(57)【要約】      （修正有）【課題】資料の電子データのダウンロードの作業およびアップロードの作業を従来よりもユーザが容易に行えるようにする。【解決手段】ファイルサーバ１に、ファイル５Ａを二次元バーコード５Ｃと対応付けて記憶する資料記憶部１３１と、二次元バーコード５Ｃが端末装置から送信されてきた場合に、この二次元バーコード５Ｃに対応付けられているファイル５Ａを未だこの端末装置へ送信したことがなければ、この端末装置へこのファイル５Ａを送信する資料送信部１０５と、送信したことがあれば、画面データ５Ｆをこの端末装置へ送信するアップロード画面送信部１０６と、表示制御処理の後、端末装置からファイル５Ｂが送信されてきた場合に、このファイル５Ｂを、この二次元バーコード５Ｃと対応付けて資料記憶部１３１に記憶させる追加資料登録部１０７と、を設ける。【選択図】図４
2017068610.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
資料を配信するサーバと、前記サーバから前記資料が配信される端末装置と、を有する資料管理システムであって、
前記サーバには、
前記資料として第一の資料を識別子と対応付けて記憶する記憶手段、
が設けられ、
前記端末装置には、
前記識別子が記された印刷物から当該識別子を撮影する撮影手段と、
撮影された前記識別子を前記サーバへ送信する識別子送信手段と、
が設けられ、
前記サーバには、さらに、
前記識別子が前記端末装置から送信されてきた場合に、当該識別子に対応付けられている前記第一の資料を未だ当該端末装置へ送信したことがなければ、当該端末装置へ当該第一の資料を送信し、送信したことがあれば、アップロード用の画面を当該端末装置へ表示させるための表示制御処理を行う、応答手段と、
が設けられ、
前記端末装置には、さらに、
前記サーバから前記第一の資料が送信されてきた場合に、当該第一の資料を再生する再生手段と、
前記サーバによって前記表示制御処理がなされた場合に、前記画面を表示する表示手段と、
前記画面において指定された第二の資料を前記資料として前記サーバへ送信するアップロード手段と、
が設けられ、
前記サーバには、さらに、
前記端末装置から前記第二の資料が送信されてきた場合に、当該第二の資料を、当該端末装置から送信されてきた前記識別子と対応付けて前記記憶手段に記憶させる、登録手段、
が設けられる、
ことを特徴とする資料管理システム。
【請求項２】
第一の資料を識別子と対応付けて記憶する記憶手段と、
前記識別子が端末装置から送信されてきた場合に、当該識別子に対応付けられている前記第一の資料を未だ当該端末装置へ送信したことがなければ、当該端末装置へ当該第一の資料を送信し、送信したことがあれば、アップロード用の画面を当該端末装置へ表示させるための表示制御処理を行う、応答手段と、
前記表示制御処理の後、前記端末装置から第二の資料が送信されてきた場合に、当該第二の資料を、当該端末装置から送信されてきた前記識別子と対応付けて前記記憶手段に記憶させる、登録手段と、
を有することを特徴とする資料サーバ。
【請求項３】
前記応答手段は、前記記憶手段に、前記端末装置から送信されてきた前記識別子に対応付けられている前記第二の資料が記憶されており、かつ、当該第二の資料が未だ当該端末装置へ送信されていなければ、前記表示制御処理を行う代わりに、当該第二の資料を当該端末装置へ送信する、
請求項２に記載の資料サーバ。
【請求項４】
第一の資料を識別子と対応付けて記憶するサーバから当該第一の資料が配信される端末装置であって、
前記識別子が記された印刷物から当該識別子を撮影する撮影手段と、
撮影された前記識別子に対応する前記第一の資料を未だ取得していない場合に、当該識別子を前記サーバへ送信することによって当該第一の資料を取得する、取得手段と、
撮影された前記識別子に対応する前記第一の資料が既に取得されている場合に、アップロード用の画面を表示する、表示手段と、
前記画面において指定された第二の資料を、撮影された前記識別子とともに前記サーバへ送信するアップロード手段と、
を有することを特徴とする端末装置。
【請求項５】
資料を配信するサーバと前記サーバから前記資料が配信される端末装置とによって当該資料を管理する資料管理方法であって、
前記サーバは、
前記資料として第一の資料を識別子と対応付けて記憶し、
前記端末装置は、
前記識別子が記された印刷物から当該識別子を撮影し、
撮影された前記識別子を前記サーバへ送信し、
前記サーバは、
前記識別子が前記端末装置から送信されてきた場合に、当該識別子に対応付けられている前記第一の資料を未だ当該端末装置へ送信したことがなければ、当該端末装置へ当該第一の資料を送信し、送信したことがあれば、アップロード用の画面を当該端末装置へ表示させるための表示制御処理を行い、
前記端末装置は、
前記サーバから前記第一の資料が送信されてきた場合に、当該第一の資料を再生し、
前記サーバによって前記表示制御処理がなされた場合に、前記画面を表示し、
前記画面において指定された第二の資料を前記資料として前記サーバへ送信し、
前記サーバは、
前記端末装置から前記第二の資料が送信されてきた場合に、当該第二の資料を、当該端末装置から送信されてきた前記識別子と対応付けて記憶する、
ことを特徴とする資料管理方法。
【請求項６】
第一の資料を識別子と対応付けて記憶する記憶手段を有するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータに、
前記識別子が端末装置から送信されてきた場合に、当該識別子に対応付けられている前記第一の資料を未だ当該端末装置へ送信したことがなければ、当該端末装置へ当該第一の資料を送信する処理を実行させ、送信したことがあれば、アップロード用の画面を当該端末装置へ表示させるための表示制御処理を実行させ、
前記表示制御処理の後、前記端末装置から第二の資料が送信されてきた場合に、当該第二の資料を、当該端末装置から送信されてきた前記識別子と対応付けて前記記憶手段に記憶させる処理を実行させる、
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、資料を電子データとして管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ペーパレス化が進んでいる。ペーパレス化のための技術として、資料を電子データによってユーザの端末装置へ配付する技術が提案されている。
【０００３】
例えば、資料の電子データに対応する識別子を用紙に印刷して、ユーザへ配付する。ユーザは、この識別子を端末装置のデジタルカメラで撮影し、電子データを管理するサーバへ送信する。そして、サーバは、送信されてきた識別子に対応する電子データを端末装置へ送信する。
【０００４】
さらに、用紙に印刷された識別子を用いて特定の処理を行うことが、提案されている。特許文献１に記載される画像形成装置は、紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得手段と、取得手段により取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定手段と、判定手段によりワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御手段と、を有する。
【０００５】
そのほか、ＱＲ（Quick Response）コード（登録商標）などの識別子を用いた次のような技術が提案されている。
【０００６】
特許文献２に記載される撮影装置は、ユーザ識別情報及び画像データをサーバに送信する情報送信手段と、サーバが付与したデータ識別情報をサーバから受信し、データ識別情報と画像データを対応づけて当該撮影装置の不揮発メモリ又は脱着可能な不揮発メモリに記憶する画像情報記憶手段と、前記サーバが前記画像データの管理情報に対する処置を受け付ける、前記データ識別情報が含められたＷｅｂページの処置用ＵＲＬ情報を生成するＵＲＬ情報生成ステップと、処置用ＵＲＬ情報をバーコードにエンコードするエンコード手段５５２と、バーコードをディスプレイに表示する表示手段と、を有する。
【０００７】
特許文献３に記載されるサーバは、ユーザ装置とディスプレイを持つ別の装置との間の通信チャネルを設立する。特に、サーバは、１つ以上のパラメータを利用しているＱＲコードを生成し、それをユーザへの表示のために装置に送信する。ユーザは、各自の装置を使って、表示されたＱＲコードの画像を獲得して、画像解析技術を使ってパラメータを抽出する。そしてその装置は抽出されたパラメータをサーバに送信し返し、サーバは、それからユーザを認証し、通信セッションを設立するためにそれらパラメータを利用する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２０１５−３５７０５号公報
【特許文献２】特開２０１２−１５９９９６号公報
【特許文献３】特表２０１４−５１８５９７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
ところで、ある共通の事項について、ユーザは、用紙に印刷されている識別子を端末装置で撮影しその識別子に対応する資料の電子データをサーバからダウンロードすることもあれば、サーバへ新たな資料の電子データをアップロードすることもある。これらの作業をより容易に行えることが望まれる。
【００１０】
本発明は、このような課題に鑑み、資料の電子データのダウンロードの作業およびアップロードの作業を従来よりもユーザが容易に行えるようにすることを、目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の一形態に係る資料管理システムは、資料を配信するサーバと、前記サーバから前記資料が配信される端末装置と、を有する資料管理システムであって、前記サーバには、前記資料として第一の資料を識別子と対応付けて記憶する記憶手段、が設けられ、前記端末装置には、前記識別子が記された印刷物から当該識別子を撮影する撮影手段と、撮影された前記識別子を前記サーバへ送信する識別子送信手段と、が設けられ、前記サーバには、さらに、前記識別子が前記端末装置から送信されてきた場合に、当該識別子に対応付けられている前記第一の資料を未だ当該端末装置へ送信したことがなければ、当該端末装置へ当該第一の資料を送信し、送信したことがあれば、アップロード用の画面を当該端末装置へ表示させるための表示制御処理を行う、応答手段と、が設けられ、前記端末装置には、さらに、前記サーバから前記第一の資料が送信されてきた場合に、当該第一の資料を再生する再生手段と、前記サーバによって前記表示制御処理がなされた場合に、前記画面を表示する表示手段と、前記画面において指定された第二の資料を前記資料として前記サーバへ送信するアップロード手段と、が設けられ、前記サーバには、さらに、前記端末装置から前記第二の資料が送信されてきた場合に、当該第二の資料を、当該端末装置から送信されてきた前記識別子と対応付けて前記記憶手段に記憶させる、登録手段、が設けられる。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によると、ユーザは、資料の電子データのダウンロードの作業およびアップロードの作業を従来よりも容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】資料管理システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】ファイルサーバのハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】端末装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図４】ファイルサーバおよび端末装置それぞれの機能的構成の例を示す図である。
【図５】資料記憶部に記憶されるデータの例を示す図である。
【図６】基本資料の例を示す図である。
【図７】配付資料の例を示す図である。
【図８】配付資料への二次元バーコードの不可の態様の例を示す図である。
【図９】ワークフロー記憶部に記憶されるデータの例を示す図である。
【図１０】アップロード画面の例を示す図である。
【図１１】ログ記憶部に記憶されるデータの例を示す図である。
【図１２】決定処理の流れの第一の例を説明するフローチャートである。
【図１３】決定処理の流れの第二の例を説明するフローチャートである。
【図１４】決定処理の流れの第三の例を説明するフローチャートである。
【図１５】ファイルサーバにおける全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１６】ファイルサーバにおける全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１７】アクセス履歴テーブルの例を示す図である。
【図１８】アクセス権テーブルの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
図１は、資料管理システム１００の全体的な構成の例を示す図である。図２は、ファイルサーバ１のハードウェア構成の例を示す図である。図３は、端末装置２のハードウェア構成の例を示す図である。
【００１５】
図１に示すように、資料管理システム１００は、ファイルサーバ１、複数台の端末装置２、画像形成装置３、および通信回線４などによって構成される。
【００１６】
資料管理システム１００は、企業、役所、または学校などの組織において用いられる。組織のメンバーが、資料管理システム１００のユーザである。
【００１７】
ファイルサーバ１と、各端末装置２および画像形成装置３とは、通信回線４を介して通信することができる。通信回線４として、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）回線、公衆回線、または専用線などが用いられる。
【００１８】
ファイルサーバ１は、ドキュメント（文書）、写真、動画、または音声などの資料を再生するためのファイルを記憶し、端末装置２からの要求に応じてファイルを提供する。ファイルサーバ１として、ウェブサーバ用のサーバ機が用いられる。または、いわゆるクラウドサーバを用いてもよい。
【００１９】
ファイルサーバ１は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０ｃ、大容量記憶装置１０ｄ、およびＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｅなどによって構成される。
【００２０】
ＮＩＣ１０ｅは、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）などのプロトコルによって端末装置２と通信する。
【００２１】
ＲＯＭ１０ｃまたは大容量記憶装置１０ｄには、資料サーバプログラム１０Ｐが記憶されている。資料サーバプログラム１０Ｐは、ＲＡＭ１０ｂにロードされ、ＣＰＵ１０ａによって実行される。大容量記憶装置１０ｄとして、ハードディスクまたはＳＳＤ（Solid State Drive）などが用いられる。資料サーバプログラム１０Ｐについては、後述する。
【００２２】
端末装置２は、ファイルサーバ１からファイルをダウンロードし、資料を再生する。端末装置２として、タブレットコンピュータ、スマートフォン、またはパーソナルコンピュータなどが用いられる。以下、端末装置２としてタブレットコンピュータが用いられる場合を例に説明する。
【００２３】
端末装置２は、図３に示すように、ＣＰＵ２０ａ、ＲＡＭ２０ｂ、ＲＯＭ２０ｃ、フラッシュメモリ２０ｄ、タッチパネルディスプレイ２０ｅ、操作ボタン群２０ｆ、デジタルカメラ２０ｇ、無線ＬＡＮ通信装置２０ｈ、音声再生ユニット２０ｉ、および録音ユニット２０ｊなどによって構成される。
【００２４】
タッチパネルディスプレイ２０ｅは、ユーザに対するメッセージを示す画面、ユーザがコマンドまたは情報を入力するための画面、およびファイルサーバ１からダウンロードした資料などを表示する。
【００２５】
操作ボタン群２０ｆは、ホーム画面に戻るためのボタン、音量を調整するためのボタン、および電源のオン／オフを切り換えるためのボタンなどによって構成される。
【００２６】
デジタルカメラ２０ｇは、種々の画像を撮影し、画像ファイルを生成する。本実施形態では、特に、二次元バーコードを撮影するためおよび資料として用いる写真の画像ファイルを生成するために使用される。
【００２７】
無線ＬＡＮ通信装置２０ｈは、通信回線４を構成する基地局を介してＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルによってファイルサーバ１と通信を行う。
【００２８】
音声再生ユニット２０ｉは、ファイルサーバ１からダウンロードしたファイルに基づいて音声による資料を再生する。
【００２９】
録音ユニット２０ｊは、集音し、音声ファイルを生成する。本実施形態では、特に、資料として用いる音声の音声ファイルを生成するために、使用される。
【００３０】
ＲＯＭ２０ｃまたはフラッシュメモリ２０ｄには、資料クライアントプログラム２０Ｐが記憶されている。
【００３１】
資料クライアントプログラム２０Ｐは、必要に応じてＲＡＭ２０ｂにロードされ、ＣＰＵ２０ａによって実行される。資料クライアントプログラム２０Ｐについては、後述する。
【００３２】
ユーザごとに１台ずつ、端末装置２が与えられている。以下、各端末装置２をそれぞれ「端末装置２Ａ」、「端末装置２Ｂ」、「端末装置２Ｃ」、…と区別して記載することがある。
【００３３】
画像形成装置３は、コピー、ＰＣプリント、ファックス、スキャン、およびボックスなどのサービスを提供する機能を集約した装置である。「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」または「複合機」などと呼ばれることがある。
【００３４】
資料管理システム１００によると、ユーザは、予め登録されている資料を参照したり、この資料に関する新たな資料を登録したりすることができる。また、これらの作業を、共通する１つの二次元バーコードによって行うことができる。以下、この仕組みについて、説明する。
【００３５】
図４は、ファイルサーバ１および端末装置２それぞれの機能的構成の例を示す図である。
【００３６】
資料サーバプログラム１０Ｐによると、図４に示す基本資料登録部１０１、印刷用データ送信部１０２、ワークフロー登録部１０３、応答処理決定部１０４、資料送信部１０５、アップロード画面送信部１０６、追加資料登録部１０７、資料記憶部１３１、ワークフロー記憶部１３２、およびログ記憶部１３３などの機能が実現される。
【００３７】
資料クライアントプログラム２０Ｐによると、コード送信部２０１、資料再生部２０２、アップロード画面表示部２０３、および資料アップロード部２０４などの機能が実現される。
【００３８】
〔資料の提供の準備〕
図５は、資料記憶部１３１に記憶されるデータの例を示す図である。図６は、基本資料６Ａの例を示す図である。図７は、配付資料６Ｃの例を示す図である。図８は、配付資料６Ｃへの二次元バーコード５Ｃの不可の態様の例を示す図である。図９は、ワークフロー記憶部１３２に記憶されるデータの例を示す図である。
【００３９】
ファイルサーバ１において、資料記憶部１３１には、図５に示すように、基本資料ファイル５Ａが、ユニークな二次元バーコード５Ｃに対応付けられて記憶されている。二次元バーコードとして例えば、ＱＲ（Quick Response）コードが用いられる。
【００４０】
基本資料ファイル５Ａは、資料を再生するためのファイルである。上述の通り、資料管理システム１００においては、資料には、予め用意された資料と、この資料を参照したユーザが新たに追加する資料とが、取り扱われる。以下、前者を「基本資料６Ａ」と記載し、後者を「追加資料６Ｂ」と記載する。
【００４１】
ここで、基本資料ファイル５Ａを資料記憶部１３１に記憶させる方法について、説明する。
【００４２】
ユーザは、パーソナルコンピュータまたはタブレットコンピュータなどの端末装置に備わっているワープロソフトを用いて資料を作成し、この資料を表示するためのファイル（例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）などのフォーマットのファイル）を生成する。または、デジタルカメラで資料を撮影し、その資料の画像ファイルを生成する。または、マイクロフォンで音声を集音し、その音声の音声ファイルを生成する。端末装置として、端末装置２を用いてもよい。例えば、基本資料６Ａとして図６のような基本資料６Ａ１を作成し、そのファイルを生成する。
【００４３】
さらに、ユーザは、ワープロソフトまたはデジタルカメラなどによって、予め用紙に印刷して各ユーザへ配付する資料（以下、「配付資料６Ｃ」と記載する。）を作成し、そのファイルを生成する。例えば、配付資料６Ｃとして図７のような配付資料６Ｃ１を作成し、そのファイルを用意する。
【００４４】
そして、ユーザは、このように生成した基本資料６Ａおよび配付資料６Ｃそれぞれのファイルをファイルサーバ１へ送信する。
【００４５】
すると、ファイルサーバ１において、基本資料登録部１０１は、受信した基本資料６Ａのファイルを基本資料ファイル５Ａとして資料記憶部１３１に記憶させる。この際に、基本資料６Ａおよび配付資料６Ｃに対して共通のユニークな二次元バーコードを発行し、この二次元バーコードを二次元バーコード５Ｃとして基本資料ファイル５Ａに対応付ける。
【００４６】
印刷用データ送信部１０２は、配付資料６Ｃのファイルが受信されると、図８のように、この二次元バーコード５Ｃを配付資料６Ｃに追記する。そして、この配付資料６Ｃ（二次元バーコード５Ｃが追記された配付資料６Ｃ）を印刷するための印刷データ５Ｄを生成し、画像形成装置３へ送信する。この印刷データは、画像形成装置３に対応したＰＤＬ（Page Description Language）によって記述される。
【００４７】
そして、画像形成装置３は、印刷データ５Ｄを受信すると、配付資料６Ｃを用紙に印刷する。これにより、印刷物７が生成される。印刷物７は複数、生成され、ユーザごとに１枚ずつ配付される。
【００４８】
なお、資料記憶部１３１には、さらに、追加資料ファイル５Ｂも記憶される。これについては、後述する。
【００４９】
ワークフロー記憶部１３２には、図９に示すように、基本資料６Ａごとに、ワークフローデータ５Ｅが二次元バーコード５Ｃと対応付けられて記憶されている。
【００５０】
ワークフローデータ５Ｅは、端末装置２から資料へのアクセスがあった際の処理の仕方が記述されている。ワークフローデータ５Ｅは、基本資料６Ａおよび配付資料６Ｃとともにユーザによって用意される。
【００５１】
そして、ワークフロー登録部１０３は、基本資料６Ａの基本資料ファイル５Ａが基本資料登録部１０１へ登録する際に、ワークフローデータ５Ｅを、この基本資料６Ａの二次元バーコード５Ｃと対応付けてワークフロー記憶部１３２に記憶させる。または、処理のパターンを幾つか予め用意しておき、ワークフロー登録部１０３は、ユーザが指定したパターンに係るワークフローデータ５Ｅを資料記憶部１３１に記憶させてもよい。ワークフローデータ５Ｅが示す内容については、後に説明する。
【００５２】
〔資料へのアクセス〕
図１０は、アップロード画面６Ｄの例を示す図である。図１１は、ログ記憶部１３３に記憶されるデータの例を示す図である。
【００５３】
ユーザは、印刷物７によって配付資料６Ｃを読むことができる。さらに、配付資料６Ｃに対応する基本資料６Ａを、端末装置２によって読むことができる。この場合に、ユーザは、次のように操作を行う。
【００５４】
ユーザは、端末装置２に資料クライアントプログラム２０Ｐを起動させる。そして、デジタルカメラ２０ｇによって、印刷物７に印刷されている二次元バーコード５Ｃを撮影する。
【００５５】
すると、図４のコード送信部２０１は、ユーザがデジタルカメラ２０ｇによって撮影した二次元バーコード５Ｃをファイルサーバ１へ送信する。
【００５６】
ファイルサーバ１において、応答処理決定部１０４は、端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきたら、この二次元バーコード５Ｃに対して応答する処理（以下、「応答処理」と記載する。）としてどのような処理を実行すべきかを、次のように決定する。
【００５７】
応答処理決定部１０４は、この二次元バーコード５Ｃに対応するワークフローデータ５Ｅをワークフロー記憶部１３２（図９参照）から読み出す。そして、ワークフローデータ５Ｅに示される処理を、応答処理に決定する。
【００５８】
ただし、ワークフローデータ５Ｅには、条件によって異なる処理が示される場合がある。この場合は、応答処理決定部１０４は、どの条件が満たされているのかを判別し、満たされている条件に応じた処理を、応答処理に決定する。
【００５９】
ワークフローデータ５Ｅの内容および応答処理の決定の具体例については、後に説明する。
【００６０】
資料送信部１０５およびアップロード画面送信部１０６は、応答処理決定部１０４による決定の結果に応じて、適宜、次の処理を実行する。
【００６１】
資料送信部１０５は、資料のファイルを送信する処理が応答処理決定部１０４によって応答処理に決定した場合に、このファイルを、二次元バーコード５Ｃの送信元である端末装置２へ送信する。このファイルは、基本資料ファイル５Ａおよび後述する追加資料ファイル５Ｂのいずれかである。
【００６２】
アップロード画面送信部１０６は、アップロード画面６Ｄ（図１０参照）を送信する処理が応答処理決定部１０４によって応答処理に決定した場合に、アップロード画面６Ｄを表示するための画面データ５Ｆを、二次元バーコード５Ｃの送信元である端末装置２へ送信する。
【００６３】
端末装置２において、資料再生部２０２は、ファイルサーバ１から基本資料ファイル５Ａまたは追加資料ファイル５Ｂが送信されてきたら、このファイルに基づいて基本資料６Ａまたは追加資料６Ｂを再生する処理を行う。例えば、基本資料６Ａまたは追加資料６Ｂが画像である場合は、これをタッチパネルディスプレイ２０ｅに表示させる。または、音声である場合は、音声再生ユニット２０ｉから出力させる。
【００６４】
アップロード画面表示部２０３は、画面データ５Ｆがファイルサーバ１から送信されてきたら、図１０のようなアップロード画面６Ｄをタッチパネルディスプレイ２０ｅに表示させる。
【００６５】
ここで、ユーザは、追加資料６Ｂとしてファイルサーバ１へ登録する資料のファイルをテキストボックス６Ｄ１に指定する。そして、アップロードボタン６Ｄ２を押す。なお、ユーザは、追加資料６Ｂのデータを予め用意しておく。例えば、会議中に、議事録のテキストを入力してテキストデータを用意し、ホワイトボードを撮影して画像データを用意し、または音声を録音して音声データを用意する。
【００６６】
すると、資料アップロード部２０４は、指定されたファイルをファイルサーバ１へ送信する。
【００６７】
ファイルサーバ１において、追加資料登録部１０７は、図５に示すように、端末装置２から送信されてきたファイルを追加資料ファイル５Ｂとして資料記憶部１３１に記憶させる。ただし、この際に、この端末装置２から直近に送信されてきた二次元バーコード５Ｃを対応付ける。
【００６８】
このように、端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきたのに伴って、資料のファイルを端末装置２へ送信する処理が資料送信部１０５によって行われる。または、アップロード画面６Ｄを端末装置２へ送信し、この端末装置２から送信されてきたファイルを資料記憶部１３１に記憶させる処理がアップロード画面送信部１０６および追加資料登録部１０７によって行われる。
【００６９】
ログ記憶部１３３には、このような処理が行われるごとに、図１１のように、ログデータ５Ｇが記憶される。
【００７０】
ログデータ５Ｇにおいて、「受付番号」は、処理が行われた順に付されるシーケンス番号である。「アクセス日時」は、その処理の起因になった二次元バーコード５Ｃが端末装置２から送信されてきた日時である。「アクセス元」は、その二次元バーコード５Ｃの送信元である端末装置２の識別子（例えば、ホスト名またはＩＰアドレスなど）である。「アクセス先」は、その二次元バーコード５Ｃである。つまり、アクセスの対象である基本資料６Ａを示すコードである。「処理内容」は、その処理の内容を示す。
【００７１】
〔ワークフローデータ５Ｅの内容および応答処理の決定の具体例〕
上述の通り、応答処理決定部１０４は、ワークフロー記憶部１３２（図９参照）に記憶されている、端末装置２から送信されてきた二次元バーコード５Ｃに対応するワークフローデータ５Ｅに従って、応答処理を決定する。以下、ワークフローデータ５Ｅの内容および応答処理の決定の具体例を説明する。
【００７２】
（具体例＿１）
図１２は、決定処理の流れの第一の例を説明するフローチャートである。
【００７３】
ワークフローデータ５Ｅ１には、アクセスが１回目であるという条件および２回目以降であるという条件それぞれについて、応答処理が示されている。具体的には、ワークフローデータ５Ｅ１には、図１２に示す手順で応答処理を決定するソースコードが示されている。
【００７４】
応答処理決定部１０４は、ワークフローデータ５Ｅ１に基づいて次のように応答処理を決定する。
【００７５】
応答処理決定部１０４は、端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきたら、その端末装置２の識別子がアクセス元として示され、かつ、その二次元バーコード５Ｃが対応付けられているログデータ５Ｇを、ログ記憶部１３３から検索する（＃７０１）。
【００７６】
このようなログデータ５Ｇが１つも見つからなかった場合、すなわち、その端末装置２がその二次元バーコード５Ｃに基づいて今回初めてファイルサーバ１へアクセスした場合は（＃７０２でＮｏ）、応答処理決定部１０４は、その基本資料ファイル５Ａをその端末装置２へ送信する処理を、応答処理に決定する（＃７０３）。例えば、その二次元バーコード５Ｃが図５の二次元バーコード５Ｃ１である場合は、「詳細資料．ｐｄｆ」という基本資料ファイル５Ａを送信する処理を、応答の処理に決定する。
【００７７】
一方、このようなログデータ５Ｇが見つかった場合は（＃７０２でＹｅｓ）、応答処理決定部１０４は、画面データ５Ｆをその端末装置２へ送信し追加資料ファイル５Ｂを登録する処理を、応答処理に決定する（＃７０４）。
【００７８】
（具体例＿２）
図１３は、決定処理の流れの第二の例を説明するフローチャートである。
【００７９】
ワークフローデータ５Ｅ２にも、ワークフローデータ５Ｅ１と同様に、アクセスが１回目であるという条件および２回目以降であるという条件それぞれについて、応答処理が示されている。ただし、応答処理の内容が異なる。具体的には、ワークフローデータ５Ｅ２には、図１３に示す手順で応答処理を決定するソースコードが示されている。
【００８０】
応答処理決定部１０４は、ワークフローデータ５Ｅ２に基づいて次のように応答処理を決定する。
【００８１】
応答処理決定部１０４は、端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきたら、ワークフローデータ５Ｅ１の場合と同様に、その端末装置２の識別子がアクセス元として示され、かつ、その二次元バーコード５Ｃが対応付けられているログデータ５Ｇを、ログ記憶部１３３から検索する（＃７１１）。
【００８２】
このようなログデータ５Ｇが１つも見つからなかった場合は（＃７１２でＮｏ）、ワークフローデータ５Ｅ１の場合と同様に、応答処理決定部１０４は、その基本資料ファイル５Ａをその端末装置２へ送信する処理を、応答処理に決定する（＃７１３）。
【００８３】
一方、このようなログデータ５Ｇが見つかった場合は（＃７１２でＹｅｓ）、応答処理決定部１０４は、その二次元バーコード５Ｃに対応する追加資料ファイル５Ｂのうち、その端末装置２へ未だ送信していないものがあるか否かをチェックする（＃７１４）。すなわち、このような追加資料ファイル５Ｂの中に、送信したことが、ステップ＃７１１で見つかったログデータ５Ｇのいずれにも示されないものがあるか否かを、チェックする。
【００８４】
そして、送信したことが示されない追加資料ファイル５Ｂがあれば（＃７１５でＹｅｓ）、その追加資料ファイル５Ｂをその端末装置２へ送信する処理を、応答処理に決定する（＃７１６）。なければ（＃７１５でＮｏ）、画面データ５Ｆをその端末装置２へ送信し追加資料ファイル５Ｂを登録する処理を、応答処理に決定する（＃７１７）。
【００８５】
なお、応答処理決定部１０４は、図１２のステップ＃７０３において、基本資料ファイル５Ａだけでなく未送信の追加資料ファイル５Ｂをもその端末装置２へ送信する処理を、応答処理に決定してもよい。図１３のステップ＃７１３においても、同様である。
【００８６】
（具体例＿３）
図１４は、決定処理の流れの第三の例を説明するフローチャートである。
【００８７】
ワークフローデータ５Ｅ３には、特定の２人のユーザＵａ（例えば、課長）およびユーザＵｂ（例えば、部長）がともに基本資料ファイル５Ａを未だダウンロードしていないという条件、ユーザＵａ、ＵｂのうちのユーザＵａのみが基本資料ファイル５Ａを既にダウンロードしたという条件、および、ユーザＵａ、Ｕｂがともに基本資料ファイル５Ａを既にダウンロードしたという条件のそれぞれについて、応答処理が示されている。具体的には、ワークフローデータ５Ｅ３には、図１４に示す手順で応答処理を決定するソースコードが示されている。
【００８８】
応答処理決定部１０４は、ワークフローデータ５Ｅ３に基づいて次のように応答処理を決定する。なお、ワークフローデータ５Ｅ３には、端末装置２ごとの所有者であるユーザを示す所有者データが含まれている。以下、端末装置２のユーザは、この所有者データに基づいて判別される。
【００８９】
応答処理決定部１０４は、端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきたら、その二次元バーコード５Ｃが対応付けられているログデータ５Ｇをログ記憶部１３３から検索する（＃７２１）。
【００９０】
このようなログデータ５Ｇが１つも見つからなかった場合は（＃７２２でＮｏ）、その二次元バーコード５Ｃの送信元がユーザＵａの端末装置２であれば（＃７２３でＹｅｓ）、その基本資料ファイル５Ａをその端末装置２へ送信する処理を、応答処理に決定する（＃７２７）。
【００９１】
一方、このようなログデータ５Ｇが見つかった場合は（＃７２２でＹｅｓ）、応答処理決定部１０４は、各ログデータ５Ｇに示される、その基本資料ファイル５Ａの送信先のユーザをチェックする（＃７２４）。特に、ユーザＵａおよびユーザＵｂのいずれかの端末装置２が送信先であるか否かをチェックする。すなわち、ユーザＵａの端末装置２およびユーザＵｂの端末装置２へ基本資料ファイル５Ａを送信したことがあるか否かをチェックする。
【００９２】
ユーザＵａの端末装置２にもユーザＵｂの端末装置２にも送信したことがある場合は（＃７２５でＹｅｓ）、応答処理決定部１０４は、その二次元バーコード５Ｃの送信元である端末装置２へその基本資料ファイル５Ａを送信する処理を、応答処理に決定する（＃７２７）。そうでない場合は（＃７２５でＮｏ）、その二次元バーコード５Ｃの送信元である端末装置２がユーザＵｂの端末装置２であれば（＃７２６でＹｅｓ）、その端末装置２へその基本資料ファイル５Ａを送信する処理を、応答処理に決定する（＃７２７）。ユーザＵｂの端末装置２でなければ（＃７２６でＮｏ）、アクセスを拒否する処理を、応答処理に決定する（＃７２８）。
【００９３】
つまり、ワークフローデータ５Ｅ３によると、応答処理が次の（Ａ）〜（Ｃ）のように実行される。
（Ａ）  基本資料ファイル５Ａを未だいずれのユーザの端末装置２へも送信していない状況においては、ユーザＵａの端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきた場合にのみ、その端末装置２へその基本資料ファイル５Ａを送信する処理が実行される。
（Ｂ）  基本資料ファイル５ＡをユーザＵａの端末装置２へ既に送信したがユーザＵｂの端末装置２へ未だ送信していない状況においては、ユーザＵｂの端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきた場合にのみ、その端末装置２へその基本資料ファイル５Ａを送信する処理が実行される。
（Ｃ）  基本資料ファイル５ＡをユーザＵａの端末装置２およびユーザＵｂの端末装置２へ既に送信した状況においては、どのユーザの端末装置２から二次元バーコード５Ｃが送信されてきても、その送信元へその基本資料ファイル５Ａを送信する処理が実行される。
【００９４】
図１５〜図１６は、ファイルサーバ１における全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００９５】
次に、資料の管理のための全体的な処理の流れを、フローチャートを参照しながら説明する。
【００９６】
ファイルサーバ１は、資料サーバプログラム１０Ｐに基づいて、図１５〜図１６に示す手順で処理を実行する。
【００９７】
ファイルサーバ１は、他の装置からデータが受信するごとに、そのデータに応じて次の処理を実行する。
【００９８】
基本資料６Ａのファイルおよび配付資料６Ｃのファイルを受信すると（図１５の＃１１でＹｅｓ）、ファイルサーバ１は、ユニークな二次元バーコード５Ｃを発行し（＃１２）、この基本資料６Ａのファイルを基本資料ファイル５Ａとして、この二次元バーコード５Ｃと対応付けて資料記憶部１３１（図５参照）によって記憶する（＃１３）。
【００９９】
さらに、ファイルサーバ１は、この基本資料６Ａに二次元バーコード５Ｃを付加することによって配付資料６Ｃを生成し（＃１４）、配付資料６Ｃを印刷するための印刷データ５Ｄを画像形成装置３へ送信する（＃１５）。その後、この印刷データ５Ｄに基づいて画像形成装置３によって印刷物７（図８参照）が生成される。
【０１００】
さらに、この基本資料６Ａのファイルなどとともにワークフローデータ５Ｅを受信した場合は（＃１６でＹｅｓ）、ファイルサーバ１は、このワークフローデータ５Ｅをこの二次元バーコード５Ｃと対応付けてワークフロー記憶部１３２（図９参照）によって記憶する（＃１７）。
【０１０１】
または、端末装置２から二次元バーコード５Ｃを受信した場合は（＃１８でＹｅｓ）、ファイルサーバ１は、この端末装置２からの今回のアクセスに応じた処理つまり応答処理を、この二次元バーコード５Ｃに対応するワークフローデータ５Ｅに基づいて決定する（＃１９）。決定の処理の手順は、前に図１２、図１３、または図１４で説明した通りである。そして、応答処理を実行する（＃２０〜図１６の＃２９）。
【０１０２】
例えば、資料（基本資料６Ａまたは追加資料６Ｂ）のファイル（基本資料ファイル５Ａまたは追加資料ファイル５Ｂ）をこの端末装置２へ送信する処理を応答処理に決定した場合は（＃２０でＹｅｓ）、ファイルサーバ１は、このファイルをこの端末装置２へ送信する（＃２１）。そして、この送信の実績を示すログデータ５Ｇをログ記憶部１３３（図１１参照）によって記憶する（図１６の＃２２）。
【０１０３】
または、画面データ５Ｆをこの端末装置２へ送信し追加資料ファイル５Ｂを登録する処理を応答処理に決定した場合は（＃２３でＹｅｓ）、ファイルサーバ１は、この端末装置２へ画面データ５Ｆを送信する（＃２４）。この端末装置２から追加資料ファイル５Ｂを受信したら（＃２５でＹｅｓ）、この追加資料ファイル５Ｂをこの二次元バーコード５Ｃに対応付けて資料記憶部１３１によって記憶する（＃２６）。そして、この送信および記憶（登録）の実績を示すログデータ５Ｇをログ記憶部１３３によって記憶する（＃２７）。ただし、追加資料ファイル５Ｂを受信しなかった場合は（＃２６でＮｏ）、ステップ＃２７において、送信の実績のみを示すログデータ５Ｇを記憶する。
【０１０４】
または、上記以外の処理を応答処理に決定した場合は（＃２３でＮｏ）、ファイルサーバ１は、その処理を実行する（＃２８）。例えば、資料の送信を拒否する処理を実行する。そして、その実績を示すログデータ５Ｇをログ記憶部１３３によって記憶する（＃２９）。
【０１０５】
ファイルサーバ１は、資料の管理のサービスを提供している間、ステップ＃１１〜＃１５の処理、ステップ＃１６〜＃１７の処理、およびステップ＃１８〜＃２７の処理を適宜、実行する。
【０１０６】
本実施形態によると、ある１つの共通の事項について、ユーザは、１つの共通の二次元バーコード５Ｃを端末装置２で撮影することによって、基本資料６Ａの基本資料ファイル５Ａをダウンロードしたり、追加資料６Ｂの追加資料ファイル５Ｂをファイルサーバ１へダウンロードしたりすることができる。よって、ダウンロードおよびアップロードの作業を従来よりも容易に行うことができる。
【０１０７】
図１７は、アクセス履歴テーブル５Ｈの例を示す図である。図１８は、アクセス権テーブル５Ｊの例を示す図である。
【０１０８】
本実施形態では、応答処理決定部１０４は、ログデータ５Ｇ（図１１参照）に基づいて、各ユーザの端末装置２へ基本資料ファイル５Ａおよび追加資料ファイル５Ｂを送信したか否かをチェックした。しかし、基本資料ファイル５Ａごとに、図１７に示すようなアクセス履歴テーブル５Ｈを用意してもよい。アクセス履歴テーブル５Ｈには、その基本資料ファイル５Ａおよびそれに対応する追加資料ファイル５Ｂごとに、どのユーザの端末装置２がアップロードし、どのユーザの端末装置２へ送信したのかが、記録される。そして、応答処理決定部１０４は、アクセス履歴テーブル５Ｈに基づいて、このチェックを行う。
【０１０９】
さらに、図１８に示すようなアクセス権テーブル５Ｊを基本資料ファイル５Ａごとに用意し、その基本資料ファイル５Ａに対応する追加資料ファイル５Ｂごとに、アクセス権を設定してもよい。どのユーザの端末装置２へアクセス権を与えるのかは、その追加資料ファイル５Ｂをアップロード（登録）するユーザが指定すればよい。
【０１１０】
この場合に、応答処理決定部１０４は、二次元バーコード５Ｃを送信してきた端末装置２へアクセス権が与えられていない追加資料ファイル５Ｂについては、送信の対象から除外して、応答処理を決定する。
【０１１１】
本実施形態では、ファイルサーバ１としてウェブサーバ用のサーバ機またはクラウドサーバを用いたが、ファイルサーバ１の機能を画像形成装置３に設けてもよい。
【０１１２】
端末装置２は、画面データ５Ｆを受信しアップロード画面６Ｄ（図１０参照）を表示した際に、ユーザの操作に応じて追加資料ファイル５Ｂのアップロードの処理を行った。しかし、キャンセルボタンが押された場合は、基本資料ファイル５Ａをファイルサーバ１からダウンロードしてもよい。
【０１１３】
本実施形態では、ファイルサーバ１は、画面データ５Ｆを端末装置２へ送信したが、予め画面データ５Ｆを端末装置２に記憶させておいてもよい。そして、ファイルサーバ１は、アップロード画面６Ｄの表示の指令を、画面データ５Ｆの代わりに端末装置２へ送信すればよい。端末装置２は、指令を受信すると、自ら記憶している画面データ５Ｆに基づいてアップロード画面６Ｄを表示すればよい。
【０１１４】
本実施形態では、ファイルサーバ１は、未送信の追加資料ファイル５Ｂが複数ある場合に、これらすべてを端末装置２へ送信したが、送信する対象を端末装置２のユーザに選択させ、選択されたもののみを送信してもよい。
【０１１５】
具体的には、ファイルサーバ１は、未送信の追加資料ファイル５Ｂのファイル名を端末装置２へ通知する。端末装置２は、ファイル名の一覧を示す画面を表示し、ユーザが選択したファイル名をファイルサーバ１へ通知する。そして、ファイルサーバ１は、通知されたファイル名の追加資料ファイル５Ｂのみを、端末装置２へ送信する。
【０１１６】
本実施形態では、応答処理の決定をファイルサーバ１が行ったが、端末装置２が次のように行うようにしてもよい。
【０１１７】
コード送信部２０１（図４参照）は、二次元バーコード５Ｃがデジタルカメラ２０ｇ（図３参照）によって撮影されると、未だこの二次元バーコード５Ｃに対応する基本資料ファイル５Ａがこの端末装置２において受信されていなければ、この二次元バーコード５Ｃをファイルサーバ１へ送信するとともに、この基本資料ファイル５Ａを要求する。
【０１１８】
一方、既にこの基本資料ファイル５Ａを受信していれば、この二次元バーコード５Ｃを送信する代わりに、アップロード画面表示部２０３は、アップロード画面６Ｄをタッチパネルディスプレイ２０ｅに表示させる。または、コード送信部２０１は、この二次元バーコード５Ｃをファイルサーバ１へ送信するとともに、画面データ５Ｆを要求してもよい。
【０１１９】
その後、本実施形態と同様に、資料アップロード部２０４は、指定された資料のファイルを、追加資料ファイル５Ｂとして登録するために、ファイルサーバ１へ送信する。この際に、この二次元バーコード５Ｃをファイルサーバ１へ送信してもよい。
【０１２０】
本実施形態では、二次元バーコード５ＣとしてＱＲコードを用いたが、他の規格の二次元バーコードを用いてもよい。バーコードまたは文字列などを用いてもよい。
【０１２１】
その他、資料管理システム１００、ファイルサーバ１、端末装置２の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データベースの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【符号の説明】
【０１２２】
１００  資料管理システム
１  ファイルサーバ（サーバ）
１０４  応答処理決定部（応答手段）
１０５  資料送信部（応答手段）
１０６  アップロード画面送信部（応答手段）
１０７  追加資料登録部（登録手段）
１３１  資料記憶部（記憶手段）
２  端末装置
２０ｅ  タッチパネルディスプレイ（再生手段、表示手段）
２０ｇ  デジタルカメラ（撮影手段）
２０ｉ  音声再生ユニット（再生手段）
２０１  コード送信部（識別子送信手段）
２０２  資料再生部（再生手段）
２０３  アップロード画面表示部（表示手段）
２０４  資料アップロード部（アップロード手段）
５Ａ  基本資料ファイル（第一の資料）
５Ｂ  追加資料ファイル（第二の資料）
５Ｃ  二次元バーコード（識別子）
６Ａ  基本資料（第一の資料）
６Ｂ  追加資料（第二の資料）
６Ｄ  アップロード画面（画面）
７  印刷物
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
2017068610.tif 000013
【図１２】
2017068610.tif 000014
【図１３】
2017068610.tif 000015
【図１４】
2017068610.tif 000016
【図１５】
2017068610.tif 000017
【図１６】
2017068610.tif 000018
【図１７】
2017068610.tif 000019
【図１８】
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