(57)【要約】【課題】資料の配布や連絡や確認等を含む、会議等の開催に係わる作業を支援し、作業に要する手間及び時間を軽減することができる技術を提供する。【解決手段】資料配布システムは、会議等で用いる資料データを準備する担当者の端末と、出席者の端末と、資料配布サービスを提供するサーバシステムと、を有し、サーバシステムは、担当者の端末からの資料データを登録する資料登録部と、担当者及び出席者の端末の情報を登録する端末登録部と、指定の資料データを指定の出席者の端末へ指定の日時に配布する予約を行う予約部と、予約に基づいて、指定の資料データを指定の出席者の端末へ指定の日時に配布する処理を実行する配布部と、資料データ、担当者及び出席者の端末の情報、予約の状況、配布の状況、を含む情報を確認するための画面を端末に表示させる確認部と、を有する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議、打合せ、面接、及び授業を含む開催の対象のイベントで用いる資料データを準備する担当者の端末と、
前記イベントに出席する出席者の端末と、
前記資料データを前記担当者の端末から前記出席者の端末へ配布するためのサービスを提供するサーバ装置と、
を有し、
前記サーバ装置は、
前記担当者の端末からの操作に基づいて、前記担当者の端末に格納されている前記資料データを、前記サーバ装置の記憶領域に登録する資料登録部と、
前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記担当者の端末の情報、及び前記出席者の端末の情報を登録する端末登録部と、
前記担当者の端末からの操作に基づいて、前記記憶領域に登録された前記資料データのうちの指定の資料データを、前記情報が登録された前記出席者の端末のうちの指定の出席者の端末へ、指定の配布日時に配布するための予約を行う予約部と、
前記予約に基づいて、前記指定の資料データを、前記指定の出席者の端末へ、前記指定の配布日時に配布する処理を実行する配布部と、
前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記資料データの登録の状況、前記担当者及び出席者の端末の情報の登録の状況、前記予約の状況、及び前記配布の状況、を含む情報を確認するための画面を、前記担当者の端末または前記出席者の端末に表示させる確認部と、
を有する、資料配布システム。
【請求項２】
請求項１記載の資料配布システムにおいて、
前記サーバ装置は、接続チェック部を有し、
前記接続チェック部は、前記端末登録部により登録される前記出席者の端末の情報について、前記サーバ装置と当該出席者の端末との間での前記資料データの配布のための通信の接続ができるかを確認し、結果を接続チェック結果情報として記憶し、
前記確認部は、前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記接続チェック結果情報を前記画面に表示させる、
資料配布システム。
【請求項３】
請求項１記載の資料配布システムにおいて、
前記サーバ装置は、配布チェック部を有し、
前記配布チェック部は、前記配布部による前記予約に基づいた配布の処理の結果について、前記指定の出席者の端末への前記指定の資料データの配布が成功したかを確認し、結果を配布チェック結果情報として記憶し、
前記確認部は、前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記配布チェック結果情報を前記画面に表示させる、
資料配布システム。
【請求項４】
請求項１記載の資料配布システムにおいて、
前記サーバ装置は、即時配布部を有し、
前記即時配布部は、前記担当者の端末からの操作に基づいて、指示を受けた時点の日時を前記予約の前記指定の配布日時として、前記指定の資料データを、前記指定の出席者の端末へ配布する処理を実行する、
資料配布システム。
【請求項５】
請求項１記載の資料配布システムにおいて、
前記端末登録部は、前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記出席者の端末によるグループの情報を登録し、
前記予約部は、前記担当者の端末からの操作に基づいて、配布先として前記グループを指定して前記予約を行う、
資料配布システム。
【請求項６】
請求項１記載の資料配布システムにおいて、
前記サーバ装置は、前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記イベントが開催される場所の情報と、前記場所に関係付けられる前記出席者の端末の情報と、を登録し、
前記予約部は、前記担当者の端末からの操作に基づいて、配布先として前記場所を指定して前記予約を行い、
前記配布部は、前記予約に基づいて、前記指定の資料データを、前記指定の場所に関係付けられた前記出席者の端末へ配布する処理を実行する、
資料配布システム。
【請求項７】
請求項１記載の資料配布システムにおいて、
前記サーバ装置は、前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記イベントが開催される場所の情報と、前記場所に関係付けられる無線通信装置の情報と、を登録し、
前記予約部は、前記担当者の端末からの操作に基づいて、配布先として前記場所または前記無線通信装置を指定して前記予約を行い、
前記配布部は、前記予約に基づいて、前記指定の資料データを、前記無線通信装置に無線接続された前記出席者の端末へ配布する処理を実行する、
資料配布システム。
【請求項８】
請求項７記載の資料配布システムにおいて、
前記サーバ装置は、前記配布部により前記無線通信装置に無線接続された前記出席者の端末へ前記資料データが配布された場合には、当該出席者を出席の状態とし、配布されていない場合には、欠席の状態として、出欠情報を記憶し、
前記確認部は、前記担当者の端末からの操作に基づいて、前記出欠情報を前記画面に表示させる、
資料配布システム。
【請求項９】
請求項２記載の資料配布システムにおいて、
前記端末登録部は、前記接続チェック結果情報に基づいて、前記接続ができる状態の場合には、前記出席者の端末の情報を登録し、前記接続ができない状態の場合には、前記出席者の端末の情報を登録しない、または登録済みの前記出席者の端末の情報を削除する、
資料配布システム。
【請求項１０】
会議、打合せ、面接、及び授業を含む開催の対象のイベントで用いる資料データを準備する担当者の端末と、
前記イベントに出席する出席者の端末と、
前記資料データを前記担当者の端末から前記出席者の端末へ配布するためのサービスを提供するサーバ装置と、
を有する資料配布システムにおける、資料配布方法であって、
前記サーバ装置において実行されるステップとして、
前記担当者の端末からの操作に基づいて、前記担当者の端末に格納されている資料データを、前記サーバ装置の記憶領域に登録する資料登録ステップと、
前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記担当者の端末の情報、及び前記出席者の端末の情報を登録する端末登録ステップと、
前記担当者の端末からの操作に基づいて、前記記憶領域に登録された前記資料データのうちの指定の資料データを、前記情報が登録された前記出席者の端末のうちの指定の出席者の端末へ、指定の配布日時に配布するための予約を行う予約ステップと、
前記予約に基づいて、前記指定の資料データを、前記指定の出席者の端末へ、前記指定の配布日時に配布する処理を実行する配布ステップと、
前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記資料データの登録の状況、前記担当者及び出席者の端末の情報の登録の状況、前記予約の状況、及び前記配布の状況、を含む情報を確認するための画面を、前記担当者の端末または前記出席者の端末に表示させる確認ステップと、
を有する、資料配布方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータによる情報処理及び通信の技術に関する。また、本発明は、資料データを配布するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議、打合せ、面接、授業等を開催する場合、開催者等の担当者は、会議等で用いる資料を準備し、会議等の事前または途中に、各出席者に配布する。担当者は、会議等の開催準備の作業として、資料を担当者及び複数の出席者の間で共有する場合、例えば以下のような作業を行う。
【０００３】
担当者は、各出席者に、開催の調整や通知をメールや電話等により行い、資料のデータファイルをメールに添付して各出席者の端末へ送信する。
【０００４】
あるいは、担当者は、資料のデータファイルを、インターネット等の所定のサーバの指定のディレクトリである共有フォルダに格納し、各出席者の端末からその格納先にアクセスできるように設定や確認を行い、その格納先等の情報を各出席者に通知する。各出席者は、端末から共有フォルダにアクセスし、資料のデータファイルをダウンロードする。
【０００５】
その後、担当者は、各出席者がメール添付や共有フォルダの資料を取得できたかどうかを確認し、取得できていない場合は、別途、個別の出席者へ連絡等のフォローを行う。
【０００６】
会議等における資料の配布に係わる先行技術例として、特開２００９−１７５８４２号公報（特許文献１）が挙げられる。特許文献１には、会議場の参加者の携帯端末に対して会議の資料を配布するシステムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００９−１７５８４２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
上記のように、従来、会議等の開催準備の担当者は、メールや共有フォルダ等の情報通信技術を用いて、各出席者への資料の配布、連絡、確認等の作業を行っている。しかし、担当者は、これらの作業のため、多くの手間及び時間を要する。
【０００９】
担当者は、配布する資料に追加や変更が生じた場合、別途、追加や変更の資料を各出席者へ配布する必要がある。担当者は、会議の事前に資料の配布が間に合わない場合、会議の直前や途中で、紙に印刷した資料を出席者へ渡す対処を行う場合もある。
【００１０】
開催の対象となる会議等は、実際に人が場に集まり対面で行う会議等の場合や、通信網を介して複数の拠点間で遠隔で行うＴＶ会議等の場合がある。なお、前者を後者と区別する場合はリアル会議と称する。いずれの場合でも、担当者は、資料データを各出席者の端末へ配布することを、適切に、少ない手間及び時間で実現したい。
【００１１】
本発明の目的は、資料の配布や連絡や確認等を含む、会議等の開催に係わる作業を支援し、作業に要する手間及び時間を軽減することができる技術を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明のうち代表的な実施の形態は、資料配布システム等であって、以下に示す構成を有することを特徴とする。
【００１３】
一実施の形態の資料配布システムは、会議、打合せ、面接、及び授業を含む開催の対象のイベントで用いる資料データを準備する担当者の端末と、前記イベントに出席する出席者の端末と、前記資料データを前記担当者の端末から前記出席者の端末へ配布するためのサービスを提供するサーバ装置と、を有し、前記サーバ装置は、前記担当者の端末からの操作に基づいて、前記担当者の端末に格納されている資料データを、前記サーバ装置の記憶領域に登録する資料登録部と、前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記担当者の端末の情報、及び前記出席者の端末の情報を登録する端末登録部と、前記担当者の端末からの操作に基づいて、前記記憶領域に登録された前記資料データのうちの指定の資料データを、前記情報が登録された前記出席者の端末のうちの指定の出席者の端末へ、指定の配布日時に配布するための予約を行う予約部と、前記予約に基づいて、前記指定の資料データを、前記指定の出席者の端末へ、前記指定の配布日時に配布する処理を実行する配布部と、前記担当者の端末または前記出席者の端末からの操作に基づいて、前記資料データの登録の状況、前記担当者及び出席者の端末の情報の登録の状況、前記予約の状況、及び前記配布の状況、を含む情報を確認するための画面を、前記担当者の端末または前記出席者の端末に表示させる確認部と、を有する。
【発明の効果】
【００１４】
本発明のうち代表的な実施の形態によれば、資料の配布や連絡や確認等を含む、会議等の開催に係わる作業を支援し、作業に要する手間及び時間を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の実施の形態１の資料配布システムの構成を示す図である。
【図２】実施の形態１における、サーバシステムの構成を示す図である。
【図３】実施の形態１における、資料配布サービスの利用における、ユーザの操作やサーバシステムの処理の流れを示す図である。
【図４】実施の形態１における、資料登録画面を示す図である。
【図５】実施の形態１における、端末登録画面を示す図である。
【図６】実施の形態１における、予約画面を示す図である。
【図７】実施の形態１における、確認画面を示す図である。
【図８】本発明の実施の形態２の資料配布システムにおける、会議室設定画面を示す図である。
【図９】実施の形態２における、予約画面を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一部には原則として同一符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。
【００１７】
（実施の形態１）
図１〜図７を用いて、本発明の実施の形態１の資料配布システムについて説明する。
【００１８】
実施の形態１の資料配布システムは、会議等の開催に係わり、開催準備を行う担当者と各出席者との間において、資料データの配布、連絡、及び確認等を含む、会議等の事前または途中における作業を効率的にできるように支援する機能を提供する。実施の形態１の資料配布システムは、担当者の操作に基づいて、担当者の端末から資料データを登録及び保存し、予約に基づいて指定の日時に指定の資料データを指定の各出席者の端末のローカルドライブへ配布する機能等を提供する。また、実施の形態１の資料配布システムは、担当者及び出席者を含む各ユーザの操作に基づいて、資料の配布の状況等を画面で確認できる機能等を提供する。
【００１９】
以下、実施の形態１では、会議を開催する場合を例に説明する。実施の形態１の技術は、開催の対象のイベントとして、会議に限らず、打合せ、面接、授業等の、資料の配布を行うイベントの場合に、同様に適用可能である。また、実施の形態１では、会議として、会議室で行われるリアル会議の場合を例に説明する。
【００２０】
［資料配布システム］
図１は、実施の形態１の資料配布システムの構成を示す。実施の形態１の資料配布システムは、インターネット等のネットワーク５において、担当者の端末１、複数の出席者の端末２、事業者のサーバシステム３、及び無線ＬＡＮ４、等が接続される構成を有する。
【００２１】
担当者の端末１は、ＰＣや携帯端末等の各種の情報処理端末装置である。端末１のローカルドライブには、配布する対象の資料データが格納される。資料データは、資料のデータファイルである。本例では、ある会議に関する一人の開催準備の担当者をＡ１とする。
【００２２】
出席者の端末２は、ＰＣや携帯端末等の各種の情報処理端末装置である。端末２のローカルドライブには、配布された資料データが格納される。本例では、ある会議に関する複数の出席者をＢ１〜Ｂｍとする。各出席者に対応付けられる複数の端末２として、出席者Ｂ１の端末２ａから出席者Ｂｍの端末２ｍまでがある。
【００２３】
担当者の端末１及び出席者の端末２は、プロセッサ、メモリ、通信インタフェース部、入力装置、表示装置、等のハードウェアを含み、ＯＳ、Ｗｅｂブラウザ、メールクライアント等のソフトウェアを備える。
【００２４】
事業者のサーバシステム３は、担当者の端末１及び出席者の端末２に対して、資料配布サービスを提供する。サーバシステム３は、図示しない１つ以上のサーバやストレージや通信機器等により構成される。事業者は、サーバシステム３による資料配布サービスとして、サーバやストレージ等のリソース及び各種機能を、各ユーザに提供する。担当者は、サーバシステム３の資料配布サービスに、資料データを登録し保存できる。担当者の端末１や出席者の端末２は、資料配布サービスを利用することで、自身のリソースを節約でき、特別なソフトウェアをインストールする必要性は少ない。
【００２５】
無線ＬＡＮ４は、リアル会議の開催場所である会議室に対応して設けられている無線ＬＡＮであり、ネットワーク５に接続されている。無線ＬＡＮ４は、アクセスポイント４Ａを含む。アクセスポイント４Ａは、端末１や端末２との無線通信処理を行う。端末１や端末２は、無線通信インタフェースを備える場合、アクセスポイント４Ａに接続可能である。会議室は、管理上のＩＤが設定されている。図示しないが、複数の会議室や複数のアクセスポイントがあってもよい。
【００２６】
［サーバシステム］
図２は、実施の形態１の資料配布システムにおける、事業者のサーバシステム３の構成を示す。サーバシステム３は、制御部３０１、記憶部３０２、及び通信インタフェース部３０３を含む。制御部３０１は、資料配布サービスの制御処理を行う。制御部３０１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等により構成され、ソフトウェア処理により、資料登録部３１等の各処理部を実現する。制御部３０１は、資料登録部３１、端末登録部３２、予約部３３、配布部３４、及び確認部３５を有する。
【００２７】
記憶部３０２は、ストレージ等により構成され、資料データ４１、資料情報４２、端末情報４３、予約情報４４、バッチファイル４５、配布情報４６、及び状況情報４７等を格納する。なお、記憶部３０２は、サーバシステム３の外部に接続されるＤＢサーバ等により構成されてもよい。
【００２８】
通信インタフェース部３０３は、ネットワーク５に対する通信インタフェースを含み、端末１や端末２との通信処理を行う。また、通信インタフェース部３０３は、ネットワーク５を介して無線ＬＡＮ４に接続する場合、アクセスポイント４Ａとの通信処理を行う。また、サーバシステム３と無線ＬＡＮ４とが直接的に接続される場合には、通信インタフェース部３０３は、無線ＬＡＮ通信インタフェースを含む。
【００２９】
また、制御部３０１は、担当者や出席者等の各ユーザに対するＧＵＩとして画面を提供する。各ユーザは、自分の端末からサーバシステム３にアクセスし、提供される画面で情報を見ながら、指示等の操作を行うことができる。制御部３０１は、各処理部の機能に関して、ユーザによる設定を可能とする設定機能を提供する。担当者等の各ユーザは、設定画面で、各処理部の機能に関する設定ができる。
【００３０】
［利用概要］
図３は、実施の形態１における資料配布サービスの利用における、ユーザの操作やサーバシステム３の処理の流れを示す。Ｓ１等はステップを表す。
【００３１】
（Ｓ１）  担当者は、自分の端末１からサーバシステム３の資料配布サービスにアクセスし、ログインする。担当者は、端末登録部３２の機能を用いて、画面での操作により、自分の端末情報を登録する。
【００３２】
（Ｓ２）  担当者は、端末登録部３２の機能を用いて、画面での操作により、各出席者の端末情報を登録する。
【００３３】
（Ｓ３）  接続チェック部３２Ａは、Ｓ１やＳ２で登録された各端末に関する接続チェックを行う。
【００３４】
（Ｓ４）  担当者は、資料登録部３１の機能を用いて、画面での操作により、資料データを登録する。
【００３５】
（Ｓ５）  次に、担当者は、予約部３３の機能を用いて、画面での操作により、Ｓ４の登録済みの資料データ、及びＳ１，Ｓ２での登録済みの端末情報を用いた、配布の予約を行う。
【００３６】
（Ｓ６）  配布部３４は、Ｓ５での予約済みの情報に基づいて配布を実行する。
【００３７】
（Ｓ７）  配布チェック部３４Ａは、Ｓ６の配布の実行後、配布チェックを行う。
【００３８】
（Ｓ８）  担当者は、端末１から、適宜、確認部３５の機能を用いて、画面での操作により、各種の状況を確認することができる。
【００３９】
（Ｓ９）  同様に、各出席者は、端末２から、適宜、確認部３５の機能を用いて、画面での操作により、各種の状況を確認することができる。
【００４０】
なお、Ｓ１〜Ｓ９の順序は、一例であり、基本的な条件の上で、異なる順序も可能である。条件とは、例えば資料の登録、予約、配布という決められた順序である。
【００４１】
［資料登録部］
資料登録部３１は、担当者による操作に基づいて、資料配布サービスに、資料データを登録する処理を行う。担当者は、資料登録部３１の機能を用いて、予め、配布候補となる資料データを登録する操作を行う。資料登録部３１は、担当者による登録の操作に従い、担当者の端末１から資料配布サービスに資料データ４１を登録し保存する処理を行う。資料登録部３１は、登録する資料データ４１に関する情報を資料情報４２として管理する処理を行う。また、資料登録部３１は、担当者による削除の操作に従い、登録済みの資料データ４１を削除する処理を行う。
【００４２】
資料登録部３１は、資料データ４１を登録する場合、担当者の端末１の所定の格納先のローカルドライブに格納されている資料データを取得し、記憶部３０２の所定の格納先に資料データ４１として格納する。
【００４３】
［端末登録部］
端末登録部３２は、担当者による操作に基づいて、資料配布サービスに、担当者の端末１の情報、及び各出席者の端末２の情報を登録する処理を行う。担当者は、端末登録部３２の機能を用いて、予め、自分の端末２の情報と、配布先の候補となる出席者の端末２の情報とを登録する操作を行う。端末登録部３２は、登録する情報を端末情報４３として管理する。端末情報４３は、端末及びユーザの名前やＩＤ、メールアドレス、ＩＰアドレス等のアドレス情報を含む。端末情報４３は、資料データの配布先のローカルドライブを指定する情報を含む。なお、本例では、担当者により各出席者の端末２の情報を登録する場合とするが、出席者により自身の端末２の情報を登録することも可能である。
【００４４】
［接続チェック部］
端末登録部３２は、接続チェック部３２Ａを含む。端末登録部３２は、端末情報４３を登録した後、接続チェック部３２Ａにより、登録された各端末に対する接続チェックの処理を行う。この接続チェックは、登録された出席者の端末２に対する資料データの配布の通信が可能なように、サーバシステム３から対象の端末２に対する通信の接続が正しくできるかどうかをチェックすることである。接続チェック部３２Ａは、接続チェックの処理として、対象の端末２のＩＰアドレス等に対して、ネットワーク５を介したアクセスを試行し、正しく接続できるかどうか、端末２から所定の応答が来るか、等をチェックする。
【００４５】
接続チェック部３２Ａは、接続チェック結果情報を、例えば端末情報４３内に記憶する。接続チェック部３２Ａは、配布対象の各出席者の端末２への接続が正しくできる場合、その旨の情報を、接続チェック結果情報として記憶する。接続チェック部３２Ａは、何らかの問題により対象の端末２への接続ができない場合、その旨の情報を、接続チェック結果情報として記憶する。
【００４６】
また、接続チェック部３２Ａは、接続チェックの結果、接続できない出席者の端末２がある場合、その旨の情報を担当者の端末１へアラートとしてメール等で通知する処理を、設定に基づいて行ってもよい。通知を受けた担当者は、後述の画面を見て接続の状況を確認し、フォロー等を行うことができる。接続チェックの結果、接続できない出席者の端末２については、担当者と出席者との間で、連絡や、アドレスの設定変更等の対処を行う。これにより、すぐに接続できる状態になる場合もあるし、出席者の端末２のソフトウェアやハードウェアの仕様等の要因により、接続できる状態にならない場合もある。接続できない場合、従来と同様に、メール等を用いて資料を配布する等の対応になる。
【００４７】
上記接続チェック部３２Ａの機能により、担当者は、登録された各出席者の端末２との接続が正しくできているかどうか、すなわち配布が可能な状態になっているかどうかを、容易に確認することができる。
【００４８】
端末登録部３２は、接続チェック部３２Ａによる接続チェックの結果、接続できる端末２の場合、当該端末２の情報を、配布先の候補として登録し、接続できない端末２である場合、当該端末２の情報を、配布先の候補としては登録しないようにしてもよい。また、端末登録部３２は、接続チェックの結果、接続できない端末２について、接続できない原因等の情報を画面に表示し、ユーザに、当該端末２の情報を登録するかどうかを確認してもよい。その場合、端末登録部３２は、ユーザが登録を選択した場合、当該端末２の情報を登録し、ユーザが非登録を選択した場合、当該端末２の情報を登録しない。
【００４９】
また、ユーザは、接続チェック部３２Ａの機能を用いて、端末情報の登録後の１回だけでなく、登録済みの端末について、再度、接続チェックを行うことができる。ユーザは、再度、接続チェックを行う場合、画面で、接続チェックの実行の指示を入力する。あるいは、ユーザは、画面で、定期的な接続チェックの実行のタイミングを設定してもよい。それらに従い、接続チェック部３２Ａは、再度、接続チェックの処理を行う。
【００５０】
また、端末登録部３２は、再度の接続チェックの結果、前には接続できる状態であった端末２が、接続できない状態に変化していた場合、この端末２の登録情報を自動的に削除するようにしてもよい。これにより、資料配布サービスに登録される端末情報４３を整理することができる。多数の端末２の情報が登録されたままの場合、データ量が多くなるので、不要な登録情報の削除によりデータ量を減らすことができる。
【００５１】
［予約部］
予約部３３は、担当者による操作に基づいて、指定の資料データ４１を指定の各出席者の端末２へ配布するための予約の処理を行う。担当者は、予約部３３による予約機能を用いて、指定の資料データ４１を指定の各出席者の端末２へ指定の日時に配布するための予約の操作を行う。
【００５２】
予約部３３は、担当者による操作に従い、資料登録部３１により登録済みの資料データ４１に関する資料情報４２を画面に表示する。予約部３３は、担当者による操作に従い、登録済みの資料データ４１の中から、配布対象の資料データ４１を選択する処理を行う。また、予約部３３は、担当者による操作に従い、端末情報４３に基づいて、登録済みの出席者の端末２の情報を表示する。予約部３３は、担当者による操作に従い、登録済みの出席者の端末２の情報の中から、配布先の出席者の端末２を指定する処理を行う。また、予約部３３は、担当者による操作に従い、配布日時を指定し、予約を実行する処理を行う。
【００５３】
予約部３３は、予約実行操作に従い、指定の予約内容を予約情報４４として記憶する。予約情報４４は、配布日時、配布対象の資料データ、配布先の出席者の端末２、等の情報を含む。予約部３３は、予約内容に従い配布対象の資料データの配布を実行するためのバッチファイル４５を作成する。バッチファイル４５は、サーバシステム３の記憶領域から指定の出席者の端末２のローカルドライブへ、対象の資料データのコピーの送信を実行させる指示を含む。予約部３３は、指定の配布日時に当該バッチファイル４５による配布実行処理が行われるように、当該バッチファイル４５によるタスクを、サーバシステム３のＯＳのタスクスケジューリングにおけるタスクとして追加登録する。
【００５４】
また、予約部３３は、担当者による操作に基づいて、登録済みの予約内容の変更や、登録済みの予約の取り消し、等を行う。
【００５５】
予約内容の変更として、配布対象の資料データの追加や削除等の変更、配布先の出席者の端末２の変更、及び配布日時の変更、等が可能である。予約部３３は、担当者の操作に基づいて、画面に、予約情報４４に基づいて予約済みの予約内容の情報を表示する。担当者は、画面で予約内容を変更し、更新を実行する。予約部３３は、それに従い、予約情報４４を更新し保存する。
【００５６】
予約の取り消しの場合、予約部３３は、担当者による操作に基づいて、画面で、予約内容を表示して、担当者に対し、本当に予約を取り消すかどうかを確認する。担当者は、画面で、予約の取り消しを実行する。予約部３３は、それに従い、予約情報４４の中の取り消し対象の予約内容の情報を削除し、それに伴い、タスクとして登録済みのバッチファイル４５についても解除する。担当者は、予約の取り消しの後、登録済みの資料データの削除や変更等が可能となる。
【００５７】
［配布部］
配布部３４は、予約部３３による予約情報４４及びバッチファイル４５に基づいて、配布を実行する処理を行う。配布部３４は、指定の配布日時に、サーバシステム３の記憶領域に保持されている配布対象の資料データ４１を、ネットワーク５を介したコピーの送信により、指定の配布先である各出席者の端末２のローカルドライブへ配布する処理を行う。配布部３４は、サーバシステム３のＯＳのタスクスケジューリングにおけるタスクとしてバッチファイル４５を実行する仕組みにより、上記配布実行処理を実現する。出席者の端末２は、サーバシステム３から受信した資料データ４１のコピーをローカルドライブに保存する。
【００５８】
［配布チェック部］
配布部３４は、配布チェック部３４Ａを含む。配布チェック部３４Ａは、予約に基づいた配布部３４による配布実行処理が成功したかどうかをチェックする処理を行う。すなわち、配布チェック部３４Ａは、配布対象の資料データが指定の各出席者の端末２へ正しく配布されたかどうかをチェックする。配布部３４は、例えばサーバシステム３におけるバッチファイル４５の実行結果のログファイルを参照及び解析することにより、配布チェックを行う。サーバシステム３のＯＳは、バッチファイル４５を実行した結果、その処理を成功した場合、ログファイル内に「正常」等のテキストを記載し、その処理を失敗した場合、ログファイル内に「異常」等のテキストを記載する。配布チェック部３４Ａは、上記配布チェック処理で、バッチファイル４５の実行結果のログファイルを解析し、当該ログファイル内の記載により、配布の成功または失敗を確認できる。配布チェック部３４Ａは、配布実行状況や配布チェック結果の情報を、配布情報４６に記憶する。
【００５９】
また、配布チェック部３４Ａは、配布チェックの結果、配布が失敗している場合、例えば特定の出席者の端末２への配布が失敗している場合、その旨のアラートを、担当者の端末１へメール等で通知してもよい。通知を受けた担当者は、後述の画面を見て配布の状況を確認し、フォロー等を行うことができる。
【００６０】
配布チェックの結果、未配布状態の出席者の端末２については、原因として、単に端末２が起動されていない状態の場合や、接続が正しくできていない状態の場合、等が挙げられる。未配布状態の出席者の端末２については、接続チェックの場合と同様に、担当者と出席者との間で、連絡や確認等の対処を行う。これにより、未配布状態の出席者の端末２が、配布を受け付ける状態になった場合、担当者は、この出席者の端末２を対象として、再度、予約による配布を実行してもよいし、即時配布部３３Ａの機能を用いて即時配布を実行してもよい。
【００６１】
上記配布チェック部３４Ａの機能により、担当者は、各出席者の端末２へ資料データの配布が成功したかどうかを容易に確認することができる。担当者は、配布されていない出席者の端末２がある場合にも、容易にその出席者の端末２を特定できるので、フォローもしやすい。
【００６２】
［即時配布部］
予約部３３は、即時配布部３３Ａを含む。即時配布部３３Ａは、事前に予約された配布日時ではなく、ユーザにより指示された時点の日時で即時に配布を実行させる処理を行う。担当者は、予約に基づいた配布が失敗した特定の出席者の端末２へ配布を試みる場合や、資料データに追加や変更がある場合等、即時に資料データを配布したい場合に、即時配布部３３Ａの機能を利用する。
【００６３】
担当者は、画面で、即時配布の機能を選択し、配布対象の資料データ、及び配布先の出席者の端末２を含む情報を指定し、即時配布の実行の操作を行う。即時配布部３３Ａは、担当者の操作に基づいて、画面で指示された配布内容情報に従い、即時配布を配布部３４へ指示する。配布部３４は、即時配布部３３Ａから指示された内容で、即時配布処理を実行する。なお、即時配布処理は、前述の予約に基づいた配布の処理における配布日時として、即時の時点の日時を指定した処理としても実現できる。サーバシステム３のＯＳは、即時配布処理の結果を、ログファイルに記載する。配布チェック部３４Ａは、ログファイルの解析結果に基づいて、即時配布結果情報を、配布情報４６に記憶する。
【００６４】
［確認部］
確認部３５は、各ユーザの操作に基づいて、資料配布サービスの各機能における各種の状況を含む全体の状況を画面で確認可能とする処理を行う。担当者や出席者を含む各ユーザは、確認部３５の機能を用いて、画面で、資料配布サービスの各機能における各種の状況を画面で確認可能である。確認部３５の機能により、資料データの登録状況、接続チェック結果を含む端末情報の登録状況、予約状況、配布チェック結果を含む配布状況、等が確認可能である。
【００６５】
確認部３５は、端末状況確認部３５Ａ、予約状況確認部３５Ｂ、配布状況確認部３５Ｃを含む。確認部３５は、端末状況や予約状況や配布状況を含む状況情報４７を読み書きしながら、状況の確認の処理及び確認用の画面をユーザの端末へ提供する処理を行う。
【００６６】
端末状況確認部３５Ａは、ユーザの操作に基づいて、接続チェック部３２Ａによる接続チェック結果情報を含む端末状況を画面で確認可能とする処理を行う。端末状況確認部３５Ａは、端末情報４３等を参照し、接続チェック結果情報を含む端末状況を状況情報４７に格納し、状況情報４７に基づいて、端末状況の確認のための画面を構成して提供する。担当者は、画面で、端末状況を一覧で確認可能である。端末状況は、各出席者の端末２の登録情報と、各端末２の接続チェック結果の状態の情報とを含む。
【００６７】
予約状況確認部３５Ｂは、ユーザの操作に基づいて、予約部３３による予約状況を画面で確認可能とする処理を行う。予約状況確認部３５Ｂは、予約情報４４等を参照し、予約状況を状況情報４７に格納し、状況情報４７に基づいて、予約状況の確認のための画面を構成して提供する。担当者は、画面で、予約状況を一覧で確認可能である。予約状況は、予約に基づいて配布実行前の状態であるものに関する、配布日時、配布対象の資料データ、及び配布先の出席者の端末２等の情報を含む。
【００６８】
配布状況確認部３５Ｃは、ユーザの操作に基づいて、配布部３４による配布状況を画面で確認可能とする処理を行う。配布状況確認部３５Ｃは、配布チェック結果情報を含む配布情報４６等を参照し、配布状況を状況情報４７に格納し、状況情報４７に基づいて、配布状況の確認のための画面を構成して提供する。担当者は、画面で、配布状況を一覧で確認可能である。配布状況は、予約に基づいて配布実行済みの状態であるものに関する、配布日時、配布対象の資料データ、及び配布先の出席者の端末２等の情報を含む。
【００６９】
なお、確認部３５だけでなく、各処理部でも、対応する状況の確認が可能である。例えば、予約部３３では、予約状況の確認が可能であり、配布部３４では、配布状況の確認が可能である。
【００７０】
［画面及び操作］
実施の形態１の資料配布システムにおける、各機能の画面やユーザの操作等の例は以下である。担当者は、端末１から、資料配布サービスにアクセス及びログインし、メイン画面を表示する。担当者は、メイン画面から、所望の機能を選択し、端末１は、対応する画面を表示する。
【００７１】
［（１）資料登録画面］
担当者の端末１は、資料登録部３１の機能に対応した、図４のような資料登録画面を表示する。図４の資料登録画面は、メニュー項目として、「資料データ登録」、「資料データ削除」、「資料データ確認」等を含み、また、「資料データ」欄、登録の実行ボタン等を含む。「資料データ」欄には、登録状態の資料データの情報が一覧で表示される。「資料データ」欄では、行毎に、資料データのファイルを選択するためのチェックボックスと、ファイル名と、そのファイルの他の属性情報とが表示される。
【００７２】
担当者は、資料を登録する場合、資料登録画面で、「資料データ登録」項目を選択し、ダイアログにおいて、自分の端末１のローカルドライブから、配布候補となる１つ以上の資料データのファイルを選択し、登録を実行する操作を行う。資料登録部３１は、登録実行操作に従い、前述の資料データ４１及び資料情報４２の登録の処理を行い、「資料データ」欄には、登録された資料データの情報を追加表示する。担当者は、「資料データ登録」項目により、適宜、資料データを追加することができる。
【００７３】
また、担当者は、資料データを削除する場合、資料登録画面で、「資料データ削除」項目を選択し、「資料データ」欄の中から削除対象の資料データのファイルを選択して、削除を実行する操作を行う。資料登録部３１は、削除の操作に従い、登録済みの資料データ４１を削除し、資料情報４２を更新する。
【００７４】
なお、実施の形態１では、資料データの削除の際には、対象の資料データが予約済み状態である場合には削除を不可能とし、未予約状態の場合には削除を可能とする。資料登録部３１は、削除対象の資料データが、未予約状態か予約済み状態であるかを予約部３３に問い合わせて確認する。予約部３３は、予約情報４４を参照して状態を確認する。資料登録部３１は、削除対象の資料データが未予約状態の場合は、削除の処理を実行する。資料登録部３１は、削除対象の資料データ４１が予約済み状態の場合は、画面でユーザにエラーの旨を表示し、予約の取り消しを促す。担当者は、画面で、予約の取り消しの操作を行う。これに従い、資料登録部３１及び予約部３３は、対象の資料データ４１の予約状態を解除して未予約状態へ戻す。これにより、担当者は、画面で、未予約状態の資料データを選択して削除することができる。
【００７５】
また、担当者は、登録されている資料データの内容を確認したい場合、資料登録画面で、「資料データ確認」項目を選択し、「資料データ」欄の中から確認対象の資料データのファイルを選択し、確認を実行する操作を行う。資料登録部３１は、この操作に従い、選択された資料データ４１の内容をプレビュー画面に表示する。
【００７６】
［（２）端末登録画面］
担当者の端末１は、端末登録部３２の機能に対応した、図５のような端末登録画面を表示する。図５の端末登録画面は、メニュー項目として、「会議情報設定」、「担当者端末設定」、「出席者端末設定」、「グループ設定」等を含む。
【００７７】
担当者は、会議を開催する場合、端末登録画面で、「会議情報設定」項目を選択し、表示される「会議情報設定」欄において、開催する会議に関する基本的な情報を設定する。
【００７８】
本例では、「会議情報設定」欄において、詳細項目として、「会議ＩＤ」、「会議室」を含む。「会議ＩＤ」は、複数の各々の会議の識別情報が設定される。「会議ＩＤ」毎に、「会議名」、「開催日時」、「開催場所」等の情報を設定可能である。「開催場所」項目では、「会議室」項目で設定される会議室の中から選択された会議室を選択して設定可能である。
【００７９】
「会議室」項目では、会議室のＩＤ、名称、場所、等の情報が設定可能である。特に、実施の形態１では、図１のように、無線ＬＡＮ４のアクセスポイント４Ａに関係付けられた会議室が利用可能である。「会議室」項目では、会議室に関係付けられたアクセスポイントのＩＤやＩＰアドレス等の情報が設定可能である。
【００８０】
本設定例では、会議ＩＤ＝“会議００１”である会議を、会議室ＩＤ＝“会議室Ｘ１”である会議室で開催することが設定されている。会議室ＩＤ＝“会議室Ｘ１”である会議室は、無線ＬＡＮ４のアクセスポイント４Ａに関係付けられており、アクセスポイント４ＡのＩＰアドレスが“ＩＰＸ１”である。
【００８１】
担当者は、自分の情報を登録する場合、端末登録画面で、「担当者端末設定」項目を選択し、表示される「担当者端末設定」欄において、自分の端末１に関する情報を設定する。「担当者端末設定」欄では、「担当者」項目を有し、会議に係わる一人以上の担当者及びその端末１の情報を設定可能である。「担当者」項目では、例えば、担当者のＩＤ、名前、所属、端末１の名前、ＩＰアドレス、格納先、等の情報を設定可能である。本設定例では、担当者Ａ１及びその端末１が登録されており、端末１の名前が“ＰＣ０”、ＩＰアドレスが“ＩＰ０”である。
【００８２】
担当者は、出席者の情報を登録する場合、端末登録画面で、「出席者端末設定」項目を選択し、表示される「出席者端末設定」欄において、出席者の端末２に関する情報を設定する。「出席者端末設定」欄では、「出席者」項目を有し、会議に係わる一人以上の出席者及びその端末２の情報を設定可能である。「出席者」項目では、例えば、出席者のＩＤ、名前、所属、端末２の名前、ＩＰアドレス、格納先、等の情報を設定可能である。本設定例では、担当者Ｂ１及びその端末２ａ等が登録されており、端末２ａの名前が“ＰＣ１”、ＩＰアドレスが“ＩＰ１”である。
【００８３】
担当者や出席者の登録情報においては、資料データの格納先のローカルドライブを指定するアドレス等の文字列（例えば「Ｃドライブ」を示すアルファベット）が登録可能である。また、担当者や出席者の登録情報においては、資料配布サービスにログインする際に必要なユーザＩＤ及びパスワード等を登録可能である。
【００８４】
端末登録部３２は、登録実行操作に従い、前述の端末情報４３の登録の処理を行う。担当者は、端末登録画面で、適宜、端末情報を登録することができる。なお、出席者も、担当者と同様に、端末登録画面で、自分の端末情報を登録することができる。
【００８５】
また、担当者は、複数の出席者の端末２により構成されるグループの情報を登録する場合、端末登録画面で、「グループ設定」項目を選択し、表示される「グループ設定」欄において、グループに関する情報を設定する。「グループ設定」欄では、「グループ」項目を有し、複数の出席者の端末２により構成されるグループを設定可能である。「グループ」項目では、例えば、グループのＩＤ、メンバーである出席者またはその端末２のＩＤ等の情報を設定可能である。本設定例では、グループＩＤ＝“Ｇ１”であるグループとして、そのメンバーが、図１の出席者Ｂ１〜出席者Ｂｍであることが設定されている。
【００８６】
［（３）予約画面］
担当者の端末１は、予約部３３の機能に対応した、図６のような予約画面を表示する。図６の予約画面は、「会議情報」欄、「配布対象資料データ」欄、「配布先出席者端末」欄、「配布日時」欄、等を含む。配布の予約を行う場合、担当者は、予約画面で、（１）配布対象の資料データ、（２）配布先の各出席者の端末２、（３）配布日時、等を指定し、予約を実行する。
【００８７】
担当者は、「会議情報」欄で、予約を行う対象の会議の情報を確認することや、予約の対象の会議を複数の会議ＩＤの中から選択すること等ができる。
【００８８】
担当者は、「配布対象資料データ」欄で、配布対象の資料データを指定することができる。「配布対象資料データ」欄には、資料登録画面の「資料データ」欄と同様に、登録済みの資料データのファイルの一覧の情報が表示される。担当者は、一覧の中から、対象の１つ以上の資料データをチェックボックス等により選択する。
【００８９】
担当者は、「配布先出席者端末」欄で、配布先とする１つ以上の出席者の端末２を指定することができる。「配布先出席者端末」欄には、更に、「個別指定」欄、「グループ指定」欄、「会議室指定」欄を含む。担当者は、これらの欄から、ボタン選択操作等により、配布先の指定の方式を選択することができる。
【００９０】
「個別指定」欄は、配布先として個別の出席者の端末２を指定する方式に対応する。「個別指定」欄には、端末登録画面の「出席者端末設定」欄で設定済みである出席者の端末２の一覧の情報が表示される。担当者は、一覧の中から、配布先とする１つ以上の出席者の端末２をチェックボックス等により個別に選択する。
【００９１】
「グループ指定」欄は、配布先として複数の出席者の端末２によるグループを指定する方式に対応する。実施の形態１では、配布先の指定の方式として、個別の端末２を指定可能とするだけでなく、複数の端末２からなるグループを指定可能である。「グループ指定」欄には、端末登録画面の「グループ設定」欄で設定済みであるグループの一覧の情報が表示される。担当者は、リストボックス等による一覧の中から、配布先とする１つ以上のグループを選択する。担当者は、複数の出席者をまとめて指定することができ、手間が少ない。
【００９２】
「会議室指定」欄は、配布先として会議室を指定する方式に対応する。実施の形態１では、配布先の指定の方式として、会議等が開催される会議室等の開催場所を指定する方式が利用可能である。この方式により、会議室に関係付けられた出席者を自動的に配布先として指定することができ、会議室での会議に出席する各出席者の端末２に資料データを配布することができる。
【００９３】
「会議室指定」欄には、端末登録画面の「会議室」項目で設定済みである会議室の一覧の情報が表示される。担当者は、一覧の中から、対象の１つ以上の会議室を選択する。なお、この項目では、会議室に関係付けられた無線ＬＡＮ４またはアクセスポイント４ＡのＩＤまたはＩＰアドレスを指定可能としてもよい。
【００９４】
担当者は、「配布日時」欄で、配布を実行する日時を指定することができる。「配布日時」欄では、例えば、端末登録画面の「会議情報設定」欄の「開催日時」項目に設定されている開催日時よりも前の日時を候補として提示して設定可能とする。
【００９５】
担当者は、上記予約画面の各欄に予約内容情報を設定した後、「ＯＫ」等の予約実行ボタンを押す。
【００９６】
担当者は、一旦登録した予約内容を変更する場合、画面で予約内容を表示し、配布対象資料データや配布先出席者端末の設定内容を変更する。例えば、指定の資料データの追加や解除、指定の配布先の出席者の端末２の追加や解除、指定の配布日時の変更、等が可能である。そして、担当者は、その変更した内容で、予約実行ボタンを押す。これにより、予約部３３は、まだ配布実行前の状態であった場合は、予約内容を更新する。
【００９７】
［（４）確認画面］
担当者の端末１及び各出席者の端末２は、適宜、確認部３５の機能に対応した、図７のような確認画面を表示して、状況を確認することができる。また、各ユーザは、確認画面から、各機能に対応した前述の画面へ遷移することもできる。
【００９８】
図７の確認画面は、「会議情報」欄、「資料データ」欄、「端末状況」欄、「予約状況」欄、「配布状況」欄を含む。
【００９９】
「会議情報」欄は、図５の端末登録画面の「会議情報設定」欄と同様の情報を表示する。ユーザは、「会議情報」欄で、会議の情報を確認できる。「会議情報」欄は、複数の会議がある場合にはその一覧の情報を表示する。
【０１００】
「資料データ」欄は、図示しないが、図４の資料登録画面の「資料データ」欄と同様の情報を表示する。ユーザは、「資料データ」欄で、登録されている資料データの情報を確認できる。
【０１０１】
「端末状況」欄は、図５の端末登録画面の「出席者端末設定」欄で設定された各出席者の端末２の情報と、接続チェック部３２Ａによる接続チェック結果情報とを併せて表示する。例えば、出席者Ｂ１の端末２ａである“ＰＣ１”については、接続チェックの結果が「ＯＫ」である。この「ＯＫ」は、端末２ａとの接続が正しくできる状態、すなわち配布が可能な状態を表している。出席者Ｂ３の端末２ｃである“ＰＣ３”については、接続チェックの結果が「ＮＧ」である。この「ＮＧ」は、端末２ｃとの接続ができない状態、すなわち配布が不可能な状態を表している。
【０１０２】
担当者は、「端末状況」欄で、各出席者の端末２の登録の状況をわかりやすく確認できる。担当者は、接続チェック結果が「ＮＧ」である接続できない状態の出席者の端末２を容易に把握でき、フォローもしやすい。また、担当者は、接続チェック結果が「ＮＧ」となった出席者についてフォローを行う場合、「端末状況」欄の中の「フォロー」ボタンにより、フォローの動作を行うことができる。「フォロー」ボタンにより、例えば、「ＮＧ」となった出席者の端末２へ、「ＮＧ」の旨や接続確認依頼の旨の通知をメール等で送信することができる。
【０１０３】
「予約状況」欄は、図示しないが、図６の予約画面の「配布対象資料データ」欄、「配布先出席者端末」欄、「配布日時」欄、等の情報と同様の情報を表示する。「予約状況」欄は、複数の予約がある場合はその一覧の情報を表示する。担当者は、「予約状況」欄で、予約状況をわかりやすく確認できる。
【０１０４】
「配布状況」欄は、図５の端末登録画面の「出席者端末設定」欄で設定された各出席者の端末２の情報と、配布チェック部３４Ａによる配布チェック結果情報とを併せて表示する。例えば、出席者Ｂ１の端末２ａである“ＰＣ１”については、配布チェックの結果が「ＯＫ」である。この「ＯＫ」は、当該端末２への資料データの配布が済んでいる状態、すなわち配布が成功した状態を表す。出席者Ｂ３の端末２ｃである“ＰＣ３”については、配布チェックの結果が「ＮＧ」である。この「ＮＧ」は、当該端末２への資料データの配布が済んでいない状態、すなわち、配布日時前の状態、あるいは配布日時後で配布が失敗した状態を表す。
【０１０５】
担当者は、「配布状況」欄で、各出席者の端末２への配布の状況をわかりやすく確認できる。担当者は、配布チェック結果が「ＮＧ」である未配布状態の出席者の端末２を容易に把握でき、フォローもしやすい。なお、個別のフォローの際には、従来のメール添付の方式や、共有フォルダを利用する方式を併用してもよい。
【０１０６】
［効果等］
以上説明したように、実施の形態１によれば、資料の配布や連絡を含む、会議等の開催の準備に係わる作業を支援し、作業に要する手間及び時間を軽減することができる。担当者等は、会議等の準備及び開催自体を、効率的に実現でき、全体的な作業を最小限にできる。リアル会議、ＴＶ会議等のいずれの場合でも、各関係者は、資料を共有でき、会議等を円滑に進行できる。
【０１０７】
実施の形態１によれば、予約及び配布の機能や確認の機能により、担当者は、全ての出席者の端末２へ必要な資料データを適切に配布でき、そのことを容易に確認できる。担当者は、予約により事前に配布することにより、会議等の際に出席者が資料を見ることができない状態になることを防ぐことができる。
【０１０８】
実施の形態１によれば、接続チェック等の機能により、各出席者の端末２の接続の状況を自動的にチェックすることができる。よって、担当者は、従来の個別の出席者の端末との接続の確認等の手間が軽減される。従来の共有フォルダ等に各出席者の端末から接続できるか確認する手間に比べて、担当者の手間が軽減される。担当者は、確認に基づいて、接続できない状態の出席者の端末２を容易に把握して個別にフォローすることができる。
【０１０９】
実施の形態１によれば、配布チェック等の機能により、各出席者の端末２への配布の状況を自動的にチェックすることができる。よって、担当者は、従来の個別の出席者の端末への配布の確認等の手間が軽減される。従来のメール添付の資料データや共有フォルダの資料データを各出席者が取得できたか確認する手間に比べて、担当者の手間が軽減される。担当者は、確認に基づいて、配布漏れの状態の出席者の端末２を、容易に把握して個別にフォローすることができる。また、各出席者の側も、従来では所定の確認や設定等の作業を要する場合があるが、実施の形態１によれば、出席者の手間も軽減できる。
【０１１０】
また、従来、会議等の直前や途中に、資料に追加や変更がある場合、すぐに資料データを配布することはできず、リアル会議の場合には、紙に印刷した資料を渡す対応になる場合が多い。一方、実施の形態１によれば、担当者は、会議等の直前や途中に、資料に追加や変更がある場合にも、即時配布の機能等を用いて、追加や変更の資料データをすぐに出席者の端末２へ配布することができる。
【０１１１】
実施の形態１によれば、ユーザは、資料配布サービスのリソースを利用できるので、従来のメール添付ファイルの容量制限等の影響が少ない。従来のメール添付による資料データの送付の場合、容量制限により、大きいサイズの資料データは配布しにくい。実施の形態１では、資料配布サービスでメール添付の容量制限よりも大きな容量を提供することで、大きいサイズの資料データや多数のファイルの配布も可能である。
【０１１２】
なお、実施の形態１において、同じ会議で出席者ごとに異なる資料データを配布することも可能である。その場合、異なる資料データを配布する配布先の単位ごとに予約を行うことで実現できる。また、変形例として、１つの予約の単位の中で、異なる資料データの配布先を設定可能としてもよい。例えば、第１のグループの出席者には第１の資料データが指定され、第２グループの出席者には第２の資料データが指定される。
【０１１３】
（実施の形態２）
図８を用いて、本発明の実施の形態２の資料配布システムについて説明する。以下、実施の形態２の構成における実施の形態１の構成とは異なる部分について説明する。実施の形態２は、実施の形態１の配布先として会議室を指定する方式に関する変形例である。
【０１１４】
図８は、実施の形態２における、資料配布サービスが提供する画面の１つである、会議室設定画面を示す。制御部３０１は、図８のような会議室設定画面をユーザに提供する。図８の会議室設定画面では、担当者は、予め、会議室の情報を設定することができる。また、会議室設定画面では、担当者は、会議室と、その会議室で開催する会議と、その会議に出席する一人以上の出席者との関係付け情報を設定可能である。
【０１１５】
図８の会議室設定画面は、「会議室設定」欄に、「会議室ＩＤ」、「会議ＩＤ」、「出席者」等の項目を含む。
【０１１６】
「会議室ＩＤ」項目では、担当者は、会議室のＩＤや名前、その場所、及びその会議室に関係付けられる無線ＬＡＮ４のアクセスポイント４ＡのＩＤやＩＰアドレスを設定できる。
【０１１７】
「会議ＩＤ」項目では、担当者は、その会議室で開催する会議を会議ＩＤで指定することができる。図８は、会議室で開催する会議及びその日時に応じて可変的に出席者を指定する場合である。なお、この「会議ＩＤ」項目の指定が無い場合は、会議によらずに固定的に出席者を登録する設定になる。
【０１１８】
「出席者」項目では、担当者は、複数の出席者の一覧から、その会議室での会議への出席者を個別に指定することができる。また、これに限らず、「出席者」項目では、前述のグループ指定の方式でグループを指定することもできる。
【０１１９】
本設定例では、“会議室Ｘ１”での“会議００１”の出席者として、出席者Ｂ１の端末“ＰＣ１”及び出席者Ｂ３の端末“ＰＣ３”が設定されている。
【０１２０】
更に、実施の形態２では、会議や授業の開催の当日に実際に会議室や教室に入室した出席者の端末２のみへ資料データを配布する機能を提供する。制御部３０１は、例えば図９のような予約画面を提供する。担当者は、予約画面での設定に応じて、その機能を利用することができる。出席者は、端末２として携帯端末を所持する。
【０１２１】
図９の予約画面は、「会議情報」、「会議室予約」、「配布対象資料データ」、「出席者（候補）」、「配布日時」、「配布方式」、等の項目を含む。「会議情報」、「配布対象資料データ」、「配布日時」は、前述と同様の項目である。
【０１２２】
「会議室予約」項目は、会議を開催する会議室を指定して予約する項目である。制御部３０１は、ある日時及び時間帯では１つの会議室のみが予約可能となるように制御する。
【０１２３】
「出席者（出席予定者）」項目は、会議の出席者の候補、すなわち出席予定者の情報を表示する。会議室に対して出席者が関係付けて設定済みである場合、その出席者がこの項目に表示される。設定済みでない場合、この項目で関係付け情報を設定可能である。
【０１２４】
「配布方式」項目は、例えば「事前配布」、「当日配布」等の選択肢からユーザが選択可能である。「事前配布」は、前述の実施の形態１の予約による配布と同様の方式であり、「配布日時」項目で指定された日時に配布される。「当日配布」は、指定の会議室での会議の開催の当日に、その会議室に入室している出席者の端末２のみへ、指定の資料データを配布する方式である。担当者は、この機能を利用した配布を予約する場合、予約画面で、例えば、会議（開催日時等の情報を含む）、会議室、「当日配布」を指定し、予約を実行する。「当日配布」の選択の場合、会議の開催日時が設定済みの場合は、「配布日時」項目の設定が不要である。
【０１２５】
会議の開催の当日、各出席者は、会議室に入室し、端末２を、会議室のアクセスポイント４Ａに無線接続する。これにより、サーバシステム３は、無線ＬＡＮ４のアクセスポイント４Ａを通じて、その会議室に入室している出席者の端末２を認識できる。サーバシステム３は、予約情報に基づいて、その会議室に入室している出席者の、アクセスポイント４Ａに無線接続されている端末２のみへ、指定の資料データを配布する。
【０１２６】
上記実施の形態２の機能により、担当者は、開催の当日に会議室や教室等に来ている出席者の端末２のみへ資料データを配布することができ、欠席した出席者の端末２へは資料データを配布しないで済む。従来では、担当者は、会議室に出席者が入室したことを確認してから資料データを配布する作業が必要であり、手間がかかり、すぐに配布することは難しい。上記機能によれば、入室した出席者の端末２へすぐに資料データを配布することができる。
【０１２７】
更に、実施の形態２では、会議や授業等において、資料の配布と共に、出席者の出欠の確認を行うことができる機能を提供する。制御部３０１は、この機能の制御を行う。
【０１２８】
会議の開催の当日、各出席者は、会議室に入室し、端末２を、アクセスポイント４Ａに無線接続する。これにより、サーバシステム３は、アクセスポイント４Ａを通じて、会議室に入室している出席者の端末２を認識できる。サーバシステム３は、出席予定者の情報に基づいて、会議室での会議の開催の当日に出席した出席者の端末２と、欠席した出席者の端末２と、を認識できる。サーバシステム３は、予約情報に基づいて、無線ＬＡＮ４のアクセスポイント４Ａを通じて、出席した出席者の端末２のみへ資料データを配布する。それと共に、サーバシステム３は、各出席予定者の実際の出席または欠席の状態の情報を、出欠情報として記録する。
【０１２９】
また、制御部３０１の処理例としては、入室して無線接続された出席者の端末２への資料データの配布が成功した場合に、出席とみなし、無線接続されていない場合または配布が失敗した場合に、欠席とみなし、出欠情報に記録してもよい。
【０１３０】
制御部３０１は、担当者の操作に基づいて、所定の画面に、出欠情報を表示する。例えば、前述の図７の確認画面の中の１つの項目として、「出欠確認」項目が設けられてもよい。「配布状況」欄の中に、配布チェック結果の値と共に、出欠情報の値が表示されてもよい。あるいは、別の画面である会議結果画面等において「出欠確認」項目が設けられてもよい。制御部３０１は、「出欠確認」項目等において、出席予定者毎に、出欠情報の値である「出席」／「欠席」を表示する。担当者は、画面で、各出席者の出欠の状況や実績を容易に確認することができる。
【０１３１】
上記実施の形態２の機能により、担当者は、会議や授業等の出席者へ資料データを配布できると共に、出欠の確認を行うことができるので、開催の手間が軽減される。例えば、学校の授業でも、教師は、授業の日時に教室に入室してアクセスポイントに無線接続した学生の端末のみへ、資料データを配布できると共に、出欠を記録することができる。
【０１３２】
会議室等の場所に関係付けて設けられる無線通信手段及び装置は、無線ＬＡＮ４及びアクセスポイント４Ａに限らず、適用可能であり、例えばＮＦＣやＲＦＩＤ等を用いたシステムでもよい。また、上記手段とは別に、リアル会議の会議室等に出席者が来ているか否かを判断する手段として、ＧＰＳや屋内測位システム等を用いて出席者の携帯端末である端末２の位置を測定して判断する手段を用いてもよい。
【０１３３】
（他の実施の形態）
他の実施の形態として、開催の方式がＴＶ会議である場合にも、概略的には実施の形態１と同様に実現可能である。この場合、担当者の端末１、及び各出席者の端末２は、それぞれ、ＴＶ会議を実現するための公知のシステムに接続されるか、またはそのシステムが内蔵される。このＴＶ会議のシステムは、ＰＣ等の他、ディスプレイ、カメラ、マイク、スピーカ、アナログ・デジタル変換器、多地点接続装置、等の要素により構成される。担当者の端末１、及び各出席者の端末２は、ＴＶ会議の映像データを含むデータを送受信可能なＩＰ等によるネットワークを介して接続される。
【０１３４】
ＴＶ会議の場合、図１のリアル会議の会議室は、ネットワーク上の仮想的な会議室になる。この仮想的な会議室について、実施の形態１と同様に、会議室ＩＤ等の情報を管理することにより、実施の形態１と同様の各種の機能が実現できる。
【０１３５】
以上、本発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されず、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。
【産業上の利用可能性】
【０１３６】
本発明は、会議、打合せ、面接、授業等のイベントを支援するシステムとして利用可能である。
【符号の説明】
【０１３７】
１…端末、２，２ａ，２ｂ…端末、３…サーバシステム、４…無線ＬＡＮ、４Ａ…アクセスポイント、５…ネットワーク、３１…資料登録部、３２…端末登録部、３２Ａ…接続チェック部、３３…予約部、３３Ａ…即時配布部、３４…配布部、３４Ａ…配布チェック部、３５…確認部、３５Ａ…端末状況確認部、３５Ｂ…予約状況確認部、３５Ｃ…配布状況確認部、４１…資料データ、４２…資料情報、４３…端末情報、４４…予約情報、４５…バッチファイル、４６…配布情報、４７…状況情報、３０１…制御部、３０２…記憶部、３０３…通信インタフェース部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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