(57)【要約】【課題】確実な漏れのないログの管理および監査を自動的に行う。【解決手段】業務管理システム１は、業務システムから出力され、ログ記憶部２０に記憶されたログに基づいて、ログを出力した業務に関する業務情報を作成する業務情報作成部３１と、ログを業務ごとに集約した管理簿データを作成し、管理簿データ記憶部４０に記憶させる管理簿データ作成部３２と、を有する。また、監査部５０では、管理簿データに含まれるログが業務規程評価ルールに則ったものであるか否かを監査する。また、業務マネジメント部６０は管理簿データを可視化して表示する。【選択図】図３
2016224819.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務システムから業務における作業に関する情報を含む複数のログを収集するログ収集部と、
前記ログ収集部によって収集された各ログに含まれる作業に関する情報と、事前に設定された作業を分類する条件とに基づいて、各ログがいずれの業務に属するかを特定し、同一業務に属するログをそれぞれ集約したデータを管理簿データとして作成する管理簿データ作成部と
を有することを特徴とする業務管理システム。
【請求項２】
前記管理簿データ作成部は、第１のログに含まれる作業の作業対象の作業前の状態である前状態と第２のログに含まれる作業の作業対象の作業後の状態である後状態とが一致する場合に、前記第１のログおよび前記第２のログが同一の業務に属することを特定し、さらに、前記第１のログに対応する前記業務の識別情報および前記業務の業務状態である前業務単位状態と、前記第２のログに対応する前記業務の識別情報および前記業務の業務状態である後業務単位状態と、を前記ログの項目に追加することを特徴とする請求項１に記載の業務管理システム。
【請求項３】
前記管理簿データ作成部は、ログに含まれる作業に関する情報が、所定の業務が開始した際に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の開始時に行った作業に関するログと分類し、所定の業務が終了した際に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の終了時に行った作業に関するログと分類し、所定の業務の途中に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の途中に行った作業に関するログと分類し、分類された各ログのうち、作業対象が同一のログを同一業務に属するログとして集約し、集約したデータから管理簿データを作成することを特徴とする請求項１または２に記載の業務管理システム。
【請求項４】
前記作業に関する情報に基づいて、ログを、所定の業務に無関係なログ、所定の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時に行った作業に関するログ、所定の業務の途中に行った作業に関するログ、所定の業務の途中かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログ、のいずれかに分類するログ分類部をさらに有し、
前記管理簿データ作成部は、前記分類に対応した作成方法に従って前記管理簿データを作成することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の業務管理システム。
【請求項５】
前記管理簿データに含まれるログのうち、業務規程に非適合であることを示す所定の条件を満たすログを、不適正なログとして判別し、前記管理簿データに不適正なログのリストとして追加する監査部をさらに有することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の業務管理システム。
【請求項６】
前記管理簿データを検索し可視化したうえでユーザに対して提供する業務マネジメント部をさらに有することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の業務管理システム。
【請求項７】
業務管理システムで実行される業務管理方法であって、
業務システムから業務における作業に関する情報を含む複数のログを収集するログ収集工程と、
前記ログ収集工程によって収集された各ログに含まれる作業に関する情報と、事前に設定された作業を分類する条件とに基づいて、各ログがいずれの業務に属するかを特定し、同一業務に属するログをそれぞれ集約したデータを管理簿データとして作成する管理簿データ作成工程と
を含んだことを特徴とする業務管理方法。
【請求項８】
コンピュータを、請求項１から６のいずれか１項に記載の業務管理システムとして機能させるための業務管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務管理システム、業務管理方法および業務管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
オフィスで行われる業務は、業務規程ルールによって管理されている。例えば、オフィスにおいて行われる業務の１つに、文書データのファイルを適正に運用するためのファイル管理業務がある。ファイル管理業務においては、特に個人情報や営業秘密を含む文書データファイル等の取り扱いを意識した厳密なルールが定められている。そして、社員は、定められたルールに則って適切に業務を行わねばならない。
【０００３】
業務の遂行が業務規程ルールに則って実施されるためには、業務管理を行う必要がある。業務管理の方法として、例えば、社員が自己申告によって業務内容等を記入する帳票を管理簿として業務管理を行う方法が知られている。また、業務管理においては、定期的に業務の運用状況を確認するサンプリング監査が行われる。
【０００４】
また、業務で使用される業務システムから出力されるログを管理し、監査することも行われている。例えば、ログを基にユーザの行為を追跡するフォレンジックと呼ばれる技術が知られている（例えば、非特許文献１を参照）。また、ログを利用して、ＵＳＢメモリの挿入といったイベント単位の検査を行うことができる。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００５】
【非特許文献１】ＡＯＳ法務ＩＴ推進協会訳「デジタル訴訟の最先端から学ぶ  コンピュータ・フォレンジック完全辞典」、幻冬舎ルネッサンス、２０１２年２月２５日発行、pp.230-231
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来の業務管理方法には、業務の見直しをすることなく、確実な漏れのないログの管理および監査を自動的に行うことができないという問題があった。
【０００７】
まず、社員の自己申告によって作成される帳票を管理簿とする方法には、社員の虚偽の申告や誤った申告等により、管理簿の内容と実際の業務内容が相違するという問題があった。また、定期的なサンプリングによる方法においては、確認漏れが生じるという問題があった。このように、従来の業務管理方法には管理品質に限界があった。
【０００８】
そこで、業務システムのログを用いた業務管理方法、すなわちフォレンジックやログを利用したイベント単位の検査によって、上記の問題に対応することも考えられる。しかし、業務システムのログは、業務管理を目的として出力されるものではなく、業務システムのログを用いて業務管理を行う場合は、手動でログの収集および分析を行う必要があるため、多数のログで構成される業務の監査を行うことができないという問題があった。また、社員が行う全ての業務フローをシステム化することも考えられるが、その場合は、業務の大幅な見直しが必要になり、現実的ではない。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の業務管理システムは、業務システムから業務における作業に関する情報を含む複数のログを収集するログ収集部と、前記ログ収集部によって収集された各ログに含まれる作業に関する情報と、事前に設定された作業を分類する条件とに基づいて、各ログがいずれの業務に属するかを特定し、同一業務に属するログをそれぞれ集約したデータを管理簿データとして作成する管理簿データ作成部とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、業務の見直しをすることなく、確実な漏れのないログの管理および監査を自動的に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】図１は、第１の実施形態に係る業務管理システムを含むネットワークの構成の一例を示す図である。
【図２】図２は、第１の実施形態に係る業務管理システムの概要を示す図である。
【図３】図３は、第１の実施形態に係る業務管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図４】図４は、第１の実施形態に係るログの一例を示す図である。
【図５】図５は、第１の実施形態に係る業務の構成の一例を示す図である。
【図６】図６は、第１の実施形態に係るログの関係の一例を示す図である。
【図７】図７は、第１の実施形態に係るログの一例を示す図である。
【図８−１】図８−１は、第１の実施形態に係るログの状態の遷移の一例を示す図である。
【図８−２】図８−２は、第１の実施形態に係るログの状態の遷移の一例を示す図である。
【図８−３】図８−３は、第１の実施形態に係るログの状態の遷移の一例を示す図である。
【図８−４】図８−４は、第１の実施形態に係るログの状態の遷移の一例を示す図である。
【図８−５】図８−５は、第１の実施形態に係るログの状態の遷移の一例を示す図である。
【図８−６】図８−６は、第１の実施形態に係るログの状態の遷移の一例を示す図である。
【図９】図９は、第１の実施形態に係る業務管理システムのログ分類部の関数の一例を示す図である。
【図１０】図１０は、第１の実施形態に係るログと分類の対応の一例を示す図である。
【図１１】図１１は、第１の実施形態に係るログの分類方法の一例を示す図である。
【図１２】図１２は、第１の実施形態に係るログに割り当てられる業務単位識別情報の一例を示す図である。
【図１３】図１３は、第１の実施形態に係るログの分類結果の一例を示す図である。
【図１４】図１４は、第１の実施形態に係るログの一例を示す図である。
【図１５】図１５は、第１の実施形態に係る管理簿データの出力方法の一例を示す図である。
【図１６】図１６は、第１の実施形態に係る管理簿データの一例を示す図である。
【図１７−１】図１７−１は、第１の実施形態に係る業務管理システムのデータ処理部における処理の一例を示すフローチャートである。
【図１７−２】図１７−２は、第１の実施形態に係る業務管理システムの業務情報作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図１７−３】図１７−３は、第１の実施形態に係る業務管理システムの管理簿データ作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図１８】図１８は、第１の実施形態に係る業務管理システムのデータフローを示す図である。
【図１９−１】図１９−１は、第１の実施形態に係る業務管理システムの監査部における処理の一例を示すフローチャートである。
【図１９−２】図１９−２は、第１の実施形態に係る業務管理システムの不適正ログリスト更新処理の一例を示すフローチャートである。
【図２０】図２０は、実施例に係るログの一例を示す図である。
【図２１】図２１は、実施例に係る定型業務および業務単位の識別情報の取得条件の一例を示す図である。
【図２２】図２２は、実施例に係るログの業務開始条件および業務終了条件の一例を示す図である。
【図２３】図２３は、実施例に係る管理簿データの一例を示す図である。
【図２４】図２４は、実施例に係る監査における条件の一例を示す図である。
【図２５】図２５は、プログラムが実行されることにより、業務管理システムが実現されるコンピュータの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下に、本願に係る業務管理システム、業務管理方法および業務管理プログラムを図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施形態により本願に係る業務管理システム、業務管理方法および業務管理プログラムが限定されるものではない。
【００１３】
［第１の実施形態］
以下の実施形態では、第１の実施形態に係る業務管理システムの構成および処理について説明し、最後に第１の実施形態による効果を説明する。
【００１４】
［第１の実施形態の構成］
まず、図１を用いて、業務管理システムが含まれるネットワークおよびネットワークに接続されているシステム等について説明する。図１は、第１の実施形態に係る業務管理システムを含むネットワークの構成の一例を示す図である。図１に示すように、業務管理システム１は、社員が使用する社員端末、管理者が業務管理等を行う管理者端末および業務システム等とネットワークを介して直接または間接的に接続されている。また、図１に示す構成に限定されず、例えば、管理者端末と業務システムの機能が１つの端末上で実現されるような構成であってもよい。
【００１５】
図２を用いて、業務管理システム１および周辺のシステム等について説明する。図２は、第１の実施形態に係る業務管理システムの概要を示す図である。図２に示すように、各社員が業務システムを使用すると、ログが出力される。出力されたログは業務システム内の記憶手段に記憶されるようにしてもよいし、外部の記憶装置等に記憶されるようにしてもよい。また、出力されたログが業務管理システム１に直接転送されるようにしてもよい。
【００１６】
図２に示すように、業務管理システム１は、ログ収集部１０、ログ記憶部２０、データ処理部３０、管理簿データ記憶部４０、監査部５０および業務マネジメント部６０を有する。
【００１７】
業務管理システム１は、業務システムが出力したログをログ収集部１０が収集し、ログ記憶部２０に記憶する。ログの収集手段としては、既存の有効な手段を組み合わせて使うことができる。既存の有効な手段としては、例えば、ＵＮＩＸ（登録商標）系で利用されるＳｙｓｌｏｇプロトコル（ＲＦＣ３１６４，ＲＦＣ５４２４）や、ファイル転送で利用されるＦＴＰ（ＲＦＣ９５９）、ＳＣＰ／ＳＳＨ（ＲＦＣ４２５０，ＲＦＣ４２５１，ＲＦＣ４２５２，ＲＦＣ４２５３，ＲＦＣ４２５４，ＲＦＣ４２５５，ＲＦＣ４２５６）等が挙げられる。なお、収集手段は上記のものに限定されない。
【００１８】
また、ログ記憶部２０における収集したログの保存においては、例えば、既存の暗号化アルゴリズム（例えば、Ｃａｍｅｌｌｉａ，ＲＦＣ３７１３）を用いた暗号化や、タイムスタンププロトコル（ＲＦＣ３１６１）や、ＸＭＬ署名（ＲＦＣ２８０７，ＲＦＣ３０７５）を使った署名を利用することができる。なお、収集したログを保存するための手段は、上記のものに限定されない。
【００１９】
データ処理部３０は、ログを業務ごとに集約した管理簿データを作成し、管理簿データ記憶部４０への登録、または管理簿データ記憶部４０の更新を行う。また、監査部５０は、業務規程に基づいて、データ処理部３０から受け取った管理簿データ、もしくは管理簿データ記憶部４０に記憶されている管理簿データから、不適正な業務を抽出する。また、業務マネジメント部６０は、管理簿データ記憶部４０に記憶されている管理簿データを検索し、可視化した情報を管理者に提供する。
【００２０】
図３を用いて、業務管理システム１の構成について詳細に説明する。図３は、第１の実施形態に係る業務管理システムの構成の一例を示すブロック図である。前述の通り、業務管理システム１は、ログ記憶部２０、データ処理部３０、管理簿データ記憶部４０、監査部５０および業務マネジメント部６０を有する。また、データ処理部３０は、業務情報作成部３１および管理簿データ作成部３２を有する。また、業務情報作成部３１は、業務単位識別情報取得部３１１、業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３を有する。さらに、管理簿データ作成部３２は、ログ分類部３２１およびデータ出力部３２２を有する。
【００２１】
業務管理システム１は、業務システムから収集した業務における作業に関する情報を含む複数のログの各ログに含まれる作業に関する情報と、事前に設定された作業を分類する条件とに基づいて、各ログがいずれの業務に属するかを特定し、同一業務に属するログをそれぞれ集約したデータを管理簿データとして作成する。
【００２２】
また、業務管理システム１は、ログに含まれる作業に関する情報が、所定の業務が開始した際に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の開始時に行った作業に関するログと分類し、所定の業務が終了した際に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の終了時に行った作業に関するログと分類し、所定の業務の途中に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の途中に行った作業に関するログと分類し、分類された各ログのうち、作業対象が同一のログを同一業務に属するログとして集約し、集約したデータから管理簿データを作成する。
【００２３】
管理簿データ作成部は、例えば、第１のログに含まれる作業の作業対象の作業前の状態である前状態と第２のログに含まれる作業の作業対象の作業後の状態である後状態とが一致する場合に、第１のログおよび第２のログが同一の業務に属することを特定し、さらに、第１のログに対応する業務の識別情報および業務の業務状態である前業務単位状態と、第２のログに対応する業務の識別情報および業務の業務状態である後業務単位状態と、をログの項目に追加する。前状態、後状態、前業務状態、後業務状態の詳細な説明については後述する。
【００２４】
管理簿データ作成部３２は、管理簿データに少なくとも、定型業務を識別する情報、業務単位を識別する情報、業務が完了しているか作業中であるかを示す情報、ログのリスト、を含める。
【００２５】
ログ分類部３２１は、作業に関する情報に基づいて、ログを、所定の業務に無関係なログ、所定の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時に行った作業に関するログ、所定の業務の途中に行った作業に関するログ、所定の業務の途中かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログ、のいずれかに分類する。そして、管理簿データ作成部３２は、分類に対応した作成方法に従って管理簿データを作成する。
【００２６】
監査部５０は、管理簿データに含まれるログのうち、業務規程に非適合であることを示す所定の条件を満たすログを、不適正なログとして判別し、管理簿データに不適正なログのリストとして追加する。また、業務マネジメント部６０は、管理簿データを検索し可視化したうえでユーザに対して提供する。
【００２７】
図４を用いて、業務システムから出力されログ記憶部２０に記憶されるログについて説明する。ここで、ログは、ログ項目として業務における作業に関する情報を含んでいる。図４は、第１の実施形態に係るログの一例を示す図である。図４に示すように、ログの項目には、例えば、各ログを一意に特定するログＩＤ、発生日時、ログの発生に係る処理の主体である作業者等、処理種別、処理対象、処理が行われた場所、前状態・後状態等が含まれる。
【００２８】
なお、前状態と後状態の項目は、ログの発生に係る処理の前後で変化する項目であり、業務システムに応じた内容である。例えば、ログがファイル操作ログである場合は、前状態は操作前のファイルパス情報、後状態は操作後のファイルパス情報である。また、ログ記憶部２０に記憶されているログは、各項目の値を用いて検索することができる。例えば、期間の開始および終了である日時を指定して、指定した期間の範囲に発生日時が含まれるログを、ある期間に発生したログ群として検索し取得することができる。
【００２９】
例として、図４のログＩＤが１００であるログは、「2015/05/20  13:00:34.082」に「社員Ａ」が「フォルダ１」に「ファイルＡ」を新規作成したことを表している。また、ログＩＤが１０１であるログは、「2015/05/20  13:35:19.147」に「社員Ａ」が「フォルダ１」の「ファイルＡ」を編集し、「ファイルＡ２」にファイル名を変更したことを表している。また、ログＩＤが１０２であるログは、「2015/05/20  13:48:22.486」に「社員Ｂ」が「フォルダ１」の「ファイルＡ２」を参照したことを表している。また、ログＩＤが１０３であるログは、「2015/05/20  13:50:59.896」に「社員Ｂ」が「フォルダ１」の「ファイルＡ２」を削除したことを表している。
【００３０】
ここで、図５を用いて、業務の構成を表す「定型業務」および「業務単位」について説明する。図５は、第１の実施形態に係る業務の構成の一例を示す図である。図５に示すように、「定型業務」とは、業務の種類を表す。これに対して、「業務単位」とは、定型業務のインスタンスであり１つの定型業務に対して複数の業務単位が存在する。
【００３１】
例えば、「提出用資料の準備」という定型業務があり、それに対して「案件番号１００の提出用資料の準備」もしくは、「案件番号１０１の提出用資料の準備」といった業務単位が存在し得る。この場合、例えば、提出用資料は所定の提出用フォルダに作成する等の点が各業務単位に共通しており、作成されるファイルの名前は各業務単位で異なるということが考えられる。以降、特に断りが無い場合は、業務とは業務単位を指すものとする。
【００３２】
また、図６に示すように、ログはある業務の状態から、その処理内容によって、別の状態へ遷移する。図６は、第１の実施形態に係るログの関係の一例を示す図である。前述の通り、処理以前の状態は前状態、処理後の状態は後状態としてログに記録されるようにしてもよい。また、図６に示すように、例えば、ログ１の後状態とログ２の前状態は、いずれもＰ２であり、一致している。このような場合、ログ間に順序関係が形成され、これによって状態変化を追跡することができる。
【００３３】
さらに、本発明においては、図７に示すように、ログに含まれる状態として前業務単位状態および後業務単位状態が追加される。図７は、第１の実施形態に係るログの一例を示す図である。前業務単位状態および後業務単位状態は、該当する定型業務識別情報と業務単位識別情報に対応する業務単位と、例えば「未開始」「作業中」「完了」といった業務状態を表すものとする。
【００３４】
例えば、前業務状態および後業務状態は下記のように表すことができる。
｛前，後｝業務単位状態  ＝  定型業務識別情報＋業務単位識別情報＋業務状態
業務状態∈｛未開始,作業中,完了｝
【００３５】
なお、前業務単位状態および後業務単位状態は、ログ記憶部２０のログのレコードの前状態および後状態の項目と同じように保存され、これらの値でログを検索することができるものとする。
【００３６】
次に、図８−１から図８−６を用いて、前業務単位状態と後業務単位状態の遷移のパターンについて説明する。図８−１から図８−６は、第１の実施形態に係るログの状態の遷移の一例を示す図である。図８−１に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）であるため、ログに係る業務によって業務単位状態が変化していないことを示している。なお、（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）は、定型業務識別情報が「Ａ」、業務単位識別情報が「Ｎｕｌｌ」、業務状態が「未開始」であることを表している。この場合は、例えば、ログが定型業務Ａに無関係であったため、業務単位が未開始のままであることが考えられる。
【００３７】
図８−２に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）である。この場合、例えば、ログに係る業務によって未開始であった定型業務Ａの業務単位Ｗｘが開始されたことが考えられる。また、図８−３に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，完了）である。この場合、例えば、ログに係る業務によって、作業中であった定型業務Ａの業務単位Ｗｘが完了されたことが考えられる。
【００３８】
図８−４に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）である。この場合、例えば、ログに係る業務によっては業務状態が変化せず、作業中であった定型業務Ａの業務単位Ｗｘの作業が引き続き行われていることが考えられる。また、図８−５の（ａ）に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）である。そして、図８−５の（ｂ）に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｗｙ，作業中）である。この場合、例えば、ログに係る業務によって、作業中であった定型業務Ａの業務単位Ｗｘは引き続き作業中であり、Ｗｘとは別の業務単位Ｗｙが開始されたことが考えられる。
【００３９】
また、図８−６の（ａ）に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，完了）である。そして、図８−６の（ｂ）に示す例は、前業務単位状態が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）であり、後業務単位状態が（Ａ，Ｗｙ，作業中）である。この場合、例えば、ログに係る業務によって、作業中であった定型業務Ａの業務単位Ｗｘが完了し、Ｗｘとは別の業務単位Ｗｙが開始されたことが考えられる。
【００４０】
以降、データ処理部３０の各部における処理について説明する。まず、業務情報作成部３１は、あるログについての、定型業務識別情報、業務単位識別情報、前業務単位状態および後業務単位状態を取得し、業務情報を作成する。また、管理簿データ作成部３２は、業務情報作成部３１で作成された業務情報に基づき、ログを分類し、管理簿データ記憶部４０へのデータの登録および更新を行う。
【００４１】
まず、業務情報作成部３１の業務単位識別情報取得部３１１、業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３について説明する。業務単位識別情報取得部３１１は、例えば、ログＩＤを入力とし、定型業務識別情報および業務単位識別情報を出力とする関数によって実現される。業務単位識別情報取得部３１１を実現する関数は、業務に応じて適切に用意されるソフトウェアであり、入力となるログＩＤのログデータをログ記憶部２０から取得し、ログ項目や管理簿データ等を参照して、ログを処理する前の業務状態を決定し、定型業務識別情報および業務単位識別情報を出力する。
【００４２】
また、業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３は、関数によってある定型業務が開始されたこと、または終了したことを判定する。業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３を実現する関数は、例えばログＩＤを入力とし、定型業務識別情報や判定結果を出力とする。出力の定型業務識別情報は判定対象となる定型業務を表す識別情報であり、判定結果は、業務開始条件または業務終了条件を満たすか否かを真偽値によって表したものである。業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３を実現する関数は、業務に応じて適切に用意されるソフトウェアであり、入力となるログＩＤのログデータをログ記憶部２０から取得し、ログ項目や管理簿データ等を参照して、定型業務の業務条件を確認しつつ、業務開始条件または業務終了条件の適合性を判定する。
【００４３】
ログ分類部３２１は、業務単位識別情報取得部３１１、業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３の出力に基づいて、作成される管理簿データのパターンごとにログを分類する。具体的には、管理簿データのパターンとは、例えば図１０または図１１に示すような（１）〜（６）のパターンである。そして、パターンごとに管理簿データの作成方法が設定されている。なお、パターンの分類および管理簿データの作成の詳細については後述する。ログ分類部３２１は、図９に示すような関数の出力に基づいて分類を行う。図９に示す関数は、業務に応じて適切に用意されるソフトウェアであり、入力となる業務開始条件、業務終了条件、定型業務識別情報および業務単位識別情報を基に、分類結果、定型業務識別情報および業務単位識別情報を出力する。
【００４４】
図１０を用いて、ログと分類の対応関係について説明する。図１０は、第１の実施形態に係るログと分類の対応の一例を示す図である。図１０に示すように、ログ分類部３２１は、ログ項目を用いて定型業務Ａの業務単位の開始から終了までを形作る業務条件を想定する。
【００４５】
ここで、図１０の業務条件とは、業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３の出力である判定結果を表す真偽値である。すなわち、業務開始条件Ａは、ログのログ項目が定型業務Ａの業務単位の開始となる条件である。また、業務終了条件Ａは、ログのログ項目が定型業務Ａの業務単位の終了となる条件である。また、図１０の業務単位状態の遷移は、業務単位識別情報取得部３１１の出力を基に業務単位の状態の遷移を表したものである。図１０における「Ｔ」はＴｒｕｅ、「Ｆ」はＦａｌｓｅ、「−」は対応する業務単位状態の遷移が存在しないこと示している。
【００４６】
ログ分類部３２１は、ログを、例えば、所定の業務に無関係なログ、所定の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時に行った作業に関するログ、所定の業務の途中に行った作業に関するログ、所定の業務の途中かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログに分類する。
【００４７】
具体的には、図１０に示すように、ログ分類部３２１は、ログ記憶部２０に記憶されているログを（１）定型業務Ａの業務に無関係なログ、（２）業務単位Ｗｘの開始、（３）業務単位の終了、（４）業務単位Ｗｘの途中、（５）業務単位Ｗｘの途中だが、別の業務単位Ｗｙが開始、または（６）業務単位Ｗｘが終了し別の業務単位Ｗｙが開始、のいずれかに分類する。なお、Ｗｙは定型業務Ａに属するＷｘと異なる業務単位を示す。また、図１０においてはＷｙの状態の遷移は省略する。
【００４８】
業務開始条件Ａが「Ｆ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」または「Ｔ」、状態の遷移が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）から（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）であるログは（１）に対応し、この場合の状態の遷移は図８−１に対応する。また、業務開始条件Ａが「Ｔ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」、状態の遷移が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）から（Ａ，Ｗｘ，作業中）であるログは（２）に対応し、この場合の状態の遷移は図８−２に対応する。
【００４９】
また、業務開始条件Ａが「Ｆ」、業務終了条件Ａが「Ｔ」、状態の遷移が（Ａ，Ｗｘ，作業中）から（Ａ，Ｗｘ，完了）であるログは（３）に対応し、この場合の状態の遷移は図８−３に対応する。また、業務開始条件Ａが「Ｆ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」、状態の遷移が（Ａ，Ｗｘ，作業中）から（Ａ，Ｗｘ，作業中）であるログは（４）に対応し、この場合の状態の遷移は図８−４に対応する。
【００５０】
また、業務開始条件Ａが「Ｔ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」、状態の遷移が（Ａ，Ｗｘ，作業中）から（Ａ，Ｗｘ，作業中）である場合、ログは（５）に対応し、この場合の状態の遷移は図８−５に対応する。また、業務開始条件Ａが「Ｔ」、業務終了条件Ａが「Ｔ」、状態の遷移が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）から（Ａ，Ｗｙ，作業中）および（Ａ，Ｗｘ，作業中）から（Ａ，Ｗｘ，完了）である場合、ログは（６）に対応し、この場合の状態の遷移は図８−６に対応する。
【００５１】
また、図１０に示す対応関係より、ログ分類部３２１によるログの分類方法は、図１１のように表すことができる。図１１は、第１の実施形態に係るログの分類方法の一例を示す図である。図１１に示すように、例えば、業務開始条件Ａが「Ｆ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」または「Ｔ」、前業務単位状態が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）である場合、ログ分類部３２１は、ログの後業務単位状態を（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）、分類を（１）に決定する。また、業務開始条件Ａが「Ｔ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」、前業務単位状態が（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）である場合、ログ分類部３２１は、ログの後業務単位状態を（Ａ，Ｗｘ，作業中）、分類を（２）に決定する。
【００５２】
また、業務開始条件Ａが「Ｆ」、業務終了条件Ａが「Ｔ」、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）である場合、ログ分類部３２１は、ログの後業務単位状態を（Ａ，Ｗｘ，完了）、分類を（３）に決定する。また、業務開始条件Ａが「Ｆ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）である場合、ログ分類部３２１は、ログの後業務単位状態を（Ａ，Ｗｘ，作業中）、分類を（４）に決定する。
【００５３】
また、業務開始条件Ａが「Ｔ」、業務終了条件Ａが「Ｆ」、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）である場合、ログ分類部３２１は、ログの後業務単位状態を（Ａ，Ｗｘ，作業中）および（Ａ，Ｗｙ，作業中）、分類を（５）に決定する。また、業務開始条件Ａが「Ｔ」、業務終了条件Ａが「Ｔ」、前業務単位状態が（Ａ，Ｗｘ，作業中）である場合、ログ分類部３２１は、ログの後業務単位状態を（Ａ，Ｗｘ，完了）および（Ａ，Ｗｙ，作業中）、分類を（６）に決定する。
【００５４】
また、ログ分類部３２１は、管理簿データの作成に際して、図１２に示すように、分類した各ログに業務単位識別情報を割り当てる。図１２は、第１の実施形態に係るログに割り当てられる業務単位識別情報の一例を示す図である。図１２に示すように、ログ分類部３２１は、定型業務Ａの業務に無関係なログである（１）に分類されたログには業務単位識別情報を割り当てない。また、ログ分類部３２１は、業務単位Ｗｘの開始である（２）に分類されたログには新規の業務単位Ｗｘを割り当てる。また、ログ分類部３２１は、業務単位の終了である（３）または業務単位Ｗｘの途中である（４）に分類されたログには、Ｗｘを割り当てる。また、ログ分類部３２１は、業務単位Ｗｘの途中だが、別の業務単位Ｗｙが開始されたことを示す（５）または業務単位Ｗｘが終了し別の業務単位Ｗｙが開始されたことを示す（６）に分類されたログには、Ｗｘと、新規の業務単位Ｗｙを割り当てる。
【００５５】
図１３を用いて、ログ分類部３２１による分類結果について説明する。図１３は、第１の実施形態に係るログの分類結果の一例を示す図である。図１３に示すように、ログは、定型業務および業務単位ごとの集合に割り振られる。また、定型業務Ｂにおいては業務開始条件Ｂや業務終了条件Ｂによって判定が行われ、例えば定型業務Ａでは（１）に分類されたログが、定型業務Ｂでは（２）から（６）のいずれかに分類される場合もある。
【００５６】
ログ分類部３２１による分類が行われた後は、図１４に示すように、ログ項目に前業務単位状態および後業務単位状態を持たせることができる。例えば、ログＩＤが１００のログには、前業務単位状態（Ａ，Ｎｕｌｌ，未開始）および後業務単位状態（Ａ，Ｗｘ，作業中）が追加されている。
【００５７】
データ出力部３２２は、ログ分類部３２１による分類結果に基づいて、管理簿データを作成し、管理簿データ記憶部４０へ出力する。図１５を用いて、データ出力部３２２による管理簿データの作成および管理簿データ記憶部４０への出力について説明する。図１５は、第１の実施形態に係る管理簿データの出力方法の一例を示す図である。図１５に示すように、分類によって処理が決定され、データ出力部３２２は、管理簿データ記憶部への出力の例に示す方法によって管理簿データ記憶部４０への出力を行う。なお、ログに割り当てる業務単位識別情報については、図１２を用いて説明した通りである。
【００５８】
そして、図１５に従ってデータ出力部３２２によって作成され、管理簿データ記憶部４０に出力された管理簿データの例を、図１６を用いて説明する。図１６は、第１の実施形態に係る管理簿データの一例を示す図である。図１６に示すように、管理簿データには、例えば、定型業務識別情報、業務単位識別情報、業務状態の項目が含まれる。また、管理簿データには、管理項目として、業務担当者、業務開始日時、業務終了日時等が含まれる。さらに、管理簿データには、ログリスト、不適正ログリスト、監査状態、関連業務リスト等が含まれる。
【００５９】
また、図１５に示すように、データ出力部３２２は、例えば、（２）に分類されたログについては、処理ＬＰ２を実行する。処理ＬＰ２では、例えば、定型業務識別情報が「Ａ」、業務単位識別情報が「Ｗｘ」、業務状態が「作業中」、管理項目の業務開始日時が例えばログの発生日時、監査状態が「未完了」、不適正ログリストが「Ｎｕｌｌ」、関連業務リストが「Ｎｕｌｌ」である管理簿データが登録される。
【００６０】
監査部５０は、管理簿データ記憶部４０内の各管理簿データが業務規程のルールを満たしているか否かを検査する。まず、監査部５０は、例えば、管理簿データ記憶部４０内の管理簿データのうち、監査状態が「未完了」である管理簿データの業務単位識別情報のリストを取得し、各業務単位識別情報の管理簿データに対して以下を行う。次に、管理簿データのログリストの各ログの発生日時、作業者、処理種別、場所等を、業務規程評価ルールに適用することで、適正か不適正かを判定する。そして、不適正なログは不適正ログリストに登録する。さらに、管理簿データの業務状態が「完了」の場合は、監査状態を「完了」にする。
【００６１】
業務規程評価ルールは、例えば、ログＩＤを入力、検査結果および理由を出力とする関数として与えられる。この時、出力である検査結果は、適正であることを表す「適正」、不適正であることを表す「不適正」のいずれかを特定する値である。また、出力である理由は、検査結果が「不適正」の場合に、不適正となった理由やどの業務規程に違反しているのか等を示す文字列である。なお、業務規程評価ルールの関数は、業務に応じて適切に用意されるソフトウェアであり、入力となるログＩＤのログデータをログ記憶部２０から取得し、ログメッセージの内容や、場合によっては管理簿データ記憶部４０を参照して検査結果を出力する。
【００６２】
業務マネジメント部６０は、管理者が業務上の問題抽出や改善活動を行うために、管理簿データ記憶部４０の管理簿データを検索し可視化する。例えば、各社員の全管理簿データを帳票フォーマットに変換し印刷したり、また、不適正な管理簿データを検索し管理者端末の画面に表示したりすることができる。
【００６３】
［第１の実施形態の処理］
次に、第１の実施形態の処理について説明する。まず、図１７−１から図１７−３を用いて、業務管理システム１のデータ処理部３０の処理について説明する。図１７−１は、第１の実施形態に係る業務管理システムのデータ処理部における処理の一例を示すフローチャートである。図１７−１に示すように、まず、業務情報作成部３１は、ログ記憶部２０から未取得のログを取得する（ステップＳ１１）。ここで、業務情報作成部３１がログを取得できなかった場合（ステップＳ１２、Ｎｏ）は、処理を終了する。また、業務情報作成部３１がログを取得できた場合（ステップＳ１２、Ｙｅｓ）は、業務情報作成部３１は、業務情報作成処理（ステップＳ１３）および管理簿データ作成処理（ステップＳ１４）を実行する。さらに、未取得のログを取得し（ステップＳ１１）、各処理を繰り返し行う。
【００６４】
図１７−２を用いて、業務情報作成処理について詳細に説明する。図１７−２は、第１の実施形態に係る業務管理システムの業務情報作成処理の一例を示すフローチャートである。図１７−２に示すように、業務単位識別情報取得部３１１は、取得したログの定型業務識別情報および業務単位識別情報を取得する（ステップＳ１３１）。そして、業務開始条件判定部３１２は、取得したログの項目が、業務開始条件を満たしているか否かを判定する（ステップＳ１３２）。また、業務終了条件判定部３１３は、取得したログの項目が、業務終了条件を満たしているか否かを判定する（ステップＳ１３３）。
【００６５】
図１７−３を用いて、管理簿データ作成処理について説明する。図１７−３は、第１の実施形態に係る業務管理システムの管理簿データ作成処理の一例を示すフローチャートである。なお、図１７−３の（１）から（６）それぞれへの分類方法は、図１０および図１１で説明した通りである。また、処理ＬＰ１からＬＰ６の具体的な処理例については、図１５に示す通りである。
【００６６】
まず、ログ分類部３２１がログを（１）に分類した場合（ステップＳ１４１、Ｙｅｓ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ１を実行し（ステップＳ１４２）、処理を終了する。また、ログ分類部３２１が、ログを（１）に分類しなかった場合（ステップＳ１４１、Ｎｏ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ１を実行せずに次の処理へ進む。次に、ログ分類部３２１がログを（２）に分類した場合（ステップＳ１４３、Ｙｅｓ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ２を実行し（ステップＳ１４４）、処理を終了する。また、ログ分類部３２１が、ログを（２）に分類しなかった場合（ステップＳ１４３、Ｎｏ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ２を実行せずに次の処理へ進む。
【００６７】
そして、ログ分類部３２１がログを（３）に分類した場合（ステップＳ１４５、Ｙｅｓ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ３を実行し（ステップＳ１４６）、処理を終了する。また、ログ分類部３２１が、ログを（３）に分類しなかった場合（ステップＳ１４５、Ｎｏ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ３を実行せずに次の処理へ進む。次に、ログ分類部３２１がログを（４）に分類した場合（ステップＳ１４７、Ｙｅｓ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ４を実行し（ステップＳ１４８）、処理を終了する。また、ログ分類部３２１が、ログを（４）に分類しなかった場合（ステップＳ１４７、Ｎｏ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ４を実行せずに次の処理へ進む。
【００６８】
そして、ログ分類部３２１がログを（５）に分類した場合（ステップＳ１４９、Ｙｅｓ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ５を実行し（ステップＳ１５０）、処理を終了する。また、ログ分類部３２１が、ログを（５）に分類しなかった場合（ステップＳ１４９、Ｎｏ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ５を実行せずに次の処理へ進む。次に、ログ分類部３２１がログを（６）に分類した場合（ステップＳ１５１、Ｙｅｓ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ６を実行し（ステップＳ１５２）、処理を終了する。また、ログ分類部３２１が、ログを（６）に分類しなかった場合（ステップＳ１５１、Ｎｏ）は、データ出力部３２２は処理ＬＰ６を実行せずに処理を終了する。
【００６９】
図１８を用いて、データ処理部３０の処理におけるデータフローについて説明する。図１８は、第１の実施形態に係る業務管理システムのデータフローを示す図である。まず、業務情報作成処理Ｓ１３には、ログＩＤが入力される。業務情報作成処理Ｓ１３においては、業務単位識別情報取得部３１１、業務開始条件判定部３１２および業務終了条件判定部３１３によって処理が行われ、定型業務識別情報、業務単位識別情報および判定結果が出力される。
【００７０】
次に、定型業務識別情報、業務単位識別情報および判定結果は管理簿データ作成処理Ｓ１４に入力される。管理簿データ作成処理Ｓ１４においては、まず、ログ分類部３２１によって処理が行われ、定型業務識別情報、業務単位識別情報および分類結果が出力される。そして、データ出力部３２２は、定型業務識別情報、業務単位識別情報を用いて処理を行う。
【００７１】
図１９−１および図１９−２を用いて、業務管理システム１の監査部５０の処理について説明する。図１９−１は、第１の実施形態に係る業務管理システムの監査部における処理の一例を示すフローチャートである。図１９−１に示すように、監査部５０は、管理簿データ記憶部４０から、監査状態が「未完了」である業務単位識別情報のリストを取得する（ステップＳ２１）。次に、監査部５０は、取得したリストから未取得の業務単位識別情報を取得する（ステップＳ２２）。ここで、未取得の業務単位識別情報を取得できなかった場合（ステップＳ２３、Ｎｏ）は、処理を終了する。また、未取得の業務単位識別情報を取得できた場合（ステップＳ２３、Ｙｅｓ）は、監査部５０は、不適正ログリスト更新処理を行う（ステップＳ２４）。不適正ログリスト更新処理の詳細については後述する。
【００７２】
次に、業務単位識別情報の業務状態が「完了」である場合（ステップＳ２５、Ｙｅｓ）は、監査部５０は、業務単位識別情報の監査状態を「完了」に更新する（ステップＳ２６）。さらに、監査部５０は、取得したリストから未取得の業務単位識別情報を取得し（ステップＳ２２）、各処理を繰り返し行う。
【００７３】
図１９−２を用いて、不適正ログリスト更新処理の詳細について説明する。図１９−２は、第１の実施形態に係る業務管理システムの不適正ログリスト更新処理の一例を示すフローチャートである。図１９−２に示すように、監査部５０は、まず、取得した業務単位識別情報のログリストを取得する（ステップＳ２４１）。次に、監査部５０は、取得したログリストから未取得のログを取得する（ステップＳ２４２）。ここで、未取得のログを取得できなかった場合（ステップＳ２４３、Ｎｏ）は、処理を終了する。また、未取得のログを取得できた場合（ステップＳ２４３、Ｙｅｓ）は、監査部５０は、取得したログのログ項目が、業務規程評価ルールの条件を満たすか否かを判定する（ステップＳ２４４）。取得したログのログ項目が、業務規程評価ルールの条件を満たす場合（ステップＳ２４５、Ｙｅｓ）は、監査部５０は、取得したログのログＩＤを不適正ログリストに追加する（ステップＳ２４６）。さらに、監査部５０は、取得したログリストから未取得のログを取得し（ステップＳ２４２）、各処理を繰り返し行う。
【００７４】
［第１の実施形態の効果］
業務管理システム１は、業務システムから収集した業務における作業に関する情報を含む複数のログの各ログに含まれる作業に関する情報と、事前に設定された作業を分類する条件とに基づいて、各ログがいずれの業務に属するかを特定し、同一業務に属するログをそれぞれ集約したデータを管理簿データとして作成する。業務管理システム１は、業務システムから出力されるログを用いているため、業務における作業に関する正確な情報を網羅的に入手することができる。また、業務システムは既存のものを利用すれば良いので、業務の見直しを行い、全ての業務フローを改めてシステム化する必要がない。よって、第１の実施形態によれば、業務の見直しをすることなく、確実な漏れのないログの管理および監査を自動的に行うことができる。
【００７５】
また、業務管理システム１は、ログに含まれる作業に関する情報が、所定の業務が開始した際に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の開始時に行った作業に関するログと分類し、所定の業務が終了した際に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の終了時に行った作業に関するログと分類し、所定の業務の途中に行われた作業であることを示す条件を満たす場合には、該ログを所定の業務の途中に行った作業に関するログと分類し、分類された各ログのうち、作業対象が同一のログを同一業務に属するログとして集約し、集約したデータから管理簿データを作成する。これにより、前業務単位状態および後業務単位状態の取得が可能となり、業務状態の遷移を把握することができるようになる。
【００７６】
管理簿データ作成部３２は、管理簿データに少なくとも、定型業務を識別する情報、業務単位を識別する情報、業務が完了しているか作業中であるかを示す情報、ログのリスト、を含める。これにより、業務管理を行うために必要な情報がある場合は、さらにログ記憶部２０等から取得することが可能となる。
【００７７】
ログ分類部３２１は、作業に関する情報に基づいて、ログを、所定の業務に無関係なログ、所定の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時に行った作業に関するログ、所定の業務の途中に行った作業に関するログ、所定の業務の途中かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログ、所定の業務の終了時かつ他の業務の開始時に行った作業に関するログ、のいずれかに分類する。そして、管理簿データ作成部３２は、分類に対応した作成方法に従って管理簿データを作成する。これにより、業務の流れを明確にすることができ、また、現在の業務の状態を把握することが可能となる。
【００７８】
監査部５０は、管理簿データに含まれるログのうち、業務規程に非適合であることを示す所定の条件を満たすログを、不適正なログとして判別し、管理簿データに不適正なログのリストとして追加する。また、業務マネジメント部６０は、管理簿データを検索し可視化したうえでユーザに対して提供する。これにより、ユーザによる管理簿データを利用した業務管理を行うことができる。
【００７９】
［実施例］
ここで、実施例として、ファイル管理業務に本発明の業務管理システムを適用した場合の例について説明する。ここで述べるファイル管理業務は、計算機システム上の電子データである「ファイル」を管理の対象とする。また、ファイルの使用開始から使用終了、つまり、そのファイルの削除までを業務単位とし、その間の関連する操作はすべてファイル操作ログとして記録され管理簿データに結び付けられる。
【００８０】
ファイル管理は、従来、帳票を用いた管理簿を作成しファイルの取り扱いを管理してきたが、本発明によれば、ファイル操作ログを用いてファイル管理が自動化されるため、社員による虚偽申告がない。また、管理簿データ記憶部を用いて全社員に関するファイル管理業務の全件監査が可能であり、漏れのない監査が可能である。
【００８１】
本実施例においては、ファイル管理業務の管理対象ファイルの保存場所として規定されているある特定のフォルダを「管理フォルダ」と呼ぶ。管理フォルダは、一般的なオフィス環境においては、複数の社員からアクセスできる共有サーバ上にあり、アクセス権を設定してあることを想定するが、各社員の端末上のフォルダを管理フォルダとする場合もある。
【００８２】
また、あるファイル管理業務に対してどのフォルダを管理フォルダとするかは管理者によって決定される。さらに、管理対象となるファイルについての操作には、業務規程のルールが科せられる。また、本実施例における基本的な構成および処理は、第１の実施形態における構成および処理と同様であるものとする。
【００８３】
まず、図２０を用いて、本実施例において使用されるログの例について説明する。図２０に示すように、本実施例で使用されるログには、操作を行った日時を示す日時、ファイルの操作を行ったユーザを識別するユーザＩＤ、ファイルの操作が検出された端末を識別する端末ＩＤ、ファイル操作の種類である操作種別、操作対象となったファイルのパス等である操作対象ファイル、ファイル操作に使用したアプリケーションの名称であるアプリケーション名、操作前のファイルパスおよび操作後のファイルパスを表す前状態および後状態が含まれる。
【００８４】
なお、操作種別には新規作成・削除・コピー・名前変更・編集等が含まれ、操作種別がコピーや名前変更の場合は、操作対象ファイルが複数である場合もある。また、アプリケーション名の例としては、explorer.exe、powerpnt.exe、excel.exe等が挙げられる。さらに、前業務単位状態および後業務単位状態が追加されるようにしてもよい。
【００８５】
ここで、図２１を用いて、本実施形態における定型業務識別情報および業務単位識別情報の取得について説明する。図２１は、実施例に係る定型業務および業務単位の識別情報の取得条件の一例を示す図である。例えば、あるログの操作種別が「参照」であり、業務状態が「作業中」である管理簿データが存在し、ログの端末ＩＤと管理簿データの使用端末が一致し、ログの操作対象ファイルと管理簿データの使用ファイルが一致する場合は、業務単位識別情報取得部３１１は、定型業務識別情報と業務単位識別情報を管理簿データから取得する。なお、図２１に示す条件に該当しないログであっても、業務開始条件判定部３１２により定型業務識別情報等が付与される場合がある。
【００８６】
次に、図２２を用いて、本実施例における業務開始条件および業務終了条件について説明する。図２２は、実施例に係るログの業務開始条件および業務終了条件の一例を示す図である。図２２においては、例として、３つの定型業務Ａ、Ｂ、Ｃの業務開始条件および業務終了条件が示されている。例えば、定型業務Ａの業務開始条件Ａの１つの例として、「管理フォルダで新規ファイルを作成すること」という操作内容が記載されている。この場合、操作種別が「新規作成」、また操作対象ファイルのフォルダが「管理フォルダ」であるログの業務開始条件判定部３１２における出力に含まれる定型業務識別情報は「Ａ」、判定結果は「Ｔ」となる。また、定型業務Ｃの業務終了条件Ｃの１つの例として、「特定のアプリケーションでファイルを参照すること」という操作内容が記載されている。この場合、操作種別が「参照」、アプリケーション名が特定のアプリケーションであるログの業務終了条件判定部３１３における出力に含まれる定型業務識別情報は「Ｃ」、判定結果は「Ｔ」となる。
【００８７】
そして、第１の実施形態で説明した処理によって、管理簿データ作成部３２は管理簿データを作成する。本実施例における管理簿データについて、図２３を用いて説明する。図２３は、実施例に係る管理簿データの一例を示す図である。図２３に示すように、本実施例の管理簿データには、図１６に示す項目に加えて、ファイルを使用しはじめた日であるファイル使用開始日、ファイルを使用したユーザであるファイル使用者、使用したファイルを格納する端末ＩＤである使用端末、使用したファイルのパスである使用ファイル、ファイルを削除した日であるファイル削除日、ファイルを削除したユーザであるファイル削除者等が含まれる。
【００８８】
これによって、本実施例においては、図１５に示す処理に加えて、例えば、処理ＬＰ１においては、データ出力部３２２は、管理簿データのファイル使用開始日にログの日時を登録し、管理簿データのファイル使用者にログのユーザＩＤを登録し、管理簿データの使用端末にログの端末ＩＤを登録し、管理簿データの使用ファイルにログの操作対象ファイルのパスを登録する。また、処理ＬＰ３においては、データ出力部３２２は、管理簿データのファイル削除日にログの日時を登録し、管理簿データのファイル削除者にログのユーザＩＤを登録する。
【００８９】
また、処理ＬＰ５においては、データ出力部３２２は、管理簿データのファイル使用開始日にログの日時を登録し、管理簿データのファイル使用者にログのユーザＩＤを登録し、管理簿データの使用端末にログの端末ＩＤを登録し、管理簿データの使用ファイルにログの操作対象ファイルのパスを登録する。また、処理ＬＰ６においては、データ出力部３２２は、管理簿データのファイル使用開始日にログの日時を登録し、管理簿データのファイル使用者にログのユーザＩＤを登録し、管理簿データの使用端末にログの端末ＩＤを登録し、管理簿データの使用ファイルに操作対象ファイルを登録し、さらに、更新の場合は、管理簿データのファイル削除日にログの日時を登録し、管理簿データのファイル削除者にログのユーザＩＤを登録する。
【００９０】
図２４を用いて、本実施例における業務規程評価ルールを適用するための条件の具体例について説明する。図２４は、実施例に係る監査における条件の一例を示す図である。図２４に示すように、例えば、監査部５０において、規程外フォルダ操作という理由で不適正とされるログは、例えば、操作種別が「コピー」または「移動」であり、操作対象ファイルのフォルダが「管理フォルダ」でないという条件を満たす。
【００９１】
なお、本発明において、例えばログ記憶部２０にログを記憶する際に行われるログ解析は、従来のデータベース検索技術や、ログのグルーピングやクラスタリングにより関連するログの検索を高速化する手法を組み合わせることが可能である。（参考文献：特開２０１３−１６１２８８  日本電信電話株式会社「ツリー抽出装置、ツリー抽出システム、ツリー抽出方法、及びツリー抽出プログラム」）。また、業務マネジメント部６０等における管理簿データの可視化は、既存の有効な手段を組み合わせ、例えば有向グラフや表等用いた表示手段を組み合わせて実施することを想定する。
【００９２】
［システム構成等］
また、図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況等に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵ（Central  Processing  Unit）および当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。
【００９３】
また、本実施形態において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともでき、あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記文書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【００９４】
［プログラム］
図２５は、プログラムが実行されることにより、業務管理システム１が実現されるコンピュータの一例を示す図である。コンピュータ１０００は、例えば、メモリ１０１０、ＣＰＵ１０２０を有する。また、コンピュータ１０００は、ハードディスクドライブインタフェース１０３０、ディスクドライブインタフェース１０４０、シリアルポートインタフェース１０５０、ビデオアダプタ１０６０、ネットワークインタフェース１０７０を有する。これらの各部は、バス１０８０によって接続される。
【００９５】
メモリ１０１０は、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）１０１１およびＲＡＭ（Random  Access  Memory）１０１２を含む。ＲＯＭ１０１１は、例えば、ＢＩＯＳ（Basic  Input  Output  System）等のブートプログラムを記憶する。ハードディスクドライブインタフェース１０３０は、ハードディスクドライブ１０９０に接続される。ディスクドライブインタフェース１０４０は、ディスクドライブ１１００に接続される。例えば磁気ディスクや光ディスク等の着脱可能な記憶媒体が、ディスクドライブ１１００に挿入される。シリアルポートインタフェース１０５０は、例えばマウス１１１０、キーボード１１２０に接続される。ビデオアダプタ１０６０は、例えばディスプレイ１１３０に接続される。
【００９６】
ハードディスクドライブ１０９０は、例えば、ＯＳ１０９１、アプリケーションプログラム１０９２、プログラムモジュール１０９３、プログラムデータ１０９４を記憶する。すなわち、業務管理システム１の各処理を規定するプログラムは、コンピュータにより実行可能なコードが記述されたプログラムモジュール１０９３として実装される。プログラムモジュール１０９３は、例えばハードディスクドライブ１０９０に記憶される。例えば、業務管理システム１における機能構成と同様の処理を実行するためのプログラムモジュール１０９３が、ハードディスクドライブ１０９０に記憶される。なお、ハードディスクドライブ１０９０は、ＳＳＤ（Solid  State  Drive）により代替されてもよい。
【００９７】
また、上述した実施形態の処理で用いられる設定データは、プログラムデータ１０９４として、例えばメモリ１０１０やハードディスクドライブ１０９０に記憶される。そして、ＣＰＵ１０２０が、メモリ１０１０やハードディスクドライブ１０９０に記憶されたプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４を必要に応じてＲＡＭ１０１２に読み出して実行する。
【００９８】
なお、プログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４は、ハードディスクドライブ１０９０に記憶される場合に限らず、例えば着脱可能な記憶媒体に記憶され、ディスクドライブ１１００等を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。あるいは、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４は、ネットワーク（ＬＡＮ（Local  Area  Network）、ＷＡＮ（Wide  Area  Network）等）を介して接続された他のコンピュータに記憶されてもよい。そして、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４は、他のコンピュータから、ネットワークインタフェース１０７０を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。
【符号の説明】
【００９９】
１  業務管理システム
１０  ログ収集部
２０  ログ記憶部
３０  データ処理部
３１  業務情報作成部
３２  管理簿データ作成部
４０  管理簿データ記憶部
５０  監査部
６０  業務マネジメント部
３１１  業務単位識別情報取得部
３１２  業務開始条件判定部
３１３  業務終了条件判定部
３２１  ログ分類部
３２２  データ出力部
【図１】
2016224819.tif 000003
【図２】
2016224819.tif 000004
【図３】
2016224819.tif 000005
【図４】
2016224819.tif 000006
【図５】
2016224819.tif 000007
【図６】
2016224819.tif 000008
【図７】
2016224819.tif 000009
【図８−１】
2016224819.tif 000010
【図８−２】
2016224819.tif 000011
【図８−３】
2016224819.tif 000012
【図８−４】
2016224819.tif 000013
【図８−５】
2016224819.tif 000014
【図８−６】
2016224819.tif 000015
【図９】
2016224819.tif 000016
【図１０】
2016224819.tif 000017
【図１１】
2016224819.tif 000018
【図１２】
2016224819.tif 000019
【図１３】
2016224819.tif 000020
【図１４】
2016224819.tif 000021
【図１５】
2016224819.tif 000022
【図１６】
2016224819.tif 000023
【図１７−１】
2016224819.tif 000024
【図１７−２】
2016224819.tif 000025
【図１７−３】
2016224819.tif 000026
【図１８】
2016224819.tif 000027
【図１９−１】
2016224819.tif 000028
【図１９−２】
2016224819.tif 000029
【図２０】
2016224819.tif 000030
【図２１】
2016224819.tif 000031
【図２２】
2016224819.tif 000032
【図２３】
2016224819.tif 000033
【図２４】
2016224819.tif 000034
【図２５】
2016224819.tif 000035