(57)【要約】【課題】管理者による特定の文書へのアクセス権の設定を容易にしてセキュリティを高め、またユーザによる個々の文書のアクセス有効期限の把握を容易にすること。【解決手段】サーバ１０３は、管理者用クライアント１０２から一時ユーザ発行要求を受信した場合、有効期限を有する一時ユーザを登録し、該一時ユーザに対して、一時ユーザ発行要求で指定された検索キーを登録する。またサーバ１０３は、一時ユーザのログインデータと該一時ユーザに対して登録された検索キーと有効期限とを通知する一時ユーザ発行通知を、管理者用クライアント１０２に送信する。またサーバ１０３は、一時ユーザでログインしているユーザ用クライアント１０１から、該一時ユーザに対して登録された検索キーを受信した場合、該検索キーに基づき１以上の文書を特定し、特定した文書を表示すべくユーザ用クライアント１０１に送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を管理する情報処理装置であって、
端末から送信されるログインデータに基づいてログイン処理を行うログイン手段と、
前記ログイン処理により管理者でログインしている第１端末から一時ユーザ発行要求を受信した場合、有効期限を有する一時ユーザを登録するとともに、該一時ユーザに対して、前記一時ユーザ発行要求で指定された該一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書の特定情報を登録する一時ユーザ発行手段と、
前記一時ユーザ発行手段で登録された前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザの有効期限と該一時ユーザに対して登録された情報とを通知する一時ユーザ発行通知を、前記第１端末に送信する第１送信手段と、
前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインしている第２端末から、該一時ユーザに対応付けて登録された前記特定情報を受信した場合、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定する特定手段と、
前記特定手段により特定された文書を表示すべく前記第２端末に送信する第２送信手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記一時ユーザの有効期限は、前記一時ユーザ発行要求で指定された有効期限であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記特定手段は、前記ログイン処理によりログインしているユーザが前記一時ユーザとは異なる一般ユーザであった場合、該一般ユーザに付与されているアクセス権限に従って文書を特定することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記情報処理装置は、一時ユーザに対してアクセスが許可される第１文書と、一般ユーザに対してアクセスが許可される第２文書とを、別の文書グループとして管理するものであり、
前記特定手段は、前記一時ユーザでログインしている端末から要求があった場合には前記第１文書の文書グループから文書を特定し、前記一般ユーザでログインしている端末から要求があった場合には前記第２文書の文書グループから文書を特定することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインしている第２端末に、該一時ユーザに対して登録されている特定情報の選択リストを送信する第３送信手段を備え、
前記特定手段は、前記第２端末から前記選択リストから選択された特定情報を受信した場合、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記一時ユーザとは異なる一般ユーザでログインしている端末から、アクセス許可を依頼する文書の特定情報を指定した許可依頼を受信した場合、該許可依頼を管理者でログイン認証された第１端末に転送する転送手段を備え、
前記転送手段は、前記第１送信手段が前記第１端末に通知した前記一時ユーザ発行通知を、前記許可依頼を行った前記一般ユーザでログインしている端末に転送することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
文書を管理する情報処理装置と、複数の端末とが通信可能な情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
端末から送信されるログインデータに基づいてログイン処理を行うログイン手段と、
前記ログイン処理により管理者でログインしている第１端末から一時ユーザ発行要求を受信した場合、有効期限を有する一時ユーザを登録するとともに、該一時ユーザに対して、前記一時ユーザ発行要求で指定された該一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書の特定情報を登録する一時ユーザ発行手段と、
前記一時ユーザ発行手段で登録された前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザの有効期限と該一時ユーザに対して登録された情報とを通知する一時ユーザ発行通知を、前記第１端末に送信する第１送信手段と、
前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインしている第２端末から、該一時ユーザに対応付けて登録された前記特定情報を受信した場合、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定する特定手段と、
前記特定手段により特定された文書を表示すべく前記第２端末に送信する第２送信手段と、を備え、
前記第１端末は、
前記情報処理装置に前記一時ユーザ発行要求を送信する第１要求手段と、
前記情報処理装置から送信される前記一時ユーザ発行通知を表示する第１表示手段と、を備え、
前記第２端末は、
前記一時ユーザのログインデータを含むログイン要求を前記情報処理装置に送信する第２要求手段と、
前記情報処理装置に前記一時ユーザでログインした場合に、該一時ユーザに対応付けて登録された特定情報の入力を受け付け、該受け付けた前記特定情報を前記情報処理装置に送信して文書の閲覧を要求する第３要求手段と、
前記情報処理装置から送信される文書を表示する第２表示手段と、を備える、
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項８】
文書を管理する情報処理装置の制御方法であって、
端末から送信されるログインデータに基づいてログイン処理を行うログインステップと、
前記ログイン処理により管理者でログインしている第１端末から一時ユーザ発行要求を受信した場合、有効期限を有する一時ユーザを登録するとともに、該一時ユーザに対して、前記一時ユーザ発行要求で指定された該一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書の特定情報を登録する一時ユーザ発行ステップと、
前記一時ユーザ発行ステップで登録された前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザの有効期限と該一時ユーザに対して登録された情報とを通知する一時ユーザ発行通知を、前記第１端末に送信する第１送信ステップと、
前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインしている第２端末から、該一時ユーザに対応付けて登録された前記特定情報を受信した場合、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定する特定ステップと、
前記特定ステップで特定された文書を表示すべく前記第２端末に送信する第２送信ステップと、
を備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項９】
文書を管理する情報処理装置と、複数の端末とが通信可能な情報処理システムの制御方法であって、
前記情報処理装置が実行する、
端末から送信されるログインデータに基づいてログイン処理を行うログインステップと、
前記ログイン処理により管理者でログインしている第１端末から一時ユーザ発行要求を受信した場合、有効期限を有する一時ユーザを登録するとともに、該一時ユーザに対して、前記一時ユーザ発行要求で指定された該一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書の特定情報を登録する一時ユーザ発行ステップと、
前記一時ユーザ発行ステップで登録された前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザの有効期限と該一時ユーザに対して登録された情報とを通知する一時ユーザ発行通知を、前記第１端末に送信する第１送信ステップと、
前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインしている第２端末から、該一時ユーザに対応付けて登録された前記特定情報を受信した場合、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定する特定ステップと、
前記特定ステップで特定された文書を表示すべく前記第２端末に送信する第２送信ステップと、とを有し、
前記第１端末が実行する、
前記情報処理装置に前記一時ユーザ発行要求を送信する第１要求ステップと、
前記情報処理装置から送信される前記一時ユーザ発行通知を表示する第１表示ステップと、を有し、
前記第２端末が実行する、
前記一時ユーザのログインデータを含むログイン要求を前記情報処理装置に送信する第２要求ステップと、
前記情報処理装置に前記一時ユーザでログインした場合に、該一時ユーザに対応付けて登録された特定情報の入力を受け付ける受け付けステップと、
前記受け付けステップで受け付けた前記特定情報を前記情報処理装置に送信して文書の閲覧を要求する第３要求ステップと、
前記情報処理装置から送信される文書を表示する第２表示ステップと、を有する、
ことを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【請求項１０】
コンピュータを、請求項１乃至６のいずれか１項に記載の手段として機能させるためのプログラム。
【請求項１１】
文書を管理する情報処理装置を、
端末から送信されるログインデータに基づいてログイン処理を行うログイン手段、
前記ログイン処理により管理者でログインしている第１端末から一時ユーザ発行要求を受信した場合、有効期限を有する一時ユーザを登録するとともに、該一時ユーザに対して、前記一時ユーザ発行要求で指定された該一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書の特定情報を登録する一時ユーザ発行手段、
前記一時ユーザ発行手段で登録された前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザに対して登録された情報とを通知する一時ユーザ発行通知を、前記第１端末に送信する第１送信手段、
前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインした第２端末から、該一時ユーザに対応付けて登録された前記特定情報を受信した場合、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定する特定手段、
前記特定手段により特定された文書を表示すべく前記第２端末に送信する第２送信手段として機能させるためのプログラムと、
前記第１端末を、
前記情報処理装置に前記一時ユーザ発行要求を送信する第１要求手段、
前記情報処理装置から送信される前記一時ユーザ発行通知を表示する第１表示手段として機能させるためのプログラムと、
前記第２端末を、
前記一時ユーザのログインデータを含むログイン要求を前記情報処理装置に送信する第２要求手段、
前記情報処理装置に前記一時ユーザでログインした場合に、該一時ユーザに対応付けて登録された特定情報の入力を受け付け、該受け付けた前記特定情報を前記情報処理装置に送信して文書の閲覧を要求する第３要求手段、
前記情報処理装置から送信される文書を表示する第２表示手段として機能させるためのプログラムと、
を備えるプログラム。
【請求項１２】
一般ユーザのアクセス権限に従って閲覧可能な文書と一時ユーザにより閲覧可能な文書とを管理する情報処理装置であって、
端末から送信されるログインデータに基づいてログイン処理を行うログイン手段と、
前記ログイン処理により管理者でログインしている第１端末から一時ユーザ発行要求を受信した場合、一時ユーザを登録するとともに、前記一時ユーザにより閲覧可能な文書の内、該一時ユーザに対して、前記一時ユーザ発行要求で指定された該一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書の特定情報を登録する一時ユーザ発行手段と、
前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインしている第２端末から特定情報を受信する特定情報受信手段と、
前記一時ユーザ発行手段により登録された特定情報を参照して、前記特定情報受信手段により受信した特定情報が、前記ログインしている一時ユーザに対して登録された特定情報である場合に、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定する第１の特定手段と、
前記ログイン処理により前記一般ユーザでログインしている第２端末から文書へのアクセス要求があった場合には、該一般ユーザに対するアクセス権限に従って、文書を特定する第２の特定手段と、
前記第１の特定手段又は前記第２の特定手段により特定された文書を表示すべく前記第２端末に前記文書を送信する第２送信手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書のアクセス管理に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書管理システムにおいて、ユーザから特定の文書のアクセス依頼があった場合に、有効期限を限って当該文書へのアクセスを許可する技術があった。この種の技術は、例えば機密性の高い文書へアクセスするケース等に用いられていた。
特許文献１では、ユーザ情報と有効期限を含むアクセス権を、対象となる文書に付与することにより、当該文書に対して有効期限内のみアクセスを許可する文書管理システムが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００９−１６３５７０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、ユーザから同時に複数の文書に対するアクセス依頼が出される場合があるが、特許文献１の技術では、アクセス依頼のあった文書それぞれに対してアクセス権を設定する必要があり、管理者にとって設定作業が煩雑であった。
【０００５】
ユーザは、対象文書にアクセスできる時間が有効期限により制限されるため、有効期限を意識しながら迅速に閲覧等の作業を行う必要がある。しかし、特許文献１の技術では、ユーザがそれぞれの文書に設定されたアクセスの有効期限を把握することが困難であり、有効期限内に作業を完了できないなどの可能性もあった。
【０００６】
さらに、昨今、マイナンバーに関する書類などのように機密性の高い文書の管理が企業に求められている。しかし、全ての文書に一律のアクセス権限を設定するなど、文書へのアクセスを容易にすると、機密情報漏洩の可能性が高くなってしまうため、文書に一律のアクセス権限を設定することは望ましくない。このため、原則、文書の閲覧をできないようにしておき、必要になった場合に、必要なアクセス権を設定して文書を閲覧できるようにさせることが望まれている。
【０００７】
しかし、通常ログインできるユーザに文書のアクセス権を設定する場合、既に該ユーザにアクセス権が付与されていることから、アクセス権の設定が煩雑となり、誤った設定を行ってしまう可能性があった。このように誤った設定を行ってしまうと、機密情報の漏洩につながり、セキュリティ低下を招く可能性があるという課題があった。
【０００８】
このように、従来では、管理者によるアクセス権の設定が煩雑であるとともに誤った設定によりセキュリティ低下を招く可能性が高い、ユーザが個々の文書のアクセス有効期限を把握するのが困難で使い勝手が良くないなどの課題があった。
【０００９】
そこで、本発明の目的は、ユーザによる特定の文書へのアクセス許可を容易にしつつ、セキュリティを高めた文書管理の仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、文書を管理する情報処理装置であって、端末から送信されるログインデータに基づいてログイン処理を行うログイン手段と、前記ログイン処理により管理者でログインしている第１端末から一時ユーザ発行要求を受信した場合、有効期限を有する一時ユーザを登録するとともに、該一時ユーザに対して、前記一時ユーザ発行要求で指定された該一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書の特定情報を登録する一時ユーザ発行手段と、前記一時ユーザ発行手段で登録された前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザの有効期限と該一時ユーザに対して登録された情報とを通知する一時ユーザ発行通知を、前記第１端末に送信する第１送信手段と、前記ログイン処理により前記一時ユーザでログインしている第２端末から、該一時ユーザに対応付けて登録された前記特定情報を受信した場合、該特定情報に基づいて１以上の文書を特定する特定手段と、前記特定手段により特定された文書を表示すべく前記第２端末に送信する第２送信手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ユーザによる特定の文書へのアクセスを容易にしつつ、セキュリティを高めた文書管理システムを構築することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本実施例の文書管理システムのシステム構成図
【図２】本実施例の文書管理システムを構成する情報処理装置のハードウェア構成図
【図３】本発明の情報処理システムの機能構成図
【図４】本実施例の文書管理システムにおける全体処理の流れを示すフローチャート
【図５】一時ユーザ登録処理のフローチャート
【図６】文書閲覧処理（直接入力モード）のフローチャート
【図７】文書閲覧処理（リスト表示力モード）のフローチャート
【図８】ログイン画面を例示する図
【図９】管理者用メニュー画面のイメージ図
【図１０】一時ユーザ発行画面のイメージ図
【図１１】一時ユーザ発行画面の入力状態を示す図
【図１２】一時ユーザ発行画面の入力状態を示す図
【図１３】エラーメッセージ画面のイメージ図
【図１４】一時ユーザ発行通知画面のイメージ図
【図１５】一時ユーザ有効期限切れメッセージ表示画面のイメージ図
【図１６】一時ユーザ用メニュー画面のイメージ図
【図１７】文書検索画面（直接入力モード）のイメージ図
【図１８】文書検索画面（直接入力モード）の入力状態を示す図
【図１９】不正検索キーメッセージ表示画面のイメージ図
【図２０】検索結果画面のイメージ図
【図２１】文書閲覧画面のイメージ図
【図２２】文書検索画面（リスト表示モード）のイメージ図
【図２３】文書検索画面（リスト表示モード）のリスト選択状態を例示する図
【図２４】ユーザテーブルを例示する図
【図２５】一時ユーザテーブルを例示する図
【図２６】文書テーブルを例示する図
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の情報処理システムの一実施例を示す文書管理システムの構成を例示するシステム構成図である。
図１に示すように、本実施例の文書管理システムでは、管理者用クライアント１０２、ユーザ用クライアント１０１、サーバ１０３が、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１０４を介して通信可能に接続される構成となっている。
【００１４】
サーバ１０３は、文書管理する文書管理サーバである。詳細は後述するが、サーバ１０３では、登録する文書に対して、１以上の検索キーを登録することができる。ユーザ用クライアント１０１等からサーバ１０３にログインしたユーザは、検索キーを用いた文書検索をサーバ１０３に要求することができ、ユーザ権限に応じて、サーバ１０３で検索された文書の閲覧が可能となる。
【００１５】
管理者用クライアント１０２は、管理者が文書管理システムにログインして各種管理を行う場合に用いるクライアント端末である。例えば、管理者用クライアント１０２は、ユーザから「特定文書の閲覧許可依頼」を受けた管理者からの、一時ユーザ発行要求を受け付け、サーバ１０３に一時ユーザ発行要求を送信する。「特定文書の閲覧許可依頼」は、例えば機密情報などの特定の文書の閲覧を行う場合に、一般ユーザから管理者ユーザに依頼されるものである。なお、上述のユーザからの「特定文書の閲覧許可依頼」については、本システムとは別の電子メールやメッセージ送信システム等を使用してもよいし、本システムの機能として実現してもよい。
【００１６】
サーバ１０３では、管理者用クライアント１０２からの一時ユーザ発行要求を受けて、一時ユーザを登録し、発行通知画面（表示用データ）を、管理者用クライアント１０２に送信する。発行通知画面では、一時ユーザのパスワードが提示される。
管理者用クライアント１０２では、サーバ１０３から送信された一時ユーザの発行通知画面を表示して、該発行通知画面で提示される一時ユーザのパスワード等を管理者に確認させる。
【００１７】
管理者は、発行通知画面を基に、上述の「特定文書の閲覧許可依頼」の依頼元のユーザに対して、「一時ユーザ登録通知」を通知する。「一時ユーザ登録通知」には、例えばユーザＩＤ、パスワード、閲覧が許可された文書の検索キー等が含まれる。該ユーザへの「一時ユーザ登録通知」の通知は、本システムとは別の電子メールやメッセージ送信システム等を使用してもよいし、本システムの機能として実現してもよい。
【００１８】
ユーザ用クライアント１０１は、一般ユーザや一時ユーザが文書管理システムにログインする場合に用いるクライアント端末である。ユーザ用クライアント１０１は、管理者から「一時ユーザ発行通知」を受けたユーザからの、一時ユーザによるログイン要求を受け付け、さらに文書の検索要求、文書閲覧を受け付け、各種要求をサーバ１０３に送信する。
【００１９】
サーバ１０３では、ユーザ用クライアント１０１から各種要求を受け付け、ログイン認証、文書検索、文書取得などの処理を実行し、処理の結果画面をユーザ用クライアント１０１に送信する。サーバ１０３は、文書データベースを有し、文書の実体データは該文書データベースに保管されている。
ユーザ用クライアント１０１では、サーバ１０３から受信した結果画面を表示してユーザに確認させ操作を受け付ける。
【００２０】
なお、本実施例では、サーバ１０３にはＷｅｂアプリケーションがインストールされ、ユーザ用クライアント１０１や管理者用クライアント１０２にはＷｅｂブラウザがインストールされているものとする。そして、本実施例のシステムは、このようなＷｅｂシステムの機能を用いて一時ユーザ登録や文書閲覧などを実現するものとする。しかし、サーバ・クライアントに独自のアプリケーションを用いて、本実施例の一時ユーザ登録や文書閲覧などを実現する構成であってもよい。
【００２１】
以下、図２を用いて、本実施例の文書管理システムを構成する各機器に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。
図２は、ユーザ用クライアント１０１、管理者用クライアント１０２、サーバ１０３に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を例示するブロック図である。
【００２２】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各クライアントＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等を、外部メモリ２１１等からＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２３】
入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。表示器は、液晶ディスプレイ、ＣＲＴ等のいかなるディスプレイでも構わない。これらは、必要に応じて管理者が選択して使用するものである。
【００２４】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。外部メモリ２１１は、例えば、ハードディスク（ＨＤ）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）、フレキシブルディスク或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるフラッシュメモリ等である。外部メモリ２１１には、ブートプログラム、ブラウザソフトウェア、各種のアプリケーション等の各種プログラムや、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル等の各種データが記憶されている。
【００２５】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２６】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２７】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることにより、ＣＰＵ２０１によって実行されて、コンピュータを機能させるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる各種情報テーブル等も外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細は後述する。
【００２８】
次に、図３を用いて、本発明の情報処理システムの機能構成について説明する。なお、各機能ブロックが処理する詳細な制御については、後述するフローチャートにて説明する。
図３は、本発明の情報処理システムの機能構成を例示する図である。なお、図３におけて、管理者用クライアント１０２内の各機能部は、管理者用クライアント１０２のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１等に記憶されたプログラム（例えばＷｅｂブラウザプログラム等）を必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行することにより実現されるものである。また、サーバ１０３内の各機能部は、サーバ１０３のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１等に記憶されたプログラムを必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行することにより実現されるものである。さらに、ユーザ用クライアント１０１内の各機能部は、ユーザ用クライアント１０１のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１等に記憶されたプログラム（例えばＷｅｂブラウザプログラム等）を必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行することにより実現されるものである。
【００２９】
管理者用クライアント１０２のログイン要求部３２１は、管理者のログインデータを含むログイン要求をサーバ１０３に送信して、管理者のログインをサーバ１０３に要求する。サーバ１０３のログイン処理部３３１は、ログイン要求に応じてユーザ（管理者、一般ユーザ、一時ユーザ）のログイン処理を行う。
【００３０】
管理者用クライアント１０２の一時ユーザ発行要求部３２２は、一時ユーザの登録と該一時ユーザに対する１以上の文書のアクセス許可を要求するための一時ユーザ発行要求を、サーバ１０３に送信する。サーバ１０３の一時ユーザ発行部３３２は、管理者用クライアント１０２からの一時ユーザ発行要求に応じて、一時ユーザのユーザテーブル（図２４）への登録と、該一時ユーザに対応付けて前記一時ユーザ発行要求で指定された検索キーの一時ユーザテーブル（図２５）への登録を行う。
【００３１】
一時ユーザ発行通知送信部３３３は、前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザの有効期限と該一時ユーザに対応付けて登録された検索キーを含む一時ユーザ発行通知を、管理者用クライアント１０２に通知する。管理者用クライアント１０２の一時ユーザ発行通知表示部３２３は、前記一時ユーザ発行要求の応答としてサーバ１０３から送信される一時ユーザ発行通知を受信した場合に、該一時ユーザ発行通知で通知される、前記一時ユーザでログインするためのログインデータと該一時ユーザの有効期限と該一時ユーザに対応付けて登録された検索キー等の情報を表示する。
【００３２】
ユーザ用クライアント１０１のログイン要求部３０１は、一般ユーザ又は一時ユーザのログインデータを含むログイン要求をサーバ１０３に送信して、一般ユーザ又は一時ユーザのログインをサーバ１０３に要求する。サーバ１０３の選択リスト送信部３３４は、後述するリスト表示モードが指定されている場合、ログイン認証された一時ユーザに対応して登録されている検索キーの選択リストを、ユーザ用クライアント１０１に送信する。
【００３３】
ユーザ用クライアント１０１の文書閲覧要求部３０２は、一時ユーザでログインに成功した場合に、前記一時ユーザに対応して登録されている検索キーの直接入力又は選択リストからの選択を受け付け、該受け付けた検索キーを、サーバ１０３に送信する。サーバ１０３の文書特定部３３５は、ユーザ用クライアント１０１から一時ユーザに対応して登録された検索キーを受信した場合、該検索キーに基づいて文書を検索し特定する。サーバ１０３の文書送信部３３６は、文書特定部３３５による文書の特定（検索）結果を、ユーザ用クライアント１０１に送信する。ユーザ用クライアント１０１の文書閲覧要求部３０２は、サーバ１０３から受信した特定（検索）結果から閲覧を希望する文書の選択を受け付け、該選択した文書の閲覧をサーバ１０３に要求する。サーバ１０３の文書送信部３３６は、ユーザ用クライアント１０１から要求された文書を表示すべくユーザ用クライアント１０１に送信する。ユーザ用クライアント１０１の文書表示部３０３は、サーバ１０３から送信された文書を閲覧可能に表示する。
【００３４】
サーバ１０３のユーザ管理部３３７は、図２４のユーザテーブル、図２５の一時ユーザテーブルに示すように、ユーザを管理する。文書管理部３３８は、図２６の文書テーブルに示すように、文書を管理する。なお、文書管理部３３８は、一時ユーザに対してアクセスが許可される後述する特定の文書と、一般ユーザに対してアクセスが許可される一般の文書とを、別の文書グループとして管理する。文書特定部３３５は、一時ユーザから文書検索要求を受けた場合には、特定の文書の文書グループから検索キーに対応する文書を特定する。一方、一般ユーザから文書検索要求を受けた場合には、文書特定部３３５は、一般文書の文書グループから検索キーに対応する文書を特定する。
【００３５】
以下、図４を参照して、本実施形態の文書管理システムにおける全体処理の流れを説明する。
図４は、本実施例の文書管理システムにおける全体処理の流れを例示するフローチャートである。
【００３６】
ステップＳ４０１では、ユーザから管理者に対して、「文書閲覧許可依頼」が通知される。本ステップは、本システムとは別の電子メールやメッセージ送信システム等を使用してもよいし、本システムの機能として実現してもよい。例えば、ユーザ用クライアント１０１に依頼用画面を表示して必要事項の入力を受け付け、「文書閲覧許可依頼」をサーバ１０３に送信する。サーバ１０３は、「文書閲覧許可依頼」を受信した場合、該「文書閲覧許可依頼」を管理者用クライアント１０２に転送する。この「文書閲覧許可依頼」は、例えば、管理者が管理者用クライアント１０２から本システムにログインした際などに管理者用クライアント１０２の画面等に表示される。また、ユーザから管理者に口頭や紙媒体等で「文書閲覧許可依頼」を行うことも可能である。
【００３７】
次に、ステップＳ４０２では、管理者用クライアント１０２は、管理者からの必要事項の入力、及び処理要求を受け付けると、一時ユーザ登録処理を実行する。ステップＳ４０２の一時ユーザ登録処理の詳細は図５で後述する。なお、上述したステップＳ４０１を本システムの機能として実施する場合は、本システムの機能により、ステップＳ４０２での管理者による必要事項の入力操作の一部又は全てを省略可能にしてもよい。
【００３８】
次に、ステップＳ４０３では、管理者から「文書閲覧許可依頼」の依頼元のユーザに対して、「一時ユーザ発行通知」が伝達される。ステップＳ４０３も、上述したステップＳ４０１と同様に、本システムとは別の電子メールやメッセージ送信システム等を使用してもよいし、本システムの機能として実現してもよい。例えば、管理者用クライアント１０２にて一時ユーザ発行通知画面を確認後、同画面から「ユーザへ通知」ボタンが押下されることにより、サーバ１０３を介して該当するユーザに「一時ユーザ発行通知」が通知される。この「一時ユーザ発行通知」は、例えば、該当するユーザがユーザ用クライアント１０１から本システムにログインした際などにユーザ用クライアント１０１の画面等に表示される。また、管理者から該当ユーザに口頭や紙媒体等で「一時ユーザ発行通知」を行うことも可能である。
【００３９】
次に、ステップＳ４０４では、ユーザ用クライアント１０１は、ユーザから処理要求を受け付けると、文書閲覧処理を実行する。ステップＳ４０４の詳細は図６、図７で後述する。
【００４０】
次に、図５を参照して、本実施形態の文書管理システムにおける一時ユーザ登録処理について説明する。
図５は、本実施例の文書管理システムにおける一時ユーザ登録処理を例示するフローチャートである。なお、このフローチャートにおいて、管理者用クライアント１０２の処理は、管理者用クライアント１０２のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１等に記憶されたプログラム（例えばＷｅｂブラウザプログラム等）を必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行することにより実現されるものである。また、サーバ１０３の処理は、サーバ１０３のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１等に記憶されたプログラムを必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行することにより実現されるものである。
【００４１】
まず、ステップＳ５０１では、管理者用クライアント１０２は、ログイン画面（図８）を表示して、管理者からログイン操作を受け付ける。
図８は、本実施例の文書管理システムにおけるログイン画面を例示する図である。
管理者用クライアント１０２は、図８に示すようなログイン画面において、ユーザＩＤ、パスワード等のログインデータが入力され、「ログイン」ボタン８０１が押下されると、該ログインデータをサーバ１０３に送信して、ログイン要求を行う。
【００４２】
ステップＳ５０２では、サーバ１０３は、管理者用クライアント１０２からログインデータを受信すると、該受信したログインデータを基にログイン認証を実施する。
次に、ステップＳ５０３では、サーバ１０３は、上記ステップＳ５０２のログイン認証結果に基づいて、ログイン対象が管理者かどうかを判断する。そして、管理者でないと判断した場合（Ｓ５０３でＮｏの場合）、サーバ１０３は、他ユーザの処理を実施する。他ユーザの処理については説明を省略する。
【００４３】
一方、管理者であると判断した場合（Ｓ５０３でＹｅｓの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ５０４へ処理を進める。
ステップＳ５０４では、サーバ１０３は、管理者用メニュー画面（図９）の表示用データを管理者用クライアント１０２に送信する。
【００４４】
ステップＳ５０５では、管理者用クライアント１０２は、サーバ１０３から送信された管理者用メニュー画面（図９）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。
図９は、本実施例の文書管理システムにおける管理者用メニュー画面を例示する図である。
次に、ステップＳ５０６では、管理者用クライアント１０２は、管理者用メニュー画面（図９）における「一時ユーザ発行」ボタン９０１の押下により一時ユーザ発行画面表示要求を受け付けると、一時ユーザ発行画面表示要求をサーバ１０３に送信する。
【００４５】
ステップＳ５０７では、サーバ１０３は、管理者用クライアント１０２から送信された一時ユーザ発行画面表示要求を受信すると、ステップＳ５０８に処理を進める。
ステップＳ５０８では、サーバ１０３は、一時ユーザ発行画面（図１０）の表示用データを管理者用クライアント１０２に送信する。
【００４６】
ステップＳ５０９では、管理者用クライアント１０２は、サーバ１０３から送信された一時ユーザ発行画面（図１０）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。
図１０〜図１２は、本実施例の文書管理システムにおける一時ユーザ発行画面を例示する図である。なお、図１１、図１２は、一時ユーザ発行画面での入力例に対応する。
次に、ステップＳ５１０では、管理者用クライアント１０２は、一時ユーザ発行画面（図１０）において、図１１、図１２のように、登録情報の入力を受け付ける。
【００４７】
ここで、登録情報とは、ユーザＩＤ、１または複数の文書に対応する検索キー、有効期限を含む情報とする。なお、検索キーは、一時ユーザにアクセスを許可する１以上の文書を特定する特定情報である。検索キーのほかにＡＮＤ、ＯＲ、部分一致などの条件を記載するようにしてもよい。また、ユーザＩＤについては、一時ユーザと判別可能なように先頭に固定の文字列（ＴＥＭＰＵＳＥＲなど）を設定する命名規則を設けてもよい。命名規則を設けた場合、サーバ１０３は、後述するステップＳ５１３で命名規則に適合しているかチェックするものとする。なお、ユーザＩＤを一時ユーザ発行画面（図１０）で入力させず、サーバ１０３が後述するステップＳ５１７のパスワード発行と合わせて自動で付与するようにしてもよい。また、有効期限についても、同様に、一時ユーザ発行画面（図１０）で入力させず、サーバ１０３が後述するステップＳ５１７のパスワード発行と合わせて自動で付与するようにすることも可能である。
【００４８】
ステップＳ５１１では、管理者用クライアント１０２は、一時ユーザ発行画面（図１０〜図１２）における「発行」ボタンの押下により、一時ユーザ発行要求を受け付けると、上述の登録情報を含む一時ユーザ発行要求をサーバ１０３に送信する。
【００４９】
ステップＳ５１２では、サーバ１０３は、管理者用クライアント１０２から送信された一時ユーザ発行要求を受信すると、ステップＳ５１３に処理を進める。
ステップＳ５１３では、サーバ１０３は、上記ステップＳ５１２で受信した一時ユーザ発行要求に含まれる登録情報の内容をチェックする。具体的には、登録情報として入力された検索キーが文書テーブル（図２６）に存在するものかどうかをチェックし、存在しなければエラーとする。
【００５０】
文書テーブルの詳細な説明は後述するが、文書テーブルは、文書グループごとに複数用意できる。しかし、一時ユーザにアクセス権限を付与できる文書の情報は、特定の文書テーブルに格納されているものとし、ステップＳ５１３では、当該特定の文書テーブルを参照して、上述の登録情報のチェックを行うものとする。なお、存在しない検索キーが登録情報に含まれていたとしても、ステップＳ５１３でエラーとせず、当該キーを使用して検索したとしても何も検索されない、という運用方法にしてもよい。
【００５１】
ステップＳ５１４では、サーバ１０３は、上記ステップＳ５１３でのチェック結果がエラーかどうかを判断する。チェック結果がエラー、即ち一時ユーザ発行画面（図１０）での入力内容にエラーがあると判断した場合（Ｓ５１４でＮｏの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ５１５に処理を進める。
ステップＳ５１５では、サーバ１０３は、エラーメッセージ画面（図１３）の表示用データを管理者用クライアント１０２に送信する。
図１３は、本実施例の文書管理システムにおけるエラーメッセージ画面を例示する図である。
【００５２】
ステップＳ５１６では、管理者用クライアント１０２は、サーバ１０３から送信されたエラーメッセージ画面（図１３）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面に表示されるメッセージ１３０１を表示してユーザに確認させる。そして、エラーメッセージ画面で「戻る」ボタン１３０２が押下されると、管理者用クライアント１０２は、ステップＳ５１０に処理を戻し、入力内容を修正させる。
【００５３】
一方、上記ステップＳ５１４において、チェック結果がエラーでない、即ち一時ユーザ発行画面（図１０）での入力内容にエラーがないと判断した場合（Ｓ５１４でＹｅｓの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ５１７に処理を進める。
ステップＳ５１７では、サーバ１０３は、一時ユーザに対するパスワードを発行する。パスワード発行には乱数による方法など既存の技術を用いる。なお、上述したステップＳ５１０でユーザＩＤの入力を不要とした場合には、本ステップでユーザＩＤも発行する。ユーザＩＤ発行には、固定文字列に連続番号を付加する方法など既存の技術を用いる。
【００５４】
次に、ステップＳ５１８では、サーバ１０３は、ユーザテーブル（図２４）および一時ユーザテーブル（図２５）に、今回発行した一時ユーザの情報を登録する。ここで、ユーザテーブル（図２４）および一時ユーザテーブル（図２５）について説明する。
【００５５】
図２４は、本実施例の文書管理システムにおけるユーザテーブルを例示するデータ構成図である。
ユーザテーブルは、管理者、一般ユーザ、一時ユーザに共通のユーザ管理用のテーブルである。ユーザテーブルは、例えばサーバ１０３の外部メモリ２１１等に記憶されるものとする。
図２４に示すように、サーバ１０３は、ユーザテーブルにて、ユーザＩＤ、パスワード、ユーザ区分、有効期限を記憶し管理する。
【００５６】
一時ユーザの場合、ユーザＩＤは上述のステップＳ５１０で受け付けたユーザＩＤ、パスワードは上述のステップＳ５１７で発行したパスワード、ユーザ区分は一時ユーザ、有効期限には上述のステップＳ５１０で受け付けた有効期限が設定される。なお、有効期限については、一時ユーザの場合はユーザアカウントの有効期限を表すため、有効期限に到達すればユーザ自体が無効化される。一方、管理者、一般ユーザの場合は、有効期限はパスワードの有効期限を表すため、有効期限が到達してもパスワード変更要求に対してパスワード変更を実施すればユーザ自体は存続する。
【００５７】
図２５は、本実施例の文書管理システムにおける一時ユーザテーブルを例示するデータ構成図である。
一時ユーザテーブルは、一時ユーザ専用のテーブルである。一時ユーザテーブルは、例えばサーバ１０３の外部メモリ２１１等に記憶されるものとする。
図２５に示すように、サーバ１０３は、一時ユーザテーブルにて、ユーザＩＤ、複数の検索キーを記憶し管理する。ユーザＩＤ、検索キーともに、上述のステップＳ５１０で受け付けたユーザＩＤ、検索キーが設定される。
【００５８】
さらに、図２６の文書テーブルについて説明する。
図２６は、本実施例の文書管理システムにおける文書テーブルを例示するデータ構成図である。
図２６に示すような文書テーブルが、関連する文書をまとめた文書グループごとに用意され、文書グループに含まれる文書の情報を保管する。文書テーブルは、例えばサーバ１０３の外部メモリ２１１等に記憶されるものとする。一時ユーザにアクセスが許可される文書は、特定の文書グループに属し、当該文書グループに対応する特定の文書テーブルにその情報が保管される。
【００５９】
図２６に示すように、サーバ１０３は、文書テーブルにて、ファイル名、検索キー、登録日等の情報を記憶し管理する。ファイル名は、文書ファイルの識別名であり、本項目から文書ファイルにアクセスできる。ファイル名には、フォルダパス名を含んでもよい。検索キーは、１または複数の文書に対応した検索用文字列であり、本例では、ファイル名が「AAA.tif」、「BBB.tif」、「CCC.tif」である３つの文書に対して、１つの検索キー「12345」が割り当てられている。関連する文書を同一のキーで扱いたい場合はこのような設定ができる。一方、ファイル名が「DDD.tif」、「EEE.tif」である文書には、それぞれ１つの検索キー「22345」、「99999」が割り当てられている。なお、図２６の例では、１文書に１つの検索キーが登録されているが、１文書に複数の検索キーを登録することも可能である。
【００６０】
以下、図５のフローチャートの説明に戻る。
ステップＳ５１９では、サーバ１０３は、一時ユーザ発行通知画面（図１４）の表示用データを、管理者用クライアント１０２に送信する。
図１４は、本発明の実施形態である文書管理システムにおける一時ユーザ発行通知画面の一例を示す画面イメージである。
図１４において、１４０１は、一時ユーザ発行通知画面である。一時ユーザ発行通知画面１４０１には、ユーザＩＤ、ステップＳ５１７で発行されたパスワード、検索キー、有効期限等が表示される。
【００６１】
ステップＳ５２０では、管理者用クライアント１０２は、サーバ１０３から送信された一時ユーザ発行通知画面（図１４）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示して、発行されたパスワード、検索キー、有効期限等の一時ユーザの情報を、管理者に確認させる。そして、本フローチャートの処理が終了する。
この後、管理者は、この一時ユーザ発行通知画面に表示された内容を基に、図４のステップＳ４０３にて、ステップＳ４０１で文書閲覧許可依頼を行ったユーザに対して、一時ユーザ登録通知を行うことになる。
【００６２】
次に、図６、図７を参照して、本実施形態の文書管理システムにおける文書閲覧処理について説明する。
図６、図７は、本実施例の文書管理システムにおける文書閲覧処理を例示するフローチャートである。なお、これらのフローチャートにおいて、ユーザ用クライアント１０１の処理は、ユーザ用クライアント１０１のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１等に記憶されたプログラム（例えばＷｅｂブラウザプログラム等）を必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行することにより実現されるものである。また、サーバ１０３の処理は、サーバ１０３のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１等に記憶されたプログラムを必要に応じてＲＡＭ２０３にロードして実行することにより実現されるものである。
【００６３】
本実施例では、検索キーの指定方法には、「直接入力モード」と「リスト表示モード」の２種類があり、システムパラメータ（ユーザ共通）、ユーザパラメータ（ユーザ固有）等で、ユーザ用クライアント１０１にて事前に指定しておくものとする。または、サーバ１０３に、検索キーの指定方法に対応するパラメータを持たせてサーバ１０３側で判断してもよい。
なお、図６は「直接入力モード」が指定された場合、図７は「リスト表示モード」が指定されている場合にそれぞれ対応する。
【００６４】
まず、図６を用いて、検索キーの指定方法として「直接入力モード」が指定されている場合の文書閲覧処理について説明する。
まず、ステップＳ６０１では、ユーザ用クライアント１０１は、ログイン画面（図８）を表示して、ユーザからログイン操作を受け付ける。
ユーザ用クライアント１０１は、図８に示したようなログイン画面において、ユーザＩＤ、パスワード等のログインデータが入力され、「ログイン」ボタン８０１が押下されると、該ログインデータをサーバ１０３に送信して、ログイン要求を行う。
【００６５】
ステップＳ６０２では、サーバ１０３は、ユーザ用クライアント１０１からログインデータを受信すると、該受信したログインデータを基にログイン認証を実施する。
次に、ステップＳ６０３では、サーバ１０３は、上記ステップＳ６０２のログイン認証結果に基づいて、ログイン対象が一時ユーザかどうかを判断する。そして、一時ユーザでないと判断した場合（Ｓ６０３でＮｏの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ６３０に処理を進める。
【００６６】
ステップＳ６３０では、サーバ１０３は、一般ユーザ処理（文書特定）を行う。例えば、サーバ１０３は、一般ユーザ用メニュー画面（不図示）の表示用データを、ユーザ用クライアント１０１に送信する。ユーザ用クライアント１０１は、一般ユーザ用メニュー画面（不図示）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。ユーザ用クライアント１０１は、一般ユーザ用メニュー画面からユーザ要求に従って検索用画面（不図示）を表示し、ユーザから文書へのアクセス要求を受け付け、サーバ１０３に送信する。サーバ１０３では、ユーザごとに文書グループに対するアクセス権限を設定した権限管理テーブル（不図示）を持っており、アクセス要求を受け付けた文書が属する文書グループに対し、当該一般ユーザがアクセス権限を持っているかを判断し、権限をもっていれば当該文書へのアクセスを許可し、ユーザ用クライアント１０１に該文書データを送信することによりステップＳ６３１において文書閲覧画面の表示等を可能にする。例えば、図２４のユーザテーブルのユーザＩＤ「ＵＳＥＲ」の一般ユーザは権限管理テーブル（不図示）により、文書グループ１への閲覧権限が設定され、文書グループ１に対する文書テーブル（不図示、図２５と同一形式）に登録された文書（例えば、１月から１２月の部門報告書、など）に対し、検索キーを用いてアクセスし閲覧することができる。また、ユーザを部門に割り当て、部門ごとにアクセス権限を付与するようにしてもよい。
【００６７】
なお、一般ユーザがアクセス可能な文書グループは、一時ユーザにアクセスが許可される文書が属する文書グループとは別となっており、別々の文書テーブルで文書の情報が管理される。一般ユーザに対し、一時ユーザ用の文書グループに対するアクセス権限を付与しようとしても付与できないように制御している。これにより、一般ユーザに対して、誤って特定文書へのアクセス権限を付与することを防止できる。
【００６８】
一方、一時ユーザであると判断した場合（Ｓ６０３でＹｅｓの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ６０４へ処理を進める。
ステップＳ６０４では、サーバ１０３は、現日時が当該一時ユーザの有効期限内かどうかを判断する。そして、現日時が有効期限内でない（有効期限を超過している）と判断した場合（Ｓ６０４でＮｏの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ６０５に処理を進める。
ステップＳ６０５では、サーバ１０３は、期限切れメッセージ画面（図１５）の表示用データをユーザ用クライアント１０１に送信する。
ステップＳ６０６では、ユーザ用クライアント１０１は、期限切れメッセージ（図１５）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示してユーザに期限切れメッセージを確認させ、処理を終了する。
【００６９】
図１５は、本実施例の文書管理システムにおける一時ユーザ有効期限切れメッセージ表示画面を例示する図である。
図１５において、１５０１は、ログインを要求した一時ユーザの有効期限が切れていることを通知する一時ユーザ期限切れメッセージである。
【００７０】
一方、ステップＳ６０４において、現日時が有効期限内である（有効期限以前である）と判断した場合（Ｓ６０４でＹｅｓの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ６０７に処理を進める。
ステップＳ６０７では、サーバ１０３は、一時ユーザ用メニュー画面（図１６）の表示用データを、ユーザ用クライアント１０１に送信する。
ステップＳ６０８では、ユーザ用クライアント１０１は、サーバ１０３から送信された一時ユーザ用メニュー画面（図１６）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。
【００７１】
図１６は、本実施例の文書管理システムにおける一時ユーザ用メニュー画面を例示する図である。
ステップＳ６０９では、ユーザ用クライアント１０１は、上述した事前設定されているパラメータにより、検索キーの指定方法が「直接入力モード」かどうかを判断する。なお、この判断は、検索画面表示要求を受信した後、サーバ１０３側で実施してもよい（上述したサーバ側でパラメータを持っている場合）。
【００７２】
そして、「直接入力モード」でない（リスト表示モードである）と判定した場合（Ｓ６０９でＮｏの場合）、ユーザ用クライアント１０１は、図７のステップＳ７０１に処理を進める。図７のリスト表示モードの処理については後述する。
【００７３】
一方、「直接入力モード」であると判定した場合（Ｓ６０９でＹｅｓの場合）、ユーザ用クライアント１０１は、ステップＳ６１０に処理を進める。
次に、ステップＳ６１０では、ユーザ用クライアント１０１は、一時ユーザ用メニュー画面（図１６）における「検索」ボタン１６０１の押下により文書検索画面表示要求（直接入力モード）を受け付けると、文書検索画面表示要求（直接入力モード）をサーバ１０３に送信する。
【００７４】
ステップＳ６１１では、サーバ１０３は、ユーザ用クライアント１０１から送信された文書検索画面表示要求（直接入力モード）を受信すると、ステップＳ６１２に処理を進める。
ステップＳ６１２では、サーバ１０３は、直接入力欄のある文書検索画面（図１７）の表示用データを作成し、ユーザ用クライアント１０１に送信する。
ステップＳ６１３では、ユーザ用クライアント１０１は、サーバ１０３から送信された、直接入力欄のある文書検索画面（図１７）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。
【００７５】
図１７、図１８は、本実施例の文書管理システムにおける直接入力欄のある文書検索画面を例示する図である。なお、図１８は、直接入力欄のある文書検索画面での入力例に対応する。直接入力欄１７０１のある文書検索画面では、ユーザは、図４のステップＳ４０１で指定し、ステップＳ４０３で通知された検索キーを直接入力する。
ステップＳ６１４では、ユーザ用クライアント１０１は、直接入力欄のある文書検索画面（図１７）において、図１８のように、検索キーの入力を受け付ける。
また、ステップＳ６１５では、ユーザ用クライアント１０１は、直接入力欄１７０１に検索キーが入力された状態の文書検索画面で「検索」ボタン１７０２の押下を受け付けると、サーバ１０３に、直接入力欄１７０１に入力された検索キーを含む文書検索要求を送信する。
【００７６】
ステップＳ６１６では、サーバ１０３は、ユーザ用クライアント１０１から送信された文書検索要求を受信すると、ステップＳ６１７に処理を進める。
ステップＳ６１７では、サーバ１０３は、一時ユーザテーブル（図２５）を検索して、文書検索要求に含まれる検索キーが、上記ステップＳ６０２でログインした一時ユーザに許可された検索キーかどうかを判断する。そして、許可された検索キーでないと判断した場合（Ｓ６１７でＮｏの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ６１８に処理を進める。
ステップＳ６１８では、サーバ１０３は、エラーメッセージ表示画面（図１９）の表示用データをユーザ用クライアント１０１に送信する。
【００７７】
図１９は、本実施例の文書管理システムにおける不正検索キーメッセージ表示画面を例示する図である。
ステップＳ６１９では、ユーザ用クライアント１０１は、サーバ１０３から受信したエラーメッセージ表示画面（図１９）の表示用データを受信して、これに基づいて該画面を表示して、ユーザにエラーメッセージ１９０１を確認させ、ステップＳ６１４に処理を戻し、入力の修正を促す。
【００７８】
一方、上記ステップＳ６１７において、許可された検索キーであると判断した場合（Ｓ６１７でＹｅｓの場合）、サーバ１０３は、ステップＳ６２０に処理を進める。
ステップＳ６２０では、サーバ１０３は、文書検索要求に含まれていた検索キーで、上述した特定の文書テーブル（図２６）を検索する。
次に、ステップＳ６２１では、サーバ１０３は、上記ステップＳ６２０での検索結果を基に、検索結果画面（図２０）の表示用データを作成して、ユーザ用クライアント１０１に送信する。
ステップＳ６２２では、ユーザ用クライアント１０１は、サーバ１０３から送信された検索結果画面（図２０）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。
【００７９】
図２０は、本実施例の文書管理システムにおける検索結果画面を例示する図である。
ステップＳ６２３では、ユーザ用クライアント１０１は、検索結果画面（図２０）に表示される検索結果一覧２００１から文書の選択を受け付ける。選択方法は、例えば、マウスで検索結果一覧２００１内の該当する文書の行をクリックする。
ステップＳ６２４では、ユーザ用クライアント１０１は、検索結果画面において「イメージ表示」ボタン２００２の押下を受け付けると、選択された文書のファイル名とともに、文書閲覧要求をサーバ１０３に送信する。
ステップＳ６２５では、サーバ１０３は、ユーザ用クライアント１０１から送信された文書閲覧要求（選択された文書のファイル名を含む）を受信すると、Ｓ６２６に処理を進める。
ステップＳ６２６では、サーバ１０３は、受信した文書閲覧要求に含まれるファイル名を基に、文書データベース（図２４）から文書データを取得する。
ステップＳ６２７では、サーバ１０３は、上記Ｓ６２６で取得した文書データを基に文書閲覧画面（図２１）の表示用データを作成し、ユーザ用クライアント１０１に送信する。
ステップＳ６２８では、ユーザ用クライアント１０１は、サーバ１０３から送信された文書閲覧画面（図２１）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。
図２１は、本実施例の文書管理システムにおける文書閲覧画面を例示する図である。
文書閲覧画面（図２１）では、２１０１に示すように、選択された文書の内容を表示する。
【００８０】
ステップＳ６２９では、ユーザ用クライアント１０１は、ユーザによる文書閲覧の終了操作を受け付けたかどうかを判断する。そして、終了操作で受け付けていないと判断した場合（Ｓ６２９でＮｏの場合）、ユーザ用クライアント１０１は、「戻る」ボタン２１０２及び「戻る」ボタン２００３（図２０）の操作に応じて、Ｓ６２３やＳ６１４に処理を戻す。
【００８１】
一方、終了操作を受け付けたと判断した場合（Ｓ６２９でＹｅｓの場合）、ユーザ用クライアント１０１は、本フローチャートの処理を終了する。
なお、終了操作は、例えば、文書閲覧画面（図２１）、検索結果画面（図２０）又は文書検索画面（図１７）を不図示の閉じるボタンにて閉じる操作や、「戻る」ボタン２１０２（図２０）及び「戻る」ボタン２００３（図２０）を操作して文書検索画面（図１７）に戻り、「キャンセル」ボタン１７０３を押下する操作等とする。
【００８２】
次に、図７を用いて、検索キーの指定方法として「リスト表示モード」が指定されている場合の文書閲覧処理について説明する。以下、図６のステップＳ６０９で検索キーの指定方法がリスト表示モードと判断された場合の以降の処理について示す。
【００８３】
ステップＳ７０１では、ユーザ用クライアント１０１は、一時ユーザ用メニュー画面（図１６）で「検索」ボタン１６０１の押下を受け付けると、文書検索画面表示要求（リスト表示モード）をサーバ１０３に送信する。
【００８４】
ステップＳ７０２では、サーバ１０３は、ユーザ用クライアント１０１から送信された文書検索画面表示要求（リスト表示モード）を受信すると、ステップＳ７０３に処理を進める。
ステップＳ７０３では、サーバ１０３は、一時ユーザテーブル（図２５）から当該一時ユーザに許可された検索キーを全て取得する。
次に、ステップＳ７０４では、サーバ１０３は、上記ステップＳ７０３で取得した選択リストを有する文書検索画面（図２２）の表示用データを作成し、ユーザ用クライアント１０１に送信する。
【００８５】
ステップＳ７０５では、ユーザ用クライアント１０１は、サーバ１０３から送信された選択リストのある文書検索画面（図２２）の表示用データを受信すると、これに基づいて該画面を表示する。
図２２は、本実施例の文書管理システムにおける文書検索画面（リスト表示モード）を例示する図である。
ステップＳ７０６では、ユーザ用クライアント１０１は、文書検索画面（図２２）において、選択リストの右側のボタン２２０１の押下による検索キー選択要求を受け付けると、ステップＳＳ７０７に処理を進める。
【００８６】
ステップＳ７０７では、ユーザ用クライアント１０１は、図２３の２３０１に示すように、選択リストを展開表示して検索キーの候補を選択リストに表示する。
ステップＳ７０８では、ユーザ用クライアント１０１は、図２３の２３０２に示すように、選択リストから検索キーの選択を受け付ける。
さらに、ステップＳ７０９では、ユーザ用クライアント１０１は、文書検索画面で「検索」ボタン２２０２の押下を受け付けると、上記ステップＳ７０８で選択された検索キーを含む文書検索要求をサーバ１０３に送信する。
【００８７】
ステップＳ７１０では、サーバ１０３は、ユーザ用クライアント１０１から送信された検索キーを含む文書検索要求を受信すると、ステップＳ７１１に処理を進める。
ステップＳ７１１では、サーバ１０３は、入力を受け付けた検索キー（文書検索要求に含まれる検索キー）で、上述した特定の文書テーブル（図２６）を検索する。
ステップＳ７１２では、サーバ１０３は、上記ステップＳ７１１での検索結果を基に、検索結果画面（図２０）の表示用データを作成して、ユーザ用クライアント１０１に送信する。
この後の処理は、図６のステップＳ６２２に進み、直接入力モードの場合と同じである。
【００８８】
以上、本実施例によれば、アクセス依頼のあった複数の文書に対し、有効期限を有する一時ユーザを登録して当該複数の文書のアクセス権を割り当てることにより、管理者が効率的に複数文書に対して有効期限付きのアクセス権を付与することができる。
また、ユーザにとっては、有効期限が通知された一時ユーザでログインすることにより、有効期限を意識しながら文書閲覧等の作業を進めることができる。
【００８９】
また、マイナンバーの書類などの機密性の高い文書に対し、一時ユーザを登録して特別なアクセス権限を与えることにより、一般文書に対し一般ユーザに与える権限とは別に厳密な権限管理を行うことができる。
また、一時ユーザに対し、一般ユーザに与えるアクセス権限とは独立したアクセス権限を設定するため、設定作業の煩雑さを回避できる。また、設定作業がシンプル且つ容易になることによって、機密漏えいにつながるアクセス権限設定の誤りを回避できる。
また、一時ユーザは有効期限があり、かつ、限られたアクセス権しか付与されないため、万一パスワードが破られた場合でも、情報漏洩のリスクは最小限に抑えることができる。
【００９０】
従って、本発明によれば、特定の文書へのアクセス権限を付与する場合に、新たな一時ユーザを発行して、その一時ユーザと特定の文書を対応付けて管理することにより、管理者による特定の文書へのアクセス権の設定を容易にしてセキュリティを高めることができ、ユーザによる個々の文書のアクセス有効期限の把握を容易にすることができる高セキュリティと使い勝手の良さを両立させたシステムを構築することができる。
【００９１】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されていてもよい。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００９２】
例えば、クラウド環境を想定した場合に、サーバの機能の一部又は全てを実現する処理を別のサーバが実行することが出来る。また、別のサーバの機能の一部又は全てを実現する処理を処理サーバが実行することも出来る。
【００９３】
また、本発明におけるプログラムは、図５〜図７に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体には図５〜図７の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図５〜図７の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【００９４】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００９５】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【００９６】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９８】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００９９】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１００】
なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施例の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。即ち、上述した各実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１０１】
１０１    ユーザ用クライアント
１０２    管理者用クライアント
１０３    サーバ
１０４    ＬＡＮ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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