(57)【要約】      （修正有）【課題】ウェブ会議の開始予定時刻になった時点で会議を開始するための仕組みを提供すること。【解決手段】会議の開始時刻が登録された会議室情報を記憶し、記憶された会議室情報に基づき、会議開始時刻まで所定時間内であるかを判定する。会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室に対応付けて控室を生成し、当該控室への入室を受け付ける。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の開始時刻が登録された会議室情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された会議室情報に基づき、会議開始時刻まで所定時間内であるかを判定する判定手段と、
前記判定手段により、会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室への事前入室を受け付ける事前入室手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記事前入室手段は、前記会議室に対応付けて生成された控室に対する入室を受け付けることで当該会議室への事前入室を受け付けること特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記判定手段により会議開始時刻まで所定時間内であると判定された会議室に係る情報を表示する表示制御手段をさらに備えることを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記会議開始時刻が到来した場合に、前記事前入室手段により事前入室をした参加者を、当該会議室に入室させる入室手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記判定手段により、会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室にかかる情報を表示する表示制御手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記会議開始時刻が到来した場合に、前記控室を削除する控室削除手段をさらに備えることを特徴とする請求項２乃至５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
会議の開始時刻が登録された会議室情報を記憶する情報処理装置における情報処理方法であって、
前記情報処理装置の判定手段が、前記記憶された会議室情報に基づき、会議開始時刻まで所定時間内であるかを判定する判定工程と、
前記情報処理装置の事前入室手段が、前記判定工程により、会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室への事前入室を受け付ける事前入室工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項８】
会議の開始時刻が登録された会議室情報を記憶する情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記記憶された会議室情報に基づき、会議開始時刻まで所定時間内であるかを判定する判定手段と、
前記判定手段により、会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室への事前入室を受け付ける事前入室手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理方法、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複数のクライアント端末（情報処理装置）とサーバとをネットワークで接続し、ユーザがそれぞれのクライアント端末を用いてネットワークを介してリアルタイムで情報交換を行うウェブ会議システムが普及している。
【０００３】
ウェブ会議システムによると、遠隔地にいるユーザ同士をネットワーク上の仮想空間（バーチャル会議室、仮想会議室）に集め、１つの画面に複数の遠隔地にいるユーザを表示することが出来る。
【０００４】
これにより、各拠点にいながらお互いの顔を見ながらミーティングをすることが可能となる。
【０００５】
このようなウェブ会議システムの一例が特許文献１に記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１２−１７８０７５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ウェブ会議システムにおいて用いられる仮想の会議室は、現実の会議室と同様に、予め利用時間を指定した予約をした上で利用する運用が取られていることが多い。
【０００８】
ウェブ会議においては、予約した開始時刻になってから参加者が会議室に入室し、会議が開始される。そのため、参加者全員が揃うのは開始時刻を過ぎてからになってしまい、予約した開始時刻になった時点で会議を開始することが難しい。
【０００９】
そこで、本発明は、ウェブ会議の開始予定時刻になった時点で会議を開始するための仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の情報処理装置は、会議の開始時刻が登録された会議室情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された会議室情報に基づき、会議開始時刻まで所定時間内であるかを判定する判定手段と、前記判定手段により、会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室への事前入室を受け付ける事前入室手段と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の情報処理方法は、会議の開始時刻が登録された会議室情報を記憶する情報処理装置における情報処理方法であって、前記情報処理装置の判定手段が、前記記憶された会議室情報に基づき、会議開始時刻まで所定時間内であるかを判定する判定工程と、前記情報処理装置の事前入室手段が、前記判定工程により、会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室への事前入室を受け付ける事前入室工程と、を備えることを特徴とする。
【００１２】
また、本発明のプログラムは、会議の開始時刻が登録された会議室情報を記憶する情報処理装置において実行可能なプログラムであって、前記情報処理装置を、前記記憶手段に記憶された会議室情報に基づき、会議開始時刻まで所定時間内であるかを判定する判定手段と、前記判定手段により、会議開始時刻まで所定時間内であると判定された場合、当該会議室への事前入室を受け付ける事前入室手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、ウェブ会議の開始予定時刻になった時点で会議を開始するための仕組みを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明のユーザ情報管理システムの構成の一例を示すシステム構成図
【図２】本発明の実施形態における、各種装置のハードウェア構成の一例を示す図
【図３】本発明におけるウェブ会議システムにおける控室画面
【図４】本発明におけるウェブ会議システムにおける本会議画面
【図５】本発明における会議室一覧画面の表示処理手順の一例を示すフローチャート
【図６】本発明における会議室一覧の表示情報を生成手順の一例を示すフローチャート
【図７】本発明における会議室の表示手順の一例を示すフローチャート
【図８】本発明における事前入室の処理手順の一例を示すフローチャート
【図９】本発明における事前入室者の入室処理手順の一例を示すフローチャート
【図１０】本発明における会議室情報が登録されたデータテーブルの一例
【図１１】本発明におけるウェブ会議システムにおける会議室一覧画面
【図１２】会議の参加者が事前入室した時刻が登録されたテーブルの一例
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。図１は、本発明の実施形態における、情報処理システムの構成の一例を示す図である。
【００１６】
図１に示す通り、本発明の情報処理システムは、サーバ機能を備える情報処理装置１０１と、複数のクライアント端末１０２が、ネットワーク１０３を介して通信可能に接続され、構成されている。
【００１７】
情報処理装置１０１は、クライアント端末１０２を用いたウェブ会議を実行するための各種機能を備えている。例えば、ウェブ会議用のルーム（仮想の会議室）の作成・記憶を行う。例えば
【００１８】
図１０の会議室情報１０００を、外部メモリ等に予め記憶しておく。
【００１９】
また、情報処理装置１０１は、クライアント端末１０２の識別情報と各クライアント端末から、例えば、会議参加者であるユーザを撮像した画像データである会議画像（カメラ画像／映像）を受信する。そして、会議室への入室または事前入室を受け付ける。
【００２０】
また、当該クライアント端末１０２の識別情報と、当該クライアント端末１０２で情報処理装置１０１に入室中、事前入室中のユーザのユーザ情報（例えばユーザＩＤ）を対応付けて記憶する。また、会議開催中の場合、情報処理装置１０１は、各クライアント端末１０２から受信した画像、音声、その他のデータを、同じ会議室に入室中の（会議に参加中の）クライアント端末１０２に配信する。
【００２１】
クライアント端末１０２の具体例としては、例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）や、スマートフォン、タブレット端末に代表される携帯端末がある。
【００２２】
ＰＣには、カメラ機能を備えられている。ユーザからの操作に応じて（例えば認証情報の入力・送信指示に応じて）情報処理装置１０１へログインし、当該カメラが撮像して取得した映像としての画像データ（会議画像／映像／動的なデータ）を、逐次、情報処理装置１０１を介して、同一のルームに入室中（会議に参加中）の他のＰＣや携帯端末などのクライアント端末１０２に送信する。
【００２３】
携帯端末は、カメラ機能及びタッチパネル機能（操作部）を備える携帯型の端末である（タブレット、スマートフォン等）。ＰＣと同じく、ユーザからの操作に応じて（例えば認証情報の入力・送信指示に応じて）情報処理装置１０１へログインし、当該カメラが撮像して取得した映像としての画像データ（会議画像／映像／動的なデータ）を、逐次、情報処理装置１０１を介して、同一のルームに入室中（会議に参加中）の他のＰＣや携帯端末などのクライアント端末１０２に送信する。
【００２４】
また、各クライアント端末は、カメラから取得した画像データの他に、当該クライアント端末に記憶されているデータ、例えば写真画像や、ＰＤＦファイル等の文書データ等の静的なデータを、情報処理装置１０１を介して他のクライアント端末に送信して共有するデータ共有機能を備える。
【００２５】
当該静的なデータを他のクライアント端末に送信する場合、例えば、全てのクライアント端末は当該静的なデータを表示画面に表示する制御を行う。データ共有機能では、複数のクライアント端末間で共有中のデータは、当該複数のクライアント端末において同じ状態のデータ（共有画像）が表示される。例えば、拠点Ａのクライアント端末において共有画像が拡大された場合、他の端末（拠点ＢやＣのクライアント端末）において表示中の共有画像も同じ拡大位置・拡大率で拡大処理がされることとなる。
【００２６】
全ての端末からの当該表示中の共有画像（例えば文書データの画像）に対する操作・編集を有効にしてしまうと、操作（各操作に応じた処理（表示制御））が競合してしまう可能性があるため、ここでは、データ共有を開始した拠点Ａのクライアント端末をホストとして、当該ホスト端末のみが、当該共有中のデータに対する編集を行えるよう制御する。操作の競合の一例として、複数の端末から同時に拡操作、及び縮小操作がされた場合があげられる。
【００２７】
各クライアント端末は、ユーザ情報（ユーザＩＤ、パスワード）の入力を受け付けることで情報処理装置１０１にアクセスする。アクセス（ログイン）直後は、例えば会議選択画面（図１１）を表示し、開催中の会議に限り入室要求を受け付けるが、本発明の実施形態においては、会議の開催前もあらかじめ設定した会議開催前の時間であれば事前に入室することが可能となり、会議開催時間前に会議参加予定者が集合でき、会議開催時間と同時に会議を行うことが可能となる。以上が図１の説明である。
【００２８】
図２は、本発明の実施形態に係わる情報処理装置１０１、クライアント端末１０２のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００２９】
図２に示すように、情報処理装置１０１では、システムバス２００を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、記憶装置２０４、入力コントローラ２０５、音声入力コントローラ２０６、ビデオコントローラ２０７、メモリコントローラ２０８、よび通信Ｉ／Ｆコントローラ２０９が接続される。
【００３０】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２００に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００３１】
ＲＯＭ２０２あるいは記憶装置２０４は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、本情報処理方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。
【００３２】
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは記憶装置２０４からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００３３】
入力コントローラ２０５は、キーボード／タッチパネル２１０などの入力装置からの入力を制御する。入力装置はこれに限ったものでなく、マウスやマルチタッチスクリーンなどの、複数の指でタッチされた位置を検出することが可能なタッチパネルであってもよい。
【００３４】
ユーザがタッチパネルに表示されたアイコンやカーソルやボタンに合わせて押下（指等でタッチ）することにより、各種の指示を行うことができる。
【００３５】
この入力装置を用いて各種通信装置で利用可能な通信宛先に対する宛先を入力するようになっている。
【００３６】
音声入力コントローラ２０６は、マイク２１１からの入力を制御する。マイク２１１から入力された音声を音声認識することが可能となっている。
【００３７】
ビデオコントローラ２０７は、ディスプレイ２１２などの外部出力装置への表示を制御する。ディスプレイは本体と一体になったノート型パソコンのディスプレイも含まれるものとする。なお、外部出力装置はディスプレイに限ったものははく、例えばプロジェクタであってもよい。また、前述のタッチ操作により受け付け可能な装置については、キーボード／タッチパネル２１０からの入力を受け付けることも可能となる。
【００３８】
なおビデオコントローラ２０７は、表示制御を行うためのビデオメモリ（ＶＲＡＭ）を制御することが可能で、ビデオメモリ領域としてＲＡＭ２０３の一部を利用することもできるし、別途専用のビデオメモリを設けることも可能である。
【００３９】
本発明では、ユーザが情報処理装置を通常する場合の表示に用いられる第１のビデオメモリ領域と、所定の画面が表示される場合に、第１のビデオメモリ領域の表示内容に重ねての表示に用いられる第２のビデオメモリ領域を有している。ビデオメモリ領域は２つに限ったものではなく、情報処理装置の資源が許す限り複数有することが可能なものとする。
【００４０】
メモリコントローラ２０８は、外部メモリ２１３へのアクセスを制御する。外部メモリとしては、ブートプログラム、各種アプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、および各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等を利用可能である。
【００４１】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０９、ネットワーク２１４を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信やＩＳＤＮなどの電話回線、および携帯電話の３Ｇ回線を用いた通信が可能である。
【００４２】
なお、記憶装置２０４は情報を永続的に記憶するための媒体であって、その形態をハードディスク等の記憶装置に限定するものではない。例えば、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）などの媒体であってもよい。
【００４３】
また本実施形態における通信端末で行われる各種処理時の一時的なメモリエリアとしても利用可能である。
【００４４】
次に図５〜図９のフローチャートを用いて、本発明の処理内容について説明する。
【００４５】
図５は、本発明の処理の全体の流れを示すフローチャートである。
【００４６】
なお、図５のフローチャートに示す処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００４７】
ステップＳ５０１は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント端末１０２から送信された会議室一覧表示要求を受信（取得）する。
【００４８】
ステップＳ５０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０１で受信した要求に基づき、会議室一覧情報を生成する。
【００４９】
ステップＳ５０２の処理の詳細については、図６のフローチャートを用いて説明する。
【００５０】
ステップＳ５０３では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、会議室一覧情報をクライアント端末１０２の表示部で表示すべく、ステップＳ５０２で生成した会議室一覧情報に基づき表示画面情報を生成し、当該画面情報をクライアント端末１０２に対して送信する。クライアント端末１０２では、送信された画面情報を受信し、表示部に会議室一覧を表示する。
【００５１】
ステップＳ５０３の処理の詳細については、図７のフローチャートを用いて説明する。
【００５２】
次に、図６のフローチャートを用いて、ステップＳ５０２の処理の詳細について説明する。
【００５３】
図６のフローチャートに示す処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００５４】
ステップＳ６０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント端末１０２から送信された会議室一覧表示要求に応答して、会議室一覧生成要求を受け付ける。
【００５５】
ステップＳ６０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、予め記憶された会議室の一覧情報を取得する。
【００５６】
ステップＳ６０３では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０２で取得した会議室について、未処理の会議室を１つ取得する。以下、本ステップで取得した会議室を「処理対象の会議室」とする。
【００５７】
ステップＳ６０４では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室の使用状況を判定する。具体的には、図１０に示す会議室情報に基づき、当該会議室において現在会議が開催されているか（すなわち、当該会議室を使用中であるか）を判定する。
会議中である場合は、処理をステップＳ６０８に移行する。
【００５８】
会議中ではない場合（すなわち、会議開始前の予約がある場合等）は、処理をステップＳ６０５に移行する。
【００５９】
ステップＳ６０５では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室が事前入室可能であるかを判定する。
【００６０】
事前入室が可能であるかは、現在時刻が会議開始予定時刻の所定時間前（例えば１０分前）になっているかにより判定する。例えば、会議開始予定時刻が１３時００分であり、前記所定時間が１０分の場合、現在時刻が１２時５０分を過ぎていれば、事前入室可能であると判定される。１２時５０分になっていない場合は、事前入室不可と判定される。
【００６１】
所定時間は、現在時刻から会議開始予定時刻の間に新たな会議予約が設定されないと考えられる時間であって、予め定められている時間とする。
【００６２】
事前入室可能であると判定された場合（ステップＳ６０５：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ６０７に移行する。
【００６３】
事前入室不可であると判定された場合（ステップＳ６０５：ＮＯ）は、処理をステップＳ６０６に移行する。
【００６４】
ステップＳ６０６では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室を、入室、事前入室いずれも不可の会議室として、会議室情報の表示データに登録する。
【００６５】
ステップＳ６０７では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室を、事前入室可能な会議室として会議室情報の表示データに登録する。
【００６６】
ステップＳ６０８では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室を、入室可能な会議室として会議室情報の表示データに登録する。
【００６７】
表示データは、会議室名、会議予約時間、参加者（ステップＳ６０７においては事前入室者）、参加予定者等の情報を含むデータである。
【００６８】
ステップＳ６０９では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０４の判定処理を行っていない会議室があるかを判定する。
【００６９】
未判定の会議室がある場合は、処理をステップＳ６０３に移行する。
【００７０】
未判定の会議室が無い場合は、本フローチャートに示す処理を終了する。
【００７１】
以上の図６のフローチャートで示す処理により、各会議室の予約状況に基づき、事前入室可能な会議室であるか等の使用状況を判定し、当該使用状況をクライアント端末１０２に表示するための情報を生成することが可能となる。
【００７２】
次に、図７のフローチャートを用いて、ステップＳ５０３の処理の詳細について説明する。
【００７３】
図７のフローチャートに示す処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００７４】
ステップＳ７０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、会議室一覧情報表示の命令を受信する。
【００７５】
ステップＳ７０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、表示する会議室のうち１件の会議室情報を取得する。以下、本ステップで会議室情報を取得した会議室を、処理対象の会議室という。
【００７６】
ステップＳ７０３では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室の使用状況を判定する。具体的には、当該会議室において会議が開催中であるか、事前入室可能な（すなわち、会議が開催中ではない）会議室であるかを判定する。
【００７７】
会議開催中である場合は、処理をステップＳ７０６に移行する。
【００７８】
事前入室可能な会議室である場合は、処理をステップＳ７０４に移行する。
【００７９】
ステップＳ７０４では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０１において会議室一覧を要求したクライアント端末１０２のユーザを除いた会議参加者全員が、すでに事前入室済みであるかを判定する。
【００８０】
全員が事前入室済みである場合（ステップＳ７０４：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ７０５に移行する。
【００８１】
事前入室をしていない参加者がいる場合（ステップＳ７０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ７０７に移行する。
【００８２】
ステップＳ７０５では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室の事前入室ボタンを強調表示した画面を生成し、ステップＳ５０１において会議室一覧を要求したクライアント端末１０２に対して当該生成した画面情報を送信する。
【００８３】
ステップＳ７０６では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理対象の会議室について会議開催中の画面を生成し、ステップＳ５０１において会議室一覧を要求したクライアント端末１０２に対して当該生成した画面情報を送信する。
【００８４】
ステップＳ７０７では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、事前入室者の情報を１件取得する。
【００８５】
ステップＳ７０８では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０７で取得した事前入室者が入室してからの時間が所定の時間を経過しているか判定する。
【００８６】
所定の時間を経過している場合は、処理をステップＳ７１０に移行する。
【００８７】
所定の時間を経過していない場合は、処理をステップＳ７０９に移行する。
【００８８】
ステップＳ７０９では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、当該事前入室者を強調して表示する画面情報を生成し、クライアント端末１０２に対して送信する。
【００８９】
ステップＳ７１０では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、当該事前入室者を事前入室した参加者として表示する画面情報を生成して、クライアント端末１０２に対して送信する。
【００９０】
なお、事前入室者が一人もいない場合は、ステップＳ７０７〜Ｓ７１０の処理は実行されないものとする。
【００９１】
ステップＳ７１１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０８の判定処理を実行していない事前入室者が存在するか判定する。
【００９２】
存在する場合は、処理をステップＳ７０７に移行し、次の事前入室者に対する処理を実行する。
【００９３】
存在しない場合、すなわちすべての事前入室者に対する処理を実行した場合は、処理をステップＳ７１２に移行する。
【００９４】
ステップＳ７１２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０３の処理を実行していない会議室が存在するかを判定する。
【００９５】
存在する場合（ステップＳ７１２：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ７０２に戻し、他の会議室に対する処理を進める。
【００９６】
存在しない場合（ステップＳ７１２：ＮＯ）は、本フローチャートに示す処理を終了する。
【００９７】
以上の処理により、クライアント端末１０２のユーザは、クライアント端末１０２に表示された画面により、会議室の使用状況や事前入室可能か否かを認識することが可能となる。
次に、図８を用いて、事前入室処理について説明する。
【００９８】
図８のフローチャートで示す処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００９９】
ステップＳ８０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、入室の要求を受信する。当該要求は、クライアント端末１０２から送信される要求である。
【０１００】
ステップＳ８０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０１で受信した入室要求が、事前入室の要求か、会議室への入室の要求かを判定する。
【０１０１】
ユーザによりクライアント端末１０２の表示部に表示された画面における「入室ボタン」が押下された場合は、クライアント端末１０２から情報処理装置１０１に対して入室要求が送信される。他方、「事前入室ボタン」が押下された場合は、事前入室要求が送信される。
【０１０２】
入室要求である場合は、処理をステップＳ８０３に移行する。
【０１０３】
事前入室要求である場合は、処理をステップＳ８０６に移行する。
【０１０４】
ステップＳ８０３では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、当該会議への入室処理を実行する。
【０１０５】
ステップＳ８０４では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、入室後の会議画面を送信する。
【０１０６】
ステップＳ８０５では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、会議を開始する。
【０１０７】
ステップＳ８０６では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、事前入室しているユーザが存在するかを判定する。
【０１０８】
存在する場合（ステップＳ８０６：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ８０８に移行する。
【０１０９】
存在しない場合（ステップＳ８０６：ＮＯ）は、処理をステップＳ８０７に移行する。
【０１１０】
ステップＳ８０７では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、会議参加者が会議開始前に入室できる部屋である控室を生成する。この控室は、本会議室（ユーザにより利用予約された会議室）と対応付けて管理される会議室である。控室は本会議室とは異なり、サーバやネットワークの帯域のリソースに対する負荷を抑えるため、会議開始時刻になる前（事前入室をしている時点）においては、実際に他拠点の映像や音声を受信したり、自らの拠点の映像や音声を送信したりすることは行えないものとする。すなわち、本発明の控室は、予め本会議室への入室処理を完了させ、開始時刻になった時点で事前入室者を本会議室に自動で入室させるための会議室である。
【０１１１】
ステップＳ８０８では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０７で生成された控室に入室する処理を行う。
【０１１２】
ステップＳ８０９では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０８で入室した後の控室画面の情報を生成する。
【０１１３】
ステップＳ８１０では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０９で生成した画面情報をクライアント端末１０２に対して送信する。
【０１１４】
次に、図９のフローチャートを用いて、控室に入室中に会議開催時刻が到来した場合の処理について説明する。
【０１１５】
図９のフローチャートで示す処理は、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【０１１６】
ステップＳ９０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、控室が生成されているかを判定する。
【０１１７】
生成されている場合（ステップＳ９０１：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ９０２に移行し、生成されていない場合（ステップＳ９０１：ＮＯ）は、本フローチャートの処理を終了する。
【０１１８】
ステップＳ９０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、生成された控室に入室者が存在するかを判定する。
【０１１９】
存在する場合（ステップＳ９０２：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ９０３に移行する。
【０１２０】
存在しない場合（ステップＳ９０２：ＮＯ）は、処理をステップＳ９０４に移行する。
【０１２１】
ステップＳ９０３では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、控室に入室していた事前入室者を会議が開催される会議室へ入室させる。
【０１２２】
ステップＳ９０４では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、控室を削除する。
【０１２３】
以上の処理を会議開催時刻が到来したタイミングで実行することで、控室に事前入室していたユーザを会議が開催される会議室に入室させることが可能となる。これにより、ユーザが自ら会議室に入室する指示をすることなく、会議室に入室できるため、ユーザの手間を軽減させることが可能となる。
次に図１０に示す会議室情報について説明する。
【０１２４】
図１０の会議室情報は、会議室を識別する会議室ＩＤ、当該会議室の名称（会議名）、当該会議が開催される時刻、現在の会議室の状態（会議中なのか、事前入室中なのか、会議開催前なのか）、当該会議の参加予定者、事前入室者、入室者から構成される。
【０１２５】
なお、本発明の会議室は、物理的な会議室ではなく仮想的な会議室であるため、会議室と会議とは同義である。
【０１２６】
図１２は、事前入室者の入室時刻が登録されたテーブルである。例えば、ユーザＩは、会議室：０００３に９時５１分に入室（事前入室）したことを意味する。
【０１２７】
図１１は、クライアント端末１０２に表示される会議一覧画面の一例を示す図である。
【０１２８】
図１１は、ユーザＨによる要求に対して表示される画面であり、現在時刻が９時５７分である場合における会議室一覧画面の一例である。
【０１２９】
会議室０００１、０００２は、９時から会議が開催されているため、入室ボタン１１０１が付されている。会議室０００１は、参加予定者全員がすでに入室済みであるため、入室者に参加者全員（Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ）が表示されている。
【０１３０】
会議室０００２は、参加予定者３名（Ｅ、Ｆ、Ｇ）のうちＦとＧが入室済みであり、Ｅがまだ入室してないことを示している。
【０１３１】
ユーザＥは、図１１の画面において入室ボタン１１０１を押下すると、当該会議に参加できる。
【０１３２】
会議室０００３は、１０時から開催される会議であるため、事前入室ボタン１１０２が付されている。ここで、事前入室ボタン１１０２については、事前入室していないユーザはユーザＨのみであるから、強調表示されている（ステップＳ７０５）。
【０１３３】
会議室０００４は、１０時から開催される会議室であり、まだ事前入室者がいない会議室である。
【０１３４】
会議室０００５は、１０時から開催される会議室であり、ユーザＱだけが事前入室していることを示している（１１０３）。ユーザＱは、図１２に示す通り、入室時刻が９時５７分であるため、所定の時間内（本実施形態においては１分とする）に事前入室したユーザであるから、識別可能に表示されている（本実施形態においては、下線付き）（ステップＳ７０９）。
【０１３５】
図３は、控室画面の一例である、図８のステップＳ８０９において生成される画面情報に基づき、クライアント端末１０２に表示される画面である。
【０１３６】
図３は会議室０００３の例を示している。ユーザＩ，Ｊ、Ｋ、Ｌは事前入室済みであり、ユーザＨは事前入室していないことを示している。
【０１３７】
このように、事前入室していない参加者（ユーザ）を識別可能にすることで、当該参加者に対してメールや電話などで入室を促すことが可能となり、その結果、会議開始時刻になっても参加者が入室していなく会議が開始できないといった事態を防ぐことが可能となる。
【０１３８】
図４は、会議画面の一例である。図８のステップＳ８０４により送信される会議画面情報に基づき、クライアント端末１０２に表示される画面の一例である。図４は会議室０００１の例を示している。ユーザＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄが入室済みであることを示している。
【０１３９】
サーバやネットワークの帯域のリソースに対する負荷を抑えるため、会議開始時刻になる前（事前入室をしている時点）においては、実際に他拠点の映像や音声を受信したり、自らの拠点の映像や音声を送信したりすることは行えないものとする。すなわち、本発明の事前入室機能は、予め入室処理を完了させ、開始時刻になった時点で事前入室者を本会議室に自動で入室させる機能である。
【０１４０】
以上のように、あたかも控室のような事前入室機能を備えることにより、「会議開始時刻になった時点で参加者全員が会議室に入室済み」という状況を作ることが可能となる。これにより、開始予定時刻になった時点で会議を開始することが可能となる。
【０１４１】
また、本発明におけるプログラムは、図５〜図９の処理をコンピュータに実行させるプログラムである。なお、本発明におけるプログラムは、図５〜図９の各処理ごとのプログラムであってもよい。
【０１４２】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４３】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４４】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【０１４５】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４６】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４７】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４８】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１４９】
１０１  情報処理装置
１０２  クライアント端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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