(57)【要約】      （修正有）【課題】契約書や稟議書などの電子署名文書を管理するにあたって、簡単かつ低コストで、安全性の高いシステムを提供する。【解決手段】契約や稟議を仲介する管理装置１を設け、第１の利用者Ａの端末ａからは暗号化された第１の通信路２１を介して管理装置１へ、ＰＤＦなどの形式の電子署名文書Ｆ１のデータを送信（アップロード）するとともに、署名を要請する第２の利用者Ｂ，Ｄの端末ｂ，ｄへ、第２の通信路２２を介して、管理装置１における文書Ｆ１のアドレス（ＵＲＬ）および署名要請を通知する。要請を受けた第２の利用者Ｂ，Ｄの端末ｂ，ｄは、第１の通信路２１を介して文書Ｆ１のデータを受信（ダウンロード）し、適切であると、署名可を示すデータと印影のデータとを第１の通信路２１を介して送信し、関係する利用者Ａ〜Ｄは指定のアドレス（ＵＲＬ）で文書を閲覧可能となる。【選択図】図１
2016004300.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化された文書に、複数の利用者間で、適宜電子署名を施し、閲覧可能に管理するシステムであって、
各利用者が用いる複数の端末と、
管理装置と、
各端末と管理装置との間を接続する暗号化された第１の通信路と、
各端末間および各端末と管理装置との間を接続する第２の通信路とを含み、
第１の利用者の端末は、前記電子化された文書のデータを、第１の通信路を介して管理装置へ送信するとともに、署名を要請する１または複数の第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して管理装置における当該文書のアドレスおよび署名要請を通知し、
要請を受けた第２の利用者の端末は、前記管理装置から、前記第１の通信路を介して文書のデータを受信し、文書内容の確認に伴う電子署名データを、第１の通信路を介して前記管理装置へ送信し、
前記管理装置は、電子署名が付された電子化された文書を、前記アドレスで、前記第１の通信路を介して閲覧可能に保管することを特徴とする電子署名文書の管理システム。
【請求項２】
前記各端末は、前記電子署名データに併せて、印影のデータを送信することを特徴とする請求項１記載の電子署名文書の管理システム。
【請求項３】
前記第１の利用者の端末は、前記管理装置から、前記文書の雛形データを受信し、該第１の利用者の加工によって文書を完成させることを特徴とする請求項１または２記載の電子署名文書の管理システム。
【請求項４】
前記管理装置は、送信された文書データに対応して、予め定めるメタデータを作成し、付加して格納しており、
各利用者の端末は、前記閲覧にあたって、前記メタデータから、所望とする文書の検索を行うことを特徴とする請求項１〜３の何れか１項に記載の電子署名文書の管理システム。
【請求項５】
前記第２の利用者の端末は、前記文書の内容の確認の結果、署名をする場合は、承認釦がクリックされることで、予め登録しておいた電子署名データを、前記第１の通信路を介して前記管理装置へ送信して前記文書に電子署名を付与し、署名を拒否する場合は、返却釦がクリックされることで、非承認であることを表すデータを前記管理装置へ送信することを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載の電子署名文書の管理システム。
【請求項６】
前記管理装置は、前記電子署名が付された電子化された文書に、タイムスタンプによる署名時刻の第三者認証を行った後、該文書を保管することを特徴とする請求項１〜５の何れか１項に記載の電子署名文書の管理システム。
【請求項７】
前記管理装置は、前記各利用者を、ＰＩＮコードおよび生体認証で個人認証を行うことを特徴とする電子署名文書の管理システム。
【請求項８】
前記電子化された文書は、契約書または稟議書であることを特徴とする請求項１〜７の何れか１項に記載の電子署名文書の管理システム。
【請求項９】
電子化された文書に、複数の利用者間で、適宜電子署名を施し、閲覧可能に管理するための方法であって、
第１の利用者の端末から、電子化された文書のデータを、暗号化された第１の通信路を介して管理装置へ送信するステップと、
前記第１の利用者の端末から、第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して管理装置における当該文書のアドレスを通知するステップと、
前記第１の利用者の端末から、署名を要請する１または複数の第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して署名要請を送信するステップと、
要請を受けた第２の利用者の端末が、前記管理装置から、前記第１の通信路を介して文書のデータを受信するステップと、
前記第２の利用者の端末から、文書内容の確認に伴う電子署名データを、第１の通信路を介して前記管理装置へ送信するステップと、
前記管理装置が、前記電子署名が付された電子化された文書を、前記アドレスで、前記第１の通信路を介する利用者の端末から閲覧可能に保管しているステップとを含むことを特徴とする電子署名文書の管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化された署名文書の管理方法および装置に関し、前記署名文書としては、契約書や稟議書など、１または複数の利用者が署名するものに関する。
【背景技術】
【０００２】
前記のような電子署名文書を取り扱う従来技術として、たとえば特許文献１や特許文献２が挙げられる。
【０００３】
特許文献１は、発注者が取引先と契約を結ぶに際して、契約書の作成や管理のサービスを提供し、契約書の契約額面から、従前必要であった印紙税額を算出し、その印紙税額の所定割合を手数料として課金するようにした情報処理装置である。
【０００４】
一方、特許文献２は、承認者端末が、承認前の電子契約書を第１の利用者の契約者端末から取得し、第２の利用者の契約者端末に送信して、契約内容が正当である旨の回答が得られると、承認者の電子署名を付与して第三者認証を行い、システム管理コンピュータを介して各契約者端末に送信することで、第三者認証をオンラインで簡単に行えるようにした電子化契約書認証システムである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１４−３５７５７号公報
【特許文献２】特開２０１０−７９６８２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１の従来技術では、契約は、あくまで当事者間で行わせ、契約書面を保管することだけが示されている。したがって、前記契約書の安全性が充分に担保されておらず、また手間も煩雑で、コストも掛かり、契約に慣れた企業間の契約にしか適用し難いという問題がある。
【０００７】
一方、特許文献２の従来技術は、第三者が承認者となり、公証人のような機能を発揮することで、契約者それぞれが煩雑な電子署名を取得しなくとも、契約書の真正性を担保するものである。そして、正当な契約者であるかどうかを承認者端末がシステム管理コンピュータにそれぞれ問い合わせている。したがって、契約の当事者が署名する訳では無く、また契約書も通常の電子メールでやり取りされるので、安全上の問題がある。
【０００８】
本発明の目的は、契約書などの電子署名文書を管理するにあたって、簡単かつ低コストで、安全性の高いシステムを実現することができる電子署名文書の管理システムおよび管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の電子署名文書の管理システムは、電子化された文書に、複数の利用者間で、適宜電子署名を施し、閲覧可能に管理するシステムであって、各利用者が用いる複数の端末と、管理装置と、各端末と管理装置との間を接続する暗号化された第１の通信路と、各端末間および各端末と管理装置との間を接続する第２の通信路とを含み、第１の利用者の端末は、前記電子化された文書のデータを、第１の通信路を介して管理装置へ送信（アップロード）するとともに、署名を要請する１または複数の第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して管理装置における当該文書のアドレスおよび署名要請を通知し、要請を受けた第２の利用者の端末は、前記管理装置から、前記第１の通信路を介して文書のデータを受信（ダウンロード）し、文書内容の確認に伴う電子署名データを、第１の通信路を介して前記管理装置へ送信（アップロード）し、前記管理装置は、電子署名が付された電子化された文書を、前記アドレスで、前記第１の通信路を介して閲覧（ダウンロード）可能に保管することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の電子署名文書の管理方法は、電子化された文書に、複数の利用者間で、適宜電子署名を施し、閲覧可能に管理するための方法であって、第１の利用者の端末から、電子化された文書のデータを、暗号化された第１の通信路を介して管理装置へ送信（アップロード）するステップと、前記第１の利用者の端末から、第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して管理装置における当該文書のアドレスを通知するステップと、前記第１の利用者の端末から、署名を要請する１または複数の第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して署名要請を送信するステップと、要請を受けた第２の利用者の端末が、前記管理装置から、前記第１の通信路を介して文書のデータを受信（ダウンロード）するステップと、前記第２の利用者の端末から、文書内容の確認に伴う電子署名データを、第１の通信路を介して前記管理装置へ送信（アップロード）するステップと、前記管理装置が、前記電子署名が付された電子化された文書を、前記アドレスで、前記第１の通信路を介する利用者の端末から閲覧（ダウンロード）可能に保管しているステップとを含むことを特徴とする。
【００１１】
上記の構成によれば、複数の利用者間で適宜署名が施される契約書や稟議書（起案書、立案書）などの文書を電子化するにあたって、その契約や稟議の当事者となるのではなく、その当事者と通信回線を介して接続され、前記契約や稟議を仲介し、作成された署名文書を、閲覧（ダウンロード）可能に所定期間管理する管理装置を備えた管理システムを構築する。そのシステムは、各利用者に設置される複数の端末と、前記の管理装置と、各端末と管理装置との間を接続する暗号化された第１の通信路と、各端末間および各端末と管理装置との間を接続する第２の通信路とを備えて構成される。
【００１２】
そして、第１の利用者側の端末は、前記契約や稟議の内容に応じた前記電子化された文書（契約書や稟議書）を作成し、そのデータに必要に応じて電子署名データを付すなどして、暗号化された第１の通信路を介して管理装置へ送信（アップロード）し、格納させる。同時に、或いは所定時間（たとえば、管理装置側で、アップされたデータを処理する時間等）経過後に、前記第１の利用者側の端末は、関係者、すなわち契約相手や稟議のメンバーである１または複数の第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して、管理装置における当該文書のアドレス（ＵＲＬ）を通知する。さらに、第１の利用者側の端末は、第２の利用者のうちの署名を要請する１または複数の利用者の端末に、署名要請を通知する。たとえば、前記第１の通信路は、インターネット回線上におけるＳＳＬ（Secure Socket Layer）暗号などで実現され、第２の通信路は、インターネット回線を利用した電子メールなどで実現される。
【００１３】
要請を受けた１または複数の第２の利用者の端末は、前記管理装置から、暗号化された第１の通信路を介して文書のデータを受信（ダウンロード）し、文書の内容が適切であると確認されると、署名可を示す電子署名データを、前記第１の通信路を介して前記管理装置へ送信（アップロード）する。管理装置は、管理する文書に、送信されてきた電子署名データを添付して格納する。こうして、管理装置が管理する文書は、１または複数の電子署名が付された電子化された文書となり、契約終了のタイミングや更新のタイミングなど、適切な期間に亘り、仲介の該管理装置において、指定のアドレス（ＵＲＬ）で、前記第１の通信路を介して、適宜閲覧（ダウンロード）可能に保管される。つまり、各利用者間で、前記契約書  や稟議書などの電子署名文書が、前記指定のアドレス（ＵＲＬ）で共有可能となる。
【００１４】
したがって、前記契約書や稟議書などの電子署名文書を管理するにあたって、簡単かつ低コストで、安全性の高いシステムを実現でき、企業間だけでなく、個人にも利用し易くすることができる。
【００１５】
また、本発明の電子署名文書の管理システムでは、前記各端末は、前記電子署名データに併せて、印影のデータを送信（アップロード）することを特徴とする。
【００１６】
上記の構成によれば、電子署名は、謂わば透かしのように、電子化された文書に埋め込まれるので、通常の紙出しや画面表示された文書における署名のように、実際に署名されているか否かの確認は、容易に行うことはできない。そこで、各端末は、前記電子署名データに併せて、印影のデータを送信（アップロード）することで、署名されている場合には文書に印影が表れることになり、署名されているか否かの確認を容易に行うことできるようになる。
【００１７】
さらにまた、本発明の電子署名文書の管理システムでは、前記第１の利用者の端末は、前記管理装置から、前記文書の雛形データを受信（ダウンロード）し、該第１の利用者の加工によって文書を完成させることを特徴とする。
【００１８】
上記の構成によれば、前記契約書や稟議書の作成は煩雑であるので、管理装置から雛形を取得（ダウンロード）することで、第１の利用者は、取得したデータを端末で加工するだけで、これらの文書を容易に完成させることができる。
【００１９】
また、本発明の電子署名文書の管理システムでは、前記管理装置は、送信（アップロード）された文書データに対応して、予め定めるメタデータを作成し、付加して格納しており、各利用者の端末は、前記閲覧にあたって、前記メタデータから、所望とする文書の検索を行うことを特徴とする。
【００２０】
上記の構成によれば、管理装置は、送信（アップロード）された文書（ファイル）データに対応して、登録日やタイトルなど、予め定めるメタデータを作成し、付加して格納しており、各端末の利用者は、ソート（整列）されたそのメタデータ（ファイル一覧）から、目的とする文書を容易に捜し出すことができる。
【００２１】
また、本発明の電子署名文書の管理システムでは、前記第２の利用者の端末は、前記文書の内容の確認の結果、署名をする場合は、承認釦がクリックされることで、予め登録しておいた電子署名データを、前記第１の通信路を介して前記管理装置へ送信（アップロード）して前記文書に電子署名を付与し、署名を拒否する場合は、返却釦がクリックされることで、非承認であることを表すデータを前記管理装置へ送信（アップロード）することを特徴とする。
【００２２】
上記の構成によれば、第２の利用者が電子署名を添付する煩雑な作業を行わなくても、承認釦をクリックするだけで、登録しておいた電子署名データが自動的に送信（アップロード）されるので、利便性を向上することができる。また、署名の拒否も、返却釦をクリックするだけで、容易に対応することができる。
【００２３】
また、本発明の電子署名文書の管理システムでは、前記管理装置は、前記電子署名が付された電子化された文書に、タイムスタンプによる署名時刻の第三者認証を行った後、該文書を保管することを特徴とする。
【００２４】
上記の構成によれば、署名時刻以降の非改ざん証明が可能になる。
【００２５】
さらにまた、本発明の電子署名文書の管理システムでは、前記管理装置は、前記各利用者を、ＰＩＮ（Personal Identification Number）コードおよび生体認証で個人認証を行うことを特徴とする。
【００２６】
上記の構成によれば、特許文献２のクレジットカード認証やワンタイムパスワード認証に比べて、ＰＩＮコード認証は、簡便に行うことができる。また、生体認証を併用することで、セキュリティレベルを高めることもできる。
【００２７】
さらにまた、本発明の電子署名文書の管理システムでは、前記電子化された文書は、契約書または稟議書であることを特徴とする。
【００２８】
上記の構成によれば、契約書や稟議書は、１または複数の署名が必要になり、容易に署名を集められる本発明が好適である。
【発明の効果】
【００２９】
本発明の電子署名文書の管理システムおよび管理方法は、以上のように、複数の利用者間で適宜署名が施される契約書や稟議書などの文書を電子化するにあたって、前記契約や稟議を仲介する管理装置を設け、第１の利用者の端末からは暗号化された第１の通信路を介して該管理装置へ電子署名文書のデータを送信（アップロード）するとともに、署名を要請する１または複数の第２の利用者の端末へ、第２の通信路を介して、管理装置における当該文書のアドレス（ＵＲＬ）および署名要請を通知し、要請を受けた第２の利用者の端末は、前記管理装置から、暗号化された第１の通信路を介して文書のデータを受信（ダウンロード）し、文書の内容が適切であると確認されると、電子署名データを、前記第１の通信路を介して前記管理装置へ送信（アップロード）し、各利用者は前記指定のアドレス（ＵＲＬ）で文書を閲覧（ダウンロード）可能となる。
【００３０】
それゆえ、契約書や稟議書などの電子署名文書を管理するにあたって、簡単かつ低コストで、安全性の高いシステムを実現でき、企業間だけでなく、個人にも利用し易くすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の実施の一形態に係る電子署名文書の管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】署名の代わりに表示される印影を、端末において簡易的に作成する際の画面の例を示す図である。
【図３】端末で作成した契約書を登録（アップロード）する際の画面の例を示す図である。
【図４】前記電子署名文書の新着情報のファイル一覧の例を示す図である。
【図５】前記電子署名文書の進捗状況のファイル一覧の例を示す図である。
【図６】前記電子署名文書の取り扱いにあたっての処理の初期選択動作を示すフローチャートである。
【図７】新規ファイル（前記電子署名文書）の作成手順を示すフローチャートである。
【図８】前記電子署名文書の取り扱いにあたってのファイル選択処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】本電子署名文書の管理システムの使用にあたって、社内での権限を規定する手順を示すフローチャートである。
【図１０】取引先情報の登録手順を説明するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００３２】
図１は、本発明の実施の一形態に係る電子署名文書の管理システムの全体構成を示すブロック図である。本発明のシステムは、ＥＤＩ（Electronic Data Interchange）と、デジタルストレージ技術とを用いて、文書（ファイル）を交換することを基本としている。前記のＥＤＩは、受発注や見積もり、決済、出入荷など、商取引に関する情報を、標準的な形式に統一して、インターネットや専用の通信回線網など通じて企業間で電子的に交換するものである。
【００３３】
しかしながら、本発明は、そのような標準的なＥＤＩやデジタルストレージ技術を用いても、後述するように、当事者間の契約や稟議を、第三者の管理装置１が仲介して、安全、かつ容易で低コストに、それらを行えるようにするとともに、契約書や稟議書（起案書、立案書）の保管や閲覧などのサービスを提供する、全く新規な電子署名文書の管理システムや管理方法を提供するものである。そして、電子化された文書（ファイル）が、契約書や稟議書であることで、これらの契約書や稟議書は、１または複数の署名が必要になるので、容易に署名を集められる本発明が特に好適である。
【００３４】
図１の例では、Ｘ社とＹ社と言う２社間で契約書を交わす例を説明しており、当事者として、Ｘ社では、担当者のＡ氏、およびＡ氏の上長で承認者であり、役員のＢ氏が係わり、同様にＹ社では、担当者のＣ氏、およびＣ氏の上長で承認者であり、役員のＤ氏が係わる例を示している。Ａ〜Ｄの各氏は、それぞれ、パーソナルコンピュータなどの情報処理端末ａ〜ｄを所有しており、各情報処理端末ａ〜ｄはインターネットなどのネットワーク２に接続されている。そして、本発明の管理システムのために、各情報処理端末ａ〜ｄには、専用のプログラムが予め格納されているとともに、サーバなどで実現され、各情報処理端末ａ〜ｄと共通のネットワーク２に接続されている前記管理装置１が設けられている。
【００３５】
管理装置１は、所定の水準を満たす図示しない認証局から、標準のＳＳＬ証明書を取得し、当該管理システムの加入契約者の各情報処理端末ａ〜ｄに配布することができ、各情報処理端末ａ〜ｄは、そのＳＳＬ証明書を使用して、管理装置１に、安全にログインを行うことができる。
【００３６】
そのログイン時には、各情報処理端末ａ〜ｄは、予め登録しておいたＰＩＮ（Personal Identification Number）コードを使用して簡単に、かつ生体認証を併用して高いセキュリティでログインを行うことができる。
【００３７】
ＰＩＮコードは、後述する閲覧（ダウンロード）時と送信（アップロード）時とで、異なるコードを使用してもよい。たとえば、見るだけの閲覧時のＰＩＮコードは短く、文書データに変更を加える送信時のＰＩＮコードは長くする等である。生体認証も、後述する閲覧（ダウンロード）時は、不要とされてもよい。すなわち、文書（ファイル）の変更を伴う送信（アップロード）時には、第三者に推測され難い長いＰＩＮコードに、第三者に改竄され難い生体認証を併用すると言う具合である。生体認証としては、ｗｅｂカメラを用いた顔認証および虹彩認証、指紋照合デバイスを用いた指紋認証、指静脈照合デバイスを用いた指静脈認証、声紋照合デバイスを用いた声紋認証などである。
【００３８】
こうして、前記ネットワーク２は、前記ＳＳＬ証明書を使用した暗号化された（秘匿性の高い）セキュアな第１の通信路２１と、通常の電子メールなどの秘匿性の比較的低い第２の通信路２２とを備えていることになる。管理装置１には、各情報処理端末ａ〜ｄのアドレスやＰＩＮコードおよび生体認証用のデータなどの契約者情報が、サービス開始に当って（加入契約時に）予め登録されている。
【００３９】
また、管理装置１は、信頼性の高い図示しないＴＳＡ（Time Stamping Authority）認証局から、後述する各情報処理端末ａ〜ｄの署名時に、信頼できるタイムスタンプを取得し、メタデータとしても付加する。前記タイムスタンプの取得は、たとえばクライアントである当該管理装置１から前記ＴＳＡ認証局へ電子署名文書のデータを送信すると、そのデータのハッシュを元に、ＴＳＡ認証局が"Time-stamp token"を作成し、クライアント（管理装置１）へ応答として返すことで行われる。クライアント（管理装置１）は、得られた"Time-stamp token"から、対象とする電子署名文書のデータの信頼できるタイムスタンプを取得することができる。デジタル署名と同時に、このような信頼できるタイムスタンプによる署名時刻の第三者認証を行うことで、署名時刻以降の非改ざん証明が可能になる。
【００４０】
そして、注目すべきは、本発明の管理システムでは、電子化された前記契約書や稟議書などの文書（ファイル）に、複数の利用者Ａ〜Ｄ間で、適宜電子署名を施し、閲覧可能に管理するにあたって、以下のような特徴を有している。図１の例では、実際に署名を行うのは、役員のＢ氏およびＤ氏であり、契約を纏めた担当者のＡ氏およびＣ氏も、文書（ファイル）の閲覧が可能になっている。
【００４１】
第１の利用者である担当者のＡ氏は、第２の利用者であるＣ氏との間で、電子メールなどで契約書や稟議書などのやり取りを行い、取り纏めた契約書や稟議書などの電子化された文書（ファイル）Ｆ１を、端末ａにおいて、ＰＤＦなどの形式で作成し、ステップＳ１で示すように、そのデータを、第１の通信路２１を介して管理装置１へ送信（アップロード）し、格納させる。同時に、或いは所定時間（たとえば、管理装置１側で、アップされた文書（契約書）Ｆ１のデータを処理する時間等）経過後に、ステップＳ２で示すように、端末ａは、予め登録されている第２の利用者であるＢ氏、Ｃ氏およびＤ氏の端末ｂ、ｃおよびｄに、第２の通信路２２を介して、電子メールによって、管理装置１における当該文書のアドレス（ＵＲＬ）を自動的に通知する。その電子メールには、前記アドレス（ＵＲＬ）にリンクが張られており、受信した端末ｂ、ｃおよびｄでは、クリックすることで、前記文書（契約書）Ｆ１が閲覧（ダウンロード）可能になる。
【００４２】
その後、ステップＳ３において、端末ａは、さらに、署名を要請するＢ氏およびＤ氏の端末ｂおよびｄに、第２の通信路２２から管理装置１を介して、電子メールによって、署名要請を通知する。なお、ステップＳ３の署名要請は、第２の通信路２２を使用して、上述のように管理装置１経由で端末ｂ，ｄへ送信されてもよいが、端末ａから直接端末ｂ，ｄに送信されてもよい。しかしながら、関係者の全部Ｂ〜Ｄにアドレス（ＵＲＬ）を通知する（ステップＳ２）場合に比べて、署名相手ｂ，ｄを特定する署名要請（ステップＳ３）は、管理装置１を経由して配信される方が、セキュリティの面で好ましい。
【００４３】
Ｂ氏およびＤ氏の端末ｂおよびｄは、ステップＳ４で、管理装置１から第２の通信路２２を介して、前記の署名要請を受信すると、前記ステップＳ２のアドレス（ＵＲＬ）通知に応答して、管理装置１から、文書（契約書）Ｆ１のデータを受信（ダウンロード）し、文書（ファイル）を閲覧したＢ氏およびＤ氏は、ステップＳ５において、端末ＢおよびＤから、文書（ファイル）Ｆ１の内容の確認に伴う署名可を表す電子署名データを、第１の通信路２１を介して管理装置１へ送信（アップロード）する。
【００４４】
こうして、署名を要請したＢ氏およびＤ氏の署名が揃うと、管理装置１は、Ａ氏によって作成された前記の契約書のＰＤＦファイル全体を、署名の鍵で暗号化し、署名を置換えられないようにして、文書（ファイル）Ｆ２を作成する。また、管理装置１は、その置換えられないようにした文書（ファイル）Ｆ２のデータを、前記のようにＴＳＡ認証局へ送信して、該文書（ファイル）Ｆ２に付加するタイムスタンプを取得する。管理装置１は、こうして得られた文書（ファイル）Ｆ２、タイムスタンプ、署名に使用された公開鍵、秘密鍵および操作ログを保管し、その内、文書（ファイル）Ｆ２、タイムスタンプおよび操作ログを、第１の通信路２１を介して、各端末ａ〜ｄから閲覧（ダウンロード）可能とする。そのダウンロードの際に、管理装置１は、添付される前記ＰＤＦファイルも含めて、通信内容全体をＳＳＬ暗号化して送信する。
【００４５】
つまり、Ｂ氏およびＤ氏の電子署名に、タイムスタンプが付された電子化された文書（ファイル）Ｆ２、すなわち契約書が、前記指定のアドレス（ＵＲＬ）において、Ａ氏〜Ｄ氏の各利用者間で共有可能となる。その保管の期間は、たとえば契約終了のタイミングや契約更新のタイミングまでの適切な期間である。管理装置１は、格納している文書（ファイル）Ｆ２が置換えられたり（たとえば、署名が追加されたり、署名者が変更されたり、契約期間が延長されたりする等）、削除されたりすると、全当事者の情報処理端末ａ〜ｄに通知する。
【００４６】
前記の操作ログは、文書（契約書）Ｆ１のアップロード（Ａ氏）や、署名（Ｂ，Ｄ氏）などを、誰が何時行ったかを示すデータであり（後述の図４や図５で示す）、メタデータとして併せて保存しておくことで、後に、文書（ファイル）Ｆ２の検索を行う際などに、役立てることができる。
【００４７】
このようにして、契約書や稟議書などの電子署名文書を管理するにあたって、簡単かつ低コストで、セキュリティの高いシステムを実現でき、企業間だけでなく、個人にも利用し易くすることができる。本発明は、領収書などにも適用することが可能であるが、第１の利用者以外の署名が必要となり、複数の署名が必要になることが多い前記契約書や稟議書の場合に、容易に署名を集められる本発明は特に好適である。
【００４８】
なお、図面の煩雑化を避けるために、各端末ａ〜ｄが、第１の通信路２１から管理装置１に前記アドレス（ＵＲＬ）でアクセスして、文書（ファイル）Ｆ１，Ｆ２の内容の確認を行う（ダウンロードの）経路は省略している。
【００４９】
また、上述のように、第１の利用者であるＡ氏が署名の当事者にならないケースがあってもよく、上述のように、第２の利用者であるＢ氏〜Ｄ氏も、一部しか署名の当事者にならないケースがあってもよい。上述の例では、部下であるＡ氏が契約書を作成し、管理装置１に送信（アップロード）して、自社の管理者であるＢ氏に署名してもらい、契約相手先でも、署名は管理者のＤ氏だけで、部下のＣ氏は閲覧して確認するだけである。このように、閲覧可能となる総ての利用者であるＡ氏〜Ｄ氏が署名をする必要はない。
【００５０】
そして、各端末ａ〜ｄは、署名可を表す電子署名データに併せて、個別に定められた印影のデータを送信（アップロード）し、管理装置１は、署名済であることおよび誰が署名したのかを、見た目で直ぐに判断できるように、利用アカウント毎に、その印影を、文書内に埋め込まれているかのように表示する。これは、電子署名は、謂わば透かしのように、電子化された文書に埋め込まれるので、従来の電子署名済の文書データは、通常の紙出しや画面表示された文書における署名のように、見た目では署名済であることが直ちに分からず、電子証明書の真正性を確認しないと分からないためである。各端末ａ〜ｄが署名可を表す電子署名データに併せて、印影のデータを送信（アップロード）することで、署名されている場合には文書に印影が表れることになり、署名されているか否かの確認を容易に行うことできるようになる。
【００５１】
印影のデータは、利用アカウント作成時に、管理装置１に読込まれて登録されており、適宜更新されてもよい。図２に、各端末ａ〜ｄにおいて、簡易的にその印影を作成する際の画面例を示す。キーボードなどで枠３１内に印影の文字を入力し、参照符号３２で示されるフォントの選択入力を行うと、参照符号３３で示すように、入力に対応した印影が表示される。利用者が、この印影を使用する場合には保存釦３４をクリックし、別の印影を作成する場合にはキャンセル釦３５をクリックすることで、枠３１等に再入力可能となる。
【００５２】
一方、契約書や稟議書の作成は煩雑であるので、管理装置１が、前記契約書や稟議書などの文書（ファイル）の雛形データを予め格納しており、第１の利用者（上述の例ではＡ）の端末ａが、それを受信（ダウンロード）し、該第１の利用者Ａの加工によって文書を完成させる。これによって、第１の利用者Ａは、取得したデータを端末ａで加工（必要なデータを入力）するだけで、これらの文書を容易に完成させることができる。
【００５３】
端末ａからの完成された契約書の登録（アップロード）画面の例を、図３に示す。先ず、アイコン４１で、文書のアップロードを選択し、さらにアイコン４２で契約書を選択すると、この図３で示すような入力フォームとなる。そして、枠４３にタイトルを入力し、釦４４をクリックして取込みモードとした後、枠４５内に、作成したＰＤＦなどによる契約書のアイコンをドラッグ＆ドロップで添付する。その他、枠４６ではプルダウンで契約書の種類を選択し、枠４７には印紙金額を記入する。さらに、枠４８では、プルダウンで、予め登録されている自社側の人員の中から署名者（上述の例ではＢ）を選択し、同様に、枠４９では、プルダウンで、予め登録されている相手側の人員の中から署名者（上述の例ではＤ）を選択し、枠５０には、文書（ファイル）を配布すべき相手（上述の例ではＢ，Ｃ，Ｄ）のメールアドレスを登録する。枠５１には、必要に応じて、メールで配信する際に表示される特記事項（署名を希望する期限や、契約の附則など）を記入することができる。入力が完了すると、釦５２をクリックすることでアップロードが行われ、釦５３をクリックすることで、再入力可能に或いは入力内容が消去される。
【００５４】
また、管理装置１は、上述のように、端末Ａから送信（アップロード）された文書（ファイル）データに対応して、登録日、タイトル、コメント、検索キーワードなど、予め定めるメタデータを作成し、付加して格納している。したがって、各端末Ａ〜Ｄの利用者Ａ〜Ｄは、ソート（整列）されたそのメタデータ（ファイル一覧）から、目的とする文書（ファイル）を容易に捜し出すことができる。そのソート（整列）画面には、文書（ファイル）のプレビュー画像が添付されていることが好ましい。これによって、所望とする文書（ファイル）の検索が、より簡単になる。
【００５５】
図４および図５には、そのメタデータを使用したファイル一覧の例を示す。先ず、アイコン６１で、新着情報（ニューライン）を選択すると、この図４で示すような一覧表示画面となる。欄６２のようにファイルは着順に整理されており、前記メタデータから、欄６３のように、各ファイルの優先度も示されている。同様に、前記メタデータから、欄６４のように作成日が表示されている。なお、ファイル作成日として、署名日時が一覧表示の対象となる場合には、前記タイムスタンプで取得された日時が採用され、単に契約書などの最初の書面が作成された日時が一覧表示の対象となる場合には、必ずしも前記タイムスタンプは必要なく、ＮＴＰサーバなどから取得される時刻でもよい。
【００５６】
そして、欄６５の宛先、欄６６の投稿者、および欄６７の内容（概要）から、希望するファイルを選択して、詳細表示に移ることができる。ファイル数が多い場合や、希望するファイルが見つからない場合は、枠６８に検索ワードを入力し、釦６９をクリックすることで、容易に探し出すことができる。
【００５７】
一方、アイコン７１で、進捗状況を選択すると、図５で示すような一覧表示画面となる。アイコン７２〜７５で文書（ファイル）の種別を選択し、アイコン７６〜８１で進捗状況を選択し、この図５のような一覧表示を行うことができる。文書（ファイル）の種別は、アイコン７２で全部を、アイコン７３で契約書を、アイコン７４で領収書を、アイコン７５でその他を、それぞれ選択することができ、進捗状況は、アイコン７６で全部を、アイコン７７で総ての署名待ちを、アイコン７８で自社の署名待ちを、アイコン７９で相手先の署名待ちを、アイコン８０で自社の署名済を、アイコン８１で相手先の署名済を、それぞれ選択することができる。図４同様に、枠８２に検索ワードを入力し、釦８３をクリックすることで、希望するファイルを、容易に探し出すことができる。図５の例は、アイコン７３で契約書を、アイコン７６で進捗状況の総てを選択している。
【００５８】
こうして、利用者（上述の例ではＢ，Ｃ，Ｄ）は、端末ｂ，ｃ，ｄの画面上で、文書（ファイル）の内容を確認し、署名をする（上述の例では利用者Ｂ，Ｄ）場合は、その画面上に表示される承認釦をクリックすることで、端末ｂ，ｄから、署名可を表す電子署名データが、予め登録しておいた図２で示す印影のデータとともに、第１の通信路２１を介して管理装置１へ送信（アップロード）され、管理装置１で対応文書（ファイル）に署名が付与される。これに対して、利用者Ｂ，Ｄは、署名を拒否する場合は、端末ｂ，ｄの画面上で、返却釦をクリックすることで、該端末ｂ，ｄからは、非承認（署名拒否）であることを表すデータが管理装置１へ送信（アップロード）される。その場合、対応文書（ファイル）に、前記印影に代えて、たとえば非承認のスタンプが付されてもよく、或いは、残余の利用者Ａ，Ｃに、署名が拒否されたことを表す情報が送信されてもよい。
【００５９】
こうして、利用者Ｂ，Ｄは、署名を添付する煩雑な作業を行わなくても、端末Ｂ，Ｄの画面上で、承認釦をクリックするだけで、登録しておいた印影のデータが、署名可を表す電子署名データとともに、自動的に送信（アップロード）されるので、利便性を向上することができる。また、署名の拒否も、端末Ｂ，Ｄの画面上で、返却釦をクリックするだけで、容易に対応することができる。
【００６０】
端末ａ〜ｄがタブレット端末である場合には、前記の承認釦のクリックおよび印影の埋め込みに代えて、該タブレット端末のタッチパネルから、サインを入力して、そのサインを表示するようにしてもよい。
【００６１】
図６〜図１０は、管理装置１および端末ａ〜ｄの具体的な動作を説明するためのフローチャートである。先ず、図６は、端末ａ〜ｄの利用者が、どのような処理を行うかの初期選択の動作を説明するものである。ステップＰ１で、利用者Ａ〜Ｄが端末ａ〜ｄから管理装置１のホームページにアクセスし、ステップＰ２でログイン作業を行い、参照符号Ｄ１で示すような、自身のメールアドレス（識別情報）、パスワードとなるＰＩＮコードおよび生体データが入力され、セキュアな第１の通信路２１を介して、管理装置１へ送信される。
【００６２】
ステップＰ３では、入力されたデータが、管理装置１において、データベースに登録されている契約者情報と照合され、該当する契約者が存在しない場合にはステップＰ４で、ログインエラーとなって、そのことが端末ａ〜ｄに通知される。一方、ステップＰ３で、正規の契約者であると判定されると、ステップＰ５において、前述の図４や図５で示すような、現在、その契約者が関与している文書（ファイル）の一覧が表示される。その結果、利用者が、ステップＰ１１の詳細表示を希望する場合、参照符号Ｄ１１で示すファイル選択データが入力されて、後述の図８で示す処理に移る。
【００６３】
一方、ステップＰ５において、ステップＰ２１のソート（並べ替え）を希望する場合には、参照符号Ｄ２１で示すフィールドがクリックされ、ステップＰ２２のフィルタリングを希望する場合には参照符号Ｄ２２で示すフィルタリングすべきファイルの種類（前述のアイコン７２〜７５）や進捗状況（前述のアイコン７６〜８１）などが入力され、ステップＰ２３の検索を希望する場合には参照符号Ｄ２３で示すファイル名や著者などが入力される（前述の枠８２への入力および釦８３のクリック）。参照符号Ｄ２１〜Ｄ２３で示す各入力操作によって、管理装置１からは、ソート（並べ替え）やフィルタリングされたファイル一覧のデータが送信され、ステップＰ２４で、端末ａ〜ｄの画面上に、たとえば図４や図５で示すような画面表示が行われる。こうして表示されたファイル一覧から、利用者は、図８で示すファイル選択処理に移る。
【００６４】
また、ステップＰ５において、ステップＰ３１の新規ファイルの作成を希望する場合には、ステップＰ３２で、新規ファイル作成画面のデータが送信され、端末ａ〜ｄの画面上に表示され、後述の図７で示す処理に移る。さらにまた、ステップＰ５において、ステップＰ４１のユーザプロファイルの確認を希望する場合には、ステップＰ４２で、プロファイル管理画面のデータが送信され、端末ａ〜ｄの画面上に表示される。また、ステップＰ５において、ステップＰ５１のユーザＩＤの管理を希望する場合には、ステップＰ５２で、企業内ユーザＩＤの管理画面のデータが送信され、端末ａ〜ｄの画面上に表示される。さらにまた、ステップＰ５において、ステップＰ６１のニューライン（新着情報）の確認を希望する場合には、ステップＰ６２で、ログインしている利用者に対応した、図４で示すようなニューラインの画面データが送信され、端末ａ〜ｄの画面上に表示される。また、ステップＰ５において、ステップＰ７０でログアウトが選択されると、処理を終了する。
【００６５】
図７は、前述の説明では、端末ａにおいて行われた新規ファイルの作成手順を示すフローチャートである。この図７の例では、新規ファイルとしては、契約書、領収書およびその他のファイルを示しており、たとえば稟議書は、契約書の印紙が無い場合と同様である。前記ステップＰ３２からステップＱ１に移ると、ステップＱ２で、前記アイコン４２の選択によって、作成すべきファイルの属性（種別）の選択が行われる。
【００６６】
ステップＱ２において、参照符号Ｍ１１で示す契約書であることを示すデータが入力（選択）されるとステップＱ１１に移り、管理装置１は、前述の図３で示すような契約書の入力画面のデータを読み出して端末ａの画面に表示させる。同様に、ステップＱ２において、参照符号Ｍ２１で示す領収書であることを示すデータが入力（選択）されるとステップＱ２１に移り、管理装置１は、領収書の入力画面のデータを読み出して端末ａの画面に表示させる。ステップＱ２において、参照符号Ｍ３１で示すその他のファイルであることを示すデータが入力（選択）されるとステップＱ３１に移り、管理装置１は、その他のファイルの入力画面のデータを読み出して端末ａの画面に表示させる。
【００６７】
ステップＱ１１において、端末ａから、前述の枠４５へのドラッグ＆ドロップおよび枠５１への書き込みから、参照符号Ｍ１２で示すように、契約書のアップファイルに、図３で示すような説明の入力が行われると、管理装置１は、ステップＱ１２で、その入力内容を確認し、エラーがあるときにはステップＱ１３で通知し、無いときにはステップＱ１４に移る。ステップＱ１４では、枠４６のプルダウン選択によって契約の種類が選択され、ステップＱ１５では、枠４７への入力によって、その契約の種類に対応した印紙金額の入力が行われる。ステップＱ１６では、枠４８，４９のプルダウン選択によって、自身を含めて、署名を希望する利用者（上述の例ではＢ，Ｄ）が選択される。
【００６８】
その選択の結果、最初の署名を、自身が行う場合には参照符号Ｍ１３で示す電子署名（印影）のデータが添付されてステップＱ１８に移り、他者が行う場合には参照符号Ｍ１４で示すようにその選択の入力が行われ、ステップＱ１７でその署名者の選択が行われてステップＱ１８に移る。ステップＱ１８では、アップロードすべき他のファイルが存在するか否かが判断され、存在しない場合はステップＱ１９に移ってファイル（契約書）の作成が成功となり、署名者にメールにて署名要求が送信される。一方、ステップＱ１８で、アップロードすべき他のファイルが存在する場合は、ステップＱ２０でアップロードが行われた後、ステップＱ１９に移る。
【００６９】
ステップＱ２１において、端末ａから、領収書の入力画面に、参照符号Ｍ２２で示すような、宛先の会社名、名目、金額等が入力され、続いて、最初の署名を、自身が行う場合には参照符号Ｍ１３と同様に、参照符号Ｍ２３で示す電子署名（印影）のデータが添付されてステップＱ２８に移り、他者が行う場合には参照符号Ｍ１４と同様に参照符号Ｍ２４で示すようにその選択の入力が行われ、ステップＱ２７でその署名者の選択が行われてステップＱ２８に移る。ステップＱ２８では、納品書等の他の添付すべきファイルが存在するか否かが判断され、存在しない場合はステップＱ２９に移ってファイル（領収書）の作成が成功となり、署名者にメールにて署名要求が送信される。一方、ステップＱ２８で、他の添付ファイルが存在する場合は、ステップＱ３０でアップロードが行われた後、ステップＱ２９に移る。
【００７０】
ステップＱ３１において、端末ａから、その他のファイル作成の入力画面に、参照符号Ｍ３２で示すようなアップロードを希望するファイルに、そのファイルの説明が入力されると、管理装置１は、ステップＱ３２で、その入力内容を確認し、エラーがあるときにはステップＱ３３で通知し、無いときにはステップＱ３４に移る。ステップＱ３４では、他の添付すべきファイルが存在するか否かが判断され、存在しない場合はステップＱ３５に移ってその他のファイルの作成が成功となり、署名者にメールにて署名要求が送信される。一方、ステップＱ３４で、他の添付ファイルが存在する場合は、ステップＱ３６でアップロードが行われた後、ステップＱ３５に移る。
【００７１】
これに対して、電子署名も  新規ファイルの作成となり、図７で示すように、メールで通知を受けた署名者（上述の例ではＢ，Ｄ）は、ステップＱ４１で、メール画面のアドレス（ＵＲＬ）をクリックすると、ステップＱ４２のログイン画面に移り、ステップＰ２と同様に、参照符号Ｍ４１で示すような、自身のメールアドレス（識別情報）、ＰＩＮコードおよび生体データを入力するログイン作業を行う。ログインの結果、ステップＱ４３で利用者の認証が終了するとステップＱ４４の署名画面に移り、利用者を認証できなかった場合はステップＱ４５のエラー通知画面に移る。
【００７２】
図８は、前記ステップＰ２４でのファイル一覧表示の結果行われるファイル選択処理の手順を示すフローチャートである。前述の図４や図５で示すような画面から、ステップＲ１で署名待ちのファイルを選択すると、ステップＲ２で署名画面となり、ステップＲ３で署名可否の判断が行われる。署名可の場合、すなわち承認釦がクリックされると、ステップＲ４で追加コメントが任意で追加可能となり、ステップＲ５で電子署名が行われると、ステップＲ６で、その電子署名（前述の印影）付きのファイル（契約書等）の詳細表示が行われる。一方、ステップＲ３で署名を拒否する場合、すなわち返却釦がクリックされると、ステップＲ７で未承認理由のコメントが書き込まれて、前記ステップＲ６のファイル詳細表示に移る（この場合は署名拒否）。
【００７３】
これに対して、前述の図４や図５で示すような画面から、ステップＲ１１で特定のファイルの詳細表示を選択すると、ステップＲ１２で、前記ステップＲ６と同様の電子署名（拒否も）付きのファイルの詳細表示が行われる。その結果、利用者が、ステップＲ１３で印刷する場合には、ステップＲ１４に移って印刷画面となる。また、ステップＲ１２の詳細表示の結果、利用者が、ステップＲ１５でその詳細表示のファイルを削除する場合には、ステップＲ１６で削除確認画面となって、ステップＲ１７で確認されると、ステップＲ１８で該当ファイルのバックアップを取って削除を実行し、削除したことを関係する利用者へ通知する。一方、ステップＲ１７で削除の確認が取れない場合、ステップＲ１２のファイル管理画面へ戻る。
【００７４】
さらにまた、ステップＲ１２でファイルの詳細表示が行われた結果、利用者が、ステップＲ２１で、そのファイルを置換える場合には、ステップＲ２２に移って置換えるべきファイルのアップロード画面となり、ステップＲ２３でアップロードが行われると、ドラッグ＆ドロップなどで、参照符号Ｎ１で示すように、アップロードすべきファイルが選択される。その選択されたファイルが、ステップＲ２４で確認されると、ステップＲ２５でアップロードが成功したことを利用者へ通知する。一方、ステップＲ２４でアップロードされたファイルが確認できない場合は、ステップＲ２６でエラー通知が行われる。
【００７５】
図９は、この電子署名文書の管理システムの使用にあたって、社内での権限（セキュリティレベル、ステータス）を規定する手順を示すフローチャートである。なお、本処理は、ログインによる利用者認証に伴うＩＤ（ステータス）情報を使用し、所定の権限（セキュリティレベル、ステータス）以上の利用者しか行えないようにすることも可能である。たとえば、前述の例では、管理者である利用者Ｂ，Ｄのみが行えるようにする。
【００７６】
ステップＳ１で、新規の社内ＩＤの作成が選択されると、ステップＳ２の作成画面に移り、参照符号Ｈ１で示す部署、肩書き、氏名、与えられる権限（セキュリティレベル、ステータス）などのデータが入力される。入力データはステップＳ３で確認され、適切であればステップＳ４で新規ユーザＩＤが作成されて管理装置１に登録され、適切でなければステップＳ５で管理装置１からエラー通知が行われる。
【００７７】
こうして入力された各ＩＤに対して、ステップＳ１１で権限（セキュリティレベル、ステータス）の変更が選択されると、参照符号Ｈ２で示す付与すべき新たな権限（セキュリティレベル、ステータス）のデータが入力され、ステップＳ１２の保存釦の操作で仮保存される。その保存データはステップＳ１３で確認され、適切であればステップＳ１４で権限（セキュリティレベル、ステータス）の変更が実際に保存（更新登録）されて各ユーザの権限一覧画面に移り、適切でなければステップＳ１５でエラー通知が行われる。
【００７８】
一方、ステップＳ１からの新規ＩＤの作成およびステップＳ１１からの権限の変更にあたって、ユーザ権限の確認は、ステップＳ２１のフィルタ処理またはステップＳ２２の検索処理で行うことができる。ステップＳ２１のフィルタ処理では、参照符号Ｈ３で示す権限の種類や部署が入力されてフィルタリングが行われ、ステップＳ２２の検索処理では、参照符号Ｈ４で示す氏名やユーザＩＤが入力されて検索が行われる。ステップＳ２１，Ｓ２２の抽出結果は、ステップＳ２３において、一覧表示され、前記ステップＳ１やＳ１１からの処理の参考にすることができる。
【００７９】
また、図１０は、取引先情報の登録手順を説明するフローチャートである。取引先情報としては、ステップＴ１以降の新規登録と、ステップＴ１１以降の登録変更とに大別される。これらは、任意の利用者が行うようにしてもよく、或いは所定の権限を有する利用者のみが行うようにしてもよい。
【００８０】
新規登録では、ステップＴ１で新規登録が選択されると、ステップＴ２で、その新規の取引先企業のＩＤ作成画面となり、参照符号Ｌ１で示すように、企業名、住所、電話番号などの会社情報および担当者や管理者の名前、部署、電話番号などの人的情報が入力される。ステップＴ３では、その入力情報が確認され、適切であるときにはステップＴ４で取引先企業の情報として加えられて企業一覧表示が行われ、適切でないときにはステップＴ５でエラー通知が行われる。
【００８１】
登録変更では、ステップＴ１１で取引先情報一覧が選択されると、ステップＴ１２でその一覧表示画面に移り、その一覧表示画面から変更すべき取引先が、ステップＴ１３では、参照符号Ｌ２で示すサービス請求先の入力によるフィルタ処理によって、またはステップＴ１４では、参照符号Ｌ３で示す企業名やファイル数の入力による検索によって抽出される。抽出結果は、ステップＴ１５において、一覧表示される。
【符号の説明】
【００８２】
１    管理装置
２    ネットワーク
２１    第１の通信路
２２    第２の通信路
ａ〜ｄ  情報処理端末
【図１】
2016004300.tif 000003
【図２】
2016004300.tif 000004
【図３】
2016004300.tif 000005
【図４】
2016004300.tif 000006
【図５】
2016004300.tif 000007
【図６】
2016004300.tif 000008
【図７】
2016004300.tif 000009
【図８】
2016004300.tif 000010
【図９】
2016004300.tif 000011
【図１０】
2016004300.tif 000012