(57)【要約】【課題】文書データの情報管理を簡便に行える画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム及び記録媒体を提供すること。【解決手段】本発明は、第一の文書データに対応する管理タグを生成する管理タグ生成手段と、前記第一の文書データに前記管理タグを挿入した第二の文書データを生成する合成手段と、前記第二の文書データを印刷する印刷手段と、前記管理タグを含む管理情報を記憶する記憶手段と、前記印刷手段で印刷した文書から前記管理タグを読取る読取手段と、前記読取手段にて前記管理タグを読取った後、前記文書の印刷箇所を塗潰す手段と、前記管理情報と、前記読取手段にて読取った前記管理タグとを照合することで、前記文書の印刷箇所を塗潰したか否かを判断する判断手段と、を有する画像形成装置を提供する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
第一の文書データに対応する管理タグを生成する管理タグ生成手段と、
前記第一の文書データに前記管理タグを挿入した第二の文書データを生成する合成手段と、
前記第二の文書データを印刷する印刷手段と、
前記管理タグを含む管理情報を記憶する記憶手段と、
前記印刷手段で印刷した文書から前記管理タグを読取る読取手段と、
前記読取手段にて前記管理タグを読取った後、前記文書の印刷箇所を塗潰す手段と、
前記管理情報と、前記読取手段にて読取った前記管理タグとを照合することで、前記文書の印刷箇所を塗潰したか否かを判断する判断手段と、を有する画像形成装置。
【請求項２】
請求項１に記載の画像形成装置と、
前記第一の文書データを前記画像形成装置に提供する端末と、を有する画像形成システム。
【請求項３】
前記判断手段の判断結果を、前記端末に通知する通知手段を有する請求項２に記載の画像形成システム。
【請求項４】
前記記憶手段は、前記文書が配布される者に関する配布者情報を記憶し、
前記管理タグ生成手段は、前記配布者情報を用いて前記文書が配布される者ごとに異なる前記管理タグを生成する請求項２又は３に記載の画像形成システム。
【請求項５】
前記端末は前記配布者情報を有し、
前記記憶手段は、前記端末から前記配布者情報を取得する請求項４に記載の画像形成システム。
【請求項６】
会議室への入退室を管理する入退室管理装置を有し、
前記入退室管理装置は、前記判断手段の前記判断に基づいて、前記文書が配布される者の会議室からの退室を許可する請求項５に記載の画像形成システム。
【請求項７】
前記端末から、前記第一の文書データに前記管理タグを挿入するか否かを前記合成手段に指示する請求項２乃至６いずれか一項に記載の画像形成システム。
【請求項８】
第一の文書データに対応する管理タグを生成するステップと、
前記第一の文書データに前記管理タグを挿入した第二の文書データを生成するステップと、
前記第二の文書データを印刷するステップと、
前記管理タグを含む管理情報を記憶するステップと、
前記第二の文書データを印刷した文書から前記管理タグを読取る読取ステップと、
前記読取ステップにて前記管理タグを読取った後、前記文書の印刷箇所を塗潰すステップと、
前記管理情報と、前記読取ステップにて読取った前記管理タグとを照合することで、前記文書の印刷箇所を塗潰したか否かを判断するステップと、を有する画像形成方法。
【請求項９】
請求項８に記載の画像形成方法をコンピューターに実行させるプログラム。
【請求項１０】
請求項９のプログラムを記録したコンピューター読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
オフィスや研究所等にて扱われる文書には機密情報が含まれていることが多く、情報漏えいが発生しないように様々な場面でセキュリティを考慮した取扱いが行われている。
【０００３】
このような機密情報が含まれている文書を用いて会議を行う場合、物理的に同じ会議室であれば、会議終了後に文書を回収する等の方法により情報漏えいの発生を防ぐことがある程度可能であるものの、地理的に離れた場所にあるオフィス等と会議を行う場合、文書の取り扱いは会議参加者に任せることになり、機密情報の確実な管理が極めて困難であった。
【０００４】
このような問題を解決する方法として、ネットワークを介して遠隔地間で情報共有を行う場合に、グループ内の機密情報の確実な保護を行えることを目的として、ファイルやプロセス等の計算資源を、グループＩＤで識別される固有領域としてのコンパートメントに仮想的に割り当てて管理し、このコンパートメントを用いて、情報共有システムは、オブジェクトのファイル入力イベントを検出すると、同一コンパートメントもしくは下位のコンパートメントに属するファイル参照のみを許可し、また、オブジェクトのファイル出力イベントを検出すると、同一コンパートメント内のみにファイルを配置させる情報共有システムが開示されている。（例えば特許文献１）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、会議参加者が文書データを印刷した場合にその文書を管理することが極めて困難になるとの問題は解消されていない。
【０００６】
本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、文書の情報管理を簡便に行える画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、本発明の一態様における画像形成装置は、第一の文書データに対応する管理タグを生成する管理タグ生成手段と、前記第一の文書データに前記管理タグを挿入した第二の文書データを生成する合成手段と、前記第二の文書データを印刷する印刷手段と、前記管理タグを含む管理情報を記憶する記憶手段と、前記印刷手段で印刷した文書から前記管理タグを読取る読取手段と、前記読取手段にて前記管理タグを読取った後、前記文書の印刷箇所を塗潰す手段と、前記管理情報と、前記読取手段にて読取った前記管理タグとを照合することで、前記文書の印刷箇所を塗潰したか否かを判断する判断手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の一態様によれば、文書の情報管理を簡便に行える画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法、画像形成プログラム及び記録媒体を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】実施例１における画像形成システムの構成図の一例である。
【図２】実施例１における印刷された文書の一例である。
【図３】画像形成装置の動作の一例である。
【図４】画像形成装置のハードウェア構成の一例である。
【図５】実施例１における画像形成装置の機能ブロック構成の一例である。
【図６】実施例１における印刷時のシーケンスの一例である。
【図７】実施例１における印刷処理のフローチャートの一例である。
【図８】実施例１における文書破棄時のシーケンスの一例である。
【図９】実施例１における破棄処理のフローチャートの一例である。
【図１０】実施例２における画像形成システム構成図の一例である。
【図１１】実施例２における印刷された文書の一例である。
【図１２】実施例２における画像形成装置の機能ブロック構成の一例である。
【図１３】実施例２における印刷時のシーケンスの一例である。
【図１４】実施例２における印刷処理のフローチャートの一例である。
【図１５】実施例２における文書破棄時のシーケンスの一例である。
【図１６】実施例２における破棄処理のフローチャートの一例である。
【図１７】管理情報のデータ構造と、対応する管理タグの一例である。
【図１８】配布者情報のデータ構造の一例である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、図面を参照して発明を実施するための形態について説明する。各図面において、同一構成部分には同一符号を付し、重複した説明を省略する場合がある。
１．概要
２．ハードウェア構成
３．機能
４．処理フロー
[実施例１]
（１．概要）
図１は、印刷された文書を管理する画像形成システムの構成図の一例を示す図である。図１の画像形成システムは、画像形成装置２が、ネットワーク１を介して端末３と接続されている。ネットワーク１は、例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）であり、有線、無線を問わない。
【００１１】
本実施例では、セキュリティ等の理由により自由な閲覧又は配布が制限されている文書データ（以下、機密データという）を画像形成装置２で印刷した時点から管理を開始する。文書データは、例えばＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｕｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）、テキストデータ、画像データである。
【００１２】
本実施例では、機密データを画像形成装置で印刷した文書を、機密文書１１という。
【００１３】
管理とは、文書データを画像形成装置２で印刷してから、前記印刷した文書を画像形成装置２で塗潰すまでの工程が含まれ得る。
【００１４】
なお、図１の画像形成システムは機密データに限らず適用可能である。本実施例では、文書データは機密データであることを前提として説明するが、機密データに限定されるものではない。
【００１５】
本実施例における機密文書１１の管理の流れを説明する。会議室Ａにいるユーザ（以下、ユーザＡという）が、会議資料である機密文書１１を用いて会議室Ｂにいるユーザ（以下、ユーザＢという）と会議を行う場合を想定する。まず、ユーザＡは、端末３から会議室Ｂにある画像形成装置２に機密データを送信する。端末３は、例えばＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）である。ここで、ユーザＡは、会議の相手であるユーザＢが何人いるのかを把握し、端末３から機密データを送信すると同時に、機密文書１１を何部用意するかを指示する。画像形成装置２は、端末から受信した機密データを指定された部数印刷する。印刷が完了すると、画像形成装置２は端末３に機密データの印刷が完了したことを通知する。これにより、ユーザＡは会議室Ｂに機密文書１１が準備され、ユーザＢと会議を開始できる状態になったことを認識することができる。
【００１６】
図２の（ａ）に機密文書１１の一例を示す。画像形成装置２で印刷された機密文書１１ａには、管理タグ１３及びＳＥＣＲＥＴ情報１４が印刷されている。
【００１７】
ＳＥＣＲＥＴ情報１４は、例えば営業秘密等が含まれる画像又は文章であり、管理タグ１３は、機密文書１１が画像形成装置２で印刷された文書であることを示すタグである。機密文書１１に対し、紙一枚ごとに異なる管理タグ１３が付与される。そうすることで、機密文書１１を紙一枚ごとに管理することができる。画像形成装置２は、付与した管理タグ１３を全て記憶しておく。なお、管理タグ１３の付与は上記の例に限られない。
【００１８】
本実施例では管理タグ１３に二次元コードを用いている。二次元コードとしては、ＱＲコード（登録商標）、ＰＤＦ４１７（登録商標）、ＤａｔａＭａｔｒｉｘ（登録商標）など種々のタイプが提案されているが、本実施例ではいずれの二次元コードも利用可能である。なお、管理タグ１３には、一次元のバーコード又は数字など、二次元バーコード以外のタグが用いられてもよい。例えば、人間の視覚により認識しにくいように印刷する、いわゆる地紋印刷により管理タグ１３が印刷されてもよい。
【００１９】
会議が終了すると、ユーザＢは機密文書１１を破棄するために、機密文書１１を画像形成装置２に投入する。
【００２０】
図３に、画像形成装置２の動作の一例を示す。画像形成装置２は、機密文書１１が投入されると、読取部３２にて機密文書１１ａに印刷されている管理タグ１３及びＳＥＣＲＥＴ情報１４が印刷されている範囲１５を読取る。次に、読取部３２を通過した機密文書１１ａは画像形成装置２の側面を通り印刷部３１に送られる。印刷部３１は、前記認識した範囲１５で囲まれた部分を塗潰すことで、ユーザＢが機密文書１１の表面に記載されたＳＥＣＲＥＴ情報１４を認識できなくする。図２の（ｂ）に画像形成装置２で塗潰された機密文書１１ｂの一例を示す。
【００２１】
ユーザＢが投入した全ての機密文書１１のスキャンが完了すると、画像形成装置２は、読取った管理タグ１３と記憶している管理タグ１３を突合し、印刷時に挿入された全ての管理タグ１３を読取ったか否かを判断する。
【００２２】
画像形成装置２は、全ての管理タグ１３を読取った場合は全ての機密文書１１の破棄が完了したと判断し、端末３に通知する。読取っていない管理タグ１３がある場合は、一部の機密文書１１が破棄されていないと判断し、端末３に未破棄の機密文書１１が存在することを通知する。
【００２３】
ここで、破棄とは、機密文書１１のＳＥＣＲＥＴ情報１４が印刷されている範囲１５が塗潰され、視認が極めて困難になった状態のことをいう。
【００２４】
以上の動作により、ユーザＡは、ユーザＢが会議終了後に全ての機密文書１１を破棄したか否かを知ることが出来る。
【００２５】
（２．ハードウェア構成）
次に、画像形成装置２の詳細について説明する。図４は、画像形成装置２のハードウェア構成図の一例を示す。図４の画像形成装置２は、印刷部３１、読取部３２、操作部３３、表示部３４、ＣＰＵ３５、ドライブ装置３６、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）３７、記憶媒体３８、記憶装置４０を有する。
【００２６】
印刷部３１は、機密データ等の文書データを紙に印刷する。読取部３２は、機密文書１１等の印刷された文書を読み取る処理を行い、例えばスキャナである。操作部３３は、ユーザから各種入力を受け付ける。表示部３４は、画像形成装置２の動作状況やユーザに対するメッセージを表示する。ＣＰＵ３５は、ドライブ装置３６、ＮＩＣ３７、記憶装置４０とのデータのやり取りや、データ比較等の処理を行う。ドライブ装置３６は、記憶媒体３８に記録された機密データを読み取る。ＮＩＣ３７は、ネットワーク１に接続され、ネットワークに接続された装置とデータの受け渡しを行う。記憶媒体３８は、画像形成装置２が動作するための各種プログラム又はプログラムに読込ませるデータを格納する。記憶媒体３８には、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ブルーレイディスク、フラッシュメモリ等、様々なタイプの記憶媒体を用いることができる。記憶装置４０は、例えばＲＡＭやＨＤＤであり、画像形成装置２が動作するための各種プログラム及びプログラムによって利用されるデータ等が格納されている。
【００２７】
（３．機能）
次に、画像形成装置２が実現する機能について説明する。図５は、画像形成装置２の機能ブロック図の一例を示す。画像形成装置２は、ネットワーク１を介して端末３と通信する通信手段１０１と、管理タグの生成や、読取部３２で読み取った管理タグとの照合等を行う処理手段１０２と、管理情報１１３とを有する。
【００２８】
通信手段１０１は、受信手段１１１と、通知手段１２１とを有する。
【００２９】
受信手段１１１は、端末３から機密データと、機密データを何部印刷するかを指示する情報（以下、印刷部数情報という）とを受信する。
【００３０】
通知手段１２１は、機密データの印刷が完了したこと、又は全ての機密文書１１が破棄されたか否かを端末３に通知する。
【００３１】
処理手段１０２は、管理タグ生成手段１１２、合成手段１２２、印刷手段１３２、記憶手段１４２、読取手段１５２、判断手段１６２、塗潰手段１７２、を有する。
【００３２】
管理タグ生成手段１１２は、受信手段１１１で受信した機密データ及び印刷部数情報から管理情報１１３を生成し、管理情報１１３の一部である管理番号を二次元コードに変換して管理タグ１３を生成する。
【００３３】
図１７は、管理情報１１３のデータ構造の一例である。図１７を用いて管理情報１１３のデータ構造及び生成方法を説明する。管理情報１１３は、機密文書１１を一意に管理するための情報であり記憶装置４０に格納される。管理情報１１３は、管理番号１７０１と破棄フラグ１７０２を含む。さらに管理番号は、文書ＩＤ１７１１、部数番号１７２１、頁番号１７３１を含む。
【００３４】
破棄フラグ１７０２は、機密文書１１を破棄する場合に、どの管理番号１７０１に対応する紙が画像形成装置２に読込まれたのかを管理するフラグである。
【００３５】
次に、管理タグ生成手段１１２が機密データ及び印刷部数情報から管理情報１１３を生成する方法を、図１７を用いて説明する。
【００３６】
文書ＩＤ１７１１は、印刷する機密データの数に応じて、それぞれユニークな番号が振られる。例えば機密データが２つあり、それぞれＰＤＦファイルとテキストファイルである場合、ＰＤＦファイルには００１、テキストファイルには００２が振られる。なお、機密データのファイル名をそのまま文書ＩＤとしてもよい。
【００３７】
部数番号１７２１は、印刷部数ごとに振られる番号である。例えばユーザＢが２名であり、印刷部数情報で２部印刷するように指示されている場合、ＰＤＦファイル、テキストファイルそれぞれに対し、部数ごとにそれぞれ００１、００２を振る。
【００３８】
頁番号１７３１は、印刷する機密データのページ番号である。例えば３ページから構成されるＰＤＦファイルであれば、ページごとにそれぞれ００１、００２、００３を振る。
【００３９】
破棄フラグ１７０２は、例えば初期値として０を付与する。
【００４０】
このように、管理番号１７０１を文書ＩＤ１７１１と部数番号１７２１と頁番号１７３１とで構成することで、管理番号１７０１は、印刷された機密文書１１の紙一枚ごとにユニークに振られる番号となる。
【００４１】
合成手段１２２は、機密データの所定の領域に管理タグ１３を挿入する。所定の領域とは、例えば図２の（ａ）に示すように機密文書１１ａの左下である。
【００４２】
印刷手段１３２は、印刷部３１を制御することで、管理タグ１３が挿入された機密データを印刷する。
【００４３】
記憶手段１４２は、管理情報１１３を記憶装置４０に格納する。
【００４４】
読取手段１５２は、読取部３２を制御することで機密文書１１に印刷されている管理タグ１３と、ＳＥＣＲＥＴ情報１４が印刷されている範囲１５とを読み取る。
【００４５】
判断手段１６２は、読取手段１５２が読取った管理タグ１３を管理番号１７０１に変換する。次に、該管理番号１７０１をキーに記憶装置４０に記憶されている管理情報１１３を検索する。管理情報１１３に該管理番号１７０１が含まれている場合、判断手段１６２は、管理情報１１３のうち該管理番号１７０１に該当するレコードの破棄フラグ１７０２を、破棄済みを示すフラグ（本実施例では、例えば１）に変更する。
【００４６】
塗潰手段１７２は、印刷部３１を制御し、機密文書１１の印刷面のうち、読取手段１５２が読取った範囲１５で囲まれた部分を塗潰す。
【００４７】
（４．処理フロー）
[印刷処理]
図６は、印刷時のシーケンスの一例を示す図である。
【００４８】
ステップＳ６０１では、会議を開始するユーザＡが、画像形成装置２に送信しようとする機密データを端末３に入力する。ユーザＡは、例えばフラッシュメモリ等の媒体を用いて機密データを端末３に入力してもよいし、ファイルサーバーなどネットワークを介して機密データを端末３に入力してもよい。機密データは複数入力してもよい。例えば、会議資料としてＰＤＦファイルとテキストファイルを用意している場合、２つの機密データを入力することになる。
【００４９】
ユーザＡは、入力した機密データを何部印刷するのかを端末３に入力する。例えば、ユーザＢが２名である場合、機密データを２部印刷するよう入力する。
【００５０】
ステップＳ６０２では、ユーザＡは端末３に対し、機密データの印刷を指示する。
【００５１】
ステップＳ６０３では、端末３は、機密データ及び印刷部数情報を、ネットワークを介して接続された画像形成装置２に送信する。
【００５２】
ステップＳ６０４では、端末３は、印刷部数情報に基づき機密データを印刷する。印刷処理の詳細は後述する。
【００５３】
ステップＳ６０５では、画像形成装置２は、全ての機密文書１１の印刷が完了したことを端末３に通知する。
【００５４】
ステップＳ６０６では、端末３は、全ての機密文書１１の印刷が完了したことをユーザＡに通知する。例えば端末３が備える画面に印刷が完了したことを表示してもよいし、アラーム等の音で通知してもよい。
【００５５】
図７は、印刷処理のフローチャートの一例を示す図である。図７を用いて、ステップＳ６０４の印刷処理の詳細を説明する。
【００５６】
ステップＳ７０１では、受信手段１１１は、端末３が送信した機密データ及び印刷部数情報を受信する。
【００５７】
ステップＳ７０２では、管理タグ生成手段１１２は、ステップＳ７０１で受信した機密データ及び印刷部数情報から管理情報１１３及び管理タグ１３を生成する。
【００５８】
ステップＳ７０３では、記憶手段１４２は、生成された管理情報１１３を記憶装置４０に格納する。なお、ステップＳ７０３は、ステップＳ７０４の後で実行してもよい。
【００５９】
ステップＳ７０４では、合成手段１２２は、ステップＳ７０２で生成された管理タグ１３を機密データに挿入する。印刷手段１３２は、機密文書１１の印刷を行う。図１７に管理タグが挿入される例を示す。ここでは、文書ＩＤ１７１１が００１である機密データはＰＤＦファイルであり、該ＰＤＦファイルは３頁から構成され、２部印刷すると仮定する。例えば、１部目のＰＤＦファイルの１頁目には、管理番号１７０１が００１００１００１であることを示す二次元コードが挿入され、１部目のＰＤＦファイルの２頁目には、管理番号１７０１が００１００１００２であることを示す二次元コードが挿入され、１部目のＰＤＦファイルの３頁目には、管理番号１７０１が００１００１００３であることを示す二次元コードが挿入される。同様に、２部目のＰＤＦファイルの１頁目には、管理番号００１００２００１を示す二次元コードが挿入される。
【００６０】
[破棄処理]
図８は、文書破棄時の処理フローの一例を示す図である。
【００６１】
ステップＳ８０１では、会議に使用した機密文書１１を破棄するために、ユーザＢが機密文書１１の原稿を画像形成装置２にセットする。
【００６２】
ステップＳ８０２では、画像形成装置２はセットされた機密文書１１の破棄処理を行う。破棄処理の詳細は後述する。
【００６３】
ステップＳ８０３では、画像形成装置２は、全ての機密文書１１の破棄が完了した場合は、破棄完了を端末３に通知し、破棄が完了していない場合は、未完了を端末３に通知する。画像形成装置２は、破棄されていない原稿のページ番号等を端末３に通知してもよい。
【００６４】
ステップＳ８０４では、端末３は、画像形成装置２から通知された、破棄完了又は未完了の情報をユーザＡに通知する。通知方法は、例えば端末３が備える画面に表示してもよいし、アラーム等の音で通知してもよい。また、破棄されていない原稿のページ番号等を通知してもよい。また、機密文書１１の破棄が完了したか否かの情報等は、画像形成装置２に表示してもよい。
【００６５】
図９は、破棄処理のフローチャートの一例を示す図である。図９を用いて、ステップＳ８０２の破棄処理の詳細を説明する。
【００６６】
ステップＳ９０１では、読取手段１５２は、機密文書１１の一枚目の原稿に印刷されている管理タグ１３、及びＳＥＣＲＥＴ情報１４が印刷されている範囲１５を読取る。ここで、原稿に印刷されている管理タグ１３以外の全ての文字及び画像を、ＳＥＣＲＥＴ情報１４であるとしてもよい。
【００６７】
ステップＳ９０２では、判断手段１６２は、読取った管理タグ１３を管理番号１７０１に変換し、該管理番号１７０１をキーに記憶装置４０が保持する管理情報１１３を検索し、該管理番号１７０１と一致するレコードが存在するかを確認する。ここで、一致する管理番号１７０１を有するレコードが検索された場合、画像形成装置２は、機密文書１１の原稿は画像形成装置２が印刷した原稿であると判断し、続けてステップＳ９０３の処理を行う。管理タグ１３が印刷されていない場合、又は該当する管理番号１７０１を有するレコードが検索されない場合は、画像形成装置２が印刷した機密文書１１の原稿ではないと判断し、ステップＳ９０３及びステップＳ９０４の処理を行わない。
【００６８】
ステップＳ９０３では、印刷部３１は、ステップＳ９０１で読み取った範囲１５で囲まれた部分を塗潰す。図２の（ｂ）は、範囲１５で囲まれた部分を塗潰した後の機密文書１１ｂを示している。
【００６９】
ステップＳ９０４では、判断手段１６２は、記憶装置４０に記憶している管理情報１１３のうち、一致した管理番号１７０１に該当するレコードの破棄フラグ１７０２を１に変更する。
【００７０】
ステップＳ９０５では、読取手段１５２は、次の原稿がセットされている場合はステップＳ９０２に戻り、次の原稿が無い場合はステップＳ９０６に進む。すなわち、セットされた原稿の一枚一枚を全て読込むまで、ステップＳ９０２乃至ステップＳ９０４の処理が繰り返し行われる。
【００７１】
ステップＳ９０６では、判断手段１６２は、管理情報１１３の破棄フラグ１７０２を検索し、全ての管理番号１７０１に対する破棄フラグ１７０２が１であるかを確認する。全ての破棄フラグ１７０２が１である場合、判断手段１６２は印刷した全ての機密文書１１が塗潰された状態であると判断する。通知手段１２１は、端末３に機密文書１１の破棄が完了したことを通知する。一部又は全ての破棄フラグ１７０２が１ではない場合、判断手段１６２は、塗潰されていない機密文書１１が残っていると判断する。通知手段１２１は、端末３に機密文書１１の破棄が完了していないことを通知する。
【００７２】
本実施例によれば、ユーザが遠隔地と機密文書１１を用いて会議を行う場合に、遠隔地で機密文書１１が印刷されてから破棄されるまでを、端末を通じて把握することができるため、機密情報の漏洩を未然に防止することが可能となる。
【００７３】
なお、ステップＳ６０３では、端末３から画像形成装置２に機密データを送信する前提としたが、送信する文書データが必ずしも機密データではない場合も考えられる。その場合は、文書データに管理タグ１３を付与する必要は無い。そこで、ステップＳ６０３で端末３から画像形成装置２に文書データを送信する際、文書データごとに、管理タグ１３を挿入する必要があるか否かを指示するようにしてもよい。管理タグ１３の挿入が不要であると指示された場合、ステップＳ７０２及びステップＳ７０３の処理を行わず、ステップＳ７０４では管理タグ１３を文書データに挿入せずに印刷する。これにより、文書データの特性に応じて管理タグ１３を付与するのか否かを選択できることになり、不要な管理タグ１３の生成処理や挿入処理が削減される結果、画像形成装置２の負荷を軽減できる。
【００７４】
なお、本実施例では、ユーザは機密データ及び印刷部数情報を端末３から画像形成装置２に送信したが、機密データが記録された記憶媒体３８をドライブ装置３６に読込ませ、印刷部数情報を操作部３３から入力するようにしてもよい。また、印刷部数情報は操作部３３から入力するようにしてもよい。ユーザは、同一の会議室で会議を行う場合であっても、画像形成装置２のみを用いて機密文書１１を確実に回収したか否かの管理を行うことができる。
【００７５】
なお、本実施例では、機密文書１１に印刷されている全ての文字及び画像がＳＥＣＲＥＴ情報１４であるとしたが、一部の文字及び画像のみがＳＥＣＲＥＴ情報１４であってもよい。この場合、機密データに、ＳＥＣＲＥＴ情報１４の範囲を示す情報を含ませておき、ステップＳ７０３では、該ＳＥＣＲＥＴ情報１４の範囲を示す情報を管理情報１１３と共に記憶装置４０に格納する。ステップＳ９０３では、ＳＥＣＲＥＴ情報１４ではない範囲については塗潰さない。必要な範囲のみ塗潰すことになり、画像形成装置２の色材の消費を抑えることが出来る。
【００７６】
[実施例２]
（１．概要）
実施例２について図面に基づいて説明する。なお、既に説明した実施形態と同一構成部分についての説明は省略する。
【００７７】
図１０は、実施例２における画像形成システムの一例を示す図である。ネットワーク１、画像形成装置２、端末３については実施例１と同じであるので説明は省略する。入退室管理装置４は、会議室Ｂに設置された会議室の鍵を開閉することで、会議室への入退室を制限することが出来る装置であり、ネットワーク１を介して画像形成装置２と接続されている。
【００７８】
実施例２における機密文書１１の管理の流れを説明する。会議室ＡにいるユーザＡが機密文書１１を用いて会議室ＢにいるユーザＢと会議を行う場合を想定する。まず、ユーザＡは、端末３から会議室Ｂにある画像形成装置２に機密データを送信する。ここで、ユーザＡは、予め会議の相手であるユーザＢ全員の氏名を把握しておき、端末３から機密データを送信すると同時に、機密文書１１を配布するユーザＢ全員の氏名に関する情報（以下、配布者情報４１３という）を画像形成装置２に送信する。画像形成装置２は、端末３から受信した機密データを、配布者情報４１３で指定された人数分印刷する。印刷が完了すると、画像形成装置２は端末３に機密データの印刷が完了したことを通知し、さらに入退室管理装置４に対して会議室の施錠を指示する。これにより、ユーザＡは会議室Ｂに機密文書１１が準備され、ユーザＢと会議を開始できる状態になったことを認識することができる。また、会議室Ｂは施錠されているため、ユーザＢは機密文書１１を会議室の外に持ち出すことは出来なくなる。
【００７９】
図１１の（ａ）に機密文書１１の一例を示す。画像形成装置２で印刷された機密文書１１ａには、管理タグ１３と、ＳＥＣＲＥＴ情報１４と、機密文書１１を配布するユーザＢの氏名１６とが印刷されている。
【００８０】
会議が終了した後、ユーザＢは機密文書１１を破棄するために、機密文書１１を画像形成装置２に投入する。
【００８１】
図３に、画像形成装置２の動作の一例を示す。実施例１と同じであるため説明は割愛する。
【００８２】
ユーザＢが投入した全ての機密文書１１のスキャンが完了すると、画像形成装置２は、
読取った管理タグ１３と、記憶している管理タグ１３を突合し、印刷時に挿入された全ての管理タグ１３を読取ったか否かを判断する。
【００８３】
画像形成装置２は、全ての管理タグ１３を読取った場合は、全ての機密文書１１の破棄が完了したと判断して端末３に通知すると共に、入退室管理装置４に会議室の解放を指示する。入退室管理装置４は会議室の鍵を解放する。
【００８４】
読取っていない管理タグ１３がある場合は、一部の機密文書１１が破棄されていないと判断し、該破棄されていない機密文書１１に印刷されているユーザＢの氏名を端末３に通知する。
【００８５】
以上の動作により、ユーザＡは、ユーザＢが会議終了後に全ての機密文書１１を破棄したか否かを知ることができ、さらに機密文書を破棄していないユーザＢの氏名を把握することが出来る。
【００８６】
（２．ハードウェア構成）
実施例２におけるハードウェア構成は、図４と同じであるため説明は割愛する。
【００８７】
（３．機能）
図１２は、実施例２における機能ブロック構成の一例を示す図である。実施例１と同一の機能ブロックについては図５と同じ符号を付与し、説明は割愛する。
【００８８】
画像形成装置２は、通信手段４０１と、管理タグの生成や、読取部３２で読み取った管理タグとの照合等を行う処理手段４０２と、管理情報１１３と、配布者情報４１３とを有する。
【００８９】
通信手段４０１は、受信手段４１１と、通知手段４２１とを有する。
【００９０】
受信手段４１１は、端末３から機密データ及び配布者情報４１３を受信する。
【００９１】
通知手段４２１は、機密データの印刷が完了したことを端末３に通知すると共に、入退室管理装置４に対し会議室の施錠を指示する。また、通知手段４２１は、全ての機密文書１１が破棄されたことを端末３に通知すると共に、入退室管理装置４に対し会議室の開錠を指示する。また、通知手段４２１は、一部又は全ての機密文書１１が破棄されていない場合は、機密文書１１を破棄していない配布者の氏名を端末３に通知する。
【００９２】
処理手段４０２は、管理タグ生成手段４１２と、合成手段４２２と、印刷手段４３２と、記憶手段４４２と、読取手段１５２と、判断手段１６２と、塗潰手段１７２とを有する。
【００９３】
管理タグ生成手段４１２は、受信手段４１１で受信した機密データ及び配布者情報４１３から管理情報１１３を生成し、管理情報１１３の一部である管理番号を二次元コードに変換して管理タグ１３を生成する。
【００９４】
図１８は、配布者情報のデータ構造の一例を示す図である。配布者情報４１３は、文書ＩＤ１７１１、部数番号１７２１、配布者名１８１１を有する。配布者情報４１３が文書ＩＤ１７１１を有することで、印刷する機密文書１１ごとに、配布者を変更することが出来る。配布者名１８１１は、機密文書１１を誰に配布したかを識別するために用いられる。ここで、配布者名１８１１は、必ずしも氏名である必要はなく、社員番号等の数字や記号から構成されるＩＤであってもよい。
【００９５】
ここで、管理タグ生成手段４１２が機密データ及び配布者情報４１３から管理情報１１３を生成する方法を図１７及び図１８を用いて説明する。
【００９６】
まず、端末３から画像形成装置２に送信される配布者情報４１３には、印刷する機密データの数に応じて、予め文書ＩＤ１７１１にそれぞれユニークな番号が振られている。また、機密データには、文書ＩＤ１７１１と機密データを紐付ける情報が含まれている。端末３で文書ＩＤ及び該紐付ける情報を生成する方法については後述する。
【００９７】
文書ＩＤ１７１１は、配布者情報４１３に含まれる文書ＩＤ１７１１をそのまま設定する。
【００９８】
部数番号１７２１は、印刷部数ごとに振られる番号である。実施例２では、配布者情報４１３に含まれている部数番号１７２１のうち、一番大きな番号を印刷部数と判断する。例えば図１８のように配布者情報４１３の部数番号のうち一番大きな番号が００２である場合、ＰＤＦファイルとテキストファイルをそれぞれ２部ずつ印刷すると判断し、それぞれに００１、００２を振る。
【００９９】
頁番号１７３１は、印刷する機密データのページ番号である。例えば３ページから構成されるＰＤＦファイルであれば、ページごとにそれぞれ００１、００２、００３を振る。
【０１００】
破棄フラグ１７０２には、例えば初期値として０を付与する。
【０１０１】
このように、管理番号１７０１を文書ＩＤ１７１１と部数番号１７２１と頁番号１７３１とで構成することで、管理番号１７０１は、印刷された機密文書１１の紙一枚ごとにユニークに振られる番号となる。
【０１０２】
合成手段４２２は、機密データの所定の領域に管理タグ１３及び配布者名１８１１を挿入する。所定の領域とは、例えば図１１の（ａ）に示すように機密文書１１ａの左下及び右下である。
【０１０３】
印刷手段４３２は、印刷部３１を制御することで、管理タグ１３及び配布者名１８１１が挿入された機密データを印刷する。
【０１０４】
記憶手段４４２は、管理情報１１３と、配布者情報４１３とを記憶装置４０に格納する。
【０１０５】
（４．処理フロー）
[印刷処理]
図１３は、実施例２における印刷時のシーケンスの一例を示す図である。
【０１０６】
ステップＳ１３０１では、会議を開始するユーザＡが、画像形成装置２に送信しようとする機密データ及び配布者情報４１３を端末３に入力する。ユーザＡは、例えばフラッシュメモリ等の媒体を用いて機密データ及び配布者情報４１３を端末３に入力してもよいし、ファイルサーバーなどネットワークを介して端末３に入力してもよい。また、配布者情報４１３は端末のキーボードから入力するようにしてもよい。
【０１０７】
機密データは複数入力してもよい。例えば、会議資料としてＰＤＦファイルとテキストファイルを用意している場合、２つの機密データを入力することになる。
【０１０８】
配布者情報４１３に含まれる文書ＩＤ１７１１は、端末３に入力された機密文書１１それぞれに対して、ユーザが任意に指定するようにしてもよいし、ステップＳ１３０３で端末３が自動的に生成するようにしてもよい。例えば機密データが２つあり、それぞれＰＤＦファイルとテキストファイルである場合、ＰＤＦファイルには００１、テキストファイルには００２を振るようにしてもよいし、機密データのファイル名をそのまま文書ＩＤ１７１１としてもよい。
【０１０９】
機密データと文書ＩＤ１７１１の紐付けは、例えば機密データのファイル名に文書ＩＤ１７１１を含ませてもよいし、機密データの中に文書ＩＤ１７１１を埋め込んでもよい。機密データのファイル名をそのまま文書ＩＤ１７１１とした場合は、機密データのファイル名に文書ＩＤ１７１１を含ませる処理又は機密データの中に文書ＩＤ１７１１を埋め込む処理は不要である。
【０１１０】
ステップＳ１３０２では、ユーザＡは端末３に対し、機密データの印刷を指示する。
【０１１１】
ステップＳ１３０３では、端末３は、機密データ及び配布者情報４１３を、ネットワークを介して接続された画像形成装置２に送信する。
【０１１２】
ステップＳ１３０４では、端末３は、印刷部数情報に基づき機密データを印刷する。印刷処理の詳細は後述する。
【０１１３】
ステップＳ１３０５では、画像形成装置２は、全ての機密文書１１の印刷が完了したことを端末３に通知する。
【０１１４】
ステップＳ１３０６では、端末３は、全ての機密文書１１の印刷が完了したことをユーザＡに通知する。例えば端末３が備える画面に印刷が完了したことを表示してもよいし、アラーム等の音で通知してもよい。
【０１１５】
ステップＳ１３０７では、画像形成装置２は、入退室管理装置４に対し会議室を施錠するように要求する。
【０１１６】
ステップＳ１３０８では、入退室管理装置４は会議室を施錠する。
【０１１７】
図１４は、印刷処理のフローチャートの一例を示す図である。図１４を用いて、ステップＳ１３０４の印刷処理の詳細を説明する。
【０１１８】
ステップＳ１４０１では、受信手段１１１は、端末３が送信した機密データ及び配布者情報４１３を受信する。
【０１１９】
ステップＳ１４０２では、管理タグ生成手段４１２は、ステップＳ５０３で受信した機密データ及び配布者情報４１３から管理情報１１３及び管理タグ１３を生成する。
【０１２０】
ステップＳ１４０３では、記憶手段４４２は、生成した管理情報１１３及び配布者情報４１３を記憶装置４０に格納する。なお、ステップＳ１４０３は、ステップＳ１４０４の後で実行してもよい。
【０１２１】
ステップＳ１４０４では、合成手段４２２は、ステップＳ１４０２で生成した管理タグ１３と、配布者情報４１３に含まれる配布者名１８１１とを機密データに挿入する。印刷手段４３２は機密文書１１の印刷を行う。
【０１２２】
配布者名１８１１が挿入されるイメージを図１７及び図１８を用いて説明する。図１８に示す通り、部数番号００１に対応する配布者名１８１１は山田太郎であり、部数番号００２に対応する配布者名１８１１は鈴木一郎である。詳細は図示しないが、図１７に示す機密文書１１ａの１部目の１頁目〜３頁目の右下には山田太郎が挿入され、２部目の１頁目〜３頁目の右下には鈴木一郎の文字が挿入されることになる。
【０１２３】
[破棄処理]
図１５は、実施例２における破棄時のシーケンスの一例を示す図である。
【０１２４】
ステップＳ１５０１では、会議に使用した機密文書１１を破棄するために、ユーザＢが機密文書１１の原稿を画像形成装置２にセットする。
【０１２５】
ステップＳ１５０２では、画像形成装置２はセットされた機密文書１１の破棄処理を行う。破棄処理の詳細は後述する。
【０１２６】
ステップＳ１５０３では、画像形成装置２は、全ての機密文書の破棄が完了した場合は、破棄完了を端末３に通知し、破棄が完了していない場合は、未完了を端末３に通知する。画像形成装置２は、該通知と合わせて破棄されていない原稿の頁番号１７３１又は配布者名１８１１等を端末３に通知してもよい。
【０１２７】
ステップＳ１５０４では、端末３は、画像形成装置２から通知された、破棄完了又は未完了の情報をユーザＡに通知する。通知方法は、例えば端末３が備える画面に表示してもよいし、アラーム等の音で通知してもよい。また、破棄されていない原稿の頁番号１７３１又は配布者名１８１１等を通知してもよい。また、機密文書１１の破棄が完了したか否かの情報等は、画像形成装置２に表示してもよい。
【０１２８】
ステップＳ１５０５では、通知手段４２１が、ステップＳ６０７で機密文書１１が全て破棄されたと判断した場合にのみ、入退室管理装置４に対し会議室を開錠するよう指示する。
【０１２９】
ステップＳ１５０６では、入退室管理装置４は、画像形成装置２の指示に基づき会議室を開錠する。
【０１３０】
図１６は、実施例２における破棄処理のフローチャートの一例を示す図である。図１６を用いて、ステップＳ１５０２の破棄処理の詳細を説明する。
【０１３１】
ステップＳ１６０１では、読取手段１５２は、機密文書１１の一枚目の原稿に印刷されている管理タグ１３及びＳＥＣＲＥＴ情報１４が印刷されている範囲１５を読取る。ここで、原稿に印刷されている管理タグ以外の全ての文字及び画像は、ＳＥＣＲＥＴ情報１４であるとしてもよい。
【０１３２】
ステップＳ１６０２では、判断手段１６２は、読取った管理タグ１３を管理番号１７０１に変換し、該管理番号１７０１をキーに記憶装置４０が保持する管理情報１１３を検索し、該管理番号１７０１と一致するレコードが存在するかを確認する。ここで、一致する管理番号１７０１を有するレコードが検索された場合、画像形成装置２は、機密文書１１の原稿は画像形成装置２が印刷した原稿であると判断し、続けてステップＳ１６０３の処理を行う。管理タグ１３が印刷されていない場合、又は該当する管理番号１７０１を有するレコードが検索されない場合は、画像形成装置２が印刷した機密文書１１の原稿ではないと判断し、ステップＳ１６０３及びステップＳ１６０４の処理を行わない。
【０１３３】
ステップＳ１６０３では、印刷部３１は、ステップＳ６０１で読み取った範囲１５で囲まれた部分を塗潰す。図１１の（ｂ）は、範囲１５で囲まれた部分を塗潰した後の機密文書１１ｂである。
【０１３４】
ステップＳ１６０４では、判断手段１６２は、記憶装置４０に記憶している管理情報１１３のうち、一致した管理番号１７０１に該当するレコードの破棄フラグ１７０２を１に変更する。
【０１３５】
ステップＳ１６０５では、読取手段１５２は、次の原稿がセットされている場合はステップＳ１６０２に戻り、次の原稿が無い場合はステップＳ１６０６に進む。すなわち、セットされた原稿の一枚一枚を全て読込むまで、ステップＳ１６０２乃至ステップＳ１６０４の処理が繰り返し行われる。
【０１３６】
ステップＳ１６０６では、判断手段１６２は、管理情報１１３の破棄フラグ１７０２を検索し、全ての管理番号１７０１に対する破棄フラグ１７０２が１であるかを確認する。全ての破棄フラグ１７０２が１である場合、判断手段１６２は印刷した全ての機密文書１１が塗潰された状態であると判断する。通知手段４２１は、端末３に機密文書の破棄が完了したことを通知する。一部又は全ての破棄フラグ１７０２が１ではない場合、判断手段１６２は、塗潰されていない機密文書１１が残っていると判断し、機密文書１１を破棄していない配布者名１８１１を確認する。通知手段１２１は、端末３に機密文書１１の破棄が完了していないこと、及び機密文書１１を破棄していない配布者名１８１１を通知する。
【０１３７】
ステップＳ１６０７では、ステップＳ１６０６が、全ての機密文書１１が塗潰された状態であると判断した場合は、ステップＳ１６０８を実行し、塗潰されていない機密文書１１が残っていると判断した場合は、ステップＳ１６０８を実行せずに処理を終了する。
【０１３８】
ステップＳ１６０８では、通知手段１２１は、入退室管理装置４に対し会議室を開錠するよう指示する。
【０１３９】
本実施例によれば、ユーザが遠隔地と機密文書１１を用いて会議を行う場合に、遠隔地で機密文書１１が印刷されてから破棄されるまでを、端末３を通じて把握することができるため、機密情報の漏洩を未然に防止することが可能となる。さらに、入退室管理装置４と連携したことで、機密文書１１の破棄が完了するまで、会議出席者は会議室からの退室を許可されないことになり、確実に機密情報の漏洩を防止することが可能となる。
【０１４０】
なお、本実施例では、配布者名１８１１を管理タグ１３に含ませてもよい。すなわち、ステップＳ１４０２で、管理タグ生成手段４１２は、管理番号１７０１及び配布者名１８１１を管理タグ１３に含ませ、ステップＳ１６０２で、判断手段１６２は、読取った管理タグ１３を管理番号１７０１及び配布者名１８１１に変換する。記憶装置４０で、配布者情報４１３の管理は不要となるため、画像形成装置２のリソースを削減できる。
【０１４１】
なお、ステップＳ１３０３では、端末３から画像形成装置２に機密データを送信する前提としたが、送信する文書データが必ずしも機密データではない場合も考えられる。その場合は、文書データに管理タグを付与する必要は無い。そこで、ステップＳ１３０３で端末３から画像形成装置２に文書データを送信する際、文書データごとに、管理タグ１３を挿入する必要があるか否かを指示するようにしてもよい。管理タグ１３の挿入が不要であると指示された場合、ステップＳ１４０２及びステップＳ１４０３の処理を行わず、ステップＳ１４０４では管理タグを文書データに挿入せずに印刷する。これにより、文書データの特性に応じて管理タグを付与するのか否かを選択できることになり、不要な管理タグの生成処理や挿入処理が削減される結果、画像形成装置の負荷を軽減できる。
【０１４２】
なお、本実施例では、ユーザは機密データ及び配布者情報４１３を端末３から画像形成装置２に送信したが、機密データ及び配布者情報４１３が記録された記憶媒体３８をドライブ装置３６に読込ませてもよい。また、配布者情報４１３は操作部３３から入力するようにしてもよい。ユーザは、同一の会議室で会議を行う場合であっても、機密文書１１が確実に回収されたか否かの管理を行うことができる。
【０１４３】
なお、本実施例では、機密文書１１に印刷されている全ての文字及び画像がＳＥＣＲＥＴ情報１４であるとしたが、一部の文字及び画像のみがＳＥＣＲＥＴ情報１４であってもよい。この場合、機密データに、ＳＥＣＲＥＴ情報１４の範囲を示す情報を含ませておき、ステップＳ１４０３では、該ＳＥＣＲＥＴ情報１４の範囲を示す情報を管理情報１１３と共に記憶装置４０に格納する。ステップＳ１６０３では、ＳＥＣＲＥＴ情報１４ではない範囲については塗潰さない。必要な範囲のみ塗潰すことになり、画像形成装置２の色材の消費を抑えることが出来る。
【０１４４】
以上複数の実施例では、読取部３２で機密文書１１に印刷された管理タグ１３及びＳＥＣＲＥＴ情報１４の範囲１５を読取り、読取った範囲１５を印刷部３１で塗潰していたが、読取部３２は機密文書１１に印刷された管理タグ１３のみを読み取り、印刷部３１は範囲１５を考慮せずに塗潰してもよい。読取部３２で機密文書１１を読取る時間を短縮出来る。
【０１４５】
以上複数の実施例では、塗潰された文書は、画像形成装置２の内部に保管されるようにしてもよい。より確実な情報漏えい防止が可能となる。
【０１４６】
以上複数の実施例では、ユーザＡ及び端末３は会議室Ａに存在するとして説明したが、ユーザＡ及び端末３が会議室Ｂに存在する場合（すなわち、ユーザＡ、ユーザＢが同一会議室で会議を行う場合）であっても同様である。
【０１４７】
以上複数の実施例で述べたシーケンス及びフローチャートは、矛盾の無い限り順序を入れ替えてもよい。
【０１４８】
以上複数の実施例は部分的に組み合わせることができる。
【０１４９】
以上複数の実施例は請求項に係る発明の例を示すものであって、発明を限定するものではない。
【符号の説明】
【０１５０】
２              画像形成装置
３              端末
４              入退室管理装置
１１            機密文書
１３            管理タグ
１１２、４１２  管理タグ生成手段
１１３          管理情報
１２１、４２１  通知手段
１２２、４２２  合成手段
１３２、４３２  印刷手段
１４２、４４２  記憶手段
１５２          読取手段
１６２          判断手段
１７２          塗潰手段
４１３          配布者情報
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１５１】
【特許文献１】国際公開ＷＯ２００６／０５９６３９
【図１】
2016009992.tif 000003
【図２】
2016009992.tif 000004
【図３】
2016009992.tif 000005
【図４】
2016009992.tif 000006
【図５】
2016009992.tif 000007
【図６】
2016009992.tif 000008
【図７】
2016009992.tif 000009
【図８】
2016009992.tif 000010
【図９】
2016009992.tif 000011
【図１０】
2016009992.tif 000012
【図１１】
2016009992.tif 000013
【図１２】
2016009992.tif 000014
【図１３】
2016009992.tif 000015
【図１４】
2016009992.tif 000016
【図１５】
2016009992.tif 000017
【図１６】
2016009992.tif 000018
【図１７】
2016009992.tif 000019
【図１８】
2016009992.tif 000020