(57)【要約】【課題】会議室をより有効に利用させる。【解決手段】延長性向登録部１８が、入退室管理システム３０から通知された会議室を利用した利用者の退室日時と、会議室に関する利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時とを比較し、得られた比較結果に基づいて延長性向ＤＢ１６のうち利用者に関する延長頻度および平均延長時間を更新し、予約登録部１７が、会議室の予約を行うための予約画面を利用者端末４０に配信し、利用者端末により予約画面に入力された予約内容を受け付けて、予約内容に応じた会議室予約情報を会議室予約ＤＢ１５に登録し、予約画面に対する会議室を利用する利用者の入力に応じて、延長性向ＤＢ１６から利用者に関する延長頻度および平均延長時間を取得して、予約画面に表示する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議室ごとに、前記会議室を利用する利用者、利用開始日時、および利用終了日時を含む会議室予約情報を記憶する会議室予約ＤＢと、
前記会議室を利用する利用者ごとに、前記利用者が前記会議室の利用を延長した頻度を示す延長頻度と、前記会議室の利用を延長した時間を示す平均延長時間とを記憶する延長性向ＤＢと、
前記会議室の予約を行うための予約画面を利用者端末に配信し、前記利用者端末により前記予約画面に入力された予約内容を受け付けて、前記予約内容に応じた前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する予約登録部と、
入退室管理システムから通知された前記会議室を利用した利用者の退室日時と、前記会議室に関する前記利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時とを比較し、得られた比較結果に基づいて前記延長性向ＤＢのうち前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する延長性向登録部とを備え、
前記予約登録部は、前記予約画面に対する前記会議室を利用する利用者の入力に応じて、前記延長性向ＤＢから前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を取得して、前記予約画面に表示する
ことを特徴とする会議室予約装置。
【請求項２】
請求項１に記載の会議室予約装置において、
前記予約登録部は、前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する際、前記予約内容と前記参加者のそれぞれに関する前記延長頻度および前記平均延長時間とを、前記参加者に対して電子メールで通知することを特徴とする会議室予約装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の会議室予約装置において、
前記延長性向登録部は、前記会議室を利用した前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する際、前記会議室の利用開始後に受け付けられて前記会議室予約ＤＢに登録された会議室予約情報のうち、前記利用者と同一利用者が設定されている新たな会議室予約情報が登録されている場合には、前記退室日時として、前記新たな会議室予約情報に設定されている新たな会議室から前記利用者が退室した退室日時を用いることを特徴とする会議室予約装置。
【請求項４】
会議室予約ＤＢが、会議室ごとに、前記会議室を利用する利用者、利用開始日時、および利用終了日時を含む会議室予約情報を記憶するステップと、
延長性向ＤＢが、前記会議室を利用する利用者ごとに、前記利用者が前記会議室の利用を延長した頻度を示す延長頻度と、前記会議室の利用を延長した時間を示す平均延長時間とを記憶するステップと、
予約登録部が、前記会議室の予約を行うための予約画面を利用者端末に配信し、前記利用者端末により前記予約画面に入力された予約内容を受け付けて、前記予約内容に応じた前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する予約登録ステップと、
延長性向登録部が、入退室管理システムから通知された前記会議室を利用した利用者の退室日時と、前記会議室に関する前記利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時とを比較し、得られた比較結果に基づいて前記延長性向ＤＢのうち前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する延長性向登録ステップとを備え、
前記予約登録ステップは、前記予約画面に対する前記会議室を利用する利用者の入力に応じて、前記延長性向ＤＢから前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を取得して、前記予約画面に表示する
ことを特徴とする会議室予約方法。
【請求項５】
請求項４に記載の会議室予約方法において、
前記予約登録ステップは、前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する際、前記予約内容と前記参加者のそれぞれに関する前記延長頻度および前記平均延長時間とを、前記参加者に対して電子メールで通知することを特徴とする会議室予約方法。
【請求項６】
請求項４または請求項５に記載の会議室予約方法において、
前記延長性向登録ステップは、前記会議室を利用した前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する際、前記会議室の利用開始後に受け付けられて前記会議室予約ＤＢに登録された会議室予約情報のうち、前記利用者と同一利用者が設定されている新たな会議室予約情報が登録されている場合には、前記退室日時として、前記新たな会議室予約情報に設定されている新たな会議室から前記利用者が退室した退室日時を用いることを特徴とする会議室予約方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議室の利用を予約するための会議室予約技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議室を予約するための会議室予約技術として、利用者が入力した会議室の使用日時や使用人数などの予約条件に基づいて、適切な会議室を選択して予約する技術が提案されている（例えば、特許文献１など参照）。
この技術によれば、各会議室の利用を予約条件に基づき管理できるものの、会議の延長については考慮されていない。したがって、会議が延長された場合には、会議に参加した利用者に関する会議後の予定に影響が及ぶ場合もあり、以後の会議室の利用にも影響が及ぶ場合もある。
【０００３】
従来、このような会議の延長を考慮した技術として、利用終了日時を超えて会議室を利用している場合には、利用者に対して会議室からの退室を促す技術が提案されている（例えば、特許文献２など参照）。
これにより、利用終了日時を超えて会議室を利用している場合には、会議室の利用者が所持する携帯端末に対して会議室からの退室を促す会議室退室通知が送信されるため、参加者を速やかに会議室から退室させることができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−２２７８４７号公報
【特許文献２】特開２０１３−１９６６４１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、このような従来技術では、利用終了日時を超えて会議室を利用している場合、会議室からの退出を促すことができるものの、利用者は会議の途中であっても、強制的に会議を終了させなければならない。このため、利用者の心象を害する恐れがあるだけでなく、会議の成果が得られない場合もある。したがって、会議室をより有効に利用させることができないという問題点があった。
【０００６】
本発明はこのような課題を解決するためのものであり、会議室をより有効に利用させることができる会議室予約技術を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
このような目的を達成するために、本発明にかかる会議室予約装置は、会議室ごとに、前記会議室を利用する利用者、利用開始日時、および利用終了日時を含む会議室予約情報を記憶する会議室予約ＤＢと、前記会議室を利用する利用者ごとに、前記利用者が前記会議室の利用を延長した頻度を示す延長頻度と、前記会議室の利用を延長した時間を示す平均延長時間とを記憶する延長性向ＤＢと、前記会議室の予約を行うための予約画面を利用者端末に配信し、前記利用者端末により前記予約画面に入力された予約内容を受け付けて、前記予約内容に応じた前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する予約登録部と、入退室管理システムから通知された前記会議室を利用した利用者の退室日時と、前記会議室に関する前記利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時とを比較し、得られた比較結果に基づいて前記延長性向ＤＢのうち前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する延長性向登録部とを備え、前記予約登録部は、前記予約画面に対する前記会議室を利用する利用者の入力に応じて、前記延長性向ＤＢから前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を取得して、前記予約画面に表示するようにしたものである。
【０００８】
また、本発明にかかる上記会議室予約装置の一構成例は、前記予約登録部が、前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する際、前記予約内容と前記参加者のそれぞれに関する前記延長頻度および前記平均延長時間とを、前記参加者に対して電子メールで通知するようにしたものである。
【０００９】
また、本発明にかかる上記会議室予約装置の一構成例は、前記延長性向登録部が、前記会議室を利用した前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する際、前記会議室の利用開始後に受け付けられて前記会議室予約ＤＢに登録された会議室予約情報のうち、前記利用者と同一利用者が設定されている新たな会議室予約情報が登録されている場合には、前記退室日時として、前記新たな会議室予約情報に設定されている新たな会議室から前記利用者が退室した退室日時を用いるようにしたものである。
【００１０】
また、本発明にかかる会議室予約方法は、会議室予約ＤＢが、会議室ごとに、前記会議室を利用する利用者、利用開始日時、および利用終了日時を含む会議室予約情報を記憶するステップと、延長性向ＤＢが、前記会議室を利用する利用者ごとに、前記利用者が前記会議室の利用を延長した頻度を示す延長頻度と、前記会議室の利用を延長した時間を示す平均延長時間とを記憶するステップと、予約登録部が、前記会議室の予約を行うための予約画面を利用者端末に配信し、前記利用者端末により前記予約画面に入力された予約内容を受け付けて、前記予約内容に応じた前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する予約登録ステップと、延長性向登録部が、入退室管理システムから通知された前記会議室を利用した利用者の退室日時と、前記会議室に関する前記利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時とを比較し、得られた比較結果に基づいて前記延長性向ＤＢのうち前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する延長性向登録ステップとを備え、前記予約登録ステップは、前記予約画面に対する前記会議室を利用する利用者の入力に応じて、前記延長性向ＤＢから前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を取得して、前記予約画面に表示するようにしたものである。
【００１１】
また、本発明にかかる上記会議室予約方法の一構成例は、前記予約登録ステップが、前記会議室予約情報を前記会議室予約ＤＢに登録する際、前記予約内容と前記参加者のそれぞれに関する前記延長頻度および前記平均延長時間とを、前記参加者に対して電子メールで通知するようにしたものである。
【００１２】
また、本発明にかかる上記会議室予約方法の一構成例は、前記延長性向登録ステップが、前記会議室を利用した前記利用者に関する前記延長頻度および前記平均延長時間を更新する際、前記会議室の利用開始後に受け付けられて前記会議室予約ＤＢに登録された会議室予約情報のうち、前記利用者と同一利用者が設定されている新たな会議室予約情報が登録されている場合には、前記退室日時として、前記新たな会議室予約情報に設定されている新たな会議室から前記利用者が退室した退室日時を用いるようにしたものである。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、会議室予約時において、利用者端末の予約画面に、会議に参加する利用者と関連付けて、利用者の延長性向が画面表示される。これにより、会議の予約者に対して、会議の参加者にどのような延長性向があるのか、どの程度の頻度でどの程度の時間長だけ延長していたか、という気づきを与えることができる。したがって、予約者は、会議室予約装置から提示されたこれら参加者の延長性向を、会議に必要となる時間長を決定するための指標の１つとすることができる。このため、会議の延長が発生しないよう、より適切な時間長で会議を予約することができ、結果として、会議室をより有効に利用させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】会議室予約装置の構成を示すブロック図である。
【図２】会議室予約ＤＢの構成例である。
【図３】延長性向ＤＢの構成例である。
【図４】予約画面の構成例である。
【図５】会議室予約受付処理を示すフローチャートである。
【図６】延長性向登録処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
［本発明の原理］
まず、本発明の原理について説明する。
会議に要する時間が長くなる主な要因として、会議内容と会議進行が挙げられる。すなわち会議の内容が複雑になるほど会議に要する時間も長くなる傾向がある。また会議の進行が不適切であれば会議に要する時間も長くなる傾向がある。
ここで、これら会議内容や会議進行は、会議に参加する利用者により大きく左右されるため、利用者によって会議に要する時間が変化しやすい。このことは、会議の延長について利用者がそれぞれ異なる延長性向を持っていることを表している。
【００１６】
一方、予約した会議を延長させることなく予約時に設定された利用終了日時までに会議を終了させるためには、利用者に対する会議延長の回避を意識付けることが重要となる。
本発明は、このような利用者の延長性向が異なることに着目し、会議室予約時に、会議に参加する各参加者の延長性向を提示することにより、予約者に対して会議延長回避の意識付けを行うようにしたものである。さらに、予約内容登録時に、予約内容と各参加者の延長性向を電子メールで各参加者に通知することにより、参加者に対して会議延長回避の意識付けを行うようにしたものである。
【００１７】
また、会議の延長性向は、各利用者が、会議を延長させ易いかどうかを示す必要があるとともに、どの程度会議を延長させるのかを示す必要がある。
本発明は、このような会議の延長性向に求められる特性に着目し、会議を延長させ易いかどうかについては延長頻度を指標として計算し、どの程度会議を延長させるのかについては平均延長時間を指標として計算するようにしたものである。
【００１８】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
［第１の実施の形態］
まず、図１を参照して、本発明の第１の実施の形態にかかる会議室予約装置１０について説明する。図１は、会議室予約装置の構成を示すブロック図である。
【００１９】
この会議室予約装置１０は、全体としてサーバ装置などの情報処理装置からなり、利用者端末４０からの会議室予約要求に応じて、予約画面を利用者端末４０へ配信し、予約画面への入力操作に応じて予約内容を受け付けて登録する機能を有している。
【００２０】
入退室管理システム３０は、各会議室２０に設けられているカードリーダなどの認証端末２１および会議室２０のドアに設けられている電気錠２２を、通信回線Ｌを介して遠隔制御することにより、各会議室２０に関する利用者の入退室を管理する一般的な入退室管理システムである。
このような入退室管理システム３０は、各会議室２０で許可した利用者の入退室に関する入退室情報、例えば会議室ＩＤ、利用者ＩＤ、入退室日時などの入退室情報を外部装置に通知する機能を有しており、本発明では、このような機能を利用して各会議室における利用者の入退室を確認している。
【００２１】
利用者端末４０は、利用者が使用するパーソナルコンピュータや携帯端末などの情報処理装置からなり、ブラウザ機能により通信回線Ｌを介して会議室予約装置１０にアクセスし、会議室予約装置１０から配信された予約画面に対して予約内容を操作入力することにより、会議室の予約を行う機能を有している。
【００２２】
［会議室予約装置］
図１に示すように、会議室予約装置１０には、主な機能部として、通信Ｉ／Ｆ部１１、操作入力部１２、画面表示部１３、記憶部１４、会議室予約ＤＢ１５、延長性向ＤＢ１６、予約登録部１７、および延長性向登録部１８が設けられている。
【００２３】
通信Ｉ／Ｆ部１１は、通信回線Ｌを介して利用者端末４０や入退室管理システム３０とデータ通信を行う機能を有している。
操作入力部１２は、キーボード、マウス、タッチパネルなどの操作入力装置からなり、オペレータの操作を検出する機能を有している。
【００２４】
画面表示部１３は、ＬＣＤなどの画面表示装置からなり、各会議室に関する予約内容や各利用者に関する延長性向を画面表示する機能を有している。
記憶部１４は、ハードディスクや半導体メモリからなり、会議室予約処理に用いる各種処理情報やプログラムを記憶する機能を有している。
【００２５】
会議室予約ＤＢ１５は、会議室ごとに、会議室を利用する利用者、利用開始時刻、および利用終了時刻を含む会議室予約情報を記憶するデータベースである。
図２は、会議室予約ＤＢの構成例である。ここでは、会議室を識別するための会議室ＩＤごとに、開催する会議の種類を示す会議種類、会議室の利用を開始する日時を示す利用開始日時、会議室の利用を終了する日時を示す利用終了日時、会議室を利用する利用者を示す利用者ＩＤリストなどの項目が登録されている。
【００２６】
延長性向ＤＢ１６は、会議室を利用する利用者ごとに、利用者が会議室の利用を延長した頻度を示す延長頻度と、会議室の利用を延長した時間を示す平均延長時間とを、利用者の延長性向情報として、それぞれ記憶するデータベースである。
図３は、延長性向ＤＢの構成例である。ここでは、利用者を識別するための利用者ＩＤごとに、利用者が会議室を利用した利用回数、利用者が会議室の利用を予約した利用終了日時より延長して利用した延長回数、および利用者が会議室の利用を延長した延長時間の平均値である平均延長時間などの項目が登録されている。
【００２７】
延長性向情報のうち、利用回数および延長回数は、利用者が会議室の利用を延長した頻度を示す延長頻度として後述する予約画面に表示される。なお、延長頻度については、延長回数を利用回数で除算して得られる延長率を用いてもよい。また、平均延長時間は、利用者が会議室を延長して利用した延長時間に関する１回当たりの平均値であり、会議室を延長して利用した際の延長時間を合計して延長回数で除算して得られる値である。
【００２８】
予約登録部１７は、通信回線Ｌを介した利用者端末４０のアクセスに応じて、会議室の予約を行うための予約画面を利用者端末４０に配信する機能と、利用者端末４０により予約画面に入力された予約内容を受け付けて、予約内容に応じた会議室予約情報を会議室予約ＤＢ１５に登録する機能と、予約画面に対する会議室を利用する利用者の入力に応じて、延長性向ＤＢ１６から利用者に関する延長頻度および平均延長時間を取得して、予約画面に表示する機能とを有している。
【００２９】
図４は、予約画面の構成例である。ここでは、会議の種類、参加者、予約日時、会議室などの予約内容を入力するための入力欄と、入力した予約内容を確定して登録するための予約確定ボタンと、予約をキャンセルするためのキャンセルボタンとが設けられている。
特に、参加者の入力欄には、参加者となる利用者に関する会議の延長性向情報として、利用回数に対する延長回数からなる延長頻度と平均延長時間とが、参加者名に関連付けて表示されている。
【００３０】
延長性向登録部１８は、入退室管理システム３０から通信回線Ｌおよび通信Ｉ／Ｆ部１１を介して通知された入退室情報に含まれる、会議室を利用した利用者の退室日時と、会議室に関する利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時とを比較する機能と、得られた比較結果に基づいて延長性向ＤＢ１６のうち利用者に関する延長頻度および平均延長時間を更新する機能とを有している。なお、入退室情報については、入退室発生に応じて入退室管理システム３０から通知されるようにしてもよく、定期的に会議室予約装置１０が入退室管理システム３０から取得するようにしてもよい。
【００３１】
比較の結果、退室日時が利用終了日時を過ぎている場合には延長ありと判定されて、利用回数および延長回数がそれぞれ１回分ずつ加算される。また、延長ありの場合には、更新前の平均延長時間に更新前の延長回数を乗算することにより更新前の総延長時間を計算し、この更新前の総延長時間に新たな延長時間を加算して得た更新後の総延長時間を、更新後の延長回数で除算することにより更新後の平均延長時間を計算する。
一方、退室日時が利用終了日時を過ぎていない場合には延長なしと判定されて、利用回数が１回分だけ加算される。
【００３２】
［第１の実施の形態の動作］
次に、本実施の形態にかかる会議室予約装置１０の動作として、会議室予約受付動作と延長性向登録動作について、それぞれ説明する。
【００３３】
［会議室予約受付動作］
まず、図５を参照して、本実施の形態にかかる会議室予約装置１０の会議室予約受付動作について説明する。図５は、会議室予約受付処理を示すフローチャートである。
会議室予約装置１０の予約登録部１７は、利用者端末４０からのアクセスに応じて、図５の会議室予約受付処理を実行する。なお、会議室予約装置１０と利用者端末４０との間でやり取りされる各種予約内容については、ＨＴＴＰ、ＣＧＩ、Ａｊａｘなどの一般的な通信技術を利用してやり取りすればよい。
【００３４】
まず、予約登録部１７は、予め設定されている予約画面を、通信Ｉ／Ｆ部１１から通信回線Ｌを介して利用者端末４０へ配信する（ステップ１００）。これにより、利用者端末４０の画面に予約画面が表示され、予約画面に対する利用者端末４０での利用者操作が会議室予約装置１０へ通知される。
【００３５】
予約登録部１７は、通信回線Ｌおよび通信Ｉ／Ｆ部１１を介して利用者端末４０から通知された利用者操作を取得し（ステップ１０１）、操作内容に応じた処理を実行する。
なお、予約画面のうち、会議種類選択操作や会議室選択操作については、会議室予約装置１０から利用者端末４０へ送信した選択リストに基づき任意の項目を選択すればよく、会議室予約装置１０と利用者端末４０との間で選択操作や項目をやり取りする必要はない。
【００３６】
まず、利用者端末４０から利用者追加操作が通知された場合（ステップ１０２：ＹＥＳ）、予約登録部１７は、利用者端末４０から通知された利用者名や利用者ＩＤに対応する利用者を会議の参加者として追加する（ステップ１０３）。
続いて、予約登録部１７は、延長性向ＤＢ１８から追加した利用者に関する延長性向情報を取得して利用者端末４０へ配信し（ステップ１０４）、ステップ１０１へ戻る。
【００３７】
これにより、利用者端末４０の予約画面に、会議に参加する利用者と関連付けて、利用者の延長性向が画面表示される。これにより、会議の予約者に対して、予約者がこれまでに予約した会議が、どの程度の頻度でどの程度の時間長だけ延長していたか、会議の参加者にどのような延長性向があるのか、という気づきを与えることができる。したがって、予約者は、会議室予約装置１０から提示されたこれら参加者の延長性向を、会議に必要となる時間長を決定するための指標の１つとすることができ、会議の延長が発生しないよう、より適切な時間長で会議を予約することが可能となる。
【００３８】
また、利用者端末４０から会議室検索操作が通知された場合（ステップ１０５：ＹＥＳ）、予約登録部１７は、会議室検索操作とともに利用者端末４０から通知された、予約画面に入力されている予約内容を取得し、その予約内容に含まれる開催日時や人数と合致する予約可能な会議室を会議室予約ＤＢ１５から検索し（ステップ１０６）、得られた会議室リストを利用者端末４０へ配信し（ステップ１０７）、ステップ１０１へ戻る。これにより、利用者端末４０の予約画面に、予約可能な会議室のリストが表示され、予約者操作によりいずれかの会議室が選択される。
【００３９】
この後、利用者端末４０から予約確定操作が通知された場合（ステップ１０８：ＹＥＳ）、予約登録部１７は、予約確定操作とともに利用者端末４０から通知された、予約画面に入力されている予約内容を取得して、その予約内容に基づいて生成した会議室予約情報を会議室予約ＤＢ１５へ登録するとともに（ステップ１０９）、予約内容と各参加者に関する延長頻度および平均延長時間からなる延長性向とを、各参加者に対して電子メールで通知し（ステップ１１０）、一連の会議室予約受付処理を終了する。
【００４０】
［延長性向登録動作］
次に、図６を参照して、本実施の形態にかかる会議室予約装置１０の動作について説明する。図６は、延長性向登録処理を示すフローチャートである。
会議室予約装置１０の延長性向登録部１８は、入退室管理システム３０から通信回線Ｌおよび通信Ｉ／Ｆ部１１を介して通知された入退室情報に応じて、図６の延長性向登録処理を実行する。ここでは、通知された入退室情報に対応する今回の会議を会議ｉ（ｉは整数）とし、利用者が前回参加した前回会議を会議ｉ−１とする。
【００４１】
まず、延長性向登録部１８は、入退室管理システム３０から通知された入退室情報に含まれる入退室が発生した会議室と発生時刻とに基づいて、入退室情報と対応する会議室予約情報を会議室予約ＤＢ１５から取得する（ステップ１２０）。
また、延長性向登録部１８は、入退室情報に含まれる参加者情報に基づいて、会議に参加した各利用者に関する延長性向情報を延長性向ＤＢ１６から取得する（ステップ１２１）。
【００４２】
次に、延長性向登録部１８は、入退室情報に含まれる会議室を利用した利用者のうち、最後に退室した利用者の退室日時Ｔｌｅａｖｅ（ｉ）と、会議室に関する利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時Ｔｅｎｄ（ｉ）とを比較し、延長の有無を判定する（ステップ１２２）。
ここで、Ｔｅｎｄ（ｉ）＜Ｔｌｅａｖｅ（ｉ）であり会議の延長があった場合（ステップ１２２：ＹＥＳ）、延長性向登録部１８は、ステップ１２４〜ステップ１２７を参加者ごとに実行することにより、参加者の延長性向情報を更新する。
【００４３】
まず、延長性向登録部１８は、選択した参加者の延長性向情報に含まれる前回会議ｉ−１の時点での延長回数Ｎｅｘ（ｉ−１）と利用回数Ｎｕｓｅ（ｉ−１）とを１ずつ加算することにより、延長回数Ｎｅｘ（ｉ）と利用回数Ｎｕｓｅ（ｉ）を計算する（ステップ１２４）。
次に、延長性向登録部１８は、退室日時Ｔｌｅａｖｅ（ｉ）から利用終了日時Ｔｅｎｄ（ｉ）を減算することにより、会議ｉの延長時間Ｔｅｘ（ｉ）を計算し（ステップ１２５）、この延長時間Ｔｅｘ（ｉ）に基づき平均延長時間Ｔｅｘａｖｇ（ｉ）を再計算する（ステップ１２６）。
【００４４】
例えば、選択した参加者の延長性向情報に含まれる前回会議ｉ−１の時点での平均延長時間をＴｅｘａｖｇ（ｉ−１）とし場合、前回会議ｉ−１の時点での総延長時間Ｔｅｘａｌｌ（ｉ−１）は、Ｔｅｘａｖｇ（ｉ−１）に延長回数Ｎｅｘ（ｉ−１）を乗算して得られ、今回会議ｉの時点での総延長時間Ｔｅｘａｌｌ（ｉ）は、Ｔｅｘａｌｌ（ｉ−１）にＴｅｘ（ｉ）を加算して得られる。したがって、今回会議ｉの時点での平均延長時間Ｔｅｘａｖｇ（ｉ）は、Ｔｅｘａｌｌ（ｉ）を延長回数Ｎｅｘ（ｉ）で除算すればよい。
【００４５】
このようにして求めた、今回会議ｉの時点での新たな延長回数Ｎｅｘ（ｉ）、利用回数Ｎｕｓｅ（ｉ）、平均延長時間Ｔｅｘａｖｇ（ｉ）により、延長性向ＤＢ１６に登録されている参加者の延長性向情報を更新し（ステップ１２７）、一連の延長性向登録処理を終了する。
【００４６】
一方、ステップ１２２において、Ｔｅｎｄ（ｉ）≧Ｔｌｅａｖｅ（ｉ）であり会議の延長がなかった場合（ステップ１２２：ＮＯ）、延長性向登録部１８は、ステップ１２８を参加者ごとに実行することにより、参加者の延長性向情報を更新する。
【００４７】
まず、延長性向登録部１８は、選択した参加者の延長性向情報に含まれる前回会議ｉ−１の時点での利用回数Ｎｕｓｅ（ｉ−１）とを１つ加算することにより、利用回数Ｎｕｓｅ（ｉ）を計算する（ステップ１２８）。
その後、今回会議ｉの時点での新たな利用回数Ｎｕｓｅ（ｉ）により、延長性向ＤＢ１６に登録されている参加者の延長性向情報を更新し（ステップ１２９）、一連の延長性向登録処理を終了する。
【００４８】
なお、図６では、会議単位で延長時間を計算する場合を例として説明したが、これに限定されるものではく、利用者単位で延長時間を計算してもよい。この場合には、退室日時Ｔｌｅａｖｅ（ｉ）として、最後に退室した利用者の退室日時ではなく、各利用者の退室日時を用いればよい。
【００４９】
［第１の実施の形態の効果］
このように、本実施の形態は、延長性向登録部１８が、入退室管理システム３０から通知された会議室を利用した利用者の退室日時と、会議室に関する利用者の会議室予約情報に設定されている利用終了日時とを比較し、得られた比較結果に基づいて延長性向ＤＢ１６のうち利用者に関する延長頻度および平均延長時間を更新し、予約登録部１７が、会議室の予約を行うための予約画面を利用者端末に配信し、利用者端末４０により予約画面に入力された予約内容を受け付けて、予約内容に応じた会議室予約情報を会議室予約ＤＢ１５に登録し、予約画面に対する会議室を利用する利用者の入力に応じて、延長性向ＤＢ１６から利用者に関する延長頻度および平均延長時間を取得して、予約画面に表示するようにしたものである。
【００５０】
これにより、会議室予約時において、利用者端末４０の予約画面に、会議に参加する利用者と関連付けて、利用者の延長性向が画面表示される。これにより、会議の予約者に対して、会議の参加者にどのような延長性向があるのか、どの程度の頻度でどの程度の時間長だけ延長していたか、という気づきを与えることができる。したがって、予約者は、会議室予約装置１０から提示されたこれら参加者の延長性向を、会議に必要となる時間長を決定するための指標の１つとすることができる。このため、会議の延長が発生しないよう、より適切な時間長で会議を予約することができ、結果として、会議室をより有効に利用させることが可能となる。
【００５１】
また、本実施の形態において、予約登録部１７が、会議室予約情報を会議室予約ＤＢ１５に登録する際、予約内容と参加者のそれぞれに関する延長頻度および平均延長時間とを、参加者に対して電子メールで通知するようにしてもよい。
これにより、会議の予約者だけでなく各参加者に対しても、会議の参加者にどのような延長性向があるのか、という気づきを与えることができる。したがって、各参加者は、会議の延長が発生しないよう会議を進めることができ、結果として、会議室をより有効に利用させることが可能となる。
【００５２】
［第２の実施の形態］
次に、本発明の第２の実施の形態にかかる会議室予約装置１０について説明する。
会議の延長が必要となった場合、利用者は会議室予約を別途行うことにより、延長分の新たな会議を行うことになる。一方、前述した第１の実施の形態では、元の会議の入退室情報に含まれる退室時間と、元の会議の会議室予約情報に含まれる利用終了日時とに基づいて、延長性向情報を更新している。このため、第１の実施の形態のように、元の会議に関する延長にのみ着目した場合、新たな会議を考慮することができず、正確な延長性向を特定することができない。
【００５３】
ここで、新たな会議は、元の会議が開始された後、予約されることが多い。これは元の会議の途中で、利用終了時刻までには終わらないと分かるからである。また、元の会議と参加者が一致する場合が多い。これは同じ参加者で、元の会議での議題を継続して議論する必要があるからである。
本実施の形態では、このような元の会議と新たな会議との関係に着目し、元の会議の会議室から利用者が退室した時点に、新たな会議に関する会議室予約情報が登録されている場合には、新たな会議も考慮して延長性向を特定するようにしたものである。
【００５４】
すなわち、延長性向登録部１８は、会議室を利用した利用者に関する延長頻度および平均延長時間を更新する際、会議室の利用開始後に受け付けられて会議室予約ＤＢ１５に登録された会議室予約情報のうち、利用者と同一利用者が設定されている新たな会議室予約情報が登録されている場合には、退室日時として、新たな会議室予約情報に設定されている新たな会議室から利用者が退室した退室日時を用いるようにしたものである。
本実施の形態にかかる会議室予約装置１０のその他の構成については、第１の実施の形態と同様である。なお、本実施の形態にかかる新たな会議は、前の会議の延長と見なされるため、新たな会議に関する前述した図６の延長性向登録処理は不要である。
【００５５】
これにより、会議の延長が必要となり、利用者が会議室予約を別途行うことにより、新たな会議を行った場合には、元の会議だけでなく新たな会議も考慮して延長性向を特定することができ、より正確な延長性向を利用者に提示することが可能となる。
【００５６】
［実施の形態の拡張］
以上、実施形態を参照して本発明を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではない。本発明の構成や詳細には、本発明のスコープ内で当業者が理解しうる様々な変更をすることができる。また、各実施形態については、矛盾しない範囲で任意に組み合わせて実施することができる。
【００５７】
また、前述した各実施の形態では、会議の延長時間について説明したが、延長時間だけでなく会議が予定より早く終わった場合の短縮時間についても、延長性向登録部１８が延長時間と同様に計算して、延長性向情報の一部として延長性向ＤＢ１６に登録しておき、予約登録部１７が、予約受付時に延長性向ＤＢ１６から取得して予約画面に表示するようにしてもよい。これにより、予約者は、予約画面において会議を早く終わる参加者を確認でき、会議の予約時間を余分に確保していることに気付くこともできる。
【符号の説明】
【００５８】
１０…会議室予約装置、１１…通信Ｉ／Ｆ部、１２…操作入力部、１３…画面表示部、１４…記憶部、１５…会議室予約ＤＢ、１６…延長性向ＤＢ、１７…予約登録部、１８…延長性向登録部、２０…会議室、２１…認証端末、２２…電気錠、３０…入退室管理システム、４０…利用者端末、Ｌ…通信回線。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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