(57)【要約】【課題】企業が変更前の旧個人番号を記載した帳票を提出してしまった場合、その企業は、変更後の新しい個人番号を記載した帳票を検索し、再度提出する必要があり、これが企業にとって大きな負担となる。【解決手段】個人番号を管理する管理装置とその制御方法であって、少なくとも、ユーザの個人番号と当該個人番号が利用された履歴を前記ユーザに対応付けて記憶し、ユーザからの個人番号の再登録を受け付けると、当該再登録された個人番号が有効になった再発行日付を取得する。そして、その再発行日付に基づいて、記憶されている前記個人番号が前記再登録された個人番号と一致しない期間を取得し、記憶手段に記憶された前記履歴に基づいて、その一致しない期間に、記憶されている個人番号を使用して作成した帳票を特定し、その特定された帳票の情報を通知する。【選択図】  図１３
2016139325.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
個人番号を管理する管理装置であって、
少なくとも、ユーザの個人番号と当該個人番号が利用された履歴を前記ユーザに対応付けて記憶する記憶手段と、
ユーザからの個人番号の再登録を受け付けると、当該再登録された個人番号が有効になった再発行日付を取得する取得手段と、
前記再発行日付に基づいて、前記記憶手段に記憶されている前記個人番号が前記再登録された個人番号と一致しない期間を取得する期間算出手段と、
前記記憶手段に記憶された前記履歴に基づいて、前記期間に、前記記憶手段に記憶されている前記個人番号を使用して作成した帳票を特定する特定手段と、
前記特定手段で特定された前記帳票の情報を通知する通知手段と、
を有することを特徴とする管理装置。
【請求項２】
前記取得手段は、前記個人番号の再登録に際して読み取った書類のデータから前記再発行日付を取得することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
【請求項３】
前記取得手段は、前記再発行日付を入力する画面を介して入力された情報に基づいて、前記再発行日付を取得することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
【請求項４】
前記再登録された個人番号が有効になった再発行日付は、公的な個人番号管理システムが前記個人番号の再発行を受け付けた日付であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項５】
前記履歴は、前記個人番号が使用された日付と、前記個人番号を使用して作成された帳票の情報を含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項６】
前記通知手段は、前記帳票を作成した企業、或いは前記のユーザの管理者に通知することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項７】
前記期間算出手段は、前記再発行日付から、前記個人番号の再登録により前記記憶手段に記憶されている個人番号が更新されて確定されるまでの期間を前記一致しない期間として取得することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項８】
前記再登録された個人番号が有効になった再発行日付を含む期間の候補と、当該期間の候補に個人番号を使用して発行された帳票をユーザに提示して選択させる提示手段を更に有し、
前記特定手段は、前記期間の候補から前記ユーザが選択した期間の候補に基づいて、前記期間に、前記記憶手段に記憶されている前記個人番号を使用して作成した帳票を特定することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
【請求項９】
前記一致しない期間に作成された帳票に関する情報を受信する受信手段と、
前記帳票に含まれるユーザに対して、当該ユーザの個人番号を再登録するように指示する指示手段と、
前記指示手段により指示に応じて、前記ユーザによる当該ユーザの個人番号の再登録を受け付けると、前記帳票の作成元に対して前記ユーザの新しい個人番号と前記帳票の情報を送信する送信手段と、を更に有することを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項１０】
前記指示手段は、電子メールで前記ユーザに指示することを特徴とする請求項９に記載の管理装置。
【請求項１１】
個人番号を管理する管理装置を制御する制御方法であって、
前記管理装置は、少なくとも、ユーザの個人番号と当該個人番号が利用された履歴を前記ユーザに対応付けて記憶する記憶手段を有し、
取得手段が、ユーザからの個人番号の再登録を受け付けると、当該再登録された個人番号が有効になった再発行日付を取得する取得工程と、
期間算出手段が、前記再発行日付に基づいて、前記記憶手段に記憶されている前記個人番号が前記再登録された個人番号と一致しない期間を取得する期間算出工程と、
特定手段が、前記記憶手段に記憶された前記履歴に基づいて、前記期間に、前記記憶手段に記憶されている前記個人番号を使用して作成した帳票を特定する特定工程と、
通知手段が、前記特定工程で特定された前記帳票の情報を通知する通知工程と、
を有することを特徴とする管理装置の制御方法。
【請求項１２】
コンピュータを、請求項１乃至１０のいずれか１項に記載の管理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理装置とその制御方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
社会保障・税番号制度により、企業から公的機関へ各社員に関する帳票を提出する際、その社員の個人番号を記載することが求められており、企業は、帳票に記載する個人番号が正しいことを保障する必要がある。そのために企業は、企業独自の個人番号管理システムを運用し、正しい社員の個人番号を保持する必要がある。そして、社員の帳票を公的機関へ提出するときは、その企業が運用する個人番号管理システムの情報を利用して、正しい個人番号が記載された帳票を作成する。
【０００３】
個人番号は原則として、各人生涯にわたって同じ番号を使い続けるものであるが、個人番号が漏えいする等により、第三者により使用されてしまうおそれがある場合、本人の申請又は市町村長の職権により、その人の個人番号を変更できる。このような場合、公的機関が管理する個人番号管理システムが保持する個人番号が変更されても、各企業の独自の個人番号管理システムが保持する個人番号が自動的に更新されることはない。これは、個人番号は機密度が高い個人情報であり、公的機関の個人番号管理システムに、民間企業がアクセスすることが制限されているためである。特許文献１には、このような機密性が高いデータを保持するシステム同士が同期をとるために、紙の帳票を介して、同期を取ることが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−１３３３５８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記特許文献１が前提としているのは、２つのシステムが、同一の管理主体により管理されているシステムである。ところが上述の個人番号管理システムの場合は、管理主体は公的機関と企業で、互いに管理主体が異なっている。そのため、２つの個人番号管理システムで同期を取るためには、個人番号が変更されたことを把握している社員自身が、企業の個人番号管理システムへ個人番号の再登録申請を行う必要がある。このような運用形態では、公的機関の個人番号管理システムにおける、その社員の個人番号の変更と、その社員による企業の個人番号管理システムへの再登録申請との間にタイムラグが生じる可能性が高い。このような場合、そのタイムラグが原因で、個人番号を変更した社員に関する公的機関へ提出する帳票が、変更前の旧個人番号で作成される可能性が高い。帳票の公的機関への提出が紙文書で行われている場合には、公的機関が、その帳票の個人番号を新しい個人番号に自動的に変更することはできない。また帳票の公的機関への提出が電子的に行われる場合にも、個人番号が再登録されたということは個人番号の流出等があった場合であるため、その帳票の正当性が証明されない限り、記載されている個人番号を自動的に書き換えることは問題がある。つまり、企業が変更前の旧個人番号を記載した帳票を提出してしまった場合、その企業は、変更後の新しい個人番号を記載した帳票を検索し、再度提出する必要があり、これが企業にとって大きな負担となる。
【０００６】
本発明の目的は、上記従来技術の課題を解決することにある。
【０００７】
本発明の特徴は、個人番号が変更された場合に、公的機関における個人番号の再発行日から、管理装置の個人番号が更新されるまでの期間に作成された帳票を特定する技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために本発明の一態様に係る管理装置は以下のような構成を備える。即ち、
個人番号を管理する管理装置であって、
少なくとも、ユーザの個人番号と当該個人番号が利用された履歴を前記ユーザに対応付けて記憶する記憶手段と、
ユーザからの個人番号の再登録を受け付けると、当該再登録された個人番号が有効になった再発行日付を取得する取得手段と、
前記再発行日付に基づいて、前記記憶手段に記憶されている前記個人番号が前記再登録された個人番号と一致しない期間を取得する期間算出手段と、
前記記憶手段に記憶された前記履歴に基づいて、前記期間に、前記記憶手段に記憶されている前記個人番号を使用して作成した帳票を特定する特定手段と、
前記特定手段で特定された前記帳票の情報を通知する通知手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、公的機関における個人番号の再発行と、管理装置が管理している個人番号との差異に起因して作成された無効な帳票を特定できる。これにより、その帳票の作成元は、新たな個人番号に基づいて帳票を再度作成して公的機関などへ再提出することができる。
【００１０】
本発明のその他の特徴及び利点は、添付図面を参照とした以下の説明により明らかになるであろう。なお、添付図面においては、同じ若しくは同様の構成には、同じ参照番号を付す。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
添付図面は明細書に含まれ、その一部を構成し、本発明の実施の形態を示し、その記述と共に本発明の原理を説明するために用いられる。
【図１】本発明の実施形態１に係る個人番号管理装置を含む個人番号管理システム全体の構成を説明する図。
【図２】実施形態１に係る企業システム、クライアント、及び管理装置のハードウェア構成を説明するブロック図。
【図３】実施形態１に係る画像形成装置のハードウェア構成を示すブロック図。
【図４】実施形態１に係る画像形成装置、企業システム、クライアント、及び管理装置の機能を説明する機能ブロック図。
【図５】実施形態１に係る画像形成装置の操作部に表示されるＩＤ及びパスワードの入力画面の一例を示す図（Ａ）と、管理サーバが提供する機能の一覧の表示画面例を示す図（Ｂ）。
【図６】実施形態１に係る読取り対象の書類の選択画面の例を示す図（Ａ）と、個人番号読取り時の表示画面の一例を示す図（Ｂ）。
【図７】実施形態１に係るクライアントで表示される承認依頼の一覧の表示例を示す図（Ａ）と、図７（Ａ）で選択されたユーザの承認作業画面のＵＩ例を示す図（Ｂ）。
【図８】実施形態１に係る画像形成装置に表示される、個人番号の再発行日付を問い合わせるＵＩ画面例を示す図。
【図９】実施形態１において、ユーザ（社員）が画像形成装置を操作して、そのユーザの個人番号を管理装置に登録するまでの処理の流れを説明するフローチャート。
【図１０】図９のＳ９１１の登録処理を説明するフローチャート。
【図１１】実施形態１に係るクライアントと管理装置との間で実行される承認者による承認作業を説明するフローチャート。
【図１２】実施形態１に係る企業システムが、管理装置に登録された個人番号を取得して利用する処理例を説明するフローチャート。
【図１３】実施形態１に係る画像形成装置と管理装置との間の再登録作業を説明するフローチャート。
【図１４】実施形態１に係る帳票作成ＮＧ期間の算出方法を説明する図。
【図１５】本発明の実施形態２に係る画像形成装置と管理装置との間の再登録作業を説明するフローチャート。
【図１６】実施形態２に係る画像形成装置に表示される再発行期間の確認用画面の一例を示す図。
【図１７】本発明の実施形態３に係る企業システムと管理装置との間の個人番号の再登録手順を説明するフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態１に係る個人番号管理装置を含む個人番号管理システム全体の構成を説明する図である。
【００１４】
このシステムでは、画像形成装置（画像処理装置）１０１、企業システム１０２、クライアント１０３がイントラネット１０５に存在し、これらはインターネット１０６を介して個人番号管理装置１０４（以下、管理装置）と通信する。ここでイントラネット１０５の装置１０１〜１０３と管理装置１０４とは、ブラウザや専用のアプリケーションを介して通信を行う。管理装置１０４は、ＨＴＴＰ、ＳＯＡＰ等のプロトコルに準拠したＷｅｂサービスを有している。このＷｅｂサービスでは、画像形成装置１０１からの個人番号の仮登録、企業システム１０２からの社員情報の登録や個人番号の取得、また、クライアント１０３からの個人番号の登録内容の取得リクエスト等を受け付ける。図示はしていないが、管理装置１０４には、各種データを保存しておくためのデータベースシステムやファイルシステムが存在する。
【００１５】
図２は、実施形態１に係る企業システム１０２、クライアント１０３、及び管理装置１０４のハードウェア構成を説明するブロック図である。企業システム１０２、クライアント１０３、管理装置１０４は、一般的な情報処理装置（いわゆるＰＣ）のハードウェアで構成できる。このため図２では、その代表的な構成例を示し、この構成は、企業システム１０２、クライアント１０３及び管理装置１０４で共通である。
【００１６】
図２において、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３のプログラムＲＯＭに記憶されたブートプログラムを実行して、ハードディスク等の外部メモリ２１０からＲＡＭ２０２にＯＳ（オペレーションシステム）やアプリケーションを展開する。こうしてＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０２に展開した、これらプログラムを実行することにより、後述する各フローチャートの処理を実行する各処理部として機能する。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のメインメモリであり、上記プログラムの格納エリアに加えて、ワークエリアを提供している。キーボードコントローラ２０４は、キーボード２０８や図示しないポインティングデバイス（タッチパッド、タッチパネル、トラックボールなど）からの操作入力を制御する。表示制御部２０５は表示部２０９への表示を制御する。ディスクコントローラ２０６は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）等の外部メモリ２１０へのアクセスを制御する。ネットワークコントローラ（ＮＣ）２０７はネットワークに接続され、そのネットワークに接続された他の機器との通信制御を実行する。
【００１７】
図３は、実施形態１に係る画像形成装置１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１８】
画像形成装置１０１は、制御部３０１、操作部３０４、認証部３０５、ＮＩＣ３０６、画像読取部３０７、印刷部３０８、記憶部３１２を備えている。制御部３０１はＣＰＵ３０９、ＲＡＭ３１０、ＲＯＭ３１１を有し、画像形成装置３０１全体を制御しており、また画像データを処理する画像処理部３０３を有する。操作部３０４は、例えばソフトウェアキーボード、タッチパネル、その他入出力装置を有し、各種の設定値の入力、及び表示を行うことができる。ＣＰＵ３０９は、ＲＯＭ３１１に記憶されたプログラムや、記憶部３１２からＲＡＭ３１０に展開されたアプリケーション等のプログラムを実行する。ＲＡＭ３１０は、ＣＰＵ３０９のメインメモリであり、ＣＰＵ３０９のワークエリア等を提供している。画像読取部３０７は例えばスキャナ等を含み、紙文書（原稿、書類）等を読取ることにより電子データである紙文書の画像データを取得する。制御部３０１は、記憶部３１２に記憶された文書画像データを操作部３０４に出力して表示させる。また制御部３０１は同様に、記憶部３１２に記憶された文章画像データを印刷部３０８に出力して印刷させることができる。印刷部３０８は、文書画像データに従って文書画像を印刷する。また画像形成装置１０１は、ＮＩＣ３０６を介してネットワークと接続し、ネットワークとの間でデータの送受信を可能とする。ＮＩＣ３０６を介して得られたデータは操作部３０４に表示することも可能である。
【００１９】
図４は、実施形態１に係る画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３、及び管理装置１０４の機能を説明する機能ブロック図である。
【００２０】
まず画像形成装置１０１の機能について説明する。
【００２１】
入力受付部４０３は、ＣＰＵ３０９が操作部３０４を制御することにより実現され、操作部３０４を介した、ユーザの画像形成装置１０１に対する入力を受け付ける。画面表示部４０１は、ＣＰＵ３０９が操作部３０４を制御することにより実現され、通信部４０２を介して、管理装置１０４から取得したマークアップランゲージや、入力受付部４０３によって入力された情報を、操作部３０４の画面上に表示する。通信部４０２は、ＣＰＵ３０９がＮＩＣ３０６を制御することにより実現され、入力受付部４０３で受け付けた内容に従って管理装置１０４と通信し、管理装置１０４へのログインや、個人番号の仮登録処理や仮再登録処理を実施する。書類スキャン部４０４は、ＣＰＵ３０９が画像読取部３０７を制御することにより実現され、書類の読み取り（スキャン）を行う。書類スキャン部４０４によって読み取られたデータは個人番号抽出部４０５に渡される。個人番号抽出部４０５は、ＣＰＵ３０９が画像処理部３０３を制御することにより実現され、書類スキャン部４０４によって得られた画像データに個人番号が含まれているか否かを判定する。そして個人番号が含まれていると判定すると、文字認識（ＯＣＲ）等の技術を用いて、その画像データに含まれている個人番号を抽出する。個人番号抽出部４０５によって抽出された個人番号は画面表示部４０１により表示される。なお、本実施形態では画面表示部４０１に画面を表示する例を説明するが、同様の画面を画像形成装置１０１に接続されたＰＣの表示部に表示してもよい。その場合、ユーザからの操作は、ＰＣのマウスやキーボードなどの操作部から受け付ければよい。
【００２２】
次に、クライアント１０３の各処理部の機能について説明する。
【００２３】
クライアント１０３は、登録された個人番号の承認作業を行う。承認作業は、例えば、画像形成装置のユーザが所属する企業の番号管理責任者が行う。この番号管理責任者として、例えば、そのユーザの上司、または、そのユーザが所属する企業の番号管理資格保持者、または人事部の部員が挙げられる。通信部４１１は、ＣＰＵ２０１がＮＩＣ２０７を制御することにより実現され、管理装置１０４から個人番号の承認要求である承認リクエストを取得したり、承認結果を管理装置１０４に送信する。画面表示部４１２は、ＣＰＵ２０１が表示制御部２０５及び表示部２０９を制御することにより実現され、通信部４１１が取得した承認リクエストの一覧や、各承認リクエストの内容を表示し、承認者が登録内容を確認するための画面を表示する。入力受付部４１３は、ＣＰＵ２０１がキーボードコントローラ２０４及びキーボード２０８を制御することにより実現され、承認者からの入力を受け付ける。
【００２４】
次に企業システム１０２の各処理部の機能について説明する。
【００２５】
企業システム１０２は、管理装置１０４から個人番号を受信して、例えば帳票の作成作業を行う。また無効な個人番号で作成された帳票があった場合は、その表示と帳票の再作成処理を行う。通信部４２１は、ＣＰＵ２０１がＮＩＣ２０７を制御することにより実現され、管理装置１０４へ個人番号を取得するリクエストを送信し、また画像形成装置１０１へ印刷データを送信する。また通信部４２１は、管理装置１０４における個人番号の再登録処理により、無効な個人番号で帳票を作成したことが分かった場合には、その旨の通知を管理装置１０４から受信する。画面表示部４２２は、ＣＰＵ２０１が表示制御部２０５及び表示部２０９を制御することにより実現される。画面表示部４２２は、管理装置１０４から取得した個人番号取得用、及び無効な個人番号での帳票作成通知用のマークアップランゲージの表示や、帳票等を入力受付部４２３から編集、印刷指示するための画面を表示する。帳票作成部４２４はＣＰＵ２０１により実現される。帳票作成部４２４は、画面表示部４２２で表示した画面を介した企業システム１０２の利用者の操作により、社員管理テーブル４２５のデータ及び管理装置１０４から受信した個人番号を入力して帳票を作成する。入力受付部４２３は、ＣＰＵ２０１がキーボードコントローラ２０４及びキーボード２０８を制御することにより実現され、企業システム１０２の利用者の入力を受け付ける。
【００２６】
次に、管理装置１０４の各処理部の機能について説明する。
【００２７】
管理装置１０４の全ての機能はＣＰＵ２０１により実現される。ログイン要求受信部４３２、個人番号登録処理部４３４、個人番号要求受信部４３６、個人番号利用履歴処理部４３７における通信は、ＣＰＵ２０１がＮＩＣ２０７を制御することにより実現される。画面生成部４３１は、画像形成装置１０１、クライアント１０３、企業システム１０２等からのリクエストに応じて、それらの表示部の画面に表示するためのデータ（例えばＨＴＭＬ等のマークアップランゲージ）を生成する。ログイン要求受信部４３２は、画像形成装置１０１、クライアント１０３や企業システム１０２からのからのログイン要求を受け付け、ユーザ管理テーブル４３３で管理されるデータに基づいて、その利用者の認証及びログインの認可・不認可を制御する。
【００２８】
次に、個人番号登録処理部４３４について説明する。
【００２９】
個人番号登録処理部４３４は、画像形成装置１０１からの個人番号の仮登録リクエストを受信すると仮登録処理部４３４０で処理を行い、個人番号管理テーブル４３５にデータを登録する。画像形成装置１０１から個人番号の仮再登録リクエストを受信すると、仮再登録処理部４３４１で処理を行って個人番号管理テーブル４３５のデータを更新する。その際に、帳票作成ＮＧ期間算出部４３４３は、仮再登録処理部４３４１からの情報に基づいて帳票作成ＮＧ期間を算出して個人番号利用履歴処理部４３７に送信する。帳票作成ＮＧ期間については後述する。また仮再登録処理部４３４１の処理に際して、個人番号利用履歴情報が必要であった場合には、個人番号登録処理部４３４は、個人番号利用履歴処理部４３７から個人番号の利用履歴情報を受信する。
【００３０】
またクライアント１０３からの個人番号の承認結果は承認処理部４３４２で処理を行い、必要に応じて個人番号管理テーブル４３５のデータを更新する。また個人番号登録処理部４３４は、追加で取得が必要な情報があった場合には、画像形成装置１０１やクライアント１０３に、画面生成部で４３１で生成したマークアップランゲージ等の画面情報を送信する。そして、画像形成装置１０１やクライアント１０３から、その画面情報で表示される画面を介して入力される情報を受け取る。
【００３１】
個人番号要求受信部４３６は、企業システム１０２等からのリクエストに応じて、個人番号管理テーブル４３５に登録された個人番号を送信する。また送信した個人番号の履歴を個人番号利用履歴処理部４３７に送信する。個人番号利用履歴処理部４３７は、受信した個人番号の利用履歴を個人番号管理テーブル４３５に登録する。個人番号利用履歴処理部４３７は、個人番号登録処理部４３４から個人番号利用履歴の問い合わせがあった場合には、個人番号管理テーブル４３５の情報に基づいて、その利用履歴を送信する。また個人番号利用履歴処理部４３７は、個人番号登録処理部４３４から個人番号の無効期間情報を受信すると、その無効期間に作成された帳票があるかどうかを判定し、無効期間に作成された帳票があった場合は、企業システム１０２にその旨の情報の送信を行う。
【００３２】
次にユーザ管理テーブル４３３、個人番号管理テーブル４３５、社員管理テーブル４２５のデータ例を下表を参照して説明する。
【００３３】
ユーザ管理テーブル４３３に保存されている情報の一例を表１に示す。ユーザ管理テーブル４３３は、アカウント（Ａ１）、パスワード（Ａ２）、企業コード（Ａ３）、社員ＩＤ（Ａ４）の４要素を含んでいる。アカウント（Ａ１）及びパスワード（Ａ２）は、画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３の利用者が、管理装置１０４が提供するサービスを利用する際に必要となるＩＤ及びパスワードである。また企業コード（Ａ３）及び社員ＩＤ（Ａ４）は、後述する社員管理テーブル４２５の各社員情報と、アカウント（Ａ１）を紐付けるためのキーとなる。
【００３４】
【表１】
2016139325.tif 000003
【００３５】
表２は、個人番号管理テーブル４３５に保存されている情報の一例を示す。
【００３６】
個人番号管理テーブル４３５は、社員ＩＤ（Ｂ１）、個人番号（Ｂ２）、続柄（Ｂ３）、画像データ（Ｂ４）、ステータス（Ｂ５）、利用履歴（Ｂ６）の６つの要素を含んでいる。社員ＩＤ（Ｂ１）は、後述する社員テーブル４２５の社員情報と個人番号とを紐付けるためのキーとなる。個人番号（Ｂ２）は、本実施形態によって登録された個人番号である。また続柄（Ｂ３）は、対象の社員の扶養家族を含む続柄（本人、配偶者、子供）を示す。画像データ（Ｂ４）は、個人番号の登録作業において画像読取部３０７で読み取った書類の画像データが登録される。この画像データは複数登録できる。表２の例では、複数の｛書類種別：画像データ｝の組を画像データ（Ｂ４）の項目に登録しているが、これらのデータを別テーブルで管理する構成に変更してもよい。ステータス（Ｂ５）は、個人番号の登録状況を示す。具体的には、画像形成装置１０１からの仮登録或いは仮再登録リクエストを受け付けた場合は、このステータスは仮登録となり、クライアント１０２から承認を受け付けると、このステータスが本登録となって確定される。利用履歴（Ｂ６）は、個人番号が企業システム１０２によって使用された履歴情報である。この履歴情報は複数登録できる。表２の例では、複数の｛日付：利用帳票｝の組を利用履歴（Ｂ６）の項目に登録しているが、これらのデータを別テーブルで管理する構成に変更してもよい。
【００３７】
【表２】
2016139325.tif 000004
【００３８】
次に表３を参照して、企業システム１０２に保存されている社員管理テーブル４２５を説明する。
【００３９】
この社員管理テーブル４２５は、社員ＩＤ（Ｃ１）、氏名（Ｃ２）、続柄（Ｃ３）、所属（Ｃ４）、承認者ＩＤ（Ｃ５）、社員メールアドレス（Ｃ６）、及び承認者のメールアドレス（Ｃ７）の７つの要素を含んでいる。社員ＩＤ（Ｃ１）は、企業内で一意に割り当てられるＩＤ（識別情報）であり、先に述べたユーザ管理テーブル４３３の社員ＩＤ（Ａ４）に対応している。氏名（Ｃ２）は社員の氏名を示し、続柄は対象社員の続柄を示している。また所属（Ｃ４）は、対象社員が企業内で所属する部署を示している。承認者ＩＤ（Ｃ５）は、その社員の個人番号を承認する承認者のＩＤを示す。社員メールアドレス（Ｃ６）は、その社員のメールアドレス、承認者のメールアドレス（Ｃ７）は、その社員の個人番号を管理装置１０４に登録する際、クライアント１０３から、その個人番号の承認を行う承認者のメールアドレスである。管理装置１０４は、この承認者のメールアドレスにメールを送信して、仮登録された社員の個人番号の承認を依頼する。尚、表３は上記の６つの要素を示しているが、これらに限らず、社員の情報を示す他の情報を含むようにしてもよい。
【００４０】
【表３】
2016139325.tif 000005
【００４１】
次に図５及び図６を参照して、実施形態１に係る、個人番号の登録作業に関するＵＩ例について説明する。
【００４２】
図５（Ａ）は、実施形態１に係る画像形成装置１０１の操作部３０４に表示される、管理装置１０４が提供するサービスの利用を開始するためのＩＤ及びパスワードの入力画面の一例を示す図である。
【００４３】
ユーザ（利用者）は、この画面を介して、ユーザのＩＤとパスワードを、それぞれ入力欄５１１，５１２に入力してログインボタン５１３を押下する。ここで入力されたユーザＩＤとパスワードが、前述の管理装置１０４のユーザ管理テーブル４３３に登録された内容と一致すれば、そのユーザのログインが可能となる。
【００４４】
こうしてユーザのログインが成功すると、操作部３０４の表示部には、図５（Ｂ）に示すような、管理装置１０４が提供する機能の一覧５２１が表示される。尚、図５（Ｂ）に示した機能が全てではなく、管理装置１０４が提供する機能が増える度に、この画面上に表示される機能が増加する。以下、個人番号登録５２２が選択されたときのＵＩの遷移を図６を参照して説明する。
【００４５】
尚、この図５に示すログイン画面及び機能一覧の画面と同様の画面が、クライアント１０３で承認者が、個人番号の承認処理のために管理ステム１０４にログインする際に、クライアント１０３の表示部２０９に表示される。
【００４６】
図６（Ａ）は、図５（Ｂ）の画面で、ユーザが個人番号登録５２２を選択したときに画像形成装置１０１の操作部３０４に表示される画面例を示す図である。
【００４７】
この画面により、ユーザに、個人番号を登録するためにスキャンする書類の種別を選択させる。この画面を介してユーザは、これらからスキャンする書類の種別を選択した後、その書類を画像読取部３０７にセットしてＯＫボタン６１２を押下すると、その書類のスキャンが開始される。こうして書類のスキャンが完了すると、図６（Ｂ）に示すようなスキャンした書類の画像データを含む確認画面が表示される。図６（Ａ）では、読み取り対象の書類として、個人番号通知カードが選択されている。
【００４８】
図６（Ｂ）は、例えば、個人番号が記載された書類を読み取った場合を示しており、ここでは図６（Ａ）の画面での選択に対応して、個人番号通知カードを読み取った場合を示している。個人番号は、その読み取った個人番号通知カードの画像データから、ＯＣＲなどの技術を用いて抽出した個人番号の文字列６２１として表示される。ユーザは、ここで抽出された個人番号の文字列に誤りがあると判定した場合は、この画面を直接編集し、個人番号を、通知された正しい番号に訂正できる。併せて、この画面には、スキャンされた個人番号通知カードのイメージデータ６２２を表示することも可能である。
【００４９】
尚、個人番号が記載されていない書類（例えば、運転免許証など）をスキャンした場合は、個人番号の文字列６２１は表示されない。ここでユーザは、この画面で表示された内容を確認した後にＯＫボタン６２３を押下すると、再度図６（Ａ）で示すような画面が表示され、次にスキャンする書類を選択する。また、個人番号の登録に必要な全ての書類のスキャンが完了した場合には、ユーザは全スキャン完了ボタン６２４を押下する。これを押下することによって、個人番号管理テーブル４３５にその個人番号が登録（仮登録）される。
【００５０】
次に、図５及び図７を参照して、実施形態１において、クライアント１０３の承認者が個人番号の承認作業を行うときのＵＩ例について説明する。
【００５１】
クライアント１０３から承認者が管理装置１０４にログインすると、前述の図５（Ｂ）に示すような機能一覧が表示される。ここで承認者は、機能一覧の中の個人番号承認５２３を選択することで、クライアント１０３の表示部２０９に、例えば図７（Ａ）に示す、個人番号の承認が必要なユーザの一覧が表示される。図７（Ａ）のＵＩ例では、依頼番号（社員ＩＤ）、依頼日時、及び氏名の３項目が表示されているが、他の項目が表示されていても良いし、いずれかの項目が無くても構わない。この画面に表示されたユーザの一覧から、承認の対象であるユーザを選択すると、例えば図７（Ｂ）に示すように、承認処理を行うための画面に遷移する。
【００５２】
図７（Ｂ）では、図７（Ａ）で選択されたユーザ７１２（Ａ田一郎）の情報と、その個人番号及び、登録に際してスキャンされた書類の画像７２２，７２３が表示されている。ここで画像７２２は、そのユーザの個人番号通知カードの画像を示し、画像７２３は、そのユーザの運転免許証の画像を示している。ここで承認者は、そのユーザの氏名、個人番号７２１と、スキャンされた画像７２２に含まれている氏名、個人番号とが共に同じかどうかを調べ、同じであれば承認ボタン７２４を押下する。承認ボタン７２４が押下されると、クライアント１０３の通信部４１１から管理装置１０４に承認結果を送信する。一方、ユーザの氏名、個人番号のいずれかが異なっていた場合は、承認者は差し戻しボタン７２５を押下する。この場合は、承認が得られなかったため、承認リクエストの発行元である管理装置１０４に差し戻される。この場合、その承認対象のユーザは、画像形成装置１０１を操作して、再度、個人番号の登録作業を行う必要がある。
【００５３】
次に、図５乃至図８を参照して、実施形態１において、ユーザが個人番号の再登録を行う際の処理について説明する。
【００５４】
ユーザが画像形成装置１０１から管理装置１０４にログインすると、図５（Ｂ）に示すような機能一覧が表示される。ユーザは、その中の機能一覧の中の個人番号再登録５２４を選択すると、例えば図６（Ａ）に示すような画面に遷移する。そして、前述した個人番号の登録処理の場合と同様の処理を行う。こうして個人番号の再登録処理が終了すると、図８（Ａ）或いは（Ｂ）に示す画面に遷移する。
【００５５】
図８（Ａ）は、公的機関が行った個人番号の再発行の日付が、ユーザが個人番号の再登録処時に使用した書類から抽出できた場合に画像形成装置１０１の操作部３０４に表示される画面例を示す。ここでは、日付入力ボックス８１１に再発行日付を表示して、ユーザに個人番号の再発行日付が正しいかどうかを問い合わせる。ユーザは、個人番号の再発行日付が正しい場合はそのままＯＫボタン８１２を押下する。一方、間違っていると判断した場合は、日付入力ボックス８１１の日付を正しい日付に修正した後、ＯＫボタン８１２を押下する。
【００５６】
図８（Ｂ）は、公的機関が行った個人番号の再発行日付が、ユーザが個人番号の再登録処時に使用した書類から抽出できなかった場合に遷移する画面例を示し、この場合は、日付入力ボックス８１３にユーザに個人番号の再発行の日付を入力させる。この画面が表示されるとユーザは、日付入力ボックス８１３に、個人番号が再発行された日付を入力してＯＫボタン８１４を押下する。こうしてＯＫボタン８１２或いはＯＫボタン８１４が押下されると、画像形成装置１０１の通信部４０２から管理装置１０４に、そのユーザの個人番号が再発行された日付が送信される。こうして管理装置１０４は、公的機関から再発行された日付を取得できる。
【００５７】
次に、図９から図１２を参照して、本実施形態１に係る個人番号の登録から利用までの処理の流れを説明する。そして最後に図１３を参照して、個人番号の再登録処理の流れについて説明する。
【００５８】
まず図９及び図１０を参照して、ユーザが画像形成装置１０１を操作して個人番号を登録する際の処理の流れについて説明する。
【００５９】
図９は、実施形態１において、ユーザ（社員）が画像形成装置１０１を操作して、そのユーザの個人番号を管理装置１０４に登録するまでの処理の流れを説明するフローチャートである。尚、ここで、画像形成装置１０１と管理装置１０４のそれぞれの処理は、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９と、図２に示す管理装置１０４のＣＰＵ２０１が、それぞれＲＡＭ３１０，２０２に展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００６０】
まずＳ９０１で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、入力受付部４０３からユーザのＩＤ及びパスワードの入力を受付け、それら入力された値を基に、通信部４０２から管理装置１０４にログイン要求を送信する。
【００６１】
これによりＳ９０２で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、ログイン要求受信部４３２によりログイン要求を受け付ける。そして、その受け付けたログイン要求に基づいて認証処理を実施し、そのユーザの認証が成功した場合はＳ９０３に遷移し、認証処理に失敗した場合には、エラーメッセージなどを出力して終了する。Ｓ９０３で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１に対して、機能一覧を表示する画面表示用ＵＲＬへのリダイレクト命令を送信する。
【００６２】
これによりＳ９０４に進みＣＰＵ３０９はその、リダイレクト命令に従って管理装置１０４にアクセスする。
【００６３】
これによりＳ９０５に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、リダイレクトされたアクセスを受信する。そしてＳ９０６に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、画面生成部４３１により機能一覧画面（図５（Ｂ）参照）を表示するためのマークアップランゲージを生成して画像形成装置１０１に送信する。
【００６４】
これによりＳ９０７に進み画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、画面表示部４０１により、その受信したマークアップランゲージに従って機能一覧画面を表示する。そしてＳ９０８に進みＣＰＵ３０９は、画像形成装置１０１の操作部３０４を介したユーザの操作を検知する。そしてＳ９０９に進みＣＰＵ３０９は、その選択された機能が何れの機能を指示しているかを判定し、その指示された機能が「個人番号登録」５２２であった場合はＳ９１１に遷移する。また、押下された機能が「個人番号登録」５２２でない場合はＳ９１０に遷移する。Ｓ９１０以降の処理では、管理装置１０４が提供する機能の分だけ、判定ロジックが追加されるだけであるためＳ９１０の以降については、その説明を割愛する。
【００６５】
図１０は、図９のＳ９１１の登録処理を説明するフローチャートである。
【００６６】
先ずＳ１００１で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、個人番号の登録に有効な書類の種別の一覧を表示する。これにより操作部３０４には、例えば図６（Ａ）に示すような画面が表示される。次にＳ１００２に進みＣＰＵ３０９は、入力受付部４０３を介して、その画面でユーザにより選択された書類の種別を検知する。そしてＳ１００３に進みＣＰＵ３０９は書類スキャン部４０４として機能し、画像読取部３０７にセットされた、Ｓ１００２で選択された書類をスキャンして読み取る。次にＳ１００４に進みＣＰＵ３０９は、その読み取った書類は個人番号が印刷された書類かどうかを判定する。ここで個人番号が印刷された書類であると判定するとＳ１００５に遷移するが、そうでないときはＳ１０１０に進む。
【００６７】
Ｓ１００５でＣＰＵ３０９は個人番号抽出部４０５として機能し、ＯＣＲ等の技術を用いて、Ｓ１００３で取得した読み取った書類の画像データから個人番号を抽出する。ＯＣＲ等の技術は公知であるため、ここではその説明を割愛する。次にＳ１００６に進みＣＰＵ３０９は、Ｓ１００５で抽出した個人番号の数字の妥当性を、チェックディジットを用いて検証する。ここで正しくないと判定した場合はＳ１００７に遷移し、正しいと判定した場合はＳ１００９に遷移する。Ｓ１００７でＣＰＵ３０９は、操作部３０４にアラートなどを表示して、抽出した個人番号の訂正をユーザに促し、ユーザからの入力を受け付ける。このとき例えば図６（Ｂ）に示すような画面を表示してユーザからの入力を待つ。
【００６８】
次にＳ１００８でＣＰＵ３０９は入力受付部４０３として機能し、ユーザからのＯＫボタン６２３或いは全スキャン完了ボタン６２４の押下を検知するのを待つ。そしていずれかのボタンが押下されるとＳ１００９に進んで、Ｓ１００５で抽出した個人番号或いはＳ１００７で訂正された個人番号をＲＡＭ３１０に保存する。次にＳ１０１０に進みＣＰＵ３０９は、Ｓ１００３でスキャンにより得られた画像データを保存する。そしてＳ１０１１に進み、Ｓ１００８で全スキャン完了ボタン６２４が押下されたか、或いはそれまでに読み取った書類が、個人番号の登録に必要な書類種別を満たしているかどうか、即ち、全書類の読み取りが完了しているかどうか判定する。ここで全書類の読み取りが完了していると判定するとＳ１０１２に進み、そうでないときはＳ１００１に戻って前述の処理を繰り返す。Ｓ１０１２でＣＰＵ３０９は通信部４０２として機能し、スキャンにより得られた画像データ及び、抽出した個人番号を管理装置１０４に送信して、仮登録の要求を発行する。
【００６９】
これによりＳ１０１３で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１から送信された仮登録の要求を受信し、その要求に含まれている個人番号及び画像データを個人番号管理テーブル４３５に保存する。そしてＳ１０１４に進みＣＰＵ２０１は、企業システム１０２の社員管理テーブル４２５から、そのユーザの個人番号を承認する承認者のメールアドレスを取得し、その承認者に対してメールで、そのユーザの個人番号の承認作業を依頼する。
【００７０】
以上説明した処理により、ユーザは、画像形成装置１０１を操作して、個人番号の登録に必要な種類を読み取らせて、管理装置１０４に対して、そのユーザの個人番号の仮登録を行うことができる。その際、個人番号の登録に必要な書類がユーザに提示されるので、ユーザは容易に必要な書類を読み取らせて登録を行うことができる。
【００７１】
次に図１１を参照して、前述した管理装置１０４からのメールにより承認の依頼を受けた承認者が、クライアント１０３を操作して、依頼されたユーザの個人番号を承認するための処理の流れを説明する。
【００７２】
図１１は、実施形態１に係るクライアント１０３と管理装置１０４との間で実行される承認者による承認作業を説明するフローチャートである。尚、図１１に示すフローチャートの前に、クライアント１０３から管理装置１０４へのログイン処理や機能一覧画面の表示及び承認機能の選択などの処理が含まれるが、これら処理は図９の画像形成装置１０１の場合と同じであるためその説明を割愛する。但し、この場合のログイン処理では、承認者は、その承認者のＩＤでログインする必要がある。図１１では、そのログインに応答して管理装置１０４から送られる画面情報に基づいてクライアント１０３で機能一覧の画面（図５（Ｂ））が表示され、その画面で個人番号承認５２３が選択された以降の処理の流れで説明する。尚、ここで、クライアント１０３と管理装置１０４のそれぞれの処理は、クライアント１０３のＣＰＵ２０１と、管理装置１０４のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００７３】
まずＳ１１０１でクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理装置１０４に対して、承認を要求するユーザの一覧の取得要求を発行する。このときクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理装置１０４に対して、承認者のＩＤも併せて送信する。
【００７４】
これによりＳ１１０２で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、Ｓ１１０１で送信された承認者ＩＤに対応する社員のＩＤを、社員管理テーブル４２５（表３）及びユーザ管理テーブル４３３（表１）から特定する。その後、個人番号管理テーブル４３５（表２）の中で、その社員ＩＤに対応するステータス（Ｂ５）が仮登録となっているデータを取得する。そして、それらデータ（承認依頼を発行したユーザで、かつその承認者の承認が必要なユーザの一覧）を表示用のマークアップランゲージに整形してクライントに返却する。
【００７５】
これによりＳ１１０３に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、受信したマークアップランゲージに従って、承認依頼を発行したユーザの一覧（例えば図７（Ａ）参照）を表示部２０９に表示する。そしてＳ１１０４に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、その表示された承認依頼を発行したユーザの一覧の中から、承認者が選択したユーザを検知し、そのユーザの詳細情報の取得要求を管理装置１０４に対して発行する。
【００７６】
これによりＳ１１０５に進み管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、個人番号管理テーブル４３５から、そのユーザのデータを取得し、それらのデータを表示用のマークアップランゲージに整形してクライアント１０３に返却する。
【００７７】
これによりＳ１１０６に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、受信したマークアップランゲージに従って、例えば図７（Ｂ）に示すような承認依頼画面を表示する。次にＳ１１０７に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、承認者が、この画面上でボタンを押下したのを検知すると、その押下されたボタンが承認ボタン７２４或いは差し戻しボタン７２５かを判定する。承認ボタン７２４の押下を検知した場合はＳ１１１０に遷移し、差し戻しボタン７２５の押下を検知した場合はＳ１１０８に遷移する。Ｓ１１０８で、クライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理装置１０４に対して、個人番号の承認ができなかったため、そのユーザに個人番号を再登録するように依頼するメールの発行要求を送信する。これによりＳ１１０９に進み管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、そのユーザに対して、個人番号の登録を依頼するメールを送信して、この処理を終了する。
【００７８】
一方、承認ボタン７２４が押下されるとＳ１１１０でクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理装置１０４に対して、そのユーザの個人番号を承認したことを送信する。これによりＳ１１１１に進み管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、個人番号管理テーブル４３５に登録されている、そのユーザの個人番号の登録のステータスを、仮登録から本登録に変更して、この処理を終了する。
【００７９】
以上説明した図１１のフローチャートに従った処理を実施することで、承認者は管理装置１０４からの承認要求に応じて、クライアント１０３を操作して、依頼されたユーザの個人番号の承認作業を行うことができる。
【００８０】
図１２は、実施形態１に係る企業システム１０２が、管理装置１０４に登録された個人番号を取得して使用するときの処理を説明するフローチャートである。尚、ここで、企業システム１０２と管理装置１０４のそれぞれの処理は、企業システム１０２のＣＰＵ２０１と、管理装置１０４のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００８１】
まずＳ１２０１で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は通信部４２１として機能し、管理装置１０４に対して個人番号の取得リクエストを送信する。このとき、このリクエストには、個人番号を取得したい社員ＩＤ及び、その個人番号を使用する目的である帳票名が含まれる。
【００８２】
これによりＳ１２０２に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号要求受信部４３６として機能し、企業システム１０２から送信された個人番号の取得リクエストを受信する。次にＳ１２０３に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号要求受信部４３６として機能し、個人番号管理テーブル４３５を参照して、その対象の社員の個人番号のステータス（Ｂ５）を確認する。ここで、ステータスが「本登録」である場合は、個人番号管理テーブル４３５から、その社員の個人番号を取得する。そして、その社員の個人番号及び利用対象の帳票名を、個人番号利用履歴処理部４３７に送る。これにより個人番号利用履歴処理部４３７は、その社員の個人番号、及び利用対象の帳票名を、個人番号の利用履歴として個人番号管理テーブル４３５に記録する。次に管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、企業システム１０２に、その要求された社員の個人番号を送信する。一方、ステータスが「本登録」でない場合には、その個人番号が登録されていないことを示すエラーメッセージなどを企業システム１０２に送信して、この処理を終了する。
【００８３】
これによりＳ１２０４に進み、企業システム１０２のＣＰＵ２０１は通信部４２１として機能して、管理装置１０４から送信された個人番号を受信する。次にＳ１２０５に進み、企業システム１０２のＣＰＵ２０１は帳票作成部４２４として機能し、受信した個人番号を用いて帳票（例えば、源泉徴収票等）を作成する。その際には、社員管理テーブル４２５の情報も利用する。
【００８４】
以上説明したようにして、企業システムは、管理装置１０４に登録された社員の個人番号を利用して、その社員の各種帳票等を生成することができる。またその際、その社員の個人番号の利用履歴も更新されるため、後で、その社員の個人番号が何に使用されたかも把握することができる。
【００８５】
図１３は、実施形態１に係る画像形成装置１０１と管理装置１０４との間の再登録作業を説明するフローチャートである。尚、本来は、図１３に示すフローチャートの前に、画像処理装置１０１から管理装置１０４へのログイン処理や機能一覧画面の表示、及び承認機能の選択などの処理が含まれる。これらの処理は、図９のログイン及び機能一覧画面表示と同じであるため、本図での説明を割愛し、ここでは図５（Ｂ）の機能一覧画面で、個人番号再登録５２４が選択された以降の処理について説明する。尚、ここで、画像形成装置１０１と管理装置１０４のそれぞれの処理は、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９と管理装置１０４のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。
【００８６】
先ずＳ１３０１でＣＰＵ３０９は、前述の図９のＳ９１１に示す登録処理を行って、通信部４０２から管理装置１０４に仮再登録リクエストを送信する。ここでの処理は、最後に送信するリクエストが仮再登録リクエストであること以外は、図１０のＳ１００１〜Ｓ１００９の登録処理と同等の処理であるため、その説明を割愛する。
【００８７】
これによりＳ１３０２に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能し、画像形成装置１０１から送信された仮再登録リクエストを受信し、それに含まれている個人番号及び画像データを個人番号管理テーブル４３５に保存する。次にＳ１３０３に進みＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能し、画像形成装置１０１から送信された画像データからＯＣＲ等の技術を用いて、再発行日の抽出処理を行う。個人番号の登録に利用するデータによっては、個人番号を再発行した日付が記載されている場合がある。このような場合には、再発行の日付を抽出することにより、再発行の日付の入力処理を省くことが可能となる。Ｓ１３０３でＣＰＵ２０１は、再発行の日付を抽出できたかどうかを判定し、できたと判定したときはＳ１３０４に進み、抽出できなかったときはＳ１３０６に進む。
【００８８】
Ｓ１３０４で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能し、抽出した再発行日付を使用して、再発行日付をユーザに確認させるための確認画面用のマークアップランゲージを作成して、画像形成装置１０１に送信する。
【００８９】
これによりＳ１３０５でＣＰＵ３０９は、そのマークアップランゲージを受信し、そのマークアップランゲージに従って再発行日付の確認用画面を表示する。その表示例を、例えば図８（Ａ）に示す。ここでユーザがＯＫボタン８１２を押下するとＳ１３０８に進む。
【００９０】
一方、Ｓ１３０３からＳ１３０６に遷移した場合には、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、再発行日付を入力する画面のマークアップランゲージを作成し、そのマークアップランゲージを画像形成装置１０１に送信する。
【００９１】
これによりＳ１３０７でＣＰＵ３０９は、そのマークアップランゲージを受信し、その受信したマークアップランゲージに従って再発行日付の入力用画面を表示する。その画面例は、例えば図８（Ｂ）に示す画面となる。ここでユーザが、再発行日付を入力してＯＫボタン８１４を押下するとＳ１３０８に遷移する。Ｓ１３０８でＣＰＵ３０９は通信部４０２として機能し、Ｓ１３０５でユーザが確認した日付、或いはＳ１３０７でユーザが入力した再発行日付を管理装置１０４に送信する。これにより管理装置１０４は、そのユーザの個人番号が再発行された日付を取得することができる。
【００９２】
こうしてＳ１３０９に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は再発行日付を受信すると帳票作成ＮＧ期間算出部４３４３として機能し、再発行日付から帳票作成ＮＧ期間を算出する。
【００９３】
次に、帳票作成ＮＧ期間の算出方法の算出方法について図１４を用いて説明する。
【００９４】
図１４は、実施形態１に係る帳票作成ＮＧ期間の算出方法を説明する図である。図１４では、あるユーザの公的機関の個人番号管理システムに登録されている個人番号と、企業が管理する管理装置１０４に登録されている個人番号とを模式的に示している。公的機関の個人番号管理システムは、全国民の個人番号を統合的に管理しているシステムであり、セキュリティの観点より、個人番号システム１０４と、直接的なデータのやりとりをすることは出来ない。
【００９５】
図１４において、１４００で、公的機関は、そのユーザの個人番号の再発行を行っている。この個人番号の再発行前では、公的機関の個人番号管理システムに登録されている個人番号と、企業の管理装置１０４に登録されている個人番号とは一致している。ここでユーザが個人番号を再発行したことにより、公的機関の個人番号管理システムに登録されている個人番号は「１００００」から「２００００」に変更されている。しかしながら、企業の管理装置１０４は、ユーザからの再登録がないかぎり個人番号が変更されたことを知ることができないため、個人番号「１００００」が登録されたままである。つまり、個人番号の再発行日１４００から管理装置１０４への再登録１４０１までの期間では、そのユーザの新個人番号と管理装置１０４が管理している個人番号とに齟齬が生じている。従って、この期間を算出し、正しい個人番号が記載された帳票が作成できない帳票作成ＮＧ期間とする。この帳票作成ＮＧ期間に、企業システム１０２が管理装置１０４から、その社員の個人番号を取得して帳票を作成すると、旧番号を使用することになり、有効な帳票が作成できないことになる。従って、帳票作成ＮＧ期間算出部４３４３は、この帳票作成ＮＧ期間を算出し、帳票作成ＮＧ期間及びユーザ情報を個人番号利用履歴処理部４３７に送る。
【００９６】
次にＳ１３１０に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号利用履歴処理部４３７として機能し、受信したユーザ情報を基に、ユーザ管理テーブル４３３及び個人番号管理テーブル４３５から、そのユーザの個人番号の利用履歴を特定する。そして、その特定した利用履歴に、帳票作成ＮＧ期間に、その個人番号が使用された履歴があるかどうかを判定し、あれば、その期間に作成された帳票を無効帳票として特定する。こうしてＳ１３１１に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号利用履歴処理部４３７として機能し、帳票作成ＮＧ期間に作成された無効帳票があるかどうかを判定し、無効帳票があればＳ１３１２に遷移し、無効帳票がなければＳ１３１３に遷移する。Ｓ１３１２で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、管理装置１０４の設定に基づき、企業システム１０２或いは管理者に無効帳票を通知する。ここで企業システム１０２に通知する場合は、その帳票の対象である社員ＩＤ、無効帳票の名前、利用日付に関する情報を通知する。これにより企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、その受信した無効帳票に関する情報を画面表示部４２２により表示し、無効帳票の対処をすることが可能となる。この際、そのユーザが再登録した個人番号の承認処理が完了していない場合は、承認処理が完了した時点で、その無効帳票に関する情報を画面表示部４２２により表示するようにしてもよい。尚、承認処理が完了しているか否かは、管理装置１０４の個人番号管理テーブル４３５のステータスを参照すればよい。
【００９７】
一方、管理者に通知する場合は、予め管理装置１０４に登録された企業システム１０２の管理者のメールアドレスに、社員ＩＤ、無効帳票の名前、利用日付に関する情報を電子メールにより通知する。次にＳ１３１３に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能し、企業システム１０２の社員管理テーブル４２５から承認者の情報を取得し、その承認者に向けて、その社員の個人番号の承認作業依頼を送信する。
【００９８】
尚、表３の社員管理テーブル４２５の例では、管理者に関する項目が含まれていないが、その企業の各事業所或いは各部ごとに管理者を設定し、各社員に対応付けて、その管理者のＩＤ及びメールアドレスを登録するようにしても良い。
【００９９】
以上説明したように実施形態１によれば、個人番号の再発行を行ったユーザによる、管理装置１０４への新たな個人番号の登録処理が遅延した場合の対処が可能となる。公的機関の個人番号管理システムと企業の管理装置との間の登録情報の差異により、公的機関が管理している社員の個人番号と、企業が管理している社員の個人番号とが一致していない期間に作成された帳票を無効にする必要がある。従って、そのような事態が発生したときは、管理装置１０４から、企業システム１０２又は管理者に通知することにより、企業システム１０２は帳票の再作成等を行うことができる。
【０１００】
［実施形態２］
次に本発明の実施形態２について、前述の実施形態１と異なる部分を中心に説明する。上述の実施形態１では、ユーザが個人番号の登録に利用したデータから再発行の日付を取得できなかった場合、ユーザに個人番号を再発行した日付の入力を求めていた。これに対して実施形態２では、管理装置１０４から帳票の利用履歴に基づく期間を提示し、その応答結果に応じて、ユーザに個人番号を再発行した日付の入力を求める。尚、実施形態２に係るシステム構成及び、画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３及び管理装置１０４のハードウェア構成は前述の実施形態の構成と同じであるため、それの説明を省略する。
【０１０１】
図１５は、本発明の実施形態２に係る画像形成装置１０１と管理装置１０４との間の再登録作業を説明するフローチャートである。尚、ここで、画像形成装置１０１と管理装置１０４のそれぞれの処理は、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９と管理装置１０４のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。尚、図１５において、前述の図１３と同じ処理を実行するステップは同じ記号で示し、それらの説明を省略してＳ１５０１〜Ｓ１５０６について説明する。
【０１０２】
Ｓ１５０１で、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能し、問い合わせ用の再発行期間候補を算出する。この再発行期間候補とは、ユーザの再発行日付の入力の手間を省くこと、及び、おおまかな再発行日付しか記憶していないユーザの調査の手間を省くために、ユーザに問い合わせる期間の候補である。具体的には、最新の帳票作成日付の次の日から現在までの期間が期間１、（Ｎ−１）番目に新しい帳票作成日付より過去の期間が期間Ｎとなる。ここで、Ｎは期間候補の数であり、Ｎ＞１である。Ｎ＞２の場合には、（Ｎ−１）番目に新しい帳票作成日付の次の日から（Ｎ−２）番目の帳票作成日付までの期間が期間（Ｎ−１）となる。この再発行期間候補の算出のためには、帳票作成の履歴情報が必要であるため、仮再登録処理部４３４１は個人番号利用履歴処理部４３７から利用履歴を取得して、この再発行期間候補を算出する。尚、ここで算出する候補の数Ｎは、予め管理装置１０４に設定されている値を利用する。
【０１０３】
次にＳ１５０２に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は、その算出した再発行期間候補を利用して、再発行期間確認用の画面のマークアップランゲージを作成し、そのマークアップランゲージを画像形成装置１０１に送信する。
【０１０４】
これによりＳ１５０３に進み、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、受信したマークアップランゲージに従って再発行期間の確認用画面を表示する。そのＵＩ表示の例を図１６に示す。
【０１０５】
図１６は、実施形態２に係る画像形成装置１０１に表示される再発行期間の確認用画面の一例を示す図である。
【０１０６】
図１６はＮ＝４の場合の例を示し、ここでは４つの期間が表示されている。図１６では、３つの帳票作成に関連する期間が表示されており、ユーザは対応するボタン１６０１〜１６０４のいずれかを押下するだけで、再発行日付に関する情報を入力できる。また、これにより、おおまかな再発行日付しか記憶していないユーザであっても、再発行日付を入力することが可能になる。例えば、２０１４年６月に個人番号を再発行したことしか覚えていないユーザであっても、図１６の例では、ボタン１６０２により期間３を選択することが可能である。
【０１０７】
次にＳ１５０４に進みＣＰＵ３０９は、図１６の画面で、ユーザが押下したボタンに対応する期間情報を管理装置１０４に送信する。
【０１０８】
これによりＳ１５０５に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能し、画像形成装置１０１から期間情報を受信し、受信した期間が、無効な個人番号が記載された無効帳票が存在する期間であるかどうかを判定する。ここで例えば、期間１が選択されていた場合は、その期間の帳票が存在しないのでＳ１３１３に進む。それ以外の期間であった場合には、再発行された後に帳票が作成されていることになるため、無効となる帳票が存在することになりＳ１５０６に遷移する。Ｓ１５０６で、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能し、画像形成装置１０１から受信した期間情報を利用し、無効となる帳票が全て確定したかどうか判定する。ここで、期間Ｎの場合には、Ｎ番目や（Ｎ＋１）番目に作成された帳票も無効となる帳票である可能性があり、無効となる帳票が全て確定していないと判定してＳ１３０６に進む。それ以外の期間Ｘの場合には、（Ｘ−１）番目までの帳票が無効となる帳票であることが確定しているのでＳ１３１２に遷移する。例えば、図１６の例で、期間情報として、期間３を受信した場合は、帳票Ａと帳票Ｂしか無効な個人番号が記載された帳票が無いため無効帳票は確定している。
【０１０９】
以上説明したように実施形態２によれば、実施形態１の効果に加えて、ユーザが再発行日付を入力する手間や負担を更に軽減することが可能となる。また、おおまかな再発行日付しか記憶していないユーザが、再発行日付を調べる手間を軽減できるので、ユーザにとって、より便利なものとなる。
【０１１０】
［実施形態３］
以下、本発明の実施形態３について、前述の実施形態１と異なる部分を中心に説明する。前述の実施形態１では、ユーザが公的機関の個人番号を変更した場合、自主的に、その個人番号を、管理装置１０４に再登録をする処理の流れとなっていた。これに対して実施形態３では、企業が、公的機関から帳票に記載された個人番号が無効であると指摘された場合の処理について説明する。尚、実施形態３に係るシステム構成及び、画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３及び管理装置１０４のハードウェア構成は前述の実施形態の構成と同じであるため、それの説明を省略する。
【０１１１】
図１７は、本発明の実施形態３に係る企業システム１０２と管理装置１０４との間の個人番号の再登録手順を説明するフローチャートである。
【０１１２】
まずＳ１７０１で、企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、無効な個人番号が利用されている無効帳票に関する情報の入力を受け付ける。ここで想定される情報の入力者は、公的機関から提出帳票に無効帳票が含まれていることを指摘された総務や経理や人事の部員である。次にＳ１７０２に進み、企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、無効帳票に関する情報に含まれている情報のうち、社員ＩＤを管理装置１０４に送信する。
【０１１３】
これによりＳ１７０３に進み、管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号利用履歴処理部４３７として機能し、企業システム１０２から無効な個人番号を登録している社員ＩＤを受信する。そしてＣＰＵ２０１は、その社員ＩＤを基に、ユーザ管理テーブル４３３のアカウント情報から、該当するユーザのメールアドレスを取得する。ここでは、企業システム１０２から取得している社員管理テーブル４２５を参照して、そのユーザのメールアドレスを取得し、そのユーザに対して、個人番号の再登録を指示する電子メールを送信する。
【０１１４】
次にＳ１７０４に進み管理システム１０４のＣＰＵ２０１は仮再登録処理部４３４１として機能して、そのユーザ（社員）が再登録処理を行うのを監視する。こうして、そのユーザが図１３に示すような手順に従って再登録処理を行うと、個人番号履歴処理部４３７は実施形態１のＳ１３１２の処理を行わず、無効帳票の情報を保持しておく。こうして再登録の仮登録処理が終了するとＳ１７０４からＳ１７０５に遷移する。
【０１１５】
Ｓ１７０５で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号利用履歴処理部４３７として機能し、図１３のフロー実行時に、個人番号利用履歴処理部４３７が保持していた無効帳票情報を取得する。ここで取得可能な無効帳票の情報は、Ｓ１７０１で入力された無効帳票以外の無効帳票の情報を含んでいる可能性がある。これは、ユーザが、その個人番号を再発行した後に、複数の帳票を作成している場合である。つまり、再発行日付も含めた再登録処理を行うことにより、１つの帳票についての、無効な個人番号の指摘を起点に、全ての他の無効な帳票を洗い出すことが可能となる。そしてＳ１７０６に進みＣＰＵ２０１は個人番号利用履歴処理部４３７として機能し、承認処理部４３４２において、該当するユーザの承認処理（図１１）が実行されるのを監視する。こうして承認処理が終了するとＳ１７０７に遷移する。
【０１１６】
Ｓ１７０７で管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号利用履歴処理部４３７として機能し、個人番号管理テーブル４３５から、該当するユーザの新しい個人番号を取得する。そしてＳ１７０８に進み管理装置１０４のＣＰＵ２０１は個人番号利用履歴処理部４３７として機能し、Ｓ１７０５及びＳ１７０７で取得した無効帳票の情報と、新しい個人番号とを、その帳票の作成元である企業システム１０２に送信する。また個人番号利用履歴処理部４３７は、個人番号管理テーブル４３５に利用履歴を登録する。
【０１１７】
こうしてＳ１７０９に進み企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、無効帳票の情報及び新しい個人番号を受信する。そしてＳ１７１０に進みＣＰＵ２０１は、帳票作成部４２４として機能し、その受信した無効帳票の情報に基づき、全ての無効帳票について、受信した新しい個人番号を用いて、そのユーザの帳票を再作成する。その際には、社員管理テーブル４２５の情報も利用する。
【０１１８】
以上説明したように実施形態３によれば、実施形態１の効果に加えて、公的機関からの無効帳票の指摘があった際に、そのユーザに関連する全ての無効帳票を洗い出し、その個人（社員）の新たな個人番号に基づいて、帳票を再度、作成することができる。
【０１１９】
（その他の実施形態）
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
【０１２０】
本発明は上記実施の形態に制限されるものではなく、本発明の精神及び範囲から離脱することなく、様々な変更及び変形が可能である。従って、本発明の範囲を公にするために、以下の請求項を添付する。
【符号の説明】
【０１２１】
１０１…画像形成装置、１０２…企業システム、１０３…クライアント、１０４…管理装置、２０１，３０９…ＣＰＵ、３０４…操作部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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