(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を保存する記憶手段を備えるデータ管理装置において、
前記記憶手段に文書を保存する際に、文書に含まれるデータの対象期間を示す作成期間と、前記文書の作成期間に対応して所定の期間が予め文書の種類別に設定され、前記文書の作成期間の取り扱い単位を示す制御データである保存単位とを比較し、前記作成期間が前記保存単位を満たしている場合は文書を保存すると判別する判別手段と、
前記判別手段により、前記文書を保存すると判別された場合に当該文書を前記記憶手段に保存させる保存手段と、
保存する文書の作成期間と重複する作成期間の文書が前記記憶手段に既に保存されているか否かを検索する検索手段と、
前記検索手段により作成期間が重複する文書が検索された場合に当該文書を前記記憶手段から削除する削除手段と、
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記保存単位と、作成期間が保存単位に満たない文書を保存するか否かを指示する過程保存要否と、作成期間が重複する文書を削除するか否かを示す重複保存要否と、を文書の種類別に記憶する保存単位制御情報記憶手段をさらに備え、
前記判別手段は、前記作成期間が保存単位を満たしていない場合、前記保存単位制御情報記憶手段に記憶される過程保存要否が、作成期間が保存単位に満たない文書を保存すると指示している場合は文書を保存すると判別し、
前記削除手段は、前記保存単位制御情報記憶手段に記憶される重複保存要否に基づいて前記作成期間が重複する文書を削除することを特徴とする請求項１記載のデータ管理装置。
【請求項３】
コンピュータを、
記憶手段に文書を保存する際に、文書に含まれるデータの対象期間を示す作成期間と、前記文書の作成期間に対応して所定の期間が予め文書の種類別に設定され、前記文書の作成期間の取り扱い単位を示す制御データである保存単位とを比較し、前記作成期間が前記保存単位を満たしている場合は文書を保存すると判別する判別手段、
前記判別手段により、前記文書を保存すると判別された場合に当該文書を前記記憶手段に保存させる保存手段、
保存する文書の作成期間と重複する作成期間の文書が前記記憶手段に既に保存されているか否かを検索する検索手段、
前記検索手段により作成期間が重複する文書が検索された場合に当該文書を前記記憶手段から削除する削除手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、保存データを管理するデータ管理装置、及びプログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、企業等においては伝票や決算書を作成する業務処理を行っており、作成した伝票や決算書を電子文書として保存し、電子文書の表示、印刷等を行うデータ管理装置が利用されている。このデータ管理装置において、上述した電子文書の印刷を行う場合、印刷データとして例えばPDF形式のファイルが作成され、印刷終了後、この印刷データは、電子保存データとしてデータ管理装置の備える記憶装置に電子保存される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
このような従来のデータ管理装置において、作成された電子保存データは全て記憶装置に保存される構成であるため、例えば、作成期間が４月〜６月の電子文書と、７月〜９月の電子文書と、４月〜９月の電子文書の電子保存データが作成された場合、作成期間の重複する電子保存データが記憶装置に次々蓄積されてしまうことになる。そこで、ユーザは、ある程度の電子保存データが記憶装置に蓄積されると、手動で重複する電子保存データを検索して、削除するという作業を行う必要があり、データ管理の効率が悪いという問題があった。
【０００４】
また、例えば、４月〜６月、７月〜９月の決算書等は、会計期間の過程としての資料でしかなく、最終的な電子保存データとしては不要であるが、従来のデータ管理装置においては、記憶装置に保存されてしまう。つまり、不必要なデータにより、記憶装置の容量が占有されるため、記憶装置の利用効率が悪いという問題があった。
そして、これらの不要な電子保存データをユーザが整理しようとする場合は、一つ一つの電子保存データの作成期間を確認しながら、作成期間が重複する電子保存データの有無を判断し、そのような電子保存データが既に記憶されている場合は当該電子保存データを指定して削除する作業が必要であり、電子保存データを整理するためのユーザの負担が大きいという不都合があった。
【０００５】
本発明の課題は、ユーザに負担をかけることなく、既に保存された不要な保存データを自動的に整理できるようにすることである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明は、文書を保存する記憶手段を備えるデータ管理装置において、前記記憶手段に文書を保存する際に、文書に含まれるデータの対象期間を示す作成期間と、前記文書の作成期間に対応して所定の期間が予め文書の種類別に設定され、前記文書の作成期間の取り扱い単位を示す制御データである保存単位とを比較し、前記作成期間が前記保存単位を満たしている場合は文書を保存すると判別する判別手段と、前記判別手段により、前記文書を保存すると判別された場合に当該文書を前記記憶手段に保存させる保存手段と、保存する文書の作成期間と重複する作成期間の文書が前記記憶手段に既に保存されているか否かを検索する検索手段と、前記検索手段により作成期間が重複する文書が検索された場合に当該文書を前記記憶手段から削除する削除手段と、を備えることを特徴とする。
【０００７】
ここで、保存単位とは、文書の作成期間に対応して所定の期間が予め文書の種類別に設定されているものであり、例えば、通期、半期、４半期等の期間が保存単位として設定されている。
【０００８】
したがって、文書を保存する際に、文書の作成期間と、文書の種類別に設定されている保存単位とに応じて、保存対象となる文書のみを記憶手段に保存するとともに、保存される文書と作成期間が重複する文書が記憶手段に既に記憶されている場合は、重複する文書が自動的に削除されるため、ユーザに負担をかけることなく、既に保存された不要な保存データを自動的に整理することができ、不要な保存データが記憶手段に保存されることがなく、記憶手段の容量を有効に利用して、保存データを効率良く管理することができる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。ただし、発明の範囲は、図示例に限定されない。
ここで、本発明にかかるデータ管理装置と、本実施の形態におけるデータ管理装置１とにおける各構成要素の対応関係を明示する。すなわち、本発明のデータ管理装置の記憶手段は、本実施の形態のデータ管理装置１の記憶装置１６に対応し、本発明の判別手段、保存手段、検索手段、削除手段は、本実施の形態のＣＰＵ１１に対応している。また、本発明の電子保存単位制御情報記憶手段は、本実施の形態の電子保存単位制御テーブル１６１に対応している。
【００１０】
まず、構成を説明する。
図１は、本実施の形態におけるデータ管理装置１の要部構成を示すブロック図である。図１に示すように、データ管理装置１は、ＣＰＵ１１、表示部１２、入力部１３、伝送制御部１４、ＲＡＭ１５、記憶装置１６、印刷装置１７等から構成され、各部はバス１８により接続されている。
【００１１】
ＣＰＵ１１は、記憶装置１６内に格納されているシステムプログラム、及び各種アプリケーションプログラムの中から指定されたプログラムを、ＲＡＭ１５内の図示しないワークエリアに展開し、入力部１３、及び伝送制御部１４から入力されるデータに応じて、プログラムに従った各種処理を実行し、処理結果をＲＡＭ１５内のワークメモリに格納する。さらに、処理結果を表示するための表示情報を生成して表示部１２へ出力する。
【００１２】
具体的に、ＣＰＵ１１は、記憶装置１６内に格納される電子保存処理プログラムを読み出して、後述する電子保存処理（図５参照）を実行する。この電子保存処理を実行するに際して、ＣＰＵ１１は、印刷指示された文書の印刷データを電子保存データとして取得し、この電子保存データの作成期間を取得して、後述するＲＡＭ１５の作成期間メモリ１５１に、取得した作成期間を格納する。ここで、作成期間とは、各月毎に処理される伝票や決算書に含まれるデータの対象期間を示すものであり、例えば、作成期間が４月〜７月である電子保存データは、４月〜７月における伝票データ、又は決算書データを含むことを示している。なお、作成期間は、例えば、通期、半期、４半期等の所定の期間に対応した少なくとも３ヶ月単位の期間である。
【００１３】
また、ＣＰＵ１１は、電子保存データのドキュメント名から文書種別を取得して、この文書種別に対応する保存単位、過程保存、重複保存の制御データを後述する電子保存単位制御テーブル１６１（図３参照）から取得する。そして、取得した各制御データを後述するＲＡＭ１５の保存単位メモリ１５２、過程保存メモリ１５３、重複保存メモリ１５４に格納する。ここで、保存単位は、電子文書データを保存する際に、電子保存データの作成期間の取り扱い単位を示す制御データであり、例えば、通期、半期、４半期、随時が保存単位として設定されている。また、過程保存は、作成期間が保存単位に満たない電子文書データについて、保存するか否かを指示する制御データである。さらに、重複保存は、作成期間が重複する電子保存データについて、保存するか否を指示する制御データである。
【００１４】
さらに、ＣＰＵ１１は、作成期間メモリ１５１に格納した作成期間と、保存単位メモリ１５２に格納した保存単位の制御データを比較して、作成期間が保存単位を満たしているか否かを判断する。作成期間が保存単位を満たしている場合、ＣＰＵ１１は、該当する電子保存データを後述する電子保存データファイル１６２に保存する。
【００１５】
一方、作成期間が保存期間を満たしていない場合、ＣＰＵ１１は、過程保存メモリ１５３から過程保存の制御データを取得して、該当する電子保存データの過程保存を行うか否かを判断する。ここで、電子保存データの過程保存を行わない場合、ＣＰＵ１１は、該当する電子保存データを削除する。また、電子保存データの過程保存を行う場合、ＣＰＵ１１は、該当する電子保存データを後述する電子保存データファイル１６２に保存する。
【００１６】
さらに、ＣＰＵ１１は、重複保存メモリ１５４から重複保存の制御データを取得して、該当する電子保存データの重複保存を行うか否かを判断する。ここで、電子保存データの重複保存を行う場合、ＣＰＵ１１は、電子保存データファイル１６２に電子保存データを格納したままにする。一方、電子保存データの重複保存を行わない場合、ＣＰＵ１１は、電子保存データファイル１６１に作成期間が重複する電子保存データがあるか否かを検索して、重複する電子保存データがある場合、重複している期間の電子保存データを電子保存データファイル１６２から削除する。
【００１７】
表示部１２は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等によってなる表示画面を備え、ＣＰＵ１１から入力される表示指示に基づいて入力部１３、伝送制御部１４を介して送受信される表示データを画面上に表示する。
【００１８】
入力部１３は、カーソルキー、数字入力キー、及び各種機能キーを備えたキーボードを含み、このキーボードで押下されたキーに対応する押下信号をＣＰＵ１１に出力する。なお、入力部１３は、必要に応じてマウス、タッチパネル等のポインティングデバイスや、その他の入力装置を備えるものとしてもよい。
【００１９】
伝送制御部１４は、モデム（ＭＯＤＥＭ：MOdulator/DEModulator ）またはターミナルアダプタ（ＴＡ：Terminal Adapter）等によって構成され、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、あるいはインターネット等の各種ネットワークＮに接続された伝送媒体に接続可能なインターフェイスである。
【００２０】
ＲＡＭ１５は、ＣＰＵ１１によって実行される各種プログラムやこれら各種プログラムによって処理されたデータ等を一時的に記憶するワークエリアを形成する。図２を参照して、ＲＡＭ１５に格納される各データのデータ構成例を説明する。
【００２１】
図２に示すように、ＲＡＭ１５には、電子保存データから取得した作成期間を格納する作成期間メモリ１５１、電子保存単位制御テーブル１６１から取得した保存単位の制御データを格納する保存単位メモリ１５２、過程保存の制御データを格納する過程保存メモリ１５３、重複保存の制御データを格納する重複保存メモリ１５４を有している。各メモリには、電子保存処理において、ＣＰＵ１１により取得された各データがそれぞれ対応するメモリに格納される構成となっている。
【００２２】
記憶装置１６は、プログラムやデータ等があらかじめ記憶されている記録媒体（図示せず）を有しており、この記録媒体は磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。この記録媒体は記憶装置１６に固定的に設けられるもの、若しくは着脱自在に装着するものであり、この記録媒体には、前記システムプログラム及び当該システムに対応する各種アプリケーションプログラム、及び各種処理プログラムで処理されたデータ等を記憶する。
【００２３】
また、記録媒体に記憶するプログラム、データ等は、その一部若しくは全部をサーバやクライアント等の他の機器からＷＡＮ、ＬＡＮ等のネットワーク回線の伝送媒体を介して伝送制御部１４から受信して記憶する構成にしてもよく、さらに、記録媒体はネットワーク上に構築されたサーバの記録媒体であってもよい。さらに、前記プログラムをネットワーク回線等の伝送媒体を介してサーバやクライアントへ伝送してこれらの機器にインストールするように構成してもよい。
【００２４】
ここで、図３〜図４を参照して記憶装置１６に格納される電子保存単位制御テーブル１６１、及び電子保存データファイル１６２について説明する。
図３は、電子保存単位制御テーブル１６１のデータ構成例を示す図である。図３に示すように、電子保存単位制御テーブル１６１は、印刷時に作成された電子保存データの文書種別毎に、保存形態を制御するための保存単位、過程保存、重複単位の制御データを格納するテーブルである。図３に示すように、電子保存単位制御テーブル１６１は、「ドキュメント名」、「保存単位」、「過程保存」、「重複単位」の項目に分かれ、各データが記録されている。「ドキュメント名」には、電子保存データの文書名である、「合計残高試算表」、「用途別合計残高試算表」等のテキストデータが記録されている。なお、それぞれのドキュメント名は、文書種別に対応している。
【００２５】
「保存単位」には、各ドキュメント名に対応して、「通期」、「半期」、「４半期」、「随時」等のテキストデータが記録され、保存単位の期間を示している。「通期」は、「期首〜期末」の期間を含み、例えば通期の期間が１２ヶ月であれば１２ヶ月を保存単位とすることを意味している。「半期」は、「期首〜半期」または「半期〜期末」の期間を含み、例えば通期の期間が１２ヶ月であれば、その半分の６ヶ月を保存単位とすることを意味している。また、「４半期」は、「期首〜４半期」、「４半期〜半期」、「半期〜４半期」、「４半期〜期末」の期間を含み、例えば通期の期間が１２ヶ月であれば、その４分の１の３ヶ月を保存単位とすることを意味している。さらに、「随時」は、保存単位を定めないことを示し、作成期間に関わらず電子保存データが保存対象となることを示している。
【００２６】
「過程保存」には、「する」、「しない」等のテキストデータが記録され、過程保存をするか否かを示している。つまり、制御データが「する」である場合、保存単位に満たない電子保存データであっても電子保存することを示し、制御データが「しない」である場合、保存単位に満たない電子保存データについては電子保存しないことを示している。
【００２７】
「重複保存」には、「整理する」、「整理しない」等のテキストデータが記録され、重複保存をするか否かを示している。つまり、制御データが「整理する」である場合、作成期間が重複して電子保存データファイル１６２に記録されている電子保存データを削除することを示し、制御データが「整理しない」である場合、作成期間が重複して電子保存データファイル１６２に記録されている電子保存データを削除しないことを示している。
【００２８】
次に、図４（ａ）〜（ｃ）は、電子保存データファイル１６２に保存される電子保存データのデータ構成例を示す図である。図４（ａ）には、ドキュメント名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０４〜２００２／０６」である電子保存データと、ドキュメント名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０７〜２００２／０９」である電子保存データとが保存されている。即ち、電子保存データファイル１６２ａは、作成期間が重複していない電子保存データを保存している。
【００２９】
図４（ｂ）には、ドキュメント名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０４〜２００２／０６」である電子保存データと、ドキュメント名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０７〜２００２／０９」である電子保存データと、ドキュメント名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０４〜２００２／０９」である電子保存データとが保存されている。すなわち、電子保存データファイル１６２ｂは、電子保存データファイル１６２ａに、４月〜９月の決算書の電子保存データがさらに保存された場合を示しており、上段２つの電子保存データと、下段の電子保存データの作成期間は重複する構成となっている。
【００３０】
図４（ｃ）には、ドキュメント名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０４〜２００２／０９」である電子保存データのみが保存されている。即ち、電子保存データファイル１６２ｃは、電子保存データファイル１６２ｂから重複する電子保存データが削除された場合を示しており、作成期間の重複する電子保存データを含まない構成となっている。
【００３１】
印刷装置１７は、レーザプリンタ、インクジェット式プリンタ、昇華型プリンタ等の印刷方式を採用したプリンタであり、ＣＰＵ１１の制御に応じて、赤外レーザ光やＬＥＤ（Light-Emitting Diode）による投射光を用いて、印刷媒体に印刷データを転写して排紙出力する。
【００３２】
次に、本実施の形態の動作を説明する。
後述する各フローチャートに記述されている各機能を実現するためのプログラムは読み取り可能なプログラムコードの形態でデータ管理装置１の記録媒体に格納されており、データ管理装置１のＣＰＵ１１は、該プログラムコードに従った動作を逐次実行する。また、ＣＰＵ１１は、伝送媒体を介して伝送される上記プログラムコードに従った動作を逐次実行することもできる。すなわち、記録媒体の他、伝送媒体を介して外部供給されたプログラムまたはデータを利用して本実施の形態特有の動作を実行することも可能である。
【００３３】
データ管理装置１のＣＰＵ１１により実行される電子保存処理について、図５を参照して説明する。図５に示すように、電子保存処理を実行する際に、入力部１３を介して決算書等の文書が指定され、印刷指示が入力された場合、ＣＰＵ１１は、印刷データを作成して印刷を行うとともに、作成した印刷データを電子保存データとして指定する（ステップＳ１）。
【００３４】
次いで、ＣＰＵ１１は、指定された電子保存データの作成期間を電子保存データから取得して、作成期間メモリ１５１に格納する（ステップＳ２）。続いて、ＣＰＵ１１は、電子保存データのドキュメント名から文書種別を取得する（ステップＳ３）。そして、取得した文書種別に基づいて、記憶装置１６に格納される電子保存単位制御テーブル１６１から、対応する保存単位、過程保存、重複保存の制御データを検索して取得し、保存単位メモリ１５２、過程保存メモリ１５３、重複保存メモリ１５４にそれぞれ制御データを格納する（ステップＳ４）。
【００３５】
続いて、ＣＰＵ１１は、作成期間メモリ１５１に格納した作成期間と、保存単位メモリ１５２に格納した保存単位の制御データとを比較して（ステップＳ５）、作成期間が保存単位以内であるか否かを判断する（ステップＳ６）。ここで、作成期間が保存単位以内でない場合（ステップＳ６；ＮＯ）、即ち、作成期間が保存単位を満たしている場合、ＣＰＵ１１は、ステップＳ９に移行する。
【００３６】
一方、作成期間が保存単位以内である場合（ステップＳ６；ＹＥＳ）、即ち、作成期間が保存単位を満たしていない場合、ＣＰＵ１１は、過程保存メモリ１５３に格納した過程保存の制御データを読み出して（ステップＳ７）、過程保存を行うか否かを判断する（ステップＳ８）。そして、制御データにより過程保存を行わないと判断した場合（ステップＳ８；ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、本電子保存処理を終了する。
【００３７】
一方、制御データにより過程保存を行うと判断した場合（ステップＳ８；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、対応する電子保存データを電子保存データファイル１６２に保存する（ステップＳ９）。そして、ＣＰＵ１１は、重複保存メモリ１５４に格納した重複保存の制御データを読み出して（ステップＳ１０）、対応する電子保存データの重複保存を行うか否かを判断する（ステップＳ１１）。ここで、制御データにより重複保存を行うと判断した場合（ステップＳ１１；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、電子保存データを電子保存データファイル１６２に保存したまま、本電子保存処理を終了する。
【００３８】
また、制御データにより電子保存データを重複保存しないと判断した場合（ステップＳ１１；ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、電子保存データファイル１６２に保存される電子保存データの作成期間を取得して、作成期間が重複する電子保存データが保存されているか否かを検索して（ステップＳ１２）、作成期間が重複する電子保存データが電子保存データファイル１６２に保存されているか否かを判断する（ステップＳ１３）。
【００３９】
ここで、作成期間が重複する電子保存データが保存されていない場合（ステップＳ１３；ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、本電子保存処理を終了する。また、作成期間が重複する電子保存データが電子保存データファイル１６２に保存されている場合（ステップＳ１３；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、検索された重複する電子保存データを電子保存データファイル１６２から削除して（ステップＳ１４）、本電子保存処理を終了する。
【００４０】
次に、図６は、保存単位、過程保存、重複保存の各制御データに基づいて電子保存処理が行われた場合の処理結果（動作）の概要を一覧にて示す図である。例えば、図６の最上段に示すように、保存単位の制御データが「通期」、過程保存の制御データが「する」、重複保存の制御データが「整理する」である場合、上述した電子保存処理が実行されることにより、電子保存データは、「通期に満たない期間も電子保存されるが、通期を保存した時点で通期に満たない保存データは整理される」ことが示されている。
【００４１】
次に、図７は、作成期間が異なる複数の決算書の印刷物が生成され、対応する電子保存データが処理される過程を概念的に示す図である。図７（ａ）に示すように、決算書に関する各制御データは、対応する各メモリにそれぞれ格納されており、保存単位メモリ１５２に格納した保存単位の制御データは「半期」、過程保存メモリ１５３に格納された過程保存の制御データは「する」、重複保存メモリ１５４に格納した重複保存の制御データは「整理する」となっている。
【００４２】
ここで、図７（ｂ）に示すように、作成期間が「４月〜６月」の決算書の印刷指示が入力された場合、ＣＰＵ１１により、決算書の印刷データが生成され、決算書の印刷物が印刷装置１７から出力される。また、ＣＰＵ１１により、この印刷データが電子保存データとして指定され、電子保存データファイル１６２に「４月〜６月」の決算書の電子保存データが新規保存される。ここで、決算書の作成期間は「４月〜６月」であり、作成期間は保存単位の制御データは「半期」以内であるが、過程保存の制御データは「する」であるため、「４月〜６月」の決算書が電子保存される構成となっている。
【００４３】
続いて、図７（ｃ）に示すように、作成期間が「７月〜９月」の決算書の印刷指示が入力された場合、ＣＰＵ１１により、「７月〜９月」の決算書の印刷データが生成され、「７月〜９月」の決算書の印刷物が印刷装置１７から出力される。また、ＣＰＵ１１により、印刷データが電子保存データとして指定され、電子保存データファイル１６２に「７月〜９月」の決算書の電子保存データが新規保存される。ここで、決算書の作成期間は「７月〜９月」であり、作成期間は保存単位の制御データの「半期」以内であるが、過程保存の制御データは「する」であるため、「７月〜９月」の決算書が電子保存される構成となっている。また、作成期間が「４月〜６月」の決算書と、作成期間が「７月〜９月」の決算書は、作成期間が重複しないため、２つの決算書は電子保存されたままとなる。
【００４４】
さらに、図７（ｄ）に示すように、作成期間が「４月〜９月」の決算書の印刷指示が入力された場合、ＣＰＵ１１により、作成期間が「４月〜９月」の決算書の印刷データが生成され、「４月〜９月」の決算書の印刷物が印刷装置１７から出力される。また、ＣＰＵ１１により、生成された印刷データが電子保存データとして指定され、電子保存データファイル１６２に「４月〜９月」の決算書の電子保存データが新規保存される。ここで、決算書の作成期間は「４月〜９月」であるため、作成期間は保存単位の制御データの「半期」を満たしており、「４月〜９月」の決算書の電子保存が行われる。また、「４月〜９月」の決算書は、作成期間が「４月〜６月」の決算書と、作成期間が「７月〜９月」の決算書と、作成期間が重複している。ここで、重複保存の制御データは「整理する」であるため、保存単位に満たない「４月〜６月」、及び「７月〜９月」の決算書の電子保存データは自動整理され、削除される構成となっている。
【００４５】
以上のように、本実施の形態のデータ管理装置１によれば、電子文書の印刷が行われる毎に生成され、記憶装置１６に電子保存される電子保存データを、文書種別毎に設定される保存単位、過程保存の制御データに基づいて、記憶装置１６に保存するか否かを判断して、必要な電子保存データのみを保存するとともに、重複保存の制御データに基づいて、作成期間の重複する不要な電子保存データを記憶装置１６から削除する。
【００４６】
したがって、作成期間が重複する複数の電子保存データが記憶装置に保存されたり、最終的な会計資料としては不要な期間の電子保存データが記憶装置に保存されることがなく、必要な電子保存データのみを記憶装置に保存することができる。これにより、記憶装置に蓄積される電子保存データを効率良く管理するとともに、記憶装置の容量を有効に利用して、企業における業務処理の効率を向上させることができる。
【００４７】
なお、本実施の形態における記述は、本発明にかかる好適なデータ管理装置１の一例であり、これに限定されるものではなく、本実施の形態におけるデータ管理装置１の細部構成、及び詳細動作に関しては、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更可能であることはもちろんである。
例えば、電子保存単位制御テーブル１６１及び電子保存データファイル１６２を格納する記憶装置１６は、データ管理装置１に備えられた形態に限らず、記憶装置１６をデータ管理装置１と分離し、データ管理装置１はネットワークＮを介して記憶装置１６に接続して電子保存単位制御テーブル１６１及び電子保存データファイル１６２にアクセスするように構成してもよい。
【００４８】
【発明の効果】
本発明によれば、文書を保存する際に、文書に含まれるデータの対象期間を示す作成期間と、文書の作成期間に対応して所定の期間が予め文書の種類別に設定され、文書の作成期間の取り扱い単位を示す制御データである保存単位とに応じて、保存対象となる文書のみを記憶手段に保存するとともに、保存される文書と作成期間が重複する文書が記憶手段に既に記憶されている場合は、重複する文書が自動的に削除されるため、ユーザに負担をかけることなく、既に保存された不要な保存データを自動的に整理することができ、不要な保存データが記憶手段に保存されることがなく、記憶手段の容量を有効に利用して、保存データを効率良く管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明を適用した実施の形態のデータ管理装置１の要部構成を示すブロック図である。
【図２】図１のＲＡＭ１５に格納される各データのデータ構成例を示す図である。
【図３】図１の記憶装置１６に格納される電子保存単位制御テーブル１６１のデータ構成例を示す図である。
【図４】図１の記憶装置１６に格納される電子保存データファイル１６２のデータ構成例を示す図である。
【図５】図１のＣＰＵ１１により実行される電子保存処理を示すフローチャートである。
【図６】各制御データに基づいて電子保存処理が行われた場合の処理結果（動作）の概要を一覧にて示す図である。
【図７】電子保存処理により電子保存データが処理される過程の具体例を示す図である。
【符号の説明】
１    データ管理装置
１１    ＣＰＵ
１２    表示部
１３    入力部
１４    伝送制御部
１５    ＲＡＭ
１６    記憶装置
１７    印刷装置
１８    バス
Ｎ    ネットワーク
【図１】
0004140266.tif 000002
【図２】
0004140266.tif 000003
【図３】
0004140266.tif 000004
【図４】
0004140266.tif 000005
【図５】
0004140266.tif 000006
【図６】
0004140266.tif 000007
【図７】
0004140266.tif 000008