(57)【要約】      （修正有）【課題】電子文書作成プログラムにより作成され、メモ作成機能が付加されたブラウザなどを用いた電子文書に、タブレット端末に記録された写真・動画・音声等の記録データならびに表計算プログラムによって作成された数値データ等が含まれるファイルを電子文書の任意の箇所に貼り付け、保存することができる電子文書の情報管理装置を提供する。【解決手段】電子文書作成プログラムにより作成されたブラウザなどを用いた電子文書を作業現場で使用するにあたり、作業現場の過程で気づいたことを写真・動画・音声・数値データによりメモとしてタブレット端末に記録するとともに、前記タブレット端末に記録された写真・動画・音声・数値データ等の記録データを写真・動画・音声・数値データファイルとして収録するための写真・動画・音声・数値データ収録ボタンを、前記ブラウザなどを用いた電子文書の画面上に設ける。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書作成プログラムにより作成されたブラウザなどを用いた電子文書を作業現場で使用するにあたり、作業現場の過程で気づいたことを写真・動画・音声・数値データによりメモとしてタブレット端末に記録するとともに、前記タブレット端末に記録された写真・動画・音声・数値データ等の記録データを写真・動画・音声・数値データファイルとして収録するための写真・動画・音声・数値データ収録ボタンを、前記ブラウザなどを用いた電子文書の画面上に設けたことを特徴とする電子文書の情報管理装置。
【請求項２】
前記写真・動画・音声・数値データ収録ボタンによって収録された写真・動画・音声・数値データファイルは、ファイル名一覧表で表示され、その一覧のうちの必要ファイルを目的のメモ表示部に指定すると登録され、登録されたメモをクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップしたメモ画面で表示・再生されることを特徴とする請求項１記載の電子文書の情報管理装置。
【請求項３】
電子文書作成プログラムにより作成されたブラウザなどを用いた電子文書を作業現場で使用するにあたり、作業現場の過程で気づいたことを外部プログラムを用いて記録された写真・動画・音声・数値データによりメモとして端末に記録するとともに、記録された写真・動画・音声・数値データファイルが属する親ファイル名を指定すると、その親ファイルに収録されたファイル名一覧が表示され、その一覧のうちの必要ファイルを、前記ブラウザなどを用いた電子文書内の目的のメモ表示部に指定すると登録され、登録されたメモをクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップしたメモ画面で表示・再生されることを特徴とする電子文書の情報管理装置。
【請求項４】
前記メモ画面に編集用ボタンを設け、そのボタンをクリックすると、直接その端末の外部プログラムで記録された音声・動画・写真・数値データファイル名の指定入力が可能となり、入力が完了した時点でメモ画面をクリックすると、指定した音声・動画・写真・数値データがポップアップした画面で再生・表示されることを特徴とする請求項３記載の電子文書の情報管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書の情報管理装置に関するもので、詳しくは、電子文書作成プログラムにより作成され、メモ作成機能が付加されたブラウザなどを用いた電子文書に、タブレット端末に記録された写真・動画・音声等の記録データならびにエクセルなどの表計算プログラムによって作成されたファイルを電子文書の任意の箇所に貼り付け、保存することが出来る電子文書の情報管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
電子文書と紙文書が混在しているような業務環境、さらには文書以外の映像や音声といった他のメディア情報が蓄積されている環境において、従来の電子文書に対する情報検索・情報アクセスだけではなく、紙文書に手書きで加えた注釈からの情報検索・情報アクセスとして、紙文書や電子文書に対するアクセスの記録、すなわち紙上に筆記したメモや注釈などや電子文書の変更や閲覧の履歴により、関連情報の検索や提示を可能にする情報管理方法および情報管理装置が公知となっている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
一方、電子文書を作成する電子文書作成プログラムには、メモ作成機能が搭載されているが、そこに記載できるものは文字に限定されるか、ＵＲＬ指定ができるものに限定され、同じパソコン内であっても写真・動画・音声ファイルなどの媒体ならびに表計算プログラムのファイルなどを直接指定して利用することはできない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−３１４９２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
電子文書作成プログラムによって作成されるブラウザなどを用いた電子文書は後から追記ができないため、内容の変更を行なうことはできない。このような電子文書を現場で利用して長年経過すると、現場の環境変化、点検内容の変化により文書の内容と現場の作業との間に相違点が発生し現場にマッチングした資料でなくなる。正しい資料にするためには、電子文書の作成メーカーに修正依頼する必要があり、費用が修正の都度必要になる。また、電子文書に関連する表計算プログラムのファイルなどを貼り付けることができないため、文書に関連する数値データ等はその文書に関連付けた保管ができず、データ管理が煩雑となる。
【０００６】
本発明は、上記の問題点を解決するために、電子文書作成プログラムにより作成され、メモ作成機能が付加されたブラウザなどを用いた電子文書に、タブレット端末に記録された写真・動画・音声等の記録データならびに表計算プログラムによって作成された数値データ等が含まれるファイルを電子文書の任意の箇所に貼り付け、保存することによりカスタマイズを容易にするとともに長期にわたって文書を使用し、さらに数値データを電子文書にメモとして配置するという機能により電子文書と数値データの関連付けが可能となり数値データの整理、保存検索を容易とすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、請求項１の電子文書の情報管理装置は、電子文書作成プログラムにより作成されたブラウザなどを用いた電子文書を作業現場で使用するにあたり、作業現場の過程で気づいたことを写真・動画・音声・数値データによりメモとしてタブレット端末に記録するとともに、前記タブレット端末に記録された写真・動画・音声・数値データ等の記録データを写真・動画・音声・数値データファイルとして収録するための写真・動画・音声・数値データ収録ボタンを、前記ブラウザなどを用いた電子文書の画面上に設けたことを特徴とするものである。
【０００８】
また、請求項２の電子文書の情報管理装置は、請求項１記載の電子文書の情報管理方法であって、前記写真・動画・音声・数値データ収録ボタンによって収録された写真・動画・音声・数値データファイルは、ファイル名一覧表で表示され、その一覧のうちの必要ファイルを目的のメモ表示部に指定すると登録され、登録されたメモをクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップしたメモ画面で表示・再生されることを特徴とするものである。
【０００９】
また、請求項３の電子文書の情報管理装置は、電子文書作成プログラムにより作成されたブラウザなどを用いた電子文書を作業現場で使用するにあたり、作業現場の過程で気づいたことを外部プログラムを用いて記録された写真・動画・音声・数値データによりメモとして端末に記録するとともに、記録された写真・動画・音声・数値データファイルが属する親ファイル名を指定すると、その親ファイルに収録されたファイル名一覧が表示され、その一覧のうちの必要ファイルを、前記ブラウザなどを用いた電子文書内の目的のメモ表示部に指定すると登録され、登録されたメモをクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップしたメモ画面で表示・再生されることを特徴とするものである。
【００１０】
また、請求項４の電子文書の情報管理装置は、請求項３記載の電子文書の情報管理装置であって、前記メモ画面に編集用ボタンを設け、そのボタンをクリックすると、直接その端末の外部プログラムで記録された音声・動画・写真・数値データファイル名の指定入力が可能となり、入力が完了した時点でメモ画面をクリックすると、指定した音声・動画・写真・数値データがポップアップした画面で再生・表示されることを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００１１】
本発明の電子文書の情報管理装置によれば、電子文書作成プログラムにより作成されたブラウザなどを用いた電子文書を作業現場で使用するにあたり、作業現場の過程で気づいたことを写真・動画・音声・数値データによりメモとしてタブレット端末に記録するとともに、前記タブレット端末に記録された写真・動画・音声・数値データ等の記録データを写真・動画・音声・数値データファイルとして収録するための写真・動画・音声・数値データ収録ボタンを、前記ブラウザなどを用いた電子文書の画面上に設け、写真・動画・音声・数値データ収録ボタンによって収録された写真・動画・音声・数値データファイルは、ファイル名一覧表で表示され、その一覧のうちの必要ファイルを目的のメモ表示部に指定すると登録され、登録されたメモをクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップしたメモ画面で表示・再生されるので、電子文書のカスタマイズが容易になり、電子文書を長期にわたって使用することが出来る。また、このうちの数値データを電子文書にメモとして配置するという機能により電子文書と数値データの関連付けが可能となり数値データの整理、保存検索を容易にすることができる。
【００１２】
また、本発明の電子文書の情報管理装置によれば、電子文書作成プログラムにより作成されたブラウザなどを用いた電子文書を作業現場で使用するにあたり、作業現場の過程で気づいたことを外部プログラムを用いて記録された写真・動画・音声・数値データによりメモとして端末に記録するとともに、記録された写真・動画・音声・数値データファイルが属する親ファイル名を指定すると、その親ファイルに収録されたファイル名一覧が表示され、その一覧のうちの必要ファイルを、前記ブラウザなどを用いた電子文書内の目的のメモ表示部に指定すると登録され、登録されたメモをクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップしたメモ画面で表示・再生され、また、メモ画面に編集用ボタンを設け、そのボタンをクリックすると、直接その端末の外部プログラムで記録された音声・動画・写真・数値データファイル名の指定入力が可能となり、入力が完了した時点でメモ画面をクリックすると、指定した音声・動画・写真・数値データがポップアップした画面で再生・表示されるので、外部プログラムにより作成された電子文書においてもカスタマイズが容易になり、電子文書を長期にわたって使用することが出来る。また、このうちの数値データを電子文書にメモとして配置するという機能により電子文書と数値データの関連付けが可能となり数値データの整理、保存検索を容易にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明による電子文書の情報管理装置を説明する概念図である。
【図２】本発明による電子文書の情報管理装置の第１実施形態であるシステム構成を示す説明図である。
【図３】本発明による電子文書の情報管理装置の第２実施形態であるシステム構成を示す説明図である。
【図４】本発明による電子文書の情報管理装置を現場で応用した説明図である。
【図５】本発明による電子文書の情報管理装置を別の現場で応用した説明図である。
【発明を実施するための形態】
【実施例】
【００１４】
以下、図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態として、ブラウザなどを用いた教育用ＩＴ資料の作成を一例として説明する。図１は、電子文書の情報管理装置を説明する概念図であり、１０は教育用ＩＴ資料の作成を委託する外部制作メーカーであり、１１は電子文書作成プログラムが搭載されたコンピュータ、１２はコンピュータ１１に搭載された電子文書作成プログラムにより作成された教育用ＩＴ資料が収納された記録媒体である。１３は外部制作メーカー１０から購入した記録媒体１２に収納された教育用ＩＴ資料を教育の作業現場で使用できるようにしたタブレット端末である。１４は教育の作業現場を示し、タブレット端末１３を用いて教育するにあたり、過去から現在に至る過程において、点検設備の変更、点検内容の変更が発生する様子を示したものである。１５は過去から現在に至る過程において、点検設備の変更、点検内容の変更を写真・動画・音声・数値データにして取り込んだ記録媒体である。
【００１５】
この電子文書の情報管理装置において、現場作業員を教育するにあたり、従来は紙ベースで教育資料を作っていたものを、紙ベース教育資料に代わりブラウザなどを用いた教育用ＩＴ資料を外部制作メーカー１０に委託し、コンピュータ１１に搭載された電子文書作成プログラムにより教育用ＩＴ資料を作成し記録媒体１２に収納する。外部制作メーカー１０から記録媒体１２を購入した購入者は記録媒体１２に収納された教育用ＩＴ資料を教育の作業現場で使用できるようにタブレット端末１３に転送する。タブレット端末１３を用いて教育の作業現場１４で教育するにあたり、長年経過すると、点検設備の変更があったり、点検内容が変更されたりするので、その都度、その変更内容を写真に写したり、ビデオに動画として撮影したり、音声で録音したり、また数値デーを入力したりして記録媒体１５に記録する。タブレット端末１３には写真・動画・音声・数値データを貼り付けて保存する機能が搭載されているので、その機能を用いて教育用ＩＴ資料を簡単にカスタマイズすることができる。
【００１６】
図２は、電子文書の情報管理装置の第１実施形態であるシステム構成を示す説明図であり、２０は、電子文書作成プログラムによって作成されたブラウザなどを用いた電子文書を表示した教育用ＩＴ資料画面である。２１は写真収録ボタン、２２は動画収録ボタン、２３は音声収録ボタン、２４は数値データ収録ボタンで、それぞれ教育用ＩＴ資料画面２０に設置され、各ボタンをクリックすると当該端末で採取された写真・動画・音声・数値データが写真・動画・音声・数値データファイルとして収録される。２５はファイル名一覧画面で、収録されたファイルを確認することができる。２６はメモ表示画面で、ファイル名一覧画面２５の内の必要ファイルをメモ表示画面２６に指定すると登録される。
【００１７】
図２において、電子文書作成プログラムによって作成されたブラウザなどを用いた電子文書を表示した教育用ＩＴ資料画面２０に、写真収録ボタン２１、動画収録ボタン２２、音声収録ボタン２３、数値データ収録ボタン２４を設置し、写真収録ボタン２１をクリックすると当該端末で採取された写真データが写真ファイルとして収録される。また、動画収録ボタン２２をクリックすると当該端末で採取された動画データが動画ファイルとして収録される。また、音声収録ボタン２３をクリックすると当該端末で採取された音声データが音声ファイルとして収録される。また、数値データ収録ボタン２４をクリックすると表計算プログラムが起動し、数値データが入力できる。収録された写真ファイル、動画ファイル、音声ファイル、数値データファイルはファイル名一覧画面２５で確認することができる。ファイル名一覧画面２５で確認が必要なファイルをドラッグしてメモ表示画面２６に指定すると登録することができる。登録したメモ表示画面２６をクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップした画面２７で表示・再生することができる。
【００１８】
図３は、電子文書の情報管理装置の第２実施形態であるシステム構成を示す説明図であり、３０は、電子文書作成プログラムによって作成されたブラウザなどを用いた電子文書を表示した教育用ＩＴ資料画面である。３１は電子文書作成プログラムによって作成された電子文書ではなく、別のプログラムが搭載された端末で、別のプログラムを使って作成された写真・動画・音声・数値データファイルを有する。３２はファイル名一覧画面で、写真・動画・音声・数値データファイルをその属する親ファイル名を指定すると、その親ファイルに収録されたファイル名一覧３３が表示される。３４はメモ表示画面で、ファイル名一覧画面３３の内の必要ファイルをメモ表示画面３４に指定すると登録される。
【００１９】
また、３５は編集用ボタン３６を有するメモ表示画面で、当該編集用ボタン３６をクリックすると、直接その端末３１の別のプログラムで採取された写真・動画・音声・数値データファイルのファイル名を指定して入力が可能となる。
【００２０】
図３において、電子文書作成プログラムによって作成されたブラウザなどを用いた電子文書を表示した教育用ＩＴ資料画面３０であり、電子文書作成プログラムによって作成された電子文書ではなく、別のプログラムが搭載された端末３１には、別のプログラムを使って作成された写真・動画・音声・数値データファイルを有する。別のプログラムを使って作成された写真・動画・音声・数値データファイルをその属する親ファイル名を指定すると、ファイル名一覧画面３２にその親ファイルに収録されたファイル名一覧３３が表示される。ファイル名一覧画面３３の内の必要ファイルをドラッグしてメモ表示画面３４に指定すると登録することができる。登録したメモ表示画面３４をクリックすると写真・動画・音声・数値データがポップアップした画面３７で表示・再生することができる。
【００２１】
また、編集用ボタン３６を有するメモ表示画面３５で、当該編集用ボタン３６をクリックすると、直接その端末３１の別のプログラムで採取された写真・動画・音声・数値データファイルのファイル名を指定して入力が可能となり、入力が完了した時点でメモ表示画面３５をクリックすると、指定した写真・動画・音声・数値データがポップアップした画面３７で表示・再生することができる。
【００２２】
次に、本発明による電子文書の情報管理装置を現場で応用した実施例について説明する。図４は、現場として、建設業或いは研究室を想定して応用した説明図、図５は、現場として、学校を想定して応用した説明図である。図４に示すように、建設業の現場４０では、従来から、要領書、手順書、巡視票等の書類４１を作成したり、直接、手書きで記載していた。また、研究室の現場５０では、従来から、研究ノート５１に手書きで記載していた。それらの要領書、手順書、巡視票等の書類４１または研究ノート５１を電子文書作成プログラムによってブラウザなどを用いた電子文書に変換し、パソコン４２やタブレット端末４３で電子データ化する。タブレット端末４３で電子データ化することにより、現場にタブレット端末４４を持って行き、タブレット端末４４で作業現場の状況をチェックしたり、作業現場の過程で気づいたことを写真・動画・音声・数値データによりメモとしてタブレット端末４４に記録することができる。また電子データ化した要領書、手順書、巡視票或いは研究ノートに直接貼り付けることができる。電子データ化した要領書、手順書、巡視票或いは研究ノートはパソコン４２で電子ファイリングが可能となる。また、タブレット端末４５を用いて写真・動画・音声・数値データを使って引継ぎをしたり、記録を確認することができる。
【００２３】
このように、建設業の現場４０においては、従来の紙資料をそのまま使ってシステム化することが可能になり、手書きの書類でも即時電子データ化することが可能となる。また、引継ぎを文字や口頭だけでなく、写真・動画・音声・数値データを使って引継ぎできるため、正確に行なうことができる。更に、ファイリング検索が容易になり、要領書、手順書、巡視票等の書類４１に直接写真・動画・音声・数値データを貼り付けることができる。また、研究室の現場５０においては、研究ノート５１を電子文書化するには、初期設定の段階から作成しないとできなかったが、研究ノート５１をＰＤＦ化し、写真・動画・音声・数値データを使って電子データ化することができる。
【００２４】
また、図５に示すように、学校の現場６０では、従来から、教科書、本、雑誌等の教材６１の電子データ化は外注により行なっていたが、電子文書作成プログラムによってパソコン６２やタブレット端末６３で電子データ化することができる。教師が教育現場にタブレット端末６４を持ち込んで、教師自身が用意した写真・動画・音声・数値データをタブレット端末６４に貼り付け、教材を自ら作成することができ、写真・動画・音声・数値データを貼り付けたタブレット端末６５で学習することができる。このように、学校の現場６０においては、教科書、本、雑誌等の教材６１の電子データ化は外注するしか方法がなかったが、教師自らが現在使用している教科書等の紙データから写真・動画・音声・数値データを使って簡単かつ短時間で電子データ化することができる。
【００２５】
本発明によれば、電子文書作成プログラムにより作成され、メモ作成機能が付加されたブラウザなどを用いた電子文書に、タブレット端末に記録された写真・動画・音声等の記録データを電子文書の任意の箇所に貼り付け、保存することが出来るので、電子文書のカスタマイズが容易になり、電子文書を長期にわたって使用することが出来る。また、このうち特に数値データについては文書との関連性を持たせた整理、保存検索が可能になる。
【符号の説明】
【００２６】
１０  外部制作メーカー
１１  コンピュータ
１２  記録媒体  
１３  タブレット端末
１４  教育の作業現場
１５  記録媒体  
２０  教育用ＩＴ資料画面
２１  写真収録ボタン
２２  動画収録ボタン
２３  音声収録ボタン
２４  数値データ収録ボタン
２５  ファイル名一覧画面
２６  メモ表示画面
２７  ポップアップした画面
３０  教育用ＩＴ資料画面
３１  別のプログラムが搭載された端末
３２  ファイル名一覧画面
３３  ファイル名一覧
３４、３５  メモ表示画面
３６  編集用ボタン
４０  建設業の現場
５０  研究室の現場
４１  要領書、手順書、巡視票等の書類
５１  研究ノート
４２  パソコン
４３、４４、４５  タブレット端末
６０  学校の現場
６１  教科書、本、雑誌等の教材
６２  パソコン
６３、６４、６５  タブレット端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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