(57)【要約】【課題】マイナンバーに基づいて組織内人事関連情報を一括して処理できる組織内人事関連情報システムを提供する。【解決手段】情報処理部と、表示部と、情報記録部と、を備え、情報処理部は、組織内人事関連情報を入力する入力部と、入力された組織内人事関連情報を組織内対象者に割り振られたマイナンバーに基づいて処理する情報管理部と、処理された組織内人事関連情報を送信して表示部に表示させる情報通信部と、を有することを特徴とする組織内人事関連情報システムである。 【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理部と、
表示部と、
情報記録部と、
を備え、
情報処理部は、組織内人事関連情報を入力する入力部と、
入力された組織内人事関連情報を、組織内対象者に割り振られるマイナンバーに基づいて、処理する情報管理部と、
処理された組織内人事関連情報を送信して表示画面に表示させる情報通信部と、
を有することを特徴とする組織内人事関連情報システム
【請求項２】
前記情報管理部が、前記組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理情報に関する情報管理情報指示部を有することを特徴とする請求項１に記載の組織内人事関連情報システム
【請求項３】
前記情報管理部が、前記組織内人事関連情報を処理した対象、日時、処理者などの情報処理の情報履歴記録指示部を有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の組織内人事関連情報システム
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、マイナンバーに基づいて組織内人事関連情報を一括して処理できる組織内人事関連情報システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等の組織は、社員などの構成員の入社、異動、退職など人事関連情報を記載した様々な帳票類をコンピュータシステム上で作成・管理している。２０１６年１月よりマイナンバー制度（社会保障・税番号制度）が導入され、企業等は厳格な情報管理を要求されるマイナンバーを社員や取引先等から収集・管理しなければならなくなり、組織内のマイナンバーに対応する仕組みづくり、業務フローなどのコンピュータシステム体制を確立することが求められる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００８−５９２４２号公報
【特許文献２】特開２０１４−０４１４９０号公報
【０００４】
特許文献１には、特有の番号を使用した情報処理システムが記載されている。
特許文献２には、マイナンバーを利用した銀行口座振替システムが記載されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記の特許文献１は、業務の処理に関するものであるが、特有の識別標識が必要である。特許文献２は、マイナンバーを利用しているが、その利用範囲は銀行の口座振替に限定されている。
【０００６】
従って、普遍的な識別標識に基づいて組織内人事関連情報を一括して処理できる組織内人事関連情報システムを提供することが求められている。また、個人情報などが含まれるデータなので加削、重要度、保持期間などの管理を正確に行うための情報が欲しい、秘密情報の管理要件であるアクセスの履歴が残ることが望ましい、などの課題がある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、本発明は、以下のような解決手段を提供する。
【０００８】
第１の発明は、
情報処理部と、
表示部と、
情報記録部と、
を備え、
情報処理部は、
組織内人事関連情報を入力する入力部と、
入力された組織内人事関連情報を、組織内対象者に割り振られるマイナンバーに基づいて処理する情報管理部と、
処理された組織内人事関連情報を送信して表示部に表示させる情報通信部と、
を有することを特徴とする組織内人事関連情報システムである。
【０００９】
上記の構成によれば、マイナンバーによる組織内人事関連情報の一括的な管理が可能となる。
【００１０】
第２の発明は、前記情報管理部が、前記組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理情報に関する情報管理情報指示部を有することを特徴とする請求項１に記載の組織内人事関連情報システムである。
【００１１】
上記の構成によれば、組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理が容易となる。
【００１２】
第３の発明は、前記情報管理部が、前記組織内人事関連情報を処理した対象、日時、処理者などの情報履歴に関する情報履歴記録指示部を有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の組織内人事関連情報システムである。
【００１３】
上記の構成によれば、前記組織内人事関連情報を処理した対象、日時、処理者などの情報履歴を記録することができる。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、社内人事情報の一括的な管理が可能となる。更に、組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理が容易となる。更に、前記組織内人事関連情報を処理した対象、日時、処理者などの情報履歴を記録することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の一実施形態（入社時）に係る対象者のマイナンバーの登録および組織内人事関連情報処理の業務フローの全体を示す図であり、１００から１５０の部分が、本件発明の構成にあたる。
【図２】本発明の一実施形態（入社時）に係る組織内人事関連情報処理の機能ブロックを示す図である。
【図３−１】本発明の一実施形態（入社時）に係る組織内人事関連情報画面の詳細の一例（入力画面）を示す図である。
【図３−２】本発明の一実施形態（入社時）に係る組織内人事関連情報画面の詳細の一例（連動表示画面）を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、本発明を実施するための実施形態について説明する。
【００１７】
日本国政府（内閣官房）の発表によると、２０１６年１月よりマイナンバー制度（社会保障・税番号制度）が導入され、企業等は厳格な情報管理を要求されるマイナンバーを社員や取引先から収集・管理しなければならなくなり、組織内のマイナンバーに対応する仕組みづくり、業務フローなどの運用体制を確立することが求められるとされ、マイナンバー制度について、概略、下記のように説明がされている。
【００１８】
「マイナンバーは、国や地方公共団体などで、社会保障、税、災害対策の３つの分野のうち、法律か自治体の条例で定められた手続でのみ使用されます。平成２８年１月以降、年金、医療保険、雇用保険、福祉の給付や税の手続などで、申請書等にマイナンバーの記載が求められます。」
【００１９】
「民間事業者は、従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続や、給与の源泉徴収票の作成を行っています。また、証券会社や保険会社でも、配当金・保険金等の支払調書の作成事務を行っています。平成２８年１月以降、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要になります。給与の支払を受ける方や金融機関と取引がある方は、勤務先や証券会社、保険会社等の金融機関に本人や家族のマイナンバーを提示する必要があります。また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければなりません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバー（又は法人番号）を提供してもらう必要があります。」
【００２０】
「マイナンバー制度は、社会保障や税の手続で全従業員に関係する制度です。平成２８年１月以降、税や社会保障の手続のために、それぞれの帳票等の提出時期までに、パートやアルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に番号を記載することになります。また、マイナンバーをその内容に含む個人情報（特定個人情報）は適切に管理することが必要です。」
【００２１】
「なりすまし防止のため、本人確認は厳格に行ってください。
番号のみでの本人確認では、なりすましのおそれもあることから、日本の制度では、番号のみでの本人確認は認められません。必ず、番号が正しいことの確認に加え、番号の正しい持ち主であることを確認する身元確認が必要です。また、代理人による手続の場合、（１）法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状による「代理権の確認」、（２）「代理人の身元確認」、（３）「本人の番号確認」を行う必要があります。」
【００２２】
「本人確認は「番号確認」と「身元確認」が必要です。
従業員が「個人番号カード」を持っている場合には、番号確認と身元確認がこのカードのみで可能です。個人番号カードを持っていない従業員については、番号確認は平成２７年１０月以降に郵送される「通知カード」での確認が基本です。」
【００２３】
「マイナンバーには利用、提供、収集に関する制限があります。
まず、マイナンバーの利用範囲は、現在の法律では、社会保障、税、災害対策に限定されていますので、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。
例えば、マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできません。また、法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできません。例えば、給与の源泉徴収事務の場合、従業員は扶養控除等申告書に扶養親族のマイナンバー、自分のマイナンバーを記載して、事業者に提出します。提供を求める時期は、当該事務の発生時点が原則ですが、契約の締結時など、当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます。収集に関しても、法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集できません。例えば、他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たります。」
【００２４】
「事業者は、マイナンバーや特定個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりませんし、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。特定個人情報等の取扱いに当たっては、マイナンバーを取り扱う事務の範囲を明確化することが重要です。」
【００２５】
「マイナンバーの保管（廃棄）にも制限があります。マイナンバーをその内容に含む個人情報である特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。また、マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。例えば、雇用契約等の継続的な関係にある場合に、従業員等から提供を受けたマイナンバーを給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。一方、法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令で定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です。このように、マイナンバーの保管（廃棄）には制限があり、廃棄又は削除を前提として、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムであれば、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築することなどが望ましいと考えられます。」
【００２６】
企業等は、日々、社員等の入社や異動、退職など人事関連情報を記載した様々な帳票類を作成・管理している。発明者は、このマイナンバーが個々の社員毎に付与されることに着目し、マイナンバーを様々な帳票のデータに付すことにより、膨大な帳票類の中から、容易に当該社員の帳票類を検索でき、かつ、その記載の追加、変更、削除などを一括して管理するシステムを開発した。更に、社員や取引先から取得したマイナンバーを特定個人情報と結びつける際、その秘密性の保持とアクセス性の履歴が重要なポイントとなるので、それに応じたシステムを開発した。
【００２７】
図１に、本発明の一実施形態に係る対象者のマイナンバーの登録および組織内人事関連情報処理の業務フローを示す。情報処理部に組織内人事関連情報が１００で入力され、該入力された組織内人事関連情報を、組織内対象者に割り振られたマイナンバーに基づいて、１１０で処理され、該処理された情報が１２０で送られて、１３０で記録され、１６０で表示される。前記組織内人事関連情報には、前記組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理情報が含まれているので、その指示に従って処理が１４０で行われる。また、前記組織内人事関連情報を処理した対象、日時、処理者などの全部または一部の処理履歴が１５０で記録指示される。そしてこれらも１６０で表示される。
図２に、本発明の一実施形態に係る組織内人事関連情報システムの機能ブロックを示す。情報処理部に組織内人事関連情報を入力する入力部は、２０１にあたる。入力された組織内人事関連情報を処理する情報処理部２０２は、組織内対象者に割り振られマイナンバーに振付ける情報管理部２０３と前記組織内人事関連情報が送受信される情報通信部２０４を含む。
情報が記録される情報記録部は２０５にあたる。
前記組織内人事関連情報中に前記組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理情報が指示される情報管理情報指示部は、２０６にあたる。前記組織内人事関連情報を処理した対象、日時、処理者などの処理履歴が記録される情報履歴記録指示部は、２０７にあたる。
これらの情報が表示される表示画面は２０８にあたる。
【００２８】
図３に、本発明の一実施形態に係る組織内人事関連情報システムの画面表示図を示す。図３−１が入力段階での画面、図３−２が表示画面である。
【００２９】
本発明の組織内人事関連情報システムを実現するコンピュータは，プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置，情報を記憶するＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置と，ディスプレイ（画面）などの表示装置と，キーボードやポインティングデバイス（マウスやテンキーなど）などの入力装置と，演算装置の処理結果や記憶装置に記憶する情報をインターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置とを有している。コンピュータ上で実現する各機能は，その処理を実行する手段（プログラムやモジュールなど）が演算装置に読み込まれることでその処理が実行される。各機能は，記憶装置に記憶した情報をその処理において使用する場合には，該当する情報を当該記憶装置から読み出し，読み出した情報を適宜，演算装置における処理に用いる。本発明における各手段は，その機能が論理的に区別されているのみであって，物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。
【００３０】
次に本発明の組織内人事関連情報システムを実現するコンピュータの構成の一例を図２の機能ブロック図を用いて説明する。
【００３１】
情報処理部に組織内人事関連情報を入力する入力部２０１は、入力担当者が利用するコンピュータである担当者端末の入力装置などである。
【００３２】
情報処理部２０２の情報管理部２０３と情報通信部２０４は、プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置などである。
【００３３】
本発明の組織内人事関連情報システムの対象者に関する属性情報（氏名，住所，地位、給与、その他）の情報を記憶している情報記録部２０５は，情報を記憶するハードディスクなどの記憶装置などである。
【００３４】
対象者の登録を行う場合には，「新規対象者登録」を選択し，対象者の情報の入力画面を表示させ，対象者の情報の入力を受け付ける。ここで入力された組織内人事情報は，インターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置である情報通信部２０４で受け付けられる。送受信された組織内人事情報は，情報管理部２０３のＲＡＭなどで一時的に記憶され、最終的に情報記録部２０５に記憶される。
【００３５】
組織内人事関連情報を更新しようとする場合、情報管理部２０３は，情報通信部２０４で受け付けたマイナンバーに基づいて，対象者を，情報記録部２０５で記憶された対象者に関する情報から特定する。
【００３６】
情報管理部２０３は，特定された対象者に関する帳票内の一連の情報を特定し，特定された帳票内の一連の情報を、予め定められた条件に従い、処理する。
【００３７】
情報通信部２０４は、更新された帳票内の一連の情報を表示部２０８であるディスプレイなどの表示装置に送信する。
【００３８】
ところで、これらの情報は、更新が必要な場合があるが、それを失念してしまう場合もある。そこで，マイナンバーに基づいて、前記組織内人事関連情報が、前記組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理情報ともに、情報管理情報指示部２０６から情報管理部２０３に送られる。
【００３９】
その情報管理情報を，表示画面を表示する表示部であるディスプレイなどの表示装置２０８に表示することで，担当者はその対応の必要を知り得る。
【００４０】
これらの変更の履歴は、変更を行った者のアクセス権限の履歴とともに、情報履歴記録指示部２０７により情報記録部２０５で記憶されているので、これを閲覧したい場合には，直近の画面を確認しても良いし，マイナンバーの情報に基づいて情報記録部２０５から検索しても良い。
【００４１】
以上、実施形態を用いて本発明を説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されないことは言うまでもない。上記実施形態に、多様な変更または改良を加えることが可能であることが当業者に明らかである。またその様な変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。
【産業上の利用可能性】
【００４２】
本発明の組織内人事関連情報システムによって，一括して組織内人事情報を処理することができるので，利便性が高い。組織内人事関連情報の加削、重要度、保持期間などの情報管理が可能となる。前記組織内人事関連情報を処理した対象、日時、処理者などの処理履歴を記録することができる。
【符号の説明】
【００４３】
１００情報入力
１１０情報処理
１２０情報送信
１３０情報記録
１４０情報管理情報指示
１５０情報履歴記録指示
１６０情報表示
２０１入力部
２０２情報処理部
２０３情報管理部
２０４情報通信部
２０５情報記録部
２０６情報管理情報指示部
２０７情報履歴記録指示部
２０８表示部
【図１】
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【図２】
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【図３−１】
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【図３−２】
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