(57)【要約】【課題】会議資料の配布、及び回収の管理を支援すること。【解決手段】データ形式の会議資料の印刷もしくは端末装置への転送の指示を受け付けると、文書サーバーから会議資料のデータを受信し、会議資料のデータを印刷し、会議資料の媒体形式と会議への参加者との関連付けを用いて会議資料の参加者の端末装置へ会議資料のデータを送信し、会議終了後、回収対象となる会議資料の読み取りもしくは端末装置から回収対象となる会議資料のデータの転送の指示を受付け、文書サーバーへ回収対象となる会議資料のデータを送信する。【選択図】図１３
2016115205.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像を印刷する印刷手段と、
原稿を読み取る読取手段と、
ユーザーからの操作を受け付ける操作受付手段と、
文書サーバーから会議資料データを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した会議資料データを印刷する第１の選択又は該会議資料データを端末装置に送信する第２の選択を前記操作受付手段でユーザーから受け付けると、該ユーザーを識別するユーザー識別情報と、該ユーザーにより受け付けた選択が前記第１の選択か前記第２の選択かを特定する特定情報と、を関連付けて記憶する記憶手段と、
前記第１の選択を受けたときは、該会議資料データに基づく画像を前記印刷手段に印刷させ、前記第２の選択を受けたときは、該会議資料データを前記端末装置に送信する制御手段と
を有し、
前記制御手段は、前記会議資料データを回収するときに、回収対象のユーザーを識別するユーザー識別情報により関連付けて前記記憶手段に記憶されている特定情報が、前記第１の選択を特定する特定情報である場合、前記会議資料データに基づく画像が印刷された用紙を前記読取手段に読み取らせ、該特定情報が前記第２の選択を特定する特定情報である場合、前記端末装置に送信した前記会議資料データを前記端末装置から受信するよう制御すること
を特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記ユーザーは、ネットワーク接続された認証サーバーで認証されていることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記操作受付手段に前記ユーザーであることを識別するためのＩＤカードもしくは社員番号が入力されると認証を行う認証手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記読取手段で読み取った回収対象となる会議資料もしくは端末装置でのメモ書きや追記を含む記載と会議資料とを仕分けする画像処理手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項５】
画像を印刷する印刷手段、原稿を読み取る読取手段、ユーザーからの操作を受け付ける操作受付手段と、文書サーバーから会議資料データを受信する受信手段、前記受信手段で受信した会議資料データを印刷する第１の選択又は該会議資料データを端末装置に送信する第２の選択を前記操作受付手段でユーザーから受け付けると、該ユーザーを識別するユーザー識別情報と、該ユーザーにより受け付けた選択が前記第１の選択か前記第２の選択かを特定する特定情報と、を関連付けて記憶する記憶手段、及び、前記第１の選択を受けたときは、該会議資料データに基づく画像を前記印刷手段に印刷させ、前記第２の選択を受けたときは、該会議資料データを前記端末装置に送信する制御手段を有し、前記制御手段は、前記会議資料データを回収するときに、回収対象のユーザーを識別するユーザー識別情報により関連付けて前記記憶手段に記憶されている特定情報が、前記第１の選択を特定する特定情報である場合、前記会議資料データに基づく画像が印刷された用紙を前記読取手段に読み取らせ、該特定情報が前記第２の選択を特定する特定情報である場合、前記端末装置に送信した前記会議資料データを前記端末装置から受信するよう制御する画像形成装置と、
前記画像形成装置からの前記ユーザーのＩＤカードもしくは社員番号のデータを認証サーバーに送信し、前記認証サーバーからの認証情報を受信すると、予め格納した会議情報のデータを検索し、前記ユーザーに関連する会議資料のデータを前記画像形成装置に送信する文書サーバーと、
前記画像形成装置からの会議の参加者のＩＤカードもしくは社員番号のデータに基づいて認証可能か否かを確認し、前記確認結果を前記画像形成装置に送信する認証サーバーと、を備えたことを特徴とする画像形成システム。
【請求項６】
文書サーバーから会議資料データを受信し、
受信した会議資料データを印刷する第１の選択又は該会議資料データを端末装置に送信する第２の選択をユーザーから受け付けると、該ユーザーを識別するユーザー識別情報と、該ユーザーにより受け付けた選択が前記第１の選択か前記第２の選択かを特定する特定情報と、を関連付けて記憶し、
前記第１の選択を受けたときは、該会議資料データに基づく画像を印刷手段に印刷させ、前記第２の選択を受けたときは、該会議資料データを前記端末装置に送信し、
前記会議資料データを回収するときに、回収対象のユーザーを識別するユーザー識別情報により関連付けて記憶手段に記憶されている特定情報が、前記第１の選択を特定する特定情報である場合、前記会議資料データに基づく画像が印刷された用紙を読取手段に読み取らせ、該特定情報が前記第２の選択を特定する特定情報である場合、前記端末装置に送信した前記会議資料データを前記端末装置から受信するよう制御することを特徴とする画像形成方法。
【請求項７】
印刷手段、読取手段、操作受付手段、受信手段、記憶手段、及び制御手段を有する画像形成装置のコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、
前記コンピュータに、
前記印刷手段が、画像を印刷する手順、
前記読取手段が、原稿を読み取る手順、
前記操作受付手段が、ユーザーからの操作を受け付ける手順、
前記受信手段が、文書サーバーから会議資料データを受信する手順、
前記記憶手段が、前記受信手段で受信した会議資料データを印刷する第１の選択又は該会議資料データを端末装置に送信する第２の選択を前記操作受付手段でユーザーから受け付けると、該ユーザーを識別するユーザー識別情報と、該ユーザーにより受け付けた選択が前記第１の選択か前記第２の選択かを特定する特定情報と、を関連付けて記憶する手順、
前記制御手段が、前記第１の選択を受けたときは、該会議資料データに基づく画像を前記印刷手段に印刷させ、前記第２の選択を受けたときは、該会議資料データを前記端末装置に送信する手順、
さらに、前記制御手段が、前記会議資料データを回収するときに、回収対象のユーザーを識別するユーザー識別情報により関連付けて前記記憶手段に記憶されている特定情報が、前記第１の選択を特定する特定情報である場合、前記会議資料データに基づく画像が印刷された用紙を前記読取手段に読み取らせ、該特定情報が前記第２の選択を特定する特定情報である場合、前記端末装置に送信した前記会議資料データを前記端末装置から受信するよう制御する手順、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
会議において、参加者の出欠席に応じて配布資料の管理を行う技術や、機密性の高い資料等が会議で配布された場合、配布資料を会議後にスキャナで読み取らせることで資料の返却や回収を行い、必要に応じて機密性の低い部分のみを開示した持ち帰り可能な資料の作成、及び配布する技術は既に知られている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、今までの技術では、会議後に資料の返却や回収が行われたか否かを確認する方法であったが、近年はスマートデバイスやデジタルデバイスの普及により紙媒体以外での資料の配布等も行われており、従来の方式では配布資料の返却や回収を正しく行いきれないという問題があった。
【０００４】
特許文献１に記載の発明は配布した紙媒体の資料の返却・回収を管理することを目的とする発明である。特許文献１には、複写機のスキャナ機能を利用して配布資料を回収すると共に資料の返却管理を行い、かつ会議参加者へ機密性の高い部分を削除或いは隠蔽した持ち帰り資料を作成し配布することで秘匿性を確保することが開示されている。
しかし、特許文献１に記載の発明は、紙媒体以外のスマートデバイスやデジタルデバイスへソフトウェア形式で配布された資料の回収が行えきれないという問題は解消できていない。
【０００５】
そこで、本発明は、会議資料の配布、及び回収の管理を支援することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の発明は、画像を印刷する印刷手段と、原稿を読み取る読取手段と、ユーザーからの操作を受け付ける操作受付手段と、文書サーバーから会議資料データを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した会議資料データを印刷する第１の選択又は該会議資料データを端末装置に送信する第２の選択を前記操作受付手段でユーザーから受け付けると、該ユーザーを識別するユーザー識別情報と、該ユーザーにより受け付けた選択が前記第１の選択か前記第２の選択かを特定する特定情報と、を関連付けて記憶する記憶手段と、前記第１の選択を受けたときは、該会議資料データに基づく画像を前記印刷手段に印刷させ、前記第２の選択を受けたときは、該会議資料データを前記端末装置に送信する制御手段とを有し、前記制御手段は、前記会議資料データを回収するときに、回収対象のユーザーを識別するユーザー識別情報により関連付けて前記記憶手段に記憶されている特定情報が、前記第１の選択を特定する特定情報である場合、前記会議資料データに基づく画像が印刷された用紙を前記読取手段に読み取らせ、該特定情報が前記第２の選択を特定する特定情報である場合、前記端末装置に送信した前記会議資料データを前記端末装置から受信するよう制御することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、会議資料の配布、及び回収の管理を支援することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の実施形態に係る画像形システムとしての印刷システム全体について説明する図である。
【図２】本発明の画像形成システムで使用する文書サーバーのハードウェアブロック図の一例である。
【図３】図２に示した文書サーバーの機能ブロック図の一例である。
【図４】会議情報データベースの構成例についての説明図である。
【図５】本発明の画像形成システムで使用するユーザー認証サーバー14の機能ブロック図である。
【図６】ユーザー情報データベースの一例である。
【図７】本発明に係る画像形成装置11のハードウェアブロック図の一例である。
【図８】図７に示した画像形成装置の機能ブロック図の一例である。
【図９】配布用の会議資料を取得するためのフローチャートの一例である。
【図１０】会議資料を回収するためのフローチャートの一例である。
【図１１】画像形成装置11のモニタ103に表示される画像の一例である。
【図１２】会議資料取得のシーケンス図の一例である。
【図１３】会議資料回収のシーケンス図の一例である。
【図１４】会議実施に配布用の会議資料を端末で閲覧する場合のフローチャートの一例である。
【図１５】会議実施に主催者の追記のみを配布用の会議資料へ追加する場合のフローチャートの一例である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
＜概要＞
本発明の実施の形態を説明する。本発明は、紙媒体もしくはデータ形式の会議資料の配布（電子配布とも言う）、回収管理に際して、以下の特徴を有する。
要するに、会議資料と会議の参加者と、その媒体との関連付けを複写機、ファクシミリ装置、もしくは複合機等の画像形成装置が管理を支援し、会議資料の配布、閲覧、及び回収の際に、先に実施した関連付けにより配布、回収の管理の支援を行うものである。但し、紙媒体の会議資料の配布や回収は、関係者が行うのはいうまでもない。
上記記載の本発明の特徴について、以下の図面を用いて詳細に解説する。
【００１０】
＜実施の形態＞
［構  成］
図１は、本発明の実施形態に係る画像形システムとしての印刷システム全体について説明する図である。実施形態として、ここでは、本社Xと支社Yとの間でデータを授受する構成で説明する。
本社X及び支社Yは、ともにオフィスエリアと会議室共有エリアとで構成されているものとする。オフィスエリアや会議室に配置されたパーソナルコンピュータ(PC)、スマートデバイス、デジタルデバイス等の各種端末装置12や画像形成装置11はそれぞれローカルエリヤ・ネットワーク(LAN)や公衆回線網等のネットワーク回線にて接続されている。すなわち、画像形成装置11はユーザー認証サーバー14にネットワーク接続されている。
【００１１】
また、これらのネットワーク上には、会議情報や会議資料等を登録することができる文書サーバー13と、文書サーバー13及び各種会議情報へのアクセス権等の管理を行うユーザー認証サーバー14により構築されている。
尚、図１の構成図において、実施の形態を実現するためのソフトウェアとしてのファームウェアが画像形成装置11、文書サーバー13、ユーザー認証サーバー14に搭載されており、それぞれのファームウェアが本実施形態を実現するように協調しながら動作する。
【００１２】
図１に示す本社Xと支社Yとが公共回線網で接続されている。本社Xは会議室共用エリアとオフィスエリアとを有する。会議室共用エリアは、複数の会議室、例えば会議室A、会議室B、会議室C、会議室D、会議室E、及び会議室Fを有する。会議室共用エリアには複数の画像形成装置が配置されており、LANに接続されている。オフィスエリアには複数の端末装置及び画像形成装置が配置されており、他のLANに接続されている。
支社Yも本社Xと同様に、会議室共用エリアとオフィスエリアとを有する。会議室共用エリアには複数の画像形成装置が配置されており、他のLANに接続されている。オフィスエリアには複数の端末装置及び画像形成装置が配置されており、他のLANに接続されている。
【００１３】
各LANは文書サーバー13に接続され、文書サーバー13はユーザー認証サーバー14に接続されている。
画像形成装置11としては、例えば複写機、ファクシミリ装置、プリンタ、もしくは複合機が挙げられる。
ここで、会議の議事録のあり方として、通常は、社外秘であり、決定事項や会議資料を公開することが前提であるが、極秘事項を含む場合、該当箇所は社内においても非開示扱いになる。このため、議事録発行後は、関係者は資料の入手が可能であるものとする。
【００１４】
図２は、本発明の画像形成システムで使用する文書サーバーのハードウェアブロック図の一例であり、図３は、図２に示した文書サーバーの機能ブロック図の一例である。図４は、会議情報データベースの構成例についての説明図である。
＜文書サーバー＞
図２に示す文書サーバー13は、モデム201、CPU204、ROM205、RAM206、HDD207、及びI/O208を有する。
モデム101は、画像形成装置11及びユーザー認証サーバー14との間の通信を行う。ROM(Read Only Memory)205は制御プログラムを格納している。RAM(Random Access Memory)206はワークメモリとして使用される。HDD(Hard Disk Drive)207は各種データを会議情報として格納し、各種データを保持するためのデータベースを蓄積する記憶装置である。I/O(Input/0utput)208は、外部回路とのデータの授受を行う装置である。CPU(Central Processing Unit)204は、モデム201、ROM205、RAM206、HDD207及びI/O208の制御を執り行う。
【００１５】
図３に示す文書サーバー13は、送信手段301、受信手段302、制御手段304、記憶手段305、会議情報格納手段307、及び入出力手段308を有する。送信手段301及び受信手段302は、モデム201によって実現され、制御手段304は、CPU204、ROM205、RAM205によって実現され、記憶手段305は、HDD207の一部の領域によって実現される。会議情報格納手段307はHDD207の残りの領域によって実現され、入出力手段308はI/O208によって実現される。
【００１６】
会議情報データベースは、図４に示すように会議毎に会議情報、会議名、会議場所、会議日時、会議主催者、議事録発行状態、会議参加者、及び配布用の会議資料等が関連付けられて登録されている。
ここで、関連付けられるとは、例えば会議資料を会議参加者のうちの誰に電子配布し、誰に印刷物として渡すのかについて設定されていることをいう。
会議情報は、その会議を示す識別子ID、会議名、会議場所、会議日時、会議主催者等の情報が登録される。配布用の会議資料は、会議を行う際に配布するための文書資料が蓄積されており、会議開催時に閲覧及び印刷を可能とする。
会議参加者毎にプライベート用の回収資料の領域が用意されている。この回収資料の領域は、会議参加者が紙等の印刷物や、スマートデバイスもしくはデジタルデバイス等の端末装置12に配信された電子文書に、会議時にメモ書きや追記等を行った配布資料を回収、保存するための領域とする。この回収資料の領域は、該当する会議の議事録が発行されるまでは会議の参加者は各自のメモ書きや追記をしたプライベート用の回収資料を、例えば、各自が使用する端末装置12等から閲覧することができる。但し、回収資料は会議資料のセキュリティを考慮して会議参加者各自の端末装置12には保存することはできないようになっている。
【００１７】
【表１】
2016115205.tif 000003
【００１８】
表１は、会議参加者（会議不参加者を含む）と、会議IDと、電子配布か印刷物の配布かの関連付けを説明するための表である。
ここで、電子配布を望む会議参加者は、少なくともノートPCかスマホを所持しておく必要がある。また、会議参加者が印刷及び電子配布を含むのは、例えば携帯端末を所持していても紙で出力して見たいという場合を示しており、印刷物を希望する会議参加者は必ずしも携帯端末を所持しないわけではない。また、会議主催者は、会議前に会議資料をPCで作成した後文書サーバー13にアップデートしておくことはいうまでもない。
例えば、戦略会議が開催される場合、会議IDは１であり、会議主催者はＡさんである。参加者はＡさんの他、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさん、…である。Ｂさんには後述する図６に示すメールアドレスに電子データを送信することで電子配布を行い、Ｃさん、…には画像形成装置11で印刷した会議資料の配布を行い、Ｄさん、Ｅさん、…も同様に会議資料を配付することになる。
開発進捗会議が開催される場合、会議IDは２であり、会議主催者はＦさんである。参加者は、Ｆさんの他、Ｅさん、Ｓさんだけでなく、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、…であり、Ａさん、Ｂさん、Ｄさん、…には図６に示すメールアドレスに電子データを送信することで電子配布を行い、Ｃさん、Ｅさん、…には画像形成装置11で印刷した会議資料の配布することになる。
同様に、企画会議が開催される場合、会議IDはｎであり、会議主催者はＣさんである。Ａさん、Ｂさん、Ｆさんには図６に示すメールアドレスに電子データを送信することで電子配布を行い、Ｆさん、…には画像形成装置11で印刷した会議資料の配布を行い、Ｄさん及びＥさんは会議不参加のため、電子データ及び会議資料の配付は無いことになる。
このようにして本画像形成システムにより、会議参加者及び会議不参加者と、電子配布か印刷による会議資料の配付かについて関連付けられ、会議資料の配布、及び回収の管理が支援される。
【００１９】
尚、会議での配布用の会議資料に訂正、アクションアイテム、及び決定事項等が記載された議事録が発行された際には、会議の参加者は該当する修正版の会議資料を入手することができる。
【００２０】
図５は、本発明の画像形成システムで使用するユーザー認証サーバー14の機能ブロック図である。ユーザー認証サーバー14のハードウェアブロック図は図２に示したハードウェアブロック図と同様であるので、説明を割愛する。
図５に示すユーザー認証サーバー14は、送信手段501、受信手段502、制御手段204、記憶手段505、ユーザー情報格納手段509を有する。
尚、送信手段501及び受信手段502と、ネットワーク網もしくは公衆回線網とで通信手段が構成されている。
送信手段501及び受信手段502は、モデム201によって実現され、制御手段504は、CPU204、ROM205、RAM206によって実現され、記憶手段505は、HDD207の一部の領域によって実現される。ユーザー情報格納手段509はHDD207の残りの領域によって実現され、入出力手段508はI/O208によって実現される。
【００２１】
ユーザー情報格納手段509は、各種データをユーザー情報として管理し、それらのデータを保持するためのデータベースを蓄積するHDD等の蓄積媒体である。記憶手段505については前出のため説明を省略する。
【００２２】
図６は、ユーザー情報データベースの一例である。
図６に示すユーザー情報データベースは、画像形成装置11を使用するユーザーのユーザー情報が登録されている。ユーザー情報として、ユーザー名、属性、社員番号(ID)、パスワード、勤務地、及びメールアドレスにより構成されている。
ユーザー認証サーバー14は、文書サーバー13に接続されており、会議毎に存在する配布用の会議資料の要求やダウンロード、プライベート用の回収資料をアクセスするための認証に使用している。
【００２３】
図７は、本発明に係る画像形成装置11のハードウェアブロック図の一例である。図８は、図７に示した画像形成装置の機能ブロック図の一例である。
図７に示す画像形成装置11は、モデム701、タッチパネル720、CPU704、プリンタ709、スキャナ710、ROM705、RAM706、HDD707、I/O708、及びIPU711を有する。
【００２４】
図８に示す画像形成装置11は、送信手段801、受信手段802、制御手段804、記憶手段806、入出力手段808、記録手段810、記録手段810、読取手段811、認証手段812、画像処理手段813、及び操作表示手段820を有する。
送信手段801及び受信手段802は、モデム701によって実現され、操作表示手段820は、タッチパネル720によって実現され、制御手段804は、CPU704、ROM705、RAM706によって実現され、記憶手段806は、HDD707の一部の領域によって実現される。読取手段811は、スキャナ710によって実現され、認証手段812は、CPU704、ROM705、RAM706によって実現される手段である。認証手段812は、アクセス可能な会議資料を判断する機能と、ユーザー認証サーバー14に問いあわせて会議参加者を認証する機能とを有する。操作表示手段820は、タッチパネル720によって実現され、入出力手段808は、I/O208によって実現される。画像処理手段813は、CPU704、ROM705、RAM706によって実現される。
【００２５】
記録手段810は配布資料を印刷する。操作表示手段820は会議参加者であることを識別するためのIDカードや社員番号を入力するためのものである。認証手段812はユーザーによって入力されたIDカード情報や社員番号等により認証可能か否かの確認を行い、確認結果を画像形成装置11に送信する。送信手段801及び受信手段802は文書サーバー13や会議参加者が保有するスマートデバイスやデジタルデバイス等の端末装置12との通信を行う。読取手段811は回収資料を読み取る。画像処理手段813は読取手段811より読み取った回収資料やスマートデバイスやデジタルデバイス等の端末装置12のメモ書きや追記等の記載と配布資料のオリジナル文書を仕分けする。
【００２６】
［動  作］
図９は、配布用の会議資料を取得するためのフローチャートの一例を示し、図１０は、会議資料を回収するためのフローチャートの一例を示している。図１１は、画像形成装置11のモニタ103に表示される画像の一例である。
【００２７】
図１２、１３は、画像形成装置11、文書サーバー13、ユーザー認証サーバー14間のシーケンス図の一例を示している。
例えば、会議情報(ID＝1)の戦略会議において、会議参加者のＡさんが会議への参加を行う際の配布用の会議資料の取得及び会議で使用した会議資料の回収の手順を説明する(図９)。
Ａさんが本社会議室Ｃにある画像形成装置11にてタッチパネル720である操作表示手段820よりIDカードを使用もしくは社員番号を入力してログインする(ステップS901)。ステップS901で不許可とは、社員番号の入力ミスの場合である。
戦略会議にて必要な会議資料を取得しようとして取得指示をする(ステップS9102)。この際、画像形成装置11では読み取ったIDカード情報を認証手段812にて解析してＡさんであることを認証する。
画像形成装置11にて認証後、会議情報から画像形成装置11が送信手段801及び受信手段802を介して文書サーバー13へＡさんが参加する会議情報の問い合わせを行う(ステップS903)。この際、文書サーバー13は、Ａさんに関する諸情報をユーザー認証サーバー14へ問い合わせを行う。
文書サーバー13では、Ａさんが参加する該当会議の有無、配布資料の有無、及び参加者の該当情報等の検索を行う。該当する会議が存在することが確認されると、画像形成装置11は配布用の会議資料を文書サーバー13からダウンロードして画像形成装置11の記憶手段806に該当資料を保存する(ステップS904)。
Ａさんは、保存された配布用の会議資料を紙媒体で保有するか、若しくは自身が所有する端末装置12に転送するかを選択する(ステップS905)。
紙媒体で保有する場合、操作表示手段820であるタッチパネル720に表示されている印刷ボタン720aを指でタッチすることで画像形成装置11の記録手段810より印刷を行い、印刷された配布用の会議資料を受け取り、会議に参加する(ステップS907)。
一方、自身が保有している端末装置12に転送する場合、操作表示手段820に表示されている転送ボタン720bをタッチし、転送方式を選択して端末装置12に配布用の会議資料が転送されるのを待つ(ステップS906)。
【００２８】
次に、会議実施後、会議で使用した会議資料を回収する手順を説明する(図１０)。
Ａさんは画像形成装置11のタッチパネル720よりIDカードを使用、もしくは社員番号を入力してログインする(ステップS1001)。画像形成装置11にログイン後、Ａさんは会議資料を回収させようとするが、会議資料を紙媒体で保有しているか、自身が持っている端末装置12に保有しているかにより資料の回収方法が異なる(ステップS1002)。
紙媒体で保有する場合、画像形成装置11の読取手段811に会議資料をセットして操作表示手段820に表示されている画面上の読取ボタン720bをタッチすることで使用した資料の読み取りを行う(ステップS1003)。
一方、自身が保有している端末装置12に保有している場合、タッチパネル720に表示されている転送ボタン720cをタッチすることで転送を選択して画像形成装置11に会議資料を転送する(ステップS1007)。
画像形成装置11では取得した資料から配布用の会議資料との差分を画像形成装置11の画像処理手段813にて抽出を行う。ここでは、Ａさんが会議で使用した会議資料にメモ書き等を行った部分等が差分として抽出される。このとき、抽出情報が無い場合、差分無しの情報を、抽出情報がある場合、差分有りの情報と関連付けて抽出情報を保有する(ステップS1004)。
抽出した情報は画像形成装置11の送信手段801及び受信手段802を介して文書サーバー13に送信される。尚、文書サーバー13へ送信する際、抽出した情報と共にＡさんの回収資料である旨が判別できるようにIDカードもしくは社員番号等の個別情報を併せて送信する(ステップS1005)。
文書サーバー13では、受信した情報、及びIDカードもしくは社員番号等の個別情報を元に、文書サーバー13に存在するＡさん用のプライベート用の回収資料の領域に保存する(ステップS1006)。
尚、Ａさん用のプライベート用の回収資料の領域は、会議参加時の配布用の会議資料取得時でも、会議実施後に行われる配布した会議資料の回収時でも、どちらのタイミングで作成しても良い(ステップS1007、S1008)。
【００２９】
図１２は、会議資料取得のシーケンス図の一例であり、図１３は、会議資料の回収のシーケンス図の一例である。
＜会議資料の取得＞
画像形成装置11が文書サーバー13にログインし（ステップS1201）、文書サーバー13に利用者情報確認をすると（ステップS1202）、文書サーバー13はユーザー認証サーバー14に認証情報取得を行う（ステップS1203）。画像形成装置11が文書サーバー13に会議情報検索要求すると（ステップS1204）、文書サーバー13はユーザー認証サーバー14から認証情報を取得し（ステップS1205）、会議検索し（ステップS1206）、画像形成装置11に会議情報を通知する（ステップS1207）。
画像形成装置11は取得処理を行い（ステップS1208）、文書サーバー13から会議資料取得し（ステップS1209）、文書サーバー13は送信処理を行う（ステップS1210）。
印刷の場合、画像形成装置11は印刷処理を行い（ステップS1211）、端末装置12への転送の場合、画像形成装置11は転送処理を行い（ステップS1212）、端末装置12に会議資料を送信し（ステップS1213）、端末装置12は受信処理を行う（ステップS1214）。
【００３０】
＜会議資料の回収＞
図１３に示すように、画像形成装置11がログインすると（ステップS1301）、文書サーバー13に利用者情報確認を行い（ステップS1302）、文書サーバー13は認証サーバーから認証情報を取得する（ステップS1303）。
画像形成装置11は読取の場合、読取処理を行い（ステップS1304）、端末装置12からの転送の場合、転送処理を行い（ステップS1305）、端末装置12から会議資料を取得する（ステップS1306）。
端末装置12は送信処理を行い（ステップS1307）、画像形成装置11は会議資料削除を要求し（ステップS1308）、端末装置12は削除処理を行う（ステップS1309）。
画像形成装置11は差分検出を行い（ステップS1310）、文書サーバー13に抽出情報を送信する（ステップS1311）。文書サーバー13は受信処理を行い（ステップS1312）、認証情報を取得し（ステップS1313）、指定領域へ保存する（ステップS1314）。
【００３１】
図１４は、会議実施に配布用の会議資料を端末で閲覧する場合のフローチャートの一例である。尚、本フローチャートでは、図１２、１３で説明したような紙媒体の出力を行わず、会議参加者各自が持参したスマートデバイスやデジタルデバイス等のデスクトップPCやノートPCを用いてペーパレス会議を行うことを前提としている。
【００３２】
Ａさんが本社会議室Ｃに配置された画像形成装置にて操作表示部よりIDカードを使用してログインし、戦略会議にて必要な会議資料を取得しようとする。この際、画像形成装置11では、認証手段212にてIDカードからＡさんであることを認証する（ステップS1401）。
認証後、画像形成装置11にて、配布用の会議資料の取得指示をする（ステップS1402）。
画像形成装置11にて認証後、会議情報から画像形成装置11が制御手段804を介して文書サーバー13へ問い合わせを行う（ステップS1403）。画像形成装置11は該当会議の配布用の会議資料のURL情報の取得依頼を行う（ステップS1404）。該当会議の有無、配布資料の有無、及び参加者の該当情報等の検索を行う。該当する会議が存在することが確認されると（ステップS1405）、文書サーバー13は配布用の会議資料をアクセスするための情報、例えばホームページアドレスURL 等を画像形成装置11へ通知する（ステップS1406）。
画像形成装置11は、予め登録されている該当の端末装置12に文書サーバー13から受信したURL を通知し、Ａさんは該当端末装置12から受信したURL を介して配布用の会議資料を閲覧する。
このとき、端末装置12にて汎用のアプリケーションソフト等を使用して会議資料に追記することも可能としてよい。この場合には会議資料を回収する図１３のフローチャートで示した回収手段により追記した情報である差分を仕分けし、抽出情報をプライベート用の回収資料に登録することができる。
【００３３】
図１５は、会議実施に主催者の追記のみを配布用の会議資料へ追加する場合のフローチャートの一例を示す。尚、本フローチャートは、図１４で説明したようなペーパレス会議を行うことを前提としている。
ここでは、Ｃさんが会議主催者となる企画会議にて説明を行う。尚、Ｃさん以外の参加者が持参した端末装置12からの配布用の会議資料へのアクセス方法は図１４のフローチャートによるため説明は省略する。
Ｃさんが本社会議室共有エリアにある画像形成装置11にて操作表示手段820よりIDカードを使用してログインし、戦略会議にて必要な会議資料を取得しようとする。この際、画像形成装置11では認証手段812にてIDカードからＣさんであることを認証する(ステップS1501)。
画像形成装置11は、ユーザー認証サーバー14へアクセス権、すなわち主催者が否かを確認し（ステップS1502）、会議の主催者か否かを判断する（ステップS1503）。
会議の主催者の場合、画像形成装置11にて、配布用の会議資料の取得指示をし、ステップS1505へ進む（ステップS1504）。
会議の主催者以外の場合、通常の会議資料閲覧処理、すなわち、図９のステップS902〜S906の処理を施して終了する（ステップS1508）。
画像形成装置11にて認証後、会議情報から画像形成装置11が送信手段801及び受信手段802を介して文書サーバー13へ問い合わせを行い（ステップS1505）、該当会議の有無、配布資料の有無、及び参加者の該当情報等の検索を行う。該当する会議が存在することが確認されると、画像形成装置11は配布用の会議資料を文書サーバー13からダウンロードして画像形成装置11の記憶手段806に該当資料を保存する（ステップS1506）。
画像形成装置11は、予め登録されている該当端末装置12に配布用の会議資料をアクセスするための情報、例えばURL 等を通知する（ステップS1507）。Ｃさんは、該当端末装置12から受信したURL を介して配布用の会議資料へアクセスを行う。アクセスされた配布用の会議資料は編集可能とし、資料への追記等を主催者は行うことができる。
【００３４】
以上より会議資料と、会議の参加者との関連付けを、複写機、プリンタ、ファクシミリ装置、もしくは複合機を用いて管理し、会議資料の配布、閲覧、及び回収の際に先に実施した関連付けにより配布、回収管理を行う。これにより、会議資料の配布、及び回収確認の技術において、紙媒体、スマートデバイス、デジタルデバイス等の媒体に依存せずに資料の配布、及び回収の支援を行うことができる。
【００３５】
＜プログラム＞
以上で説明した本発明に係る画像形成装置は、コンピュータで処理を実行させるプログラムによって実現されている。コンピュータとしては、例えばパーソナルコンピュータやワークステーションなどの汎用的なものが挙げられるが、本発明はこれに限定されるものではない。よって、一例として、プログラムにより本発明の機能を実現する場合の説明を以下で行う。
【００３６】
例えば、
印刷手段、読取手段、操作受付手段、受信手段、記憶手段、及び制御手段を有する画像形成装置のコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、
コンピュータに、
印刷手段が、画像を印刷する手順、
読取手段が、原稿を読み取る手順、
操作受付手段が、ユーザーからの操作を受け付ける手順、
受信手段が、文書サーバーから会議資料データを受信する手順、
記憶手段が、受信手段で受信した会議資料データを印刷する第１の選択又は会議資料データを端末装置に送信する第２の選択を操作受付手段でユーザーから受け付けると、ユーザーを識別するユーザー識別情報と、ユーザーにより受け付けた選択が第１の選択か第２の選択かを特定する特定情報と、を関連付けて記憶する手順、
制御手段が、第１の選択を受けたときは、会議資料データに基づく画像を印刷手段に印刷させ、第２の選択を受けたときは、会議資料データを端末装置に送信する手順、
さらに、制御手段が、会議資料データを回収するときに、回収対象のユーザーを識別するユーザー識別情報により関連付けて記憶手段に記憶されている特定情報が、第１の選択を特定する特定情報である場合、会議資料データに基づく画像が印刷された用紙を読取手段に読み取らせ、該特定情報が第２の選択を特定する特定情報である場合、端末装置に送信した会議資料データを記端末装置から受信するよう制御する手順、
を実行させるためのプログラムが挙げられる。
【００３７】
このようなプログラムは、コンピュータに読み取り可能な記憶媒体に記憶されていてもよい。
【００３８】
＜記憶媒体＞
ここで、記憶媒体としては、例えばCD-ROM、フレキシブルディスク（FD）、CD-R等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体、フラッシュメモリ、RAM、ROM、FeRAM等の半導体メモリやHDDが挙げられる。
【００３９】
CD-ROMは、Compact Disc Read Only Memoryの略である。フレキシブルディスクは、Flexible Disk：FDを意味する。CD-Rは、CD Recordableの略である。FeRAMは、Ferroelectric RAMの略で、強誘電体メモリを意味する。
尚、上述した実施の形態は、本発明の好適な実施の形態の一例を示すものであり、本発明はそれに限定されることなく、その要旨を逸脱しない範囲内において、種々変形実施が可能である。
【符号の説明】
【００４０】
１１    画像形成装置
１２    端末装置
１３    文書サーバー
１４    ユーザー認証サーバー
２０１、７０１    モデム
２０４、７０４    ＣＰＵ
２０５、７０５    ＲＯＭ
２０６、７０６    ＲＡＭ
２０７、７０７    ＨＤＤ
２０８、７０８    Ｉ／Ｏ
３０１、５０１、８０１    送信手段
３０２、５０２、８０２    受信手段
３０４、５０４、８０４    制御手段
３０６、５０５、８０６    記憶手段
３０７    会議情報格納手段
３０８、５０８、８０８    入出力手段
５０９    ユーザー情報格納手段
７０９    プリンタ
７１０    スキャナ
７１１    ＩＰＵ
７２０    タッチパネル
８１０    記録手段
８１１    読取手段
８１２    認証手段
８２０    操作表示手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４１】
【特許文献１】特開２０１０−２２４６７４号公報
【図１】
2016115205.tif 000004
【図２】
2016115205.tif 000005
【図３】
2016115205.tif 000006
【図４】
2016115205.tif 000007
【図５】
2016115205.tif 000008
【図６】
2016115205.tif 000009
【図７】
2016115205.tif 000010
【図８】
2016115205.tif 000011
【図９】
2016115205.tif 000012
【図１０】
2016115205.tif 000013
【図１１】
2016115205.tif 000014
【図１２】
2016115205.tif 000015
【図１３】
2016115205.tif 000016
【図１４】
2016115205.tif 000017
【図１５】
2016115205.tif 000018