(57)【要約】【課題】会議における決議の状態に応じて、次に開催する会議の日程を適切に設定可能な仕組みを提供すること【解決手段】定例会議の日時を記憶し、会議における議題の決議がされたか否かの情報である決議情報を記憶し、記憶された前記決議情報に基づいて会議における議題の決議がされているか判定し、会議における議題の決議がされていないと判定した場合に、現在日時から次回の定例会議の日時までの間に、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定する【選択図】図４Ｂ
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
定例会議の日時を記憶する情報処理装置であって、
会議における議題の決議がされたか否かの情報である決議情報を記憶する決議情報記憶手段と、
前記決議情報記憶手段に記憶された前記決議情報に基づいて、会議における議題の決議がされているか判定する判定手段と、
前記判定手段で、会議における議題の決議がされていないと判定した場合に、現在日時から次回の定例会議の日時までの間に、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定する設定手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記決議情報は、会議における議題ごとに前記決議がされているか否の情報を記憶し、
前記判定手段は、前記決議情報に基づいて、会議における全ての議題の決議がされているか否かを判定し、
前記設定手段は、前記判定手段で会議における全ての議題の決議がされていると判定された場合に、現在日時から次回の定例会議の日時までの間に、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記情報処理装置は、会議に参加するユーザ情報の入力を受け付けるクライアント装置と通信可能であり、
前記クライアント装置で入力されたユーザ情報に基づいて、当該ユーザ情報の示すユーザが参加する会議の識別情報と、当該ユーザ情報とを対応付けて、いずれのユーザがいずれの会議に参加しているかを示す参加者情報を記憶する参加者情報記憶手段と、
前記判定手段で、会議における議題の決議がされていないと判定された場合に、前記参加者情報記憶手段に記憶されている会議の参加者であるユーザのユーザ情報が入力されたクライアント端末に対して、次回の定例会議の日程までに前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定するか否かを選択させる選択画面を表示させるべく送信する送信手段と、
を備え、
前記設定手段は、前記送信手段で送信することにより前記クライアント端末に表示された選択画面において、次回の定例会議の日程までに前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定する指示がされた場合に、次回の定例会議の日程までに前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
会議に利用する資料を、会議の識別情報と対応付けて記憶する資料記憶手段と、
を備え、
前記資料記憶手段は、前記判定手段で会議における議題の決議がされていないと判定した場合に、開催中の会議の資料を、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議で利用する資料として記憶することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
定例会議の日時を記憶する情報処理装置の制御方法であって、
会議における議題の決議がされたか否かの情報である決議情報を記憶する決議情報記憶工程と、
前記決議情報記憶工程に記憶された前記決議情報に基づいて、会議における議題の決議がされているか判定する判定工程と、
前記判定工程で、会議における議題の決議がされていないと判定した場合に、現在日時から次回の定例会議の日時までの間に、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定する設定工程と、
を含むことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項６】
定例会議の日時を記憶する情報処理装置で実行が可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
会議における議題の決議がされたか否かの情報である決議情報を記憶する決議情報記憶手段と、
前記決議情報記憶手段に記憶された前記決議情報に基づいて、会議における議題の決議がされているか判定する判定手段と、
前記判定手段で、会議における議題の決議がされていないと判定した場合に、現在日時から次回の定例会議の日時までの間に、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定する設定手段として機能させることを特徴とする情報処理装置のプログラム。
【請求項７】
クライアント端末と、定例会議の日時を記憶する情報処理装置とを含む情報処理システムであって、
会議における議題の決議がされたか否かの情報である決議情報を記憶する決議情報記憶手段と、
前記決議情報記憶手段に記憶された前記決議情報に基づいて、会議における議題の決議がされているか判定する判定手段と、
前記判定手段で、会議における議題の決議がされていないと判定した場合に、現在日時から次回の定例会議の日時までの間に、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定する設定手段と、
前記設定手段で設定された会議の日程を前記クライアント端末に通知する通知手段と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理システム、その制御方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ＷＥＢ会議やＴＶ会議等、会議の形態は様々である。各会議に共通していることとして、会議の日程調整の手間がかかる点が問題である。
【０００３】
そのため、例えば定例会議として、１週間毎や１ヶ月毎に、決まった日時に会議が設定されることが一般に行われている。また引用文献１では、会議の招集対象のメンバーのスケジュールを参照し、参加できる人数が多い日時を会議の開催日時の候補日とする技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平６−４５４０公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
日程を決めて会議を開催しても、会議の議題に対して結論が出ないまま終了時間を迎えてしまうことが多々ある。例えば次回の定例会議の開催の日時が決まっていたとしても、当該次回の定例会議までに結論を出してしまわないといけない場合がある。
【０００６】
本発明は、会議における決議の状態に応じて、次に開催する会議の日程を適切に設定可能な仕組みを提供することを目的とする。
することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の情報処理装置は、定例会議の日時を記憶する情報処理装置であって、会議における議題の決議がされたか否かの情報である決議情報を記憶する決議情報記憶手段と、前記決議情報記憶手段に記憶された前記決議情報に基づいて、会議における議題の決議がされているか判定する判定手段と、前記判定手段で、会議における議題の決議がされていないと判定した場合に、現在日時から次回の定例会議の日時までの間に、前記決議がされていない議題の決議を行うための会議を設定する設定手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、会議における決議の状態に応じて、次に開催する会議の日程を適切に設定可能な仕組みを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態における、情報処理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】本発明の実施形態における、各種装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】本発明の実施形態における、各装置の機能構成の一例を示す図である。
【図４Ａ】本発明の実施形態における、会議予約及び決議情報の生成処理の流れを示すフローチャートである。
【図４Ｂ】本発明の実施形態における、次回会議の日程調整処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態における、確認ダイアログの構成の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態における、会議日程調整画面の構成の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態における、会議予約画面の構成の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態における、各種データテーブルの構成の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態における、会議画面の構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１１】
図１を参照して、本発明の実施形態における、情報処理システムの構成の一例について説明する。図１は、本発明の実施形態における、情報処理システムの構成の一例を示す図である。
【００１２】
図１に示すように、本実施形態の情報処理システムは、クライアント端末１００（クライアント端末１００Ａ、クライアント端末１００Ｂ、クライアント端末１００Ｃ）とサーバ２００がネットワーク（例えばＬＡＮ）１０１を介して通信可能に接続され、構成されている。
【００１３】
クライアント端末１００はサーバ２００にアクセスすることで、サーバ２００が提供するＷＥＢ会議機能を用いてＷＥＢ会議を開催し、クライアント端末１００で入力されたユーザ情報（ユーザＩＤ・パスワード）を用いて、ユーザをＷＥＢ会議に参加させる（ユーザ情報を受信したサーバ２００が当該ユーザ情報を会議の識別情報と対応付けて記憶する）。
【００１４】
サーバ２００は定例会議（所定の期間毎に開催される会議／定例のＷＥＢ会議）の情報を記憶している。また、ＷＥＢ会議における議題を、当該議題に関する決議がされているか否かを示す情報と対応付けて記憶し、ＷＥＢ会議の終了が近づくと、当該決議がされているかを判断する。決議がされていない場合、次の定例会議をまでに再度会議を行うべく、会議日程の調整を行う。以上が図１の説明である。
【００１５】
次に図２を参照して、本発明の実施形態における、各種装置のハードウェア構成の一例について説明する。図２は、本発明の実施形態における、各種装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００１６】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（ＢａＳｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  ＳｙＳｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。
【００１７】
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００１８】
また、２０５は入力コントローラで、入力装置２０９等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、液晶ディスプレイ等のディスプレイ装置２１０への表示を制御する。なお、ディスプレイ装置は、液晶ディスプレイに限られず、ＣＲＴディスプレイなどであっても良い。これらは必要に応じてクライアントが使用するものである。
【００１９】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２０】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ４００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２１】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２２】
ハードウェア上で動作する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。以上が図２の説明である。
【００２３】
次に、図３を参照して、本発明の実施形態における、各装置の機能構成の一例について説明する。図３は、本発明の実施形態における、各装置の機能構成の一例を示す図である。
【００２４】
会議画面表示部３１１は、会議に参加しているユーザのクライアン端末の表示画面に、図９に示すような会議画面９００を表示する表示部である。会議画面９００については図９の説明で後述する。
【００２５】
決議指示受付部３１２は、ユーザから、会議に設定された議題の議論が完了した旨の支持（決議がされた旨をサーバ２００に登録する指示）を受け付ける。決議情報送信部３１３は、いずれの議題について決議がされたかを示す情報をサーバ２００に送信する。
【００２６】
定例会議日程記憶部３２１は、定期的に開催される会議（ここではＷＥＢ会議／ウェブ会議）の開催日時の情報を記憶する記憶部である。決議情報受信部３２２は、クライアント端末１００より、会議に設定されたいずれの議題に関する決議がされたかの情報を受信する。
【００２７】
決議情報記憶部３２３は、決議情報受信部３２２で受信した情報を記憶する記憶部である。決議完了判定部３２４は、会議に設定された（全ての）議題の決議がされているかを判定する判定部である。例えば、会議終了の一定時間前になると決議情報記憶部３２３の情報を参照し、全ての議題の結論が出ているか（決議がされているか）を判定する。
【００２８】
次回会議日程設定部３２５は、決議完了判定部３２４で議題の決議がされていない（決議すべき議題がまだ残っている）と判定した場合に、次回の定例会議までの間に、別の会議（臨時会議）を開催すべく、当該別の会議の日程を設定する設定部である。日程通知部３２６は、当該別の会議の日程を、会議の対象メンバーとして指定された各ユーザに対して通知する通知部である。以上が図３の説明である。
【００２９】
図４Ａを参照して、本発明の実施形態における会議予約及び決議情報の生成処理について説明する。図４Ａは、本発明の実施形態における会議予約及び決議情報の生成処理の流れを示すフローチャートである。
【００３０】
クライアント端末１００のＣＰＵ２０１は、ユーザ操作に応じてサーバ２００にアクセスし、不図示のユーザ情報入力画面で入力されたユーザ情報（ユーザＩＤ・パスワード）をサーバ２００に送信して、当該ユーザＩＤのユーザをサーバにログインさせる（ステップＳ４０１）。尚、当該ログインに際して、いずれのユーザがいずれのクライアント端末１００を使用しているかをサーバ２００に送信し、サーバ２００が当該情報をユーザのログアウトまで記憶・管理するものとする。例えば、ユーザＩＤとクライアント端末１００のＩＰアドレス（識別情報）を対応付けて記憶する。
【００３１】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、は当該ユーザのログインを許可した後、会議予約画面７００を生成して（ステップＳ４０２）クライアント端末１００に送信する（ステップＳ４０３）。クライアント端末１００のＣＰＵ２０１は、会議予約画面７００を受信して（ステップＳ４０４）表示画面に表示する（ステップＳ４０５）。
【００３２】
尚、ここではログイン直後に会議予約画面７００を表示画面に表示するものとしたが、ユーザがサーバ２００にログインした直後は領域７０２の情報は非表示とし、メニュー７０１に表示された「会議室予約」ボタンが押下されることで領域７０２の情報がクライアント端末１００のＣＰＵ２０１によって表示する（会議予約画面７００が表示画面に表示する）ようにしてもよい。
【００３３】
会議予約画面７００を介して入力された内容（会議予約の内容／図８の会議情報８００）は、「ＯＫ」ボタン７１１が押下されることでクライアント端末１００からサーバ２００に送信され、サーバ２００のＣＰＵ２０１が当該情報を外部メモリに記憶する。
【００３４】
クライアント端末１００のＣＰＵ２０１は、会議予約画面７００で領域７０２の中の各項目に何らかの情報が入力を受け付けると（会議情報の入力を受け付けると／ステップＳ４０６）、クライアント端末１００の外部メモリに会議情報８００を生成して記憶し（ステップＳ４０７）、図７の７０３〜７１０の各項目に値が入力されるごとに、対応する項目（図８の８０２〜８０９）の項目に値が挿入する。（ステップＳ４０７）
【００３５】
会議ＩＤ８０１は、当該会議情報８００を受信したサーバ２００のＣＰＵ２０１が、会議を一意に識別可能な識別情報（ランダム値）として生成する。
【００３６】
会議予約画面７００について説明する。
【００３７】
ルーム名７０３は、予約する会議で利用する会議室の識別情報である。ルーム名７０３の情報は図８のルーム名８０２に登録される。会議名７０４は、日時７０５の示す日時に、ルーム名７０３の示す会議室において開催される会議の名称である。会議名７０４、日時７０５の情報は、それぞれ会議名８０３、日時８０４に登録される。
【００３８】
参加者指定受付部７０６は、当該会議に参加する権利を有する会議の対象者（ユーザＩＤ）の指定を受け付ける指定受付部である。当該参加者指定受付部７０６で指定されたユーザのユーザＩＤが対象者８０５に登録される。
【００３９】
当該参加者指定受付部７０６で指定されたユーザがサーバ２００にログインした場合に、当該会議に参加するため不図示の「会議参加」ボタンが表示された会議参加画面（不図示）が表示され、当該「会議参加」ボタンの押下を受け付けることで、クライアント端末１００はログインユーザのユーザＩＤをサーバ２００に送信する。サーバ２００のＣＰＵ２０１は当該ユーザＩＤを受信して、参加対象の会議の会議ＩＤと対応付けて、いずれの会議にいずれのユーザが参加中かを示す情報参加者情報８３０としてサーバ２００の外部メモリに記憶する（参加者情報記憶手段に該当）。参加者８３２は会議ＩＤ８３１の示す会議に参加中のユーザ（参加者）のユーザＩＤである。
【００４０】
議題入力受付部７０７は、会議における議題の入力を受け付ける受付部である。１行で１議題であるものとする。例えば図７に示す状態で「ＯＫ」ボタンが押下された場合、議題は「ＸＸＸについて」と「ＹＹＹについて」の２つの議題の情報が、議題８０６に登録される。
【００４１】
資料指定受付部７０８は、当該会議で使用する資料（会議資料）のデータの指定を受け付ける受付部である。資料のデータは、資料８０７に記憶される（資料記憶手段に該当）。定例指定受付部７０９は、当該会議を定例会議として登録する場合の情報を受け付ける指定受付部である。指定された定例会議の内容は、定例８０８に登録される。
【００４２】
議長指定受付部７１０は、対象者の中で誰が議長を務めるかの指定を受け付ける指定受付部である。議長指定受付部７１０で指定されたユーザのユーザＩＤは議長８０９に登録される。
【００４３】
図４の説明に戻る。クライアント端末１００のＣＰＵ２０１は、「ＯＫ」ボタン７１１が押下されることで会議情報８００をサーバ２００に送信し（ステップＳ４０８）、サーバ２００のＣＰＵ２０１が当該会議情報８００を受信して外部メモリに記憶する（ステップＳ４０９）。当該記憶に際して、会議ＩＤ８０１を生成するものとする。
【００４４】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、当該会議ＩＤ８０１の示すＩＤに対応付けて、議題８０６ごとに議題の結論が出たか否かを示す情報である決議情報８１０を生成して外部メモリに記憶する（ステップＳ４１０）。
【００４５】
決議情報８１０は、会議ＩＤ８１１（＝会議ＩＤ８０１）の議題８１２（議題８０６）ごとに議題の結論が出たか（決議８１３＝完了か）、結論が出ていないか（決議８１３＝未完か）を示す情報である。以上が図４Ａの説明である。決議情報８１０の生成された時点では、決議８１３＝未完として記憶されるものとする。
【００４６】
以下、会議が開始されたことを前提として、図４Ｂ〜図９を用いて本発明の実施形態の説明を行う。尚、会議参加中は図９の会議画面９００が、会議に参加中のユーザがサーバ２００へのログインに使用したクライアント端末１００の表示画面に表示されているものとする。
【００４７】
図４Ｂを参照して、本発明の実施形態における、次回会議の日程調整処理の流れについて説明する。図４Ｂは、本発明の実施形態における、次回会議の日程調整処理の流れを示すフローチャートである。
【００４８】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、会議開始から現在までの経過時間を特定し、会議の残り時間を取得する（ステップＳ４１１）。そして、ステップＳ４１１にて取得した残り時間が所定時間になったか判定する（ステップＳ４１２）。例えば、会議終了１０分前になったか判定する。
【００４９】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、残り時間が所定時間になっていないと判定した場合（ステップＳ４１２でＮＯ／残り時間＞１０分の場合）、処理をステップＳ４１１の前に戻す。残り時間が所定時間になったと判定した場合（ステップＳ４１２でＹＥＳ／残り時間≦１０分の場合）、処理をステップＳ４１３に移行する。
【００５０】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、会議の結論が出たか判定する（ステップＳ４１３）。当該判定は、決議情報の決議８１３（図８）に従って行われる。具体的には、会議に設定された各議題の全てについて結論が出ている（決議がされている／決議８１３＝完了）か判定する。
【００５１】
当該決議８１３は、議長８０９に示すユーザＩＤでログインしているクライアント端末１００において図９の「議題」ボタン９０１が押下されることで、サーバ２００のＣＰＵ２０１により更新される。具体的には、クライアント端末１００のＣＰＵ２０１がいずれの議題に対応した「議題」ボタンが押下されたかの情報（いずれの議題について決議がされたかの情報）をサーバ２００に送信し、サーバ２００のＣＰＵ２０１がこれを受信して、受信した議題に対応する決議８１３の値を未完から完了に更新する。
【００５２】
会議の結論が出ていると判定した場合は（ステップＳ４１３でＹＥＳ／全ての議題の決議８１３＝完了の場合）処理を終了する。会議の結論が出ていない判定した場合は（ステップＳ４１３でＮＯ／決議８１３＝未完の議題がある場合）、処理をステップＳ４１４に移行する。
【００５３】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４１４で、次回の定例会議の日程を取得する（ステップＳ４１４）。例えば、図８の日時８０４を取得する。
【００５４】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、図５に示すような確認ダイアログ５００の画面情報を会議に参加中の所定のクライアント端末１００に送信し（ステップＳ４１５）、クライアント端末１００のＣＰＵ２０１が当該画面情報を受信して（ステップＳ４２７）、確認ダイアログ５００を表示画面に表示する（ステップＳ４２８）。確認ダイアログ５００は、臨時会議の日程を設定するか否かをユーザに選択させるための選択画面である。
【００５５】
クライアント端末１００のＣＰＵ２０１はユーザからの指示を受け付け（ステップＳ４２９）、当該指示内容をサーバ２００に送信する（ステップＳ４３０）。
【００５６】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、受信した指示内容が図５確認ダイアログ５００における「ＹＥＳ」ボタンの押下か判定し（ステップＳ４１６）、「ＹＥＳ」ボタンの押下である場合は（ステップＳ４１６でＹＥＳ）処理をステップＳ４１７に移行する。「ＮＯ」ボタンの押下である場合は（ステップＳ４１６でＮＯ）処理を終了する。
【００５７】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４１７で、次回の会議（次回の定例会議までに開催される臨時会議）の参加候補者（対象者）を取得する。具体的には、開催中の会議の対象者８０５を取得する（ステップＳ４１７）。
【００５８】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、次回の定例会議の日時を、日時８０４、定例８０８の値に基づいて特定し、当該特定した次回定例会議の日時から５日以前の各対象者のスケジュール情報を取得する。
【００５９】
図８の場合、開催中の会議が９月１日１３：００〜１６：００の会議であれば次回の定例会議は１０月１日の１３：００〜１６：００が次回の定例会議の日程である。以下、開催中の会議＝９月１日１３：００〜１６：００の会議であるものとする。サーバ２００のＣＰＵ２０１は、現在日時〜１０月１日の５日以前まで（９月２６日まで）の対象者８０５のスケジュール情報を、サーバ２００の外部メモリから取得するものである。当該スケジュール情報とは、例えば図８のスケジュール情報８２０である。ユーザＩＤ８２１はユーザの識別情報であり、予定有日日時８２２はユーザのスケジュールが埋まっている日時を示す。各ユーザのスケジュール（スケジュール情報８２０）は予めサーバ２００の外部メモリに記憶されているものとする。
【００６０】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、現在日時から日時の近い順に、対象者８０５のユーザが最も多く会議に参加できる（スケジュールが埋まっていない）日時を所定数特定する（ステップＳ４１９）。ここでは、残りの議題の数に応じて、次回の会議（臨時会議）の時間（長さ）を決定し、当該ステップＳ４１９の処理を実行するものとする。
【００６１】
例えば、結論が出ていない議題が１つの場合は、次回の会議（臨時会議）の時間を３０分として決定し、対象者８０５が共通して、３０分間予定が空いている日時を所定数（例えば５つ）特定する。また、結論が出ていない議題が２つの場合は、次回の会議（臨時会議）の時間を６０分として決定し、対象者８０５が共通して、６０分間予定が空いている日時を所定数（例えば５つ）特定する。
【００６２】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、当該特定した日時（臨時会議の開催候補日時）を、議長であるユーザのクライアント端末１００の表示画面に表示させるべく送信する（ステップＳ４２０）。具体的には、図６の会議日程調整画面６００のような画面を生成して、議長８０９のユーザが使用しているクライアント端末１００に送信する。
【００６３】
図６を参照して、会議日程調整画面６００について説明する。会議日程調整画面６００は、次回の定例会議までに開催する臨時会議の日程をユーザに選択させるための画面である。
【００６４】
検索結果６０１は、ステップＳ４１９で特定（検索）された臨時会議の候補日時を表示し、ユーザに選択させるための選択受付部である。当該会議日程調整画面６００の表示時点では、現在日時から最も近い候補日時にチェックが入っているものとする。つまり、サーバ２００のＣＰＵ２０１が、現在日時から最も近い候補日時を臨時会議の第１候補日時として特定し、ステップＳ４２０でクライアント端末１００に送信している。
【００６５】
参加可能者６０２は、選択された候補日時において会議に参加可能なユーザ（選択された候補日時においてスケジュールが埋まっていないユーザ）の一覧である。当該一覧の情報は、ユーザ操作による候補日時の選択に応じて、クライアント端末１００のＣＰＵ２０１が切り替える。いずれの日時にいずれのユーザが参加可能かは、ステップＳ４２０でサーバ２００のＣＰＵ２０１が、クライアント端末１００に送信済みである（クライアント端末１００が受信済みである）。
【００６６】
再利用ファイル選択受付部６０３は、開催中の会議の資料８０７を臨時会議でも流用するか否か野選択を受け付ける受付部である。当該会議日程調整画面６００の表示時点では、資料８０７のチェックボックス全てにチェックが入っているものとする。つまり、サーバ２００のＣＰＵ２０１が、全ての資料８０７を再利用するファイル（臨時会議で利用するファイル）として特定し（ステップＳ４１９で日程と合わせて特定し）、ステップＳ４２０でクライアント端末１００に送信している。
【００６７】
残りの議題６０６は、開催中の会議でまだ決議がされていない（決議８１３＝未決）の議題であり、会議日程調整画面６００で日程調整中の次回の会議（臨時会議）の議題に設定される議題である。
【００６８】
「決定」ボタン６０４は次回の会議（臨時会議）の日時を確定するためのボタンである。「キャンセル」ボタン６０５は、次回の会議の設定をキャンセルするためのボタンである。以上が図６の会議日程調整画面６００の説明である。
【００６９】
図４の説明に戻る。クライアント端末１００のＣＰＵ２０１は会議日程調整画面６００をサーバ２００より受信し（ステップＳ４３１）、表示画面に表示する（ステップＳ４３２）。そしてユーザ操作による指示を受け付け（ステップＳ４３３）、当該指示内容をサーバ２００に送信する（ステップＳ４３４）。例えば、「ＯＫ」ボタン６０４が押下された場合は、会議日程調整画面６００で選択中の臨時会議の候補日時、再利用するファイルのファイル名など、「ＯＫ」ボタン６０４押下時点で会議日程調整画面６００の各項目に入力されている情報をサーバ２００に送信する。例えば、臨時会議情報８４０のような情報を生成して、サーバ２００に送信する。８４１〜８４９の各情報は、会議情報８００の８０１〜８０９の各情報と同じであるためここでは説明を割愛する。「キャンセル」ボタン６０５が押下された場合は、臨時会議の開催をキャンセルする旨の情報をサーバ２００に送信する。
【００７０】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４３４で送信された情報を受信して外部メモリに記憶し、当該受信した情報が臨時会議の日時の情報を含むか（臨時会議情報を受信したか）判定する（ステップＳ４２１）。つまり、次回の会議の日時の決定指示がされたか判定する。
【００７１】
次回の会議の日時の決定指示がされたと判定した場合（ステップＳ４２１でＹＥＳ）、処理をステップＳ４２２に移行し、次回の会議の日時の決定指示がされていないと判定した場合（ステップＳ４２１でＮＯ）処理を終了する。
【００７２】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４２２において、ステップＳ４２１で受信した会議の日程（臨時会議の日時）を特定し（ステップＳ４２２）、当該日時にスケジュールが埋まっていない対象者８０５（対象者８４５）を特定し（ステップＳ４２３）、再利用するファイル８４７（資料記憶手段に該当）を資料８０７から特定する（ステップＳ４２４）。
【００７３】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、会議室予約を実行する（ステップＳ４２５）。つまり、図４Ａにおいてクライアント端末でユーザが手動で行っていた操作を、ステップＳ４２２〜Ｓ４２４で特定した情報に基づいてサーバ２００のＣＰＵ２０１が自動実行し、会議室の予約（会議の予約）を行う（図４Ａの処理のＳ４０６〜Ｓ４１０の処理をサーバ２００のＣＰＵ２０１が自動実行する）。
【００７４】
具体的な動作としては、サーバ２００のＣＰＵ２０１が、ステップＳ４２１で受信して記憶した臨時会議情報の会議ＩＤ８４１に、開催中の会議の会議ＩＤ８０１に、当該会議ＩＤ８０１の臨時会議であることを示す会議ＩＤ（ここでは会議ＩＤ８４１＝００１Ｒ）を記憶して、当該開催中の会議の臨時会議としてサーバ２００の外部メモリに記憶する処理を行う。尚、サーバ２００のＣＰＵ２０１によって、会議名には「臨時会議」等の所定の名称が設定される。また、ルーム名８４２は日時８４４の示す日時に空いている会議室をサーバ２００のＣＰＵ２０１が特定して挿入するものとする。臨時会議の場合、定例８４８の項目には値が挿入されず、また、議長８４９には、開催中の会議における議長と同一ユーザのユーザＩＤが設定される。
【００７５】
サーバ２００のＣＰＵ２０１は、臨時会議に参加可能な対象者８４５のメールアドレス宛に臨時会議の日程通知のメールを生成して送信する。当該メールアドレスの情報はサーバ２００の外部メモリに予め記憶されているものとする。以上が図４Ｂの説明である。
【００７６】
以上説明したように、本発明によれば、会議における決議の状態に応じて、次に開催する会議の日程を適切に設定可能な仕組みを提供することができる。
【００７７】
会議の参加者に、議題の決議状態に応じて、次回の会議定例会議までに臨時で会議を開催すべきか否かについて通知し、判断させることができる。
【００７８】
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００７９】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００８０】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００８１】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００８２】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００８３】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００８４】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００８５】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００８６】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００８７】
尚、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【符号の説明】
【００８８】
１００Ａ  クライアント端末
１００Ｂ  クライアント端末
１００Ｃ  クライアント端末
１０１    ＬＡＮ
２００    サーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４Ａ】
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【図４Ｂ】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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