(57)【要約】      （修正有）【課題】資料の印刷に伴う無駄を低減すると共に、画像形成用データが記憶される記憶部を有効に使いつつ、情報漏洩を防止する画像形成装置を提供する。【解決手段】画像形成装置が備えるキャッシュ記憶部Ｄ５は、印刷指示が行われた資料の画像形成用データを、有効期間にわたって一時的に記憶する。出力制御部５８は、キャッシュ記憶部Ｄ５に画像形成用データが記憶されている場合には、キャッシュ記憶部Ｄ５から読出した画像形成用データに基づいて、資料の出力を制御し、画像形成用データの有効期間を経過した後、又は削除指示があった場合には、キャッシュ記憶部Ｄ５から画像形成用データを削除する。【選択図】図５
2017154387.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
イベントに参加する受信者を送信先情報に含めて同報送信される通知情報から取得された前記イベントの開催情報及び資料を保存する開催情報記憶部と、
印刷指示が行われた前記資料の画像形成用データを、有効期間にわたって一時的に記憶するキャッシュ記憶部と、
前記キャッシュ記憶部に前記画像形成用データが記憶されている場合には、前記キャッシュ記憶部から読出した前記画像形成用データに基づいて前記資料の出力を制御し、前記画像形成用データの有効期間を経過した後、又は削除指示により、前記キャッシュ記憶部から前記画像形成用データを削除する出力制御部と、を備える
画像形成装置。
【請求項２】
自装置が前記開催情報記憶部に前記開催情報を有している場合に他の画像形成装置に対して主の関係となり、前記自装置に対して従の画像形成装置から要求された前記開催情報及び前記資料を前記開催情報記憶部から読出して前記従の画像形成装置に送信すると共に、前記削除指示を前記他の画像形成装置に送信する第１連携処理部を備える
請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記資料の出力を行った前記受信者の情報を保存する印刷状態記憶部を備え、
前記自装置が他の画像形成装置に対して主の関係である場合に、前記第１連携処理部は、前記従の画像形成装置から受信した、前記従の画像形成装置より前記資料の出力を行った前記受信者の情報に基づいて、前記印刷状態記憶部の内容を更新する
請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記自装置が前記開催情報記憶部に前記開催情報及び前記資料を有していない場合に前記他の画像形成装置に対して従の関係となり、前記自装置に対して主の画像形成装置に前記開催情報及び前記資料の送信を要求し、前記主の画像形成装置から受信した前記開催情報及び前記資料を前記開催情報記憶部に記憶すると共に、前記主の画像形成装置から前記削除指示を受信する第２連携処理部を備える
請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記受信者に関連する前記開催情報を前記開催情報記憶部から検索する開催情報検索部と、
前記開催情報検索部が検索した前記開催情報の表示型式を制御する表示制御部と、
前記表示型式に従って前記開催情報を表示する表示部と、
請求項１〜４のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記自装置が従の関係である場合に、前記第２連携処理部は、前記受信者が前記自装置を使用して前記資料の出力を代行した他の前記受信者の情報を前記主の画像形成装置に通知する
請求項５に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記自装置が主の関係である場合に、前記第１連携処理部は、前記資料の出力が代行された他の前記受信者の情報を前記従の画像形成装置より受信して、前記印刷状態記憶部の内容を更新し、
前記表示制御部は、前記印刷状態記憶部から読出した、前記資料の出力を行った前記受信者の情報を、前記資料の出力が代行された他の前記受信者の情報と共に前記表示部に表示する制御を行う
請求項３又は４に記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記表示型式は、
現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が所定期間以上である前記開催情報を前記表示部に簡易表示する型式、前記現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が前記所定期間未満である前記開催情報を前記表示部に詳細表示する型式、前記資料の出力を行った前記受信者の情報を前記表示部に表示すると共に、前記資料の出力を代行する入力を可能とする表示型式のいずれかである
請求項６に記載の画像形成装置。
【請求項９】
さらに、前記受信者と共に自装置に同報送信される前記通知情報を受信する通知情報受信部と、
前記通知情報を解析して前記開催情報を抽出し、前記通知情報に含まれる送信先情報から前記受信者の前記送信先情報を取得する通知情報解析部と、
前記受信者の前記送信先情報に紐付けて前記開催情報を開催情報記憶部に保存する開催情報編集部とを備える
請求項１〜８のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項１０】
イベントに参加する受信者を送信先情報に含めて同報送信される通知情報から取得された前記イベントの開催情報及び資料を開催情報記憶部に保存する手順と、
印刷指示が行われた前記資料の画像形成用データを、有効期間にわたってキャッシュ記憶部に一時的に記憶する手順と、
前記キャッシュ記憶部に前記画像形成用データが記憶されている場合には、前記キャッシュ記憶部から読出した前記画像形成用データに基づいて前記資料の出力を指示する手順と、
前記画像形成用データの有効期間を経過した後、又は削除指示により、前記キャッシュ記憶部から前記画像形成用データを削除する手順と、を
コンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１１】
情報処理装置と、画像形成装置とを備え、
前記情報処理装置は、
イベントの開催情報及び資料が含まれ、前記イベントに参加する受信者及び前記画像形成装置を送信先情報に含めて同報送信される通知情報を受信する通知情報受信部と、
前記通知情報を解析して前記開催情報を抽出し、前記通知情報に含まれる送信先情報から前記受信者の前記送信先情報を取得する通知情報解析部と、
前記受信者の前記送信先情報に紐付けて前記開催情報及び前記資料を開催情報記憶部に保存する開催情報編集部と、
前記画像形成装置から送信された前記開催情報及び前記資料の取得要求を受信する要求受信部と、
前記要求受信部が受信した前記取得要求に基づいて、前記受信者を送信先とする前記開催情報を前記開催情報記憶部から検索する開催情報検索部と、
検索した前記開催情報及び前記資料を前記画像形成装置に送信する開催情報送信部と、を有し、
前記画像形成装置は、
ログイン処理が行われた受信者に関連する前記開催情報を前記開催情報記憶部から検索し、前記開催情報記憶部に前記開催情報が保存されていない場合には、前記情報処理装置に対して前記受信者に送信された前記開催情報及び前記資料の取得要求を送信し、前記情報処理装置から前記開催情報及び前記資料を取得する開催情報検索部と、
印刷指示が行われた前記資料の画像形成用データを、有効期間にわたって一時的に記憶するキャッシュ記憶部と、
前記キャッシュ記憶部に前記画像形成用データが記憶されている場合には、前記キャッシュ記憶部から読出した前記画像形成用データに基づいて前記資料の出力を制御し、前記画像形成用データの有効期間を経過した後、又は削除指示により、前記キャッシュ記憶部から前記画像形成用データを削除する出力制御部と、を有する
画像形成システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置、プログラム及び画像形成システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、会議、講義、授業、展示会、説明会、又は発表会等のような、人々を特定の場所に集めて実施するイベントにおいては、参加者に資料を配付することが多い。このため、イベントの主催者は、資料を配付するために、参加者の人数を予測し、その人数分の資料を印刷する等して予め用意しなければならず、そのような作業は主催者に大きな負担であった。
【０００３】
このような問題を解決するために、特許文献１に記載される資料を印刷するための技術が開示されていた。
特許文献１には、イベントデータボックスから対象イベントに関連するイベントデータを抽出すると共に、当該抽出したイベントデータの実体または当該実体への参照データを取得した配信要領に従う対象ユーザーのユーザーボックス宛に配信する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−３５５６３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記のように社内会議等で、参加者向けの資料を事前に印刷して配布することがある。資料の印刷を各参加者が行う場合、参加者がそれぞれメールなどで配布された資料をプリントすることになる。しかし、会議で使用する資料が添付されたメールを各参加者がそれぞれ見つけ出す時間、同じ内容のデータを画像形成装置に転送し、データにラスタライズ処理を行う時間が無駄であった。
【０００６】
特許文献１に開示された技術では、予め定められた削除時点、及び各ユーザーが印刷完了した後、一定期間が経過した後等のタイミングで、各ユーザーのユーザーボックス及びメールアドレスに配信したイベントデータを削除することができる。しかし、複数の画像形成装置にイベントデータが分散している場合には、いずれかの画像形成装置にイベントデータが残ったままとなり、このイベントデータが第三者によって読み出されるおそれがあった。また、記録媒体にイベントデータを保存可能な有効期間が予め設定されていても、有効期間が終了するまでイベントデータが蓄積され続けると、印刷が必要なくなったにも関わらず、不必要に記憶媒体の記憶容量が圧迫されてしまう。
【０００７】
本発明はこのような状況に鑑みて成されたものであり、資料の印刷に伴う無駄を低減すると共に、画像形成用データが記憶される記憶部を有効に使いつつ、情報漏洩を防止することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係る画像形成装置は、開催情報記憶部、出力制御部、キャッシュ記憶部を備える。開催情報記憶部は、イベントに参加する受信者を送信先情報に含めて同報送信される通知情報から取得されたイベントの開催情報及び資料を保存する。キャッシュ記憶部は、印刷指示が行われた資料の画像形成用データを、有効期間にわたって一時的に記憶する。出力制御部は、キャッシュ記憶部に画像形成用データが記憶されている場合には、キャッシュ記憶部から読出した画像形成用データに基づいて資料の出力を制御し、画像形成用データの有効期間を経過した後、又は削除指示により、キャッシュ記憶部から画像形成用データを削除する。
【０００９】
また、本発明に係る画像形成システムは、情報処理装置、画像形成装置を備える。
情報処理装置は、通知情報受信部、通知情報解析部、開催情報編集部、要求受信部、開催情報検索部、開催情報送信部を有する。通知情報受信部は、イベントの開催情報及び資料が含まれ、イベントに参加する受信者及び画像形成装置を送信先情報に含めて同報送信される通知情報を受信する。通知情報解析部は、通知情報を解析して開催情報を抽出し、通知情報に含まれる送信先情報から受信者の送信先情報を取得する。開催情報編集部は、受信者の送信先情報に紐付けて開催情報及び資料を開催情報記憶部に保存する。要求受信部は、画像形成装置から送信された開催情報及び資料の取得要求を受信する。開催情報検索部は、要求受信部が受信した取得要求に基づいて、受信者を送信先とする開催情報及び資料を開催情報記憶部から検索する。開催情報送信部は、検索した開催情報及び資料を画像形成装置に送信する。
画像形成装置は、開催情報検索部、キャッシュ記憶部、出力制御部を有する。開催情報検索部は、ログイン処理が行われた受信者に関連する開催情報を開催情報記憶部から検索し、開催情報記憶部に開催情報が保存されていない場合には、情報処理装置に対して受信者に送信された開催情報及び資料の取得要求を送信し、情報処理装置から開催情報及び資料を取得する。キャッシュ記憶部は、印刷指示が行われた資料の画像形成用データを、有効期間にわたって一時的に記憶する。出力制御部は、キャッシュ記憶部に画像形成用データが記憶されている場合には、キャッシュ記憶部から読出した画像形成用データに基づいて資料の出力を制御し、画像形成用データの有効期間を経過した後、又は削除指示により、キャッシュ記憶部から画像形成用データを削除する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、キャッシュ記憶部に記憶された画像形成用データに基づいて、資料を効率的に出力することが可能となる。また、キャッシュ記憶部に保存された画像形成用データを所定のタイミングで削除されるため、画像形成用データの保存期間を最小限にすることができ、キャッシュ記憶部の記憶容量が圧迫される事態を避けることができる。
上記した以外の課題、構成及び効果は、以下の実施の形態例の説明により明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成システムの構成例を示す概要図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態例に係るＰＣ端末のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成装置のハードウェア構成例を示す概要図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成本体の概略構成例を示すブロック図である。
【図５】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成装置の内部構成例を示すブロック図である。
【図６】本発明の第１の実施の形態例に係るメールの内容を示す説明図である。
【図７】本発明の第１の実施の形態例に係るメールのヘッダーの一部を示す説明図である。
【図８】本発明の第１の実施の形態例に係る中止連絡メールの一例を示す説明図である。
【図９】本発明の第１の実施の形態例に係るアカウント情報テーブル、会議室情報テーブル、印刷状態テーブルの構成例を示す説明図である。
【図１０】本発明の第１の実施の形態例に係る開催情報テーブルの構成例を示す説明図である。
【図１１】本発明の第１の実施の形態例に係る操作パネルに表示される各画面の表示例を示すユーザー・インターフェイス図である。
【図１２】本発明の第１の実施の形態例に係る操作パネルに表示される各画面の表示例を示すユーザー・インターフェイス図である。
【図１３】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成装置の処理の概要を示すシーケンス図である。
【図１４】本発明の第１の実施の形態例に係る印刷状態テーブルの変化例を示す説明図である。
【図１５】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成装置がメールを受信したときの処理例を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の第１の実施の形態例に係る従の画像形成装置にログインしたユーザーが資料の印刷を指示するときの処理例を示すフローチャートである。
【図１７】本発明の第１の実施の形態例に係る主の画像形成装置が備える連携処理部が行う処理の例を示すフローチャートである。
【図１８】本発明の第１の実施の形態例に係る従の画像形成装置が備える連携処理部が行う処理の例を示すフローチャートである。
【図１９】本発明の第１の実施の形態例に係る排紙トレイから排紙された印刷物の例を示す説明図である。
【図２０】本発明の第２の実施の形態例に係る画像形成システムの構成例を示す概要図である。
【図２１】本発明の第２の実施の形態例に係る管理サーバの構成例を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための形態例について、添付図面を参照して説明する。本明細書及び図面において、実質的に同一の機能又は構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複する説明を省略する。
【００１３】
［第１の実施の形態例］
＜画像形成システム１の概略構成例＞
図１は、第１の実施の形態例に係る画像形成システム１の構成例を示す概要図である。
画像形成システム１は、画像形成装置２Ａ、２Ｂ、ＰＣ（Personal Computer）端末Ｔ１、Ｔ２、携帯端末Ｔ３を備える。画像形成装置２Ａ、２ＢとＰＣ端末Ｔ１、Ｔ２とは、無線又は有線からなるＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークＮを通じて接続されている。
【００１４】
ＰＣ端末Ｔ１（通信端末の一例）は、会議を開催する主催者Ｕ（Ｅ）によって操作される。主催者Ｕ（Ｅ）は、ＰＣ端末Ｔ１を操作して、主催者Ｕ（Ｅ）が会議の開催を通知するための通知情報の一例であるメールＭ１を、会議の参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）に同報送信する。メールＭ１には、会議の開催情報と共に、会議で使用される資料の電子ファイル（以下、「資料」と呼ぶ。）が添付される。
【００１５】
メールＭ１の送信先は、宛先が参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）であり、Ｃｃ（カーボンコピー：複写）が参加者Ｕ（Ｄ）と画像形成装置２Ａである。画像形成装置２Ａは、メールＭ１の宛先に含まれていてもよい。参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）は、会議に必ず参加しなければならず、参加者Ｕ（Ｄ）は会議に参加することが任意であるとする。画像形成装置２Ａは、例えば、会議室の近くに設置され、用紙に資料の画像を形成することで、会議の資料を印刷することが可能である。一方、画像形成装置２Ｂは、会議室から離れた事務室内に設置されている。
【００１６】
なお、主催者Ｕ（Ｅ）は、メールＭ１を送信したことを後で確認できるようにするために、自身のメールアドレスを宛先の他にＣｃにも含めてよい。また、主催者Ｕ（Ｅ）は、会議に参加する者と規定したが、会議に参加せずメールＭ１を送信するだけの役割の者（例えば、秘書）であってもよい。この場合においても、主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスをメールＭ１のＣｃに含めてよい。
【００１７】
以下の説明では、参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）、主催者Ｕ（Ｅ）を区別しない場合にユーザーＵとも記載する。また、印刷処理とは、画像形成装置本体３による画像形成処理、後処理装置ＦＮによる後処理を含むが、画像形成処理だけであっても印刷処理と呼ぶ場合がある。
【００１８】
ＰＣ端末Ｔ２（通信端末の一例）は、ユーザーＵによって操作される。ＰＣ端末Ｔ２毎に、メールＭ１を展開可能なメーラーがインストールされており、ユーザーＵは、各自のメールアドレスに届いたメールＭ１を読むことができる。そして、ユーザーＵは受信したメールＭ１に添付される資料を画像形成装置２Ａから印刷することができる。
【００１９】
ここで、画像形成装置２Ａ、２Ｂは、主従関係を有する。例えば、画像形成装置２Ａが開催情報を有している場合には、画像形成装置２Ｂに対して画像形成装置２Ａが主の関係となる。言い換えると、画像形成装置２Ｂが開催情報を有していない場合には、画像形成装置２Ａに対して画像形成装置２Ｂが従の関係となる。そして、画像形成装置２Ａに対して従の関係である画像形成装置２Ｂは、画像形成装置２Ａに対して開催情報及び資料の送信を要求し、画像形成装置２Ａから開催情報及び資料を受信することができる。このため、ユーザーＵは、画像形成装置２Ｂからも資料を印刷したり、開催情報を表示したりすることが可能となる。以下の説明で、画像形成装置２Ａ、２Ｂを区別しないときは、画像形成装置２と総称する。
【００２０】
携帯端末Ｔ３（通信端末の一例）は、スマートフォンやタブレット等のスマートデバイス、携帯電話機等のユーザーＵが所持して使用する携帯型端末機器である。携帯端末Ｔ３は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、ＷｉＦｉ（登録商標）等を用いた近距離無線通信の通信接続により、ネットワークＮに設けられた不図示のアクセスポイントに接続可能である。そして、ＰＣ端末Ｔ１から送信されたメールＭ１は、ネットワークＮを通じた無線通信により携帯端末Ｔ３が受信可能である。
【００２１】
画像形成装置２は、用紙に画像を形成する画像形成装置本体３と、画像形成装置本体３から排出される画像が形成された用紙（「印刷物」とも呼ぶ。）に所定の後処理を行う後処理装置ＦＮ（後処理部の一例）とを備える。後処理装置ＦＮが行う後処理として、例えば、「紙折り」、「断裁」、「ステープル」及び「製本」処理がある。後処理は、印刷ジョブに設定された後処理の組合せに基づいて後処理装置ＦＮにて行われる。
【００２２】
画像形成装置２の画像形成装置本体３は、ログインしたユーザーＵが操作パネル５を操作することにより、ユーザーＵが印刷を要求した資料の印刷ジョブに基づいて画像を形成する。後処理装置ＦＮは、画像が形成された用紙に後処理を行った後、この用紙を排紙トレイ２４に排紙する。ユーザーＵは、排紙トレイ２４に排出された用紙（印刷物）を取得することが可能である。なお、画像形成装置２に後処理装置ＦＮが設けられない場合、排紙トレイ２４は画像形成装置本体３に取り付けられる。
【００２３】
＜クライアント端末のハードウェア構成例＞
図２は、ＰＣ端末Ｔ１のハードウェア構成例を示すブロック図である。なお、ＰＣ端末Ｔ２、Ｔ３についても、ＰＣ端末Ｔ１と同様の構成例としているため、ＰＣ端末Ｔ２、Ｔ３のハードウェア構成例については説明を省略する。
【００２４】
ＰＣ端末Ｔ１は、制御部１０、操作部１５、表示部１６より構成される。また、制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、メモリ１２、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３、通信Ｉ／Ｆ（Interface）１４を備える。
【００２５】
ＣＰＵ１１は、制御部１０内の各部を制御しており、例えば、ユーザーＵの印刷指示に基づいて入力データを生成したり、出力設定を行ったりする。
メモリ１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等であって、各処理に必要なプログラム、データを記憶する。
ＨＤＤ１３は、ＣＰＵ１１が入力データを生成したり、出力設定を行ったりするために必要なプログラムや入力データ等を記録する。
通信Ｉ／Ｆ１４は、画像形成装置２、ＰＣ端末Ｔ２、Ｔ３との間で通信回線Ｎを介してデータ送受信の処理を行う。
【００２６】
ＣＰＵ１１には、操作部１５、表示部１６が接続される。
操作部１５は、キーボードやマウス等によって構成される。ユーザーＵは、表示部１６に表示された画面を見ながら、操作部１５を操作して画像形成装置２に印刷指示や出力設定を行うことができる。
表示部１６は、ディスプレイモニター等によって構成されており、出力設定画面等を表示する。
ＰＣ端末Ｔ１、Ｔ２では、操作部１５と表示部１６は別々に構成されるが、携帯端末Ｔ３では、操作部１５と表示部１６は一体化したタッチパネルディスプレイとして構成される。
【００２７】
＜画像形成装置のハードウェア構成例＞
次に、画像形成装置２のハードウェア構成例について説明する。
図３は、画像形成装置２のハードウェア構成例を示す概要図である。
画像形成装置２は、画像形成装置本体３、後処理装置ＦＮを備える。
【００２８】
画像形成装置本体３は、静電気を用いて画像の形成を行う電子写真方式を採用しており、例えばＹ（イエロー），Ｍ（マゼンタ），Ｃ（シアン），Ｋ（ブラック）の４色のトナー画像を重ね合わせたカラー印刷が可能である。この画像形成装置本体３は、自動原稿給送装置（ＡＤＦ）４と、操作パネル５と、給紙部６と、画像形成部２０と、中間転写ベルト２１（像担持体）と、２次転写部２２と、定着部２３とを有する。
【００２９】
自動原稿給送装置４は、原稿の読み取りに際して、原稿を自動給送する。そして、自動原稿給送装置４に設けられたスキャナ４５（後述する図４を参照）は、画像形成装置本体３の上部プラテンガラスに置かれた原稿や、自動原稿給送装置４で自動搬送される原稿の画像を読み取ることができる。
【００３０】
操作パネル５は、例えば画像形成処理等の各種ジョブの開始を指示する操作部４１（後述する図４を参照）を備えている。操作パネル５には、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）が設置されている。ＬＣＤはタッチパネルで構成されており、ユーザーＵによる操作、及び各種情報の表示が可能になっている。ＬＣＤは、後述する図４に示す操作部４１と表示部４２を兼用している。なお、操作部４１をマウス、操作スイッチ等で構成し、表示部４２とは別体で構成することも可能である。
【００３１】
給紙部６は、用紙のサイズや種類に応じて複数の用紙収納部を備える。給紙部６では、画像形成装置本体３からの指示に基づいて該当する用紙収納部が選択されると、用紙収納部から用紙が取り出され、搬送路Ｃに用紙が送られる。
【００３２】
画像形成部２０は、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋの各色のトナー画像を形成するために、４つの画像形成ユニット７Ｙ，７Ｍ，７Ｃ，７Ｋを備えている。画像形成部２０は、画像形成部２０の画像形成ユニット７Ｙ，７Ｍ，７Ｃ，７Ｋの動作を制御して、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋのトナー画像を形成する。また、画像形成装置本体３は、搬送路Ｃに用紙を搬送するための複数のローラ（搬送ローラ）を備えている。これらのローラは、通常、ローラ対により構成される。
【００３３】
画像形成装置本体３は、画像形成モードにおいて、画像形成ユニット７Ｙ，７Ｍ，７Ｃ，７Ｋが有する感光体を帯電させると共に、電荷を消去して露光し、感光体に静電潜像を形成する。そして、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋの感光体の静電潜像に対し現像部を用いてトナーを付着させ、各色のトナー画像を形成する。次に、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋの感光体に形成されたトナー画像を、矢印方向へ回転する中間転写ベルト２１の表面に順次、１次転写する。
【００３４】
次に、２次転写部２２（２次転写ローラ）により、中間転写ベルト２１上に１次転写された各色のトナー画像を、給紙部６から供給されてローラにより搬送される用紙に２次転写する。中間転写ベルト２１上の各色のトナー画像が用紙に２次転写されることにより、カラー画像が形成される。画像形成装置本体３は、カラーのトナー画像が形成された用紙を、定着部２３へ搬送する。
【００３５】
定着部２３は、カラーのトナー画像が形成された用紙に定着処理を行う装置である。定着部２３は、搬送された用紙を加圧及び加熱して、転写されたトナー画像を用紙に定着させる。定着部２３は、例えば、定着部材である定着上ローラ及び定着下ローラ（不図示）で構成されている。定着上ローラ及び定着下ローラは、互いに圧接した状態で配置されており、定着上ローラと定着下ローラとの圧接部として定着ニップ部が形成される。
【００３６】
定着上ローラの内部には、不図示の加熱部が設けられている。この加熱部からの輻射熱により定着上ローラの外周部にあるローラ部が温められる。用紙は、２次転写部２２によりトナー画像が転写された面（定着対象面）が定着上ローラと向き合うように定着ニップ部に搬送される。定着ニップ部を通過する用紙には、定着上ローラと定着下ローラとによる加圧と、定着上ローラのローラ部の熱による加熱が行われる。定着部２３により定着処理が行われた用紙は、後処理装置ＦＮに排出される。そして、後処理装置ＦＮにより印刷ジョブに設定された所定の後処理が行われた後、用紙が排紙トレイ２４に排紙される。ユーザーＵは、排紙トレイ２４に排紙された用紙を印刷物として取得する。
なお、本実施の形態例において、カラー画像を形成する画像形成装置２を例示したが、モノクロ画像を形成する画像形成装置を用いてもよい。
【００３７】
＜画像形成装置本体の概略構成例＞
次に、画像形成装置本体３の概略構成例を説明する。
図４は、画像形成装置本体３の概略構成を示すブロック図である。
【００３８】
画像形成装置本体３は、コピー機能、スキャン機能、印刷機能等を備えた、いわゆる複合機（ＭＦＰ：Multi Function Printer）である。コピー機能とは、原稿を光学的に読み取ってその複製画像を用紙に印刷する機能である。スキャン機能とは、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり、ネットワークＮを通じて画像データをＰＣ端末Ｔ１、Ｔ２、携帯端末Ｔ３に送信したりする機能である。印刷機能とは、ネットワークＮを通じて外部から受信した印刷ジョブ、又は操作部４１より印刷指示された資料の印刷ジョブに基づいて用紙に文書や画像を印刷して出力する機能である。
【００３９】
画像形成装置本体３は、画像形成装置本体３の動作を統括的に制御する制御部３０を備える。制御部３０は、ＣＰＵによって各種の処理を実行する。制御部３０には、ＲＯＭ３１、ＲＡＭ３２、不揮発メモリ３３、ＨＤＤ３４、通信インタフェース３５、操作パネル５、印刷インタフェース４３、読み取りインタフェース４４、ユーザーＩＤ読取部４６等が接続されている。印刷インタフェース４３には、画像形成部２０が接続されている。読み取りインタフェース４４には、スキャナ４５が接続されている。
【００４０】
制御部３０は、ＯＳ（Operating System）プログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラム等のプログラムを実行する。制御部３０によって実行される各部の処理は後述する。
【００４１】
ＲＯＭ３１には各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従って制御部３０が処理を実行することで画像形成装置本体３の各機能が実現される。
ＲＡＭ３２は制御部３０がプログラムを実行する際に各種のデータ、画像形成用データを一時的に格納するワークメモリとして使用される。
不揮発メモリ３３には各種の設定が保存される。
ＨＤＤ３４には、通信インタフェース３５がＰＣ端末Ｔ１から受信したメールＭ１に添付される資料、ユーザーＵ毎に設定されたユーザーＩＤ、パスワード等の各種テーブルが格納される。
通信インタフェース３５は、ネットワークＮを通じて、ＰＣ端末Ｔ１からメールＭ１を受信することが可能である。
【００４２】
操作パネル５は、操作部４１と表示部４２を備える。
操作部４１は、スタートボタン等の各種操作スイッチ、表示部４２の表示面上に設けられたタッチパネル等で構成される。ユーザーＵは、操作部４１を用いて、画像形成装置２に対する指示（印刷指示等）を行う。タッチパネルは、タッチペンや指等で押下された座標位置を検出する。また、フリック操作、ドラッグ操作、スクロールバーに対する操作等を検出する。
表示部４２は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等で構成され、各種の操作画面、設定画面等を表示する機能を果たす。表示部４２は、所定の表示型式に従って開催情報を表示する。操作パネル５に表示される画面の例は、後述する図１１と図１２に示す。
【００４３】
印刷インタフェース４３には、画像形成部２０が接続されており、制御部３０で作成された画像形成用データが画像形成部２０に送信される。
画像形成部２０は、制御部３０の制御により、画像形成用データに基づいて画像を用紙に形成する画像形成処理を行う。
【００４４】
読み取りインタフェース４４には、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する機能を果たすスキャナ４５が接続されている。
スキャナ４５は、例えば、ラインイメージセンサと、移動ユニットと、光学経路と、データ変換部等を備えて構成される。ラインイメージセンサは、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取る。移動ユニットは、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる。光学経路は、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラー等からなる。データ変換部は、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する。
【００４５】
ユーザーＩＤ読取部４６は、ユーザーＵがユーザーＩＤ読取部４６にかざしたＩＣ（Integrated Circuit）カード、ユーザーＵが保持するＩＣカード機能を備えた携帯端末Ｔ３等と近接無線通信を行って、ユーザーＩＤを読み取る。ユーザーＩＤ読取部４６が読み取ったユーザーＩＤは、制御部３０に送られる。
【００４６】
図５と図６は、制御部３０及びＨＤＤ３４が備える各部の構成例を示すブロック図である。上述したように画像形成装置２Ａ、２Ｂは主従関係を有する。
図５は、画像形成装置２Ａ、２Ｂの内部構成例を示すブロック図である。
画像形成装置２Ａの制御部３０は、通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４、ログイン処理部５５、開催情報検索部５６、表示制御部５７、出力制御部５８、画像形成用データ作成部５９、連携処理部６０Ａを備える。
画像形成装置２Ｂの制御部３０は、画像形成装置２Ａと同様の構成であるが、連携処理部６０Ａの代わりに連携処理部６０Ｂを備える。
【００４７】
ＨＤＤ３４は、アカウント情報テーブルＤ１、開催情報テーブルＤ２、会議室情報テーブルＤ３、印刷状態テーブルＤ４、キャッシュ記憶部Ｄ５を備える。なお、印刷状態テーブルＤ４は、主の画像形成装置２Ａが有するテーブルであり、従の画像形成装置２Ｂは有していない。
【００４８】
通知情報受信部５１は、ＰＣ端末Ｔ１から送信されたメールＭ１を通知情報として受信する。通知情報には、会議の開催情報及び資料が含まれ、会議に参加する受信者と共に自装置（画像形成装置２Ａ）に同報送信される。通知情報受信部５１が受信可能な通知情報には、メールＭ１だけでなく、一般的な会議システムが有する通知機能により発行された情報も含まれる。
【００４９】
通知情報解析部５２は、通知情報受信部５１が受信したメールＭ１を解析し、メールＭ１から開催情報を抽出する。開催情報には、例えば、会議名称、開催日時（開始時間及び終了時間）、開催場所等が含まれる。メールＭ１には、所定の表記で開催情報が記載されているため、通知情報解析部５２は、この表記に従ってメールＭ１から開催情報を抽出可能である。また、通知情報解析部５２は、メールＭ１の受信者への送信先に宛先又はＣｃのいずれが指定されたかを送信先情報の表記に従って解析し、メールＭ１から受信者のメールアドレスを取得することが可能である。そして、通知情報解析部５２は、メールＭ１の宛先、Ｃｃに指定されたメールアドレスより、会議の必須参加者と任意参加者を把握することができる。
【００５０】
アカウント変換部５３は、アカウント情報テーブルＤ１（アカウント情報記憶部の一例）を参照し、通知情報解析部５２が解析したメールＭ１の受信者のメールアドレスを、画像形成装置２Ａを使用可能なユーザーＵ毎に割り当てられるＭＦＰアカウント（後述する図６を参照）に変換する。
【００５１】
開催情報編集部５４は、メールＭ１の受信者のメールアドレスに紐付けて開催情報を開催情報テーブルＤ２（開催情報記憶部の一例）に保存する。このとき、開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２が抽出した会議の開催情報、資料、アカウント変換部５３が変換した会議の参加者のＭＦＰアカウントを開催情報テーブルＤ２に保存する。このとき、開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２により解析されたメールＭ１の送信先が宛先である場合に、受信者が資料の印刷を必須とすることを示す情報を開催情報テーブルＤ２に保存する。また、開催情報編集部５４は、メールＭ１の送信先が複写である場合に、受信者が資料の印刷を任意とすることを示す情報を開催情報テーブルＤ２に保存する。
【００５２】
また、開催情報編集部５４は、今回受信したメールＭ１から取得された開催情報が、前回までに受信したメールＭ１から解析された開催情報と同じ内容であって、メールＭ１に新たな資料が含まれている場合には、開催情報テーブルＤ２に記憶される資料を新たな資料に更新する。このとき、開催情報編集部５４は、例えば、以前に主催者Ｕ（Ｅ）から送信されたメールＭ１の開催情報と同じスケジュール、件名のメールＭ１を受信したかどうかを判断している。なお、開催情報編集部５４は、新たな資料により、以前の資料を置き換えてもよいし、以前の資料と新たな資料を共に履歴として保存してもよい。
【００５３】
また、通知情報解析部５２がメールＭ１を解析した結果、例えば、件名又は本文に「中止」という文字が入っているメールＭ１が、以前に主催者Ｕ（Ｅ）が送信したメールＭ１の返信メールである場合がある。この場合、開催情報編集部５４は、メールＭ１が会議の中止案内であると判断することができるため、開催情報テーブルＤ２に保存していた開催情報の該当レコードに中止マークを付加する。このため、ユーザーＵが画像形成装置２Ａにログインしたときに操作パネル５に表示される画面には、会議が中止になったことが表示される。
【００５４】
また、参加者として送信先に指定されていたユーザーＵがメールＭ１に対する返信メールに、会議の不参加を書き込むことがある。この場合、開催情報編集部５４は、返信メールを送信したユーザーＵが参加する予定であった会議の開催情報を開催情報テーブルＤ２から検索し、開催情報テーブルＤ２の該当レコードにユーザーＵが不参加である旨の情報を書き込む。
【００５５】
また、開催情報編集部５４は、有効期間（例えば、会議の開始前一定期間から会議の終了時間まで）、又は会議の終了時間から所定時間（例えば、１日）が経過した後、この会議の開催情報及び資料を含むレコードを開催情報テーブルＤ２から削除する。このため、操作パネル５に削除された会議の開催情報は表示されなくなる。ただし、開催情報編集部５４は、会議の件名や開催日時等を図示しない履歴テーブルに保存することにより、会議の履歴を検索可能としてもよい。
【００５６】
ログイン処理部５５は、アカウント情報テーブルＤ１を参照し、ユーザーＩＤ読取部４６がＩＣカードから読み取ったユーザーＩＤに予め紐付けられているＭＦＰアカウントを特定する。そして、ログイン処理部５５は、特定したＭＦＰアカウントに基づいて、メールＭ１の受信者であるユーザーＵが画像形成装置２Ａにログインするための認証処理を行う。
【００５７】
開催情報検索部５６は、ログイン処理部５５によってログイン処理が行われた受信者に関連する開催情報及び資料を開催情報テーブルＤ２から検索する。開催情報テーブルＤ２から開催情報及び資料を検索する際には、ログイン処理によって特定されたＭＦＰアカウントが用いられる。このため、ユーザーＵが参加する会議が複数である場合、開催情報検索部５６は、開催情報テーブルＤ２から複数のレコードを検索する。
【００５８】
表示制御部５７は、開催情報検索部５６が検索したユーザーＵが参加する会議の開催情報を所定の表示型式に従って表示部４２に表示する制御を行うと共に、操作部４１からの指示を出力制御部５８に送る。このとき、表示制御部５７は、開催情報テーブルＤ２を参照して、受信者が資料の印刷を必須又は任意とする情報を表示部４２に表示することが可能である。このため、表示部４２の画面には、資料の印刷が必須又は任意であることを示す情報、ユーザーＵが参加すべき会議の件数等が表示される。また、表示制御部５７は、会議室情報テーブルＤ３（会場情報記憶部の一例）を参照し、会議が開催される会議室に関する情報を操作パネル５に表示する制御を行う。また、表示制御部５７は、更新前後の資料を並べて提示することにより、ユーザーＵが印刷しようとする資料を選択することも可能としている。なお、表示制御部５７は、ユーザーＵが会議の必須参加者であるか、任意参加者であるかによって、ユーザーＵがログインした際に操作パネル５に表示する画面（後述する図１１Ａと図１２Ｃを参照）を変えることができる。
【００５９】
また、表示制御部５７は、印刷状態テーブルＤ４から、資料の出力を指示した受信者に関する情報を読出し、表示部４２に表示する制御（後述する図１２Ｃを参照）を行うことも可能である。このとき、表示制御部５７は、画像形成装置２Ａにログインした他のユーザーＵに対して、資料の出力が代行された他のユーザーＵの情報を表示部４２に表示する（後述する図１２Ｃを参照）ことができる。
【００６０】
そして、表示制御部５７は、ユーザーＵが操作パネル５を通じて入力した操作指示を出力制御部５８に送る。この操作指示は、主に会議で使用される資料の印刷を指示するものである。ただし、操作指示には、ユーザーＵが資料の印刷を不要とする指示が含まれる場合がある。表示制御部５７は、資料の印刷を不要とする指示を受けると、開催情報テーブルＤ２の中止フィールドのフラグを立てる処理を行う（後述する図８と図１０を参照）。
【００６１】
出力制御部５８は、画像形成用データの有効期間内にキャッシュ記憶部Ｄ５に画像形成用データが記憶されている場合には、キャッシュ記憶部Ｄ５から読出した画像形成用データに基づいて、資料の出力を制御する。このとき出力制御部５８は、表示制御部５７から受け取った資料の印刷指示に基づいて、開催情報テーブルＤ２から資料を取得する。そして、出力制御部５８は、資料の画像形成処理を行わせるための印刷ジョブを生成し、この印刷ジョブを画像形成用データ作成部５９に出力して、資料の印刷出力を制御する。この印刷ジョブには、資料の印刷部数、割り付け印刷等の印刷設定が含まれる。また、出力制御部５８は、現在日時から会議の開催日時までの期間が所定期間（例えば、１日）未満である場合、又は現在日時が会議の開催期間内である場合に、他の印刷ジョブより優先して資料の出力を行うように制御することも可能である。
【００６２】
なお、出力制御部５８は、表示制御部５７の制御を行うことなく、資料の画像形成処理を行わせるための印刷ジョブを生成することも可能である。例えば、ユーザーＵが会議の開始時間まで３０分以内にログインした場合には、ユーザーＵができるだけ早く資料の印刷をしたいと考えられる。このような場合に出力制御部５８は、開催情報検索部５６によって検索された開催情報に対応する資料の画像形成用データに基づいて、資料の出力を制御する。このため、ユーザーＵは操作パネル５にて資料の選択を行わなくても、画像形成装置２Ａが直ちに印刷した資料を取得することが可能となる。
【００６３】
画像形成用データ作成部５９は、ユーザーＵによって印刷指示が行われた資料にラスタライズ処理等を行って画像形成用データを作成し、保存指示がある場合には、有効期間にわたってキャッシュ記憶部Ｄ５に画像形成用データを有効期間にわたって一時的に保存する。この画像形成用データには、一度行った計算結果やラスタライズ処理の結果等が含まれる。保存指示がない場合、画像形成用データ作成部５９は、画像形成用データをキャッシュ記憶部Ｄ５に保存することなく、画像形成部２０に渡す。このため、画像形成部２０による処理が終了した後、画像形成用データが削除される。
【００６４】
以下の説明では、キャッシュ記憶部Ｄ５に保存された画像形成用データを「キャッシュデータ」とも呼ぶ。また、画像形成用データ作成部５９は、画像形成用データの有効期間を経過した後、又は削除指示により、出力制御部５８の制御により、キャッシュデータを削除する制御を行う。なお、全てのユーザーＵが資料を印刷し、不要の表明をした場合においても、出力制御部５８が資料及びキャッシュデータを削除する制御を行う。
【００６５】
画像形成部２０（図３を参照）は、画像形成用データ作成部５９により作成された画像形成用データを用いて用紙に画像を形成する。このとき、画像形成用データは、キャッシュ記憶部Ｄ５から読出され、又は画像形成用データ作成部５９から渡されたものである。そして、排紙トレイ２４に画像が形成された用紙が印刷物として排出される。なお、印刷ジョブに後処理が設定されている場合には、後処理装置ＦＮによって後処理が行われた用紙が、排紙トレイ２４に印刷物として排出される。
【００６６】
連携処理部６０Ａ（第１連携処理部の一例）は、画像形成装置２Ｂの連携処理部６０Ｂとの間で通信を行い、データ及び処理を連携する。連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂからの問合せ、回答、印刷済み通知等の情報を受信する。そして、連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂから要求された資料及び開催情報を開催情報テーブルＤ２から読出して画像形成装置２Ｂに送信する。また、連携処理部６０Ａは、操作パネル５から入力されたり、有効期間が経過したりしたことによる、資料及びキャッシュデータの削除指示を画像形成装置２Ｂに送信する。
【００６７】
また、連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂから開催情報及び資料の取得を要求された場合に、開催情報検索部５６を介して、開催情報テーブルＤ２から開催情報及び資料を取得し、この開催情報及び資料を画像形成装置２Ｂに送信する。また、連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂから受信した、画像形成装置２Ｂより資料の出力を行ったユーザーＵの情報に基づいて、印刷状態テーブルＤ４を更新する。また、連携処理部６０Ａは、ユーザーＵが、他のユーザーＵを代行して資料を出力したことを示す他のユーザーＵの情報（印刷済み通知）を画像形成装置２Ｂより受信した場合においても、印刷状態テーブルＤ４を更新する。
【００６８】
一方、連携処理部６０Ｂ（第２連携処理部の一例）は、ユーザーＵのログイン処理がログイン処理部５５によって行われた後に、開催情報検索部５６が開催情報テーブルＤ２を検索した結果、このユーザーＵが参加する会議の開催情報及び資料が開催情報テーブルＤ２に格納されていないことが判明した場合に、画像形成装置２Ａに開催情報及び資料の取得要求を行う。そして、連携処理部６０Ｂは、画像形成装置２Ａから受信した開催情報及び資料を開催情報テーブルＤ２に保存する。
【００６９】
また、連携処理部６０Ｂは、画像形成装置２Ｂが資料を印刷したユーザーＵに関する情報の取得要求、又はキャッシュ記憶部Ｄ５に格納された資料の画像形成用データの削除指示を画像形成装置２Ａから受信する。そして、連携処理部６０Ｂは、開催情報検索部５６を通じて、開催情報テーブルＤ２より、資料を印刷したユーザーＵに関する情報（例えば、ＭＦＰアカウント）を取得し、ユーザーＵに関する情報を印刷済み通知として、画像形成装置２Ａに送信する。また、連携処理部６０Ｂは、画像形成装置２Ａからの削除指示に基づき、又は画像形成装置２Ａから指示された有効期間を経過した後、画像形成用データを削除する。また、連携処理部６０Ｂは、ユーザーＵが、他のユーザーＵを代行して資料を出力したことを示す他のユーザーＵの情報（印刷済み通知）を画像形成装置２Ａに通知することも可能である。
【００７０】
次に、メールＭ１に含まれる開催情報について、図６と図７を参照して説明する。
図６は、メールＭ１の内容を示す説明図である。
図７は、メールＭ１のヘッダーの一部を示す説明図である。
【００７１】
主催者Ｕ（Ｅ）から参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）に届いたメールＭ１は、件名、送信者、宛先、Ｃｃ、添付、本文の各欄を含んで構成される。
件名欄には、会議名称として、例えば「Ｐ会議」が開催されることを示す「P-meeting」が示されている。
送信者欄には、メールＭ１を送信した主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示されている。
【００７２】
宛先欄には、メールＭ１の送信先として宛先が指定された参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示されている。
Ｃｃ欄には、メールＭ１の送信先としてＣｃ（複写）が指定された参加者Ｕ（Ｄ）と、画像形成装置２のメールアドレスが記載されている。ここでは、例えば、画像形成装置２ＡのメールアドレスがＣｃ欄に記載されているものとする。
添付欄には、メールＭ１に添付された資料（Ｐ会議で使用される資料Ｐ１）が示されている。
【００７３】
本文欄には、メールＭ１の本文が示されている。この本文には、開催日時項目、開催場所項目、印刷項目が記載されており、各項目に下線で示された箇所に、Ｐ会議の開始時間及び終了時間を含む開催日時、開催場所、資料Ｐ１の印刷任意又は必須の区別が記載されている。このように所定の表記に従って、各項目の下線で示された箇所に特定の内容が記載されるようにメールＭ１が構成される。
【００７４】
なお、メールＭ１に添付された資料について、印刷が必須又は任意であることを決まった表記によりメールＭ１の本文中に指定してもよい。この表記として、「印刷必須：［ファイル名］」／「［ファイル名］は印刷しなくても構いません」、「［添付ＡＡＡＡ．ｘｌｓ］は印刷してきて下さい」等のキーワードを用いた表記がある。この表記例では、［ファイル名］、［ＡＡＡＡ．ｘｌｓ］だけを任意の名称に置き換えることが可能である。また、資料の印刷が必須又は任意であることを示す情報を資料名に付してもよい。
【００７５】
そして、図７には、メールＭ１のＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extension）ヘッダーの表記例が示される。メールＭ１のヘッダーには、Ｆｒｏｍ欄にメールＭ１の送信元である主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示され、Ｔｏ欄にメールＭ１の宛先である必須参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示される。そして、Ｃｃ欄に、任意参加者Ｕ（Ｄ）、画像形成装置２のメールアドレスが示される。また、Ｓｕｂｊｅｃｔ欄にメールＭ１の件名が示される。
【００７６】
このため、通知情報解析部５２は、図６に示すメールＭ１に所定の表記で記載された開催情報に基づいて、会議の会議名称、開催日時、開催場所、資料Ｐ１の印刷が任意又は必須であることを取得することが可能である。また、通知情報解析部５２は、図７に示すメールＭ１のヘッダーに基づいて、メールＭ１の送信先に設定された宛先とＣｃのメールアドレスを取得することが可能となる。そして、開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２によって取得された会議の会議名称、開催日時、開催場所、資料Ｐ１の印刷が任意又は必須であることを開催情報として開催情報テーブルＤ２に保存することが可能となる。
【００７７】
図８は、中止連絡メールの一例を示す説明図である。
会議の開催を参加者に通知するメールＭ１が送信された後に、会議の内容が変更されたときには、メールＭ１に対する返信メールとして参加者に変更内容が通知される。この返信メールには、新たな資料が追加されたり、参加者に中止連絡が行われたりする。中止連絡メールの本文には、所定の表記に従って、Ｓ会議を中止することが記載されている。
【００７８】
この場合、通知情報解析部５２は、返信メールを解析してＳ会議の中止を抽出する。開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２によって解析された開催情報に会議の中止案内が含まれる場合には、開催情報テーブルＤ２に保存されている開催情報に中止を示す情報を付加する。このとき、開催情報テーブルＤ２に格納されるＳ会議の中止フィールドにフラグが立てられる（後述する図１０では、Ｓ会議の中止が丸印で表現される）。このため、表示制御部５７は、参照した開催情報テーブルＤ２の開催情報に中止を示す情報が付加されていれば、表示部４２に会議が中止されたことを表示するよう制御する。
【００７９】
次に、各テーブルの構成例について、図９と図１０を参照して説明する。
図９は、アカウント情報テーブルＤ１、会議室情報テーブルＤ３、印刷状態テーブルＤ４の構成例を示す説明図である。
図１０は、開催情報テーブルＤ２の構成例を示す説明図である。
【００８０】
アカウント情報テーブルＤ１に格納されるレコードは、ユーザーＵ毎に特定の値を持つ。アカウント情報テーブルＤ１は、ＭＦＰアカウント、メールアドレス、ユーザーＩＤの各フィールドを持つ。
ＭＦＰアカウントフィールドには、画像形成装置２を使用するユーザーＵを一意に識別するためのＭＦＰアカウントが格納される。
メールアドレスフィールドには、ユーザーＵが使用可能なメールアドレスが格納される。
ユーザーＩＤフィールドには、ユーザーＵが持つＩＣカード等に記録され、ユーザーＵを一意に識別するためのユーザーＩＤが格納される。
このようにＭＦＰアカウント、メールアドレス、ユーザーＩＤは、ユーザーＵ毎に紐付けられている。
【００８１】
会議室情報テーブルＤ３は、会議が開催される会場に付属する設備に関する情報を保存する。会議室情報テーブルＤ３に格納されるレコードは、会議室毎に特定の値を持つ。会議室情報テーブルＤ３は、会議室名称、付属設備、地図の各フィールドを持つ。
会議室名称フィールドには、会議室の名称が格納される。
付属設備フィールドには、会議室に付属する設備（例えば、白板、プロジェクター、画像形成装置２等）の情報が格納される。
地図フィールドには、会議室の所在地を示す地図ファイルが格納される。
【００８２】
印刷状態テーブルＤ４は、資料の出力を行ったユーザーＵ毎に、資料の印刷状態を保存する。このため、印刷状態テーブルＤ４は、会議名称、ＭＦＰアカウント、印刷状態の各フィールドを持つ。
会議名称フィールドには、開催予定の会議の名称が格納される。
ＭＦＰアカウントフィールドには、ユーザーＵを一意に特定するためのＭＦＰアカウントが格納される。
印刷状態フィールドには、ある会議において、ユーザーＵが資料を印刷したかどうかを示す印刷状態が格納される。印刷状態フィールドには、ユーザーＵが資料を印刷していれば「印刷済み」が格納され、ユーザーＵが資料を印刷してなければ「未印刷」が格納される。また、ユーザーＵが資料の印刷を不要と表明していれば「不要」が格納される。
【００８３】
図１０に示す開催情報テーブルＤ２は、会議の開催情報と、会議で用いられる資料を保存する。開催情報テーブルＤ２の会議毎のレコードは、通知情報解析部５２によって解析されたメールＭ１の開催情報、アカウント変換部５３によって変換されたＭＦＰアカウント等を格納する。開催情報テーブルＤ２は、画像形成装置２がメールＭ１を受信する度に内容が更新される。
【００８４】
開催情報テーブルＤ２は、会議名称、開催日時、開催場所、必須参加者、任意参加者、資料、更新日時、印刷、印刷済、中止、不要、不参加の各フィールドを持つ。
会議名称フィールド、開催日時フィールド、開催場所フィールドには、それぞれ会議室の名称、会議の開催日時、会議の開催場所の情報が格納される。
必須参加者フィールド、任意参加者フィールドには、それぞれ会議の必須参加者、任意参加者のＭＦＰアカウントが格納される。
資料フィールドには、会議で使用される資料の情報が格納される。
更新日時フィールドには、各会議のレコードが最後に更新された日時が格納される。
印刷フィールドには、会議に使用される資料の印刷が必須又は任意のいずれであるかが格納される。
印刷済フィールドには、資料を印刷したユーザーＵのＭＦＰアカウントが格納される。
中止フィールドには、会議が中止となったことを示すフラグが格納される。
不要フィールドには、資料の印刷を不要と指示したユーザーＵのＭＦＰアカウントが格納される。
不参加フィールドには、会議に不参加を表明したユーザーＵのＭＦＰアカウントが格納される。
【００８５】
図１０の上側に示される更新前の開催情報テーブルＤ２には、Ｐ、Ｑ、Ｒ、Ｓ会議の内容を示す４つのレコードが格納されている。各レコードが開催情報テーブルＤ２に新規保存された日時が更新日時フィールドに格納される。
【００８６】
図１０の下側に示される更新後の開催情報テーブルＤ２は、更新前の開催情報テーブルＤ２から所定時間経過した後のレコードの状態を表している。各レコードの内容が更新された日時が更新日時フィールドに格納される。
【００８７】
更新後の開催情報テーブルＤ２より以下のことが分かる。
例えば、Ｐ会議のレコードでは、参加者Ｕ（Ｂ）により資料Ｐ１の印刷不要が指示され、参加者Ｕ（Ｄ）により会議の不参加が表明されている。また、参加者Ｕ（Ａ）、主催者Ｕ（Ｅ）の資料Ｐ１が印刷済みである。
Ｑ会議のレコードでは、新たな資料Ｑ２のレコードが追加されている。図１０では、更新前の資料Ｑ１を残すため、新たな資料Ｑ２のレコードが追加されているが、レコードを追加することなく更新前の資料Ｑ１が新たな資料Ｑ２に上書きされてもよい。また、参加者Ｕ（Ｂ）、（Ｃ）は、既に資料Ｐ２を印刷済である。
【００８８】
Ｒ会議のレコードでは、参加者Ｕ（Ｂ）により資料Ｒ１の印刷不要が指示され、参加者Ｕ（Ｂ）により会議の不参加が表明されている。また、参加者Ｕ（Ａ）により既に資料Ｒ１が印刷済である。
Ｓ会議のレコードでは、図中に丸印で示すように、中止フィールドのフラグがオンされたことにより、Ｓ会議が中止になっている。
【００８９】
図１１と図１２は、操作パネル５に表示される各画面の表示例を示すユーザー・インターフェイス図である。画像形成装置２にログインしたユーザーＵに提示される開催情報は、会議の日時、場所、参加者の参加が必須又は任意であるか等によって、必要に応じて段階的に詳細度を変えて提示される。以下に各画面の表示例について説明する。
【００９０】
図１１Ａは、簡易表示画面Ｗ１の表示例を示す。簡易表示画面Ｗ１は、現在日時から開催日時までの期間が所定期間以上である会議の開催情報を表示部４２に簡易表示する表示型式であり、ユーザーＵに開催情報の有無を簡易的に知らせるために用いられる。送信先がＣｃであるメールアドレスによって示されるユーザーＵが任意参加者である場合に、表示制御部５７は、ユーザーＵがログインした後、操作パネル５に簡易表示画面Ｗ１を表示する制御を行う。なお、表示制御部５７は、直近の会議が明日以降である場合には、操作パネル５のログイン後の初期画面として簡易表示画面Ｗ１を表示する制御を行う。
【００９１】
この簡易表示画面Ｗ１は、ユーザー名表示欄Ｗ２、開催情報表示欄Ｗ３、会議数表示ボタンＷ４、機能選択欄Ｗ５を備える。
ユーザー名表示欄Ｗ２は、画像形成装置２にログインしているユーザーＵのユーザー名を表示する。ここでは、ユーザー名とＭＦＰアカウントが同じ表記であるが、異なる表記であってもよい。
開催情報表示欄Ｗ３は、ユーザーＵが参加する会議の開催情報の有無を表示する。
【００９２】
会議数表示ボタンＷ４は、ユーザーＵが参加する会議の件数を表示する。例えば、参加者Ｕ（Ａ）であれば、図１０に示したようにＰ会議とＲ会議に必須参加するため、会議の件数は「２」と表示される。そして、参加者Ｕ（Ａ）が会議数表示ボタンＷ４を押すと、図１１Ｂに示す詳細表示画面Ｗ１０がポップアップ表示される。
機能選択欄Ｗ５は、ユーザーＵが資料を印刷する以外の一般操作（コピー、ファックス、スキャン、アプリケーション）を選択するための選択ボタンを表示する。
【００９３】
図１１Ｂは、詳細表示画面Ｗ１０の表示例を示す。詳細表示画面Ｗ１０は、現在日時から開催日時までの期間が所定期間未満である会議の開催情報を表示部４２に詳細表示する表示型式であり、ユーザーＵが参加可能な会議で使用される資料を印刷するために用いられる。詳細表示画面Ｗ１０は、簡易表示画面Ｗ１の上にポップアップ表示される。ユーザーＵは、詳細表示画面Ｗ１０を通じて、資料の印刷を行ったり、資料の印刷が不要であることを指示したりすることが可能である。メールアドレスの送信先が宛先であるユーザーＵは必須参加者であるので、表示制御部５７は、ユーザーＵがログインした後、操作パネル５に詳細表示画面Ｗ１０を直ちに表示する制御を行う。なお、表示制御部５７は、直近の会議が当日である場合には、操作パネル５に最初に詳細表示画面Ｗ１０を表示する制御を行う。なお、ユーザーＵが任意参加者である場合には、詳細表示画面Ｗ１０の表示は行われない。
【００９４】
詳細表示画面Ｗ１０は、開催情報有無表示欄Ｗ１１、開催情報表示欄Ｗ１２、会議室情報表示欄Ｗ１３、会議順番表示部Ｗ１４、印刷ボタンＷ１５、不要ボタンＷ１６、会議選択ボタンＷ１７、要否一覧ボタンＷ１８、閉じるボタンＷ１９を備える。
【００９５】
開催情報有無表示欄Ｗ１１は、ユーザーＵが参加可能な会議がある場合に、ユーザーＵが会議の必須参加者又は任意参加者のいずれであるかをユーザーＵに通知する。
開催情報表示欄Ｗ１２は、ユーザーＵが表示を選択した会議の会議名称、開催日時といった開催情報を表示する。
会議室情報表示欄Ｗ１３は、会議が開催される会議室の名称、プロジェクター又は画像形成装置２の設置有無、会議室の地図を表示する。プロジェクター又は画像形成装置２の設置有無は、会議室情報テーブルＤ３の付属設備フィールドから読出された情報に基づいて表示される。
会議順番表示部Ｗ１４は、詳細表示画面Ｗ１０に表示される開催情報が、ユーザーＵが参加する全ての会議の開催情報のうち、何番目に該当するかを表示する。
【００９６】
印刷ボタンＷ１５は、ユーザーＵが資料の印刷を指示するために用いられる。このとき、表示制御部５７は、会議室情報テーブルＤ３を参照して、開催情報に含まれる会場の付属設備に応じて、資料Ｐ１の印刷が任意又は必須であることを資料Ｐ１と共に表示部４２に表示する。このため、印刷ボタンＷ１５の隣には、ユーザーＵにとって資料の印刷が任意又は必須であることを示す情報が表示される。例えば、資料の印刷が任意である場合、又はプロジェクターが設置されている会議室で会議が行われる場合には、印刷ボタンＷ１５の隣に「任意」と表示される。一方、資料の印刷が必須である場合、又はプロジェクターが設置されていない会議室で会議が行われる場合には、印刷ボタンＷ１５の隣に「必須」と表示される。ユーザーＵが印刷ボタンＷ１５を押すと、図１２Ｄに示す代行印刷画面Ｗ３０が表示される。
【００９７】
不要ボタンＷ１６は、資料の印刷が任意であるときに、ユーザーＵが資料の印刷の要否を選択するために用いられる。ユーザーＵが不要ボタンＷ１６を押すと、画像形成装置２に対して、ユーザーＵは資料の印刷が不要である旨の指示を行うことができる。この指示により、開催情報テーブルＤ２の不要フィールドには、印刷不要の指示を行ったユーザーＵのＭＦＰアカウントが書き込まれる。
【００９８】
会議選択ボタンＷ１７は、ユーザーＵが参加可能な会議を選択するために用いられる。会議選択ボタンＷ１７には、「前の会議」と「次の会議」が選択可能に表示される。例えば、参加者Ｕ（Ａ）が参加可能な会議がＰ会議とＲ会議であって、操作パネル５にＰ会議の詳細情報が表示されていれば、参加者Ｕ（Ａ）が「次の会議」を選択するとＲ会議の詳細情報に更新して表示される。
要否一覧ボタンＷ１８は、図１２Ｃに示す印刷状況一覧画面Ｗ２０を表示するために用いられる。
閉じるボタンＷ１９は、詳細表示画面Ｗ１０を閉じるために用いられる。詳細表示画面Ｗ１０が閉じると、図１１Ａに示した簡易表示画面Ｗ１が表示される。
【００９９】
図１２Ｃは、印刷状況一覧画面Ｗ２０の表示例を示す。印刷状況一覧画面Ｗ２０は、資料を印刷済であるユーザーＵと、資料の印刷を不要と指示したユーザーＵを主催者Ｕ（Ｅ）が確認するために用いられる。この確認は、主催者Ｕ（Ｅ）だけでなく、参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）も行える。そして、表示制御部５７は、開催情報テーブルＤ２を参照して、会議毎に資料Ｐ１の印刷状況を表示部４２に一覧表示する制御を行うことが可能である。
【０１００】
印刷状況一覧画面Ｗ２０は、開催情報表示欄Ｗ２１、会議順番表示部Ｗ２２、参加者表示欄Ｗ２３、不参加表示欄Ｗ２４、印刷済表示欄Ｗ２５、印刷要否表示欄Ｗ２６、会議選択ボタンＷ２７、閉じるボタンＷ２８を備える。
開催情報表示欄Ｗ２１は、会議の開催情報を表示するために用いられる。
会議順番表示部Ｗ２２は、印刷状況一覧画面Ｗ２０に表示される開催情報が、ユーザーＵが参加する全ての会議の開催情報のうち、何番目に該当するかを表示する。
【０１０１】
参加者表示欄Ｗ２３は、会議の必須参加者と任意参加者のユーザー名を表示する。ここでも、ユーザー名とＭＦＰアカウントが同じ表記であるが、異なる表記であってもよい。
不参加表示欄Ｗ２４は、会議に不参加であることを表明したユーザーＵを表示する。例えば、Ｐ会議に不参加であることを表明した参加者Ｕ（Ｄ）の行には、「不参加」と表示される。
【０１０２】
印刷済表示欄Ｗ２５は、既に資料を印刷したユーザーＵを表示する。例えば、資料Ｐ１を印刷した参加者Ｕ（Ａ）、主催者Ｕ（Ｅ）の行には、「済み」と表示される。なお、主催者Ｕ（Ｅ）の資料は、図１２Ｄに示すように参加者Ｕ（Ａ）によって代行印刷されているので、印刷済表示欄Ｗ２５に「代行印刷済み」のように表示することで、主催者Ｕ（Ｅ）の資料が代行印刷されたことを示してもよい。
【０１０３】
印刷要否表示欄Ｗ２６は、ユーザーＵが指示した資料の印刷の要否を表示する。例えば、資料の印刷を不要と指示した参加者Ｕ（Ｂ）の行には、「不要」と表示される。
会議選択ボタンＷ２７は、ユーザーＵが参加可能な会議を選択するために用いられる。
閉じるボタンＷ２８は、印刷状況一覧画面Ｗ２０を閉じるために用いられる。印刷状況一覧画面Ｗ２０が閉じると、図１１Ｂに示した詳細表示画面Ｗ１０が表示される。
【０１０４】
図１２Ｄは、代行印刷画面Ｗ３０の表示例を示す。代行印刷画面Ｗ３０は、画像形成装置２ＡにログインしたユーザーＵ（例えば、参加者Ｕ（Ａ））が、未印刷であるユーザーＵ（例えば、主催者Ｕ（Ｅ））の資料を、この主催者Ｕ（Ｅ）に代わって印刷することを可能とする。
【０１０５】
代行印刷画面Ｗ３０は、資料表示欄Ｗ３１、参加者選択欄Ｗ３２、印刷ボタンＷ３３、閉じるボタンＷ３４を備える。
資料表示欄Ｗ３１は、参加者Ｕ（Ａ）が印刷しようとする資料の情報を表示するために用いられる。
参加者選択欄Ｗ３２は、参加者Ｕ（Ａ）が資料の印刷指示を行う際に、代行印刷する主催者Ｕ（Ｅ）を選択するために用いられる。参加者選択欄Ｗ３２には、Ｐ会議に参加可能な複数の参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）、主催者Ｕ（Ｅ）の名前と共に、ラジオボタンが表示される。参加者Ｕ（Ａ）のラジオボタンと、代行印刷が選択された主催者Ｕ（Ｅ）のラジオボタンは黒く表示される。
【０１０６】
印刷ボタンＷ３３は、参加者Ｕ（Ａ）が資料の印刷を指示するために用いられる。印刷ボタンＷ３３が押されると、参加者Ｕ（Ａ）の資料だけでなく、代行印刷を選択した主催者Ｕ（Ｅ）のための資料についても印刷指示を併せて行うことができる。
閉じるボタンＷ３４は、代行印刷画面Ｗ３０を閉じるために用いられる。代行印刷画面Ｗ３０が閉じると、図１１Ｂに示した詳細表示画面Ｗ１０が表示される。
【０１０７】
次に、画像形成装置２Ａ、２Ｂの処理の概要について説明する。
図１３は、画像形成装置２Ａ、２Ｂの処理の概要を示すシーケンス図である。図１３において、画像形成装置２Ａを「主ＭＦＰ」と表し、画像形成装置２Ｂを「従ＭＦＰ」と表す。そして、画像形成装置２Ａには、参加者Ｕ（Ａ）がログインし、画像形成装置２Ｂには、参加者Ｕ（Ｂ）がログインすると想定している。
【０１０８】
始めに、参加者Ｕ（Ａ）が画像形成装置２Ａにログインし（Ｓ１）、自身が参加する会議Ｐの資料Ｐ１を印刷する（Ｓ２）。資料Ｐ１が印刷されたことにより、図９の左側の印刷状態テーブルＤ４に示すように、参加者Ｕ（Ａ）が資料Ｐ１を印刷済みであることが印刷状態テーブルＤ４に記録される（Ｓ３）。そして、画像形成装置２Ａは、有効期間だけ印刷待機状態となる。印刷待機状態では、例えば、画像形成部２０内のヒーター等を保温しているため、画像形成部２０が資料Ｐ１の印刷をすぐに開始することが可能となる。
【０１０９】
次に、参加者Ｕ（Ｂ）が画像形成装置２Ｂにログインする（Ｓ４）。ここで、画像形成装置２ＢはメールＭ１の送信先に含まれていなければ、画像形成装置２Ｂの開催情報検索部５６が開催情報テーブルＤ２を検索しても、資料Ｐ１を読出すことができない。この場合、画像形成装置２Ｂの連携処理部６０Ｂが画像形成装置２Ａに対して、会議Ｐの開催情報を問い合せる（Ｓ５）。
【０１１０】
画像形成装置２Ａの連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂから開催情報の問合せを受けると、開催情報テーブルＤ２から会議Ｐの開催情報を検索し、開催情報を画像形成装置２Ｂに送信する（Ｓ６）。画像形成装置２Ｂの連携処理部６０Ｂは、画像形成装置２Ａから開催情報を受信すると、表示制御部５７に開催情報を渡す。そして、表示制御部５７が、図１１Ａに示す操作パネル５に簡易表示画面Ｗ１を表示する。参加者Ｕ（Ｂ）は、この簡易表示画面Ｗ１を通じて印刷操作を行う（Ｓ７）。
【０１１１】
参加者Ｕ（Ｂ）により印刷操作が行われると、開催情報検索部５６は、開催情報テーブルＤ２に資料Ｐ１があるか否かを判定する（Ｓ８）。開催情報テーブルＤ２に資料Ｐ１がないと判定した場合（Ｓ８のＮＯ）、連携処理部６０Ｂは、画像形成装置２Ａに資料の転送要求を送信する（Ｓ９）。
【０１１２】
画像形成装置２Ａの連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂより資料Ｐ１の転送要求を受信すると、画像形成装置２Ａの開催情報テーブルＤ２から取得した資料Ｐ１を画像形成装置２Ｂに転送する。このとき、連携処理部６０Ａは、資料Ｐ１のキャッシュデータを保存する指示、及びキャッシュデータを自動的に削除するための自動削除時間（有効期間の一例）の指定をも画像形成装置２Ｂに送信する（Ｓ１０）。キャッシュデータを保存する指示とは、例えば、会議開催中など、印刷待機状態が設定された場合などにキャッシュデータを削除せずにキャッシュ記憶部Ｄ５に保存したままとする指示のことである。
【０１１３】
画像形成装置２Ｂの連携処理部６０Ｂが画像形成装置２Ａから資料Ｐ１を受信した場合（Ｓ１１）、又は、画像形成装置２Ｂの開催情報テーブルＤ２に資料があると判定した場合（Ｓ８のＹＥＳ）には、出力制御部５８が資料Ｐ１の出力制御を行い、画像形成用データ作成部５９が資料Ｐ１から画像形成用データを作成する（Ｓ１２）。そして、画像形成用データ作成部５９は、キャッシュ記憶部Ｄ５に資料Ｐ１の画像形成用データをキャッシュデータとして一時的に保存する（Ｓ１３）。このとき、画像形成装置２Ｂは、資料Ｐ１の印刷をすぐに開始することが可能な印刷待機状態となる。
【０１１４】
画像形成部２０は、キャッシュ記憶部Ｄ５から読出した画像形成用データにより用紙に画像を形成する印刷処理を行う（Ｓ１４）。キャッシュ記憶部Ｄ５に画像形成用データが保存されると、参加者Ｕ（Ｂ）以外のユーザーＵ（例えば、参加者Ｕ（Ｃ））がログインし、資料Ｐ１の出力を指示した際には、キャッシュ記憶部Ｄ５から読出された資料Ｐ１の画像形成用データにより印刷処理が行われる。
【０１１５】
次に、画像形成装置２Ｂの連携処理部６０Ｂは、画像形成装置２Ａに対して、参加者Ｕ（Ｂ）が資料Ｐ１を印刷済みであることを通知する（Ｓ１５）。画像形成装置２Ａは、参加者Ｕ（Ｂ）が資料Ｐ１を印刷済みであることを、印刷状態テーブルＤ４に記録する（Ｓ１６）。
【０１１６】
その後、会議Ｐに参加する全てのユーザーＵが資料Ｐ１を印刷したことにより、印刷状態テーブルＤ４の印刷状態が全て印刷済みに記録されると、画像形成装置２Ａは、自身が保存する画像形成用データを削除し、印刷待機状態を通常状態に変更する。併せて、画像形成装置２Ａは、画像形成装置２Ｂに対して、画像形成装置２Ｂが保存する画像形成用データの削除を指示する（Ｓ１７）。そして、画像形成装置２Ｂは、画像形成装置２Ａからの削除指示に従い、画像形成用データを削除し（Ｓ１８）、印刷待機状態を通常状態に変更する。このとき、画像形成装置２Ａ、２Ｂは、画像形成用データと共に資料Ｐ１を削除してもよい。
【０１１７】
図１４は、印刷状態テーブルの変化例を示す説明図である。
図１４Ａは、参加者Ｕ（Ａ）がＰ会議の資料Ｐ１を印刷した状態を示しており、このとき、印刷状態テーブルＤ４の参加者Ｕ（Ａ）に対応するＭＦＰアカウント「userA」の印刷状態が「印刷済み」となる。
【０１１８】
次に、参加者Ｕ（Ｃ）が画像形成装置２Ｂにログインし、資料を印刷する操作を行ったとする。ここで、画像形成装置２Ｂには、資料が保存されていないので、画像形成装置２Ｂが画像形成装置２ＡにＰ会議の開催情報及び資料を要求する。このため、（１）に示すように、画像形成装置２Ａが画像形成装置２Ｂに開催情報及び資料を転送する。この処理は、図１３のステップＳ１０に相当する。そして、画像形成装置２Ｂは、画像形成装置２Ａから受信した資料を印刷する。
【０１１９】
その後、（２）に示すように、画像形成装置２Ｂは、画像形成装置２Ａに参加者Ｕ（Ｃ）が資料を印刷済みであることを通知する。この処理は、図１３のステップＳ１５に相当する。そして、画像形成装置２Ａは、印刷状態テーブルＤ４の参加者Ｕ（Ｃ）に対応するＭＦＰアカウント「userC」の印刷状態を「印刷済み」とする。
【０１２０】
なお、画像形成装置２Ａ、２Ｂは、いずれも資料の印刷に用いたキャッシュデータをＰ会議の終了時間までキャッシュ記憶部Ｄ５に保存しておき、他のユーザーＵが行う印刷に備えておく。このため、画像形成装置２Ａから画像形成装置２Ｂに対して、キャッシュデータをキャッシュ記憶部Ｄ５に保存する指示と、キャッシュ記憶部Ｄ５からキャッシュデータを自動的に削除する時間の指示とが、開催情報及び資料に付随して転送される。
【０１２１】
その後、図１４Ｂに示すように、画像形成装置２Ａにて参加者Ｕ（Ｄ）が資料を印刷し、画像形成装置２Ｂにて主催者Ｕ（Ｅ）が資料を印刷したとする。また、参加者Ｕ（Ｄ）は、Ｐ会議に不参加であるが、資料を印刷している。このとき、（３）に示すように、画像形成装置２Ｂから画像形成装置２Ａに主催者Ｕ（Ｅ）が資料を印刷済みであることが通知される。この処理は、図１３のステップＳ１５に相当する。
【０１２２】
この結果、印刷状態テーブルＤ４のＭＦＰアカウント「userA,C,D,E」に対応する参加者Ｕ（Ａ）、Ｕ（Ｃ）、Ｕ（Ｄ）、主催者Ｕ（Ｅ）は資料を印刷済みとなる。なお、参加者Ｕ（Ｂ）は、資料の印刷を不要と入力しているため、印刷状態に「不要」が記録されている。このため、画像形成装置２Ａは、キャッシュ記憶部Ｄ５に保存しているキャッシュデータを削除すると共に、（４）に示すように画像形成装置２Ｂに対してキャッシュデータの削除指示を行う。この処理は、図１３のステップＳ１７に相当する。
画像形成装置２Ｂは、削除指示を受信すると、キャッシュ記憶部Ｄ５からキャッシュデータを削除する。
【０１２３】
次に、制御部３０の詳細な処理例について、図１５と図１６を参照して説明する。
図１５は、画像形成装置２がメールＭ１を受信したときの処理例を示すフローチャートである。この処理は、画像形成装置２Ａ、２Ｂで共通である。
【０１２４】
始めに、通知情報受信部５１は、主催者Ｕ（Ｅ）が送信したメールＭ１を受信する（Ｓ２１）。次に、通知情報解析部５２は、メールＭ１を解析し（Ｓ２２）、メールＭ１に会議の開催情報があるか否かを判定する（Ｓ２３）。
【０１２５】
通知情報解析部５２がメールＭ１に開催情報がないと判定した場合（Ｓ２３のＮＯ）、メールＭ１は会議に関するものではない。このため、ユーザーＵが画像形成装置２にてメールＭ１を開き、ユーザーＵの操作により選択したメールＭ１の印刷することが可能である（Ｓ２６）。その後、ステップＳ２１に戻り、通知情報受信部５１が新たなメールＭ１を受信するまで待機する。
【０１２６】
一方、通知情報解析部５２がメールＭ１に開催情報があると判定した場合（Ｓ２３のＹＥＳ）、アカウント変換部５３は、アカウント情報テーブルＤ１を参照し、メールＭ１に含まれているメールアドレスをＭＦＰアカウントに変換する（Ｓ２４）。そして、開催情報編集部５４は、開催情報テーブルＤ２に開催情報を保存する。既に同じ会議の開催情報が開催情報テーブルＤ２に保存されている場合、開催情報編集部５４は、今回の処理で受信したメールＭ１の開催情報に基づいて、開催情報テーブルＤ２のレコードを更新する（Ｓ２５）。
【０１２７】
図１６は、従の画像形成装置２ＢにログインしたユーザーＵが資料の印刷を指示するときの処理例を示すフローチャートである。なお、主の画像形成装置２Ａの処理は、本フローチャートからステップＳ３２を除いたものとなる。
【０１２８】
ユーザーＵが画像形成装置２Ｂにログインした後、本処理が開始される。このとき、ログイン処理部５５は、アカウント情報テーブルＤ１を参照し、ユーザーＩＤ読取部４６がＩＣカード等から読み取ったユーザーＩＤに基づいてログイン処理を行う。
【０１２９】
次に、開催情報検索部５６は、自装置が持つ開催情報テーブルＤ２を参照し、ログインしたユーザーＵのＭＦＰアカウントが参加者として含まれる会議の開催情報を検索し（Ｓ３１）、開催情報を取得する。開催情報テーブルＤ２に開催情報が無い場合には、連携処理部６０Ｂは、画像形成装置２Ａ（図中では主ＭＦＰと表記する）に対して、ログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報を問合せ（Ｓ３２）、開催情報を取得する。
【０１３０】
そして、開催情報検索部５６は、ユーザーＵが参加する会議の開催情報があるか否かを判定する（Ｓ３３）。開催情報検索部５６は、会議の開催情報がないと判定した場合（Ｓ３３のＮＯ）、画像形成装置２Ｂは通常処理を行った後（Ｓ３４）、本処理を終了する。この通常処理では、例えば、ユーザーＵが画像形成装置２Ｂに印刷要求を行った文書の画像形成処理等が行われる。
【０１３１】
開催情報検索部５６は、会議の開催情報があると判定した場合（Ｓ３３のＹＥＳ）、表示制御部５７は、操作パネル５に表示する開催情報の表示型式を決定する（Ｓ３５）。この表示型式は、ユーザーＵが参加する会議の開催日が当日であれば詳細表示、当日以外であれば簡易表示として決定される。
なお、画像形成装置２Ｂが即時印刷状態である場合には、開催情報検索部５６が会議の開催情報があると判定した時点（Ｓ３３のＹＥＳ）で、操作パネル５に開催情報が表示されることなく直ちに資料（後述する図１９を参照）の印刷が開始される。
【０１３２】
表示制御部５７は、一旦、図１１Ａに示す簡易表示画面Ｗ１の表示データを作成し、操作パネル５に簡易表示画面Ｗ１を表示する。そして、ユーザーＵからの詳細表示画面Ｗ１０の表示指示が行われたか、すなわち簡易表示画面Ｗ１の会議数表示ボタンＷ４が押されると、表示制御部５７は、図１１Ｂに示す詳細表示画面Ｗ１０の表示データを作成し、操作パネル５に詳細表示画面Ｗ１０を表示する（Ｓ３６）。このとき、表示制御部５７は、会議室情報テーブルＤ３を参照し、詳細表示画面Ｗ１０に会議室情報を含めた表示データを作成する。
【０１３３】
次に、表示制御部５７は、詳細表示画面Ｗ１０を通じてユーザーＵが行う指示を判定する（Ｓ３７）。ユーザーＵからの指示が閉じるボタンＷ１９の押下である場合、表示制御部５７は詳細表示画面Ｗ１０を閉じて、本処理を終了する。
指示が印刷ボタンＷ１５の押下である場合、表示制御部５７は、会議に参加するユーザーＵの印刷状態を初期設定する（Ｓ３８）。そして、表示制御部５７は、図１２Ｄに示す代行印刷画面Ｗ３０の表示データを作成し、操作パネル５に代行印刷画面Ｗ３０を表示する（Ｓ３９）。
【０１３４】
次に、表示制御部５７は、代行印刷画面Ｗ３０を通じてユーザーＵが行う指示を判定する（Ｓ４０）。ユーザーＵからの指示が閉じるボタンＷ３４の押下である場合、表示制御部５７は代行印刷画面Ｗ３０を閉じて、ステップＳ３６に処理を移す。このため、操作パネル５には、再び詳細表示画面Ｗ１０が表示される。
【０１３５】
指示が印刷ボタンＷ３３の押下である場合、表示制御部５７は、選択されたユーザーＵ分の資料の印刷を出力制御部５８に指示する（Ｓ４１）。これにより出力制御部５８が画像形成用データ作成部５９に資料の画像形成用データの作成を指示する。そして、画像形成部２０が画像形成用データを用いて用紙に資料の画像を形成する。
【０１３６】
ここで出力制御部５８は、画像形成用データをキャッシュ記憶部Ｄ５に保存する指示があるか否かを判定する（Ｓ４２）。保存する指示があれば（Ｓ４２のＹＥＳ）、出力制御部５８は、画像形成用データ作成部５９に対し、作成した画像形成用データをキャッシュ記憶部Ｄ５に保存する処理を行わせる（Ｓ４３）。一方、保存する指示がなければ（Ｓ４２のＮＯ）、画像形成用データ作成部５９は作成した画像形成用データをキャッシュ記憶部Ｄ５に保存することなく画像形成部２０に渡す。
そして、連携処理部６０Ｂは、選択されたユーザーＵの資料が印刷済みであることを画像形成装置２Ａに通知し（Ｓ４４）、ステップＳ３６に処理を移す。
【０１３７】
ステップＳ４０にてユーザーＵからの指示が、ラジオボタンを押下したことによる代行印刷の対象となるユーザーＵの選択である場合、出力制御部５８は、選択されたユーザーＵのラジオボタンを反転（白から黒への色の変化）させる（Ｓ４５）。そして、再びステップＳ３９に処理を移し、出力制御部５８は、代行印刷が行われるユーザーＵが選択された状態の代行印刷画面Ｗ３０を操作パネル５に表示する。
【０１３８】
ステップＳ３７にて、ユーザーＵが行う指示が会議選択ボタンＷ１７による会議選択指示であれば、表示制御部５７は、ユーザーＵによって選択された「前の会議」又は「次の会議」の詳細表示画面Ｗ１０に表示データを更新する（Ｓ４６）。その後、ステップＳ３６に戻り、表示制御部５７は、「前の会議」又は「次の会議」の詳細表示画面Ｗ１０を操作パネル５に表示する。
【０１３９】
図１７は、主の画像形成装置２Ａが備える連携処理部６０Ａが行う処理の例を示すフローチャートである。
始めに、連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂからの要求を受信し（Ｓ５１）、この要求の種類を判定する（Ｓ５２）。
【０１４０】
ステップＳ５２にて判定した要求が、従の画像形成装置２Ｂからの開催情報の問合せである場合、連携処理部６０Ａは、問合せを受けた開催情報の検索を開催情報検索部５６に指示する。開催情報検索部５６は、画像形成装置２ＢにログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報を、開催情報テーブルＤ２から検索する（Ｓ５３）。そして、連携処理部６０Ａは、開催情報の検索結果を画像形成装置２Ｂに応答する。
【０１４１】
検索結果には、開催情報テーブルＤ２に開催情報が含まれていること、又は開催情報が含まれていないことのいずれかがある。このため、連携処理部６０Ａは、開催情報テーブルＤ２に開催情報が含まれていることを画像形成装置２Ｂに応答する場合、検索した開催情報及び資料と共に、開催情報及び資料を保存するよう画像形成装置２Ｂに指示する（Ｓ５４）。
【０１４２】
ステップＳ５２にて判定した要求が、画像形成装置２Ｂから資料を印刷したユーザーＵによる資料の印刷済み通知である場合、連携処理部６０Ａは、資料を印刷したユーザーＵのＭＦＰアカウントを表示制御部５７に通知する。表示制御部５７は、印刷状態テーブルＤ４に保存されている会議に参加するユーザーＵの印刷状態を更新する（Ｓ５５）。このとき、印刷状態テーブルＤ４に記録されているユーザーＵの印刷状態が「未印刷」から「印刷済み」に更新される。
【０１４３】
次に、連携処理部６０Ａは、表示制御部５７を通じて印刷状態テーブルＤ４に保存されているユーザーＵの印刷状態を読出し、会議に参加する全員のユーザーＵの印刷状態が印刷済み又は印刷不要であるか否かを判定する（Ｓ５６）。いずれかのユーザーＵの印刷状態が未印刷である場合（Ｓ５６のＮＯ）、連携処理部６０Ａは本処理を終了する。
【０１４４】
一方、全員のユーザーＵの印刷状態が印刷済み又は印刷不要である場合（Ｓ５６のＹＥＳ）、連携処理部６０Ａは、表示制御部５７を通じて出力制御部５８にキャッシュデータの削除を指示する（Ｓ５７）。これにより、出力制御部５８は、画像形成用データ作成部５９に対してキャッシュ記憶部Ｄ５に保存されているキャッシュデータを削除する制御を行う。その後、連携処理部６０Ａは、画像形成装置２Ｂに対して、キャッシュデータの削除を指示し（Ｓ５８）、本処理を終了する。
【０１４５】
図１８は、従の画像形成装置２Ｂが備える連携処理部６０Ｂが行う処理の例を示すフローチャートである。
始めに、連携処理部６０Ｂは、表示制御部５７又は画像形成装置２Ａからの要求を受信し（Ｓ６１）、この要求の種類を判定する（Ｓ６２）。
【０１４６】
ステップＳ５２で判定した要求が、従の画像形成装置２ＢにログインしたユーザーＵからの開催情報の問合せである場合、連携処理部６０Ｂは、問合せを受けた開催情報の検索を開催情報検索部５６に指示する。開催情報検索部５６は、画像形成装置２ＢにログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報を、開催情報テーブルＤ２から検索し（Ｓ６３）、開催情報の有無を判定する（Ｓ６４）。
【０１４７】
開催情報テーブルＤ２に開催情報がない場合（Ｓ６４のＮＯ）、連携処理部６０Ｂは、ユーザーＵが参加する会議の開催情報の取得要求を画像形成装置２Ａに送信する（Ｓ６５）。開催情報テーブルＤ２に開催情報がある場合（Ｓ６４のＹＥＳ）、連携処理部６０Ｂは、キャッシュ記憶部Ｄ５にキャッシュデータが保存されているか否かを判定する（Ｓ６６）。
【０１４８】
キャッシュ記憶部Ｄ５にキャッシュデータが保存されていない場合（Ｓ６６のＮＯ）、連携処理部６０Ｂは、出力制御部５８に開催情報及び資料に基づくキャッシュデータの作成指示を行うと共に、キャッシュ記憶部Ｄ５にキャッシュデータを保存する指示を行う（Ｓ６７）。一方、キャッシュデータが保存されている場合（Ｓ６６のＹＥＳ）、連携処理部６０Ｂは、出力制御部５８にキャッシュ記憶部Ｄ５から読出したキャッシュデータによる印刷指示を行う（Ｓ６８）。
【０１４９】
ステップＳ６２にて判定した要求が、主の画像形成装置２Ａからの開催情報の受信である場合、連携処理部６０Ｂは、出力制御部５８に開催情報及び資料を渡す（Ｓ６９）。その後、結合子Ａによって連結されるステップＳ６７にて、連携処理部６０Ｂは、出力制御部５８に対して、キャッシュデータの作成指示と、キャッシュデータの保存指示を行う。
【０１５０】
ステップＳ６２にて判定した要求が、主の画像形成装置２Ａからのキャッシュデータの削除指示である場合、連携処理部６０Ｂは、出力制御部５８にキャッシュデータの削除を指示する（Ｓ７０）。このため、出力制御部５８は、画像形成用データ作成部５９にキャッシュデータを削除させる制御を行う。
【０１５１】
図１９は、排紙トレイ２４から排紙された印刷物の例を示す説明図である。
例えば、参加者Ｕ（Ａ）が印刷を指示した資料Ｐ１は、排紙トレイ２４から排紙される。ここで、参加者Ｕ（Ａ）が資料Ｐ１を取得した後、時間が経過すると、いつどこで開催される会議に資料Ｐ１が用いられるのか分からなくなる場合がある。このため、出力制御部５８は、開催情報から抽出した会議の概要に対応するデータを、資料Ｐ１の画像形成用データの先頭に配置する。これにより、資料Ｐ１の前にＰ会議の開催情報の概要を示す先頭ページが追加される。この先頭ページには、例えば、Ｐ会議の開催日、開催時間、開催場所、資料有無、必須参加者、任意参加者、不参加等の情報の他、Ｐ会議の議題等が印刷される。このため、参加者Ｕ（Ａ）は、Ｐ会議の開催日時、開催場所等を確認して、資料Ｐ１を持参することが可能となる。
【０１５２】
以上説明した第１の実施の形態例に係る画像形成装置２では、過去に印刷された資料の画像形成用データが、キャッシュデータとしてキャッシュ記憶部Ｄ５に有効期間にわたって保存されている。そして、キャッシュ記憶部Ｄ５にキャッシュデータが記憶されている間、画像形成装置２は印刷待機状態となっている。このため、ユーザーＵがログインした画像形成装置２のキャッシュ記憶部Ｄ５にキャッシュデータが保存されている場合、資料が直ちに印刷されることにより、ユーザーＵが資料を取得するまでの印刷待ち時間を低減することができる。
【０１５３】
ここで、画像形成装置２が即時印刷状態であれば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際に、操作パネル５に開催情報が表示されることなく当日開催される会議で使用される資料の印刷が直ちに開始される。このため、ユーザーＵは、操作パネル５を操作しなくても、ユーザーＵが参加する会議の資料を得ることができる。また、会議の開始時間が間近であれば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際に、操作パネル５に画面を表示することなく、この会議の資料を印刷することができる。この場合においても、ユーザーＵは、操作パネル５に表示された画面から資料を探す必要がないため、速やかに印刷された資料を取得することができる。
【０１５４】
また、画像形成装置２が通常状態であれば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際には、ユーザーＵに関係する会議の資料が画像形成装置２によって印刷される。このため、ユーザーＵは、ＰＣ端末Ｔ２等を操作して、過去に受信したメールＭ１から開催情報が記載されたメールＭ１を検索したり、資料が添付されたメールＭ１を検索したりする手間が掛からない。
【０１５５】
このようにユーザーＵが画像形成装置２から資料を印刷する場合には、メールＭ１に添付された資料が既に画像形成装置２に保存されているので、画像形成装置２は保存した資料を印刷するだけでよい。このため、ユーザーＵが各自のＰＣ端末Ｔ２等から画像形成装置２に向けて資料を転送する必要がないため、ネットワークＮのトラフィックを低減することができる。また、ユーザーＵが画像形成装置２に資料を転送する操作を行わないため、画像形成装置２が資料の印刷を開始するまでの時間を低減することもできる。
【０１５６】
また、ユーザーＵは、操作パネル５に表示された印刷状況一覧画面Ｗ２０より、他のユーザーＵの印刷状況を確認することができる。そして、ユーザーＵは、代行印刷画面Ｗ３０より、まだ資料を印刷していない他のユーザーＵのために、資料の印刷を代行して指示することができる。このため、会議に参加する全てのユーザーＵが画像形成装置２にログインしなくてもよく、開催情報及び資料を保存する画像形成装置２の数を最小限にすることができる。また、一度に複数の資料がまとめて印刷されることにより、画像形成装置２の電力消費等を低減することができる。また、代行印刷された他のユーザーＵに対して、資料が代行印刷されたことがメール等により通知される。また、他のユーザーＵが画像形成装置２にログインして印刷状況一覧画面Ｗ２０を閲覧すると、代行印刷された他のユーザーＵは、資料を印刷済みであることが表示される。
【０１５７】
また、画像形成装置２Ａ、２Ｂは主従関係を有している。そして、ユーザーＵがログインした画像形成装置２Ｂに開催情報及び資料がない場合には、画像形成装置２Ｂが画像形成装置２Ａから開催情報及び資料の転送を受けることができる。このため、ユーザーＵは、メールＭ１の送信先に含まれていない画像形成装置２Ｂから資料の印刷を指示し、資料を取得することが可能となる。
【０１５８】
また、会議に参加する全てのユーザーＵが資料を印刷したか、印刷不要であることを表明したかのいずれかの動作を行った場合には、画像形成装置２Ａ、２Ｂに保存された開催情報及び資料と、キャッシュデータが会議の終了時間まで待たずに削除される。このため、開催情報及び資料と、キャッシュデータの保存期間を最小限にすることができる。そして、画像形成装置２Ａ、２Ｂは、開催情報及び資料と、キャッシュデータを削除した後に、印刷待機状態から通常状態に移行する。このため、画像形成装置２Ａ、２Ｂの電力消費等を低減することができる。
【０１５９】
また、例えば、主催者Ｕ（Ｅ）が参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）に同報送信したメールＭ１の送信先に画像形成装置２のメールアドレスを加えることにより、画像形成装置２がメールＭ１を受信し、このメールＭ１に添付された資料を画像形成装置２に保存する。このため、主催者Ｕ（Ｅ）が、会議に用いられる資料と、会議に参加するユーザーＵとの紐付け作業を行う必要がない。
【０１６０】
また、画像形成装置２による自動印刷の機能をオフにしておけば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際に、ユーザーＵが参加する会議の開催情報が操作パネル５に表示される。このため、ユーザーＵは、自身に関係する会議の開催情報を操作パネル５で確認することができる。
【０１６１】
また、開催情報に基づいて、操作パネル５に表示される画面が変わる。例えば、会議の開始日時が明日以降、又はユーザーＵが任意参加者である場合には、簡易表示画面Ｗ１が表示される。一方、会議の開始日時が当日、又はユーザーＵが必須参加者である場合には、詳細表示画面Ｗ１０が表示される。また、詳細表示画面Ｗ１０には、開催情報の他、会議室の付属設備に関しても表示され、ユーザーＵに資料の印刷が任意又は必須であることが通知されるので、ユーザーＵは資料の印刷要否を判断しやすくなる。
【０１６２】
なお、本実施の形態例では、画像形成装置２Ａを主、画像形成装置２Ｂを従とした構成としているが、従となる画像形成装置２Ｂは複数台あってもよい。また、例えば、Ｐ会議であれば画像形成装置２Ａを主とし、画像形成装置２Ｂを従とするが、Ｑ会議であれば画像形成装置２Ｂを主とし、画像形成装置２Ａとするように、会議に応じて主従関係を変えてもよい。このため、上述したように従の画像形成装置２が主の画像形成装置２に対して開催情報及び資料の問合せをしたり、主の画像形成装置２が従の画像形成装置２に対して開催情報及び資料を適宜配信したりすることで、開催情報及び資料を共有してもよい。また、主従関係は、予め設定しておく静的構成であってもよいし、権限の許す範囲で自動的に構成を変更する動的構成であってもよい。
【０１６３】
また、主の画像形成装置２Ａと同様に、従の画像形成装置２Ｂが共に印刷状態テーブルＤ４を備えていてもよい。この場合、主の画像形成装置２Ａに集約された印刷状態テーブルＤ４の内容を、画像形成装置２Ａが画像形成装置２Ｂに適宜配信することにより、画像形成装置２Ａ、２Ｂの印刷状態テーブルＤ４を同期してもよい。これにより、画像形成装置２Ａがメンテナンス中であってユーザーＵが画像形成装置２Ａを使用できない場合でも、画像形成装置２Ｂから他のユーザーＵの印刷状態を確認することができる。
【０１６４】
また、主の画像形成装置２Ａは、従の画像形成装置２Ｂに対して、キャッシュデータを送信してもよい。そして、従の画像形成装置２Ｂは、受信したキャッシュデータに基づいて印刷処理を行ってもよい。このようにすれば、画像形成装置２Ｂは、キャッシュ記憶部Ｄ５を備えなくてもよい。
【０１６５】
また、開催情報編集部５４は、アカウント変換部５３によるＭＦＰアカウントへの変換を行うことなく、開催情報テーブルＤ２の必須参加者及び任意参加者のフィールドにメールＭ１のメールアドレスをそのまま格納してもよい。そして、ユーザーＵが画像形成装置２にログインしたときに、ユーザーＵが表示部４２に表示されたメールアドレスを選択することで、ログイン処理部５５がアカウント情報テーブルＤ１にメールアドレスとＭＦＰアカウントを紐付けて保存してもよい。これにより、ユーザーＵが次回以降に画像形成装置２にログインしたときには、開催情報検索部５６がアカウント情報テーブルＤ１を参照することで、ＭＦＰアカウントに紐付けられたメールアドレスに基づいて開催情報を直ちに検索することが可能となる。この場合、アカウント変換部５３によるメールアドレスをＭＦＰアカウントに変換する処理は不要となる。
【０１６６】
［第２の実施の形態例］
次に、本発明の第２の実施の形態例に係る画像形成システムについて説明する。
図２０は、画像形成システム１Ａの構成例を示すブロック図である。画像形成システム１Ａでは、画像形成装置２Ａ、２Ｂと、新たに管理サーバＳＶとがネットワークＮに接続されている。図２０では、紙面の都合から参加者Ｕ（Ｃ）、（Ｄ）を不図示とする。画像形成装置２Ａ、２Ｂの内部構成は、画像形成装置２と同様である。そして、第１の実施の形態例と同様に、画像形成装置２Ａ、２Ｂは、主従関係をもつ。
【０１６７】
Ｐ会議の主催者Ｕ（Ｅ）が送信するメールＭ１の宛先は、参加者Ｕ（Ａ）、Ｕ（Ｂ）、Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）であり、メールＭ１のＣｃは、参加者Ｕ（Ｄ）、管理サーバＳＶであるとする。このため、主催者Ｕ（Ｅ）が送信したメールＭ１は、参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）、主催者Ｕ（Ｅ）、管理サーバＳＶによって受信される。なお、メールＭ１のＣｃではなく、宛先に管理サーバＳＶが含まれていてもよい。
【０１６８】
そして、管理サーバＳＶ（情報処理装置の一例）は、主催者Ｕ（Ｅ）から送信されたメールＭ１を解析して、メールＭ１から会議の開催情報と資料を取得した後、開催情報と資料を保存する。このため、管理サーバＳＶは、メールＭ１を保存する必要はないが、メールＭ１を保存する構成であってもよい。
【０１６９】
一方、画像形成装置２Ａは、管理サーバＳＶに開催情報及び資料の取得を要求し、管理サーバＳＶが配信した開催情報及び資料（図中にデータＦ１として示す）を取得する。これにより、画像形成装置２Ａは、操作パネル５に開催情報を表示したり、資料を印刷したりすることが可能となる。このため、画像形成装置２Ａは、上述した第１の実施の形態例に係る通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４を備えない構成としてもよい。
【０１７０】
また、画像形成装置２ＢにユーザーＵがログインした場合には、画像形成装置２Ｂが画像形成装置２Ａに開催情報及び資料の取得を要求する。そして、画像形成装置２Ｂは、画像形成装置２Ａから開催情報及び資料（図中では、ファイルＦ１と示す）を取得する。その結果、画像形成装置２Ｂは、操作パネル５に開催情報を表示したり、資料を印刷したりすることが可能となる。
【０１７１】
なお、画像形成装置２Ａ、２Ｂは、上述した第１の実施の形態例と同様に、通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４を備えることで、メールＭ１を解析して、メールＭ１から開催情報及び資料を取得して保存してもよい。この場合、画像形成装置２Ａ、２ＢにユーザーＵがログインした際には、画像形成装置２Ａ、２Ｂが内部に保存している開催情報及び資料に基づいて、操作パネル５に開催情報を表示したり、資料を印刷したりする。
【０１７２】
図２１は、管理サーバＳＶの構成例を示すブロック図である。
始めに、管理サーバＳＶの構成例及び動作例について説明する。
管理サーバＳＶは、通知情報受信部６１、通知情報解析部６２、アカウント変換部６３、開催情報編集部６４、要求受信部６５、開催情報検索部６６、開催情報送信部６７を備える。また、管理サーバＳＶは、アカウント情報テーブルＤ１１、開催情報テーブルＤ１２、会議室情報テーブルＤ１３を備える。なお、管理サーバＳＶのハードウェア構成は、上述した図２に示したＰＣ端末Ｔ１と同様である。
【０１７３】
通知情報受信部６１、通知情報解析部６２、アカウント変換部６３、開催情報編集部６４、要求受信部６５、開催情報検索部６６、開催情報送信部６７は、管理サーバＳＶ内に設けられたＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭによって機能が実現される。
また、アカウント情報テーブルＤ１１、開催情報テーブルＤ１２、会議室情報テーブルＤ１３は、管理サーバＳＶ内に設けられたＨＤＤ内に構築される。アカウント情報テーブルＤ１１、開催情報テーブルＤ１２、会議室情報テーブルＤ１３の構成は、第１の実施の形態例に係るアカウント情報テーブルＤ１、開催情報テーブルＤ２、会議室情報テーブルＤ３と同様である。
【０１７４】
通知情報受信部６１は、主催者Ｕ（Ｅ）から会議に参加する参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）及び管理サーバＳＶに同報送信されたメールＭ１を受信する。
通知情報解析部６２は、通知情報受信部６１が受信したメールＭ１を解析し、メールＭ１から開催情報を抽出する。
アカウント変換部６３は、アカウント情報テーブルＤ１１を参照し、通知情報解析部６２が解析したメールＭ１の受信者のメールアドレスを、画像形成装置２Ａを使用可能なユーザーＵ毎に割り当てられるＭＦＰアカウントに変換する。
開催情報編集部６４は、メールＭ１の受信者のメールアドレスに紐付けて開催情報を開催情報テーブルＤ１２に保存する。
このように通知情報受信部６１、通知情報解析部６２、アカウント変換部６３、開催情報編集部６４の機能は、上述した第１の実施の形態例に係る通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４と同様である。
【０１７５】
要求受信部６５は、画像形成装置２ＡにログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報及び資料の取得要求を受信する。この取得要求には、画像形成装置２ＡにログインしたユーザーＵのＭＦＰアカウントが含まれている。
開催情報検索部６６は、要求受信部６５が受信した取得要求に基づいて、開催情報テーブルＤ１２からユーザーＵのＭＦＰアカウントが含まれる会議の開催情報及び資料を検索する。また、開催情報検索部６６は、検索した会議の開催情報に基づいて会議室情報テーブルＤ１３を参照し、資料の印刷が必須又は任意であることを判定する。
開催情報送信部６７は、開催情報検索部６６が検索した開催情報及び資料を画像形成装置２Ａに送信する。
【０１７６】
次に、画像形成装置２Ａの動作例について、図５と図２１を参照して説明する。
ユーザーＵが画像形成装置２Ａにログインすると、開催情報検索部５６が、ログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報及び資料を開催情報テーブルＤ２から検索する。開催情報テーブルＤ２に開催情報が保存されていない場合、開催情報検索部５６は、管理サーバＳＶに対して、開催情報及び資料の取得要求を送信する。
【０１７７】
管理サーバＳＶの要求受信部６５が画像形成装置２Ａから開催情報及び資料の取得要求を受信すると、開催情報検索部６６がユーザーＵのＭＦＰアカウントに基づいて開催情報テーブルＤ１２から開催情報及び資料を検索する。そして、開催情報送信部６７は、検索した開催情報及び資料を画像形成装置２Ａに送信する。
【０１７８】
画像形成装置２Ａの開催情報検索部５６は、管理サーバＳＶから開催情報及び資料を受信する。このため、表示制御部５７は、開催情報を操作パネル５に表示したり、ユーザーＵからの印刷指示を受け取ったりすることができる。以降の出力制御部５８、画像形成用データ作成部５９、画像形成部２０の処理は、上述した第１の実施の形態例に係る各処理と同じである。また、画像形成装置２Ｂが画像形成装置２Ａに対して開催情報及び資料の取得要求を行い、画像形成装置２Ｂが資料を印刷する処理についても、上述した第１の実施の形態例に係る各処理と同じである。
【０１７９】
以上説明した第２の実施の形態例では、管理サーバＳＶがメールＭ１に基づいて、開催情報及び資料を保存し、画像形成装置２Ａから取得要求を受信したときに、この画像形成装置２Ａに対して、ログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報及び資料を送信する。このため、ユーザーＵは、画像形成装置２Ａから資料を印刷したり、会議の開催情報を確認したりすることが可能である。
【０１８０】
また、ユーザーＵが画像形成装置２Ｂにログインした時には、画像形成装置２Ｂが画像形成装置２Ａに対して会議の開催情報及び資料の取得要求を行う。そして、画像形成装置２Ｂが画像形成装置２Ａから開催情報及び資料を取得する。このため、ユーザーＵは、画像形成装置２Ｂから資料を印刷したり、会議の開催情報を確認したりすることが可能である。
【０１８１】
また、管理サーバＳＶがメールＭ１を解析して、メールＭ１から開催情報及び資料を事前に取得するため、管理サーバＳＶを主、画像形成装置２Ａ、２Ｂを従の関係とすることで、メールＭ１の送信先に含まれていない画像形成装置２Ａ、２Ｂであっても、管理サーバＳＶから開催情報及び資料を受信することができる。このため、画像形成装置２Ａ、２ＢがメールＭ１から開催情報及び資料を取得する処理を行わなくてよく、画像形成装置２Ａ、２Ｂの処理負荷を抑えることができる。
【０１８２】
また、会議の開催を示す所定の表記に従って記述されたメールＭ１であれば、管理サーバＳＶに全てのメールＭ１が転送されるようにしておけば、メールＭ１の送信先に画像形成装置２Ａ、２Ｂを含めなくてもよい。この場合においても、ユーザーＵがログインした任意の画像形成装置２Ａ、２Ｂは、管理サーバＳＶから開催情報及び資料を受信することが可能となる。
【０１８３】
また、管理サーバＳＶは、上述した第１の実施の形態例にて説明した画像形成装置２が備えるログイン認証、開催情報検索、表示制御、出力制御の機能を備えてもよい。これにより、管理サーバＳＶは、画像形成装置２が読み取ったユーザーＵのユーザーＩＤを画像形成装置２から受信し、アカウント情報テーブルＤ１１を参照することで、画像形成装置２にログインしたユーザーのログイン認証を行うことができる。また、管理サーバＳＶは、ログイン認証されたユーザーＵが参加可能な会議の開催情報を開催情報テーブルＤ１２から検索し、開催情報及び資料を画像形成装置２に送信することができる。このとき、管理サーバＳＶは、会議室情報テーブルＤ１３を参照して会議室情報を画像形成装置２に送信することもできる。また、管理サーバＳＶは、画像形成装置２に対して、操作パネル５に所定の表示型式で開催情報を表示する指示を送信することができる。さらに、管理サーバＳＶは、操作パネル５に表示された各種画面を通じて行われた操作入力の内容を画像形成装置２から受信することで、画像形成装置２に資料の印刷指示を送信したり、会議の開催情報を示す先頭ページを追加する指示を送信したりすることもできる。
【０１８４】
なお、本発明は上述した実施の形態例に限られるものではなく、特許請求の範囲に記載した本発明の要旨を逸脱しない限りその他種々の応用例、変形例を取り得ることは勿論である。
例えば、上述した実施の形態例は本発明を分かりやすく説明するために装置及びシステムの構成を詳細かつ具体的に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されない。また、ここで説明した実施の形態例の構成の一部を他の実施の形態例の構成に置き換えることは可能であり、さらにはある実施の形態例の構成に他の実施の形態例の構成を加えることも可能である。また、各実施の形態例の構成の一部について、他の構成の追加、削除、置換をすることも可能である。
また、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、製品上必ずしも全ての制御線や情報線を示しているとは限らない。実際には殆ど全ての構成が相互に接続されていると考えてもよい。
【符号の説明】
【０１８５】
１…画像形成システム、２…画像形成装置、３…画像形成装置本体、５…操作パネル、２０…画像形成部、３０…制御部、４１…操作部、４２…表示部、４６…ユーザーＩＤ読取部、５１…通知情報受信部、５２…通知情報解析部、５３…アカウント変換部、５４…開催情報編集部、５５…ログイン処理部、５６…開催情報検索部、５７…表示制御部、５８…出力制御部、５９…画像形成用データ作成部、６０Ａ、６０Ｂ…連携処理部、Ｄ１…アカウント情報テーブル、Ｄ２…開催情報テーブル、Ｄ３…会議室情報テーブル、Ｄ４…印刷状態テーブル、Ｄ５…キャッシュ記憶部
【図１】
2017154387.tif 000003
【図２】
2017154387.tif 000004
【図３】
2017154387.tif 000005
【図４】
2017154387.tif 000006
【図５】
2017154387.tif 000007
【図６】
2017154387.tif 000008
【図７】
2017154387.tif 000009
【図８】
2017154387.tif 000010
【図９】
2017154387.tif 000011
【図１０】
2017154387.tif 000012
【図１１】
2017154387.tif 000013
【図１２】
2017154387.tif 000014
【図１３】
2017154387.tif 000015
【図１４】
2017154387.tif 000016
【図１５】
2017154387.tif 000017
【図１６】
2017154387.tif 000018
【図１７】
2017154387.tif 000019
【図１８】
2017154387.tif 000020
【図１９】
2017154387.tif 000021
【図２０】
2017154387.tif 000022
【図２１】
2017154387.tif 000023