(57)【要約】      （修正有）【課題】修正指示をスキャンするという余分な作業を行うことなく、印刷データの修正作業に関わる修正対象に対する修正候補を自動的に蓄積する。【解決手段】データ管理部２０３により、印刷データがユーザー情報に紐づけられ蓄積データとして記憶部であるメモリー２０６に記憶され、データ比較部２０４により、蓄積データと新たな印刷データとが比較されると、データ管理部２０３により比較の結果に基づき、蓄積データから抽出した文字列が修正前文字列とされ、新たな印刷データから抽出した文字列が修正後文字列とされ、ユーザー情報に紐づけて管理される。【選択図】図２
2016157307.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷データをユーザー情報に紐づけ蓄積データとして記憶部に記憶させるデータ管理部と、
前記蓄積データと新たな印刷データとを比較するデータ比較部とを備え、
前記データ管理部は、前記比較の結果に基づき、前記蓄積データから抽出した文字列を修正前文字列とし、前記新たな印刷データから抽出した文字列を修正後文字列とし、前記ユーザー情報に紐づけて管理する
ことを特徴とする印刷データ蓄積装置。
【請求項２】
前記データ比較部は、前記印刷データと前記蓄積データの全文を比較し、文書全体の合致率が一定以上の場合、前記印刷データと前記蓄積データの差分を抽出することを特徴とする請求項１に記載の印刷データ蓄積装置。
【請求項３】
前記データ管理部は、前記差分の抽出結果に基づき、前記修正前文字列を修正対象とし、前記修正後文字列を修正候補とし、修正履歴データとして蓄積することを特徴とする請求項２に記載の印刷データ蓄積装置。
【請求項４】
前記データ管理部は、前記ユーザー情報、前記印刷データのファイル形式及び前記印刷データのファイル名を含む印刷履歴データを管理し、
前記データ比較部は、前記印刷データと比較する前記蓄積データを、前記印刷データに付随する前記ユーザー情報、前記ファイル形式、前記ファイル名のいずれで絞り込む
ことを特徴とする請求項３に記載の印刷データ蓄積装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷データの蓄積に適した印刷データ蓄積装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンター、多機能プリンター、複合機などのＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）である画像形成装置において文書を印刷した際、印刷後に誤字や記入漏れなどに気づくことがある。この場合、文書データを修正した後、再度、画像形成装置により印刷を行うことになる。また、この場合、文書データが１頁分であればその１頁分の印刷のし直しが必要となる。また、文書データが１頁分であっても、印刷枚数が多い場合はその印刷枚数分の印刷のし直しが必要となる。また、文書データが複数頁分であれば該当箇所を修正することで、他の頁にも影響（文字の位置がずれるなど）が出ることがあり、この場合は修正した頁以降の印刷のし直しが必要となる。いずれにしても、修正した文書の印刷のし直しにより、用紙を無駄に使用してしまう場合がある。
【０００３】
このような文書データを修正するものとして、特許文献１では、校正済プルーフをイメージスキャナによってスキャンし、修正指示データを取得し、ＲＩＰ展開データとの間で差分処理を行い、差分データを抽出し、校正前印刷データと差分データとをレイヤー化し、修正対象レイヤーを仮想的に格子状に分割し、複数のブロックを生成し、レイヤー化データと領域分割データとを得たうえで、差分レイヤーに記述された修正指示に従い印刷データを修正するようにした印刷データ編集装置を提案している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−０６５４８６
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述した特許文献１の印刷データ編集装置では、印刷データの修正に際し、別途添削者が記載した修正指示をデータ化し、元文書の印刷データと修正指示データとをレイヤーで比較するようにしているため、修正箇所の確認が容易となり修正作業が簡略化される。ところが、添削者が記載した修正指示をデータ化する必要があり、修正指示をスキャンするという余分な作業が必要となってしまうという問題があった。
【０００６】
本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、上記問題点を解消することができる印刷データ蓄積装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の印刷データ蓄積装置は、印刷データをユーザー情報に紐づけ蓄積データとして記憶部に記憶させるデータ管理部と、前記蓄積データと新たな印刷データとを比較するデータ比較部とを備え、前記データ管理部は、前記比較の結果に基づき、前記蓄積データから抽出した文字列を修正前文字列とし、前記新たな印刷データから抽出した文字列を修正後文字列とし、前記ユーザー情報に紐づけて管理することを特徴とする。
また、前記データ比較部は、前記印刷データと前記蓄積データの全文を比較し、文書全体の合致率が一定以上の場合、前記印刷データと前記蓄積データの差分を抽出することを特徴とする。
また、前記データ管理部は、前記差分の抽出結果に基づき、前記修正前文字列を修正対象とし、前記修正後文字列を修正候補とし、修正履歴データとして蓄積することを特徴とする。
また、前記データ管理部は、前記ユーザー情報、前記印刷データのファイル形式及び前記印刷データのファイル名を含む印刷履歴データを管理し、前記データ比較部は、前記印刷データと比較する前記蓄積データを、前記印刷データに付随する前記ユーザー情報、前記ファイル形式、前記ファイル名のいずれで絞り込むことを特徴とする。
本発明の印刷データ蓄積装置では、データ管理部により、印刷データがユーザー情報に紐づけられ蓄積データとして記憶部に記憶され、データ比較部により、蓄積データと新たな印刷データとが比較されると、データ管理部により比較の結果に基づき、蓄積データから抽出した文字列が修正前文字列とされ、新たな印刷データから抽出した文字列が修正後文字列とされ、ユーザー情報に紐づけて管理される。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の印刷データ蓄積装置によれば、データ管理部により、データ比較部による比較の結果に基づき、蓄積データから抽出した文字列が修正前文字列とされ、新たな印刷データから抽出した文字列が修正後文字列とされ、ユーザー情報に紐づけて管理されるので、修正指示をスキャンするという余分な作業を行うことなく、印刷データの修正作業に関わる修正対象に対する修正候補を自動的に蓄積することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の一実施形態に係る印刷データ蓄積装置が適用される印刷データ蓄積システムを示す図である。
【図２】図１のＭＦＰ及びデータ管理サーバーの主要部の構成を説明するための図である。
【図３】図２の修正候補作成部によって作成される修正候補リストを示す図である。
【図４】図１のデータ管理サーバー側に記憶されるユーザー毎の印刷履歴データを説明するための図である。
【図５】図１のデータ管理サーバー側に記憶されるユーザー毎の修正履歴データを説明するための図である。
【図６】図１のＭＦＰ側の処理について説明するためのフローチャートである。
【図７】図１のデータ管理サーバー側の修正履歴蓄積処理について説明するためのフローチャートである。
【図８】図１のデータ管理サーバー側の修正候補リストの作成処理について説明するためのフローチャートである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の印刷データ蓄積装置の一実施形態を、図１〜図８を参照しながら説明する。図１は、本発明の印刷データ蓄積装置が適用される印刷データ蓄積システムを示すものである。図１に示すように、印刷データ蓄積システムは、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００と、印刷データ蓄積システムであるデータ管理サーバー２００と、クライアント端末３００とを備えている。ＭＦＰ１００、データ管理サーバー２００、クライアント端末３００は、ネットワーク１０を介して接続されている。  
【００１１】
そして、詳細は後述するが、クライアント端末３００からＭＦＰ１００に対して印刷要求と印刷データとを含む印刷ジョブが送信されると、ＭＦＰ１００からデータ管理サーバー２００に印刷データを含むデータ検索要求が出される。ここで、データ検索要求は、データ管理サーバー２００に対して印刷データの修正履歴の蓄積と、後述の修正候補リスト２３０の送信とを要求をする際に出されるものである
【００１２】
データ管理サーバー２００は、印刷データと蓄積データとを比較し、これらのデータ間の差分を抽出し、この抽出した蓄積データの文字列を修正前文字列とし、印刷データの文字列を修正後文字列とし、後述のユーザー情報２２０ａに紐付けて後述の修正履歴データ２２５として管理する。また、データ管理サーバー２００は、印刷データと修正履歴データ２２５とを比較し、ＭＦＰ１００へ修正に関わる後述の修正候補リスト２３０を送信する。また、データ管理サーバー２００からの後述の修正候補リスト２３０は、ＭＦＰ１００側のタッチパネルに表示され、ユーザーによって修正候補リスト２３０から選択された文字列の修正候補２２５ｃが印刷データに反映されて印刷される。
【００１３】
次に、図２を参照し、ＭＦＰ１００及びデータ管理サーバー２００の主要部の構成について説明する。まず、ＭＦＰ１００は、制御部１０１、操作部１１０、表示部１１１、スキャナー部１１２、プリンター部１１３、ＦＡＸ部１１４、Ｉ／Ｆ（インターフェース）１１５を備えている。制御部１０１は、図示しないＲＯＭ内のプログラムに基づき、ＭＦＰ１００全体の動作を制御するものであり、通信管理部１０２、データ管理部１０３、表示管理部１０４、操作受付部１０５、修正反映部１０６、画像形成部１０７、メモリー１０８を備えている。
【００１４】
通信管理部１０２は、Ｉ／Ｆ１１５を介してクライアント端末３００からの印刷要求と印刷データとを含む印刷ジョブを受信する。データ管理部１０３は、通信管理部１０２によって受信された印刷データを、一旦、メモリー１０８に記憶させる。また、データ管理部１０３は、データ管理サーバー２００にデータ検索要求を出すとともに、通信管理部１０２によって受信された印刷データをＩ／Ｆ１１５を介して送信する。なお、データ検索要求には、クライアント端末３００から印刷データを送信したユーザー情報（ユーザーＩＤなど）、ファイル形式、ファイル名などが含まれている。
【００１５】
また、データ管理部１０３は、ユーザーによって選択された後述の修正候補２２５ｃをＩ／Ｆ１１５を介してデータ管理サーバー２００に送信する。これにより、データ管理サーバー２００側では、修正候補２２５ｃの選択頻度の把握が可能となる。また、データ管理部１０３は、修正反映部１０６によって修正候補２２５ｃが反映された修正後の印刷データをＩ／Ｆ１１５を介して印刷データを送信したクライアント端末３００に送信する。これにより、クライアント端末３００側では、修正後の印刷データを修正前の印刷データに上書きして記憶することができる。
【００１６】
表示管理部１０４は、データ管理サーバー２００から送信される後述の修正候補リスト２３０を表示部１１１にさせる。また、表示管理部１０４は、印刷などを行うためのファイル指定の内容などを表示部１１１にさせる。操作受付部１０５は、操作部１１０による印刷などを行うためのファイル指定の操作などを受け付ける。また、操作受付部１０５は、操作部１１０による後述の修正候補リスト２３０からの修正候補２２５ｃの選択を受け付ける。
【００１７】
修正反映部１０６は、メモリー１０８に記憶されている印刷データを読み出し、操作受付部１０５によって受け付けられた後述の修正候補リスト２３０からの選択された修正候補２２５ｃを反映させる。これにより、印刷開始前に印刷データの修正が自動的に行われる。
【００１８】
画像形成部１０７は、修正反映部１０６によって修正が行われた印刷データに対し、画像処理（ラスタライズ）を行う。メモリー１０８には、クライアント端末３００からの印刷データなどが記憶される。
【００１９】
操作部１１０は、たとえばタッチパネルで構成されている。ＭＦＰ１００に対する印刷要求などにおいてはユーザーの利用権限を保持するためにログイン処理が行われる。ログイン処理に際しては、操作部１１０がユーザーＩＤなどの入力を受け付ける。また、ログイン処理が完了すると、印刷データのファイル指定などを行うことができる。ログイン処理に際しては、携帯端末（図示省略）からのアクセスによっても行うことが可能である。
【００２０】
表示部１１１は、印刷すべき印刷データのファイル指定、ログインなどをガイドするメッセージ、ユーザーが印刷できる印刷データのファイルリストなどを表示する。また、表示部１１１は、上述したように、データ管理サーバー２００から送信される後述の修正候補リスト２３０を表示する。
【００２１】
スキャナー部１１２は、イメージセンサー（図示省略）によって読み取られる原稿の画像データを制御部１０１に入力する。すなわち、スキャナー部１１２は、イメージセンサー（図示省略）からの原稿の画像信号をデジタルの画像データに変換し、順次、制御部１０１に入力する。
【００２２】
プリンター部１１３は、制御部１０１から出力される画像データに基づき、用紙上に画像を印刷する。
【００２３】
ＦＡＸ部１１４は、制御部１０１から出力される画像データを、電話回線を通じ相手方となるファクシミリへと送信し、また、相手方のファクシミリからの画像データを受信して制御部１０１に入力する。
【００２４】
Ｉ／Ｆ１１５は、ネットワーク１０に接続されており、データ管理サーバー２００、クライアント端末３００、携帯端末（図示省略）との間でのデータの送受信を可能としている。
【００２５】
なお、コピー機能のジョブでは、スキャナー部１１２からメモリー１０８へ画像データが入力され、メモリー１０８からプリンター部１１３へ画像データが出力される。印刷機能のジョブでは、画像形成部１０７によってラスタライズされた画像データがプリンター部１１３へ出力される。スキャナー機能のジョブでは、スキャナー部１１２からメモリー１０８へ画像データが入力され、メモリー１０８からＩ／Ｆ１１５へ画像データが出力される。
【００２６】
ファックス送信機能のジョブでは、スキャナー部１１２（又はＩ／Ｆ１１５）からメモリー１０８へ画像データが入力され、メモリー１０８からＦＡＸ部１１４へ画像データが出力される。ファックス受信機能のジョブでは、ＦＡＸ部１１４からメモリー１０８へ画像データが入力され、メモリー１０８からプリンター部１１３へ画像データが出力される。
【００２７】
一方、印刷データ蓄積装置であるデータ管理サーバー２００は、制御部２０１、Ｉ／Ｆ（インターフェース）２１０を備えている。制御部２０１は、図示しないＲＯＭ内のプログラムに基づき、データ管理サーバー２００全体の動作を制御するものであり、通信管理部２０２、データ管理部２０３、データ比較部２０４、修正候補作成部２０５、メモリー２０６を備えている。
【００２８】
通信管理部２０２は、Ｉ／Ｆ２１０を介してＭＦＰ１００からのデータ検索要求と、印刷データとを受信する。なお、データ検索要求には、上述したように、クライアント端末３００から印刷データを送信したユーザー情報（ユーザーＩＤなど）、ファイル形式、ファイル名などが含まれている。また、通信管理部２０２は、ＭＦＰ１００側でユーザーにより選択された修正候補リスト２３０の修正候補２２５ｃを受信する。
【００２９】
データ管理部２０３は、通信管理部２０２によって受信された印刷データをメモリー２０６に記憶させる。また、データ管理部２０３は、データ比較部２０４による差分の抽出結果から蓄積データの文字列を修正前文字列とし、印刷データの文字列を修正後文字列とし、後述のユーザー情報２２０ａに紐付けてメモリー２０６に後述の修正履歴データ２２５として記憶する。また、データ管理部２０３は、修正候補作成部２０５によって作成された修正候補リスト２３０をＩ／Ｆ２１０を介してＭＦＰ１００へ送信する。また、データ管理部２０３は、通信管理部２０２によって受信された修正候補リスト２３０の修正候補２２５ｃをメモリー２０６の修正履歴データ２２５に反映させる。この場合、たとえばＭＦＰ１００側でのユーザーによる選択頻度の高い修正候補２２５ｃがリストの上位に位置するように反映させる。
【００３０】
データ比較部２０４は、詳細は後述するが、通信管理部２０２によって受信された印刷データと、メモリー２０６に既に記憶されている過去の印刷データである蓄積データとを比較し、文書全体の合致率が一定以上（たとえば８０％以上）の場合、印刷データと蓄積データの差分を抽出する。なお、文書全体の合致率については、８０％以上に限るものではなく、適宜設定変更可能である。
【００３１】
修正候補作成部２０５は、データ比較部２０４によって抽出された文字列に対応する後述の図３に示すような修正候補リスト２３０を作成する。作成された修正候補リスト２３０は、通信管理部２０２によりＩ／Ｆ２１０を介してＭＦＰ１００へ送信される。メモリー２０６には、後述の図４に示すようなユーザー毎の印刷履歴データ２２０及び図５に示すようなユーザー毎の修正履歴データ２２５が記憶される。
【００３２】
次に、図４を参照し、メモリー２０６に記憶されるユーザー毎の印刷履歴データ２２０について説明する。同図に示す印刷履歴データ２２０は、たとえばユーザーＡに対応するものを示している。また、印刷履歴データ２２０は、ユーザーＡが過去に印刷した印刷データの履歴を管理するものである。印刷履歴データ２２０には、ユーザー情報２２０ａ、ファイル形式２２０ｂ、ファイル名２２０ｃが含まれている。また、ファイル形式２２０ｂ、ファイル名２２０ｃは、ユーザー情報２２０ａに紐付けられたものである。
【００３３】
次に、図５を参照し、メモリー２０６に記憶されるユーザー毎の修正履歴データ２２５について説明する。同図に示す修正履歴データ２２５は、ユーザーＡが過去に印刷した印刷データに修正を加えた内容についての修正履歴を管理するものである。この修正履歴データ２２５には、ユーザー情報２２５ａ、修正対象２２５ｂ、修正候補２２０ｃなどが含まれている。また、修正対象２２５ｂ、修正候補２２５ｃなどは、ユーザー情報２２５ａに紐付けられたものである。
【００３４】
ユーザー情報２２０ａは、ユーザー名やユーザー識別子（００１２３４５）を示す内容となっている。ファイル形式２２０ｂは、ｔｘｔなどのような印刷データの記憶形式を示している。ファイル名２２０ｃは、ファイルａ〜ｃなどのように印刷データのファイルに付されたものである。修正対象２２５ｂは、上述した修正前文字列である。修正候補２２５ｃは、上述した修正後文字列である。なお、たとえばファイルａのファイル名と類似するファイルａ−１又はファイルａａなどのようなファイルの印刷データについては、印刷履歴データ２２０において、それぞれ区別して管理されている。
【００３５】
次に、図６を参照し、ＭＦＰ１００側の処理について説明する。
（ステップＳ１０１）
まず、制御部１０１は、通信管理部１０２がＩ／Ｆ１１５を介してクライアント端末３００からの印刷要求（印刷データを含む）を受信したかどうか判断する。印刷要求（印刷データを含む）を受信していなければ（ステップＳ１０１：Ｎｏ）、受信待ちとなる。印刷要求（印刷データを含む）を受信したと判断すると（ステップＳ１０１：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０２に移る。
【００３６】
（ステップＳ１０２）
データ管理部１０３は、通信管理部１０２によって受信された印刷データを、一旦、メモリー１０８に記憶させる。また、データ管理部１０３は、データ管理サーバー２００にデータ検索要求を出す。ここで、データ検索要求は、上述したように、データ管理サーバー２００に対して印刷データの修正履歴の蓄積と、後述の修正候補リスト２３０の送信とを要求をする際に出されるものである。このとき、通信管理部１０２によって受信された印刷データを含むデータ検索要求がＩ／Ｆ１１５を介してデータ管理サーバー２００に送信される。なお、データ検索要求には、クライアント端末３００から印刷データを送信したユーザーのユーザー情報（ユーザー識別子など）、ファイル形式、ファイル名などが含まれている。
【００３７】
（ステップＳ１０３）
制御部１０１は、通信管理部１０２がＩ／Ｆ１１５を介してデータ管理サーバー２００からの修正候補リスト２３０を受信したかどうかを判断する。修正候補リスト２３０を受信していなければ（ステップＳ１０３：Ｎｏ）、受信待ちとなる。修正候補リスト２３０したと判断すると（ステップＳ１０３：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０４に移る。なお、ステップＳ１０３において、データ管理サーバー２００から修正候補リスト２３０が送信されず、たとえばデータ管理サーバー２００から該当無しの通知を受けた場合はＭＦＰ１００は直ちに印刷データの印刷を開始し、以降の処理が終了してもよい。
【００３８】
（ステップＳ１０４）
表示管理部１０４は、通信管理部１０２が受け取った修正候補リスト２３０を表示部１１１にさせる。
【００３９】
（ステップＳ１０５）
制御部１０１は、操作受付部１０５が操作部１１０による操作により、修正候補リスト２３０からの修正候補２２５ｃの選択を受け付けるたかどうかを判断する。修正候補２２５ｃの選択を受け付けていなければ（ステップＳ１０５：Ｎｏ）、修正候補２２５ｃの選択待ちとなる。修正候補２２５ｃの選択を受け付けたと判断すると（ステップＳ１０５：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０６に移る。
【００４０】
（ステップＳ１０６）
修正反映部１０６は、メモリー１０８に記憶されている印刷データを読み出し、ユーザーにより修正候補リスト２３０からの選択された修正候補２２５ｃを反映させる。これにより、印刷開始前に印刷データの修正が自動的に行われる。
【００４１】
（ステップＳ１０７）
画像形成部１０７は、修正反映部１０６によって修正が行われた印刷データに対し、画像処理（ラスタライズ）を行う。画像処理（ラスタライズ）されたデータはプリンター部１１３に出力され、用紙上に画像が印刷される。
【００４２】
（ステップＳ１０８）
データ管理部１０３は、ユーザーによって選択された修正候補２２５ｃをＩ／Ｆ１１５を介してデータ管理サーバー２００に送信する。
【００４３】
（ステップＳ１０９）
データ管理部１０３は、修正反映部１０６によって修正候補２２５ｃが反映された修正後の印刷データをＩ／Ｆ１１５を介して印刷データを送信したクライアント端末３００に送信する。そして、処理が終了する。
【００４４】
次に、図７を参照し、データ管理サーバー２００側の修正履歴蓄積処理について説明する。
【００４５】
（ステップＳ２０１）
制御部２０１は、通信管理部２０２がＩ／Ｆ２１０を介してＭＦＰ１００からのデータ検索要求（印刷データを含む）を受信したかどうか判断する。データ検索要求を受信していなければ（ステップＳ２０１：Ｎｏ）、受信待ちとなる。データ検索要求を受信したと判断すると（ステップＳ２０１：Ｙｅｓ）、データ管理部２０３が通信管理部２０２によって受信された印刷データをメモリー２０６に記憶させる。そして、ステップＳ２０２に移る。
【００４６】
（ステップＳ２０２）
データ比較部２０４は、印刷データと蓄積データとを比較するために、印刷履歴データ２２０の蓄積データの絞り込みを行う。蓄積データの絞り込みを行う場合は、ユーザー情報２２０ａ、ファイル形式２２０ｂ、ファイル名２２０ｃを元にして行う。具体的には、データ比較部２０４は、印刷データと同一のユーザー情報２２０ａ、及びファイル形式２２０ｂを有する蓄積データを抽出する。次いで、データ比較部２０４は、印刷データと同一のファイル名２２０ｃを有する蓄積データを抽出する。このとき、データ比較部２０４は、同じファイル名２２０ｃの蓄積データがない場合、たとえばファイルａ−１又はファイルａａなどのようにファイルａに類似するものを検索する。
【００４７】
（ステップＳ２０３）
蓄積データの絞り込みができた場合（ステップＳ２０３：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０５に移る。蓄積データの絞り込みができなかった場合（ステップＳ２０３：Ｎｏ）、ステップＳ２０４に移る。
【００４８】
（ステップＳ２０４）
蓄積データの絞り込みができない場合は、印刷データが新たなものである可能性が高いため、データ管理部２０３は印刷データを蓄積データとして新たに記憶する。この場合、印刷データをユーザー情報２２０ａに紐づけて記憶する。
【００４９】
（ステップＳ２０５）
データ比較部２０４は、印刷データと蓄積データの全文を比較し、文書全体の合致率を算出する。
【００５０】
（ステップＳ２０６）
データ比較部２０４は、合致率が一定以上（たとえば８０％以上）かどうかを判断する。合致率が一定以上（たとえば８０％以上）である場合（ステップＳ２０６：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０７に移る。合致率が一定以上（たとえば８０％以上）でない場合（ステップＳ２０６：Ｎｏ）、ステップＳ２０４に移る。なお、ステップＳ２０６において、合致率が一定以上（たとえば８０％以上）でない場合（ステップＳ２０６：Ｎｏ）、データ管理サーバー２００がＭＦＰ１００側に該当無しを通知してもよい。
【００５１】
（ステップＳ２０７）
データ比較部２０４は、印刷データと蓄積データの差分を抽出する。
【００５２】
（ステップＳ２０８）
データ管理部２０３は、差分が抽出されると、蓄積データから抽出した文字列を修正前文字列とし、印刷データから抽出した文字列を修正後文字列とする。そして、図５に示したように、データ管理部２０３が修正前文字列を修正対象２２５ｂとし、修正後文字列を修正候補２２５ｃとし、ユーザー情報２２０ａに紐付け修正履歴データ２２５として記憶する。このように、ＭＦＰ１００からのデータ検索要求（印刷データを含む）を受信する毎に、印刷データと蓄積データとが比較され、差分が抽出されると、修正対象２２５ｂ及び修正候補２２５ｃが修正履歴データ２２５に蓄積されて管理される。また、ＭＦＰ１００からのデータ検索要求（印刷データを含む）を受信する毎に、ＭＦＰ１００からの印刷データは蓄積データとして記憶される。
【００５３】
次に、図８を参照し、データ管理サーバー２００側の修正候補リスト２３０の作成処理について説明する。なお、以下の処理は、図７の処理と並行して行われてもよいし、図７の処理の前又は後で行われてもよい。
【００５４】
（ステップＳ２１１）
制御部２０１は、通信管理部２０２がＩ／Ｆ２１０を介してＭＦＰ１００からのデータ検索要求（印刷データを含む）を受信したかどうか判断する。データ検索要求を受信していなければ（ステップＳ２１１：Ｎｏ）、受信待ちとなる。データ検索要求を受信したと判断すると（ステップＳ２１１：Ｙｅｓ）、ステップＳ２１２に移る。
【００５５】
（ステップＳ２１２）
データ管理部２０３は、通信管理部２０２によって受信された印刷データをメモリー２０６に記憶させる。データ比較部２０４は、通信管理部２０２によって受信された印刷データと、メモリー２０６に既に記憶されている修正履歴データ２２５とを比較する。なお、印刷データと蓄積データとを比較する際は、ユーザー情報２２０ａを元にして修正履歴データ２２０の蓄積データの絞り込みを行う。具体的には、データ管理部２０３は、印刷データと同一のユーザー情報２２０ａを有する修正履歴データ２２５を抽出する。なお、通信管理部２０２によって受信された印刷データに類似する修正対象２２５ｂが無い場合は、データ管理サーバー２００がＭＦＰ１００側に該当無しを通知し、以降の処理を終了してもよい。
【００５６】
（ステップＳ２１３）
データ管理部２０３は、比較結果に従って、印刷データと修正履歴データ２２５の中から、両者が一致又は類似する文字列を抽出する。
【００５７】
（ステップＳ２１４）
修正候補作成部２０５は、データ比較部２０４によって抽出された文字列に対応する図３に示した修正候補リスト２３０を作成する。ここで、修正候補作成部２０５は、上述した修正履歴データ２２５を参照し、データ比較部２０４によって抽出された文字列に該当する修正対象２２５ｂと、この修正対象２２５ｂに対応する修正候補２２５ｃとを修正候補リスト２３０に登録する。
【００５８】
（ステップＳ２１５）
データ管理部２０３は、修正候補作成部２０５によって作成された修正候補リスト２３０をＩ／Ｆ２１０を介してＭＦＰ１００へ送信する。
【００５９】
（ステップＳ２１６）
制御部２０１は、通信管理部２０２がＩ／Ｆ２１０を介してＭＦＰ１００から選択された修正候補２２５ｃを受信したかどうか判断する。ここでの判断は、ＭＦＰ１００へ修正候補リスト２３０が送信され、ユーザーによって修正候補２２５ｃが選択された後に行われる。修正候補２２５ｃを受信していなければ（ステップＳ２１６：Ｎｏ）、受信待ちとなる。
【００６０】
（ステップＳ２１７）
選択された修正候補２２５ｃを受信したと判断すると（ステップＳ２１６：Ｙｅｓ）、データ管理部２０３がその修正候補２２５ｃを修正履歴データ２２５に反映させる。このとき、データ管理部２０３は、選択頻度が高い修正候補２２５ｃがリストの上位に位置するように反映させる。そして、処理が終了となる。
【００６１】
なお、上述したフローにおいて、クライアント端末３００からデータ管理サーバー２００に比較対象となる蓄積データの指定があった場合、ステップＳ２１１でのデータ検索要求を待たずにステップＳ２１２から以降の処理が実行されてもよい。
【００６２】
このように、本実施形態では、データ管理部２０３は、印刷データをユーザー情報２２０ａに紐づけられ蓄積データとして記憶部であるメモリー２０６に記憶し、データ比較部２０４は、蓄積データと新たな印刷データとが比較されると、データ管理部２０３により比較の結果に基づき、蓄積データから抽出した文字列が修正前文字列とし、新たな印刷データから抽出した文字列が修正後文字列とし、ユーザー情報に紐づけて管理する。これにより、修正指示をスキャンするという余分な作業を行うことなく、印刷データの修正作業に関わる修正対象２２５ｂに対する修正候補２２５ｃを自動的に蓄積することができる。
【００６３】
また、本実施形態では、データ比較部２０４は、印刷データと蓄積データの全文を比較し、文書全体の合致率が一定以上（たとえば８０％以上）の場合、印刷データと蓄積データの差分を抽出するので、蓄積データと印刷データの異なる文字列の絞り込みを確実に行うことができる。また、文書全体の合致率が一定以上でない場合は、印刷データを蓄積データとして新たに記憶することができる。
【００６４】
また、本実施形態では、データ管理部２０３は、データ比較部２０４による差分の抽出結果に基づき、修正前文字列を修正対象とし、修正後文字列を修正候補とし、修正履歴データ２２５として蓄積するので、修正対象２２０ｄに対する修正候補２２０ｅの蓄積及び取得を確実に行うことができる。
【００６５】
また、本実施形態では、印刷履歴データ２２０には、ユーザー情報２２０ａ、印刷データのファイル形式２２０ｂ及び印刷データのファイル名２２０ｃが含まれており、データ比較部２０４は、印刷データと比較する蓄積データを、印刷データに付随するユーザー情報２２０ａ、印刷データのファイル形式２２０ｂ及び印刷データのファイル名２２０ｃのいずれで絞り込むので、印刷データと比較する蓄積データの絞り込みを確実かつ容易に行うことができる。
【００６６】
また、本実施形態での修正履歴データ２２５の修正対象２２５ｂに対する修正候補２２５ｃはユーザー情報２２０ａに紐付けされているため、ユーザーの特性に応じた入力間違いなどをユーザー毎に管理することができる。
【００６７】
また、本実施形態では、データ管理サーバー２００にデータ検索要求を出すものとしてＭＦＰ１００を例示したが、ＭＦＰ１００に代えてプリンターや多機能プリンターとしてもよい。
【００６８】
また、印刷履歴データ２２０には、ファイル形式２２０ｂ及びファイル名２２０ｃのいずれかが含まれていなくても良い。この場合、図７のステップＳ２０２において、データ比較部２０４は、ファイル形式２２０ｂ、ファイル名２２０ｃのうち印刷履歴データ２２０に含まれている項目とユーザー情報２２０ａを元にして、蓄積データの絞り込みを行うことができる。
【符号の説明】
【００６９】
１０  ネットワーク
１００  ＭＦＰ
１０１  制御部
１０２  通信管理部
１０３  データ管理部
１０４  表示管理部
１０５  操作受付部
１０６  修正反映部
１０７  画像形成部
１０８  メモリー
１１０  操作部
１１１  表示部
１１２  スキャナー部
１１３  プリンター部
１１４  ＦＡＸ部
１１５、２１０  Ｉ／Ｆ
２００  データ管理サーバー
２０１  制御部
２０２  通信管理部
２０３  データ管理部
２０４  データ比較部
２０５  修正候補作成部
２０６  メモリー
２２０  印刷履歴データ
２２０ａ  ユーザー情報
２２０ｂ  ファイル形式
２２０ｃ  ファイル名
２２５  修正履歴データ
２２５ａ  ユーザー情報
２２０ｄ、２２５ｂ  修正対象
２２０ｅ、２２５ｃ  修正候補
２３０  修正候補リスト
３００  クライアント端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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