(57)【要約】【課題】本願発明では、ワークフローの処理進捗に応じて、不要な滞留依頼メールの再送信を防止する仕組みを提供することを目的とする。【解決手段】メールサーバと通信可能に接続されたワークフローシステムであって、処理された案件に対応した宛先に対してメール通知をすべく前記メールサーバに対してメールの配信を行うメール配信手段と、前記メール配信手段による前記メールサーバへのメール配信状態を取得する配信状態取得手段と、前記配信状態取得手段により前記メールサーバへのメール配信が失敗したメールを未送信メールとして管理する未送信メール管理手段と、案件の処理をする際に前記案件に関連する未送信メールが未送信メール管理手段に記憶されているかを判定する未送信メール取得手段と、前記未送信メール取得手段により取得した未送信メールを前記未送信メール管理手段から削除する未送信メール削除手段と、を有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールサーバと通信可能に接続されたワークフローシステムであって、
処理された案件に対応した宛先に対してメール通知をすべく前記メールサーバに対してメールの配信を行うメール配信手段と、
前記メール配信手段による前記メールサーバへのメール配信状態を取得する配信状態取得手段と、
前記配信状態取得手段により前記メールサーバへのメール配信が失敗したメールを未送信メールとして管理する未送信メール管理手段と、
案件の処理をする際に前記案件に関連する未送信メールが未送信メール管理手段に記憶されているかを判定する未送信メール取得手段と、
前記未送信メール取得手段により取得した未送信メールを前記未送信メール管理手段から削除する未送信メール削除手段と、
を有することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記案件は、処理担当者が複数設定された合議アクティビティおよび処理担当者が単数設定されたアクティビティを有し、
前記未送信メール削除手段は、前記未送信メールが前記合議アクティビティであった場合は、前記処理担当者への未送信メールを削除し、一方、合議アクティビティでなかった場合は、前記案件に関連する未送信メールを削除することを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記未送信メール取得手段は、前記案件の処理に伴ってメールの配信が行われる処理が行われる場合に、前記未送信メールが記憶されているかの判定を行うことを特徴とする請求項１または２記載のワークフローシステム。
【請求項４】
メールサーバと通信可能に接続されたワークフローサーバであって、
処理された案件に対応した宛先に対してメール通知をすべく前記メールサーバに対してメールの配信を行うメール配信手段と、
前記メール配信手段による前記メールサーバへのメール配信状態を取得する配信状態取得手段と、
前記配信状態取得手段により前記メールサーバへのメール配信が失敗したメールを未送信メールとして管理する未送信メール管理手段と、
案件の処理をする際に前記案件に関連する未送信メールが未送信メール管理手段に記憶されているかを判定する未送信メール取得手段と、
前記未送信メール取得手段により取得した未送信メールを前記未送信メール管理手段から削除する未送信メール削除手段と、
を有することを特徴とするワークフローサーバ。
【請求項５】
メールサーバと通信可能に接続され、未送信メール記憶手段を有するワークフローシステムであって、
処理された案件に対応した宛先に対してメール通知をすべく前記メールサーバに対してメールの配信を行うメール配信ステップと、
前記メール配信ステップによる前記メールサーバへのメール配信状態を取得する配信状態取得ステップと、
前記配信状態取得ステップにより前記メールサーバへのメール配信が失敗したメールを前記未送信メール記憶手段に記憶する未送信メール管理ステップと、
案件の処理をする際に前記案件に関連する未送信メールが未送信メール管理手段に記憶されているかを判定する未送信メール取得ステップと、
前記未送信メール取得ステップにより取得した未送信メールを前記未送信メール管理手段から削除する未送信メール削除手段と、
を有することを特徴とするワークフローシステムの制御方法。
【請求項６】
メールサーバと通信可能に接続され、未送信メール記憶手段を有するワークフローシステムで読み取り可能なプログラムであって、
前記ワークフローシステムを、
処理された案件に対応した宛先に対してメール通知をすべく前記メールサーバに対してメールの配信を行うメール配信手段と、
前記メール配信手段による前記メールサーバへのメール配信状態を取得する配信状態取得手段と、
前記配信状態取得手段により前記メールサーバへのメール配信が失敗したメールを前記未送信メール記憶手段に記憶する未送信メール管理手段と、
案件の処理をする際に前記案件に関連する未送信メールが未送信メール管理手段に記憶されているかを判定する未送信メール取得手段と、
前記未送信メール取得手段により取得した未送信メールを前記未送信メール管理手段から削除する未送信メール削除手段と、
を有することを特徴とするワークフローシステムとして機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローシステム、ワークフローシステムの制御方法、およびプログラムに
【背景技術】
【０００２】
従来、ワークフローシステムにおいては、予め決められた承認ルートに承認文書が回覧されて承認される。
【０００３】
その際、承認すべき案件が処理担当者に届いているにも関わらず気付かないと処理が遅れてしまうことへの対応として、処理担当者に処理依頼メールを配信することが行われている。
【０００４】
また、特許文献１には、膨大な量の審査／承認依頼メールが毎日送られることへの対応として、文書の種類や納期に応じて一括してメールを送信するようになっている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００９−８７０４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、ワークフローシステムは情報処理装置を利用して処理されるので、電子メールを配信しようとしても、電子メールサーバへの配信時にエラーが発生することがある。
【０００７】
特許文献１によれば、膨大なメールを受信することはなくなるが、配信時にエラーが発生してしまった場合などには、そのメールを送信することができなくなり、必要であればエラーが発生したメールを再送する必要がある。
【０００８】
再送する場合、メールの内容は処理の依頼であるので、既に処理担当者がワークフローシステムにアクセスすることにより処理が済んでいる場合など、メールの再送が不要な場合でも再送してしまうという問題があった。
【０００９】
そこで、本願発明では、ワークフローの処理進捗に応じて、不要な滞留依頼メールの再送信を防止する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
メールサーバと通信可能に接続されたワークフローシステムであって、処理された案件に対応した宛先に対してメール通知をすべく前記メールサーバに対してメールの配信を行うメール配信手段と、前記メール配信手段による前記メールサーバへのメール配信状態を取得する配信状態取得手段と、前記配信状態取得手段により前記メールサーバへのメール配信が失敗したメールを未送信メールとして管理する未送信メール管理手段と、案件の処理をする際に前記案件に関連する未送信メールが未送信メール管理手段に記憶されているかを判定する未送信メール取得手段と、前記未送信メール取得手段により取得した未送信メールを前記未送信メール管理手段から削除する未送信メール削除手段と、を有する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ワークフローの処理進捗に応じて、不要な滞留依頼メールの再送信を防止する仕組みを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの構成の一例である。
【図２】本発明の実施形態におけるワークフローサーバのハードウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの機能構成図である。
【図４】本発明の実施形態におけるワークフローシステムのメール配信処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの未配信メール管理テーブルの一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの未配信メール再送処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件処理時の未配信メール処理の一例を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件管理時の未配信メール処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件の操作内容の一例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの経路の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件処理画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件管理画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの構成を示す図である。
【００１５】
図１において、ワークフローシステムは少なくとも１つのワークフローサーバ１０１とワークフロークライアント１０２がネットワーク１０５を介して接続されている。ワークフロークライアント１０２はワークフローシステムのユーザが利用する情報処理装置で複数台数備えるものであっても構わない。
【００１６】
ユーザは、たとえばウェブブラウザやクライアントソフトウェアなどを利用して、ワークフロークライアント１０２から、ワークフローサーバ１０１に対して、ワークフロー進行の要求などを行う。
【００１７】
ワークフローサーバ１０１は、ワークフロークライアント１０２からの要求に応じた処理、案件の管理をおこない、必要に応じてワークフロークライアント１０２に対して結果などを送信する。ワークフローサーバ１０１とワークフロークライアント１０２の間の通信は、通常のＨＴＴＰのリクエストでもよいし、ＳＯＡＰなどを利用したウェブサービスのリクエストでもよい。
【００１８】
管理者端末１０３は、ワークフローシステムの管理者が利用する情報処理装置で管理者がワークフローシステムの設定を行ったり案件の管理を行ったりする端末である。
【００１９】
ワークフロークライアント１０２と管理者端末１０３が同一の情報処理であっても構わない。
【００２０】
メールサーバ１０４は、ワークフローサーバ１０１から案件の処理に対応して担当者にメールを配信する際に利用されるメールサーバである。ワークフローサーバ１０１がメールサーバの機能を有することも可能である。
【００２１】
ワークフローサーバ１０１からメールの配信要求を受付けると、指定された宛先にメールの送信を行う。
【００２２】
図２は、本発明の実施形態におけるワークフローサーバのハードウェア構成図である。
【００２３】
ワークフローシステムを構成するワークフローサーバ１０１やワークフロークライアント１０２に適応可能である。
【００２４】
図２において、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）や、各サーバあるいは各クライアントの後述する各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
【００２５】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア、一時待避領域等として機能する。
【００２６】
入力コントローラ２０５は、入力部２０９からの入力を制御する。この入力部２０９としては、特に、サーバやクライアント等の端末では、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。
【００２７】
外部メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。加えて、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための各種テーブル、パラメータが記憶されている。この外部メモリ２１１としては、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア等が挙げられる。
【００２８】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して外部機器との通信制御処理を実行する。
【００２９】
本発明を実現するためのプログラム２１２は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００３０】
図３は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの機能構成図である。
【００３１】
ワークフローシステム３０１は、メール配信部３１１、配信状況取得部３１２、案件管理／処理部３１３、および未配信メール処理部３１４の機能構成を備える。
【００３２】
また経路情報３２１、案件情報３２２、ユーザマスタ３２３、および未送信メール管理テーブル３２４のマスタデータを備える。
【００３３】
メール配信部３１１は、ワークフローシステムで行われる処理に伴ってメール通知が行われる場合にメールサーバに対してメールの配信を行う。
【００３４】
配信状況取得部３１２は、ワークフローサーバからメールサーバに対してメールの配信が成功したかどうかの状況を取得する。
【００３５】
案件管理／処理部３１３では、ワークフローシステムの案件の進捗状態の管理や、処理された案件の配送や案件へ書き込まれた内容をデータベースへ書き込んだりする処理を行う。
【００３６】
経路情報３２１は、図１０に示す経路情報の管理などを行う。案件情報３２２は、案件管理／処理部３１３で管理、処理される案件を記憶するデータベースである。
【００３７】
ユーザマスタ３２３は、案件管理／処理部３１３が配送時に配送先を決定するための組織情報や、メール配信するときの宛先情報などが記憶されている。
【００３８】
未送信メール管理テーブル３２４は、メール配信部３１１によって配信できなかったメールが管理されており、詳細についは図５にて説明する。
【００３９】
本発明で利用するワークフローシステムの経路情報について、図１０を利用して説明する。
【００４０】
図１０は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの経路の一例を示す図である。
【００４１】
起票アクティビティ１００１で起票された案件は、申請アクティビティ１００２によって申請され、承認アクティビティ１００３または合議アクティビティ１００４での処理を受けて完了１００５する。
【００４２】
ワークフローの各アクティビティ（工程）には、承認者の条件を設定しておくことができる。承認者とは、ユーザを直接指定したり、部門に所属するユーザが自動的に承認者にしたりすることができ、申請が行われると次のアクティビティに指定された承認者によって処理される。
【００４３】
経路はあらかじめ管理者によって設定しておいてもよいし、申請時に申請者がどちらのアクティビティを利用するかを指定するようにしてもよい。
【００４４】
また、詳細については図９にて説明するが、例えば起票アクティビティ１００１で起票がなされた場合、メール通知は行われず、申請アクティビティ１００２で申請がなされると次の処理者に対してメール通知が行われる。
【００４５】
また、承認アクティビティ１００３や合議アクティビティ１００４で承認や投票が行われた場合で、案件が完了した場合は、申請者にメール通知がなされる。
なお、合議アクティビティとは、処理担当者が複数設定されたアクティビティのことで、所定の割合（人数）の得票に応じて承認・否認を決定するものである。これに対して承認アクティビティは処理担当者が単数設定されており、この担当者によって処理されると次の工程へ案件が配送される。
【００４６】
また、図１０の経路とは異なるが、例えば、承認アクティビティ１００３や合議アクティビティ１００４の次にさらに処理担当者の設定されたアクティビティが存在する場合は、そのアクティビティの処理担当者に対してメール通知が行われる。各アクティビティにおける操作内容や処理内容の設定情報について、図９を利用して説明する。
【００４７】
図９は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件の操作内容の一例を示す図である。アクティビティ９０１における操作担当者９０２、操作内容９０３に対応するメール配信９０４の有無（メール通知設定情報）が設定されている。あた、処理内容９０５について記載している。
【００４８】
アクティビティ９０１は、「起票」「申請」「承認」「合議」および、いずれのアクティビティからでも操作処理可能な「全て」に分類される。
【００４９】
操作担当者９０２は、担当者による処理か、管理者による処理か、の分類がされており、担当者の処理はワークフローの各アクティビティでの処理であって、管理者による処理は、管理者メニューなどから行う案件管理の処理などである。
【００５０】
操作９０３は、各アクティビティに選択可能に割当てられた操作である。例えば、「起案」アクティビティには「起案」操作が、「申請」アクティビティには「申請」操作が、「承認アクティビティ」には「承認」「差戻し」「否決」操作が、「合議」アクティビティには「投票（賛成／反対）」がそれぞれ選択可能な操作として割当てられている。
【００５１】
また、アクティビティに限らず共通して選択可能な操作として、「案件削除」「強制取消」「申請者に戻す」「担当者の変更」などが割当てられている。
【００５２】
メール配信９０４は、それぞれの操作が選択されたときにメール通知が行われるかどうかが設定されている。メールの通知先は、前述したように設定された経路によって異なるものである。
【００５３】
各操作が選択（実行）された場合の処理内容９０５について説明する。
【００５４】
「起票」処理では、担当者が案件を申請するために起票を行う。本操作でのメール通知は行われない。
【００５５】
「申請」処理では、起票した案件を次処理者（最初の承認者）に対して配送する。この場合、次承認者に対してメール通知が行われる。メール通知は、次承認者に例えば合議の場合で３人設定されていれば３人に対してメール通知を行う。
【００５６】
「承認」処理では、申請内容に対する承認が行われると、次処理者に案件が配送され、メール通知が行われる。一方、案件が完了する場合は、申請者に対して完了メール通知が行われる。
【００５７】
「差戻し」処理では、申請内容に対する差戻しが行われると、起票者・申請者や以前の承認者に案件が差し戻され、当該担当者に対してメール通知が行われる。
【００５８】
「否決」処理では、案件が完了するとともに、起票者・申請者や以前の承認者にメール通知が行われる。
【００５９】
「投票（賛成／反対）」処理では、設定された合議の内容に応じて承認されるか差し戻されるかが決定され、それぞれ決定された内容、宛先に対してメール通知を行う。
【００６０】
「取消」「保留」「案件削除」「強制取消」処理では、メール通知は行われない。
【００６１】
「申請者に戻す」「担当者の変更」の場合は、それぞれ申請者、および変更された担当者に対してメール通知が行われる。
【００６２】
図４は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムのメール配信処理の一例を示すフローチャートである。
【００６３】
ユーザによって案件が処理される場合の処理に対応する。まず、ステップＳ４０１で、案件の処理が行われる。案件の処理とは、申請や承認、差戻しなどワークフローの申請や承認に関する処理である。
【００６４】
ステップＳ４０２で、処理内容がメール配信を伴う処理かどうかの判定を行う。判定には、図９のメール通知設定（メール配信９０４）が利用される。
【００６５】
メール配信を伴う処理でない場合は処理を終了し、伴う処理の場合は、ステップＳ４０３に進み、メールサーバに対してメール配信処理を行う。
【００６６】
ステップＳ４０４では、メールサーバへの配信が可能であったか（成功したか）どうかの判定を行い、成功した場合は、ステップＳ４０６で設定された宛先に対してメールの配送が行われる。なお、本処理はメールサーバ１０４の処理である。
【００６７】
メールサーバへの配信が可能かどうかとは、メールサーバの稼働状況とは関係なく、ワークフローサーバからメールサーバへメールの配信要求か成功したかどうかということを意味する。
【００６８】
一方、配信できなかったメールは未送信管理テーブルに登録し、処理を終了する。未送信メール管理テーブルについて、図５を利用して説明する。
【００６９】
図５は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの未配信メール管理テーブルの一例を示す図である。
【００７０】
ＩＤ５０１は未送信メールを管理するためのユニークな番号である。業務ＩＤ５０２には、ワークフローの業務ＩＤが記憶され、案件ＩＤ５０３には、ワークフローの業務ＩＤのなかで管理される案件のＩＤが記憶される。案件は、業務ＩＤ５０２および案件ＩＤ５０３とから一意に特定可能となっている。
【００７１】
メールデータ５０４は、メール通知されるメールの内容であり、メール件数５０５は、メールデータ５０４の件数となっている。
【００７２】
メールデータ５０４の詳細について、メールデータ１０、およびメールデータ１を利用して説明する。
【００７３】
メールデータ１０は、ＩＤ１０のメールデータに対応するデータが記憶されており、３件分のメールデータとなっている。
【００７４】
メールＩＤ５０６は、メールデータを一意に特定可能な番号であり、送信元メールアドレス５０７は、通知メールの送信元アドレスである。本実施例では、メール管理者から送信されるようになっているが、案件の申請者や起票者から送信されるようにしてもよい。
【００７５】
宛先メールアドレス５０８は、通知メールの宛先となるメールアドレスが設定されている。件名５０９は、送信される通知メールのタイトルであり、本文５１０に記載された文面が本文に記載されたメールが送信されるようになっている。
【００７６】
メールデータ１は、ＩＤ１のメールデータに対応しており、２件分のメールデータが記憶されている。
【００７７】
図６は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの未配信メール再送処理の一例を示すフローチャートである。
【００７８】
図５のステップＳ４０５で蓄積された未送信メール管理テーブルに記憶された未送信メールを一括で再送する処理である。本処理は未送信メール１件ごとに対して処理を行い、未送信メールが存在しなくなるまで繰り返される。
【００７９】
ステップＳ６０１で、メールサーバに対するメール配信確認処理、すなわちメールサーバへ配信可能な状態（通信可能か）かどうかのメール配信状態を確認する（配信状態取得手段）。
【００８０】
ステップＳ６０２で、メールサーバへ配信不可能であると判定された場合は、処理を終了する。メールサーバへ配信不可能な状態とは、ワークフローサーバとメールサーバが通信できない状態や、ワークフローサーバのメール配信サービスがエラー（失敗）となっているような状態をいう。
【００８１】
一方、ステップＳ６０２で、メールサーバへ配信可能であると判定された場合には、ステップＳ６０３に進み、未送信管理テーブルより未送信メールのメールデータを取得し（未送信メール取得主Ｄな）メールサーバに対して当該メールを配信する。
【００８２】
ステップＳ６０４では、メールサーバに配信した未送信メールを削除（未送信メール削除手段）して処理を終了する。図５を例に説明すると、メールデータ１０が対象の場合、メール１Ｄ１のメールを配信し、成功するとメールデータ１０から削除し、同様にメールＩＤ２、３に対しても処理を行うものである。
【００８３】
本処理によって、メールサーバに配信できなかった未送信メールをメールサーバに再送することはできるが、未送信メールが大量になってしまうと処理に時間がかかるという問題がある。
【００８４】
本発明では、これに対応するべく、図７および図８の処理によって、案件の処理によってメール通知が不要になった件を削除することで未送信メールの数を減らすようにした。
【００８５】
図７は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件処理時の未配信メール処理の一例を示すフローチャートである。
【００８６】
本フローチャートは図９に示す操作担当者により案件が処理された場合に対応する。
【００８７】
ステップＳ７０１では、ユーザにより案件の処理がされると、ステップＳ７０２では、メールの配信をともなう処理かどうかの判定を行う。保留、起案、取消の場合がこれに対応する。
メール配信を伴わない処理であった場合、処理を終了する。
【００８８】
一方、ステップＳ７０２でメール配信を伴う処理であると判定された場合、ステップＳ７０３に進み、未送信メール管理テーブルより未送信メールのチェックを行い、ステップＳ７０４に進む。
【００８９】
ステップＳ７０４では、案件に紐づく未送信メールが存在するかどうかの判定を行う。案件は、図５の業務ＩＤ５０２および案件ＩＤ５０３から特定可能である。案件に紐づく未送信メールが存在しない場合は、ステップＳ７０８に進み、当該案件に対する処理を行い、処理を終了する。
【００９０】
一方、ステップＳ７０４で案件に紐づく未送信メールが存在すると判定された場合、ステップＳ７０５に進み、案件に対する処理が合議に関する処理かどうかの判定を行う。案件の処理担当者が複数名存在するかどうかの判定を行ってもよい。
【００９１】
ステップＳ７０５で合議と判定された場合はステップＳ７０６に進み、対象となる未送信メールを未送信メール管理テーブルより削除してステップＳ７０８に進む。図５において対象案件がＩＤ１０であった場合を例に説明すると、メールデータ１０のメールＩＤ１に関連する合議処理が「２００２５＠ｗｐｌ．ｃｏ．ｊｐ」によって処理された場合、本レコードを削除することにより、本メールが再送されないようにすることができる。
【００９２】
一方、ステップＳ７０５で案件に関する処理が合議でないと判定された場合はステップＳ７０７に進み、案件に紐づく未送信メールを削除してステップＳ７０８に進む。図５において対象案件がＩＤ１であった場合を例に説明すると、メールデータ１の未送信メールを削除する。この場合、ＩＤ１のレコードを削除するようにしてもよい。
【００９３】
ステップＳ７０８では、ステップＳ７０１で処理されば案件に対するメールを送信して処理を終了する。
【００９４】
図１１は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件処理画面の一例を示す図である。
【００９５】
購入申請書１１０１は、購入申請にかかる申請画面であり、業務ＩＤ１１０２が「ＢＵＳＩＮＥＳＳ＿００１（購入申請書）」で、申請者１１０３が「ＵＳＥＲ＿Ａ（ユーザＡ・・）」で、案件ＩＤ１１０４が「００１」である。
【００９６】
その他、購入区分１１０５や購入先１１０６、品名、金額などが申請内容として記入されている。
【００９７】
申請者は、本案件への処理として、取消１１０７、保留１１０８、合議申請１１０９、および申請１１１０を選択することができる。
【００９８】
業務ＩＤ１１０２および案件ＩＤ１１０４が、図５の未送信メール管理テーブルに記憶される。
【００９９】
取消１１０７および保留１１０８の処理はメール配信が行われないので、図７のステップＳ７０２ではＮＯと判定される。
【０１００】
また、合議申請１１０９が選択されると図１１の合議アクティビティに案件が配送され、またステップＳ７０５でＹＥＳと判定される。申請１１１０が選択されると図１１の承認アクティビティに案件が配送され、またステップＳ７０５でＮＯと判定される。
【０１０１】
なお、本画面では、合議申請１１０９および申請１１１０のどちらも選択可能となっているが、ワークフローの定義によりどちらか一方しか選択できないように設計することもできる。
【０１０２】
承認画面１１１１は、承認者の画面に表示される承認画面である。業務ＩＤ１１１２、申請者１１１３、および案件ＩＤ１１１４が表示されている。なお、申請画面で表示されていたその他の内容を表示させるようにしてもよい。
【０１０３】
処理担当者は、取消１１１５、保留１１１６、承認１１１７、否決１１１８、および差戻し１１１９を選択して処理することが可能である。
【０１０４】
取消１１１５および保留１１１６が選択されると（ステップＳ７０２でＮＯ）それぞれの処理が行われ処理が終了する。
【０１０５】
承認１１１７、否決１１１８、および差戻し１１１９が選択されると、それぞれの処理が行われ（ステップＳ７０１）、本案件に紐づく未送信メールがある場合（ステップＳ７０４でＹＥＳ）は、ステップＳ７０７で未送信メールが削除され、それぞれの処理に対応したメール配信（ステップＳ７０８）が行われる。
【０１０６】
合議投票画面１１２１は、合議投票者の画面に表示される合議投票画面である。業務ＩＤ１１２２、申請者１１２３、および案件ＩＤ１１２４が表示されている。なお、申請画面で表示されていたその他の内容を表示させるようにしてもよい。
【０１０７】
処理担当者は、取消１１２５、保留１１２６、合議賛成１１２７、および合議反対１１２８を選択して処理をすることができる。
【０１０８】
取消１１２５および保留１１２６が選択されると（ステップＳ７０２でＮＯ）それぞれのＳＨ理が行われ処理が終了する。
【０１０９】
合議賛成１１２７および合議反対が選択されると、それぞれの処理が行われ（ステップＳ７０１）、本案件に紐づく未送信メールがある場合（ステップＳ７０４でＹＥＳ）は、ステップＳ７０６で本合議投票を行った処理担当者が対象となる未送信メールを削除され、それぞれの処理に対応したメール配信（ステップＳ７０８）が行われる。
【０１１０】
図８は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件管理時の未配信メール処理の一例を示すフローチャートである。
【０１１１】
ステップＳ８０１で管理者により案件の処理が行われる。管理者による案件の処理とは、「案件削除」や「強制取消」といったメール通知を伴わないものと、「申請者に戻す」や「担当者の変更」といったメール通知を伴うものとに分けられる。
【０１１２】
ステップＳ８０２では、案件に対する処理が削除ＯＲ強制削除かどうか、すなわち、本処理に対応してメール通知が行われるかどうかの判定を行う。
【０１１３】
削除または強制取消であった場合（メール通知がない場合）は、ステップＳ８０３に進み、それ以外のメール通知を伴う処理であった場合はステップＳ８０６に進む。
【０１１４】
ステップＳ８０３では、未送信メール管理テーブルから、未送信メールのチェックと行い、ステップＳ８０４で、削除または強制取消された案件に紐づく未送信メールが存在するかどうかの確認を行い、存在しない場合は処理を終了し、存在する場合はステップＳ８０５に進み、該当するメールを未送信メール管理テーブルから削除して処理を終了する。
【０１１５】
ステップＳ８０６では、未送信メールのチェックを行い、ステップＳ８０７では、処理された案件に紐づく未送信メールが存在するかどうかの判定を行い、存在しなければステップＳ８１３に進む
【０１１６】
一方、案件に紐づくメールが存在する場合、ステップＳ８０８に進み、案件に対する処理が担当者変更であるかどうかの判定を行う。担当者変更でない場合は、ステップＳ８１３に進み、担当者変更の場合は、ステップＳ８０９に進む。
【０１１７】
ステップＳ８０９では、案件の処理アクティビティを取得する。案件の処理アクティビティは、案件の現在の処理状況を案件管理／処理部３１３から取得することが可能である。
【０１１８】
ステップＳ８１０では、処理アクティビティが合議アクティビティかどうかの判定を行う。案件の処理担当者が複数名存在するかどうかの判定を行ってもよい。合議であった場合は、ステップＳ８１１に進み、合議でなかった場合は、ステップＳ８１２に進む。
【０１１９】
ステップＳ８１１では、担当者変更となった元の担当者宛のメールを削除し、ステップＳ８１２では、担当者変更となった案件に紐づく未送信メールの削除を、未送信メール管理テーブルから行う。
【０１２０】
ステップＳ８１３では、ステップＳ８０１で処理された案件に対するメール通知をメールサーバに対して行い処理を終了する。
【０１２１】
図１２は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの案件管理画面の一例を示す図である。
【０１２２】
案件メンテナンス１２０１は、案件の管理を行う管理者の画面に管理者メニューとして表示される。
【０１２３】
全選択／解除メニュー１２０２を押下すると選択１２０４の選択状態が全選択されたり解除されたりする。更新メニュー１２０３が押下されると表示された案件が最新の状態に更新される。
【０１２４】
案件表示領域には、選択１２０４、業務名１２０５、案件ＩＤ１２０６、申請者１２０７、申請日時１２０８、および作成日時１２０９が表示されている。
【０１２５】
選択メニュー１２０４で選択された案件に対して、案件削除１２１０、強制取消１２１１、担当者変更１２１２、および申請者に戻す処理を選択することができる。なお、案件は複数選択することが可能である。
【０１２６】
業務名１２０５は業務ＩＤに対応した名称が表示されている。案件ＩＤ１２０６、申請者１２０７、申請日時１２０８、および作成日時１２０９は、購入申請書（申請画面）１１０１で表示された内容が表示されている。
【０１２７】
案件削除１２１０および強制取消１２１１が選択されると（ステップＳ８０２でＹＥＳ）、該当の案件が削除されるとともに、当該案件に紐づく未送信メールが存在する場合（ステップＳ８０４）、案件に紐づく未送信メールが削除される。
【０１２８】
申請者に戻す１２１３が選択されると（ステップＳ８０２でＮＯ）、未送信メールの削除は行われず案件処理に対するメール通知が行われる（ステップＳ８１３）。
【０１２９】
担当者変更１２１２が選択されると（ステップＳ８０８でＹＥＳ）、案件の詳細画面（不図示）が開かれ、変更する新処理担当者の入力が行われる。変更された旧処理担当者宛ての未送信メールが削除（ステップＳ８１１もしくはＳ８１２）される。
【０１３０】
その際、合議の場合（ステップＳ８１０でＹＥＳ）、対象となる旧処理担当者宛ての未送信メールを削除し、合議でない場合（ステップＳ８１０でＮＯ）、対象となる案件に紐づく未送信メールが削除される。
【０１３１】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１３２】
また、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１３３】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１３４】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３５】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３６】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１３７】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１３８】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１３９】
１０１  ワークフローサーバ
１０２  ワークフロークライアント
１０３  管理者端末
１０４  メールサーバ
１０５  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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