(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置とともに文書管理システムを構成する情報処理端末であって、
前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記送信制御手段は、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムであって、
前記情報処理装置は、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
前記送信制御手段は、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させることを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
【請求項５】
複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムでの文書管理方法であって、
前記情報処理端末において、
前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定するステップと、
前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させるステップと、
前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更するステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記情報処理端末において、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させるステップを有することを特徴とする請求項５記載の文書管理方法。
【請求項７】
複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムで用いられるプログラムであって、
前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定する処理と、
前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させる処理と、
前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する処理と、
を前記情報処理端末のコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項８】
前記情報処理端末のコンピュータに、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信した後、前記受信文書を返信済みフォルダに移動させる処理を実行させることを特徴とする請求項７記載のプログラム。
【請求項９】
請求項７又は８に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理装置、複合機及び情報処理端末が接続され、ファックス送受信した文書を送信元情報と共に管理する文書管理システム、情報処理装置、このシステムでの文書管理方法、このシステムで用いられるプログラム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書をファックス送信する場合、通常はユーザがＰＣ−ＦＡＸドライバ画面に送信先のファックス番号を入力して送信を行う。また、ファックス受信した文書を編集して返信文書を作成し元の文書の送信元へファックス返信したい場合は、ユーザが文書プロパティから送信元の情報を読み取り、そのファックス番号を確認した後、ユーザがＰＣ−ＦＡＸドライバ画面にファックス番号を入力する。
【０００３】
また、従来より、外部に処理を依頼するという内容の業務処理がワークフローに含まれている場合に、外部から送られたデータをワークフローに取り込むことができるワークフローシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
また、送信原稿及び受信原稿における内容を把握して管理が行えるファクシミリ装置が提案されている（例えば、特許文献２参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−３１９０１９号公報
【特許文献２】
特開平７−２４０８２８号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
前述したＰＣ−ＦＡＸドライバ画面に送信先ファックス番号を入力して文書や返信文書をファックス送信する従来の方法では、ファックス番号を入力する手間がかかると共に、ファックス番号の入力ミスを生じる惧れがあるという問題があった。
【０００６】
また、通常のファックス送信では、送信済みの文書のプロパティは変更されないので、同一フォルダに複数のファックス文書がある場合、どの文書が送信済みで、どの文書が送信済みでないかをユーザが瞬時に判断することが難しく、このため、誤って二重にファックス返信してしまう可能性があるという問題があった。
【０００７】
また、ファックス返信した返信文書を別のフォルダに保管しておきたい場合には、「返信済み」プロパティの文書をユーザが手作業で別フォルダへ移動する必要があり、さらに、送信先毎にフォルダを分けて保管したい場合は、ユーザが文書プロパティから送信先情報を読み取り、対応するフォルダへ移動する必要があった。このため作業の手間がかかり、ユーザが間違えて違うフォルダに文書を移動してしまう惧れもあるという問題があった。また、前記の特許文献１、２ではこれらの問題を十分に解決することはできなかった。
【０００８】
本発明は上記の問題を解決するためのもので、返信文書をファックス送信する場合に、自動的に元の文書の送信先に送信できるようにすることを目的とするものである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために本発明による情報処理装置は、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置とともに文書管理システムを構成する情報処理端末であって、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とするものである。
また、本発明による文書管理システムは、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムであって、前記情報処理装置が、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定し、前記返信文書を前記送信元宛にファックス送信させ、ファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する送信制御手段を有することを特徴とするものである。
【００１０】
また、本発明による文書管理方法は、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムでの文書管理方法であって、前記情報処理端末において、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定するステップと、前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させるステップと、前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更するステップと、を有することを特徴とするものである。
また、本発明によるプログラムは、複合機と、前記複合機がファックス受信した文書で文書プロパティに送信元情報が付加された文書を記録保存する文書情報管理手段を備える文書管理装置と、情報処理端末とから構成される文書管理システムで用いられるプログラムであって、前記ファックス受信した文書に対する返信文書を送信元にファックス送信するとき、前記文書情報管理手段に記録保存された前記受信文書の文書プロパティから送信元情報を取得して前記複合機に設定する処理と、前記返信文書を設定された送信元宛にファックス送信させる処理と、前記複合機によるファックス送信後に前記受信文書の文書プロパティを返信済みに変更する処理と、を前記情報処理端末のコンピュータに実行させることを特徴とするものである。
また、本発明によるコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、上記プログラムを記録したものである。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面と共に説明する。
図１は本発明の実施の形態による文書管理システムを示す構成図である。
図１において、１はユーザがファックス文書管理に用いるファックス文書返信機能付クライアント端末（以下、クライアント端末）、２は文書管理サーバで、文書管理データベース（以下、ＤＢ）３を有する。ＤＢ３はＴＳＩテーブル及びＦＡＸテーブルを含むテーブル部４を有する。５はファクシミリ、コピー、プリンタ、スキャナ等の機能を有する複合機（以下、ＭＦＰ）で、電話回線６を通じてファックス送受信を行う。７は上記の各装置を接続するネットワークである。
【００１２】
図２はクライアント端末１のモジュール構成図である。
図２において、１０１はファックス文書を提供するユーザインターフェース(ＵＩ）提供部（以下、ＵＩ提供部）、１０２は全体の処理を制御する処理制御部、１０３は文書管理サーバ２に接続する文書管理サーバ接続部、１０４は返信文書のファックス送信を制御するためのファックス返信機能部で、ファックス番号を入力するＰＣ−ＦＡＸドライバ１０５に接続されている。
【００１３】
次に、上記構成による第１の実施の形態の動作について図３のフローチャートを参照して説明する。
電話回線６を通じてＭＦＰ５が受信したファックス文書は、文書管理サーバ２のＤＢ３内に蓄積されるようになされている。その際、蓄積されたファックス文書のプロパティには、ファックス送信元のＴＳＩ情報と、それに対応するファックス番号が共に付加される。ＴＳＩ情報とファックス番号の対応付けテーブルは、ユーザが予め作成しておく。
【００１４】
図１から３において、ユーザは、クライアント端末１のＵＩ提供部１０１から対象のファックス文書を選択して編集を行う。また、送信元に返信するためにファックス返信機能部１０４に対して「ファックス返信機能」の実行を指示する（ステップＳ１）。ユーザの操作を受けたＵＩ提供部１０１は、処理制御部１０２に指示する。処理制御部１０２は、まず文書管理サーバ接続部１０３に対して文書の取得を要求する。文書管理サーバ接続部１０３は、ネットワーク７を介して文書管理サーバ２に接続し、対象のファックス文書のデータを取得し、処理制御部１０２に渡す（ステップＳ２）。
【００１５】
データを受け取った処理制御部１０２は、そのファックス文書の文書プロパティから送信元のファックス番号を取得し（ステップＳ３）、ファックス番号と送信するための画像データをファックス返信機能部１０４に渡す。ファックス返信機能部１０４は、ＰＣ−ＦＡＸドライバ１０５にファックス番号を設定した上で（ステップＳ４）、データを渡してファックス送信を指示する。ＰＣ−ＦＡＸドライバ１０５は、ＭＦＰ５に対してファックス送信を指示し、ＭＦＰ５は電話回線６を使用してファックス送信を行う。
【００１６】
本実施の形態によれば、ファックス受信した文書を編集して返信文書を作成し、送信元へファックス返信する場合に、ユーザが「ファックス返信機能」を選択するだけで、送信元へのファックス送信が自動的に行われるため、ファックス番号を入力する手間もなく、ファックス番号の入力ミスが生じることもない。
【００１７】
次に、第２の実施の形態の動作について図４のフローチャートを参照して説明する。
図４においては、上記図３のステップＳ１〜Ｓ５と同様にして、ユーザは文書管理クライアントＵＩ提供部１０１から対象のファックス文書を選択して編集を行うと共に、「ファックス返信機能」を指示し、処理制御部１０２は、文書管理サーバ２から文書データを取得する。その文書プロパティから送信元のファックス番号を取得し、ファックス番号と画像データをファックス返信機能部１０４に渡す。ファックス返信機能部１０４は、ＰＣ−ＦＡＸドライバ１０５にファックス番号を設定し、ＰＣ−ＦＡＸドライバがＭＦＰ５にファックス送信を指示することにより、ＭＦＰ５は電話回線６を使用してファックス送信を行う。
【００１８】
本実施の形態では、ステップＳ６において、処理制御部１０２が、文書管理サーバ接続部１０３を介して文書管理サーバ２内の対象の文書のプロパティを「返信済み」に変更するように指示する。
【００１９】
本実施の形態によれば、返信済み文書のプロパティが自動的に「返信済み」に変更されるので、ユーザはどの文書が返信済みであるかを瞬時に判断することができる。そのため、ユーザが誤って二重にファックス返信してしまう可能性が少なくなる。
【００２０】
次に、第３の実施の形態の動作について図５のフローチャートを参照して説明する。
図５においては、上記ステップＳ１〜Ｓ５の処理が行われる。即ち、文書管理クライアントＵＩ提供部１０１から対象のファックス文書を選択すると共に、「ファックス返信機能」を指示し、処理制御部１０２が、文書管理サーバ２から文書データを取得し、その文書プロパティから送信元ファックス番号を取得して画像データと共にファックス返信機能部１０４に渡す。そして、ファックス返信機能部１０４がＰＣ−ＦＡＸドライバ１０５にファックス番号を設定することで、ＭＦＰ５が電話回線６からファックス送信を行う。
【００２１】
そして、本実施の形態においては、処理制御部１０２は、文書管理サーバ接続部１０３を介して文書管理サーバ２内の対象の文書を「送信済み」フォルダへ移動するように指示する。尚、ここで、ファックス番号と移動先フォルダの設定は、予めユーザが行っておき、その設定データは文書管理サーバ２にあるものとする。
【００２２】
本実施の形態によれば、ファックス返信した文書を別のフォルダに保管しておきたい場合、文書の送信先情報をシステムが読み取って自動的にフォルダへ分類して移動させることができるので、文書移動のためのユーザの手間がなくなり、また、間違えて別のフォルダへ移動してしまう可能性もなくなる。
【００２３】
尚、図３から図５のフローチャートに示す処理を、コンピュータシステムにおけるＣＰＵが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成し、このプログラムを記憶する記憶媒体は、本発明によるコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を構成する。この記憶媒体としては、半導体記憶装置や光学的及び／又は磁気的な記憶装置等を用いることができる。このようなプログラム及び記憶媒体を、上述した実施の形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【００２４】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、ファックス受信した文書の返信文書を送信元へファックス返信する場合に、送信元へのファックス送信が自動的に行われるため、ファックス番号を入力する手間もなく、ファックス番号の入力ミスが生じることもない。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態による文書管理システムを示す構成図である。
【図２】クライアント端末のモジュール構成図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第３の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１  文書管理クライアント端末
２  文書管理サーバ
３  文書管理データ
４  ベーステーブル部
５  ＭＦＰ
６  電話回線
７  ネットワーク
１０１  ユーザインターフェース提供部
１０２  処理制御部
１０３  文書管理サーバ接続部
１０４  ファックス返信機能部
１０５  ＰＣ−ＦＡＸドライバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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