(57)【要約】      （修正有）【課題】個人番号に紐づけられた個人情報へのアクセス制御を提供する。【解決手段】個人番号等を管理する管理サーバ１０６と、管理サーバに個人番号を要求して帳票を作成する企業システム１０２とを含む個人番号管理システムである。管理サーバは、ユーザの個人番号と利用目的とをユーザに対応付けて登録し、帳票に関連するユーザの個人番号を要求する企業システムのオペレータについて利用目的及び個人番号の参照権限を記憶する。企業システムは、オペレータの認証情報とユーザ及びユーザに関連する帳票の種類を含む帳票の操作指示を管理サーバに送信し、帳票がユーザの利用目的と一致し、かつ、ユーザの個人情報と個人番号を含む管理サーバから送信される帳票作成画面を表示する。対象の帳票がユーザの個人情報と個人番号を含む場合、オペレータの参照権限に応じて作成された帳票におけるユーザの個人番号の出力を制御する。【選択図】図４
2016146123.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
個人番号を管理する管理装置であって、
ユーザの個人番号と、当該個人番号の利用目的とをユーザに対応付けて登録する登録手段と、
帳票に関連してユーザの個人番号を要求するオペレータに対応する個人番号の利用目的及び個人番号の参照権限を記憶する記憶手段と、
オペレータによりユーザに関連する帳票に対する操作が指示されると、当該帳票が、前記登録手段に登録されている前記ユーザの利用目的及び前記記憶手段に記憶されている前記オペレータに対応する利用目的と一致するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段が一致すると判定すると、前記登録手段に登録されている前記帳票に関連するユーザの個人番号を前記オペレータに提供するように制御する制御手段と、
を有することを特徴とする管理装置。
【請求項２】
前記帳票が、前記ユーザの利用目的及び前記オペレータに対応する利用目的と一致すると前記判定手段が判定すると、前記帳票を作成するための画面を前記オペレータに提示する提示手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
【請求項３】
前記判定手段は、前記帳票の予め定められた領域に含まれる文字列が、前記記憶手段に記憶されている前記オペレータに対応する利用目的及び前記登録手段に登録されている前記ユーザの利用目的に含まれる場合に、前記帳票が前記オペレータに対応する利用目的と一致すると判定することを特徴とする請求項１又は２に記載の管理装置。
【請求項４】
前記帳票に対応付けて、当該帳票の前記予め定められた領域を示す位置情報を記憶する帳票情報記憶手段を更に有することを特徴とする請求項３に記載の管理装置。
【請求項５】
前記オペレータによりユーザに関連する帳票の作成が指示されると、当該オペレータが予め登録されているオペレータかどうかを判別する判別手段を更に有し、
前記制御手段は更に、前記判別手段により登録されていないと判別されたオペレータからの指示を受付けないように制御することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項６】
前記オペレータによるユーザに関連する帳票の作成の指示は、前記ユーザの個人番号の取得を要求するコマンドを含む前記帳票のテンプレートを介してなされることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項７】
オペレータにより操作され、個人番号を管理する管理装置からユーザの個人番号を取得して、当該ユーザに関連した帳票を作成する情報処理装置であって、
オペレータの認証情報及び帳票の種類を前記管理装置に送信する送信手段と、
前記送信手段による送信に応答して前記管理装置から送信される帳票作成用の画面情報を受信して前記帳票作成用の画面を表示する表示手段と、
前記帳票作成用の画面を介して前記オペレータによる操作を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記操作に応じて、前記管理装置から前記帳票に関連するユーザの個人番号を取得する取得手段と、
前記帳票が前記ユーザの個人情報及び個人番号を含む場合に、前記オペレータが有する前記ユーザの個人番号へのアクセス権を確認する確認手段と、
前記確認手段が前記オペレータが前記ユーザの個人番号へのアクセス権がないと確認すると、前記帳票における前記ユーザの個人番号をマスクした前記帳票のデータを出力するように制御する制御手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
各帳票に対応して、当該帳票における個人番号の位置情報を記憶する記憶手段を更に有し、前記制御手段は、前記記憶手段に記憶された前記個人番号の位置情報に基づいて前記ユーザの個人番号をマスクすることを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記オペレータに設定された個人番号の利用目的が前記帳票を含むか否かを判定する判定手段を更に有し、
前記取得手段は、前記判定手段が前記帳票を含むと判定すると、帳票データのテンプレートに埋め込まれている個人番号取得用のリクエストコマンドを前記管理装置に送信して前記帳票に関連するユーザの個人番号を取得することを特徴とする請求項７又は８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
少なくとも個人番号を管理する管理サーバと、前記管理サーバに個人番号を要求して帳票を作成する企業システムとを含む個人番号管理システムであって、
前記管理サーバは、
ユーザの個人番号と、当該個人番号の利用目的とをユーザに対応付けて登録する登録手段と、
帳票に関連するユーザの個人番号を要求する前記企業システムのオペレータに対応する利用目的及び個人番号の参照権限を記憶する記憶手段と、
前記企業システムのオペレータによりユーザに関連する帳票の操作が指示されると、当該帳票が前記オペレータに対応する利用目的と一致し、且つ前記ユーザの個人情報と個人番号を含むか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段が帳票が前記ユーザの利用目的と一致し、且つ前記ユーザの個人情報と個人番号を含むと判定すると、前記帳票を操作するための画面情報を、前記記憶手段に記憶された前記オペレータの参照権限とともに前記企業システムに提供する提供手段と、を有し、
前記企業システムは、
前記オペレータの認証情報と前記ユーザ、及び前記ユーザに関連する帳票の種類を含む前記帳票の操作の指示を前記管理サーバに送信する第１送信手段と、
前記指示に応答して前記管理サーバから送信される前記画面情報を受信して帳票作成画面を表示する表示手段と、
前記帳票が前記ユーザの個人情報及び個人番号を含む場合に、前記オペレータの参照権限に応じて、前記帳票作成画面を介して作成された帳票における前記ユーザの個人番号の出力を制御する制御手段と、
を有することを特徴とする個人番号管理システム。
【請求項１１】
前記企業システムは、更に、
前記帳票のテンプレートを取得する第１取得手段と、
前記第１取得手段により取得した前記テンプレートの予め定められた領域に含まれる文字列を取得する第２取得手段と、
前記第２取得手段が取得した文字列が前記記憶手段に記憶された前記オペレータに対応する利用目的を含むときに前記帳票を要求するコマンドを前記管理サーバに送信する第２送信手段と、
前記コマンドに応答して前記管理サーバから送信される前記ユーザの個人番号を受信する受信手段と、を有することを特徴とする請求項１０に記載の個人番号管理システム。
【請求項１２】
前記制御手段は、前記オペレータによる個人番号の参照権限がない場合は、前記帳票におけるユーザの個人番号が見えない状態で当該帳票を出力することを特徴とする請求項１０又は１１に記載の個人番号管理システム。
【請求項１３】
個人番号を管理する管理装置を制御する制御方法であって、
登録手段が、ユーザの個人番号と、当該個人番号の利用目的とをユーザに対応付けて登録する登録工程と、
記憶手段が、帳票に関連してユーザの個人番号を要求するオペレータに対応する個人番号の利用目的及び個人番号の参照権限を記憶する記憶工程と、
判定手段が、オペレータによりユーザに関連する帳票に対する操作が指示されると、当該帳票が、前記登録工程で登録されている前記ユーザの利用目的及び前記記憶工程で記憶されている前記オペレータに対応する利用目的と一致するか否かを判定する判定工程と、
制御手段が、前記判定工程で一致すると判定されると、前記登録工程で登録されている前記帳票に関連するユーザの個人番号を前記オペレータに提供するように制御する制御工程、
を有することを特徴とする管理装置の制御方法。
【請求項１４】
オペレータにより操作され、個人番号を管理する管理装置からユーザの個人番号を取得して、当該ユーザに関連した帳票を作成する情報処理装置の制御方法であって、
送信手段が、オペレータの認証情報及び帳票の種類を前記管理装置に送信する送信工程と、
表示手段が、前記送信工程による送信に応答して前記管理装置から送信される帳票作成用の画面情報を受信して前記帳票作成用の画面を表示する表示工程と、
受付手段が、前記帳票作成用の画面を介して前記オペレータによる操作を受け付ける受付工程と、
取得手段が、前記受付工程で受け付けた前記操作に応じて、前記管理装置から前記帳票に関連するユーザの個人番号を取得する取得工程と、
確認手段が、前記帳票が前記ユーザの個人情報及び個人番号を含む場合に、前記オペレータが有する前記ユーザの個人番号へのアクセス権を確認する確認工程と、
制御手段が、前記確認工程で前記オペレータが前記ユーザの個人番号へのアクセス権がないと確認すると、前記帳票における前記ユーザの個人番号をマスクした前記帳票のデータを出力するように制御する制御工程と、
を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１５】
コンピュータを、請求項１乃至６のいずれか１項に記載の管理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【請求項１６】
コンピュータを、請求項７乃至９のいずれか１項に記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理装置とその制御方法、情報処理装置とその制御方法、個人番号管理システム、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業が行政機関などへ従業員に関する帳票（法定調書など）を提出する際には、各従業員の情報を記入して帳票を作成する。国民の各個人を識別するために番号を割り当てるマイナンバー制度の導入に伴って、行政機関などへ提出する各従業員の帳票には、個人番号の記入が義務付けられる。帳票に対して埋め込まれる個人番号は、個人を特定する機密性の高い情報であり、その漏洩を防止する必要がある。さらに帳票の作成に関するフローは企業毎に様々であり、複数の部門（例えば経理部門や人事部門等）によって作成するフローも異なり、その結果、多くのフローが存在することになる。企業では、ある部門の社員の個人番号を、開示する必要のない他の部門に開示しないようにすることが望ましい。特許文献１では、特定の個人情報を検出した際に、利用者毎に設定された利用可能な個人情報の要素の規定に応じて、個人情報のアクセスを制御する技術が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１３−２４２７８２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上述した従来技術においては、複数の個人情報の関係性に応じたアクセス制御について考慮されていない。例えば、帳票の作成時に記入が義務付けられる個人番号は、それに紐づけられた一般の個人情報（例えば、氏名、住所、扶養者の氏名等）と共に流出してしまうと重大な個人情報の流出となる。一方、個人番号は、単一では意味をなす数字ではない。従って、個人番号を利用したシステムを導入する顧客によっては、その個人番号に紐づけられた個人情報と共存している場合にのみ、個人番号へのアクセス制御を行いたいというニーズがある。更に、企業によっては、複数の部門（経理部や人事部等）でそれぞれ帳票を作成することがあるため、個人番号を含む帳票が複数の部門で参照されるフローが存在する。しかし、上述したように、開示する必要のない他の部門に対して、その個人番号を開示しないようにすることが望ましく、そのような他の部門に対して、個人番号に紐づけられた個人情報へのアクセス制御を実現することが課題となる。
【０００５】
本発明の目的は、上記従来技術の課題を解決することにある。
【０００６】
本発明の特徴は、ユーザの個人番号と個人情報の両方を含む帳票の操作時における個人情報の保護を実現する技術を提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために本発明の一態様に係る個人番号管理システムは以下のような構成を備える。即ち、
少なくとも個人番号を管理する管理サーバと、前記管理サーバに個人番号を要求して帳票を作成する企業システムとを含む個人番号管理システムであって、
前記管理サーバは、
ユーザの個人番号と、当該個人番号の利用目的とをユーザに対応付けて登録する登録手段と、
帳票に関連するユーザの個人番号を要求する前記企業システムのオペレータに対応する利用目的及び個人番号の参照権限を記憶する記憶手段と、
前記企業システムのオペレータによりユーザに関連する帳票の操作が指示されると、当該帳票が前記オペレータに対応する利用目的と一致し、且つ前記ユーザの個人情報と個人番号を含むか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段が帳票が前記ユーザの利用目的と一致し、且つ前記ユーザの個人情報と個人番号を含むと判定すると、前記帳票を操作するための画面情報を、前記記憶手段に記憶された前記オペレータの参照権限とともに前記企業システムに提供する提供手段と、を有し、
前記企業システムは、
前記オペレータの認証情報と前記ユーザ及び前記ユーザに関連する帳票の種類を含む前記帳票の操作の指示を前記管理サーバに送信する第１送信手段と、
前記指示に応答して前記管理サーバから送信される前記画面情報を受信して帳票作成画面を表示する表示手段と、
前記帳票が前記ユーザの個人情報及び個人番号を含む場合に、前記オペレータの参照権限に応じて、前記帳票作成画面を介して作成された帳票における前記ユーザの個人番号の出力を制御する制御手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、個人番号に紐づけて個人情報が存在する帳票による個人情報の保護を実現できる。
【０００９】
本発明のその他の特徴及び利点は、添付図面を参照とした以下の説明により明らかになるであろう。なお、添付図面においては、同じ若しくは同様の構成には、同じ参照番号を付す。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
添付図面は明細書に含まれ、その一部を構成し、本発明の実施の形態を示し、その記述と共に本発明の原理を説明するために用いられる。
【図１】本発明の実施形態に係る個人番号管理サーバ（管理装置）を含む個人番号管理システムの構成を説明する図。
【図２】実施形態に係る企業システム、クライアント、及び管理サーバのハードウェア構成を説明するブロック図。
【図３】実施形態に係る画像形成装置のハードウェア構成を示すブロック図。
【図４】実施形態に係る画像形成装置、企業システム、クライアント、及び管理サーバの機能を説明する機能ブロック図。
【図５】実施形態に係る企業システムの帳票格納部に格納される、コマンド付き帳票データのテンプレートの一例を示す図。
【図６】実施形態に係る企業システムから管理サーバへ社員情報を登録する際の処理を説明するフローチャート。
【図７】実施形態において、ユーザ（社員）が画像形成装置を操作して、そのユーザの個人番号を管理サーバに登録するまでの処理の流れを説明するフローチャート。
【図８】図７のＳ７１１の登録処理を説明するフローチャート。
【図９】実施形態に係るクライアントと管理サーバとの間で実行される承認者による承認作業を説明するフローチャート。
【図１０】実施形態に係る企業システムが管理サーバに登録された個人番号を利用する際の処理の流れを説明するフローチャート。
【図１１】図１０のＳ１０１３の帳票作成／編集指示に応じて行う帳票作成／編集処理を説明するフローチャート。
【図１２】図１１のＳ１１０２帳票表示処理を説明するフローチャート。
【図１３】図１１のＳ１０１５の帳票印刷処理を説明するフローチャート。
【図１４】図１２のＳ１２０２及び図１３のＳ１３０２の個人情報の管理処理を説明するフローチャート。
【図１５】図１４のＳ１４０１の個人情報の取扱判別処理を説明するフローチャート。
【図１６】図１１のＳ１１０５の個人番号の取得処理を説明するフローチャート。
【図１７】実施形態に係る管理サーバにおける個人番号に関する処理を説明するフローチャート。
【図１８】図１７のＳ１７０４の個人番号の提供処理を説明するフローチャート。
【図１９】実施形態に係る画像形成装置或いはクライアントに表示されるログイン画面の一例を示す図（Ａ）と、機能一覧画面例を示す図（Ｂ）。
【図２０】実施形態に係る画像形成装置で個人番号登録を指示したときに表示される画面例を示す図。
【図２１】実施形態係るクライアントで表示される承認依頼画面の一例を示す図。
【図２２】実施形態に係る企業システムの表示部に表示されるログイン画面の一例を示す図（Ａ）と、企業システムのオペレータが、個人番号を使用した業務を選択するための画面例を示す図（Ｂ）。
【図２３】実施形態に係る企業システムで表示される帳票操作画面の一例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１２】
図１は、本発明の実施形態に係る個人番号管理サーバ（管理装置）を含む個人番号管理システムの構成を説明する図である。
【００１３】
このシステムでは、画像形成装置（画像処理装置）１０１、企業システム１０２、クライアント１０３がイントラネット１０４に存在し、これらはインターネット１０５を介して個人番号管理サーバ１０６（以下、管理サーバ）と通信する。ここでイントラネット１０４の装置１０１〜１０３と管理サーバ１０６とは、ブラウザや専用のアプリケーションを介して通信を行う。管理サーバ１０６は、ＨＴＴＰ、ＳＯＡＰ等のプロトコルに準拠したＷｅｂサービスを有している。このＷｅｂサービスでは、画像形成装置１０１からの個人番号の仮登録、企業システム１０２からの社員情報の登録や個人番号の取得、また、クライアント１０３からの、個人番号を承認するための、個人番号の登録内容の取得要求等を受け付ける。図示はしていないが、管理サーバ１０６には、各種データを保存しておくためのデータベースシステムやファイルシステムが存在する。
【００１４】
図２は、実施形態に係る企業システム１０２、クライアント１０３、及び管理サーバ１０６のハードウェア構成を説明するブロック図である。企業システム１０２、クライアント１０３、管理サーバ１０６は、一般的な情報処理装置（いわゆるＰＣ）のハードウェアで構成できる。このため図２では、その代表的な構成例を示し、この構成は、企業システム１０２、クライアント１０３及び管理サーバ１０６で共通である。
【００１５】
図２において、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３のプログラムＲＯＭに記憶されたブートプログラムを実行して、ハードディスク等の外部メモリ２１０からＲＡＭ２０２にＯＳ（オペレーションシステム）やアプリケーションを展開する。こうしてＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０２に展開した、これらプログラムを実行することにより、後述する各フローチャートの処理を実行する各処理部（図４）として機能する。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のメインメモリであり、上記プログラムの格納エリアに加えて、ワークエリアを提供している。キーボードコントローラ４０４は、キーボード２０８や図示しないポインティングデバイス（タッチパッド、タッチパネル、トラックボールなど）からの操作入力を制御する。表示制御部２０５は、表示部２０９への表示を制御する。ディスクコントローラ２０６は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）等の外部メモリ２１０へのアクセスを制御する。ネットワークコントローラ（ＮＣ）２０７はネットワークに接続され、そのネットワークに接続された他の機器との通信制御を実行する。
【００１６】
図３は、実施形態に係る画像形成装置１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１７】
画像形成装置１０１は、制御部３０１、操作部３０４、認証部３０５、ＮＩＣ３０６、画像読取部３０７、印刷部３０８、記憶部３１２を備えている。制御部３０１はＣＰＵ３０９、ＲＡＭ３１０、ＲＯＭ３１１を有し、画像形成装置３０１全体を制御しており、また画像データを処理する画像処理部３０３を有する。操作部３０４は、例えばソフトキーボード、タッチパネル、その他入出力装置を有し、各種の設定値の入力、及び表示を行うことができる。ＣＰＵ３０９は、ＲＯＭ３１１に記憶されたプログラムや、記憶部３１２からＲＡＭ３１０に展開されたアプリケーション等のプログラムを実行する。ＲＡＭ３１０はＣＰＵ３０９のメインメモリであり、ＣＰＵ３０９のワークエリア等を提供している。画像読取部３０７は例えばスキャナ等を含み、紙文書（原稿、書類）等を読取ることにより電子データである紙文書の画像データを取得する。制御部３０１は、記憶部３１２に記憶された画像データを操作部３０４に出力して表示させる。また制御部３０１は同様に、記憶部３１２に記憶された画像データを印刷部３０８に出力して印刷させることができる。印刷部３０８は、画像データに従って画像を印刷する。また画像形成装置１０１は、ＮＩＣ３０６を介してネットワークと接続し、ネットワークとの間でデータの送受信を可能とする。ＮＩＣ３０６を介して得られたデータは操作部３０４に表示することも可能である。
【００１８】
図４は、実施形態に係る画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３、及び管理サーバ１０６の機能を説明する機能ブロック図である。
【００１９】
まず画像形成装置１０１の機能について説明する。
【００２０】
画面表示部４０１は、通信部４０２を介して管理サーバ１０６から取得したマークアップランゲージ（ＭＬ）（画面情報）や、入力受付部４０３によってユーザから受け付けた情報を操作部３０４の表示部に表示する。通信部４０２は管理サーバ１０６と通信し、管理サーバ１０６へのログインや、個人番号の仮登録処理を実施する。また通信部４０２は、企業システム１０２から送られる印刷ジョブを受信する。書類スキャン部４０５は、画像読取部３０７を用いて書類の読み取りを行う。書類スキャン部４０５によって読み取られた書類の画像データは文字列抽出部４０４に渡される。文字列抽出部４０４は、書類スキャン部４０５によって得られた画像データに個人番号が含まれているか否かを判定し、個人番号が含まれているとＯＣＲ等の技術を用いて、その個人番号を抽出する。また、文字列抽出部４０４は、企業システム１０２から受信した印刷用の帳票データを含む印刷ジョブから、個人番号などの文字列を抽出する。文字列抽出部４０４によって抽出された個人番号は画面表示部４０１により操作部３０４の表示部に表示される。印刷判定部４０６は、企業システム１０２から受信した帳票データの個人番号及び書類の種別が、個人番号の利用目的と整合が取れているかを管理サーバ１０６を介して判定し、整合が取れていると判定した場合に印刷部４０７に帳票データを出力して印刷させる。
【００２１】
次に、クライアント１０３の各処理部の機能について説明する。
【００２２】
クライアント１０３は、仮登録された個人番号の承認作業を行う。この承認作業は、例えば、画像形成装置のユーザが所属する企業の個人番号の管理責任者が行う。この個人番号の管理責任者として、例えば、そのユーザの上司、または、そのユーザが所属する企業の個人番号の管理資格保持者、或いは人事部の部員が挙げられる。通信部４１１は、管理サーバ１０６から承認リクエストを取得し、また承認結果を管理サーバ１０６に送信する。画面表示部４１２は、通信部４１１が取得した承認リクエストの一覧や、各承認リクエストの内容を表示し、承認者が登録内容を確認するための画面を表示する。また入力受付部４１３は、キーボード２０８等の操作部を介して承認者からの入力を受け付ける。
【００２３】
次に企業システム１０２の各処理部の機能について説明する。
【００２４】
企業システム１０２は、管理サーバ１０６から個人番号を受信して、帳票等の作成作業を行う。通信部４２１は、管理サーバ１０６へ個人番号を取得するリクエストや、個人番号に対する権限情報のリクエストを送信する。また画像形成装置１０１へ印刷ジョブを送信する。画面表示部４２２は、管理サーバ１０６から取得した個人番号の取得用のマークアップランゲージの表示や、帳票データを入力受付部４２３から編集、印刷指示するための画面を表示する。帳票作成部４２４は、帳票格納部４２６に格納されている後述するコマンド付き帳票テンプレートデータに対して、社員管理テーブル４２５のデータ及び管理サーバ１０６から受信した個人番号を入力して帳票データを作成する。また帳票内の個人番号及び個人情報の有無と、帳票を扱うオペレータの個人番号に対する権限情報に応じて帳票の表示や印刷の制御を行う。コマンド取得部４２７は、後述するコマンド付き帳票データから個人番号を取得するためのリクエストコマンドを取得する。コマンドの挿入位置の特定は、帳票データごとに予め位置情報を保持して取得するようにしても良い。また或いは帳票データ内の特定の文字列から位置を算出する（例えば「個人番号」という文字列をＯＣＲ等の技術によって特定し、そこから既定の位置に存在するコマンドを取得する）ようにしても良い。文字列取得部４２８は、帳票の種類を判定するために、帳票データから特定の文字列を取得する。ここで取得する文字列は、後述する管理サーバ１０６の帳票管理テーブル（帳票情報記憶部）４５３から取得した情報をもとに特定する。取得する方法としては、ＯＣＲ等の技術によって、管理サーバ１０６から取得した文字列と帳票データの文字列をマッチングする方法でも良いし、管理サーバ１０６から取得した文字列の位置（座標）情報から特定しても良い。帳票領域管理テーブル４２９は、帳票ごとに、個人情報の領域、及び個人番号の領域を、それらの座標情報として保持する。
【００２５】
次に管理サーバ１０６の各処理部の機能について説明する。
【００２６】
画面生成部４３１は、画像形成装置１０１や、クライアント１０３、企業システム１０２等からのリクエストに応じて、画面上に表示するためのデータ（例えばＨＴＭＬ等）を生成する。ログイン要求受信部４３２は、画像形成装置１０１、クライアント１０３や企業システム１０２からの認証情報を含むログイン要求を受け付ける。そしてユーザ認証部４３３を介してユーザ管理テーブル４３４で管理されているデータを基に、ユーザ（オペレータ、承認者）の認証／認可処理を実施する。個人番号登録処理部４３６は、画像形成装置１０１からの個人番号の仮登録要求や、クライアント１０３からの承認要求を受信すると、その要求に応じて個人番号管理テーブル４３７にデータを登録し、またそのデータの更新を行う。個人番号要求受信部４３８は、企業システム１０２等からの要求に応じて、個人番号管理テーブル４３７に登録された個人番号を通知する。このとき、リクエストＵＲＬ管理テーブル４５０を参照して、その要求を送信した企業システム１０２のＵＲＬにより、その企業が予め登録された正当な企業であるかどうかを調べる。コマンド解析部４３９は、企業システム１０２等から受信したリクエストコマンドを解析し、個人番号検索部４４０によって、そのリクエストで指定されている社員の個人番号を取得する。帳票確認要求受信部４５１は、企業システム１０２等からの要求に含まれる帳票の種類が、帳票管理テーブル４５３に保存されている利用目的と一致しているかを、組み合わせ判定部４５２を介してチェックする。社員情報登録部４５４は、企業システム１０２からのリクエストを受信し、ユーザ管理テーブル４３４及び社員情報管理テーブル４５５に社員の情報を登録する。具体的には、企業システム１０２のオペレータが、社員管理テーブル４２５から取得したデータに、社員情報管理テーブル４５５で定義されるデータ項目に相当する情報を付加し、通信部４２１を介して社員情報登録部４５４に登録リクエストを発行する。社員情報登録部４５４は、社員情報管理テーブル４５５へのデータ登録に加え、ユーザ管理テーブル４３４に、企業コード及びその社員の社員ＩＤを登録する。個人情報問合受付部４３５は、企業システム１０２からのリクエストに応じて、リクエスト情報に付加されるユーザの個人番号及び個人情報に対する権限情報を返す処理を行う。
【００２７】
次に、実施形態に係る社員管理テーブル４２５、ユーザ管理テーブル４３４，個人番号管理テーブル４３７，リクエストＵＲＬ管理テーブル４５０、帳票管理テーブル４５３、社員情報管理テーブル４５５のデータ構成例を、表を参照して説明する。
【００２８】
表１は、実施形態に係る企業システム１０２が管理している社員管理テーブル４２５の一例を示す。
【００２９】
【表１】
2016146123.tif 000003
【００３０】
社員管理テーブル４２５は、社員ＩＤ（Ａ１）、氏名（Ａ２）、続柄（Ａ３）、所属（Ａ４）、住所（Ａ５）の５つの要素を含む。社員ＩＤ（Ａ１）は、企業内で一意に割り当てられる社員の識別情報（ＩＤ）であり、後述するユーザ管理テーブル４３４の社員ＩＤ（Ｂ４）、個人番号管理テーブル４３７の社員ＩＤ（Ｄ１）、社員情報管理テーブル４５５の社員ＩＤ（Ｇ２）に登録される。氏名（Ａ２）は社員の氏名を示す項目であり、続柄（Ａ３）は対象の社員の扶養家族を含む続柄（本人、配偶者、子供等）を示す。また所属（Ａ４）は、対象社員が企業内で所属する部署を示す属性である。また住所（Ａ５）は、対象社員が居住する住所を示す。尚、表１は上記の５つの要素を含む例を示しているが、これらに限らず、社員の情報を示す他の情報（例えば電話番号等）を含むようにしてもよい。
【００３１】
次に、表２及び表３を参照して、管理サーバ１０６のユーザ管理テーブル４３４に保存されている情報を説明する。
【００３２】
表２は、ユーザ管理テーブル４３４のアカウント管理の項目の一例を示している。また表３は、ユーザ管理テーブル４３４の制御管理の項目の一例を示している。
【００３３】
【表２】
2016146123.tif 000004
【００３４】
【表３】
2016146123.tif 000005
【００３５】
ユーザ管理テーブル４３４は、企業コード（Ｂ１）、アカウント（Ｂ２）、パスワード（Ｂ３）、社員ＩＤ（Ｂ４）、利用目的（Ｂ５）、操作（Ｂ６）、個人番号参照権限（個人番号へのアクセス権）（Ｂ７）の７要素を含む。
【００３６】
企業コード（Ｂ１）は企業を識別するためのＩＤであり、後述するリクエストＵＲＬ管理テーブル４５０の企業コード（Ｄ１）と対応付けられている。アカウント（Ｂ２）、パスワード（Ｂ３）は、画像形成装置１０１や、企業システム１０２，クライアント１０３が、管理サーバ１０６が提供するサービスを利用する際に必要となるＩＤ及びパスワードである。また社員ＩＤ（Ｂ４）は、企業システム１０２の社員管理テーブル４２５の各社員情報とアカウント（Ｂ２）とを紐付けるためのキーとなる。利用目的（Ｂ５）は、対象の社員がどのような利用目的で個人番号にアクセス（利用）することができるかを示している。表２及び表３の例では、アカウントが「Ａｃｃｏｕｎｔ１」の社員は、源泉徴収票、支払調書（年金、／支払調書（配当/剰余金）の作成のために、個人番号管理テーブル４３７に格納されている個人番号を利用することができる。ここでアカウント（Ｂ２）は、社員情報登録部４５４がユーザ管理テーブル４３４に情報を登録する際に、各社員に対して自動で発行するものとし、またパスワード（Ｂ３）は、企業側で予め設定されたものが一律に設定されるものとする。このパスワードは、各社員によって変更可能ではあるが、この方法については公知であるため、その説明を割愛する。
【００３７】
利用目的（Ｂ５）は、画面生成部４３１が生成した設定用の画面を企業システム１０２に表示（図示せず）することで、企業システム１０２の管理者によって設定される。操作（Ｂ６）は、利用目的（Ｂ５）で指定された帳票に対する許可されている操作を示す。例えばアカウントが「Ａｃｃｏｕｎｔ１」の社員は、源泉徴収票、支払調書（年金）、支払調書（配当/剰余金）に対して作成作業のみが可能となっている。またアカウントが「Ａｃｃｏｕｎｔ３」の社員は、源泉徴収票、支払調書（年金）、支払調書（配当／剰余金）に対して作成作業及び承認作業が可能となっている。
【００３８】
個人番号参照権限（Ｂ７）は、個人番号と個人情報とを同時にアクセスする際の権限情報を示す。個人番号は、そのもの単体であれば特に意味をなさない番号であるため、流出しても個人情報保護の観点で問題にならない。しかし、個人情報と紐づいて個人番号が流出すると、個人情報の流出となってしまう。個人番号参照権限（Ｂ７）は、個人情報と紐づいた際の個人番号のアクセス権限を示す情報とする。また個人番号参照権限（Ｂ７）は、作成する各帳票のフロー毎に設定できるように構成されている。従って企業では、作成する帳票毎に、関連する部門が互いに異なる場合があり、また各帳票の作成フロー毎に、部門の個人番号の参照権限を付加したいというニーズが存在する。各帳票の作成フローは、利用目的（Ｂ５）で識別できるため、アカウント（Ｂ２）及び利用目的（Ｂ５）に対し、個人番号参照権限（Ｂ７）を付加する構成を採用することにより、このようなニーズに対処できる構成となっている。
【００３９】
表４は、実施形態に係る管理サーバ１０６の個人番号管理テーブル４３７に保存されている情報の一例を示す。
【００４０】
【表４】
2016146123.tif 000006
【００４１】
個人番号管理テーブル４３７は、ここでは各企業毎に保持する構成を取る。個人番号管理テーブル４３７は、社員ＩＤ（Ｄ１）、個人番号（Ｄ２）、続柄（Ｄ３）、利用目的（Ｄ４）、画像データ（Ｄ５）、ステータス（Ｄ６）の６つの要素を含む。社員ＩＤ（Ｄ１）は、企業システム１０２の社員管理テーブル４２５の社員情報と個人番号を紐付けるためのキーとなる。個人番号（Ｄ２）は、本実施形態により登録された社員の個人番号である。また続柄（Ｄ３）は、対象の社員の扶養家族を含む続柄を示す項目である。利用目的（Ｄ４）は、企業システム１０２が、その対象の社員に対して個人番号を利用可能な範囲を示す項目である。この利用目的（Ｄ４）には、個人番号を社員から収集するときに予め社員に対して開示されている内容が記録される。画像データ（Ｄ５）は、個人番号の登録作業に際して読み取られた書類の画像データを登録している。この書類の画像データは、複数種登録することができる。表４の例では、複数の｛書類種別：画像データ｝の組を画像データ（Ｄ５）の項目に登録しているが、これらのデータを別テーブルで管理するような構成に変更してもよい。ステータス（Ｄ６）は、個人番号の登録状況を表す項目である。具体的には、画像形成装置１０１からの登録リクエストを受け付けた場合は、その個人番号の登録状態は仮登録の状態であり、クライアント１０３からの承認を受け付けると、そのステータスは仮登録から本登録に変更される。
【００４２】
表５は、実施形態に係る管理サーバ１０６が管理しているリクエストＵＲＬ管理テーブル４５０の情報の一例を示す。
【００４３】
【表５】
2016146123.tif 000007
【００４４】
このリクエストＵＲＬ管理テーブル４５０は、企業コード（Ｅ１）、ＵＲＬ（Ｅ２）の２つの要素を含む。企業コード（Ｅ１）は、企業を示すコードであり、管理サーバ１０６を利用する組織を一意に特定するためのＩＤが設定される。この企業コードＩＤは、管理サーバ１０６の利用契約時などに発行されても良いし、自動でＩＤを割り当てるような仕組みを別途作成してもよい。この企業コード（Ｅ１）は、前述のユーザ管理テーブル４３４の企業コード（Ｂ１）、社員情報管理テーブル４５５の企業コード（Ｇ１）とも対応付けられている。ＵＲＬ（Ｅ２）は、企業システム１０２のＵＲＬで、企業システム１０２からのアクセスの際に、正当なＵＲＬ（企業）からのアクセスであるかをチェックするために利用される。
【００４５】
表６は、実施形態に係る管理サーバ１０６が管理している帳票管理テーブル４５３に保存されている情報の一例を示す。
【００４６】
【表６】
2016146123.tif 000008
【００４７】
帳票管理テーブル４５３は、利用目的（Ｆ１）、帳票（Ｆ２）、判定項目（Ｆ３）、位置（Ｆ４）、文字列（Ｆ５）の５つの要素を含む。利用目的（Ｆ１）は、企業システム１０２が社員に対して個人番号を利用する目的を示す。利用目的（Ｆ１）は、個人番号管理テーブル４３７の利用目的（Ｄ４）と対応している。帳票（Ｆ２）は、利用目的（Ｆ１）で作成可能な帳票の種類を示す。１つの利用目的（Ｆ１）に対して複数の帳票（Ｆ２）が対応付けられている。判定項目（Ｆ３）は、帳票（Ｆ２）が利用目的（Ｆ１）に適合しているかを判定する際に帳票データ内のどの項目を使って判定するかを示している（表６の例では、帳票データのタイトル部分の文字列を使用することを示している）。位置（Ｆ４）は、判定項目（Ｆ３）（ここではタイトル）の帳票データ内における位置情報（座標）を示している。文字列（Ｆ５）は、判定項目（Ｆ３）で示す項目（ここではタイトル）の具体的な文字列を示している。
【００４８】
例えば、表６の例では、管理サーバ１０６の組み合わせ判定部４５２は、企業システム１０２から利用目的として「源泉徴収票の作成」と、オペレータ（社員）によって選択された帳票データのタイトルの文字列として「給与所得の源泉徴収票」を受信する。この場合は、表６の帳票管理テーブル４５３に利用目的（Ｆ１）「源泉徴収票の作成」に対応して文字列（Ｆ５）として「給与所得の源泉徴収票」が登録されているため、その要求された帳票が正当であると判定する。
【００４９】
表７は、実施形態に係る管理サーバ１０６が管理している社員情報管理テーブル４５５に保存されている情報の一例を示す。
【００５０】
【表７】
2016146123.tif 000009
【００５１】
社員情報管理テーブル４５５は、企業コード（Ｇ１）、社員ＩＤ（Ｇ２）、社員メールアドレス（Ｇ３）、承認者ＩＤ（Ｇ４）、承認者メールアドレス（Ｇ５）、利用目的（Ｇ６）の６要素を含む。企業コード（Ｇ１）には、管理サーバ１０６を利用する組織を一意に特定するためのＩＤが設定される。この企業コード（Ｇ１）は、リクエストＵＲＬ管理テーブル４５０の企業コード（Ｅ１）と対応づけられている。社員ＩＤ（Ｇ２）には、企業コード（Ｇ１）内で、その社員を社内で一意に識別するためのＩＤが設定される。また社員メールアドレス（Ｇ３）には、その社員の連絡先が設定される。ここで設定される社員メールアドレス（Ｇ３）に対して、個人番号を登録するように要求する登録通知を発行する。承認者ＩＤ（Ｇ４）は、社員ＩＤ（Ｇ２）が示す社員の個人番号の仮登録を承認する資格のある人物（承認者）の識別情報である。承認者メールアドレス（Ｇ５）は、承認者のメールアドレスが設定される。ここで設定される承認者メールアドレス（Ｇ５）に対して、社員による個人番号の仮登録を承認するように依頼する承認依頼を通知する。利用目的（Ｇ６）には、企業が社員の個人番号を利用する利用目的を示す情報が設定される。管理サーバ１０６から社員メールアドレス（Ｇ３）に対して個人番号の登録通知を発行する際には、利用目的（Ｇ６）の情報も併せて通知される。
【００５２】
表８を説明する前に、図５を参照して、実施形態に係る企業システム１０２の帳票格納部４２６に格納される、コマンド付き帳票データのテンプレートについて説明する。
【００５３】
図５は、実施形態に係る企業システム１０２の帳票格納部４２６に格納される、コマンド付き帳票データのテンプレートの一例を示す図である。
【００５４】
企業システム１０２は、この帳票データのテンプレートに個人番号や社員情報を入力することで帳票データを作成して行政機関等に提出する。帳票５０１には、個人番号を入力するためのフィールド５０２が存在し、このフィールド５０２には、個人番号を管理サーバ１０６から取得するためのリクエストコマンド５０３が埋め込まれている。リクエストコマンド５０３は、管理サーバ１０６へアクセスするためのＵＲＬ５１１、個人番号の利用目的を挿入するフィールド５１２、企業システム１０２における企業コードを挿入するためのフィールド５１３を含んでいる。更に、個人番号を取得する対象の社員ＩＤを挿入するためのフィールド５１４、続柄を挿入するためのフィールド５１５を含んでいる。このリクエストコマンド５０３は、企業システム１０２が管理サーバ１０６に対して個人番号の取得を要求した際に、管理サーバ１０６のコマンド解析部４３９によって解析される。
【００５５】
ここで、帳票５０１以外にも、他の帳票を帳票格納部４２６が保持する構成をとるが、さらに、帳票内に個人情報及び個人番号が入力される領域も帳票格納部４２６が併せて保持する構成をとる。
【００５６】
表８は、実施形態に係る企業システム１０２の帳票格納部４２６が保持する帳票毎の個人情報の領域の位置、及び個人番号の領域の位置を保持する帳票領域管理テーブル４２９の一例を示す。
【００５７】
【表８】
2016146123.tif 000010
【００５８】
利用目的（Ｈ１）は、企業システム１０２が社員に対して個人番号を利用する目的を示しており、ここでは個人番号を利用する帳票の種類が格納されている。この利用目的（Ｈ１）は、個人番号管理テーブル４３７の利用目的（Ｄ４）及び帳票管理テーブル４５３の利用目的（Ｆ１）と対応している。帳票（Ｈ２）は、利用目的（Ｇ１）で作成可能な帳票の種類を示す。個人情報領域（Ｈ３）は、その帳票の個人情報が入力される領域の座標位置を示す。企業システム１０２は、個人情報領域（Ｈ３）に基づき、帳票５０１に個人情報が含まれるか否かを判断する。この処理の詳細は後述する。個人番号領域（Ｈ４）は、帳票５０１において、その帳票で個人番号が入力される領域の座標位置を示す。企業システム１０２は、個人番号領域（Ｈ４）に基づいて、その帳票内に個人番号が含まれるか否かを判定する。その処理の詳細は後述する。
【００５９】
次に、本実施形態に係る個人番号管理システムにおいて、個人番号を管理サーバ１０６に登録してから企業システム１０２で利用し、また画像形成装置１０１で印刷するまでの処理の流れについて説明する。
【００６０】
図６は、実施形態に係る企業システム１０２から管理サーバ１０６へ社員情報を登録する際の処理を説明するフローチャートである。尚、ここで、企業システム１０２と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、図２に示す企業システム１０２と管理サーバ１０６の各ＣＰＵ２０１が、外部メモリ２１０からＲＡＭ２０２に展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００６１】
まずＳ６０１で、企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、社員情報の登録リクエストを発行する。このリクエストには、表１及び表７に示すような情報が含まれている。
【００６２】
これによりＳ６０２で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、企業システム１０２から発行された登録リクエストを受信する。次にＳ６０３に進み、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、その受信した登録リクエストに含まれる社員の情報を社員情報管理テーブル４５５に登録する（表７参照）。そしてＳ６０４に進み、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、Ｓ６０３で登録した各社員（ユーザ）のメールアドレスに、その社員の個人番号を登録するように依頼する個人番号の登録依頼を電子メールで送信する。このとき、その個人番号の利用目的（表７の利用目的（Ｇ６））も併せて通知される。
【００６３】
図７は、実施形態において、ユーザ（社員）が画像形成装置１０１を操作して、そのユーザの個人番号を管理サーバ１０６に登録するまでの処理の流れを説明するフローチャートである。
【００６４】
図８は、図７のＳ７１１の登録処理を説明するフローチャートである。尚、ここで、画像形成装置１０１と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９と、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００６５】
図７において、まずＳ７０１で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、図１９（Ａ）の画面を介して入力されたユーザのＩＤ及びパスワードを取得し、その入力されたユーザＩＤ及びパスワードを用いて、管理サーバ１０６にログイン要求を発行する。
【００６６】
これによりＳ７０２で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、受け付けたログイン要求のユーザＩＤ及びパスワードに基づいて、そのユーザの認証処理を実施する。ここでユーザの認証に成功した場合はＳ７０３に進み、認証に失敗した場合はエラーメッセージなどを出力して、この処理を終了する。Ｓ７０３で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１に対して、例えば図１９（Ｂ）に示すような機能一覧画面を表示するように、その画面表示用ＵＲＬへのリダイレクト命令を発行する。
【００６７】
図１９（Ａ）は、画像形成装置１０１の操作部３０４の表示部、或いはクライアント１０３の表示部２０９に表示されるログイン画面の一例を示す図である。
【００６８】
ここでユーザ（或いは承認者）は、ユーザＩＤ入力欄１９０１にユーザＩＤを入力し、パスワード入力欄１９０２にパスワードを入力してログインボタン１９０３を押下する。
【００６９】
図１９（Ｂ）は、画像形成装置１０１の操作部３０４、或いはクライアント１０３の表示部２０９に表示される機能一覧画面の一例を示す図である。
【００７０】
ここでユーザが個人番号を登録する際は「個人番号登録」を選択し、クライアント１０３で承認者が承認を行うときは「個人番号承認」を選択する。
【００７１】
Ｓ７０４で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、そのリダイレクト命令に従って管理サーバ１０６にアクセスする。これによりＳ７０５で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、そのリダイレクトされたアクセス、即ち、機能一覧画面の取得要求を受信する。そしてＳ７０６に進み、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、その要求された機能一覧画面を表示するためのマークアップランゲージを生成して画像形成装置１０１に返却する。
【００７２】
こうしてＳ７０７に進み、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、受信したマークアップランゲージに従って、操作部３０４の表示部に機能一覧画面（図１９（Ｂ）参照）を表示する。次にＳ７０８に進みＣＰＵ３０９は、その画面を介したユーザの操作に基づいて、選択された機能を検知する。そしてＳ７０９に進みＣＰＵ３０９は、押下された機能が何れの機能であるかを判定し、押下された機能が個人番号登録１９２２であった場合はＳ７１１に進み、そうでないときはＳ７１０に進む。Ｓ７１０でＣＰＵ３０９は、その指示された機能に従った処理を実行して、この処理を終了する。尚、ここではＳ７１０の処理の詳細な説明を省略する。Ｓ７１１でＣＰＵ３０９は、指示された個人番号の登録処理を管理サーバ１０６と協働で実行して、この処理を終了する。
【００７３】
図８は、図７のＳ７１１の登録処理を説明するフローチャートである。
【００７４】
先ずＳ８０１で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、個人番号の登録に有効な書類の種別の一覧を表示する。これにより操作部３０４には、例えば図２０（Ａ）に示すような画面が表示される。次にＳ８０２に進みＣＰＵ３０９は、入力受付部４０３を介して、その画面でユーザにより選択された書類の種別を検知する。そしてＳ８０３に進みＣＰＵ３０９は書類スキャン部４０５として機能し、画像読取部３０７にセットされた、Ｓ８０２で選択された書類をスキャンして読み取る。次にＳ８０４に進みＣＰＵ３０９は、その読み取った書類は、個人番号が印刷された書類かどうかを判定する。ここで個人番号が印刷された書類であると判定するとＳ８０５に遷移するが、そうでないときはＳ８１０に進む。
【００７５】
Ｓ８０５でＣＰＵ３０９は文字列抽出部４０４として機能し、ＯＣＲ等の技術を用いて、Ｓ８０３で取得した読み取った書類の画像データから個人番号を抽出する。このＯＣＲ等の技術は公知であるため、その説明を割愛する。次にＳ８０６に進みＣＰＵ３０９は、Ｓ８０５で抽出した個人番号の数字の妥当性を、チェックディジットを用いて検証する。ここで正しくないと判定した場合はＳ８０７に遷移し、正しいと判定した場合はＳ８０９に遷移する。Ｓ８０７でＣＰＵ３０９は、操作部３０４にアラートなどを表示して、抽出した個人番号の訂正をユーザに促し、ユーザからの入力を受け付ける。このとき例えば図２０（Ｂ）に示すような画面を表示してユーザからの入力を待つ。
【００７６】
図２０（Ａ）は、図１９（Ｂ）の画面で、ユーザが「個人番号登録」１９２２を指示したときに操作部３０４に表示される画面例を示す図である。
【００７７】
この画面により、ユーザに、個人番号を登録するためにスキャンする書類の種別を選択させる。この画面を介してユーザは、これらからスキャンする書類の種別を選択した後、その書類を画像読取部３０７にセットしてＯＫボタン２００２を押下すると、その書類のスキャンが開始される。こうして書類のスキャンが完了すると、図２０（Ｂ）に示すようなスキャンした書類の画像データを含む確認画面が表示される。図２０（Ａ）では、読み取り対象の書類として、個人番号通知カードが選択されており、図２０（Ｂ）はそれを読み取った場合を示している。
【００７８】
図２０（Ｂ）は、例えば、個人番号が記載された書類を読み取った場合を示しており、ここでは図２０（Ａ）の画面での選択に対応して、個人番号通知カードを読み取った場合を示している。個人番号は、その読み取った個人番号通知カードの画像データから、ＯＣＲなどの技術を用いて抽出した個人番号の文字列２００３として表示される。ユーザは、ここで抽出された個人番号の文字列に誤りがあると判定した場合は、この画面を直接編集し、個人番号を、通知された正しい番号に訂正できる。併せて、この画面には、スキャンされた個人番号通知カードのイメージデータ２００４を表示することも可能である。
【００７９】
尚、個人番号が記載されていない書類（例えば、運転免許証など）をスキャンした場合は、個人番号を示す文字列２００３は表示されない。ここでユーザは、この画面で表示された内容を確認した後にＯＫボタン２００５を押下すると、再度図２０（Ａ）で示すような画面が表示され、次にスキャンする書類を選択する。また、個人番号の登録に必要な全ての書類のスキャンが完了した場合には、ユーザは全スキャン完了ボタン２００６を押下する。これを押下することによって、個人番号管理テーブル４３７にその個人番号が登録（仮登録）される。
【００８０】
次にＳ８０８でＣＰＵ３０９は入力受付部４０３として機能し、ユーザからのＯＫボタン２００５或いは全スキャン完了ボタン２００６の押下を検知するのを待つ。そしていずれかのボタンが押下されるとＳ８０９に進んで、Ｓ８０５で抽出した個人番号或いはＳ８０７で訂正された個人番号をＲＡＭ３１０に保存する。次にＳ８１０に進みＣＰＵ３０９は、Ｓ８０３でスキャンにより得られた画像データを保存する。そしてＳ８１１に進み、Ｓ８０８で全スキャン完了ボタン２００６が押下されたか、或いはそれまでに読み取った書類が、個人番号の登録に必要な書類種別を満たしているかどうか、即ち、全書類の読み取りが完了しているかどうか判定する。ここで全書類の読み取りが完了していると判定するとＳ８１２に進み、そうでないときはＳ８０１に戻って前述の処理を繰り返す。Ｓ８１２でＣＰＵ３０９は通信部４０２として機能し、スキャンにより得られた画像データ及び、抽出した個人番号を管理サーバ１０６に送信して、仮登録の要求を発行する。
【００８１】
これによりＳ８１３で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１から送信された仮登録の要求を受信し、その要求に含まれている個人番号及び画像データを個人番号管理テーブル４３７に登録する。そしてＳ８１４に進みＣＰＵ２０１は、社員情報管理テーブル４５５から、そのユーザ（社員）の個人番号を承認する承認者のメールアドレスを取得し、その承認者に対して電子メールで、そのユーザ（社員）の個人番号の承認作業を依頼する。
【００８２】
次に図９を参照して、承認者による承認作業に関する処理を説明する。
【００８３】
図９は、実施形態に係るクライアント１０３と管理サーバ１０６との間で実行される承認者による個人番号の承認作業を説明するフローチャートである。尚、図９に示すフローチャートの前に、クライアント１０３から管理サーバ１０６へのログイン処理や機能一覧画面の表示及び承認機能の選択などの処理が含まれるが、これら処理は図７の画像形成装置１０１の場合と同じであるためその説明を割愛する。但し、この場合のログイン処理では、承認者は、その承認者のＩＤでログインする必要がある。図９では、そのログインに応答して管理サーバ１０６から送られる画面情報に基づいてクライアント１０３で機能一覧の画面（図１９（Ｂ）参照）が表示され、その中の「個人番号承認」が選択された以降の処理の流れで説明する。尚、ここで、クライアント１０３と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、クライアント１０３のＣＰＵ２０１と、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００８４】
まずＳ９０１でクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、承認を要求するユーザの一覧の取得要求を発行する。このときクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、承認者のＩＤも併せて送信する。
【００８５】
これによりＳ９０２で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、Ｓ９０１で送信された承認者ＩＤに対応する社員のＩＤを、社員情報管理テーブル４５５（表７）及びユーザ管理テーブル４３４から特定する。その後、個人番号管理テーブル４３７（表４参照）の中で、その社員ＩＤに対応するステータス（Ｄ６）が「仮登録」となっているデータを取得する。そして、それらデータ（承認依頼を発行した社員で、かつその承認者の承認が必要な社員の一覧）を表示用のマークアップランゲージに整形してクライントに返却する。
【００８６】
これによりＳ９０３に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、受信したマークアップランゲージに従って、承認依頼を発行したユーザ（社員）の一覧（例えば図２１（Ａ）参照）を表示部２０９に表示する。そしてＳ９０４に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、その表示された承認依頼を発行したユーザの一覧の中から、承認者が選択したユーザを検知すると、そのユーザの詳細情報の取得要求を管理サーバ１０６に対して発行する。
【００８７】
これによりＳ９０５に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号管理テーブル４３７から、そのユーザのデータを取得し、それらのデータを表示用のマークアップランゲージに整形してクライアント１０３に返却する。
【００８８】
これによりＳ９０６に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、受信したマークアップランゲージに従って、例えば図２１（Ｂ）に示すような承認依頼画面を表示する。次にＳ９０７に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、承認者が、この画面上でボタンを押下したのを検知すると、その押下されたボタンが承認ボタン２１０５或いは差し戻しボタン２１０４かを判定する。承認ボタン２１０５の押下を検知した場合はＳ９１０に遷移し、差し戻しボタン２１０４の押下を検知した場合はＳ９０８に遷移する。Ｓ９０８で、クライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、個人番号を再登録するように依頼するメールの発行要求を送信する。これによりＳ９０９に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号の登録を依頼する電子メールを、その対象の社員（ユーザ）に発行して、この処理を終了する。
【００８９】
このときクライアント１０３に表示されるＵＩを図１９〜図２１を参照して具体的に説明する。
【００９０】
クライアント１０３を操作して承認者が管理サーバ１０６にログインすると、前述の図１９（Ｂ）に示すような機能一覧が表示される。ここで承認者は、機能一覧の中の「個人番号承認」を選択することで、クライアント１０３の表示部２０９に、例えば図２１（Ａ）に示す、個人番号の承認が必要なユーザの一覧が表示される。図２１（Ａ）のＵＩ例では、依頼番号（社員ＩＤ）、依頼日時、及び氏名の３項目が表示されているが、他の項目が表示されていても良いし、いずれかの項目が無くても構わない。この画面に表示されたユーザの一覧から、承認の対象であるユーザを選択すると、例えば図２１（Ｂ）に示すように、承認処理を行うための画面に遷移する。
【００９１】
図２１（Ｂ）では、図２１（Ａ）で選択されたユーザ２１０１（Ａ田一郎）の情報と、その個人番号２１０６及び、登録に際してスキャンされた書類の画像２１０２，２１０３が表示されている。ここで画像２１０２は、そのユーザの個人番号通知カードの画像を示し、画像２１０３は、そのユーザの運転免許証の画像を示している。ここで承認者は、そのユーザの氏名、個人番号と、スキャンされた画像２１０２に含まれている氏名、個人番号とが共に同じかどうかを調べ、同じであれば承認ボタン２１０５を押下する。承認ボタン２１０５が押下されると、クライアント１０３の通信部４１１から管理サーバ１０６に承認結果を送信する。一方、ユーザの氏名、個人番号のいずれかが異なっていた場合は、承認者は差し戻しボタン２１０４を押下する。この場合は、承認が得られなかったため、承認リクエストの発行元である管理サーバ１０６に差し戻される。この場合、その承認対象のユーザ（社員）は再度、画像形成装置１０１を操作して、個人番号の登録作業を行う必要がある。
【００９２】
Ｓ９１０では、クライアント１０３の通信部４１１は、管理サーバ１０６に対して、承認結果を送信する。これによりＳ９１１では、管理サーバ１０６の個人番号登録処理部４３６は、個人番号管理テーブル４３７の、そのユーザ（社員）のステータス（Ｄ６）を「本登録」に変更して、この処理を終了する。
【００９３】
図１０は、実施形態に係る企業システム１０２が管理サーバ１０６に登録された個人番号を利用する際の処理の流れを説明するフローチャートである。尚、ここで、企業システム１０２と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、企業システム１０２のＣＰＵ２０１と、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００９４】
まずＳ１００１で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は入力受付部４２３として機能し、画面表示部４２２が表示した図２２（Ａ）に示すようなログイン画面を介して、企業システム１０２のオペレータにより入力されたＩＤ及びパスワードの入力を受付ける。そして、その入力されＩＤ及びパスワードに基づいて、そのオペレータによる企業システム１０２へのログイン処理（認証処理）を行う。こうしてログインがなされるとＳ１００２に進みＣＰＵ２０１は、画面表示部４２２が表示した図２２（Ｂ）に示すようなメニュー画面を介して、オペレータからの帳票の作成指示（利用目的の選択）を受け付けたか否かを判定する。
【００９５】
図２２（Ａ）は、企業システム１０２の表示部２０９に表示されるログイン画面の一例を示す図である。ここでも図１９（Ａ）の画面と同様に、ユーザＩＤの入力欄２２０１、パスワードの入力欄２２０２が含まれている。オペレータは、これら項目を入力してログインボタン２２０３を押下すると管理サーバ１０６に対してログインが要求される。
【００９６】
また図２２（Ｂ）は、企業システム１０２のオペレータが、個人番号を使用した業務を選択するための画面で、ここでは例えば「源泉徴収票の作成」２２０４が選択されるものとする。
【００９７】
ここで帳票の作成指示を受付けたときはＳ１００３へ遷移する。Ｓ１００３で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６のログイン要求受信部４３２へのログイン情報と個人番号の利用目的を送信する。尚、ここで、管理サーバ１０６へのログイン情報は、予め企業システム１０２に保持しても良く、或いは管理サーバ１０６へのログイン画面（図１９（Ａ））を表示してユーザにログイン情報を入力させるようにしても良い。  これによりＳ１００４に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１はログイン要求受信部４３２として機能し、企業システム１０２から受け付けたログイン要求に基づいて、ユーザ認証部４３３を介して、そのオペレータの認証処理を実施する。そして認証に成功した場合はＳ１００５に遷移し、認証に失敗した場合は、エラーメッセージなどを出力して、この終了する。Ｓ１００５で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、企業システム１０２から受け付けた利用目的とオペレータの認証情報とに基づいて、そのオペレータがその利用目的（例えば帳票の作成）の権限を有しているかを判定する。また、その帳票の利用目的が、対象のユーザの利用目的と一致しているかどうかを個人番号管理テーブル４３７を参照して判定する。こうして、その企業システム１０２のオペレータによる、そのユーザの個人番号を使用した源泉徴収票の作成が認められていると判定した場合はＳ１００６に遷移し、そうでないときはエラーメッセージなどを出力して、この処理を終了する。Ｓ１００６では、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は画面生成部４３１として機能し、企業システム１０２に対して、帳票作成画面の表示用ＵＲＬへのリダイレクト命令を発行する。
【００９８】
これによりＳ１００７に進み企業システム１０２のＣＰＵ２０１は通信部４２１として機能し、受信したリダイレクト命令に従って管理サーバ１０６にアクセスする。
【００９９】
これによりＳ１００８に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は画面生成部４３１として機能し、リダイレクトされたアクセス、即ち、帳票作成用の画面の取得要求を受信する。そしてＳ１００９に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、帳票作成用の画面表示用のマークアップランゲージを生成して企業システム１０２に返却する。
【０１００】
これによりＳ１０１０に進み企業システム１０２のＣＰＵ２０１は画面表示部４２２として機能し、受信したマークアップランゲージに従って、例えば図２３に示すような帳票操作画面を表示する。
【０１０１】
図２３は、実施形態に係る企業システム１０２で表示される帳票操作画面の一例を示す図である。
【０１０２】
操作２３０１は、帳票に対する操作を指定するための項目で、ここには「作成／編集」、「表示」、「印刷」、「依頼（帳票の作成依頼）」が含まれており、「依頼」には、その依頼先を示すメールアドレスが指定される。帳票２３０３は、対象となる帳票の種類を示している。オプション２３０３は、対象となる帳票に扶養者の情報を入力するかどうかを選択するのに使用される。ここでＯＫボタン２３０４が押下されると、この帳票の操作指示が入力される。操作終了ボタン２３０５は、その社員の個人番号を使用した帳票操作の終了を指示するためのボタンである。
【０１０３】
次にＳ１０１１に進み企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、この帳票操作画面を介したオペレータによる帳票に対する操作指示の有無を判断する。この操作指示の有無は、オペレータが図２３の帳票操作画面の２３０１〜２３０３を設定した後、ＯＫボタン２３０４が押下されたか否かを判定する。ここで操作指示があると判定するとＳ１０１２に進み、操作指示が無かった場合、再度Ｓ１０１１に進む。Ｓ１０１２で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は画面表示部４２２として機能し、Ｓ１０１１で行われた操作指示がどの操作指示であったかを判定する。図２３の画面で、「作成／編集」が指定されていた場合はＳ１０１３に進み、「表示」が指定されていた場合はＳ１０１４に進む。また「印刷」が指定されていた場合はＳ１０１５に進む。更に、「依頼」が指定されていた場合はＳ１０１６に進む。また操作終了ボタン２３０５が押下されたと判定した場合は、この処理を終了する。
【０１０４】
Ｓ１０１３で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、図２３の帳票２３０２で指定された帳票データに対して編集操作のための処理を実行する。このＳ１０１３の編集操作の詳細は後述する。Ｓ１０１４で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、帳票２３０２で指定された帳票データに対して表示操作のための処理を実行する。この表示操作の詳細は図１１のＳ１１０２を参照して後述する。またＳ１０１５で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、帳票２３０２で指定された帳票データに対して印刷操作のための処理を実行する。この印刷操作の詳細は後述する。Ｓ１０１６で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、帳票２３０２で指定された帳票データに対して、依頼操作のための処理を実行する。この依頼操作は、オペレータが作成した帳票データに対して、引き続き作成処理を行うように依頼する処理である。こうして作成された帳票データは帳票格納部４２６に保持される。そして作成した帳票データの所在情報と共に、引き続き作成を依頼するメール情報を、図２３のアドレス２３０６で指定されたユーザに対して電子メールで送信する。
【０１０５】
この図１０に示す処理により、企業システム１０２は、ある社員に関する帳票を作成する際、その社員の個人番号を管理サーバ１０６から取得して、その帳票に付与することができる。その際、その社員の個人番号の利用目的として、その社員に対応付けて予め登録されている帳票のみが作成できるように制限される。
【０１０６】
図１１は、図１０のＳ１０１３の帳票作成／編集指示に応じて行う帳票作成／編集処理を説明するフローチャートである。
【０１０７】
Ｓ１１０１で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、図２３の帳票２３０２で指定された対象の帳票データを取得する。次にＳ１１０２に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１１０１で取得した帳票データに基づいて帳票の表示処理を行う。この帳票の表示処理でＣＰＵ２０１は、表示指示される帳票に個人番号及び個人情報が存在するか否か判定する。そして個人番号及び個人情報が共に存在すると判定すると、その帳票は機密性が高い情報であると判定して、予め決められたユーザのみ参照を許可するように制御する。この場合は、管理サーバ１０６に、そのオペレータは、そのユーザ（社員）の個人番号及び個人情報を共に参照可能なオペレータであるかどうかを問い合わせ、その結果に応じて、その帳票の表示を制御する処理を行う。このＳ１１０２の処理の詳細な説明は後述する。
【０１０８】
次にＳ１１０３に進みＣＰＵ２０１は、作成／編集依頼された帳票の電子データに対する編集処理を受け付ける。ここで受け付ける編集処理としては、帳票に対する個人番号の挿入指示、或いは個人番号の挿入以外の帳票に対する編集処理、或いは帳票に対する編集の終了の指示を受け付ける。次にＳ１１０４に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１１０３で受け付けた帳票への編集処理の種別を判定する。ここで個人番号の挿入指示であると判定した場合はＳ１１０５に進む。また個人番号の挿入以外の編集の場合はＳ１１０６に進む。また帳票への編集の終了指示であった場合は、この処理を終了する。
【０１０９】
次にＳ１１０５でＣＰＵ２０１は、オペレータによる個人番号の挿入指示に応じて管理サーバ１０６に対して、個人番号の取得を依頼する。このＳ１１０５の処理の詳細は後述する。またＳ１１０６でＣＰＵ２０１は、帳票データに対する個人番号の挿入以外の編集処理を行う。この場合の編集処理は、帳票に対する情報の入力、変更、削除等の処理を含み、通常の電子データの編集処理のように、オペレータにより指示された編集指示に従って帳票データの編集を行う。
【０１１０】
図１２は、図１１のＳ１１０２帳票の表示処理を説明するフローチャートである。
【０１１１】
まずＳ１２０１で企業システムのＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、図２３の帳票２３０２で指定される表示対象の帳票データを取得する。次にＳ１２０２に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１１０１で指定された帳票に対する個人情報の管理処理を行う。ここで述べる管理処理とは、前述した表示するように指示された帳票に個人番号及び個人情報が共に存在するか否かを判定する。そして個人番号及び個人情報が共に存在すると判定すると、その帳票が機密性の高い情報であると判定し、予め決められたオペレータのみに参照を許可する。実際には、Ｓ１２０３で表示する帳票データに対して、許可されたオペレータに対してはＳ１２０１で取得した帳票データをそのまま表示する。一方、許可されていないオペレータに対しては、Ｓ１２０１で取得した帳票データに対し、参照不可の箇所（例えば、個人番号が記載されている箇所）をマスクして表示する。この処理の詳細な説明は後述する。そしてＳ１２０３に進みＣＰＵ２０１は画面表示部４２２として機能し、帳票データを表示する処理を行う。
【０１１２】
この処理により、帳票に個人番号及び個人情報が共に存在するときは、予め決められたオペレータのみに参照を許可し、それ以外のオペレータに対しては、参照できない箇所をマスクして帳票のイメージを表示することになる。
【０１１３】
図１３は、図１１のＳ１０１５の帳票印刷処理を説明するフローチャートである。
【０１１４】
まずＳ１３０１で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、前述した図２３の帳票２３０２で指定される印刷対象の帳票データを取得する。次にＳ１３０２に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１３０１で指定された帳票に対して個人情報に関する管理処理を行う。ここで述べる管理処理とは前述した、印刷指示される帳票内に個人番号及び個人情報が共に存在するかを判定する。そして個人番号及び個人情報が共に存在する場合は、その帳票が機密性の高い情報であると判定し、予め決められたユーザのみ印刷を許可する。具体的には、許可されたユーザに対してはＳ１３０１で取得した印刷対象の帳票データの印刷を許可する。一方、許可されていないユーザに対しては、Ｓ１３０１で取得した帳票データに対し、参照不可の箇所（例えば、個人番号の箇所）をマスクし、その箇所をマスクして印刷させる処理を行う。この処理の詳細な説明は後述する。そしてＳ１３０３に進みＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１に対して、帳票データの印刷を指示して印刷させる。
【０１１５】
図１４は、図１２のＳ１２０２及び図１３のＳ１３０２の個人情報の管理処理を説明するフローチャートである。
【０１１６】
まずＳ１４０１で企業管理システム１０２のＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、Ｓ１３０１或いはＳ１２０１で取得した帳票データに対する個人情報の取扱に関する判別処理を行う。具体的には、その帳票に個人番号及び個人情報が共に存在するかを判定する。そして個人番号及び個人情報が共に存在する場合、その帳票は機密性が高い情報であると判定し、個人情報の取扱の権限の確認が必要であると判定する。一方、個人番号及び個人情報の両方が存在しない場合は、その帳票を扱うのに際して、個人情報の取扱の権限の確認が不要であると判定する。この処理の詳細は後述する。次にＳ１４０２に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１４０１での判別処理に基づいて、個人番号の参照権限を確認する必要であるか否かを判定する。ここで参照権限の確認が必要と判定した場合はＳ１４０３に進み、必要がないと判定した場合は、この処理を終了する。Ｓ１４０３でＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、そのユーザ（社員）の個人番号の参照権限を確認する。具体的には、企業管理システム１０２のＣＰＵ２０１は、個人番号の参照権限の有無を、図１０のＳ１００２で取得した帳票の利用目的を付加して管理サーバ１０６に確認する。これにより管理サーバ１０６は、表３のユーザ管理テーブル４３４のアカウント（Ｂ２）及び利用目的（Ｂ５）に対する個人番号参照権限（Ｂ７）の情報を企業システム１０２に渡す。
【０１１７】
企業システム１０２では、作成する帳票毎に関連する部門が異なるケースが存在するため、各帳票の作成フロー毎に、各部門に対して、各社員の個人番号の参照権限を付加したいというニーズが存在する。従って、管理サーバ１０６は、アカウント（Ｂ２）及び利用目的（Ｂ５）に対する個人番号参照権限（Ｂ７）を企業システム１０２に渡すことで、この企業システム１０２のニーズに対応することができる。
【０１１８】
こうしてＳ１４０４に進み企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ１４０３で確認を行った個人番号の参照権限が、操作するオペレータに存在するか否かを判定する。ここで、そのオペレータがその権限を有していない判定するとＳ１４０５に進み、権限を有していると判定した場合は、この処理を終了する。Ｓ１４０５でＣＰＵ２０１は、帳票内の個人番号が存在する領域を、そのオペレータが参照できないようにマスクする処理を行う。ここでは例えばＣＰＵ２０１は、表８で示す帳票格納部４２６が保持する帳票領域管理テーブル４２９の個人番号領域（X1,Y1）,（X2,Y2）が示す領域を、黒塗りのオブジェクトで上書きすることで、そのオペレータが、個人番号が参照できないようにする。またここではマスク処理を黒塗りのオブジェクトの上書きで行ったが、他の手法で参照不可にする構成であっても構わない。
【０１１９】
このように、企業システム１０２のオペレータが、ある社員の個人番号を取得してその社員に関する帳票を作成する際、その操作を行うオペレータの個人番号の参照権限がないときは、その帳票に含まれる個人番号の領域を印刷或いは表示できないようにする。こうして参照権限のない人物が、個人情報と個人番号とが存在する帳票の閲覧できないようにできる。
【０１２０】
図１５は、図１４のＳ１４０１の個人情報の取扱判別処理を説明するフローチャートである。
【０１２１】
まずＳ１５０１で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、Ｓ１２０１或いはＳ１３０１で取得した帳票データに個人番号が存在するか否かを調べる。具体的には、表８に示す帳票領域管理テーブル４２９の個人番号領域（Ｈ４）が示す領域にオブジェクトが存在するか否かを判定することで個人番号の有無を判定できる。ここでオブジェクトが無いときは個人番号が存在しないと判定し、オブジェクトが存在すると個人番号が存在すると判定する。Ｓ１５０２でＣＰＵ２０１は、Ｓ１５０１での個人番号の探索処理に基づいて、個人番号が存在するか否かを判定する。ここで個人番号が存在すると判定するとＳ１５０３に進み、個人番号が存在しないと判定したときはＳ１５０６に進む。Ｓ１５０３でＣＰＵ２０１は、Ｓ１２０１或いはＳ１３０１で取得した帳票データに、個人情報が存在するか否かを調べる。ここでいう個人情報とは、社員の氏名、住所、扶養者の情報等の情報を示す。具体的には、表８に示す帳票領域管理テーブル４２９の個人情報領域（Ｈ３）が示す領域にオブジェクトが存在するか否かを判定する。ここでオブジェクトが無いときは個人情報が存在しないと判定し、オブジェクトが存在するときは、個人情報が存在すると判定する。そしてＳ１５０４に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１５０３の個人情報の探索処理の結果に基づいて、個人情報が存在するか否かを判定する。ここで個人情報が存在すると判定するとＳ１５０５に進み、個人情報が存在しないと判定した場合はＳ１５０６に進む。Ｓ１５０５でＣＰＵ２０１は、個人番号及び個人情報が共に存在することが判明したため、この帳票は機密性の高い情報であると判定し、個人番号の参照権限を確認する必要であると判定する。一方、Ｓ１５０６ではＣＰＵ２０１は、この帳票には個人番号及び個人情報のどちらかが存在しないため、この帳票は機密性が高い情報ではないと判定し、個人番号の参照権限を確認する必要がない判定する。
【０１２２】
図１６は、図１１のＳ１１０５の個人番号の取得処理を説明するフローチャートである。
【０１２３】
先ずＳ１６０１で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、帳票格納部４２６に格納されている帳票データから、図２３の帳票２３０２で指定された帳票データを検索する。次にＳ１６０２に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１６０１で帳票データが見つかったかを判定する。見つかった場合はステップＳ１６０３へ遷移するが、見つからなかった場合は、エラーメッセージなどを出力して、この処理を終了する。Ｓ１６０３でＣＰＵ２０１は、通信部４２１を介して管理サーバ１０６の帳票管理テーブル４５３に管理されている、対象の帳票データにおける判定項目と位置（表６におけるＦ３とＦ４）の情報を取得する。そしてＣＰＵ２０１は文字列取得部４２８として機能して、帳票データの対象文字列（ここではタイトルの文字列）を取得する。次にＳ１６０４に進みＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、管理サーバ１０６へＳ１６０３で取得した文字列とＳ１００２（図２２（Ｂ））で選択された利用目的を送信する。次にＳ１６０５に進みＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６から受信した利用目的と帳票の整合性の判定結果から、帳票データの文字列と利用目的が一致しているか、即ち、正当なものかどうかを判定する。ここで正当であると判定した場合はＳ１６０６へ遷移し、そうでないときは、エラーメッセージなどを出力して、この処理を終了する。
【０１２４】
Ｓ１６０６で企業システム１０２のＣＰＵ２０１はコマンド取得部４２７として機能して、その帳票データのテンプレートに埋め込まれている個人番号取得用のリクエストコマンドを取得する。次にＳ１６０７に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１６０６で取得したリクエストコマンドを管理サーバ１０６へ送信する。次にＳ１６０８に進みＣＰＵ２０１は、Ｓ１６０７で発行したリクエストコマンドにより個人番号が取得できたか否かを判定する。このとき管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、企業システム１０２のＣＰＵ２０１により要求された個人番号を提供可能か否かを判定し、提供もしくは提供不可の旨を通知する。こうして企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ１６０８において個人番号が正常に取得できたか否かを判定する。ここで個人番号を取得できたと判定した場合はＳ１６０９に進むが、取得できなかったと判定した場合は、この処理を終了する。Ｓ１６０９で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、受信した個人番号を、帳票データへ入力して個人番号を含む帳票を作成する。
【０１２５】
こうして企業システムは、ある社員の処理対象の帳票のテンプレートから管理サーバにアクセスして、その帳票に付与する、その社員の個人番号を取得することができる。
【０１２６】
図１７は、実施形態に係る管理サーバ１０６における個人番号に関する処理を説明するフローチャートである。
【０１２７】
まずＳ１７０１で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対してシステムの終了の指示があるかどうかを判定する。ここで終了指示がされていると判定した場合、処理を終了させるが、終了指示がされていないと判定した場合はＳ１７０２に進む。Ｓ１７０２で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は個人番号要求受信部４３８として機能し、企業システム１０２から個人番号が要求されたか否かを判定する。ここで個人番号が要求されていると判定した場合はＳ１７０３に進むが、要求がないと判定した場合はＳ１７０１に進む。Ｓ１７０３で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号に対する要求が何であったかを判定する。ここで個人番号を提供してほしいという要求であった場合はＳ１７０４に進む。また個人情報の問い合わせの場合はＳ１７０５に進む。Ｓ１７０４では管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、その要求された個人番号の提供が可能かどうかを判定し、その判定結果に応じて個人番号を提供する。その詳細な説明は後述する。
【０１２８】
一方、Ｓ１７０５で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号及び個人情報を共に扱うことが可能なオペレータからの要求かどうかを企業システム１０２に確認させる。個人番号及び個人情報を共に扱う事が可能か否かは、管理サーバ１０６が管理している、表３で示すユーザ管理テーブル４３４のアカウント（Ｂ２）に対する個人番号参照権限（Ｂ７）で示されるため、この情報を企業システム１０２に通知する処理を行う。
【０１２９】
尚、このとき管理サーバ１０６が、この個人番号参照権限に応じて、企業システム１０２に対する個人番号の提示を制御しても良い。
【０１３０】
図１８は、図１７のＳ１７０４の個人番号の提供処理を説明するフローチャートである。
【０１３１】
Ｓ１８０１，Ｓ１８０２では、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は帳票確認要求受信部４５１として機能し、企業システム１０２から受信した帳票データの文字列と利用目的の組み合わせが正当かどうかを判定する。このとき、表６の帳票管理テーブル４５３の利用目的（Ｆ１）と文字列（Ｆ５）との組合せと一致しているかどうかを、ＣＰＵ２０１は組み合わせ判定部４５２として機能して判定し、その判定結果を企業システム１０２へ通知する。次にＳ１８０３に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、Ｓ１８０２の判定結果から帳票データの文字列と利用目的の組合せが、帳票管理テーブル４５３と一致しているかどうかを判定する。ここで一致している、即ち、利用目的が正当であると判定するとＳ１８０４へ進むが、そうでないときはエラーメッセージなどを出力して、この処理を終了する。
【０１３２】
Ｓ１８０４で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、企業システム１０２から個人番号の要求を受信したか否かを判定する。ここで、その要求を受信したと判定するとＳ１８０５に進むがそうでないときはＳ１８０４の処理を実行する。Ｓ１８０５で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、リクエストＵＲＬ管理テーブル４５０を参照して、その要求を送信した企業システム１０２のＵＲＬが登録済みのＵＲＬかどうか判定する。ここで登録済みＵＲＬであると判定した場合はＳ１８０６へ進むが、そうでないときはエラーメッセージなど出力して、この処理を終了する。Ｓ１８０６で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、Ｓ１８０４で受信したリクエストコマンドの社員ＩＤと利用目的が、個人番号管理テーブル４３７に登録されている組合せ（表４の社員ＩＤ（Ｄ１）と利用目的（Ｄ４））と一致しているか否かを判定する。ここで一致していると判定するとＳ１８０７に進むが、そうでないときは、エラーメッセージなど出力して、この処理を終了する。Ｓ１８０７で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号管理テーブル４３７に登録されている、その要求された社員（ユーザ）の個人番号（表４の個人番号（Ｄ２））を企業システム１０２へ送信する。
【０１３３】
以上説明したように実施形態によれば、管理サーバは、ユーザ（社員）の個人番号を、その利用目的とともに登録しておき、その個人番号が要求されたときに、その個人番号の使用目的に応じて、その個人番号を要求元に提供するかどうかを制御できる。
【０１３４】
また個人情報を含む帳票の作成に関連して個人番号が要求されたときは、その操作者（オペレータ）の個人番号の参照権限に応じて、その個人番号をそのまま、或いはマスクした状態で帳票を印刷或いは表示することができる。
【０１３５】
尚、上記実施形態では、管理サーバ１０６が社員情報管理テーブル４５５やユーザ管理テーブル４３４を有するように説明したが、企業サーバ１０２が社員情報管理テーブル４５５を有しても良い。その場合、オペレータに設定された個人番号の利用目的とユーザ（社員）に設定された個人番号の利用目的に基づいて、企業サーバ１０２自身がユーザ（社員）個人番号の取得の目的が、設定された条件に合致しているかどうかを判断できる。
【０１３６】
（その他の実施形態）
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
【０１３７】
本発明は上記実施の形態に制限されるものではなく、本発明の精神及び範囲から離脱することなく、様々な変更及び変形が可能である。従って、本発明の範囲を公にするために、以下の請求項を添付する。
【符号の説明】
【０１３８】
１０１…画像形成装置、１０２…企業システム、１０３…クライアント、１０６…管理サーバ、２０１，３０９…ＣＰＵ、３０４…操作部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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