(57)【要約】【課題】  画像形成装置が複数の格納領域のいずれかにデータを振り分けて格納するデータ管理システムにおいて、情報処理装置が監視すべき格納領域を自動で決定するための仕組みを提供する。【解決手段】  データ管理システムにおいて、前記画像形成装置は、前記サーバにおける複数の格納領域のいずれかにデータを振り分けるための設定を行い、該設定およびデータの受信に関する情報に基づき、前記サーバにおける複数の格納領域の中から、受信したデータの転送先となる格納領域を決定し、前記受信したデータを前記決定された格納領域に転送する。前記情報処理装置は、登録された前記設定を前記サーバから取得して、前記サーバにおける複数の格納領域のうち、前記取得した設定を示す情報に基づく特定の格納領域を監視し、監視する格納領域に新規にデータが格納されたことを通知する。【選択図】  図２０
2017211922.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の格納領域でデータを管理するサーバと通信可能な画像形成装置と、前記サーバと通信可能な情報処理装置とを含むデータ管理システムであって、
前記画像形成装置は、
データを受信する受信手段と、
前記サーバにおける複数の格納領域のいずれかに前記受信手段が受信したデータを振り分けるための設定を行う設定手段と、
前記設定手段による設定を示す情報を前記サーバに登録する登録手段と、
前記設定手段による設定および前記受信手段によるデータの受信に関する情報に基づき、前記サーバにおける複数の格納領域の中から、前記受信手段が受信したデータの転送先となる格納領域を決定する決定手段と、
前記受信手段が受信したデータを、前記決定手段により決定された格納領域に転送する転送手段と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記登録手段により登録された前記設定を示す情報を前記サーバから取得する取得手段と、
前記サーバにおける複数の格納領域のうち、前記取得手段が取得した設定を示す情報に基づく特定の格納領域を監視する監視手段と、
前記監視手段が監視する格納領域に新規にデータが格納されたことを通知する通知手段と、を有することを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
前記設定手段は異なる複数の設定の少なくともいずれかを設定でき、
前記監視手段は、複数の設定のそれぞれに基づきそれぞれ異なる格納領域を監視することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
【請求項３】
前記複数の設定には、それぞれ異なる、第１の設定、第２の設定および第３の設定があり、
前記転送手段は、
前記設定手段による設定が前記第１の設定である場合に、データの受信日に対応する格納領域に転送し、
前記設定手段による設定が前記第２の設定である場合に、データの受信月に対応する格納領域に転送し、
前記設定手段による設定が前記第３の設定である場合に、データの受信月に対応する格納領域内に存在するデータの受信日に対応する格納領域に転送することを特徴とする請求項２に記載のデータ管理システム。
【請求項４】
前記情報処理装置では、現在の日付が管理されており、
前記監視手段は、
前記設定手段による設定が前記第１の設定である場合に、前記複数の格納領域のうち少なくとも前記現在の日に対応する格納領域を監視し、
前記設定手段による設定が前記第２の設定である場合に、前記複数の格納領域のうち少なくとも前記現在の月に対応する格納領域を監視し、
前記設定手段による設定が前記第３の設定である場合に、前記複数の格納領域のうち少なくとも前記現在の月に対応する格納領域内に存在する現在の日に対応する格納領域を監視することを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
【請求項５】
前記監視手段による監視対象とする格納領域の数を設定する設定手段を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項６】
前記監視手段は、
データの送信元に対応する格納領域内に存在する、データの受信月または受信日に対応する格納領域に前記転送手段が転送する設定である場合、データの送信元に対応する全ての格納領域、および、該格納領域内の少なくとも現在の月または現在の日に対応する格納領域を監視することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項７】
前記監視手段は、
データの受信月または受信日に対応する格納領域内に存在する、データの送信元に対応する格納領域に前記転送手段が転送する設定である場合、前記複数の格納領域のうち少なくとも現在の月または現在の日に対応する格納領域および該格納領域内に存在するデータの送信元に対応する全ての格納領域を監視することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項８】
前記設定を示す情報には、前記受信手段が受信したデータを前記サーバに転送するための設定として、転送先の格納領域を示すフォルダパスと、格納領域の名称の命名規則とが含まれることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項９】
複数の格納領域でデータを管理するサーバと通信可能な画像形成装置と、前記サーバと通信可能な情報処理装置とを含むデータ管理システムの制御方法であって、
前記画像形成装置は、
データを受信する受信工程と、
前記サーバにおける複数の格納領域のいずれかに前記受信工程で受信したデータを振り分けるための設定を行う設定工程と、
前記設定工程における設定を示す情報を前記サーバに登録する登録工程と、
前記設定工程における設定および前記受信工程でのデータの受信に関する情報に基づき、前記サーバにおける複数の格納領域の中から、前記受信工程で受信したデータの転送先となる格納領域を決定する決定工程と、
前記受信工程で受信したデータを、前記決定工程で決定された格納領域に転送する転送工程と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記登録工程で登録された前記設定を示す情報を前記サーバから取得する取得工程と、
前記サーバにおける複数の格納領域のうち、前記取得工程で取得した設定を示す情報に基づく特定の格納領域を監視する監視工程と、
前記監視工程で監視する格納領域に新規にデータが格納されたことを通知する通知工程と、を有することを特徴とする制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、受信したデータを格納領域に振り分けて管理するデータ管理システム、制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書などのデータを管理するシステムにおいて、サーバ内の格納領域の状況を定期的に監視して、格納領域内に新しいデータが格納された際に新着データをユーザに知らせる機能が知られている。
【０００３】
特許文献１では、画像形成装置（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）は、ファックス機能により取得した文書を情報処理装置内にあるフォルダに格納する。情報処理装置で動作する新着監視プログラムは、ユーザにより設定される監視先フォルダを監視して、ユーザに新着文書を通知する。
【０００４】
また、画像形成装置が、ファックス機能により受信したデータをサーバへ転送する際に、受信条件（受信日や送信元など）に応じた複数の格納領域にデータを振り分ける技術がある。上述したデータ管理システムにおいて本技術を適用する場合、新着データをユーザに知らせるためには複数の格納領域を監視する必要がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１２−４３１１９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ここで、画像形成装置からのデータの振り分け先となり得るフォルダなどの単位の格納領域がサーバ上に多数存在する場合がある。その場合、それら全ての格納領域を監視対象とすると、監視を行う情報処理装置の処理負荷が高くなってしまうため、一部の格納領域を監視対象とする必要がある。しかしながら、受信日などの受信条件に応じた格納領域にデータを振り分ける場合、日によって、前述の情報処理装置が監視すべき格納領域が変更されることが考えられる。また、例えば、受信日ごとに振り分けルールが受信月ごとの振り分けに変更されるなど、振り分けのルールがユーザにより変更される場合もあり、前述の情報処理装置が監視すべき格納領域を固定的に絞り込んで設定できない。
【０００７】
上述した特許文献１では、監視先のフォルダをユーザが手動で設定するため、監視先のフォルダが変更される度にユーザが設定し直す必要があり手間がかかる。
【０００８】
本発明は、画像形成装置が複数の格納領域のいずれかにデータを振り分けて格納するデータ管理システムにおいて、前述の情報処理装置が監視すべき格納領域を自動で決定するための仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、本発明は、複数の格納領域でデータを管理するサーバと通信可能な画像形成装置と、前記サーバと通信可能な情報処理装置とを含むデータ管理システムであって、前記画像形成装置は、データを受信する受信手段と、前記サーバにおける複数の格納領域のいずれかに前記受信手段が受信したデータを振り分けるための設定を行う設定手段と、前記設定手段による設定を示す情報を前記サーバに登録する登録手段と、前記設定手段による設定および前記受信手段によるデータの受信に関する情報に基づき、前記サーバにおける複数の格納領域の中から、前記受信手段が受信したデータの転送先となる格納領域を決定する決定手段と、前記受信手段が受信したデータを、前記決定手段により決定された格納領域に転送する転送手段と、を有し、前記情報処理装置は、前記登録手段により登録された前記設定を示す情報を前記サーバから取得する取得手段と、前記サーバにおける複数の格納領域のうち、前記取得手段が取得した設定を示す情報に基づく特定の格納領域を監視する監視手段と、前記監視手段が監視する格納領域に新規にデータが格納されたことを通知する通知手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、画像形成装置が複数の格納領域のいずれかにデータを振り分けて格納するデータ管理システムにおいて、情報処理装置が監視すべきフォルダを自動で決定することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の実施形態に係るシステム全体の構成例を示す図である。
【図２】ＭＦＰ１０１のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】ファイルサーバ１０２のハードウェア構成例を示す図である。
【図４】ＰＣ１０３のハードウェア構成例を示す図である。
【図５】ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成例を示す図である。
【図６】文書管理アプリケーション１９１０のソフトウェア構成例を示す図である。
【図７】ＭＦＰ１０１の動作の一例を示すフローチャートである。
【図８】ＭＦＰ１０１のステータス表示画面８００の一例を示す図である。
【図９】ＭＦＰ１０１のモード選択画面９００の一例を示す図である。
【図１０】ＭＦＰ１０１のファイルサーバ設定画面１０００の一例を示す図である。
【図１１】ＭＦＰ１０１のファイル名設定画面１１００の一例を示す図である。
【図１２】ＭＦＰ１０１のフォルダパス設定画面の一例を示す図である。
【図１３】ＭＦＰ１０１のテスト送信画面１３００の一例を示す図である。
【図１４】転送設定１４００の一例を示す図である。
【図１５】設定情報ファイル１５００の一例を示す図である。
【図１６】アドレス帳１６００の一例を示す図である。
【図１７】ＭＦＰ１０１の動作の一例を示すフローチャートである。
【図１８】ＭＦＰ１０１の動作の一例を示すフローチャートである。
【図１９】ＭＦＰ１０１の動作の一例を示すフローチャートである。
【図２０】文書管理アプリケーション６１０の動作の一例を示すフローチャートである。
【図２１】文書管理アプリケーション６１０のＵＩの一例を示す図である。
【図２２】文書管理アプリケーション６１０の動作の一例を示すフローチャートである。
【図２３】文書管理アプリケーション６１０の動作の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【００１３】
＜第１の実施形態＞
図１は、本発明の実施形態に係るシステム全体の構成例を示す図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１、ファイルサーバ１０２及びＰＣ１０３が通信可能に接続されている。ＭＦＰ１０１は、画像形成装置の一例である。ファイルサーバ１０２は、外部サーバの一例である。ＰＣ１０３は、情報処理装置の一例である。ここでは、少なくともＭＦＰ１０１及びＰＣ１０３を含むシステムをデータ管理システムとする。
【００１４】
ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋｓ）１１０に接続され、図示しないＦＡＸ装置との間で画像データをＦＡＸ通信することができる。ここでのファックスは、Ｇ３ＦＡＸやインターネットＦＡＸなどである。なお、本実施例において、ＭＦＰ１０１がファイルサーバ１０２に転送するデータの一例として、ＦＡＸ受信した画像データを用いて説明するが、データはこれに限られない。
【００１５】
図２は、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成例を示す図である。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して、読取／印刷／通信などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１は１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３またはＨＤＤ２１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭまたはＨＤＤを協働させてフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。
【００１６】
ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられており、ユーザによる操作／入力／指示を受け付ける受付部のとしての役割を担う。
【００１７】
プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１により記録媒体上に印刷される。
【００１８】
スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データをファイル送信またはメール送信することができる。
【００１９】
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、図示しないＦＡＸ装置との間における画像データのＦＡＸ通信を実行する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ＭＦＰ１０１は、ネットワークＩ／Ｆ２１９を用いてＬＡＮ１００上の外部装置（ファイルサーバ１０２など）に画像データや情報を送信したり、各種情報を受信したりする。
【００２０】
図３は、ファイルサーバ１０２のハードウェア構成例を示す図である。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、ファイルサーバ１０２全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。
【００２１】
ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（ファイルサーバ１０２）をＬＡＮ１００に接続する。ファイルサーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ３１５を用いてＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００２２】
図４は、ＰＣ１０３のハードウェア構成例を示す図である。ＣＰＵ４１１を含む制御部４１０は、ＰＣ１０３全体の動作を制御する。ＣＰＵ４１１は、ＲＯＭ４１２に記憶された制御プログラムを読みだして各種制御処理を実行する。ＲＡＭ４１３は、ＣＰＵ４１１の主メモリ、ワークエリアなどの一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ４１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。キーボード４１５は、支持入力手段である入力装置であり、本発明の文書管理アプリケーションに対する制御コマンドの命令やテキスト入力などを入力指示する。ディスプレイ４１６は、表示手段である出力装置であり、キーボード４１５から入力したコマンドや本発明の文書管理アプリケーションの状態などを表示したりする。
【００２３】
ネットワークＩ／Ｆ４１７は、制御部４１０（ＰＣ１０３）をＬＡＮ１００に接続する。ＰＣ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ４１７を用いてＬＡＮ１００上の他の装置と各種情報を送受信する。
【００２４】
図５は、ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成例を示す図である。ＭＦＰ１０１は、ネイティブ機能部５１０と追加アプリケーション５２０の大きく２つに分けられる。ネイティブ機能部５１０に含まれる各部はＭＦＰ１０１に標準的に備えられたものであるのに対し、追加アプリケーション５２０はＭＦＰ１０１に追加インストールされたアプリケーションである。追加アプリケーション５２０は例えばＪａｖａ（登録商標）をベースとしたアプリケーションであり、ＭＦＰ１０１への機能追加を容易に実現できる。なお、ＭＦＰ１０１には図示しない他の追加アプリケーションがインストールされていても良い。
【００２５】
ＦＡＸ受信部５１１は、ＰＳＴＮ１１０を介して送信された画像データをＦＡＸ受信する。ＦＡＸ受信部５１１が受信した画像データは、ＦＡＸ受信部５１１によってＰＤＦ形式に変換された後、転送部５１２に渡される。またこのとき、ＦＡＸ受信部５１１は、画像データの送信元情報（送信元のＦＡＸ番号）と画像データの受信日時を含む制御ファイルを作成し、画像データとともに転送部５１２に渡す。
【００２６】
転送部５１２は、ＦＡＸ受信部５１１から受け取った画像データを、予め設定されている条件に従って転送する。画像データの転送先としては、印刷部５１３やファイルサーバ１０２、ＬＡＮ１００上のＰＣ（不図示）等を設定可能であるが、ここではＦＡＸ受信部５１１が受信した画像データは追加アプリケーション５２０に転送するように設定されているものとする。
【００２７】
転送部５１２は、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）クライアント機能を有しており、ＦＴＰサーバ機能を有するアプリケーション受信部５２２に対してＦＴＰで画像データを転送する。なお、ＦＡＸ受信部５１１が作成した制御ファイルも画像データとともにアプリケーション受信部５２２にＦＴＰ転送される。アドレス帳記憶部５１４は、ＭＦＰ１０１のユーザによって登録されたアドレス情報を記憶する。アドレス帳の詳細については図１６を用いて後述する。
【００２８】
アプリケーション受信部５２２は、転送部５１２から内部転送された画像データを受信し、アプリケーション転送部５２１に渡す。アプリケーション転送部５２１は、後述する方法で行われた設定に従って画像データをファイルサーバ１０２に転送（送信）する。ここでの転送は、ＦＴＰの他に、ＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｂｌｏｃｋ）やＷｅｂＤＡＶ（Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ  Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ  ａｎｄ  Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ  ｐｒｏｔｏｃｏｌ  ｆｏｒ  ｔｈｅ  ＷＷＷ）等を使用可能である。また、アプリケーション転送部５２１は、アドレス帳記憶部５１４にアクセスすることを許可されており、後述する登録名称の取得を行う。
【００２９】
図６は、ＰＣ１０３で動作する文書管理アプリケーション６１０のソフトウェア構成例を示す図である。文書管理アプリケーション６１０は、ＰＣ１０３内で動作し、実行される場合にＲＡＭ４１３にロードされ、ＣＰＵ４１１により実行されるプログラムモジュールである。
【００３０】
文書管理アプリケーション６１０は、画像データ取得部６１３が画像データの取得要求を行う。この要求は、画像データアクセス部６１５を経由して、ファイルサーバ１０２へアクセスすることで取得が可能となる。これらの画像データは表示部６１１で表示され、画像データ操作部６１４で画像データの参照や操作を実行する。
【００３１】
フォルダ監視部６１２は指定のフォルダを監視し、フォルダ内に画像データが格納されたかどうかを検知することが可能である。監視の方法としては、ファイルサーバ１０２に画像データが格納された時に発生するイベント情報を検知して監視する方法や、定期的にフォルダを参照して、前回取得したフォルダ内の画像データの一覧と比較し差分を抽出して監視する方法などがある。これらの方法のうち、１つの方法を用いて監視を行ってもよいし、複数の方法を用いて監視を行ってもよい。なお、データが格納される領域（格納領域）は、フォルダに限らず、例えばディレクトリやトレイ等でもよい。
【００３２】
図７は、ＭＦＰ１０１がＦＡＸ受信した画像データをファイルサーバ１０２に転送するための設定動作を説明するフローチャートである。図７のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００３３】
Ｓ７０１では、追加アプリケーション５２０のアプリケーション転送部５２１は、操作部２２０にステータス表示画面８００（図８）を表示する。ステータス表示画面８００のステータス表示エリア８０１には、現在のＦＡＸ転送機能（追加アプリケーション５２０）の動作ステータスを示すメッセージが表示される。図示する例では、追加アプリケーション５２０が現在正常に動作していることが示されている。例えば、ファイルサーバ１０２への画像データの転送が失敗した場合や、追加アプリケーション５２０が正常に動作しない状態にある場合には、ステータス表示エリア８０１にその旨を示すメッセージが表示される。なお、ステータス表示画面８００内に、ステータス表示エリア８０１の表示内容を更新するための操作キーを更に設けても良い。
【００３４】
Ｓ７０２では、アプリケーション転送部５２１はステータス表示画面８００の［設定画面へ］キー８０２が押下されたか否かを判定する。ここでは、アプリケーション転送部５２１は［設定画面へ］キー８０２が押下されるまで待機し、［設定画面へ］キー８０２が押下されたと判定すると、Ｓ７０３に進む。なお、ステータス表示画面８００に１つのキー（［設定画面へ］キー８０２）のみが表示される例を示すが、後述する各画面（図１０乃至図１３）に直接遷移させるためのキーをそれぞれ設けても良い。
【００３５】
Ｓ７０３では、アプリケーション転送部５２１は操作部２２０にモード選択画面９００（図９）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、モード選択画面９００を介してファイルサーバ１０２に転送する画像データを監視するアプリケーションを使用するかどうかを選択する。
【００３６】
Ｓ７０４では、アプリケーション転送部５２１は［通常モード］キー９０１が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［通常モード］キー９０１が押下されたと判定すると、Ｓ７０７に進む。アプリケーション転送部５２１は［通常モード］キー９０１が押下されていないとＳ７０５に進み、［監視モード］キー９０２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［監視モード］キー９０２が押下されたと判定すると、Ｓ７０６に進む。アプリケーション転送部５２１は［監視モード］キー９０２が押下されていないと判定すると、Ｓ７０４に戻る。Ｓ７０６では、アプリケーション転送部５２１は監視モード設定をＲＡＭ２１３に保持する。ここで保存された監視モード設定は、後述するＳ７１６にて使用される。
【００３７】
続くＳ７０７では、アプリケーション転送部５２１は操作部２２０にファイルサーバ設定画面１０００（図１０）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、ファイルサーバ設定画面１０００を介してファイルサーバ１０２を特定するための情報及びファイルサーバ１０２にアクセスするための情報を入力する。
【００３８】
具体的に、ホスト名１００１には、ファイルサーバ１０２のホスト名を入力する。フォルダパス１００２には、画像データの格納先を特定するためのフォルダパスの起点を入力する。ユーザ名１００３及びパスワード１００４には、ファイルサーバ１０２にログインするために必要な認証情報（ユーザ名及びパスワード）を入力する。
【００３９】
Ｓ７０８では、アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー７１１が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー７１１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー７１１が押下されていないとＳ７０９に進み、［次へ］キー７１２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［次へ］キー７１２が押下されたと判定すると、Ｓ７１０に進む。アプリケーション転送部５２１は［次へ］キー７１２が押下されていないとＳ７０８に戻る。
【００４０】
Ｓ７１０では、アプリケーション転送部５２１はファイルサーバ設定画面１０００の１００１乃至１００４に入力されたファイルサーバ設定をＲＡＭ２１３に保持する。続くＳ７１１では、アプリケーション転送部５２１は操作部２２０にファイル名設定画面１１００（図１１）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、ファイル名設定画面１１００を介して、ファイルサーバ１０２に転送する画像データに設定するファイル名の設定規則を指定する。
【００４１】
追加アプリケーション５２０がファイルサーバ１０２に転送する画像データには、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、及び［日時］の３つの種別の情報を組み合わせたファイル名を設定することができる。［登録名称］とは、画像データの送信元のＦＡＸ番号に対応付けてアドレス帳に予め登録されている名称である。［ＦＡＸ番号］とは、画像データの送信元のＦＡＸ番号である。［日時］とは、画像データの受信日時である。
【００４２】
ＭＦＰ１０１のユーザは、操作キー１１０１乃至１１０３を用いて、上述した３つの種別の情報を区切るためのセパレーター（区切り記号）を選択することができる。操作キー１１０１を押下すると［−］（ハイフン）が選択される。操作キー１１０２を押下すると［＿］（アンダーバー）が選択される。操作キー１１０３を押下すると［  ］（スペース）が選択される。図示する例では［＿］（アンダーバー）が選択されていることが分かる。
【００４３】
また、ＭＦＰ１０１のユーザは、チェックボックス１１１３乃至１１１５を用いて、上述した３つの情報の並び順を指定することができる。チェックボックス１１１３をチェックすると、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、［日時］の並び順で３つの種別の情報が組み合わされたファイル名が設定される。例えば、登録名称が「ＡＢＣ商事」、ＦＡＸ番号が「０３１１１１２２２２」、日時が「２０１３年０１月０１日１２時１５分１０秒」である場合、「ＡＢＣ商事＿０３１１１１２２２２＿２０１３０１０１１２１５１０．ｐｄｆ」というファイル名が設定される。
【００４４】
チェックボックス１１１４をチェックすると、［日時］、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］の並び順で３つの種別の情報が組み合わされたファイル名が設定される。チェックボックス１１１５をチェックすると、［ＦＡＸ番号］、［登録名称］、［日時］の並び順で３つの種別の情報が組み合わされたファイル名が設定される。なお、ここでは全ての並び順を候補としていない（一部の並び順のみを候補としている）が、全ての並び順を候補として表示してもよい。
【００４５】
Ｓ７１２では、アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１１２１が押下されたか否かを判定する。［アプリケーション転送部５２１はキャンセル］キー１１２１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１１２１が押下されていないとＳ７１３に進み、［戻る］キー１１２２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［戻る］キー１１２２が押下されたと判定すると、Ｓ７０７に戻り、ファイルサーバ設定画面１０００を表示する。アプリケーション転送部５２１は［戻る］キー１１２２が押下されていないとＳ７１４に進み、［次へ］キー１１２３が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［次へ］キー１１２３が押下されたと判定すると、Ｓ７１５に進む。アプリケーション転送部５２１は［次へ］キー１１２３が押下されていないとＳ７１２に戻る。
【００４６】
Ｓ７１５では、アプリケーション転送部５２１はファイル名設定画面１１００を介して指定された内容をＲＡＭ２１３に保持する。
【００４７】
Ｓ７１６では、アプリケーション転送部５２１はＳ７０６で監視モード設定が保存されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は監視モード設定が保存されたと判定すると、Ｓ７１８に進み、操作部２２０に監視用フォルダパス設定画面１２５０（図１２）を表示する。アプリケーション転送部５２１は監視モード設定が保存されていないと判定すると、Ｓ７１７に進み、操作部２２０にフォルダパス設定画面１２００（図１２）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、フォルダパス設定画面１２００および監視用フォルダパス設定画面１２５０を介して、画像データの格納先となるフォルダを決定するためのフォルダパスの設定規則を指定する。
【００４８】
フォルダパス設定画面１２００と監視用フォルダパス設定画面１２５０の違いは、選択できる階層の種類が制限されているがどうかという点である。フォルダパス設定画面１２００は、第３階層まで自由に選択できるが、監視用フォルダパス設定画面１２５０は、監視できるフォルダ構成のみに制限している。一例として、文書管理アプリケーションでは監視できるフォルダ構成を［登録月］／［登録日］、［登録月］、［登録日］の３種類のため、監視用フォルダパス設定画面１２５０では、この３種類のみが設定できるように構成される。
【００４９】
チェックボックス１２０１をチェックする場合、アプリケーション転送部５２１は選択欄１２１１から１２１３で選択した規則に従ったフォルダを作成して、その中にＦＡＸ受信部５１１が受信した画像データを転送する設定となる。チェックボックス１２０１をチェックしない場合、アプリケーション転送部５２１がフォルダを作成せずにファイルサーバ設定画面１０００で設定し、Ｓ７１０で保存したファイルパスに画像データを転送する設定となる。
【００５０】
選択欄１２１１では、第１階層（３つの階層のうち最上位の階層）のフォルダの名称として使用する情報の種別を指定する。ＭＦＰ１０１のユーザは、プルダウンメニューによって提示される［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、［日付］の候補から情報の種別を選択する。［登録名称］とは、画像データの送信元のＦＡＸ番号に対応付けてアドレス帳に予め登録されている名称である。［ＦＡＸ番号］とは、画像データの送信元のＦＡＸ番号である。［日付］とは、画像データの受信日または受信月である。なお、いずれの種別も選択しないままとすることも可能であり、この場合はファイルサーバ設定画面１０００のフォルダパス１００２で指定された領域に画像データが格納されることになる。
【００５１】
選択欄１２１２では、第２階層（３つの階層のうち中位の階層）のフォルダ名として使用する情報の種別を指定する。ＭＦＰ１０１のユーザは、第１階層と同様に、プルダウンメニューによって提示される［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、［日付］の候補から情報の種別を選択する。なお、いずれの種別も選択しないままとすることも可能であり、この場合は選択欄１２１１で指定した格納領域内に画像データが格納されることになる。
【００５２】
選択欄１２１３では、第３階層（３つの階層のうち最下位の階層）のフォルダ名として使用する情報の種別を指定する。ＭＦＰ１０１のユーザは、第１階層と同様に、プルダウンメニューによって提示される［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、［日付］の候補から情報の種別を選択する。なお、いずれの種別も選択しないままとすることも可能であり、この場合は選択欄１２１２で指定した格納領域内に画像データが格納されることになる。
【００５３】
表示欄１２１４には、選択欄１２１１乃至１２１３での階層毎の選択に従った各種情報の並び順が示される。図示する例では、第１階層のフォルダ名が［登録名称］、第２階層のフォルダ名が［ＦＡＸ番号］、第３階層のフォルダ名が［日付］となっていることが分かる。表示欄１２１４で示されたフォルダパスを、ファイルサーバ設定画面１０００のフォルダパス１００２で指定された文字列の後ろに付けることで、正式なフォルダパスが完成する。例えば、登録名称が「ＡＢＣ商事」、ＦＡＸ番号が「０３１１１１２２２２」、日付が２０１３年０１月０１日」である場合、「ｒｏｏｔ／ＡＢＣ商事／０３１１１１２２２２／２０１３年０１月０１」というフォルダパスが設定される。
【００５４】
Ｓ７１９では、アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１２２１が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１２２１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１２２１が押下されていないとＳ７２０に進み、［戻る］キー１２２２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［戻る］キー１２２２が押下されたと判定すると、Ｓ７１１に戻り、ファイル名設定画面１１００を表示する。アプリケーション転送部５２１は［戻る］キー１２２２が押下されていないとＳ７２１に進み、［次へ］キー１２２３が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［次へ］キー１２２３が押下されたと判定すると、Ｓ７２２に進む。アプリケーション転送部５２１は［次へ］キー１２２３が押下されていないとＳ７１９に戻る。
【００５５】
Ｓ７２２では、アプリケーション転送部５２１はフォルダパス設定画面１２００を介して指定された内容をＲＡＭ２１３に保持する。続くＳ７２３では、アプリケーション転送部５２１は操作部２２０にテスト送信画面１３００（図１３）を表示する。ＭＦＰ１０１のユーザは、テスト送信画面１３００を介して、ファイルサーバ１０２へのテスト送信を行うことができる。
【００５６】
ＦＡＸ番号１３０１には、テスト送信に用いる任意の送信元ＦＡＸ番号を入力する。また、受信日時１３０２には、テスト送信に用いる任意の受信日時を入力する。なお、図７のフローチャートでは省略しているが、［設定確認］キー１３１１を押下すると、ＦＡＸ番号１３０１及び受信日時１３０２と図１０乃至１２の画面を介した設定に基づいて、ファイル名の命名ルールやフォルダへの振り分けルールが表示される。これにより、ユーザは設定の内容を確認することができる。
【００５７】
Ｓ７２４では、アプリケーション転送部５２１は［テスト送信］キー１３１２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［テスト送信］キー１３１２が押下されたと判定すると、Ｓ７２５に進み、［テスト送信］キー１３１２が押下されていないとＳ７２６に進む。
【００５８】
Ｓ７２５では、アプリケーション転送部５２１はＦＡＸ番号１３０１及び受信日時１３０２の内容と、図１０乃至図１２の画面で設定した内容に基づいてテスト送信を実行する。テスト送信では、予め追加アプリケーション内（ＨＤＤ２１４内）に保持されているテスト用画像データが実際にファイルサーバ１０２に送信される。ユーザは、テスト送信を実行することにより、ファイルサーバ１０２のフォルダに正常に画像データが格納されることを確認することができる。なお、テスト送信実行後、テスト送信の結果を示す画面を表示するようにしても良い。
【００５９】
Ｓ７２６では、アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１３２１が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１３２１が押下されたと判定すると、Ｓ７０１に戻り、ステータス表示画面８００を表示する。アプリケーション転送部５２１は［キャンセル］キー１３２１が押下されていないとＳ７２７に進み、［戻る］キー１３２２が押下されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は［戻る］キー１３２２が押下されたと判定すると、Ｓ７１６に戻り、監視モードが設定されたか否かを判定し、フォルダパス設定画面１２００または監視用フォルダパス設定画面１２５０を表示する。アプリケーション転送部５２１は［戻る］キー１３２２が押下されていないとＳ７２８に進み、［ＯＫ］キー１３２３が押下されたか否かを判定する。［ＯＫ］キー１３２３が押下されたと判定するとＳ７２９に進む。アプリケーション転送部５２１は［ＯＫ］キー１３２３が押下されていないとＳ７２４に戻る。
【００６０】
Ｓ７２９では、アプリケーション転送部５２１はＳ７０６、Ｓ７１０、Ｓ７１５、Ｓ７２２でＲＡＭ２１３に保持した転送設定をＨＤＤ２１４に保存する。
【００６１】
図１４は、図７のフローチャートに従って設定された転送設定１４００を示す図である。転送設定１４００は、ＣＳＶまたはＸＭＬのフォーマットでＨＤＤ２１４に格納されるものとするが、他のフォーマットであっても構わない。なお、他の実施形態として、転送設定１４００はファイルサーバ１０２以外の不図示のサーバに保存されてもよい。また、転送設定１４００はＭＦＰ１０１からＰＣ１０３に直接送信されてもよい。
【００６２】
続くＳ７３０では、アプリケーション転送部５２１はＳ７０６で監視モード設定が保存されたか否かを判定する。アプリケーション転送部５２１は、監視モード設定が保存されたと判定すると、Ｓ７３１に進む。
【００６３】
Ｓ７３１では、アプリケーション転送部５２１はフォルダパス１００２配下にＳ７２２で設定したフォルダパスと、日付でフォルダを作成するときのルールの設定情報を含むファイルを作成し、ファイルサーバ１０２に送信する。図１５は、設定情報を記載したファイルの一例である。設定情報ファイルの内容についての説明は後述する。
【００６４】
Ｓ７３０で、アプリケーション転送部５２１は監視モード設定が保存されていないと判定すると、設定情報ファイルの送信は行わずに終了する。
【００６５】
図１４の行１４０１には、ファイルサーバ設定画面１０００のホスト名１００１で入力されたファイルサーバ１０２のホスト名が記述される。行１４０２には、ファイルサーバ設定画面１０００のフォルダパス１００２で入力されたフォルダパスの起点が記述される。行１４０３には、ファイルサーバ設定画面１０００のユーザ名１００３で入力されたファイルサーバ１０２にログインするためのユーザ名が記述される。行１４０４には、ファイルサーバ設定画面１０００のパスワード１００４で入力されたファイルサーバ１０２にログインするためのパスワードが記述される。
【００６６】
行１４０５には、ファイル名設定画面１１００で設定されたファイル名の設定規則が記述される。図示する例では、［登録名称］、［ＦＡＸ番号］、［日時］の並び順で、［＿］（アンダーバー）のセパレーターを用いてファイル名が設定されるようになっている。行１４０６には、フォルダパス設定画面１２００で設定されたフォルダパスの設定規則が記述される。図示する例では、［登録月］、［登録日］の並び順でフォルダパスが設定されるようになっている。
【００６７】
図１５は、図７のフローチャートに従って設定されたＳ７３１で作成されてファイルサーバ１０２に送信される設定情報ファイル１５００を示す図である。この設定情報ファイル１５００はＣＳＶまたはＸＭＬのフォーマットで格納する。フォーマットに関しては他のフォーマットでも構わない。
【００６８】
行１５０１は、設定情報ファイルのバージョンが記述される。行１５０２は、監視用フォルダパス設定画面１２５０で設定されたフォルダパスの設定規則が記述される。図示する例では、［登録月］、［登録日］の階層でフォルダが作成されるようになっている。
【００６９】
行１５０３は、［登録日］で作成されるフォルダの日付文字列のフォーマットが記述される。図示する例では、ｙｙｙｙに年が入り、ＭＭに月が入り、ｄｄに日が入ることによって、２０１６年０４月１４日のような日付のフォルダが作成されることを示す。この他に、［ｙｙｙｙＭＭｄｄ］の場合は２０１６０４１４となり、［ｄｄ  ＭＭ，ｙｙｙｙ］の場合は１４  ０４，２０１６となる。
【００７０】
図１６は、アドレス帳記憶部５１４に記憶されているアドレス帳１６００の内容を示す図である。宛先ＩＤ１６０１は、アドレス帳１６００に登録されている各宛先を一意に示すＩＤである。名称１６０２は、アドレス帳１６００に登録されている各宛先の名称である。ＦＡＸ番号１６０３は、アドレス帳１６００に登録されている各宛先のＦＡＸ番号である。
【００７１】
スキャナ２２２で読み取った画像データをＭＦＰ１０１からＰＳＴＮ１１０を介してＦＡＸ送信する場合には、アドレス帳１６００を参照することにより宛先指定の手間を省くことができる。なお、アドレス帳１６００には、ＦＡＸ送信の宛先だけでなく電子メールの宛先やファイル送信（ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶ）の宛先などが登録されていても良い。
【００７２】
図１７乃至１９は、ＭＦＰ１０１がＦＡＸ受信した画像データをファイルサーバ１０２に転送する動作を説明するフローチャートである。図１７乃至１９のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００７３】
図１７は、ＭＦＰ１０１による画像データ転送処理の流れを示すフローチャートである。Ｓ１７０１では、ＦＡＸ受信部５１１が画像データをＦＡＸ受信する。Ｓ１７０２では、転送部５１２が画像データをアプリケーション受信部５２２にＦＴＰで内部転送する。Ｓ１７０３では、アプリケーション転送部５２１が、画像データとともに転送されてきた制御ファイルから、送信元のＦＡＸ番号と受信日時を取得する。
【００７４】
Ｓ１７０４では、アプリケーション転送部５２１が、転送設定１４００に含まれるファイルサーバ設定を取得する。Ｓ１７０５では、アプリケーション転送部５２１が画像データに設定するファイル名作成処理を実行する。ファイル名作成処理の詳細について、図１８を用いて後述する。Ｓ１７０６では、アプリケーション転送部５２１が、画像データの格納先を特定するためのフォルダパス作成処理を実行する。フォルダパス作成処理の詳細について、図１９を用いて後述する。
【００７５】
Ｓ１７０７では、アプリケーション転送部５２１がファイルサーバ１０２にアクセスする。このとき、Ｓ１７０４で取得したファイルサーバ設定に含まれるユーザ名とパスワードをファイルサーバ１０２に送信し、ファイルサーバ１０２による認証の結果を受信する。Ｓ１７０８では、アプリケーション転送部５２１が、認証が成功したか（ファイルサーバ１０２にログインできたか）否かを判定し、認証が成功した場合はＳ１７０９に進み、認証が失敗した場合は処理を終了する。
【００７６】
Ｓ１７０９では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１７０６で作成したフォルダパスが示すフォルダが存在するか否かを確認する（ファイルサーバ１０２に問い合わせる）。Ｓ１７１０では、アプリケーション転送部５２１が、該当するフォルダが存在するか否かを判定する。該当するフォルダが存在する場合はＳ１７１２に進み、存在しない場合はＳ１７１１に進む。
【００７７】
Ｓ１７１１では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１７０６で作成したフォルダパスが示すフォルダを作成するようにファイルサーバ１０２に対して要求する。Ｓ１７１２では、アプリケーション転送部５２１が、画像データをファイルサーバ１０２に外部転送し、Ｓ１７０６で作成したフォルダパスが示すフォルダに格納する。
【００７８】
図１８は、図１７のＳ１７０５のファイル名作成処理を詳細に説明するためのフローチャートである。Ｓ１８０１では、アプリケーション転送部５２１が、転送設定１４００に含まれるファイル名設定を取得する。Ｓ１８０２では、アプリケーション転送部５２１が、送信元のＦＡＸ番号に対応付けて登録されている名称をアドレス帳記憶部５１４に問い合わせる。
【００７９】
Ｓ１８０３では、アプリケーション転送部５２１が、アドレス帳記憶部５１４からの登録名称の取得が成功したか否かを判定する。登録名称の取得が成功したと判定した場合はＳ１８０４に進み、アプリケーション転送部５２１が、取得した登録名称をファイル名の一部として設定する。登録名称の取得が失敗したと判定した場合（例えば、送信元のＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されていなかった場合）は、Ｓ１８０５に進み、アプリケーション転送部５２１が、デフォルト名称をファイル名の一部として設定する。デフォルト名称とは、例えば「該当なし」という文字列である。
【００８０】
Ｓ１８０６では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１７０３で取得したＦＡＸ番号をファイル名の一部として設定する。Ｓ１８０７では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１７０３で取得した受信日時をファイル名の一部として設定する。なお、Ｓ１８０４乃至Ｓ１８０７の設定は、Ｓ１８０１で取得したファイル名設定の内容に従って行われる。
【００８１】
図１９は、図１７のＳ１７０６のフォルダパス作成処理を詳細に説明するためのフローチャートである。Ｓ１９０１では、アプリケーション転送部５２１が、転送設定１４００に含まれるフォルダパス設定を取得する。Ｓ１９０２では、アプリケーション転送部５２１が、送信元のＦＡＸ番号に対応付けて登録されている名称をアドレス帳記憶部５１４に問い合わせる。なお、図１４のＳ１８０２で既に登録名称を取得済みの場合は、Ｓ１９０２の処理は省略しても良い。
【００８２】
Ｓ１９０３では、アプリケーション転送部５２１が、アドレス帳記憶部５１４からの登録名称の取得が成功したか否かを判定する。登録名称の取得が成功したと判定した場合はＳ１９０４に進み、アプリケーション転送部５２１が、取得した登録名称をフォルダパスの一部として設定する。登録名称の取得が失敗したと判定した場合（例えば、送信元のＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されていなかった場合）は、Ｓ１９０５に進み、アプリケーション転送部５２１が、デフォルト名称をフォルダパスの一部として設定する。デフォルト名称とは、例えば「該当なし」という文字列である。
【００８３】
Ｓ１９０６では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１７０３で取得したＦＡＸ番号をフォルダパスの一部として設定する。Ｓ１９０７では、アプリケーション転送部５２１が、Ｓ１７０３で取得した受信日をフォルダパスの一部として設定する。なお、Ｓ１９０４乃至Ｓ１９０７の設定は、Ｓ１９０１で取得したフォルダパス設定の内容に従って行われる。
【００８４】
これにより、受信した画像データを複数のフォルダに振り分けて格納することが可能となる。
【００８５】
次に振り分けて格納された画像データを監視するための手段について説明する。
【００８６】
図２０は文書管理アプリケーション６１０がファイルサーバ１０２に転送されてきた画像データを監視するための設定動作を説明するフローチャートである。図２０のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＰＣ１０３のＣＰＵ４１１がＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００８７】
図２０のフローチャートの処理は、ユーザが文書管理アプリケーション６１０（図２１）の表示部６１１によってディスプレイ４１６に表示した画面を介して、監視対象としたいフォルダを選択し、そのフォルダの監視指示を行うことによって実行される。
【００８８】
図２１は文書管理アプリケーション６１０のＵＩ例を示す図である。
【００８９】
メニュー２１０１は、フォルダまたは、画像データに対する操作の実行コマンドを一覧表示し、実行することを可能とする。アドレスバー２１０２は、現在参照しているフォルダのパスを表示する。直接フォルダのパスを入力することで、指定されたパスのフォルダに含まれる画像データがファイルリストビュー２１０５に一覧表示される。ツールバー２１０３には、メニュー２１０１で実行可能な操作に対応するショートカットボタンが表示される。ナビゲーションペイン２１０４は、登録しているライブラリーの一覧と現在参照中のフォルダの位置を表示する。ライブラリーは、複数登録することができ、登録するライブラリー単位でファイルサーバを変更することが可能である。なお、ライブラリーとフォルダの関係は、ライブラリーが上位の階層でそのライブラリー階層の下の階層にフォルダが存在する。アウトプットバー２１０６は、登録されているボタンを押下することでボタンに関連付けられているアクションをファイルリストビュー２１０５で選択している画像データに対して実行可能である。
【００９０】
図示する例では、Ｓ７２５で設定情報を格納したフォルダを参照している例である。このフォルダを選択し、メニュー２１０１またはツールバー２１０３で、フォルダの監視を実行する。監視対象のフォルダに新規に格納された画像データは新着通知ウィンドウ２１０７で一覧表示される。
【００９１】
Ｓ２００１では、文書管理アプリケーション６１０の表示部６１１が受け取った監視指示で選択したフォルダを監視対象とする。
【００９２】
Ｓ２００２では、文書管理アプリケーション６１０のフォルダ監視部６１２が監視対象としたフォルダに設定情報ファイル１５００が格納されているかどうかを確認する。設定情報のファイルかどうかは、特定のファイル名であること、特定の拡張子であること、中身のフォーマットが設定情報のフォーマットであることなどを元にして判定される。
【００９３】
図７の処理を実行した追加アプリケーション５２０が受信した画像データを転送するフォルダパスの起点に設定情報ファイルが格納される。そのため、受信した画像データを転送するフォルダパスの起点と監視対象のフォルダが一致した場合に設定情報のファイルが格納されたと判定される。
【００９４】
設定情報ファイル１５００が格納されていると判定するとＳ２００３に進み、格納されていないとＳ２００４に進む。
【００９５】
Ｓ２００３では、フォルダ監視部６１２が設定情報ファイル１５００の情報を取得する。Ｓ２００４では、選択したフォルダを監視対象にしてＳ２０１０に進む。
【００９６】
Ｓ２００５では、フォルダ監視部６１２がＰＣ１０３の現在日付を取得する。例えば後述する例では、取得した日付は２０１６年０２月０５日とする。
【００９７】
Ｓ２００６では、フォルダ監視部６１２がＳ２００３で取得した行２００２の設定値が何であるかを判定する。設定値が、［登録月］／［登録日］である場合はＳ２００７に進む。設定値が、［登録月］である場合はＳ２００８に進む。設定値が、［登録日］である場合はＳ２００９に進む。設定値が、ない場合はＳ２００４に進む。
【００９８】
Ｓ２００７乃至Ｓ２００９では、フォルダ監視部６１２が監視対象となるフォルダのパスを生成する。パスの生成方法は、Ｓ２００５で取得した現在日付とＳ２００３で取得した行２００２のフォルダパスの設定規則と行２００３の日付文字列のフォーマットを元にして現在日付から１０個分のフォルダパスを生成する。
【００９９】
例えば、Ｓ２００７では、監視対象として選択したフォルダパスと転送設定の命名規則を連結する。「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１６年０２月／２０１６年０２月０５日」から「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１６年０１月／２０１６年０１月２７日」までを監視対象のフォルダパスとする。Ｓ２００８では、「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１６年０２月」から「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１５年０５月」を監視対象のフォルダパスとする。Ｓ２００９では、「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１６年０２月０５日」から「ｆｉｌｅ：／／／ｓｈａｒｅｄｓｅｒｖｅｒ／ｒｏｏｔ／２０１６年０１月２７日」を監視対象のフォルダパスとする。
【０１００】
ここで１０個分としたのは、ＰＣを起動しないと監視が行われないため、現在日付のみにしてしまうと昨日受信した画像データなどは新着通知されないことになるため、過去数日分の日時も監視対象とするようにしている。例では現在日付から１０個分のフォルダパスを監視対象としたが、１個以上の任意の数でもよい。基本的に現在日付の更新が主に行われるため、ＰＣ起動後の最初の監視のみ１０個分を監視対象とし、その後の定期的な監視では当日のみの監視にして監視付加を減らすこともできる。
【０１０１】
Ｓ２０１０では、フォルダ監視部６１２がＳ２００４およびＳ２００７乃至Ｓ２００９で決めたフォルダを監視対象とし、フォルダの監視を開始する。監視は文書管理アプリケーション６１０のフォルダ監視部６１２によって、随時監視対象のフォルダを監視し、フォルダ内のファイルの状況に変化があれば、新着通知ウィンドウ２１０７に表示する。
【０１０２】
本実施例では、画像形成装置で設定されるファイルサーバへの転送のための設定情報を用いて、情報処理装置による監視対象のフォルダを決定した。本実施例によれば、情報処理装置の監視すべきフォルダを自動で決定することができる。
【０１０３】
＜第２の実施形態＞
第１の実施形態では、監視用として指定できるフォルダの設定規則が、［登録月］／［登録日］、［登録月］、［登録日］の３つのみであった。ＭＦＰ１０１の追加アプリケーション５２０では［登録名称］や［ＦＡＸ番号］も規則として設定することができ、これらを含めた規則であっても、［登録月］［登録日］のフォルダを監視できるようにする。
【０１０４】
この場合、監視用フォルダパス設定画面１２５０は、フォルダパス設定画面１２００のように第３階層まで設定できるようになり、下位フォルダの階層が［登録月］／［登録日］、［登録月］、［登録日］で終わる規則を設定できるように制御する。
【０１０５】
図２２は、第２の実施形態の文書管理アプリケーション６１０がファイルサーバ１０２に転送されてきた画像データを監視するための設定動作を説明するフローチャートである。図２２のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＰＣ１０３のＣＰＵ４１１がＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【０１０６】
Ｓ２２０１では、文書管理アプリケーション６１０の表示部６１１が受け取った監視指示で選択したフォルダを監視対象とする。
【０１０７】
Ｓ２２０２では、フォルダ監視部６１２が監視対象としたフォルダに設定情報ファイル１５００が格納されているかどうかを確認する。設定情報のファイルかどうかは、特定のファイル名であること、特定の拡張子であること、中身のフォーマットが設定情報のフォーマットであることなどを元に設定情報のファイルであるかどうかを判定する。
【０１０８】
フォルダ監視部６１２は、設定情報ファイル１５００が格納されていると判定するとＳ２２０３に進み、格納されていないとＳ２２０４に進む。Ｓ２２０３では、フォルダ監視部６１２が設定情報ファイルの情報を取得する。そして、Ｓ２２１１に進む。
【０１０９】
Ｓ２２０４では、フォルダ監視部６１２が監視対象としたフォルダの１つ上位階層のフォルダに設定情報ファイル１５００が格納されているかどうかを確認する。フォルダ監視部６１２は、設定情報ファイル１５００が格納されていると判定するとＳ２２０５に進み、格納されていないとＳ２２０７に進む。Ｓ２２０３では、フォルダ監視部６１２が設定情報ファイルの情報を取得する。そして、Ｓ２２０４では、フォルダ監視部６１２が設定情報のフォルダパスの設定規則のうち１つ目のフォルダ情報を削除する。一例として、フォルダパスの設定規則が［ＦＡＸ番号］／［登録日］であった場合、１つ目の［ＦＡＸ番号］を削除し、残った［登録日］を設定規則とする。そして、Ｓ２２１１に進む。
【０１１０】
Ｓ２２０７では、フォルダ監視部６１２が監視対象としたフォルダの２つ上位階層のフォルダに設定情報ファイル１５００が格納されているかどうかを確認する。フォルダ監視部６１２は、設定情報ファイル１５００が格納されていると判定するとＳ２２０８に進み、格納されていないとＳ２２１０に進む。Ｓ２２０８では、フォルダ監視部６１２が設定情報ファイルの情報を取得する。そして、Ｓ２２０９では、フォルダ監視部６１２が設定情報のフォルダパスの設定規則のうち２つ目までのフォルダ情報を削除する。一例として、フォルダパスの設定規則が［登録名称］／［ＦＡＸ番号］／［登録日］であった場合、２つ目までの［登録名称］／［ＦＡＸ番号］を削除し、残った［登録日］を設定規則とする。
【０１１１】
Ｓ２２１０では、フォルダ監視部６１２が選択したフォルダを監視対象とし、Ｓ２２１６に進む。
【０１１２】
Ｓ２２１１乃至Ｓ２２１６までの処理は、図２０のＳ２００５乃至Ｓ２０１０と同様のため説明を省略する。
【０１１３】
本実施例によれば、２つ上位階層のフォルダまで設定情報ファイルを探して、設定規則を補正することで、［ＦＡＸ番号］／［登録日］などの設定規則を設定した場合でも、少なくともＰＣ１０３の現在日付からの日付のフォルダを監視することができる。
【０１１４】
＜第３の実施形態＞
第１の実施形態では、監視用として指定できるフォルダの設定規則が、［登録月］／［登録日］、［登録月］、［登録日］の３つのみであった。これは、日付毎に受信する画像データの数に限界があるため、監視対象のファイル数が増加し続けることが抑制されるためである。
【０１１５】
そのため、［登録月］、［登録日］と設定した下位のフォルダの規則によらず、全てを監視対象としても監視による処理の負荷を抑えることができる。
【０１１６】
この事情を踏まえて、［登録月］や［登録日］の日付による規則の下位のフォルダに規則を追加しても監視できるようにする。
【０１１７】
この場合、監視用フォルダパス設定画面１２５０は、フォルダパス設定画面１２００のように第３階層まで設定できるようになり、第１階層の規則が、［登録月］または［登録日］である場合に下位フォルダの階層の規則を設定できるように制御する。
【０１１８】
図２３は、第３の実施形態の文書管理アプリケーション６１０がファイルサーバ１０２に転送されてきた画像データを監視するための設定動作を説明するフローチャートである。図２３のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＰＣ１０３のＣＰＵ４１１がＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
Ｓ２３０１乃至Ｓ２３０５までの処理は、図２０のＳ２００１乃至Ｓ２００５と同様のため説明を省略し、Ｓ２３０６から説明をする。
【０１１９】
Ｓ２３０６では、フォルダ監視部６１２がＳ２３０３で取得した行２００２の設定値が何であるかを判定する。フォルダ監視部６１２が、設定値の第１階層が［登録月］であると判定するとＳ２３０７に進む。フォルダ監視部６１２が、設定値の第１階層が、［登録月］であると判定するとＳ２３０８に進む。フォルダ監視部６１２が、それ以外の設定値のと判定すると場合はＳ２３０４に進む。
【０１２０】
Ｓ２３０７乃至Ｓ２３０８では、フォルダ監視部６１２が監視対象となるフォルダのパスを生成する。パスの生成方法は、Ｓ２３０５で取得した現在日付とＳ２３０３で取得した行２００２のフォルダパスの設定規則と行２００３の日付文字列のフォーマットを元にして現在日付から１０個分のフォルダパスを生成する。
【０１２１】
Ｓ２３０９では、フォルダ監視部６１２がＳ２３０７乃至Ｓ２３０８で決めたフォルダ以下に存在するサブフォルダ全てを監視対象とし、フォルダの監視を開始する。監視は、文書管理アプリケーション６１０のフォルダ監視部６１２によって、随時監視対象のフォルダを監視し、フォルダ内のファイルの状況に変化があれば、新着通知ウィンドウ２１０７に表示する。
【０１２２】
なお、上述した第１乃至第３の実施形態をそれぞれ組み合わせた構成をとることもできる。
【０１２３】
（他の実施例）
本発明は、上述した実施形態を適宜組み合わせることにより構成された装置あるいはシステムやその方法も含まれるものとする。
【０１２４】
ここで、本発明は、上述した実施形態の機能を実現する１つ以上のソフトウェア（プログラム）を実行する主体となる装置あるいはシステムである。また、その装置あるいはシステムで実行される上述した実施形態を実現するための方法も本発明の１つである。また、そのプログラムは、ネットワークまたは各種記憶媒体を介してシステムあるいは装置に供給され、そのシステムあるいは装置の１つ以上のコンピューター（ＣＰＵやＭＰＵ等）によりそのプログラムが読み出され、実行される。つまり、本発明の１つとして、さらにそのプログラム自体、あるいは当該プログラムを格納したコンピューターにより読み取り可能な各種記憶媒体も含むものとする。また、上述した実施形態の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても、本発明は実現可能である。
【符号の説明】
【０１２５】
１０１  ＭＦＰ
１０３  ＰＣ
５２１  アプリケーション転送部
５２２  アプリケーション受信部
６１２  フォルダ監視部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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