(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を、その文書の重要度を示す指標とともに関連付けて記憶する記憶手段と、
記憶された文書のなかから、利用者によって一の文書を閲覧する旨の指示があったとき、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書については、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書に関連付けられた指標を更新する更新手段と、を備え、
前記重要度を示す指標は、前記記憶された文書のすべての文書ｉについて類似度ｉ×興味度合ｉ×評価値ｉを累算することによって算出され、
前記類似度ｉは、一の文書ベクトルと文書ｉのベクトルについて、両者ベクトル同士の内積を算出して得た値とし、
前記興味度合ｉは、文書ｉの閲覧からの放置された時間をｔ、文書ｉの履歴回数で変化する変数をＴlostとした場合、以下の数式による関数Ｉ（ｔ）として算出して得た値とし、
Ｉ（ｔ）＝１−（ｔ／Ｔlost）3
前記評価値ｉは、利用者が文書ｉについての関心度を示す値であって、閲覧したときの利用者の操作状況に応じて、「＋０．５」、「＋１．０」または「−１．０」のいずれかにセットされる係数とする
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
コンピュータを文書管理装置として機能させる文書管理プログラムであって、
文書を、その文書の重要度を示す指標とともに関連付けて記憶する第１過程、および、記憶された文書のなかから、利用者によって一の文書を閲覧する旨の指示があったとき、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書については、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書に関連付けられた指標を更新する第２過程を備え、
前記重要度を示す指標は、前記記憶された文書のすべての文書ｉについて類似度ｉ×興味度合ｉ×評価値ｉを累算することによって算出され、
前記類似度ｉは、一の文書ベクトルと文書ｉのベクトルについて、両者ベクトル同士の内積を算出して得た値とし、
前記興味度合ｉは、文書ｉの閲覧からの放置された時間をｔ、文書ｉの履歴回数で変化する変数をＴlostとした場合、以下の数式による関数Ｉ（ｔ）として算出して得た値とし、
Ｉ（ｔ）＝１−（ｔ／Ｔlost）3
前記評価値ｉは、利用者が文書ｉについての関心度を示す値であって、閲覧したときの利用者の操作状況に応じて、「＋０．５」、「＋１．０」または「−１．０」のいずれかにセットされる係数とする
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項３】
コンピュータを文書管理装置として機能させる文書管理プログラムを記録した記録媒体であって、
文書を、その文書の重要度を示す指標とともに関連付けて記憶する第１過程、および、記憶された文書のなかから、利用者によって一の文書を閲覧する旨の指示があったとき、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書については、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書に関連付けられた指標を更新する第２過程を備え、
前記重要度を示す指標は、前記記憶された文書のすべての文書ｉについて類似度ｉ×興味度合ｉ×評価値ｉを累算することによって算出され、
前記類似度ｉは、一の文書ベクトルと文書ｉのベクトルについて、両者ベクトル同士の内積を算出して得た値とし、
前記興味度合ｉは、文書ｉの閲覧からの放置された時間をｔ、文書ｉの履歴回数で変化する変数をＴlostとした場合、以下の数式による関数Ｉ（ｔ）として算出して得た値とし、
Ｉ（ｔ）＝１−（ｔ／Ｔlost）3
前記評価値ｉは、利用者が文書ｉについての関心度を示す値であって、閲覧したときの利用者の操作状況に応じて、「＋０．５」、「＋１．０」または「−１．０」のいずれかにセットされる係数とする
ことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データ化された文書を、その重要度に応じて管理する文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
今日のように、情報通信網が大規模化して通信量が増大すると、受信した電子メールや、データベースの検索結果などのようにデータ化された文書の全文を即座に閲覧することが困難となる状況がしばしば発生し得る。このような状況下では、文書の全文を後日閲覧したり、確認等のために再度閲覧したりすれば済むが、このように文書の閲覧をしようとする場合に避けるべき点は、利用者にとって興味がある（または必要である）はずの文書が、興味のない（または不要な）文書に埋没してしまう点である。
この点を避けるための技術としては、データ化された文書毎にその重要度を示す指標を付しておく一方、閲覧前に当該指標で示される重要度にしたがって（例えば重要度が高いものから順番に、または、その重要度そのものを併記して）一覧表示する、という技術が考えられる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記技術において重要度を固定的に扱ってしまうと、過去においては確かに興味があった文書であったが、現時点では興味がなくなった文書が一覧表示にて上位に位置付けられてしまうので、現時点において関心のある文書を探し出す際の障害となってしまう。
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、利用者にとって、その時点において関心（重要）のあると考えられる文書を効率良く見つけだして閲覧することができるように、データ化された文書を管理する文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体を提供することにある。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理装置は、文書を、その文書の重要度を示す指標とともに関連付けて記憶する記憶手段と、記憶された文書のなかから、利用者によって一の文書を閲覧する旨の指示があったとき、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書については、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書に関連付けられた指標を更新する更新手段と、を備え、
前記重要度を示す指標は、前記記憶された文書のすべての文書ｉについて類似度ｉ×興味度合ｉ×評価値ｉを累算することによって算出され、
前記類似度ｉは、一の文書ベクトルと文書ｉのベクトルについて、両者ベクトル同士の内積を算出して得た値とし、
前記興味度合ｉは、文書ｉの閲覧からの放置された時間をｔ、文書ｉの履歴回数で変化する変数をＴlostとした場合、以下の数式による関数Ｉ（ｔ）として算出して得た値とし、
Ｉ（ｔ）＝１−（ｔ／Ｔlost）3
前記評価値ｉは、利用者が文書ｉについての関心度を示す値であって、閲覧したときの利用者の操作状況に応じて、「＋０．５」、「＋１．０」または「−１．０」のいずれかにセットされる係数とする。
この装置によれば、利用者がある一の文書の閲覧を所望したとき、その文書の重要度が高められる一方、他の文書については、放置された時間が経過したものほど、重要度が低くなる。このため、例えば、繰り返し閲覧されるほど、重要度が高くなり、また、過去に１回だけした閲覧されなかった文書は、重要度が下位とされる。したがって、利用者にとってみれば、現時点において関心のある（重要である）文書を効率良く見つけ出して閲覧することが可能となる。
【０００５】
また、上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理プログラムは、コンピュータを文書管理装置として機能させる文書管理プログラムであって、文書を、その文書の重要度を示す指標とともに関連付けて記憶する第１過程、および、記憶された文書のなかから、利用者によって一の文書を閲覧する旨の指示があったとき、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書については、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書に関連付けられた指標を更新する第２過程を備え、
前記重要度を示す指標は、前記記憶された文書のすべての文書ｉについて類似度ｉ×興味度合ｉ×評価値ｉを累算することによって算出され、
前記類似度ｉは、一の文書ベクトルと文書ｉのベクトルについて、両者ベクトル同士の内積を算出して得た値とし、
前記興味度合ｉは、文書ｉの閲覧からの放置された時間をｔ、文書ｉの履歴回数で変化する変数をＴlostとした場合、以下の数式による関数Ｉ（ｔ）として算出して得た値とし、
Ｉ（ｔ）＝１−（ｔ／Ｔlost）3
前記評価値ｉは、利用者が文書ｉについての関心度を示す値であって、閲覧したときの利用者の操作状況に応じて、「＋０．５」、「＋１．０」または「−１．０」のいずれかにセットされる係数とすることを特徴とする。
【０００６】
さらに、上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理プログラムを記録した記録媒体は、コンピュータを文書管理装置として機能させる文書管理プログラムを記録した記録媒体であって、文書を、その文書の重要度を示す指標とともに関連付けて記憶する第１過程、および、記憶された文書のなかから、利用者によって一の文書を閲覧する旨の指示があったとき、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書については、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書に関連付けられた指標を更新する第２過程を備え、
前記重要度を示す指標は、前記記憶された文書のすべての文書ｉについて類似度ｉ×興味度合ｉ×評価値ｉを累算することによって算出され、
前記類似度ｉは、一の文書ベクトルと文書ｉのベクトルについて、両者ベクトル同士の内積を算出して得た値とし、
前記興味度合ｉは、文書ｉの閲覧からの放置された時間をｔ、文書ｉの履歴回数で変化する変数をＴlostとした場合、以下の数式による関数Ｉ（ｔ）として算出して得た値とし、
Ｉ（ｔ）＝１−（ｔ／Ｔlost）3
前記評価値ｉは、利用者が文書ｉについての関心度を示す値であって、閲覧したときの利用者の操作状況に応じて、「＋０．５」、「＋１．０」または「−１．０」のいずれかにセットされる係数とすることを特徴とする。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態に係る文書管理装置について、電子メールを文書として管理する電子メールシステムを例にとって説明する。この電子メールシステムは、メッセージ（本文）を含むメールデータを、ネットワーク上で配信するとともに、当該メッセージを文書として管理する。
【００１１】
＜全体構成＞
図１は、この電子メールシステムの構成を示す図である。この図に示されるように、電子メールシステムは、クライアントコンピュータ１０−１、１０−２、１０−３、…、の複数と、サーバーコンピュータ（メールサーバー）２０とがネットワーク３０を介して互いに接続された構成となっている。
【００１２】
電子メールシステムの機能構成について図２を参照して説明する。クライアントコンピュータ１０−１、１０−２、１０−３、…、の構成は互いに略同一である。そこで以降、特定のクライアントコンピュータに限定する必要のない限り、その符号を１０として説明することにする。
クライアントコンピュータ１０は、各種の演算や制御を実行する制御部１００、キーボードやマウスなどのように利用者（ユーザ）の各種操作を入力する入力部１２１、利用者に対して各種の表示画面を提供する表示部１２２、サーバーコンピュータ２０から読み出したメールを保持したり、要約文作成時に用いる辞書などの各種データを記憶したりする記憶部１２３、日時を示すデータを取得するためのタイマ１２４、および、ネットワーク３０に接続してデータを送受信するためのネットワーク接続部１２８を有する。
【００１３】
これらのうち、制御部１００は、さらに、メールのメッセージ（本文）を解析して、その特徴を示すベクトルを算出するベクトル算出部１１１と、メール毎に重要度を算出する重要度計算部１１２と、算出された重要度に応じてメッセージを要約した要約文等を作成する要約文作成部１１３と、メールが選択される毎に、当該メールと他のメールとの類似しているか否かを判別するとともに、その判別結果に応じて各メールの重要度等を更新する履歴更新部１１４とを含む。
【００１４】
なお、制御部１００に含まれる各部については、サーバーコンピュータ２０との間でメールの送受信を管理するアプリケーションプログラムを、クライアントコンピュータ１０において実行することによって構築されるものであり、ハードウェア的にそれぞれ別々に存在する訳ではない。また、後述するようにベクトル算出部１１１と要約文作成部１１３とは、処理内容が一部重複しているので、これらを分けることなく、１つのブロックとして考えても良い。
【００１５】
ここで、本実施形態では、メールの重要度ランクを「低」、「中」、「高」の３段階のいずれかに、次のようにして規定する。すなわち、メール毎に、重要度を示す指標を対応させ、それらのうち、特定の利用者に宛てられた全メールのうち、当該指標の値が上位３０％のものについて重要度ランクを「高」とし、当該指標の値が下位３０％のものについて重要度ランクを「低」とし、残余のものについては重要度ランクを「中」として、それぞれランク付けする。また、各重要度ランクに対応した要約文の長さ等については、それぞれ図１３に示される通りとする。
なお、制御部１００における制御内容や演算については、重要度を示す指標値の計算とともに、後述するものとする。
【００１６】
一方、サーバーコンピュータ２０は、各種の演算や制御を実行する制御部２００、クライアントコンピュータ１０−１、１０−２、１０−３、…、のいずれかから送信されたメールを文書データとして、宛先となる利用者毎に蓄積する文書ＤＢ（データベース）２２１、メール毎にその閲覧に関する情報やそのベクトルなどの履歴データを蓄積する履歴ＤＢ（データベース）２２２、および、ネットワーク３０に接続してデータを送受信するためのネットワーク接続部２２８を有する。
これらのうち、制御部２００は、さらに、文書ＤＢ２２１を管理する文書管理部２１１と、履歴ＤＢ２２２を管理する履歴管理部２１２とを含む。
【００１７】
ここで、文書ＤＢ２２１に蓄積される文書データについて説明する。図３は、ある特定の利用者に宛てられたメールを蓄積した状態での文書データを示す図である。この図に示されるように、文書データについては、メール毎に、メールを識別するための通し番号である文書番号と、受信日時と、メールの題目と、メッセージ（本文）とを示すデータが組になっている。
このうち、文書番号および受信日時は、例えば文書管理部２１１によってそれぞれ自動的に付与されるが、メールの題目およびメッセージ（本文）は、それぞれ送信者によって入力されたテキストデータである。また、電子メールシステムとしては、このほかにも、送信元、送信先などを示すデータも組となって記憶されるが、本件では重要でないので、その説明を省略することにする。
【００１８】
履歴ＤＢ２２２に蓄積される履歴データについては、図４に示されるように、メール毎に、文書番号と、宛先のクライアントコンピュータにおいて最後に閲覧された日時と、変数Ｔlostと、評価値と、文書のベクトルとを示すデータが組になっている。
【００１９】
これらのうち、変数Ｔlostは、利用者が一のメールに対して抱く興味の度合いを算出する際に用いるデータである。ここで、興味の度合いは、次のような点を考慮して算出される。
一般に、人がモノに対して抱く興味は、そのモノに対する関心時には比較的高いが、その後の時間経過とともに関心の低いものほど早く薄れる傾向がある。本実施形態では、このような傾向を模擬して、一のメールに対する利用者の興味の度合いを定型的に算出するため、次式(a)または図１２に示される関数Ｉ（ｔ）が導入される。
【００２０】
Ｉ（ｔ）＝１−（ｔ／Ｔlost）3…(a)
この式において、ｔは、最大関心時（すなわち、メールの閲覧時）からの経過日数（日時）であり、変数Ｔlostの値が小さいほど、図１２に示されるように、関数Ｉ（ｔ）は早くゼロになる。換言すると、利用者にとって重要である、または、関心がある、と考えられるほど、変数Ｔlostとして大きな値をセットすれば、利用者における興味の度合いを、上記傾向を考慮して定型的に求めることができる。
図４における履歴データにおける変数Ｔlostの初期値は「１５」であるが、後述する更新処理において条件を満たす場合に、「３０」に、次に「６０」に、１段階ずつアップされ、それ以降は「１８０」に保持される。
【００２１】
次に、評価値とは、詳細については後述するが、利用者がそのメールについての関心度（重要度）を示す値であって、初期値が「＋０．５」であり、メール本文を閲覧したときの操作に応じて「＋１．０」または「−１．０」のいずれかにセットされる。
また、文書のベクトルとは、対応するメールのメッセージの特徴を示す指標であり、メッセージに含まれる単語とその統計的尺度とのペアを、単語に応じて複数組有するものである。
ここで、単語の統計的尺度とは、例えば、ＴＦ（Term Frequency）値、すなわち、対応するメールにおいて、ある単語が出現する割合と、ＩＤＦ（Inverted Document Frequency）値、すなわち、全メールにおいて、その単語が出現するメールの割合の逆数とを組み合わせたＴＦ・ＩＤＦ値で示される。詳細には、ある特定の単語Ｗｉの統計的尺度であるＴＦ・ＩＤＦ（Ｗｉ）値は、次式(b)で定義される。
【００２２】
ＴＦ・ＩＤＦ（Ｗｉ）＝（Ｆｉ／Ｆ）ｌｏｇ（Ｎ／Ｎｉ）…(b)
この式(b)において、Ｆは、メッセージに含まれる総単語数であり、Ｆｉは、そのうち、単語Ｗｉの出現回数であり、また、Ｎは、利用者に宛てられたメールの総数であり、Ｎｉは、そのうち、単語Ｗｉを含むメール数である。
【００２３】
＜動作＞
次に、電子メールシステムにおけるメール（文書）管理の動作について説明する。図５は、この動作を示すフローチャートである。
あるクライアントコンピュータ１０において、特定の利用者宛のメッセージが作成されて、当該メッセージを含むメールが送信されると、当該メールは、一旦、文書管理部２１１の管理下にある文書ＤＢ２２１に蓄積される。このため、特定の利用者宛のメールが複数蓄積されると、その文書データは、図３に示される状態となる。
【００２４】
ここで、ある利用者がクライアントコンピュータ１０において、メール管理アプリケーションプログラムを起動させてログインすると、当該クライアントコンピュータの制御部１００は、サーバーコンピュータ２０にアクセスして、当該利用者に宛てられたメール（文書）が新規に発生しているか否かを判別する（ステップＳ１１）。
【００２５】
この判別結果が肯定的であるとき、制御部１００は、新規に発生しているメールを文書ＤＢ２２１から１つ取得して、当該クラインアントコンピュータにおける記憶部１２３に保管する（ステップＳ１２）。
【００２６】
次に、制御部１００（ベクトル算出部１１１）は、記憶部１２３に保管されている各メールのうち、新規に発生した文書については、当該文書のベクトルを新規に計算する一方、それ以外の文書については、ベクトルを再計算する（ステップＳ１３）。ここで、新規に発生した文書のベクトルのみならず、他の文書のベクトルについても計算する理由は、新規に発生したメールを記憶部１２３に保管したことに伴って、当該利用者に宛てられたメールの総数が増加するため、メールの総数Ｎを引数とするＴＦ・ＩＤＦ値にて規定されるベクトルについても再計算する必要が生じるからである。
【００２７】
ベクトルを再計算すると、制御部１００は、当該計算結果を、当該メールの文書データに関連付けて記憶部１２３に記憶するとともに、サーバーコンピュータ２０に送信する。これにより、サーバーコンピュータ２０における履歴管理部２１２は、当該新規メールに対応して履歴データを１つ追加して、当該計算結果をベクトルの項目とする。なお、この時点では、当該メールは、未だ閲覧されていないので、最後の閲覧日時および変数Ｔlostは空白であるが、後述するように、実際に閲覧されると、その状況に応じてデータが埋められることになる。
【００２８】
続いて、制御部１００は、新規に発生したメールの重要度の指標値を算出するために、当該新規メールを、次に説明する指標値算出処理の対象文書としてセットする（ステップＳ１４）。
そして、制御部１００（重要度計算部１１２）は、対象文書の重要度の指標値算出処理を実行する（ステップＳ１５）。
【００２９】
この指標値算出処理は、対象文書としてセットされた文書（メール）の重要度を規定する際に用いる指標値を、算出するための処理である。そこで、この指標値算出処理の詳細について、図６を参照して説明する。
まず、制御部１００（重要度計算部１１２）は、対象文書としてセットしたメール（ここでは、新規に発生したメール）に対応するスコアをゼロにリセットする（ステップＳ１５１）。ここで、スコアは、メール毎に対応して設定され、重要度を算出する際に用いるレジスタの一種である。
【００３０】
次に、制御部１００は、文書番号が「１」の文書を、対象文書と比較するための比較文書としてセットする（ステップＳ１５２）。重要度を示す指標値は、図６の下方に示されるように、対象文書とこれを含む全文書とを、それぞれ比較した値の累算によって求められるので（図６において項（１）、（２）、（３）、…、（Ｎ）の総和で示されるので）、このステップＳ１５２において、まず、対象文書と比較すべき文書を、文書番号が「１」である文書にセットするのである。
【００３１】
制御部１００は、対象文書としてセットされているメールのベクトルと比較文書としてセットされているベクトルを履歴ＤＢ２２２から取得し、両者ベクトル同士の内積を、両者メール本文の類似性を示す類似度として算出する（ステップＳ１５３）。
続いて、制御部１００は、第１に、比較文書としてセットされているメールが最後に閲覧された日時を文書ＤＢ２２１から取得し、現時点における日時をタイマ１２４から取得するとともに、両者の差から、当該メールが最後に閲覧されたからの経過日時ｔを求め、第２に、当該メールの変数Ｔlostを履歴ＤＢ２２２から読み出し、第３に、経過日時ｔおよび変数Ｔlostを上式(a)に代入して、当該メールに対する興味の度合いＩ（ｔ）を算出する（ステップＳ１５４）。
なお、比較対象のメールが未だ閲覧されていないとき、履歴データにおける当該メールのうち、最後の閲覧日時に対応する項目は空欄であるが、このような場合、制御部１００は、当該メールに対する興味の度合いＩ（ｔ）を便宜的にゼロとして算出する。
【００３２】
さらに、制御部１００は、第１に、比較文書としてセットされているメールの評価値を文書ＤＢ２２１から取得して、先に求めた類似度、興味の度合いＩ（ｔ）、および、評価値の積を、対象文書のスコアに累算する（ステップＳ１５５）。
これによって、例えば現時点において比較文書としてセットされている文書番号が「１」であれば、求めるべき対象文書の重要度指標値のうち、右辺第１項（図６における（１）の項）が算出される。
【００３３】
そして、制御部１００は、現時点において比較対象となっている文書番号が最後（文書番号が最大値）であるか否かを判別する（ステップＳ１５６）。この判別結果が否定的であるとき、制御部１００は、比較対象とする文書番号を「１」だけインクリメントして（ステップＳ１５７）、インクリメント後の文書番号に対応する次項について同様な処理を実行すべく、手順をステップＳ１５３に戻す。したがって、文書番号が「１」であったとき、インクリメントによって文書番号が「２」の文書が比較文書としてセットされるので、今度は、右辺第２項の値が算出されて、右辺第１項の値がセットされたスコアに累算されることになる。このような処理が繰り返されて、ステップＳ１５６の判別結果が肯定的となったとき、すべての文書についての累算和が、対象文書のスコアにセットされることになり、この累算和が、求めるべき指標値となる。
【００３４】
説明を再び図５に戻すと、新規に発生したメールの重要度指標値を算出すると、制御部１００（重要度計算部１１２）は、第１に、重要度指標値を、全メールにわたって相対的に評価して、その重要度ランクを全メール「低」、「中」または「高」のいずれかに決定し、第２に、今回決定した重要度ランクと、それまでの重要度ランクとを対にして記憶部１２３に記憶する（ステップＳ１６）。なお、今回、新規に発生したメールについては、それまでの（過去の）重要度ランクが存在しないので、制御部１００は、その旨が判るように記憶する。
【００３５】
＜要約文の再／新規作成処理＞
重要度ランクが決定された新規メールについては、当該重要度ランクに応じて要約文を作成する必要がある。また、すべてのメールについて重要度ランクを決定すると、今回決定された重要度ランクと、それまでの重要度ランクとが相違するメールが存在する場合がある。
図１３に示されるように、メール本文の要約文の作成条件は、重要度ランクに応じて規定されるので、新規メールについては今回決定された重要度ランクに応じて要約文を新規作成する必要が生じるし、重要度ランクが変化したメールについては、変化後の重要度ランクに応じて要約文を再作成する必要が生じる。
そこで、このような要約文作成のための処理（ステップＳ１７）の詳細について図７を参照して説明する。
【００３６】
まず、制御部１００（要約文作成部１１３）は、文書ＤＢ２２１のうち、ログインした利用者に宛てられたメールのすべてを判断対象とするために、文書番号が「１」の文書を、対象文書としてセットする（ステップＳ１７１）。
次に、制御部１００は、現時点においてセットされた比較文書（メール）に着目して、当該メールに対して今回決定された重要度ランクとそれまでの重要度ランクとを、記憶部１２３から読み出して取得する（ステップＳ１７２）。
そして、制御部１００は、取得した重要度ランク同士が互いに相違するか否か（すなわち、今回決定された重要度ランクが変化したか否か）について、または、前回の重要度ランクが存在しないか否か（すなわち、比較文書が新規に発生したものであるか否か）について、判別する（ステップＳ１７３）。
【００３７】
この判別結果が肯定的であるとき、制御部１００は、次のようにして、対象文書の要約文を重要度ランクに応じて作成する（ステップＳ１７４）。
すなわち、制御部１００は、第１に、対象文書（メール）におけるメッセージ（本文）を形態素解析して、単語列に分解し、第２に、分解した各単語につき、それぞれＴＦ・ＩＤＦ値を求め、第３に、ＴＦ・ＩＤＦ値が高い単語を順番に選択して、当該メッセージの特徴語として位置付け、第４に、記憶部１２３に記憶された辞書を用いて、形態素解析によって抽出した単語列を簡易な表現に置換し、この際、ＴＦ・ＩＤＦ値が低い単語近傍ほど、より簡易な表現に置換する、という手順を、重要度ランクに規定された字数に収まるまで繰り返し実行する、あるいは、重要度ランクが「低」であれば、ＴＦ・ＩＤＦ値が高い単語だけを選択的に抜き出す。
そして、制御部１００は、作成した要約文を、当該メールの文書データに関連付けて記憶部１２３に記憶する。
【００３８】
一方、ステップＳ１７３の判別結果が否定的であれば、それまで用いていた要約文を引き続き使用できるので、要約文を再作成する必要がない。このため、制御部１００は、ステップＳ１７４をスキップさせて、処理手順を直ちにステップＳ１７５に移行させる。
【００３９】
そして、制御部１００は、現時点において対象文書の文書番号が最後であるか否か（すなわち、すべての文書を対象文書としたか否か）について判別する（ステップＳ１７５）。この判別結果が否定的であるとき、制御部１００は、対象文書の文書番号を「１」だけインクリメントして（ステップＳ１７６）、今度は、インクリメント後の文書番号に対応する文書について同様な処理を実行すべく、手順をステップＳ１７２に戻す。
一方、この判別結果が肯定的であるとき、現時点において、すべての文書について、更新後の重要度ランクに応じて、または、新規に設定した重要度ランクに応じて、要約文が用意されていることを意味するので、制御部１００は、この要約文の再／新規作成処理を終了する。
要約文の再／新規作成処理を終了すると、制御部１００は、ほかの新規メールに備えるために、または、今回決定された重要度ランクにしたがって再度一覧表示を実行するために、処理手順をステップＳ１１（図５参照）に再び戻す。
【００４０】
このため、制御部１００は、再び、文書ＤＢ２２１において当該利用者に宛てられたメールのうち、自身の記憶部１２３に未だ保管していない新規のメールが存在しているか否かを判別する（ステップＳ１１）。
したがって、新規のメールが存在しなくなるまで、ステップＳ１１からＳ１７までの処理が繰り返し実行されることになる。この結果、ステップＳ１１における判別結果が否定的となった時点では、上記利用者に宛てられたメールのすべてに対応する文書データが文書ＤＢ２２１から記憶部１２３に複写されるとともに、図３に示される文書データの項目に加えて、すなわち、文書番号、受信日時、題目および本文に加えて、その重要度ランク、および、要約文が、メール毎に互いに関連付けられて、記憶部１２３に記憶されることになる。
【００４１】
すべての文書（メール）に対して重要度ランクが決定されて、ステップＳ１１における判別結果が否定的になると、制御部１００は、表示部１２２に対し、記憶部１２３における記憶内容にしたがって図８に示されるようなウィンドウ型の画面１３０を表示させる（ステップＳ１８）。詳細には、重要度を示す指標値が高いものから順番に、重要度ランク、題目、受信日時とともに、要約文が、メール毎に一覧表示される。
【００４２】
この一覧表示の後、制御部１００は、表示部１２２に表示させた画面１３０に対し、利用者が何らの操作をしたか否かを判別する（ステップＳ１９）。この判別結果が否定的である場合、制御部１００は、当該一覧表示を継続すべく、処理手順をステップＳ１８に戻す。
また、この判別結果が肯定的である場合、制御部１００は、利用者による操作内容がメールを閲覧するための選択操作であるか否か、具体的には、例えば図８に示されるように、閲覧を希望するメール表示部分にマウスポインタ１３２を配置させてダブルクリックした操作であるか否かを判別する（ステップＳ２０）。利用者による操作内容が選択操作でないとき、制御部１００は、さらに、該操作内容がメール管理の終了を指示する操作であるか否か、具体的には、マウスポインタ１３２をボタン１３８に配置させてシングルクリックした操作であるか否かを判別する（ステップＳ２１）。
【００４３】
制御部１００は、該判別結果が肯定的である場合、画面１３０を閉じて、メール管理を終了する一方、該判別結果が否定的である場合、その操作内容に応じた処理（例えば、画面１３０の最大化や、ソートの順番変更など）した後、一覧表示を継続すべく、処理手順を再びステップＳ１８に戻す。
したがって、文書の一覧を示す画面１３０が表示されると、メールの選択操作がなされるか、または、メール管理の終了を指示する操作がなされない限り、画面１３０による一覧表示が維持されることになる。
【００４４】
一方、利用者が閲覧を希望するメールの選択操作をした場合、制御部１００（履歴更新部１１４）は、タイマ１２４から取得した日時を、当該メールを閲覧した日時として、当該メールに関連付けて記憶部１２３に記憶させるとともに、サーバーコンピュータ２０に送信する。これにより、記憶部１２３の記憶内容と、履歴ＤＢ２２２における記憶内容とが整合することになる。
さらに、制御部１００は、表示部１２２に対し、図９に示されるように、選択操作されたメールの本文を表示するウィンドウ型の画面１４０を新たに表示させる（ステップＳ２２）。
【００４５】
表示画面について詳述すると、図９において画面１４０の領域１４４には、選択されたメールの受信日時および本文が表示され、また、タイトルバー１４１には、選択されたメールの題目が表示される。さらに、画面１４０には、当該メールの必要性を利用者に確認させるためのボタン１４６、１４７、１４８が表示される。
なお、ボタン１４７は、本文表示されたメールについて、現時点では特に必要ではなく、関心のないメールである旨を利用者に確認させるためのボタンであって、文書データ、履歴データから削除する旨を指示するためのボタンではない。
【００４６】
次に、制御部１００は、利用者が画面１４０に対し何らかの操作をしたか否か、詳細には、ボタン１４６、１４７、１４８のいずれかにマウスポインタ１３２を配置させてクリックした操作であるか否かを判別する（ステップＳ２３）。
利用者が画面１４０に対して何ら操作をしていない場合、制御部１００は、手順をステップＳ２２に戻して、画面１４０の表示を継続させる。
一方、利用者が画面１４０に対して何らかの操作をした場合、制御部１００は、選択されたメール本文を表示する画面１４０を閉じるとともに、当該メールの重要度を更新する際の評価値（係数）を、当該操作に応じた値にセットするために、サーバーコンピュータ２０に送信する（ステップＳ２４）。これにより、履歴ＤＢ２２２における評価値の項目は書き換えられることになる。
【００４７】
詳細には、制御部１００は、ボタン１４６のクリック操作に対しては、重要度を高めるべく、当該メールに対応する評価値に「＋１」をセットする一方、ボタン１４７のクリック操作に対しては、逆に重要度を低めるべく当該メールに対応する評価値に「−１」をセットする。なお、ボタン１４６、１４７を操作することなく、ボタン１４８がクリック操作された場合には、利用者が必要性の確認を保留したとみなして、評価値は、初期値の「＋０．５」から変更されない。
【００４８】
制御部１００は、本文表示したメールに対応する評価値に、利用者の必要性に応じた値をセットすると、重要度指標値をすべてのメールにわたって更新する際の興味度合いに反映させるために、次に説明する更新処理を実行し（ステップＳ２５）、すべての文書の重要度指標値を再び算出する処理を実行する（ステップＳ２６）。
【００４９】
そこで、更新処理の詳細について図１０を参照して説明する。まず、制御部１００（履歴更新部１１４）は、すべての文書（メール）に対し、選択操作により本文表示された文書（メール）との類似性を順番に判断するために、文書番号が「１」である文書を、選択文書と比較する比較文書としてセットする（ステップＳ２５１）。
【００５０】
次に、制御部１００は、本文表示された文書のベクトルと、比較文書としてセットされているベクトルとを履歴ＤＢ２２２から取得し、両者ベクトル同士の内積を、類似度として算出する（ステップＳ２５２）。
そして、制御部１００は、算出した類似度が予め設定された設定値（しきい値）より大きいか否かを判別する（ステップＳ２５３）。
【００５１】
この判別結果が肯定的であるということは、選択操作されたメール本文の特徴に対して、比較文書としてのメール本文の特徴がある程度類似していることを意味する。そこで、制御部１００は、比較対象としたメールの重要度指標値が、後の算出処理において高くなるようにするために、履歴ＤＢ２２２における履歴データのうち、比較文書としたメールに対応する変数Ｔlostを１段階アップさせる指示を、サーバーコンピュータ２０に送信する（ステップＳ２５４）。これにより、当該メールの変数Ｔlostは、履歴管理部２１２によって、例えば初期値の「１５」であれば、１段階アップの「３０」にセットされる。
一方、ステップＳ２５３における判別結果が否定的であるとき、選択操作されたメール本文の特徴に対して、比較文書としたメール本文が類似していないので、比較文書としたメールにおける変数Ｔlostを１段階アップさせる必要がない。このため、制御部１００は、ステップＳ２５３における判別結果が否定的であるとき、ステップＳ２５４をスキップさせる。
【００５２】
そして、制御部１００は、現時点において比較文書の文書番号が最後であるか否か（すなわち、すべての文書と比較したか否か）について判別する（ステップＳ２５５）。この判別結果が否定的であるとき、制御部１００は、比較文書の文書番号を「１」だけインクリメントして（ステップＳ２５６）、今度は、インクリメント後の文書番号に対応する文書との類似性を判断すべく、手順をステップＳ２５２に戻す。
一方、この判別結果が肯定的であるとき、選択操作により本文表示された文書との類似性が、すべての文書に対して判断されたことを意味するので、制御部１００は、この更新処理を終了する。この後、図５のステップＳ２６において、次に説明する各文書の重要度指標値の算出処理が実行される。
【００５３】
そこで、ステップＳ２６における各文書の重要度指標値の算出処理について図１１を参照して説明する。
まず、制御部１００（重要度計算部１１２）は、重要度指標値をメール毎に順番に算出するために、文書番号が「１」である文書を、指標値を算出する対象の文書としてセットする（ステップＳ２６１）。
次に、制御部１００は、対象文書の重要度指標値を、先に述べた同一の手順で算出する（ステップＳ１５、図６参照）。すなわち、制御部１００は、対象文書との類似度、興味度合いおよび評価値の積を文書毎に累算した総和を、対象文書の重要度指標値として算出する。
【００５４】
そして、制御部１００は、現時点における対象文書の文書番号が最後であるか否か（すなわち、すべての文書について重要度指標値を算出したか否か）について判別する（ステップＳ２６２）。この判別結果が否定的であるとき、制御部１００は、文書番号を「１」だけインクリメントして（ステップＳ２６３）、手順をステップＳ１５に戻す。これにより、今度は、インクリメント後の文書番号に対応する文書を対象として重要度指標値の算出処理が実行されることになる。
一方、この判別結果が肯定的であるとき、すべての文書について、重要度指標値が算出されたことになるので、制御部１００は、この各文書の重要度指標値の算出処理を終了する。
なお、今回のステップＳ２６の指標値算出処理と、メールが新規に発生したときのステップ１５の指標値算出処理とは、前者が全メールの重要度指標値を順番に算出する処理であるのに対して、後者が新規メールの重要度指標値だけを算出する処理である点において相違する。
【００５５】
ステップＳ２６における各文書の重要度指標値の算出処理を終了すると、制御部１００は、処理手順を、上述したステップＳ１６に移行させて、今回算出した指標値にしたがって重要度ランクを決定した後、この重要度ランクにしたがって要約文がステップ１７において再作成されることになる。
したがって、メールの一覧表示の際に、利用者によって一のメールが選択されて、そのメールの本文が表示されると、そのメールについては、ボタン１４６、１４７、１４８のクリック操作に応じて重要度を示す指標が更新される一方、他のメールについては、▲１▼最後に閲覧した時からの経過日時と利用者にとって関心時とを考慮した興味の度合い、▲２▼過去に本文表示されたときになされたボタン１４６、１４７、１４８のクリック操作、および、▲３▼選択されたメールとの類似性、のそれぞれが考慮されて重要度を示す指標が更新されて、更新された指標にしたがって各メールの重要度が再度ランク付けされるともに、その重要度ランクに応じた要約文等とともに、メールが一覧表示されることになる。
【００５６】
このように実施形態においては、過去において関心が高くても、その後、関心が低くなって閲覧されなくなった文書（メール）や、最近、閲覧される文書内容に類似しない文書などについては、重要度が低められて一覧表示される一方、過去において関心が低く、最近になって閲覧されない文書であっても、当該文書内容に類似する文書の閲覧回数が多くなれば、重要度が高められて一覧表示されるので、利用者にとってみれば、現時点において、関心があったり重要であったりする文書を、効率良く容易に探し出すことが可能となる。
【００５７】
また、実施形態にあっては、新規に発生した文書（メール）については利用者が閲覧しなくても、それを受け取った時点において、その重要度が、過去において閲覧された文書の性質（閲覧した文書との類似性、閲覧日時、評価値）に応じて算出される。このため、新規に発生する文書の頻度が多数あるために、利用者が新規文書を逐一チェックできない場合であっても、新規文書の重要度が利用者に提示されるので、利用者にとって、関心のある（重要である）文書を、より効率良く見つけだすことが可能となる。
【００５８】
なお、本実施形態にあっては、電子メールシステムに適用して、メール本文を文書として管理する例を説明したが、これに限られないのはもちろんである。例えば、携帯電話やＰＤＡ（Personal Digital Assistants）などの機器において配信されるニュースやメールマガジンなどの情報を管理しても良い。
また、実施形態にあっては、処理負担を分散する観点から一部機能をサーバーコンピュータ２０に負担させたが、メール等のデータを配信する機能だけをサーバーコンピュータ２０に負担させ、他の機能についてはクライアントコンピュータ１０に負担させても良いし、逆に、表示や必要性の選択だけの機能をクライアントコンピュータ１０に負担させて、他の機能については、すべてサーバーコンピュータ２０に負担させても良い。
さらに、実施形態においては、重要度ランクについて、全メールにおける重要度を示す指標値の相対評価によって決定したが、当該指標値を正規化して、その絶対評価によって決定しても良いのはもちろんである。
【００５９】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、利用者にとって、その時点において関心（重要）のある文書を効率良く見つけだすことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  本発明の実施形態に係る文書管理装置を具体化した電子メールシステムの構成を示す図である。
【図２】  同電子メールシステムの機能構成を示すブロック図である。
【図３】  同電子メールシステムにおける文書データの構成を示す図である。
【図４】  同電子メールシステムにおける履歴データの構成を示す図である。
【図５】  同電子メールシステムにおけるメール管理の動作を説明するためのフローチャートである。
【図６】  同メール管理における対象文書の重要度の指標値算出処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】  同メール管理における要約文の再／新規作成処理を説明するためのフローチャートである。
【図８】  同電子メールシステムにおける表示画面の一例を示す図である。
【図９】  同電子メールシステムにおける表示画面の一例を示す図である。
【図１０】  同メール管理における更新処理を説明するためのフローチャートである。
【図１１】  同メール管理における各文書の重要度の指標値算出処理を説明するためのフローチャートである。
【図１２】  興味の度合いを示す関数の特性を示す図である。
【図１３】  同電子メールシステムにおける重要度ランクと要約文の字数との対応関係を示す図である。
【符号の説明】
１０−１、１０−２、１０−３…クライアントコンピュータ
２０…サーバーコンピュータ
３０…ネットワーク
１００…制御部
１１１…ベクトル算出部
１１２…重要度計算部
１１３…要約文作成部
１１４…履歴更新部
１２２…表示部
１２３…記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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