(57)【要約】【課題】作成された文書データをより簡便に且つ正確に管理できるようにする。【解決手段】スケジュールの実行日時のデータを含むスケジュールデータを記憶する記憶手段２１と、文書の作成日時のデータを含む文書データを取得する取得手段１０１と、取得手段１０１により取得された前記文書データの作成日時と、記憶手段２１に記憶された前記スケジュールの実行日時とを比較する比較手段２０１と、前記比較の結果に基づいて、前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する判断手段２０１と、前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて前記文書データを登録する登録手段１０１と、を備えることを特徴とする情報処理装置２。【選択図】図１
2016009361.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
スケジュールの実行日時のデータを含むスケジュールデータを記憶する記憶手段と、
文書の作成日時のデータを含む文書データを取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された前記文書データの作成日時と、前記記憶手段に記憶された前記スケジュールの実行日時とを比較する比較手段と、
前記比較の結果に基づいて、前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する判断手段と、
前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて前記文書データを登録する登録手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記登録手段は、前記スケジュールデータに基づいて前記文書データを管理するための管理情報を付加することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記スケジュールデータは、前記スケジュールの訪問先のデータを含み、
前記管理情報は、前記スケジュールの訪問先のデータを含むことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記スケジュールデータが変更された場合、変更されたスケジュールの実行中に作成された前記文書データを特定し、特定された前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて、登録された前記文書データを書き換える書換手段を備えることを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
コンピュータを、
スケジュールの実行日時のデータを含むスケジュールデータを記憶する記憶手段、
文書の作成日時のデータを含む文書データを取得する取得手段、
前記取得手段により取得された前記文書データの作成日時と、前記記憶手段に記憶された前記スケジュールの実行日時とを比較する比較手段、
前記比較の結果に基づいて、前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する判断手段、
前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて前記文書データを登録する登録手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、外出先でメモや写真などの文書データをタブレットやスマートフォン等の端末を活用して入力する場面が増えており、商談や作業報告等の業務で手軽に活用できるようになっている。しかしながら、これらの端末は手軽に活用できる反面、データが簡単に蓄積してしまい、これらを後で顧客単位等にまとめて管理しようとすると、それなりの手間をかけて整理しなくてはならない。
【０００３】
そこで、特許文献１に記載の発明によれば、作成した文書を自動的に整理する方法の一つとして、写真などの文書に、ＧＰＳ（Global Positioning System）などを利用してジオタグと呼ばれる位置情報を付加し、文書を作成した位置の情報に基づいて画像データを整理することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−２８２８１３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、ＧＰＳ等による位置情報は、室内においては精度が期待できず、また、高さ情報を正確に把握できるＧＰＳは少ない。そのため、例えば、同じビル内の異なる階を訪問するような場面では、訪問先の正確な特定が困難であるという問題点があった。
また、例えば工事業における新築工事等の場合には、建築現場と顧客の現住所が異なることが多く、単純なデータ作成位置の情報では顧客ごとに文書を管理することができないという問題点があった。
【０００６】
本発明の課題は、作成された文書データをより簡便且つ正確に管理できるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の情報処理装置は、
スケジュールの実行日時のデータを含むスケジュールデータを記憶する記憶手段と、
文書の作成日時のデータを含む文書データを取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された前記文書データの作成日時と、前記記憶手段に記憶された前記スケジュールの実行日時とを比較する比較手段と、
前記比較の結果に基づいて、前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する判断手段と、
前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて前記文書データを登録する登録手段と、
を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、作成された文書データをより簡便且つ正確に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の情報処理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】文書に付加する管理情報の一例である。
【図３】文書登録時に自動生成される内容の一例である。
【図４】スケジュールデータの一例である。
【図５】工事業における業務に関連する情報の一例である。
【図６】文書登録時の管理情報付加の処理を示すフローチャートである。
【図７】文書登録後にスケジュールを変更する場合の管理情報の変更処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、図を参照して本発明を実施するための形態について説明するが、本発明はこれらに限定されない。
【００１１】
＜情報処理システム１の構成＞
図１に、本発明の情報処理装置２を用いた情報処理システム１の構成を示す。情報処理システム１は、ドキュメント管理サーバ１０、スケジュール管理サーバ２０、業務サーバ３０を備えた本発明の情報処理装置２と、複数の端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎと、を備え、これらは通信ネットワークＮを介してデータ送受信可能に接続されている。      
【００１２】
通信ネットワークＮは、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネット等の既存の情報通信網である。
なお、ドキュメント管理サーバ１０、スケジュール管理サーバ２０、業務サーバ３０は、一つのサーバとして構成されてもよい。
【００１３】
（ドキュメント管理サーバの構成）
ドキュメント管理サーバ１０は、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎから送信された作業報告書や写真などの文書を処理してデータベース化するコンピュータ装置であり、ドキュメント管理データベース１１に文書を保存し、管理する。ドキュメント管理サーバ１０は、管理情報１２を文書データに付加して管理することができる。
ここで、文書データには、テキストデータ、画像データ、音声データ、動画データが含まれる。
【００１４】
文書データに付加される管理情報１２には、具体的には、例えば、図２に示されるように、文書のタイトル、概要、作成日時、修正日時、顧客名等の情報が含まれる。管理情報１２のうち、例えば、タイトル、作成日時、修正日時は、文書データをデータベース化する際に、文書データから自動的に生成される自動生成情報１３（図３）から自動的に付加することができる。
【００１５】
ドキュメント管理サーバ１０は、ＣＰＵ１０１（Central Processing Unit）と、ＲＡＭ１０２（Random Access Memory）と、ＲＯＭ１０３（Read Only Memory）と、通信部１０４と、記憶部１０５と、を備え、各部はバス１０６を介して接続されている。
【００１６】
ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３に記憶されている各種処理プログラムを読み出してＲＡＭ１０２に展開し、当該プログラムとの協働により各種処理を行う。
具体的には、ＣＰＵ１０１は、文書の作成日時のデータを含む文書データを、通信部１０４を介して、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎから取得する取得手段、文書データの作成日時に実行中であったスケジュールのスケジュールデータに対応づけて文書データを登録する登録手段、スケジュールデータが変更された場合に、変更後のスケジュールデータに対応づけて文書データ及び／又は管理情報１２を書き換える書換手段、として機能する。
【００１７】
ＲＡＭ１０２は、揮発性のメモリである。ＲＡＭ１０２には、実行される各種プログラムやこれら各種プログラムに係るデータ等が格納される。
ＲＯＭ１０３は、各種プログラム及び各種データを記憶する読み出し専用の半導体メモリである。ＲＯＭ１０３には、情報処理プログラムが記憶されている。
【００１８】
通信部１０４は、通信ネットワークＮを介して接続された機器の間でデータの送受信を行う。例えば、通信部１０４は、ＣＰＵ１０１の制御により、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎから文書データを受信し、文書の作成日時の情報をスケジュール管理サーバ２０に送信し、スケジュール管理サーバ２０からスケジュールのタイトルの情報を受信し、業務サーバ３０から顧客名の情報を受信する。
【００１９】
記憶部１０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）や不揮発性メモリ等により構成され、情報を読み出し及び書き込み可能に記憶する。記憶部１０５は、具体的には、ドキュメント管理データベース１１を備え、文書データ及び管理情報１２を記憶する。
【００２０】
（スケジュール管理サーバの構成）
スケジュール管理サーバ２０は、スケジュールデータ２２をデータベース化してスケジュール管理データベース２１に保存し、管理するコンピュータ装置である。
スケジュールデータ２２には、例えば、図４に示されるように、スケジュールのタイトル、詳細内容、開始日時、終了日時、訪問先、等の情報が含まれる。
【００２１】
スケジュール管理サーバ２０は、ドキュメント管理サーバ１０と同様に、ＣＰＵ２０１と、ＲＡＭ２０２と、ＲＯＭ２０３と、通信部２０４と、記憶部２０５と、を備え、各部はバス２０６を介して接続されている。ここで、ドキュメント管理サーバ１０と同じ構成に関しては、詳細な説明は省略する。
【００２２】
ＣＰＵ２０１は、ドキュメント管理サーバ１０から送信された文書データの作成日時と、スケジュール管理データベース２１に記憶されたスケジュールデータ２２の実行日時とを比較する比較手段、比較の結果に基づいて、文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する判断手段、として機能する。
【００２３】
通信部２０４は、ＣＰＵ２０１の制御により、例えば、ドキュメント管理サーバ１０から文書データの作成日時のデータを受信し、文書データの作成日時に実行中であったスケジュールのスケジュールデータ２２の、タイトルの情報をドキュメント管理サーバ１０に、訪問先の情報を業務サーバ３０に、それぞれ送信する。
【００２４】
記憶部２０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）や不揮発性メモリ等により構成され、情報を読み出し及び書き込み可能に記憶する。記憶部２０５は、具体的には、スケジュールデータ２２を記憶する記憶手段としてのスケジュール管理データベース２１を備える。
【００２５】
（業務サーバの構成）
業務サーバ３０は、業務に関連する情報をデータベース化して業務データベース３１に保存し、管理するコンピュータ装置である。
業務に関連する情報とは、例えば工事業においては、図５に示されるように、顧客単位の情報を格納した顧客データ３２、及び、顧客から受注を受けた工事現場単位の情報を格納した現場データ３３、等である。
現場データ３３は、一顧客に対して複数個存在する可能性があるため、例えば、図５に示されるように、顧客データ３２と別のテーブルで管理され、顧客名をキーとして現場データ３３と顧客データ３２が対応できるようになっていることが好ましい。
【００２６】
業務サーバ３０は、ドキュメント管理サーバ１０と同様に、ＣＰＵ３０１と、ＲＡＭ３０２と、ＲＯＭ３０３と、通信部３０４と、記憶部３０５と、を備え、各部はバス３０６を介して接続されている。ここで、ドキュメント管理サーバ１０と同じ構成に関しては、詳細な説明は省略する。
【００２７】
ＣＰＵ３０１は、スケジュール管理サーバ２０から受信した訪問先の情報と、業務データベース３１内の顧客名を比較して、訪問先に一致する顧客名が存在する場合には、顧客データ３２又は現場データ３３から該当する顧客名を抽出する。
【００２８】
通信部３０４は、例えば、スケジュール管理サーバ２０から訪問先の情報を受信し、顧客名を業務サーバ３０に送信する。
【００２９】
記憶部３０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）や不揮発性メモリ等により構成され、情報を読み出し及び書き込み可能に記憶する。記憶部３０５は、具体的には、業務データベース３１を備え、顧客データ３２、現場データ３３を記憶する。
【００３０】
（端末装置の構成）
端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎは、例えば、一般的なＰＣ（Personal Computer）、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話機等であり、情報処理システム１のユーザは、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎから通信ネットワークＮを介して情報処理システム１にアクセスすることで、情報処理装置２で管理されている各種データ（文書データ、管理情報１２、スケジュールデータ２２、顧客データ３２、現場データ３３、等）を参照、作成、編集することができる。
【００３１】
端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎは、図１に示されるように、ＣＰＵ４０１（Central Processing Unit）と、ＲＡＭ４０２（Random Access Memory）と、ＲＯＭ４０３（Read Only Memory）と、通信部４０４と、記憶部４０５と、操作部４０６と、表示部４０７と、計時部４０８と、ＧＰＳ（Global Positioning System）４０９を備え、各部はバス４１０を介して接続されている。
【００３２】
ＣＰＵ４０１は、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎにおける各種データ（文書データ、管理情報１２、スケジュールデータ２２、顧客データ３２、現場データ３３、等）の参照、作成、編集等の処理を実行する。さらに、文書作成時に計時部４０８が取得した現在日時を文書データの作成日時として文書データに自動的に付加する。
【００３３】
ＲＡＭ４０２は、揮発性のメモリである。ＲＡＭ４０２には、実行される各種プログラムやこれら各種プログラムに係るデータ等が格納される。
ＲＯＭ４０３は、各種プログラム及び各種データを記憶する読み出し専用の半導体メモリである。ＲＯＭ４０３には、情報処理プログラムが記憶されている。
【００３４】
通信部４０４は、例えば、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎが作成、編集した各種データ（文書データ、管理情報１２、スケジュールデータ２２、顧客データ３２、現場データ３３、等）を情報処理装置２の各サーバに送信し、情報処理装置２の各データベース内のデータを受信する。
【００３５】
記憶部４０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）や不揮発性メモリ等により構成され、情報を読み出し及び書き込み可能に記憶する。具体的には、記憶部４０５は、作成又は編集した文書データを記憶することができる。
【００３６】
操作部４０６は、操作キーやポインティングデバイスなどを備えており、ユーザからの操作指示を受け付け、当該操作指示に応じた操作信号をＣＰＵ４０１へ出力する。
表示部４０７は、ＬＣＤ等の表示画面を備えており、ＣＰＵ４０１からの表示信号に基づいた画面表示を行う。
【００３７】
ＧＰＳ４０９は、文書作成時に、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎの現在位置情報を取得し、例えばジオタグとして文書データに自動的に付加する。
【００３８】
＜情報処理システム１の動作＞
（文書登録時の管理情報の生成）
図６は、文書登録時の管理情報１２の生成工程を示すフローチャートである。以下にその詳細を説明する。
なお、ここでは、文書に付加する管理情報１２として、図２に示されるように、文書の「タイトル」、「概要」、「作成日時」、「修正日時」、「顧客名」を登録するものとする。
【００３９】
情報処理システム１のユーザの操作により、端末装置４０ａ、４０ｂ、・・・４０ｎから文書データがドキュメント管理サーバ１０に送信されると、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、文書データから作成日時及びタイトルを抽出し（ステップＳ１０１）、管理情報１２の「作成日時」と「タイトル」に登録する。続いて、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、ドキュメント管理サーバ１０の通信部１０４を介して、文書データの作成日時をスケジュール管理サーバ２０に送信する。
【００４０】
スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵ２０１は、受信した文書データの作成日時と、スケジュール管理データベース２１が記憶しているスケジュールデータ２２の開始日時及び終了日時を比較して、文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する（ステップＳ１０２）。
【００４１】
文書の作成日時に実行中であったスケジュールが存在する場合（ステップＳ１０２：Ｙｅｓ）、スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵ２０１は、通信部２０４を介して、該当するスケジュールデータ２２のタイトルの情報をドキュメント管理サーバ１０に送信し、該当するスケジュールデータ２２の訪問先の情報を業務サーバ３０に送信する。
次いで、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、スケジュール管理サーバ２０から受信したスケジュールのタイトルを管理情報１２の「概要」の欄に登録する（ステップＳ１０３）。
【００４２】
次に、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、業務データベース３１に記憶されている顧客データ３２の顧客名に、スケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先と一致するものが存在するか否かを判断する（ステップＳ１０４）。
【００４３】
顧客データ３２の顧客名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在する場合（ステップＳ１０４：Ｙｅｓ）、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、通信部３０４を介して、該当する顧客データ３２の顧客名をドキュメント管理サーバ１０に送信する。ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、業務サーバ３０から送信された顧客名を管理情報１２の「顧客名」の欄に登録する（ステップＳ１０５）。
【００４４】
顧客データ３２の顧客名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在しない場合（ステップＳ１０４：Ｎｏ）、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、業務データベース３１に記憶されている現場データ３３の現場名に、スケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先と一致するものが存在するか否かを判断する（ステップＳ１０６）。
現場データ３３の現場名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在する場合（ステップＳ１０６：Ｙｅｓ）、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、通信部３０４を介して、該当する現場データ３３の顧客名をドキュメント管理サーバ１０に送信する。ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、業務サーバ３０から送信された顧客名を管理情報１２の「顧客名」の欄に登録する（ステップＳ１０７）。
【００４５】
ステップＳ１０６において現場データ３３の現場名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在しない場合（ステップＳ１０６：Ｎｏ）、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、通信部３０４を介して、該当する訪問先が存在しない旨の情報をドキュメント管理サーバ１０に送信し、後述するステップＳ１０９の工程に進む。
【００４６】
ステップＳ１０２において送信された文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在しない場合（ステップＳ１０２：Ｎｏ）、スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵ２０１は、通信部２０４を介して、該当するスケジュールが存在しない旨の情報をドキュメント管理サーバ１０に送信し、ステップＳ１０８の工程に進む。ステップＳ１０８において、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は管理情報１２の「概要」を空欄とする。
【００４７】
続いて、ステップＳ１０９において、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、文書データにジオタグが付加されているか否かを判断する。
文書データにジオタグが付加されている場合（ステップＳ１０９：Ｙｅｓ）、ジオタグの情報を住所変換して「顧客名」の欄に登録する（ステップＳ１１０）。ジオタグが付加されていない場合（ステップＳ１０９：Ｎｏ）には、管理情報１２の「顧客名」を空欄とする（ステップＳ１１１）。
【００４８】
なお、文書データをスケジュールの実行時間内に訪問先で作成せず、後日別の場所で作成した場合には、上記の手法で文書データの管理情報１２を作成すると、管理情報１２が正しく作成されないという問題が生じ得るが、この問題は、文書データの作成日時をユーザが手入力により変更できる機能を提供することで簡単に回避できる。具体的には、作成した文書データに関連するスケジュールの日時を、作成日時として手入力することにより、正しい管理情報１２が付加される。
【００４９】
（スケジュール変更による管理情報の変更）
また、文書データの登録後にスケジュールが変更された場合には、例えば、図７のフローチャートに示される工程により、文書データの管理情報１２を変更することができる。
【００５０】
スケジュールが変更されると、スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵ２０１は、通信部２０４を介して、変更があったスケジュールの実行時間の情報をドキュメント管理サーバ１０に送信する（ステップＳ２０１）。
ここで、変更があったスケジュールの実行時間とは、変更によってスケジュールが無くなった時間帯、スケジュールが新たに作成された時間帯、スケジュールデータ２２の一部のみが変更された時間帯、の全てを含む。例えば、あるスケジュールの開始日時及び終了日時が変更された場合には、変更前の開始日時と終了日時、及び、変更後の開始日時と終了日時、の両方を送信する。
【００５１】
ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、文書データの作成日時が、変更があったスケジュールの実行時間内にある文書データを抽出し（ステップＳ２０２）、抽出した文書データの作成日時が、変更後のスケジュールの実行時間内にあるか否かを判断する（ステップＳ２０３）。
【００５２】
ステップＳ２０２で抽出した文書データの作成日時が、変更後のスケジュールの実行時間内にある場合（ステップＳ２０３：Ｙｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１０の通信部１０４は、当該文書データの作成日時をスケジュール管理サーバ２０に送信する。続いて、スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵ２０１は、通信部２０４を介して、変更後のスケジュールデータ２２のタイトルの情報をドキュメント管理サーバ１０に送信し、変更後のスケジュールデータ２２の訪問先の情報を業務サーバ３０に送信する。ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、スケジュール管理サーバ２０から受信した変更後のスケジュールのタイトルを管理情報１２の「概要」の欄に登録する（ステップＳ２０４）。
【００５３】
次に、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、業務データベース３１に記憶されている顧客データ３２の顧客名に、スケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先と一致するものが存在するか否かを判断する（ステップＳ２０５）。
【００５４】
顧客データ３２の顧客名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在する場合（ステップＳ２０５：Ｙｅｓ）、業務サーバ３０のＣＰＵ２０１は、通信部３０４を介して、該当する顧客データ３２の顧客名をドキュメント管理サーバ１０に送信する。ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、業務サーバ３０から送信された顧客名を管理情報１２の「顧客名」の欄に登録する（ステップＳ２０６）。
【００５５】
顧客データ３２の顧客名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在しない場合（ステップＳ２０５：Ｎｏ）、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、業務データベース３１に記憶されている現場データ３３の現場名に、スケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先と一致するものが存在するか否かを判断する（ステップＳ２０７）。
現場データ３３の現場名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在する場合（ステップＳ２０７：Ｙｅｓ）、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、通信部３０４を介して、該当する現場データ３３の顧客名をドキュメント管理サーバ１０に送信する。ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、業務サーバ３０から送信された顧客名を管理情報１２の「顧客名」の欄に登録する（ステップＳ２０８）。
【００５６】
現場データの現場名にスケジュール管理サーバ２０から送信された訪問先が存在しない場合（ステップＳ２０７：Ｎｏ）、業務サーバ３０のＣＰＵ３０１は、通信部３０４を介して、該当する訪問先が存在しない旨の情報をドキュメント管理サーバ１０に送信し、後述するステップＳ２１０の工程に進む。
【００５７】
抽出された文書の作成日時が変更後のスケジュールの実行時間内にない場合（ステップＳ２０３：Ｎｏ）、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、管理情報１２の「概要」を空欄とする（ステップＳ２０９）。
【００５８】
続いて、ステップＳ２１０において、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１は、文書にジオタグが付加されているか否かを判断する。ジオタグが付加されている場合（ステップＳ２１０：Ｙｅｓ）、ジオタグの情報を住所変換などして管理情報１２の「顧客名」の欄に登録する（ステップＳ２１１）。ジオタグが付加されていない場合（ステップＳ２１０：Ｎｏ）、管理情報１２の「顧客名」を空欄とする（ステップＳ２１２）。
【００５９】
なお、スケジュールの変更とは、図４に示されるようなスケジュールデータ２２の一部変更、スケジュールの新規登録、削除を含む。
例えば、スケジュールの変更がスケジュールの新規登録であった場合には、スケジュール管理サーバ２０は、ステップＳ２０１において新規登録されたスケジュールの開始日時及び終了日時をドキュメント管理サーバ１０に送信する。次いで、ステップＳ２０２で該当する文書データが抽出された場合には、抽出された文書データは変更後の新規登録されたスケジュールの実行時間内に作成されたものであるため（ステップＳ２０３：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０４の工程に進む。
また、スケジュールの変更がスケジュールの削除であった場合には、スケジュール管理サーバ２０は、ステップＳ２０１において削除されたスケジュールの開始日時及び終了日時をドキュメント管理サーバ１０に送信する。次いで、ステップＳ２０２で該当する文書データが抽出された場合には、スケジュール変更後には文書データの作成日時に該当するスケジュールは存在しないため（ステップＳ２０３：Ｎｏ）、ステップＳ２１０の工程に進む。
【００６０】
以上説明した本実施の形態によれば、スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵ２０１が文書の作成日時とスケジュールの実行日時のを比較した結果に基づいて、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１が文書データの作成日時に実行中であったスケジュールデータに対応付けて文書データを登録するので、作成された文書データを簡便且つ正確に管理することができる。
【００６１】
さらに、文書の登録後にスケジュールが変更された場合にも、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１が変更のあったスケジュールの実行中に作成された文書データを抽出して、変更後のスケジュールに対応づけて登録内容を書き換えることができるので、文書データの管理が容易である。
【００６２】
また、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ１０１が文書データの作成日時と、スケジュールの実行日時との比較に基づいて文書データを管理するので、文書データを作成する端末装置を、ＧＰＳ等の位置情報を特定する機能を備えるものに限定する必要がなく、また、スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵ２０１がスケジュールデータから訪問先のデータを抽出することにより、ジオタグ等による位置情報よりも詳細かつ正確な情報を文書データに付加することが可能である。
【００６３】
また、スケジュールデータや顧客データ、現場データに含まれる多様な情報をデータベースから取得して文書データの管理情報として付加することができるので、位置情報だけでなく、自動的に生成することが難しい情報を付加することが可能である。
【００６４】
なお、上記実施の形態における記述内容は、本発明の好適な一例であり、発明の趣旨を逸脱することのない範囲で適宜変更可能である。
【００６５】
例えば、管理情報１２としては、図２に示された項目だけでなく、住所データなど、スケジュール管理データベース２１及び業務データベース３１に記憶された任意のデータを抽出して付与することができる。
【００６６】
また、スケジュール管理データベース２１及び業務データベース３１から取得した情報を、管理情報１２として文書に付加して保存するだけでなく、文書の名称や格納先に反映させても良い。例えば、図５に示すように、顧客データ３２にドキュメント管理データベース１１に文書を格納する際のフォルダの名称及び格納先（ドキュメント管理フォルダ）を予め登録しておき、図６のステップＳ１０５又はＳ１０７において、顧客名と共にドキュメント管理フォルダの情報をドキュメント管理サーバ１０に送信することとすれば、ドキュメント管理サーバ１０において、文書を顧客ごとにフォルダに振り分けて格納することができるようになるため、文書管理がさらに容易となる。
【００６７】
また、図６のステップＳ１０４では、スケジュールデータ２２の訪問先を、顧客データ３２の顧客名だけでなく、顧客データ３２の顧客住所とも照合しても良い。また、同様に、ステップＳ１０６では、スケジュールデータ２２の訪問先を、現場データ３３の現場名だけでなく、現場データ３３の現場住所とも照合しても良い。
【００６８】
また、ステップＳ１０６において、現場データ３３の現場名にスケジュールデータ２２の訪問先が存在しない場合（ステップＳ１０６：Ｎｏ）には、ドキュメント管理サーバ１０に訪問先のデータが送信され、訪問先を「顧客名」の欄に登録することとしても良い。
【００６９】
また、ドキュメント管理サーバ１０は、文書データにＧＰＳ等による位置情報が付加されている場合には、スケジュール管理データベース２１又は業務データベース３１に含まれる住所データと、文書データに付加されている位置情報とを照合して、一致している場合にのみドキュメント管理データベース１１に管理情報１２を登録し、不一致の場合には、警告情報を端末装置に送信してもよい。このようにすることで、スケジュールデータ２２の変更をユーザに促すことができ、より正確な文書データの管理が可能となる。
【００７０】
本発明の実施の形態を説明したが、本発明の範囲は上記実施の形態に限定するものではなく、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。以下に、本願出願の当初の特許請求の範囲に記載された発明を付記する。
［付記］
＜請求項１＞
スケジュールの実行日時のデータを含むスケジュールデータを記憶する記憶手段と、
文書の作成日時のデータを含む文書データを取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された前記文書データの作成日時と、前記記憶手段に記憶された前記スケジュールの実行日時とを比較する比較手段と、
前記比較の結果に基づいて、前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する判断手段と、
前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて前記文書データを登録する登録手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
＜請求項２＞
前記登録手段は、前記スケジュールデータに基づいて前記文書データを管理するための管理情報を付加することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
＜請求項３＞
前記スケジュールデータは、前記スケジュールの訪問先のデータを含み、
前記管理情報は、前記スケジュールの訪問先のデータを含むことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
＜請求項４＞
前記スケジュールデータが変更された場合、変更されたスケジュールの実行中に作成された前記文書データを特定し、特定された前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて、登録された前記文書データを書き換える書換手段を備えることを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載の情報処理装置。
＜請求項５＞
コンピュータを、
スケジュールの実行日時のデータを含むスケジュールデータを記憶する記憶手段、
文書の作成日時のデータを含む文書データを取得する取得手段、
前記取得手段により取得された前記文書データの作成日時と、前記記憶手段に記憶された前記スケジュールの実行日時とを比較する比較手段、
前記比較の結果に基づいて、前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールが存在するか否かを判断する判断手段、
前記文書データの作成日時に実行中であったスケジュールの前記スケジュールデータに対応づけて前記文書データを登録する登録手段、
として機能させるためのプログラム。
【符号の説明】
【００７１】
１      情報処理システム
２      情報処理装置
１０    ドキュメント管理サーバ
１１    ドキュメント管理データベース
１２    管理情報
１３    自動生成情報
１０１  ＣＰＵ（取得手段、登録手段、書換手段）
２０    スケジュール管理サーバ
２１    スケジュール管理データベース（記憶手段）
２２    スケジュールデータ
２０１  ＣＰＵ（比較手段、判断手段）
３０    業務サーバ
３１    業務データベース
３２    顧客データ
３３    現場データ
４０ａ、４０ｂ、・・・、４０ｎ  端末装置
Ｎ      通信ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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