(57)【要約】【課題】ユーザーが文書に手動でキーワードを付与する際に、効率良く付与することが出来る文書管理装置および文書管理プログラムを提供する。【解決手段】ユーザーから、文書および文書を検索するために文書の属性として付与されるキーワードを受け付ける入力部と、検索の結果を出力する出力部と、受け付けられた文書およびキーワードを記憶可能な記憶部と、文書が入力部に入力されると、記憶部から既に記憶されているキーワードを取得し、取得したキーワードを、キーワード候補一覧として、出力部を介して、ユーザーに提示する提示部と、提示部によりキーワード一覧を提示されたユーザーから、入力部が、キーワード候補一覧からのキーワードの選択、または、任意のキーワードの入力を受け付けたとき、受け付けたキーワードを、入力された文書の属性として、記憶部に記憶させる記憶制御部とを備える。【選択図】図２
2016051253.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザーから、文書および前記文書を検索するために前記文書の属性として付与されるキーワードを受け付ける入力部と、
前記検索の結果を出力する出力部と、
受け付けられた前記文書および前記キーワードを記憶可能な記憶部と、
前記文書が前記入力部に入力されると、前記記憶部から既に記憶されている前記キーワードを取得し、取得した前記キーワードを、キーワード候補一覧として、前記出力部を介して、前記ユーザーに提示する提示部と、
前記提示部により前記キーワード一覧を提示された前記ユーザーから、前記入力部が、前記キーワード候補一覧からの前記キーワードの選択、または、任意の前記キーワードの入力を受け付けたとき、受け付けた前記キーワードを、入力された前記文書の前記属性として、前記記憶部に記憶させる記憶制御部と
を備えた文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置であって、
前記入力部は、
前記ユーザーから前記記憶部に記憶された前記文書を検索する指示を受け付け、
前記提示部は、
前記指示が前記入力部に入力されると、前記記憶部から既に記憶されている前記キーワードを取得し、取得した前記キーワードを、キーワード候補一覧として、前記出力部を介して、前記ユーザーに提示し、
前記文書管理装置は、
前記提示部により前記キーワード一覧を提示された前記ユーザーから、前記入力部が、前記キーワード候補一覧からの前記キーワードの選択、または、任意の前記キーワードの入力を受け付けたとき、受け付けた前記キーワードを用いて、記憶された前記文書の前記属性を検索する検索部を更に備え、
前記出力部は、
前記検索の結果を前記ユーザーに提示する
文書管理装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載の文書管理装置であって、
前記記憶部は、更に、
前記キーワードごとの前記文書の前記属性としての使用頻度の情報を記憶可能であり、
前記提示部は、
前記キーワード候補一覧を前記ユーザーに提示するとき、
前記記憶部から前記使用頻度の情報を取得し、
前記使用頻度に基づいて、前記キーワード候補一覧をソートする
文書管理装置。
【請求項４】
ユーザーにより文書が入力部に入力されると、
記憶部から既に記憶されているキーワードを取得し、
取得した前記キーワードを、キーワード候補一覧として、出力部を介して、前記ユーザーに提示し、
前記ユーザーから、前記入力部を介して、前記キーワード候補一覧からの前記キーワードの選択、または、任意の前記キーワードの入力を受け付け、
受け付けた前記キーワードを、入力された前記文書の属性として、前記記憶部に記憶させる
手順をコンピューターに実行させる文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、キーワード検索を行う文書管理装置および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書管理装置に保存されている数多くの文書から、ユーザーが目的とする文書を効率良く探し出すために、キーワードを用いて多くの文書を全文検索することが行われてきた。
【０００３】
しかし、キーワードを用いた全文検索では、ユーザーの想定していなかった文脈でキーワードが使われている文書も検索結果に含まれてしまい、ユーザーはそれらの文書の内容もチェックしなければならず、検索効率が悪かった。そのため、キーワード検索を効率良く行うための様々な工夫が行われてきた。
【０００４】
例えば、特許文献１において開示されている技術では、入力されたテキストデータに対して形態素解析を行い、品詞が名詞であると判断された語と、予め作成しておいたキーワードリストとを比較し、共通する語があった場合は、その語をキーワード候補としてユーザーに提示する。そして、ユーザーは提示されたキーワード候補の中から最終的にキーワードとする語を選択する。
【０００５】
この技術では、形態素解析の結果として得られる言葉のうち、品詞が名詞の語のみを利用することでキーワード候補の数を減らし、ユーザーが最終的なキーワードを選択する際の手間を削減している。
【０００６】
また、特許文献２において開示されている技術では、入力された大きなデータをコンピューターが小さいオブジェクトに分割し、複数の解析者が分割されたそれぞれのオブジェクトを解析しメタデータを生成している。生成されたメタデータは集められて、仮説が構築され、仮説を検証するための情報要求が解析者に戻される。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００９−２３０３２６号公報
【特許文献２】特開２００７−１２８５１６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
上述したように、ユーザーが検索を行うための様々な工夫が行われてきたが、ユーザーが求める適切な文書を効率良く検索するために、適切なキーワードを文書に付与する工夫は不十分であった。
【０００９】
以上のような事情に鑑み、本発明の目的は、ユーザーが文書に手動でキーワードを付与する際に、効率良く付与することが出来る文書管理装置および文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理装置は、ユーザーから、文書および前記文書を検索するために前記文書の属性として付与されるキーワードを受け付ける入力部と、前記検索の結果を出力する出力部と、受け付けられた前記文書および前記キーワードを記憶可能な記憶部と、前記文書が前記入力部に入力されると、前記記憶部から既に記憶されている前記キーワードを取得し、取得した前記キーワードを、キーワード候補一覧として、前記出力部を介して、前記ユーザーに提示する提示部と、前記提示部により前記キーワード一覧を提示された前記ユーザーから、前記入力部が、前記キーワード候補一覧からの前記キーワードの選択、または、任意の前記キーワードの入力を受け付けたとき、受け付けた前記キーワードを、入力された前記文書の前記属性として、前記記憶部に記憶させる記憶制御部とを備える。そのため、ユーザーが文書に手動でキーワードを付与する際に、効率良く付与することが出来る。
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理装置では、前記入力部は、前記ユーザーから前記記憶部に記憶された前記文書を検索する指示を受け付け、前記提示部は、前記指示が前記入力部に入力されると、前記記憶部から既に記憶されている前記キーワードを取得し、取得した前記キーワードを、キーワード候補一覧として、前記出力部を介して、前記ユーザーに提示し、前記文書管理装置は、前記提示部により前記キーワード一覧を提示された前記ユーザーから、前記入力部が、前記キーワード候補一覧からの前記キーワードの選択、または、任意の前記キーワードの入力を受け付けたとき、受け付けた前記キーワードを用いて、記憶された前記文書の前記属性を検索する検索部を更に備え、前記出力部は、前記検索の結果を前記ユーザーに提示する構成でもよい。
【００１２】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理装置では、前記記憶部は、更に、前記キーワードごとの前記文書の前記属性としての使用頻度の情報を記憶可能であり、前記提示部は、前記キーワード候補一覧を前記ユーザーに提示するとき、前記記憶部から前記使用頻度の情報を取得し、前記使用頻度に基づいて、前記キーワード候補一覧をソートする構成でもよい。
【００１３】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理プログラムは、ユーザーにより文書が入力部に入力されると、記憶部から既に記憶されているキーワードを取得し、取得した前記キーワードを、キーワード候補一覧として、出力部を介して、前記ユーザーに提示し、前記ユーザーから、前記入力部を介して、前記キーワード候補一覧からの前記キーワードの選択、または、任意の前記キーワードの入力を受け付け、受け付けた前記キーワードを、入力された前記文書の属性として、前記記憶部に記憶させる手順をコンピューターに実行させる。
【発明の効果】
【００１４】
以上のように、本発明によれば、ユーザーが文書に手動でキーワードを付与する際に、効率良く付与することが出来る。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】文書管理装置１０が一般的なコンピューターにより構成される場合の構成図である。
【図２】展開されたプログラムが実行されることにより実現される機能ブロックを示す図である。
【図３】登録処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図４】検索処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照しながら、本発明の実施形態を説明する。
【００１７】
［概要］
最初に、本発明の一実施形態にかかる文書管理装置の概要について説明する。
上述したように、キーワードを用いて、多くの文書の全文検索を行うと、ユーザーが目的としていない文書であっても、キーワードが含まれる文書は全て検索結果に含まれてしまう。
【００１８】
そのため、本発明の文書管理装置では、ある文書に対して、ユーザーがキーワードを選択し、選択したキーワードを文書の属性（またはメタデータ）という形で文書管理装置に記憶させる。
【００１９】
そして、ユーザーが文書のキーワード検索を行う場合、全文検索を行うのではなく、指定されたキーワードと、文書の属性として記憶されているキーワードとが一致する文書のみを検索結果として出力する。また、属性として記憶するので、文書中に現われない言葉であっても、文書の主旨を的確に表す言葉をキーワードとして記憶する事も出来る。
【００２０】
この構成により、本発明の文書管理装置では、より適切な文書のみをキーワード検索することが出来る。
【００２１】
また、本発明の文書管理装置では、ユーザーがキーワードを文書の属性として記憶させる際に、既に文書管理装置に記憶されているキーワードを候補として表示する。ユーザーは、候補として示されたキーワードの中から新たに新しい文書の属性として記憶させるキーワードを選択することにより、類似のキーワードが複数記憶されてしまう状況を回避することが出来る。
【００２２】
また、本発明の文書管理装置は、ユーザーに複数のキーワード候補を提示する際に、文書管理装置に既に記憶されている文書に対して記憶されている回数の多いキーワード候補ほど上位に来るように表示させる。そのため、ユーザーは多く使われているキーワードを容易に選択することが出来る。
【００２３】
以上、本発明の一実施形態にかかる文書管理装置の概要について説明した。
【００２４】
［構成］
次に、本発明の一実施形態に係る文書管理装置の構成について説明する。文書管理装置は、専用のハードウェアやソフトウェアにより構成されていてもよいし、一般的なコンピューターにより構成されてもよい。図１は、文書管理装置１０が一般的なコンピューターにより構成される場合の構成図である。
【００２５】
図１に示すように、文書管理装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１（制御部）、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、操作入力部１４（入力部）、ネットワークインターフェイス部１５（入力部、出力部）、表示部１６（出力部）、および記憶部１７を有し、これら各ブロックがバス１８を介して接続されている。
【００２６】
ＲＯＭ１２は、各種の処理を実行するためのファームウェア等の複数のプログラムやデータを固定的に記憶する。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１の作業用領域として用いられ、ＯＳ（Operating System）、実行中の各種アプリケーション、処理中の各種データを一時的に保持する。
【００２７】
記憶部１７は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）や、フラッシュメモリー、その他の不揮発性メモリーである。記憶部１７には、ＯＳや各種アプリケーション、各種データに加え、文書データベース（ＤＢ）１７ａ、キーワードＤＢ１７ｂ、およびキーワード使用頻度ＤＢ１７ｃが記憶される。
【００２８】
文書ＤＢ１７ａには、ユーザーが文書管理装置１０に入力した文書が記憶される。キーワードＤＢ１７ｂには、ユーザーが文書管理装置１０に入力したキーワードが文書ＤＢ１７ａ内の文書ごとに紐付けられて記憶される。キーワード使用頻度ＤＢ１７ｃには、文書管理装置１０において、文書の属性として記憶されているキーワードごとの文書の個数が記憶される。
【００２９】
ネットワークインターフェイス部１５は、他の機器と情報のやりとりを行う為のネットワークと結ばれている。
【００３０】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２や記憶部１７に格納された複数のプログラムのうち、操作入力部１４から与えられる命令に対応するプログラムをＲＡＭ１３に展開し、この展開されたプログラムにしたがって、表示部１６及び記憶部１７を適宜制御する。
【００３１】
展開されたプログラムが実行されることにより実現される機能ブロックを図２に示す。図２に示すように、ＣＰＵ１１におけるプログラムの実行により、提示部１１ａ、記憶制御部１１ｂ、および検索部１１ｃが実現される。
【００３２】
提示部１１ａは、文書ＤＢ１７ａに登録する文書をユーザーが入力すると、キーワードＤＢ１７ｂから既に登録されているキーワードを取得し、取得したキーワードをキーワード候補一覧として、表示部１６またはネットワークインターフェイス部１５を介してユーザーに提示する。
【００３３】
記憶制御部１１ｂは、ＣＰＵ１１と記憶部１７の間での各種データの遣り取りを制御する。
【００３４】
検索部１１ｃは、ユーザーが文書ＤＢ１７ａ内の文書をキーワード検索する際に、ユーザーに提示されたキーワード候補一覧から目的のキーワードを選択したり、任意のキーワードを直接入力したりして指定されたキーワードを用いて、文書ＤＢ１７ａ内に登録された文書を検索する。
【００３５】
操作入力部１４は、例えばマウス等のポインティングデバイス、キーボード、タッチパネル、その他の操作装置である。
【００３６】
表示部１６は、例えば液晶ディスプレイ、ＥＬ（Electro-Luminescence）ディスプレイ、プラズマディスプレイ等である。表示部１６は、文書管理装置１０に内蔵されていてもよいし、外部接続されていてもよい。
【００３７】
以上、本発明の一実施形態に係る文書管理装置１０の構成について説明した。
【００３８】
［処理の流れ］
次に、文書管理装置１０における処理の流れについて説明する。なお、処理の流れは、キーワードをキーワードＤＢ１７ｂに登録するまでの処理（登録処理）と、キーワードを指定して文書ＤＢ１７ａに登録されている文書を検索する処理（検索処理）と、大きく２つに分けられる。
【００３９】
そのため、以下の説明では、これら２つの処理に分けて説明する。
【００４０】
（登録処理）
まず、本発明の文書管理装置１０における登録処理について説明する。図３は、登録処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００４１】
最初に、文書管理装置１０の操作入力部１４またはネットワークインターフェイス部１５が、文書管理装置１０に登録する文書をユーザーから受け付ける（ステップＳ１）。
【００４２】
次に、記憶制御部１１ｂが、既にキーワードＤＢ１７ｂに登録してあるキーワードを、前ステップで入力した文書の属性として記憶するためのキーワード候補一覧としてキーワードＤＢ１７ｂから取得する（ステップＳ２）。
【００４３】
次に、提示部１１ａが、前ステップで取得したキーワード候補一覧を、使用頻度でソートしてユーザーに提示するか否かを判断する（ステップＳ３）。ここでの判断は、文書管理装置１０がユーザーから受け付けた指示に基づいて行われてもよい。
【００４４】
キーワード候補一覧を使用頻度でソートする場合（ステップＳ３のＹ）、提示部１１ａは、キーワード使用頻度ＤＢ１７ｃから、キーワードごとの使用頻度（どれだけの文書にキーワードとして登録されているか）を取得する（ステップＳ４）。
【００４５】
次に、提示部１１ａは、取得した使用頻度の情報に基づいて、キーワード候補一覧を使用頻度の多い順にソートする（ステップＳ５）。
【００４６】
キーワード候補一覧を使用頻度でソートしない場合（ステップＳ３のＮ）、取得したキーワード候補一覧に対してソート処理は行わない。
【００４７】
次に、提示部１１ａは、表示部１６またはネットワークインターフェイス部１５を介して、キーワード候補一覧をユーザーに提示する（ステップＳ６）。
【００４８】
次に、操作入力部１４またはネットワークインターフェイス部１５が、提示されたキーワード候補の選択、またはキーワード候補一覧に挙がっていない任意のキーワードの入力を受け付ける（ステップＳ７）。
【００４９】
次に、記憶制御部１１ｂが、入力された文書を文書ＤＢ１７ａに登録する（ステップＳ８）。
【００５０】
次に、記憶制御部１１ｂは、選択または入力されたキーワードをキーワードＤＢ１７ｂに登録する（ステップＳ９）。
【００５１】
以上が、本発明の文書管理装置１０における登録処理の流れである。
【００５２】
（検索処理）
次に、本発明の文書管理装置１０における検索処理について説明する。図４は、検索処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００５３】
最初に、操作入力部１４またはネットワークインターフェイス部１５が、検索に用いるキーワードの指定方法の指示を受け付ける（ステップＳ２０）。
【００５４】
次に、提示部１１ａが、前ステップで受け付けた指示に基づき、検索に用いるキーワードを既登録キーワードの中から選択するか否かを判断する（ステップＳ２１）。
【００５５】
検索に用いるキーワードを既登録キーワードの中から選択しない場合（ステップＳ２１のＮ）、操作入力部１４またはネットワークインターフェイス部１５が、検索に用いるキーワードの入力をユーザーから受け付ける（ステップＳ２２）。
【００５６】
検索に用いるキーワードをユーザーが直接入力する場合とは、キーワードＤＢ１７ｂに登録されていることが明らかであり、わざわざ検索用のキーワード候補一覧をユーザーに提示する程ではない場合に用いられる処理である。
【００５７】
なお、この処理で、キーワードＤＢ１７ｂに登録されていない任意のキーワードをユーザーが入力した場合には、検索結果として得られる文書は無い。
【００５８】
検索に用いるキーワードを既登録キーワードの中から選択する場合（ステップＳ２１のＮ）、記憶制御部１１ｂは、既にキーワードＤＢ１７ｂに登録してあるキーワードを、キーワード候補一覧としてキーワードＤＢ１７ｂから取得する（ステップＳ２３）。
【００５９】
次に、提示部１１ａは、前ステップで取得したキーワード候補一覧を、使用頻度でソートしてユーザーに提示するか否かを判断する（ステップＳ２４）。ここでの判断は、文書管理装置１０がユーザーから受け付けた指示に基づいて行われてもよい。
【００６０】
キーワード候補一覧を使用頻度でソートする場合（ステップＳ２４のＹ）、提示部１１ａは、キーワード使用頻度ＤＢ１７ｃから、キーワードごとの使用頻度を取得する（ステップＳ２５）。
【００６１】
次に、提示部１１ａは、取得した使用頻度の情報に基づいて、キーワード候補一覧を使用頻度の多い順にソートする（ステップＳ２６）。
【００６２】
キーワード候補一覧を使用頻度でソートしない場合（ステップＳ２４のＮ）、取得したキーワード候補一覧に対してソート処理は行わない。
【００６３】
次に、提示部１１ａは、表示部１６またはネットワークインターフェイス部１５を介して、検索に用いるキーワード候補一覧をユーザーに提示する（ステップＳ２７）。
【００６４】
次に、操作入力部１４またはネットワークインターフェイス部１５が、キーワード候補一覧からの、検索に用いるキーワードの選択を受け付ける（ステップＳ２８）。
【００６５】
次に、検索部１１ｃが、ステップＳ２２で入力されたキーワードまたはステップＳ２８で選択されたキーワードを用いて、文書ＤＢ１７ａを検索する（ステップＳ２９）。
【００６６】
次に、表示部１６またはネットワークインターフェイス部１５が、検索結果を出力する（ステップＳ３０）。
【００６７】
以上が、本発明の文書管理装置１０における検索処理の流れである。
【００６８】
以上、文書管理装置１０における処理の流れについて説明した。
【００６９】
［補足事項］
その他、本発明は、上述の実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【符号の説明】
【００７０】
１０  …  文書管理装置
１１  …  ＣＰＵ
１２  …  ＲＯＭ
１３  …  ＲＡＭ
１４  …  操作入力部
１５  …  ネットワークインターフェイス部
１６  …  表示部
１７  …  記憶部
１７ａ…  文書ＤＢ
１７ｂ…  キーワードＤＢ
１７ｃ…  キーワード使用頻度ＤＢ
１８  …  バス
【図１】
2016051253.tif 000003
【図２】
2016051253.tif 000004
【図３】
2016051253.tif 000005
【図４】
2016051253.tif 000006