(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの受信が可能な情報処理装置であって、
受信した電子メールから、アクセスすべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出されたアクセス情報に含まれる前記指定情報によって指定されているオブジェクトをアクセスする第１アクセス手段と、
前記第２の許可情報が許可を示す場合、前記識別情報により指定されるオブジェクトをアクセスする第２アクセス手段と、
前記抽出手段によって抽出したアクセス情報に含まれる前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第１アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記指定情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第１判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記識別情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第２判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示している場合には、前記第１及び第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトの表示を実行し、前記第１許可情報が許可を示していない場合には、前記第１判定手段または前記第２判定手段で一致しないと判定されたオブジェクトの表示を禁止して前記第１または第２判定手段で一致していると判定されたオブジェクトの表示を実行する表示制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
情報処理装置間で電子メールを送受信可能な情報処理システムであって、
電子メールに添付すべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を含む電子メール情報を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成された前記電子メール情報を送受信する通信手段と、
前記通信手段を介して受信した電子メール情報から、アクセスすべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可又は不許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出されたアクセス情報に含まれる前記指定情報によって指定されているオブジェクトをアクセスする第１アクセス手段と、
前記第２の許可情報が許可を示す場合、前記識別情報により指定されるオブジェクトをアクセスする第２アクセス手段と、
前記抽出手段によって抽出したアクセス情報に含まれる前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第１アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記指定情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第１判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記識別情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第２判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示している場合には、前記第１及び第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトの表示を実行し、前記第１許可情報が許可を示していない場合には、前記第１判定手段または前記第２判定手段で一致しないと判定されたオブジェクトの表示を禁止して前記第１または第２判定手段で一致していると判定されたオブジェクトの表示を実行する表示制御手段とを備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項３】
電子メールの受信が可能な情報処理装置の制御方法であって、
抽出手段が、受信した電子メールから、アクセスすべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可又は不許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を抽出する抽出工程と、
第１アクセス手段が、前記抽出工程によって抽出されたアクセス情報に含まれる前記指定情報によって指定されているオブジェクトをアクセスする第１アクセス工程と、
第２アクセス手段が、前記第２の許可情報が許可を示す場合、前記識別情報により指定されるオブジェクトをアクセスする第２アクセス工程と、
第１判定手段が、前記抽出工程によって抽出したアクセス情報に含まれる前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第１アクセス工程でアクセスしたオブジェクトが、前記指定情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第１判定工程と、
第２判定手段が、前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第２アクセス工程でアクセスしたオブジェクトが、前記識別情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第２判定工程と、
表示制御手段が、前記第１の許可情報が許可を示している場合には、前記第１及び第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトの表示を実行し、前記第１許可情報が許可を示していない場合には、前記第１判定工程または前記第２判定工程で一致しないと判定されたオブジェクトの表示を禁止して前記第１または第２判定手段で一致していると判定されたオブジェクトの表示を実行する表示制御工程とを備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項４】
第１及び第２の情報処理装置間で電子メールを送受信可能な情報処理システムの制御方法であって、
前記第１の情報処理装置が、電子メールに添付すべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を含む電子メール情報を生成する生成工程と、
前記第１の情報処理装置が前記第２の情報処理装置へ、前記生成工程で生成された前記電子メール情報を送信する通信工程と、
前記第２の情報処理装置が、前記通信工程で送信された電子メール情報を受信し、受信した電子メール情報から、アクセスすべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可又は不許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を抽出する抽出工程と、
前記第２の情報処理装置が、前記抽出工程によって抽出されたアクセス情報に含まれる前記指定情報によって指定されているオブジェクトをアクセスする第１アクセス工程と、
前記第２の情報処理装置が、前記第２の許可情報が許可を示す場合、前記識別情報により指定されるオブジェクトをアクセスする第２アクセス工程と、
前記第２の情報処理装置が、前記抽出工程によって抽出したアクセス情報に含まれる前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第１アクセス工程でアクセスしたオブジェクトが、前記指定情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第１判定工程と、
前記第２の情報処理装置が、前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第２アクセス工程でアクセスしたオブジェクトが、前記識別情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第２判定工程と、
前記第２の情報処理装置が、前記第１の許可情報が許可を示している場合には、前記第１及び第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトの表示を実行し、前記第１許可情報が許可を示していない場合には、前記第１判定工程または前記第２判定工程で一致しないと判定されたオブジェクトの表示を禁止して前記第１または第２判定手段で一致していると判定されたオブジェクトの表示を実行する表示制御工程とを備えることを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【請求項５】
請求項３または４に記載された制御方法をコンピュータに実行させるための制御プログラム。
【請求項６】
請求項項３または４に記載された制御方法をコンピュータに実行させるための制御プログラムを格納したコンピュータ可読記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ドキュメント管理システム内のドキュメント情報を電子メールにて送信する情報処理装置及び方法及びシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、ドキュメント管理システム内のドキュメント情報を電子メールアプリケーションで送信する場合には、当該ドキュメント情報そのものか、当該ドキュメントをある形式の画像に展開したものを送信していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、送信すべきドキュメントそのもののデータ量が多い場合は、電子メールシステムの負荷を増大させてしまう。
【０００４】
また、展開されたデータには、ドキュメント管理システムに格納された、イメージ文書におけるアノテーション情報や、ユーザ固有のプロパティ情報等の付加情報を付加させることが可能である。実ドキュメントを電子メールに貼り付けた場合、ドキュメントシステム内で参照するように、実ドキュメントと付加情報を明確に関連づけて表示させることは容易ではない。ドキュメント管理システムに格納されている状態で参照できれば、上記の不都合は解決される。しかしながら、この場合は、別の方法でドキュメントの格納場所を知ることが必要となり、その手続が煩雑であった。
【０００５】
更に、ドキュメント管理システム内に格納されている形式や形態で該ドキュメントを参照する場合には、そのドキュメントが存在するシステムにアクセスするためのユーザ登録が必要となる場合もあり、操作性が悪い。
【０００６】
本発明は上記の問題に鑑みてなされたものであり、送信対象のドキュメント（オブジェクト）の実体や、当該オブジェクトの内容を画像に変換したファイルを送信することなく、ドキュメントの格納位置やアクセス権等の特定情報を電子メールでによって送信可能とし、電子メールシステムの負荷を増大させることなく、受信者側にてドキュメントを容易に表示させることを可能とすることを目的とする。
【０００９】
また、本発明の他の目的は、受信者がアクセスするドキュメントのバージョンを送信側で制限可能とし、多様なアクセス制御を容易に実現可能とすることにある。
【００１０】
また、本発明の他の目的は、送信者が指定するドキュメントが格納されている同一フォルダ内のドキュメントに対して受信者がアクセス可能とし、多様なアクセス制御を容易に実現可能とすることにある。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するための本発明による情報処理装置は、例えば以下の構成を備える。即ち、
電子メールの受信が可能な情報処理装置であって、
受信した電子メールから、アクセスすべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出されたアクセス情報に含まれる前記指定情報によって指定されているオブジェクトをアクセスする第１アクセス手段と、
前記第２の許可情報が許可を示す場合、前記識別情報により指定されるオブジェクトをアクセスする第２アクセス手段と、
前記抽出手段によって抽出したアクセス情報に含まれる前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第１アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記指定情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第１判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記識別情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第２判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示している場合には、前記第１及び第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトの表示を実行し、前記第１許可情報が許可を示していない場合には、前記第１判定手段または前記第２判定手段で一致しないと判定されたオブジェクトの表示を禁止して前記第１または第２判定手段で一致していると判定されたオブジェクトの表示を実行する表示制御手段とを備える。
【００１２】
また、上記の目的を達成するための本発明の他の態様による情報処理システムは例えば以下の構成を備える。即ち、
情報処理装置間で電子メールを送受信可能な情報処理システムであって、
電子メールに添付すべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を含む電子メール情報を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成された前記電子メール情報を送受信する通信手段と、
前記通信手段を介して受信した電子メール情報から、アクセスすべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可又は不許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出されたアクセス情報に含まれる前記指定情報によって指定されているオブジェクトをアクセスする第１アクセス手段と、
前記第２の許可情報が許可を示す場合、前記識別情報により指定されるオブジェクトをアクセスする第２アクセス手段と、
前記抽出手段によって抽出したアクセス情報に含まれる前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第１アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記指定情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第１判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトが、前記識別情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第２判定手段と、
前記第１の許可情報が許可を示している場合には、前記第１及び第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトの表示を実行し、前記第１許可情報が許可を示していない場合には、前記第１判定手段または前記第２判定手段で一致しないと判定されたオブジェクトの表示を禁止して前記第１または第２判定手段で一致していると判定されたオブジェクトの表示を実行する表示制御手段とを備える。
【００１３】
更に、上記の目的を達成するための本発明の他の態様による情報処理装置の制御方法は、
電子メールの受信が可能な情報処理装置の制御方法であって、
抽出手段が、受信した電子メールから、アクセスすべきオブジェクトとそのバージョンを示す指定情報と、全バージョンへのアクセスの許可を示す第１の許可情報と、前記指定情報で指定されているオブジェクトが存在するフォルダ内の全オブジェクトへのアクセスの許可又は不許可を示す第２の許可情報と、前記フォルダ内に存在する前記指定情報で指定されているオブジェクト以外の全オブジェクト及びそれらの各々のバージョンを示す識別情報とを含むアクセス情報を抽出する抽出工程と、
第１アクセス手段が、前記抽出工程によって抽出されたアクセス情報に含まれる前記指定情報によって指定されているオブジェクトをアクセスする第１アクセス工程と、
第２アクセス手段が、前記第２の許可情報が許可を示す場合、前記識別情報により指定されるオブジェクトをアクセスする第２アクセス工程と、
第１判定手段が、前記抽出工程によって抽出したアクセス情報に含まれる前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第１アクセス工程でアクセスしたオブジェクトが、前記指定情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第１判定工程と、
第２判定手段が、前記第１の許可情報が許可を示していない場合、前記第２アクセス工程でアクセスしたオブジェクトが、前記識別情報で指定されているバージョンと一致するか否かを判定する第２判定工程と、
表示制御手段が、前記第１の許可情報が許可を示している場合には、前記第１及び第２アクセス手段でアクセスしたオブジェクトの表示を実行し、前記第１許可情報が許可を示していない場合には、前記第１判定工程または前記第２判定工程で一致しないと判定されたオブジェクトの表示を禁止して前記第１または第２判定手段で一致していると判定されたオブジェクトの表示を実行する表示制御工程とを備える。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、添付の図面を参照して、本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。
【００１５】
図１は、本実施形態によるドキュメント格納情報の通知方式が適用される情報処理システムのシステム構成図である。この情報処理システムは、少なくとも２台のコンピュータ（ＰＣ−Ａ２０１とＰＣ−Ｂ２０２）、データベースサーバ２０３及び電子メールサーバ２０４とから構成される。ＰＣ２０１、２０２はメールクライアントとして機能するものであり、一般的なパーソナルコンピュータ或いはワークステーションを用いることができる。データベースサーバ２０３は本実施形態で電子メールの送信対象となるドキュメント等を格納する。メールサーバ２０４は、本システムにおいて送信された電子メールの保存、配送を行う。
【００１６】
図２は、本実施形態のドキュメント格納情報の通知方式が適用される情報処理システムにおける、ＰＣとデータベースサーバの詳細な構成を示すブロック図である。ＰＣ３００は図１におけるＰＣ２０１或いはＰＣ２０２に対応するものである。ＰＣ３００は、表示装置３０１と、入力装置３０２と、中央処理装置３０３と、外部記憶装置３０４と、メモリ３０５と、ネットワークインタフェース３０６とを備える。また、データベースサーバ３１０は図１におけるデータベースサーバ２０３に対応するものであり、ネットワークインタフェース３１１、中央処理装置３１２、メモリ３１３、外部記憶装置３１４とを備える。なお、ネットワークインタフェース３０６と３１１はネットワークケーブルで接続されている。
【００１７】
ＰＣ３００において、表示装置３０１はＣＲＴやＬＣＤ等を備え、中央処理装置３０３の制御の下で各種表示を行う。入力装置３０２は、例えばキーボードやポインティングデバイスを含み、中央処理装置３０３に対する各種入力を行う。中央処理装置３０３は、メモリ３０５に格納された制御プログラムを実行することで、後述する各種処理を実現する。外部記憶装置３０４は、ハードディスク等に代表される大容量の不揮発性メモリである。メモリ３０５は、例えばＲＡＭで構成され、中央処理装置３０３の作業領域等を提供する。３０６はネットワークインターフェースであり、例えばモデム等により電話回線を介してインターネットとの接続を行う。
【００１８】
データベースサーバ３１０において、ネットワークインターフェース３１１は例えばインターネットとの接続を行うためのインターフェースである。中央処理装置３１２はメモリ３１３に格納された制御プログラムを実行することによって後述する各種処理を実現する。外部記憶装置３１４は、ハードディスク等に代表される大容量の不揮発性メモリである。
【００１９】
図３は、本実施形態のドキュメント格納情報通知方式が適用されるドキュメント管理システム、または画像管理システムにおける、オブジェクトの一覧表示を行うメインウィンドウの概略を示す図である。このウィンドウは表示装置３０１上に表示されることになる
図３において、４００はメインウインドウを表わす。図３では、格納領域α内のオブジェクトをサムネイル形式で示しており、本例では２つのオブジェクト（Ａ、Ｂ）があるとする。なお、格納領域αは例えばディレクトリ或いはフォルダに相当する。４０１は、一覧表示領域４０３における表示形式を、サムネイル形式とするかリスト形式とするかの選択をするためのボタンである。４０２は、一覧表示すべき格納領域を変更するためのボタンである。４０３は、オブジェクトの一覧表示領域であり、ボタン４０２によって選択された格納領域内のオブジェクトを、ボタン４０１によって選択された形式（サムネイル形式かリスと形式か）で一覧表示するための領域である。なお、図３ではサムネイル表示が選択された状態が示されている。４０４は、電子メールアプリケーションに対応するアイコンである。一覧表示領域４０３においてサムネイル画像で表示されたオブジェクトや、リストで表示されたオブジェクトをドラッグし、電子メールアプリケーションアイコン４０４にドロップすることで、当該オブジェクトに関連した情報が添付された電子メールを送信することが可能になる。
【００２０】
なお、このとき電子メールアプリケーションアイコン４０４へドラッグアンドドロップされたオブジェクトは、バージョン情報を有する。受信側では、送信者側から全バージョンへのアクセス許可がなされていない場合には、当該バージョンのオブジェクトしかアクセスすることができない。この点については後述の説明により明らかになろう。
【００２１】
図４は、図３において一覧表示されたオブジェクトの一つを電子メールアプリケーションアイコン４０４にドロップした場合に表示されるアクセスキー設定画面を示す図である。当該オブジェクトへのアクセスに必要な情報をここで設定し、アクセスキーとして格納することができる。なお、以下では、オブジェクトをドキュメントと称する。また、本明細書においては、ドキュメントとは、文書ファイルや画像ファイル等を含むものとする。
【００２２】
図４において、５００はアクセスキー設定画面を示す。５０１は当該システム（例えば、当該ドキュメントの存在するデータベースサーバ）へのアクセスを可能とするためのユーザ名である。すなわち、既にシステムに登録されているユーザに加えて、特別の「アクセスキーユーザ」の設定が可能である。このように、該ドキュメントが格納されているデータベースにユーザ登録されていないユーザであっても、この「アクセスキーユーザ」を含むアクセスキーを持つことにより、データベース内のドキュメントを参照することができる。このユーザ名５０１において「なし」を選択すると、当該データベースへのアクセス時にユーザ名及びパスワードの問い合わが行われ、ユーザ登録の無い人は当該データベースへアクセスすることはできない。
【００２３】
更に、アクセスキー設定画面５００においては以下の設定が行える。即ち、
・当該ドキュメントに対する「アクセスキーユーザ」へのアクセス権（読み出し（参照）のみを許可、或いは読み書き（更新）を許可等）の設定（５０２）。
・当該ドキュメントに対する「他バージョン」へのアクセス権の設定（５０８）。
・アクセスキーを使用してドキュメントを参照するときに、該ドキュメントが格納されているフォルダの他のドキュメントも表示できるか否かの設定（５０３）。ここで、「全ドキュメント表示」にチェックした場合は、５０２で設定したアクセス権及び５０８で設定したアクセス権も全ドキュメントについて同様に有効になる。
・ここで作成されるアクセスキーに有効期限を設定するか否かの設定（５０４）、及び有効期限の設定（５０５）。
【００２４】
以上の各項目を設定した後に、ＯＫボタン５０６を押下（クリック）すると、当該アクセスキー設定画面５００に表示されている設定内容でアクセスキー・ファイルが作成され、これが電子メールファイルに添付される。一方、キャンセルボタン５０７を押下すると、アクセスキー・ファイルは作成せずに、当該処理を中断する。
【００２５】
図５は図４に示すアクセスキー設定画面によって設定された内容に基づいて生成されたアクセスキー・ファイルの暗号化前のアクセスキー・フォーマットを示す図である。図５において、５１０は、暗号化前のアクセスキー・フォーマットである。アクセスキーは、通常暗号化されるので、直接テキストエディタで参照、編集することはできない。
【００２６】
図５において、「ドキュメントの絶対格納位置」は、ドロップされたドキュメントのデータベースシステム内における絶対格納位置が設定されている。ここで、「ユーザ名」は、ユーザ名５０１において入力された「アクセスキーユーザ」か「設定なし」である。「パスワード」には、アクセスキーユーザが設定された場合のみ、データベースシステムが設定するパスワードが設定される。アクセス権は、「アクセスキーユーザ」が設定された場合にのみ設定される。本例では、「読み書き」か「読み」のいずれかが設定される。「該当ドキュメント全バージョンアクセス許可フラグ」には、図４のチェックボックス５０８を用いて指定された値（許可か否か）が設定される。また、「同一フォルダ内全ドキュメント表示フラグ」には、図４のチェックボックス５０３を用いて指定された値（オンかオフ）が設定され、「キーファイル有効日付」には、図４のチェックボックス５０４にチェックがある場合のみ図４の５０５で指定された有効期限の内容が保存される。「該当ドキュメントのＩＤ」には、選択したドキュメントのＩＤがバージョン番号も含めた形で格納される。ここで、「同一フォルダ内全ドキュメント表示フラグ」がオンの場合は、同一フォルダに存在する全ドキュメントのＩＤがバージョン番号も含めた形で付加される。
【００２７】
図６は、本実施形態のドキュメント格納情報通知方式において、受信したアクセスキーを使用する場合の画面表示例及び操作を説明する図である。
【００２８】
図６において、６００は、格納領域Ｚ内のドキュメントの一覧をサムネイル形式で表示しているメインウインドウを表わす。ここでは、一覧表示領域６０１に１つのドキュメント（Ｃ）が表示されている。
【００２９】
図６において、６１０は電子メールアプリケーションメインウインドウであり、電子メールアプリケーションによって表示されるメインウィンドウの概略を示している。このウィンドウ６１０は、一般の電子メールアプリケーションのウィンドウのように、メールヘッダを表示するメールヘッダ領域６１１、メール本文を表示するメール本文領域６１２、添付データを示す添付データ領域６１３に別れている。なお、６１４は、上述の手順で生成され、当該電子メールに添付されたアクセスキー・ファイルに対応するアイコンである。
【００３０】
ここで、受信したメールに添付されているアクセスキー・ファイルに対応するアイコン６１４をサムネイル画像表示領域６０１へドラッグ＆ドロップすると、当該アクセスキー・ファイルに保存された情報に基づいて、データベースをアクセスする。ここで、アイコン６１４が、当該電子メールの送信者側において、図３に示すごとく、送信者側のＰＣの格納領域α内のドキュメントＡを電子メールアプリケーションアイコン４０４にドロップしてアクセスキー・ファイルが生成されたとする。この場合、受信者側のＰＣのウインドウ表示は、図６の６００から図６の６２０に示す表示内容へと変化する。ここで、送信者側ＰＣにおいて、格納領域αにはドキュメントＡとドキュメントＢが存在し、「同一フォルダ内全ドキュメントフラグ」をＯＮにしたとする。従って、図６の６２０として示されるメインウインドウには、（当該電子メールの送信者側ＰＣの）格納領域α内の添付が指定されたドキュメントＡと、同一フォルダに格納されているドキュメントＢが表示されている。
【００３１】
なお、このシステムで適用されている電子メールシステム、電子メールアプリケーションは既知のシステム、アプリケーションとする。
【００３２】
次に、本実施形態による処理について説明する。図７は、本実施形態のアクセスキーの送信処理を説明するフローチャートである。図３で、ドキュメントを電子メールアプリケーションアイコンにドロップした場合に、本システムの中央処理装置３０３が行なうアクセスキー・ファイルの作成処理と、作成したアクセスキー・ファイルの電子メールへの添付処理について、図７のフローチャートを参照して説明する。なお、この実施形態では、ＰＣ−Ａ２０１のユーザがデータベースサーバ２０３内のドキュメント情報を電子メールに添付して、ＰＣ−Ｂ２０２のユーザに送付するものとし、その場合の電子メールはメールサーバ２０４に蓄積され、メールサーバ２０４からＰＣ−Ｂ２０２のユーザに当該電子メールの到着の通知が届くものとする。或いは、メールサーバ２０４からＰＣ−Ｂ２０２にメールが転送されるものとする。これらはメールシステムに依存する。
【００３３】
まず、ステップＳ１０１で、ネットワークインタフェース３０６と３１１を介し、図３に示す操作により指定されたドキュメント（本例では格納領域α内のドキュメントＡ）の絶対格納位置をデータベースサーバ３１０内の中央処理装置３１２を通して取得する。次に、ステップＳ１０２で、ステップＳ１０１と同様にして、当該ドキュメントのアクセス権を取得する。更に、ステップＳ１０３で、同様の手順により、当該ドキュメントが格納されているフォルダのアクセス権を取得する。
【００３４】
次に、ステップＳ１０４で、アクセスキー設定画面５００を表示し、ユーザに、アクセスキー作成の条件を入力させる。ただし、アクセス権５０２がステップＳ１０２で取得した条件より緩くならないように制限しておく。例えば、ステップＳ１０２で取得したドキュメントのアクセス権が「読み」だけなら、アクセス権５０２の「読み書き」をあらかじめグレーアウトして表示し、選択不可能にしておく。また、同様に、ステップＳ１０３で取得したフォルダのアクセス権が「該当ドキュメントのみ表示」であれば、５０３のチェックボックスはあらかじめグレーアウトして表示し、選択不可能にしておく。
【００３５】
次に、ステップＳ１０４ａで、選択ドキュメントのＩＤをバージョンを含めた形式で取得する。更に、前記「同一フォルダ内全ドキュメント表示フラグ」がＯＮの場合は、同一フォルダに存在する全ドキュメントのＩＤをバージョンを含めた形式で取得する。
【００３６】
ステップＳ１０５では、図４の５０１においてユーザ名として「アクセスキーユーザ」が指定されているか否かを判断し、指定されていない場合は処理をステップＳ１０７へ進める。一方、ステップＳ１０５において、「アクセスキーユーザ」が指定されていると判断された場合は、処理はステップＳ１０６へ進む。ステップＳ１０６では、「アクセスキーユーザ」のパスワードを、データベースサーバ３１０内の中央処理装置３１２を通して取得する。
【００３７】
ステップＳ１０７では、上記で得られた情報を基に図５に示したようなアクセスキー・ファイルを作成し、これを圧縮処理する。そして、ステップＳ１０８で、電子メールアプリケーションにこの圧縮されたアクセスキー・ファイルを添付する。ステップＳ１０９で、電子メールを送信する。尚、ステップＳ１０９の操作は、電子メールアプリケーション側が実行するものであってもよい。
【００３８】
以上のようにして、電子メールによって所望のドキュメントに対応するアクセスキー・ファイルが送信される。
【００３９】
次に、図６で説明したように、電子メール受信側装置において、電子メールアプリケーションの添付データ領域６１３から一覧表示領域６０１にアクセスキー・ファイルに対応するアイコン６１４をドロップした場合に、本システムの中央処理装置３０３が行なうドキュメント表示処理について図８Ａ，Ｂを参照して説明する。図８Ａ，Ｂは、アクセスキーを基にしたドキュメント表示処理を示すフローチャートである。この例では、図１において、ＰＣ−Ａ２０１のユーザが送付した電子メールが電子メールサーバ２０３に格納され、電子メールサーバ２０３からＰＣ−Ｂ２０２のユーザに電子メール着信の通知が届き、ＰＣ−Ｂ２０２のユーザが当該電子メールを開き、アクセスキーに従ってドキュメントを表示しようとする際の処理を説明する。
【００４０】
ステップＳ７０１で、アイコン６１４に対応する圧縮されたアクセスキー・ファイルを解凍して、当該ファイル中に保存されているアクセス内容（アクセス情報）を取得し、これをメモリ３０５内に保持しておく。ステップＳ７０２では、操作日がアクセス内容の「キーファイル有効日付」で示される期間内か否かを判断して、有効期限外ならステップＳ７１０でエラーメッセージを表示して処理を終了する。ステップＳ７０２の判断で有効期限内であると判断したら、ステップＳ７０３でユーザ名がアクセス内容に保持されているか判断する。ここでユーザ名が保持されていなければ（ユーザ名「無し」の場合）、登録ユーザにしかドキュメントを参照させないという意味なので、ステップＳ７０４で、ユーザ名とパスワードを入力するための画面を表示し、これらをユーザに設定させる。
【００４１】
ステップＳ７０５で、アクセスキーに保存されている内容やステップＳ７０４で入力した内容を基にデータベースへログインする。なお、ユーザ名５０１が設定されていた場合は、アクセス・キーフォーマット５１０（図５）に含まれるユーザ名とパスワードによってデータベースへのログインが行われる。ステップＳ７０６で、ログインに成功したか否かを判断し、失敗したと判断したら、ステップＳ７１０でエラーメッセージを表示して処理を終了する。ステップＳ７０６の判断でログインに成功したと判断した場合は、ステップＳ７０７で指定ドキュメントをアクセス内容に従って読み込む。ステップＳ７０８で、読み込みに成功したか否かを判断して、読み込みに失敗したと判断したら、ステップＳ７０９ａヘ進む。この場合は該当するドキュメントが存在しないので、ドキュメントをアクセスできない旨の表示を行う。その後、当該フォルダ内の他のドキュメントの表示に関する処理を行うべくステップＳ７１１へ進む。
【００４２】
ステップＳ７０８の判断で読み込みに成功したと判断したら、ステップＳ７０８ａへ進み、全バージョンフラグがオンか否かを判断する。この全バージョンフラグがオンの場合、すなわち、バージョンチェックを行わないのであれば、そのままステップＳ７０９へ進む。一方、全バージョンフラグがオフ、すなわちバージョンチェックを行うのであれば、ステップ７０８ｂへ進み、アクセスキーに格納されているＩＤのバージョン情報が当該ドキュメントのバージョン情報と合致しているか判断する。合致していると判断された場合は、ステップＳ７０９へ進み、当該ドキュメントに関する表示を行って、ステップＳ７１１へ進む。なお、ステップＳ７０９においては、メインウインドウにおける表示方式がサムネイル形式なら、ドキュメントのサムネイル画像を一覧表示領域６０１に表示し、表示方式がリスト形式なら、一覧表示領域６０１ににそのリスト内容を表示する。このとき、当該ドキュメントに対応するサムネイル画像（或いはリスト項目）を、指定ドキュメントであることが識別できるように表示する。本例では、当該サムネイル画像を赤枠で囲むものとする。
【００４３】
一方、ステップＳ７０８ｂで両者が合致しないと判断された場合は、ステップ７０９ａに進み、ドキュメントを表示できない旨の表示を行なってステップＳ７１１へ進む。なお、ステップ７０９ａでは、該当ドキュメントにアクセスできなかったことを示すため、サムネイルモードではサムネイルを黒く表示し、リスト表示では、ドキュメントにアクセスできない旨を表示する。
【００４４】
ステップＳ７１１で、アクセス内容において、「同一フォルダ内全ドキュメント表示」が設定されているか否かを判断し、されていないと判断されたら処理を終了する。ステップＳ７１１で、「同一フォルダ内全ドキュメント表示」が設定されていると判断したら、アクセスキー内の「該当ドキュメントと同じ格納場所にあるドキュメントＩＤ値」も考慮しながら、ステップＳ７１２で同一フォルダ内の次のドキュメントを読み込む。ステップＳ７１３で、読み込みに成功したか否かを判断し、失敗したと判断したら、ステップＳ７１４ａに進む。これは、ドキュメントが削除されていることを意味する。一方、ステップＳ７１３で、読み込みに成功したと判断したら、ステップ７１３ａで、全バージョンフラグがオンか否かを判断する。ここで、全バージョンフラグがオンの場合、すなわち、バージョンチェックを行わないなら、そのままステップＳ７１４へ進む。一方、ステップＳ７１３ａで全バージョンフラグがオフの場合、すなわちバージョンチェックを行う場合は、ステップ７１３ｂへ進み、アクセスキーに格納されているＩＤのバージョン部が合致しているか判断する。合致していない場合はステップ７１４ａに進む。
【００４５】
ステップＳ７１４では、表示形式に従ってドキュメントを表示する。また、ステップ７１４ａでは、該当ドキュメントにアクセスできなかったことを示すため、サムネイルモードではサムネイルを黒く表示し、リスト表示では、ドキュメントにアクセスできない旨を表示する。その後、ステップＳ７１５で、アクセスキー内の「該当ドキュメントと同じ格納領域にあるドキュメントＩＤ値」も考慮しながら、同一フォルダ内の全ドキュメントを読み込んだかを判断し、全ドキュメントを読み込んだと判断したら本処理を終了する。一方、ステップＳ７１５の判断で、また全ドキュメントを読み込んでいないと判断したら、ステップＳ７１２からの処理を繰り返す。
【００４６】
なお、上記の処理において、サムネイル表示モードの場合は、例えば図６の６２０で示すように、現在作成されているフォルダとは別のフォルダ（図６の６２０では、「α」）を作成し、その内部に表示させることで、現在開いている領域とは別に表示させることが可能である。
【００４７】
以上の処理により、「同一フォルダ内全ドキュメント表示」が指定されていた場合は、複数のドキュメントのアイコン或いはリスト項目が表示されることになるが、指定ドキュメントのアイコン或いはリスト項目については、上述のように赤枠で囲まれるので、ユーザは一見して該当するドキュメントを識別できる。
【００４８】
以上説明したように、上記実施形態によれば、実ドキュメントや、画像に変換したファイルを送信することなく、ドキュメントの格納位置やアクセス権などの情報のみをアクセスキーとして電子メールで他人に送信でき、受信したアクセスキーを基に格納されているドキュメントを簡単に表示させることが可能となる。
【００４９】
また、ドキュメントの格納位置（テキストデータ）のみを電子メールの本文として他人に送信でき、受信した格納位置を基に、格納されているドキュメントを簡単に取得、表示させることが可能である。
【００５０】
更にドキュメントが格納されているデータベースにユーザ登録がなくても、アクセスキーに割り当てられているアクセスキーユーザを使用してアクセスすることが可能になる。
【００５１】
なお、本実施形態では、サムネイル表示領域での操作を説明しているが、リスト表示領域で同様の操作を行なった場合、リスト表示の基で同様の結果が表示される。
【００５２】
また、送信者が指定したドキュメントと同一ドキュメントの同一バージョンにしかアクセスできないような設定が可能である（「該当ドキュメント全バージョンアクセス可（５０８）」フラグがオフで、かつ、「同一フォルダ内全ドキュメント表示（５０３）」フラグがオフの場合）。
【００５３】
また、送信者が指定したドキュメントと同一ドキュメントの任意のバージョンにしかアクセスできないような設定が可能である（「該当ドキュメント全バージョンアクセス可（５０８）」フラグがオンで、かつ、「同一フォルダ内全ドキュメント表示（５０３）」フラグがオフの場合）。
【００５４】
また、送信者が指定した時点にドキュメントと同一フォルダ内にある、送信者が指定した時点に存在する同一バージョンのすべてのドキュメントにだけアクセスする設定が可能である。つまり、送信者がアクセスできているドキュメントと同一の環境が構築可能になる。（「該当ドキュメント全バージョンアクセス可（５０８）」フラグがオフで、かつ、「同一フォルダ内全ドキュメント表示（５０３）」フラグがオンの場合）
また、送信者が指定したドキュメントと同一フォルダ内に現存するすべてのバージョンのすべてのドキュメントにアクセスする設定が可能である。（「該当ドキュメント全バージョンアクセス可（５０８）」フラグがオンで、かつ、「同一フォルダ内全ドキュメント表示（５０３）」フラグがオンの場合）
なお、本実施例では、ドキュメント格納側は、すべてのバージョンを保持することを前提に考えられているが、ドキュメントへの更新処理があった場合に、最新ドキュメントしか残さない場合でも、本発明は適用できる。これは、ドキュメントの最新バージョンしか無いという状態となるだけである。  また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００５５】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。そして、該記憶媒体がらそのプログラムをシステムあるいは装置に読み込ませることによって、そのシステムあるいは装置が予め定められた方法で動作する。
【００５６】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭなどを用いることができる。
【００５７】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５８】
さらに、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５９】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先の図７、図８Ａ，Ｂで説明したフローチャートに対応するプログラムコードを格納することになる。
【００６０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、実ドキュメントや、画像に変換したファイルを送信することなく、ドキュメントの格納位置やアクセス権等のアクセス情報をアクセスキー・ファイルとして電子メールによって送信可能とし、電子メールシステムの負荷を増大させることなく、受信者側にてドキュメントを容易に表示させることが可能となる。
【００６１】
また、本発明によれば、ドキュメントの格納位置を電子メールの本文として送信可能とし、受信者側にて容易にドキュメントを表示させることが可能となる。
【００６２】
また、本発明によれば、ドキュメントが格納されているシステムに受信者がユーザ登録していなくとも、当該受信者による一時的なアクセスが可能となる。
【００６３】
また、本発明によれば、受信者がアクセスするドキュメントのバージョンも、送信側で制限することが可能である。
【００６４】
また、本発明によれば、送信者が指定するドキュメントが格納されている同一フォルダ内のドキュメントにも、受信者はアクセスが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態によるドキュメント格納情報の通知方式が適用される情報処理システムのシステム構成図である。
【図２】本実施形態のドキュメント格納情報の通知方式が適用される情報処理システムにおける、ＰＣとデータベースサーバの詳細な構成を示すブロック図である。
【図３】本実施形態のドキュメント格納情報通知方式が適用されるドキュメント管理システム、または画像管理システムにおける、オブジェクトの一覧表示を行うメインウィンドウの概略を示す図である。
【図４】アクセスキー設定画面を示す図である。
【図５】図４に示すアクセスキー設定画面によって設定された内容に基づいて生成された暗号化前のアクセスキー・フォーマットを示す図である。
【図６】本実施形態のドキュメント格納情報通知方式において、受信したアクセスキーを使用する場合の画面表示例及び操作を説明する図である。
【図７】本実施形態のアクセスキー送信処理を説明するフローチャートである。
【図８Ａ】アクセスキーを基にしたドキュメント表示処理を示すフローチャートである。
【図８Ｂ】アクセスキーを基にしたドキュメント表示処理を示すフローチャートである。
【図１】
0004095226.tif 000002
【図２】
0004095226.tif 000003
【図３】
0004095226.tif 000004
【図４】
0004095226.tif 000005
【図５】
0004095226.tif 000006
【図６】
0004095226.tif 000007
【図７】
0004095226.tif 000008
【図８Ａ】
0004095226.tif 000009
【図８Ｂ】
0004095226.tif 000010