(57)【要約】【課題】  グループに対して設定された利用量の上限に達した場合でも、機能を継続して利用することができるシステム、方法およびプログラムを提供する。【解決手段】  このシステムは、機器が有する機能を利用する各グループに対して設定された利用量の上限値と該各グループの利用量を表す利用実績とを記憶する記憶手段と、複数のグループのうちの第１のグループから利用量の譲渡の依頼を受信する第１の受信手段と、記憶された上限値と利用実績とに基づき、依頼に対する依頼先を、第１のグループを除く複数のグループの中から選択する選択手段と、依頼先に対し、利用量の譲渡を依頼する通知を送信する送信手段と、依頼先から回答を受信する第２の受信手段と、回答に応じて、記憶手段に記憶された、第１のグループに対して設定された利用量の上限値を引き上げ、依頼先に対して設定された利用量の上限値を引き下げる処理を実行する管理手段とを含む。【選択図】  図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
機器が有する機能の利用量を調整する情報処理システムであって、
前記機能を利用する複数のグループの各々に対して設定された利用量の上限値と、前記各グループの利用量を表す利用実績とを記憶する記憶手段と、
前記複数のグループのうちの第１のグループから利用量の譲渡の依頼を受信する第１の受信手段と、
前記記憶手段に記憶された前記上限値と前記利用実績とに基づき、前記第１の受信手段が受信した前記依頼に対する依頼先を、前記第１のグループを除く前記複数のグループの中から選択する選択手段と、
前記選択手段が選択した前記依頼先に対し、利用量の譲渡を依頼する通知を送信する送信手段と、
前記依頼先から回答を受信する第２の受信手段と、
前記第２の受信手段が受信した前記回答に応じて、前記記憶手段に記憶された、前記第１のグループに対して設定された利用量の上限値を引き上げ、前記依頼先に対して設定された利用量の上限値を引き下げる処理を実行する管理手段とを含む、情報処理システム。
【請求項２】
前記第１の受信手段は、指定された利用量の譲渡の依頼を受信し、
前記選択手段は、前記上限値から前記利用実績および前記指定された利用量を減算することにより譲渡後に利用可能な利用可能量を算出し、算出した前記利用可能量に基づき、前記依頼先を選択する、請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記選択手段は、前記利用可能量が正の値で、かつ最も大きい値となる第２のグループを前記依頼先として選択する、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記第２の受信手段が受信した前記回答が譲渡しない旨の回答であった場合、前記利用可能量に基づき、他の依頼先を検索する検索手段を含む、請求項２または３に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記記憶手段は、前記複数のグループを含む組織の情報を記憶し、
前記選択手段は、前記記憶手段に記憶された前記上限値と前記利用実績と前記組織の情報とに基づき、前記依頼先を選択する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記組織の構造は、階層構造であり、
前記選択手段は、前記第１のグループと同じ階層内のグループの中から前記依頼先を選択する、請求項５に記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記第１のグループから前記利用量の通知を受信する第３の受信手段を含み、
前記管理手段は、前記第３の受信手段が受信した前記利用量に基づき、前記記憶手段に記憶された前記利用実績を更新し、
前記送信手段は、前記管理手段により更新された前記利用実績の前記上限値に対する割合が閾値以上である場合、前記第１のグループに対して該利用実績が該上限値に近づいている旨の通知を送信する、請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項８】
機器が有する機能の利用量を調整する情報処理方法であって、
前記機能を利用する複数のグループのうちの第１のグループから利用量の譲渡の依頼を受信するステップと、
前記各グループに対して設定された利用量の上限値と該各グループの利用量を表す利用実績とを記憶する記憶手段に記憶された該上限値と該利用実績とに基づき、受信した前記依頼に対する依頼先を、前記第１のグループを除く前記複数のグループの中から選択するステップと、
選択した前記依頼先に対し、利用量の譲渡を依頼する通知を送信するステップと、
前記依頼先から回答を受信するステップと、
受信した前記回答に応じて、前記記憶手段に記憶された、前記第１のグループに対して設定された利用量の上限値を引き上げ、前記依頼先に対して設定された利用量の上限値を引き下げるステップとを含む、情報処理方法。
【請求項９】
請求項８に記載の情報処理方法に含まれる各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機器が有する機能の利用量を調整する情報処理システム、情報処理方法およびその処理をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンタやMFP(Multi-Function Peripheral)等の機器が有する機能に対して、その機能を利用する毎に費用を請求する契約形態がある。このような契約形態に対し、費用を一定額に収めることを目的とし、その利用量に上限を定め、その上限を超えないように利用を制限する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記の技術では、機器を利用する利用者のグループ（集団）に対して設定された利用量の上限を超えて利用する必要があった場合でも、その上限を超えて利用することができないという問題があった。
【０００４】
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、グループに対して設定された利用量の上限に達した場合でも、その機能を継続して利用することができるシステム、方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、機器が有する機能の利用量を調整する情報処理システムであって、機能を利用する複数のグループの各々に対して設定された利用量の上限値と、各グループの利用量を表す利用実績とを記憶する記憶手段と、複数のグループのうちの第１のグループから利用量の譲渡の依頼を受信する第１の受信手段と、記憶手段に記憶された上限値と利用実績とに基づき、第１の受信手段が受信した依頼に対する依頼先を、第１のグループを除く複数のグループの中から選択する選択手段と、選択手段が選択した依頼先に対し、利用量の譲渡を依頼する通知を送信する送信手段と、依頼先から回答を受信する第２の受信手段と、第２の受信手段が受信した回答に応じて、記憶手段に記憶された、第１のグループに対して設定された利用量の上限値を引き上げ、依頼先に対して設定された利用量の上限値を引き下げる処理を実行する管理手段とを含む、情報処理システムを提供する。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、グループに対して設定された利用量の上限に達した場合でも、その機能を継続して利用することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】情報処理システムの全体構成を示した図。
【図２】MFPのハードウェア構成を示した図。
【図３】管理サーバのハードウェア構成を示した図。
【図４】情報処理システムが実行する第１の処理の流れを示したシーケンス図。
【図５】ユーザ端末と管理サーバの１つの構成を示した機能ブロック図。
【図６】各グループのユーザを管理するユーザ管理テーブルを例示した図。
【図７】各グループの印刷枚数の上限値と利用実績を管理する利用管理テーブルを例示した図。
【図８】利用実績を更新した後の利用管理テーブルを例示した図。
【図９】利用実績を更新したグループの管理者に対して通知する内容を例示した図。
【図１０】管理者がシステムへログインするためのログイン画面を例示した図。
【図１１】管理者が印刷枚数の譲渡を依頼する内容を例示した図。
【図１２】譲渡依頼を管理するための譲渡依頼管理テーブルを例示した図。
【図１３】組織図を例示した図。
【図１４】管理サーバが実行する第１の処理の流れを示したフローチャート。
【図１５】依頼先のグループを選択する選択方法について説明する図。
【図１６】依頼先に送信する通知の内容を例示した図。
【図１７】譲渡依頼が承認された後の利用管理テーブルを例示した図。
【図１８】譲渡依頼が承認された後に管理者に対して通知する内容を例示した図。
【図１９】譲渡依頼が却下された後に管理者に対して通知する内容を例示した図。
【図２０】譲渡依頼の結果を管理するための譲渡結果管理テーブルを例示した図。
【図２１】情報処理システムが実行する第２の処理の流れを示したシーケンス図。
【図２２】管理サーバの別の構成を示した機能ブロック図。
【図２３】管理サーバが実行する第２の処理の流れを示したフローチャート。
【図２４】譲渡依頼を却下したグループを管理するための譲渡却下管理テーブルを例示した図。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
図１は、機器が有する機能の利用量を調整する情報処理システムの全体構成を示した図である。機器は、１以上の機能を有する機器であれば、いかなる機器であってもよく、例えばプリンタやMFP等の画像形成装置を挙げることができる。機能は、上記の画像形成装置の場合、印刷機能、スキャナ機能、コピー機能等を挙げることができる。利用量は、機能が印刷機能の場合、トナーの使用量や印刷枚数等を挙げることができる。これらは一例であり、機能や利用量はこれらに限られるものではないが、以下、機器をMFPとし、機能を印刷機能とし、利用量を印刷枚数として説明する。
【０００９】
情報処理システムが構築される企業等では、MFP１０で１枚印刷する毎に費用請求する契約形態が採用されており、その費用を一定額に収めるために、組織内の各グループに印刷枚数の上限値を設定している。この情報処理システムは、費用を一定額に収めつつ、グループ間で印刷枚数を調整して、上限値に達した場合でもその利用を継続可能にするシステムである。なお、ここでは、グループという用語を使用するが、集団という用語も同じ意味で使用することができる。
【００１０】
情報処理システムは、機器としてのMFP１０と、印刷枚数を調整する処理を行う管理サーバ１１と、ユーザ端末１２〜１４とを含んで構成される。ユーザ端末１２は、MFP１０に対して印刷を指示するユーザが使用する端末である。ユーザ端末１３は、そのユーザが所属するグループの印刷枚数を管理する管理者が使用する端末である。ユーザ端末１４は、他のグループのグループ長が使用する端末である。グループ長は、印刷枚数の譲渡の依頼があった場合、承認するか、却下するかを判断する権限を有する者である。
【００１１】
情報処理システムは、図１には図示していないが、上記ユーザや管理者が所属するグループのグループ長が使用するユーザ端末、そのグループに所属する他のユーザが使用するユーザ端末も含む。また、情報処理システムは、上記の他のグループに所属するユーザや管理者が使用するユーザ端末も含み、さらに別のグループに所属するユーザ等が使用するユーザ端末を含むことができる。
【００１２】
MFP１０、管理サーバ１１、ユーザ端末１２〜１４は、LAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)、インターネット等のネットワーク１５に接続され、ネットワーク１５を介して互いに通信することができる。ネットワーク１５は、有線ネットワークであっても、Wi-Fi等の無線ネットワークであってもよい。また、ネットワーク１５は、１つのネットワークに限られるものではなく、ルータやプロキシサーバ等の中継装置により接続された２以上のネットワークから構成されるものであってもよい。
【００１３】
MFP１０は、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能、ファックス機能、通信機能等の複数の機能を有する複合機である。MFP１０は、ユーザ端末１２からの機能の利用要求を受け付けると、その機能を実行し、管理サーバ１１にその機能の利用を通知する。具体的には、MFP１０は、ユーザ端末１２から１０枚分の印刷の要求を受け付けると、１０枚印刷し、管理サーバ１１に印刷を１０枚したという情報を通知する。
【００１４】
MFP１０は、ユーザを認証するための認証機能も有し、ユーザに機能を利用させる際、ユーザIDやパスワード等の認証情報の入力を要求する。MFP１０は、入力された認証情報が、MFP１０が保持する認証情報と一致した場合、認証成功と判断し、機能の利用を許可する。認証情報の入力は、ユーザが入力する方式に限られるものではなく、ICカード等で読み取らせる方式であってもよい。
【００１５】
ユーザ端末１２は、デスクトップPC、ノートPC、タブレット端末、スマートフォン、PDA(Personal Digital Assistant)等のMFP１０に対して印刷を要求することができる機器であれば、いかなる機器であってもよい。ユーザ端末１２は、ユーザが印刷したい文書等を表示し、印刷ページや枚数等の設定を受け付け、印刷実行の指示を受けて、MFP１０に対して印刷データを送信し、印刷を要求する。ちなみに、印刷データは、印刷したい文書のデータ、印刷ページ等の印刷設定情報を含み、さらに、上記のユーザIDおよびパスワードを含んで構成される。この印刷データの送信は、上記のユーザ認証の前に行われる。このため、このユーザID等を使用し、ユーザ認証を実施することができる。
【００１６】
管理サーバ１１は、MFP１０から印刷した枚数の情報を受信し、機能の利用実績を更新する。利用実績は、機能を利用した実績で、これまでにそのグループ内のユーザが印刷した枚数を累積したものである。例えば、これまでの利用実績が65枚で、MFP１０から10枚印刷したという通知を受信した場合、65枚に10枚加算して利用実績を75枚に更新する。
【００１７】
管理サーバ１１は、上記の利用実績を管理するほか、各グループに対して設定された印刷枚数の上限値も管理する。管理サーバ１１は、１つのグループから印刷枚数の譲渡の依頼を受信し、他のグループに譲渡を依頼し、回答を得て、その上限値を調整する処理を行う。この調整処理の詳細については後述する。
【００１８】
ユーザ端末１３は、管理者からの指示を受け、管理サーバ１１に対して印刷枚数の譲渡を依頼する通知を送信する。印刷枚数の譲渡依頼は、例えば２０枚等の具体的な枚数を指定して行われる。管理者は、枚数を指定し、依頼を指示する際、自グループの利用実績と上限値とを参照する。ユーザ端末１３も、ユーザ端末１２と同様、デスクトップPC、ノートPC、タブレット端末、スマートフォン、PDA等を用いることができる。
【００１９】
ユーザ端末１４は、管理サーバ１１から譲渡を依頼する通知を受けて、管理サーバ１１に対して譲渡を承認または却下する旨の回答を送信する。他のグループのグループ長は、当該他のグループの利用実績と上限値とを参照し、依頼を受けた印刷枚数の譲渡が可能かどうかを確認し、承認するか、却下するかの判断を行う。ユーザ端末１４も、ユーザ端末１２、１３と同様、デスクトップPC、ノートPC、タブレット端末、スマートフォン、PDA等を用いることができる。
【００２０】
情報処理システムは、MFP１０、管理サーバ１１、ユーザ端末１２〜１４のほか、プリントサーバ、DNS(Domain Name System)サーバ、管理サーバ１１が管理する情報を記憶するための外部記憶装置等の他の機器を含んでいてもよい。
【００２１】
図２を参照して、MFP１０のハードウェア構成について簡単に説明する。MFP１０は、コントローラ２０と、操作パネル２１と、スキャナエンジン２２と、プリントエンジン２３とを含む。コントローラ２０は、MFP１０全体を制御するために、CPU３０、ROM３１、RAM３２、NVRAM３３、HDD３４、ネットワークI/F３５、操作パネルI/F３６、スキャナエンジンI/F３７、プリントエンジンI/F３８を含む。CPU３０等は、バス３９に接続され、バス３９を介して互いに情報をやりとりする。
【００２２】
CPU３０は、ROM３１やHDD３４に記憶されたプログラムを読み出し実行する。CPU３０は、プログラムの実行の際、必要に応じて、NVRAM３３に記憶された設定情報等を使用する。プログラムとしては、OS(Operating System)、ブートプログラム、ファームウェア、上記の認証処理等を実行するプログラムを含むことができる。
【００２３】
RAM３２は、CPU３０がプログラムを実行するための作業空間を与えるほか、印刷する場合の印刷画像を生成する際のページメモリとして使用される。HDD３４は、上記のOSや認証処理等を実行するプログラムを記憶するほか、スキャナエンジン２２で読み取った画像の画像データも記憶する。
【００２４】
ネットワークI/F３５は、ネットワーク１５に接続し、ネットワーク１５を介して管理サーバ１１やユーザ端末１２〜１４との通信を可能にする。操作パネルI/F３６は、コントローラ２０を操作パネル２１と接続し、操作パネル２１に対して入力された情報や指示を受け付ける。また、操作パネルI/F３６は、操作パネル２１に対し、表示すべき情報を送って表示させる。表示すべき情報としては、印刷ジョブ等のジョブ処理状況、エラーの情報等を挙げることができる。
【００２５】
スキャナエンジンI/F３７は、スキャナエンジン２２に対し、原稿の読み取り指示を送り、スキャンジョブの情報やスキャナエンジン２２が読み取った画像の入力を受け付ける。プリントエンジンI/F３８は、プリントエンジン２３に対し、印刷データを送り、印刷ジョブの情報を受け付ける。
【００２６】
スキャナエンジン２２は、原稿等の読み取りを行い、プリントエンジン２３は、読み取った画像等を印刷する。スキャナエンジン２２は、原稿を読み取るために、光源と、光電変換素子とを含むことができる。プリントエンジン２３は、電子写真方式のプリンタであっても、インクジェット方式のプリンタであってもよく、これら以外の方式のプリンタであってもよい。電子写真方式のプリンタの場合、書き込みユニット、感光体ドラム、現像ユニット、転写ユニット、搬送ベルト、定着ユニット、給紙ユニット、排紙ユニットを含むことができる。これらの光源、光電変換素子、各ユニットについては、よく知られたものであるので、詳細な説明は省略する。
【００２７】
操作パネル２１は、表示手段と入力手段としての機能を有し、ユーザからの情報の入力や指示を受け付け、ジョブ処理状況、エラー等を表示する。情報の入力は、例えば、印刷設定の設定値の入力、ファックス番号の入力等であり、ジョブ処理状況は、スキャンジョブ、印刷ジョブ、コピージョブ等の各ジョブが現在どのような状況であるかを示す情報である。具体的には、ジョブ実行中、ジョブ終了、ジョブ中止等の情報である。
【００２８】
次に、図３を参照して、管理サーバ１１のハードウェア構成について説明する。なお、ユーザ端末１２〜１４は、液晶ディスプレイ等の表示装置、キーボードやマウス等の入力装置、それらをバスに接続するための入出力I/Fを備えるほか、管理サーバ１１と同様である。そのため、ユーザ端末１２〜１４のハードウェア構成についての説明は省略する。
【００２９】
管理サーバ１１は、ハードウェアとして、CPU４０、ROM４１、RAM４２、HDD４３、ネットワークI/F４４を含むことができる。CPU４０等は、バス４５に接続され、バス４５を介して互いに情報をやりとりする。
【００３０】
CPU４０は、ROM４１やHDD４３に記憶されたプログラムを読み出し、実行する。プログラムとしては、OS、ブートプログラム、ファームウェア、上記の利用実績の更新、通知、上限値の変更等の処理を実行するプログラムを含むことができる。
【００３１】
RAM４２は、CPU４０がプログラムを実行するための作業空間を与える。HDD４３は、上記のOSやプログラムを記憶するほか、上記の利用実績および上限値も記憶し、管理する。ネットワークI/F４４は、ネットワーク１５に接続し、ネットワーク１５を介してMFP１０やユーザ端末１２〜１４との通信を可能にする。
【００３２】
ユーザ端末１３、管理サーバ１１の機能構成、使用するテーブル、通知の内容等について詳細に説明する前に、情報処理システムが実行する全体の処理の流れを、図４を参照して簡単に説明する。１のグループに所属するユーザは、ユーザ端末１２を使用し、MFP１０にアクセスし、印刷データを送信する。印刷データを受け付けると、MFP１０は、ユーザの認証情報を要求する(S1)。ユーザは、認証情報としてユーザIDおよびパスワードを入力し、その認証情報をMFP１０に送信する(S2)。MFP１０は、印刷データに含まれる認証情報と比較して認証処理を実行する。一致する場合に認証成功とし、機能の利用を許可する通知を送信する。一方、一致しない場合は認証失敗とし、再度の入力を促す。
【００３３】
認証成功の場合、ユーザは、ユーザ端末１２から印刷機能の利用を要求する(S3)。例えば、送信した印刷データに基づく印刷の実行を要求する。MFP１０は、その要求を受けて、印刷を実行する(S4)。MFP１０は、印刷の実行後、印刷機能の利用を、利用したユーザの情報とともに管理サーバ１１に通知する(S5)。印刷機能の利用は、印刷した枚数の情報として通知される。
【００３４】
管理サーバ１１は、そのユーザが所属するグループの利用実績を更新する(S6)。この利用実績が、そのグループに対して設定された印刷枚数の上限値に近づいている場合、利用実績が上限に近づいていることの通知を、そのグループの管理者のユーザ端末１３に送信する(S7)。
【００３５】
管理者は、その通知を受けて、印刷枚数の譲渡を依頼するかどうかを判断し、依頼する場合、何枚依頼するかを指定する。ユーザ端末１３は、管理者の指示を受けて、管理サーバ１１に対して指定された枚数の譲渡を依頼する(S8)。管理サーバ１１は、他のグループに対して設定された上限値および利用実績、組織の情報としての組織図に基づき、依頼先を選択する(S9)。ここでは、組織図も使用しているが、組織図は必要に応じて使用することができる。
【００３６】
管理サーバ１１は、譲渡可能なグループが存在しない場合、譲渡可能なグループがない旨の通知を、ユーザ端末１３に対して送信する(S10)。一方、譲渡可能なグループが存在する場合、そのグループのグループ長のユーザ端末１４に対して、指定された枚数の譲渡を依頼する通知を送信する(S11)。ユーザ端末１４は、その通知の内容を表示し、グループ長がその依頼を承認するか、却下するかの指示を促す。
【００３７】
ユーザ端末１４は、グループ長からの承認の指示を受けて、その依頼に対して承認する旨の回答を送信する(S12)。管理サーバ１１は、その回答を受信し、その結果をユーザ端末１３に送信する(S13)。
【００３８】
管理サーバ１１は、承認する旨の回答を受信した場合、依頼元のグループの管理者が依頼した枚数を、その依頼元のグループに対して設定された上限値に加算してその上限値を引き上げる。そして、管理サーバ１１は、譲渡が承認され、上限値を引き上げたことを結果として通知する。これにより、その依頼元のグループでは、引き上げられた上限値まで印刷することが可能となる。
【００３９】
一方、管理サーバ１１は、依頼先のグループの上限値を依頼元が依頼した枚数分引き下げる。このため、依頼先のグループでは、その引き下げられた上限値までしか印刷することができなくなる。
【００４０】
図５を参照して、ユーザ端末１３と管理サーバ１１の機能構成について説明する。ユーザ端末１３は、CPU３０がRAM３２にプログラムを読み出し実行することにより機能部を生成し、管理サーバ１１も、CPU４０がRAM４２にプログラムを読み出し実行することにより機能部を生成し、それぞれが各機能部を備える。図５（ａ）は、ユーザ端末１３が備える機能部を、図５（ｂ）は、管理サーバ１１が備える機能部をそれぞれ示す。
【００４１】
ユーザ端末１３は、図５（ａ）に示すように機能部として、受信部５０と、入力受付部５１と、制御部５２と、送信部５３と、表示部５４とを含む。受信部５０は、管理サーバ１１から利用実績が上限値に近づいているという通知、譲渡依頼の結果を受信する。
【００４２】
管理サーバ１１は、MFP１０から１０枚印刷した等の情報を受信すると、その印刷枚数を加算して利用実績を更新する。この更新の結果、利用実績が予め決められた上限値に対する割合（閾値）以上となり、そのグループに対して設定された上限値に近づく。このような状況になった場合、管理サーバ１１は、上限値に近づいていることの通知をユーザ端末１３に送信する。このとき、通知時点、すなわち更新後の利用実績や上限値も含めて通知することができる。受信部５０は、管理サーバ１１からこの通知を受信し、受信した情報を制御部５２に渡す。
【００４３】
制御部５２は、受信部５０が受信した情報を表示部５４に送り、表示部５４は、利用実績、上限値、上限値に対する割合、譲渡を依頼するための画面へ移動するためのリンクやボタン等を表示する。譲渡を依頼するための画面としては、Webサイトやメール作成画面等を挙げることができる。
【００４４】
入力受付部５１は、管理者によるリンクの選択やボタンの押下を受けて、表示部５４にWebサイトやメール作成画面を表示させ、管理者に必要な情報を入力させる。入力受付部５１は、管理者からの情報の入力を受け付け、その情報を制御部５２に渡す。制御部５２は、その入力された情報を譲渡依頼として送信部５３に渡し、送信部５３が管理サーバ１１にその情報を送信し、指定された枚数の譲渡を依頼する。
【００４５】
制御部５２は、受信部５０が受信した上記の結果を表示部５４に渡し、その結果を表示させる。管理者は、その結果を見て、指定した枚数の譲渡が承認されたこと、あるいは却下されたことを知ることができる。
【００４６】
管理サーバ１１は、図５（ｂ）に示すように機能部として、記憶部６０と、第１の受信部６１と、選択部６２と、送信部６３と、第２の受信部６４と、管理部６５と、第３の受信部６６とを含む。ここでは、ユーザ端末１２〜１４の３つの機器からそれぞれ別個に受信するため、３つの受信部で構成しているが、これに限られるものではなく、受信部は１つであってもよい。また、送信部は１つのみとされているが、ユーザ端末１３、１４のそれぞれに送信するので、第１の送信部と第２の送信部の２つから構成されていてもよい。
【００４７】
記憶部６０は、各グループにつき、現時点での累積した印刷枚数である利用実績と、設定された印刷枚数の上限値とを記憶する。また、記憶部６０は、それ以外の各種の情報も記憶する。これらの情報は、記憶部６０内のユーザ管理テーブル、利用管理テーブル、譲渡依頼管理テーブル、譲渡結果管理テーブル、譲渡却下管理テーブルといった各管理テーブルに格納され、管理部６５により管理される。記憶部６０は、これらの管理テーブルのほか、組織の情報としての組織図も記憶する。
【００４８】
第３の受信部６６は、MFP１０から上記の印刷した枚数を含む利用した旨の通知を受信する。管理部６５は、記憶部６０内の各管理テーブルを管理し、各管理テーブルに格納された情報を更新する。具体的には、管理部６５は、第３の受信部６６が受信した印刷枚数の情報に基づき、利用管理テーブル内の利用実績を更新する。
【００４９】
さらに具体的に説明すると、第３の受信部６６は、その通知において、印刷枚数とともにその印刷を指示したユーザの情報も受信する。管理部６５は、記憶部６０内のユーザ管理テーブルを参照し、そのユーザがどのグループに所属し、そのグループの管理者の通知先を確認する。ユーザ管理テーブルは、図６に示すように、各グループにつき、所属するユーザを識別するための識別情報、管理者およびグループ長の通知先としてのメールアドレスを対応付けて格納している。識別情報は、ユーザ名であってもよいし、ユーザIDやユーザの社員番号等であってもよい。
【００５０】
管理部６５は、記憶部６０内の利用管理テーブルのこれまでの利用実績に、通知された枚数を加算し、利用実績を更新する。利用管理テーブルは、図７に示すように、各グループにつき、設定された印刷枚数の上限値、通知時点での利用実績としての累積した印刷枚数、閾値(%)を対応付けて格納している。この閾値は、上限値に近づいていることの通知を送信する基準となるもので、上限値に対する利用実績の割合がこの閾値以上となった場合にその通知を送信する。
【００５１】
図７に示す利用管理テーブルは、上限値や利用実績等を、印刷がカラーか、モノクロかで分けて格納している。このため、第３の受信部６６は、その通知において、印刷枚数の情報に加えて、その印刷がカラーかモノクロかの情報も受信する。
【００５２】
管理部６５が利用実績を更新した後の利用管理テーブルを図８に示す。図８では、第３の受信部６６が、課1-1-1というグループ内のユーザがカラー印刷を15枚したという通知を受信し、管理部６５が、課1-1-1のカラー利用実績を77枚から92枚に更新している。管理部６５は、更新後の利用管理テーブルを参照し、設定された割合の90%を超えているため、利用実績が上限に近づいていることの通知を送信するように、送信部６３に対して指示する。
【００５３】
送信部６３は、その指示を受けて、ユーザ端末１３にその通知を送信する。通知には、更新後の利用実績、上限値、上限値に対する利用実績の割合、譲渡を依頼するための画面へのリンク等の情報が含まれる。図９にその通知の内容を例示する。図９は、メールにより通知する場合の内容を示した図である。メールには、宛先のメールアドレス、件名、その内容として、更新後の利用実績、上限値、割合、ボタンが含まれている。
【００５４】
管理者は、ユーザ端末１３を使用し、上記のメールを受信し、その内容を見て、システムにログインし、譲渡を依頼するための画面を表示させ、必要な情報を入力した後、管理サーバ１１に送信して譲渡を依頼することができる。
【００５５】
ユーザ端末１３は、システムにログインする際、図１０に示すログイン画面を表示する。このログイン画面は、メールに含まれるボタンを押下することで表示させることができる。管理者は、ログイン画面において、ユーザIDおよびパスワードを入力し、ログインボタンを押下することでログインし、図１１に示す譲渡を依頼するための画面を表示させる。
【００５６】
管理者は、この画面において、譲渡を依頼する印刷枚数、その理由、希望納期、備考の欄に入力し、譲渡依頼ボタンを押下して、譲渡を依頼する。印刷枚数は、カラー、モノクロの各々に対し、必要な枚数を数字で入力する。理由、納期、備考は、依頼先が譲渡を承認するかどうかを判断するのに利用される。
【００５７】
第１の受信部６１は、この依頼を受信し、その情報を選択部６２に渡す。選択部６２は、記憶部６０内に格納され、管理部６５により管理される利用管理テーブル、譲渡依頼管理テーブル、組織図に基づき、印刷枚数の譲渡の依頼に対する依頼先を選択する。依頼先を選択する方法について説明する前に、譲渡依頼管理テーブル、組織図について、図１２および図１３を参照して説明する。
【００５８】
図１２に示す譲渡依頼管理テーブルは、管理部６５により、譲渡依頼を受け付ける毎に依頼を識別するための識別情報(ID)が割り振られ、そのIDに対応付けて、依頼元、依頼先、依頼する印刷枚数、理由、納期、備考等が格納される。譲渡依頼管理テーブルは、その依頼が承認され、印刷枚数が譲渡され、利用管理テーブルが更新されたところで、その依頼の情報が削除される。このテーブルの更新も、管理部６５によって実行される。
【００５９】
組織は、営業本部や事業本部等の本部７０からセンター７１、部７２、課７３に枝分かれした階層構造となっている。このため、組織図は、図１３に示すような、本部をルートノードとし、そのルートノードから枝分かれした木構造で表される。印刷枚数の上限値は、本部７０、２つのセンター７１、４つの部７２、８つの課７３のそれぞれに対して設定されている。
【００６０】
選択部６２は、組織図を参照し、依頼元の課と同じ組織階層である部内の他の課の利用実績、上限値を参照し、譲渡可能かどうかを判断し、譲渡可能である場合、当該他の課を依頼先として選択する。依頼元の課が、課1-1-1である場合、同じ部1-1内の課1-1-2の利用実績等を参照し、譲渡可能かどうかを判断する。
【００６１】
選択部６２は、依頼先を選択した場合、その依頼先を管理部６５に通知し、管理部６５がその依頼先に対して譲渡を依頼する通知を生成し、送信部６３がその通知を依頼先である、例えばユーザ端末１４に送信する。その通知の内容は、譲渡を依頼する旨、依頼元の情報、依頼する枚数を含むものであれば、いかなる内容であってもよい。同じ部内のいずれの課からも譲渡不可である場合、譲渡不可と判断し、選択部６２は、譲渡可能なグループがない旨を管理部６５に通知し、管理部６５はその旨の通知を生成し、送信部６３がその通知をユーザ端末１３に送信する。
【００６２】
ユーザ端末１４を使用するグループ長は、その通知を受け、自グループの利用実績、上限値を確認し、枚数に十分に余裕があり、譲渡してもよいと判断した場合、その譲渡を承認する。一方、グループ長は、譲渡できないと判断した場合、その譲渡を却下する。ユーザ端末１４は、グループ長からの入力を受け付け、譲渡を承認する旨の回答または譲渡を却下する旨の回答を生成し、管理サーバ１１へその回答を送信する。
【００６３】
第２の受信部６４は、ユーザ端末１４から回答を受信する。管理部６５は、承認する旨の回答を受信した場合、利用管理テーブル、譲渡依頼管理テーブルを更新し、依頼が承認された旨、更新後の上限値等を含む通知を生成し、送信部６３がその通知を送信する。管理部６５は、利用管理テーブルについては、依頼元の上限値を引き上げ、依頼先の上限値を引き下げることにより更新し、譲渡依頼管理テーブルについては、その依頼の情報を削除することにより更新する。
【００６４】
管理部６５は、却下する旨の回答を受信した場合、譲渡依頼管理テーブルのみを更新し、依頼が却下された旨の通知を生成し、送信部６３がその通知を送信する。この場合も、管理部６５は、譲渡依頼管理テーブルについて、その依頼の情報を削除することにより更新する。
【００６５】
次に、図１４を参照して、管理サーバ１１が実行する依頼先を選択する処理について詳細に説明する。ステップ１４００からこの処理を開始し、ステップ１４０５では、図１３に示した組織図を参照し、依頼元のグループと同じ組織階層の他のグループの一覧を取得する。ここでの同じ組織階層とは、同じ部７２内の課７３である。このため、依頼元が課1-1-1である場合、同じ組織階層の他のグループは、同じ部７２内の課1-1-2のみとなる。
【００６６】
ちなみに、依頼元のグループが部1-1であった場合、同じ組織階層の他のグループは、同じセンター７１内の部1-2のみとなる。また、依頼元のグループがセンター1であった場合、同じ組織階層の他のグループは、同じ本部７０内のセンター2のみとなる。
【００６７】
ステップ１４１０では、取得されたグループ一覧の各グループにつき、上限値から利用実績を減算し、現時点で使用可能な枚数を算出する。図１５に示す例では、課1-1-2、課1-1-3、課1-1-4という３つのグループがグループ一覧として取得され、各グループにつき、カラー、モノクロの使用可能な枚数が算出されている。その使用可能な枚数から譲渡依頼で指定されている枚数を減算し、譲渡後に利用可能な利用可能量である、残りの使用可能な枚数を算出する。これも、カラー、モノクロについて算出される。
【００６８】
算出した残りの使用可能な枚数が負の値になる場合、譲渡依頼を満たすことができないので、依頼先の候補にはせず、取得されたグループ一覧から削除する。図１５に示す例では、カラー、モノクロの一方でも負の値となる場合は、依頼先の候補にはしない。このため、課1-1-4は依頼先の候補から除外され、グループ一覧から削除される。
【００６９】
再び図１４を参照して、ステップ１４１５では、グループ一覧に１以上のグループが残っているかを判断する。残っていれば、ステップ１４２０へ進み、残っていなければ、ステップ１４３５へ進む。
【００７０】
ステップ１４２５では、残ったグループの中で、残りの使用可能な枚数が最も多いグループを検索する。この検索を実施するため、検索部を備えることができる。残りの使用可能な枚数は、譲渡後のカラー使用可能枚数とモノクロ使用可能枚数とを加算した枚数であり、その枚数が最も多いグループを検索する。図１５に示す例では、課1-1-2が224枚、課1-1-3が238枚で最も多いことから、課1-1-3が検索される。
【００７１】
ステップ１４３０では、検索されたグループ、上記の例では課1-1-3を、依頼先として選択し、ステップ１４４０でこの処理を終了する。残りの使用可能な枚数が多いグループを依頼先として選択するのは、そのようなグループほど、譲渡の依頼が承認される可能性が高いためである。
【００７２】
ステップ１４３５では、グループ一覧に１つもグループが残っていないため、依頼先を選択することができず、依頼先なしと判定し、ステップ１４４０でこの処理を終了する。
【００７３】
ステップ１４３０で依頼先として選択されたグループのグループ長に対して、譲渡を依頼する内容の通知を送信するが、その内容は、図１６に示すような内容とすることができる。その通知は、メールで送信することができ、その内容として、譲渡を依頼する枚数、理由、納期、備考、依頼先の上限値および利用実績を含むことができる。また、このメールは、承認ボタンと却下ボタンとを含むことができ、グループ長は、自グループの上限値、利用実績も考慮して、いずれかを選択して回答することができる。
【００７４】
管理部６５は、依頼が承認された場合に利用管理テーブルを更新するが、その更新後の利用管理テーブルを、図１７に例示する。管理部６５は、依頼が、図１６に示すようにカラー20枚であるため、依頼元の課1-1-1のカラーの上限値を100から120に引き上げ、依頼先の課1-1-2のカラーの上限値を100から80に引き下げる。
【００７５】
管理部６５は、利用管理テーブルの更新後、承認された旨、譲渡依頼の内容、更新後の上限値、利用実績を含む結果を生成し、送信部６３が、その結果を管理者のユーザ端末１３に送信する。その結果の内容は、図１８に示すような内容とすることができる。この結果では、カラーの上限値が引き上げられたことから、上限値に対する利用実績の割合が、通知の閾値90%より低い76.7%となっている。
【００７６】
ステップ１４３５で依頼先なしと判定された場合は、管理者に対して依頼先がない旨を通知することができる。その通知の内容を、図１９に例示する。この通知も、メールで送信することができる。この通知は、依頼先がない旨、譲渡依頼の内容を含むことができる。譲渡依頼の内容を含むため、管理者は、譲渡を依頼する枚数を先に依頼した枚数より少なくして再度依頼することができる。
【００７７】
図１４に示す処理の結果は、譲渡結果管理テーブルに格納し、管理することができる。その譲渡結果管理テーブルを、図２０に例示する。譲渡結果管理テーブルは、譲渡を依頼する際に割り振られた譲渡依頼IDと結果である承認または譲渡可能グループなしとを対応付けて格納する。
【００７８】
図１４に示したようにして、依頼先を選択し、その依頼先に譲渡を依頼することができるが、必ずしも譲渡の依頼を承認する旨の回答が得られるものではない。図２１は、譲渡の依頼を却下する旨の回答を受信する場合を含む、情報処理システムが実行する全体の処理の流れを示した図である。S1からS11までの処理は、図４に示したS1からS11までの処理と同じであるため、その説明を省略する。
【００７９】
図２１に示す例では、ユーザ端末１４は、グループ長からの却下の指示を受けて、その譲渡依頼に対して却下する旨の回答を送信する(S12)。管理サーバ１１は、その回答を受信し、他の依頼先を検索する(S13)。却下する旨の回答を送信したグループ以外のグループを、取得されたグループ一覧から検索する（S14）。この検索も、上記の検索部により実施することができる。そして、S9に戻る。
【００８０】
そのグループが１つしかない場合、そのグループを依頼先として選択し、２以上ある場合は、上記と同様、残りの使用可能枚数が最も多いグループを依頼先として選択する(S9)。そして、その依頼先に譲渡を依頼する内容の通知を送信し(S11)、その依頼先から回答を受信する(S12)。それで承認の回答が得られれば、管理サーバ１１は、承認された旨、譲渡依頼の内容、更新後の上限値、利用実績を含む結果を生成し、ユーザ端末１３に送信する(S15)。
【００８１】
一方、他の依頼先を検索し、依頼先が見つからなかった場合、管理サーバ１１は、譲渡可能なグループが存在しなかったものとして、譲渡可能なグループがない旨の通知を、ユーザ端末１３に対して送信する(S10)。なお、この場合の処理は、図２２に示すように、図５（ｂ）に示した機能部に加え、上記の検索部６７を備えた情報処理システムにより実施することができる。検索部６７が行う処理の内容については上記に説明したので、ここでは説明を省略する。
【００８２】
図２１に示した処理において、管理サーバ１１が実行する依頼先を選択する処理を、図２３を参照して説明する。ステップ２３００から開始し、ステップ２３０５、ステップ２３１０、ステップ２３２０以降は、図１４のステップ１４０５、ステップ１４１０、ステップ１４１５以降と同じ処理である。この処理では、ステップ２３１５が追加されている。
【００８３】
ステップ２３１５では、グループ一覧から既に譲渡依頼を却下したグループを削除する。この情報は、譲渡却下管理テーブルに格納し、却下したグループを管理することができる。図２４に、譲渡却下管理テーブルを例示する。図２４では、譲渡依頼IDが102の依頼に対して、課1-1-3、課1-1-4が譲渡依頼を却下する旨の回答を送信している。
【００８４】
これまで組織図を参照し、同じ組織階層の他のグループに対してのみを検索対象としているが、部毎ではなく、センター毎に枚数に制限を設けている場合は、センター内の他の部についても検索対象とすることができる。また、本部に対して枚数に制限を設けている場合は、本部内の他のセンターについても検索対象とすることができる。
【００８５】
このようにして、他のグループから印刷枚数を譲渡してもらうことで、急に印刷しなければならない状況が発生した場合に、その部のトータルコストを増加させることなく、予め設定された上限値を超えて印刷することが可能となる。また、譲渡依頼が却下された場合でも、他の依頼先を自動で検索し、その依頼先に依頼することができるため、効率的に譲渡依頼を実施することができる。
【００８６】
これまで本発明を、情報処理システム、情報処理方法およびプログラムとして上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではない。本発明は、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【００８７】
したがって、上記のプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでフロッピー（登録商標）ディスク、CD(Compact Disk)、CD-R(Compact Disk Read Only Memory)、DVD(Digital Versatile Disk)、SDメモリカード(SD Memory Card)、USBメモリ(Universal Serial Bus Memory)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成することができる。また、上記のプログラムは、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成されていてもよい。さらに、上記のプログラムを他の各種ソフトウェアとともにROM等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【００８８】
上記の実施形態では、上記の各機能部は、CPU４０がHDD４３等に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、各機能部を実現するプログラムがRAM４２上にロードされ、上記の各機能部が生成されている。しかしながら、これに限られるものではなく、例えば各機能部のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（例えば半導体集積回路）で実現されていてもよい。
【符号の説明】
【００８９】
１０…MFP、１１…管理サーバ、１２〜１４…ユーザ端末、１５…ネットワーク、２０…コントローラ、２１…操作パネル、２２…スキャナエンジン、２３…プリントエンジン、３０…CPU、３１…ROM、３２…RAM、３３…NVRAM、３４…HDD、３５…ネットワークI/F、３６…操作パネルI/F、３７…スキャナエンジンI/F、３８…プリントエンジンI/F、３９…バス、４０…CPU、４１…ROM、４２…RAM、４３…HDD、４４…ネットワークI/F、４５…バス、５０…受信部、５１…入力受付部、５２…制御部、５３…送信部、５４…表示部、６０…記憶部、６１…第１の受信部、６２…選択部、６３…送信部、６４…第２の受信部、６５…管理部、６６…第３の受信部、６７…検索部、７０…本部、７１…センター、７２…部、７３…課
【先行技術文献】
【特許文献】
【００９０】
【特許文献１】特開２０１１−２５９２８３号公報
【図１】
2017167928.tif 000003
【図２】
2017167928.tif 000004
【図３】
2017167928.tif 000005
【図４】
2017167928.tif 000006
【図５】
2017167928.tif 000007
【図６】
2017167928.tif 000008
【図７】
2017167928.tif 000009
【図８】
2017167928.tif 000010
【図９】
2017167928.tif 000011
【図１０】
2017167928.tif 000012
【図１１】
2017167928.tif 000013
【図１２】
2017167928.tif 000014
【図１３】
2017167928.tif 000015
【図１４】
2017167928.tif 000016
【図１５】
2017167928.tif 000017
【図１６】
2017167928.tif 000018
【図１７】
2017167928.tif 000019
【図１８】
2017167928.tif 000020
【図１９】
2017167928.tif 000021
【図２０】
2017167928.tif 000022
【図２１】
2017167928.tif 000023
【図２２】
2017167928.tif 000024
【図２３】
2017167928.tif 000025
【図２４】
2017167928.tif 000026