(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
各種業務処理の支援機能を提供するためのクライアント・サーバ型の業務支援システムと、イメージ等の書類管理機能を提供するためのクライアント・サーバ型の電子ファイリングシステムとの間でコンテンツを連携させるコンテンツ連携システムであって、
前記電子ファイリングシステムのサーバには、前記電子ファイリングシステムのクライアントとの間でコンテンツを授受するために使用される専用インターフェイスと、外部システムとの間でコンテンツを授受するための外部インターフェイスであって、ハイパーテキスト転送プロトコルを用いてＷＷＷクライアントとの間でコンテンツの受け渡しを行うＷＷＷサーバによって実現された外部インターフェイスとが設けられており、
前記業務支援システムのサーバは、
前記業務支援システムのサーバに登録されているコンテンツおよびインデックスの内、前記電子ファイリングシステムのサーバでの管理が要求されるコンテンツのみを、前記業務支援システムのサーバから前記電子ファイリングシステムのサーバに移行するコンテンツ移行手段と、
前記コンテンツ移行手段によって前記業務支援システムのサーバから前記電子ファイリングシステムのサーバに移行された前記業務支援システムのサーバ上のコンテンツの実体を、前記電子ファイリングシステムのサーバ上の書類管理形式に対応した、前記コンテンツの移行先を示す管理情報、に置き換える手段と、
前記業務支援システムのクライアントによって前記業務支援システムのサーバから検索されたインデックスに対応する前記管理情報を、前記電子ファイリングシステムのサーバに移行された前記コンテンツを前記外部インターフェイス経由でアクセスするために必要なＵＲＬに変換して前記業務支援システムのクライアントに渡す手段とを具備し、
前記業務支援システムのクライアントが、前記ＵＲＬに基づいて、前記外部インターフェイス経由で前記電子ファイリングシステムのサーバから前記移行されたコンテンツを検索することを特徴とするコンテンツ連携システム。
【請求項２】
前記コンテンツ移行手段は、前記業務支援システムおよび電子ファイリングシステムのいずれかのサーバに対するデータベース操作要求に応答して、または予め決められたスケジュールに従って、前記業務支援システムのサーバから前記電子ファイリングシステムのサーバへのコンテンツ移行処理を自動実行することを特徴とする請求項１記載のコンテンツ連携システム。
【請求項３】
各種業務処理の支援機能を提供するためのクライアント・サーバ型の業務支援システムと、イメージ等の書類管理機能を提供するためのクライアント・サーバ型の電子ファイリングシステムとの間でコンテンツを連携させるコンテンツ連携方法であって、
前記電子ファイリングシステムのサーバには、前記電子ファイリングシステムのクライアントとの間でコンテンツを授受するために使用される専用インターフェイスと、外部システムとの間でコンテンツを授受するための外部インターフェイスであって、ハイパーテキスト転送プロトコルを用いてＷＷＷクライアントとの間でコンテンツの受け渡しを行うＷＷＷサーバによって実現された外部インターフェイスとが設けられており、
前記業務支援システムのサーバが、前記業務支援システムのサーバに登録されているコンテンツおよびインデックスの内、前記電子ファイリングシステムのサーバでの管理が要求されるコンテンツのみを、前記業務支援システムのサーバから前記電子ファイリングシステムのサーバに移行するステップと、
前記業務支援システムのサーバが、前記業務支援システムのサーバから前記電子ファイリングシステムのサーバに移行された前記業務支援システムのサーバ上のコンテンツの実体を、前記電子ファイリングシステムのサーバ上の書類管理形式に対応した、前記コンテンツの移行先を示す管理情報、に置き換えるステップと、
前記業務支援システムのサーバが、前記業務支援システムのクライアントによって前記業務支援システムのサーバから検索されたインデックスに対応する前記管理情報を、前記電子ファイリングシステムのサーバに移行された前記コンテンツを前記外部インターフェイス経由でアクセスするために必要なＵＲＬに変換して前記業務支援システムのクライアントに渡すステップとを具備し、
前記業務支援システムのクライアントが、前記ＵＲＬに基づいて、前記外部インターフェイス経由で前記電子ファイリングシステムのサーバから前記移行されたコンテンツを検索することを特徴とするコンテンツ連携方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は互いに独立した異なるクライアント・サーバシステム間でコンテンツを連携させるためのコンテンツ連携システムおよびコンテンツ連携方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子ファイリングシステムにおいては、ファイリングサーバへのイメージや文書ファイル等の登録は、専用のクライアントソフトウェアを用いて行われており、登録するデータ（コンテンツ）はクライアント側でスキャナで読み取るかファイル名を指定して読み込み、また検索に使用するキーワード（インデックス）は、表題や日付等をクライアント側の使用者がキーボードから入力していた。ファイリングサーバに登録されているイメージや文書ファイル等を検索する場合も、専用のクライアントソフトウェアを使用することが必要とされていた。
【０００３】
また、最近では、コンピュータネットワークを利用して、個人間やグループ間で情報の交換および共有を行うというグループウェアの導入も進められている。このグループウェアの利用により、グループや個人の生産性を格段に高めることが可能となる。このようなグループウェアの代表例としては、ワークフロー、メール、およびドキュメント管理などの機能を持つクライアント・サーバ型の業務支援システムが知られている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上述の業務支援システムにおいても、クライアントが使用する文書ファイルをサーバ側で管理することができる。しかし、業務支援システムのサーバ上に登録できる文書容量には制限があり、前述の電子ファイリングシステムのような大容量のデータを管理することはできない。
【０００５】
また、業務支援システムと電子ファイリングシステムは、互いに独立したクライアント・サーバ型のシステムであるため、ワークフロー、メール、およびドキュメント管理といった業務支援システムのサーバ機能を利用するためにはその業務支援システム専用のクライアントソフトウェアが必要とされ、また同様に、電子ファイリングシステムのサーバからのイメージや文書ファイル等の検索や登録についても、その電子ファイリングシステム専用のクライアントソフトウェアを用いることが必要とされた。
【０００６】
このため、従来では、業務支援システムのクライアントから電子ファイリングシステムのファイリングサーバにアクセスすることはできず、ファイリングサーバに登録されているコンテンツを業務支援システムで使用するといった運用を行うことはできなかった。
【０００７】
また、従来では、電子ファイリングシステムのクライアントソフトが使用できない環境や動作不可能な環境では、ファイリングサーバに書類を登録したり、あるいは保存されている書類を検索するといった操作を、一切行うことが出来なくなってしまうという問題があった。
【０００８】
本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、電子ファイリングシステムと業務支援システムとの間で使用するコンテンツの連携を図ることにより、大容量のコンテンツを業務支援システム上で利用できるようにすると共に、専用のファイリングクライアントを使用しなくても、あるいは動作不可能な環境でも、簡単に電子ファイリングシステムのコンテンツを利用することができるコンテンツ連携システムおよびコンテンツ連携方法を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上述の課題を解決するため、本発明は、各種業務処理の支援機能を提供するためのクライアント・サーバ型の業務支援システムと、イメージ等の書類管理機能を提供するためのクライアント・サーバ型の電子ファイリングシステムとの間でコンテンツを連携させるコンテンツ連携システムであって、前記電子ファイリングシステムのサーバには、前記電子ファイリングシステムのクライアントとの間でコンテンツを授受するために使用される専用インターフェイスと、外部システムとの間でコンテンツを授受するための外部インターフェイスとが設けられており、前記電子ファイリングシステムのサーバ上に登録されているコンテンツおよびインデックスの内、前記業務支援システムでの使用が要求されるコンテンツに対応するインデックスを前記電子ファイリングシステムのサーバから前記業務支援システムのサーバに移行するインデックス移行手段と、このインデックス移行手段によって前記業務支援システムのサーバに移行されたインデックスを、前記電子ファイリングシステムのサーバを前記外部インターフェイス経由でアクセスするために必要な形式に変換する手段とを具備し、前記業務支援システムのクライアントが前記外部インターフェイス経由で前記電子ファイリングシステムのサーバから該当するコンテンツを検索できるようにしたことを特徴とする。
【００１０】
このシステムにおいては、電子ファイリングシステムに登録されているコンテンツ及びインデックスの中でインデックスみを業務支援システムのサーバに移行する機能と、そのインデックスを電子ファイリングシステムのサーバを外部インターフェイス経由でアクセスするために必要な形式に変換する機能とを新たに付加したことにより、業務支援システムのクライアントを用いて電子ファイリングシステムのサーバからコンテンツを検索することが可能になる。よって、専用のファイリングクライアントを使用しなくても、あるいは動作不可能な環境でも電子ファイリングシステムのサーバの検索を行うことができる。また、インデックスを業務支援システムに移行しているので、電子ファイリングシステムのサーバに存在するコンテンツをワークフロー等の業務支援サービスに利用することが可能となり、業務支援システムの容量制限を解決することができる。
【００１１】
また、前記インデックス移行手段は、前記業務支援システムおよび電子ファイリングシステムのいずれかのサーバに対するデータベース操作要求に応答して、または予め決められたスケジュールに従って、前記電子ファイリングシステムのサーバから前記業務支援システムのサーバへのインデックス移行処理を自動実行することを特徴とする。このように自動的にインデックスの移行を行うことにより、電子ファイリングシステムのサーバに登録された最新のコンテンツを業務支援システムのクライアントから検索することが可能となる。
常に最新のコンテンツをファイリングサーバから検索することが可能となる。
【００１２】
また、前記電子ファイリングシステムのサーバに設けられた外部インターフェイスは、ハイパーテキスト転送プロトコルを用いてＷＷＷクライアントとの間でコンテンツの受け渡しを行うＷＷＷサーバによって実現し、前記業務支援システムのクライアントは、前記ＷＷＷサーバ経由で前記電子ファイリングシステムのサーバから該当するコンテンツを検索することが好ましい。このようにＷｅｂを用いた汎用のインターフェイスを使用することにより、業務支援システムのクライアント側には通常のＷＷＷブラウザを用意するだけで済むようになる。
【００１３】
また、前述のインデックス移行手段の代わりに、またはそれに加えて、業務支援システムのサーバに登録されているコンテンツおよびインデックスの内、前記電子ファイリングシステムのサーバでの管理が要求されるコンテンツを、前記業務支援システムのサーバから前記電子ファイリングシステムのサーバに移行するコンテンツ移行手段を設けても良い。この場合においても、コンテンツの実体を電子ファイリングシステムのサーバに移行することで、業務支援システムの容量制限を解決することができる。
【００１４】
また、業務支援システムのサーバから前記電子ファイリングシステムのサーバにコンテンツを移行する場合には、コンテンツ移行手段によって前記電子ファイリングシステムのサーバに移行された前記業務支援システムのサーバ上のコンテンツを、前記電子ファイリングシステムのサーバ上の書類管理形式に対応した管理情報に置き換える手段と、前記業務支援システムのクライアントによって前記業務支援システムのサーバから検索されたインデックスに対応する管理情報を、前記電子ファイリングシステムのサーバを前記外部インターフェイス経由でアクセスするために必要な形式に変換する手段とをさらに設けることが好ましい。これにより、業務支援システムのサーバから検索したインデックスに対応するコンテンツを電子ファイリングシステムのサーバから検索することができるので、電子ファイリングシステムのサーバに移行したコンテンツをワークフロー等の業務支援サービスに効率よく利用することが可能となる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
（第１の実施形態）
図１には、本発明の第１実施形態に係るシステム構成が示されている。本実施形態のシステムは、同一ネットワーク上に構築された電子ファイリングシステムと業務支援システムとから構成される。
【００１６】
電子ファイリングシステムは、イメージおよび文書ファイル等の書類管理機能を提供するためのクライアント・サーバ型のシステムであり、電子ファイリングサーバ１１と、ファイリングクライアント１２とから構成されている。電子ファイリングサーバ１１は、ファイリングサーバソフトウェア１１１が組み込まれたサーバコンピュータであり、ファイリング専用クライアントソフトウェア１２１が組み込まれているファイリングクライアント１２との間でイメージや文書ファイル等のコンテンツを授受するための専用のインターフェイスと、ファイリング専用クライアントソフトウェア１２１が組み込まれてない外部システムとの間でコンテンツを授受するための汎用の外部インターフェイスとを有している。
【００１７】
電子ファイリングサーバ１１は、図示のように、ファイリングサーバソフトウェア１１１、ファイル装置１１２、データベース１１３、およびＷＷＷサーバ１１４から構成されており、前述の外部インターフェイスは、ＷＷＷサーバ１１４により実現されている。すなわち、ファイリングクライアント１２からのアクセスはファイリングサーバ１１１によって直接処理されるが、ＷＷＷクライアントを用いた外部システムからのアクセスについてはＷｅｂ経由で行われ、そのアクセスはＷＷＷサーバ１１４を介してファイリングサーバ１１１に受け付けられる。
【００１８】
ファイル装置１１２には、ファイリングクライアント１２がスキャナ等を用いて入力したイメージやファイリングクライアント１２で作成した文書ファイルなどのコンテンツの実体が格納されている。これらコンテンツは、イメージデータの管理単位であるページを単位として書類別に階層構造で管理される。ファイル装置１１２上のこれらコンテンツの管理は、ファイリングサーバソフトウェア１１１によって関係型データベースの形式で行われる。ファイル装置１１２に登録されたコンテンツを検索するためのインデックスについては、データベース１１３に登録される。このインデックスは、該当するコンテンツをファイル装置１１２から検索するための検索キーとして使用されるものであり、ここには該当するコンテンツの表題や日付等の情報も含まれている。
【００１９】
ファイル装置１１２で管理されるコンテンツの階層構造の一例を図２（Ａ）に示す。すなわち、図２（Ａ）に示されているように、コンテンツの管理には、書棚（キャビネット）、書類箱（バインダー）、タイトル、ページ番号といった階層構造が用いられており、これら書棚（キャビネット）、書類箱（バインダー）、タイトル、ページ番号などの値を含むインデックスを検索キーとして用いることにより、目的のコンテンツを検索することができる。
【００２０】
ファイリングクライアント１２は、電子ファイリングサーバ１１上のファイリングサーバソフトウェア１１１に対応するファイリング専用クライアントソフトウェア１２１を実行するためのコンピュータであり、ファイリングサーバソフトウェア１１１に対してコンテンツやインデックスの登録要求および検索要求を発行する。
【００２１】
業務支援システムは、ワークフロー、メール、およびドキュメント管理などの各種業務支援機能を提供するためのクライアント・サーバ型のシステムであり、文書管理サーバ１３と、文書管理クライアント１４とから構成されている。文書管理サーバ１３は、文書管理クライアント１４からの要求に応じてワークフロー、メール、およびドキュメント管理といった各種サービスを提供するためのサーバコンピュータであり、そのための各種統合ツールからなる文書管理サーバソフトウェア１３１と、業務支援に必要なコンテンツ及びその検索のためのインデックスが登録されてるデータベース１３２とから構成されている。
【００２２】
さらに、本実施形態では、電子ファイリングサーバ１１と業務支援システムとの連携を図るために、文書管理サーバ１３にはＩＮＤＥＸ移行ツール１３３が組み込まれている。
【００２３】
このＩＮＤＥＸ移行ツール１３３は、電子ファイリングサーバ１１上のコンテンツを業務支援システムで利用できるようにするためのソフトウェアであり、電子ファイリングサーバ１１上のデータベース１１３に登録されているインデックスを文書管理サーバ１３のデータベース１３２上に複製することにより、電子ファイリングサーバ１１で管理されているコンテンツおよびインデックスの内、インデックスのみを文書管理サーバ１３に移行する。インデックスの移行処理は、ユーザ操作によって行うことも可能であるが、スケジュール設定により、一定時刻、一定間隔で行うか、もしくは、電子ファイリングサーバ１１、文書管理サーバ１３のいずれかのデータベースへの操作要求（登録、修正、削除）の発行をトリガーとして自動的に行うこともできる。
【００２４】
文書管理サーバ１３に移行されたインデックスは、Ｗｅｂ経由で文書管理クライアント１４から電子ファイリングサーバ１１をアクセスするために必要なＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）に変換されて保持される。この変換は、コンテンツ連携のためにデータベース１３２に組み込まれたテンプレートファイルのスクリプトによって実行される。
【００２５】
文書管理クライアント１４は、文書管理サーバ１３の文書管理サーバソフトウェア１３１に対応するクライアントプログラムである文書管理クライアントソフトウェア１４１を実行するためのコンピュータであり、ここにはアプリケーションプログラムの１つとしてＷＷＷブラウザ１４２も組み込まれている。文書管理クライアントソフトウェア１４１は、文書管理サーバソフトウェア１３１に対してコンテンツやインデックスの登録要求および検索要求を発行する。文書管理サーバソフトウェア１３１から取得したインデックスがＵＲＬである場合には、文書管理クライアントソフトウェア１４１によってＷＷＷブラウザ１４２が自動的に起動され、そのＵＲＬを元にＷｅｂ経由で電子ファイリングサーバ１１からのコンテンツ検索が開始される。
【００２６】
電子ファイリングサーバ１１から移行されたインデックスに対応するＵＲＬの一例を図２（Ｂ）に示す。ＵＲＬは、ハイパーテキスト転送プロトコル（ｈｔｔｐ）を使用することにより、Ｗｅｂ経由で電子ファイリングサーバ１１からコンテンツを検索するための情報として、電子ファイリングサーバ１１上のＷＷＷサーバの実行ファイル名と検索キーとを含んでいる。検索キーは、電子ファイリングサーバ１１から移行されたインデックスに含まれている書棚番号、書類箱番号、タイトルなどのパラメータ値から構成されている。
【００２７】
次に、図３のフローチャートを参照して、本実施形態のシステムの動作について説明する。
本実施形態では、以下の処理が実行される。
【００２８】
（１）ファイリングクライアント１２は、電子ファイリングサーバ１１に対して、検索に使用するインデックスをデータベース１１３に、イメージなどのコンテンツをファイル装置１１２に登録する（ステップＳ１０１）。
【００２９】
（２）ＩＮＤＥＸ移行ツール１３３は、電子ファイリングサーバ１１のデータベース１１３に登録されているインデックスのみを文書管理サーバ１３のデータベース１３２へ移行する（ステップＳ１０２）。この移行処理では、ＩＮＤＥＸ移行ツール１３３によってファイリングサーバソフトウェア１１１がアクセスされることにより、電子ファイリングサーバ１１のデータベース１１３に登録されているインデックスの値がネットワーク経由で取得され、それが文書管理サーバ１３のデータベース１３２にコピーされる。ＩＮＤＥＸ移行ツール１３３は、ファイリングサーバソフトウェア１１１に対応するように作成されたプログラムであるため、ファイリングサーバソフトウェア１１１を直接アクセスすることができる。
【００３０】
そして、そのコピーされたインデックスは、前述したように文書管理クライアント１４がＷｅｂ経由で電子ファイリングサーバ１１をアクセスするために必要なＵＲＬに変換して保持される。
【００３１】
（３）この状態で、文書管理クライアント１４は、文書管理サーバ１３による通常の業務支援サービスを受けながら動作し、必要に応じてコンテンツを文書管理サーバ１３から取得するために、文書管理サーバ１３からそこに保持されているインデックスを検索する。このインデックスには、文書管理クライアント１４によって登録されたインデックスの他、電子ファイリングサーバ１１から移行されたインデックスも含まれている。
【００３２】
（４）文書管理クライアント１４が選択した文書のインデックスに対応するコンテンツの実体が電子ファイリングサーバ１１上に存在する場合、つまり電子ファイリングサーバ１１から移行されたインデックスが検索された場合には、そのインデックスに対応するＵＲＬが文書管理サーバ１３から文書管理クライアント１４の文書管理クライアントソフトウェア１４１に送られる。そして、文書管理クライアント１４は、そのＵＲＬを元にＷｅｂ経由で電子ファイリングサーバ１１からコンテンツを検索する（ステップＳ１０４）。この場合、まず、文書管理クライアントソフトウェア１４１によってＷＷＷブラウザ１４２が起動され、ＷＷＷブラウザ１４２が文書管理クライアントソフトウェア１４１から受け取ったＵＲＬを元にＷＷＷサーバ１１４をアクセスする。そして、そのＵＲＬに含まれる検索キーに対応するコンテンツが電子ファイリングサーバ１１のファイル装置１１２から取得される。
【００３３】
図４には、予め決められたスケジュールやクライアントによるデータベース操作に応答してインデックス移行処理を自動実行する場合の処理手順の一例が示されている。
【００３４】
前述したように、インデックス移行処理は、スケジュール設定によって予め決められた、一定時刻、一定間隔が経過したことがタイマによって検出されたり、あるいは電子ファイリングサーバ１１、文書管理サーバ１３のいずれかのデータベースへの対応するクライアントからの操作要求（登録、修正、削除）が発行されたことなどを実行条件として使用することにより、自動実行することができる。
【００３５】
このような実行条件が成立した場合には（ステップＳ１１１のＹＥＳ）、ＩＮＤＥＸ移行ツール１３３は、まず、電子ファイリングサーバ１１上に存在するインデックスと文書管理サーバ１３上に存在するインデックスとを比較することによりその差分を取り（ステップＳ１１２）、文書管理サーバ１３へ未移行のインデックスが電子ファイリングサーバ１１上に存在するか否かを判断する（ステップＳ１１３）。
【００３６】
未移行のインデックスがあれば、それを電子ファイリングサーバ１１のデータベース１１３から文書管理サーバ１３のデータベース１３２にコピーすることにより、文書管理サーバ１３に移行する（ステップＳ１１４）。
【００３７】
このように自動的にインデックスの移行を行うことにより、電子ファイリングサーバ１１上に登録された最新のコンテンツを文書管理クライアント１４から検索することが可能となる。
【００３８】
以上のように、本第１実施形態においては、文書管理クライアント１４を用いて電子ファイリングサーバ１１からコンテンツを検索することができるので、専用のファイリングクライアントを使用しなくても、あるいは動作不可能な環境でも電子ファイリングサーバ１１上のコンテンツを利用することが可能となる。また、大容量のコンテンツ管理が可能な電子ファイリングサーバ１１上に存在するインデックスを業務支援システム側のデータベースに移行し、かつその移行したインデックスを文書管理クライアント１４から検索できるようにしているので、電子ファイリングシステムとのコンテンツ連携により、電子ファイリングサーバ１１に存在するコンテンツをワークフロー等の業務支援サービスに利用することが可能となる。よって、文書管理サーバ１３の容量制限以上の大容量の文書を用いた業務支援を実現することが可能となる。
【００３９】
なお、以上の説明では、文書管理クライアント１４から電子ファイリングサーバ１１上のコンテンツを検索する場合についてのみ説明したが、図５に示すように、文書管理クライアント１４から電子ファイリングサーバ１１に対してＷｅｂ経由でインデックス及びコンテンツの登録を行うこともできる。これは、電子ファイリングサーバ１１に登録する場合には、文書管理クライアントソフトウェア１４１がＷＷＷブラウザ１４２を起動するようにすればよい。
【００４０】
また、本第１実施形態では、インデックスを移行する際にその移行したインデックスを文書管理サーバ１３のデータベース１３２内でＵＲＬに変換するようにしたが、この変換は文書管理クライアント１４内で行うようにしてもよい。この場合には、文書管理サーバ１３上に存在するインデックス毎にそのインデックスに対応するコンテンツの実体が文書管理サーバ１３と電子ファイリングサーバ１１のどちらに存在するのかを識別するための識別情報のみを文書管理サーバ１３上で管理しておき、その識別情報を付加してインデックスを文書管理クライアント１４に渡せばよい。文書管理クライアント１４は、その識別情報によって該当するコンテンツが電子ファイリングサーバ１１に存在することを検出した場合には、ＵＲＬへの変換を行ってＷｅｂ経由で電子ファイリングサーバ１１をアクセスしてコンテンツを検索する。一方、文書ファイルサーバ１３に存在することを検出した場合には、文書管理クライアント１４は通常通り文書ファイルサーバ１３をアクセスして、コンテンツを検索する。
【００４１】
（第２の実施形態）
図６には、本発明の第２実施形態に係るシステム構成が示されている。本第２実施形態のシステムは、第１実施形態と同様に業務支援システムと電子ファイリングシステムとの間のコンテンツ連携を実現するためのものであり、第１実施形態のインデックス移行ツール１３３の代わりに、あるいはそのインデックス移行ツール１３３に加えて、コンテンツ移行ツール１３４が文書管理サーバ１３に組み込まれている点だけが異なり、他の点は第１実施形態と同じである。
【００４２】
コンテンツ移行ツール１３４は、文書管理クライアント１４によって文書管理サーバ１３のデータベースに登録されたコンテンツおよびインデックスの内、コンテンツのみを電子ファイリングサーバ１１に移行する。この場合、コンテンツの実体は文書管理サーバ１３のデータベース１３２から電子ファイリングサーバ１１のファイル装置１１２に移動され、また文書管理サーバ１３のデータベース１３２上のコンテンツは、電子ファイリングサーバ１１から該当するコンテンツを検索するために必要な管理情報に置き換えられる。この管理情報への置き換えは、コンテンツ連携のためにデータベース１３２に組み込まれたテンプレートファイルのスクリプトによって実行される。この管理情報は文書管理サーバ１３内または文書管理クライアント１４で前述のＵＲＬに変換され、そのＵＲＬを元に文書クライアント１４から電子ファイリングサーバ１１へのアクセスがＷｅｂ経由で実行される。
【００４３】
次に、図７のフローチャートを参照して、本第２実施形態のシステムの動作について説明する。
本第２実施形態では、以下の処理が実行される。
【００４４】
（１）文書管理クライアント１４は、文書管理サーバ１３へインデックスとコンテンツを登録する（ステップＳ２０１）。
（２）コンテンツ移行ツール１３４は、文書管理サーバ１３のデータベース１３２に登録されているコンテンツとインデックスの内、コンテンツのみを電子ファイリングサーバ１１のファイル装置１１２に移動することにより、電子ファイリングサーバ１１へのコンテンツ移行処理を実行する（ステップＳ２０２）。この移行処理では、コンテンツ移行ツール１３４によってファイリングサーバソフトウェア１１１がアクセスされることにより、文書管理サーバ１３のデータベース１３２に登録されているコンテンツがネットワーク経由で電子ファイリングサーバ１１に転送され、それが電子ファイリングサーバ１１のファイル装置１１１に登録される。コンテンツ移行ツール１３４は、ファイリングサーバソフトウェア１１１に対応するように作成されたプログラムであるため、ファイリングサーバソフトウェア１１１を直接アクセスしてコンテンツ登録を行うことができる。
【００４５】
移行された文書管理サーバ１３上のコンテンツについては、前述したように、電子ファイリングサーバ１１上の書類管理形式に対応した管理情報に置き換えられる。この置き換えの様子を図８に示す。図８に示されているように、文書管理サーバ１３のデータベース１３２上のコンテンツの実体は、移行先の書棚番号、書類箱番号、タイトル、ページ番号などを含む管理情報に置き換えられる。これにより、移行されたコンテンツに対応するインデックスによって文書管理サーバ１３から検索されるのは、コンテンツではなく、管理情報となる。
【００４６】
また、コンテンツの移行処理は文書ファイル単位で行うのではなく、添付ファイルなど、文書管理サーバ１３のデータベース１３２に登録されている文書ファイル上の一部についてのみ行うようにしてもよい。この様子を図９に示す。図９（Ａ）は、２つの添付ファイルＡ，Ｂとリンクされた文書ファイル等のコンテンツ＃１の内、添付ファイルＡ，Ｂのみを電子ファイリングサーバ１１に移行させる場合の例を示している。この場合、管理情報への置き換えは、コンテンツ＃１内の添付ファイルＡ，Ｂについてのみ行われ、図９（Ｂ）に示されているように、コンテンツ＃１についてはその添付ファイルＡ，Ｂの代わりにそれらの移行先を特定するための管理情報１，２が付加されることになる。
【００４７】
（３）この状態で、文書管理クライアント１４は、文書管理サーバ１３による通常の業務支援サービスを受けながら動作し、必要に応じてコンテンツを文書管理サーバ１３から取得するために、文書管理サーバ１３からそこに保持されているインデックスを検索する（ステップＳ２０３）。
【００４８】
（４）そして、文書管理クライアント１４は、選択文書のインデックスに対応する管理情報を文書管理サーバ１３から受け取ると、その管理情報を用いてＷｅｂ経由で該当するコンテンツを電子ファイリングサーバ１１から検索する（ステップＳ２０４）。この場合、第１実施形態と同様に、実際には、文書管理クライアントソフトウェア１４１によってＷＷＷブラウザ１４２が起動され、ＷＷＷブラウザ１４２が文書管理クライアントソフトウェア１４１から受け取ったＵＲＬを元にＷＷＷサーバ１１４をアクセスすることになるが、管理情報からＵＲＬへの変換は、第１実施形態でも説明したように文書管理サーバ１３内、または文書管理サーバ１４のどちらで行うようにしても良い。
【００４９】
なお、本第２実施形態においても、コンテンツ移行処理は、図４で説明したインデックス移行処理と同様にして、スケジュール設定により、一定時刻、一定間隔で行うか、もしくは、電子ファイリングサーバ１１、文書管理サーバ１３のいずれかのデータベースへの操作要求（登録、修正、削除）の発行をトリガーとして自動的に行うことができる。
【００５０】
また、本実施形態では汎用性の高いＷｅｂをコンテンツ連携のためのインターフェイスとして使用しているので、第１実施形態のインデックス移行ツール１３３とＵＲＬ変換機能を含むコンピュータプログラムや、第２実施形態のコンテンツ移行ツール１３４と管理情報置き換え機能およびＵＲＬ変換機能を含むコンピュータプログラムを記録媒体を通じて文書管理サーバ１３に導入すれば、それだけでその業務支援システム上で電子ファイリングシステムとのコンテンツ連携を実現することができる。
【００５１】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、電子ファイリングシステムと業務支援システムとの間で使用するコンテンツの連携を図ることにより、大容量のコンテンツを業務支援システム上で利用できるようになると共に、専用のファイリングクライアントを使用しなくても、あるいは動作不可能な環境でも、簡単に電子ファイリングシステムのコンテンツを利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１実施形態に係るシステム構成を示すブロック図。
【図２】同第１実施形態で使用される電子ファイリングシステムの書類管理形式とコンテンツ連携のためのＵＲＬを説明するための図。
【図３】同第１実施形態における一連の動作処理の手順を示すフローチャート。
【図４】同第１実施形態で使用されるインデックス移行ツールの処理手順を示すフローチャート。
【図５】同第１実施形態で使用される電子ファイリングシステムに対する文書管理クライアントからの登録処理動作を説明するための図。
【図６】本発明の第２実施形態に係るシステム構成を示すブロック図。
【図７】同第２実施形態における一連の動作処理の手順を示すフローチャート。
【図８】同第２実施形態において電子ファイリングシステムに移行した文書管理サーバ上のコンテンツを管理情報に置き換える処理の一例を説明するための図。
【図９】同第２実施形態において電子ファイリングシステムに移行した文書管理サーバ上のコンテンツを管理情報に置き換える処理の他の例を説明するための図。
【符号の説明】
１１…電子ファイリングサーバ
１２…ファイリングクライアント
１３…文書管理サーバ
１４…文書管理クライアント
１５…ＬＡＮ
１１１…ファイリングサーバソフトウェア
１１２…ファイル装置
１１３…データベース
１１４…ＷＷＷサーバ
１２１…ファイリング専用クライアントソフトウェア
１３１…文書管理サーバ
１３２…データベース
１３３…ＩＮＤＥＸ移行ツール
１３４…コンテンツ移行ツール
１４１…文書管理クライアントソフトウェア
１４２…ＷＷＷブラウザ
【図１】
0004153596.tif 000002
【図２】
0004153596.tif 000003
【図３】
0004153596.tif 000004
【図４】
0004153596.tif 000005
【図５】
0004153596.tif 000006
【図６】
0004153596.tif 000007
【図７】
0004153596.tif 000008
【図８】
0004153596.tif 000009
【図９】
0004153596.tif 000010