(57)【要約】【課題】管理工数の増加を抑制しつつ、データ共有システムのセキュリティを向上させることを容易にする情報処理装置を提供する。【解決手段】情報処理装置は、複数の端末装置間でのデータ共有への参加を制御する情報処理装置であって、前記データ共有に参加する参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席の情報を取得する取得手段と、承認者の端末装置に、前記データ共有に対応する座席の配置を含む部屋情報と前記取得した座席の情報とに基づいて前記参加者が使用する座席の位置を示す情報を表示させ、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加可否に係る情報の入力を要求する要求手段と、前記承認者の端末装置から入力された参加可否に係る情報に応じて、前記参加者の情報端末の前記データ共有への参加を承認する承認手段と、を有する。【選択図】図４
2016038831.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末装置間でのデータ共有への参加を制御する情報処理装置であって、
前記データ共有に参加する参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席の情報を取得する取得手段と、
承認者の端末装置に、前記データ共有に対応する座席の配置を含む部屋情報と前記取得した座席の情報とに基づいて前記参加者が使用する座席の位置を示す情報を表示させ、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加可否に係る情報の入力を要求する要求手段と、
前記承認者の端末装置から入力された参加可否に係る情報に応じて、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加を承認する承認手段と、
を有する情報処理装置。
【請求項２】
前記情報処理装置は、
前記部屋情報を予め記憶した記憶手段を有する請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記部屋情報は、前記データ共有に対応する座席の各々の識別情報を含み、
前記取得手段は、
前記参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席の前記識別情報を取得する請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記情報処理装置は、
前記データ共有への参加に必要な認証情報に基づいて、前記参加者の端末装置の認証を行う認証手段を有する請求項１乃至３のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記取得手段は、
前記認証が許可された前記参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席を示す情報を取得する請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記承認者の端末装置は、
前記データ共有の他の参加者の端末装置であることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記承認者の端末装置の数は複数であって、
前記承認手段は、
前記複数の承認者の端末装置から入力された参加可否に係る情報に応じて、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加を承認する請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記データ共有は、会議資料のデータ共有であることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
複数の端末装置間でのデータ共有への参加を制御する情報処理装置を、
前記データ共有に参加する参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席の情報を取得する取得手段と、
承認者の端末装置に、前記データ共有に対応する座席の配置を含む部屋情報と前記取得した座席の情報とに基づいて前記参加者が使用する座席の位置を示す情報を表示させ、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加可否に係る情報の入力を要求する要求手段と、
前記承認者の端末装置から入力された参加可否に係る情報に応じて、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加を承認する承認手段と、
として機能させるためのプログラム。
【請求項１０】
複数の端末装置間でのデータ共有への参加を情報処理装置によって制御する参加制御方法であって、
前記情報処理装置が、前記データ共有に参加する参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席の情報を取得する取得ステップと、
前記情報処理装置が、承認者の端末装置に、前記データ共有に対応する座席の配置を含む部屋情報と前記取得した座席の情報とに基づいて前記参加者が使用する座席の位置を示す情報を表示させ、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加可否に係る情報の入力を要求する要求ステップと、
前記情報処理装置が、前記承認者の端末装置から入力された参加可否に係る情報に応じて、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加を承認する承認ステップと、
を有する参加制御方法。
【請求項１１】
データ共有に参加する参加者の端末装置と、前記データ共有への参加を制御する情報処理装置と、承認者の端末装置と、を含むデータ共有システムであって、
前記データ共有に対応する座席の配置を含む部屋情報を予め記憶した記憶手段と、
前記参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席の情報を取得する取得手段と、
前記承認者の端末装置に、前記部屋情報と前記取得した座席の情報とに基づいて前記参加者が使用する座席の位置を示す情報を表示させ、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加可否に係る情報の入力を要求する要求手段と、
前記承認者の端末装置から入力された参加可否に係る情報に応じて、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加を承認する承認手段と、
を有するデータ共有システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、データ共有システム、参加制御方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークに接続されたサーバ装置、複数の端末等を用いて会議を行う会議システムにおいて、会議への参加に必要なパスワード等により、会議への参加を要求する端末の認証を行う技術が知られている。また、このような会議システムにおいて、ホストコンピュータが会議に固有のパスワードを計算して表示手段に表示し、表示手段に表示されたパスワードにより参加者端末の認証を行う会議システムが知られている（例えば、特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
特許文献１に開示された技術では、パスワードにより会議への参加の可否を判断しているため、パスワードを入手することにより、会議室以外の場所等から会議システムに不正にアクセスされる可能性がある。例えば、会議室の表示手段に表示されたパスワードは、参加者の電子メールの送信、参加者の会議室への入退出、会議室の画像等により、会議室の外部へ漏洩する可能性があるため、漏洩したパスワードにより不正なアクセスを受ける場合がある。
【０００４】
一方、参加者の識別情報等を用いたアカウント制御により、セキュリティを強化する方法もあるが、例えば、他拠点や、社外からの参加者等を含む場合、参加者が多数の場合等、アカウントの管理に要する管理工数が増加するという問題がある。
【０００５】
このような問題は、会議システムのみならず例えば資料や映像等のコンテンツデータを複数の参加者間でリアルタイムに共有するデータ共有システム全般で共通に存在する。
【０００６】
本発明の実施の形態は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、例えば、参加者のアカウント管理等、管理工数の増加を抑制しつつ、データ共有システムのセキュリティを向上させることを容易にする情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、本発明の一実施形態に係る情報処理装置は、複数の端末装置間でのデータ共有への参加を制御する情報処理装置であって、前記データ共有に参加する参加者の端末装置から、前記参加者が使用する座席の情報を取得する取得手段と、承認者の端末装置に、前記データ共有に対応する座席の配置を含む部屋情報と前記取得した座席の情報とに基づいて前記参加者が使用する座席の位置を示す情報を表示させ、前記参加者の端末装置の前記データ共有への参加可否に係る情報の入力を要求する要求手段と、前記承認者の端末装置から入力された参加可否に係る情報に応じて、前記参加者の情報端末の前記データ共有への参加を承認する承認手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の実施の形態によれば、管理工数の増加を抑制しつつ、データ共有システムのセキュリティを向上させることを容易にする情報処理装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】一実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。
【図２】一実施形態に係る会議システムの別の一例の構成図である。
【図３】一実施形態に係るコンピュータのハードウェア構成例を示す図である。
【図４】一実施形態に係る会議システムの機能構成図である。
【図５】一実施形態に係る会議情報ＤＢの例を示す図である。
【図６】一実施形態に係る資料情報ＤＢの例を示す図である。
【図７】一実施形態に係る部屋情報ＤＢの例を示す図である。
【図８】一実施形態に係る座席情報ＤＢの例を示す図である。
【図９】第１の実施形態に係る会議システムの処理の流れを示すシーケンスチャートである。
【図１０】第１の実施形態に係る会議作成画面の例を示す図である。
【図１１】第１の実施形態に係る座席管理画面の例を示す図である。
【図１２】第１の実施形態に係る参加端末の入力画面の例を示す図である。
【図１３】第１の実施形態に係る参加承認画面の例を示す図である。
【図１４】第１の実施形態に係る参加端末の会議画面の例を示す図である。
【図１５】第２の実施形態に係る参加承認画面の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下に、本発明の実施の形態について、添付の図面を参照して説明する。
【００１１】
＜システムの構成＞
図１は一実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。図１の会議システム１００は、例えば、インターネットやＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１０４に接続された、会議サーバ１０１、複数の参加端末１０２−１、１０２−２、１０２−３、登録端末１０３等を有する。尚、以下の説明の中で、複数の参加端末１０２−１〜１０２−３のうちの任意の参加端末を示す場合、「参加端末１０２」を用いる。また、図１の複数の参加端末１０２の数はあくまで一例であり、２台以上の他の数であっても良い。
【００１２】
会議サーバ１０１は、会議情報、会議資料、案内情報等の管理を行うと共に、会議の開催や参加制御、参加中の参加端末１３に対して発表者の入力操作をリアルタイムに配信する機能等を有する。尚、会議サーバ１０１は、情報処理装置の一例である。
【００１３】
参加端末１０２は、会議情報、会議資料、案内情報等を会議サーバ１０１から取得する機能、及び会議システム１００で開催される会議に参加する機能を備えている。会議の発表者や参加者は参加端末１０２を用いて、会議システム１００で開催される会議に参加することができる。参加端末１０２は、例えば、ノートＰＣ（Personal Computer）、タブレット端末、スマートフォン等の汎用の情報端末であっても良いし、会議システム１００用の専用端末等であっても良い。
【００１４】
複数の参加端末１０２のうちの一台は、例えば、ユーザの操作等より、会議の発表者等が使用する発表者の参加端末１０２となり、会議の進行、会議の終了等を会議サーバ１０１に要求することができる。また、発表者の参加端末１０２は、発表者の入力操作等の情報を会議サーバ１０１へ送信する。
【００１５】
複数の参加端末１０２のうち、発表者の参加端末１０２以外の端末は、参加者の参加端末１０２となる。参加者の参加端末１０２は、例えば、ユーザ操作等により、共有モード・個人モードという２種類のモードに切り替え可能である。参加者の参加端末１０２は、共有モードでは、会議サーバ１０１から受信した発表者の参加端末１０２への入力操作等の情報に基づいて、例えば、会議資料等の共有コンテンツを発表者の参加端末１０２と同じように同期して表示する。また、参加者の参加端末１０２は、個人モードでは、発表者の入力操作等によらず、画面上の会議資料等の共有コンテンツを自由に表示（非同期表示）することができる。
【００１６】
登録端末１０３は、会議情報、会議資料、案内情報等を会議サーバ１０１に登録する機能を備えている。会議の開催者や発表者は、登録端末１０３から会議情報、会議資料、案内情報等を会議サーバ１０１に登録することができる。登録端末１０３は、例えば、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等の汎用の情報端末であっても良いし、専用の端末装置等であっても良い。
【００１７】
登録端末１０３によって登録される会議資料は、会議システム１００で開催される会議中に、複数の参加端末１０２で共有される共有コンテンツ等である。また、会議情報は、例えば、会議名、開催場所、開催日時等の会議に関する情報である。案内情報は、例えば、広告情報、会場案内、プログラム、日程表、アジェンダ、会議の主催者からのメッセージなど、会議資料、会議情報以外の情報である。
【００１８】
図１の構成では、会議システム１００で開催される会議に参加する参加者は、例えば、参加端末１０２−１を用いて、使用する座席の情報（例えば、座席番号）を会議サーバ１０１に送信する。会議サーバ１０１は、受信した座席の情報を含む承認依頼を他の参加者の参加端末１０２−２、１０２−３に通知し、他の参加者の参加端末１０２−２、１０２−３から入力された参加可否の情報に基づいて、参加端末１０２−１の会議への参加を承認する。参加端末１０２−２、１０２−３の利用者（他の参加者）は、承認依頼に含まれる座席情報に対応する座席に座っている参加者を確認して、参加端末１０２−１の参加可否を判断することができるので、セキュリティを向上させることができる。
【００１９】
図１の構成では、会議に参加する他の参加者の参加端末１０２が、会議への参加を要求する参加者の参加可否の情報を入力する承認者の端末装置となる。
【００２０】
図２は、一実施形態に係る会議システムの別の一例の構成図である。図２に示す会議システム１００は、図１の会議システム１００の構成に加えて、承認端末１０５を有している。尚、承認端末１０５以外の構成は、図１の会議システム１００の構成と同様である。承認端末１０５は、例えば、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等の汎用の情報端末であっても良いし、専用の端末装置等であっても良い。
【００２１】
図２の例では、会議システム１００で開催される会議に参加する参加者は、例えば、参加端末１０２−１を用いて、使用する座席の情報（例えば、座席番号等）を会議サーバ１０１に送信する。会議サーバ１０１は、受信した座席の情報を含む承認依頼を承認端末１０５に通知し、承認端末１０５から入力された参加可否に基づいて、参加端末１０２−１の会議への参加を承認する。
【００２２】
承認端末１０５の利用者（例えば、開催者、承認者等）は、承認依頼に含まれる座席情報に対応する座席に座っている参加者を確認して、参加端末１０２−１の参加可否を判断することができるので、セキュリティを向上させることができる。
【００２３】
図２の構成では、承認端末１０５で参加者の参加可否の情報を入力するので、発表者及び参加者の参加端末１０２による会議、講義等への影響を低減させることができる。  このように、本実施形態に係る会議システム１００では、会議への参加者が座席位置を入力又は指定し、それを他の参加者（又は承認者）が承認することによってセキュリティを強化することができる。  また、本実施形態に係る会議システム１００では、会議への参加者のアカウント作成等、管理工数の増大を低減しつつ、会議システム１００のセキュリティを向上させることを容易にすることができる。
【００２４】
尚、会議システム１００は、複数の端末装置間等でリアルタイムにデータを共有するデータ共有システムの一例である。データ共有システムは、例えば、資料共有システム、テレビ会議システム、音声電話システム、ホワイトボード共有システム等にも適用可能である。
【００２５】
また、データ共有システムで共有される共有コンテンツは会議資料だけではなく、映像、音声、手書画像等も含まれる。
【００２６】
＜ハードウェア構成＞
会議サーバ１０１、参加端末１０２、登録端末１０３及び承認端末１０５は、一般的なコンピュータの構成を有している。
【００２７】
図３は、一実施形態に係るコンピュータのハードウェア構成例を示す図である。コンピュータ３００は、例えば、ＣＰＵ(Central Processing Unit)３０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）３０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ストレージ部３０４、入力装置３０５、表示装置３０６、外部Ｉ／Ｆ（Interface）３０７、通信Ｉ／Ｆ３０８、バス３０９等を有する。尚、入力装置３０５、表示装置３０６等は必要なときに接続して利用する形態であっても良い。
【００２８】
ＣＰＵ３０１は、ＲＯＭ３０３やストレージ部３０４等からプログラムやデータをＲＡＭ３０２上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ３００全体の制御や機能を実現する演算装置である。ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１のワークエリア等として用いられる不揮発性のメモリである。ＲＯＭ３０３は、例えば、コンピュータ３００の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）や、各種の設定等を記憶する不揮発性のメモリであり、例えば、フラッシュＲＯＭ等で構成される。
【００２９】
ストレージ部３０４は、例えば、ＯＳ（Operating System）、アプリケーションプログラム、各種データ等を記憶する不揮発性の記憶装置であり、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）等で構成される。
【００３０】
入力装置３０５は、例えば、キーボード、マウス、タッチパネル等により実現され、コンピュータ３００に各操作信号を入力するために用いられる。表示装置３０６は、例えば、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）ディスプレイ等により実現され、コンピュータ３００による処理結果等を表示する。尚、入力装置３０５及び表示装置３０６は、例えば、タッチパネルディスプレイ等の一体型の入力表示装置等であっても良い。
【００３１】
外部Ｉ／Ｆ３０７は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体３１０等がある。これにより、コンピュータ３００は、外部Ｉ／Ｆ３０７を介して、記録媒体３１０の読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体３１０は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、各種メモリカード、光学ディスク、磁気ディスク等を含む。
【００３２】
通信Ｉ／Ｆ３０８は、コンピュータ３００をネットワーク１０４に接続するインタフェースである。これにより、コンピュータ３００は通信Ｉ／Ｆ３０８を介して他のコンピュータとデータ通信を行うことができる。バス３０９は、上記各構成に接続され、アドレス信号、データ信号、各種制御信号等を伝達するシステムバスである。
【００３３】
尚、コンピュータ３００は、図３に示したハードウェア構成以外の構成、例えば、カメラ、マイク、スピーカ等を、内蔵又は外付け等により備えていても良い。
【００３４】
＜機能構成＞
図４は、一実施形態に係る会議システムの機能構成図である。
【００３５】
（会議サーバの機能構成）
会議サーバ１０１は、記憶手段４０１、認証手段４０２、取得手段４０３、要求手段４０４、承認手段４０５、会議制御手段４０６を有する。
【００３６】
記憶手段４０１は、会議で用いる会議室の座席の配置を含む部屋情報を予め記憶した記憶手段であり、例えば、図３のストレージ部３０４と、図３のＣＰＵ３０１で実行されるプログラム等によって実現される。記憶手段４０１は、例えば、後述する会議情報ＤＢ（Database）４０７、資料情報ＤＢ４０８、部屋情報ＤＢ４０９、座席情報ＤＢ４１０等を含む各種情報を記憶する。
【００３７】
認証手段４０２は、会議システム１００で開催される会議毎に予め定められた認証情報（例えば、パスワード等）を用いて、参加端末１０２の認証を行う手段であり、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作するプログラム等によって実現される。
【００３８】
取得手段４０３は、参加端末１０２から、会議で使用する座席のうち、参加者が使用する座席を示す情報を取得する手段であり、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作するプログラム等によって実現される。取得手段４０３は、例えば、認証手段４０２による認証が許可された参加端末１０２に、座席を示す情報（例えば、座席番号等）の入力を促す入力画面を表示させ、入力された座席を示す情報を取得する。
【００３９】
また、別の一例として、座席を示す情報は、例えば、会議室のレイアウトと、会議で用いる座席の位置を示すレイアウト図等を参加端末１０２に表示させ、参加者にマウスや、タッチパネル等により使用する座席を選択させるもの等であっても良い。尚、座席の位置を示す情報は、使用する座席の位置を特定できるものであれば、他の情報であっても良い。
【００４０】
要求手段４０４は、取得手段４０３が取得した情報と、記憶手段４０１が記憶した部屋情報（部屋情報ＤＢ４０９等）とに基づいて、会議への参加を要求する参加者が使用する座席の位置を示す情報（例えば、レイアウト図等）を承認者の端末装置に表示させる。また、要求手段４０４は、承認者の端末装置の利用者（承認者）に、会議への参加を要求している参加者の会議への参加可否に係る情報の入力を促し、入力された参加可否に係る情報を取得する。ここで、参加可否に係る情報は、例えば、「参加可（許可）」、「参加不可（拒否）」等の参加可否を示す情報であり、さらに、例えば、「承認不可」、「承認辞退」、「保留」等、参加可否の判断を保留又は辞退するための選択肢を含んでいても良い。
【００４１】
尚、承認者の端末装置は、例えば、図１の例では一つ以上の参加端末１０２に対応し、図２の例では承認端末１０５に対応する。要求手段４０４は、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作するプログラム等によって実現される。
【００４２】
承認手段４０５は、承認者の端末から入力された参加可否に係る情報に基づいて、会議への参加を要求する参加者の参加端末１０２の参加可否を判断し、参加可と判断した参加端末１０２の会議への参加を承認する。
【００４３】
例えば、承認者の端末装置が、図２の承認端末１０５である場合、承認手段４０５は、承認端末１０５から「参加可」を示す情報が入力された場合、対応する参加者の参加端末１０２の会議への参加を承認する。また、「参加可」以外の情報が入力された場合、承認手段４０５は、対応する参加者の参加端末１０２の会議への参加を、例えば、承認しない。
【００４４】
また、承認者の端末装置が、他の参加者全員の参加端末１０２である場合、承認手段４０５は、他の参加者全員の参加端末１０２から「参加可」を示す情報が入力された場合、対応する参加者の参加端末１０２の会議への参加を承認する。また、他の参加者の参加端末１０２から、前述した「承認不可」、「承認辞退」、「保留」等、実質的に参加可否の判断を行わない旨の情報が入力された場合、承認手段４０５は、それらの参加端末１０２を除外して承認を行うか否かの判断を行うと良い。
【００４５】
さらに、承認者の端末装置が、所定の数（例えば２つ）の参加端末１０２である場合、承認手段４０５は、他の参加者全員の参加端末１０２のうち、所定の数以上の参加端末１０２から「参加可」を示す情報が入力された場合、対応する参加端末１０２を承認する。
【００４６】
承認を受けた参加端末１０２は、共有コンテンツ（例えば、会議資料等）を表示し、会議に参加することができるようになる。一方、承認手段４０５により承認を拒否された参加端末１０２は、会議に参加できず、共有コンテンツを利用することもできない。
【００４７】
会議制御手段４０６は、会議システム１００で開催される会議に関する様々な制御を行う手段であり、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作するプログラム等によって実現される。会議制御手段４０６は、前述した会議情報ＤＢ４０７、資料情報ＤＢ４０８、部屋情報ＤＢ４０９、及び座席情報ＤＢ４１０等を管理する。また、会議制御手段４０６は、会議の作成、登録、変更等の制御、会議資料の登録、配布等の制御、共有コンテンツの操作情報（同期情報）の送受信の制御等、会議システム１００を実現するための様々な制御を行う。
【００４８】
上記構成により、会議サーバ１０１は、会議への参加を要求する参加者の参加端末、例えば、参加端末１０２−１のパスワード等による認証を行い、認証をパスした参加端末１０２−１から、参加者が使用する座席を示す情報を取得する。また、会議サーバ１０１は、取得した座席を示す情報と、記憶手段４０１が記憶した座席情報に基づいて、参加者が使用する座席の位置を示す情報を承認者の端末に表示させ、参加者の参加端末１０２の会議への参加可否に係る情報の入力を促す。さらに、会議サーバ１０１は、入力された参加可否に係る情報に基づいて、参加者の参加端末１０２−１の承認を行い、承認された参加端末１０２−１に共有コンテンツの同期情報の送信を行う。
【００４９】
（参加端末の機能構成）
参加端末１０２（参加端末１０２−１、１０２−２、１０２−３）は、会議手段４１１、参加要求手段４１２、参加可否入力手段４１３、表示手段４１４等を有する。
【００５０】
会議手段４１１は、例えば、会議資料等の共有コンテンツを表示する等、会議システム１００で開催される会議に関する様々な処理を行う手段であり、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作する会議用のプログラム等によって実現される。
【００５１】
参加要求手段４１２は、参加端末１０２から会議サーバ１０１に対して、会議システム１００で開催される会議への参加を要求するための手段であり、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作するプログラムによって実現される。参加端末１０２の利用者（参加者）は、参加要求手段４１２を用いて会議サーバ１０１に会議への参加を要求し、会議の認証情報（例えば、パスワード等）や、使用する座席を示す情報（例えば、座席番号等）の情報を入力する。参加要求手段４１２は、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作する会議用のプログラム等に含まれる。
【００５２】
参加可否入力手段４１３は、会議サーバ１０１から受信した情報に基づいて、会議への参加を要求する参加者の座席の位置を示す情報を表示手段４１４に表示させ、参加可否に係る情報の入力を受付ける。参加可否入力手段４１３は、例えば、図３のＣＰＵ３０１等で動作する会議用のプログラム等に含まれる。尚、参加端末１０２は、参加端末１０２から参加可否の入力を行わない場合（例えば、承認端末１０５から参加可否の入力を行う場合等）は、必ずしも参加可否入力手段４１３を有していなくても良い。
【００５３】
表示手段４１４は、会議用のプログラムの表示画面等を表示する手段であり、例えば、図３の表示装置３０６等によって実現される。
【００５４】
(承認端末の機能構成)
承認端末１０５は、参加端末１０２の機能構成で説明した、参加可否入力手段４１３、表示手段４１４等を有する。会議システム１００は、例えば、少人数の会議等で、参加端末１０２により参加可否の入力を行う場合、必ずしも承認端末１０５を有していなくても良い。
【００５５】
尚、図４の機能構成はあくまで一例であり、本発明の範囲を限定するものではない。例えば、記憶手段４０１は、他のストレージサーバや、外付けのストレージ装置等、会議サーバ１０１の外部に設けられた記憶手段であっても良い。また、会議サーバ１０１は、複数の情報処理装置で構成され、認証手段４０２、取得手段４０３、要求手段４０４、承認手段４０５、会議制御手段４０６等は、複数の情報処理装置に分散して備えられているものであっても良い。同様に、会議情報ＤＢ４０７、資料情報ＤＢ４０８、部屋情報ＤＢ４０９、座席情報ＤＢの情報も、複数の情報処理装置や、複数の記憶手段等に分散して記憶されているもの等であっても良い。
【００５６】
（データベースの構成）
ここで、会議情報ＤＢ４０７、資料情報ＤＢ４０８、部屋情報ＤＢ４０９、及び座席情報ＤＢについて、具体的な例を示して説明する。
【００５７】
図５は、一実施形態に係る会議情報ＤＢの例を示す図である。会議情報ＤＢ４０７は、例えば、会議ＩＤ５０１、名前５０２、開始日時５０３、会議状態５０４、パスワード５０５、案内情報５０６、会議資料５０７、部屋ＩＤ、座席管理５０９、承認者５１０等の情報を含む。
【００５８】
会議ＩＤ５０１は、会議を特定するための識別情報であり、会議毎にユニークな識別情報が割り当てられる。名前５０２は、会議の名称であり、例えば、会議の開催者等によって、会議毎に会議にふさわしい名称が付与される。開始時日５０３は、会議の開始日時を示す情報である。会議状態５０４は、例えば、開催前、開催中、終了等、会議の状態を示す情報である。パスワード５０５は、会議の開催や参加に必要な認証情報である。案内情報５０６は、会議の案内情報を特定するための識別情報である。会議資料５０７は、会議の共有コンテンツである会議資料を特定するための識別情報である。
【００５９】
部屋ＩＤ５０８は、会議が開催される会議室等の部屋を特定するための識別情報である。座席管理５０９は、後述する座席管理を行うか否かを示す情報である。承認者５１０は、参加者の承認を行う承認者の端末を示す情報である。図５の例では、承認者５１０が「開催者」の場合、図４の承認端末１０５を用いて開催者が承認を行うことを示す。また、承認者５１０が「参加者」の場合、図４の参加端末１０２を用いて、他の参加者が承認を行うことを示す。
【００６０】
図６は、一実施形態に係る資料情報ＤＢの例を示す図である。資料情報ＤＢは、例えば、資料ＩＤ６０１、ＵＲＬ６０２、資料名６０３、会議ＩＤ６０４等の情報を含む。
【００６１】
資料ＩＤ６０１は、案内情報や、会議資料等の資料を特定するための識別情報であり、資料毎にユニークな識別情報が割り当てられる。ＵＲＬ６０２は、資料のダウンロード先を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）情報である。資料名６０３は、案内情報や、会議資料等の資料の名称を示す情報である。会議ＩＤ６０４は、資料を利用する会議を特定するための識別情報であり、会議情報ＤＢ４０７の会議ＩＤ５０１に対応している。
【００６２】
図７は、一実施形態に係る部屋情報ＤＢの例を示す図である。部屋情報ＤＢ４０９は、例えば、部屋ＩＤ７０１、部屋イメージ７０２、座席番号７０３等の情報を含む。部屋ＩＤ７０１は、会議システム１００で使用する会議室等の部屋を特定するための識別情報であり、部屋毎にユニークな識別情報が割り当てられる。部屋イメージ７０２は、会議室の部屋の形状や、机等の備品の配置等を示す画像情報である。座席番号（位置）７０３は、会議で使用する座席の座席番号と、その位置（例えば、部屋イメージ７０２における座標等）を示す情報である。
【００６３】
図８は、一実施形態に係る座席情報ＤＢの例を示す図である。座席情報ＤＢ４１０は、例えば、会議ＩＤ８０１、部屋ＩＤ８０２、座席番号８０３、着席日時８０４、離席日時８０５、承認日時８０６等の情報を含む。
【００６４】
会議ＩＤ８０１は、会議を特定するための識別情報であり、会議情報ＤＢ４０７の会議ＩＤ５０１に対応する。部屋ＩＤ８０２は、会議が行われる部屋を特定するための識別情報であり、部屋情報ＤＢ４０９の部屋ＩＤ７０１に対応する。座席番号８０３は、会議で使用する座席を特定するための識別情報であり、部屋情報ＤＢ４０９の座席番号７０３に対応する。着席日時８０４は、座席に参加者が着席した日時を示す情報であり、例えば、参加端末１０２の参加要求手段４１２から参加要求を受付けた日時等が記録される。離席日時８０５は、座席から参加者が離席した日時を示す情報であり、例えば、参加端末１０２が会議システム１００から退出した日時等が記録される。承認日時８０６は、座席番号８０３に対応する参加端末１０２の会議への参加を承認した日時を示す情報である。
【００６５】
＜処理の流れ＞
［第１の実施形態］
図９は、第１の実施形態に係る会議システムの処理の流れを示すシーケンスチャートである。
【００６６】
参加端末１０２は、例えば、参加者による会議アプリケーションプログラムの起動操作等に応じて、会議サーバ１０１にアクセスする（ステップＳ９０１）。
【００６７】
参加端末１０２からのアクセスを受けた会議サーバ１０１は、会議情報の一覧を作成し（ステップＳ９０２）、作成した会議情報の一覧を参加端末１０２に送信する（ステップＳ９０３）。尚、会議情報の一覧には、開催中の会議や、これから開催される会議の名前５０２、開始日時５０３、部屋番号（部屋ＩＤ５０８）等の情報が含まれる。
【００６８】
会議サーバ１０１から会議情報の一覧を受信した参加端末１０２は、会議情報の一覧を表示手段４１４に表示する（ステップＳ９０４）。表示した会議情報の一覧から、参加者等により参加する会議が選択されると（ステップＳ９０５）、選択された情報が会議サーバに通知される。
【００６９】
会議サーバ１０１は、参加端末１０２で選択された会議を特定し（ステップＳ９０６）、パスワードの要否を確認する（ステップＳ９０７）。会議サーバ１０１は、例えば、図５の会議情報ＤＢ４０７のパスワード５０５により、パスワードの要否を確認することができる。図５の例では、会議ＩＤ５０１がＭ０１、Ｍ０２、Ｍ０４の会議にはパスワードが設定されているため、パスワードが必要と判断することができる。一方、会議ＩＤ５０１がＭ０３の会議は、パスワードが「なし」となっており、パスワードが設定されていないので、パスワードは不要と判断することができる。
【００７０】
ステップＳ９０７において、パスワードが必要と判断された場合、会議サーバ１０１は、参加端末１０２にパスワードを要求する。一方、ステップＳ９０７において、パスワードが不要と判断された場合、ステップＳ９１１へ移行する。
【００７１】
参加端末１０２は、表示手段４１４にパスワードの入力画面を表示し（ステップＳ９０８）、参加者にパスワードの入力を促す。このとき、表示手段４１４に表示されるパスワードの入力画面の例を、図１２（ａ）に示す。パスワードの入力画面１２０１には、例えば、「参加パスワードを入力してください。」等、参加者にパスワードの入力を促すメッセージが表示されている。参加者は、入力欄１２０２にパスワードを入力し、「ＯＫ」ボタン１２０３を選択することにより、パスワードを入力することができる。
【００７２】
図９に戻って説明を続ける。参加端末１０２のパスワードの入力画面１２０１にパスワードが入力されると（ステップＳ９０９）、会議サーバ１０１は、入力されたパスワードを取得し、パスワードの判定を行う（ステップＳ９１０）。
【００７３】
ステップＳ９１０において、パスワードが不正（ＮＧ）と判断された場合、ステップＳ９１９へ移行する。
【００７４】
一方、ステップＳ９１０において、パスワードが正しい（ＯＫ）と判断された場合、会議資料のダウンロードを開始し（ステップＳ９１１）、会議サーバ１０１は、座席管理の要否を確認する（ステップＳ９１２）。会議サーバ１０１は、例えば、図５の会議情報ＤＢ４０７の座席管理５０９により、座席管理の要否を確認することができる。
【００７５】
ステップＳ９１２において、座席管理が不要と判断された場合、ステップＳ９１９へ移行する。
【００７６】
一方、ステップＳ９１２において、座席管理を要すると判断された場合、会議サーバ１０１は、参加端末１０２に座席情報を要求する。参加端末１０２は、表示手段４１４に座席情報の入力画面を表示し（ステップＳ９１３）、参加者に座席情報の入力を促す。このとき、表示手段４１４に表示される座席情報の入力画面の例を、図１２（ｂ）に示す。座席情報の入力画面１２０４には、例えば、「座席番号を入力してください。」等、参加者に座席情報の入力を促すメッセージが表示されている。尚、座席番号は、座席情報の一例である。参加者は、入力欄１２０５に座席番号を入力し、「ＯＫ」ボタン１２０６を選択することにより、座席番号を入力することができる。
【００７７】
図９に戻って説明を続ける。参加端末１０２の座席情報の入力画面１２０４に座席情報（座席番号等）が入力される（ステップＳ９１４）。会議サーバ１０１は、入力された座席情報（参加者が使用する座席の情報）と、部屋情報ＤＢ４０９とに基づいて、座席の位置を示す情報を作成する（ステップＳ９１５）。また、会議サーバ１０１は、承認を行う承認者の端末装置を特定する（ステップＳ９１６）。会議サーバ１０１は、例えば、図５の会議情報ＤＢ４０７の承認者５１０により、参加端末１０２に承認要求を行うか、承認端末１０５に承認要求を行うか等を判断することができる。尚、図９では、承認を行う参加端末１０２又は承認端末１０５を、承認者の端末装置としている。
【００７８】
会議サーバ１０１は、ステップＳ９１６で特定された承認者の端末装置に承認を要求する。要求を受けた承認者の端末装置は、表示手段４１４に承認画面を表示し（ステップＳ９１７）、承認者に参加者の会議への参加可否の入力を促す。このとき、承認者の端末装置の表示手段４１４に表示される承認画面の例を図１３に示す。図１３の例では、承認画面１３００には、図７の部屋情報ＤＢ４０９の部屋イメージ７０２を用いて、複数の机１３０１の配置が表示されると共に、座席番号（位置）７０３の座標に応じた位置に座席１３０２と、座席番号１３０３が表示されている。また、承認画面１３００には、例えば、「点滅している座席に会議の参加者がありました。長押しで参加者を承認してください。」等、承認者に参加可否の入力を促すメッセージが表示されている。
【００７９】
図１３の例では、座席番号がＣ６の座席１３０５が点滅しているものとする。承認者は、座席１３０５を例えば、タッチパネル上で長押しすることにより、参加者の参加を承認する。また、承認者は、例えば、座席１３０５をタップ、スワイプ等の操作により、承認を拒否することも可能である。
尚、長押し、タップ、スワイプ等の操作は、あくまで一例であり、座席１３０５をマウス等でクリックすることにより、参加可否を入力するダイアログボックス等をポップアップ表示させる等、他の動作により参加可否（承認可否）を入力するものであっても良い。
【００８０】
図９に戻って説明を続ける。承認画面に参加可否が入力されると（ステップＳ９１８）、会議サーバ１０１は、承認結果の判定を行う（ステップ９１９）。
【００８１】
例えば、ステップＳ９１０において、パスワードが不正と判断された場合、及びステップＳ９１８で参加が許可されなかった場合、参加端末１０２の参加は拒否される（非承認）。一方、ステップＳ９１２で座席管理が不要と判断された場合、及びステップＳ９１８で参加が許可された場合、参加端末１０２の参加は拒否される。
【００８２】
ステップＳ９２０において、参加端末１０２は、承認結果を確認し、承認が許可（ＯＫ）された場合、会議資料等の共有コンテンツを表示手段４１４に表示する（ステップＳ９２１）。また、会議サーバ１０１は、承認が許可された参加端末１０２に共有コンテンツの同期情報（例えば、発表者の操作情報等）の配信を行う。
【００８３】
一方、参加端末１０２の承認が拒否（ＮＧ）された場合、会議資料等の共有コンテンツを表示手段４１４に表示することはできず、会議サーバ１０１から共有コンテンツの同期情報の配信も行われない。
【００８４】
例えば、会議サーバ１０１から参加端末１０２に通知される「承認（参加可）」の情報には、共有コンテンツにアクセスするためのセキュリティ情報が付加されており、参加端末１０２は、このセキュリティ情報を用いて共有コンテンツを表示することができる。一方、会議サーバ１０１から参加端末１０２に通知される「非承認（参加不可）」の情報には、共有コンテンツにアクセスするためのセキュリティ情報が付加されておらず、参加端末１０２は、共有コンテンツを開くことができない。
【００８５】
上記処理により、会議システム１００の会議の参加者は、参加時に座席表と、他の参加者、又は承認者の目視によるチェックを受けるので、参加時のセキュリティ性を高めることができる。
【００８６】
（会議作成画面）
図１０は、第１の実施形態に係る会議作成画面の例を示す図である。会議を開催する開催者は、例えば、参加端末１０２の会議手段４１１を介して、会議サーバ１０１から会議作成画面１０００を呼出し、新たな会議を作成（登録）することができる。
【００８７】
図１０の例では、会議作成画面１０００は、会議名１００１、開催日時１００２、開催キー１００３、参加パスワード１００４、座席管理１００５、参加時確認１００６、参加者承認１００７等の入力ができるようになっている。
【００８８】
会議名１００１は、会議の名称であり、図５の会議情報ＤＢ４０７の名前５０２に対応する。同様に、開催日時１００２は、会議を開催する日時であり、図１０の例では、開示時刻と終了時刻を入力する。入力された開始日時は、例えば、図５の会議情報ＤＢ４０７の開始日時５０３に対応する。
【００８９】
開催キー１００３は、開催者用のパスワードであり、会議の開催時に、開催キー１００３を入力しないと会議を開催することができない。開催キー１００３は、タイプミス等による誤登録を防ぐため、同じ開催キー１００３を２回入力し、入力された２回のキーが一致した場合に登録が行われるようになっている。
【００９０】
参加パスワード１００４は、参加者用のパスワードであり、会議に参加するとき、資料を追加するとき等に、参加パスワード１００４を入力しないと処理を行うことができない。参加パスワード１００４も、開催キー１００３と同様に、入力された２回のキーが一致した場合に登録が行われるようになっている。参加パスワード１００４は、図５の会議情報ＤＢ４０７のパスワード５０５に対応している。
【００９１】
座席管理１００５は、会議への参加時に座席情報による承認を行うか否かを設定する。座席管理１００５は、図５の会議情報ＤＢ４０７の座席管理５０９に対応する。図１０の例では、座席管理を「しない」、「する（選択）」、「する（入力）」の中から選択できるようになっている。「しない」が選択された場合、会議サーバ１０１は座席管理を行わない。
【００９２】
座席管理１００５の「する（選択）」が選択された場合、図９のステップＳ９１３において表示される座席情報の入力画面として、図１２（ｂ）の座席情報の入力画面１２０４に代えて、会議で使用する座席のレイアウトを表示し、参加者に選択させる。
【００９３】
図１１は、第１の実施形態に係る座席管理画面の例を示す図である。図１０の座席管理１００５として、「する（選択）」が選ばれた場合、会議サーバ１０１は、図７の部屋情報ＤＢ４０９に基づいて、図１１のような座席管理画面１１００を表示させる。座席管理画面１１００には、複数の机（テーブル）１１０１、複数の座席１１０２、複数の座席番号１１０３等が表示される。開催者は、座席の数や、配置を変更したい場合、変更キー１１０４を押下することにより、座席の数や位置を変更することができる。尚、変更された座席の位置（座標）は、図７の部屋情報ＤＢ４０９の座席番号（位置）７０３に反映される。
【００９４】
また、他の一例として、座席管理１００５の「する（選択）」が選択された場合、人数を入力すると、会議サーバ１０１が自動的に座席の配置を生成するものであっても良い。
【００９５】
図１０に戻って説明を続ける。座席管理１００５の「する（入力）」が選択された場合、図１２（ｂ）の座席情報の入力画面１２０４を用いて、座席情報（座席番号）の入力を行う。
【００９６】
参加時確認１００６は、会議の参加承認を参加端末１０２で行うか、承認端末１０５で行うかを選択する。参加時確認１００６は、図５の会議情報ＤＢ４０７の承認者５１０に対応する。図１０の例では、「参加者全員」と、「開催者」が選択できるようになっている。ここで、「開催者」を選択すると、承認端末１０５によって参加承認が行われる。
【００９７】
一方、「参加者全員」を選択すると、他の参加者の参加端末１０２のそれぞれより、参加可否の入力が行われ、他の参加者全員の参加端末１０２から「参加可」の入力が行われた場合に、参加者の参加端末１０２の参加が承認される。尚、「参加者全員」で参加承認を行うのは、あくまで一例であり、一台以上の任意の数の参加端末１０２により参加承認を行うものであっても良い。例えば、「参加者のうちの２名」で参加承認を行う場合、少なくとも２台の参加端末１０２から、参加可の入力が行われた時点で、参加者の参加端末１０２の会議への参加を承認すれば良い。
【００９８】
また、会議作成画面１０００は、参加者承認１００７により、座席管理１００５による承認の要否を選択できるものであっても良い。例えば、座席管理１００５を「する」とし、参加者承認「不要」とした場合、図９のステップＳ９１２〜Ｓ９１４の処理を行い、その結果が、図８の座席情報ＤＢ４１０に記録されるが、その結果によらずに、参加端末１０２の会議への参加が承認される。この場合、セキュリティを向上させる効果は低減するが、座席情報ＤＢ４１０に出席状況等が記録されるため、各会議への開催状況の管理が容易になる。
【００９９】
(会議画面の例)
図１４は、第１の実施形態に係る参加端末の会議画面の例を示す図である。会議画面１４００の上部には、例えば、メニューバー１４０１が表示され、共有コンテンツの表示エリア１４０２には、会議資料等の共有コンテンツ１４０３が表示される。会議サーバ１０１から承認依頼があると、例えば、表示エリア１４０２に、承認依頼があることを示すアイコン１４０５が表示（例えば、点滅表示）される。このアイコン１４０５をクリックすることにより、図１３の承認画面１３００が表示される。
【０１００】
或いは、メニューバー１４０１のメニュー１４０４を選択することにより、プルダウンメニュー１４０６が表示され、表示されたプルダウンメニュー１４０６から、参加承認１４０７を選択することによっても、承認画面１３００を呼び出すことができる。
【０１０１】
以上、本実施の形態に係る会議システム１００では、参加者は参加端末１０２から自分の座席位置を入力する。また、他の参加者（又は承認者）は、承認依頼に含まれる参加者の座席位置を示す情報に基づいて、例えば、参加者を目視で確認した上で参加可否の入力を行う。これにより、例えば、参加者のアカウント管理等、管理工数の増加を抑制しつつ、会議システム１００のセキュリティを向上させることを容易にすることができる。
【０１０２】
［第２の実施形態］
第１の実施形態では、比較的少人数の会議を想定して説明を行ったが、本実施形態では、参加者の人数が多い場合等、他の参加者が参加者の参加可否の入力を行うことが難しい場合の例について説明する。
【０１０３】
図１５は、第２の実施形態に係る参加承認画面の例を示す図である。図１５の承認画面１５００の例では、複数の参加者の席１５０１が発表者の席１５０２に向けて配置されているものとする。このような場合、例えば、１列８番の席にいる参加者が後方の参加者、例えば、７列８番の席に座った参加者の承認を行うことは困難である。また、全員を見渡すことができる場合であっても、参加者が多数の場合、参加者や発表者が他の参加者の参加承認を行うことは好ましくない。
【０１０４】
このような場合、例えば、参加端末１０２を有する発表者及び参加者以外に、参加者の承認を行う承認者を用意し、承認者が承認端末１０５を用いて参加者の承認を行うことが望ましい。承認者としては、例えば、会議やセミナー等を開催する事務局のメンバー等が想定される。これにより、発表者や参加者は、他の参加者の参加可否の入力に時間を割くことなく、会議やセミナー等に専念することができる。
【０１０５】
尚、承認者は、必ずしも参加者全員の顔を知らなくても良い。例えば、図１５の例において、１列１番の座席の参加者から、会議への参加の承認依頼があるものとする。このとき、例えば、１列１番が空席であれば、承認者は１列１番の席からの承認要求は不正であると判断することができる。また逆に、１列１番の席には以前から参加者が座っていて、既に参加承認済みである場合にも、１列１番の座席に対する承認依頼は不正であると判断することができる。
【０１０６】
このように、本実施形態に係る会議システム１００では、仮に、座席の使用状況を示す情報が外部に漏洩しても、外部から会議にアクセスすることは困難であり、会議システム１００のセキュリティを向上させることができる。また、本実施形態によれば、事前に参加者のアカウントを作成する等の管理工数の増加も抑制させることができる。
【符号の説明】
【０１０７】
１００    会議システム（データ共有システム）
１０１    会議サーバ（情報処理装置）
１０２、１０２−１、１０２−２、１０２−３    参加端末（参加者の端末装置）
１０４    承認端末（承認者の端末装置）
４０１    記憶手段
４０２    認証手段
４０３    取得手段
４０４    要求手段
４０５    承認手段
４０９    部屋情報ＤＢ（部屋情報）
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０８】
【特許文献１】特開２００３−３３３５５９号公報
【図１】
2016038831.tif 000003
【図２】
2016038831.tif 000004
【図３】
2016038831.tif 000005
【図４】
2016038831.tif 000006
【図５】
2016038831.tif 000007
【図６】
2016038831.tif 000008
【図７】
2016038831.tif 000009
【図８】
2016038831.tif 000010
【図９】
2016038831.tif 000011
【図１０】
2016038831.tif 000012
【図１１】
2016038831.tif 000013
【図１２】
2016038831.tif 000014
【図１３】
2016038831.tif 000015
【図１４】
2016038831.tif 000016
【図１５】
2016038831.tif 000017