(57)【要約】【課題】オフィス業務で、ファイルを添付してメールを作成という作業は一般的に行われており、セキュリティ向上やファイルの改ざん防止のためにファイルをＰＤＦ変換して添付することも行われているが、開示されている技術では、それらの操作をシームレスに実行することが困難だった。【解決手段】電子メールの新規作成実行時に、選択したファイルをそのままメールに添付するか、ＰＤＦ変換して添付するかを指定可能する。また、作成する新規電子メールに添付するファイルサイズの閾値を設定可能にし、ＰＤＦ変換して添付する場合は変換後のサイズ、そのまま添付する場合は変換前のサイズでファイルサイズが閾値以上か否かを判断して、閾値以上の場合は警告を表示する。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
任意の第１ファイルを選択して電子メールの新規作成機能を実行することで、システムの電子メールアプリケーションで前記第１ファイルを添付ファイルにした新規電子メールを作成する機能を有する文書処理システムにおいて、
前記電子メールの新規作成機能の実行時に、前記第１ファイルをＰＤＦ変換した第２ファイルを生成して、前記新規電子メールに添付するか否かを判断する添付ファイル処理判断手段（Ｓ７０５）と、
前記電子メールの新規作成機能の実行方法に、電子メールに添付するファイルのファイルサイズの閾値を指定する手段（図５の５０２）を有し、前記添付ファイル判断手段で前記第１ファイルのまま添付する場合は、第１ファイルのファイルサイズで前記閾値と比較を行い、前記添付ファイル処理判断手段で前記第２ファイルを添付する場合は、第２ファイルのファイルサイズで前記閾値と比較を行う添付ファイルサイズ比較手段（Ｓ７１５）と、
前記ファイルサイズ比較手段で、添付ファイルのサイズが閾値以上の場合は警告表示（図１０）を行い、新規電子メールの作成を行うか否かを判断する新規電子メール作成判断手段（Ｓ７１７）とを有することを特徴とする文書処理システム。
【請求項２】
添付ファイル処理判断手段において、前記電子メールの新規作成実行時に前記第１ファイルのまま添付するか、前記第１ファイルをＰＤＦ変換した第２ファイルを生成して添付するかをユーザーに選択させること（図８）を可能にすることを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を添付して新規メールを作成する処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、画像処理装置で紙媒体のスキャン画像を所定のファイルフォーマットに変換して、変換したファイルをメール添付して送信する「スキャンして送信」機能が存在する。また、「スキャンして送信」機能にてスキャン画像を所定のファイルフォーマットに変換した後に、その変換後のファイルサイズをチェックしてメール送信の可否を判断する技術が存在する（特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−３４１８２１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に開示されている技術では、必ず所定のファイルフォーマットに変換してメール添付する必要があり、ファイルフォーマット変換しないでメール添付することができない。また、特許文献１に開示されている技術では、ファイルフォーマット変換後のファイルサイズでメール送信の可否を判断するため、ファイルフォーマット変換をせずにメール添付する場合に、元のデータに対してのファイルサイズチェックが実行できない。オフィス業務で、ファイルを添付してメールを作成という作業は一般的に行われており、セキュリティ向上やファイルの改ざん防止のためにファイルをＰＤＦ変換して添付することも行われているが、開示されている技術では、それらの操作をシームレスに実行することが困難だった。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、
任意の第１ファイルを選択して電子メールの新規作成機能を実行することで、システムの電子メールアプリケーションで前記第１ファイルを添付ファイルにした新規電子メールを作成する機能を有する文書処理システムにおいて、
前記電子メールの新規作成機能の実行時に、前記第１ファイルをＰＤＦ変換した第２ファイルを生成して、前記新規電子メールに添付するか否かを判断する添付ファイル処理判断手段（Ｓ７０５）と、
前記電子メールの新規作成機能の実行方法に、電子メールに添付するファイルのファイルサイズの閾値を指定する手段（図５の５０２）を有し、前記添付ファイル判断手段で前記第１ファイルのまま添付する場合は、第１ファイルのファイルサイズで前記閾値と比較を行い、前記添付ファイル処理判断手段で前記第２ファイルを添付する場合は、第２ファイルのファイルサイズで前記閾値と比較を行う添付ファイルサイズ比較手段（Ｓ７１５）と、
前記ファイルサイズ比較手段で、添付ファイルのサイズが閾値以上の場合は警告表示を行い、新規電子メールの作成を行うか否かを判断する新規電子メール作成判断手段（Ｓ７１７）とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、文書管理システムにおいて、管理している文書を添付したメールを作成する際に、文書をＰＤＦ形式に変換してメールに添付するか、そのままの形式で添付するかを選択的に実行可能になる。また、ＰＤＦ形式に変換した場合は変換後のファイルサイズで、そのままの形式の場合は元文書のファイルサイズでファイルサイズのチェックを行い、メール作成の可否を判断することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】システムの構成を示す図。
【図２】クライアント端末のハードウェア構成を示す図。
【図３】ソフトウェア構成を示す図。
【図４】文書管理アプリケーションのＵＩの一例を示す図。
【図５】メールランチャーボタンの設定画面の一例を示す図。
【図６】メールランチャーボタンの実行動作情報の一例を示す図。
【図７】メールランチャーボタン実行処理のフローチャート。
【図８】メールランチャーボタンの実行動作選択画面の一例を示す図。
【図９】ＰＤＦ変換パラメーター指定画面の一例を示す図。
【図１０】添付ファイルのサイズオーバーの警告画面の一例を示す図。
【図１１】新規メール画面の一例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【０００９】
図１は、本発明の実施の形態に係るシステム構成を示す図である。図１において、クライアント端末１０１、ファイルサーバー１０２は、ネットワーク１１０を介して接続されている。図において、クライアント端末１０１は、複数台接続されていても構わない。ネットワーク１１０は、例えば、インターネット等のＬＡＮ、ＷＡＮ、電話回線、専用デジタル回線等のいずれであり、またこれらの組み合わせにより実現される、いわゆる通信ネットワークである。
【００１０】
ネットワーク１１０は、データの送受信が可能であればよく、有線、無線どちらでも構わない。また、様々な企業などにより、クライアント端末１０１は、例えば、デスクトップパソコン、ノートパソコン、モバイルパソコン、タブレット端末等から成るが、プログラムの実行環境が内蔵されたスマートフォンであってもよい。
【００１１】
クライアント端末１０１では、オフィスアプリケーションやプリンタードライバー等のプログラムを実行する環境が内蔵されている。１０２は文書ファイルを管理するファイルサーバーであって、クライアント端末１０１からネットワーク１１０を通じてアクセス可能である。
【００１２】
図２は、本発明の実施形態に係る、クライアント端末１０１を実行するコンピューターのハードウェア構成図である。図２において、Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ（ＣＰＵ）２０２は装置全体の制御を行う。ＣＰＵ２０２はハードディスク（ＨＤＤ）２０５に格納されているアプリケーションプログラム、ＯＳ等を実行し、Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＡＭ）２０３にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。
【００１３】
Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＯＭ）２０４は記憶手段であり、内部には、基本Ｉ／Ｏプログラム等の各種データを記憶する。ＲＡＭ２０３は一時記憶手段であり、ＣＰＵ２０２の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＨＤＤ２０５は外部記憶手段の一つであり、大容量メモリとして機能し、オフィスアプリケーションやＷｅｂブラウザー等のアプリケーションプログラム、ＯＳ、関連プログラム等を格納している。ディスプレイ２０６は表示手段であり、キーボード２０７から入力したコマンド等を表示したりするものである。
【００１４】
インターフェース２０８は外部装置Ｉ／Ｆであり、プリンター、ＵＳＢ機器、周辺機器を接続する。キーボード／マウス２０７は指示入力手段である。システムバス２０１は、装置内におけるデータの流れを司るものである。ネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ）２０９は、該インターフェース２０９、ネットワーク１１０を介して外部装置とのデータのやり取りを行う。
【００１５】
なお、上記コンピューターの構成はその一例であり、図２の構成例に限定されるものではない。例えば、データやプログラムの格納先は、その特徴に応じてＲＯＭ２０４、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０５などで変更することも可能である。本実施例中で特に明記しない場合は、各種処理はＲＯＭ２０４等に記憶されているプログラムをＲＡＭ２０３等にロードし、ＣＰＵ２０２で実行することによって実現されるものとする。
【００１６】
図３は、図１に示したクライアント端末１０１のソフトウェア構成を説明するブロック図である。３０１は文書管理アプリケーションを示す。文書管理アプリケーションは本発明の各種処理を実行するためのユーザーインタフェースを備え、ユーザーからの要求を受け付けて、各種機能の実行を管理している。文書管理アプリケーションは、クライアント端末１０１のＨＤＤ２０４にインストールされ、メモリ２０３にロードされＣＰＵ２０１により実行される。後述するフローチャートの各処理ステップは、補足が無い限りこの文書管理アプリケーションが実行する。
【００１７】
文書管理アプリケーション３０１は、ファイルサーバー１０２やＨＤＤ２０４などのファイルシステムに保管された文書ファイルを管理および操作する機能を備えている。３０２〜３０５は文書処理アプリケーションを構成するコンポーネントを示している。ＵＩ部３０２は、図４で示すユーザーインタフェースの構築や、ユーザーからの各種入力操作を受け付けて、対応する処理を後述する編集部３０３や文書管理部３０４に指示する。編集部３０３は、文書に対する各種編集処理を行う。文書管理部３０４はファイルサーバー１０２やＨＤＤ２０４などのファイルシステムに保管された文書ファイルへのアクセスを管理する。
【００１８】
電子メールアプリケーション３０５は、電子メールの送受信を行うことが可能なアプリケーションであり、クライアント端末１０１のＨＤＤ２０４にインストールされＣＰＵ２０１により実行される。電子メールアプリケーションは、ＯＳ標準のメールＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｐｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）｛Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｉｎｄｏｗｓ(登録商標）であればＭＡＰＩ（Ｍｅｓｓａｇｉｎｇ  Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｐｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）｝に準拠したものであれば種類は問わない。
【００１９】
ＰＤＦ生成ドライバー３０６は、クライアント端末１０１のＨＤＤ２０４にインストールされるプリンタードライバーの１つであり、各種文書アプリケーションが出力する描画情報（たとえばＧＤＩ）をＰＤＦ形式に変換する処理を実行する。アプリケーション設定情報３０７は、文書管理アプリケーションの設定情報を保持するＸＭＬなどのファイルで、ＨＤＤ２０４に保管されている。文書管理アプリケーションは必要に応じてアプリケーション設定情報を参照して各種処理を実行する。
【００２０】
図４は文書管理アプリケーションのユーザーインタフェースの一例を示している。４０１はメインウインドウを示している。４０２は、文書管理部３０４が管理しているファイルシステムへのアクセスをナビゲートするナビゲーションペインを示している。ナビゲーションペインには、文書管理部が管理しているファイルシステムの保存領域がツリー表示され、ユーザーの指定に応答して保存領域にアクセス可能な構成となっている。ナビゲーションペインは、文書管理部が管理する物理的に別のファイルシステムを統一的に表示可能な構成となっている。
【００２１】
「ＨＤＤ１やＨＤＤ２」は、データ処理装置内のＨＤＤ２０４の保存領域、「Ｓｅｒｖｅｒ１」はファイルサーバー１０２の保存領域を示す。４０３は、ナビゲーションペイン４０２で指定した保存領域に保存されているファイルもしくはフォルダを一覧表示するファイルリストペインを示している。ファイルリストペイン４０３に表示されたファイルを指定することで、文書ファイル管理プログラムは、ファイルに対する各種操作を実行可能となる。４０４は、ナビゲーションペイン４０２で指定した保存領域の場所（パス）を表示するアドレスバーを示している。４０５は、ファイルリストペイン４０３で選択したファイルを添付した新規電子メールを作成する機能を実行するメールランチャーボタンを示している。
【００２２】
図５は前述したメールランチャーボタン４０５の実行動作を設定する画面を示している。本設定画面は、文書管理アプリケーションのメニューなどから呼び出される。５０１は新規メールに添付するファイルの形式を設定するコントロールを示している。設定可能なファイル形式は、「選択したファイル形式のまま添付」、「ＰＤＦ文書に変換して添付」「メール添付時に選択する」の３つから１つとなる。このうち「メール添付時に選択」は、添付ファイルの形式を固定するのではなく、メールランチャーボタン実行時に「選択したファイル形式のまま添付」、「ＰＤＦ文書に変換して添付」のどちらかを選択することを示す。
【００２３】
５０２は添付するファイルのファイルサイズに応じて新規メール作成時に警告を表示するための、ファイルサイズの閾値を設定するコントロールを示している。図中は２０００キロバイト（ＫＢ）が設定されているため、添付ファイルのファイルサイズが２０００ＫＢを超えると新規メール作成時に警告が表示されることになる。ここで０ＫＢを指定する場合は閾値の設定なし（ファイルサイズに応じて警告の表示を行わない）を意味する。
【００２４】
図６は、図５で設定したメールランチャーボタンの実行動作情報を示している。メールランチャーボタンの実行動作情報はファイル化されてアプリケーション設定情報３０７としてＨＤＤ２０４に保管される。ＣｏｎｖｅｒｔＴｙｐｅ６０１は図５の５０１に対応する設定を保持する。図中は前述した「メール添付時に選択する」が設定されていることを示している。ＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２は図５の５０２に対応する設定を保持する。図中は２０００ＫＢが設定されていることを示している。
【００２５】
図７はメールランチャー実行処理のフローチャートを示している。各処理ステップについて説明する。文書管理アプリケーション３０１は、ユーザーからメールランチャーボタンが実行されたこと受信する（Ｓ７０１）。具体的にはＵＩ部３０２がマウス２０７などでメールランチャーボタン４０５の押下を受信する処理となる。次に、ファイルリストペイン４０３で選択されているファイルが存在するか否かを判断する（Ｓ７０２）。
【００２６】
ＵＩ部３０２はファイルリストペイン４０３で選択状態になっているファイルが１つ以上存在するか否かを判断し、１以上存在する場合はＳ７０４へ進む。選択されているファイルが１つも存在しない場合はＳ７０３へ進み、ＵＩ部３０２が選択されているファイルが存在しない警告画面を表示して、メールランチャーボタンの機能実行をキャンセルして本フローチャートの処理を終了する（Ｓ７０３）。選択されているファイルが１つ以上ある場合は、文書管理部３０４がファイルリストペイン４０３で選択されているファイルのファイルパスを取得する（Ｓ７０４）。
【００２７】
次に、メールランチャーボタンの実行動作方法を判断し、「選択したファイル形式のまま添付」の場合はＳ７１３へ進み、「ＰＤＦ文書に変換して添付」の場合はＳ７０８へ進み、「メール添付時に選択する」の場合はＳ７０６へ進む（Ｓ７０５）。編集部３０３はアプリケーション設定情報３０７として格納されているメールランチャーボタンの実行動作方法（図６）にアクセスし、ＣｏｎｖｅｒｔＴｙｐｅ６０１の情報を読み出してメールランチャーボタンの実行動作方法を判断する。「メール添付時に選択する」の場合は、ＵＩ部３０２が実行動作選択画面を表示する（Ｓ７０６）。図８は実行動作選択画面を示している。選択した文書をメールに「選択したファイル形式のまま添付」か「ＰＤＦ文書に変換して添付」を選択することが可能である。
【００２８】
ＵＩ部３０２は実行動作選択画面の選択に応じてＰＤＦ変換を行うか否かを判断して、「ＰＤＦ文書に変換して添付」が選択された場合はＳ７０８へ進み、「選択したファイル形式のまま添付」が選択された場合はＳ７１３へ進む（Ｓ７０７）。次に、ＵＩ部３０２はＰＤＦ変換パラメーター指定画面を表示する（Ｓ７０８）。図９はＰＤＦ変換パラメーター指定画面を示している。ＰＤＦ変換パラメーター指定画面には、ファイルサイズを小さくするための圧縮処理やフォント埋め込み有無の指定９０１とファイルを開くおよび編集に関して暗号化する指定９０２の項目が存在し、ユーザーが任意に設定することが可能である。ＵＩ部は指定されたＰＤＦ変換パラメーターを後述するＰＤＦ変換処理で使用するためにメモリ上に保持する（Ｓ７０９）。
【００２９】
次に、編集部３０３は選択されたファイルをＰＤＦに変換する（Ｓ７１０、Ｓ７１１、Ｓ７１２）。この処理は、選択されたファイルが複数存在する場合は、ファイル数分繰り返し実行される。まず、編集部３０３は選択されたファイルを、ＰＤＦ生成ドライバーを使用してＰＤＦファイルに変換する（Ｓ７１０）。ＰＤＦ変換処理は、特許文献（特開２０１１−１９１９７号公報）で開示されている文書アプリケーションからＰＤＦ変換する方法と同一であるため詳細は省略する。次に編集部３０３は変換されたＰＤＦファイルにＳ７０９でメモリ上に保持したＰＤＦ変換パラメーターを読み出して適用する（Ｓ７１１）。そして、編集部３０３は変換したＰＤＦファイルを一時フォルダに保存する（Ｓ７１２）。
【００３０】
次に、編集部３０３はアプリケーション設定情報３０７として格納されているメールランチャーボタンの実行動作方法（図６）にアクセスし、ＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２の情報を読み出して添付ファイルのファイルサイズに応じて警告表示を行うか否かを判断する（Ｓ７１３）。ＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２に０以外の数値が設定されている場合は、添付ファイルのファイルサイズに応じて警告表示を行うと判断して、Ｓ７１４へ進む。一方、ＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２に０が設定されている場合は、添付ファイルのファイルサイズに応じて警告表示を行わないと判断して、Ｓ７１８へ進む。
【００３１】
添付ファイルのファイルサイズに応じて警告表示を行う場合、編集部３０３は添付対象ファイルのファイルサイズの合計値を算出する（Ｓ７１４）。添付対象ファイルは、Ｓ７０７の判断でＰＤＦ変換した場合には、Ｓ７１２で一時フォルダに保存したＰＤＦファイルとなり、ＰＤＦ変換しなかった場合は、Ｓ７０４で取得したファイルリストペイン４０３で選択した元ファイルとなる。編集部３０３は算出した添付ファイルの合計ファイルサイズとＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２で設定されているファイルサイズの値を比較し、ファイルサイズオーバーの警告の有無を判断する（Ｓ７１５）。添付ファイルの合計ファイルサイズがＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２設定されているファイルサイズの値以上の場合は、Ｓ７１６へ進み、ＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２設定されているファイルサイズの値以下の場合は、Ｓ７１８へ進む。
【００３２】
ＵＩ部３０２は、添付ファイルの合計ファイルサイズがＦｉｌｅＳｉｚｅＬｉｍｉｔ６０２設定されているファイルサイズの値以上の場合に、サイズオーバーの警告画面を表示する（Ｓ７１６）。図１０はサイズオーバーの警告画面を示している。ＵＩ部３０２はサイズオーバーの警告画面の選択に応じてメール作成を行うか否かを判断する（Ｓ７１７）。サイズオーバーの警告画面でメール作成をキャンセルする旨が選択された場合は、メールランチャーボタンの機能実行をキャンセルし、本フローチャートの処理を終了する。一方、サイズオーバーの警告画面でメール作成を続行する旨が選択された場合は、Ｓ７１８へ進む。最後に、編集部３０３はファイルを添付して新規メールを作成する（Ｓ７１８）。また、サイズオーバーの警告画面に前述したＰＤＦ変換パラメーターのファイルサイズの圧縮処理を再度設定するように促すようにしてもよい。その場合は、Ｓ７０８へ戻り再度ＰＤＦ変換パラメーターを設定して後続の処理をやり直す。
【００３３】
編集部３０３は、Ｓ７０７の判断でＰＤＦ変換した場合には、Ｓ７１２で一時フォルダに保存したＰＤＦファイル、ＰＤＦ変換しなかった場合は、Ｓ７０４で取得したファイルリストペイン４０３で選択した元ファイルを、添付対象ファイルとして電子メールアプリケーション３０５に新規メール作成処理を指示する。具体的には、ＯＳ標準のメールＡＰＩ（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  ＷｉｎｄｏｗｓであればＭＡＰＩ）の新規メール作成処理を呼び出すことで、電子メールアプリケーション３０５に新規メール作成処理の指示を行う。図１１は作成された新規メール画面を示している。ファイルリストペイン４０３でファイルｔｅｓｔ１．ｔｘｔを選択してＰＤＦ変換してメール添付した場合の例として、添付ファイル欄１１０１にファイルｔｅｘｔ１．ｐｄｆ（１１０２）が添付されている旨を示している。
【００３４】
本フローチャートの処理を行うことで、文書管理アプリケーションでメールランチャーボタン機能を実行する際に、選択した文書をＰＤＦ変換して添付するか、そのまま添付するかを選択的に実行することが可能となる。また、ＰＤＦ変換して添付する場合はＰＤＦ変換後のファイルサイズ、そのまま添付する場合はＰＤＦ変換しない元ファイルのサイズで添付ファイルのサイズチェックが可能になる。さらに、添付ファイルのサイズチェックで指定したサイズより添付ファイルのサイズが大きい場合は、メール送信時ではなく新規メールを作成する前にキャンセルすることが可能になる。
【符号の説明】
【００３５】
１０１  クライアント端末、１０２  ファイルサーバー、１１０  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2016053859.tif 000009
【図８】
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【図９】
2016053859.tif 000011
【図１０】
2016053859.tif 000012
【図１１】
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