(57)【要約】【課題】  受信した複数のファクシミリ文書のステータスごとの件数を、ユーザが容易に把握することのできる仕組みを提供すること。【解決手段】  受信したファクシミリデータを管理可能なファクシミリシステムであって、ファクシミリデータの状態を管理する状態管理手段と、ファクシミリデータをファクシミリ一覧画面に一覧表示する第１のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、ファクシミリデータの状況ごとの抽出条件を記憶する抽出条件記憶手段と、抽出条件の合致するファクシミリデータの件数を抽出条件名とともにサマリ画面として表示するサマリ画面表示制御手段と、抽出条件の選択を受付ける抽出条件選択受付手段と、抽出条件に対応するファクシミリデータを前記ファクシミリ一覧画面に表示する第２のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、を有することを特徴とする。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信したファクシミリデータを管理可能なファクシミリシステムであって、
前記受信したファクシミリデータの状態を管理する状態管理手段と、
前記受信したファクシミリデータをファクシミリ一覧画面に一覧表示する第１のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、
前記ファクシミリデータの状況ごとの抽出条件を記憶する抽出条件記憶手段と、
前記抽出条件記憶手段に記憶された抽出条件の合致するファクシミリデータの件数を抽出条件名とともにサマリ画面として表示するサマリ画面表示制御手段と、
前記表示されたサマリ画面から抽出条件の選択を受付ける抽出条件選択受付手段と、
前記抽出条件選択受付手段により受付けた抽出条件に対応するファクシミリデータを前記ファクシミリ一覧画面に表示する第２のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、
を有することを特徴とするファクシミリシステム。
【請求項２】
前記抽出条件は、抽出された前記ファクシミリデータの件数に応じてアラート条件を設定可能であり、前記アラート条件に合致する場合には、その旨を識別可能に表示するアラート表示手段を更に有することを特徴とする請求項１記載のファクシミリシステム。
【請求項３】
前記受信したファクシミリデータの状態は、前記ファクシミリデータが操作されることで変更されるものであるステータス情報であることを特徴とする請求項１または２記載のファクシミリシステム。
【請求項４】
前記受信したファクシミリデータに対して状況を付与する状況付与手段を更に有し、
前記受信したファクシミリデータの状態は、前記状況付与手段によって付与された状況であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のファクシミリシステム。
【請求項５】
前記受信したファクシミリデータを処理するために必要な時間を処理するユーザのスキル別に記憶したスキル別処理時間情報記憶手段と、
前記受信したファクシミリデータのうち未処理のファクシミリデータの件数が、ログオン中の前記ユーザによって所定の時間内に完了するか否かを、前記スキル別処理時間情報記憶手段に記憶された時間を利用して判定する完了可否判定手段を更に有し、
前記未処理のファクシミリデータの件数が、前記ログオン中のユーザでは所定の時間内に完了しないと判定された場合に、前記未処理のファクシミリデータを処理可能なユーザを通知する警告手段と、
を有することを特徴とする請求項1乃至４のいずれか1項に記載のファクシミリシステム。
【請求項６】
受信したファクシミリデータを管理可能で、当該ファクシミリデータの状況ごとの抽出条件を記憶する抽出条件記憶手段を有するファクシミリシステムの制御方法であって、
前記受信したファクシミリデータの状態を管理する状態管理ステップと、
前記受信したファクシミリデータをファクシミリ一覧画面に一覧表示する第１のファクシミリ一覧画面表示制御ステップと、
前記抽出条件記憶手段に記憶された抽出条件の合致するファクシミリデータの件数を抽出条件名とともにサマリ画面として表示するサマリ画面表示制御ステップと、
前記表示されたサマリ画面から抽出条件の選択を受付ける抽出条件選択受付ステップと、
前記抽出条件選択受付ステップにより受付けた抽出条件に対応するファクシミリデータを前記ファクシミリ一覧画面に表示する第２のファクシミリ一覧画面表示制御ステップと、
を有することを特徴とするファクシミリシステム。
【請求項７】
受信したファクシミリデータを管理可能で、当該ファクシミリデータの状況ごとの抽出条件を記憶する抽出条件記憶手段を有するファクシミリシステムで読み取り可能なプログラムであって、
前記ファクシミリシステムを、
前記受信したファクシミリデータの状態を管理する状態管理手段と、
前記受信したファクシミリデータをファクシミリ一覧画面に一覧表示する第１のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、
前記抽出条件記憶手段に記憶された抽出条件の合致するファクシミリデータの件数を抽出条件名とともにサマリ画面として表示するサマリ画面表示制御手段と、
前記表示されたサマリ画面から抽出条件の選択を受付ける抽出条件選択受付手段と、
前記抽出条件選択受付手段により受付けた抽出条件に対応するファクシミリデータを前記ファクシミリ一覧画面に表示する第２のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、
を有することを特徴とするファクシミリシステムとして機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理システム、制御方法、およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ファクシミリサーバに接続し、ファクシミリサーバが行ったファクシミリ送受信文書を表示したり、ファクリミリサーバを利用してファクシミリサーバを送信したりするファクシミリシステム（情報処理システム）が利用されている。
【０００３】
また、ファクシミリシステムを受発注業務などに活用する場合、受信したファクシミリのステータスを管理することが行われている。ステータスとは、例えば、「新規受信」「処理待ち」「対応中」「返送済」などの処理状況のことである。
【０００４】
特許文献１には、ＦＡＸ受発注業務において、処理状態を管理しておき、未処理件数の多い担当者のフォルダにファイルを振り分ける技術が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１２−５８９３５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１では、ＦＡＸ文書を振り分ける際に文書の処理状態を利用しているが、ファクシミリシステムを利用した受発注業務においては、受信ファクシミリの処理状況に応じて例えばフォルダを移動させるようなオペレーションがなされることがある。
【０００７】
このような場合、特許文献１の技術では、ファクシミリ文書単位に現在どのような処理状況なのかを調べることは可能であるが、ある処理状況にあるファクシミリ文書がどのくらいあるのかを把握することは容易ではない。
【０００８】
そこで、本発明では、受信した複数のファクシミリ文書のステータスごとの件数を、ユーザが容易に把握することのできる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
受信したファクシミリデータを管理可能なファクシミリシステムであって、前記受信したファクシミリデータの状態を管理する状態管理手段と、前記受信したファクシミリデータをファクシミリ一覧画面に一覧表示する第１のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、前記ファクシミリデータの状況ごとの抽出条件を記憶する抽出条件記憶手段と、前記抽出条件記憶手段に記憶された抽出条件の合致するファクシミリデータの件数を抽出条件名とともにサマリ画面として表示するサマリ画面表示制御手段と、前記表示されたサマリ画面から抽出条件の選択を受付ける抽出条件選択受付手段と、前記抽出条件選択受付手段により受付けた抽出条件に対応するファクシミリデータを前記ファクシミリ一覧画面に表示する第２のファクシミリ一覧画面表示制御手段と、を有する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、受信した複数のファクシミリ文書のステータスごとの件数を、ユーザが容易に把握することのできる仕組みを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのハードウェア構成の一例を示すハードウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの機能構成の一例を示す機能構成図である。
【図４】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのログオン画面の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのファクシミリ一覧画面の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ表示画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ画面で仕分け中が選択された画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの全体処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのユーザテーブル追加処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの受信ＦＡＸの確認処理の一例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ画面表示処理の一例を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの完了可否判定処理の一例を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの警告画面の一例を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのデータテーブルの一例を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ抽出条件情報の一例を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのＦＡＸ表示画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの構成の一例を示すシステム構成図である。
【００１４】
本発明の情報処理装置に好適なクライアント装置１０１およびクライアント装置１０２は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ネットワーク通信機能を備え、ＬＡＮ１０５（ローカルエリアネットワーク）を介してＦＡＸサーバ（ファクシミリサーバ）１０３とデータ通信が可能である。
【００１５】
ＦＡＸサーバ１０３は、公衆回線１０６を介してファクシミリ送信機能を備えるＦＡＸ通信カード１０４を備えている。本システムにおいては、ファクシミリの送受信を行うファクシミリサーバとして機能する。
【００１６】
本システムは、最も基本的な通信インフラの１つであるファクシミリ（以下、ＦＡＸとも呼ぶ）を、インターネット／イントラネットを含めたネットワークシステムに統合し、ＴＣＰ／ＩＰネットワーク対応のファクシミリシステムである。
【００１７】
具体的には、ＦＡＸサーバ１０３は、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  Ｓｅｒｖｅｒが稼働し、ＦＡＸ通信カード１０４を装着し、後述するファクシミリシステム用サーバモジュール（図３の３０３）をインストールすることで、ＰＣベースのＦＡＸ送受信ができる。送受信したＦＡＸイメージや送受信情報は、ＦＡＸサーバ１０３の記憶部に電子化されて蓄積され、一元管理される。
【００１８】
そして、クライアント端末１０１（１０２）には、後述するファクシミリシステム用クライアントモジュール（図３の３０２）を起動させることで、ＦＡＸサーバ１０３の記憶部に蓄積されている送受信データの確認や、管理者権限でログインすることでＦＡＸサーバ１０３側の各種設定ができる。
【００１９】
また、クライアント端末１０１（１０２）には、後述するファクシミリ用プリンタドライバをインストールすることで、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  ＯＳ上の各種文書アプリケーションから印刷実行と同じオペレーションでＦＡＸ送信が可能となっている。
【００２０】
ＦＡＸ通信カード１０４は、アナログ公衆回線１０６だけでなく、ＩＮＳ６４回線、ＩＮＳ１５００回線のいずれかに接続することで、ＦＡＸデータの送受信が可能となっている。
【００２１】
送信データは、各クライアント端末からＴＣＰ／ＩＰネットワークであるＬＡＮ１０５を経由してＦＡＸサーバ１０３へ蓄積され、ＦＡＸ通信カード１０４を動作させることで、順次送信される。
【００２２】
図２は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのハードウェア構成図である。
【００２３】
クライアント端末１０１、１０２およびＦＡＸサーバ１０３に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。
【００２４】
図２に示すように、クライアント端末１０１、１０２およびＦＡＸサーバ１０３では、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。
【００２５】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２６】
ＲＯＭ２０３あるいは記憶装置である外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、本データ先指定方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。
【００２７】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは記憶装置である外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００２８】
入力コントローラ２０５は、キーボード２０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ２０６は、表示部の一例であるＣＲＴ２１０への表示出力を制御する。メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１に記憶されている情報を読み出しと、外部メモリ２１１への情報の書き込みを制御する。
【００２９】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、通信回線と接続してデータの送受信の制御を行う。クライアント端末の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ＬＡＮ１０５を介するデータの送受信を制御し、一方、ＦＡＸサーバ１０３の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、同様にＬＡＮ１０５を介するデータの送受信の制御と、ＦＡＸ通信カード１０４として、公衆回線１０６を介するデータの送受信の制御も行うものとする。
【００３０】
なお、ＦＡＸサーバ１０３の外部メモリ２１１には、後述する各種テーブルが格納されているものとする。なお、電話帳（図３の３１８）もこの外部メモリに記憶されている。
【００３１】
なお、外部メモリ２１１は情報を永続的に記憶するための媒体であって、その形態をハードディスク等の記憶装置に限定するものではない。例えば、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）などの媒体であってもよい。
【００３２】
図３は本発明の情報処理装置（クライアント端末１０１、１０２）およびサーバ装置（ＦＡＸサーバ３０３）を含む送信システムが備える機能構成の一例を示す機能構成図である。
【００３３】
クライアント端末１０１、１０２は、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１とファクシミリ用クライアントモジュール３０２を備えている。ファクシミリ用プリンタドライバ３０１は、送信データ生成部３０５、ログオン要求部３０６、送信画面表示部３０７、送信先選択部３０８、情報受信部３０９、およびデータ送信部３１０を機能構成として備えている。
【００３４】
送信データ生成部３０５は、例えば文書作成アプリケーションプログラムで作成された文書データの印刷指示を受け付け、ＯＳ（オペレーティングシステム）を介して文書データの描画情報（ＤＤＩ関数：Ｄｅｖｉｃｅ  Ｄｒｉｖｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を受け取って、ＴＩＦＦ画像データを生成する。
【００３５】
ＴＩＦ画像データの生成処理は既知の技術であるため詳細な説明は省略する。また、本実施の形態では、生成される送信データのデータフォーマットとしてＴＩＦＦ画像データを用いているが、これに限られるものではなく、ＰＤＦ形式であっても、ビットマップ形式であってもよい。
【００３６】
なお、送信データ生成部３０５による送信データの生成処理は、ログオン要求部３０６によるログオン要求前に行われて、クライアント端末１０１、１０２内の外部メモリに送信データがスプールされることになる。このように、先にデータ生成とスプール処理を行っておくことにより、文書アプリケーションによる印刷処理プロセスを早期に解放することができ、ユーザは文書アプリケーションを使用して文書の編集処理を再開したり、ファイルを閉じたりすることができる。なお、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１の出力先は、クライアント端末内の作業フォルダとなっており、外部出力ポートが指定されているわけではなく、作業フォルダ内に送信データファイルとして出力することになる。
【００３７】
ログオン要求部３０６は、印刷指示を受け付けた際にファクシミリ用プリンタドライバ３０１で呼び出される機能部であり、所定の操作より呼び出されると、図４に示すログオンを行う際のログオン画面４０１を表示し、このログオン画面４０１を介してユーザにより入力されたユーザＩＤ（ユーザ識別情報）４０２とパスワード４０４を含む認証情報を、指定した認証先のサーバ（本実施の形態では、ＦＡＸサーバ１０３に相当する）に送信することでログイン要求を行う。サーバ４０３には、ＦＡＸサーバ１０３のＩＰアドレスが入力される。
【００３８】
担当者名４０５は、オペレータを識別するための担当者名が入力される。なお本実施例では、ユーザＩＤとして共通のＩＤが利用され、オペレータを識別するために担当者名が利用されるものである。ユーザＩＤが担当者を識別可能な場合は、担当者名４０５は必ずしも入力する必要はない。
【００３９】
ログオン要求は、ログオンボタン４０６を押下することで実行され、キャンセルボタン４０７が押下されるとログオンすることなくログオン画面が閉じられる。
【００４０】
送信画面表示部３０７は、ログイン認証された際にファクシミリ用プリンタドライバ３０１で呼び出される機能部であり、データ送信先を選択するための選択画面（不図示）を表示する機能を備えている。
【００４１】
送信先選択部３０８は、送信画面表示部３０７により表示された選択画面を介してユーザにより入力・指定された送信先を決定する機能を備えている。具体的には、データの送信先として少なくとも任意の送信先を指定する第１の指定方法（ファクシミリ番号の番号入力）と送信先リストから選択する第２の指定方法（電話帳を開いて一覧から指定）で指定された送信先の選択を受け付けて決定する機能を備えている。
【００４２】
情報受信部３０９は、ＦＡＸサーバ１０３と通信して、ログイン認証の認証結果とユーザ権限を受信したり、また、認証されたユーザが選択できる電話帳である送信先リストを受信したりする機能を備えている。
【００４３】
データ送信部３１０は、送信データ生成部３０５で生成された送信データを、送信先選択部３０８で決定された送信先にデータ送信すべく、ＦＡＸサーバ１０３にデータ送信を行う。具体的には、作業フォルダにスプールされている送信データを、送信先選択部３０８で選択・決定された送信先の情報と共に、ＦＡＸサーバ１０３のファクシミリシステム用サーバモジュールにアップロードして、データ送信登録が行われる。
【００４４】
なお、送信データ生成部３０５によるデータ生成処理をファクシミリ用プリンタドライバ３０１によるプロセスにし、ログイン要求部３０６、送信画面表示部３０７、送信先選択部３０８、情報受信部３０９、データ送信部３１０による各処理を、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１から呼び出す別プロセス（別サービス）として実現してもよい。
【００４５】
また、ファクシミリ用クライアントモジュール３０２は、ファクシミリ一覧画面表示部３１１とサマリ画面表示部３１２を機能構成として備えている。
【００４６】
ファクシミリ一覧画面表示部３１１は、図５や図７に示すようなファクシミリ一覧画面を表示する機能を有する。ＦＡＸサーバが送受信したファクシミリデータを一覧表示するようになっている。ファクシミリ一覧画面の詳細については後述する。
【００４７】
サマリ画面表示部３１２は、図６に示すようなサマリ画面を表示する機能を有する。ＦＡＸサーバが管理するファクシミリデータのステータスや状況のサマリを表示するようになっている。サマリ画面に詳細については後述する。
【００４８】
次にファクシミリシステム用サーバモジュール３０３の機能構成について説明する。
【００４９】
認証処理部３１３は、クライアント端末のログオン要求部３０６によりログオン要求を受け付けた場合に起動され、ログオン要求に含まれる認証情報のユーザ識別情報が、ユーザＤＢ（不図示）に存在し、パスワードが一致しているか判断することにより認証処理を行う。
【００５０】
そして、権限送信部３１４は、認証処理部３１３で認証ＯＫとの判断がなされた場合に、ユーザＤＢに存在する該当するユーザのユーザ権限を取得し、ログオン要求元のクライアント端末に送信する。
【００５１】
そして、表示情報送信部３１５は、クライアント端末１０１、１０２からファクシミリ一覧画面やサマリ画面を表示するリクエストを受け付けると、ファクシミリデータＤＢ３１９に記憶された受信済みのファクシミリデータや送信済みのファクシミリデータをクライアント端末で表示可能な情報を送信する。
【００５２】
サマリ抽出条件情報３１６は、後述するサマリ画面を表示するために条件が記憶される。詳細については後述するが、送信サーバが管理するファクシミリデータのステータスや状況などの状態をサマリ形式で表示するために条件が記憶されるものである。
【００５３】
各種データテーブル３１７は、ファクリミリシステムが本発明を実行する際に必要となるデータテーブルが記憶されており、詳細については図１４を利用して説明する。
【００５４】
処理時間集計用テーブル３１８は、図１２にて後述する処理時間集計処理を実行するために必要な情報が記憶されたデータテーブルである。
【００５５】
また、ファクシミリシステム用サーバモジュール３０３は、クライアント端末のデータ送信部３１０からデータ送信登録を受けた送信データの送信処理を行う。具体的には、ファクシミリシステム用サーバモジュール３０３は、ファクシミリ通信カード１０４のＦＡＸ通信部３２０に、送信先（ファクシミリ番号）を指定して、送信データの送信要求を行う。そして、ＦＡＸ通信部３２０は、指定された送信先に対して、公衆回線を介して送信データのファクシミリ送信を行う。
【００５６】
また、本発明のファクシミリシステムにおける各機能は、上記に説明した構成に限らず、クライアント端末またはファクシミリサーバのどちらが備えても構わないものである。また、全ての機能をクライアント装置またはファクシミリサーバに備えることも可能である。
【００５７】
図５は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのファクシミリ一覧画面の一例を示す図である。
【００５８】
ファクシミリ一覧画面５０１は、ログオン画面よりユーザＩＤ「ｇｙｏｍｕＡ」で認証が成功した場合に表示される画面である。
【００５９】
ファクシミリデータは階層化されたフォルダを選択することで一覧表示される。ｇｙｏｍｕＡ（業務Ａ）フォルダ５０２の配下に、受信アイテム５０３および送信アイテム５０４が表示され、選択されたフォルダの内容が右側に一覧で表示される。
【００６０】
本画面は、受信アイテム５０３が選択された場合の例であり、右側には受信ＦＡＸが一一覧表示される。
【００６１】
表示項目は、文書ＩＤ５０５、ステータス５０６、受信完了時間５０７、および送信完了時間５０６である。これらの項目がファクシミリデータ１件に対して表示されるようになっている。
【００６２】
文書ＩＤ５０５は、ファクシミリデータを一意に識別するためのＩＤである。本画面で例えば、文書ＩＤ「００１」のファクシミリデータが選択され実行（例えばダブルクリック）されると、当該文書ＩＤに関連するファクシミリデータが表示される。表示されるファクシミリデータの一例を、図１６を利用して説明する。
【００６３】
図１６は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのＦＡＸ表示画面の一例を示す図である。
【００６４】
ＦＡＸ表示画面１６０１は、受信したファクシミリデータが表示される。「発注書送付のご案内」のタイトルの文書である。
【００６５】
また、画面下方に、状況欄１６０２および備考欄１６０４が設けられている。これらの入力欄は、ユーザ（オペレータ）により入力される。状況欄１６０２には、プルダウンメニュー１６０３により状況が選択可能になっており、ユーザは受信したファクシミリデータの状況を変更することができる。
【００６６】
備考欄１６０４については、プルダウンメニューではなくユーザがフリーに入力可能になっている。これら入力欄は、プルダウンメニューによる入力かフリーに入力可能かは、管理者によって設定可能となっている。
【００６７】
なお、ここで入力された内容は、ファクシミリデータＤＢ３１９に文書ＩＤをキーに記録され、後述するサマリ抽出の際に利用される。図５の説明に戻る。
【００６８】
ステータス５０６は、ファクシミリデータのステータスが表示される。ステータスとは、ファクシミリデータの状態を示すもので、受信ファクシミリのステータスとして、「新規受信」「印刷済」「表示済」などがある。
【００６９】
「新規受信」とは、ファクシミリを新規に受信した状態で、ユーザにより開かれていない状態である。「印刷済」は、ユーザにより印刷された状態であり、「表示済」はユーザによってファクシミリデータが開かれた（例えば図１６に示すように）状態である。
【００７０】
これらのステータスは、受信したファクシミリデータの状態がユーザによる操作に伴って変更されるものであり、図１６の入力欄で入力された内容と同様に、ファクシミリデータＤＢ３１９に文書ＩＤをキーに記録され、後述するサマリ抽出の際に利用される。
【００７１】
受信アイテム５０９には、ファクシミリデータＤＢ３１９に記憶された受信ファクシミリ（アイテム）の件数が表示されるようになっており、本実施例では、２１１アイテム記憶されていることがわかる。
【００７２】
受信完了時間５０７は、ファクシミリの受信が完了した時間が表示される。送信完了時間５０８は、ファクシミリの送信が完了した時間が表示される。受信完了時間５０７は、受信アイテム５０３が選択された時に表示され、送信完了時間５０８は、送信アイテム５０４が選択された時に表示される。なお、受信したファクシミリを返送（返信）した場合には、ステータスが「返信済み」となり、送信アイテム５０４で表示される。
【００７３】
サマリ表示ボタン５１０が押下されると、図６に示すサマリ画面が表示される。
【００７４】
図６は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ表示画面の一例を示す図である。
【００７５】
サマリ画面６０１は、ファクシミリデータＤＢに記録されたファクシミリデータのステータスや状況などの条件を不図示の設定画面などから予め設定しておき、条件に合致する件数を表示するものである。
【００７６】
抽出条件６０２は、サマリ表示するファクシミリ件数の抽出条件が表示され、件数６０３には、抽出条件に合致するファクシミリデータの件数が表示される。
【００７７】
更新間隔６０４は、表示された件数を更新する間隔が表示される。例では３０秒間隔で抽出が行われることがわかる。最終更新時刻６０５は、最後に抽出された時刻が表示される。
【００７８】
また、例えば抽出条件名が「（２）仕分け中」に対応する「件数（５５）」をクリックすると、抽出条件が仕分け中のファクシミリデータが表示される。表示例を図７に示す。
【００７９】
図７は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ画面で仕分け中が選択された画面の一例を示す図である。
【００８０】
図５に示したファクシミリ一覧画面に、抽出条件が仕分け中のファクシミリデータが表示されている。
【００８１】
受信アイテム７０２には、ファクシミリデータＤＢ３１９に記憶された２１１アイテム中、抽出条件が仕分け中である５５アイテムが表示されていることがわかる。次に図１５を利用して、設定された抽出条件について説明する。
【００８２】
図１５は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ抽出条件情報の一例を示す図である。
【００８３】
サマリ抽出条件情報１５０１は、不図示の設定画面により設定された内容が記録されたものであって、送信サーバのサマリ抽出条件情報として記憶されている。
【００８４】
条件番号１５０２は、サマリ抽出条件のキー項目であって、一意な番号が付与される。
【００８５】
条件名１５０３は、本条件に対して命名された条件名であって、サマリ画面で表示される名称であり、任意に命名可能である。
【００８６】
カラム１５０４は、抽出対象とするカラム名であり、ステータスは、ファクシミリシステムによってファクシミリデータに付与されたステータスのことであり、図５の５０４に表示されるものと同一である。ファクシミリデータＤＢ３１９に記憶されている。
【００８７】
状況は、ファクシミリデータにユーザによって付与された状況であって、図１６の１６０２で付与され、ファクシミリデータＤＢ３１９に記憶されているものである。
【００８８】
比較条件１５０５は、カラム１５０４の項目に対する比較条件（検索条件）が設定されている。ここで条件にヒットした件数が、サマリ画面６０１に件数６０３として抽出条件名６０２として表示される。
【００８９】
アラート条件１５０６は、アラートを出す場合の条件が設定されており、条件に合致する場合に、サマリ画面６０１に識別可能な状態で表示される。例えば図６の抽出条件名６０２が「（４）保留」の場合の件数「１１０」に対してアラートが表示される。
【００９０】
アラート処理１５０７は、アラート条件１５０６に設定されたアラート条件に合致する場合に実行されるアラート処理が設定されている。条件番号「１」の場合、ファクシミリデータのステータスが「新規受信」のものが５００件を超えた場合にポップアップメッセージが表示される。これにより、受注作業が遅延している場合にアラートを出すことが可能となる。
【００９１】
なお、アラートは、サマリ画面上で表示するだけでなく、ポップアップ表示やメールにて所定の宛先に送信するようにしてもよい。これにより、例えば受発注業務などで保留とされた件が所定数を超えた場合に、処理が期限までに終わらないことを事前に防ぐことができるようになる。
【００９２】
図８は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの全体処理の一例を示すフローチャートである。
【００９３】
ステップＳ８０１からステップＳ８０７はクライアント端末１０１側での処理、ステップＳ８１１からステップＳ８１５はＦＡＸサーバ１０３側での処理である。
【００９４】
ステップＳ８０１では図４に示すログオン画面が表示され、ステップＳ８０２では、ユーザＩＤ・担当者名の入力を受付ける。この場合、ユーザＩＤは利用者を特定するために、担当者名は後述する完了可否判定処理に利用される。よって、異なる担当者が同じユーザＩＤを利用してログオンし、ファクシミリシステムを利用することが可能となっている。
【００９５】
ステップＳ８１１で、ＦＡＸサーバは送信されたユーザＩＤおよび担当者名を受信し、ステップＳ８１２で、ログオン中のユーザを管理するログオンユーザテーブルに追加する。ログオンユーザテーブルおよびログオンユーザテーブルへの追加処理については、図９および図１４を利用して説明する。
【００９６】
ステップＳ８１３では、ログオンユーザに対応するファクシミリ一覧を表示可能な状態でクライアント端末に送信する。
【００９７】
ステップＳ８０３で、クライアント端末はファクシミリ一覧画面を受信し、ステップＳ８０４で図５に示すようなファクシミリ一覧画面表示の処理行う。
【００９８】
ステップＳ８０５ではユーザによってファクシミリデータが処理されているかどうかを判定し、処理がされていない状態、即ちログオフされる場合は、ステップＳ８０７に進む。
【００９９】
一方、処理がされる場合、ステップＳ８０６に進み、図１０にて後述するユーザによる受信ＦＡＸの確認処理が行われ、処理が行われるとステップＳ８０７に進む。
【０１００】
ステップＳ８０７では、ログオフするユーザのユーザＩＤおよび担当者名をＦＡＸサーバに送信し、ステップＳ８１４で、ユーザＩＤおよび担当者名を受信し、ステップＳ８１５では、ログオンユーザテーブルからユーザＩＤおよび担当者名を削除し、処理を終了する。
【０１０１】
図９は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのユーザテーブル追加処理の一例を示すフローチャートである。図８のステップＳ８１３のユーザテーブル追加処理に対応する。
【０１０２】
ステップＳ９０１で、ログオンした担当者に対応するスキル区分を、図１４のスキルテーブル１４０３から取得する。スキルテーブル１４０３によれば、担当者「田中」のスキル区分は「専任」で、「佐藤」のスキル区分は「パートナー」である。
【０１０３】
ステップＳ９０２では、図１４のスキル別処理時間テーブルを利用して、スキル区分に対応する１件当たりの処理時間を取得する。１件当たりの時間とは、ファクシミリデータ１件を処理するのにかかる時間のことであり、専任は１０分、パートナーは２０分かかるものとして設定されている。
【０１０４】
ステップＳ９０３で、図１４のログオンユーザテーブル１４０５の担当者に対応するスキル区分、１件当たりの時間を追加する。業務名および担当者名は、ステップＳ８１１で受信した際に追加されたものである。なお、業務名はログオンＩＤと対応しており、ｇｙｏｍｕＡでログオンした場合には、業務名Ａの業務を行うようになっている。
【０１０５】
なお、ここで追加されたレコードは、ステップＳ８１５で削除される。
【０１０６】
図１０は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの受信ＦＡＸの確認処理の一例を示すフローチャートである。
【０１０７】
ステップＳ１００１からステップＳ１００３はユーザが行う処理であり、ユーザによって行われた処理に対応して、ＦＡＸサーバが行う処理がＳ１０１１からＳ１０１３に記載されている。
【０１０８】
ステップＳ１００１で、ユーザは図１６に示すようにファクシミリ一覧画面から自分の業務に対応するファクシミリデータを表示する。表示されたことに対応して、ステップＳ１０１１で、当該ファクシミリのステータスが、「新規受信」から「表示済み」に変更される。
【０１０９】
ステップＳ１００２で、ユーザは図１６の状況１６０２や備考１６０４に入力を行うと、ステップＳ１０１２でファクシミリデータＤＢの更新を行う。
【０１１０】
ステップＳ１００３で、ユーザは受信したＦＡＸに対して返信を行うと、ステップＳ１０１３でＦＡＸサーバは、ファクシミリデータのステータスを「返信済み」に変更する。ステータスは返信済みに変更されたファクシミリデータは受信アイテムではなく送信アイテムに表示されるようになる。
【０１１１】
図１１は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムのサマリ画面表示処理の一例を示すフローチャートである。
【０１１２】
図５のファクシミリ一覧画面からサマリ表示ボタン５１０が押下された時に図６のサマリ画面を表示する処理に対応する。
【０１１３】
ステップＳ１１０１でログオンしたユーザに対応する条件を取得する。条件は、図１５に示すサマリ抽出条件情報に記憶されている。
【０１１４】
ステップＳ１１０２では、サマリ抽出条件情報のカラム１５０４および比較条件１５０５を利用して件数のカウントを行い、ステップＳ１１０３で、図６の件数６０３に件数の表示を行う。
【０１１５】
ステップＳ１１０４では、アラート条件１５０６に一致するかどうかの判定を行い、一致しない場合は、ステップＳ１１０７に進む。一致する場合は、ステップＳ１１０５で設定されたアラート処理を行い、ステップＳ１１０６の完了可否判定処理に進む。
【０１１６】
なお、アラート処理および完了可否判定処理については、本発明を行うに当たり必須の処理ではなく、実行するようにしてもしないようにしてもよい。完了可否判定処理については図１２で説明する。
【０１１７】
ステップＳ１１０７では、サマリ画面で条件名がクリックされたかどうかの判定を行う。クリックにより選択されればよく、抽出条件名６０２が選択されても件数６０３が選択されても構わないものとする。
【０１１８】
条件名がクリック（選択）された場合は、ステップＳ１１０８に進み、図７に示すようにファクシミリ一覧画面に抽出条件に合致するアイテムを表示して処理を終了する。
【０１１９】
図１２は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの完了可否判定処理の一例を示すフローチャートである。図１１のステップＳ１１０６の完了可否判定処理に対応する。
【０１２０】
ステップＳ１２０１では、図１４の業務時間テーブル１４０１から残時間を計算する。業務時間テーブルには、始業時刻である開始時間、終業時刻である終了時間が設定されている。例えば、現在時刻が１５：３０であった場合は、残時間が２時間となる。
【０１２１】
ステップＳ１２０２では、図１４のログオンユーザテーブルから処理可能件数を取得する。例えば業務Ａであった場合、担当者として「田中」「佐藤」がログオン中であり、１件当たりの時間がそれぞれ１０分、２０分となっているので、この２人で作業する場合、１時間あたり９件（田中６件、佐藤３件）の処理が可能である。
【０１２２】
ステップＳ１２０３で、処理可能件数よりも新規受信ＦＡＸ件数が多い場合、ステップＳ１２０４に進み、新規受信ＦＡＸを処理するために必要な処理時間を取得する。なお、新規受信ＦＡＸ件数でなく、未処理件数とすることも可能である。
【０１２３】
例えば、残時間が２時間で、「田中」「佐藤」が作業する場合、１８件処理することが可能となるので、残り２時間で１９件以上の新規ＦＡＸが残っている場合に警告画面を表示するようにすればよい。
【０１２４】
例えば、「パートナー」から「専任」に変更するように警告することで時間内に処理が可能となる。また、時間に余裕がある場合、「パートナー」や「専任」ではなく「一般」のスキルにするよう警告を出すことも可能である。
【０１２５】
処理時間テーブル１４０２は、スキル区分が「一般」の場合に１件当たりの処理時間が設定されている。スキル別処理時間テーブル１４０４では、スキル区分に業務名は関係なく一律で時間が設定されているが、スキルが「一般」の場合は業務ごとに１件当たりの処理時間を設定可能である。
【０１２６】
例えば、残時間が２時間で新規受信ＦＡＸが２件の場合、スキル区分が「パートナー」や「専任」は必要なく、「一般」のユーザが処理するよう警告画面を表示することができる。
【０１２７】
図１３は、本発明の実施形態におけるファクシミリシステムの警告画面の一例を示す図である。
【０１２８】
メッセージ欄１３０２には、新規受信ＦＡＸの件数が処理可能件数を超えていること、新規受信のＦＡＸ件数（未受付）、現在のログオンユーザでの処理可能件数、返信済み（完了）の件数、およびスキル別の要員の提案が記載される。
【０１２９】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１３０】
また、本発明におけるプログラムは、実施例に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１３１】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１３２】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１３３】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１３４】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３５】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３６】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１３７】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１３８】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１３９】
１０１  クライアント端末
１０２  クライアント端末
１０３  ＦＡＸサーバ
１０４  ＦＡＸ通信カード
１０５  ＬＡＮ
１０６  公衆回線
３０１  ファクシミリ用プリンタドライバ
３０２  ファクシミリシステム用クライアントモジュール
３０３  ファクシミリシステム用サーバモジュール
３０６  ログイン要求部
３０７  送信画面表示部
３１０  データ送信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
2017098895.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
2017098895.tif 000016
【図１５】
2017098895.tif 000017
【図１６】
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