(57)【要約】【課題】メールデータ保管ストレージの最小化【解決手段】受信メールのメール文面をブロック単位に分割するブロッキング化部４と、分割したブロック単位のメール文面及び差分のマッチングを行うマッチング部５と、ブロック化したメール文面を格納する共有情報メールテキストＤＢ９と、ブロック化した単位で添付ファイルを格納する共有情報添付ファイルＤＢ１０と、前記マッチングされたブロック単位のマッチング情報を格納するマッチング情報テーブル８と、マッチングされたメール文面を共有情報メールテキストＤＢ９に格納させると共に添付ファイルを共有情報添付ファイルＤＢ１０に格納させる差分情報格納部６と、共有情報メールテキストＤＢ及び共有情報添付ファイルＤＢに格納したブロック単位のメール文面及び添付ファイルを合成したメールを格納するユーザ受信ボックス７を備えた電子メール管理システム。【選択図】図１
2016208218.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアントコンピュータから受信したメールの管理を行う電子メール管理システムであって、
複数のクライアントコンピュータからのメールを受信するメール受信部と、
該メール受信部が受信したメール文面を所定サイズのブロック単位に分割するブロッキング化部と、
該ブロッキング化部が分割したブロック単位のメール文面及び差分のマッチングを行うマッチング部と、
前記ブロッキング化部によりブロック化した未保存のメール文面を格納する共有情報メールテキストＤＢと、
前記ブロッキング化部によりブロック化した単位で未保存の添付ファイルを格納する共有情報添付ファイルＤＢと、
前記マッチング部によりマッチングされたブロック単位のマッチング情報を格納するマッチング情報テーブルと、
前記マッチング部によりマッチングされたメール文面を共有情報メールテキストＤＢ格納させると共に添付ファイルを共有情報添付ファイルＤＢに格納させる差分情報格納部と、
前記共有情報メールテキストＤＢ及び共有情報添付ファイルＤＢに格納したブロック単位のメール文面及び添付ファイルを合成したメールを格納するユーザ受信ボックスと、
該ユーザ受信ボックスに格納したメールを格納するユーザ受信ボックスＤＢと、該ユーザ受信ボックスＤＢに対してユーザがアクセスすることによりメールを読みだすメール読出部と、
を備えたことを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項２】
複数のクライアントコンピュータから受信したメールの管理をメモリを含むコンピュータにより行う電子メール管理方法であって、
該コンピュータに、
複数のクライアントコンピュータからのメールを受信するメール受信機能と、
該メール受信機能により受信したメール文面を所定サイズのブロック単位に分割するブロッキング化機能と、
該ブロッキング化機能により分割したブロック単位のメール文面及び差分のマッチングを行うマッチング機能と、
前記ブロッキング化機能によりブロック化した未保存のメール文面をメモリに格納する共有情報メールテキスト保存機能と、
前記ブロッキング化機能によりブロック化した単位で未保存の添付ファイルをメモリに格納する共有情報添付ファイル保存機能と、
前記マッチング機能によりマッチングされたブロック単位のマッチング情報をメモリに格納するマッチング情報保存機能と、
前記共有情報メールテキスト保存機能及び共有情報添付ファイル保存機能によりメモリに格納したブロック単位のメール文面及び添付ファイルを合成したメールをメモリに格納するユーザ受信ボックス保存機能と、
該ユーザ受信ボックス保存機能により保存したメールをユーザからのアクセスにより読みだすメール読出機能とを、
実行させることを特徴とする電子メール管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業等における大量の電子メールを管理する電子メール管理システム及び電子メール管理方法に係り、特に、大量の電子メールに対して不正や情報漏洩の検証を行うためのメールデータ監査及びメールデータ保存を容易にすることができる電子メール管理システム及び電子メール管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業等の電子メール管理においては、シンクライアント化によりメールデータをメールサーバ側で管理することが行われている。この企業における電子メール（以下、メールと呼ぶこともある）の管理は、不正や情報漏洩の検証を行うために大量のメールデータを保存管理するが、企業では関係者や上司宛の同報メールが多く、同一内容のメールであっても各メールユーザ別に保存管理されている。
【０００３】
また、各メールユーザのバックアップにおいても各メールは各ユーザに委ねられている場合が多い。今後、不正や情報漏洩の検証としてメールデータによる監査が増加することが予想され、各人のメールデータを企業として確実に保存保管しておく必要がある。
【０００４】
なお、従来技術による電子メールの管理技術が記載された文献としては、下記の特許文献１が挙げられる。この特許文献１には、「メール情報を用いて受信メールが一元管理の対象メールかを判定する一元管理対象判定手段、一元管理されているメールのメール情報を保持するマッチングテーブル、一元管理対象メールと判定されたときマッチングテーブルを用いて受信メールが一元管理済みかを判定するマッチング判定手段、判定結果に基づき受信メールのメール本文やその圧縮データをユーザ受信ボックス又は共有受信ボックスに格納するメールデータ格納手段を有する」という記載がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００９−２００９９９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
前述の特許文献１に記載された技術は、同一内容のメールを実効的に一元管理し、メール受信に要するアクセス時間及びメールデータ保存に要するディスク資源の削減を実現できる効果に留まる。
【０００７】
そこで、本発明では、各人のメールデータを各人の操作に影響を受けないで保存し、データ保管ストレージの最小化を実現することができる電子メール管理システム及び電子メール管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記目的を達成するため本発明は、複数のクライアントコンピュータから受信したメールの管理を行う電子メール管理システムであって、
複数のクライアントコンピュータからのメールを受信するメール受信部と、
該メール受信部が受信したメール文面を所定サイズのブロック単位に分割するブロッキング化部と、
該ブロッキング化部が分割したブロック単位のメール文面及び差分のマッチングを行うマッチング部と、
前記ブロッキング化部によりブロック化した未保存のメール文面を格納する共有情報メールテキストＤＢと、
前記ブロッキング化部によりブロック化した単位で未保存の添付ファイルを格納する共有情報添付ファイルＤＢと、
前記マッチング部によりマッチングされたブロック単位のマッチング情報を格納するマッチング情報テーブルと、
前記マッチング部によりマッチングされたメール文面を共有情報メールテキストＤＢに格納させると共に添付ファイルを共有情報添付ファイルＤＢに格納させる差分情報格納部と、
前記共有情報メールテキストＤＢ及び共有情報添付ファイルＤＢに格納したブロック単位のメール文面及び添付ファイルを合成したメールを格納するユーザ受信ボックスと、
該ユーザ受信ボックスＤＢに対してユーザがアクセスすることによりメールを読みだすメール読出部と、
を備えたことを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、複数のクライアントコンピュータから受信したメールの管理をメモリを含むコンピュータにより行う電子メール管理方法であって、
該コンピュータに、
複数のクライアントコンピュータからのメールを受信するメール受信機能と、
該メール受信機能により受信したメール文面を所定サイズのブロック単位に分割するブロッキング化機能と、
該ブロッキング化機能により分割したブロック単位のメール文面及び差分のマッチングを行うマッチング機能と、
前記ブロッキング化機能によりブロック化した未保存のメール文面をメモリに格納する共有情報メールテキスト保存機能と、
前記ブロッキング化機能によりブロック化した単位で未保存の添付ファイルをメモリに格納する共有情報添付ファイル保存機能と、
前記マッチング機能によりマッチングされたブロック単位のマッチング情報をメモリに格納するマッチング情報保存機能と、
前記共有情報メールテキスト保存機能及び共有情報添付ファイル保存機能によりメモリに格納したブロック単位のメール文面及び添付ファイルを合成したメールをメモリに格納するユーザ受信ボックス保存機能と、
該ユーザ受信ボックス保存機能により保存したメールをユーザからのアクセスにより読みだすメール読出機能とを、
実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明による電子メール管理システム及び電子メール管理方法は、データ保管ストレージの最小化を実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の一実施例による電子メール管理システムの全体構成を示す図。
【図２】本実施例による送受信データの流れ概要を示す図。
【図３】本実施例によるメールテキストのブロッキング化例を示す図。
【図４】本実施例による添付ファイルのブロッキング化例を示す図。
【図５】本実施例による受信ボックスへのメール保存方式例を示すフロー図。
【図６】本実施例による受信ボックスからメール受信方式例を示すフロー図。
【図７】本実施例によるメール情報監査方式例を示すフロー図。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明による実施例を説明する。
【実施例１】
【００１３】
［構成］
本実施例による電子メール管理方法を適用した電子メール管理システムは、図１に示す如く、送受信メールサーバ１が次の要素によって構成される。尚、本例ではメール送信機能に関する要素は省略している。
【００１４】
（１）複数のクライアントコンピュータからのメールを受信するメール受信部２。
（２）該メール受信部２が受信したメールのウィルスチェックを行うウィルスチェック部３。
（４）該ウィルスチェック部３がウィルス感染を検知しなかったメール文面を所定のブロック単位に分割するブロッキング化部４。
【００１５】
（５）該ブロッキング化部４がブロッキングしたブロック単位で本体（メール文面）及び差分のマッチングを行うマッチング部５。このマッチングにはメール送受信者やメールタイトルと連動する情報のマッチングも行う。
【００１６】
（６）ブロック化した単位で未保存のメールテキスト（メール文面）を格納する共有情報メールテキストＤＢ（データベース）９。
（７）ブロック化した単位で未保存の添付ファイルを格納する共有情報添付ファイルＤＢ１０。
（８）該マッチング部５によりマッチングされたブロック単位のマッチング情報を格納するマッチング情報テーブル８。
【００１７】
（９）前記マッチング部５によりマッチングされた電子メールのメールテキスト（メール文面）を共有情報メールテキストＤＢ９に格納させると共に電子メールの添付ファイルを共有情報添付ファイルＤＢ１０に格納させる差分情報格納部６。
（１０）前記共有情報メールテキストＤＢ９及び共有情報添付ファイルＤＢ１０に格納したブロック単位のメール文面及び添付ファイルを合成したメールを格納するユーザ受信ボックス１１。
【００１８】
（１１）前記共有情報メールテキストＤＢ９及び共有情報添付ファイルＤＢ１０に格納したブロック単位のメール文面及び添付ファイルを合成したメールを格納するユーザ受信ボックス１１。
（１２）該ユーザ受信ボックスＤＢ１１に対するユーザがアクセスすることによりメールを読みだすメール読出部１２。
（１３）前記ウィルスチェック部３が感染を検出したメールに対して駆除・隔離等のエラー処理を行うエラー処理部１３。
【００１９】
［動作］
このように構成された本実施例による電子メール管理システムによる送受信データの流れ概要は、図２に示す如く、例えばＺさんのコンピュータ４１が、Ａさん宛（ＴＯ）及びＢさん及びＣさん宛にＣＣ（カーボン・コピー）として添付ファイル付きのメールを送信した場合、Ａさんの送受信ボックス３１にＴＯメールが格納され、Ｂさん及びＣさんの送受信ボックス３２及び３３にＣＣメールが格納され、これら各自用の送受信ボックス３１〜３３に格納されたメール及び添付ファイルが共有受信ボックス（共有情報メールテキストＤＢ９及び共有情報添付ファイルＤＢ１０）にブロック化して保存するように動作する。
【００２０】
前記メールのブロック化は、図３に示す如く、当初のメール送信時が符号５０に示す如く送信内容Ａを送信し、当該送信メールに対して符号５１の如く送信内容Ａと該送信内容Ａに対する返信内容Ｂを含む返信メールが発せられた場合、符号５２に示す如く、送信メールに対しては送信内容Ａのメ−ルデータを細分化したブロック単位のブロックメールａ１〜ブロックメールａ９に分割保存する。
【００２１】
また、返信メールに対しては返信内容Ｂのメ−ルデータのみを細分化したブロック単位のブロックメールｂ１〜ブロックメールｂ５に分割保存する。即ち、本実施例によるメールのブロック化は、返信メールに含まれる送信内容Ａは保存せずに返信内容Ｂのみを分割保存するように動作する。これによって本実施例による電子メール管理システムは、返信メールに含まれる送信内容Ａを重複して保存しないためデータ容量を低減することができる。
【００２２】
同様にメールに添付される添付ファイルのブロック化は、図４に示す如く、当初のメール送信時が符号６０に示す如く添付ファイルｘを送信し、この添付ファイルｘに対して符号６１の如く添付ファイルｘの一部を訂正した添付ファイルｙを含む返信メールが発せられたとき、符号６２に示す如く、添付ファイルｘに対して添付ファイルｘを細分化したブロック単位のブロック添付ファイルｘ１〜添付ファイルブロックｘ９に分割保存すると共に、添付ファイルｙに対して変更された添付ファイルｙのみを保存する。
【００２３】
即ち、本実施例による添付ファイルブロック化は、返信の添付ファイルの修正を行っていない箇所は保存せずに変更した添付ファイルｙのみを分割保存するように動作する。これによって本実施例による電子メール管理システムは、返信メールに含まれる添付ファイルの重複部分を保存しないためデータ容量を低減することができる。なお、添付ファイルｙが所定サイズより大きい場合は図３に示したメールデータ同様に分割保存しても良い。
【００２４】
次に、前述のメール保存方式例を図５を参照して説明する。このメール保存方式は、次の各ステップを実行することによって送信時の送信内容を重複して保存しないように動作する。
【００２５】
ステップＳ５０１：受信したメールに対してウィルス感染のチェックを行うステップ。
ステップＳ５０２：該ステップＳ５０１においてウィルス感染を検知したか否かを判定するステップ。
ステップＳ５０３：該ステップＳ５０２においてウィルス感染を検知しないと判定したとき、メールテキストを所定サイズに細分化するブロック化するステップ。
【００２６】
ステップＳ５０４：該ステップＳ５０３においてブロック化したブロック単位データとマッチング情報格納テーブル８に格納したマッチング情報を参照して同一ブロックの有無を判定（確認）するステップ。
ステップＳ５０５：該ステップＳ５０４において同一ブロックが無いと判定したとき、メールデータに対する新たなマッチング情報を生成するステップ。
【００２７】
ステップＳ５０６：前記ステップＳ５０４において同一ブロックがあると判定したとき及び前記ステップＳ５０５に続き、マッチング情報格納テーブル８に格納したマッチング情報を更新するステップ。
ステップＳ５０７：前記ステップＳ５０３においてブロック化し且つ新規なブロック単位データを共有情報メールテキストＤＢ９に格納するステップ。
【００２８】
ステップＳ５０８：受信したメールの添付ファイルの有無を判定し、無いと判定したときに処理を終了するステップ。
ステップＳ５０９：該ステップＳ５０８において添付ファイル有りと判定したとき、マッチング情報格納テーブル８に格納したマッチング情報を参照し、添付ファイルの同一ブロックの有無を判定するステップ。
【００２９】
ステップＳ５１１：前記ステップＳ５０２においてウィルス感染を検知したとき、エラー処理部１３が駆除・隔離等のエラー処理を行って処理を終了するステップ。
ステップＳ５１２：前記ステップＳ５０９において添付ファイルの同一ブロックなしと判定したとき、添付ファイルに対する新たなマッチング情報を作成するステップ。
【００３０】
ステップＳ５１０：前記ステップＳ５０９において添付ファイルの同一ブロックありと判定したとき、添付ファイルに対するマッチング情報を更新するステップ。
ステップＳ５１３：前記ステップＳ５１０及びステップＳ５１２に続き、添付ファイルの新規部分をブロック化して共有情報添付ファイルＤＢ１０に格納して処理を終了するステップ。
【００３１】
このように本実施例による電子メール管理システムは、返信メールに含まれる重複したメールデータ及び添付ファイルを保存しないように動作するため、データ容量を低減することができる。
【００３２】
次いで、本実施例による電子メール管理システムによるユーザ受信ボックスＤＢ１１からユーザが受信メールを読み出す動作を図６を参照して説明する。この受信メールを読み出す動作は、図６に示す各ステップを実行する。
【００３３】
ステップＳ６０１：メールクライアントコンピュータを通して受信メールサーバに対して当該ユーザ宛のメール取得指示を行うステップ。
ステップＳ６０２：該ステップＳ６０１により受信メールサーバが該当するユーザの受信ボックスから「メールヘッダ」情報を取得するステップ。
【００３４】
ステップＳ６０３：共有情報メールテキストＤＢ９からメールテキスト（データ）を取得して生成するステップ。このステップは、マッチング情報及びブロッキング情報に基づいてメールテキスト（データ）を生成することにより行う。
ステップＳ６０４：該当のメールに添付ファイルが添付されているか否かを判定するステップ。
【００３５】
ステップＳ６０５：該ステップＳ６０４において添付ファイルが添付されていると判定したとき、共有情報添付ファイルＤＢ１０から添付ファイルを取得するステップ。このステップは、マッチング情報及びブロッキング情報に基づいて添付ファイル（データ）を生成することにより行う。
ステップＳ６０６：前記ステップＳ６０４により添付ファイルが添付されていないと判定したとき及び前記ステップＳ６０５に続き、受信メールサーバがメールクライアントにメール情報を送信して処理を終了するステップ。
【００３６】
このように本実施例による電子メール管理システムは、マッチング情報及びブロッキング情報に基づいて共有情報メールテキストＤＢ９及び共有情報添付ファイルＤＢ１０から各ブロック化データを読み取り、このブロック化データを合成することによって、ユーザにメールを提供することができる。
【００３７】
次いで、本実施例による電子メール管理システムは、ユーザ毎のメール情報監査を実行するものであって、この方式を図７を参照して説明する。
【００３８】
このユーザ毎のメール情報監査は、次のステップを実行することによって行われる。
【００３９】
ステップＳ７０１：メールクライアントを通して送受信メールサーバに対して当該ユーザ宛のメールを取得するステップ。
ステップＳ７０２：送受信メールサーバが前記ステップＳ７０１により取得した特定ユーザ宛のメールの送受信ボックスから「メールヘッダ」を取得するステップ。
【００４０】
ステップＳ７０３：共有情報メールテキストＤＢ９からメールテキストを取得するステップ。このステップは、マッチング情報とブロッキング情報からメールテキストを生成（合成）することによって行う。
ステップＳ７０４：該ステップＳ７０３により生成したテキストメールの添付ファイル有無を判定するステップ。
【００４１】
ステップＳ７０５：該ステップＳ７０４により添付ファイル有りと判定したとき、共有情報添付ファイルＤＢ１０から添付ファイルを取得するステップ。このステップは、マッチング情報とブロッキング情報から添付ファイルを生成（合成）することによって行われる。
ステップＳ７０７：前記ステップＳ７０４により添付ファイルなしと判定したとき及び前記ステップＳ７０５に続き、送受信メールサーバが要求元にメールクライアントにメール情報を送信するステップ。
【００４２】
このように本実施例による電子メール管理システムは、メールクライアントが任意のユーザに対するメールを取得し、メール情報監査を行うことができる。特に本電子メール管理システムは、受信メールの重複部分を保存せず、不正使用等の監査対象となるデータ量を低減するため、監査処理を高速化することができる。
【００４３】
このように本実施例による電子メール管理システムは、企業等におけるメール管理においてはＴＯとＣＣがあり、添付付きメールを上司にＣＣ必須の場合は、このＣＣが重複することによりメール情報が膨大になる課題や、社内でのメールにおいては同一テーマでも類似の内容を何回も審査承認依頼することもあり、世代管理における差分管理方式も含めた検討が必要である課題があったが、テキストのメール情報や添付ファイルを重複して保存しないため、データ保管ストレージの最小化を実現することができる。
【符号の説明】
【００４４】
１  送受信メールサーバ、２  メール受信部、３  ウィルスチェック部、
４  ブロッキング化部、５  マッチング部、６  差分情報格納部、
７  ユーザ受信ボックス、８  マッチング情報テーブル、
１１  ユーザ受信ボックスＤＢ、９  共有情報メールテキストＤＢ、
１０  共有情報添付ファイルＤＢ、１１  ユーザ受信ボックス
１２  メール読出部
【図１】
2016208218.tif 000003
【図２】
2016208218.tif 000004
【図３】
2016208218.tif 000005
【図４】
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【図５】
2016208218.tif 000007
【図６】
2016208218.tif 000008
【図７】
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