(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
取引の相手先に関する相手先情報と該相手先情報の各々に対応する相手先ＩＤとを有する相手先ファイル、
前記相手先情報を該相手先情報を使用する複数の部署の各々に応じて分類するための複数の分類内容を示す分類内容データと該分類内容データの各々に対応する分類ＩＤとを有する分類ファイル、
前記複数の分類内容の各々に対応して設けられると共に、各々の相手先情報に対して独自に設けられた拡張情報ＩＤを有する拡張情報ファイル、及び、
分類ＩＤ、相手先ＩＤ、及び拡張情報ＩＤを対応させたテーブル、
が記憶された記憶手段と、
前記テーブル及び前記相手先ファイルに基づいて、拡張情報ファイルで指定された拡張情報ＩＤと該拡張情報ＩＤを指定した拡張情報ファイルに対応する分類ＩＤとに対応する相手先情報を検索し、検索した相手先情報を表示手段に表示する検索手段と、
を備えたファイル管理システム。
【請求項２】
前記相手先情報の各々を更新するファイルを予め定めた請求項１記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記相手先情報は、同一の相手先について前記複数の部署で共通に使用する情報のみからなる請求項１または請求項２記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記分類内容は、得意先、仕入先、顧客、借入先、貸付先、相手先従業員、従業員、及び取引口座の少なくとも１つの項目を含む請求項１乃至請求項３記載のファイル管理システム。
【請求項５】
請求項１〜請求項４に記載のファイル管理システムを備えた会計システム。
【請求項６】
前記記憶手段には、勘定科目、金額、相手先ＩＤ、及び分類ＩＤを有する仕訳ファイルが記憶され、該仕訳ファイルは前記テーブルを介して前記相手先ファイル及び前記拡張情報ファイルとリンクされた請求項５記載の会計システム。
【請求項７】
取引の相手先に関する相手先情報と該相手先情報の各々に対応する相手先ＩＤとを有する相手先ファイル、
前記相手先情報を該相手先情報を使用する複数の部署の各々に応じて分類するための複数の分類内容を示す分類内容データと該分類内容データの各々に対応する分類ＩＤとを有する分類ファイル、
前記複数の分類内容の各々に対応して設けられると共に、各々の相手先情報に対して独自に設けられた拡張情報ＩＤを有する拡張情報ファイル、及び、
分類ＩＤ、相手先ＩＤ、及び拡張情報ＩＤを対応させたテーブル、
が記憶された記憶手段における、前記テーブル及び前記相手先ファイルに基づいて、拡張情報ファイルで指定された拡張情報ＩＤと該拡張情報ＩＤを指定した拡張情報ファイルに対応する分類ＩＤとに対応する相手先情報を検索し、検索した相手先情報を表示手段に表示するようにコンピュータを機能させるファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はファイル管理システム、会計システム及びファイル管理プログラムに係り、より詳細には、取引の相手先についての種々の情報をリンクさせて管理するファイル管理システム、会計システム、及びファイル管理プログラム関する。
【０００２】
【従来の技術及び発明が解決しようとする課題】
企業での会計管理を行う際に作成される仕訳データには、勘定科目が含まれており、勘定科目にはこれを補うための補助科目が付加されている。一般的に、補助科目には取引をした相手先が記録されることが多く、従来より、補助科目に記録される相手先の名称、所在地、代表者、電話番号などの情報管理は、勘定科目に対応する分類（得意先、仕入先、顧客等）毎に行われていた。たとえば、得意先としての相手先を管理する得意先マスターファイル、仕入先としての相手先を管理する仕入先マスターファイル、顧客としての相手先を管理する顧客マスターファイル等の各マスターファイルで管理していた。
【０００３】
しかしながら、相手先との取引態様は様々であり、相手先が複数の分類に属するケースも多く存在する。例えば、１つの相手先が得意先でもあり仕入先でもあって、相手先が複数のマスターファイルに登録されているような重複するケースも多く存在する。この場合には、取引態様毎に相手先の窓口や相手先とコンタクトをとる自社の部門が異なり、同一の相手先の情報が複数箇所で独自に管理されて、一元管理されないといった問題があった。そのため、相手先に関する情報の変更が企業内で共通に管理されにくく、相手先の情報の変更が一部の部署だけで認識され、他の部署では認識されないといった問題も生じていた。
【０００４】
本発明は、上記問題点を解消するためになされたものであり、相手先の情報を企業内で一元管理することの可能なファイル管理システム、会計システム、及びファイル管理プログラムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、第１の発明のファイル管理システムは、取引の相手先に関する相手先情報と該相手先情報の各々に対応する相手先ＩＤとを有する相手先ファイル、前記相手先情報を該相手先情報を使用する複数の部署の各々に応じて分類するための複数の分類内容を示す分類内容データと該分類内容データの各々に対応する分類ＩＤとを有する分類ファイル、前記複数の分類内容の各々に対応して設けられると共に、各々の相手先情報に対して独自に設けられた拡張情報ＩＤを有する拡張情報ファイル、及び、分類ＩＤ、相手先ＩＤ、及び拡張情報ＩＤを対応させたテーブル、が記憶された記憶手段と、前記テーブル及び前記相手先ファイルに基づいて、拡張情報ファイルで指定された拡張情報ＩＤと該拡張情報ＩＤを指定した拡張情報ファイルに対応する分類ＩＤとに対応する相手先情報を検索し、検索した相手先情報を表示手段に表示する検索手段と、を含んで構成されている。
【０００６】
また、第２の発明のファイル管理プログラムは、取引の相手先に関する相手先情報と該相手先情報の各々に対応する相手先ＩＤとを有する相手先ファイル、前記相手先情報を該相手先情報を使用する複数の部署の各々に応じて分類するための複数の分類内容を示す分類内容データと該分類内容データの各々に対応する分類ＩＤとを有する分類ファイル、前記複数の分類内容の各々に対応して設けられると共に、各々の相手先情報に対して独自に設けられた拡張情報ＩＤを有する拡張情報ファイル、及び、分類ＩＤ、相手先ＩＤ、及び拡張情報ＩＤを対応させたテーブル、が記憶された記憶手段における、前記テーブル及び前記相手先ファイルに基づいて、拡張情報ファイルで指定された拡張情報ＩＤと該拡張情報ＩＤを指定した拡張情報ファイルに対応する分類ＩＤとに対応する相手先情報を検索し、検索した相手先情報を表示手段に表示するようにコンピュータを機能させるものである。
【０００７】
第１及び第２の発明によれば、取引の相手先についての種々の情報を、相手先ファイルと部署毎に分類された拡張情報ファイルとに切り分けて記録する。よって、取引の相手先についての名称、住所、電話番号などの共通に管理すべき情報は一元管理し、取引形態毎に異なる情報は管理部門ごとに独自に管理することができる。また、相手先ファイルに記録された相手先情報と拡張情報ファイルに記録された情報とをテーブルにより関連付け、拡張情報ファイルで指定された拡張情報ＩＤと該拡張情報ＩＤを指定した拡張情報ファイルに対応する分類ＩＤとに対応する相手先情報を検索して表示するので、管理部署ごとに管理される拡張情報を、一元管理される相手先情報と共に参照することができる。
【０００８】
また、第１の発明のファイル管理システムは、前記相手先情報の各々を更新するファイルを予め定めることができる。これにより、各々の部署で独自に管理する拡張情報ファイルとリンクされた相手先情報が複数存在する場合などには、相手先情報に対して主に管理権を有する部署の使用する拡張情報ファイルからのみ相手先情報の更新をすることが可能なように予め定めることができる。
【０００９】
また、第１の発明のファイル管理システムの相手先情報を、同一の相手先について複数の部署で共通に使用する情報のみとすることにより、一元管理の対象とすることに適した、各々の部署に共通な情報となる。
【００１０】
また、前記分類内容は、得意先、仕入先、顧客、借入先、貸付先、相手先従業員、従業員、及び取引口座の少なくとも１つの項目を含んだものとすることにより、相手先を管理部署毎に適切に分類することができる。
【００１１】
また、本発明のファイル管理システムを会計システムに組み込んで、会計システム内で相手先管理を行うこともできる。本会計システムでは、前記記憶手段に、勘定科目、金額、相手先ＩＤ、及び分類ＩＤを有する仕訳ファイルを記憶し、この仕訳ファイルを前記テーブルを介して前記相手先ファイル及び前記拡張情報ファイルとリンクすることもできる。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
【００１３】
本実施の形態の会計システム１０は、図１に示すように、パーソナルコンピュータ（以下、パソコンという）１２と、パソコン１２の入出力ポート１２Ｄに接続された各種の入出力機器とから構成されている。
【００１４】
パソコン１２は、ＣＰＵ（中央演算処理装置）１２Ａ、ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）１２Ｂ、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）１２Ｃ、及び入出力ポート１２Ｄを備え、これらはバスによって互いに接続されている。
【００１５】
この入出力ポート１２Ｄには、入出力機器として、後述する会計管理プログラム等を書き込むと共に、書き込まれたプログラムを読み出すための磁気ヘッドとハードディスク（以下「ＨＤ」という）とを備えたハードディスクドライブ（以下、ＨＤＤという）１４、フロッピーディスク（以下、ＦＤという）２６に対してデータの読み書きをするためのフロッピーディスクドライブ（以下、ＦＤＤという）１６、ＣＤ−ＲＯＭ３０からプログラムやデータを読み出すためのＣＤ−ＲＯＭドライブ（以下、ＣＤＤという）２８、ユーザがデータを入力するためのキーボード１８、マウス２０、入力画面や処理結果等を表示するディスプレイ２２、及び処理結果を印刷するレーザビームプリンタ２４が接続されている。
【００１６】
ＣＤーＲＯＭ３０には、新規に拡張情報マスターデータ、相手先マスターデータを登録する場合、及びこれらのマスターデータの内容に更新が生じた場合に各マスターデータの更新を行うためのマスターデータ登録・更新処理プログラム等が格納されている。マスターデータ登録・更新処理プログラムは、パソコン１２がこれらの処理プログラムをＣＤＤ２８を介して読み出し、読み出した処理プログラムをＨＤＤ１４に書き込むことにより、パソコン１２のＨＤＤ１４にインストールされている。
【００１７】
ＨＤＤ１４には、図２に示すように、後述するマスターデータ登録・更新処理プログラムによって作成された相手先マスターファイル４２、補助テーブル４４、補助分類マスターファイル４６、拡張情報マスターファイル４８、相手先従業員マスターファイル５０、仕訳データファイル５２、及び図示しないその他の会計処理を行うための各種データが記録されている。拡張情報マスターファイル４８は、補助分類マスターファイル４６に登録されている分類項目毎に作成された別々の複数の拡張情報マスターファイルで構成されている。本実施の形態では、拡張情報マスターファイル４８は、得意先マスターファイル４８Ａ、仕入れ先マスターファイル４８Ｂ、顧客マスターファイル４８Ｃ、借入先マスターファイル４８Ｄ、貸付先マスターファイル４８Ｅ、従業員マスターファイル４８Ｆ等の既に分類項目の定義された拡張情報マスターファイルと、ユーザーが自由に分類項目を定義できる少なくとも１つのユーザー定義用マスターファイル４８Ｇとを含んで構成されている。
【００１８】
図３に示すように、相手先マスターファイル４２には、会計処理のために使用される仕訳データの一項目である補助科目に記録されているすべての取引の相手先毎に共通の相手先データが記録されている。この相手先データは、相手先ＩＤ、相手先名称、相手先所在地、代表者、従業員の個人名および連絡先、財務状態等の各項目に対応するデータを含んで構成されており、分類項目の全てに対して共通のデータである。補助分類マスターファイル４６には、補助科目に記録される取引の相手先が、得意先、仕入先、顧客、借入先、貸付先等、自社と取引上どのような関連を有しているかを分類する分類内容及びこれに対応する分類ＩＤの各項目に対応するデータを含んだ分類データが記録されている。得意先マスターファイル４８Ａ、仕入れ先マスターファイル４８Ｂ、顧客マスターファイル４８Ｃ、借入先マスターファイル４８Ｄ、及び貸付先マスターファイル４８Ｅ、従業員マスターファイル４８Ｆ、及びユーザー定義用マスターファイル４８Ｇの各拡張情報マスタファイル４８には、拡張情報ＩＤ、各々の拡張情報を管理する部署で取引先を特定するために独自に付加した相手先コード、及び相手先企業との取引内容の細かな情報に関する事項の各項目に対応するデータを含んで構成された拡張情報マスターデータが記録されている。例えば、得意先マスターファイル４８Ａには、このファイルを使用する部署で独自に付与された拡張情報ＩＤ、相手先コード、商品の仕入価格、及び締切日等の必要な情報が拡張情報マスターデータとして記録されている。また、相手先従業員マスターファイル５０には、相手先マスターファイル４２に登録されている従業員の個人名および連絡先等を除いた相手先従業員の役職やその他の個人情報が記録されている。仕訳データファイル５２には、勘定科目、金額、借方、貸方、相手先ＩＤ、及び分類ＩＤの各項目を含んで構成された仕訳データが記録されている。なお、相手先ＩＤは、仕訳データが示す個々の取引についての相手先を特定するものであり、勘定科目を補助する補助科目としての役割を果たす。
【００１９】
補助テーブル４４には、拡張情報マスターファイル４８に登録された拡張情報マスターデータ毎にレコードが設けられ、各レコードには、補助ＩＤ、分類ＩＤ、相手先ＩＤ、及び拡張情報ＩＤについてのデータが記録されている。相手先マスターファイル４２、補助分類マスターファイル４６、仕訳データファイル５２、及び拡張情報マスターファイル４８の各々に登録された各データは、補助テーブル４４によって互いに関連付けられている。例えば、図３の得意先マスターファイル４８Ａ内に記録された、拡張情報ＩＤが１の拡張情報マスターデータは、分類ＩＤが１（得意先）で拡張情報ＩＤが１なので、補助テーブル４４の対応するレコードは補助ＩＤが１のレコードである。よって、補助ＩＤが１のレコードを参照することによって、この拡張情報マスターデータに対応する相手先マスターデータは、相手先ＩＤが１のＡＢＣ社のデータということがわかる。
【００２０】
次に、本実施の形態に係る、相手先マスターファイル４２に記録された相手先データ及び拡張情報マスターデータを登録または更新する場合のマスターデータ登録・更新処理について説明する。
【００２１】
図４に示すマスターデータ登録・更新処理は、各々の拡張情報マスターファイルを管理する部署のユーザーがキーボード１８およびマウス２０から登録・更新指示を行うことにより開始される。ユーザーは、拡張情報マスターデータを新規に登録する場合には、図示しない検索情報入力画面から登録を希望する拡張情報マスターデータの分類ＩＤを入力するとともに新規登録ボタンをクリックして登録処理を指示する。既に登録されている拡張情報マスターデータを更新する場合には、検索情報入力画面から対象となる拡張情報マスターデータの分類ＩＤ及び相手先コードを入力すると共に、最新の情報を表示するための最新情報ボタンをクリックして更新処理を指示する。
【００２２】
ステップ７０で、ユーザーの指示が、拡張情報マスターデータの新規登録か更新かを判断する。
【００２３】
更新の場合には、ステップ７２で、図５に示す登録・更新画面表示処理が行われて、図７に示す登録・更新画面が表示される。登録・更新画面表示処理は、図５に示すように、ステップ１２０で、入力された分類ＩＤ及び相手先コードに対応する拡張情報マスターデータを読み出す。ステップ１２２で、読み出された拡張情報マスターデータの拡張情報ＩＤに対応する補助テーブル４４内のレコードを読出し、この拡張情報マスターデータに対応する相手先マスターデータの相手先ＩＤを確認する。ステップ１２４で、相手先マスターファイル４２内の確認された相手先ＩＤを有する相手先マスターデータを読み出し、ステップ１２６で、読み出した相手先マスターデータ及び入力された相手先コードの拡張情報マスターデータに基づいて、ディスプレイ２２に登録・更新画面を表示する。この登録・更新画面には、図７に示すように、使用期間、マスターＩＤを示すコード、法人・個人の区別、会社名・支店名・略称などの相手先情報、郵便番号、住所、電話番号、ＦＡＸ，ＷＥＢ、担当者等を表示する入力ウインドウが配置され、更新画面の上部には、登録、削除、リセット、のボタンが配置されている。また、登録・更新画面の外側上部には、最新の情報を読み出すための最新情報ボタン、及び更新基準日を設定するための更新基準日ボタン等の各種ボタンが配置されている。前述の各入力ウインドウには、読み出した相手先マスターデータ及び入力された相手先コードの拡張情報マスターデータに基づいて各マスターデータの内容が表示されている。
【００２４】
ユーザーは、相手先マスターデータを更新する場合には、更新を希望する項目の入力ウインドウに、更新後の相手先マスターデータの情報を直接入力するとともに、更新前の相手先マスターデータを削除する。また、拡張情報マスターデータを更新する場合には、更新を希望する項目の入力ウインドウに、更新後の拡張情報マスターデータの情報を直接入力するとともに、更新前の拡張情報マスターデータを削除する。そして、更新の入力終了後に登録ボタンをクリックして更新の指示をする。
【００２５】
ステップ７４で、更新の指示があるまで待機し、更新の指示があった場合には、ステップ７６で、相手先マスターデータの更新入力があったかどうかを判断する。相手先マスターデータの更新入力がなかった場合には、ステップ８０へ進む。相手先マスターデータの更新入力があった場合には、ステップ７８で、ユーザーからの入力内容に基づいて相手先マスターデータを更新する。相手先マスターデータの更新は、前述のステップ１２２で読み出した相手先マスターデータの各項目に対応するデータのうち更新入力のあったデータのみを書き換えて作成した新たな相手先マスターデータを相手先マスターファイル４２に追加することにより行う。
ステップ８０で、拡張情報マスターデータの更新入力があったかどうかを判断する。拡張情報マスターデータの更新入力がなかった場合には、本処理を終了する。拡張情報マスターデータの更新入力があった場合には、ステップ８２で、ユーザーからの入力内容に基づいて該当する拡張情報マスターデータの項目に対応するデータを書き換えることにより拡張情報マスターデータを更新して本処理を終了する。
【００２６】
一方、拡張情報マスターデータの新規登録の場合には、ステップ８４で、対応する相手先マスターデータが既に存在するかどうかを判断する。この判断はユーザーの入力指示により行われるが、対応する相手先マスターデータが存在しない場合には、ユーザーは図示しない新規登録ボタンをクリックして指示し、対応する相手先マスターデータが既に存在する場合には、ユーザーは、相手先マスターデータの会社名を相手先情報ウインドウに入力して、最新情報ボタンをクリックする。
【００２７】
対応する相手先マスターデータが既に存在する場合には、ステップ８６で、図６に示す更新画面表示処理のステップ１２０〜１２４を、前述と同様の手順で実行し、ステップ１２８で、読み出した相手先マスターデータに基づいて、指定された分類ＩＤ用の登録・更新画面をディスプレイ２２に表示する。この登録・更新画面に配置されている各入力ウインドウには、読み出した相手先マスターデータに基づいて相手先マスターデータの内容が表示され、拡張情報マスターデータの内容はブランクで表示される。
【００２８】
ユーザーは、拡張情報マスターデータを、該当する入力ウインドウから入力すると共に、相手先マスターデータを更新する場合には、更新を希望する項目の入力ウインドウに、更新後の相手先マスターデータの情報を直接入力するとともに、更新前の相手先マスターデータを削除する。そして、登録・更新の入力終了後に登録ボタンをクリックして登録・更新の指示をする。
【００２９】
ステップ８８で、登録・更新の指示があるまで待機し、登録・更新の指示があった場合には、ステップ９０で、相手先マスターデータの更新入力があったかどうかを判断する。相手先マスターデータの更新入力がなかった場合には、ステップ９４へ進む。相手先マスターデータの更新入力があった場合には、ステップ９２で、ユーザーからの入力内容に基づいて相手先マスターデータを更新する。相手先マスターデータの更新は、前述のステップ７８と同様にして行う。
【００３０】
ステップ９４で、ユーザーからの入力内容に基づいて、拡張情報マスターデータを作成して、指定された分類ＩＤの拡張情報マスタファイルに登録する。ステップ９６で、図８に示す補助テーブルレコード作成処理Ａが行われる。補助テーブルレコード作成処理Ａは、図８に示すように、ステップ１３０で、新たな補助ＩＤで補助テーブルレコードを作成する。ステップ１３２で、この補助テーブルレコードの相手先ＩＤ項目のデータを記録する部分に、前述のステップ１２４で読み出した相手先マスターデータの相手先ＩＤを書き込む。ステップ１３４で、この補助テーブルレコードの分類ＩＤ項目のデータを記録する部分に、前述のステップ１２０で読み出した拡張情報マスターデータの分類ＩＤを書き込み、ステップ１３６で、この補助テーブルレコードの拡張情報ＩＤ項目のデータを記録する部分に、前述のステップ１２０で読み出した拡張情報マスターデータの拡張情報ＩＤを書き込んで、本処理を終了する。
【００３１】
拡張情報マスターデータの新規登録で、対応する相手先マスターデータが未だ存在しない場合には、ステップ９８で、入力された分類ＩＤに対応する拡張情報マスターデータ用の新規登録画面がディスプレイ２２に表示される。この新規登録画面は、図７に示す登録・更新画面の各入力ウインドウ内がブランクで表示されるものである。
【００３２】
ユーザーは、拡張情報マスターデータを各々の該当する入力ウインドウから入力すると共に、相手先マスターデータを各々の該当する入力ウインドウから入力し、入力終了後に登録ボタンをクリックして登録の指示をする。
【００３３】
ステップ１００で、登録の指示があるまで待機し、登録の指示があった場合には、ステップ１０２で、入力された内容に基づいて相手先マスターデータを作成して相手先マスターファイルに登録する。ステップ１０４で、入力された内容に基づいて拡張情報マスターデータを作成して拡張情報マスターファイルに登録し、ステップ１０６で、、図９に示す補助テーブルレコード作成処理Ｂが行われる。補助テーブルレコード作成処理Ｂは、図９に示すように、ステップ１３０で、新たな補助ＩＤで補助テーブルレコードを作成する。ステップ１３２で、この補助テーブルレコードの相手先ＩＤ項目のデータを記録する部分に、前述のステップ１０２で登録した相手先マスターデータの相手先ＩＤを書き込む。ステップ１３４及びステップ１３６の処理は前述したステップ９６の補助テーブルレコード作成処理Ａと同様にして行って、本処理を終了する。
【００３４】
本実施の形態によれば、相手先マスターファイルには得意先・仕入先等の相手先との取引形態によらない相手先に共通の情報である相手先マスターデータを１つの相手先に対して１つ登録し、各々の拡張情報ファイル１８には、取引態様毎に異なる情報となる拡張情報マスターデータを１つの相手先に対して当該相手先との取引態様分の数だけ別々のファイルに登録する。そして、相手先マスターデータと拡張情報マスターデータとを補助テーブルを介してリンクさせ、拡張情報マスターデータの参照は、対応する相手先マスターデータの参照とともに行う。
【００３５】
また、相手先マスターデータの登録及び更新はリンクされた拡張情報マスターデータの登録及び更新と共に行う。
【００３６】
よって、同一の相手先に対して複数のデータの更新を行う必要がなく、相手先に共通な情報の管理が社内で一元管理され、相手先に共通な情報の更新を社内で共通に認識することができる。また、情報の修正漏れやタイムラグの発生を防止することができる。さらに、取引態様毎に異なる相手先の情報については、社内の担当部署ごとに独自に管理することができ、担当部署毎の使用目的に合った管理をすることができる。
【００３７】
また、補助テーブルを設けて相手先マスターデータと拡張情報マスターデータとをリンクさせているので、各拡張情報マスターデータに同一の相手先に対して同一のコード等を割り振って同一の相手先であることを特定する必要がなく、同一の相手先に関する各種の集計等を容易に行うことができる。
【００３８】
また、社内で相手先毎に主となる管理部門を設定し、その管理部門だけに相手先マスターデータの更新についての更新権与えることもできる。これにより、相手先マスターデータの信頼性を確保することもできる。
【００３９】
また、従業員の住所等のプライベート情報や、その他特定の部門だけに参照させたい情報に付いては、情報単位にマスクをかけて、特定の部門以外の部門からの参照を不可能にすることもできる。
【００４０】
また、相手先マスターファイルに登録された相手先マスターデータは、取引の相手先の住所録として再利用することができるので、年賀状やキャンペーン等のダイレクトメールの宛名書きに最新の情報が利用でき、相手先マスターデータを効率的に利用することができる。
【００４１】
また、補助分類マスターファイルを設けたことにより、相手先を任意に分類して分類内容を設定することが可能である。本実施の形態では、取引態様毎に、得意先、仕入先、顧客等に分類したが、その他にも例えば、同業他社、ロータリークラブなどの分類も設けて、相手先の管理に利用することもできる。
【００４２】
また、相手先従業員マスターファイルを設けて相手先従業員に関する情報を一元管理し、拡張情報マスターデータとリンクさせることにより、相手先の担当者とスムーズなコンタクトを取ることが可能になる。
【００４３】
また、相手先従業員の氏名や住所等の情報は相手先マスタファイルに相手先マスターデータとして登録されるため、相手先従業員が顧客になった場合や貸付先になった場合などにデータの再利用ができ、フレキシブルな対応が可能となる。
【００４４】
【発明の効果】
以上説明したように、第１及び第２の発明によれば、補助科目に記録される取引の相手先についての種々の情報を、相手先ファイルと部署毎に分類された拡張情報ファイルとに切り分けて記録する。よって、取引の相手先についての名称、住所、電話番号などの共通に管理すべき情報は一元管理し、取引形態毎に異なる情報は管理部門ごとに独自に管理することができる。また、相手先ファイルに記録された相手先情報と拡張情報ファイルに記録された情報とをテーブルにより関連付け、拡張情報ファイルで指定された拡張情報ＩＤと該拡張情報ＩＤを指定した拡張情報ファイルに対応する分類ＩＤとに対応する相手先情報を検索して表示するので、管理部署ごとに管理される拡張情報を、一元管理される相手先情報と共に参照することができる、という効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のファイル管理システムの概略図である。
【図２】本実施の形態のデータベースの一部である。
【図３】各マスターファイルの概略関連図である。
【図４】マスターデータ登録・更新処理のフローチャートである。
【図５】更新画面表示処理のフローチャートである。
【図６】登録・更新画面表示処理のフローチャートである。
【図７】マスターデータ登録・更新画面の例である。
【図８】補助テーブル作成処理Ａのフローチャートである。
【図９】補助テーブル作成処理Ｂのフローチャートである。
【符号の説明】
１０  会計システム
１２  パソコン
１４  ＨＤＤ（記憶手段）
２６  ＦＤ
３０  ＣＤ−ＲＯＭ
４２  相手先マスターファイル
４４  補助テーブル
４６  補助分類マスターファイル
４８  拡張情報マスターファイル
５２  仕訳データファイル
【図１】
0004054545.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
0004054545.tif 000008
【図８】
0004054545.tif 000009
【図９】
0004054545.tif 000010