(57)【要約】【課題】用語集に登録する文字列を収集する手間を低減できる用語集管理装置を提供する。【解決手段】文書を読み取る読み取り部および文書を出力する出力部の少なくとも一方と、文書から抽出された文字列の項目と、文字列の意味の項目と、文字列の登録状態を表す項目とを組として、１以上の組から構成される用語集を記憶可能な記憶部と、ユーザーが文書の読み取りおよび出力の少なくとも一方を行う際、文書から文字列を抽出して取得する取得部と、取得部により取得された文字列の意味の項目を空欄のままとして、取得した文字列の登録状態を表す項目を、意味が用語集に未登録であることを示す意味未登録に設定する設定部と、文字列を用語集に登録する登録部と、登録後、記憶部に記憶された用語集から、文字列の登録状態を表す項目が意味未登録に設定されている文字列を抽出する抽出部と、抽出した文字列の意味の登録をユーザーに依頼する依頼部とを備える。【選択図】図５
2016033743.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を読み取る読み取り部および前記文書を出力する出力部の少なくとも一方と、
前記文書から抽出された文字列の項目と、前記文字列の意味の項目と、前記文字列の登録状態を表す項目とを組として、１以上の組から構成される用語集を記憶可能な記憶部と、
ユーザーが前記文書の読み取りおよび出力の少なくとも一方を行う際、前記文書から前記文字列を抽出して取得する取得部と、
前記取得部により前記取得された文字列の前記意味の項目を空欄のままとして、前記取得した文字列の前記登録状態を表す項目を、前記意味が前記用語集に未登録であることを示す意味未登録に設定する設定部と、
前記文字列を前記用語集に登録する登録部と、
前記登録後、前記記憶部に記憶された前記用語集から、前記文字列の登録状態を表す項目が意味未登録に設定されている文字列を抽出する抽出部と、
前記抽出した文字列の前記意味の登録を前記ユーザーに依頼する依頼部と
を備えた用語集管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の用語集管理装置であって、
前記組は、前記文書を識別し、前記文書の作成者の情報に紐付けられた文書識別子の項目をさらに含み、
前記抽出部が前記記憶部に記憶された前記用語集から、前記登録状態を表す項目が意味未登録に設定されている前記文字列を抽出するとき、
前記取得部は、前記抽出した文字列の組に含まれる文書識別子を取得し、取得した文書識別子に基づいて、前記文書の作成者の情報を取得し、
前記依頼部は、前記取得した作成者の情報に基づき、前記作成者に前記抽出した文字列の前記意味の登録を依頼する
用語集管理装置。
【請求項３】
請求項２に記載の用語集管理装置であって、
前記登録部は、
前記文字列を前記用語集に登録する前に、外部にある辞書サーバーを検索し、
前記文字列が前記辞書サーバーに存在する場合、前記文字列を前記用語集へ登録しない
用語集管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載の用語集管理装置であって、
前記登録した文字列を前記用語集からまとめて抽出してユーザー確認リストを作成する作成部と、
前記作成したユーザー確認リストを前記ユーザーに提示する提示部とを更に備え、
前記設定部は、前記取得部がユーザーから文字列を取得した際、前記取得した文字列の前記意味の項目を空欄のままとして、前記取得した文字列の前記登録状態を表す項目を、前記文字列の前記用語集への登録が仮であることを示す仮登録に設定し、
前記登録部が前記文字列を前記用語集に登録した後、
前記作成部は、前記ユーザー確認リストを作成し、
前記提示部は、前記ユーザー確認リストを提示し、
前記設定部は、前記ユーザーが登録を承認した文字列の前記登録状態を表す項目の設定を仮登録から意味未登録に変更する
用語集管理装置。
【請求項５】
ユーザーが文書を読み取り部に読み取らせる処理および前記ユーザーが文書を出力部に出力させる処理の少なくとも一方の処理を行うとき、前記文書から文字列を抽出して取得し、
前記取得した文字列を、記憶部に記憶される、前記文書から抽出された文字列の項目と、前記文字列の意味の項目と、前記文字列の登録状態を表す項目とを組として、１以上の組から構成される用語集に登録するとき、前記取得した文字列の前記意味の項目を空欄のままとして、前記取得した文字列の前記登録状態を表す項目を、前記意味が前記用語集に未登録であることを示す「意味未登録」に設定し、
前記登録後、前記用語集から、前記文字列の登録状態を表す項目が「意味未登録」に設定されている文字列を抽出し、
前記抽出した文字列の前記意味の登録を前記ユーザーに依頼する手順を
コンピューターに実行させる用語集管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、用語集の作成に用いる用語集管理装置および用語集管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、国語や外国語の学習では、多読が有効な手段の一つとされている。そして現在では、学習のために、インターネットなどから多くの文章を入手し読むことが出来る。
【０００３】
しかし、インターネットから入手した文章などは、特定のレベルの学習者を対象として作成された文章ではないため、そのままでは語学学習に適しているとは言えなかった。
【０００４】
そのため、例えば、特許文献１において開示された技術では、英語の単語や熟語、言い回しごとに、ユーザーが習得済みのものであれば「習得」の属性を付け、次に習得すべきものであれば「習得中」の属性を付ける。そして、入手した英文を平易な英文に変換する時に、学習を目的とする英文に変換する場合は、「習得」および「習得済」の語に変換する。また、内容の理解を目的とする英文に変換する場合は、「習得済」の語のみを用いて変換する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１３−７２９７３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、特許文献１の技術では、英語の単語や熟語を収集しデータベースに登録する作業は人が行わなければならず、非常に手間のかかるものであった。
【０００７】
以上のような事情に鑑み、本発明の目的は、用語集に登録する文字列を収集する手間を低減できる用語集管理装置および用語集管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
（１）上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る用語集管理装置は、文書を読み取る読み取り部および前記文書を出力する出力部の少なくとも一方と、前記文書から抽出された文字列の項目と、前記文字列の意味の項目と、前記文字列の登録状態を表す項目とを組として、１以上の組から構成される用語集を記憶可能な記憶部と、ユーザーが前記文書の読み取りおよび出力の少なくとも一方を行う際、前記文書から前記文字列を抽出して取得する取得部と、前記取得部により前記取得された文字列の前記意味の項目を空欄のままとして、前記取得した文字列の前記登録状態を表す項目を、前記意味が前記用語集に未登録であることを示す意味未登録に設定する設定部と、前記文字列を前記用語集に登録する登録部と、前記登録後、前記記憶部に記憶された前記用語集から、前記文字列の登録状態を表す項目が意味未登録に設定されている文字列を抽出する抽出部と、前記抽出した文字列の前記意味の登録を前記ユーザーに依頼する依頼部とを備える。そのため、用語集に登録する文字列を収集する手間を低減できる。
【０００９】
（２）上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る用語集管理装置では、前記組は、前記文書を識別し、前記文書の作成者の情報に紐付けられた文書識別子の項目をさらに含み、前記抽出部が前記記憶部に記憶された前記用語集から、前記登録状態を表す項目が意味未登録に設定されている前記文字列を抽出するとき、前記取得部は、前記抽出した文字列の組に含まれる文書識別子を取得し、取得した文書識別子に基づいて、前記文書の作成者の情報を取得し、前記依頼部は、前記取得した作成者の情報に基づき、前記作成者に前記抽出した文字列の前記意味の登録を依頼する構成でもよい。
【００１０】
（３）上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る用語集管理装置では、前記登録部は、前記文字列を前記用語集に登録する前に、外部にある辞書サーバーを検索し、前記文字列が前記辞書サーバーに存在する場合、前記文字列を前記用語集へ登録しない構成でもよい。
【００１１】
（４）上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る用語集管理装置では、前記登録した文字列を前記用語集からまとめて抽出してユーザー確認リストを作成する作成部と、前記作成したユーザー確認リストを前記ユーザーに提示する提示部とを更に備え、前記設定部は、前記取得部がユーザーから文字列を取得した際、前記取得した文字列の前記意味の項目を空欄のままとして、前記取得した文字列の前記登録状態を表す項目を、前記文字列の前記用語集への登録が仮であることを示す仮登録に設定し、前記登録部が前記文字列を前記用語集に登録した後、前記作成部は、前記ユーザー確認リストを作成し、前記提示部は、前記ユーザー確認リストを提示し、前記設定部は、前記ユーザーが登録を承認した文字列の前記登録状態を表す項目の設定を仮登録から意味未登録に変更する構成でもよい。
【００１２】
（５）上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る用語集管理プログラムは、ユーザーが文書を読み取り部に読み取らせる処理および前記ユーザーが文書を出力部に出力させる処理の少なくとも一方の処理を行うとき、前記文書から文字列を抽出して取得し、前記取得した文字列を、記憶部に記憶される、前記文書から抽出された文字列の項目と、前記文字列の意味の項目と、前記文字列の登録状態を表す項目とを組として、１以上の組から構成される用語集に登録するとき、前記取得した文字列の前記意味の項目を空欄のままとして、前記取得した文字列の前記登録状態を表す項目を、前記意味が前記用語集に未登録であることを示す「意味未登録」に設定し、前記登録後、前記用語集から、前記文字列の登録状態を表す項目が「意味未登録」に設定されている文字列を抽出し、前記抽出した文字列の前記意味の登録を前記ユーザーに依頼する手順をコンピューターに実行させる。
【発明の効果】
【００１３】
以上のように、本発明によれば、用語集に登録する文字列を収集する手間を低減できる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】用語集管理装置の一般的な構成を示す構成図である。
【図２】用語集管理装置を画像形成装置１０として実現する場合の構成図である。
【図３】用語集管理装置を、情報処理装置を中心としたクライアント・サーバー型の用語集管理システム１００で実現する場合の構成図である。
【図４】文字列を収集する処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図５】収集した文字列をローカル用語集に登録するか否か判断する処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図６】登録された文字列の意味を登録するために、意味を知っているであろう、文字列収集元の文書を作成・改訂した者に、登録を依頼する処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図７】ローカル用語集２１ａの例を示す図である。
【図８】登録除外リスト２１ｂの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照しながら、本発明の実施形態を説明する。
［概要］
最初に、本発明の一実施形態に係る用語集管理装置の概要について説明する。本発明の用語集管理装置では、用語集に登録する文字列の収集とは無関係に、ユーザーが一般的に行う、ドキュメントのコピーや印刷などの作業が行われることを前提としている。
【００１６】
そして、本発明に係る処理の第１段階として、本発明の用語集管理装置は、ユーザーが用語集に登録する文字列の収集とは無関係に行った、ドキュメントのコピーや印刷などの作業の際に、用語集に登録する文字列を収集する。
【００１７】
そして、第２段階として、本発明の用語集管理装置は、収集した文字列を用語集に登録するか否かの判断を行う。
【００１８】
そして、第３段階として、本発明の用語集管理装置は、登録された文字列の意味の用語集への登録を、収集元の文書の作成者など文字列の意味を知っているであろう者に依頼し、依頼された、文字列の意味を知っている者が用語集内の該当する文字列の意味を用語集に登録する。
【００１９】
以上の段階を経ることにより、本発明の用語集管理装置は、ユーザーが用語集に登録する文字列を収集する手間を低減することが出来る。
【００２０】
なお、以下の説明では、用語集管理装置が管理する用語集をローカル用語集と呼び、例えばインターネットなどのネットワーク上にある、本発明の用語集管理装置とは無関係に管理されている用語集や辞書などを一般用語集と呼んで区別する。
【００２１】
以上、本発明の一実施形態に係る用語集管理装置の概要について説明した。
【００２２】
［構成］
次に、本発明の用語集管理装置の構成について説明する。なお、以下では、最初に用語集管理装置の一般的な構成を説明する。その後、用語集管理装置を１つの画像形成装置（ＭＦＰ、Multifunction Peripheral）として実現した実施形態の構成を説明する。さらに、用語集管理装置を、ネットワークを介したクライアント・サーバー型の構成で実現する場合の構成についても説明する。
【００２３】
（一般的な用語集管理装置の構成）
図１は、用語集管理装置１の一般的な構成を示す構成図である。用語集管理装置１は、スキャナー２、情報処理装置３、出力装置９を備えている。
【００２４】
スキャナー２は、ユーザーが文書をコピーしたり電子化したりする際に、原稿を読み込むために用いられる。
【００２５】
出力装置９は、ディスプレイなどの表示装置や、プリンターなどの印刷装置、ネットワーク上の外部機器にデータを送信するネットワーク機器などである。ユーザーがドキュメントの内容を閲覧したり、ドキュメントのコピーや印刷をしたり、他の機器にドキュメントをネットワーク経由で送信したりするために用いられる。
【００２６】
情報処理装置３は、一般的なコンピューターを用いて実現することが出来る。情報処理装置３は、記憶部５、入力部６、制御部７、および通信部８を備えている。
【００２７】
記憶部５は、制御部７が後述する処理を行う際に用いる作業用のデータを保存するために用いられると共に、用語とその意味を集めたローカル用語集５ａやローカル用語集５ａに登録しない文字列を集めた登録除外リスト５ｂを記憶する。
【００２８】
入力部６は、ユーザーからの指示を受け付けるために用いられる。
【００２９】
制御部７は、概要において述べた３つの段階の処理（詳細は後述）を行う。制御部７は、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理部７ａ、取得部７ｂ、設定部７ｃ、登録部７ｄ、抽出部７ｅ、依頼部７ｆ、作成部７ｇ、および提示部７ｈを有している。
【００３０】
ＯＣＲ処理部７ａは、スキャナー２で読み込んだ原稿のイメージデータから文字を認識し、電子的なテキストデータを生成する。なお、スキャナー２およびＯＣＲ処理部７ａを合わせたものが、読み取り部に相当する。
【００３１】
取得部７ｂは、ユーザーがコピーや出力を行った文書から文字列を抽出して取得することなどを行う。
【００３２】
設定部７ｃは、取得部７ｂにより取得された文字列を、その文字列の意味の項目を空欄のままとして、取得した文字列の登録状態を表す項目を、意味がローカル用語集５ａに未登録であることを示す「意味未登録」に設定することなどを行う。
【００３３】
登録部７ｄは、設定部７ｃにより設定された文字列や登録状態を表す項目をローカル用語集５ａに登録する。
【００３４】
抽出部７ｅは、ローカル用語集５ａから、文字列の登録状態を表す項目の値が「意味未登録」に設定されている文字列を抽出する。
【００３５】
依頼部７ｆは、抽出部７ｅにより抽出された、文字列の登録状態を表す項目の値が「意味未登録」に設定されている文字列に意味を登録するために、文字列が抽出された元の文書の作成者や更新者に対して、意味登録を依頼する。
【００３６】
作成部７ｇは、ローカル用語集５ａにおいて、文字列の登録状態を表す項目の値が「仮登録」となっている文字列を抽出し、ユーザー確認リストを作成する。
【００３７】
提示部７ｈは、作成部７ｇにより作成されたユーザー確認リストをユーザーに提示し、文字列の登録状態を表す項目が「仮登録」になっている文字列を本登録するか否かの判断をユーザーに委ねる。
【００３８】
通信部８は、制御部７が情報処理装置３の外部と情報のやりとりを行う際に用いられる。例えば、通信部は、用語集５ａに登録された文字列の意味を、その意味を知っているであろう、文字列の収集元の文書を作成した作成者に、制御部７が問い合わせる際に用いられる。
【００３９】
なお、出力部９がネットワーク機器である場合、このネットワーク機器と通信部８は兼用されてもよい。
【００４０】
以上が、一般的な用語集管理装置１の構成である。
【００４１】
（用語集管理装置を画像形成装置で実現した構成）
次に、用語集管理装置を画像形成装置として実現する場合の構成について説明する。図２は、用語集管理装置を画像形成装置１０として実現する場合の構成図である。
【００４２】
画像形成装置１０は、制御部１１を備える。制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、および専用のハードウェア回路等から構成され、画像形成装置１０の全体的な動作制御を司る。
【００４３】
制御部１１は、画像読取部１２、画像処理部１３、画像メモリー１４、画像形成部１５、用語集部１６、操作部１８、ファクシミリ通信部１９、ネットワークインターフェイス部２０、記憶部２１等と接続されている。制御部１１は、接続されている上記各部（ブロック）の動作制御や、各ブロックとの間での信号又はデータの送受信を行う。
【００４４】
制御部１１は、ユーザーから、操作部１８またはネッワーク接続されたＰＣ等を通じて入力されるジョブの実行指示に従って、スキャナー機能、印刷機能、コピー機能、およびファクシミリ送受信機能などの各機能についての動作制御を実行するために必要な機構の駆動及び処理を制御する。
【００４５】
また、制御部１１は、概要の項で述べた第１段階、第２段階、および第３段階の処理を行う。
【００４６】
また、制御部１１は、ＯＣＲ処理部１１ａ、取得部１１ｂ、設定部１１ｃ、登録部１１ｄ、抽出部１１ｅ、依頼部１１ｆ、作成部１１ｇ、および提示部１１ｈを有している。
【００４７】
ＯＣＲ処理部１１ａ、取得部１１ｂ、設定部１１ｃ、登録部１１ｄ、抽出部１１ｅ、依頼部１１ｆ、作成部１１ｇ、および提示部１１ｈは、それぞれ、上述したＯＣＲ処理部７ａ、取得部７ｂ、設定部７ｃ、登録部７ｄ、抽出部７ｅ、依頼部７ｆ、作成部７ｇ、および提示部７ｈに相当するものであり、ＲＯＭなどからＲＡＭにロードされたプログラムがＣＰＵにより実行されることで実現される機能ブロックである。
【００４８】
画像読取部１２は、原稿から画像を読み取るものであり、上述した一般的な用語集管理装置１のスキャナー２に相当する。
【００４９】
画像処理部１３は、画像読取部１２で読み取られた画像の画像データを必要に応じて画像処理する。例えば、画像処理部１３は、画像読取部１２により読み取られた画像が画像形成された後の品質を向上させるために、シェーディング補正等の画像処理を行う。
【００５０】
画像メモリー１４は、画像読取部１２による読み取りで得られた原稿画像のデータを一時的に記憶したり、画像形成部１５での印刷対象となるデータを一時的に記憶したりする領域である。
【００５１】
画像形成部１５は、画像読取部１２で読み取られた画像データ等の画像形成を行う。
【００５２】
操作部１８は、画像形成装置１０が実行可能な各種動作及び処理についてユーザーからの指示を受け付けるタッチパネル部および操作キー部を備える。タッチパネル部は、タッチパネルが設けられたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の表示部１８ａを備えている。上述した一般的な用語集管理装置１の入力部６に相当する。
【００５３】
ファクシミリ通信部１９は、図示しない符号化／復号化部、変復調部、およびＮＣＵ（Network Control Unit）を備え、公衆電話回線網を用いてのファクシミリの送信を行う。
【００５４】
ネットワークインターフェイス部２０は、ＬＡＮボード等の通信モジュールから構成され、ネットワークインターフェイス部２０に接続されたＬＡＮ等を介して、ローカルエリア内の装置(サーバー、ＰＣ等の外部機器)と種々のデータの送受信を行う。上述した一般的な用語集管理装置１の通信部１０に相当する。
【００５５】
記憶部２１は、画像読取部１２によって読み取られた原稿画像等を記憶したり、ローカル用語集２１ａや登録除外リスト２１ｂを記憶したりする。なお、ローカル用語集２１ａおよび登録除外リスト２１ｂはそれぞれ、上述した一般的な用語集管理装置１のローカル用語集５ａおよび登録除外リスト５ｂに相当する。記憶部２１は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などの大容量の記憶装置である。
【００５６】
以上、用語集管理装置を画像形成装置１０として実現する場合の構成について説明した。
【００５７】
（用語集管理装置をクライアント・サーバー型で実現した構成）
次に、用語集管理装置を、情報処理装置を中心としたクライアント・サーバー型の用語集管理システムで実現する構成について説明する。図３は、用語集管理装置を、情報処理装置５０を中心としたクライアント・サーバー型の用語集管理システム１００で実現する場合の構成図である。
【００５８】
用語集管理システム１００は、画像形成装置４０および情報処理装置５０がネットワークを介して通信することにより実現される。なお、用語集管理システム１００は、外部の辞書サーバー６０や文書管理システム７０を用いて処理を行ってもよい。また、ネットワークには、ユーザーが利用するＰＣ（Personal Computer、図示せず）が接続されていてもよい。ＰＣが接続されていると、用語集管理システム１００は、ローカル用語集に登録した文字列の意味を知っているであろうユーザーに意味を登録するように依頼する際に、電子メールなどを用いて依頼することが出来る。
【００５９】
画像形成装置４０は、一般的な画像形成装置に、ローカル用語集に登録する文字列を収集するための仕組みを付加したものである。付加された仕組みは、ユーザーが文字列の収集とは無関係に文書のコピーや印刷などの処理を行う際に、処理の対象となった文書から文字列を抽出して、情報処理装置５０に送信するものである。
【００６０】
情報処理装置５０は、画像形成装置４０から送られてきた文字列をローカル用語集に登録する処理や、ローカル用語集に登録された文字列に対し意味を付加するために、適切な人に対して、意味の登録を依頼する処理を行うものである。情報処理装置５０は、用語集管理装置１の情報処理装置３に相当するものである。
【００６１】
辞書サーバー６０は、インターネットなどのネットワーク上で提供されている、任意の数の一般的な辞書サーバーや一般用語集である。情報処理装置５０は、文字列をローカル用語集に登録する前に、その文字列が一般的な辞書サーバーにあるか否か調べてもよい。外部の一般的な辞書サーバー６０を調べて、辞書サーバー６０上に既にある用語は登録しないようにすることにより、用語登録の重複を防止し、用語集の大きさを抑制することが出来る。
【００６２】
文書管理システム７０は、情報処理装置５０がローカル用語集に登録された文字列に対し意味を付加するために、適切な人に対して、意味の登録を依頼する際に、連絡先を取得するために用いることが出来る。なお、情報処理装置５０は、文書管理システム７０を用いる以外の方法により、意味を登録する際の依頼先の住所や電話番号、電子メールアドレスなどを取得してもよい。
【００６３】
以上、用語集管理装置を、画像形成装置を中心としたクライアント・サーバー型の用語集管理システム１００で実現する構成について説明した。なお、辞書サーバー６０および文書管理システム７０は、用語集管理システム１００と組み合わせて利用される構成に限らず、用語集管理装置１または画像形成装置１０と組み合わせて用いてもよい。
【００６４】
［文字列を収集する処理の流れ］
次に、第１の段階である、文字列を収集する処理の流れについて説明する。図４は、文字列を収集する処理の流れについて説明するためのフローチャートである。なお、以下の説明では、図２に示した、用語集管理装置を１つの画像形成装置１０として実施し、さらに画像形成装置１０がネットワーク上にある辞書サーバー６０および文書管理システム７０と連携する例を用いて説明する。
【００６５】
まず、ユーザーが、画像形成装置１０を用いて、文書のコピーや印刷を行う。
【００６６】
次に、画像形成装置１０の取得部１１ｂが、ユーザーがコピーや印刷を行う文書に含まれる文章から、ローカル用語集２１ａに登録する候補となる文字列を抽出する（ステップＳ１）。
なお、ここでいう文字列とは、ローカル用語集の各エントリーとして登録される用語であり、どのような文字列を用語として抽出するかは、文法に基づいた構文解析により行われてもよいし、辞書に基づいた構文解析により行われてもよい。
また、文書がイメージデータである場合には、ＯＣＲ処理部１１ａがＯＣＲ処理を行い、イメージデータから電子的な文字データを抽出する。取得部１１ｂは、文字列を抽出した文書の、作成者や改訂者の情報が含まれたドキュメント情報も収集する。
【００６７】
なお、上述した用語集管理システム１００の構成を用いる場合には、画像形成装置４０が文書から抽出した文字列およびドキュメント情報は、画像形成装置４０から情報処理装置５０に送信される（ステップＳ２）。用語集管理装置として画像形成装置１０を用いる場合には、抽出された文字列は制御部１１の内部で処理されるので、送信は不要である。
【００６８】
以上、第１の段階である、文字列を収集する処理の流れについて説明した。
【００６９】
［収集した文字列を用語集に登録するか否か判断する処理の流れ］
次に、第２の段階である、収集した文字列をローカル用語集に登録するか否か判断する処理の流れについて説明する。図５は、収集した文字列をローカル用語集に登録するか否か判断する処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００７０】
まず、画像形成装置４０と情報処理装置５０とが分かれている構成では、画像形成装置４０から送信された文字列を情報処理装置５０が受信する（ステップＳ１０）。この処理は、１台で文字列の収集と登録が行える画像形成装置１０を用いる場合には不要である。
【００７１】
次に、画像形成装置１０の制御部１１は、各文字列に対して、以下のＳ１７までの処理を繰り返す（ステップＳ１１）。
【００７２】
登録部１１ｄは、まず、ローカル用語集２１ａに登録する候補になっている文字列が、辞書サーバー６０上の一般用語集に存在するか否かを判断する（ステップＳ１２）。
【００７３】
登録候補の文字列が一般用語集に存在する場合（ステップＳ１２のＹ）、一般用語集とローカル用語集２１ａに重複して登録するのは無駄なので、その文字列をローカル用語集２１ａには登録しない。
【００７４】
登録候補の文字列が一般用語集に存在しない場合（ステップＳ１２のＮ）、登録部１１ｄは、次に、登録候補の文字列が登録除外リスト２１ｂに存在するか否かを判断する（ステップＳ１３）。
【００７５】
登録候補の文字列が登録除外リスト２１ｂに存在する場合（ステップＳ１３のＹ）、その文字列のローカル用語集２１ａへ登録しない。
【００７６】
登録候補の文字列が登録除外リスト２１ｂに存在しない場合（ステップＳ１３のＮ）、登録部１１ｄは、次に、自動登録モードであるか否かを判断する（ステップＳ１５）。
【００７７】
自動登録モードとは、一般用語集に存在せず、登録除外リスト２１ｂに存在せず、かつ、ローカル用語集２１ａに存在しない文字列を、無条件で、ローカル用語集２１ａに、自動的に登録するモードである。
【００７８】
なお、自動登録モードの逆が、ユーザー確認モードである。ユーザー確認モードでは、一般用語集に存在せず、登録除外リスト２１ｂに存在せず、かつ、ローカル用語集２１ａに存在しない文字列を、ローカル用語集２１ａに登録する前に、ユーザーに対して確認を求める。そして、ユーザーが了承した文字列のみが、ローカル用語集２１ａに登録されるモードである。
【００７９】
自動登録モードである場合（ステップＳ１５のＹ）、設定部１１ｃは、登録候補の文字列を、「意味未登録」の状態とし、登録部１１ｄは、登録候補の文字列をローカル用語集２１ａに登録する（ステップＳ１６）。ローカル用語集２１ａの各エントリーには、「状態」の項があるので、そこを「意味未登録」とする。詳細は後述する。
【００８０】
自動登録モードでなない場合（ステップＳ１５のＮ）、ユーザー確認モードであるので、設定部１１ｃは、登録候補の文字列を「仮登録」の状態とし、登録部１１ｄは、登録候補の文字列をローカル用語集２１ａに登録する（ステップＳ１７）。
【００８１】
登録候補である各文字列に対し、上記ステップＳ１２からＳ１７までの処理が完了したのち、作成部１１ｇは、ユーザー確認モードであるか否かを判断する（ステップＳ１８）。
【００８２】
ユーザー確認モードではない場合（ステップＳ１８のＮ）、作成部１１ｇは自動登録モードであり、登録候補の文字列は既に「意味未登録」の状態でローカル用語集２１ａに登録されているので、特に処理は行わない。
【００８３】
ユーザー確認モードの場合（ステップＳ１８のＹ）、作成部１１ｇは、状態を「仮登録」としてローカル用語集２１ａに登録した文字列を抽出してユーザー確認リストを作成し、提示部１１ｈは、作成されたユーザー確認リストをユーザーに提示する（ステップＳ１９）。
【００８４】
提示部１１ｈは、ユーザー確認リストを表示部１８ａの液晶パネル上に表示し、ユーザーがそこに表示されている各文字列に対し、以下の判断を行ってもよい。
【００８５】
次に、登録部１１ｄは、ユーザーから、登録候補の文字列をローカル用語集２１ａに登録するか否かの最終判断を受け付ける（ステップＳ２０）。
【００８６】
文字列をローカル用語集２１ａに登録する場合（ステップＳ２０のＹ）、登録部１１ｄは、正式に登録する文字列のローカル用語集２１ａ内の「状態」の項を、「仮登録」から「意味未登録」に変更する（ステップＳ２１）。
【００８７】
文字列をローカル用語集２１ａに登録しない場合（ステップＳ２０のＮ）、登録部１１ｄは、文字列を登録除外リスト２１ｂに登録し、「仮登録」の状態でローカル用語集２１ａに存在する当該文字列のエントリーを削除する（ステップＳ２２）。
【００８８】
以上、第２の段階である、収集した文字列をローカル用語集に登録するか否か判断する処理の流れについて説明した。
【００８９】
［文字列の意味の登録を依頼する処理の流れ］
次に、第３の段階である、登録された文字列の意味を登録するために、意味を知っているであろう、文字列収集元の文書を作成・改訂した者に、登録を依頼する処理の流れを説明する。図６は、登録された文字列の意味を登録するために、意味を知っているであろう、文字列収集元の文書を作成・改訂した者に、登録を依頼する処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【００９０】
まず、抽出部１１ｅが、ローカル用語集２１ａ内の、「状態」の項が「意味未登録」となっているエントリーを抽出する。抽出されエントリーの文字列それぞれに対し、ステップＳ３１およびステップＳ３２の処理が行われる（ステップＳ３０）。
【００９１】
取得部１１ｂは、「意味未登録」でローカル用語集２１ａに登録されている文字列について、その文字列に対応して登録されているドキュメント情報から、その文字列を抽出した元の文書を作成・改訂した者（作成者・改訂者）を特定する。そして、文書管理システム７０などに問い合わせ、作成者・改訂者の連絡先を取得する（ステップＳ３１）。
【００９２】
次に、依頼部１１ｆは、「意味未登録」でローカル用語集２１ａに登録されている文字列について、前ステップで取得した連絡先に連絡し、作成者・改訂者に対し、文字列の意味をローカル用語集２１ａに登録するように依頼する（Ｓ３２）。
【００９３】
画像形成装置１０の依頼部１１ｆから、文字列の意味を登録するように依頼を受けた、文書の作成者・改訂者は、画像形成装置１０が提供するＷｅｂＵＩ（Web User Interface）などを用いて、ＰＣなどから、意味の登録を依頼された文字列の意味をローカル用語集２１ａに登録する（ステップＳ３３）。
【００９４】
以上、第３の段階である、登録された文字列の意味を登録するために、意味を知っているであろう、文字列収集元の文書を作成・改訂した者に、登録を依頼する処理の流れを説明した。
【００９５】
［登録例］
次に、記憶部２１に記憶されるローカル用語集２１ａおよび登録除外リストの例を説明する。図７は、ローカル用語集２１ａの例を示す図である。また、図８は、登録除外リスト２１ｂの例を示す図である。
【００９６】
ローカル用語集２１ａの最初のエントリーでは、登録されている文字列は「祇園精舎」であり、状態は「仮登録」なので、意味の項目は未だ空欄である。ドキュメント情報の項に、「祇園精舎」の文字列を抽出する元になった文書のドキュメント情報が記録されている。
【００９７】
ローカル用語集２１ａの２番目のエントリーでは、「諸行無常」の文字列が登録されており、状態の項は「意味未登録」なので、意味の項はまだ空欄である。今後、ドキュメント情報の項に記録してある、抽出元の文書名が「ドキュメント２」であるという情報に基づいて、文書管理システム７０などに照会して、ドキュメント２の作成者・改訂者の連絡先を取得することになる。
【００９８】
ローカル用語集２１ａの３番目のエントリーでは、「響き」の文字列が登録されており、文字列の抽出元の文書の作成者。改訂者が既に意味を登録している。そのため、状態の項は「意味未登録」から空欄に変更されている。なお、状態の項を空欄にする以外に、「意味登録済」という状態を書き込んでもよい。
【００９９】
登録除外リスト２１ｂの最初のエントリーでは、「鐘」という文字列が登録されているので、「鐘」という文字列がユーザーによりコピーや印刷される文書から抽出されても、ローカル用語集２１ａに登録されることはない。
【０１００】
以上、記憶部２１に記憶されるローカル用語集２１ａおよび登録除外リストの例を説明した。
【０１０１】
［補足事項］
その他、本技術は、上述の実施形態にのみ限定されるものではなく、本技術の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【符号の説明】
【０１０２】
１  …  用語集管理装置
２  …  スキャナー
３  …  情報処理装置
４  …  ＯＣＲ処理部
５  …  記憶部
５ａ…  用語集
５ｂ…  登録除外リスト
６  …  入力部
７  …  制御部
８  …  通信部
９  …  出力装置
１０  …  画像形成装置
１１  …  制御部
１１ａ…  ＯＣＲ処理部
１２  …  画像読取部
１３  …  画像処理部
１４  …  画像メモリー
１５  …  画像形成部
１８  …  操作部
１８ａ…  表示部
１９  …  ファクシミリ通信部
２０  …  ネットワークインターフェイス部
２１  …  記憶部
２１ａ…  用語集
２１ｂ…  登録除外リスト
４０  …  画像形成装置
５０  …  情報処理装置
６０  …  辞書サーバー
７０  …  文書管理システム
１００  …  用語集管理システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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