(57)【要約】【課題】紙文書の複写などの操作を誰がいつ行ったかの履歴を容易に把握する。【解決手段】文書印刷システムは、紙文書を読取ったデジタルデータを取得する読取り部２３と、読取り部２３によって読取られた紙文書に、その紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析する分析部１３と、分析部１３による分析の結果、紙文書が文書情報を含まない場合に文書情報を作成し、紙文書が文書情報を含む場合にその紙文書に関する情報およびその文書情報の少なくとも一方を更新する文書情報作成部１６と、文書情報作成部１６によって作成または更新された文書情報を、紙文書に対応するデータに付加する文書情報付加部１７と、文書情報付加部１７によって文書情報が付加されたデータを、文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する印刷部４２と、を含む。【選択図】図１
2016149741.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書を読取ったデジタルデータを取得する読取り部と、
前記読取り部によって取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析する分析部と、
前記分析部による分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を作成し、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を更新する文書情報作成部と、
前記文書情報作成部によって作成または更新された文書情報を、前記紙文書に対応するデータに付加する文書情報付加部と、
前記文書情報付加部によって文書情報が付加されたデータを、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する印刷部と、
を含む文書印刷システム。
【請求項２】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含む
請求項１に記載の文書印刷システム。
【請求項３】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数と、を含む
請求項１に記載の文書印刷システム。
【請求項４】
前記分析部による分析の結果、前記紙文書が前記文書情報を含む場合に、該文書情報の内容を表示する表示部をさらに含む
請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項５】
前記文書情報作成部が作成した文書情報と前記紙文書に関する情報とを対応付けて記憶する文書情報記憶部と、
前記文書情報付加部によって文書情報が付加されたデジタルデータを、前記文書情報が所定の範囲に含まれた画像データとして記憶する画像データ記憶部と、
前記読取り部によって読取られた紙文書に含まれている文書情報と前記文書情報記憶部に記憶されている文書情報とを比較する比較部と、
をさらに含み、
前記印刷部は、前記画像データ記憶部に記憶されている画像データのうち、前記比較部による比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを印刷する
請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項６】
前記文書情報付加部は、前記比較部による比較の結果、前記読取り部によって読取られた紙文書が最新版ではない場合に、最新版ではないことを示す情報を前記紙文書に対応するデータに付加する請求項５に記載の文書印刷システム。
【請求項７】
前記印刷部は、前記文書情報付加部によって最新版ではないことを示す情報が付加された前記紙文書に対応するデータを、印刷する請求項６に記載の文書印刷システム。
【請求項８】
前記文書情報付加部は、前記文書情報作成部によって作成または更新された文書情報を、前記紙文書中の複数箇所それぞれに配置されるように付加する請求項１から請求項７のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項９】
前記文書情報付加部は、少なくとも一部が同じ内容を、前記紙文書中の複数箇所それぞれに配置する請求項８に記載の文書印刷システム。
【請求項１０】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を、互いに異なる内容に分散して、前記紙文書中の複数箇所それぞれに配置する請求項８に記載の文書印刷システム。
【請求項１１】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を、前記紙文書中の片面または両面の四隅それぞれに配置されるように付加する請求項８から請求項１０のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項１２】
前記文書情報付加部は、前記紙文書中の四隅の対向する隅に同じ内容を配置し、かつ、隣り合う隅に異なる内容を配置する請求項１１に記載の文書印刷システム。
【請求項１３】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を４つに分けた場合の２つずつを前記四隅に配置し、かつ、前記四隅それぞれに異なる内容を配置する請求項１１に記載の文書印刷システム。
【請求項１４】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を４つに分けた場合の３つずつを前記四隅に配置し、かつ、前記四隅それぞれに異なる内容を配置する請求項１１に記載の文書印刷システム。
【請求項１５】
文書データの印刷要求を入力する印刷要求入力部をさらに含み、
前記文書情報作成部は、前記文書データに関する情報に対応付けられた文書情報を作成し、
前記文書情報付加部は、前記文書情報作成部が作成した文書情報を、前記文書データに付加する
請求項１から請求項１４のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項１６】
前記文書データに関する情報は、前記文書データについて行われた操作、前記文書データの内容を作成した作成者、前記文書データの作成日時、前記文書データに対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記文書データに含まれているキーワード、の少なくとも１つを含む
請求項１５に記載の文書印刷システム。
【請求項１７】
前記文書情報記憶部は、前記文書情報作成部が作成した文書情報と前記文書データに関する情報とを対応付けて記憶し、
前記比較部は、前記文書データに関する情報に対応付けられた文書情報と前記文書情報記憶部に記憶されている文書情報とを比較し、
前記印刷部は、前記画像データ記憶部に記憶されている画像データのうち、前記比較部による比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを印刷する
請求項１６に記載の文書印刷システム。
【請求項１８】
ユーザを特定するためのユーザ情報を入力するユーザ情報入力部と、
前記分析部による分析の結果、前記紙文書が前記文書情報を含む場合に、前記紙文書に関する情報と前記ユーザ情報入力部によって入力されたユーザ情報とに基づき、前記紙文書の複写または前記紙文書を読取ったデジタルデータまたは前記紙文書に対応する画像データの保存を許可するか否かを制御する許可制御部をさらに含む
請求項１から請求項１７のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項１９】
前記許可制御部は、前記紙文書を読取ったデジタルデータまたは前記紙文書に対応する画像データの破棄を許可するか否かを制御する請求項１８に記載の文書印刷システム。
【請求項２０】
前記紙文書は複数頁からなり、
前記文書情報は、主文書情報と、該主文書情報に含まれる情報の少なくとも一部を有する副文書情報とからなり、
前記文書情報作成部は、前記主文書情報と、前記副文書情報を作成、または更新し、
前記文書情報付加部は、前記主文書情報を前記紙文書の先頭頁に、前記副文書情報を前記紙文書の２頁目以降の全ての頁に付加する請求項１から請求項１９のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項２１】
前記紙文書を破棄する破棄部をさらに含み、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを示す操作内容及び操作回数と、を含む請求項１から請求項２０のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項２２】
前記印刷部は、前記文書情報を透かし印刷する請求項１から請求項２１のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項２３】
前記文書情報は、１次元バーコードまたは２次元コードである
請求項１から請求項２２のいずれか１項に記載の文書印刷システム。
【請求項２４】
紙文書を読取ったデジタルデータを取得する読取り工程と、
前記読取り工程において取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析する分析工程と、
前記分析工程による分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を作成し、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を更新する文書情報作成工程と、
前記文書情報作成工程において作成または更新された文書情報を、前記紙文書に対応するデータに付加する文書情報付加工程と、
前記文書情報付加工程において文書情報が付加されたデータを、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する印刷工程と、
を含む文書管理方法。
【請求項２５】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含む
請求項２４に記載の文書管理方法。
【請求項２６】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数と、を含む
請求項２４に記載の文書管理方法。
【請求項２７】
さらに、紙文書破棄時に前記紙文書のデジタルデータを読取った後に該紙文書を破棄する破棄工程を含み、
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを示す操作内容及び操作回数と、を含む請求項２４から請求項２６のいずれか１項に記載の文書管理方法。
【請求項２８】
読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、
前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、
前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、
前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、
前記文書情報付加ステップにおいて文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【請求項２９】
読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、
前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた主文書情報及び副文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、
前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含まない場合に前記主文書情報及び前記副文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該主文書情報及び前記副文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、
前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された前記主文書情報及び前記副文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、
前記文書情報付加ステップにおいて前記主文書情報及び前記副文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記主文書情報及び前記副文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【請求項３０】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含む
請求項２８又は２９に記載の文書管理プログラム。
【請求項３１】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを示す操作回数と、を含む請求項２８又は２９に記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書印刷システム、文書管理方法および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
紙文書をデジタルデータに変換してサーバなどに記憶し、デジタルデータに変換された文書を管理する方法が知られている。例えば、特許文献１では、紙文書に対する操作権限に関する情報を文書管理装置に記憶し、その情報に基づき、その文書に対する操作を許可するか否かの制御を行うとともに、出力手段で紙文書に構成要素識別情報を可視トナーで埋め込み形成している。また、例えば、特許文献２では、デジタルカメラで撮影された画像に属性情報を多重化して埋め込んでおくことにより、画像品質を劣化させることなく印刷できるようにしている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特許第４８８８２９２号公報
【特許文献２】特開２００３−１１０８４４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、配布された紙文書について、複合機や複写機やイメージスキャナによって複写されたり読取られたりといった操作が行われることがある。紙文書について、いつ、誰によってどのような操作が行われたか、また何部複写されたか何回読取られたかなどの履歴を、その文書の作成者や管理者は把握することが困難である。また、その文書の内容の更新が行われた場合に、文書の内容が更新されたことを、紙文書の所持者（配布を受けた者）や操作を行った者に周知させることは困難である。
【０００５】
特許文献１に記載の技術によると、紙文書について複写を許可するか否かの制御を行う場合に、操作権限について装置間でやりとりが必要であり、処理が煩雑である。また、特許文献２に記載の技術によると、画像品質を劣化させることなく印刷できるようにするために、属性情報を多重化して画像に埋め込んでいるにすぎず、複写を許可するか否かの制御を行うものではない。
【０００６】
さらに、特許文献１および特許文献２によると、いずれも、配布された紙文書について、いつ、誰によってどのような操作が行われたか、何部複写されたか何回読取られたかなどの履歴を把握することが困難である。また、特許文献１および特許文献２によると、いずれも、紙文書について、内容の更新が行われたことを、紙文書の所持者や操作を行った者に周知させることが困難である。
【０００７】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、紙文書についていつ、誰によってどのような操作が行われたか、何部複写されたか何回読取られたかなどの履歴を容易に把握することのできる文書印刷システム、文書管理方法および文書管理プログラムを提供することである。また、本発明は、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことのできる文書印刷システム、文書管理方法および文書管理プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明のある態様による文書印刷システムは、紙文書を読取ったデジタルデータを取得する読取り部と、前記読取り部によって取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析する分析部と、前記分析部による分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を作成し、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を更新する文書情報作成部と、前記文書情報作成部によって作成または更新された文書情報を、前記紙文書に対応するデータに付加する文書情報付加部と、前記文書情報付加部によって文書情報が付加されたデータを、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する印刷部と、を含む。このような構成によれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【０００９】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含むことが好ましい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【００１０】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数と、を含むことが好ましい。これらが含まれることにより、紙文書について操作を行った者および何部複写されたかまたは何回読取られたかを容易に確認することができる。
【００１１】
前記分析部による分析の結果、前記紙文書が前記文書情報を含む場合に、該文書情報の内容を表示する表示部をさらに含むことが好ましい。文書情報が付加された紙文書を読取った場合に、その文書情報の内容を表示することにより、紙文書について操作を行った者、紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数などの履歴を容易に確認することができる。
【００１２】
本発明のある態様による文書印刷システムは、前記文書情報作成部が作成した文書情報と前記紙文書に関する情報とを対応付けて記憶する文書情報記憶部と、前記文書情報付加部によって文書情報が付加されたデジタルデータを、前記文書情報が所定の範囲に含まれた画像データとして記憶する画像データ記憶部と、前記読取り部によって読取られた紙文書に含まれている文書情報と前記文書情報記憶部に記憶されている文書情報とを比較する比較部と、をさらに含み、前記印刷部は、前記画像データ記憶部に記憶されている画像データのうち、前記比較部による比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを印刷することが好ましい。比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを印刷することにより、紙文書を印刷した後に、文書データの内容が更新された場合、次に複写または印刷を行う際には更新された内容の文書データについて印刷を行うことができ、最新の内容を含む紙文書を得ることができる。
【００１３】
前記文書情報付加部は、前記比較部による比較の結果、前記読取り部によって読取られた紙文書が最新版ではない場合に、最新版ではないことを示す情報を前記紙文書に対応するデータに付加することが好ましい。最新版でないことを示す情報を付加することにより、その文書情報が最新版ではないことを容易に識別できる。
【００１４】
前記印刷部は、前記文書情報付加部によって最新版ではないことを示す情報が付加された前記紙文書に対応するデータを、印刷することが好ましい。最新版でないことを示す情報を印刷することにより、印刷された紙文書を見た者は、他に最新版の文書が存在することを容易に把握することができる。
【００１５】
前記文書情報付加部は、前記文書情報作成部によって作成または更新された文書情報を、前記紙文書中の複数箇所それぞれに配置されるように付加することが好ましい。同じ文書情報を紙文書の紙面の四隅などの複数箇所に配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に付加した情報から同じ内容を抽出することができ、文書情報の読取りができなくなることを防止できる。
【００１６】
前記文書情報付加部は、少なくとも一部が同じ内容を、前記紙文書中の複数箇所それぞれに配置することが好ましい。少なくとも一部が同じ内容を紙文書の複数箇所に付加することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に付加した情報から同じ内容を抽出することができ、文書情報の読取りができなくなることを防止できる。
【００１７】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を、互いに異なる内容に分散して、前記紙文書中の複数箇所それぞれに配置することが好ましい。分散して配置することにより、それぞれに配置された各情報量を小さくすることができるので、同じ文書情報をそれぞれ配置する場合に比べて、文書情報が印刷されている範囲以外の領域を広く確保することができる。
【００１８】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を、前記紙文書中の片面または両面の四隅それぞれに配置されるように付加することが好ましい。このようにすれば、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に付加した情報から同じ内容を抽出することができ、文書情報の読取りができなくなることをさらに防止できる。
【００１９】
前記文書情報付加部は、前記紙文書中の四隅の対向する隅に同じ内容を配置し、かつ、隣り合う隅に異なる内容を配置することが好ましい。このように配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に配置された内容を抽出して結合すれば、文書情報の読取りができなくなることを防止できる。
【００２０】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を４つに分けた場合の２つずつを前記四隅に配置し、かつ、前記四隅それぞれに異なる内容を配置することが好ましい。このように配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に配置された内容を抽出して結合すれば、文書情報の読取りができなくなることを防止できる。
【００２１】
前記文書情報付加部は、前記文書情報を４つに分けた場合の３つずつを前記四隅に配置し、かつ、前記四隅それぞれに異なる内容を配置することが好ましい。このように配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に配置された内容を抽出して結合すれば、文書情報の読取りができなくなることを防止できる。
【００２２】
本発明のある態様による文書印刷システムは、文書データの印刷要求を入力する印刷要求入力部をさらに含み、前記文書情報作成部は、前記文書データに関する情報に対応付けられた文書情報を作成し、前記文書情報付加部は、前記文書情報作成部が作成した文書情報を、前記文書データに付加することが好ましい。このような構成により、文書情報が付加された紙文書を容易に得ることができる。
【００２３】
前記文書データに関する情報は、前記文書データについて行われた操作、前記文書データの内容を作成した作成者、前記文書データの作成日時、前記文書データに対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記文書データに含まれているキーワード、の少なくとも１つを含むことが好ましい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか否かについて容易に確認することができる。これにより、文書データが他に存在するか否かを確認することができる。
【００２４】
本発明のある態様による文書印刷システムは、前記文書情報記憶部は、前記文書情報作成部が作成した文書情報と前記文書データに関する情報とを対応付けて記憶し、前記比較部は、前記文書データに関する情報に対応付けられた文書情報と前記文書情報記憶部に記憶されている文書情報とを比較し、前記印刷部は、前記画像データ記憶部に記憶されている画像データのうち、前記比較部による比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを印刷することが好ましい。比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを印刷することにより、紙文書を印刷した後に、文書データの内容が更新された場合、次に複写または印刷を行う際には更新された内容の文書データについて印刷を行うことができ、最新の内容を含む紙文書を得ることができる。
【００２５】
本発明のある態様による文書印刷システムは、ユーザを特定するためのユーザ情報を入力するユーザ情報入力部と、前記分析部による分析の結果、前記紙文書が前記文書情報を含む場合に、前記紙文書に関する情報と前記ユーザ情報入力部によって入力されたユーザ情報とに基づき、前記紙文書の複写または前記紙文書を読取ったデジタルデータまたは前記紙文書に対応する画像データの保存を許可するか否かを制御する許可制御部をさらに含むことが好ましい。このように構成することにより、例えば、ユーザの所属部署や職階などによって、紙文書の複写または紙文書を読取って取得したデジタルデータの保存を制限することができる。
【００２６】
前記許可制御部は、前記紙文書を読取ったデジタルデータまたは前記紙文書に対応する画像データの破棄を許可するか否かを制御することが好ましい。このように構成することにより、例えば、ユーザの所属部署や職階などによって、紙文書の破棄または紙文書を読取って取得したデジタルデータの破棄を制限することができる。
【００２７】
前記紙文書は複数頁からなり、前記文書情報は、主文書情報と、該主文書情報に含まれる情報の少なくとも一部を有する副文書情報とからなり、前記文書情報作成部は、前記主文書情報と、前記副文書情報を作成、または更新し、前記文書情報付加部は、前記主文書情報を前記紙文書の先頭頁に、前記副文書情報を前記紙文書の２頁目以降の全ての頁に付加することが好ましい。このような構成によれば、複数頁からなる紙文書の全頁について主文書情報及び副文書情報からなる文書情報を付加することによって、紙文書の一部頁について複写などの操作を行う場合において、一部頁に付加されている文書情報を参照することにより、操作履歴を把握したり、紙文書の全文を取得したりすることができる。
【００２８】
前記紙文書を破棄する破棄部をさらに含み、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを示す操作内容及び操作回数と、を含むことが好ましい。このような構成によれば、文書情報に基づいて、紙文書について破棄を許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。文書情報に上記操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたか、破棄されたか、について容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【００２９】
前記印刷部は、前記文書情報を透かし印刷してもよい。例えば、文書の内容と重ねて文書情報を透かし印刷することにより、文書情報の印刷範囲以外の領域を広く確保することができる。
【００３０】
前記文書情報は、１次元バーコードまたは２次元コードであることが好ましい。これらのバーコードを用いることにより、専用リーダ端末やカメラ機能を有する携帯電話機（スマートフォンを含む）によってそれらコードを読取って、文書情報の内容を容易に確認することができる。
【００３１】
本発明のある態様による文書管理方法は、紙文書を読取ったデジタルデータを取得する読取り工程と、前記読取り工程において取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析する分析工程と、前記分析工程による分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を作成し、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を更新する文書情報作成工程と、前記文書情報作成工程において作成または更新された文書情報を、前記紙文書に対応するデータに付加する文書情報付加工程と、前記文書情報付加工程において文書情報が付加されたデータを、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する印刷工程と、を含む方法である。この方法によれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【００３２】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含むことが好ましい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【００３３】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数と、を含むことが好ましい。これらが含まれることにより、紙文書について操作を行った者および何部複写されたかまたは何回読取られたかを容易に確認することができる。
【００３４】
さらに、紙文書破棄時に前記紙文書のデジタルデータを読取った後に該紙文書を破棄する破棄工程を含み、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを示す操作内容及び操作回数と、を含むことが好ましい。このような構成によれば、文書情報に基づいて、紙文書について破棄を許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【００３５】
本発明のある態様による文書管理プログラムは、読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、前記文書情報付加ステップにおいて文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、をコンピュータに実行させるためのプログラムである。このようなプログラムを実行することにより、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【００３６】
本発明の他の態様による文書管理プログラムは、読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた主文書情報及び副文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含まない場合に前記主文書情報及び前記副文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該主文書情報及び前記副文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された前記主文書情報及び前記副文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、前記文書情報付加ステップにおいて前記主文書情報及び前記副文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記主文書情報及び前記副文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラムである。このようなプログラムを実行することにより、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【００３７】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含むことが好ましい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【００３８】
前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを示す操作回数と、を含むことが好ましい。これらが含まれることにより、紙文書について操作を行った者および何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを容易に確認することができる。
【発明の効果】
【００３９】
本発明によれば、紙文書について、いつ、誰によってどのような操作が行われたか、何部複写されたか何回読取られたかなどの履歴を容易に把握することができる。また、紙文書の複写などの際に、文書情報が付加されていない紙文書については文書情報を作成して付加し、また、文書情報が付加されている紙文書については文書情報を更新し、その情報に基づいて、複写を許可するか否かを制御することにより、紙文書の複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】図１は、実施形態による文書印刷システムの構成例を示す図である。
【図２】図２は、文書印刷システムである複合機を含むネットワークの構成例を示す図である。
【図３】図３は、文書情報を付加又は更新して複写する場合における、文書印刷システムの処理の例を示す図である。
【図４】図４は、２次元コードによる文書情報が付加された紙文書の例を示す図である。
【図５】図５は、文書情報記憶部に記憶される文書情報の例を示す図である。
【図６】図６は、文書情報が付加されていない紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。
【図７】図７は、文書情報が付加されている紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。
【図８】図８は、文書データを印刷する場合の処理の例を示すフローチャートである。
【図９】図９は、紙文書について複写を行う場合における、文書印刷システムの処理内容を示すフローチャートである。
【図１０】図１０は、実施形態による文書印刷システムの変形例１にかかる複合機の処理の例を示すフローチャートである。
【図１１】図１１は、実施形態による文書印刷システムの変形例３にかかる複合機の構成例を示す図である。
【図１２】図１２は、実施形態による文書印刷システムの変形例３にかかる複合機の処理の例を示すフローチャートである。
【図１３】図１３は、図１２の比較処理の例を示すフローチャートである。
【図１４】図１４は、最新版ではないことを示す情報を付加して印刷した場合の例を示す図である。
【図１５】図１５は、文書情報付加部が文書情報付加処理において、複数の箇所に２次元コードを付加する場合の処理例を示すフローチャートである。
【図１６】図１６は、同じ文書情報を、紙文書の複数箇所に付加する際の文書情報の例を示す図である。
【図１７】図１７は、同じ文書情報を、紙文書の複数箇所に付加する例を示す図である。
【図１８】図１８は、同じ情報を紙文書の複数の箇所に配置した印刷例を示す図である。
【図１９】図１９は、同じ情報を紙文書の複数の箇所に配置した他の印刷例を示す図である。
【図２０】図２０は、１つの文書情報の内容の一部を重複させずに分散させて付加する際の文書情報の例を示す図である。
【図２１】図２１は、１つの文書情報の内容の一部を重複させずに分散させて付加する例を示す図である。
【図２２】図２２は、１つの文書情報の内容の一部を重複させずに分散させて付加する際の文書情報の他の例を示す図である。
【図２３】図２３は、１つの文書情報の内容の一部を重複させずに分散させて付加する他の例を示す図である。
【図２４】図２４は、１つの文書情報の内容の一部を重複させつつ分散させて付加する際の文書情報の例を示す図である。
【図２５】図２５は、１つの文書情報の内容の一部を重複させつつ分散させて付加する例を示す図である。
【図２６】図２６は、１つの文書情報の内容の一部を重複させつつ分散させて付加する際の文書情報の他の例を示す図である。
【図２７】図２７は、１つの文書情報の内容の一部を重複させつつ分散させて付加する他の例を示す図である。
【図２８】図２８は、２次元コードによる文書情報が付加された紙文書の例を示す図である。
【図２９】図２９は、文書情報記憶部に記憶される紙文書に関する情報の例を示す図である。
【図３０】図３０は、文書情報が付加されていない紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。
【図３１】図３１は、文書情報が付加されている紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。
【図３２】図３２は、文書データを印刷する場合の処理の例を示すフローチャートである。
【図３３】図３３は、文書情報を有する紙文書の破棄を行う場合における文書印刷システムの処理の例を示す図である。
【図３４】図３４は、文書情報記憶部に記憶される紙文書に関する情報の例を示す図である。
【図３５】図３５は、文書情報を有する紙文書について破棄を行う場合における、文書印刷システムの処理内容を示すフローチャートである。
【図３６】図３６は、実施形態にかかる文書印刷システムの変形例の構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００４１】
（第１実施形態）
以下に、本発明に係る文書印刷システムの実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、下記の実施形態は例示であり、発明の範囲がそれらに限定されるものではない。また、下記の実施形態における構成要素には、当業者が容易に想定できるものあるいは実質的に同一のものが含まれる。なお、以下の図面において、同一または相当する部分には同一の参照番号を付し、その説明は繰り返さない。
【００４２】
（文書印刷システムの構成例）
図１は、本実施形態による文書印刷システムの構成例を示す図である。図１において、文書印刷システム１０は、制御部１と、入力部２１と、ユーザ情報入力部２２と、読取り部２３と、記憶部３１と、文書情報記憶部３２と、画像データ記憶部３３と、表示部４１と、印刷部４２と、通信部４３とを備えている。文書印刷システム１０を構成する各部は、例えばコンピュータにより構成され、通常のコンピュータのハードウェアリソース、例えばＲＯＭ、ＲＡＭ、ＣＰＵ、入力装置、出力装置、通信インタフェース、ハードディスク、記録媒体およびその駆動装置によって実現される。
【００４３】
制御部１は、ＣＰＵなどによって構成され、本システムの各部を制御するとともに、文書管理プログラムを実行する。制御部１は、読み取った紙文書（印刷物）に関する情報と、文書情報とを対応付けて管理する。ここで、文書情報とは、紙文書に関する情報に対応付けられた識別情報であり、紙文書に内容とともに印刷される。つまり、文書情報とは、紙文書に印刷され、紙文書に印刷されている内容を識別するための情報である。また、紙文書に関する情報とは、紙文書に対して行われた操作の情報や、紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、紙文書に対して入力された情報が含まれる。また、制御部１は、印刷指示が入力された文書データに関する情報と文書情報とを対応付けて管理する。制御部１は、文書情報が付加されている紙文書、文書データについては文書情報を更新し、文書情報が付加されていない紙文書、文書データについては、文書情報を作成して付加する処理を行う。
【００４４】
図１において、制御部１は、認証部１１と、読取り制御部１２と、分析部１３と、抽出部１４と、許可制御部１５と、文書情報作成部１６と、文書情報付加部１７と、画像データ作成部１８と、印刷制御部１９とを備えている。これらの各部は、ＣＰＵなどが文書管理プログラムを実行することによって制御される。
【００４５】
認証部１１は、後述するユーザ情報入力部２２に入力されたユーザＩＤやパスワードなどによってユーザを認証する。
【００４６】
読取り制御部１２は、紙文書を読取って、紙文書のデジタルデータを取得する読取り部２３を制御する。
【００４７】
分析部１３は、紙文書を読み取ったデータを分析する。より具体的には、分析部１３は、読取り部２３によって読取られた紙文書に、その紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析する。抽出部１４は、分析部１３による分析の結果、紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含む場合に、その文書情報を抽出する。
【００４８】
許可制御部１５は、認証されたユーザに限って、複合機２の操作（複写、画像のスキャン、印刷など）を行えるようにする機能を有する。許可制御部１５は、例えば、文書情報（文書情報から抽出した紙文書に関する情報）およびユーザ情報の少なくとも一方に基づいて、紙文書の複写または紙文書を読取って取得したデジタルデータの保存、印刷や複写の実行を許可するか否かについて制御を行う。
【００４９】
文書情報作成部１６は、文書情報の作成または更新を行う機能を有する。文書情報作成部１６は、分析部１３による分析の結果、紙文書が文書情報を含まない場合には文書情報を作成する。文書情報作成部１６は、分析部１３による分析の結果、紙文書が文書情報を含む場合には紙文書に関する情報および文書情報の少なくとも一方を更新する。
【００５０】
また、文書情報作成部１６は、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと略称することがある）などの他の装置から文書データの印刷要求が入力された場合に、文書データに関する情報および印刷者の認証情報に対応付けられた文書情報を作成する。また、文書情報作成部１６は、紙文書や文書データに関する情報と文書情報とを対応付ける機能を有する。文書情報作成部１６は、紙文書に関する情報と文書情報とを対応付けて後述するデータベースに記憶させる。
【００５１】
文書情報付加部１７は、文書情報作成部１６によって作成または更新された文書情報を、紙文書に対応するデータに付加する。例えば、文書情報付加部１７は、紙文書中の所定の範囲に、文書情報となる２次元コードを付加する。
【００５２】
画像データ作成部１８は、文書情報付加部１７によって文書情報が付加された紙文書に対応する画像データを作成する機能を有する。画像データ作成部１８は、例えば、文書情報が付加された紙文書について、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）の画像データとして作成する。その他、文書情報が付加された紙文書について、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ  Ｉｍａｇｅ  Ｆｉｌｅ  Ｆｏｒｍａｔ）形式やＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ  Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ  Ｅｘｐｅｒｔｓ  Ｇｒｏｕｐ）形式などの画像データとして作成してもよく、画像データの形式は問わない。
【００５３】
印刷制御部１９は、紙文書を印刷する印刷部４２を制御する。
【００５４】
また、図１において、入力部２１は、例えば、複写枚数、濃度などの複写設定を行うためのタッチパネルや、複写動作を開始するためスタートボタンなどのスイッチによって構成される。
【００５５】
ユーザ情報入力部２２は、例えば、ユーザＩＤの入力またはパスワードの入力を受け付ける部分である。ユーザのＩＤカードに記憶されているユーザＩＤのデータを、非接触で入力するようにしてもよい。また、キーボードによってパスワードを入力したり、テンキーによって暗証番号を入力したりするように構成してもよい。なお、文書印刷システム１０は、入力部２１とユーザ情報入力部２２とを同一の入力デバイスとしてもよい。
【００５６】
読取り部２３は、読取り制御部１２の制御によって、紙文書を画像として読取り、紙文書のデジタルデータを取得する部分である。
【００５７】
記憶部３１は、制御部１による文書情報の作成や更新に必要なプログラムやデータを記憶する。
【００５８】
文書情報記憶部３２は、紙文書に関する情報である文書情報を記憶する。本例では、文書情報記憶部３２は、文書情報を記憶する、データベースとして機能する。
【００５９】
画像データ記憶部３３は、文書情報が付加された紙文書に対応する画像データを記憶する。画像データ記憶部３３は、文書情報が付加された紙文書に対応する画像データを記憶する、データベースとして機能する。
【００６０】
表示部４１は、各種の情報を表示する機能を有する。印刷部４２は、印刷制御部１９の制御によって、紙文書の印刷を行う。
【００６１】
通信部４３は、他の装置との間でデータの授受などを行うためのインタフェースとしての機能である。通信部４３は、他の装置、例えばＰＣと接続された機器との間で情報のやり取りを行う機能を有する。通信部４３は、他の装置、例えばＰＣが出力する、文書データの印刷要求を入力する印刷要求入力部として機能する。
【００６２】
（ネットワーク構成例）
図２は、文書印刷システム１０を、複合機２を含むネットワークとした場合の構成例を示す図である。図２において、文書印刷システム１０は、例えば、各機器の通信部４３およびバスを介して、複合機２、認証サーバ６、バーコード管理サーバ７、ファイルサーバ８、クライアントＰＣ９が相互に接続されている。複合機２は、制御部１の主な機能と、入力部２１、ユーザ情報入力部２２、読取り部２３および印刷部４２とを有する。
【００６３】
認証サーバ６は、認証部１１の機能を有する。認証サーバ６は、認証情報記憶部３４として機能するデータベースに対してユーザの認証情報の書込みおよび読出しができる。認証サーバ６は、認証部１１とともにユーザ認証機能を実現する。ユーザ認証機能は、ユーザＩＤまたはパスワードの入力によってユーザを認証する機能である。なお、複合機２に備えられたユーザ情報入力部２２によってユーザを認証してもよい。
【００６４】
バーコード管理サーバ７は、文書情報作成部１６の機能を有する。バーコード管理サーバ７は、文書情報記憶部３２として機能するデータベースに対して文書情報と紙文書に関する情報とを対応付けて書込みおよび読出しができる。
【００６５】
ファイルサーバ８は、画像データ記憶部３３として機能するデータベースに対して画像データの書込みおよび読出しができる。
【００６６】
クライアントＰＣ９は、文書データの印刷要求を出力し、文書データを複合機２により紙文書で出力させる。
【００６７】
（文書印刷システム１０の処理の例）
図３は、文書情報を付加又は更新して複写する場合における、文書印刷システム１０の処理の例を示す図である。
【００６８】
図３においては、紙文書に印刷する場合および画像データとして記憶する場合に、例えば、マトリックス式の２次元コードを文書情報として用いる。つまり、紙文書において、所定の範囲に、２次元コードによる文書情報を付加した状態で印刷し、その状態の画像情報を記憶する。２次元コードの代わりに、１次元バーコードその他のコードを用いてもよい。このように、２次元コードや１次元コードによる文書情報を紙文書に付加しておくことにより、専用リーダ端末やカメラ機能を有する携帯電話機（スマートフォンを含む）によってそれらコードを読取って表示すれば、文書情報の内容を容易に確認することができる。
【００６９】
紙文書Ａ１は、２次元コードによる文書情報が付加されていない紙文書である。
【００７０】
紙文書Ｂ１は、２次元コードによる文書情報が付加されている紙文書である。紙文書Ｂ１は、例えば、文書印刷システム１０の処理によって以前作成された、２次元コードによる文書情報が付加された紙文書である。紙文書Ｂ１は、他のシステムの処理によって以前作成された、２次元コードによる文書情報が付加された紙文書であってもよい。
【００７１】
図３において、最初に、認証部１１によって、ユーザの認証が行われる。認証部１１は、ユーザによって入力された、ユーザを特定するための情報であるユーザＩＤまたはパスワードによってユーザを認証する。認証部１１は、認証サーバ６にアクセスし、認証情報記憶部３４に記憶されている、ユーザに関する情報と、上記のユーザＩＤまたはパスワードとが一致することを確認することによってユーザを認証する。
【００７２】
読取り制御部１２は、読取り部２３を制御し、紙文書を読取って紙文書のデジタルデータを取得する。
【００７３】
分析部１３は、読取り部２３によって取得された紙文書のデジタルデータに、その紙文書に関する情報である文書情報を含むか否かを分析する。分析部１３の分析結果により、紙文書のデジタルデータに、その紙文書に関する情報である文書情報を含む場合、抽出部１４は、その文書情報を抽出して許可制御部１５およびバーコード管理サーバ７へ送る。
【００７４】
許可制御部１５は、抽出部１４から受け取った文書情報から紙文書に関する情報を取得し、紙文書に関する情報に基づいて、紙文書の複写または紙文書のデジタルデータや画像データの保存を許可するか否かについて制御を行う。例えば、紙文書の複写が禁止されていたり、複写が許可されている枚数の上限に達していたり、複写できる期限が過ぎていたりする場合、許可制御部１５は、紙文書の複写を許可しない（複写を拒否する）。
【００７５】
また、例えば、紙文書の複写、スキャンの実行が禁止されている場合、許可制御部１５は、作成した紙文書の複写、スキャンの実行を許可しない（作成したデータを消去する）。
【００７６】
さらに、許可制御部１５は、認証部１１によるユーザの認証結果すなわちユーザ情報、または紙文書に関する情報と認証部１１で認証したユーザの情報とに基づいて、紙文書の複写または紙文書のデジタルデータや画像データの保存を許可するか否かについて制御を行う。例えば、各ユーザ個人単位やグループ単位、ユーザの所属部署や職階などによって、紙文書の複写または紙文書のデジタルデータや画像データの保存が禁止されている場合、許可制御部１５は、紙文書の複写または紙文書を読取って取得したデジタルデータや画像データの保存を許可しない。つまり、ユーザ個人単位やグループ単位、ユーザの所属部署や職階などによって、紙文書の複写または紙文書のデジタルデータや画像データの保存を制限することができる。また、紙文書に関する情報として、ユーザ個人単位やグループ単位、ユーザの所属部署や職階と制限の情報が対応付けられている場合、紙文書とユーザとの組み合わせ毎に実行できる処理を制限することもできる。
【００７７】
なお、許可制御部１５は、複写を許可しない場合またはデジタルデータや画像データの保存を許可しない場合、許可しないことを示すメッセージを表示部４１に表示するように制御してもよい。
【００７８】
許可制御部１５によって紙文書の複写またはデジタルデータや画像データの保存が許可された場合、文書情報作成部１６は、文書情報の作成または更新を行う。文書情報作成部１６は、分析部１３による分析の結果、紙文書が文書情報を含まない場合には文書情報を作成し、分析部１３による分析の結果、紙文書が文書情報を含む場合には文書情報を更新する。また、文書情報を更新しなくてもよい。また、文書情報作成部１６は、紙文書に関する情報も更新する。
【００７９】
文書情報付加部１７は、文書情報作成部１６によって作成または更新された文書情報を、紙文書に対応するデータに付加する。例えば、文書情報付加部１７は、紙文書中の所定の範囲に、文書情報となる２次元コードを付加する。
【００８０】
画像データ作成部１８は、文書情報付加部１７によって文書情報が付加された紙文書の画像データを作成する。
【００８１】
印刷制御部１９は、印刷部４２を制御し、文書情報付加部１７によって文書情報が付加されたデータを、文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する。
【００８２】
２次元コードによる文書情報が付加されていない紙文書Ａ１を複写した場合、文書印刷システム１０の処理によって作成された、２次元コードによる文書情報が付加され紙文書Ａ２が出力される。また、２次元コードによる文書情報が付加されている紙文書Ｂ１を複写した場合、文書印刷システム１０の処理により、２次元コードが更新またはそのまま付加された紙文書Ｂ２が出力される。
【００８３】
以上のように、複合機２によって文書データを印刷する際、文書データに含まれている情報（文書データ作成者、作成日時、文書名、データ保存先など）や認証情報（印刷者名、所属部署、印刷日時など）等の紙文書、文書データに関する情報に対応付けられた文書情報を紙文書に付加する。紙文書に付加する文書情報は、例えばバーコードとして付加する。なお、文書情報は、紙文書に関する情報をそのまま付加してもよい。
【００８４】
また、文書印刷システム１０は、文書情報が付加されている紙文書を複合機２によって複写したり読取ったりする際、付加されている文書情報に対応付けられた紙文書に関する情報にユーザの認証情報（ユーザ名、所属部署、操作日時）や実行した操作を追加し、紙文書に関する情報を更新する。
【００８５】
（紙文書に関する情報の例）
紙文書に関する情報は、例えば、その紙文書を作成したユーザを特定する情報、その紙文書を作成した日時などである。
【００８６】
図４は、２次元コードによる文書情報が付加された紙文書の例を示す図である。図４において、紙文書Ａは、縦長の紙面の左上の領域の範囲１００に、２次元コード１０１が印刷されている。紙文書Ａの、２次元コード１０１が印刷されている範囲１００以外の領域１０２には、文書データ１０３および１０４が印刷されている。本例では、「報告書」というタイトルの文書データ１０３とともに、文章の文書データ１０４が印刷されている。ただし、図４では、文章の部分を点模様で表している。
【００８７】
なお、２次元コード１０１に対応付けられた紙文書に関する情報は、例えば、文書を特定するための名称である文書名（例えば、「ＸＸＸＸ．ＹＹＹ」など）、文書に付与された番号である追番（例えば、「０１」、「０２」、「０３」など）、紙文書または文書データについて行われた操作の日時を示す作業日時、作業を行ったユーザを示すユーザ名、操作の内容を示す操作内容、である。操作内容としては、例えば、印刷操作、複写操作、読取り操作などがある。複写が行われた枚数を紙文書に関する情報に含んでいてもよい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書または文書データが他に存在するか否かを確認することができる。
【００８８】
作業日時は、例えば、「２０１４／８／２０」、「２０１４０８２０」、「２０１４年８月２０日」である。その他、日時を示す表記（「２０−Ａｕｇ−２０１４」）が使用できる。
【００８９】
ユーザ名は、例えば、「日精太郎」、「山田次郎」、「日精花子」などの漢字表記の氏名に限らず、ユーザを特定できる情報であればよい。ユーザを特定できるのであれば、例えば、「１２３４５６」、「７８９ＡＢ」、「ＣＤＥＦＧＨ」などの数字やアルファベットの組み合わせをユーザ名として用いてもよい。
【００９０】
なお、上記の文書情報の項目の一部に略称を用いてもよい。略称を用いることにより、データ量を小さくすることができる。例えば、印刷操作（Ｐｒｉｎｔ）を「Ｐ」、複写操作（Ｃｏｐｙ）を「Ｃ」、読取り操作（Ｓｃａｎ）を「Ｓ」などとしてもよい。
【００９１】
（文書情報記憶部３２に記憶される紙文書に関する情報の例）
図５は、文書情報記憶部３２に記憶される紙文書に関する情報の例を示す図である。図５に示すように、本実施形態では、文書Ａの文書番号が「２０１４０８−０００１」であり、追番「０１」について、操作の内容「印刷」、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／１」、紙文書について操作を行ったユーザ名「日精太郎」、元データ情報「￥￥ＰＣ￥ＴＥＭＰ￥報告書．ｄｏｃ」、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００１−０１．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。
【００９２】
また、同じく文書Ａの文書番号「２０１４０８−０００１」の追番「０２」について、
操作の内容「コピー」（紙文書の複写を意味する）、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／６」、紙文書について操作を行ったユーザ名「山田次郎」、元データ情報「￥￥ＰＣ￥ＴＥＭＰ￥報告書．ｄｏｃ」、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００１−０２．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。
【００９３】
さらに、文書Ｂの文書番号が「２０１４０８−０００２」であり、追番「０１」について、操作の内容「スキャナ」（紙文書の読取りを意味する）、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／８」、紙文書について操作を行ったユーザ名「日精花子」、元データ情報は無し（紙文書を読取ったため）、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００２−０１．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。
【００９４】
紙文書に関する情報が上記の項目の少なくとも１つを含むことにより、紙文書の検索などが容易になる。
【００９５】
また、上記作業日に作業時刻を含めて作業日時としてもよい。これにより、文書情報が付加された紙文書が最新の内容になっているか否かなどを容易に確認することができる。
【００９６】
さらに、文書データに写真などの画像が貼り付けられている場合、文書情報がその画像の引用先を示す情報を含んでいてもよい。これにより、画像の元の情報を容易に参照できる。
【００９７】
また、文書情報に、文書データに含まれているキーワードが含まれていてもよい。文書データに含まれているキーワードが文書情報に含まれていれば、必要とする紙文書をキーワードに基づいて容易に検索することができる。
【００９８】
ところで、図５は、操作の要求に対して許可された情報のみを示す。そして、操作の要求に対して許可された文書情報のみが文書情報記憶部３２に記憶される。文書情報記憶部３２に記憶される文書情報は、操作の要求が許可されたか拒否されたかを示す情報を含んでいてもよい。つまり、図５に示す表に、操作の要求の「許可」又は「拒否」を示す欄が追加され、操作の要求が拒否された文書情報のリストを文書情報記憶部３２に記憶してもよい。
【００９９】
なお、図５に示していないその他の紙文書に関する情報についても同様の項目が文書情報記憶部３２に記憶されている。文書情報記憶部３２に文書情報とともに紙文書に関する情報を記憶しておくことにより、必要な情報を容易に取得することができる。
【０１００】
（文書情報が付加されていない紙文書を複写する場合の処理の例）
図６は、文書情報が付加されていない紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。図６において、ユーザＩＤまたはパスワードの入力とともに、ユーザによる複写の指示が文書印刷システム１０に入力される（ステップＳ１０１）。すると、文書印刷システム１０から認証サーバ６へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、複写の指示を行ったユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加する（ステップＳ１０２）。文書印刷システム１０は、例えば、ユーザ名、作成日時（複写の日時）などを、文書情報に付加する。
【０１０１】
次に、文書印刷システム１０は、上記のユーザ名、作成日時（複写の日時）などを含む紙文書に関する情報に対応する文書情報であるバーコードを作成する（ステップＳ１０３）。文書印刷システム１０は、バーコード管理サーバ７へアクセスし、作成したバーコードを文書情報記憶部３２に記憶する。
【０１０２】
文書印刷システム１０は、作成したバーコードを紙面に付加する（ステップＳ１０４）。文書印刷システム１０は、紙文書に関する情報に対応するバーコードが所定の範囲に含まれた画像データを作成し、ファイルサーバ８にアクセスし、作成した画像データを画像データ記憶部３３に記憶する（ステップＳ１０５）。これにより、作成した画像データは自動的に保存される。
【０１０３】
その後、文書印刷システム１０は、作成した画像データすなわち作成された文書情報がバーコードとして付加された紙文書を印刷する（ステップＳ１０６）。
【０１０４】
以上の処理により、文書印刷システム１０によれば、文書情報が付加されていない紙文書を複写すると、文書情報が付加された紙文書を得ることができる。なお、文書情報が付加されていない紙文書について読取り（スキャン）を行う場合も、文書印刷システム１０は上記と同様の処理を行い、文書情報を含む画像データを得ることができる。
【０１０５】
（文書情報が付加されている紙文書を複写する場合の処理の例）
図７は、文書情報が付加されている紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。図７において、ユーザＩＤまたはパスワードの入力とともに、ユーザによる複写の指示が文書印刷システム１０に入力される（ステップＳ２０１）。すると、文書印刷システム１０は、バーコードを読取り、その内容を表示部４１に表示するとともに、バーコード管理サーバ７へアクセスし、文書情報記憶部３２に記憶する（ステップＳ２０２）。
【０１０６】
次に、文書印刷システム１０から認証サーバ６へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、複写の指示を行ったユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加する（ステップＳ２０３）。文書印刷システム１０は、例えば、ユーザ名、作成日時（複写の日時）などを、文書情報に付加する。
【０１０７】
次に、文書印刷システム１０からバーコード管理サーバ７へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、文書情報記憶部３２から読出した文書情報に、上記のユーザ名、作成日時（複写の日時）などを付加した文書情報に対応する、更新したバーコードを作成する（ステップＳ２０４）。文書印刷システム１０は、作成したバーコードにより、紙面に付加されているバーコードを更新する（ステップＳ２０５）。文書印刷システム１０は、文書情報に対応するバーコードが所定の範囲に含まれた画像データを作成し、ファイルサーバ８にアクセスし、作成した画像データを画像データ記憶部３３に記憶する（ステップＳ２０６）。これにより、作成した画像データは自動的に保存される。
【０１０８】
その後、文書印刷システム１０は、作成した画像データすなわち更新された文書情報を含む紙文書を印刷する（ステップＳ２０７）。
【０１０９】
以上の処理により、文書印刷システム１０によれば、文書情報が付加された紙文書を複写すると、更新された文書情報を含む紙文書を得ることができる。なお、文書情報が付加された紙文書について読取り（スキャン）を行う場合も、文書印刷システム１０は上記と同様の処理を行い、更新された文書情報を含む画像データを得ることができる。
【０１１０】
（文書データを印刷する場合の処理の例）
図８は、文書データを印刷する場合の処理の例を示すフローチャートである。図８に示すように、文書印刷システム１０は、ＰＣなどから文書データの印刷要求が入力されると（ステップＳ３０１）、その文書データに関する文書情報を取得する（ステップＳ３０２）。取得する文書情報は、例えば、作成日時（印刷要求された日時）、ユーザ名、ファイル名、ファイル保存先などの情報である。
【０１１１】
次に、文書印刷システム１０から認証サーバ６へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、印刷要求を行ったユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加する（ステップＳ３０３）。文書印刷システム１０は、例えば、ユーザ名、作成日時（複写の日時）などを、文書情報に付加する。なお、複合機２に備えられたユーザ情報入力部２２が、ユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加してもよい。
【０１１２】
次に、文書印刷システム１０は、上記のユーザ名、作成日時（複写の日時）などを含む紙文書に関する情報に対応する文書情報としてバーコードを作成する（ステップＳ３０４）。文書印刷システム１０は、バーコード管理サーバ７へアクセスし、作成したバーコードを文書情報記憶部３２に記憶する。
【０１１３】
文書印刷システム１０は、作成したバーコードを文書データに付加する（ステップＳ３０５）。文書印刷システム１０は、文書情報に対応するバーコードが所定の範囲に含まれた画像データを作成し、ファイルサーバ８にアクセスし、作成した画像データを画像データ記憶部３３に記憶する（ステップＳ３０６）。これにより、作成した画像データは自動的に保存される。
【０１１４】
その後、文書印刷システム１０は、作成した画像データすなわち作成された文書情報がバーコードとして付加された紙文書を印刷する（ステップＳ３０７）。
【０１１５】
以上の処理により、文書印刷システム１０によれば、文書データの印刷要求をＰＣから送信すると、文書情報が付加された紙文書を得ることができる。
【０１１６】
（紙文書について複写を行う場合の処理内容）
図９は、紙文書について複写を行う場合における、図１に示す文書印刷システム１０の処理内容を示すフローチャートである。図９において、ユーザＩＤまたはパスワードの入力による、ユーザ情報入力処理が行われると（ステップＳ４０１）、文書印刷システム１０は、ユーザについて認証処理を行う（ステップＳ４０２）。
【０１１７】
次に、文書印刷システム１０は、紙文書の読取り処理を行い、紙文書のデジタルデータを取得する（ステップＳ４０３）。さらに、文書印刷システム１０は、紙文書のデジタルデータに、その紙文書に関する情報である文書情報が含まれているか否かを分析する分析処理を行う（ステップＳ４０４）。
【０１１８】
文書印刷システム１０は、分析処理の結果、紙文書のデジタルデータに文書情報が含まれていない場合（ステップＳ４０５においてＮｏ）、新たに文書情報を作成する文書情報作成処理を行う（ステップＳ４０６）。
【０１１９】
文書印刷システム１０は、分析処理の結果、紙文書のデジタルデータに文書情報が含まれている場合（ステップＳ４０５においてＹｅｓ）、その文書情報を抽出する抽出処理を行う（ステップＳ４０７）。さらに、文書印刷システム１０は、抽出された文書情報とユーザ情報入力処理によって入力されたユーザ情報とに基づき紙文書の複写を許可するか否かを判断する（ステップＳ４０８）。
【０１２０】
文書印刷システム１０は、紙文書の複写を許可すると判断した場合（ステップＳ４０８においてＹｅｓ）、紙文書に付加されている文書情報を表示部４１に表示する文書情報表示処理を行うとともに（ステップＳ４０９）、文書情報を更新する文書情報更新処理を行う（ステップＳ４１０）。つまり、本実施形態の文書印刷システム１０は、文書情報が付加された紙文書を読取った場合に、その文書情報の内容を表示する。その文書情報の内容を表示することにより、紙文書について操作を行った者、紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数などの履歴を容易に確認することができる。
【０１２１】
文書印刷システム１０は、文書情報作成処理（ステップＳ４０６）によって作成された文書情報、および、文書情報更新処理（ステップＳ４１０）によって更新された文書情報を、記憶する文書情報記憶処理を行う（ステップＳ４１１）。そして、文書印刷システム１０は、作成または更新された文書情報を紙文書に付加する文書情報付加処理を行う（ステップＳ４１２）。
【０１２２】
文書印刷システム１０は、文書情報が付加された紙文書に対応する画像データを作成する画像データ作成処理を行う（ステップＳ４１３）。
【０１２３】
文書印刷システム１０は、作成した画像データを記憶する記憶処理を行う（ステップＳ４１４）。
【０１２４】
文書印刷システム１０は、文書情報が付加された紙文書を印刷する印刷処理を行い（ステップＳ４１６）、処理を終了する。
【０１２５】
なお、文書印刷システム１０は、紙文書の複写を許可しないと判断した場合（ステップＳ４０８においてＮｏ）、文書情報の更新処理や印刷処理を行わず、処理を終了する。
【０１２６】
以上の処理を行うことにより、本実施形態の文書印刷システム１０によれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【０１２７】
（文書管理方法）
上述した文書印刷システムによって実現される文書管理方法は、紙文書を読取ったデジタルデータを取得する読取り工程と、前記読取り工程において取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析する分析工程と、前記分析工程による分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を作成し、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を更新する文書情報作成工程と、前記文書情報作成工程において作成または更新された文書情報を、前記紙文書に対応するデータに付加する文書情報付加工程と、前記文書情報付加工程において文書情報が付加されたデータを、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する印刷工程と、を含む方法である。この方法によれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【０１２８】
上記の文書管理方法において、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含むことが好ましい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【０１２９】
また、上記の文書管理方法において、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数と、を含むことが好ましい。これらが含まれることにより、紙文書について操作を行った者および何部複写されたかまたは何回読取られたかを容易に確認することができる。
【０１３０】
（文書管理プログラム）
上述した文書印刷システムにおいて用いられる文書管理プログラムは、読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、前記文書情報付加ステップにおいて文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、をコンピュータに実行させるためのプログラムである。このプログラムを用いれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【０１３１】
上記の文書管理プログラムにおいて、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含むことが好ましい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【０１３２】
また、上記の文書管理プログラムにおいて、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数と、を含むことが好ましい。これらが含まれることにより、紙文書について操作を行った者および何部複写されたかまたは何回読取られたかを容易に確認することができる。
【０１３３】
（まとめ）
以上説明した文書印刷システム１０は、印刷、複写、読取りなどの操作を行う際、操作を行うユーザ名、所属部署や操作日時などの紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を紙文書に付加する機能を有している。これにより、紙文書を原本として運用している場合、紙文書に付加された文書情報を読取れば、その紙文書について、いつ、誰が、どのような操作を行ったのか、紙文書について操作を行った者、何部複写されたかまたは何回読取られたかを示す操作回数などの履歴を容易に確認することができる。このため、紙文書の内容を更新した場合には、文書情報を確認することにより、更新された内容を、関係するユーザに漏れなく伝達することができる。例えば、文書情報を確認することにより、その紙文書の内容を過去に複写したり読んだり編集したりしたユーザを特定できるので、特定できたユーザに最新の紙文書またはその画像データを渡すことにより、更新された内容を伝達することができる。
【０１３４】
また、以上説明した文書印刷システム１０によれば、文書情報の全てが紙文書に付加されたバーコードとネットワーク内のデータベースとの双方に存在するため、原本である紙文書を紛失した場合でも、ネットワーク内のデータベースの記憶内容から紙文書を容易に復元することができる。
【０１３５】
さらに、以上説明した文書印刷システム１０によれば、紙文書に付加された２次元コードや１次元コードに文書情報が含まれているため、専用リーダ端末やカメラ機能を有する携帯電話機（スマートフォンを含む）によってそれらバーコードを読取って表示すれば、文書情報の内容を容易に確認することができる。
【０１３６】
（変形例）
本実施形態による文書印刷システムについては、以下のような変形例が考えられる。
【０１３７】
（変形例１）
文書印刷システム１０は、紙文書を読取り、紙文書に付加されている文書情報の内容を表示部４１に表示しないようにしてもよい。図１０は、実施形態による文書印刷システムの変形例１にかかる文書印刷システム１０の処理の例を示すフローチャートである。変形例１では、文書情報が付加された紙文書を読取った場合に、その文書情報の内容を表示部４１に表示しない。
【０１３８】
図１０に示すように、文書印刷システム１０は、紙文書の複写を許可すると判断した場合に（ステップＳ４０８においてＹｅｓ）、表示部４１による文書情報表示処理を行わずに文書更新処理を行う（ステップＳ４１０）。その他の処理は、図９を参照して説明した処理と同様である。以上のように、文書情報表示処理（ステップＳ４０９）を省くことにより、紙文書の読取りから紙文書の印刷までの処理時間を短縮することができる。
【０１３９】
（変形例２）
文書印刷システム１０は、ユーザの所属や職階によって、紙文書に付加されている文書情報の内容の確認だけを行うことができるように構成してもよい。その場合、図９において、文書印刷システム１０は、文書情報表示処理（ステップＳ４０９）の後、文書情報の更新処理などを行わず、処理を終了すればよい。
【０１４０】
（変形例３）
文書印刷システム１０は、文書情報に基づき、より新しい文書情報を含む画像データを印刷するように構成してもよい。図１１は、実施形態にかかる文書印刷システム１０の変形例３の構成例を示す図である。図１１に示すように、変形例３では、比較処理を行う比較部２０が追加されている。比較部２０は、読取り部２３によって読取られた紙文書に含まれている文書情報と文書情報記憶部３２に記憶されている文書情報とを比較する。そして、印刷部４２は、印刷制御部１９により、画像データ記憶部３３に記憶されている画像データのうち、比較部２０による比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを画像データ記憶部３３から読出して印刷する。また、比較部２０は、文書データの印刷要求が入力された場合に、その文書データに関する情報に対応付けられた文書情報と文書情報記憶部３２に記憶されている文書情報とを比較し、より新しい文書情報を含む画像データを画像データ記憶部３３から読出して印刷するようにしてもよい。
【０１４１】
図１２は、実施形態による文書印刷システムの変形例３にかかる文書印刷システム１０の処理の例を示すフローチャートである。図１２を参照すると、文書印刷システム１０は、作成した画像データを記憶する記憶処理の後（ステップＳ４１４）、読取り処理（ステップＳ４０３）において読取られた紙文書に含まれている文書情報と文書情報記憶部３２に記憶されている文書情報とを比較する比較処理を行う（ステップＳ４１５）。その後、文書印刷システム１０は、より新しい文書情報を含む画像データについて印刷処理を行う（ステップＳ４１６）。その他の処理は、図９を参照して説明した処理と同様である。
【０１４２】
このように比較処理を行い、その比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを印刷することにより、紙文書を印刷した後に、文書データの内容が更新された場合、次に複写または印刷を行う際には更新された内容の文書データについて印刷を行うことができ、最新の内容を含む紙文書を得ることができる。
【０１４３】
（変形例４）
文書印刷システム１０は、文書情報に基づき、最新版ではないことを明記した文書情報を含む画像データを印刷するように構成してもよい。例えば、図１２の比較処理（ステップＳ４１５）の結果、読取り処理（ステップＳ４０３）において読取られた紙文書が最新版ではない場合、最新版ではないことを示す情報を付加して印刷したり記憶したりしてもよい。
【０１４４】
図１３は、図１２の比較処理の例を示すフローチャートである。図１３を参照すると、文書印刷システム１０は、読取り処理（ステップＳ４０３）において読取られた紙文書に含まれている文書情報と文書情報記憶部３２に記憶されている文書情報とを比較する（ステップＳ５０１）。そして、作成日時（複写の日時）同士を比較し、読取り処理（ステップＳ４０３）において読取られた紙文書が最新版であるか否かを判定する（ステップＳ５０２）。ステップＳ５０２の判定の結果、読取り処理（ステップＳ４０３）において読取られた紙文書が最新版でない場合（ステップＳ５０２においてＮｏ）、最新版ではないことを示す情報を、読取られた紙文書に対応する文書情報に付加する（ステップＳ５０３）。その後、もとの処理に戻る。また、ステップＳ５０２の判定の結果、読取り処理（ステップＳ４０３）において読取られた紙文書が最新版である場合（ステップＳ５０２においてＹｅｓ）、そのままもとの処理に戻る。
【０１４５】
図１４は、最新版ではないことを示す情報を付加して印刷した場合の例を示す図である。図１４に示すように、紙文書Ａの、２次元コード１０１が印刷されている範囲１００以外の領域１０２には、文書データ１０３および１０４と共に、最新版で無いことを示す情報１０５が印刷されている。本例では、情報１０５は「最新版ではありません」という文字列である。文字は日本語以外の言語で表記されていてもよい。文字列に限らず、予め決めておいた記号や図形を用いてもよい。最新版でないことを示す情報１０５を印刷することにより、印刷された紙文書Ａを見た者は、その紙文書Ａは最新版ではなく、他に最新版の文書が存在することを容易に把握することができる。
【０１４６】
印刷する場合に限らず、最新版で無いことを示す情報１０５を付加した文書情報を文書情報記憶部３２に記憶してもよい。最新版でないことを示す情報１０５を付加することにより、その文書情報が最新版ではないことを容易に識別できる。なお、ステップＳ５０２の判定の結果、読取り処理（ステップＳ４０３）において読取られた紙文書が最新版である場合に（ステップＳ５０２においてＹｅｓ）、最新版であることを示す情報を付加してもよい。
【０１４７】
（変形例５）
文書印刷システム１０は、文書情報作成部１６によって作成または更新された文書情報である２次元コードを紙文書の複数の箇所に付加してもよい。図１５は、文書情報付加部１７が文書情報付加処理（Ｓ４１２）において、複数の箇所に２次元コードを付加する場合の処理例を示すフローチャートである。
【０１４８】
図１５を参照すると、文書印刷システム１０は、紙文書の複数の箇所に２次元コードを付加するか否かを判定する（ステップＳ６０１）。ステップＳ６０１の判定の結果、複数箇所に付加する場合（ステップＳ６０１においてＹｅｓ）、複数箇所に同じ内容を付加するか否かを判定する（ステップＳ６０２）。ステップＳ６０２の判定の結果、複数箇所に同じ内容を付加する場合（ステップＳ６０２においてＹｅｓ）、同じ内容の文書情報を紙文書Ａの複数箇所に付加し（ステップＳ６０３）、もとの処理に戻る。
【０１４９】
ステップＳ６０２の判定の結果、複数箇所に同じ内容を付加しない場合（ステップＳ６０２においてＮｏ）、内容の一部を重複させつつ分散させるか否かを判定する（ステップＳ６０４）。
【０１５０】
ステップＳ６０４の判定の結果、内容の一部を重複させつつ分散させると判定した場合（ステップＳ６０４においてＹｅｓ）、１つの文書情報を、内容を一部重複させて複数箇所に分散して付加する（ステップＳ６０５）。その後、もとの処理に戻る。
【０１５１】
また、ステップＳ６０４の判定の結果、内容の一部を重複させずに分散させると判定した場合（ステップＳ６０４においてＮｏ）、１つの文書情報を、重複させずに複数箇所に分散して付加する（ステップＳ６０６）。その後、もとの処理に戻る。
【０１５２】
なお、ステップＳ６０１において複数箇所に付加しないと判定した場合（ステップＳ６０１においてＮｏ）、そのままもとの処理に戻る。
【０１５３】
図１６及び図１７は、同じ文書情報を、紙文書Ａの複数箇所に付加する例を示す図である。文書情報付加部１７は、図１６に示す文書情報Ｄを、図１７に示すように紙文書Ａの四隅に配置する。図１６及び図１７に示す例では、文書情報Ｄの分割を行わない。図１７において、紙文書Ａの四隅にそれぞれ配置された文書情報Ｄは、同じ内容である。同じ内容を紙文書の複数箇所に付加することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に付加した情報から同じ内容を抽出することができ、文書情報の読取りができなくなることを防止できる。
【０１５４】
図１８は、同じ情報を紙文書の複数の箇所に配置した印刷例を示す図である。図１８に示すように、同じ文書情報の２次元コード１０１を紙文書の紙面の四隅に配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、２次元コード１０１の読取りができなくなることを防止できる。すなわち、四隅それぞれに配置されている２次元コード１０１のいずれかに汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりして読取りができなくなっても、少なくとも１つの２次元コード１０１の読取りができれば、文書情報を抽出できる。
【０１５５】
図１９は、同じ情報を紙文書の複数の箇所に配置した他の印刷例を示す図である。図１９に示すように、同じ文書情報の２次元コード１０１を紙文書の両面の四隅に配置してもよい。つまり、紙文書の表面の四隅及び裏面１０６の四隅の合計８箇所に同じ文書情報の２次元コード１０１を配置してもよい。これにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に付加した情報から同じ内容を抽出することができ、２次元コード１０１の読取りができなくなることをさらに防止できる。なお、文書情報は、紙文書の四隅に限らず、紙文書の辺に近い位置等の複数箇所に配置してもよい。
【０１５６】
図２０及び図２１は、１つの文書情報の内容の一部を重複させずに分散させて付加する例を示す図である。文書情報付加部１７は、図２０に示す文書情報Ｄを、互いに異なる４つの情報ｄ１、ｄ２、ｄ３及びｄ４に分割する。そして、文書情報付加部１７は、分割した４つの情報ｄ１、ｄ２、ｄ３及びｄ４を、図２１に示すように同じ紙文書Ａの四隅に配置する。図２１において、紙文書Ａの四隅にそれぞれ配置された情報ｄ１、ｄ２、ｄ３及びｄ４は、互いに異なる内容である。文書情報Ｄを紙文書Ａの四隅に分散して配置することにより、それぞれに配置された各情報量を小さくすることができるので、同じ文書情報を四隅に配置する場合に比べて、２次元コード１０１が印刷されている範囲１００以外の領域１０２を広く確保することができる。
【０１５７】
なお、図２１のように、文書情報Ｄが複数に分散して配置されている紙文書Ａが読取り部２３によって読取られた場合、抽出部１４は、複数に分散された情報を結合して文書情報Ｄを作成する。
【０１５８】
図２２及び図２３は、１つの文書情報の内容を重複させずに分散させて付加する他の例を示す図である。文書情報付加部１７は、図２２に示す文書情報Ｄを、２つの情報ｄ１２、ｄ３４に分割する。そして、文書情報付加部１７は、分割した２つの情報ｄ１２、ｄ３４を、図２３に示すように同じ紙文書Ａの四隅に配置する。このとき、文書情報付加部１７は、紙文書Ａ中の四隅の対向する隅に同じ内容を配置し、かつ、隣り合う隅に異なる内容を配置する。つまり、情報ｄ１２は、紙文書Ａ中の四隅の対向する隅に配置される。また、情報ｄ３４は、紙文書Ａ中の四隅の対向する隅に配置される。そして、隣り合う隅に配置される情報ｄ１２と情報ｄ３４とは異なる内容である。
【０１５９】
このように、紙文書Ａ中の四隅の対向する隅に同じ内容を配置し、かつ、隣り合う隅に異なる内容を配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に配置された内容を抽出して結合すれば、２次元コード１０１の読取りができなくなることを防止できる。例えば、汚れが付着して紙文書Ａの左辺の情報ｄ１２又はｄ３４が読取れない場合でも、読取り部２３によって紙文書Ａの右辺の情報ｄ１２及びｄ３４を読取ることができれば、抽出部１４は、右辺の情報ｄ１２及びｄ３４を結合して文書情報Ｄを作成することができる。
【０１６０】
図２４及び図２５は、１つの文書情報の内容の一部を重複させつつ分散させて付加する例を示す図である。文書情報付加部１７は、図２４に示す文書情報Ｄを、互いに異なる４つの情報ｄ１、ｄ２、ｄ３及びｄ４に分割する。そして、文書情報付加部１７は、２つの情報ｄ１及びｄ２を含む情報ｄ１２、２つの情報ｄ２及びｄ３を含む情報ｄ２３、２つの情報ｄ３及びｄ４を含む情報ｄ３４、２つの情報ｄ４及びｄ１を含む情報ｄ４１を、図２５に示すように紙文書Ａ中の四隅に配置する。つまり、文書情報付加部１７は、文書情報Ｄを４つに分けた場合の２つずつ（情報ｄ１２、ｄ２３、ｄ３４、ｄ４１）を四隅に配置し、かつ、四隅それぞれに異なる内容を配置する。
【０１６１】
このように、文書情報Ｄを４つに分けた場合の２つずつを四隅に配置し、かつ、四隅それぞれに異なる内容を配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に配置された内容を抽出して結合すれば、２次元コード１０１の読取りができなくなることを防止できる。本例では、文書情報Ｄを４つに分けた場合の３つの情報を読取ることができれば、抽出部１４は、これらの情報を結合して文書情報Ｄを作成することができる。例えば、汚れが付着して情報ｄ１２が読取れない場合でも、読取り部２３によって３つの情報ｄ２３、ｄ３４及びｄ４１を読取ることができれば、抽出部１４は、これらの情報を結合して文書情報Ｄを作成することができる。
【０１６２】
図２６及び図２７は、１つの文書情報の内容の一部を重複させつつ分散させて付加する他の例を示す図である。文書情報付加部１７は、図２６に示す文書情報Ｄを、互いに異なる４つの情報ｄ１、ｄ２、ｄ３及びｄ４に分割する。そして、文書情報付加部１７は、３つの情報ｄ１、ｄ２及びｄ３を含む情報ｄ１２３、３つの情報ｄ２、ｄ３及びｄ４を含む情報ｄ２３４、３つの情報ｄ３、ｄ４及びｄ１を含む情報ｄ３４１、３つの情報ｄ４、ｄ１及びｄ２を含む情報ｄ４１２を、図２７に示すように紙文書Ａ中の四隅に配置する。つまり、文書情報付加部１７は、文書情報Ｄを４つに分けた場合の３つずつ（情報ｄ１２３、ｄ２３４、ｄ３４１、ｄ４１２）を四隅に配置し、かつ、四隅それぞれに異なる内容を配置する。
【０１６３】
このように、文書情報Ｄを４つに分けた場合の３つずつを四隅に配置し、かつ、四隅それぞれに異なる内容を配置することにより、紙文書の一部に汚れが付着したり、折り目が生じたり、破損したりした場合に、他の箇所に配置された内容を抽出して結合すれば、２次元コード１０１の読取りができなくなることを防止できる。本例では、文書情報Ｄを４つに分けた場合の２つの情報を読取ることができれば、抽出部１４は、これらの情報を結合して文書情報Ｄを作成することができる。例えば、汚れが付着して情報ｄ１２３が読取れない場合でも、読取り部２３によって２つの情報ｄ２３４及びｄ３４１を読取ることができれば、抽出部１４は、これらの情報を結合して文書情報Ｄを作成することができる。
【０１６４】
（変形例６）
印刷部４２は、２次元コード１０１を透かし印刷してもよい。例えば、印刷部４２は、２次元コード１０１を、半透明インクを用いて印刷してもよいし、紫外線を受けると発色するインクを用いて印刷してもよい。印刷制御部１９は、２次元コード１０１を透かしで印刷する場合、文書の内容と一部が重なる位置に、２次元コード１０１を印刷するように印刷部４２を制御してもよい。例えば、文書の内容と重ねて２次元コード１０１を透かし印刷することにより、領域１０２の面積をより広くすることができる。
【０１６５】
（変形例７）
上記実施形態では、文書印刷システム１０を、複合機２を含むネットワークとして実現する場合について説明したが、１つの装置ブロックとして実現してもよい。また、実施形態では、文書印刷システムを１つの装置ブロックとしたが、制御部および記憶部と、入力部および表示部と、を別体とし、通信ネットワークを介して両者を接続していてもよい。また、１つの制御部および記憶部に対して、複数の入力部および表示部を備えていてもよい。つまり、サーバに制御部および記憶部を設け、パーソナルコンピュータに入力部および表示部を設けて、通信ネットワークを介して両者を接続してもよい。その他、図１中の各部について、一部を別の装置として実現し、通信ネットワークを介して両者を接続してもよい。
【０１６６】
（第２実施形態）
文書印刷システム１０において、文書情報作成部１６は、作成又は更新された文書情報より主文書情報と、副文書情報とを作成してもよい。文書情報作成部１６は、第１実施形態と同様に作成した文書情報に基づき主文書情報を作成するとともに、主文書情報との関連付けが可能なように主文書情報の一部の情報を含む副文書情報を作成する。
【０１６７】
文書情報付加部１７は、文書情報作成部１６によって作成または更新された主文書情報及び副文書情報を、紙文書に対応するデータに付加する。文書情報付加部１７は、紙文書中の所定の範囲、例えば、先頭頁に主文書情報となる２次元コードを、２頁目以降に、副文書情報となる２次元コードを付加する。
【０１６８】
画像データ作成部１８は、文書情報付加部１７によって主文書情報及び副文書情報が付加された紙文書の画像データを作成する。
【０１６９】
印刷制御部１９は、印刷部４２を制御し、文書情報付加部１７によって主文書情報及び副文書情報が付加されたデータを、主文書情報及び副文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷する。
【０１７０】
２次元コードによる文書情報（主文書情報及び副文書情報）が付加されていない紙文書Ａ１を複写した場合、文書印刷システム１０の処理によって作成された、２次元コードによる文書情報（主文書情報及び副文書情報）が付加され紙文書Ａ２が出力される。また、２次元コードによる文書情報（主文書情報及び副文書情報）が付加されている紙文書Ｂ１を複写した場合、文書印刷システム１０の処理により、２次元コードが更新またはそのまま付加された紙文書Ｂ２が出力される。
【０１７１】
以上のように、複合機２によって文書データを印刷する際、文書データに含まれている情報（文書データ作成者、作成日時、文書名、データ保存先など）や認証情報（印刷者名、所属部署、印刷日時など）等の紙文書、文書データに関する情報に対応付けられた文書情報（主文書情報及び副文書情報）を紙文書に付加する。紙文書に付加する文書情報（主文書情報及び副文書情報）は、例えばバーコードとして付加する。なお、文書情報（主文書情報及び副文書情報）は、紙文書に関する情報をそのまま付加してもよい。
【０１７２】
また、文書印刷システム１０は、文書情報（主文書情報または副文書情報）が付加されている紙文書を複合機２によって複写したり読取ったりする際、付加されている文書情報（主文書情報または副文書情報）に対応付けられた紙文書に関する情報にユーザの認証情報（ユーザ名、所属部署、操作日時）や実行した操作を追加し、紙文書に関する情報を更新する。
【０１７３】
（紙文書に関する情報の例）
紙文書に関する情報は、例えば、その紙文書を作成したユーザを特定する情報、その紙文書を作成した日時などである。
【０１７４】
図２８は、２次元コードによる文書情報が付加された紙文書の例を示す図である。図２８において、紙文書Ａの先頭頁ａは、縦長の紙面の左上の領域の範囲１００ａに、２次元コード１０１ａが印刷されている。先頭頁ａの、２次元コード１０１ａが印刷されている範囲１００ａ以外の領域１０２ａには、文書データ１０３および１０４ａが印刷されている。本例では、「報告書」というタイトルの文書データ１０３とともに、文章の文書データ１０４ａが印刷されている。また、紙文書Ａの２頁目ｂの紙面左上の領域の範囲１００ｂに、２次元コード１０１ｂが印刷されている。２頁目の２次元コード１０１ｂが印刷されている範囲１００ｂ以外の領域１０２ｂには、文書データ１０４ｂが印刷されている。さらに、紙文書の３頁目ｃの紙面左上の領域の範囲１００ｃに、２次元コード１０１ｃが印刷され、範囲１００ｃ以外の領域１０２ｃには、文書データ１０４ｃが印刷されている。ただし、図２８では、文章の部分を点模様で表している。
【０１７５】
なお、２次元コード１０１ａが含む文書情報（主文書情報）は、紙文書Ａに対応付けられた紙文書に関する情報、例えば、文書を特定するための名称である文書名（例えば、「ＸＸＸＸ．ＹＹＹ」など）、文書に付与された番号である追番（例えば、「０１」、「０２」、「０３」など）、紙文書または文書データについて行われた操作の日時を示す作業日時、作業を行ったユーザを示すユーザ名、操作の内容を示す操作内容、である。操作内容としては、例えば、印刷操作、複写操作、読取り操作などがある。複写が行われた枚数を紙文書に関する情報に含んでいてもよい。
【０１７６】
文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書または文書データが他に存在するか否かを確認することができる。
【０１７７】
また、２次元コード１０１ｂ、１０１ｃが含む文書情報（副文書情報）は、２次元コード１０１ａが含む文書情報（主文書情報）が持つ情報の少なくとも一部、例えば、文書を特定するための名称である文書名（例えば、「ＸＸＸＸ．ＹＹＹ」など）、文書に付与された番号である追番（例えば、「０１」、「０２」、「０３」など）、を有する。また、副文書情報は、少なくとも、２次元コード１０１ａが持つ文書情報（主文書情報）との関連付けを証明する情報（文書名、追番）、紙文書の総ページ数、操作を行った頁、を含む。これにより、紙文書中の一部の頁について印刷、複写を行った場合にも、印刷、複写、読取り操作を容易に確認することができる。また、紙文書の任意の一頁に含まれる主文書情報又は副文書情報から、元の紙文書の全頁を取得することができる。なお、副文書情報は、主文書情報と同じ内容の情報を有しても良い。
【０１７８】
作業日時は、例えば、「２０１４／８／２０」、「２０１４０８２０」、「２０１４年８月２０日」である。その他、日時を示す表記（「２０−Ａｕｇ−２０１４」）が使用できる。
【０１７９】
ユーザ名は、例えば、「日精太郎」、「山田次郎」、「日精花子」などの漢字表記の氏名に限らず、ユーザを特定できる情報であればよい。ユーザを特定できるのであれば、例えば、「１２３４５６」、「７８９ＡＢ」、「ＣＤＥＦＧＨ」などの数字やアルファベットの組み合わせをユーザ名として用いてもよい。
【０１８０】
なお、上記の文書情報の項目の一部に略称を用いてもよい。略称を用いることにより、データ量を小さくすることができる。例えば、印刷操作（Ｐｒｉｎｔ）を「Ｐ」、複写操作（Ｃｏｐｙ）を「Ｃ」、読取り操作（Ｓｃａｎ）を「Ｓ」などとしてもよい。
【０１８１】
（文書情報記憶部３２に記憶される紙文書に関する情報の例）
図２９は、文書情報記憶部３２に記憶される紙文書に関する情報の例を示す図である。図２９（ａ）に示すように、本実施形態では、文書Ａの文書番号が「２０１４０８−０００１」であり、追番「０１」について、操作の内容「印刷」、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／１」、紙文書について操作を行ったユーザ名「日精太郎」、文書Ａの総頁数「１０」、操作を行った頁「１−１０（全頁）」、元データ情報「￥￥ＰＣ￥ＴＥＭＰ￥報告書．ｄｏｃ」、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００１−０１．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。
【０１８２】
また、同じく文書Ａの文書番号「２０１４０８−０００１」の追番「０２」について、操作の内容「コピー」（紙文書の複写を意味する）、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／６」、紙文書について操作を行ったユーザ名「山田次郎」、文書Ａの総頁数「１０」、操作頁「２−５」、元データ情報「￥￥ＰＣ￥ＴＥＭＰ￥報告書．ｄｏｃ」、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００１−０２．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。
【０１８３】
さらに、文書Ｂの文書番号が「２０１４０８−０００２」であり、追番「０１」について、操作の内容「スキャナ」（紙文書の読取りを意味する）、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／８」、紙文書について操作を行ったユーザ名「日精花子」、文書Ｂの総頁数「１０」、操作を行った頁「１−１０（全頁）」、元データ情報は無し（紙文書を読取ったため）、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００２−０１．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。
【０１８４】
紙文書に関する主文書情報及び副文書情報が上記の項目の少なくとも１つを含むことにより、紙文書の検索などが容易になる。
【０１８５】
また、紙文書に関する情報を、主文書情報、副文書情報のそれぞれに用意しても良い。例えば図２９（ａ）を主文書情報用とし、図２９（ｂ）に示す紙文書に関する情報を、副文書情報用として設けても良い。
【０１８６】
また、上記作業日に作業時刻を含めて作業日時としてもよい。これにより、文書情報が付加された紙文書が最新の内容になっているか否かなどを容易に確認することができる。
【０１８７】
さらに、文書データに写真などの画像が貼り付けられている場合、文書情報がその画像の引用先を示す情報を含んでいてもよい。これにより、画像の元の情報を容易に参照できる。
【０１８８】
また、文書情報に、文書データに含まれているキーワードが含まれていてもよい。文書データに含まれているキーワードが文書情報に含まれていれば、必要とする紙文書をキーワードに基づいて容易に検索することができる。
【０１８９】
ところで、図２９は、操作の要求に対して許可された情報のみを示す。そして、操作の要求に対して許可された文書情報のみが文書情報記憶部３２に記憶される。文書情報記憶部３２に記憶される文書情報は、操作の要求が許可されたか拒否されたかを示す情報を含んでいてもよい。つまり、図２９に示す表に、操作の要求の「許可」又は「拒否」を示す欄が追加され、操作の要求が拒否された文書情報のリストを文書情報記憶部３２に記憶してもよい。
【０１９０】
なお、図２９に示していないその他の紙文書に関する情報についても同様の項目が文書情報記憶部３２に記憶されている。文書情報記憶部３２に文書情報とともに紙文書に関する情報を記憶しておくことにより、必要な情報を容易に取得することができる。
【０１９１】
（文書情報が付加されていない紙文書を複写する場合の処理の例）
図３０は、文書情報が付加されていない紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。図３０において、ユーザＩＤまたはパスワードの入力とともに、ユーザによる複写の指示が文書印刷システム１０に入力される（ステップＳ１０１）。すると、文書印刷システム１０から認証サーバ６へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、複写の指示を行ったユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加する（ステップＳ１０２）。文書印刷システム１０は、例えば、ユーザ名、作成日時（複写の日時）などを、文書情報に付加する。
【０１９２】
次に、文書印刷システム１０は、上記のユーザ名、作成日時（複写の日時）などを含む紙文書に関する情報に対応する主文書情報及び副文書情報であるバーコードをそれぞれ作成する（ステップＳ１０３ａ）。文書印刷システム１０は、バーコード管理サーバ７へアクセスし、作成したバーコードを文書情報記憶部３２に記憶する。
【０１９３】
文書印刷システム１０は、主文書情報から作成したバーコード及び副文書情報から作成したバーコードを紙面にそれぞれ付加する（ステップＳ１０４）。文書印刷システム１０は、紙文書に関する情報に対応するバーコードが所定の範囲に含まれた画像データを作成し、ファイルサーバ８にアクセスし、作成した画像データを画像データ記憶部３３に記憶する（ステップＳ１０５）。これにより、作成した画像データは自動的に保存される。
【０１９４】
その後、文書印刷システム１０は、作成した画像データすなわち作成された文書情報がバーコードとして付加された紙文書を印刷する（ステップＳ１０６）。
【０１９５】
以上の処理により、文書印刷システム１０によれば、文書情報が付加されていない紙文書を複写すると、文書情報が付加された紙文書を得ることができる。なお、文書情報が付加されていない紙文書について読取り（スキャン）を行う場合も、文書印刷システム１０は上記と同様の処理を行い、文書情報を含む画像データを得ることができる。
【０１９６】
（文書情報が付加されている紙文書を複写する場合の処理の例）
図３１は、文書情報が付加されている紙文書を複写する場合の処理の例を示すフローチャートである。図３１において、ユーザＩＤまたはパスワードの入力とともに、ユーザによる複写の指示が文書印刷システム１０に入力される（ステップＳ２０１）。すると、文書印刷システム１０は、バーコードを読取り、その内容を表示部４１に表示するとともに、バーコード管理サーバ７へアクセスし、文書情報記憶部３２に記憶する（ステップＳ２０２）。この場合、複写する内容は、紙文書全体に限らず、紙文書の一部であってもよい。
【０１９７】
次に、文書印刷システム１０から認証サーバ６へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、複写の指示を行ったユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加する（ステップＳ２０３）。文書印刷システム１０は、例えば、ユーザ名、部署名、作成日時（複写の日時）などを、文書情報に付加する。
【０１９８】
次に、文書印刷システム１０からバーコード管理サーバ７へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、文書情報記憶部３２から読出した文書情報に、上記のユーザ名、部署名、作成日時（複写の日時）などを付加した文書情報に対応する、更新した主文書情報及び副文書情報からバーコードをそれぞれ作成する（ステップＳ２０４ａ）。文書印刷システム１０は、作成したバーコードにより、紙面に付加されているバーコードを更新する（ステップＳ２０５）。文書印刷システム１０は、文書情報に対応するバーコードが所定の範囲に含まれた画像データを作成し、ファイルサーバ８にアクセスし、作成した画像データを画像データ記憶部３３に記憶する（ステップＳ２０６）。これにより、作成した画像データは自動的に保存される。
【０１９９】
その後、文書印刷システム１０は、作成した画像データすなわち更新された文書情報を含む紙文書を印刷する（ステップＳ２０７）。
【０２００】
以上の処理により、文書印刷システム１０によれば、文書情報が付加された紙文書を複写すると、更新された文書情報を含む紙文書を得ることができる。なお、文書情報が付加された紙文書について読取り（スキャン）を行う場合も、文書印刷システム１０は上記と同様の処理を行い、更新された文書情報を含む画像データを得ることができる。
【０２０１】
（文書データを印刷する場合の処理の例）
図３２は、文書データを印刷する場合の処理の例を示すフローチャートである。図３２に示すように、文書印刷システム１０は、ＰＣなどから文書データの印刷要求が入力されると（ステップＳ３０１）、その文書データに関する文書情報を取得する（ステップＳ３０２）。取得する文書情報は、例えば、作成日時（印刷要求された日時）、ユーザ名、ファイル名、ファイル保存先などの情報である。
【０２０２】
次に、文書印刷システム１０から認証サーバ６へアクセスが行われ、文書印刷システム１０は、印刷要求を行ったユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加する（ステップＳ３０３）。文書印刷システム１０は、例えば、ユーザ名、作成日時（複写の日時）などを、文書情報に付加する。なお、複合機２に備えられたユーザ情報入力部２２が、ユーザの認証情報を認証情報記憶部３４から読出して文書情報に付加してもよい。
【０２０３】
次に、文書印刷システム１０は、上記のユーザ名、作成日時（複写の日時）などを含む紙文書に関する情報に対応する主文書情報及び副文書情報としてバーコードをそれぞれ作成する（ステップＳ３０４ａ）。文書印刷システム１０は、バーコード管理サーバ７へアクセスし、作成したバーコードを文書情報記憶部３２に記憶する。
【０２０４】
文書印刷システム１０は、主文書情報から作成したバーコード及び副文書情報から作成したバーコードを文書データにそれぞれ付加する（ステップＳ３０５）。文書印刷システム１０は、文書情報に対応するバーコードが所定の範囲に含まれた画像データを作成し、ファイルサーバ８にアクセスし、作成した画像データを画像データ記憶部３３に記憶する（ステップＳ３０６）。これにより、作成した画像データは自動的に保存される。
【０２０５】
その後、文書印刷システム１０は、作成した画像データすなわち作成された文書情報がバーコードとして付加された紙文書を印刷する（ステップＳ３０７）。
【０２０６】
以上の処理により、文書印刷システム１０によれば、文書データの印刷要求をＰＣから送信すると、文書情報が付加された紙文書を得ることができる。なお、第２実施形態において、その他の構成及び処理の内容は、第１実施形態と同様である。
【０２０７】
（文書管理プログラム）
上述した文書印刷システムにおいて用いられる文書管理プログラムは、読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた主文書情報及び副文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含まない場合に前記主文書情報及び前記副文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該主文書情報及び前記副文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された前記主文書情報及び前記副文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、前記文書情報付加ステップにおいて前記主文書情報及び前記副文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記主文書情報及び前記副文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラムである。このプログラムを用いれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【０２０８】
上記の文書管理プログラムにおいて、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について行われた操作、前記紙文書の内容を作成した作成者、前記紙文書について操作を行った者、その者の所属部署、操作日時、前記紙文書の作成日時、前記紙文書に対応する画像データが記憶されている場所を示す情報、前記紙文書に含まれているキーワード、の少なくとも１つを含むことが好ましい。文書情報に操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたかについて容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【０２０９】
（第３実施形態）
文書印刷システム１０に破棄部を追加して紙文書の破棄を管理してもよい。図３３を元に文書情報を有する紙文書の破棄を行う場合の処理内容について説明する。図３３において、破棄部５１は、紙文書を閲覧不能な状態に破棄する機能を有する。図３３は、文書情報を有する紙文書の破棄を行う場合における文書印刷システム１０の処理の例を示す図である。まず、文書情報を有する紙文書Ｂ１について、認証部１１でユーザの認証が行われる。読取り制御部１２では、紙文書Ｂ１に付加されている文書情報のデジタルデータを取得する。抽出部１４は、文書情報を抽出して許可制御部１５及びバーコード管理サーバ７へ送る。許可制御部１５では、認証部１１によるユーザの認証結果に基づいて、紙文書Ｂ１の破棄を許可するか否かについて制御を行う。紙文書Ｂ１の破棄が許可されている場合は、文書情報作成部１６で文書情報の更新を行い、破棄部５１を動作させて紙文書Ｂ１を破棄する。紙文書Ｂ１の破棄が禁止されている場合では、許可制御部１５は、文書情報の更新及び破棄部５１の起動を行わない。その際、破棄の許可をしないことを示すメッセージを表示部４１に表示するように制御しても良い。このように構成することにより、例えば、ユーザの所属部署や職階などによって、紙文書の破棄または紙文書を読取って取得したデジタルデータの破棄を制限することができる。
【０２１０】
（文書情報記憶部３２に記憶される紙文書に関する情報の例）
図３４は、文書情報記憶部３２に記憶される紙文書に関する情報の例を示す図である。図３４に示すように、本実施形態では、文書Ａの文書番号が「２０１４０８−０００１」であり、追番「０１」について、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／１」、紙文書について操作を行ったユーザ名「日精太郎」、操作の内容「印刷」、元データ情報「￥￥ＰＣ￥ＴＥＭＰ￥報告書．ｄｏｃ」、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００１−０１．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。これらの情報から、文書Ａが１部印刷されたことが分かる。
【０２１１】
また、同じく文書Ａの文書番号「２０１４０８−０００１」の追番「０２」から「０５」について、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／６」、紙文書について操作を行ったユーザ名「山田次郎」、操作の内容「複写」、元データ情報「￥￥ＰＣ￥ＴＥＭＰ￥報告書．ｄｏｃ」、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００１−０２．ｐｄｆ」から「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００１−０５．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。これらの情報から、文書Ａが４部複写されたことがわかる。さらに、同じく文書Ａの追番「０１」について、操作の行われた日付である作業日「２０１４／８／２３」、紙文書について操作を行ったユーザ名「日精太郎」、操作の内容「破棄」、元データ情報「￥￥ＰＣ￥ＴＥＭＰ￥報告書．ｄｏｃ」、という文書情報が記憶されている。文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬは、無し（文書の破棄のため）となっている。この情報から、印刷された文書Ａ（追番「０１」）が破棄されたことがわかる。
【０２１２】
さらに、文書Ｂの文書番号が「２０１４０８−０００２」であり、追番「０１」について、操作の内容「読取」、操作が行われた日付である作業日「２０１４／８／８」、紙文書について操作を行ったユーザ名「日精花子」、元データ情報は無し（紙文書を読取ったため）、文書データに対応する画像データが記憶されている場所である画像データ保存先ＵＲＬ「￥￥ｓｅｒｖｅｒ￥２０１４￥８￥０００２−０１．ｐｄｆ」という文書情報が記憶されている。
【０２１３】
紙文書に関する文書情報が上記の項目の少なくとも１つを含むことにより、紙文書の検索などが容易になる。
【０２１４】
また、上記作業日に作業時刻を含めて作業日時としてもよい。これにより、文書情報が付加された紙文書が最新の内容になっているか否かなどを容易に確認することができる。
【０２１５】
さらに、文書データに写真などの画像が貼り付けられている場合、文書情報がその画像の引用先を示す情報を含んでいてもよい。これにより、画像の元の情報を容易に参照できる。
【０２１６】
また、文書情報に、文書データに含まれているキーワードが含まれていてもよい。文書データに含まれているキーワードが文書情報に含まれていれば、必要とする紙文書をキーワードに基づいて容易に検索することができる。
【０２１７】
ところで、図３４は、操作の要求に対して許可された情報のみを示す。そして、操作の要求に対して許可された文書情報のみが文書情報記憶部３２に記憶される。文書情報記憶部３２に記憶される文書情報は、操作の要求が許可されたか拒否されたかを示す情報を含んでいてもよい。つまり、図３４に示す表に、操作の要求の「許可」又は「拒否」を示す欄が追加され、操作の要求が拒否された文書情報のリストを文書情報記憶部３２に記憶してもよい。
【０２１８】
なお、図３４に示していないその他の紙文書に関する情報についても同様の項目が文書情報記憶部３２に記憶されている。文書情報記憶部３２に文書情報とともに紙文書に関する情報を記憶しておくことにより、必要な情報を容易に取得することができる。
【０２１９】
（文書情報を有する紙文書について破棄を行う場合の処理内容）
図３５は、文書情報を有する紙文書について破棄を行う場合における、図１に示す文書印刷システム１０の処理内容を示すフローチャートである。図３５において、ユーザＩＤ、パスワードの少なくとも一方の入力による、ユーザ情報入力処理が行われると（ステップＳ４０１）、文書印刷システム１０は、ユーザについて認証処理を行う（ステップＳ４０２）。
【０２２０】
次に、文書印刷システム１０は、紙文書の読取り処理を行い、紙文書のデジタルデータを取得する（ステップＳ４０３）。
【０２２１】
文書印刷システム１０は、文書情報を抽出する抽出処理を行う（ステップＳ４０７）。さらに、文書印刷システム１０は、抽出された文書情報とユーザ情報入力処理によって入力されたユーザ情報とに基づき紙文書の破棄を許可するか否かを判断する（ステップＳ４０８）。破棄を許可する否かを判断する事例としては、例えば、紙文書の回覧後に回収を行い部数の管理を行う場合に、紙文書の管理者に破棄権限を与えることで紙文書の破棄を許可し、その他の者には紙文書の破棄を許可しないことが想定される。
【０２２２】
文書印刷システム１０は、紙文書の破棄を許可すると判断した場合（ステップＳ４０８においてＹｅｓ）、文書情報を更新する文書情報更新処理を行う（ステップＳ４１０）。
【０２２３】
文書印刷システム１０は、文書情報更新処理（ステップＳ４１０）によって更新された文書情報を、記憶する文書情報記憶処理を行う（ステップＳ４１１）。
【０２２４】
文書印刷システム１０は、文書情報が付加された紙文書を破棄する破棄処理を行い（ステップＳ４１７）、処理を終了する。
【０２２５】
なお、文書印刷システム１０は、紙文書の破棄を許可しないと判断した場合（ステップＳ４０８においてＮｏ）、文書情報の破棄処理を行わず、処理を終了する。
【０２２６】
以上の処理を行うことにより、本実施形態の文書印刷システム１０によれば、文書情報に基づいて、紙文書について破棄を許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。このような構成によれば、文書情報に基づいて、紙文書について破棄を許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。文書情報に上記操作内容が含まれることにより、どのような操作が行われたか、例えば印刷されたか、複写されたか、読取り操作がされたか、破棄されたか、について容易に確認することができる。これにより、紙文書が他に存在するか否かを確認することができる。
【０２２７】
文書印刷システム１０は、文書情報に基づき、より新しい文書情報を含む画像データを印刷するように構成してもよい。図３６は、第３実施形態にかかる文書印刷システム１０の変形例の構成例を示す図である。図３６に示すように、変形例では、比較処理を行う比較部２０が追加されている。比較部２０は、読取り部２３によって読取られた紙文書に含まれている文書情報と文書情報記憶部３２に記憶されている文書情報とを比較する。そして、印刷部４２は、印刷制御部１９により、画像データ記憶部３３に記憶されている画像データのうち、比較部２０による比較の結果、より新しい文書情報を含む画像データを画像データ記憶部３３から読出して印刷する。また、比較部２０は、文書データの印刷要求が入力された場合に、その文書データに関する情報に対応付けられた文書情報と文書情報記憶部３２に記憶されている文書情報とを比較し、より新しい文書情報を含む画像データを画像データ記憶部３３から読出して印刷するようにしてもよい。なお、第３実施形態において、その他の構成及び処理の内容は、第１実施形態と同様である。
【０２２８】
（文書管理プログラム）
上述した文書印刷システムにおいて用いられる文書管理プログラムは、読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含まない場合に前記文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、前記文書情報付加ステップにおいて文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、をコンピュータに実行させるためのプログラムである。このプログラムを用いれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【０２２９】
上述した文書印刷システムにおいて用いられる文書管理プログラムは、読み取られた紙文書のデジタルデータを取得する読取りステップと、前記読取りステップにおいて取得された紙文書のデジタルデータに、該紙文書に関する情報に対応付けられた主文書情報及び副文書情報を含むか否かを分析部に分析させる分析ステップと、前記分析ステップによる分析の結果、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含まない場合に前記主文書情報及び前記副文書情報を文書情報作成部に作成させ、前記紙文書のデジタルデータが前記主文書情報及び前記副文書情報を含む場合に該紙文書に関する情報および該主文書情報及び前記副文書情報の少なくとも一方を文書情報作成部に更新させる文書情報作成ステップと、前記文書情報作成ステップにおいて作成または更新された前記主文書情報及び前記副文書情報を、文書情報付加部により、前記紙文書に対応するデータに付加させる文書情報付加ステップと、前記文書情報付加ステップにおいて前記主文書情報及び前記副文書情報が付加されたデータを、印刷部により、前記主文書情報及び前記副文書情報が所定の範囲に含まれた紙文書として印刷させる印刷ステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラムである。このプログラムを用いれば、文書情報に基づいて、紙文書について複写などを許可するか否かの制御を簡潔な処理によって行うことができる。
【０２３０】
上記の文書管理プログラムにおいて、前記紙文書に関する情報は、前記紙文書について操作を行った者と、前記紙文書について何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを示す操作回数と、を含むことが好ましい。これらが含まれることにより、紙文書について操作を行った者および何部複写されたかまたは何回読取られたかまたは何部破棄されたかを容易に確認することができる。
【０２３１】
本発明の実施形態を説明したが、この実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。この実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。この実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれると同様に、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【０２３２】
１  制御部
２  複合機
６  認証サーバ
７  バーコード管理サーバ
８  ファイルサーバ
９  クライアントＰＣ
１０  文書印刷システム
１１  認証部
１２  読取り制御部
１３  分析部
１４  抽出部
１５  許可制御部
１６  文書情報作成部
１７  文書情報付加部
１８  画像データ作成部
１９  印刷制御部
２０  比較部
２１  入力部
２２  ユーザ情報入力部
２３  読取り部
３１  記憶部
３２  文書情報記憶部
３３  画像データ記憶部
４１  表示部
４２  印刷部
４３  通信部
５１  破棄部
【図１】
2016149741.tif 000003
【図２】
2016149741.tif 000004
【図３】
2016149741.tif 000005
【図４】
2016149741.tif 000006
【図５】
2016149741.tif 000007
【図６】
2016149741.tif 000008
【図７】
2016149741.tif 000009
【図８】
2016149741.tif 000010
【図９】
2016149741.tif 000011
【図１０】
2016149741.tif 000012
【図１１】
2016149741.tif 000013
【図１２】
2016149741.tif 000014
【図１３】
2016149741.tif 000015
【図１４】
2016149741.tif 000016
【図１５】
2016149741.tif 000017
【図１６】
2016149741.tif 000018
【図１７】
2016149741.tif 000019
【図１８】
2016149741.tif 000020
【図１９】
2016149741.tif 000021
【図２０】
2016149741.tif 000022
【図２１】
2016149741.tif 000023
【図２２】
2016149741.tif 000024
【図２３】
2016149741.tif 000025
【図２４】
2016149741.tif 000026
【図２５】
2016149741.tif 000027
【図２６】
2016149741.tif 000028
【図２７】
2016149741.tif 000029
【図２８】
2016149741.tif 000030
【図２９】
2016149741.tif 000031
【図３０】
2016149741.tif 000032
【図３１】
2016149741.tif 000033
【図３２】
2016149741.tif 000034
【図３３】
2016149741.tif 000035
【図３４】
2016149741.tif 000036
【図３５】
2016149741.tif 000037
【図３６】
2016149741.tif 000038