(57)【要約】【課題】ビルとテナントの双方における受付・管理業務の効率化が図れ、訪問者本人確認を適確に行える電子データ（デジタルデータ）管理機能を有するテナント型受付管理システムを提供する。【解決手段】ビル及びビル内のテナントに入館や入室するとき、ビルとテナントとの両受付にて入館と入室の両手続きが必要とされるようなテナント型受付管理システムにおいて、前記ビルのビル受付端末及び前記テナントのテナント受付端末から入力される受付情報を含む入館・入室に関する情報を電子化データとし管理し、当該電子化データを前記ビルのビル受付端末及び前記テナントのテナント受付端末の双方に送受信するサーバシステムを有し、前記両受付端末にて同一受付作業を共有可能とする。【選択図】図１
2016115026.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ビル及びビル内のテナントに入館や入室するとき、ビルとテナントとの両受付にて入館と入室の両手続きが必要とされるようなテナント型受付管理システムにおいて、
前記ビルのビル受付端末及び前記テナントのテナント受付端末から入力される受付情報を含む入館・入室に関する情報を電子化データとし管理し、当該電子化データを前記ビルのビル受付端末及び前記テナントのテナント受付端末の双方に送受信するサーバシステムを有し、前記両受付端末にて同一受付作業を共有可能とする特徴とするテナント型受付管理システム。
【請求項２】
サーバシステムと受付システム（タブレットシステム）とテナント側システムとを有し、
前記サーバシステムは、
前記受付システムシステムからのビル受付情報及び前記テナント側システムからのテナント退室情報を受信する手段、
予め設定されたフォーマット形式のテナント情報を前記受付システムシステムに送信し、前記ビル受付情報を前記テナント側システムに送信する手段、
前記ビル受付情報、前記テナント退室情報、及び前記テナント情報を含む基本情報を管理情報として記憶装置に登録する手段、
を有し、
前記受付システムは、
前記ビル受付情報を入力する電子受付端末を含み、前記サーバシステムから送信された前記予め設定されたフォーマット形式のテナント情報を受信して表示画面に表示する手段、
訪問者にて、当該表示画面から訪問先のテナントを選択してビル入館に必要な項目に関する情報をビル受付情報として入力し、受付者にて、選択テナントに関する受付開始時間、受付終了時間を含む受付時間情報が確認したとき、当該ビル受付情報を前記サーバシステムに送信する手段、
を有し、
前記テナント側システムは、
前記テナント受付情報を入力する電子受付端末を含み、前記サーバシステムから送信されるビル受付情報を含むビル入館状況を受信する手段、前記テナント退室情報を前記サーバシステムに送信する手段、
前記テナント受付情報及び前記テナント退室情報をテナント管理情報として記録装置に登録する手段、
を有することを特徴とするテナント型受付管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載のテナント型受付管理システムにおいて、
前記記憶装置は、各テナント名を示すテナントテーブルを登録するテナント情報ＤＢ、テナント毎の受付周期、受付開始時間、受付終了時間、を示す受付時間テーブルを登録する受付時間情報ＤＢ、ビル入館許可受付種別を示す入館許可テーブル及び当該受付種別の情報を示す受付種別テーブルを登録する受付種別情報ＤＢ、情報を送信する送信先アドレスを示すデータ送信先テーブルを登録するデータ送信先情報ＤＢ、ビル入館、ビル退館に関する情報を示す入退館情報テーブルを登録する入退館情報ＤＢ、を有することを特徴とするテナント型受付管理システム。
【請求項４】
請求項１に記載のテナント型受付管理システムにおいて、
前記タブレットシステムは、さらに
訪問者のビル入館に問題がある場合やテナント側システムに事前連絡事項がある場合、前記サーバシステムに通知する手段、を有することを特徴とするテナント型受付管理システム。
【請求項５】
サーバシステムと受付システム（タブレットシステム）とテナント側システムとを有し、
前記サーバシステムは、
前記受付システムシステムからのビル受付情報及び前記テナント側システムからのテナント退室情報を受信し、
予め設定されたフォーマット形式のテナント情報を前記受付システムシステムに送信し、前記ビル受付情報を前記テナント側システムに送信し、
前記ビル受付情報、前記テナント退室情報、及び前記テナント情報を含む基本情報を管理情報として記憶装置に登録し、
前記受付システムシステムは、
前記ビル受付情報を入力する電子受付端末を含み、前記サーバシステムから送信された前記予め設定されたフォーマット形式のテナント情報を受信して表示画面に表示し、
訪問者にて、当該表示画面から訪問先のテナントを選択してビル入館に必要な項目に関する情報をビル受付情報として入力し、受付者にて、選択テナントに関する受付開始時間、受付終了時間を含む受付時間情報が確認したとき、当該ビル受付情報を前記サーバシステムに送信し、
前記テナント側システムは、
前記テナント受付情報を入力する電子受付端末を含み、前記サーバシステムから送信されるビル受付情報を含むビル入館状況を受信する手段（C1）、前記テナント退室情報を前記サーバシステムに送信し、
前記テナント受付情報及び前記テナント退室情報をテナント管理情報として記録装置に登録する、
ことを特徴とするテナント型受付管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はテナント型受付管理システム及びテナント型受付管理方法に関する。
【０００２】
更に詳しくは、例えば、来館者／来訪者（以下訪問者と称する）が複数のテナント（例えば会社）が入居している建屋（以下、ビルと称する）の一つのテナントを訪問し、ビル及びビル内のテナント（会社など）に入館や入室するとき、ビルとテナントとの両受付にて入館と入室の両手続きが必要とされるようなシステムに使用して好適な、テナント型受付管理システム及びテナント型受付管理方法に関する。
【背景技術】
【０００３】
本技術分野の背景技術として、特開２０１４−６７６３号公報（特許文献１）がある。この公報には、「来訪者の入退館を管理する入退館システム１であって、入退館管理サーバ１０と受付端末４０とを有し、入退館管理サーバ１０は、入館申請情報を申請者端末３０から受け付けて入館情報ＤＢ２１に登録し、各来訪者に対してそれぞれ受付番号を発行して電子メールにより送付する申請処理部１１と、受付端末４０において来訪者から入力された受付番号に基づいて、入館情報ＤＢ２１から対応する入館申請情報を取得して受付端末４０に送信する入退館管理部１３とを有し、受付端末４０は、入退館管理部１３から受信した入館申請情報に基づいて、来訪者の識別情報を印刷したゲストカード４１と、受付番号を含む情報を保持するＩＣカードからなる入館カード４２とを出力」し、「入館申請の受け付けから入館証の発行、持込物の検品や検査等の入退館処理を統合的に行い、セキュリティを向上させつつ入退館処理の効率化や省力化を可能とする」という記載がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１４−６７６３
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１には、入退管理システムの仕組みが記載されている。
係る入退管理システムによれば、入館申請の受け付けから入館証の発行、持込物の検品や検査等の入退館処理を統合的に行い、セキュリティを向上させつつ入退館処理の効率化や省力化ができ、入館・退出管理システムとして有効である。
【０００６】
しかし、テナント型ビルにおける入退館管理システム、つまりビルに入館するための受付とビル内のテナントに入室するための受付との双方を要求する管理システム（データセンタなど）への適用までは考慮されていない。
換言すれば、複数のテナント（会社など）が入居しているビルにおいて、ビルとテナントとの双方において、ビル入館・退出及び各テナント入室・退室の受付作業・管理業務に対しては何ら考慮されていない。
【０００７】
そこで、本発明は、ビル側及びテナント側における受付業務の簡略化及び時間短縮が実現でき、受付時における個人情報を含む受付情報などの管理情報を電子データとして管理でき、セキュリティ及びコスト的メリットを期待することができるテナント型受付管理システム及び方法を提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、代表的な本発明のテナント型受付管理システム及び方法の一つは、
ビル及びビル内のテナントに入館や入室するとき、ビルとテナントとの両受付にて入館と入室の両手続きが必要とされるようなテナント型受付管理システムにおいて、
前記ビルのビル受付端末及び前記テナントのテナント受付端末から入力される受付情報を含む入館・入室に関する情報を電子化データとし管理し、当該電子化データを前記ビルのビル受付端末及び前記テナントのテナント受付端末の双方に送受信するサーバシステムを有し、前記両受付端末にて同一受付作業を共有可能とする。
【０００９】
また、代表的な本発明のテナント型受付管理システム及び方法の一つは、
サーバシステムと受付システム（タブレットシステム）とテナント側システムとを有し、
前記サーバシステムは、
前記受付システムからのビル受付情報及び前記テナント側システムからのテナント退室情報を受信する手段、
予め設定されたフォーマット形式のテナント情報を前記受付システムシステムに送信し、前記ビル受付情報を前記テナント側システムに送信する手段、
前記ビル受付情報、前記テナント退室情報、及び前記テナント情報を含む基本情報を管理情報として記憶装置に登録する手段、
を有し、
前記受付システムは、
前記ビル受付情報を入力する電子受付端末を含み、前記サーバシステムから送信された前記予め設定されたフォーマット形式のテナント情報を受信して表示画面に表示する手段、
訪問者にて、当該表示画面から訪問先のテナントを選択してビル入館に必要な項目に関する情報をビル受付情報として入力し、受付者にて、選択テナントに関する受付開始時間、受付終了時間を含む受付時間情報を確認したとき、当該ビル受付情報を前記サーバシステムに送信する手段、
を有し、
前記テナント側システムは、
前記テナント受付情報を入力する電子受付端末を含み、前記サーバシステムから送信されるビル受付情報を含むビル入館状況を受信する手段、前記テナント退室情報を前記サーバシステムに送信する手段、
前記テナント受付情報及び前記テナント退室情報をテナント管理情報として記録装置に登録する手段、
を有することを特徴とする。
【００１０】
前記記憶装置は、各テナント名を示すテナントテーブルを登録するテナント情報ＤＢ、テナント毎の受付周期、受付開始時間、受付終了時間、を示す受付時間テーブルを登録する受付時間情報ＤＢ、ビル入館許可受付種別を示す入館許可テーブル及び当該受付種別の情報を示す受付種別テーブルを登録する受付種別情報ＤＢ、情報を送信する送信先アドレスを示すデータ送信先テーブルを登録するデータ送信先情報ＤＢ、ビル入館、ビル退館に関する情報を示す入退館情報テーブルを登録する入退館情報ＤＢ、を有する。
【００１１】
前記タブレットシステムは、さらに
訪問者のビル入館に問題がある場合やテナント側システムに事前連絡事項がある場合、前記サーバシステムに通知する手段、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
ビル及びテナントの双方における入館や入室手続きが簡略化でき、受付業務を効率化でき、訪問者本人確認を適確に行える。
【００１３】
上記した以外の課題、構成及び効果は、以下の実施例形態の説明により明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】図１は、テナント型受付管理システムの構成を示すブロック図。
【図２】図２は、サーバシステムの構成を示すブロック図。
【図３】図３は、テナント側システムの構成を示すブロック図。
【図４】図４は、図１の受付端末の一構成例を示すブロック図。
【図５】図５は、図１のタブレットシステムにおけるビル受付用タブレットによる受付手続きフロー及びタブレット表示画面における入館申請書の偏移を示すフロー図。
【図６】図６は、図１のタブレットシステムとテナントシステムとの間での情報送受を示すフロー図。
【図７】図７は、退室・退館手続きフロー図。
【図８】図８は、テナント情報ＤＢにおけるテナントテーブルの内容を示す図。
【図９】図９は、受付時間ＤＢにおけるテーブルの内容を示す図。
【図１０】図１０は、受付種別情報ＤＢにおける受付種別テーブル及び入館許可テーブルの内容を示す図。
【図１１】図１１は、データ送信先情報ＤＢにおけるデータ送信先テーブルの内容を示す図。
【図１２】図１２は、テナント管理情報ＤＢにおける入退館情報テーブルの内容を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
複数のテナント（例えば、会社、部署、公共出先機関など）が入居しているビルを管理する会社における管理システムは、ビルへの入館手続きが厳しくなっている。つまり、入館セキュリティが高く設定されている。
そして、複数のテナントが入居しているテナント型受付管理システムにおける受付作業・管理業務は、一般的に以下のような手順により実施されている。
【００１６】
まず、一般訪問者（入館者）は、ビルへの入館時にビル受付フロントにてビル入館手続きを行う。このビル入館手続きは、ビル管理側にて用意された入館申請書（紙媒体）に、入館に必要な事項、例えば、訪問先（テナント先）、訪問理由、訪問者の会社名や氏名、アドレスなどの個人情報、入館時間、などを記入（全て自筆）する。また、本人確認が実施されている。
【００１７】
ビル側の受付者は、訪問者本人を特定するに足りる証明書（例えば、運転免許証などの公的証明書）を要求し、当該書類などを目視にて本人確認を行う。そして、本人確認ができた場合、訪問者のビルへの入館を許可する。
ここで、入館申請書への自署を求め、かつ本人を特定するために免許書等の公的証明書の提示を求めることにより、入館者本人がその時間に確実に入館しているとの証明となる。
【００１８】
入館許可を得た訪問者は、訪問先のテナントに向かい、当該テナントの受付フロントにて、ビル入館手続きと同様にテナント入室手続きを行う。このテナント入室手続きは、各テナントにて決められた入室許可を得るための申請書（紙媒体）に必要事項を記入する。
テナント側の受付者は、訪問者本人を特定するに足りる証明書（例えば、運転免許証などの公的証明書）を要求し、当該書類などを目視にて本人確認を行う。そして、本人確認ができた場合、訪問者のテナントへの入室を許可する。
入室許可を得た訪問者は、訪問先のテナントに入室する。
テナント退室やビル退館時もそれぞれの受付にて退室や退館手続きを行って退室、退館する。
【００１９】
各テナントにおける申請書は、テナント毎に異なっている。また、入館や入室時の申請書と実際に入館や入室した場合における入館や入室時の記載内容などは、各テナントがそれぞれの管理基準に従って、各書類、つまり紙媒体で保管するなどの管理を行っている。
【００２０】
係るシステムによれば、ビルとテナントの双方にて二重の受付管理を行うことから、セキュリティ面では有効である。
しかし、その反面、ビル受付とテナント受付による二重受付を行っていることから、重複する作業が発生し、ビル全体の入館・入室受付作業業務としては非効率である。
また、受付時に必要な書類（紙ベース）を目視で確認し、当該書類を保管管理するものにあっては、その保管場所の確保、廃棄管理なども必要となる。
【００２１】
即ち、例えば、データセンタや研究室等のテナントが入るビルにおける受付管理システムにおいて、ビル側及びテナント側の双方にて受付業務、つまり、ビルへの入退館受付とテナントへの入退室受付とを実施する必要があるセキュリティが厳しい環境にあっては、一般の来館者の場合、ビルフロントにて受付手続きを済ませたあと、更にテナント側でも同じような受付手続きを行う必要がある。
したがって、入館者（訪問者）とビル受付者及びテナント受付者による入館や入室のための受付手続き（申請手続き）に時間がかかる。のみならず、受付者や訪問者ともに煩わしさを感じる。
これらは、特に、同時に大人数の訪問者があった場合や入館・退館が重なった場合、特に時間がかかる課題があった。
また、受付手続きに際しては、訪問者に対するセキュリティを確保する上で入館申請書への自筆（手書き）や公的証明書などによる本人確認が要求される。そして、受付時における入館申請書などはエビデンスとして残す必要がある。当該エビデンスは、基本的に個人情報が含まれるため、その保管は非常に大事である。特に、セキュリティを厳しくする必要がある場合、保管期間も複数年必要となり、セキュリティの高い場所を確保する必要がある。
【００２２】
本願発明は、上述した課題を是正するものであり、以下、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【実施例】
【００２３】
まず、本システムの概略を説明する。
本システムは、事前にテナントの情報（入館時間、入館申請書の有無、入館状況の受信方法、等）をサーバシステム１０側に登録しておき、訪問者が各テナントに入室する場合に、ビル受付フロントにおける訪問者による受付作業による受付時情報（訪問先、訪問理由、会社名や氏名の自署等）をタブレットシステム３０に登録する。
この登録タイミングで、サーバシステム１０側に登録されている基本情報と連携し、入館可能時間（入館開始時間、入館終了時間）や申請書が事前提出必要で有無、申請書が存在するか否か等をビル受付者側に通知する。これにより、当該訪問者を各テナントの条件に沿って、案内可能となる。場合によっては、複数テナントへの立ち寄りが必要な場合についても、複数テナントの条件に沿って案内できる機能を要し、複数テナントと立ち寄りに対しても、各テナントの条件に合わせて、案内できる。
【００２４】
サーバシステム１０は、受付作業に必要な管理システムである。そして、テナント情報として、事前に受付時間、テナント側へのデータ授受方式、申請書が必要可否、申請書が無かった場合の対応方法、等を記憶装置に保管する機能を有する。
【００２５】
また、当情報を利用し、訪問者がビル受付フロントに来た時に受付システム（タブレットシステム）３０におけるビル受付タブレット３１との間で受付に必要なデータを送受信し、当該受付データをやり取りする。必要なデータを取得した後に、テナント側システム２０に事前に登録されているデータ授受方式（テナント側の受付管理ツール、例えば、メールなど）で受付時に訪問者が入力した内容をテナント受付用タブレット３２に送付する機能を有する。また、訪問者が退室するときは、必要に応じて、訪問者が退室する際に、退室情報をビル受付タブレット側に送信する機能を有する。
【００２６】
また、タブレットシステム３０は、訪問者がビルに入館した際に、受付者はビル受付用タブレット３１を訪問者に手渡しする。訪問者は、当該タブレットにて訪問先や訪問理由や個人情報等を記載することとなる。そこで、訪問先により入館可能時間等が表示されることにより、受付者及び訪問者ともに、受付情報と入館案内情報が表示され、必要な受付が完了となる。また、退館時にも退館ボタン等を押すことによって、退館時間の記入も完了となり、カードや入館バッチ等を受け取る等、そのビルのセキュリティに有った対応を取るのみで完了となる。
【００２７】
以下、図面により、本システムの構成について説明する。図１は、テナント型受付管理システムの構成を示すブロック図である。
【００２８】
テナント型受付管理システムは、サーバシステム１０、テナント側システム２０、受付システム３０、ネットワーク４０、を有する。
【００２９】
サーバシステム１０は、入出力装置１０３、記憶装置１０１、通信装置１０４、演算装置１０２、を有する。
【００３０】
入出力装置１０３は、基本情報を入力するキーボードや受付情報を送信する入館開始ボタンや退館ボタンなどを有する。また、基本情報や受付情報を表示するディスプレイなどを有する。基本情報は、例えば、図８〜図１２に示す如く、テナント名を含むテナント情報、受付開始情報や受付終了時間などを含む受付時間情報、受付種別を含む入館許可情報、送信先メールアドレスやＩＰアドレスを含むデータ送信先情報、などである。これらの情報については後述する。
【００３１】
記憶装置１０１は、ビル受付に必要な基本情報を管理情報として記録するものであり、また、入退館エビデンス情報として記録する装置である。
記憶装置１０１は、例えば、図２に示すように上記各基本情報を管理情報として個別に記録し登録するデータベース１０１１〜１０１５を有する。
【００３２】
通信装置１０４は、受付システム３０及びテナント側システム２０との間の通信を行う装置である。
【００３３】
演算装置１０２は、内部に格納されたプログラムに従って上記の各装置の動作を制御する。詳細動作は後述する。
【００３４】
テナント側システム２０は、入出力装置２０３、記憶装置２０１、通信装置２０４、演算装置２０２、を有する。
【００３５】
入出力装置２０３は、テナント側にて必要な情報を入力し、また、情報を出力表示するものである。
【００３６】
記憶装置２０１は、テナント受付に必要な管理情報や入退館エビデンス（メールやフォルダの場合もある）を記憶する装置である。記憶装置２０１は、例えば、図３に示すようにテナント毎のテナントに関する情報を記録管理するデータベース２０１１〜２０１３、を有する。
【００３７】
通信装置２０４は、受付システム３０及びサーバシステム１０との間の通信を行う装置である。通信は、例えば、メール又は専用回線（ＬＡＮ、ＷＡＮ、など）により行う。
【００３８】
演算装置２０２は、内部に格納されたプログラムに従って上記の各装置の動作を制御する。詳細動作は後述する。
【００３９】
受付システム３０は、ビルカウンタやテナントカウンタに配置され、受付時に必要な情報を入力し、また、情報を表示する受付端末３１、３２、を有する。受付端末３１、３２は、入力情報（受付情報）を含む入館情報をサーバシステム１０に送信するものでもある。
【００４０】
入力情報は、ビルの受付カウンタやテナントの受付カウンタにて、訪問者により、訪問先（テナント）の選択、各訪問先に対応する入館申請書に必要な事項を自筆（手書き）で入力してもらう。
したがって、受付端末３１、３２は、上述した機能を有する端末であればよい。例えば、タブレットのような電子デバイスを使用するとよい。
【００４１】
即ち、訪問者は、タブレットにより、入館許可申請書フォーマットに従いビル入館又はテナント入室に必要とされる受付項目（訪問先、入館者の会社名や氏名等）を記入（自筆）・入力する。
受付者は、内容を確認の上、タブレットに入力された受付情報を含む入館者に関する入館情報の送信操作をする。
タブレットシステムは、タブレットの入館情報を、ネットワーク（有線又は無線）を介してサーバシステムに送信する。
【００４２】
図２は、サーバシステムの入力装置１０３１、通信装置１０４、演算装置の処理機能を説明するための図である。
【００４３】
サーバシステム１０はサーバからなる。サーバ１０は、入力装置１０３１は、基本情報を入力装置により入力する。これらの基本情報は、演算装置１０２の制御により、記憶装置１０１の各データベース（以下ＤＢと省略する）１０１１〜１０１５に登録される。
【００４４】
通信装置１０４は、タブレットシステム３０及びテナント側システム２０との間の通信を行う装置である。通信は、例えば、メール又は専用回線（ＬＡＮ、ＷＡＮ、など）により行う。
【００４５】
演算装置１０２は、基本情報登録部１０２１、テナント情報送信部１０２２、受付情報受信部１０２３、受付情報送信部１０２４、受付情報登録部１０２５、退館情報受信部１０２６、退館情報登録部１０２７、を有する。
【００４６】
基本情報登録部１０２１は、各基本情報を管理情報として記憶装置１０１の各ＤＢ１０１１〜１０１５に登録する。
【００４７】
テナント情報送信部１０２２は、訪問者により選択されたテナントのテナント情報をタブレットシステム３０のビル受付用タブレット３２に送信する。
【００４８】
受付情報受信部１０２３は、ビル受付用タブレット３１からの入館情報（含受付情報（訪問者の会社名、氏名、連絡先、その他）を受信する。
【００４９】
受付情報送信部１０２４は、ビル受付用タブレット３１からの受付情報をテナント側システム２０に送信する。
【００５０】
受付情報登録部１０２５はビル受付用タブレット３１からの受付情報を記憶装置１０１の入退館情報ＤＢ１０１５に登録する。
【００５１】
退館情報受信部１０２６は、ビル受付用タブレット３１からの退館情報を受信する。
【００５２】
退館情報登録部１０２７は、ビル受付用タブレット３１からの退館情報を記憶装置の入退館情報ＤＢ１０１５に登録する。
【００５３】
図３は、テナント側システム２０の演算装置２０２の処理機能を説明する図である。
演算装置２０２は、ビル入館情報・入館状況受信部２０２１、ビル入館情報・状況保存部２０２２、テナント側受付業務実施部２０２３、テナント側入室情報・入室状況登録部２０２４、退室情報送信部２０２５、を有する。
【００５４】
ビル入館情報・入館状況受信部２０２１は、タブレットからの入館状況を示す入館情報（含受付情報）を受信する。
【００５５】
ビル入館情報・状況保存部２０２２は、タブレットからの入館情報（含受付情報）を記憶装置のテナント管理情報ＤＢに登録、保存する。
【００５６】
テナント側受付業務実施部２０２３は、テナント側受付業務を実施（受付情報入力）する。
【００５７】
テナント側入室情報・入室状況登録部２０２４は、テナント側受付業務における受付情報を記憶装置２０１のテナント管理情報ＤＢ２０１１、２０１２、・・・２０１３に登録する。
退室情報送信部２０２５は、テナント退室情報をタブレットシステムに送信する。
【００５８】
図４は受付端末３１の構成例を示すブロック図である。受付端末３１は、受付作業で実際に入館者にデータを登録してもらい、その情報をサーバシステムに送信し、保管してもらう作業に必要な端末である。例えば、受付情報入力部３１１、入館申請書画面を構成する情報を受信する受信部３１２、訪問先選択画面や入館申請書画面を構成する情報及び受付情報を表示する表示部３１３、入館申請書画面（入館情報（含受付情報）情報を送信する送信部３１４、表示部に表示された情報をサーバシステム１０に送信する操作ボタン部３１５、各部を制御する制御部３１６、などを有する。
【００５９】
受付情報入力部３１１は、訪問者がビルやテナントに入館や入室するとき、受付者より手渡された訪問者により入館や入室に必要な受付情報を入力する。
【００６０】
訪問先選択画面は、ビルに入居のテナントを表示し、訪問先を選択できるように構成する。当該訪問先選択画面より、訪問先（テナント）を選択すると、当該選択訪問先に対応した所定フォーマット化された入館申請書画面を構成する情報を受信し表示部３１３に表示されるように構成する。
受付端末３２も同様に構成する。
【００６１】
受付端末による受付手続きフロー及び所定フォーマット化された入館申請書画面の例は、以下説明する。
【００６２】
図５は、タブレットシステムのビル受付用受付タブレット３１における入館申請書に必要な事項を入力する手順を示すフロー及びそのときの入館申請書表示画面（所定のフォーマット）の偏移を説明する図である。
図５のフローに基づく動作は、以下のとおりである。
【００６３】
ステップＳ３１１：受付者は、ビル受付用タブレット３１を訪問者に手渡し、入館申請書（所定フォーマット）に入館に必要な事項の選択・記入（手書き）・入力依頼する。
【００６４】
ステップＳ３１２：訪問者は、ビル受付用タブレット３１のディスプレイに表示される入館申請書（所定フォーマット）表示画面３１０から、申請時に必要な入館情報（含申請又は受付情報：訪問先、訪問者の会社名、氏名、連絡先（手書きデータ）、入館時間、などを入力する。
【００６５】
斯様にステップＳ３１１にて訪問先（テナントや部署先）を選択させること、ステップＳ３１１２にて入館申請書（入館に必要な事項）を自筆（手書き）で記載させることにより、過去の履歴データ（自筆）と公的証明書による本人確認が容易に適確に行うことができる。
【００６６】
また、テナント毎の入館申請書（所定フォーマット）を受付用タブレットに表示させ、テナント毎の入館可能時間（受付開始時間や受付終了時間など）や事前申請要否、などの案内を受付者側に通知することにより、テナント毎の訪問手続き案内方法を間違いなく行うことができる。また、事前申請の提出状況なども自動的に確認できるようにすることができ、受付処理ミス防止となる。
【００６７】
ステップＳ３１３：ビル受付用タブレット３１は、入館情報（含申請又は受付情報：訪問先、訪問者の会社名、氏名、連絡先（手書きデータ）を表示部に入館申請書表示画面３１０’として表示する。
【００６８】
ステップＳ３１４：受付者は、ビル受付用タブレット３１の入館申請書表示画面１０３’により、入館情報（含申請又は受付情報：訪問先、訪問者の会社名、氏名、連絡先（手書きデータ）などを確認する。また、入館可能時間や事前申請要否（入館訪問者が事前に提出済の入館申請書の有無）を確認する
【００６９】
ステップＳ３１５：ビル受付用タブレット３１は、事前入館申請書有の場合、ステップＳ３１６に進み、無の場合、ステップ３１７に進む。
【００７０】
ステップＳ３１６：ビル受付用タブレット３１は、入館申請書照合の結果、一致の場合、ステップＳ３１７に進み、不一致の場合、ステップＳ３１８に進む。
【００７１】
ステップＳ３１７：ビル受付用タブレット３１は、：訪問者に関する入館情報（含受付情報）を専用線又はメールなどにより訪問先テナントのテナント受付用タブレット３２に送信する。このときの情報送信は、サーバシステム１０を経由して行う。
【００７２】
ステップＳ３１８：ビル受付用タブレット３１は、訪問先（訪問テナント先）へ照合結果（テナント入室不許可データ）を専用線又はメールなどにより訪問先テナントのテナント受付用タブレット３２に送信する。このときの情報送信は、サーバシステム１０を経由して行う。
【００７３】
図６は、ビル受付用タブレット３１とテナント受付用タブレット３２との間の情報送受を説明する図である。
図６のフローに基づく動作は、以下のとおりである。
【００７４】
ステップＳ３２１：テナント受付用タブレット３１は、ビル受付用タブレット３２からの入館情報（含受付情報）を受信しディスプレイに表示する。
斯様にステップＳ３２１にてビル受付用タブレット３１による受付情報を事前に受けて、ディスプレイに表示することにより、テナント受付側では、ビル受付側による作業と重複する作業を省略することができる。また、ビル入館許可を受けたときからテナントまで来る間、受付手続き準備が可能であり、時間的余裕を得ることができる。また、ビル入館時と同じ作業を省略することができることから、時間短縮を図ることができる。また、テナント側にて入退室カードなどを発行する作業がある場合にもビル入館受付完了時点で入館状況を把握することにより、事前準備が可能である。
【００７５】
ステップＳ３２２：受付者は、ディスプレイに表示された入館情報を元に入室可否を確認し、その結果をビル受付用タブレット３１に回答する。
【００７６】
ステップＳ３１９：ステップＳ３２２による回答を受信し、当該回答を元に訪問者の入室許可／不許可を判定する。当該ステップにて入室不許可の場合には、ステップＳ３１１１にてビル入館を断る。入出許可の場合には、ステップＳ３１１２にてビル入館時間を入力する。また、このとき、ビル受付時にビル受付用タブレット３１にて入力した内容（受付情報：入館先、入館者の会社名、氏名、連絡先）をテナント受付用タブレット３１側に送信する。
【００７７】
ステップＳ３２３：テナント受付用タブレット３２は、ビル受付時に入力した内容をディスプレイに表示する。
【００７８】
ステップＳ３２４：受付者は、ディスプレイに表示されたビル受付時に入力した内容などを元に訪問者本人を確認する。また、訪問者に対して必要項目の記載を依頼する。
【００７９】
ステップＳ３２５：訪問者／受付者は、テナント個別の入室手続を実施する。例えば、入室証発行／カード発行、入室時間などを入力する。
【００８０】
ステップＳ３２６：訪問者は、入室許可を得てテナントに入室する。
【００８１】
図７は、退室・退館手続きフローを示す図である。図６のフローに基づく動作は、以下のとおりである。
【００８２】
ステップＳ３２７：訪問者／受付者は、テナント退室手続き実施する。例えば、発行入室証／発行カードなどの返却／回収、退室時間などの入力を行う。
【００８３】
ステップＳ３２８：テナント受付用タブレット３２は、退室情報をビル受付用タブレット３１に通知するとともに退室情報を送信する。
【００８４】
ステップＳ３２９：訪問者は、テナントを退室する。
【００８５】
ステップＳ３１２１：ビル受付用タブレット３１は、テナント受付用タブレット３２からの通知とともに退室情報を受信し、ディスプレイ表示する。
【００８６】
ステップＳ３１２２：訪問者／受付者は、ビル退館手続きを実施する。
【００８７】
ステップＳ３１２３：訪問者は、ビルを退館する。
【００８８】
図８は、テナントテーブルの構成を示す。
テナントテーブルＴ１は、テナントに関する情報を示したテーブルである。具体的には、テーブルは、例えば、「テナントＩＤ（０００１、０００２、０００３、・・・）」１０１１１、「テナント名（Ａ、Ｂ、Ｃ、・・・）」１０１１２、などの情報を有する。
【００８９】
図９は、受付時間テーブルＴ２の構成を示す。
受付時間テーブルＴ２は、「識別ＩＤ」（０００１、０００２、０００３、・・・）」１０１２１、「テナントＩＤ」１０１２２、「受付周期（３６５日、週次、カレンダ、・・・）」１０１２３、「曜日（０、月火水木金、０、・・・）」１０１２４、「受付開始時間（０：００；００、９：００；００、９：００：００、・・・）」１０１２５、「受付終了時間（２４：００：００、１２：００；００、１７：００：００、・・・）」１０１２６、などの情報を有する。
【００９０】
図１０は、入館許可テーブル及び受付種別テーブルＴ３（Ｔ３１、Ｔ３２）の構成を示す。
入館許可テーブルＴ３１は、「入館許可ＩＤ（０００１、０００２、０００３、・・・）」１０１３１、「受付種別（申請書、特定会社、時間、随時確認、・・・）」１０１３２などの情報を有する。
受付種別テーブルＴ３２は、「顧客名ＩＤ（０００１、０００２、０００３、・・・）」１０１３３、「テナントＩＤ」１０１３４、「入館許可ＩＤ」１０１３５、「特定会社名（−、Ａ社、Ｂ宅配会社、・・・）」１０１３６などの情報を有する。
【００９１】
図１１は、データ送信先テーブルＴ４の構成を示す図を示す。
データ送信先テーブルＴ４は、「識別ＩＤ」１０１４１、「テナントＩＤ」１０１４２、「送信先メールアドレス又はＩＰアドレス（××＠××××××、・・・）」１０１４３などの情報である。
【００９２】
図１２は、入退館情報テーブルＴ５の構成を示す図を示す。
入退館情報テーブルＴ５は、「ＩＤ（０００１、０００２、０００３、・・・）」１０１５１、「入館先テナントＩＤ」１０１５２、「入館者会社名（手書きデータ）」１０１５３、「入館者名（手書きデータ）」１０１５４、「入館者連絡先（手書きデータ）」１０１５５、「許可・不許可」１０１５６、「許可・不許可判断（入館許可ＩＤ）」１０１５７、「本人確認書類（運転免許証、ＪＣＢカード、・・・）」１０１５８、「入館時間（yyyymmdd hh:mm:ss）１０１５９、退館時間（yyyymmdd hh:mm:ss）」１０１６０、「データ送信状況（ｙ、ｙ、ｙ、・・・）」１０１６１、「データ受信状況（ｙ、ｙ、ｎ、・・・）」１０１６２などの情報を有する。
【００９３】
上述した本実施例によれば、テナント型入退管理システムにおいて、ビルとテナント毎にそれぞれで行っている管理をデータとしてまとめ、ビルとテナント間で相互共有する作業を支援し、入館手続きにかかる作業をテナント及びビルの入館者それぞれが時間の短縮を行えると共に、その管理も自動で行うことができる。例えば、紙媒体での管理工数、紙媒体の保管場所、紙媒体自体を削減でき、受付にかかる工数の削減が可能となると共に、入館者は、今までよりも早く楽に入館できるようになる。また、ビル側とテナント側との双方とも運用が早く楽になり、事前にビル入退館状況をテナント側に通知されるため、テナント側では、常時受付要員（担当者）の配置が不要となり、事前準備等の時間的な余裕もできるようになる。
【００９４】
また、ビル側は、紙媒体に入館者が入館先等を入力するのではなく、タブレット等の電子媒体を利用し、入館先を選択、入館者データ（自署での会社名・部署名・氏名等）を記載させることにより、今までと同様の自署データと公的証明書の本人確認が行える。と共に、テナント毎の状況（入館可能時間・事前申請書の要否・等）による案内方法の自動判定を受付者に通知させる機能を備えることにより、テナント毎の訪問方法を間違えることをけん制でき、事前申請書の提出状況等も自動で確認することにより、ビル側のミス防止につなげる。また、テナント側は、ビルで行った受付データを電子データとして事前に受け取ることで、テナントで行った作業を省くことが出来、実際に入館者が来るまでに手続きの準備が行うことも可能となり、時間的な余裕を生むことが可能となる。また、入館者自身も同じ作業を何度も行わなくてよく、時間短縮になる。これらは、受付作業が面倒になることで、社内等では、もっと簡単に手続きを行う方法を考え、実施する等の抜け道を設ける等に関しても、防止につなげることが可能となる。
【００９５】
なお、本発明は上述した実施例に限定されるものではなく、様々な変形例が含まれる。例えば、上述した実施例は本発明を分かりやすく説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されるものではない。また、ある実施例の構成の一部を他の実施例の構成に置き換えることが可能であり、また、ある実施例の構成に他の実施例の構成を加えることも可能である。また、各実施例の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることが可能である。また、上記の各構成、機能等は、プロセッサがそれぞれの機能を実現するプログラムを解釈し、実行することによりソフトウェアで実現してもよい。各機能を実現するプログラム、テーブル、ファイル等の情報は、メモリや、ハードディスク、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒａｉｖｅ）等の記録装置、または、ＩＣカード、ＳＤカード、ＤＶＤ等の記録媒体に置くことができる。
【符号の説明】
【００９６】
１０・・・サーバシステム
２０・・・テナント側システム
３０・・・タブレットシステム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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