(57)【要約】【課題】組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を容易に活用すること。【解決手段】フォルダ探索部４１１が、所定の期間の活動を構成する各作業工程において作成された電子ファイルであって、該作業工程ごとに作成された第二階層フォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業工程名を示す該第二階層フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動単位に抽出し、ガントチャート生成部４１２が、フォルダ名を用いて特定される作業工程名と、タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、第二階層フォルダ内に格納されている電子ファイルの数を用いて特定される作業規模と、を含む作業工程情報を生成し、作業工程情報を用いて活動の各作業工程の作業工程名と作業期間と作業規模とを時系列に示す作業工程表を出力する。【選択図】図１
2017123104.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の期間の活動を構成する各作業工程において作成された電子ファイルであって、該作業工程ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業工程名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動単位に抽出する抽出ステップと、
前記フォルダ名を用いて特定される作業工程名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業規模と、を含む作業工程情報を生成する生成ステップと、
前記作業工程情報を用いて前記活動の前記各作業工程の前記作業工程名と前記作業期間と前記作業規模とを時系列に示す作業工程表を出力する出力ステップと、
を含んだことを特徴とする生成方法。
【請求項２】
前記出力ステップには、前記作業工程表をＷｅｂブラウザ上に表示し、該作業工程表から前記各作業工程において作成された電子ファイルにアクセスさせることを特徴とする請求項１に記載の生成方法。
【請求項３】
前記出力ステップには、前記作業工程表をコンピュータで編集可能な電子データとして出力することを特徴とする請求項１または２に記載の生成方法。
【請求項４】
所定の期間の活動を構成する各作業工程において作成された電子ファイルであって、該作業工程ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業工程名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動単位に抽出する抽出部と、
前記フォルダ名を用いて特定される作業工程名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業規模と、を含む作業工程情報を生成する生成部と、
前記作業工程情報を用いて前記活動の前記各作業工程の前記作業工程名と前記作業期間と前記作業規模とを時系列に示す作業工程表を出力する出力部と、
を備えることを特徴とする生成装置。
【請求項５】
コンピュータに、
所定の期間の活動を構成する各作業工程において作成された電子ファイルであって、該作業工程ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業工程名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動単位に抽出する抽出ステップと、
前記フォルダ名を用いて特定される作業工程名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業規模と、を含む作業工程情報を生成する生成ステップと、
前記作業工程情報を用いて前記活動の前記各作業工程の前記作業工程名と前記作業期間と前記作業規模とを時系列に示す作業工程表を出力する出力ステップと、
を実行させることを特徴とする生成プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、生成方法、生成装置、および生成プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、業務上の組織で定期的に繰り返し実行される活動について、様々な資料が作成され引き継がれる。従来、組織で新たな活動の活動計画を立案する場合に、組織の共有フォルダに蓄積されている過去の類似する活動の資料を参照して活動計画書を作成する手法が知られている（非特許文献１参照）。また、活動計画書を作成する際に、共有フォルダ内のフォルダ名やファイル名、ファイル内に記載されているファイルの作成日時や更新日時等を手掛かりにして、業務に必要な作業工程の作業時間や作業規模を見積もる手法が知られている（非特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００３】
【非特許文献１】斉藤典明、金井敦、「引継ぎ用共有フォルダからの組織知識鳥瞰手法の提案」、情報処理学会研究報告、2014年、Vol.2014-GN91、No.50
【非特許文献２】斉藤典明、「共有フォルダから“活動の流れ”を抽出する」、人工知能学会、2015年、第26回知識・技術・技能の伝承支援研究会、SIG-KST-026-02
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、共有フォルダ内に蓄積されている膨大な過去の資料ファイルを複数のフォルダを行き来しながら探したり確認したりする作業には、多大な手間や時間がかかる。その結果、蓄積された膨大な過去の資料のうち類似の活動の資料を活用することは事実上困難であった。
【０００５】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を容易に活用することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る生成方法は、所定の期間の活動を構成する各作業工程において作成された電子ファイルであって、該作業工程ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業工程名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動単位に抽出する抽出ステップと、前記フォルダ名を用いて特定される作業工程名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業規模と、を含む作業工程情報を生成する生成ステップと、前記作業工程情報を用いて前記活動の前記各作業工程の前記作業工程名と前記作業期間と前記作業規模とを時系列に示す作業工程表を出力する出力ステップと、を含んだことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を容易に活用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係る生成装置を含む通信システムの概略構成を示す模式図である。
【図２】図２は、本実施形態のストレージサーバに蓄積される電子ファイルのフォルダ構成を説明するための説明図である。
【図３】図３は、本実施形態のファイル情報を例示する図である。
【図４】図４は、本実施形態のガントチャートを説明するための説明図である。
【図５】図５は、本実施形態のガントチャートを説明するための説明図である。
【図６】図６は、本実施形態のガントチャートを説明するための説明図である。
【図７】図７は、本実施形態の生成処理を含む通信システムの動作を示すシーケンス図である。
【図８】図８は、本実施形態のガントチャート生成処理手順を示すフローチャートである。
【図９】図９は、生成プログラムを実行するコンピュータを例示する図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、図面を参照して、本発明の一実施形態を詳細に説明する。なお、この実施形態により本発明が限定されるものではない。また、図面の記載において、同一部分には同一の符号を付して示している。
【００１０】
［通信システムの構成］
まず、図１を参照して、本実施形態に係る生成装置を含む通信システムの概略構成を説明する。図１に示すように、本実施形態に係る生成処理が適用される通信システムには、インターネット等の通信ネットワーク１００に、ユーザ端末２００、ストレージサーバ３００および生成装置４００が、各々の通信処理部（２０１，３０１，４０１）を介して互いに通信可能に接続されている。この通信処理部（２０１，３０１，４０１）は、ＮＩＣ（Network  Interface  Card）等で実現され、通信ネットワーク１００を介した装置間の通信を制御する。
【００１１】
ユーザ端末２００は、パソコン等の汎用コンピュータで実現され、インタフェース操作部２０２と通信処理部２０１とを含む。インタフェース操作部２０２は、Ｗｅｂブラウザ等で実現される。ユーザ端末２００には、キーボードやマウス等の入力デバイス等の入力装置、液晶ディスプレイ等の表示装置、プリンター等の印刷装置等が接続され、後述する生成装置４００により実行される生成処理について、ユーザによる操作入力を受け付けたりユーザに向けて結果を出力したりする。
【００１２】
ストレージサーバ３００は、ストレージを内蔵する汎用のサーバ装置等で実現され、電子ファイル蓄積部３０２と通信処理部３０１とを含む。電子ファイル蓄積部３０２は、フラッシュメモリ（Flash  Memory）、ハードディスク、光ディスク等の記憶装置によって実現され、業務組織の共有フォルダとして機能する。なお、後述する生成装置４００がストレージサーバ３００と同一のハードウェア内に構築されてもよい。
【００１３】
ここで、図２を参照して、電子ファイル蓄積部３０２に蓄積される電子ファイルのフォルダ構成について説明する。電子ファイル蓄積部３０２には、第一階層フォルダ３１１、第二階層フォルダ３１２、第三階層フォルダ３１３等の複数階層のフォルダに多数の電子ファイル３１４が格納されている。
【００１４】
第一階層フォルダ３１１は、所定の期間の活動ごとに作成され、ここを基点として第一階層としたものである。以下、階層が深くなるごとに第二階層、第三階層等と表記することとした。第一階層フォルダ３１１には、「２０１２年度○○実行委員会」等の当該活動の時期および内容を表すフォルダ名が付与されている。第一階層フォルダ３１１内には、各活動を構成する作業工程ごとに作成された複数の第二階層フォルダ３１２が格納される。第二階層フォルダ３１２の各々には、「企画書」、「第１回会合」等の当該活動における各作業工程名あるいは各作業工程の内容を表すフォルダ名が付与されている。また、各電子ファイル３１４には、ファイル所有者、ファイルのサイズ、ファイルの作成や最終更新のタイムスタンプ等の属性情報３１５が付加されている。
【００１５】
なお、各電子ファイル３１４は、ファイル種別により、ドキュメント系ファイルと非ドキュメント系のファイルとに分類される。ドキュメント系ファイルとは、ｄｏｃ、ｘｌｓ、ｐｄｆ、ｔｘｔ、ｈｔｍｌ、ｐｐｔ等の拡張子が付与された電子ファイルを意味する。また、非ドキュメント系ファイルとは、付与されている拡張子がｄｏｃ、ｘｌｓ、ｃｖｓ、ｐｄｆ、ｔｘｔ等ではない電子ファイル、または、ｃ、ｈ、ｊｓ、ｃｓｓ、ｌｚｈ、ｅｘｅ、ｂａｔ等の拡張子が付与されている電子ファイル、あるいは、ファイルの先頭がドット（．）や＃等である電子ファイルを意味する。
【００１６】
生成装置４００は、ワークステーションやパソコン等の汎用コンピュータで実現され、通信処理部４０１と、記憶部４０２と、制御部４０３とを備える。この生成装置４００は、後述する生成処理を実行して、過去の所定の期間の活動中に作成された電子ファイルを探索する。
【００１７】
記憶部４０２は、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）、フラッシュメモリ等の半導体メモリ素子、または、ハードディスク、光ディスク等の記憶装置によって実現される。記憶部４０２には、生成装置４００を動作させる処理プログラムや、処理プログラムの実行中に使用されるデータなどが予め記憶され、あるいは処理の都度一時的に記憶される。なお、記憶部４０２は、ＬＡＮやインターネットなどの通信ネットワーク１００を介して制御部４０３と通信する構成でもよい。
【００１８】
制御部４０３は、ＣＰＵ（Central  Processing  Unit）等の演算処理装置がメモリに記憶された処理プログラムを実行することにより、図１に例示するように、フォルダ探索部４１１およびガントチャート生成部４１２として機能する。
【００１９】
フォルダ探索部４１１は、抽出部として機能する。すなわち、フォルダ探索部４１１は、所定の期間の活動を構成する各作業工程において作成された電子ファイル３１４であって、該作業工程ごとに作成された第二階層フォルダ３１２内に格納されている電子ファイル３１４から、作業期間を特定するための各電子ファイル３１４のタイムスタンプと作業工程名を示す該第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３とを含む電子ファイル３１４の情報を、該活動単位に抽出する。
【００２０】
具体的に、図２を参照して前述したとおり、ストレージサーバ３００の電子ファイル蓄積部３０２内に活動単位に作成された第一階層フォルダ３１１内には、当該活動を構成する作業工程ごとに作成された複数の第二階層フォルダ３１２が格納されている。また、各第二階層フォルダ３１２内には、該当する作業工程において作成された第三階層フォルダ３１３および電子ファイル３１４が格納されている。また、各第二階層フォルダ３１２には、各作業工程名あるいは各作業工程の内容を表すフォルダ名が付与されている。
【００２１】
フォルダ探索部４１１は、ストレージサーバ３００の電子ファイル蓄積部３０２にアクセスし、第一階層フォルダ３１１のうち、探索したい活動に該当する第一階層フォルダ３１１内の第二階層フォルダ３１２および電子ファイル３１４を参照する。ここで参照される電子ファイル３１４には、第二階層フォルダ３１２に格納されている第三階層フォルダ３１３およびそれより下層のフォルダのいずれかに格納されている電子ファイル３１４が含まれる。
【００２２】
次に、フォルダ探索部４１１は、図２に例示した構成の第二階層フォルダ３１２内に格納される電子ファイル３１４の情報をファイル情報として抽出し、記憶部４０２に格納する。図３は、本実施形態において抽出されるファイル情報を例示する図である。本実施形態におけるファイル情報は、図３に例示するように、各電子ファイル３１４の最終更新のタイムスタンプ４２１、第一階層フォルダ３１１のフォルダ名４２２、第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３、および電子ファイル３１４のファイル名４２４を含む。例えば、各電子ファイル３１４の最終更新のタイムスタンプ４２１は、各電子ファイル３１４の属性情報３１５を参照して抽出される。なお、後述するように、ここで抽出されたタイムスタンプ４２１を用いて、各作業工程の作業時間が特定される。
【００２３】
ガントチャート生成部４１２は、生成部として機能する。すなわち、ガントチャート生成部４１２は、第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３を用いて特定される作業工程名と、各電子ファイル３１４のタイムスタンプ４２１を用いて特定される作業期間と、第二階層フォルダ３１２内に格納されている電子ファイル３１４の数を用いて特定される作業規模と、を含む作業工程情報を生成する。
【００２４】
具体的に、ガントチャート生成部４１２は、抽出されたファイル情報を基に、作業工程情報を生成する。まず、ガントチャート生成部４１２は、第二階層フォルダ３１２の作業工程に対応する作業工程名を生成する。本実施形態において、ガントチャート生成部４１２は、第二階層フォルダ３１２に付与されているフォルダ名４２３を作業工程名とする。ガントチャート生成部４１２は、第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３から代表的な単語のみを抽出する等して、第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３を基に作業工程名を生成してもよい。
【００２５】
また、ガントチャート生成部４１２は、第二階層フォルダ３１２内に格納されている電子ファイル３１４のタイムスタンプを用いて該作業工程の作業期間を特定する。例えば、各第二階層フォルダ３１２内の各電子ファイル３１４の最終更新のタイムスタンプ４２１のうち最新のものの日付を当該第二階層フォルダ３１２の日付とする。次に、ガントチャート生成部４１２は、各第二階層フォルダ３１２を日付の昇順に上から下に並べ、直前の作業工程に該当する第二階層フォルダ３１２の日付の翌日から当該第二階層フォルダ３１２の日付までを作業期間とし、作業期間の日数を作業日数とする。作業期間は、当該第二階層フォルダ３１２内の各電子ファイル３１４の作成のタイムスタンプのうち最古のものの日付から、最新の最終更新のタイムスタンプ４２１の日付までとしてもよい。また、第二階層フォルダ３１２の日付や作業期間を特定する際、指定されたファイル種別の電子ファイル３１４のタイムスタンプを用いるようにしてもよい。例えば、ドキュメント系ファイルのタイムスタンプを用いて第二階層フォルダ３１２の日付や作業期間を特定するようにしてもよい。
【００２６】
また、ガントチャート生成部４１２は、第二階層フォルダ３１２内に格納されている電子ファイル３１４の数を用いて作業規模を特定する。本実施形態では、各フォルダ３１２内の電子ファイル３１４の数を計数し、作業規模とする。ここで、計数される電子ファイル３１４には、前述したように、第二階層フォルダ３１２に格納されている第三階層フォルダ３１３およびそれより下層のフォルダのいずれかに格納されている電子ファイル３１４が含まれる。なお、指定されたファイル種別の電子ファイル３１４の数で作業規模を特定してもよい。例えば、ドキュメント系ファイルの数を用いて作業規模を特定してもよい。
【００２７】
また、ガントチャート生成部４１２は、出力部として機能する。すなわち、ガントチャート生成部４１２は、作業工程情報を用いて活動の各作業工程の作業工程名と作業期間と作業規模とを時系列に示す作業工程表を出力する。例えば、ガントチャート生成部４１２は、作業工程表をユーザ端末２００のＷｅｂブラウザ上に表示させる。すなわち、ガントチャート生成部４１２は、ＨＴＭＬ形式の作業工程表すなわちガントチャートをユーザ端末２００に出力する。
【００２８】
図４は、ユーザ端末２００のインタフェース操作部２０２に出力されるＨＴＭＬ形式のガントチャートを例示する図である。図４に例示するように、ユーザ端末２００のＷｅｂブラウザ上に、作業工程名５０２と、時間軸５０３とで指定される空間に、各作業工程の作業規模と作業日数とを表す白抜き矢印５０４が配置されたガントチャート５０１が表示される。本実施形態において、白抜き矢印５０４の幅で作業規模が表され、長さで作業日数が表され、配置位置で作業期間が表されている。また、作業工程名５０２は、第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３で特定されている。例えば「フォルダＣ」という名称の作業工程は、２０１５年１０月２日〜１０月２０日の作業期間を要し、作業規模が大きいことがわかる。
【００２９】
ユーザ端末２００のＷｅｂブラウザ上に表示されるガントチャートから、各作業工程において作成された電子ファイル３１４にアクセス可能である。すなわち、ユーザ端末２００に出力されるＨＴＭＬ形式のガントチャート５０１においては、各作業工程において作成された電子ファイル３１４が一覧的に表示され、各電子ファイル３１４にアクセス可能にリンクが設定されている。例えば、図５に例示するように、作業工程名に付設された展開を表す＋ボタン５０５をクリックすると、この作業工程で作成された電子ファイル３１４のファイル名４２４のリスト５０６が表示される。図５に示す例では、「依頼」という作業工程名の作業工程において「メモ．ｔｘｔ」なるファイル名の電子ファイル３１４が作成されていることがわかる。また、表示されたリスト５０６の各ファイル名にはハイパーリンクが設定され、ストレージサーバ３００の電子ファイル蓄積部３０２に格納されている電子ファイル３１４にアクセスできる。
【００３０】
また、ガントチャート生成部４１２は、コンピュータで編集可能な電子データとしてガントチャートを出力することが可能である。すなわち、ユーザ端末２００に表示されているＨＴＭＬ形式のガントチャート５０１を、例えばＣＳＶ形式の電子データとしてユーザ端末２００がダウンロードして編集することも可能である。図５に示す例では、Ｄｏｗｎｌｏａｄボタン５０８が設定され、このＤｏｗｎｌｏａｄボタン５０８をクリックするとユーザ端末２００にＣＳＶ形式のガントチャート５０９がダウンロードされる。図６は、ＣＳＶ形式のガントチャート５０９を例示する図である。図６に示す例では、ＨＴＭＬ形式のガントチャート５０１に表示されていた白抜き矢印５０４に対応する作業期間に＃等の記号が設定される。このＣＳＶ形式のガントチャート５０９をひな形とすれば、類似の活動の活動計画書を簡便に作成することができる。
【００３１】
［通信システムの動作］
次に、図７を参照して、生成装置４００の生成処理を含む通信システム（図１参照）の動作について説明する。図７のシーケンス図は、定期的に、あるいは、ストレージサーバ３００の電子ファイル蓄積部３０２が更新されたタイミング等に適時に開始される。まず、生成装置４００のフォルダ探索部４１１は、通信処理部（３０１、４０１）を介してストレージサーバ３００の電子ファイル蓄積部３０２を参照して格納されている電子ファイル３１４を探索し（ステップＳ１）、ファイル情報を抽出する（ステップＳ２）。また、フォルダ探索部４１１は、抽出したファイル情報を記憶部４０２に蓄積する（ステップＳ３）。そして、ガントチャート生成部４１２は、記憶部４０２のファイル情報を参照して、ガントチャートを生成する（ステップＳ４）。ステップＳ４の処理の詳細については後述する。
【００３２】
ユーザ端末２００のインタフェース操作部２０２は、ガントチャートの表示を要求するユーザの操作入力を受け付けた場合（ステップＳ５）、通信処理部（２０１、４０１）を介して生成装置４００のガントチャート生成部４１２にアクセスし、ガントチャートをＷｅｂブラウザ上に表示する（ステップＳ６）。また、インタフェース操作部２０２は、ガントチャート上に表示された電子ファイル３１４のリスト５０６のファイル名をクリックして該当の電子ファイル３１４の参照を要求するユーザの指示入力を受け付けた場合（ステップＳ７）、通信処理部（２０１、３０１）を介して電子ファイル蓄積部３０２の該当の電子ファイル３１４にアクセスして、ユーザに参照させる（ステップＳ８）。またインタフェース操作部２０２は、表示されたガントチャート上に設定されているボタンをクリックしてガントチャートのダウンロードを要求するユーザの指示入力を受け付けた場合（ステップＳ９）、通信処理部（２０１、４０１）を介してガントチャート生成部４１２にアクセスし、ＣＳＶ形式のガントチャートの電子データを取得する（ステップＳ１０）。
【００３３】
次に、図８のフローチャートを参照して、上記ステップＳ４のガントチャートの生成処理手順について説明する。ガントチャート生成部４１２は、第二階層フォルダ３１２ごとに、格納されている電子ファイル３１４の数を計数するとともに、該第二階層フォルダ３１２の日付を特定する（ステップＳ４１）。ここで計数される電子ファイル３１４には、第二階層フォルダ３１２に格納されている第三階層フォルダ３１３およびそれより下層のフォルダのいずれかに格納されているドキュメント系ファイルが含まれる。また、第二階層フォルダ３１２の日付は、当該第二階層フォルダ３１２に格納されているドキュメント系ファイルのタイムスタンプのうち最新のものの日付とされる。
【００３４】
次に、ガントチャート生成部４１２は、各第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３を作業工程名として、各作業工程名を対応する第二階層フォルダ３１２の日付順に縦軸方向に上から下に並べ、横軸方向に日付を並べた表を作成する（ステップＳ４２）。その際、ガントチャート生成部４１２は、ＨＴＭＬ表示用とＣＳＶファイル用との２種類の表を作成する。
【００３５】
次に、ガントチャート生成部４１２は、ＨＴＭＬ表示用の作業工程名に、電子ファイル３１４へのリンクが設定されたファイル名が付帯して表示されるように設定する（ステップＳ４３）。
【００３６】
次に、ガントチャート生成部４１２は、各作業工程の作業期間と作業規模とを特定する。そして、ガントチャート生成部４１２は、ＨＴＭＬ表示用の表に、ステップＳ４２で作成した表上に各作業工程の作業日数と作業規模とを表した矢印を配置して、ＨＴＭＬ表示用のガントチャートを作成する。また、ガントチャート生成部４１２は、ＣＳＶファイル用の表に、各作業工程の作業期間に該当するセルに記号を配置して、ＣＳＶファイル用のガントチャートを作成する（ステップＳ４４）。
【００３７】
ここで、各作業工程の作業期間は、直前の作業工程の最終日すなわち日付の翌日から当該作業工程の最終日すなわち日付までとされ、その作業期間の日数が作業日数とされる。また、作業規模は、各作業工程の電子ファイル数とされる。
【００３８】
以上、説明したように、本実施形態の生成装置４００では、フォルダ探索部４１１が、
所定の期間の活動を構成する各作業工程において作成された電子ファイル３１４であって、該作業工程ごとに作成された第二階層フォルダ３１２内に格納されている電子ファイル３１４から、作業期間を特定するための各電子ファイル３１４のタイムスタンプと作業工程名を示す該第二階層フォルダ３１２のフォルダ名４２３とを含む電子ファイル３１４の情報を、該活動単位に抽出する。
【００３９】
また、ガントチャート生成部４１２が、フォルダ名４２３を用いて特定される作業工程名と、タイムスタンプ４２１を用いて特定される作業期間と、第二階層フォルダ３１２内に格納されている電子ファイル３１４の数を用いて特定される作業規模と、を含む作業工程情報を生成する。また、ガントチャート生成部４１２が、作業工程情報を用いて活動の各作業工程の作業工程名と作業期間と作業規模とを時系列に示すガントチャート（５０１、５０９）を出力する。
【００４０】
これにより出力される過去の所定の期間の活動の作業工程表を参照して、類似の活動の活動計画書を容易に作成することができる。したがって、組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を容易に活用することができる。
【００４１】
また、作業工程表はＷｅｂブラウザ上に表示され、表示された作業工程表から各子作業工程において作成された電子ファイル３１４にアクセス可能である。これにより、共有フォルダに蓄積された類似の活動の資料を容易に参照できる。
【００４２】
また、作業工程表をユーザ端末２００で編集可能な電子データとしてダウンロードすることができる。これにより、より簡便に過去の類似した活動の作業工程表を活用して、活動の活動計画書を作成することが可能となる。
【００４３】
［他の実施形態］
［プログラム］
上記実施形態に係る生成装置４００が実行する処理をコンピュータが実行可能な言語で記述したプログラムを作成することもできる。一実施形態として、生成装置４００は、パッケージソフトウェアやオンラインソフトウェアとして上記の生成処理を実行する生成プログラムを所望のコンピュータにインストールさせることによって実装できる。例えば、上記の生成プログラムを情報処理装置に実行させることにより、情報処理装置を生成装置４００として機能させることができる。ここで言う情報処理装置には、デスクトップ型またはノート型のパーソナルコンピュータが含まれる。また、その他にも、情報処理装置にはスマートフォン、携帯電話機やＰＨＳ（Personal  Handyphone  System）などの移動体通信端末、さらには、ＰＤＡ（Personal  Digital  Assistants）などのスレート端末などがその範疇に含まれる。また、ユーザが使用する端末装置をクライアントとし、当該クライアントに上記の生成処理に関するサービスを提供するサーバ装置として実装することもできる。例えば、生成装置４００は、共有フォルダ内の探索対象の過去の活動の電子ファイルが格納されたフォルダを入力とし、当該活動の作業工程表を出力する生成処理サービスを提供するサーバ装置として実装される。この場合、生成装置４００は、Ｗｅｂサーバとして実装することとしてもよいし、アウトソーシングによって上記の生成処理に関するサービスを提供するクラウドとして実装することとしてもかまわない。以下に、生成装置４００と同様の機能を実現する生成プログラムを実行するコンピュータの一例を説明する。
【００４４】
図９に示すように、生成プログラムを実行するコンピュータ１０００は、例えば、メモリ１０１０と、ＣＰＵ１０２０と、ハードディスクドライブインタフェース１０３０と、ディスクドライブインタフェース１０４０と、シリアルポートインタフェース１０５０と、ビデオアダプタ１０６０と、ネットワークインタフェース１０７０とを有する。これらの各部は、バス１０８０によって接続される。
【００４５】
メモリ１０１０は、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）１０１１およびＲＡＭ１０１２を含む。ＲＯＭ１０１１は、例えば、ＢＩＯＳ（Basic  Input  Output  System）等のブートプログラムを記憶する。ハードディスクドライブインタフェース１０３０は、ハードディスクドライブ１０３１に接続される。ディスクドライブインタフェース１０４０は、ディスクドライブ１０４１に接続される。ディスクドライブ１０４１には、例えば、磁気ディスクや光ディスク等の着脱可能な記憶媒体が挿入される。シリアルポートインタフェース１０５０には、例えば、マウス１０５１およびキーボード１０５２が接続される。ビデオアダプタ１０６０には、例えば、ディスプレイ１０６１が接続される。
【００４６】
ここで、図９に示すように、ハードディスクドライブ１０３１は、例えば、ＯＳ１０９１、アプリケーションプログラム１０９２、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４を記憶する。上記実施形態で説明した各テーブルは、例えばハードディスクドライブ１０３１やメモリ１０１０に記憶される。
【００４７】
また、生成プログラムは、例えば、コンピュータ１０００によって実行される指令が記述されたプログラムモジュール１０９３として、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される。具体的には、上記実施形態で説明した生成装置４００が実行する各処理が記述されたプログラムモジュール１０９３が、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される。
【００４８】
また、生成プログラムによる情報処理に用いられるデータは、プログラムデータ１０９４として、例えば、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される。そして、ＣＰＵ１０２０が、ハードディスクドライブ１０３１に記憶されたプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４を必要に応じてＲＡＭ１０１２に読み出して、上述した各手順を実行する。
【００４９】
なお、生成プログラムに係るプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４は、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される場合に限られず、例えば、着脱可能な記憶媒体に記憶されて、ディスクドライブ１０４１等を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。あるいは、生成プログラムに係るプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４は、ＬＡＮ（Local  Area  Network）やＷＡＮ（Wide  Area  Network）等のネットワークを介して接続された他のコンピュータに記憶され、ネットワークインタフェース１０７０を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。
【００５０】
以上、本発明者によってなされた発明を適用した実施形態について説明したが、本実施形態による本発明の開示の一部をなす記述および図面により本発明は限定されることはない。すなわち、本実施形態に基づいて当業者等によりなされる他の実施形態、実施例および運用技術等は全て本発明の範疇に含まれる。
【符号の説明】
【００５１】
１００  通信ネットワーク
２００  ユーザ端末
２０１  通信処理部
２０２  インタフェース操作部
３００  ストレージサーバ
３０１  通信処理部
３０２  電子ファイル蓄積部
３１１  第一階層フォルダ
３１２  第二階層フォルダ
３１３  第三階層フォルダ
３１４  電子ファイル
３１５  属性情報
４００  生成装置
４０１  通信処理部
４０２  記憶部
４０３  制御部
４１１  フォルダ探索部
４１２  ガントチャート生成部
４２１  タイムスタンプ
４２２  第一階層フォルダのフォルダ名
４２３  第二階層フォルダのフォルダ名
４２４  電子ファイル名
５０１  ＨＴＭＬ形式のガントチャート
５０９  ＣＳＶ形式のガントチャート
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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