(57)【要約】【課題】画像読取装置からの資料の登録を容易化できる画像読取装置を提供することを課題とする。【解決手段】複数の端末装置間において共有表示される資料と該資料を共有表示する複数の端末装置とを識別情報と対応付けて管理する管理装置に、ネットワークを介して接続される画像読取装置であって、識別情報を読み取る識別情報読取手段と、原稿から画像データを読み取る画像データ読取手段と、識別情報読取手段が読み取った識別情報と画像データ読取手段が読み取った画像データとに基づき、管理装置に識別情報読取手段が読み取った識別情報と対応付けて画像データ読取手段が読み取った画像データを登録するためのメッセージを生成するメッセージ生成手段と、メッセージを管理装置に送信する送信手段と、を有することにより上記課題を解決する。【選択図】  図１
2017028645.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末装置間において共有表示される資料と該資料を共有表示する前記複数の端末装置とを識別情報と対応付けて管理する管理装置に、ネットワークを介して接続される画像読取装置であって、
前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
原稿から画像データを読み取る画像データ読取手段と、
前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データとに基づき、前記管理装置に前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と対応付けて前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データを登録するためのメッセージを生成するメッセージ生成手段と、
前記メッセージを前記管理装置に送信する送信手段と、
を有する画像読取装置。
【請求項２】
前記識別情報読取手段は、
前記画像データ読取手段が原稿から読み取った画像データに、資料追加用の原稿であることを示す情報が含まれていた場合に、前記資料追加用の原稿であることを示す情報が含まれていた原稿の画像データから前記識別情報を読み取ること
を特徴とする請求項１記載の画像読取装置。
【請求項３】
前記資料追加用の原稿であることを示す情報が含まれていた原稿の画像データには前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データを前記管理装置に登録するために必要な情報が含まれていること
を特徴とする請求項２記載の画像読取装置。
【請求項４】
前記メッセージ生成手段は、
前記資料追加用の原稿に続けて１枚以上の原稿から読み取った画像データを、前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と対応付けて前記管理装置に登録するためのメッセージを生成すること
を特徴とする請求項２又は３記載の画像読取装置。
【請求項５】
前記識別情報読取手段は、前記端末装置の画面に前記識別情報が表示されていた場合に前記端末装置の画面から前記識別情報を読み取ること
を特徴とする請求項１記載の画像読取装置。
【請求項６】
前記端末装置の画面に前記識別情報が表示されていた場合に前記端末装置の画面から前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データを前記管理装置に登録するために必要な情報が含まれていること
を特徴とする請求項５記載の画像読取装置。
【請求項７】
複数の端末装置間において共有表示される資料と該資料を共有表示する前記複数の端末装置とを識別情報と対応付けて管理する管理装置に、ネットワークを介して接続される画像読取装置を、
前記識別情報を読み取る識別情報読取手段、
原稿から画像データを読み取る画像データ読取手段、
前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データとに基づき、前記管理装置に前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と対応付けて前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データを登録するためのメッセージを生成するメッセージ生成手段、
前記メッセージを前記管理装置に送信する送信手段、
として機能させるためのプログラム。
【請求項８】
複数の端末装置間において共有表示される資料と該資料を共有表示する前記複数の端末装置とを識別情報と対応付けて管理する管理装置に、ネットワークを介して接続される画像読取装置が行う資料登録方法であって、
前記識別情報を読み取る識別情報読取ステップと、
原稿から画像データを読み取る画像データ読取ステップと、
前記識別情報読取ステップにおいて読み取った前記識別情報と前記画像データ読取ステップにおいて読み取った前記画像データとに基づき、前記管理装置に前記識別情報読取ステップで読み取った前記識別情報と対応付けて前記画像データ読取ステップで読み取った前記画像データを登録するためのメッセージを生成するメッセージ生成ステップと、
前記メッセージを前記管理装置に送信する送信ステップと、
を有する資料登録方法。
【請求項９】
原稿から画像を読み取る画像読取装置と、複数の端末装置間において共有表示される資料と該資料を共有表示する前記複数の端末装置とを識別情報と対応付けて管理する管理装置により実行されるプログラムと、を有する情報処理システムであって、
前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
前記画像読取装置において原稿から画像データを読み取る画像データ読取手段と、
前記画像読取装置において前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データとに基づき、前記管理装置に前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と対応付けて前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データを登録するためのメッセージを生成するメッセージ生成手段と、
前記画像読取装置において前記メッセージを前記管理装置に送信する送信手段と、
前記管理装置において前記メッセージに基づき、前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と対応付けて前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データを登録して管理する資料情報管理手段と、
を有する情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は画像読取装置、プログラム、資料登録方法及び情報処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子文書をＰＣやスマートデバイスなどの参加者端末に表示させると共に、各参加者端末間で表示ページなどを同期させながら会議を進める電子会議システムが利用されるようになった。
【０００３】
従来の電子会議システムには、会議の後、会議で共有画面上に表示された文書を容易に利用（印刷、表示、会議関係者への通知など）できるものがあった。従来の電子会議システムは、会議ＩＤと会議の進行に応じて共有画面上に表示された共有文書とを関連付けてデータベースに登録し、会議ＩＤが表示された会議シートを複合機に出力させている。
【０００４】
そして、従来の電子会議システムは画像読取装置が会議シートの画像を読み取り、会議シートの画像から認識した会議ＩＤに関連付く共有文書を取得して出力していた（例えば特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
例えば電子会議システムで用いる会議資料は、予めＰＤＦなどに電子文書化され、会議サーバなどの会議管理装置に事前に登録して利用される。なお、会議資料が紙の資料である場合は、スキャナ機能を有する複合機（ＭＦＰ）などの画像読取装置から紙の資料を読み取り、電子文書化し、会議管理装置に事前に登録して利用していた。
【０００６】
しかし、従来の電子会議システムでは会議管理装置に電子文書化した会議資料を登録する場合、電子文書化した資料を登録する会議を選択する必要がある。このため、操作パネルが搭載されていない画像読取装置から紙の会議資料を読み取る場合は、電子文書化した資料を登録する会議の選択が困難であった。また、操作パネルが搭載されている画像読取装置であっても、操作に不慣れなユーザにとって、電子文書化した資料を登録する会議の選択は困難な場合があった。
【０００７】
本発明の実施の形態は、上記の点に鑑みなされたもので、画像読取装置からの資料の登録を容易化できる画像読取装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、本願請求項１は、複数の端末装置間において共有表示される資料と該資料を共有表示する前記複数の端末装置とを識別情報と対応付けて管理する管理装置に、ネットワークを介して接続される画像読取装置であって、前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、原稿から画像データを読み取る画像データ読取手段と、前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データとに基づき、前記管理装置に前記識別情報読取手段が読み取った前記識別情報と対応付けて前記画像データ読取手段が読み取った前記画像データを登録するためのメッセージを生成するメッセージ生成手段と、前記メッセージを前記管理装置に送信する送信手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明の実施の形態によれば、画像読取装置からの資料の登録を容易化できる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。
【図２】本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
【図３】本実施形態に係る複合機の一例のハードウェア構成図である。
【図４】本実施形態に係る複合機の一例の機能ブロック図である。
【図５】会議管理装置の一例の機能ブロック図である。
【図６】会議作成画面の一例のイメージ図である。
【図７】会議情報テーブルの一例の構成図である。
【図８】会議一覧画面の一例のイメージ図である。
【図９】コンテキストメニューの一例の構成図である。
【図１０】会議資料追加シート印刷処理の一例のフローチャートである。
【図１１】会議資料追加シートの一例のイメージ図である。
【図１２】プログラム選択画面の一例のイメージ図である。
【図１３】スタート待ち画面の一例のイメージ図である。
【図１４】会議資料追加シートを用いて会議資料を追加する場合に、複合機にセットされる原稿の一例のイメージ図である。
【図１５】資料登録処理の一例のフローチャートである。
【図１６】エラーメッセージ画面の一例のイメージ図である。
【図１７】会議資料追加メッセージの一例の構成図である。
【図１８】資料情報テーブルの一例の構成図である。
【図１９】本実施形態における議題を表す説明図である。
【図２０】議題一覧画面の一例のイメージ図である。
【図２１】コンテキストメニューの他の例の構成図である。
【図２２】議題資料追加シート印刷処理の一例のフローチャートである。
【図２３】議題資料追加シートの一例のイメージ図である。
【図２４】資料登録処理の他の例のフローチャートである。
【図２５】議題資料追加メッセージの一例の構成図である。
【図２６】資料情報テーブルの他の例の構成図である。
【図２７】コンテキストメニューの他の例の構成図である。
【図２８】メールアドレス入力画面の一例のイメージ図である。
【図２９】会議資料追加メール送信処理の一例のフローチャートである。
【図３０】資料登録処理の一例のフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
次に、本発明の実施の形態について、詳細に説明する。なお、本実施形態では画像読取装置から資料の登録を行う情報処理システムの一例として、複合機から紙の資料の登録を行う会議システムを説明する。
［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。図１の会議システム１は会議管理装置１０、複合機（ＭＦＰ）１１、会議登録用端末１２、１台以上の参加者端末１３が、ＬＡＮなどのネットワークＮ１に接続される構成を一例として示している。
【００１２】
会議管理装置１０は会議の作成要求、会議資料の登録要求を受け付け、後述の会議情報や資料情報、資料データを保存する。また、会議管理装置１０は会議の開催や参加制御などを行う。
【００１３】
会議管理装置１０は１つ以上のコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスにより実現できる。また、会議管理装置１０は所謂クラウドサービスの形態をとることもできる。会議管理装置１０は、会議システム１専用の装置や、一般的なワークステーションやＰＣなどの情報処理装置により実現される。
【００１４】
複合機１１は画像読取装置の一例である。画像読取装置は、スキャン機能を持つ電子機器であればよく、スキャナ、複合機などである。複合機１１はセットされた紙（原稿）の会議資料をスキャンし、そのスキャン結果により、後述するように資料情報、会議資料の登録要求を行う。また、複合機１１は電子文書化した資料データを会議資料として会議管理装置１０に登録（アップロード）する。このように、複合機１１は会議管理装置１０に登録済みの会議に対して、紙の会議資料をスキャンして電子文書化した資料データを登録できる。
【００１５】
会議登録用端末１２は、会議情報及び資料情報を会議管理装置１０に登録する機能を備えている。会議登録用端末１２を操作するユーザは、会議登録用端末１２から会議情報及び資料情報を会議管理装置１０に登録できる。なお、会議登録用端末１２は、ＰＣやタブレット端末、スマートフォンや携帯電話、ＰＤＡなどの端末装置、仮想マシンの他、会議システム１専用の装置であってもよい。
【００１６】
会議登録用端末１２は１つ以上のコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスにより実現できる。また、会議登録用端末１２上で動作するソフトウェアやサービスは単体で動作するネイティブアプリケーションであっても、Ｗｅｂブラウザと、そのＷｅｂブラウザ上で動作するＷｅｂアプリケーションであってもよい。
【００１７】
参加者端末１３は会議アプリケーションが起動される。参加者端末１３は会議情報や資料情報を会議管理装置１０から取得し、資料データをダウンロードし、会議に参加する機能を備えている。会議の参加者は参加者端末１３から会議に参加できる。
【００１８】
なお、参加者端末１３はＰＣやタブレット端末、スマートフォンや携帯電話、ＰＤＡ等の端末装置、仮想マシン、電子ホワイトボード等の表示装置、プロジェクタ等の投影装置等の他、会議システム１専用の装置であってもよい。
【００１９】
会議システム１において、会議管理装置１０、複合機１１、会議登録用端末１２、参加者端末１３はネットワークＮ１を介してデータ通信可能である。ネットワークＮ１はＬＡＮの他、インターネットや専用線でもよいし、有線であっても無線であってもよい。
【００２０】
例えば参加者端末１３は会議への参加中、他の参加者端末１３と同じ資料データが表示される。また、参加者端末１３は会議への参加中、会議管理装置１０から発表者などの他の参加者端末１３からの入力操作（ページめくり等）をリアルタイムに受信し、他の参加者端末１３と表示画面の共有を行うことができる。
【００２１】
＜ハードウェア構成＞
会議管理装置１０、会議登録用端末１２、参加者端末１３は、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ１００により実現される。図２は本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
【００２２】
図２に示したコンピュータ１００は、入力装置１０１、表示装置１０２、外部Ｉ／Ｆ１０３、ＲＡＭ１０４、ＲＯＭ１０５、ＣＰＵ１０６、通信Ｉ／Ｆ１０７、及びＨＤＤ１０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。なお、入力装置１０１及び表示装置１０２は必要なときに接続して利用する形態であってもよい。
【００２３】
入力装置１０１はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置１０２はディスプレイ等を含み、コンピュータ１００による処理結果を表示する。
【００２４】
通信Ｉ／Ｆ１０７はコンピュータ１００を各種ネットワークに接続するインタフェースである。これにより、コンピュータ１００は通信Ｉ／Ｆ１０７を介してデータ通信を行うことができる。
【００２５】
また、ＨＤＤ１０８は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置の一例である。格納されるプログラムやデータには、コンピュータ１００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ、及びＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェア（以下、単にアプリケーションと呼ぶ）などがある。なお、コンピュータ１００はＨＤＤ１０８に替え、記憶媒体としてフラッシュメモリを用いるドライブ装置（例えばソリッドステートドライブ：ＳＳＤ）を利用するものであってもよい。
【００２６】
外部Ｉ／Ｆ１０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体１０３ａなどがある。これにより、コンピュータ１００は外部Ｉ／Ｆ１０３を介して記録媒体１０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体１０３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリなどがある。
【００２７】
ＲＯＭ１０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）の一例である。ＲＯＭ１０５にはコンピュータ１００の起動時に実行されるＢＩＯＳ、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ１０４はプログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）の一例である。
【００２８】
ＣＰＵ１０６は、ＲＯＭ１０５やＨＤＤ１０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ１０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ１００全体の制御や機能を実現する演算装置である。
【００２９】
会議管理装置１０、会議登録用端末１２、参加者端末１３は、例えば上記ハードウェア構成のコンピュータ１００上でプログラムを実行することにより、後述するような各種処理を実現できる。
【００３０】
図１の複合機１１は、例えば図３に示すようなハードウェア構成のコンピュータにより実現される。図３は本実施形態に係る複合機の一例のハードウェア構成図である。図３に示した複合機１１は、コントローラ２０１、操作パネル２０２、外部Ｉ／Ｆ２０３、通信Ｉ／Ｆ２０４、プリンタ２０５及びスキャナ２０６などを備える。
【００３１】
コントローラ２０１はＣＰＵ２１１、ＲＡＭ２１２、ＲＯＭ２１３、ＮＶＲＡＭ２１４及びＨＤＤ２１５などを備える。ＲＯＭ２１３は、各種プログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ２１２はプログラムやデータを一時保持する。ＮＶＲＡＭ２１４は、例えば設定情報等が格納されている。また、ＨＤＤ２１５は各種プログラムやデータが格納されている。
【００３２】
ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１３やＮＶＲＡＭ２１４、ＨＤＤ２１５などからプログラムやデータ、設定情報等をＲＡＭ２１２上に読み出し、処理を実行することで、複合機１１全体の制御や機能を実現する。
【００３３】
操作パネル２０２はユーザからの入力を受け付ける入力部と、表示を行う表示部とを備えている。外部Ｉ／Ｆ２０３は外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体２０３ａなどがある。これにより、複合機１１は外部Ｉ／Ｆ２０３を介して記録媒体２０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体２０３ａにはＩＣカード、フレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリ等がある。
【００３４】
また、通信Ｉ／Ｆ２０４は複合機１１をネットワークＮ１に接続するインタフェースである。これにより、複合機１１は、通信Ｉ／Ｆ２０４を介してデータ通信を行うことができる。プリンタ２０５は印刷データを用紙に印刷する印刷装置である。スキャナ２０６は原稿から画像データ（電子データ）を読み取る読取装置である。
【００３５】
＜ソフトウェア構成＞
本実施形態に係る会議システム１の複合機１１、会議管理装置１０は以下のような機能ブロックにより実現される。
【００３６】
《複合機》
本実施形態に係る複合機１１は例えば図４に示す機能ブロックで実現される。図４は本実施形態に係る複合機の一例の機能ブロック図である。
【００３７】
複合機１１はプログラムを実行することで、スキャナ機能２１、コピー機能２２、プリンタ機能２３、通信機能２４、ＯＣＲ機能２５、バーコード読み取り機能２６、会議システム機能２７を実現している。
【００３８】
スキャナ機能２１は原稿から画像データを読み取る機能を提供する。コピー機能２２は原稿から画像データを読み取り、その画像データを用紙に印刷する機能を提供する。プリンタ機能２３は印刷データを用紙に印刷する機能を提供する。通信機能２４は会議管理装置１０等と通信する機能を提供する。
【００３９】
ＯＣＲ機能２５は、スキャナ機能２１により原稿から読み取られた画像データを光学文字認識して文字データに変換する機能を提供する。また、バーコード読み取り機能２６はスキャナ機能２１により原稿から読み取られた画像データに含まれるバーコードを読み取り、バーコードに含まれる情報を取得する機能を提供する。なお、図４の構成図は一例であって、バーコード読み取り機能２６に替えて２次元コード（例えばＱＲコード（登録商標）など）を読み取る機能が有る構成であってもよい。
【００４０】
会議システム機能２７は会議システム１の機能を提供するものであり、例えば資料登録機能３２を提供する。資料登録機能３２は会議管理装置１０に登録されている会議に電子文書化した資料データを登録する機能を提供する。また、資料登録機能３２はスキャナ機能２１を利用して後述のようにユーザから会議の選択を受け付ける機能を実現する。資料登録機能３２はユーザから選択された会議に、スキャナ機能２１により紙の会議資料から読み取られた資料データを登録する機能を実現する。
【００４１】
会議システム機能２７は、ネイティブアプリケーションにより実現しても、Ｗｅｂブラウザと、そのＷｅｂブラウザ上で動作するＷｅｂアプリケーションにより実現してもよい。Ｗｅｂアプリケーションは例えば会議管理装置１０からダウンロードされる。
【００４２】
また、資料登録機能３２はシート判定機能３５、記憶機能３６、メッセージ生成機能３７を提供する。シート判定機能３５はスキャナ機能２１により読み取った原稿が後述の会議資料追加シートか否かを判定する機能である。記憶機能３６はＯＣＲ機能２５により変換された文字コードを記憶する機能である。メッセージ生成機能３７は会議管理装置１０に送信するメッセージを生成する機能である。メッセージ生成機能３７により生成されるメッセージは、会議管理装置１０で管理される会議に、スキャナ機能２１により紙の会議資料から読み取られた資料データを会議資料として関連付けて登録する命令を示すものである。
【００４３】
《会議管理装置》
会議管理装置１０は例えば図５に示すような機能ブロックで実現される。図５は会議管理装置の一例の機能ブロック図である。なお、図５の機能ブロックは会議管理装置１０が提供する機能のうち、会議情報の管理、資料情報の管理、会議制御を行う機能について示しており、他の機能が存在してもかまわない。
【００４４】
会議管理装置１０はプログラムを実行することにより、会議情報管理部４１、資料情報管理部４２、会議制御部４３、情報記憶部４４、通信部４５を実現する。会議情報管理部４１は複合機１１や会議登録用端末１２から会議作成メッセージを受け付け、会議の作成を行う。会議の作成に伴い、会議情報管理部４１は情報記憶部４４に後述のような会議情報テーブルを記憶させる。
【００４５】
資料情報管理部４２は複合機１１や会議登録用端末１２から資料登録メッセージを受け付け、会議資料の登録を行う。会議資料の登録に伴い、資料情報管理部４２は情報記憶部４４に後述のような資料情報テーブル、資料データを記憶させる。
【００４６】
会議制御部４３は情報記憶部４４に記憶されている会議情報、資料情報などの情報を用いて、会議の開催、終了、会議に参加中の参加者端末１３における表示画面の共有などの制御を行う。情報記憶部４４は、会議情報テーブル、資料情報テーブル、資料データなどを記憶している。通信部４５は複合機１１、会議登録用端末１２、参加者端末１３等と通信する機能を提供する。
【００４７】
なお、図４及び図５に示した機能ブロックは一例である。例えば図４の複合機１１が有する機能ブロックのうちの一部（例えばコピー機能２２やプリンタ機能２３）が複数台の機器に分かれた構成であってもよい。また、図５の会議管理装置１０は機能ブロックのうちの一部が他の情報処理装置上で動作してもよい。その場合、機能ブロック同士は必要に応じて通信を行い、情報のやり取りを行う。
【００４８】
＜処理の詳細＞
以下では、本実施形態に係る会議システム１の処理の詳細について説明する。
【００４９】
《会議作成処理》
本実施形態に係る会議システム１では、会議を開催する前に会議管理装置１０へ会議情報や資料情報を登録しておく必要がある。複合機１１や会議登録用端末１２から会議を作成するユーザは図６に示すような会議作成画面から会議を登録できる。図６は会議作成画面の一例のイメージ図である。
【００５０】
ユーザは図６の会議作成画面に会議名、開催日時、備考を入力して「作成」ボタンを押下することにより、会議管理装置１０へ会議を登録できる。会議管理装置１０は登録された会議を例えば図７に示すように会議情報テーブルへ記憶する。図７は会議情報テーブルの一例の構成図である。図７の会議情報テーブルは会議に関する情報である会議情報を管理している。
【００５１】
なお、図６の会議作成画面は例えば会議管理装置１０上で動作する会議管理アプリにより生成される。ユーザは複合機１１や会議登録用端末１２のＷｅｂブラウザからＵＲＬ指定で会議管理アプリにアクセスすることで会議作成画面を表示し、会議の登録を行う。
【００５２】
図７の会議情報テーブルは項目として会議ＩＤ、会議名、開催日時、会議状態及び備考などを有している。会議ＩＤは会議を一意に識別するための識別情報の一例である。会議ＩＤは会議を登録する際、自動的に生成される。会議名は会議の名称である。開催日時は会議を開催する日時である。会議状態は開催前、開催中、開催後などの会議の状態を表す情報である。備考は会議を作成するユーザが設定した付記を表す情報である。
【００５３】
図７の会議情報テーブルに登録されている会議は例えば図８に示すような会議管理アプリの会議一覧画面に表示される。図８は会議一覧画面の一例のイメージ図である。ユーザは複合機１１や会議登録用端末１２に表示された図８の会議一覧画面の任意の会議上で所定の操作（例えばマウスの右クリック操作など）を行うことにより会議を選択し、図９に示すコンテキストメニューを表示させることができる。
【００５４】
図９はコンテキストメニューの一例の構成図である。会議管理アプリは図８の会議一覧画面の任意の会議上で所定の操作がユーザにより行われると、選択された会議のコンテキストメニューを表示する。図９の選択された会議のコンテキストメニューからユーザは会議資料追加シート印刷、会議削除、会議編集を選択できる。
【００５５】
会議資料追加シート印刷を選択されると、会議管理アプリは選択された会議の会議資料追加シートの印刷を後述のように行う。会議削除を選択されると、会議管理アプリは選択された会議を削除する。また、会議編集を選択されると、会議管理アプリは選択された会議の会議編集画面を複合機１１や会議登録用端末１２に表示し、ユーザから会議情報の編集を受け付ける。
【００５６】
選択された会議の会議資料追加シートの印刷は例えば図１０に示すように行う。図１０は会議資料追加シート印刷処理の一例のフローチャートである。ステップＳ１１において会議管理アプリはユーザにより選択された会議の会議名、会議ＩＤ及び開催日時を図７の会議情報テーブルから取得する。
【００５７】
ステップＳ１２に進み、会議管理アプリは自身のＩＰアドレス、会議資料追加シートであることを表す情報を取得する。会議資料追加シートであることを表す情報は、例えば文字列「会議資料追加シート」をバーコード化したバーコード画像である。会議管理アプリはステップＳ１１で取得した情報と、自身のＩＰアドレス、会議資料追加シートであることを表す情報と、を用いてメモリ上に会議資料追加シート画像を生成する。
【００５８】
そして、ステップＳ１３において会議管理アプリは生成した会議資料追加シート画像を印刷モジュールに渡すことで印刷モジュールに会議資料追加シートを印刷させる。例えば複合機１１に表示されたコンテキストメニューから会議資料追加シート印刷を選択した場合は複合機１１のプリンタ２０５から会議資料追加シートが印刷される。また、会議登録用端末１２に表示されたコンテキストメニューから会議資料追加シート印刷を選択した場合は会議登録用端末１２から印刷要求を受けた複合機１１等の画像形成装置から会議資料追加シートが印刷される。
【００５９】
図１１は会議資料追加シートの一例のイメージ図である。図１１の会議資料追加シート１０００は例えば紙のシートである。会議資料追加シート１０００は、その紙が会議資料追加シート１０００であることをスキャナ機能２１に判定させるための情報の一例としてバーコード１００６が印刷されている。図１１はバーコード１００６を示したが、二次元コード、電子透かし、色などであってもよい。
【００６０】
また、図１１の会議資料追加シート１０００はＯＣＲ機能２５の光学文字識別により識別される文字、数字、記号などを会議資料追加シート１０００であることを複合機１１に判定させるための情報としてもよい。
【００６１】
また、会議資料追加シート１０００には、会議そのものに関する書誌情報１００２と資料追加に必要な情報の記入欄１００４とが印刷されている。図１１では会議そのものに関する書誌情報１００２の一例としてサーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレス、会議名、会議ＩＤ、開催日時が会議資料追加シート１０００に印刷されている。なお、会議そのものに関する書誌情報１００２のうち、サーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレス及び会議ＩＤは必須である。
【００６２】
また、図１１では資料追加に必要な情報の記入欄１００４として資料名及び備考の記入欄が会議資料追加シート１０００に印刷されている。ユーザは会議資料追加シート１０００の記入欄１００４に、追加する会議資料の資料名や備考などの情報を手書きなどで記入したあと、後述のように資料登録処理を行う。
【００６３】
会議そのものに関する書誌情報１００２が印刷されている図１１の会議資料追加シート１０００を利用することで、ユーザは記入欄１００４に記入した会議資料の登録先である会議を容易に指定できる。
【００６４】
《資料登録処理》
複合機１１から会議資料を登録するユーザは複合機１１の操作パネル２０２に表示された図１２のようなプログラム選択画面から会議アプリアイコンを選択する。図１２はプログラム選択画面の一例のイメージ図である。図１２のプログラム選択画面は、スキャナアプリ、コピーアプリ、会議アプリなど、ユーザが選択可能なアプリケーションのアイコンが表示されている。
【００６５】
プログラム選択画面から会議アプリアイコンが選択されると、複合機１１の資料登録機能３２は図１３のようなスタート待ち画面を操作パネル２０２に表示させる。図１３はスタート待ち画面の一例のイメージ図である。図１３のスタート待ち画面はユーザにより記入欄１００４が記入された図１１の会議資料追加シート１０００と会議に追加する紙の会議資料とが図１４に示すようにセットされ、スタートボタンが押下されるまで表示され続ける。
【００６６】
図１４は会議資料追加シートを用いて会議資料を追加する場合に、複合機にセットされる原稿の一例のイメージ図である。図１４に示す原稿は１ページ目が会議資料追加シート１０００となり、２ページ目以降が１ページ目の会議資料追加シート１０００により登録される紙の会議資料１１００となる。
【００６７】
図１４に示すような原稿を用いることで、複合機１１は例えば図１５に示すような手順で資料登録処理を行う。図１５は、資料登録処理の一例のフローチャートである。
【００６８】
ユーザは図１１の会議資料追加シート１０００の記入欄１００４に、資料追加に必要な情報を記入し、図１４に示すように１ページ目が会議資料追加シート１０００、２ページ目以降が紙の会議資料１１００の原稿を複合機１１にセットする。そして、ユーザは図１３のスタート待ち画面のスタートボタンを押下する。スタート待ち画面のスタートボタンが押下されると、複合機１１は図１４に示す資料登録処理を開始する。
【００６９】
ステップＳ２１において複合機１１のスキャナ機能２１は図１４のようにセットされている原稿のスキャンを実行する。ステップＳ２２において、複合機１１のバーコード読み取り機能２６はスキャナ機能２１によりスキャンされた画像データに対するバーコードの読み取り処理を行い、バーコードの有無及びバーコードに含まれる情報の取得を行う。
【００７０】
資料登録機能３２のシート判定機能３５は、その紙が会議資料追加シート１０００であることをスキャナ機能２１に判定させるための情報がバーコードに含まれているか否かにより、会議資料追加シート１０００のスキャンを実行したのか否かを判定する。
【００７１】
シート判定機能３５は会議資料追加シート１０００のスキャンを実行していないと判定するとステップＳ２３において図１６に示すようなエラーメッセージ画面を操作パネル２０２に表示する。図１６はエラーメッセージ画面の一例のイメージ図である。
【００７２】
ユーザにより図１６のエラーメッセージ画面の戻るボタンが押下されると、資料登録機能３２はステップＳ２４において例えば図１３のスタート待ち画面を操作パネル２０２に表示させる。
【００７３】
また、シート判定機能３５は会議資料追加シート１０００のスキャンを実行していると判定するとステップＳ２５に進む。シート判定機能３５は、スキャンされた画像データに対する光学文字認識をＯＣＲ機能２５が行い、会議そのものに関する書誌情報１００２と、記入欄１００４に記入された資料追加に必要な情報とを文字コードに変換する。
【００７４】
ステップＳ２６に進み、記憶機能３６はＯＣＲ機能２５により文字コードに変換された会議そのものに関する書誌情報１００２と、記入欄１００４に記入された資料追加に必要な情報とを、メモリ上に保存する。会議そのものに関する書誌情報１００２の項目と値とは会議情報データとしてメモリ上に保存される。また、記入欄１００４に記入された資料追加に必要な情報の項目と値とは資料情報データとしてメモリ上に保存される。
【００７５】
ステップＳ２７、Ｓ２８において、スキャナ機能２１はセットされている紙（原稿）が無くなるまで一枚ずつスキャンを実行する。紙が無くなるとステップＳ２９に進み、資料登録機能３２のメッセージ生成機能３７はメモリ上に保存された会議情報データ、資料情報データから図１７に示すような会議資料追加メッセージを生成する。
【００７６】
図１７は会議資料追加メッセージの一例の構成図である。図１７に示した会議資料追加メッセージはヘッダ部とボディ部とを有する構成である。ヘッダ部はコマンドの種類を表している。図１７のヘッダ部に記載された「ＡｄｄＤｏｃＯｎＣｏｎｆ」は会議管理装置１０に対する会議資料追加の命令を示している。また、図１７のボディ部は会議資料追加の命令のパラメータを表している。
【００７７】
図１７のボディ部の「ｉｄ」は会議ＩＤを表している。また「Ｎａｍｅ」は資料名を表している。また「Ｎｏｔｅ」は備考を表している。また「Ｄａｔａ」はスキャンした画像のバイナリ形式のデータを表している。
【００７８】
ステップＳ３０に進み、資料登録機能３２はメモリ上に保存された会議情報データからサーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレスを読み出し、会議管理装置１０にアクセスする。ステップＳ３１に進み、資料登録機能３２はステップＳ２９で生成した会議資料追加メッセージを会議管理装置１０に送信することで、ステップＳ２８のスキャンデータを会議資料として会議管理装置１０に登録できる。
【００７９】
なお、ステップＳ２８のスキャンデータを会議資料として登録する会議は会議資料追加メッセージの「ｉｄ」により示される。また、ステップＳ２８のスキャンデータの資料名は会議資料追加メッセージの「Ｎａｍｅ」により示される。
【００８０】
会議管理装置１０は通信部４５により複合機１１から図１７の会議資料追加メッセージを受信する。会議管理装置１０は会議資料追加メッセージのボディ部の「ｉｄ」で指定された会議に対し、ボディ部の「Ｄａｔａ」で指定されたスキャンデータをボディ部の「Ｎａｍｅ」で指定された資料名のファイルとして情報記憶部４４に保存する。
【００８１】
さらに、会議管理装置１０は受信した会議資料追加メッセージに基づいて資料情報を図１８に示すような資料情報テーブルを更新する。具体的に、図１８の資料情報テーブルには追加された会議資料に対応するレコードが追加される。図１８は資料情報テーブルの一例の構成図である。
【００８２】
図１８の資料情報テーブルは資料に関する情報である資料情報を管理している。資料情報テーブルは項目として会議ＩＤ、資料ＩＤ、名前、格納場所などを有している。資料情報テーブルの会議ＩＤには会議資料追加メッセージのボディ部の「ｉｄ」で指定された会議ＩＤが格納される。資料ＩＤには、会議管理装置１０により生成された、他の資料ＩＤと重複しない一意な文字列を格納される。名前には、会議資料追加メッセージのボディ部の「Ｎａｍｅ」で指定された資料名が格納される。
【００８３】
また、格納場所は会議資料追加メッセージのボディ部の「Ｎａｍｅ」で指定された資料名のファイルとして情報記憶部４４に保存されたスキャンデータのファイルパスが格納される。
【００８４】
図１８の資料情報テーブルに示すように、資料情報テーブルの各レコードは会議ＩＤにより図７の会議情報と対応付けられている。図１８の資料情報テーブルは資料データを格納している場所の情報（ファイルパス）を有する例を示したが、資料データ自体を記憶するものであってもよい。
【００８５】
第１の実施形態の会議システム１は複合機１１の操作パネル２０２から明示的に会議アプリを選択することにより会議システム機能２７を起動させていた。第１の実施形態の会議システム１は図１５のステップＳ２２において会議資料追加シート１０００のスキャンを実行したと判定した場合に、会議システム機能２７を起動させるようにすれば、操作パネル２０２の操作が不要となる。
【００８６】
また、第１の実施形態の会議システム１は図１１に示すように、会議資料追加シート１０００に会議そのものに関する書誌情報１００２を印刷し、ＯＣＲ機能２５により会議そのものに関する書誌情報１００２を取得していた。第１の実施形態の会議システム１は会議そのものに関する書誌情報１００２をバーコード１００６に含ませてもよい。
【００８７】
会議そのものに関する書誌情報１００２をバーコード１００６に含ませることで、会議資料追加シート１０００にサーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレスなどを印刷する必要が無くなり、セキュリティを向上させることができる。
【００８８】
会議資料が会議管理装置１０に登録されたあと、第１の実施形態の会議システム１では登録した会議資料を、会議に参加している参加者端末１３間で共有して表示できるようになる。
［第２の実施形態］
第１の実施形態では、会議に資料を登録していた。第２の実施形態では例えば図１９に示すように、一つの会議に一つ以上の議題を登録でき、議題ごとに資料を登録できるものとする。また、各議題は、議題名、発表者、発表時間などの書誌情報を設定できるものとする。
【００８９】
なお、第２の実施形態は第１の実施形態と一部を除いて同様であるため、適宜説明を省略する。システム構成、ハードウェア構成、ソフトウェア構成は第１の実施形態と同様であるため、説明を省略する。
【００９０】
＜処理の詳細＞
以下では、第２の実施形態に係る会議システム１の処理の詳細について、第１の実施形態に係る会議システム１との差異を中心に説明する。
【００９１】
《議題作成処理》
第２の実施形態に係る会議システム１では、会議を開催する前に会議管理装置１０へ会議情報、議題情報や資料情報を登録しておく必要がある。複合機１１や会議登録用端末１２から議題を作成するユーザは議題作成画面から会議に議題を登録する。登録された議題は例えば図２０に示すような会議管理アプリの議題一覧画面に表示される。図２０は議題一覧画面の一例のイメージ図である。ユーザは複合機１１や会議登録用端末１２に表示された図２０の会議一覧画面の任意の議題上で所定の操作（例えばマウスの右クリック操作など）を行うことにより議題を選択し、図２１に示すコンテキストメニューを表示させることができる。
【００９２】
図２１はコンテキストメニューの他の例の構成図である。会議管理アプリは、図２０の議題一覧画面の任意の議題上で所定の操作がユーザにより行われると、選択された議題のコンテキストメニューを表示する。図２１の選択された議題のコンテキストメニューからユーザは議題資料追加シート印刷、議題削除、議題編集を選択できる。
【００９３】
議題資料追加シート印刷を選択されると、会議管理アプリは選択された議題の議題資料追加シートの印刷を後述のように行う。議題削除を選択されると、会議管理アプリは選択された議題を削除する。また、議題編集を選択されると、会議管理アプリは選択された議題の議題編集画面を複合機１１や会議登録用端末１２に表示し、ユーザから議題情報の編集を受け付ける。
【００９４】
選択された議題の議題資料追加シートの印刷は例えば図２２に示すように行う。図２２は議題資料追加シート印刷処理の一例のフローチャートである。ステップＳ５１において会議管理アプリはユーザにより選択された議題が属する会議の会議名、会議ＩＤ及び開催日時を会議情報テーブルから取得する。ステップＳ５２において会議管理アプリはユーザにより選択された議題の議題名、議題ＩＤ、発表者及び発表時間を議題情報テーブルから取得する。
【００９５】
ステップＳ５３に進み、会議管理アプリは自身のＩＰアドレス、議題資料追加シートであることを表す情報を取得する。議題資料追加シートであることを表す情報は例えば文字列「議題資料追加シート」をバーコード化したバーコード画像である。会議管理アプリはステップＳ５１、Ｓ５２で取得した情報と、自身のＩＰアドレス、議題資料追加シートであることを表す情報と、を用いてメモリ上に議題資料追加シート画像を生成する。
【００９６】
そして、ステップＳ５４において会議管理アプリは生成した議題資料追加シート画像を印刷モジュールに渡すことで印刷モジュールに議題資料追加シートを印刷させる。例えば複合機１１に表示されたコンテキストメニューから議題資料追加シート印刷を選択した場合は複合機１１のプリンタ２０５から議題資料追加シートが印刷される。また、会議登録用端末１２に表示されたコンテキストメニューから議題資料追加シート印刷を選択した場合は会議登録用端末１２から印刷要求を受けた複合機１１等の画像形成装置から議題資料追加シートが印刷される。
【００９７】
図２３は議題資料追加シートの一例のイメージ図である。図２３の議題資料追加シート１２００は例えば紙のシートである。議題資料追加シート１２００は、その紙が議題資料追加シート１２００であることをスキャナ機能２１に判定させるための情報の一例としてバーコード１２０８が印刷されている。図２３はバーコード１２０８を示したが、二次元コード、電子透かし、色などであってもよい。
【００９８】
また、図２３の議題資料追加シート１２００はＯＣＲ機能２５の光学文字識別により識別される文字、数字、記号などを議題資料追加シート１２００であることを複合機１１に判定させるための情報としてもよい。
【００９９】
また、議題資料追加シート１２００には、会議そのものに関する書誌情報１２０２と議題そのものに関する書誌情報１２０４と資料追加に必要な情報の記入欄１２０６とが印刷されている。
【０１００】
図２３では会議そのものに関する書誌情報１２０２の一例としてサーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレス、会議名、会議ＩＤ、開催日時が議題資料追加シート１２００に印刷されている。なお、会議そのものに関する書誌情報１２０２のうち、サーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレス及び会議ＩＤは必須である。
【０１０１】
また、図２３では議題そのものに関する書誌情報１２０４の一例として議題名、議題ＩＤ、発表者、発表時間が議題資料追加シート１２００に印刷されている。なお、議題そのものに関する書誌情報１２０４のうち、議題ＩＤは必須である。
【０１０２】
また、図２３では資料追加に必要な情報の記入欄１２０６として資料名及び備考の記入欄が議題資料追加シート１２００に印刷されている。ユーザは議題資料追加シート１２００の記入欄１２０６に、追加する議題資料の資料名や備考などの情報を手書きなどで記入したあと、後述のように資料登録処理を行う。
【０１０３】
会議そのものに関する書誌情報１２０２及び議題そのものに関する書誌情報１２０４が印刷されている図２３の議題資料追加シート１２００を利用することで、ユーザは記入欄１２０６に記入した議題資料の登録先である議題を容易に指定できる。
【０１０４】
《資料登録処理》
複合機１１から議題資料を登録するユーザは複合機１１の操作パネル２０２に表示された図１２のようなプログラム選択画面から会議アプリアイコンを選択する。プログラム選択画面から会議アプリアイコンが選択されると、複合機１１の資料登録機能３２は図１３のようなスタート待ち画面を操作パネル２０２に表示させる。スタート待ち画面はユーザにより記入欄１２０６が記入された図２３の議題資料追加シート１２００と議題に追加する紙の議題資料とが図１４に示すようにセットされ、スタートボタンが押下されるまで表示され続ける。
【０１０５】
第２の実施形態では図１４に示す原稿の１ページ目が議題資料追加シート１２００となり、２ページ目以降が１ページ目の議題資料追加シート１２００により登録される紙の議題資料１１００となる。
【０１０６】
図１４に示すような原稿を用いることで、複合機１１は例えば図２４に示すような手順で資料登録処理を行う。図２４は、資料登録処理の他の例のフローチャートである。
【０１０７】
ユーザは図２３の議題資料追加シート１２００の記入欄１２０６に、資料追加に必要な情報を記入し、図１４に示すように１ページ目が議題資料追加シート１２００、２ページ目以降が紙の議題資料１１００の原稿を複合機１１にセットする。そして、ユーザは図１３のスタート待ち画面のスタートボタンを押下する。スタート待ち画面のスタートボタンが押下されると、複合機１１は図２４に示す資料登録処理を開始する。
【０１０８】
ステップＳ６１において複合機１１のスキャナ機能２１は図１４のようにセットされている原稿のスキャンを実行する。ステップＳ６２において、複合機１１のバーコード読み取り機能２６はスキャナ機能２１によりスキャンされた画像データに対するバーコードの読み取り処理を行い、バーコードの有無及びバーコードに含まれる情報の取得を行う。
【０１０９】
資料登録機能３２のシート判定機能３５は、その紙が議題資料追加シート１２００であることをスキャナ機能２１に判定させるための情報がバーコードに含まれているか否かにより、議題資料追加シート１２００のスキャンを実行したのか否かを判定する。
【０１１０】
シート判定機能３５は議題資料追加シート１２００のスキャンを実行していないと判定するとステップＳ６３において図１６に示すようなエラーメッセージ画面を操作パネル２０２に表示する。
【０１１１】
ユーザにより図１６のエラーメッセージ画面の戻るボタンが押下されると、資料登録機能３２はステップＳ６４において例えば図１３のスタート待ち画面を操作パネル２０２に表示させる。
【０１１２】
また、シート判定機能３５は議題資料追加シート１２００のスキャンを実行していると判定するとステップＳ６５に進む。シート判定機能３５は、スキャンされた画像データに対する光学文字認識をＯＣＲ機能２５が行い、会議そのものに関する書誌情報１２０２と、議題そのものに関する書誌情報１２０４と、記入欄１２０６に記入された資料追加に必要な情報とを文字コードに変換する。
【０１１３】
ステップＳ６６に進み、記憶機能３６はＯＣＲ機能２５により文字コードに変換された会議そのものに関する書誌情報１２０２、議題そのものに関する書誌情報１２０４及び記入欄１２０６に記入された資料追加に必要な情報を、メモリ上に保存する。なお、会議そのものに関する書誌情報１２０２の項目と値とは会議情報データとしてメモリ上に保存される。議題そのものに関する書誌情報１２０４の項目と値とは議題情報データとしてメモリ上に保存される。また、記入欄１２０６に記入された資料追加に必要な情報の項目と値とは資料情報データとしてメモリ上に保存される。
【０１１４】
ステップＳ６７、Ｓ６８において、スキャナ機能２１はセットされている紙（原稿）が無くなるまで一枚ずつスキャンを実行する。紙が無くなるとステップＳ６９に進み、資料登録機能３２のメッセージ生成機能３７はメモリ上に保存された会議情報データ、議題情報データ、資料情報データから図２５に示す議題資料追加メッセージを生成する。
【０１１５】
図２５は議題資料追加メッセージの一例の構成図である。図２５に示した議題資料追加メッセージはヘッダ部とボディ部とを有する構成である。ヘッダ部はコマンドの種類を表している。図２５のヘッダ部に記載された「ＡｄｄＤｏｃＯｎＡｇｅｎｄａ」は会議管理装置１０に対する議題資料追加の命令を示している。また、図２５のボディ部は議題資料追加の命令のパラメータを表している。
【０１１６】
図２５のボディ部の「ｉｄ」は会議ＩＤを表している。また「ａｇｅｎｄａＩｄ」は議題ＩＤを表している。また「Ｎａｍｅ」は資料名を表している。また「Ｎｏｔｅ」は備考を表している。また「Ｄａｔａ」はスキャンした画像のバイナリ形式のデータを表している。
【０１１７】
ステップＳ７０に進み、資料登録機能３２はメモリ上に保存された会議情報データからサーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレスを読み出し、会議管理装置１０にアクセスする。ステップＳ７１に進み、資料登録機能３２はステップＳ６９で生成した議題資料追加メッセージを会議管理装置１０に送信することで、ステップＳ６８のスキャンデータを議題資料として会議管理装置１０に登録できる。
【０１１８】
なお、ステップＳ６８のスキャンデータを議題資料として登録する議題の属する会議は議題資料追加メッセージの「ｉｄ」により示される。ステップＳ６８のスキャンデータを議題資料として登録する議題は、議題資料追加メッセージの「ａｇｅｎｄａＩｄ」により示される。また、ステップＳ６８のスキャンデータの資料名は、議題資料追加メッセージの「Ｎａｍｅ」により示される。
【０１１９】
会議管理装置１０は通信部４５により複合機１１から図２５の議題資料追加メッセージを受信する。会議管理装置１０は議題資料追加メッセージのボディ部の「ｉｄ」で指定された会議の「ａｇｅｎｄａＩｄ」で指定される議題に対し、ボディ部の「Ｄａｔａ」で指定されたスキャンデータをボディ部の「Ｎａｍｅ」で指定された資料名のファイルとして情報記憶部４４に保存する。
【０１２０】
さらに、会議管理装置１０は受信した議題資料追加メッセージに基づいて資料情報を図２６に示すような資料情報テーブルを更新する。具体的に、図２６の資料情報テーブルには追加された議題資料に対応するレコードが追加される。図２６は資料情報テーブルの他の例の構成図である。
【０１２１】
図２６の資料情報テーブルは資料に関する情報である資料情報を管理している。資料情報テーブルは、項目として会議ＩＤ、議題ＩＤ、資料ＩＤ、名前、格納場所などを有している。
【０１２２】
資料情報テーブルの会議ＩＤには会議資料追加メッセージのボディ部の「ｉｄ」で指定された会議ＩＤが格納される。議題ＩＤには議題資料追加メッセージのボディ部の「ａｇｅｎｄａＩｄ」で指定された議題ＩＤが格納される。資料ＩＤには、会議管理装置１０により生成された、他の資料ＩＤと重複しない一意な文字列を格納される。名前には、議題資料追加メッセージのボディ部の「Ｎａｍｅ」で指定された資料名が格納される。
【０１２３】
また、格納場所は議題資料追加メッセージのボディ部の「Ｎａｍｅ」で指定された資料名のファイルとして情報記憶部４４に保存されたスキャンデータのファイルパスが格納される。
【０１２４】
図２６の資料情報テーブルに示すように、資料情報テーブルの各レコードは会議ＩＤにより図７の会議情報と対応付けられている。図２６の資料情報テーブルは資料データを格納している場所の情報（ファイルパス）を有する例を示したが、資料データ自体を記憶するものであってもよい。
【０１２５】
第２の実施形態の会議システム１は複合機１１の操作パネル２０２から明示的に会議アプリを選択することにより会議システム機能２７を起動させていた。第２の実施形態の会議システム１は図２４のステップＳ６２において議題資料追加シート１２００のスキャンを実行したと判定した場合に、会議システム機能２７を起動させるようにすれば、操作パネル２０２の操作が不要となる。
【０１２６】
また、第２の実施形態の会議システム１は図２３に示すように、議題資料追加シート１２００に会議そのものに関する書誌情報１２０２と議題そのものに関する書誌情報１２０４とを印刷している。そして、第２の実施形態の会議システム１はＯＣＲ機能２５により会議そのものに関する書誌情報１２０２と議題そのものに関する書誌情報１２０４とを取得していた。第２の実施形態の会議システム１は会議そのものに関する書誌情報１２０２と議題そのものに関する書誌情報１２０４とをバーコード１２０８に含ませてもよい。
【０１２７】
会議そのものに関する書誌情報１２０２と議題そのものに関する書誌情報１２０４とをバーコード１２０８に含ませることで、議題資料追加シート１２００にサーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレスなどを印刷する必要が無くなる。したがって、第２の実施形態の会議システム１はセキュリティを向上させることができる。
【０１２８】
議題資料が会議管理装置１０に登録されたあと、第２の実施形態の会議システム１では登録した議題資料を、会議に参加している参加者端末１３間で共有して表示できるようになる。
［第３の実施形態］
第１の実施形態は会議資料の登録に会議資料追加シート１０００を利用していた。第３の実施形態は、会議資料追加シート１０００の替わりに電子メール（以下、会議資料追加メールという）を用いるものである。
【０１２９】
なお、第３の実施形態は第１の実施形態と一部を除いて同様であるため、適宜説明を省略する。システム構成、ハードウェア構成、ソフトウェア構成は第１の実施形態と同様であるため、説明を省略する。
【０１３０】
＜処理の詳細＞
以下では、第３の実施形態に係る会議システム１の処理の詳細について、第１の実施形態に係る会議システム１との差異を中心に説明する。第３の実施形態に係る会議システム１の処理は図８に示す会議管理アプリの会議一覧画面の表示まで第１の実施形態と同様である。
【０１３１】
ユーザは複合機１１や会議登録用端末１２に表示された図８の会議一覧画面の任意の会議上で所定の操作（例えばマウスの右クリック操作など）を行うことで会議を選択し、図２７に示すコンテキストメニューを表示させることができる。
【０１３２】
図２７はコンテキストメニューの他の例の構成図である。会議管理アプリは図８の会議一覧画面の任意の会議上で所定の操作がユーザにより行われると、選択された会議のコンテキストメニューを表示する。選択された会議のコンテキストメニューからユーザは会議資料追加メール送信、会議削除、会議編集を選択できる。
【０１３３】
会議資料追加メール送信を選択されると、会議管理アプリは選択された会議の会議資料追加メールの宛先のメールアドレスをユーザに入力させる図２８のメールアドレス入力画面を表示する。図２８はメールアドレス入力画面の一例のイメージ図である。ユーザは図２８のメールアドレス入力画面に、選択された会議の会議資料追加メールを送信する宛先のメールアドレスを入力し、送信ボタンを押下する。
【０１３４】
選択された会議の会議資料追加メールの送信は例えば図２９に示すように行う。図２９は会議資料追加メール送信処理の一例のフローチャートである。ステップＳ８１において会議管理アプリはユーザにより選択された会議の会議名、会議ＩＤ及び開催日時を図７の会議情報テーブルから取得する。
【０１３５】
ステップＳ８２に進み、会議管理アプリは自身のＩＰアドレスを取得する。会議管理アプリはユーザにより選択された会議の会議名、会議ＩＤ、開催日時、自身のＩＰアドレスを埋め込んだバーコード画像を生成する。ステップＳ８３に進み、会議管理アプリは生成したバーコード画像を電子メールに添付する。そして、ステップＳ８４において会議管理アプリはメールアドレス入力画面に入力された宛先のメールアドレスに、バーコード画像を添付した電子メールを送信する。
【０１３６】
したがって、ユーザはバーコード画像が添付された電子メールを、図２８のメールアドレス入力画面に入力した宛先のメールアドレスにおいて受信できる。なお、バーコード画像は一例であって、二次元コードなどであってもよい。
【０１３７】
会議資料追加メールに添付されたバーコード画像にはユーザにより選択された会議の会議名、会議ＩＤ、開催日時、自身のＩＰアドレスが埋め込まれている。会議ＩＤが埋め込まれている会議資料追加メールのバーコード画像を参加者端末１３の表示装置１０２に表示させ、複合機１１のバーコード読み取り機能２６に読み取らせることで、ユーザは会議資料の登録先である会議を容易に指定できる。
【０１３８】
《資料登録処理》
複合機１１から会議資料を登録するユーザは複合機１１の操作パネル２０２に表示された図１２のようなプログラム選択画面から会議アプリアイコンを選択する。プログラム選択画面から会議アプリアイコンが選択されると、複合機１１の資料登録機能３２は例えばバーコード画像読み取り待ち画面を操作パネル２０２に表示させる。バーコード画像読み取り待ち画面はユーザが、会議ＩＤが埋め込まれているバーコード画像を参加者端末１３の表示装置１０２に表示させ、複合機１１のバーコード読み取り機能２６に読み取らせるまで表示され続ける。
【０１３９】
図３０は、資料登録処理の一例のフローチャートである。ステップＳ９１において複合機１１のバーコード読み取り機能２６は参加者端末１３の表示装置１０２に表示されているバーコード画像を読み取る。
【０１４０】
ステップＳ９２においてバーコード読み取り機能２６は読み取ったバーコード画像に会議識別情報の一例である会議ＩＤが埋め込まれているか判定する。読み取ったバーコード画像に会議ＩＤが埋め込まれていなければステップＳ９３においてエラーメッセージ画面を操作パネル２０２に表示する。
【０１４１】
ユーザによりエラーメッセージ画面の戻るボタンが押下されると、資料登録機能３２はステップＳ９４において例えばバーコード画像読み取り待ち画面を操作パネル２０２に表示させる。
【０１４２】
また、読み取ったバーコード画像に会議ＩＤが埋め込まれていれば、記憶機能３６はステップＳ９５に進み、バーコード読み取り機能２６が読み取ったバーコード画像に埋め込まれていた会議の会議名、会議ＩＤ、開催日時、自身のＩＰアドレスを、メモリ上に保存する。その後、複合機１１のスキャナ機能２１はステップＳ９６においてセットされている原稿のスキャンを開始する。
【０１４３】
ステップＳ９７、Ｓ９８において、スキャナ機能２１はセットされている紙（原稿）が無くなるまで一枚ずつスキャンを実行する。紙が無くなるとステップＳ９９に進み、資料登録機能３２のメッセージ生成機能３７はメモリ上に保存された会議ＩＤから会議資料追加メッセージを生成する。
【０１４４】
ステップＳ１００に進み、資料登録機能３２はメモリ上に保存されたサーバー（会議管理装置１０）のＩＰアドレスを読み出し、会議管理装置１０にアクセスする。ステップＳ１０１に進み、資料登録機能３２はステップＳ９９で生成した会議資料追加メッセージを会議管理装置１０に送信することで、ステップＳ９８のスキャンデータを会議資料として会議管理装置１０に登録できる。
【０１４５】
第３の実施形態の会議システム１は複合機１１の操作パネル２０２から明示的に会議アプリを選択することにより会議システム機能２７を起動させていた。第３の実施形態の会議システム１は図３０のステップＳ９２において読み取ったバーコード画像に会議ＩＤが埋め込まれていると判定した場合に、会議システム機能２７を起動させるようにすれば操作パネル２０２の操作が不要となる。
【０１４６】
会議資料が会議管理装置１０に登録されたあと、第３の実施形態の会議システム１では登録した会議資料を、会議に参加している参加者端末１３間で共有して表示できるようになる。
【０１４７】
（まとめ）
第１、第２及び第３の実施形態ではスキャナ機能２１を有する複合機１１からの既存の会議に対する会議資料又は議題資料の登録を複合機１１の操作パネル２０２において選択することなく容易に行うことができる。
【０１４８】
本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。
【０１４９】
本実施形態では会議システム１を一例として示したが、セミナーシステムや教育システムなどの登録した情報（講義や授業）に対する資料の登録を行う他の情報処理システムへの適用も可能である。例えば参加者端末１３は特許請求の範囲に記載した端末装置の一例である。複合機１１は画像読取装置の一例である。会議システム１は情報処理システムの一例である。
【０１５０】
バーコード読み取り機能２６は識別情報読取手段の一例である。スキャナ機能２１は画像データ読取手段の一例である。メッセージ生成機能３７はメッセージ生成手段の一例である。会議資料追加シート１０００、議題資料追加シート１２００は資料追加用の原稿の一例である。会議ＩＤ、議題ＩＤは識別情報の一例である。
【０１５１】
なお、会議管理装置１０、複合機１１、会議登録用端末１２、１台以上の参加者端末１３を有する会議システム１は一例であって、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもないことである。
【符号の説明】
【０１５２】
１      会議システム
１０    会議管理装置
１１    複合機
１２    会議登録用端末
１３    参加者端末
２１    スキャナ機能
２２    コピー機能
２３    プリンタ機能
２４    通信機能
２５    ＯＣＲ機能
２６    バーコード読み取り機能
２７    会議システム機能
３２    資料登録機能
３５    シート判定機能
３６    記憶機能
３７    メッセージ生成機能
４１    会議情報管理部
４２    資料情報管理部
４３    会議制御部
４４    情報記憶部
４５    通信部
１００    コンピュータ
１０１    入力装置
１０２    表示装置
１０３    外部Ｉ／Ｆ
１０３ａ、２０３ａ    記録媒体
１０４    ＲＡＭ（Random Access Memory）
１０５    ＲＯＭ（Read Only Memory）
１０６    ＣＰＵ（Central Processing Unit）
１０７    通信Ｉ／Ｆ
１０８    ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
２０１    コントローラ
２０２    操作パネル
２０３    外部Ｉ／Ｆ
２０４    通信Ｉ／Ｆ
２０５    プリンタ
２０６    スキャナ
２１１    ＣＰＵ
２１２    ＲＡＭ
２１３    ＲＯＭ
２１４    ＮＶＲＡＭ
２１５    ＨＤＤ
１０００    会議資料追加シート
１００２、１２０２    会議そのものに関する書誌情報
１００４、１２０６    資料追加に必要な情報の記入欄
１００６、１２０８    バーコード
１１００    紙の会議資料、紙の議題資料
１２００    議題資料追加シート
１２０４    議題そのものに関する書誌情報１２０４
Ｂ    バス
Ｎ１    ネットワーク
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１５３】
【特許文献１】特開２００７−２１３５１１号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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