコン５９からアイコン５８へ変更されている。
【００５５】
次に、文書リスト上の複数のレコード（ファイル）、複数のフィールドに対し、データのコピーによる一括インデキシング（インデックスの入力）を行う方法を説明する。この方法は（１）インデックス先付け、（２）全インデックス作成、（３）インデックスデータのコピー、（４）インデックスデータ貼り付け範囲の選択、（５）インデックスデータの貼り付けという４つの処理からなる。これらを順に説明する。
【００５６】
（１）インデックス先付け
まず、前述したインデックス先付けの手法に従って、インデックス先付けレコードを作成する。この際、インデックス先付けをするフィールドは、図９において表示されている「User-ID」フィールドから「Cabinet」フィールドまでのフィールドカラムのうち、最も左側の「User-ID」フィールドだけでよい。以下、このフィールドを「文書リストのキーフィールド」と呼ぶ。図９はインデックス先付けが行われた文書リストを示す図である。
【００５７】
なお、このインデックス先付けの直後に、先付けレコードヘの画像の記録を行ってもよい。
【００５８】
（２）全インデックス作成
一方、スプレッドシートプログラムを使用して、図１０に示すように、ユーザＩＤとユーザ名との対応データをすべてもったインデックスデータを作成しておく。この際、図１０において最も左のセルフィールド（これを「コピー元インデックスのキーフィールド」と呼ぶ）が、ユーザＩＤとなるようにし、インデックス先付けが行われた文書リストにおけるキーフィールドと対応付ける。図１０は、インデックスデータが記載されたスプレッドシートを示す図である。
【００５９】
また、スプレッドシートプログラムに代わって、テキストエディタを使用して同様に、ユーザＩＤとユーザ名との対応データをすべてもったインデックスデータを作成してもよい。図１２は、テキストエディタ上で作成されたインデックスデータを示す図である。図１２において、テキストエデイタ上の行数（改行コードによって区切られた文字列の数）が文書リスト上のレコード数に対応し、列数（１つの行の中で特定のセパレータによって区切られた文字列の数）が文書リスト上のフィールド数に対応する。本実施の形態においては特定のセパレータとして、タブキーが用いられるが、スペースキー、“，”（カンマ）、任意の文字、文字列、記号、数値などをセパレータとして用いることも可能である。
【００６０】
（３）インデックスデータのコピー
コピー処理は一般的な方法に従い実行する。一般的な方法としては、アプリケーションのメニューアイテム（図示しない）から選択できるコピーメニューを使用したコピー処理、あるいはコピー処理に割り当てられたショートカットキーをキーボードから入力するコピー処理などがある。
【００６１】
図１０に示すスプレッドシート上のインデックスデータの場合、図１１に示すように、所望のデータを、ポインテイングデバイス等を用いて範囲選択し、コピーを実行する。図１１においては、６行２列のインデックスデータが選択されていることを示している。
【００６２】
図１２に示すテキストエデイタ上で作成されたインデックスデータの場合、図１３に示すように、所望のデータを、ポンテイングデバイス等を用いて範囲選択し、コピーを実行する。図１３においては、６行２列のインデックスデータが選択されていることを示している。
【００６３】
（４）インデックスデータ貼り付け範囲の選択
インデックスデータ貼り付け範囲の選択は、文書リストに対してポインティングデバイスやキーボード等の操作により行われる。
【００６４】
図１４は、文書リスト上で１０文書、２項目を範囲選択したことを示す図である。
【００６５】
（５）インデックスデータの貼り付け
図１５及び図１６は、インデックスデータの文書リストへの貼り付け処理の概要を示すフローチャートである。以下、フローチャートのステップに沿って説明する。
【００６６】
〔Ｓ１５０１〕使用者からインデックスデータの貼り付けの指示があると、コピー元インデックスデータの行数Ｍ（＝６）と列数Ｃ（＝２）を取得する。
【００６７】
〔Ｓ１５０２〕使用者により文書リストで貼り付け先範囲として選択された範囲の行数Ｎ（＝１０）と列数（フィールド数）Ｄ（＝２）を取得する。
【００６８】
〔Ｓ１５０３〕Ｋに１を設定する。Ｋは、文書リストおよびコピー元インデックスデータにおけるキーフィールドの列を示す。
【００６９】
〔Ｓ１５０４〕ステップＳ１５０１により取得したコピー元列数Ｃと、ステップＳ１５０２により取得した貼り付け先列数Ｄとを比較する。コピー元列数Ｃが貼り付け先列数Ｄ以下である場合、全ての列が範囲指定したフィールドに貼り付けできるので、ステップＳ１５０５を実行する。コピー元列数Ｃが貼り付け先列数Ｄよりも大きい場合、貼り付けできない列が存在するため、ステップＳ１５２２を実行する。
【００７０】
〔Ｓ１５０５〕Ａに１を設定する。Ａは、文書リストの行を示す。
【００７１】
〔Ｓ１５０６〕Ｌに１を設定する。Ｌは、コピー元インデックスの行を示す。
【００７２】
〔Ｓ１５０７〕文書リストの第Ａ行、第Ｋ列のフィールドに記載されているデータを取得する。
【００７３】
〔Ｓ１５０８〕コピー元のインデックスデータの第Ｌ行、第Ｋ列のセルに記載されているデータを取得する。
【００７４】
〔Ｓ１５０９〕ステップＳ１５０７で得たデータとステップＳ１５０８で得たデータとが同一かどうかをチェックする。内容が同一であれば、ステップＳ１５１２へ進む。
【００７５】
一方、同一でない場合、Ｌを１カウントアツプし〔Ｓ１５１０〕、ＬとＭを比較し〔Ｓ１５１１〕、ＬがＭ以下ならばステップＳ１５０８へ戻る。ＬがＭを越えていれば、キーフィールドが一致するものがない、すなわち文書リストに貼り付けるインデックスがないということなので、ステップＳ１５２０へ進む。
【００７６】
〔Ｓ１５１２〕Ｂに１を設定する。Ｂは、文書リストの列を示す。
【００７７】
〔Ｓ１５１３〕コピー元のインデックスデータの第Ｌ行、第Ｂ列のセルのデータを取得する。
【００７８】
〔Ｓ１５１４〕文書リストの第Ａ行、第Ｂ列のフィールドのデータを取得する。
【００７９】
〔Ｓ１５１５〕ステップＳ１５１３で得たインデックスデータのフィールドタイプと、ステップＳｌ５１４で得た文書リストのデータのフィールドタイプとが一致するかどうかをチェックする。フィールドタイプは、例えば「テキスト」、「数値」、「日付」などであり、取得したインデックスデータが文書リストに記録可能なデータであるかを調べる。例えば、インデックスデータが「Ｏｂｊｅｃｔ」というテキストデータであり、文書リストのフィールドタイプが「テキスト」である時、記録可能なデータと判断して、ステップＳ１５１７の処理を実行する。インデックスデータが「Ｏｂｊｅｃｔ」というテキストデータであり、文書リストのフィールドタイプが「数値」である時、記録不可能なデータと判断して、ステップＳ１５１６の処理を実行する。
【００８０】
〔Ｓ１５１６〕文書リストにインデックスデータを記録することができないことを示すメッセージを表示する。インデックスデータの記録は行われない。
【００８１】
〔Ｓ１５１７〕ステップＳ１５１３で得たインデックスデータを、文書リストの第Ａ行、第Ｂ列のフィールドへ書き込む。
【００８２】
〔Ｓ１５１８〕次に記録するインデックスデータを得るため、Ｂを１カウントアップする。
【００８３】
〔Ｓ１５１９〕ＢとＣとを比較する。ＢがＣより大きい場合、１つの行についてのインデックス付けが終了したので、ステップＳ１５２０を実行する。一方、ＢがＣ以下である場合、まだ１つの行についてのインデックス付けが終了していないので、ステップＳ１５１３へ戻る。
【００８４】
〔Ｓ１５２０〕次の行のインデックスデータに対して貼り付け処理を行うため、Ａを１カウントアップする。
【００８５】
〔Ｓ１５２１〕ＡとＮとを比較する。ＡがＮより大きい場合、全てのインデックスデータの貼り付け処理が終了したので、処理を終了する。一方、ＡがＮ以下である場合、まだ貼り付け処理が終了していないインデックスデータが存在するので、ステップＳ１５０６へ戻る。
【００８６】
〔Ｓ１５２２〕コピー元列数Ｃが貼り付け先列数Ｄよりも大きいため、インデックスデータ貼り付け処理を行うことができないことを示すメッセージを表示し、処理を終了する。
【００８７】
以上のように、インデックスデータの貼り付け処理が行われる。
【００８８】
例えば、図１１のスプレッドシートまたは図１３のテキストエデイタで選択された範囲をコピー元とし、図１４の文書リスト上で選択された範囲をコピー先として、インデックスデータの貼り付け処理をおこなった場合、結果は図１７に示すようになる。図１７は、インデックスデータの貼り付け処理が行われた後の文書リストを示す図である。
【００８９】
本実施の形態では、スプレッドシ一トやテキストエディタ上で、インデックスデータのコピーを行い、これを基に貼り付けを行っているが、これに代わって、別の装置でインデックスデータを作成し、記憶媒体、またはネットワーク等を介してファイル管理装置に渡し、ファイル管理装置でインデックスデータの貼り付けを行うようにしてもよい。
【００９０】
また本実施の形態においては、キーフィールドを第１列としたが、他の列をキーフィールドとして使用してもよいことはいうまでもない。また、キーフィールドとなる列を、コピー元データと貼り付け先データとで異なる位置の列を指定できるようにしてもよい。
【００９１】
また、キーフィールドとなる列を、複数設定できるようにしてもよい。
【００９２】
なお、本実施の形態においては、コピーするインデックスデータの選択範囲が文書リストのコピー先の選択範囲よりも大きい場合、インデキシング処理を行わずに終了するようにしているが、これに代わって、文書リスト上の選択した範囲のみインデックス貼り付けが行えるような形態としてもよい。
【００９３】
なお、本発明を、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、あるいは１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００９４】
また、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても、本発明が達成されることは言うまでもない。
【００９５】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が、前述の実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体が本発明を構成することになる。
【００９６】
プログラムコードを供給するための記憶媒体として、例えば、フロッピィディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【００９７】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは言うまでもない。
【００９８】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは言うまでもない。
【００９９】
【発明の効果】
以上詳述したように本発明によれば、ファイルリストの中で予め指定された指定列の項目を、インデックスデータ表における所定列の項目に設定すると共に、当該インデックスデータ表にインデックス情報をまとめる。そして、ファイルリストの指定列におけるある行に記載のデータを読み出し、インデックスデータ表の所定列を構成する各行に記載のデータのうち、読み出したデータと一致するデータを探す。一致するデータが発見されたときに、当該発見されたデータが記載されていたインデックスデータ表の行におけるデータをコピーして、ファイルリストの上記ある行に貼り付ける。
【０１００】
こうすることにより、効率的な文書のインデキシングが実現する。
【０１０１】
すなわち、貼り付けデータが、元のままの配列で文書リスト上に貼り付けられることもなく、従って、文書リストに表示される順序で元データを作成する必要もなくなる。また、文書リストにおいて行がずれてインデックスデータが入力されることもない。
【０１０２】
さらに、文書リストの複数行に、同一のインデックスを入力する場合、文書リスト側は、キーフィールドの複数行に同一の値を入力しておき、コピー元となるインデックスデータ側では、ひとつのキーに対してひとつのインデックスデータを作成しておけばよい。これによって、メモリの容量の削減が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係るファイル管理装置のハードウエアの構成を示すブロック図である。
【図２】ファイル管理装置でファイル管理処理が行われることによって実現する諸機能の構成を示す図である。
【図３】文書リストＷを示す図である。
【図４】Ａは検索動作を行なった場合の検索前の文書リストを示す図である。Ｂは検索動作を行なった場合の検索後の文書リストを示す図である。
【図５】Ａは新規記録を行なった場合の新規記録前の文書リストを示す図である。Ｂは新規記録を行なった場合の新規記録後の文書リストを示す図である。
【図６】Ａはインデックス情報の後付けを行なった場合の処理前の文書リストを示す図である。Ｂはインデックス情報の後付けを行なった場合の処理後の文書リストを示す図である。
【図７】Ａはインデックス情報の先付けを行なった場合の処理前の文書リストを示す図である。Ｂはインデックス情報の先付けを行なった場合の処理後の文書リストを示す図である。
【図８】Ａはインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行なった場合の画像記録前の文書リストを示す図である。Ｂはインデックス情報の先付けファイルに対して画像の記録を行なった場合の画像記録後の文書リストを示す図である。
【図９】インデックス先付けが行われた文書リストを示す図である。
【図１０】インデックスデータが記載されたスプレッドシートを示す図である。
【図１１】コピー範囲選択後のスプレッドシートを示す図である。
【図１２】テキストエディタ上で作成されたインデックスデータを示す図である。
【図１３】コピー範囲選択後のテキストエディタ上のインデックスデータを示す図である。
【図１４】文書リスト上で１０文書、２項目を範囲選択したことを示す図である。
【図１５】インデックスデータの文書リストへの貼り付け処理を示すフローチャート（１／２）である。
【図１６】インデックスデータの文書リストへの貼り付け処理を示すフローチャート（２／２）である。
【図１７】インデックスデータの貼り付け処理が行われた後の文書リストを示す図である。
【図１８】Ａは従来、スキャナを用いて原稿をスキャンし、文書データベースにその画像を保存するときの画像ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。Ｂは従来、文書データベースにおいて検索手段を用いて所望の画像を検索するときの画像ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
３  ディスプレイ
５  キーボード
７  スキャナ
９  メモリ（画像データ用）
１１  メモリ（インデックスデータベース用）
１３  メモリ（プログラム動作用）
１５  メモリ（プログラム保存用）
１７  外部ディスク接続装置
２３  インデックスデータ記録部管理手段
２４  検索条件入力手段
２５  検索手段
２６  スキャナ
２８  インデックス入力手段
３０  文書リスト制御手段
３１  文書リスト表示手段
３２  画像制御手段
４１  画像表示部
Ｗ  文書リスト
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
0004194141.tif 000013
【図１３】
0004194141.tif 000014
【図１４】
0004194141.tif 000015
【図１５】
0004194141.tif 000016
【図１６】
0004194141.tif 000017
【図１７】
0004194141.tif 000018
【図１８】
0004194141.tif 000019