(57)【要約】【課題】既存の手法で資料のアクセス権限を管理すると、作業が煩雑であり、ユーザへの負担が重く、且つ、ヒューマンエラーが出やすい。【解決手段】会議情報管理システムであって、会議の情報と、当該会議にて発生したタスクの情報と、当該タスクに関連する資料の情報とを関連付けて保持する保持手段と、前記保持手段にて保持された情報に基づいて、タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を、当該タスクが属する会議とは別の会議に付与する指示を受け付けるための設定画面を提供する提供手段と、前記設定画面を介して受け付けた前記指示に基づいて前記別の会議に前記タスクへのアクセス権限を付与することで、当該別の会議に属するユーザに当該タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を付与する付与手段とを有する。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議情報管理システムであって、
会議の情報と、当該会議にて発生したタスクの情報と、当該タスクに関連する資料の情報とを関連付けて保持する保持手段と、
前記保持手段にて保持された情報に基づいて、タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を、当該タスクが属する会議とは別の会議に付与する指示を受け付けるための設定画面を提供する提供手段と、
前記設定画面を介して受け付けた前記指示に基づいて前記別の会議に前記タスクへのアクセス権限を付与することで、当該別の会議に属するユーザに当該タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を付与する付与手段と
を有することを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項２】
前記保持手段にて保持された情報から前記別の会議となる会議の候補を検索する検索手段を更に有し、
前記提供手段は、前記検索手段により検出された候補に基づいて前記設定画面の表示を切り替えることを特徴とする請求項１に記載の会議情報管理システム。
【請求項３】
前記タスクの情報は、当該タスクを担当するユーザの情報を含み、
前記会議の情報は、当該会議を開催するユーザの情報を含み、
前記検索手段は、アクセス権限を付与する資料が関連付けられているタスクを担当しているユーザが開催した会議を、前記別の会議となる会議の候補として検出することを特徴とする請求項２に記載の会議情報管理システム。
【請求項４】
前記設定画面は、前記会議にて発生したタスクの一覧、および、前記別の会議となる会議の候補の一覧を表示し、当該一覧からユーザの選択を受け付け可能に構成されることを特徴とする請求項２または３に記載の会議情報管理システム。
【請求項５】
前記設定画面は、タスクに関連付けられている資料のいずれかに対してアクセス権限を付与する指示を受け付け可能なように、当該資料の一覧を表示することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載の会議情報管理システム。
【請求項６】
前記別の会議に属するユーザのうちのいずれかを前記タスクの担当者に設定する設定手段を更に有し、
前記付与手段は、前記設定手段によりタスクの担当者が設定された場合、前記別の会議に属するユーザのうちの担当者以外のユーザの前記資料に対するアクセス権限を削除することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一項に記載の会議情報管理システム。
【請求項７】
会議情報管理システムの制御方法であって、
会議の情報と、当該会議にて発生したタスクの情報と、当該タスクに関連する資料の情報とを関連付けて記憶部に保持する保持工程と、
前記記憶部に保持された情報に基づいて、タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を、当該タスクが属する会議とは別の会議に付与する指示を受け付けるための設定画面を提供する提供工程と、
前記設定画面を介して受け付けた前記指示に基づいて前記別の会議に前記タスクへのアクセス権限を付与することで、当該別の会議に属するユーザに当該タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を付与する付与工程と
を有することを特徴とする会議情報管理システムの制御方法。
【請求項８】
コンピュータを、
会議の情報と、当該会議にて発生したタスクの情報と、当該タスクに関連する資料の情報とを関連付けて保持する保持手段、
前記保持手段にて保持された情報に基づいて、タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を、当該タスクが属する会議とは別の会議に付与する指示を受け付けるための設定画面を提供する提供手段、
前記設定画面を介して受け付けた前記指示に基づいて前記別の会議に前記タスクへのアクセス権限を付与することで、当該別の会議に属するユーザに当該タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を付与する付与手段
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議情報管理システム及びその制御方法、並びにプログラムに関し、特に、会議毎にアクセス権限が管理されているファイルへのアクセス権限を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の会議システムでは、会議で使用された資料はＤＢ（データベース）に格納され、ユーザにアクセスされる度に、そのユーザのアクセス権限を確認する。セキュリティ向上のために、会議に所属するユーザしかアクセスできないように資料や情報を制御、管理することが一般的であるが、その一方で、業務遂行のために会議に所属しないユーザが資料や情報にアクセスする必要が生じうる。
【０００３】
従来、資料や情報のアクセス権限を持つユーザは、本来アクセス権限がないユーザが資料や情報にアクセスできるように制御する際には、例えば、アクセス権限を付与する、権限のないユーザがアクセスできるフォルダに資料をコピーする、或いは資料を添付ファイルとして権限のないユーザにメールで送信する、などの対応を行う。しかし、上記のような作業は煩雑であり、ユーザの負担が重くなる。例えば、多数のユーザに、複数の資料へのアクセス権限を与える場合には、手作業量は多くなり、ユーザの作業時間が増えるという問題が存在する。
【０００４】
上記問題を解決するために、複数のユーザを一つのグループとして扱うという方法がある。資料のアクセス権限を持つユーザが、一つのユーザグループを指定し、そのグループに所属する複数のユーザたちにアクセス権限を与えることができる。例えば、特許文献１では、ユーザグループ毎に資料へのアクセス権限が与えられる。グループに所属するユーザがそのグループのアクセス権限を利用し、代行アクセスで資料にアクセスすることができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平３−１５４９４２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１では、アクセス権限の付与対象であるユーザを容易に指定できるが、アクセス権限の設定対象である資料の指定は煩雑であり、手間がかかる。例えば、会議で多数の資料が使用された場合、それらの資料それぞれに対し、ユーザグループにアクセス権限を付与することを作業する必要がある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために本願発明は以下の構成を有する。すなわち、会議情報管理システムであって、会議の情報と、当該会議にて発生したタスクの情報と、当該タスクに関連する資料の情報とを関連付けて保持する保持手段と、前記保持手段にて保持された情報に基づいて、タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を、当該タスクが属する会議とは別の会議に付与する指示を受け付けるための設定画面を提供する提供手段と、前記設定画面を介して受け付けた前記指示に基づいて前記別の会議に前記タスクへのアクセス権限を付与することで、当該別の会議に属するユーザに当該タスクに関連付けられた資料へのアクセス権限を付与する付与手段とを有する。
【発明の効果】
【０００８】
本願発明により、タスクの関連情報を利用し、資料や情報に対するアクセス権限の設定を容易にすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本願発明に係る会議情報管理システムの全体構成例を示す図。
【図２】本願発明に係るクライアント端末の構成例を示す図。
【図３】本願発明に係る会議情報管理ＤＢの構成例を示す図。
【図４】本願発明に係る会議情報管理ＤＢに含まれる各ＤＢの構成例を示す図。
【図５】新規会議を作成する際に表示される画面の一例を示す図。
【図６】第一の実施形態に係るアクセス権の制御の際に表示される画面の一例を示す図。
【図７】第一の実施形態に係るアクセス権限付与の処理のフローチャート。
【図８】第二の実施形態に係るアクセス権の制御の際に表示される画面の一例を示す図。
【図９】第二の実施形態に係るアクセス権限付与の処理のフローチャート。
【図１０】第三の実施形態に係るアクセス権限の更新処理のフローチャート。
【図１１】本実施形態に係る情報の検索処理のフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。本願発明の前提として、一般的な会議の進め方を想定する。まず、仕事の遂行のために、会議が開催される。会議の進行に伴い（或いは会議終了後）、担当者が開催された会議に関する情報をＤＢに記録する。具体的には、会議において、ある議題に対する説明及び議論を行った場合、議題の識別情報（以下、ＩＤ）、内容、議題を説明するために使用された資料のＩＤ、および、資料の格納場所のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）が記録される。更には、議論のアウトプットとして、決定されたタスクのＩＤ、内容、担当者の社員ＩＤもＤＢに記録される。
【００１１】
ここで、会議、議題、およびタスクという概念を以下のように定義する。
【００１２】
会議とは、仕事の遂行のために形成したグループである。複数のユーザが一つの会議に所属し、一つ或いは複数の議題に対して議論する。会議の資料および情報は、アクセス権限が付与されたユーザのみがアクセスできるものとし、通常はその会議に所属するユーザしかアクセスできない。
【００１３】
議題とは、会議で資料を用いて、説明および議論する対象となる具体的な内容である。議題に対する説明及び議論により、ユーザによってタスクが決定されることとなる。
【００１４】
タスクとは、議題に対応し、１または複数のユーザが担当する任務である。ある会議のタスクを完遂するために、別の会議を開催することがある。この別の会議により、更に、タスクをブレークダウンし、上記の別の会議に所属するユーザを担当者とすることが考えられる。
【００１５】
上記の会議に関する情報を「会議情報」と称する。また、本明細書中において、説明を分かりやすくするために、以下の呼び方を使う。ある会議Ａが開催された場合において、会議Ａに所属し、会議Ａに属する資料へのアクセス権限を持つユーザを「ユーザＡ」と呼ぶ。会議Ａに所属せず、会議Ａに属する資料へのアクセス権限がないが、会議で決定されたタスクの実行に携わる二人のユーザを「ユーザＢ」、「ユーザＣ」と呼ぶ。もちろん、タスクの実行に携わるユーザの人数を限定するものではない。
【００１６】
＜第一の実施形態＞
図１は、本発明における会議情報管理システム１００の全体構成例を示す図である。会議情報管理システム１００には、クライアント端末１０１および１０２と会議情報管理サーバ１０３とがネットワーク１０４を介して接続されている。なお、図１では２台のクライアント端末が示されているがこれに限定するものではなく、より多くのクライアント端末が接続されていてもよい。また、１台の会議情報管理サーバ１０３が示されているが、物理的に複数の情報処理装置にて、会議情報管理サーバ１０３の処理を分散してサービスを提供する構成であってもよい。
【００１７】
図２は、クライアント端末１０１の全体構成例を示す図である。ネットワークＩ／Ｆ部２０１は、ネットワーク１０４と接続され、会議情報管理サーバ１０３と情報の入出力を行う。表示部２０２は、液晶ディスプレイ等から成る表示手段と、表示手段に対する制御を行う表示制御手段とを含み、制御部２０５により生成された画像データを表示する。記憶部２０３は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）等の大容量記憶装置であり、クライアント端末１０１を動作させるＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、会議情報管理サーバ１０３の情報を表示するアプリケーションなどが格納される。操作入力部２０４は、マウス、キーボード、もしくはタッチパネルといったユーザからの操作を受け付ける入力手段と、入力された操作を制御部２０５に送出する操作制御手段とを含む。制御部２０５は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）や揮発性の記憶部であるＲＡＭ（Ｒａｎｄａｎ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）を含み、クライアント端末１０１の制御を行う。また、ＣＰＵが記憶部２０３に格納されたＯＳやアプリケーション等のプログラムをＲＡＭに展開して実行することで、本実施形態に係る処理を実現する。
【００１８】
クライアント端末１０２、および会議情報管理サーバ１０３の全体構成は図２と同一であるものとし、ここでは説明を割愛する。図示しないが、会議情報管理サーバ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ部２１１、表示部２１２、記憶部２１３、操作入力部２１４、および制御部２１５を有する。さらに、会議情報管理サーバ１０３の記憶部２１３には、会議情報管理ＤＢ３０１、および本実施形態に係る処理を行う会議情報管理アプリケーションが格納される。
【００１９】
［データベース構成］
図３は、会議情報管理サーバ１０３が保持する会議情報管理ＤＢ３０１の構成例を示す図である。会議情報管理ＤＢ３０１は、会議ＤＢ３１０、会議内容ＤＢ３１１、タスクＤＢ３１２、議題ＤＢ３１３、資料ＤＢ３１４、組織情報ＤＢ３１５、および社員情報ＤＢ３１６を含む。以下に示すＩＤ（識別情報）は、同じ対象を示す場合には、各ＤＢ間が連携するために共通した値が用いられる。
【００２０】
図４（Ａ）は、会議ＤＢ３１０に格納されるデータの構成例を示す図である。会議ＤＢ３１０は、会議情報管理サーバ１０３で管理する会議に関する情報を格納するデータベースである。会議ＤＢ３１０には、会議を一意に識別するための会議ＩＤ、会議名、リーダ社員ＩＤ、メンバ社員ＩＤ、および会議内容ＩＤが含まれる。メンバ社員ＩＤ、会議内容ＩＤは、複数の値が格納されてもよい。
【００２１】
図４（Ｂ）は、会議内容ＤＢ３１１に格納されるデータの構成例を示す図である。会議内容ＤＢ３１１は、会議情報管理サーバ１０３で管理する会議内容に関する情報を格納するデータベースである。会議内容ＤＢ３１１には、会議内容を一意に識別するための会議内容ＩＤ、参加社員ＩＤ、開催日時、開催場所、議事内容、発生タスクＩＤ、および議題ＩＤが含まれる。参加社員ＩＤ、発生タスクＩＤ、および議題ＩＤは、複数の値が格納されてもよい。会議内容ＤＢ３１１が発生タスクＩＤを保持することで、会議ＤＢ３１０が保持するタスクの状態管理が可能になる。
【００２２】
会議ＤＢ３１０と会議内容ＤＢ３１１の関係について、簡単に説明する。会議ＤＢ３１０は、新規に会議を開始する際に一度だけ作成される。会議ＤＢ３１０は、会議のリーダや構成するメンバなどの属性を有する。一方、会議内容ＤＢ３１１は、会議ＤＢ３１０が作成された後に実際に会議が開催される度に作成する。会議ＤＢ３１０は実際に開催された数と等しい数の会議内容ＤＢ３１１を持つ。したがって、会議ＤＢ３１０と会議内容ＤＢ３１１との関係は１対１または１対複数となる。
【００２３】
図４（Ｃ）は、タスクＤＢ３１２に格納されるデータの構成例を示す図である。タスクＤＢ３１２は、会議情報管理サーバ１０３で管理するタスクに関する情報を格納するデータベースである。タスクＤＢ３１２には、タスクを一意に識別するためのタスクＩＤ、担当者社員ＩＤ、内容、進捗率、作業開始日、作業完了期日、子タスクＩＤ、依存先タスクＩＤ、および対応議題ＩＤが含まれる。担当者社員ＩＤ、子タスクＩＤ、および依存先タスクＩＤは、複数の値が格納されてもよい。タスクが対応する議題とは、タスクが発生する際に説明および議論されている議題を意味する。
【００２４】
子タスクとは、複数のタスクが階層構造を形成している際に着目タスクの一階層下の階層に属するタスクである。更にその下のタスクは孫タスクともいう。また、着目タスクの一階層上の階層に属するタスクを親タスクと定義する。依存元タスクとは、着目タスクを実行する前に実行されなければならないタスクを指す。依存先タスクとは、着目タスクの実行された後でのみ実行可能なタスクを指す。このように、タスクの実行順序関係とタスクの作業内容が次の実行タスクに影響を与える関係のことを、本発明では依存関係と呼ぶ。本実施形態では、階層構造化において、タスク間の親子関係および依存関係を用いて説明を行う。なお、会議間においても親子関係が成り立つようにしてもよい。
【００２５】
例えば、タスクＩＤ「０００１」のタスクが、タスクＩＤ「０００２」のタスクの作業が完了されなければ開始されないタスクであるとする。この場合、タスクＩＤ「０００１」のタスクはタスクＩＤ「０００２」のタスクの依存元タスクであり、タスクＩＤ「０００２」のタスクはタスクＩＤ「０００１」のタスクの依存先タスクとなる。
【００２６】
図４（Ｄ）は、議題ＤＢ３１３に格納されるデータの構成例を示す図である。議題ＤＢ３１３は、会議情報管理サーバ１０３で管理する会議の議題に関する情報を格納するデータベースである。議題ＤＢ３１３には、議題を一意に識別するための議題ＩＤ、タイトル、発表者社員ＩＤ、資料ＵＲＬ、開始日時、終了日時、および対応する資料の資料ＩＤが格納される。発表者社員ＩＤ、資料ＵＲＬ、対応資料ＩＤは複数の値が格納されてもよい。
【００２７】
図４（Ｅ）は、資料ＤＢ３１４に格納されるデータの構成例を示す図である。資料ＤＢ３１４は、会議情報管理サーバ１０３で管理する資料に関する情報を格納するデータベースである。資料ＤＢ３１４には、資料を一意に識別するための資料ＩＤ、資料名、資料ＵＲＬ、およびアクセスリストが格納される。アクセスリストは、各資料にアクセス可能な１または複数のユーザの社員ＩＤが含まれる。
【００２８】
図４（Ｆ）は、組織情報ＤＢ３１５に格納されるデータの構成例を示す図である。組織情報ＤＢ３１５は、会議情報管理サーバ１０３で管理する組織に関する情報を格納するデータベースである。組織情報ＤＢ３１５には、組織情報を一意に識別するための組織ＩＤ、名前、子組織ＩＤ、リーダ社員ＩＤ、メンバ社員ＩＤ、および担当業務が格納される。子組織ＩＤ、およびメンバ社員ＩＤは複数の値が格納されてもよい。なお、子組織とは、着目組織の配下に位置する組織を指す。つまり、組織間において親子関係が成り立つ。
【００２９】
図４（Ｇ）は、社員情報ＤＢ３１６に格納されるデータの構成例を示す図である。社員情報ＤＢ３１６は、会議情報管理サーバ１０３で管理する社員に関する情報を格納するデータベースである。社員情報ＤＢ３１６には、社員情報を一意に識別するための社員ＩＤ、氏名、役職、および所属組織ＩＤが格納される。
【００３０】
［インタフェース］
図５は、クライアント端末１０１の制御部２０５で実行されるアプリケーションにより、会議ＤＢ３１０に新規会議を作成する際に表示部２０２に表示される画面の一例を表す図である。ユーザは、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）操作を用いて、システムに対し入力を行う。実行されるアプリケーションは、会議情報管理サーバ１０３と連携して処理を行うものとし、ＷＥＢブラウザやデスクトップアプリケーションなど、その実行形態は問わない。新規会議作成画面５０１は、会議ＤＢ３１０を構成する情報である会議ＩＤ５０２、会議名５０３、リーダ社員ＩＤ５０４、およびメンバ社員ＩＤ５０５を表示する。会議ＩＤ表示領域５０６には、会議情報管理サーバ１０３が決定した会議ＩＤを表示する。もちろん、ユーザが任意の会議ＩＤを入力しても構わない。
【００３１】
また、新規会議作成画面５０１は、会議名入力領域５０７、リーダ社員ＩＤ入力領域５０８、およびメンバ社員ＩＤ入力領域５０９を備える。ユーザはこれらの入力領域に対して、操作入力部２０４を使用して情報を入力する。図５に示す新規会議作成画面５０１では、入力が必須である項目については“＊”を表示している。さらに、新規会議作成画面５０１は、新規会議作成ボタン５１０を備える。ユーザが新規会議作成ボタン５１０を押下することで、ユーザが入力した会議作成に必要な情報が会議情報管理サーバ１０３に送信され、新規会議が作成、登録される。
【００３２】
図６（Ａ）は、ユーザＡがクライアント端末１０１の制御部２０５で実行されるアプリケーションにより、会議情報管理ＤＢ３０１に格納されている会議情報を閲覧する際に表示部２０２に表示される画面の一例を示す。会議情報閲覧画面６０１には、会議に関する基本情報、及び会議資料の情報が表示される。表示される会議の基本情報は、会議ＩＤ６０２、会議名６０３、開催日時６０４、開催場所６０５、およびメンバ名６０６（リーダ名および参加社員名）を含む。また、会議で使用された資料のＵＲＬ６０７が会議基本情報の下に表示される。更に、会議の議事録のプレビュー６０８が表示される。会議情報閲覧画面６０１により、ユーザＡは会議でどういう資料が使用されたか、議事録にどんな内容が書いてあるか、などの情報を簡単に把握できる。
【００３３】
図６（Ｂ）は、ユーザＡがクライアント端末１０１の制御部２０５で実行されるアプリケーションにより、資料のアクセス権限を設定、更新する際に表示部２０２に表示される設定画面の一例を示す。図６（Ａ）に示す会議情報閲覧画面６０１において、ユーザＡがアクセス権限更新ボタン６０９を押下すると、閲覧されている会議で発生したタスクのタスク一覧６１０が表示される。タスク一覧６１０には、タスクＤＢ３１２の情報構成であるタスクＩＤ６１１、タスクの担当者の社員ＩＤ６１２、タスク内容６１３、および所属する議題ＩＤ６１４が関連付けて、タスクの候補が選択可能に表示される。ユーザＡは、別の会議を設け、その別の会議に属するユーザに実行させたいタスクを選択する。例えば、ユーザＡは、ハード開発の担当者「田中」であり、タスクＩＤ「０００１」のタスクを実行するために、他のユーザと共に別の会議を開催したとする。この場合において、他のユーザたちにタスクに携わる資料を開示したい場合、ユーザＡは、タスクＩＤ「０００１」のタスクであるタスク６１５を選択し、確定ボタン６１６を押下する。
【００３４】
図６（Ｃ）は、ユーザＡがクライアント端末１０１の制御部２０５で実行されるアプリケーションにより、資料へのアクセス権限の付与対象としたい会議を選択する際に表示部２０２に表示される設定画面の一例を示す。図６（Ｂ）に示す会議情報閲覧画面６０１において、ユーザＡが所望のタスクを選択し、確定ボタン６１６を押下すると、選択されていないタスクの表示が消える。その後、選択されたタスクの下に、該当タスクの担当者（ここでは担当者「田中」）が開催した別の会議の会議一覧６１７が、選択可能に表示される。ユーザＡは、会議一覧６１７の中から資料の開示対象としたい会議を選択する。例えば、「ハードウェア開発」というタスクを実行するために、タスクに携わるユーザＢとユーザＣに資料を開示したい場合を想定する。この場合、ユーザＡは、ユーザＢ（社員ＩＤ「１１１１」）とユーザＣ（社員ＩＤ「１１１２」）が所属する「製品Ａ開発  ハードウェア全体会議」６１８を選択し、確定ボタン６１９を押下する。
【００３５】
［処理フロー］
図７は、クライアント端末１０１の制御部２０５と会議情報管理サーバ１０３の制御部２１５が、会議情報管理サーバ１０３にて管理されている情報を利用し、資料へのアクセス権限を、会議に所属しないユーザに付与するためのフローチャートを示す。本フローチャートのＳ７０１〜Ｓ７０４、Ｓ７１１〜Ｓ７１４は、クライアント端末１０１の制御部２０５により実行される。また、本フローチャートのＳ７０５〜Ｓ７１０、Ｓ７１５〜Ｓ７２４は、会議情報管理サーバ１０３の制御部２１５により実行される。
【００３６】
Ｓ７０１にて、クライアント端末１０１は、操作入力部２０４を用いてアクセス権限更新要求受け付けるまで待ち状態とし、表示部２０２に会議情報閲覧画面６０１（図６（Ａ））を表示する。ここでのアクセス権限更新要求は、会議情報閲覧画面６０１のアクセス権限更新ボタン６０９がユーザにより押下されることにより指示される。
【００３７】
Ｓ７０２にて、クライアント端末１０１は、アクセス権限更新要求を検知したら（Ｓ７０１にてＹＥＳ）、会議情報閲覧画面６０１を図６（Ｂ）の状態へと遷移させる。
【００３８】
Ｓ７０３にて、クライアント端末１０１は、会議情報閲覧画面６０１で表示されたタスクの中から所望のタスクの選択をユーザから受け付け、選択されたタスクのタスクＩＤを記憶部２０３に保存する。
【００３９】
Ｓ７０４にて、クライアント端末１０１は、ネットワークＩ／Ｆ部２０１を介して、Ｓ７０３で保存されたタスクＩＤを会議情報管理サーバ１０３に送信する。
【００４０】
Ｓ７０５にて、会議情報管理サーバ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ部２１１を介してクライアント端末１０１からタスクＩＤを受信できるまで待ち状態とする。
【００４１】
Ｓ７０６にて、会議情報管理サーバ１０３は、クライアント端末１０１からタスクＩＤを受信すると（Ｓ７０５にてＹＥＳ）、受信したタスクＩＤを会議情報管理サーバ１０３の記憶部２１３に保存する。
【００４２】
Ｓ７０７にて、会議情報管理サーバ１０３は、タスクＤＢ３１２にアクセスし、受信したタスクＩＤを用いて検索を行う。検索方法のフローチャート、及び詳細な説明は後述する。なお、本実施形態におけるすべての検索は同じ検索方法を用いるものとし、重複する検索処理の説明は省略する。以下、Ｓ７０８〜Ｓ７１７の処理と、Ｓ７１８〜Ｓ７２２の処理を並列に処理する。なお、この流れに限定するものではなく、いずれか一方の処理が完了した後にもう一方の処理を行うようにしても構わない。
【００４３】
Ｓ７０８にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ７０７の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｃ）に示すタスクＤＢ３１２のうちのタスク担当者を示す担当者社員ＩＤが該当する。
【００４４】
Ｓ７０９にて、会議情報管理サーバ１０３は、会議ＤＢ３１０にアクセスし、Ｓ７０８で保存された担当者社員ＩＤを用いて、その担当者がリーダである会議を検索する。そして、会議情報管理サーバ１０３は、検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ａ）に示す会議ＤＢ３１０のうちの会議ＩＤおよび会議名が該当する。
【００４５】
Ｓ７１０にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ７０９の検索結果をネットワークＩ／Ｆ部２１１を介して、クライアント端末１０１に送信する。なお、検索結果に複数の会議情報が含まれる場合には、それらの複数の会議情報を送信してもよい。
【００４６】
Ｓ７１１にて、クライアント端末１０１は、ネットワークＩ／Ｆ部２０１を介して、会議情報管理サーバ１０３からの会議情報を受信するまで待ち状態とする。
【００４７】
Ｓ７１２にて、クライアント端末１０１は、会議情報を受信したら（Ｓ７１１にてＹＥＳ）、表示部２０２に、会議を選択する会議一覧６１７（図６（Ｃ））を表示させる。
【００４８】
Ｓ７１３にて、クライアント端末１０１は、操作入力部２０４を介して、会議一覧６１７で表示された会議の中から所望の会議の選択をユーザから受け付け、選択された会議の会議ＩＤを記憶部２０３に保存する。複数の会議が選択された場合、複数の会議情報が記憶部２０３に保存される。
【００４９】
Ｓ７１４にて、クライアント端末１０１は、ネットワークＩ／Ｆ部２０１を介して、Ｓ７１３で保存された会議ＩＤを会議情報管理サーバ１０３に送信する。
【００５０】
Ｓ７１５にて、会議情報管理サーバ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ部２１１を介して、クライアント端末１０１から会議ＩＤを受信し、記憶部２１３に保存する。
【００５１】
Ｓ７１６にて、会議情報管理サーバ１０３は、会議ＤＢ３１０にアクセスし、Ｓ７１５で保存された会議ＩＤを用いて、対応する会議情報を検索する。
【００５２】
Ｓ７１７にて、会議情報管理サーバ１０３は、検索結果を取得し、記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ａ）に示す会議ＤＢ３１０のうちの会議に所属するすべてのユーザのメンバ社員ＩＤが該当する。
【００５３】
Ｓ７１８にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ７０７の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｃ）に示すタスクＤＢ３１２のうちのタスクが対応する議題ＩＤが該当する。
【００５４】
Ｓ７１９にて、会議情報管理サーバ１０３は、議題ＤＢ３１３にアクセスし、Ｓ７１８で取得した議題ＩＤを用いて対応する議題情報を検索する。
【００５５】
Ｓ７２０にて、会議情報管理サーバ１０３は、検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｄ）に示す議題ＤＢ３１３のうちの議題に対応する資料ＩＤが該当する。
【００５６】
Ｓ７２１にて、会議情報管理サーバ１０３は、資料ＤＢ３１４にアクセスし、Ｓ７２０で記憶された資料ＩＤを用いて、対応する資料を検索する。
【００５７】
Ｓ７２２にて、会議情報管理サーバ１０３は、検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｅ）に示す資料ＤＢ３１４のうちの資料のアクセスリストが該当する。
【００５８】
Ｓ７２３にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ７１７にてユーザの社員ＩＤを取得できるまで待ち状態となる。つまり、Ｓ７１７およびＳ７２２の処理が完了し、クライアント端末１０１から社員ＩＤが取得された場合に（Ｓ７２３にてＹＥＳ）、Ｓ７２４の処理が行われることとなる。
【００５９】
Ｓ７２４にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ７１７で取得したユーザの社員ＩＤとＳ７２２で取得したアクセスリストを用いて、アクセスリストを更新する。そして、本処理フローを終了する。
【００６０】
（検索処理）
図１１は、ＩＤを用いて、各ＤＢで情報を検索する際の具体的な検索処理のフローチャートである。図７のＳ７０７、Ｓ７０９、Ｓ７１６、Ｓ７１９、Ｓ７２１の処理に対応する。本処理は会議情報管理サーバ１０３の制御部２１５により実行される。ここでは、各種ＩＤを用いて、会議ＤＢ３１０、会議内容ＤＢ３１１、タスクＤＢ３１２、議題ＤＢ３１３、資料ＤＢ３１４、および社員情報ＤＢ３１６から情報を検索する場合に、「００００」番のＩＤから順次比較する。なお、ＩＤは、図７に示した各工程のＩＤに対応し、その工程に応じてＩＤの種類は変わる。また、ＩＤをキーとして情報が検索される場合には、各ＤＢを構成する各項目に対応して検索できるものとする。例えば、会議ＤＢ３１０においては、会議ＩＤをキーとして会議情報を検索が可能である。更には、社員ＩＤを用いてリーダ社員やメンバ社員をキーとして会議情報を検索可能であり、会議内容ＩＤを用いても検索可能である。
【００６１】
Ｓ１１０１にて、会議情報管理サーバ１０３は、ＩＤを「００００」に設定する。
【００６２】
Ｓ１１０２にて、会議情報管理サーバ１０３は、設定したＩＤと検索対象のＩＤとが一致するか否かを判定する。
【００６３】
一致する場合（Ｓ１１０２にてＹＥＳ）、Ｓ１１０３にて、会議情報管理サーバ１０３は、その設定したＩＤを検索結果として検出し、記録する。そして、本処理フローを終了する。
【００６４】
不一致である場合（Ｓ１１０２にてＮＯ）、Ｓ１１０４にて、会議情報管理サーバ１０３は、その設定したＩＤはＤＢに含まれる最後のＩＤであるか否かを判定する。
【００６５】
最後のＩＤではない場合（Ｓ１１０４にてＮＯ）、Ｓ１１０６にて、会議情報管理サーバ１０３は、ＩＤをインクリメントし、Ｓ１１０２へ戻って処理を繰り返す。
【００６６】
既に最後のＩＤである場合（Ｓ１１０４にてＹＥＳ）、すべてのＩＤに対して、検索が終わったものとし、Ｓ１１０５にて、会議情報管理サーバ１０３は、検索結果を「なし」と記録する。そして、本処理フローを終了する。
【００６７】
上記処理により、ある会議に属するユーザＡがその会議のタスクに関する資料へのアクセス権限を、他の会議に属するユーザＢ及びユーザＣに付与することが容易となる。
【００６８】
＜第二の実施形態＞
次に、第一の実施形態との差分を中心に、本願発明に係る第二の実施形態の説明をする。第一の実施形態では、タスクに対応する議題の関連資料のアクセス権限をまとめてユーザＢ及びユーザＣに付与した。第二の実施形態では、関連資料の中に、ユーザＢ及びユーザＣに開示できるのは一部のみの場合を考慮し、ユーザＡが開示する資料を更に限定できるようにする実施形態について説明する。
【００６９】
図８は、第二の実施形態に係る会議情報閲覧画面の一例を示す。ユーザＡがアクセス権限の付与対象としたい会議を選択した後に、会議に所属するメンバ情報の表示が切り替わり、選択された会議の横に資料の資料一覧８０１が表示される。ここでは、資料一覧８０１には、ユーザＡが選択したタスクに関連する資料８０２、８０３および選択を制御するためのボタン８０４、８０５が表示されている。図８に示す資料一覧８０１は、第一の実施形態にて述べた図６（Ｃ）の状態から会議が選択された後に表示されるものとする。
【００７０】
ユーザＡが、表示された資料の中から開示したい資料を選択し、確定ボタン８０６を押下すると、選択した資料のみのアクセス権限がユーザＢ及びユーザＣに付与されることとなる。
【００７１】
［処理フロー］
図９は、第二の実施形態のフローチャートである。ここでは、第一の実施形態との差分であるＳ９０７以降の処理のみを説明する。
【００７２】
Ｓ９０７にて、会議情報管理サーバ１０３は、タスクＤＢ３１２にアクセスし、タスクＩＤを用いて、対応するタスクを検索する。本実施形態における検索方法は第一の実施形態における検索方法（図１１）と同じであるので説明を割愛する。続いて、Ｓ９０８〜Ｓ９１０の処理と、Ｓ９１１〜Ｓ９１６の処理とを並列に行う。なお、この流れに限定するものではなく、いずれか一方の処理が完了した後にもう一方の処理を行うようにしても構わない。
【００７３】
Ｓ９０８にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ９０７の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｃ）に示すタスクＤＢ３１２のうちのタスク担当者の担当者社員ＩＤが該当する。
【００７４】
Ｓ９０９にて、会議情報管理サーバ１０３は、会議ＤＢ３１０にアクセスし、Ｓ９０８で取得した担当者社員ＩＤを用いて、その担当者がリーダである会議を検索し、検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ａ）に示す会議ＤＢ３１０のうちの会議ＩＤと会議名が該当する。
【００７５】
Ｓ９１０にて、会議情報管理サーバ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ部２１１を介して、クライアント端末１０１にＳ９０９の検索結果を送信する。
【００７６】
Ｓ９１１にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ９０７の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｃ）に示すタスクＤＢ３１２のうちのタスクが対応する議題ＩＤが該当する。
【００７７】
Ｓ９１２にて、会議情報管理サーバ１０３は、議題ＤＢ３１３にアクセスし、Ｓ９１１で取得した議題ＩＤを用いて、対応する議題を検索する。
【００７８】
Ｓ９１３にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ９１２の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｄ）に示す議題ＤＢ３１３のうちの議題に対応する資料ＩＤが該当する。
【００７９】
Ｓ９１４にて、会議情報管理サーバ１０３は、資料ＤＢ３１４にアクセスし、Ｓ９１３で取得した資料ＩＤを用いて、対応する資料を検索する。
【００８０】
Ｓ９１５にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ９１４の検索結果を取得し、記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｅ）に示す資料ＤＢ３１４のうちの資料ＩＤと資料名が該当する。
【００８１】
Ｓ９１６にて、会議情報管理サーバ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ部２１１を介して、クライアント端末１０１にＳ９１５で保存された検索結果を送信する。
【００８２】
Ｓ９１７にて、クライアント端末１０１は、ネットワークＩ／Ｆ部２０１を介して、会議情報管理サーバ１０３からの会議情報と資料情報を受信するまで待ち状態とする。
【００８３】
各種情報を受信すると（Ｓ９１７にてＹＥＳ）、Ｓ９１８にて、クライアント端末１０１は、受信した会議情報を含む会議一覧６１７（図６（Ｃ））を表示部２０２に表示する。
【００８４】
Ｓ９１９にて、クライアント端末１０１は、操作入力部２０４を介して会議の選択を受け付けるまで待ち状態とする。
【００８５】
会議の選択を受け付けると（Ｓ９１９にてＹＥＳ）、Ｓ９２０にて、クライアント端末１０１は、受信した資料情報含む資料一覧８０１（図８）を表示部２０２に表示する。
【００８６】
Ｓ９２１にて、クライアント端末１０１は、ユーザが選択した会議ＩＤと資料ＩＤを記憶部２０３に保存する。なお、複数の資料が選択された場合、複数の資料ＩＤが記録される。
【００８７】
Ｓ９２２にて、クライアント端末１０１は、ネットワークＩ／Ｆ部２０１を介して、Ｓ９２１で保存された会議ＩＤと資料ＩＤを、会議情報管理サーバ１０３に送信する。
【００８８】
図９のＳ９２３〜Ｓ９２５は、第一の実施形態にて述べた図７のＳ７１５〜Ｓ７１７の処理と同じであるため割愛する。なお、図９において、Ｓ９２３〜Ｓ９２５の処理と、Ｓ９２６〜９２８の処理とが並列に実行されている構成を示しているが、これに限定するものではなく、いずれか一方の処理が完了した後にもう一方の処理を行うようにしても構わない。
【００８９】
Ｓ９２６にて、会議情報管理サーバ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ部２１１を介して、クライアント端末１０１から資料ＩＤを受信し、記憶部２１３に保存する。
【００９０】
Ｓ９２７にて、会議情報管理サーバ１０３は、資料ＤＢ３１４にアクセスし、Ｓ９２６で保存された資料ＩＤを用いて対応する資料を検索する。
【００９１】
Ｓ９２８にて、会議情報管理サーバ１０３は、検索結果を取得し、記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、図４（Ｅ）に示す資料ＤＢ３１４のうちの資料のアクセスリストが該当する。
【００９２】
Ｓ９２９にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ９２５でユーザの社員ＩＤを取得できるまで待ち状態とする。つまり、Ｓ９２５およびＳ９２８の処理が完了し、社員ＩＤが取得された場合に（Ｓ９２９にてＹＥＳ）、Ｓ９３０の処理が行われることとなる。
【００９３】
Ｓ９３０にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ９２５で取得したユーザの社員ＩＤとＳ９２８で取得した資料のアクセスリストを用いて、資料のアクセス権限を更新する。
【００９４】
本実施形態により、第一の実施形態の効果に加え、更にユーザＡがタスクに関連する資料の中の一部を更に指定し、指定した資料のみのアクセス権限を他の会議に属するユーザＢ及びユーザＣに付与することが可能となる。
【００９５】
＜第三の実施形態＞
次に、第一、第二の実施形態との差分を中心に、本実施形態に係る第三の実施形態の説明をする。第一、第二の実施形態では、タスクの関連資料へのアクセス権限を、タスクの実行に携わるユーザたちに付与したが、タスクがブレークダウンされ、ユーザたちの中のいずれかが下位階層の子タスクの担当者として指定された場合については想定していない。
【００９６】
第三の実施形態では、セキュリティ向上を考慮し、子タスクの担当者が指定された後に、子タスクの担当者以外のユーザの、第一、第二の実施形態の方法で付与されたアクセス権限を削除する。例えば、第一、第二の実施形態の方法でユーザＢとユーザＣに資料へのアクセス権限を付与した後に、子タスクの担当者をユーザＢに決定したとする。この場合において、セキュリティ向上のために、それ以後の仕事の進捗、資料のアップデートはユーザＣに開示する必要がないので、上記資料に対するアクセス権限をユーザＣから削除する。
【００９７】
［更新処理］
図１０は、第三の実施形態に係るアクセスリストの更新処理を説明するフローチャートである。本処理フローは、会議情報管理サーバ１０３の制御部２１５により実行される。
【００９８】
Ｓ１０００にて、会議情報管理サーバ１０３は、図７のＳ７２２で取得した資料のアクセスリストをクリアする。
【００９９】
Ｓ１００１にて、会議情報管理サーバ１０３は、図７のＳ７０７で取得したタスク情報を記憶部２１３から取得する。ここで取得される情報は、タスクが対応する議題ＩＤ、及びタスクの子タスクＩＤである。以下、Ｓ１００２〜Ｓ１００６の処理と、Ｓ１００７〜Ｓ１０１１の処理とが並列にて実行される。なお、この流れに限定するものではなく、いずれか一方の処理が完了した後にもう一方の処理を行うようにしても構わない。
【０１００】
Ｓ１００２にて、会議情報管理サーバ１０３は、会議内容ＤＢ３１１にアクセスし、議題ＩＤを用いて対応する会議内容を検索する。ここでの処理は、第一の実施形態にて述べた図１１の処理と同様である。
【０１０１】
Ｓ１００３にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ１００２の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、議題に対応する会議内容ＩＤが該当する。
【０１０２】
Ｓ１００４にて、会議情報管理サーバ１０３は、会議ＤＢ３１０にアクセスし、Ｓ１００３で取得した会議内容ＩＤを用いて対応する会議を検索する。ここでの処理は、第一の実施形態にて述べた図１１の処理と同様である。
【０１０３】
Ｓ１００５にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ１００４の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、会議に所属するすべてのユーザの社員ＩＤである。
【０１０４】
Ｓ１００６にて、会議情報管理サーバ１０３は、図７のＳ７２２で取得したアクセスリストに、Ｓ１００５にて取得した社員ＩＤを登録する。
【０１０５】
Ｓ１００７にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ１００１で取得したタスクの子タスクが存在するか否かを判定する。子タスクが存在する場合は（Ｓ１００７にてＹＥＳ）Ｓ１００８へ進み、子タスクが存在しない場合は（Ｓ１００７にてＮＯ）Ｓ１０１１に進む。
【０１０６】
Ｓ１００８にて、会議情報管理サーバ１０３は、タスクＤＢ３１２にアクセスし、子タスクのタスクＩＤを用いて対応するタスクを検索する。ここでの処理は、第一の実施形態にて述べた図１１の処理と同様である。
【０１０７】
Ｓ１００９にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ１００８の検索結果を記憶部２１３に保存する。ここでの検索結果とは、子タスクの担当者の社員ＩＤが該当する。
【０１０８】
Ｓ１０１０にて、会議情報管理サーバ１０３は、図７のＳ７１７で取得したユーザの社員ＩＤと、子タスクの担当者の社員ＩＤとが一致するか否かを判定する。一致する場合は（Ｓ１０１０にてＹＥＳ）Ｓ１０１１へ進み、一致しない場合は（Ｓ１０１０にてＮＯ）Ｓ１０１２へ進む。
【０１０９】
Ｓ１０１１にて、会議情報管理サーバ１０３は、担当者として一致したユーザの社員ＩＤを記憶部２１３に保存する。
【０１１０】
Ｓ１０１２にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ１００６での登録が完了し終わるまで待ち状態とする。
【０１１１】
アクセスリストへの登録が完了した後（Ｓ１０１２にてＹＥＳ）、Ｓ１０１３にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ１０１１にて保存されたユーザの社員ＩＤと、既にＳ１００６で登録されたユーザの社員ＩＤとが重複するか否かを判定する。重複する場合は（Ｓ１０１３にてＹＥＳ）本処理フローを終了し、重複していない場合（Ｓ１０１３にてＮＯ）はＳ１０１４に進む。
【０１１２】
Ｓ１０１４にて、会議情報管理サーバ１０３は、Ｓ１０１１で保存されたユーザの社員ＩＤにアクセスリストに登録する。つまり、登録されていない社員ＩＤのみを新たに追加する。
【０１１３】
以上の処理により、タスクが発生する場である上位会議に所属するユーザの社員ＩＤがすべて登録される。また、タスクの子タスクが確定されるまで、タスクの実行のために開催された別の会議に所属するユーザの社員ＩＤが登録される。そして、タスクの子タスクが確定された後に、別の会議に所属するユーザの中に、子タスクの担当者ではないユーザのアクセス権限が削除されることとなる。これにより、第一、第二の実施形態の効果に加え、セキュリティを向上させることができる。
【０１１４】
＜その他の実施形態＞
本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【符号の説明】
【０１１５】
１００  会議情報システム、１０１  クライアント端末、１０３  会議情報管理サーバ、１０４  ネットワーク
【図１】
2016048451.tif 000003
【図２】
2016048451.tif 000004
【図３】
2016048451.tif 000005
【図４】
2016048451.tif 000006
【図５】
2016048451.tif 000007
【図６】
2016048451.tif 000008
【図７】
2016048451.tif 000009
【図８】
2016048451.tif 000010
【図９】
2016048451.tif 000011
【図１０】
2016048451.tif 000012
【図１１】
2016048451.tif 000013