(57)【要約】【課題】文書管理システムにおいて、原稿を読み取って得た原稿の画像データと、記憶手段に格納された文書データとの一致検索を、付加情報を用いることなく精度高く行うこと。【解決手段】複合機Ｍ１（子機）と複合機Ｍ２（親機）で文書管理システムを構成する。子機Ｍ１は、原稿の画像をスキャナで読み取り、読み取った原稿の画像データをＯＣＲ処理して文字を抽出する。親機Ｍ２は、子機Ｍ１で抽出した文字からＯＣＲ処理における識別確度の高い文字のみを抽出する。親機Ｍ２は、抽出した文字をキーワードに、自機の第１記憶部３１に格納されている文書データを検索し、類似度の高い文書データを当該原稿の原文書（同一文書）と判定する。親機Ｍ２は、子機Ｍ１が読み取った原稿の文書データ（画像データ）を、自機の記憶部の原文書と同じ格納領域に格納する。【選択図】  図４
2016035702.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
１以上の画像形成装置を有する文書管理システムであって、
文書データを格納する１以上の格納領域を有する記憶手段と、
原稿の画像を読み取る読取手段と、
前記読取手段で読み取られた前記原稿の画像に含まれる１以上の文字を認識する認識手段と、
前記認識手段で認識された１以上の文字のうち、前記原稿の画像における追記された文字以外の文字に基づいて、前記記憶手段の１以上の格納領域それぞれに格納された文書データを検索する検索手段と、
前記検索手段で文書データが検索されたとき、検索された文書データが格納された前記記憶手段の格納領域へ、前記読取手段で読み取られた原稿の画像データを格納させる制御手段と、
を有する文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載された文書管理システムにおいて、
前記認識手段で認識された１以上の文字それぞれが追記された文字か否かを前記認識手段による認識の確度に応じて判定する判定手段を有し、
前記文書データの検索は、前記判定手段で追記された文字でないと判定された文字に基づいて行う文書管理システム。
【請求項３】
請求項２に記載された文書管理システムにおいて、
前記追記された文字と判定された文字を含む前記原稿の画像データを、前記格納領域に格納された前記検索された文書データに紐付けて格納する文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載された文書管理システムにおいて、
原稿の画像の前記追記された文字を、前記検索された文書データにおける追記された位置に付加して印刷する手段又は前記付加して表示手段に表示する手段と、
前記追記された文字の印刷又は表示位置を互いに重ならないように位置調整する手段と、を有する文書管理システム。
【請求項５】
請求項１に記載された文書管理システムにおいて、
前記格納領域に格納する追記された文字を含む前記原稿の画像データのファイル名を、前記判定手段で追記された文字と判定された文字を用いて命名する手段を有する文書管理システム。
【請求項６】
請求項１に記載された文書管理システムにおいて、
前記１以上の画像形成装置を、子機となる画像形成装置と、当該子機と交信可能に接続された親機となる画像形成装置で構成し、
前記子機が、
原稿の画像を読み取る読取手段と、
前記読取手段で読み取られた前記原稿の画像に含まれる１以上の文字を認識する認識手段と、
を有し、
前記親機が、
文書データを格納する１以上の格納領域を有する記憶手段と、
前記子機の認識手段で認識された１以上の文字のうち、前記原稿の画像における追記された文字以外の文字に基づいて、前記記憶手段の１以上の格納領域それぞれに格納された文書データを検索する検索手段と、
前記検索手段で文書データが検索されたとき、検索された文書データが格納された前記記憶手段の格納領域へ、前記読取手段で読み取られた原稿の画像データを格納させる制御手段と、
を有する文書管理システム。
【請求項７】
１以上の画像形成装置と、前記画像形成装置に交信可能に接続された情報処理装置からなる文書管理システムであって、
前記画像形成装置が、
原稿の画像を読み取る読取手段と、
前記読取手段で読み取られた前記原稿の画像に含まれる１以上の文字を認識する認識手段と、
を有し、
前記情報処理装置が、
文書データを格納する１以上の格納領域を有する記憶手段と、
前記画像形成装置の認識手段で認識された１以上の文字のうち、前記原稿の画像における追記された文字以外の文字に基づいて、前記記憶手段の１以上の格納領域それぞれに格納された文書データを検索する検索手段と、
前記検索手段で文書データが検索されたとき、検索された文書データが格納された前記記憶手段の格納領域へ、前記読取手段で読み取られた原稿の画像データを格納させる制御手段と、
を有する文書管理システム。
【請求項８】
１以上の画像形成装置を有する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
文書データを格納する１以上の格納領域を有する記憶手段に文書データを格納する工程と、
原稿の画像を読み取る読取工程と、
前記読取工程で読み取られた前記原稿の画像に含まれる１以上の文字を認識する認識工程と、
前記認識工程で認識された１以上の文字のうち、前記原稿の画像における追記された文字以外の文字に基づいて、前記記憶手段の１以上の格納領域それぞれに格納された文書データを検索する検索工程と、
前記検索工程で検索された文書データが格納された前記記憶手段の格納領域へ、前記読取工程で読み取られた原稿の画像データを格納させる制御工程と、
を有する文書管理システムにおける文書管理方法。
【請求項９】
１以上の画像形成装置を有する文書管理システムのコンピュータを、
文書データを格納する１以上の格納領域を有する記憶手段と、
原稿の画像を読み取る読取手段と、
前記読取手段で読み取られた前記原稿の画像に含まれる１以上の文字を認識する認識手段と、
前記認識手段で認識された１以上の文字のうち、前記原稿の画像における追記された文字以外の文字に基づいて、前記記憶手段の１以上の格納領域それぞれに格納された文書データを検索する検索手段と、
前記検索手段で文書データが検索されたとき、検索された文書データが格納された前記記憶手段の格納領域へ、前記読取手段で読み取られた原稿の画像データを格納させる制御手段
として機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、原稿となる追記（又は加筆ともいう）前の文書と追記後文書を集中管理し、適宜利用できるようにする文書管理システム、文書管理方法、文書管理用プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
画像形成装置、例えば複合機（ＭＦＰ；Multi  Function  Printer）に装着された周辺機器を効率的に利用する、或いは原稿をスキャンした場所から離れた場所（任意の場所）の複合機で印刷する等のユーザの要望に応えるため、例えば、ある複合機でスキャンした画像を、別の複合機に保存し、いずれかの複合機で印刷する機能が知られている。
また、この機能と関連して、印刷された文書へ追記を行った場合に、原稿となる追記文書を画像形成装置、例えば複合機のＯＣＲ（Optical Character Recognition）機能を用いてその画像を電子データ（以下単に「データ」という）化して、元の文書と関連付けて保存させておき、ユーザの好きな時に利用できるようにする文書管理システムも知られている。
【０００３】
例えば、スキャナ等の情報取得手段により取得された追記された画像データのうち、手書き（筆記）された部分を抽出し、抽出した筆記画像データを、この筆記画像データが取得された電子文書の文書ＩＤを含む属性情報とともに保存して管理し、かつ保存した筆記画像データを表示等することができる文書管理システムが知られている（特許文献１参照）。
この文書管理システムでは、手書きされた紙文書を識別するための紙ＩＤと、予めフォームが定まっている電子文書に対して割り当てられる文書ＩＤとを関連付けており、これにより両文書の一致性を判定している。
【０００４】
また、特許文献２に記載された画像処理システムでは、再利用可能な状態にある電子ファイルに関する加筆原稿の登録を効果的に行うため、原稿を読み取って取得したイメージ（画像）データを文字コード化して、サーバが保持する電子ファイルの中から指定された原稿に対応する電子ファイルを検索し、検索された電子ファイルを取得して出力すること、及びイメージデータに対応する電子ファイルをサーバが保持する電子ファイルの中から検索し、検索された電子ファイルを、得られたイメージデータに置き換えることが記載されている。
【０００５】
特許文献１に記載された文書管理システムでは、追記された画像から、精度よく保存された追記されていない元の画像を検索することができる。しかし、その反面、バーコードを付与するなど、原稿と無関係な情報を文書に付加する必要があると共に、そのための処理を行わなければならない。
また、特許文献２に記載された画像処理システムでは、原稿の画像中の付加情報から原稿のオリジナル電子ファイルが格納されている記憶装置内のポインタ情報を検出して、ポインタ情報が検出された場合は、ポインタで示されたアドレスから原稿に対応する電子ファイルを検索することが記載されている。したがって、この場合も原稿と無関係な情報を付加する必要があると共に、そのための処理を行わなければならない。
なお、特許文献２に記載された画像処理システムでは、ポインタ情報が存在しない場合には、原稿の画像のＯＣＲ処理により類似度の高い電子ファイルを検索することも記載されている。ただ、この場合は、追記画像と非追記画像をＯＣＲ処理して得た識別文字（データ）をそのまま比較しており、そもそも両者には加筆（追記）部分で差異があるため、精度の高い一致検索はできない。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、前記従来の問題に鑑みてなされたものであって、その目的は、文書管理システムにおいて、原稿を読み取って得た原稿の画像データと、記憶手段に格納された文書データとの一致検索を、従来のように付加情報を用いることなく、しかも精度高く行うことである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、１以上の画像形成装置を有する文書管理システムであって、文書データを格納する１以上の格納領域を有する記憶手段と、原稿の画像を読み取る読取手段と、前記読取手段で読み取られた前記原稿の画像に含まれる１以上の文字を認識する認識手段と、前記認識手段で認識された１以上の文字のうち、前記原稿の画像における追記された文字以外の文字に基づいて、前記記憶手段の１以上の格納領域それぞれに格納された文書データを検索する検索手段と、前記検索手段で文書データが検索されたとき、検索された文書データが格納された前記記憶手段の格納領域へ、前記読取手段で読み取られた原稿の画像データを格納させる制御手段と、を有する文書管理システムである。
【０００８】
本発明によれば、文書管理システムにおいて、原稿を読み取って得た原稿の画像データと、記憶手段に格納された文書データとの一致検索を、従来のように付加情報を用いることなく、しかも精度高く行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する複合機のハードウェア構成図である。
【図２】子機となる複合機（入力機）のシステムを概略的に示すシステム構成図である。
【図３】親機となる複合機（入力機）のシステムを概略的に示すシステム構成図である。
【図４】本発明の実施形態に係る文書管理システムの第１のシステム構成と機能の概要の説明を行う図である。
【図５】図４に示す文書管理システムの機能の実行手順を示すフロー図である。
【図６】本発明の実施形態に係る文書管理システムの第２のシステム構成と機能の概要の説明を行う図である。
【図７】図６に示す文書管理システムの機能の実行手順を示すフロー図である。
【図８】本発明の実施形態に係る文書管理システムの第３のシステム構成と機能の概要の説明を行う図である。
【図９】図８に示す文書管理システムの機能の実行手順を示すフロー図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の文書管理システムをその実施形態について説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する機器、一例として複合機のハードウェア構成図である。
複合機は概略的には、コントローラ１と、オペレーションパネル２と、読取部（スキャナ）３と、印刷部４を備える。
コントローラ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０、ＮＢ（ノースブリッジ）１２、メモリ（ＭＥＭ）１１、ＮＩＣ（ネットワークインターフェースコントローラ）１３、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１４、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）１５により構成されている。
【００１１】
ここで、ＣＰＵ１０は、種々の情報処理用のＩＣ（Integrated Circuit）であり、メモリ１１と共にコンピュータ（後述のマイクロコンピュータ）を構成し、プログラムを読み込ませることにより、以下で説明する各機能を実現する機能実現手段となる。メモリ１１はローカルメモリである。ＮＢ１２は、コントローラ１のノースブリッジである。ＮＩＣ１３は、ＭＡＣ（Media Access Control）アドレスによるネットワーク通信用のコントローラである。ＨＤＤ１４はストレージ（記憶部を構成する）であり複数の格納領域を有する。ＡＳＩＣ１５は種々の画像処理用のＩＣである。
オペレーションパネル２は、オペレータが複合機に入力を行うためのハードウェア（操作部）であるとともに、オペレータが複合機（入出機／出力機）から出力を得るためのハードウェア（表示部）でもある。
【００１２】
図２は、複合機のうち子機として用いる複合機（入力機）のシステムを概略的に示すシステム構成図である。
子機となる複合機は、ここでは、バスＢを介して相互に接続された、システム制御部２１（１）、スキャナ制御部２２（１）、プロッタ制御部２３（１）、データ送信受信部２４（１）、操作表示部２５（１）、サムネイル作成部２６、文字列識別部（ここではＯＣＲ）２７、ネットワーク制御部２８（１）を備えている。
【００１３】
ここで、システム制御部２１（１）は、図１に示すハードウェア構成図のＣＰＵ１０とメモリ１１から構成され、複合機全体を制御するマイクロコンピュータである。
スキャナ制御部２２（１）は、ハードウェア構成図の読取部３とＡＳＩＣ１５から構成されており、原稿（追記文書又は非追記文書）の画像を読み取り画像のデータ（画像データ）を取り出す読取手段の制御部を構成する。
プロッタ制御部２３（１）は、ハードウェア構成図の印刷部４から構成されており、画像データに基づき記録紙に画像を記録する。
データ送信受信部２４（１）は、ハードウェア構成図のＮＩＣ１３とメモリ（ローカルメモリ）１１で構成されており、前記ネットワーク制御部２８（１）を使用して親機である複合機に交信可能に接続されて、メモリ１１上のデータを送信又は受信する。
【００１４】
操作表示部２５（１）は、ハードウェア構成図のオペレーションパネル２で構成されており、オペレータに対して表示及びオペレータからの入力を受け付ける。
サムネイル作成部２６は、ＣＰＵ１０を使用して受信した画像データのサムネイル画像を作成する。
文字列識別部（ＯＣＲ）２７は、ハードウェア構成図のＣＰＵ１０とメモリ１１から構成されており、読み取った原稿の画像データに対してＯＣＲ処理を実施するものであり、本発明の認識手段に対応する。
ネットワーク制御部２８（１）は、ハードウェア構成図のＮＩＣ１３で構成されており、ネットワーク（例えば、ＩＰ（Internet Protocol）網）に対してパケット情報の送受信を行う。
【００１５】
図３は、親機となる複合機（入力機）のシステムを概略的に示すシステム構成図である。
親機となる複合機は、ここでは、バスＢを介して相互に接続された、システム制御部２１（２）、スキャナ制御部２２（２）、プロッタ制御部２３（２）、データ送信受信部２４（２）、操作表示部２５（２）、第１記憶部（非追記文書の画像データと識別文字データを記憶）３１、第２記憶部（追記文書の画像データと識別文字データを記憶）３２、識別文字データの近似性比較部３３、ファイル・フォルダ名称命名部３４、フォルダ管理部３５、文字合成部（合成位置調整機能を含む）３６を備えている。
【００１６】
ここで、システム制御部２１（２）は、ハードウェア構成図のＣＰＵ１０とメモリ１１から構成され全体を制御するマイクロコンピュータで、以下で説明する親機の制御を行うともに、プログラムを読み込ませることにより、以下で説明する各機能を実現する機能実現手段となる。
プロッタ制御部２３（２）は、ハードウェア構成図の印刷部４から構成されており、画像を記録紙に記録（又は印刷）する。
【００１７】
操作表示部２５（２）は表示部と操作部を備え、ハードウェア構成図のオペレーションパネル２で構成されており、オペレータに対して表示及びオペレータからの入力を受け付ける。
ネットワーク制御部２８（２）は、ハードウェア構成図のＮＩＣ１３で構成されており、ネットワークＮＴ（ＩＰ網）に対してパケット情報の送受信を行う。
【００１８】
データ送信受信部２４（２）は、ハードウェア構成図のＮＩＣ１３とメモリ（ローカルメモリ）１１で構成されており、前記ネットワーク制御部２８（２）を使用して子機である複合機に交信可能に接続されて、メモリ１１上のデータを送信、受信する。
第１記憶部３１は、ハードウェア構成図のＨＤＤ１４から構成されており、入力された非追記文書の画像データと識別文字データを記憶しておく。
【００１９】
第２記憶部３２は、ハードウェア構成図のＨＤＤ１４から構成されており、入力された追記文書の画像データと識別文字データを記憶しておく。
識別文字データの近似性比較部３３は、ハードウェア構成図のＣＰＵ１０とメモリ１１で構成されており、ある１つの文字列と最も似た文字列を複数の文字列の中から１つ選択するものである。
【００２０】
スキャナ制御部２２（２）は、ハードウェア構成図の読取部３とＡＳＩＣ１５から構成されており、原稿の画像を読み取り、画像データを取り出す読取手段の制御部を構成する。
ファイル・フォルダ名称命名部３４は、図１のハードウェア構成図のＣＰＵ１０から構成されており、適宜のアルゴリズムに従ってフォルダ及びファイルの名称を命名する。なお、ファイル・フォルダ名称命名部３４は、本発明の「命名する手段」に対応する。
フォルダ管理部３５は、ハードウェア構成図のＣＰＵ１０から構成されており、適宜のアルゴリズムに従ってフォルダ及びその配下のファイルを管理する。
文字合成部３６は、ハードウェア構成図のＣＰＵ１０とＡＳＩＣ１５から構成されており、任意の画像データに基づき文字列を合成する。
【００２１】
図４は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第１のシステム構成と機能の概要の説明を行う図である。
本文書管理システムは、図４Ａに示すように、複合機（子機）Ｍ１、複合機（親機）Ｍ２、子機Ｍ１と親機Ｍ２を結ぶネットワークＮＴ（ＩＰ網）で構成される。
【００２２】
図５は、図４Ａに示す文書管理システムの機能（即ち、追記文書の画像（原稿の画像）データの取り込みから、非追記文書の画像データ（文書データ）及び当該画像データ（文書データ）に紐付けられたすべての追記文書の画像データの表示又は印刷までの処理機能）の実行手順を示すフロー図である。
図５のフロー図にしたがって、図４Ａに示す文書管理システムの機能を説明する。
即ち、ユーザは、原稿（追記文書；この実施形態の説明では追記文書という）（Ｂ−２）を子機Ｍ１の読取手段でスキャンする（Ｓ１０１）。子機Ｍ１は追記文書を読み取り、同時に認識手段であるＯＣＲ装置でＯＣＲ処理を実施する（Ｓ１０２）。ＯＣＲ処理は、一例として図４Ｂに示すように、追記文書のヘッダー部、本文部などエリアごとに個別に実施する。ここで、ＯＣＲ処理の結果は、文字、確度（様々なフォントと比較したときのＯＣＲ処理における当該文字の識別確度）、座標（当該エリア内での座標）で構成される。
【００２３】
本実施形態では、“文字列”（実際は文字）ごとに上記パラメータ（ＯＣＲ処理の結果）が出力される。また、確度は、ワードなどのフォント文字であれば１００％に近い高確度となり、一般的には手書きの追記文字（文字画像）はそれと比較して低確度（例えば７０％）となる。なお、ここでは、文字列ごとにパラメータを出力されるとしているが、文字データ（例えば単語、フォント、言語等）ごとにパラメータを出力されるものでもよい。
【００２４】
次に、子機Ｍ１は、スキャンして取得した追記文書の画像データと、ＯＣＲの結果である識別文字データを、データ送信受信部２４（１）により、ネットワークＮＴ経由で親機Ｍ２へ送出する（Ｓ１０３）。
親機Ｍ２（のシステム制御部２１（２）；本発明の判定手段に対応する）は、追記文書の画像のデータとその識別文字データを受信し、受信した識別文字データのうち低確度（予め定めた一定値以下の確度（％））の識別文字データを、追記文字と判定して削除する。したがって、追記文字でない文字、即ち、追記前文書の識別文字データだけを抽出する（Ｓ１０４）。
次に、親機Ｍ２（識別文字データの近似性比較部３３；本発明の検索手段に対応する）は、追記前文書の文字をキーワードとして、第１記憶部３１に記憶された一又は複数の非追記文書の画像（データ）の中から近似した画像（データ）を検索する（Ｓ１０５）。
【００２５】
なお、検索は、互いの識別文字データを比較し、ある一定以上の近似値が得られた画像（データ）に対して”同一の非追記文書の画像（データ）”と判定する方法で行う。例えば、（i）画像のエリア（ヘッダ部、本文部、フッダー部など）ごとに文字（Ａ〜Ｚ、ａ〜ｚ、あ〜ん、など）の出現数をカウントする。或いは（ii）エリアごとの文字の出現傾向が一致する又は非常に近似した場合は、識別文字データの近似性比較部３３はその２つの文書が同一文書であると判定する（Ｓ１０６）。
【００２６】
親機Ｍ２（システム制御部２１（２））は、検索した結果、該当する非追記文書（文書データ）があれば（Ｓ１０６、有り）、追記文書（原稿）の画像データが第１記憶部３１の非追記文書の画像データ（文書データ）Ｂと同一と判定する。同一と判定した追記文書の画像データＢ−２とその識別文字データを第２記憶部３２へ記憶する（Ｓ１０７）。親機Ｍ２（フォルダ管理部３５）は、非追記文書の画像データＢと追記文書の画像データＢ−１を同一フォルダ下に配置（具体的には画像データＢ−１を画像データＢの配下にして同一格納領域に格納（記憶））する（Ｓ１０８）。したがって、システム制御部２１（２）は、本発明の制御手段にも対応する。
【００２７】
親機Ｍ２（ファイル・フォルダ名称命名部３４）は、第２記憶部３２へ記憶する追記文書の画像のデータのファイル名（ＪＰＥＧファイルなど）を命名する（Ｓ１０９）。ファイル名は、追記文書の画像データＢ−２の識別文字データの中の追記文字を使用する。追記文字は確度が一定以下である文字に限定することで抽出できる。本実施形態では、ヘッダー部に”１２／７  遠足会議”という追記文字が有り、ファイル名としてこれを採用する。
【００２８】
親機Ｍ２は、子機Ｍ１から送られた追記文書の画像データと一致した非追記文書の画像データＢに紐付けられた全ての追記文書の画像データＢ−１及びＢ−２を子機へ送出する（Ｓ１１０）。ここで、送出するデータは、（i）非追記文書の画像データＢとファイル名、（ii）追記文書の画像データＢ−１とファイル名、（iii）追記文書の画像データＢ−２とファイル名である。
子機Ｍ１（サムネイル作成部２６）は、上記データを受信し、これらを操作部画面でサムネイル画面として表示する、もしくは子機Ｍ１（プロッタ制御部２３（１））で印刷する（Ｓ１１１）。なお、表示は必ずしもサムネイル画像として表示するものに限定されない（サムネイル化しないで表示してもよい）。
ステップＳ１０６において、親機Ｍ２（フォルダ管理部３５）は、検索した結果、該当する非追記文書の画像データがなければ（Ｓ１０６、無し）、追記文書の画像データの管理フォルダを作成する（Ｓ１１２）。次に、ファイル・フォルダ名称命名部３４は、作成したフォルダの命名を行い（Ｓ１１３）、この処理を終了する。
【００２９】
図６は、本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける第２のシステム構成と機能（原稿（非追記文書、この実施形態の説明では非追記文書という）の画像の取り込みから取り込んだ非追記画像の新規フォルダの作成までの処理機能）の概要の説明を行う図である。
本文書管理システムは、図６Ａに示すように、複合機（子機）Ｍ１、複合機（親機）Ｍ２、子機Ｍ１と親機Ｍ２を結ぶネットワークＮＴとからなる。
【００３０】
図７は、図６Ａに示す文書管理システムの機能の実行手順を示すフロー図である。
即ち、利用者は、非追記原稿Ｘを子機Ｍ１でスキャンする（Ｓ２０１）。次に、子機Ｍ１は、非追記原稿（非追記文書）Ｘを読み取り、同時にＯＣＲ処理を実施する（Ｓ２０２）。ＯＣＲ処理は、一例として図６Ｂに示すように、非追記文書Ｘのヘッダー部、本文部などエリアごとに個別に分けて実施される。ＯＣＲ処理の結果は、（i）文字、（ii）確度（様々なフォントと比較したときの当該文字の識別確度）、（iii）座標（前記エリア内での座標）を含む。また、本実施形態では“文字列”としているが、実際には文字ごとに上記パラメータ（確度、座標）が出力される。
【００３１】
次に、子機Ｍ１は、前記非追記文書Ｘをスキャンして取得した非追記文書の画像データとＯＣＲ処理の結果であるその識別文字データを親機Ｍ２へ送出する（Ｓ２０３）。
親機Ｍ２は、非追記文書の画像データと識別文字データを受信し、受信した識別文字データのうち低確度の識別文字データを削除して（Ｓ２０４）、追記前（即ち非追記）文書の識別文字データだけを抽出する（Ｓ２０５）。なお、本実施形態では子機Ｍ１で読み取った原稿Ｘは非追記文書なので、削除される文字データは無い。
【００３２】
次に、親機Ｍ２は、非追記文書Ｘの識別文字をキーワードとして、第１記憶部３１に記憶された一又は複数の非追記文書（識別文字）の中から近似した文書（データ）を検索する（Ｓ２０６）。ここで、検索方法は、互いの識別文字データを比較し、ある一定以上の近似値が得られた文書に対して”同一の非追記文書”と判定する（Ｓ２０７）。ここで、親機Ｍ２（フォルダ管理部３５）は、検索した結果、非追記文書（原稿）Ｘと近似する文書の検索に失敗した場合（近似文書が無かった場合）は（Ｓ２０７、無し）、非追記文書Ｘの画像データとその識別文字データを第１記憶部３１へ記憶する（Ｓ２０８）。続いて非追記文書Ｘの画像データの管理用に新規フォルダを作成し（Ｓ２０９）、非追記文書Ｘの画像データは当該作成したフォルダの配下で管理する。
【００３３】
親機Ｍ２（ファイル・フォルダ名称命名部３４）は、新規作成したフォルダを命名して（Ｓ２１０）、この処理を終了する。ここで、フォルダ名は、非追記文書Ｘの識別文字データの中で、ヘッダー部にある非追記文字を使用する。なお、ヘッダー部に含まれる文字列情報はＯＣＲ処理の結果から抽出する。本実施形態では、ヘッダー部に”遠足の計画”という非追記文字があるので、フォルダ名としてこれを採用する。ここで、フォルダ名をヘッダー部から採用する理由は、ヘッダー部の文字が当該原稿の名前に適した文字を含んでいる可能性が高いためである。
【００３４】
図８は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第３のシステム構成と機能（管理フォルダ内の追記文書（画像データ）の合成印刷処理）の概要の説明を行う図である。
本文書管理システムは、図８Ａに示すように、複合機（子機）Ｍ１、複合機（親機）Ｍ２、子機Ｍ１と親機Ｍ２を結ぶネットワークＮＴとからなる。
【００３５】
図９は、図８Ａに示す文書管理システムの機能の実行手順を示すフロー図である。
まず、ユーザは、親機Ｍ２に対して、親機Ｍ２の管理のフォルダ一覧の操作部画面への表示要求を出す（Ｓ３０１）。親機Ｍ２は、第１記憶部３１に格納（又は記憶）した非追記文書の画像データ（ここでは、Ａ、Ｂ、Ｃの３つ）のフォルダを操作表示部２５（２）の画面へ表示する（Ｓ３０２）。次に、ユーザは、印刷を希望するフォルダを一つ選択する。この実施形態では非追記文書の画像データＢのフォルダを選択し、印刷を指示する（Ｓ３０３）。
【００３６】
図中ケース１の場合は、親機Ｍ２（文字合成部３６、プロッタ制御部２３（２））は、指示された非追記文書の画像データＢのフォルダの配下で管理しているフォルダの全ての追記文書の画像（文字）データＢ−１、Ｂ−２を合成して印刷する（Ｓ３０６）。具体的には、まず、第２記憶部３２で管理するフォルダの追記文書の画像データＢ−１、Ｂ−２の識別文字データから、追記文字だけを抽出する。追記文字と非追記文字は、既に述べたようにＯＣＲ処理の確度で判別する。
【００３７】
次に、抽出した追記文字を、図８Ｂに示すように、原稿である非追記文書の画像データＢの上へ合成印字する。追記文字の印字位置は識別文字データ内に「位置」データとして座標データ（ＸＸ，ＹＹ）を含んでいるのでそれを使用する。また、この実施形態では、非追記文書の画像データＢ−１には、「１２／７  遠足会議」を初めとする全４つの追記文字列が存在し、非追記文書の画像データＢ−２には、全２つの追記文字列が存在する。次に、それらの追記文字列を元の追記文書と同じ位置へ合成印字する（Ｓ３０６）。但し、追記文字同士の位置かぶりを考慮しないと、追記文字「隊列は１２／１０まで・・」と「隊列は鈴木先生に依頼」は合成位置が被り（又は重なり）、非常に見づらい結果になる。
【００３８】
そこで、図中のケース２では、親機Ｍ２（文字合成部３６）は、追記文書の画像データの合成位置が被るか否か判定し（Ｓ３０４）、被さる場合は（Ｓ３０４、Ｙｅｓ）、合成位置を上下に微調整して被りを回避する（Ｓ３０５）。本実施形態では、前記２つの追記文書の画像データのかぶりを避けるために、追記文書の画像データＢ−２の追記文字”隊列は、鈴木先生に依頼“の方の合成位置（座標）を若干下方向にずらす処理を行うことによって対処している。親機Ｍ２（プロッタ制御部２３（２））は、合成結果の画像を印刷する（Ｓ３０６）。これにより、追記文書の画像データの印刷処理を終了する。なお、画像データの位置調整は、サムネイル画面を表示する場合における表示位置調整においても同様に行う。
【００３９】
以上、述べたように、本実施形態によれば、文書管理システムにおいて、追記文書と当該追記文書の原文書（非追記文書）との一致性の判定精度を、従来のように付加情報を用いることなく向上させることができる。
また、原稿（非追記文書）と、それに追記した文書群を複合機でスキャンしてそれらの画像データを保存する場合、ユーザが特に配慮しなければ、スキャンしたユーザごとに任意に保存することになる。つまり、画像データはフォルダ管理構成上、あちこちに散らばって、つまり離散状態で保存される。そのため、原文書用のフォルダを作成した場合でも、ユーザは追記文書のスキャン保存時に注意深く保存先を指定する必要があり、操作が面倒であるとの問題が生じる。しかし、本実施形態によれば、追記文書が第１記憶部３１の非追記文書の画像データＢと同一と判定したときは、親機Ｍ２のフォルダ管理部３５が、非追記文書の画像データと追記文書の画像データをファイルシステムより同一フォルダに配置する。そのため、従来のようにユーザが追記文書のスキャン保存時に注意深く保存先を指定する必要がなく、操作が容易である。
【００４０】
なお、以上の本発明の実施形態では、それぞれ複合機から成る親機と子機を用い、親機と子機で機能を分けて文書管理を行うシステムとした説明した。
しかし、本発明は、これに限定されない。例えば、上述の文書管理機能を１つの画像形成装置で実現することも可能である。また、１又は複数の複合機とＰＣ（Personal Computer）等の情報処理装置でシステムを構成し、上述の機能を分担する構成としてもよい。
【００４１】
即ち、１又は複数の複合機と情報処理装置で上述の機能を分担する構成とする場合、情報処理装置は、印字（又は印刷）を除く上述の親機の機能を備える。また、ユーザが、情報処理装置の管理のフォルダ一覧の操作部画面への表示要求を出すことで、情報処理装置の第１記憶部に格納した非追記画像のフォルダを情報処理装置の操作表示部の画面へ表示する。次に、ユーザが、印刷を希望する画像のフォルダと、印刷する画像形成装置を選択し、選択した画像形成装置で印刷する構成とすることができる。
また、ユーザは、任意の画像形成装置から情報処理装置にアクセスしてその管理下にあるフォルダ一覧の送信要求を行い、画像形成装置の操作部画面に情報処理装置から送信されたフォルダ一覧を表示することができる。ユーザは、表示されたフォルダ一覧から印刷を希望する画像のフォルダを選択して印刷を指示し、当該画像形成装置で印刷を行うように構成することもできる。
さらに、システム内に複数の画像形成装置がある場合は、他の画像形成装置に印刷を指示して印刷を実行する構成でもよい。
【符号の説明】
【００４２】
１・・・コントローラ、２・・・オペレーションパネル、３・・・読取部（スキャナ）、４・・・印刷部、１０・・・ＣＰＵ、１１・・・メモリ（ＭＥＭ）、１２・・・ＮＢ、１３・・・ＮＩＣ、１４・・・ＨＤＤ、１５・・・ＡＳＩＣ、２１（１）、２１（２）・・・システム制御部、２２（１）、２２（２）・・・スキャナ制御部、２３（１）、２３（２）・・・プロッタ制御部、２４（１）、２４（２）・・・データ送信受信部、２５（１）、２５（２）・・・操作表示部、２６・・・サムネイル作成部、２７・・・文字列識別部、２８（１）、２８（２）・・・ネットワーク制御部、３１・・・第１記憶部、３２・・・第２記憶部、３３・・・識別文字データの近似性比較部、３４・・・ファイル・フォルダ名称命名部、３５・・・フォルダ管理部、３６・・・文字合成部。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４３】
【特許文献１】特開２００５−３４６４５９号公報
【特許文献２】特開２００５−１５７４４７号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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