(57)【要約】【課題】返信文書が送信文書と異なるフォーマットの文書であった場合にも、返信文書の振り分けにおけるユーザの手間を軽減させることが可能な技術を提供する。【解決手段】送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報と送信先情報とを紐付けた管理データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された管理データのうち受信文書の送信元情報と一致する送信先情報を含む管理データから、前記送信先情報に紐付けられている振分情報を取得する取得手段と、前記受信文書に対する画像処理の結果、前記取得手段により取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分手段と、を有することによって課題を解決する。【選択図】図１０
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報と送信先情報とを紐付けた管理データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された管理データのうち受信文書の送信元情報と一致する送信先情報を含む管理データから、前記送信先情報に紐付けられている振分情報を取得する取得手段と、
前記受信文書に対する画像処理の結果、前記取得手段により取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分手段と、
を有するシステム。
【請求項２】
送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報を取得する取得手段と、
受信文書に対する画像処理の結果、前記取得手段により取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分手段と、
を有するシステム。
【請求項３】
前記振分手段は、前記判定手段により前記取得された振分情報が一つだけ含まれていると判定された場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する請求項１又は２に記載のシステム。
【請求項４】
前記振分手段は、前記受信文書を前記振分情報により識別可能な保管場所に格納することにより振り分ける請求項１乃至３の何れか１項に記載のシステム。
【請求項５】
前記振分手段は、前記受信文書のファイル名に前記振分情報を付与して格納することで前記受信文書を振り分ける請求項１乃至３の何れか１項に記載のシステム。
【請求項６】
前記判定手段により前記取得された振分情報が複数含まれていると判定された場合、前記複数の振分情報を検索に用いられる関連情報として前記受信文書に付与して格納する付与手段を更に有する請求項１乃至５の何れか１項に記載のシステム。
【請求項７】
前記判定手段は、前記受信文書に対してＯＣＲ処理した画像から取得される文字列に、前記取得手段により取得された振分情報が示す文字列が含まれているか否かを判定する請求項１乃至６の何れか１項に記載のシステム。
【請求項８】
前記システムは、画像処理装置である請求項１乃至７の何れか１項に記載のシステム。
【請求項９】
システムが実行する情報処理方法であって、
送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報と送信先情報とを紐付けた管理データを作成する作成ステップと、
前記作成ステップにより作成された管理データのうち受信文書の送信元情報と一致する送信先情報を含む管理データから、前記送信先情報に紐付けられている振分情報を取得する取得ステップと、
前記受信文書に対する画像処理の結果、前記取得ステップにより取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分ステップと、
を含む情報処理方法。
【請求項１０】
システムが実行する情報処理方法であって、
送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報を取得する取得ステップと、
受信文書に対する画像処理の結果、前記取得ステップにより取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分ステップと、
を含む情報処理方法。
【請求項１１】
コンピュータに、
送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報と送信先情報とを紐付けた管理データを作成する作成ステップと、
前記作成ステップにより作成された管理データのうち受信文書の送信元情報と一致する送信先情報を含む管理データから、前記送信先情報に紐付けられている振分情報を取得する取得ステップと、
前記受信文書に対する画像処理の結果、前記取得ステップにより取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分ステップと、
を実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
コンピュータに、
送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報を取得する取得ステップと、
受信文書に対する画像処理の結果、前記取得ステップにより取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分ステップと、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、システム、情報処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＦＡＸ送信された文書を受信した際に、送信元の番号や文書の内容に応じて受信文書を振り分けて管理することは手動・自動を問わず広く行われてきた。特に流通業界における注文書や介護業界におけるサービス提供票等、事前に送信した文書に対する返信の形として受信されるＦＡＸ文書に関しては、どの送信文書に紐付いた返信であるか等を特定し、振り分けて管理することで業務が円滑に行われる。
このような返信文書を自動で振り分ける方法として、特定のＩＤを送信文書に印字した上で送信し、返信された文書に対してＯＣＲ処理を施しＩＤを取得することで、どの送信文書に紐付いた返信文書なのかを判定するといった方法が提案されている（例えば、特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平６−１５２８４５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
返信文書が、送信文書に対して返信内容を追記する形で記載されてＦＡＸで返信された文書であれば、送信文書内のＩＤの記載位置と返信文書内のＩＤの記載位置とは同じ位置になるので、返信文書内に記載されたＩＤを判別することは容易である。しかしながら、例えば送信文書に対する返信文書が、送信文書とは異なる新たなフォーマットの文書に返信内容を記載された上でＦＡＸ送信された文書であった場合には問題が生じる。
即ち、返信文書が新たなフォーマットの文書であった場合であり、かつ、返信側が特定のＩＤを付与していたとしても、どの領域に付与されたかがわからない場合、ＯＣＲ処理を施してもどの文字列がＩＤに該当するのかを判定することは困難である。そのため、このようなケースでは結局、手動で返信文書を振り分ける必要が生じるため、手間が生じていた。
本発明は、返信文書が送信文書と異なるフォーマットの文書であった場合にも、返信文書の振り分けにおけるユーザの手間を軽減させることが可能な技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
そこで、本発明のシステムは、送信文書に付与された文書の振り分けに用いられる振分情報と送信先情報とを紐付けた管理データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された管理データのうち受信文書の送信元情報と一致する送信先情報を含む管理データから、前記送信先情報に紐付けられている振分情報を取得する取得手段と、前記受信文書に対する画像処理の結果、前記取得手段により取得された振分情報が前記受信文書に含まれているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により含まれていると判定され、かつ、前記振分情報が一意に特定される場合、前記振分情報に基づいて前記受信文書を振り分けて格納する振分手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、返信文書が送信文書と異なるフォーマットの文書であった場合にも、返信文書の振り分けにおけるユーザの手間を軽減させることが可能な技術を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】画像処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】ファイルサーバのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】帳票作成システムが動作するＰＣのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図５】帳票作成システムのソフトウェア構成の一例を示す図である。
【図６】ＭＦＰのソフトウェア構成の一例を示す図である。
【図７】送信文書データの保存形式の一例を示す図である。
【図８】帳票の一例を示す図である。
【図９】帳票作成システムの処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】実施形態１におけるＭＦＰの処理の一例を示すフローチャートである。
【図１１】実施形態２におけるＭＦＰの処理の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。
＜実施形態１＞
図１は、画像処理システムのシステム構成の一例を示す図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ１０１、ファイルサーバ１０２及び帳票作成システム１０３が互いに通信可能に接続されている。ファイルサーバ１０２は、ＬＡＮ１００上に接続された外部サーバの一例である。帳票作成システム１０３は、図示しないＰＣ上で動作するソフトウェアであり、送信文書を作成可能である。ここで、帳票作成システム１０３は、ＰＣ上ではなく外部ネットワークに接続されたサーバ上で動作しても良い。ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋｓ）１１０に接続され、図示しないファクシミリ装置との間で画像データをファクシミリ通信することができる。
なお、ＭＦＰ１０１、ファイルサーバ１０２及び帳票作成システム１０３が、一つの装置で実現されるような構成としてもよい。例えば、ＭＦＰ１０１がファイルサーバ１０２と同等の機能を有し、更に、帳票作成システム１０３がＭＦＰ１０１上で実現されるような構成であっても良い。
【０００９】
図２は、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２やＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを読み出して実行することにより、読取／印刷／通信等の各種制御を行う。即ち、ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２やＨＤＤ２１４に記憶された各種のプログラムを読み出して実行することにより、後述するＭＦＰ１０１のソフトウェア構成及びＭＦＰ１０１のフローチャートに係る処理（情報処理）を実現する。
ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１は、１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３又はＨＤＤ２１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても良い。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭ又はＨＤＤを協働させてフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。
【００１０】
ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０とを接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボード等が備えられており、ユーザによる操作／入力／指示を受け付ける受付部としての役割を担う。
プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０とを接続する。プリンタ２２１で印刷される画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１により記録媒体上に印刷される。スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０とを接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データをファイル送信又はメール送信することができる。
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０とを接続する。モデム２２３は、図示しないファクシミリ装置との間における画像データのファクシミリ通信を実行する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ＭＦＰ１０１は、ネットワークＩ／Ｆ２１９を用いてＬＡＮ１００上の外部装置（ファイルサーバ１０２等）に画像データや各種情報を送信したり、前記外部装置から各種情報を受信したりする。
【００１１】
図３は、ファイルサーバ１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、ファイルサーバ１０２全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２やＨＤＤ３１４に記憶された制御プログラムを読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。即ち、ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２やＨＤＤ３１４に記憶された各種のプログラムを読み出して実行することにより、ファイルサーバ１０２の機能を実現する。
ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（ファイルサーバ１０２）をＬＡＮ１００に接続する。ファイルサーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ３１５を用いてＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００１２】
図４は、帳票作成システム１０３が動作するＰＣのハードウェア構成の一例を示す図である。ＣＰＵ４１１を含む制御部４１０は、帳票作成システム１０３全体の動作を制御する。ＣＰＵ４１１は、ＲＯＭ４１２やＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを読み出して実行することにより、各種制御処理を実行する。即ち、ＣＰＵ４１１は、ＲＯＭ４１２やＨＤＤ４１４に記憶された各種のプログラムを読み出して実行することにより、後述する帳票作成システム１０３のソフトウェア構成及び帳票作成システム１０３のフローチャートに係る処理（情報処理）を実現する。
ＲＡＭ４１３は、ＣＰＵ４１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ４１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ４１５は、制御部４１０（帳票作成システム１０３）をＬＡＮ１００に接続する。帳票作成システム１０３は、ネットワークＩ／Ｆ４１５を用いてＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００１３】
図５は、帳票作成システム１０３のソフトウェア構成の一例を示す図である。帳票作成システム１０３の各ソフトウェア（各機能）は、ＦＡＸ送受信環境でＦＡＸ送信する際に処理を実行する。
ＵＩ表示部５１１は、帳票作成に伴う操作項目を帳票作成システム１０３が動作するＰＣの操作部（不図示）に表示してユーザに提示したり、前記操作部を介してユーザからの帳票作成指示を受け付けたりする。帳票作成指示部５１２は、ＵＩ表示部５１１が帳票作成の指示を受け付けた場合に、帳票作成に用いるための帳票データを帳票データ取得部５１３を介して取得する。ここで、帳票データは、帳票の送信先のＦＡＸ番号（送信先番号）と、帳票の送信時・返信時共に付与される帳票の振り分けに用いられる情報（以下、振分情報）とを含む、帳票作成に必要なデータである。なお、送信先のＦＡＸ番号（送信先番号）は、送信先情報の一例である。
帳票データは、帳票作成システム１０３が動作するＰＣのＨＤＤ４１４に保存されていても良いし、ファイルサーバ１０２等の外部サーバに保存されていても良い。ＵＩ表示部５１１は、これらのデータを含む帳票作成に必要な情報を帳票作成システム１０３が動作するＰＣの操作部（不図示）に表示してユーザに対して提示し、前記操作部を介して選択・入力の操作を受け付けることによって帳票作成の指示を受け付ける。
【００１４】
振分情報とは、送信時に帳票に記載されており、また、返信時に帳票のフォーマットが異なっていても必ず付与される情報である。例えば流通業界では注文毎に一意に付与されるＩＤや、介護業界では利用者を一意に示す被保険者番号等が該当する。また、ＯＣＲ精度の観点から数字等認識が容易なものが望ましいが、必ずしもこれに限定するものではない。本実施形態では、振分情報として被保険者番号を用いるものとする。
帳票作成部５１４は、帳票作成指示部５１２の指示を受け、帳票データ取得部５１３によって取得された帳票データと、ＵＩ表示部５１１を介してユーザが指定した情報とを用いて帳票の作成を行う。その後、作成された帳票は帳票印刷部５２０によって印刷される。帳票の送受信を行う環境では、ＭＦＰ１０１を用いてこの印刷された帳票を送信先へとＦＡＸ送信する。ただし、ここでは図示しないネットワーク接続部等を用いて、印刷を行わずに電子データのまま帳票を送信先へとＦＡＸ送信しても良い。
送信文書データ作成部５１５は、帳票作成部５１４が帳票を作成した後、帳票作成に用いられた帳票データのうち、送信先のＦＡＸ番号と被保険者番号とを紐付けて送信文書データとして、送信文書データ保存部５２１を介してファイルサーバ１０２に保存する。ここで、送信文書データは、前記ＦＡＸ番号及び前記被保険者番号以外にも、後述の振分処理において用いられる他の振分情報を保持していても良い。なお、送信文書データは、送信先のＦＡＸ番号と、被保険者番号等の振分情報とを紐付けて管理するための管理データの一例である。詳細については後述する。
【００１５】
図６は、ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成の一例を示す図である。ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成は、ネイティブ機能部６１０と追加アプリケーション６２０との２つに大きく分けられる。ネイティブ機能部６１０に含まれる各機能は、ＭＦＰ１０１に標準的に備えられたものであるのに対し、追加アプリケーション６２０は、ＭＦＰ１０１に追加インストールされたアプリケーションである。追加アプリケーション６２０は、Ｊａｖａ（登録商標）をベースとしたアプリケーションであり、ＭＦＰ１０１への機能追加を容易に実現することができる。なお、ＭＦＰ１０１には図示しない他の追加アプリケーションがインストールされていても良い。
ＦＡＸ受信部６１１は、接続されたＰＳＴＮ１１０より受信したデータを、画像処理部６１２を利用してＰＤＦ等の画像データに変換しファクス文書とする。転送部６１３は、作成されたファクス文書と、ＰＳＴＮ１１０より受信されたＴＳＩ情報とを追加アプリケーション６２０のアプリケーション受信部６２１へと転送する。ここで、ＴＳＩ情報とは、ＦＡＸプロトコルで定義された、ファクス文書に付与される情報のことである。ＴＳＩ情報には、送信元のＦＡＸ番号（送信元番号）等の情報が含まれる。なお、送信元のＦＡＸ番号（送信元番号）は、送信元情報の一例である。
【００１６】
振分処理部６２２は、アプリケーション受信部６２１がファクス文書を受信したことを契機に振分処理を実行する。振分処理部６２２が実行する振分処理の詳細については後述する。送信文書データ取得部６２３は、振分処理部６２２の指示を受け、ファイルサーバ１０２に保存された送信文書データを取得する。この際、送信文書データ取得部６２３は、ＴＳＩ情報を用いて送信元番号を特定し、送信文書データのうち受信されたファクス文書の送信元番号と同じ番号となる送信先番号に紐付くものを取得することが望ましい。ただし、送信文書データ取得部６２３は、ＴＳＩ情報に送信元番号が含まれない場合においては、保持されている送信文書データのうち全てを取得しても良い。また、送信文書データ取得部６２３は、送信文書データに含まれるその他の値（例えば、データの使用期限等）を用いて取得するデータを絞り込んでも良い。
【００１７】
ＯＣＲ処理部６２４は、振分処理部６２２の指示を受け、ＦＡＸ受信文書にＯＣＲ処理（画像処理）を施し、ＦＡＸ受信文書に含まれる文字列データを抽出する。振分処理部６２２は、抽出された文字列データと送信文書データにおける被保険者番号とを比較し、一致するものがあればその文字列データが被保険者番号であると判定し、これを用いて振分処理を実行する。なお、ここでは、ＯＣＲ処理部６２４が追加アプリケーション６２０に含まれる構成としているが、例えば、ＯＣＲ処理部６２４がネットワークで接続されたサーバ上で動作する構成としても良い。
アプリケーション転送部６２５は、被保険者番号に従ってファクス文書を振り分けてファイルサーバ１０２へ転送し、保存する。
【００１８】
図７は、送信文書データの保存形式の一例を示す図である。ここでは、介護業界において利用者を一意に特定（識別）する被保険者番号を振分情報として、送信先番号に紐付けて保管している形式を例に挙げるが、必ずしもこの形式に限定するものではない。また、本実施形態で必須の情報は送信先番号と、振り分けキーの候補となる被保険者番号とであるが、例えば振り分けに用いる情報として送信の日付等、更に別の情報を保持していても良い。また、図７のように送信された帳票毎に返信期限の情報を持つようにし、期限を過ぎた情報に関しては破棄されるようにしても良い。
図８は、送受信を用いてやり取りされる帳票の一例を示す図である。ここでは、介護業界において頻繁に使用されるサービス提供票を例に挙げるが、必ずしもこのフォーマットに限定するものではない。また、本実施形態では帳票の送信時・受信時共に共通の図面を用いて説明を行うが、これは帳票に含まれる情報（例えば被保険者番号８０１や、被保険者氏名８０２）が共通であることを示すものであり、同一のフォーマットが用いられていることを示すものではない。詳細に関しては後述する。
【００１９】
図９は、帳票作成システム１０３がＦＡＸ送信する帳票を作成する際の処理の一例を示すフローチャートである。図９のフローチャートに示す各処理（各ステップ）は、帳票作成システム１０３が動作するＰＣのＣＰＵ４１１がＲＯＭ４１２やＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
ステップＳ９０１で、ＵＩ表示部５１１は、帳票作成システム１０３が動作するＰＣの操作部（不図示）に表示したＵＩ（不図示）の操作を介してユーザによる送信帳票の作成指示を受け付ける。即ち、ユーザは帳票の内容と送信先とを前記ＵＩを介して入力又は選択することで、送信に用いる帳票の作成を帳票作成システム１０３に指示する。
ステップＳ９０２で、帳票作成指示部５１２は、ステップＳ９０１においてユーザによる送信帳票作成指示をＵＩ表示部５１１から受け付けると、帳票データ取得部５１３を介して指示に応じた帳票データを取得する。なお、上述したように、帳票データは、帳票作成システム１０３が動作するＰＣのＨＤＤ４１４に保存されていても良いし、ファイルサーバ１０２や、ここでは図示されないネットワークで接続された外部サーバに保存されていても良い。
ステップＳ９０３で、帳票作成部５１４は、帳票データ取得部５１３が取得した帳票データを用いて帳票を作成する。帳票作成に必要な帳票のフォーマットは、帳票データと同様に帳票作成システム１０３が動作するＰＣのＨＤＤ４１４に保存されていても良いし、ファイルサーバ１０２や、ここでは図示されないネットワークで接続された外部サーバに保存されていても良い。
【００２０】
ステップＳ９０４で、ＵＩ表示部５１１は、表示するＵＩを介して帳票の送信先番号の入力を受け付け、ユーザによって送信先番号が入力されるまで待機する。ここで、送信先番号は、ユーザによって手入力されても良いし、帳票作成システム１０３が保持している例えばアドレス帳等の形式のデータからユーザによって選択されても良い。また、ここでは、ＵＩ表示部５１１が、ステップＳ９０１で帳票作成指示を受け付けた後に改めてユーザによる送信先番号の入力を待機するようにしているが、ステップＳ９０１の段階で送信先番号の入力を併せて受け付けるようにしても良い。
ステップＳ９０５で、送信文書データ作成部５１５は、入力された送信先番号と、取得された帳票データにおける被保険者番号とを用いて送信文書データを作成し、図７で示したテーブルのレコードとして追加する。送信文書データの内容に関しては上述した通りである。この送信文書データを用いて、後述のＦＡＸ受信文書の振分処理が行われる。
ステップＳ９０６で、送信文書データ保存部５２１は、ステップＳ９０５で作成された送信文書データをファイルサーバ１０２に保存する。
ステップＳ９０７で、帳票印刷部５２０は、帳票作成部５１４が作成した帳票を印刷して出力する。なお、ここでは印刷して出力する形態としたが、上述した通り印刷をせずにＦＡＸ送信を行うことで出力するようにしても良い。
【００２１】
図１０は、ＭＦＰ１０１がＦＡＸ受信を行った後、追加アプリケーション６２０が実行するＦＡＸ受信文書の振分処理の一例を示すフローチャートである。図１０のフローチャートに示す各処理（各ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＲＯＭ２１２やＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
ステップＳ１００１で、ＦＡＸ受信部６１１は、ＰＳＴＮ１１０を通じてファクス文書の送信元のＴＳＩ情報を受信する。
ステップＳ１００２で、ＦＡＸ受信部６１１は、ＰＳＴＮ１１０を通じてデータを受信し、画像処理部６１２を利用してＰＤＦ等の画像データに変換しファクス文書とする。その後、ＦＡＸ受信部６１１は、ステップＳ１００１で取得されたＴＳＩ情報と合わせて転送部６１３を経由してアプリケーション受信部６２１へと転送する。これにより、追加アプリケーション６２０は、ファクス文書とそれに紐付くＴＳＩ情報とを受信して取得する。
ステップＳ１００３で、振分処理部６２２は、ＴＳＩ情報を解析し、使用可能な送信元番号が含まれているかを判定する。即ち、振分処理部６２２は、ＴＳＩ情報から使用可能な送信元番号が取得可能か判定する。ファクス文書の送信元が送信元番号をＴＳＩ情報に入力していない場合や、入力していても正しい形式で入力していない場合には、使用可能な送信元番号が取得できない。ここで、振分処理部６２２は、ＴＳＩ情報から使用可能な送信元番号を取得できないと判定した場合にはステップＳ１００５へ進み、取得できると判定した場合にはステップＳ１００４へ進む。
【００２２】
ステップＳ１００５で、送信文書データ取得部６２３は、送信文書データから振り分けキーの候補として全ての被保険者番号を取得する。ここで取得された被保険者番号は、後述するＯＣＲデータの検索処理に用いられる。ステップＳ１００３において使用可能な送信元番号が取得できず、かつ、送信元番号による絞り込みができないケースであっても、過去に送信したことのある利用者の被保険者番号に絞って後述の検索処理を行うことを目的とする。その後、ステップＳ１００７へ進む。
ステップＳ１００４で、送信文書データ取得部６２３は、ステップＳ１００３によって取得された送信元番号と一致する送信先番号をファイルサーバ１０２に保存されている送信文書データから検索し、一致した送信先番号に紐付いた被保険者番号を取得する。例えば図７に挙げた例の場合、送信先番号「０３００００１１１１」に紐付く被保険者番号は「１２３４５６７８９０」と「１１１１１１１１１１」との二つである。一つの送信先番号に紐付いた被保険者番号の数、即ち一つの送信先番号に対して送信した利用者の数は、管理する全体の被保険者番号の数と比べて少ないため、後述するＯＣＲデータの検索処理に用いる被保険者番号の数を絞り込むことができる。なお、Ｓ１００４で送信先番号が一致するかどうかを判定するアルゴリズムに関しては、完全一致のみならず、例えば空白を除く処理や、ハイフンを除いて比較する処理を含んでいても良い。また、市外局番情報等を用いて比較しても良い。
【００２３】
ステップＳ１００６で、送信文書データ取得部６２３は、ステップＳ１００４において送信元番号と一致する送信先番号に紐付いた被保険者番号を取得できたかを判定する。送信文書データ取得部６２３は、前記被保険者番号を取得できた場合はステップＳ１００７へ進み、取得できなかった場合はステップＳ１０１３へ進む。
ステップＳ１００７で、ＯＣＲ処理部６２４は、振分処理部６２２からの指示を受け、ＦＡＸ受信文書に対してＯＣＲ処理を行う。これにより、ＯＣＲ処理部６２４は、ＦＡＸ受信文書に含まれる文字列を電子データ（ＯＣＲデータ）として抽出することが可能になる。例えば、図８に示したサービス提供票８００の例では、被保険者番号８０１に示した「１２３４５６７８９０」という文字列や、被保険者氏名８０２に示した「山田太郎」といった文字列が取得可能となる。なお、ＯＣＲ処理の方法は様々あるが、本実施形態ではどのような方法でＯＣＲ処理を行ってもよい。
ステップＳ１００８で、振分処理部６２２は、ステップＳ１００５、又はステップＳ１００４で取得された被保険者番号をキーに、ステップＳ１００７で取得されたＯＣＲデータに対して検索を実行する。即ち、振分処理部６２２は、過去に送信した利用者全ての被保険者番号、又はＦＡＸ受信文書の送信元番号に対して過去に送信した帳票に含まれる被保険者番号のうち、何れかがＦＡＸ受信文書に含まれているかを検索する。
【００２４】
ステップＳ１００９で、振分処理部６２２は、ステップＳ１００８での検索の結果、一致する被保険者番号が含まれていたかを判定し、含まれていればステップＳ１０１０へ進み、含まれていなければステップＳ１０１３へ進む。
ステップＳ１０１３で、振分処理部６２２は、ＦＡＸ受信文書は送信した帳票に対する返送ではないと判定する。ここで、ステップＳ１０１３の処理は、ステップＳ１００６の判定後に実行されるか、又はステップＳ１００９の判定後に実行される処理である。ステップＳ１００６の判定後に実行される場合は、ＴＳＩ情報として送信元番号が取得できたにもかかわらず、その送信元番号へ送信した記録が残っていないため、振分処理部６２２は、該当のＦＡＸ受信文書は送信した帳票に対する返送ではないと判定する。ステップＳ１００９の判定後に実行される場合は、送信元番号へと送信した記録は残っているものの、被保険者番号がＦＡＸ受信文書中から取得できなかったため、振分処理部６２２は、帳票に対する返信文書以外のＦＡＸ文書を受信したものと判定する。どちらのケースにおいても、振分処理部６２２は、本実施形態では振り分けが不要の文書として判定することができる。
【００２５】
ステップＳ１０１０で、振分処理部６２２は、ステップＳ１００８での検索の結果、一致する被保険者番号が一つのみであったかを判定し、一つのみであればステップＳ１０１１へ進み、複数であればステップＳ１０１４へ進む。
ステップＳ１０１１で、振分処理部６２２は、一致した被保険者番号を振り分けキーとする。より具体的に説明すると、ステップＳ１００９、ステップＳ１０１０の処理によりＦＡＸ受信文書に含まれる被保険者番号は一意に特定されたことになる。そのため、振分処理部６２２は、ＦＡＸ受信文書はこの一意に特定された被保険者番号に紐付いたものであると判定することができので、この被保険者番号を振分処理を行うための振り分けキーとする。
ステップＳ１０１２で、振分処理部６２２は、ステップＳ１０１１で特定された振り分けキーを用いて、アプリケーション転送部６２５を介してＦＡＸ受信文書をファイルサーバ１０２に対して振り分けて保存する。振分方法に関しては、例えば特定された振り分けキー、又はそれに紐付く送信文書データに記載の情報をフォルダ名（保管場所名）として付与して作成したフォルダ（保管場所）に格納したり、ファイル名に付与してファイルを作成したりする方法等が考えられるが、他の方法でも良い。つまり、ＦＡＸ受信文書を個別に識別可能な形式でファイルサーバ１０２に格納できていれば、どのような振分方法であっても良い。これにより、ＦＡＸ受信文書を個別に認識しやすい形式で振り分けることができるため、ユーザの利便性を向上させることができる。
【００２６】
ステップＳ１０１４で、振分処理部６２２は、ＦＡＸ受信文書を振り分け不可の文書と判定する。より具体的に説明すると、ステップＳ１０１４の処理は、ステップＳ１０１０での判定処理の結果、ＦＡＸ受信文書に一致する被保険者番号が複数含まれていた場合の処理となる。これは、ＦＡＸ受信文書中に、正しい被保険者番号の他に、送信元番号へ送信した記録に含まれる被保険者番号と同じ文字列が偶然含まれた場合に発生する。本実施形態において、振分処理部６２２は、このように複数の被保険者番号が取得された場合には振り分け不可の文書と判定する。これは、複数の被保険者番号のうち、どちらが正しい値であるか自動で判定することを本実施形態では想定していないからである。この場合の対処方法に関しては、実施形態２に記載する。
以上の処理により、返信文書が送信文書と異なるフォーマットの文書である場合にも、返信文書を送信時の情報に紐付けて自動で振り分けることが可能になる。即ち、返信文書が送信文書と異なるフォーマットの文書であった場合にも、返信文書の振り分けにおけるユーザの手間を軽減させることが可能な技術を提供することができる。
【００２７】
＜実施形態２＞
実施形態２では、実施形態１で説明した図１０のステップＳ１０１４において、振り分け不可の文書と判定された場合に関する処理について説明する。
図１１は、本実施形態におけるＭＦＰ１０１が実行するＦＡＸ受信文書の振分処理の一例を示すフローチャートであり、ステップＳ１０１０において一致した被保険者番号が複数あった場合の処理が実施形態１とは異なる。図１１のフローチャートに示す各処理（各ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＲＯＭ２１２やＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。また、ステップＳ１００１からステップＳ１０１３までの処理に関しては、上述した図１０の説明と同じものであるため説明を省略する。
【００２８】
ステップＳ１１０１の処理は、ステップＳ１０１０での判定処理の結果、ＦＡＸ受信文書に一致する被保険者番号が複数含まれていた場合の処理となる。複数の被保険者番号が含まれている理由は、本来の正しい被保険者番号以外の番号がＦＡＸ受信文書から検出できてしまうためである。そこで、ステップＳ１１０１において、振分処理部６２２は、一致した複数の被保険者番号のうち、何れが正しい被保険者番号であるかを判定せず、それらを全てファイルに紐付くタグ情報（関連情報）とする。ここでいうタグ情報とは、ファイルに複数付与可能な検索用キーワードのことである。
ステップＳ１１０２で、振分処理部６２２は、ステップＳ１１０１でタグ情報とされた値を全てファイルに付与し、アプリケーション転送部６２５を介してＦＡＸ受信文書をファイルサーバ１０２に保存する。タグ情報の付与方法に関しては、例えばファイル名にタグ情報を併記して付与したり、対応しているファイルサーバ１０２によってはファイル毎に用意されたタグプロパティにタグ情報を付与したりする方法が考えられるが、他の方法でも良い。つまり、ＦＡＸ受信文書に対してファイルに紐付くタグ情報が全て付与された状態でファイルサーバ１０２に格納できていれば良い。
以上の処理により、返信文書に被保険者番号と一致する文字列が複数含まれている場合にも、文書を被保険者番号に紐付けて検索可能な形で保存する事が可能になる。
【００２９】
＜その他の実施形態＞
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
【００３０】
以上、上述した各実施形態によれば、返信文書が送信文書と異なるフォーマットの文書であった場合にも、返信文書の振り分けにおけるユーザの手間を軽減させることが可能な技術を提供することができる。
【００３１】
以上、本発明の好ましい形態について詳述したが、本実施形態は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【符号の説明】
【００３２】
１０１  ＭＦＰ、１０２  ファイルサーバ、１０３  帳票作成システム、５１１  ＵＩ表示部、５１２  帳票作成指示部、５１３  帳票データ取得部、５１４  帳票作成部、５１５  送信文書データ作成部、５２０  帳票印刷部、５２１  送信文書データ保存部、６１１  ＦＡＸ受信部、６１２  画像処理部、６１３  転送部、６２１  アプリケーション受信部、６２２  振分処理部、６２３  送信文書データ取得部、６２４  ＯＣＲ処理部、６２５  アプリケーション転送部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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