(57)【要約】【課題】質問文やキーワード入力による検索では、ユーザーの知識量や経験が検索結果に依存する可能性があり、どのユーザーでも過不足なく必要な関連文書を見つけて文書のリンクファイルを作成することが難しい。【解決手段】クライアントが文書データの送信の応答として前記解析サーバーから返信される類似データの一覧の中からユーザーによって選択された項目を解析サーバーに送信する。すると、解析サーバーは、クライアントから返信された項目のリンクファイルを、クライアントから指定された指定フォルダに作成する。【選択図】図１１
2017041176.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを格納するファイルサーバーと、文書データの解析をする解析サーバーと、クライアントと、を有する文書管理システムであって、
前記クライアントは、
前記ファイルサーバーのフォルダを指定フォルダとして指定する指定手段と、
文書データを前記解析サーバーに送信する第一の送信手段と、
前記第一の送信手段による送信の応答として前記解析サーバーから返信される情報に基づいて、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を表示する表示手段と、
前記表示手段で表示された類似データの一覧の中からユーザーによって選択された項目を前記解析サーバーに送信する第二の送信手段と
を有し、
前記解析サーバーは、
前記クライアントの前記第一の送信手段から送信された前記文書データを解析して、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を取得する取得手段と、
前記取得した一覧に関する情報を前記クライアントに送信する第三の送信手段と、
前記第三の送信手段による送信に応じて前記クライアントから返信された項目のリンクファイルを、前記クライアントから指定された前記ファイルサーバーの指定フォルダに作成する作成手段と
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記クライアントの前記第一の送信手段は、前記指定手段で指定された指定フォルダを示す情報を前記文書データと共に前記解析サーバーに送信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記クライアントの前記第二の送信手段は、前記指定手段で指定された指定フォルダを示す情報を前記項目と共に前記解析サーバーに送信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記解析サーバーは、前記クライアントの前記第一の送信手段から送信された前記文書データからキーワードを抽出し、抽出したキーワードと前記ファイルサーバーに格納されている文書データのキーワードとを比較することで前記解析を行うことを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記クライアントの前記第一の送信手段は、スキャンして得られたスキャン文書データを前記文書データとして前記解析サーバーに送信し、
前記解析サーバーは、前記クライアントの前記第一の送信手段から送信された前記スキャン文書データからキーワードを抽出し、抽出したキーワードと、前記ファイルサーバーに格納されている文書データのキーワードとを比較することで前記解析を行なうことを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記クライアントの前記第一の送信手段は、前記文書データと、前記文書データを前記指定フォルダに格納する指示とを含むリクエストを送信し、
前記解析サーバーは、前記第一の送信手段で送信された前記文書データを、前記指定フォルダに送信する第四の送信手段を有することを特徴とする請求項１から５のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記類似データは、類似する文書データまたは類似するフォルダであり、
前記解析サーバーの前記作成手段は、前記類似する文書データのリンクファイル、または、前記類似するフォルダのリンクファイルの少なくとも１つを作成することを特徴とする請求項１から６のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記クライアントの第二の送信手段は、選択された項目と選択された項目のバージョン指定のリンクファイルを作成する指示とを含むリクエストを送信し、
前記解析サーバーの前記作成手段は、前記リクエストに含まれる指示に基づいて、前記選択された項目のバージョン指定のリンクファイルを作成することを特徴とする請求項１から７のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記クライアントの第二の送信手段は、選択された項目と選択された項目のバージョン指定のリンクファイルを作成する指示とを含むリクエストを送信し、
前記解析サーバーの前記作成手段は、前記リクエストに含まれる指示に基づいて、前記選択された項目の、作成する時点における最新のバージョンのリンクファイルを作成することを特徴とする請求項１から７のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記クライアントの第二の送信手段は、選択された項目と、選択された項目のバージョン指定のリンクファイルを作成するか、または、選択された項目の常に最新の項目のリンクファイルを作成するかの指示とを含むリクエストを送信し、
前記解析サーバーの作成手段は、前記リクエストに含まれる指示に基づいて、前記選択された項目のリンクファイルを作成することを特徴とする請求項１から７のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項１１】
文書データを格納するファイルサーバーと、文書データの解析をする解析サーバーとにネットワークを介して接続された情報処理装置であって、
前記ファイルサーバーのフォルダを指定フォルダとして指定する指定手段と、
文書データを前記解析サーバーに送信する第一の送信手段と、
前記第一の送信手段による送信の応答として前記解析サーバーから返信される情報に基づいて、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を表示する表示手段と、
前記表示手段で表示された類似データの一覧の中からユーザーによって選択された項目を前記解析サーバーに送信する第二の送信手段と
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項１２】
文書データを格納するファイルサーバーと、クライアントとにネットワークを介して接続された、文書データの解析をする解析サーバーであって、
前記クライアントから送信された前記文書データを解析して、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を取得する取得手段と、
前記取得した一覧に関する情報を前記クライアントに送信する送信手段と、
前記送信手段による送信に応じて前記クライアントから返信された項目のリンクファイルを、前記クライアントから指定された前記ファイルサーバーの指定フォルダに作成する作成手段と
を有することを特徴とする解析サーバー。
【請求項１３】
文書データを格納するファイルサーバーと、文書データの解析をする解析サーバーと、クライアントと、を有する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記クライアントは、
前記ファイルサーバーのフォルダを指定フォルダとして指定する指定ステップと、
文書データを前記解析サーバーに送信する第一の送信ステップと、
前記第一の送信ステップによる送信の応答として前記解析サーバーから返信される情報に基づいて、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を表示する表示ステップと、
前記表示ステップで表示された類似データの一覧の中からユーザーによって選択された項目を前記解析サーバーに送信する第二の送信ステップと
を実行し、
前記解析サーバーは、
前記クライアントの前記第一の送信ステップにおいて送信された前記文書データを解析して、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を取得する取得ステップと、
前記取得した一覧に関する情報を前記クライアントに送信する第三の送信ステップと、
前記第三の送信ステップによる送信に応じて前記クライアントから返信された項目のリンクファイルを、前記クライアントから指定された前記ファイルサーバーの指定フォルダに作成する作成ステップと
を実行することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１４】
コンピュータを、請求項１から１０のいずれか一項に記載の文書管理システムのクライアントの各手段として機能させるためのプログラム。
【請求項１５】
コンピュータを、請求項１から１０のいずれか一項に記載の文書管理システムの解析サーバーの各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークに接続されたクライアントサーバーシステムを用いた文書管理に関する技術である。
【背景技術】
【０００２】
従来、頻繁に使用する文書や、参考情報として用いる関連文書に対して、ユーザーがリンクファイルを作成することが一般的に行われている。リンクファイルは、ショートカットファイルとも呼ばれる。ユーザーがリンクファイルを選択してファイルオープンすると、リンク先の実体ファイルがオープンされることになる。
【０００３】
ある分野や特定の文書に関連する複数の文書のリンクファイルを作成したい場合、ユーザーはキーワード検索によって関連する文書を見つけ出し、一つ一つ文書のリンクファイルを作成する必要がある。
【０００４】
特許文献１には、質問文またはキーワードを入力して検索した文書一覧の中から、文書を一つ以上選択すると、選択した文書をリンク先文書として含む「リンク集」を作成する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−４１５７７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、質問文やキーワード入力による検索では、似たようなキーワード群や質問文を使用しても、指定の仕方によって検索結果に違いが出てしまう。つまり、ユーザーの知識量や経験が検索結果に依存する可能性があり、どのユーザーでも過不足なく必要な関連文書を見つけて文書のリンクファイルを作成することが難しいといった課題がある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る文書管理システムは、文書データを格納するファイルサーバーと、文書データの解析をする解析サーバーと、クライアントと、を有する文書管理システムであって、前記クライアントは、前記ファイルサーバーのフォルダを指定フォルダとして指定する指定手段と、文書データを前記解析サーバーに送信する第一の送信手段と、前記第一の送信手段による送信の応答として前記解析サーバーから返信される情報に基づいて、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を表示する表示手段と、前記表示手段で表示された類似データの一覧の中からユーザーによって選択された項目を前記解析サーバーに送信する第二の送信手段とを有し、前記解析サーバーは、前記クライアントの前記第一の送信手段から送信された前記文書データを解析して、前記ファイルサーバーに格納されている、前記文書データに類似する類似データの一覧を取得する取得手段と、前記取得した一覧に関する情報を前記クライアントに送信する第三の送信手段と、前記第三の送信手段による送信に応じて前記クライアントから返信された項目のリンクファイルを、前記クライアントから指定された前記ファイルサーバーの指定フォルダに作成する作成手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ユーザーが指定した文書に関連する文書またはフォルダのリンクファイルを容易に作成することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】実施例１のクライアントを収容するネットワークシステムの構成例である。
【図２】実施例１のクライアントのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】実施例１の解析サーバーおよびファイルサーバーのハードウェア構成図の一例である。
【図４】実施例１における解析サーバーのソフトウェア構成を説明するための図である。
【図５】実施例１におけるファイルサーバーのソフトウェア構成を説明するための図である。
【図６】実施例１におけるクライアントが有する、解析サーバーおよびファイルサーバーに対応したアプリケーションのソフトウェア構成を説明するための図である。
【図７】実施例１におけるクライアントの操作表示部の例である。
【図８】実施例１におけるクライアントの操作表示部の例である。
【図９】実施例１におけるクライアントの操作表示部の例である。
【図１０】実施例１におけるクライアントの操作表示部の例である。
【図１１】実施例１におけるリンクファイルをファイルサーバーに格納するまでのシーケンス図である。
【図１２】実施例１における解析サーバーが受信データと類似する文書及びフォルダの検索を行う処理を示したフローチャートである。
【図１３】実施例１における解析サーバーがリンクファイルをファイルサーバーに作成する処理を示したフローチャートである。
【図１４】実施例２におけるクライアントの操作表示部の例である。
【図１５】実施例２における解析サーバーがバージョンリンクファイルをファイルサーバーに作成する処理を示したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。なお、以下の実施の形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施の形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１１】
［実施例１］
以下で説明する実施例は、様々なシーンに適用することができる。本実施例では、具体的な例として、会議で用いた紙資料及び電子資料を、会議が行なわれた日付の議事録フォルダにまとめて格納するというユースケースを例に挙げて説明する。ユーザーが、会議で配布された紙資料や会議の議事録などを所定の操作によってスキャンすると、そのスキャンデータに基づき、その会議においてＰＣやプロジェクタ等で表示した電子資料のオリジナルデータがユーザーにリコメンドされる。そしてユーザーがリコメンドされたデータを選択すると、選択されたデータのリンクファイルが、ユーザーによって指定された議事録フォルダに格納されることになる。なお、配布資料と、会議時に表示した文書データとが異なっていたとしても、配布資料に基づき関連性のある文書データを検索してリンクファイルを作成することも可能である。以下、本実施例の具体的な構成を説明する。
【００１２】
図１は、本実施例における文書管理システムの構成例を示す図である。本システムはネットワーク１００を介して接続されるクライアント１０１と、解析サーバー１０２と、ファイルサーバー１０３とを有する。ネットワーク１００は各装置間で通信を行うための基盤であって、イントラネット、インターネットもしくはその他のネットワークシステムであっても構わない。
【００１３】
クライアント１０１はデータアップロード機能を有する情報処理装置である。本実施例ではクライアント１０１は例えば文書をスキャンしてスキャン画像の電子データ（以下、スキャン文書データという）を生成する機能を有するＭＦＰ（Multifunction Peripheral）を例に挙げて説明する。クライアント１０１はローカルなＩＰアドレスで管理されていても良い。その場合、ネットワーク１００とクライアント１０１との間にゲートウェイ（不図示）が存在し、ゲートウェイはアドレス変換を行う。例えばゲートウェイにはルーターが含まれる。またゲートウェイや、クライアント１０１がファイアウォール機能を備えていても良い。
【００１４】
解析サーバー１０２は、ファイルサーバー１０３に格納されている文書データを取得しキーワードを抽出してＤＢに格納する機能を有する。また、解析サーバー１０２は、ＤＢに格納されたキーワードとクライアント１０１から送信される比較対象のスキャン文書データから抽出したキーワードとを比較する。そして、類似した文書データ、または類似した文書データが格納先されたフォルダの候補を列挙する機能を有する。
【００１５】
ファイルサーバー１０３は、スキャン文書データや、他の電子データなどを格納する機能を有する。本実施例では、文書データなどはファイルサーバー１０３において管理されるものとする。また、リンクファイルの格納先のフォルダについてもファイルサーバー１０３において管理されるものとする。なお、本実施例ではファイルサーバー１０３は一つのファイルサーバーを例に挙げて説明するが、分散型のサーバーを用いてもよい。
【００１６】
図２はクライアント１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。図２において、制御部２１８は、ＣＰＵ２２０、ＲＯＭ２２１、及びＲＡＭ２２２を含み、クライアント１０１の全体の動作を制御する。ＣＰＵ２２０は、ＲＯＭ２２１に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御などの各種制御処理を実行する。ＲＡＭ２２２は、ＣＰＵ２２０の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。また、制御部２１８は、機能部２１１と接続される。機能部２１１は、操作表示部２１２、スキャナ部２１３、プリンタ部２１４、及び送信部２１５を含み、制御部２１８はこれら各部の動作を制御する。操作表示部２１２には、タッチパネル機能を有する液晶等の表示部やキーボード等が配置されている。操作表示部２１２は、操作画面を操作表示部２１２に表示する。スキャナ部２１３は、原稿の画像を読み取って画像データ（スキャン文書データ）を生成し、制御部２１８に出力する。プリンタ部２１４は、制御部２１８から出力された画像データをシートに印刷する。送信部２１５は、スキャナ部２１３で読み取ったスキャン文書データを、指定された送信先に送信する。インターフェース部２１６は、制御部２１８をネットワーク１００に接続して外部の情報処理装置（不図示）から印刷用の画像データを受信したり、操作表示部２１２で表示する画面データなどを受信したりする。ＨＤＤ２１９は、画像データや各種プログラムを記憶する。本実施例における各種プログラムも、ＨＤＤ２１９に格納される。なお、外部の情報処理装置から受信した印刷用の画像データは、画像メモリ２１７に一時的に格納され、制御部２１８を介してプリンタ部２１４により印刷される。
【００１７】
図３は、本実施例の解析サーバー１０２およびファイルサーバー１０３のハードウェア構成図の一例である。解析サーバー１０２およびファイルサーバー１０３はいわゆる一般的な情報処理装置のハードウェア構成を有している。各サーバーは、各サーバー装置を制御するＣＰＵ３０１、ＣＰＵ３０１のワークエリアを提供するＲＡＭ３０２、サーバー上で動作するプログラムおよび設定などを記憶する記憶装置３０３を有する。また、他機器とネットワーク１００による通信を行うネットワーク装置３０４、メインバス３００などを有する。
【００１８】
尚、本実施例は特に断らない限り、ＣＰＵ３０１がメインバス３００を介してＲＡＭ３０２、記憶装置３０３、ネットワーク装置３０４を制御して実施する。
【００１９】
図４は、本実施例における解析サーバー１０２のソフトウェア構成を説明するための図である。図４に示す各機能部は、解析サーバー１０２が有しているＣＰＵ３０１が制御プログラムを実行することによりＣＰＵ３０１が各機能部として機能することで実現される。
【００２０】
解析サーバー１０２の構成を説明するに先立って、まず本実施例の全体的な処理の概要を簡単に説明する。ユーザーはＸ月Ｙ日に行なわれた会議の議事録フォルダに当日の会議のプロジェクタなどで表示された電子データや、配布資料のスキャン文書データを格納しようとしている。会議などで用いられる電子データは、議事録フォルダに予め格納しておけばよいが、別の場所に格納されている電子データが会議の場で用いられるケースが多々ある。別の場所に格納されている電子データを逐一探してＸ月Ｙ日の議事録フォルダに入れるのは手間であり、また、ユーザーによっては格納するのを忘れてしまい、漏れが生じることがある。
【００２１】
そこで、本実施例では、ユーザーがＸ月Ｙ日に行なわれた会議で配布された紙文書に類似する電子データのリンクファイルを、当該議事録フォルダ下に作成することを可能にする処理を行なう。まず、ユーザーは、配布された紙文書を、クライアント１０１のスキャナ部２１３を用いてスキャンする。このとき、ユーザーは、配布された紙文書のスキャン文書データに関連するデータのリンクファイルを格納するフォルダを指定する。さらにユーザーは、その格納フォルダにスキャン文書データ自体を格納することを併せて指定してもよい。以下では、このリンクファイルが格納されるフォルダのことを「指定フォルダ」と呼ぶ。この例では、指定フォルダは、Ｘ月Ｙ日に行なわれた会議の議事録フォルダである。そして、クライアント１０１は、スキャン文書データと、指定フォルダを示す情報などを解析サーバー１０２に送信する。
【００２２】
すると、解析サーバー１０２は、スキャン文書データの解析を行い、解析サーバー１０２から、スキャン文書データに類似する文書、または、類似する文書が格納されているフォルダの一覧情報がクライアント１０１に返信される。
【００２３】
クライアント１０１では、返信された一覧情報をレコメンドとして表示する。ユーザーは、レコメンドされた一覧の中から、スキャンした紙文書を格納する議事録フォルダ（指定フォルダ）下にリンクファイルを作成したい項目（文書またはフォルダ）を選択する。選択した項目は、クライアント１０１から解析サーバー１０２に送られる。
【００２４】
解析サーバー１０２は、選択された文書またフォルダのリンクファイルを、ユーザーから指定された指定フォルダ下に作成する。
【００２５】
以上のように、ユーザーは、議事録フォルダに格納したい紙文書をスキャンすると、ファイルサーバー１０３に格納されている類似データのレコメンドリストを確認することができる。そして、ユーザーが必要と考える類似データを選択すると、議事録フォルダには、類似データのリンクファイルが作成されることになる。なお、議事録フォルダにはスキャンした紙文書のスキャン文書データも任意で格納することができる。この結果、ユーザーがＸ月Ｙ日の議事録フォルダを参照すると、当日の会議で用いられた資料のファイルを確認することができる。また、この議事録フォルダ内のリンクファイルをオープンすると、リンク先の実体ファイルがオープンされることになる。
【００２６】
なお、具体的な例を挙げて理解を容易にする趣旨で議事録の例を挙げて説明したが、このようなユースケースに限定されるものではないことは言うまでもない。
【００２７】
以上の例を踏まえて、以下、解析サーバー１０２の構成について説明していく。
【００２８】
解析サーバー１０２は、通信部４０１、リクエスト受付処理部４０２、解析処理部４０３、クローラー部４０４、クロール結果処理部４０５、キーワード抽出部４０６、文書情報ＤＢ部４０７、データ登録処理部４０８を有する。クローラー部４０４は、通信部４０１を介して、ファイルサーバー１０３に格納されている文書データとその文書データの格納先情報（ファイルパス）とを収集する。クローラー部４０４は新規文書もしくはアップデートがある文書について収集を行う。すでに収集している文書については収集しない。クローラー部４０４は、収集した文書データと格納先情報とをクロール結果処理部４０５に渡す。
【００２９】
クロール結果処理部４０５は、クローラー部から受け取った文書データを、キーワード抽出部４０６に渡し、レスポンスとして、文書データから抽出したキーワード抽出結果を受け取る。そして、クロール結果処理部４０５は、キーワード抽出部４０６から受け取った、文書データに対するキーワード抽出結果と、その文書データの格納先情報とを関連付けて文書情報ＤＢ部４０７に格納する。
【００３０】
リクエスト受付処理部４０２は、通信部４０１を介して、クライアント１０１のスキャン文書データのアップロード操作やリンクファイル作成操作等によるリクエストを受け付ける。また、リクエスト受付処理部４０２は、後述する解析処理部４０３やデータ登録処理部４０８が処理した結果を、クライアント１０１からのリクエストに対するレスポンスとして送信する処理も行う。
【００３１】
解析処理部４０３は、リクエスト受付処理部４０２が受信したスキャン文書データをキーワード抽出部４０６に渡しスキャン文書データのキーワードの抽出処理を依頼する。また解析処理部４０３は、スキャン文書データから抽出したキーワード抽出結果をキーワード抽出部４０６から受け取る。さらに、解析処理部４０３は、文書情報ＤＢ部４０７に格納されている文書データのキーワード等の情報を取得する。すなわち、クロール結果処理部４０５の処理によって文書情報ＤＢ部４０７に格納されている、文書データのキーワード等の情報を取得する。なお、文書データの実体は前述のようにファイルサーバー１０３に格納されている。解析処理部４０３は、文書情報ＤＢ部４０７から取得した文書データのキーワード等と、スキャン文書データに対してキーワード抽出部４０６で行なわれたキーワード抽出結果とを比較する処理を行う。比較した結果、受信したスキャン文書データに類似する文書データ、または受信したスキャン文書データに類似する文書データが格納される格納先情報の一覧を解析結果としてリクエスト受付処理部４０２に渡す。
【００３２】
キーワード抽出部４０６は、クロール結果処理部４０５または解析処理部４０３から受け取ったスキャン文書データ等から、キーワード情報を抽出する処理を行う。例えば、キーワード抽出部４０６はスキャン文書データに対して文字認識処理（ＯＣＲ処理）を行なってスキャン文書データに含まれるテキストデータを抽出する。そして、抽出したテキストデータの中からキーワード情報を抽出する。キーワード抽出部４０６は、ファイルのプロパティの情報からキーワードを抽出したり、文書ファイルのテキストデータを解析したりする。そして、専門用語に多く見られる複合名詞などを出現頻度などの統計的指標を利用してキーワードとして抽出する処理を行なう。また、キーワードの出現回数などを集計する処理も行う。
【００３３】
データ登録処理部４０８は、クライアント１０１から選択された文書またはフォルダの情報をファイル情報ＤＢ部４０７から取得する。クライアント１０１から指定された文書とは、スキャン文書データに類似する文書データまたは類似する文書が格納される格納先情報の一覧に基づいて、クライアント１０１が指定（選択）した文書またはフォルダの情報のことである。そして、データ登録処理部４０８は、クライアント１０１から指定されたファイルサーバー１０３上の指定フォルダ下に、当該選択された文書またはフォルダのリンクファイルを作成する処理を行う。また、データ登録処理部４０８は、クライアント１０１から受信したスキャン文書データを登録する指示を受信している場合は、受信したスキャン文書データをファイルサーバー１０３の指定フォルダに登録する処理も行う。
【００３４】
図５は、本実施例におけるファイルサーバー１０３のソフトウェア構成を説明するための図である。図５に示す各機能部は、ファイルサーバー１０３が有しているＣＰＵ３０１が制御プログラムを実行することでＣＰＵ３０１が各機能部として機能することにより実現される。ファイルサーバー１０３は、通信部５０１、文書処理部５０２、文書格納部５０３を有する。文書処理部５０２は、通信部５０１を介して、クライアント１０１や解析サーバー１０２からリクエストを受け付ける。受け付けるリクエストの種類は、例えば文書格納部５０３への文書格納リクエストやリンクファイル作成リクエスト、文書格納部５０３に格納されている文書の取得リクエストであったりする。文書格納部５０３は、文書処理部の指示に従い、文書データの実体を格納する役割を果たす。
【００３５】
図６は、本実施例における、解析サーバー１０２およびファイルサーバー１０３に対応した、クライアント１０１が有するアプリケーション６００のソフトウェア構成を説明するための図である。アプリケーション６００は、ＲＯＭ２２１に格納され、クライアントが有するＣＰＵ２２０によって実行される。アプリケーション６００は、通信部６０１、処理部６０２、画面表示部６０３を有する。処理部６０２は、通信部６０１を介して、解析サーバー１０２およびファイルサーバー１０３と通信を行う。なお、処理部６０２を中心とした一連の処理シーケンスに関しては、図１１を用いて後述する。主な処理としては、まず、アプリケーション６００は、クライアント１０１が有する制御部２１８を介して、スキャナ部２１３に対してスキャン実行指示を行う。また、アプリケーション６００は、解析サーバー１０２へのスキャン文書データ送信指示やリンクファイル作成リクエスト指示を送信する。画面表示部６０３は、操作表示部２１２を介して、ユーザーに対して画面を表示するための処理を行う。具体的には、操作画面を表示し、ユーザーの操作に応じて処理依頼を処理部６０２に行う。
【００３６】
図７は、本実施例におけるクライアント１０１の操作表示部２１２の例である。この画面では、クライアント１０１上で利用可能なアプリケーションへアクセス可能なボタンが表示されている。なお、この画面は、クライアント１０１が有するメインメニューキー（不図示）を押下したときに表示される画面である。メインメニュー画面７００は各アプリケーションへアクセス可能なボタンが表示されているメインメニュー画面である。ユーザーが各ボタンを押下することによって押下されたアプリケーションが起動する仕組みである。スキャンボタン７０１は、「スキャン」するアプリケーションを表すボタンであり、スキャンボタン７０１を押下すると、後述する格納フォルダ選択画面８００に遷移する。
【００３７】
図８は、本実施例におけるクライアント１０１の操作表示部２１２の例であり、ユーザーが原稿をスキャンして送信を行う際に利用するアプリケーション６００の画面例の一つである。画面８００は、スキャン文書データまたはリンクファイルを格納する指定フォルダを選択する画面である。ユーザーは、この画面において、スキャン文書データまたはリンクファイルを作成するフォルダをフォルダ一覧８０１から選択する。例えば、スキャン画像データに関連する文書データもしくは文書データを格納するフォルダのリンクファイルを作成する指定フォルダを、フォルダ一覧８０１から選択する。また、選択した指定フォルダには、紙文書のスキャン文書データを格納することもできる。ここでは既存のフォルダに格納する例を示しているが、新規のフォルダを作成してもよい。指定フォルダを選択して「次へ」ボタン８０２を押下すると、アプリケーション６００は後述するスキャン設定画面９００に遷移する。
【００３８】
図９は、本実施例におけるクライアント１０１の操作表示部２１２の例であり、ユーザーが原稿をスキャンして送信を行う際に利用するアプリケーション６００の画面例の一つである。画面９００は、スキャン文書データの送信設定やリンクファイルの作成有無の設定を行う画面である。ユーザーが、「関連文書のリンクを作成する」チェックボックス（以下、リンク作成チェックボックス）９０１を選択した状態で「スキャン実行」ボタン９０３を押下すると、スキャンが実行される。そして、リンクファイル作成リクエストが解析サーバー１０２に送信される。リンクファイル作成リクエストには、スキャンして得られたスキャン文書データが含まれる。また、画面８００で選択された指定フォルダの情報が含まれる。リンクファイル作成リクエストは、指定フォルダ下にリンクファイルを作成するリクエストであり、このリクエストによる応答として、スキャン画像データに類似する類似データ（類似文書や類似フォルダ）の一覧が返信されることになる。
【００３９】
画面９００においてユーザーがリンク作成チェックボックス９０１を選択すると、「スキャン文書を登録する」チェックボックス（以下、スキャン文書登録チェックボックス）９０２が表示される。スキャン文書登録チェックボックス９０２を選択“しない”状態で「スキャン実行」ボタン９０３を押下すると、解析サーバー１０２は、スキャン文書をファイルサーバー１０３に登録せず、リンクファイルのみ作成する。スキャン文書登録チェックボックス９０２を選択した状態で「スキャン」ボタン９０３を押下すると、リンクファイル作成リクエストに、スキャン文書データを指定フォルダに登録せよ、という情報がさらに含まれる。なお、スキャン文書データを登録するとは、ファイルサーバー１０３のデータベースに登録することであり、ファイルサーバー１０３の文書格納部５０３にスキャン画像データを格納することである。
【００４０】
図１０は、本実施例におけるクライアント１０１の操作表示部２１２の例であり、ユーザーがリンクを作成する文書またはフォルダを選択する際に利用するアプリケーション６００の画面例の一つである。画面１０００は、図９の「スキャン」ボタン９０３を押下してクライアント１０１からリンクファイル作成リクエストが送信されたことに応じて返信された類似データ一覧の情報に基づいて表示される画面である。画面１０００ではスキャン文書データに類似するデータ（ファイルやフォルダ）が一覧で表示される。ユーザーは、画面１０００を用いて、リンクファイルを作成する文書またはフォルダを一つ以上選択する。そしてユーザーが「送信」ボタンを押下すると、解析サーバー１０２にリンク作成文書・フォルダ情報が送信される。
【００４１】
図１１は、本実施例におけるユーザーが図７から図１０に示したアプリケーション６００の操作画面を利用して、ファイルサーバー１０３にリンクファイルを作成するまでのシーケンス図である。クライアント１０１が有するメインメニューキー（不図示）がユーザーによって押下されて図７に示したメインメニュー画面７００が表示されているところから処理の説明をする。
【００４２】
ユーザー操作によって、「スキャン」ボタン７０１のボタンが押下されると、ステップＳ１１０１において操作表示部２１２は、アプリケーション６００に対してスキャンアプリケーションが選択されたことを通知する。アプリケーション６００は通知を受け、ステップＳ１１０２において、アプリケーション６００の格納先フォルダ選択画面８００を操作表示部２１２に送信し表示指示を行う。ステップＳ１１０３において操作表示部２１２は、受信した格納先フォルダ選択画面８００を表示する。
【００４３】
次に、ユーザー操作によって、格納先フォルダ８０１が選択されると、ステップＳ１１０４において、操作表示部２１２はアプリケーション６００に対して格納先フォルダが選択されたことを通知する。アプリケーション６００は通知を受け、ステップＳ１１０５において、アプリケーション６００のスキャン設定画面９００を操作表示部２１２に送信し表示指示を行う。
【００４４】
ステップＳ１１０６において、操作表示部２１２は受信したスキャン設定画面９００を表示する。ユーザー操作によってリンク作成チェックボックス９０１が選択され、「スキャン実行」ボタン９０３が押下される。すると、ステップＳ１１０７において、操作表示部２１２はアプリケーション６００に対して「スキャン実行」ボタン９０３が押下されたことを通知する。アプリケーション６００は「スキャン実行」ボタン９０３押下通知を受け、Ｓ１１０８において、スキャナ部２１３にスキャン実行指示を行う。
【００４５】
ステップＳ１１０９では、スキャナ部２１３はスキャンを実行しスキャン文書データを生成し、ステップＳ１１１０において、スキャンが完了したことをアプリケーション６００に通知する。
【００４６】
スキャン完了を受けて、アプリケーション６００はステップＳ１１１１において、生成されたスキャン文書データの類似データ検索リクエストの送信指示を送信部２１５に行う。このスキャン文書データの類似データ検索リクエストには、スキャン文書データとスキャン文書データに類似するデータのリンクファイルを格納する指定フォルダを示す情報（格納先情報）とが含まれる。また、スキャン文書データを指定フォルダに格納する指示をさらに含めることができる。なお、図９のアプリケーションの画面９００におけるチェックボックス９０１のチェックが成されずに「スキャン」ボタン９０３がユーザーによって押下された場合には、単にスキャン文書データを指定フォルダに格納するリクエストが送信される。
【００４７】
ステップＳ１１１２において、送信部２１５は、スキャン文書データの類似データ検索リクエストを解析サーバー１０２に送信する。
【００４８】
ステップＳ１１１３では、解析サーバー１０２が、受信したスキャン文書データの類似データの検索リクエストに含まれるスキャン文書データに類似する文書を文書情報ＤＢ部４０７から検索する処理を行う。なお、Ｓ１１１３の詳細な処理は、図１２を利用して後述することにする。
【００４９】
類似文書検索処理が完了した解析サーバー１０２は、送信されたスキャン文書データの類似データ検索リクエストの応答として、ステップＳ１１１４において、クライアント１０１の送信部２１５に対して検索結果情報を返信する。ステップＳ１１１５において、送信部２１５は、アプリケーション６００に対して検索結果情報を返す。検索結果情報には、スキャン文書データに類似する類似データ（ファイルやフォルダ）の一覧が含まれる。
【００５０】
アプリケーション６００は、ステップＳ１１１６において、検索結果情報に基づくリンク作成文書選択画面１０００の表示指示を操作表示部２１２に指示する。ステップＳ１１１７において、操作表示部２１２は、リンク作成文書選択画面１０００を表示する。
【００５１】
ユーザー操作によって、リンク作成文書またはフォルダが選択されると、ステップＳ１１１８において、操作表示部２１２はアプリケーション６００に対してリンク作成文書またはフォルダが選択されたことを通知する。リンク作成文書選択通知を受けて、アプリケーション６００はステップＳ１１１９において、送信部２１５にリンク作成文書・フォルダ情報送信指示を行う。リンク作成文書・フォルダ情報には、既に解析サーバー１０２に通知済みの指定フォルダ下に、リンク作成文書選択画面１０００で選択された１つ以上の文書またはフォルダのリンクファイルを作成するリクエストが含まれる。ステップＳ１１２０において、送信部２１５は、リンク作成文書・フォルダ情報を解析サーバー１０２に送信する。
【００５２】
ステップＳ１１２１では、解析サーバー１０２が、受信したリンク作成文書・フォルダ情報に基づいてファイルサーバー１０３にリンクファイルを作成するまでの処理を行う。なお、ステップＳ１１２１の詳細な処理は、図１３を利用して後述することにする。
【００５３】
リンクファイルの作成が完了した解析サーバー１０２は、ステップＳ１１２２において、クライアント１０１の送信部２１５に対して処理結果を返す。送信部２１５は、ステップＳ１１２３においてアプリケーション６００に対して処理結果をレスポンスとして返す。アプリケーション６００は、ステップＳ１１２４において処理完了画面の表示指示を操作表示部２１２に指示し、Ｓ１１２５において、操作表示部２１２は、処理完了画面を表示して処理を終了する。
【００５４】
図１２は、本実施例における図１１のステップＳ１１１３における類似文書・フォルダ検索処理を示したフローチャートである。
【００５５】
まず、ステップＳ１２０１において解析サーバー１０２のリクエスト処理部４０２は、受信したリクエストの処理としてスキャン文書データをファイルサーバー１０３に登録するかを判定する。本実施例におけるスキャン文書を登録する条件は、スキャン設定画面９００のスキャン文書登録チェックボックス９０２が選択されている状態、またはリンク作成チェックボックス９０１が選択されて“いない”状態で、スキャンが実行された場合とする。スキャン文書登録チェックボックス９０２が選択されている状態では、スキャン文書データの類似データ検索リクエストが前述の通りクライアント１０１から送信される。このときのリクエストには、スキャン文書データを登録する指示も含まれる。また、リンク作成チェックボックス９０１が選択されていない状態では、スキャン文書データを指定フォルダに格納するリクエストがクライアント１０１から送信される。リクエスト処理部４０２は、送信されたリクエストに基づいて、クライアント１０１から送信されたスキャン文書データをファイルサーバー１０３に登録するかを判定する。
【００５６】
スキャン文書データを登録しないと判定された場合、処理はステップＳ１２０７にスキップされる。スキャン文書データを登録すると判定された場合、Ｓ１２０２において解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、通信部４０１を介して、ファイルサーバー１０３にスキャン文書登録リクエストとしてスキャン文書データを送信する。ステップＳ１２０３においてファイルサーバー１０３の通信部５０１を介して、文書処理部５０２は、解析サーバー１０２からのスキャン文書登録リクエストを受信する。ステップＳ１２０４において、ファイルサーバー１０３の文書処理部５０２は、受信したスキャン文書データを文書格納部５０３に登録する。このとき、文書処理部５０２は、指定フォルダにスキャン文書データを格納する。ステップＳ１２０５において、ファイルサーバー１０３の通信部５０１を介して、文書処理部５０２は処理結果を解析サーバー１０２に返信する。ステップＳ１２０６において、解析サーバー１０２は、ファイルサーバー１０３からのスキャン文書登録処理結果を受信する。
【００５７】
ステップＳ１２０７において、解析サーバー１０２のリクエスト受付処理部４０２は、受信したリクエストの処理としてリンクファイルを作成するか判定する。作成すると判定された場合、ステップＳ１２０８において、解析サーバー１０２の解析処理部４０３は、キーワード抽出部４０６を介してスキャン文書データのキーワードを抽出する。前述の通り、キーワード抽出部４０６は、スキャン文書データにＯＣＲ処理を行ないテキストを抽出し、抽出したテキストからキーワードを抽出する。ステップＳ１２０９において、解析サーバー１０２の解析処理部４０３は、抽出されたキーワードとファイル情報ＤＢ部４０７に格納されているキーワードとを比較して、スキャン文書データと類似する文書またはフォルダを検索する。例えば、解析処理部４０３は、同じキーワードが付されていたり、キーワードの出現回数などから類似する文書を特定する。また、類似する文書が格納されているフォルダを特定する。そして、特定した文書やフォルダのうち、例えば所定の閾値以上の類似度を有する文書やフォルダを抽出する。なお、類似する文書やフォルダの特定手法や抽出手法は本実施例の主眼ではないので詳細な説明は省略する。またこの例に限らず任意の手法を用いることができる。このようにして抽出された、スキャン文書データと類似する文書またはフォルダの一覧の情報がクライアント１０１に送信されることになる。ステップＳ１２０９の処理後、及びステップＳ１２０７で文書リンクを作成しないと判定された場合は、類似文書・フォルダ検索処理は終了する。
【００５８】
図１３は、本実施例における図１１のステップＳ１１２１のリンクファイル作成処理を示したフローチャートである。
【００５９】
ステップＳ１３０１において解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、選択された文書またはフォルダの数分、ステップＳ１３０２〜ステップＳ１３０７の処理を繰り返す。ステップＳ１３０２において、解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、選択された文書またはフォルダの格納先情報（パス）等のリンクファイル作成に使用する情報をファイル情報ＤＢ部４０７から取得する。ステップＳ１３０３において、解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、リンクファイル作成リクエストとして、選択文書・フォルダのリンクファイル作成用情報及びリンクファイルを格納する指定フォルダの情報をファイルサーバー１０３に送信する。
【００６０】
ステップＳ１３０４において、ファイルサーバー１０３の通信部５０１を介して、ファイルサーバー１０３の文書処理部５０２は、解析サーバー１０２からのリンクファイル作成リクエストを受信する。ステップＳ１３０５において、ファイルサーバー１０３の文書処理部５０２は、選択文書・フォルダのリンクファイルを文書格納部５０３の指定フォルダに作成する。ステップＳ１３０６において、ファイルサーバー１０３の通信部５０１を介して、文書処理部５０２は処理結果を解析サーバー１０２に返信する。
【００６１】
ステップＳ１３０７において、解析サーバー１０２は、ファイルサーバー１０３からのリンクファイル作成処理結果を受信する。ステップＳ１３０１において、全選択文書に対しての処理が完了したらリンクファイル作成処理は終了する。
【００６２】
以上述べたとおり、解析サーバー１０２が検索した受信データと類似するデータの中から、クライアント１０１がリンクファイルを作成するデータを選択すると、解析サーバー１０２はファイルサーバー１０３に選択データのリンクファイルを作成させる。これにより、指定文書に関連する文書またはフォルダのリンクファイルを容易に作成することができる。
【００６３】
本実施例で説明した処理は、例えば前述の議事録の登録のシーンを想定すると、通常の作業フロー（配布された紙文書の登録など）の流れでリンクを作成できるので作業漏れを防止することができる。
【００６４】
なお、本実施例ではステップＳ１１１１のスキャン文書データの類似データの検索リクエストにおいて指定フォルダの情報が含まれるとして説明をした。これは、スキャン文書データ自体をファイルサーバー１０３に登録する場合があるからである。しかしながら、指定フォルダの情報は、ステップＳ１１１９のリンク作成文書・フォルダ情報に含まれる形態であってもよい。すなわち、スキャン文書データ自体をファイルサーバー１０３に登録する場合（チェックボックス９０２にチェックが入っている場合）、Ｓ１１１１ではなくステップＳ１１１９のリンク作成文書・フォルダ情報に指定フォルダの情報が含まれても良い。この場合、解析サーバーにて行なわれるステップＳ１２０１、Ｓ１２０２、Ｓ１２０６の処理は、図１３のステップＳ１３０１の前に行なわれる形態であってもよい。
【００６５】
［実施例２］
本発明の第２の実施形態を図１４及び図１５に基づき説明する。第１の実施形態と異なる点は、スキャン文書と類似する文書群からリンクファイルを作成する文書をクライアントが選択すると、解析サーバーが選択された文書の「バージョン指定」のリンクファイルをファイルサーバーに作成することができる点である。本実施例のファイルサーバーは、バージョン管理システムに対応したファイルサーバーであり、リポジトリとして機能する。バージョン管理システムにおいては、１つの文書が更新されるたびに、新しいバージョン（リビジョン）のデータが生成される。このようなバージョン管理システムを用いる形態において、本実施例では、特定の時点のバージョンのファイルに対するリンクファイルを作成するのか、最新のバージョンのファイルに対するリンクファイルを作成するのかを切り替える処理を行なう。特定の時点のバージョンのファイルのことを以下、バージョンリンクファイルと呼ぶ。
【００６６】
図１４は、本実施例におけるクライアント１０１の操作表示部２１２の例であり、ユーザーがバージョン指定リンクを作成する文書を選択する際に利用するアプリケーション６００の画面例の一つである。画面１４００は、リンクファイルを作成する文書を選択する画面である。ユーザーは、この画面において、類似データ一覧１４０１から、リンクを作成する文書を一つ以上選択して「送信」ボタンを押下すると、解析サーバー１０２にリンク作成文書情報が送信される。このとき、ユーザーは、常時最新バージョンを指定する「文書リンクファイル」を作成する（１４０２）か、リンク作成時の最新バージョンを指定する「バージョンリンクファイル」を作成する（１４０３）か、選択することができる。
【００６７】
図１５は、本実施例におけるバージョンリンクファイル作成処理を示したフローチャートである。
【００６８】
ステップＳ１５０１において解析サーバーのデータ登録処理部４０８は、選択文書数分、ステップＳ１５０２〜ステップＳ１５１１の処理を繰り返す。ステップＳ１５０２において、解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、選択文書のファイルパス等のリンクファイル作成に使用する選択文書情報をファイル情報ＤＢ部４０７から取得する。ステップＳ１５０３において、解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、文書リンクファイル及びバージョンリンクファイルのどちらを作成するか判定する。ステップＳ１５０３において、文書リンクファイルを作成すると判定された場合、ステップＳ１５０４において、解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、文書リンクファイル作成リクエストをファイルサーバー１０３に送信する。ステップＳ１５０３において、バージョンリンクファイルを作成すると判定された場合、ステップＳ１５０５に進む。ステップＳ１５０５において解析サーバー１０２のデータ登録処理部４０８は、その時点における文書データの最新のバージョンの文書データに対するバージョンリンクファイル作成リクエストをファイルサーバー１０３に送信する。
【００６９】
ステップＳ１５０６において、ファイルサーバー１０３の通信部５０１を介して、文書処理部５０２は解析サーバー１０２からのリンクファイル作成リクエストを受信する。ステップＳ１５０７において、ファイルサーバー１０３の文書処理部５０２は、文書リンクファイル及びバージョンリンクファイルのどちらの作成リクエストか判定する。ステップＳ１５０７において、文書リンクファイル作成リクエストと判定された場合、ステップＳ１５０８において、ファイルサーバー１０３の文書処理部５０２は、選択文書の文書リンクファイルを文書格納部５０３の指定フォルダに作成する。ステップＳ１５０７において、バージョンリンクファイル作成リクエストと判定された場合、ステップＳ１５０９において、ファイルサーバー１０３の文書処理部５０２は、選択文書のバージョンリンクファイルを文書格納部５０３の指定フォルダに作成する。ステップＳ１５１０において、ファイルサーバー１０３の通信部５０１を介して、文書処理部５０２は処理結果を解析サーバー１０２に返信する。ステップＳ１５１１において、解析サーバー１０２は、ファイルサーバー１０３からのリンクファイル作成処理結果を受信する。Ｓ１５０１において、全選択文書に対しての処理が完了したらバージョンリンクファイル作成処理は終了する。
【００７０】
以上述べたとおり、解析サーバー１０２が検索した受信データに類似するデータの中から、クライアント１０１がリンクファイルを作成するデータを選択する。すると、解析サーバー１０２はファイルサーバー１０３に選択データのバージョンリンクファイルを作成することができる。これにより、指定文書に関連する文書のバージョン指定のリンクファイルを容易に作成することができる。
【００７１】
このため、文書データが頻繁に更新されるような場合においても、類似文書等についてのリクエストを送信した際の最新のバージョンに対するリンクファイルを作成することができるので、適切なバージョンの文書等のリンクファイルを作成できる。
【００７２】
＜その他の実施例＞
上記の例においては、クライアント１０１はスキャン機能を有する装置であり、スキャンして得られたスキャン文書データをファイルサーバーに登録する例について説明した。しかしながら、クライアント１０１はスキャン機能を有する装置である必要はない。例えば、スキャンして得られた文書データを、クライアントであるＰＣからファイルサーバーに登録する処理を行なう形態であってもよい。また、ここではクライアントがスキャン文書データを解析サーバーに送信し、解析サーバーにおいてはスキャン文書データに類似する文書データ等の一覧を応答として返信する例を説明したが、これに限られるものではない。例えば、クライアントからは、テキストデータを含む文書データが解析サーバーに送られても良い。
【００７３】
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
【図１】
2017041176.tif 000003
【図２】
2017041176.tif 000004
【図３】
2017041176.tif 000005
【図４】
2017041176.tif 000006
【図５】
2017041176.tif 000007
【図６】
2017041176.tif 000008
【図７】
2017041176.tif 000009
【図８】
2017041176.tif 000010
【図９】
2017041176.tif 000011
【図１０】
2017041176.tif 000012
【図１１】
2017041176.tif 000013
【図１２】
2017041176.tif 000014
【図１３】
2017041176.tif 000015
【図１４】
2017041176.tif 000016
【図１５】
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