(57)【要約】      （修正有）【課題】申込書などの記入にあたり、記入者にとって分かりやすい記入例のファクシミリ送信を可能にする。【解決手段】記入用シートの送信先を識別する情報の入力を受け付け、前記送信先に送信する記入用シートの選択を受け付け、記入用シートに送信先にかかる情報を埋め込むことで、当該記入用シートに対応する記入例シートを作成する。記入用シートに記入例シートを付加することで、送信先に対して送信するファクシミリデータを作成する。【選択図】図１
2017017456.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記入用シートの送信先を識別する情報の入力を受け付ける送信先情報受付手段と、
前記送信先に送信する記入用シートの選択を受け付ける選択受付手段と、
前記選択受付手段により選択を受け付けた記入用シートに、前記送信先情報受付手段で受け付けた送信先にかかる情報を埋め込むことで、当該記入用シートに対応する記入例シートを作成する記入例シート作成手段と、
前記選択受付手段で選択を受け付けた記入用シートに、前記記入例シート作成手段で作成された記入例シートを付加することで、前記送信先に対して送信するファクシミリデータを作成する作成手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
送信先となる顧客の情報および未登録の顧客用の情報を記憶する記憶手段をさらに備え、
前記記入例シート作成手段は、前記記憶手段に、前記送信先情報受付手段により受け付けた送信先にかかる情報が記憶されていない場合は、前記未登録の顧客用の情報を用いて、記入例シートを作成することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記記入例シート作成手段は、さらに、
前記記入例シートに埋め込む情報のうち、前記送信先情報受付手段により受け付けた送信先にかかる情報が記憶されていない項目については、前記未登録の顧客用の情報を用いて記入例シートを作成し、記憶されている項目については、当該送信先にかかる情報を用いて記入例シートを作成することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記記入例シート作成手段は、さらに、前記未登録の顧客用の情報を用いて記入例シートが作成された場合、当該未登録の顧客用の情報を用いた部分を識別可能にすることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
情報処理装置における情報処理方法であって、
前記情報処理装置の送信先情報受付手段が、記入用シートの送信先を識別する情報の入力を受け付ける送信先情報受付工程と、
前記情報処理装置の選択受付手段が、前記送信先に送信する記入用シートの選択を受け付ける選択受付工程と、
前記情報処理装置の記入例シート作成手段が、前記選択受付工程により選択を受け付けた記入用シートに、前記送信先情報受付工程で受け付けた送信先にかかる情報を埋め込むことで、当該記入用シートに対応する記入例シートを作成する記入例シート作成工程と、
前記情報処理装置の作成手段が、前記選択受付工程で選択を受け付けた記入用シートに、前記記入例シート作成工程で作成された記入例シートを付加することで、前記送信先に対して送信するファクシミリデータを作成する作成工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項６】
情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
記入用シートの送信先を識別する情報の入力を受け付ける送信先情報受付手段と、
前記送信先に送信する記入用シートの選択を受け付ける選択受付手段と、
前記選択受付手段により選択を受け付けた記入用シートに、前記送信先情報受付手段で受け付けた送信先にかかる情報を埋め込むことで、当該記入用シートに対応する記入例シートを作成する記入例シート作成手段と、
前記選択受付手段で選択を受け付けた記入用シートに、前記記入例シート作成手段で作成された記入例シートを付加することで、前記送信先に対して送信するファクシミリデータを作成する作成手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理方法、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
顧客や取引先から申込書などのやり取りをする場合、ファクシミリシステムを用いて、記入用の申込書の送付や、記入済みの申込書を送付することが行われている。
【０００３】
記入用の申込書を送付する場合、記入例となる見本も一緒に送付し、申込書の記入の手間を軽減している。
【０００４】
特許文献１には、送信先情報により送付状などの添付文書を作成し、作成された添付文書を添付してファクシミリ送信する技術について記載がされている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−８０３２０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
記入例となる見本を作成する場合、見本となるデータが「山田太郎」のようなサンプルデータである場合、記入者本人の情報とは異なる内容であるため、必ずしも分かりやすい見本とはならない。
【０００７】
そこで、本発明は、申込書などの記入にあたり、記入者にとって分かりやすい記入例のファクシミリ送信を可能にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の情報処理装置は、記入用シートの送信先を識別する情報の入力を受け付ける送信先情報受付手段と、前記送信先に送信する記入用シートの選択を受け付ける選択受付手段と、前記選択受付手段により選択を受け付けた記入用シートに、前記送信先情報受付手段で受け付けた送信先にかかる情報を埋め込むことで、当該記入用シートに対応する記入例シートを作成する記入例シート作成手段と、前記選択受付手段で選択を受け付けた記入用シートに、前記記入例シート作成手段で作成された記入例シートを付加することで、前記送信先に対して送信するファクシミリデータを作成する作成手段と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の情報処理方法は、情報処理装置における情報処理方法であって、前記情報処理装置の送信先情報受付手段が、記入用シートの送信先を識別する情報の入力を受け付ける送信先情報受付工程と、前記情報処理装置の選択受付手段が、前記送信先に送信する記入用シートの選択を受け付ける選択受付工程と、前記情報処理装置の記入例シート作成手段が、前記選択受付工程により選択を受け付けた記入用シートに、前記送信先情報受付工程で受け付けた送信先にかかる情報を埋め込むことで、当該記入用シートに対応する記入例シートを作成する記入例シート作成工程と、前記情報処理装置の作成手段が、前記選択受付工程で選択を受け付けた記入用シートに、前記記入例シート作成工程で作成された記入例シートを付加することで、前記送信先に対して送信するファクシミリデータを作成する作成工程と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明のプログラムは、情報処理装置において実行可能なプログラムであって、前記情報処理装置を、記入用シートの送信先を識別する情報の入力を受け付ける送信先情報受付手段と、前記送信先に送信する記入用シートの選択を受け付ける選択受付手段と、前記選択受付手段により選択を受け付けた記入用シートに、前記送信先情報受付手段で受け付けた送信先にかかる情報を埋め込むことで、当該記入用シートに対応する記入例シートを作成する記入例シート作成手段と、前記選択受付手段で選択を受け付けた記入用シートに、前記記入例シート作成手段で作成された記入例シートを付加することで、前記送信先に対して送信するファクシミリデータを作成する作成手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、申込書などの記入にあたり、記入者にとって分かりやすい記入例のファクシミリ送信をすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明におけるファクシミリシステムの構成例を示す図
【図２】情報処理装置１０１、ファクシミリサーバ１０２のハードウエア構成を示す図
【図３】記入例シートを付加したファクシミリ送信処理を示すフローチャート
【図４】ステップＳ３０５における記入例シート作成のための情報取得処理の詳細を示すフローチャート
【図５】ステップＳ３０６における記入例シート作成処理の詳細を示すフローチャート
【図６】ステップＳ３０１でファクシミリ送信の要求がなされた記入用シートの一例が文書アプリケーションで表示されたイメージ図
【図７】ステップＳ３０３において送信先情報の入力を受け付ける画面の一例を示す図
【図８】ファクシミリ送信される文書がファクシミリサーバ１０２に登録された状態を示す画面の一例を示す図
【図９】顧客ＩＤ：０００１の佐藤蓮に送信される文書の１ページ目を示す図
【図１０】顧客ＩＤ：０００１の佐藤蓮に送信される文書の２ページ目を示す図
【図１１】ステップＳ３０２で作成される記入用シートの一例が文書アプリケーションで表示されたイメージ図
【図１２】ステップＳ３０３において送信先情報の入力を受け付ける画面
【図１３】ファクシミリ送信される文書がファクシミリサーバ１０２に登録された状態を示す画面の一例
【図１４】顧客ＩＤ：０００２の鈴木美咲に送信される文書の１ページ目を示す図
【図１５】顧客ＩＤ：０００２の鈴木美咲に送信される文書の２ページ目を示す図
【図１６】顧客データベースの一例を示す図
【図１７】文書ごと（記入例シートごと）に情報の各項目が文書のどの位置（座標）に配置されるのかが登録されたテーブルを示す図
【図１８】未登録用データが埋め込まれた記入例シートを示す図
【図１９】記入例シートが付加されたファクシミリデータの一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００１３】
図１は、情報処理装置１０１、ファクシミリサーバ１０２を含むファクシミリシステムの一例を示すシステム構成図である。
【００１４】
本発明に好適な情報処理装置１０１は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ネットワーク通信機能を備え、ＬＡＮ１０４（ローカルエリアネットワーク）を介してファクシミリサーバ１０２とデータ通信が可能である。
【００１５】
ファクシミリサーバ１０２は、公衆回線１０５を介してファクシミリ送受信機能を備えるＦＡＸ通信カード１０３を備えている。
【００１６】
送信データは、各情報処理装置１０１からＴＣＰ／ＩＰネットワークであるＬＡＮ１０４を経由してファクシミリサーバ１０２へ蓄積され、ＦＡＸ通信カード１０３を動作させることで、順次送信される。
【００１７】
受信データは、ファクシミリサーバ１０２に蓄積され、各情報処理装置１０１は当該受信したデータを閲覧し、編集（アノテーションの付加）することが可能である。
【００１８】
図２（ａ）は、情報処理装置１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。（ｂ）は、ファクシミリサーバ１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００１９】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２０】
また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１（記憶手段）には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、情報処理装置１０１の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２１】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２２】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボードや不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力デバイス２０９からの入力を制御する。
【００２３】
ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。表示器の種類はＣＲＴや、液晶ディスプレイを想定するが、これに限らない。
【００２４】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるカード型メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２５】
ネットワークインターフェースコントローラ２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２６】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２７】
さらに、ファクシミリサーバ１０２においては、公衆回線を介してファクシミリ送信制御を行うＭＯＤＥＭ２１２が設けられている。このようなＭＯＤＥＭ２１２により、ファクシミリサーバ１０２からのファクシミリの送受信が行うことができる。
【００２８】
本発明のファクシミリサーバ１０２が後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００２９】
さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。
【００３０】
次に図３を用いて、本発明の記入例シートを付加したファクシミリ送信処理について説明する。
【００３１】
図３に示すフローチャートのステップＳ３０１〜Ｓ３０８の処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００３２】
ステップＳ３０９の処理は、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００３３】
ステップＳ３０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザの指示に基づき、ファクシミリ送信の要求を受け付ける。本実施形態においては、文書アプリケーションなどで白紙の記入用シートが作成され、当該記入用シートについてファクシミリ送信の要求がなされた場合を想定する。記入用シートの作成は、予め所定の帳票として登録されているものの中から選択を受け付けることでも良い。
【００３４】
ステップＳ３０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、送信要求された記入用シートをファクシミリ送信に適した形式の電子ファイルに変換する。
【００３５】
ステップＳ３０３では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０１における送信要求を受け付けると、図７に示す送信情報入力画面を表示する。そして、当該画面を介して、ユーザから送信先となるファクシミリ番号の入力と、記入例シートを付加するか否かの指示等を受け付ける。また、顧客ＩＤの入力も受け付ける。
【００３６】
ステップＳ３０４では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０３で記入例シートを付加する旨の指示を受け付けた否かを判断する。
【００３７】
付加する旨の指示を受け付けた場合（ステップＳ３０４：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ３０５に移行する。
【００３８】
付加しない旨の指示を受け付けた場合、または付加する旨の指示を受け付けなかった場合（ステップＳ３０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ３０８に移行する。
【００３９】
ステップＳ３０５では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、データベースから記入例シート作成のための情報を取得する。ステップＳ３０５の処理の詳細については、図４のフローチャートを用いて説明する。
【００４０】
図４は、ステップＳ３０５における記入例シート作成のための情報取得処理の詳細を示すフローチャートである。
【００４１】
図４に示す処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００４２】
ステップＳ４０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０１でファクシミリ送信の要求がなされた記入用シートがいずれの文書であるかを特定する。本実施例においては、文書ＩＤ：Ａ−０１の文書であるのか、Ａ−０２の文書であるのかを特定する。
【００４３】
具体的には、図６に示すように、記入用シートに文書ＩＤを識別するための情報（図６においては、二次元バーコード６０１）が付与されており、その情報に基づき判断する。また、ユーザにより不図示の画面を介して、いずれの文書であるかの指示を受け付けても良い。
【００４４】
ステップＳ４０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０１で特定された文書の座標情報を取得する。座標情報は、図１７に一例を示すデータテーブルに登録されている。
【００４５】
ステップＳ４０３では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ファクシミリの送信先となる顧客の情報を検索する。送信先となる顧客は、ステップＳ３０３により入力を受け付けた情報（送信先のファクシミリ番号や顧客ＩＤなど）に従い特定される。
【００４６】
送信先の情報は、図１６に示すデータテーブルに登録されているものとする。例えば、ステップＳ３０３において顧客ＩＤ欄に０００１と入力された場合は、顧客ＩＤ：０００１の佐藤蓮の情報が検索される。
【００４７】
ステップＳ４０４では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、図１６に示す送信先情報テーブルに、送信先となる顧客の情報が登録されているかを判断する。
【００４８】
登録されている場合（ステップＳ４０４：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ４０５に移行する。
【００４９】
登録されていない場合（ステップＳ４０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ４１０に移行する。
【００５０】
ステップＳ４０５では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０２で取得した座標情報に基づき、座標値が登録されている項目を取得する。
【００５１】
ステップＳ４０６では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０３で検索された情報に、ステップＳ４０５で取得した項目に対応する情報が登録されているかを判断する。
【００５２】
登録されている場合（ステップＳ４０６：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ４０７に移行する。
【００５３】
登録されていない場合（ステップＳ４０６：ＮＯ）は、処理をステップＳ４０８に移行する。
【００５４】
ステップＳ４０６でＹＥＳと判定される場合とは、例えば、文書ＩＤ：Ａ−０１であり、処理対象の項目が「姓」である場合であって、送信先の顧客が顧客ＩＤ：０００１の佐藤蓮である場合である。この場合は、顧客ＩＤ：０００１の佐藤蓮の姓の項目に、「佐藤」と登録されているため、情報が登録されていると判定される。
【００５５】
他方、ステップＳ４０６でＮＯと判定される場合とは、例えば、文書ＩＤ：Ａ−０１であり、処理対象の項目が「住所」である場合であって、送信先の顧客が顧客ＩＤ：０００５の山本翼である場合である。この場合は、顧客ＩＤ：０００５の山本翼の住所の項目にはなんら情報が登録されていないため、ＮＯと判定される。
【００５６】
そして、この場合には、ステップＳ４０８において、顧客ＩＤ：９９９９の住所の情報（東京都千代田区千代田１−１）が取得される。
【００５７】
ステップＳ４０７では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、当該項目に登録されている情報を取得する。
【００５８】
ステップＳ４０８では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、未登録用のデータ（図１６の例では、顧客ＩＤ：９９９９のデータ）の当該項目の情報を取得する。
【００５９】
ステップＳ４０９では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０２で取得した座標情報のうち、座標値が登録されている全ての項目に対してステップＳ４０５〜Ｓ４０８の処理を実行したかを判断する。
【００６０】
全ての項目に対して処理を実行した場合（ステップＳ４０９：ＹＥＳ）は、本フローチャートの処理を終了する。
【００６１】
まだ処理を実行していない項目が残っている場合（ステップＳ４０９：ＮＯ）は、処理をステップＳ４０５に移行し、残りの項目に対する処理を実行する。
【００６２】
ステップＳ４１０では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、未登録用データ（図１６の例では、顧客ＩＤ：９９９９のデータ）を取得する。なお、ステップＳ４１０では、そもそも送信先となる顧客の情報が図１６のデータテーブルに登録されていないため、全ての項目について未登録用データを取得する。
図３の説明に戻る。
【００６３】
ステップＳ３０６では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０５で取得した情報を用いて、記入例シートを作成する。記入例シート作成処理の詳細については、図５のフローチャートを用いて説明する。
【００６４】
図５は、ステップＳ３０６における記入例シート作成処理の詳細を示すフローチャートである。
【００６５】
図５に示す処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００６６】
ステップＳ５０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０２で作成された白紙の記入用シートを複製し、記入例シートとする。
【００６７】
ステップＳ５０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０５で取得した情報を記入例としてステップＳ５０１で作成した記入例シートに埋め込むことで、記入例シートを完成させる。
図３の説明に戻る。
【００６８】
ステップＳ３０７では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０６で作成した記入例シートと、ステップＳ３０２で作成した記入用シートとをセットにしてファクシミリサーバ１０２に登録する。
【００６９】
ステップＳ３０８では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０２で作成した記入用シートをファクシミリサーバ１０２に登録する。
【００７０】
ステップＳ３０９では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０７またはステップＳ３０８で登録されたデータをファクシミリ送信する。
【００７１】
図６は、ステップＳ３０１でファクシミリ送信の要求がなされた記入用シートの一例が文書アプリケーションで表示されたイメージ図である。
【００７２】
図６に示す記入用シートは、図１７における文書ＩＤ：Ａ−０１の文書である。
【００７３】
図７は、ステップＳ３０３において送信先情報の入力を受け付ける画面である。図７に示す通り、ファクシミリ番号７０２や姓７０３、名７０４、会社名７０５などの入力を受け付ける。また、検索キーワード入力欄７０１に、送信先情報を入力し、検索ボタン７０６を押下すると、電話帳などのデータベースから、入力されたキーワードにより検索された送信先情報が表示される。
【００７４】
また、記入例シート付加チェック欄７０７へチェックがされることで、記入例シートを付加する指示を受け付ける。
【００７５】
顧客ＩＤ欄７０８は、顧客（送信先）を識別するための情報のひとつである顧客ＩＤの入力を受け付ける欄である。
【００７６】
図８は、ファクシミリ送信される文書がファクシミリサーバ１０２に登録された状態を示す画面の一例である。
【００７７】
図８に示す通り、２ページの文書（記入用シートと記入例シート）が送信準備完了となっている。
【００７８】
図９、図１０は、顧客ＩＤ：０００１の佐藤蓮に送信される文書を示す図である。
【００７９】
図９に表示されている文書は、佐藤蓮に送信される文書の１ページ目にあたり、ステップＳ３０６において作成された記入例シートの一例を示す図である。
【００８０】
図９に示す通り、佐藤連の情報が記入例として埋め込まれている。ユーザ（ここでは佐藤連）は、この記入例の通りに、２ページ目（図１０）の記入用シートに情報を記入すれば良いことが分かる。
【００８１】
図１０に表示されている文書は、佐藤蓮に送信される文書の２ページ目にあたり、ステップＳ３０１において送信要求され、Ｓ３０２で作成された記入用シートの一例を示す図である。
【００８２】
図１０に示す通り、記入用シートには、何の情報も埋め込まれていない。佐藤連は、記入例シート（図９）を見ながら、記入例の通りに記入用シートの情報を記入する。
【００８３】
図１１は、ステップＳ３０２で作成される記入用シートの一例が文書アプリケーションで表示されたイメージ図である。
【００８４】
図１１に示す記入用シートは、図１７における文書ＩＤ：Ａ−０２の文書である。
【００８５】
図１２は、ステップＳ３０３において送信先情報の入力を受け付ける画面である。図１２に示す通り、ファクシミリ番号１２０２や姓１２０３、名１２０４、会社名１２０５などの入力を受け付ける。また、検索キーワード入力欄１２０１に、送信先情報を入力し、検索ボタン１２０６を押下すると、電話帳などのデータベースから、入力されたキーワードにより検索された送信先情報が表示される。
【００８６】
また、記入例シート付加チェック欄１２０７へチェックがされることで、記入例シートを付加する指示を受け付ける。
【００８７】
顧客ＩＤ欄１２０８は、顧客（送信先）を識別するための情報のひとつである顧客ＩＤの入力を受け付ける欄である。
【００８８】
図１３は、ファクシミリ送信される文書がファクシミリサーバ１０２に登録された状態を示す画面の一例である。
【００８９】
図１３に示す通り、２ページの文書（本実施形態では、記入用シートと記入例シート）が送信準備完了となっている。
【００９０】
図１４、図１５は、顧客ＩＤ：０００２の鈴木美咲に送信される文書を示す図である。
【００９１】
図１４に表示されている文書は、鈴木美咲に送信される文書の１ページ目にあたり、ステップＳ３０６において作成された記入例シートの一例を示す図である。
【００９２】
図１５に表示されている文書は、鈴木美咲に送信される文書の２ページ目にあたり、ステップＳ３０２において作成された記入用シートの一例を示す図である。
図１６は、顧客データベースの一例を示す図である。
【００９３】
図１６に示すように、顧客データベースには、顧客ＩＤ１６０１、姓１６０２、姓のフリガナ１６０３、名１６０４、名のフリガナ１６０５、性別１６０６、住所１６０７、郵便番号１６０８、住所のフリガナ１６０９、電話番号１６１０、ファクシミリ番号１６１１、メールアドレス１６１２、会社名１６１３、会社名のフリガナ１６１４、生年月日１６１５などの情報が登録されている。なお、これらすべての項目にかかるデータが登録されていることは本発明において必須ではなく、記入用シートの項目に応じて必要な項目のデータが登録されていれば良い。
【００９４】
図１７は、文書ごと（記入例シートごと）に情報の各項目が文書のどの位置（座標）に配置されるのかが登録されたテーブルを示す図である。
【００９５】
項目ごとに、記入例シートにおける当該項目の情報を埋め込む位置が座標値として登録されている。例えば、文書ＩＤ：Ａ−０１の姓については、「５８０、６７０」の座標値で特定される位置に埋め込まれることを意味している。
【００９６】
座標値が空欄となっている項目（例えば、文書ＩＤ：Ａ−０２の住所など）があるのは、当該文書には当該項目の記入欄がないためである。
【００９７】
図１８は、ステップＳ４０４で未登録用データ（図１６における顧客ＩＤ：９９９９）が取得され、当該未登録用データが埋め込まれた記入例シートを示す図である。図１６に示すデータテーブルに情報が登録されていない送信先に対しては、図１８に示す記入例シートが送信される。
【００９８】
図１９は、ステップＳ４０８の処理を実行した場合に、ステップＳ３０６で作成された記入例シートが付加されたファクシミリデータの一例を示す図である。
【００９９】
図１９に示す通り、住所、住所のフリガナについては、未登録用のデータが使われ、それ以外の項目については、山本翼の情報が使われている。
【０１００】
また、図１９に示す通り、未登録用データが使われた項目については、他の項目と識別可能にする。例えば図１９の例では、住所、住所のフリガナについて、斜体にて記入例が記入されている。
【０１０１】
このように識別可能にすることで、ユーザは、汎用的な記入例が記入されている項目と、自らの情報が記入されている項目とを識別することが可能となり、実際に記入シートに記入するときに誤記入を防ぐことが可能となる。
【０１０２】
以上のように、記入用シートと記入例シートとを一緒に送信することで、受信者の記入用シートへの記入作業の利便性が向上する。
【０１０３】
また、送信先に合わせて記入例シートを作成することで、記入の際の見本となるため、記入用シートへの記入作業の利便性をさらに向上させることが可能となる。
【０１０４】
また、本発明におけるプログラムは、図３〜図５の処理をコンピュータに実行させるプログラムである。なお、本発明におけるプログラムは、図３〜図５の各処理ごとのプログラムであってもよい。
【０１０５】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１０６】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１０７】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【０１０８】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１０９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１０】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１１】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１１２】
１０１  情報処理装置
１０２  ファクシミリサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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