(57)【要約】【課題】原稿データを添付して送信される電子メールのヘッダー情報の入力を自動化する。【解決手段】ユーザーを認証する認証部と、認証した前記ユーザーの識別情報に基づいて、前記認証したユーザーのスケジュール情報をサーバーから取得するスケジュール情報取得部と、原稿を読み取り、前記原稿を表す原稿データを生成する読取部と、取得した前記スケジュール情報に基づいて電子メールのヘッダー情報を設定する設定部と、生成した前記原稿データを含み前記ヘッダー情報が設定された電子メールを送信する送信部と、を備える読取装置。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザーを認証する認証部と、
認証した前記ユーザーの識別情報に基づいて、前記認証したユーザーのスケジュール情
報をサーバーから取得するスケジュール情報取得部と、
原稿を読み取り、前記原稿を表す原稿データを生成する読取部と、
取得した前記スケジュール情報に基づいて電子メールのヘッダー情報を設定する設定部
と、
生成した前記原稿データを含み前記ヘッダー情報が設定された電子メールを送信する送
信部と、
を備える読取装置。
【請求項２】
前記設定部は、前記スケジュール情報に基づいて前記電子メールの宛先を前記ヘッダー
情報に設定する、
請求項１に記載の読取装置。
【請求項３】
前記設定部は、前記スケジュール情報に基づいて前記電子メールの件名を前記ヘッダー
情報に設定する、
請求項１または２に記載の読取装置。
【請求項４】
前記設定部は、前記認証したユーザーの電子メールアドレスを前記サーバーから取得し
、前記取得した電子メールアドレスを前記電子メールの送信者として前記ヘッダー情報に
設定する、
請求項１から３のいずれか一項に記載の読取装置。
【請求項５】
前記設定部は、前記認証したユーザーが管理者である会議の出席者の電子メールアドレ
スを前記スケジュール情報に基づいて取得して、前記取得した電子メールアドレスを前記
電子メールの宛先として前記ヘッダー情報に設定する、
請求項１から４のいずれか一項に記載の読取装置。
【請求項６】
前記設定部は、前記認証したユーザーが出席者である会議の出席者の電子メールアドレ
スを前記スケジュール情報に基づいて取得して、前記取得した電子メールアドレスを前記
電子メールの宛先として前記ヘッダー情報に設定する、
請求項１から５のいずれか一項に記載の読取装置。
【請求項７】
前記設定部は、前記スケジュール情報に基づいて前記原稿データのファイル名を設定す
る、
請求項１から６のいずれか一項に記載の読取装置。
【請求項８】
前記スケジュール情報取得部は、現在日時または前記原稿が記録された日時を示す日時
情報に基づいて前記スケジュール情報を取得する、
請求項１から７のいずれか一項に記載の読取装置。
【請求項９】
前記スケジュール情報には、スケジュールの予定日時を示す情報が含まれており、
前記スケジュール情報取得部は、前記日時情報の日時に前記予定日時が対応する前記ス
ケジュール情報を取得する、
請求項８に記載の読取装置。
【請求項１０】
前記原稿データに含まれる前記原稿が記録された日時情報を文字認識する認識部をさらに
備え、
前記スケジュール情報取得部は、前記認識部から取得した前記日時情報に前記予定日時
が対応する前記スケジュール情報を前記サーバーから取得する、
請求項８または９に記載の読取装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は読取装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ホワイトボード、紙等に記録された会議の議事録やメモをスキャナーやカメラで
読み取って電子メールで送信することにより、情報共有の効率化が図られている。このよ
うな電子メールの宛先には、会議の出席者の電子メールアドレスが設定される。また電子
メールの数は年々増加しているため、電子メールには、受信者にとって電子メールの内容
を把握しやすい件名を付与する必要もある。
【０００３】
特許文献１には、ユーザーの識別情報に基づいて情報管理サーバーから会議体名称を取
得し、取得した会議体名称をスキャンデータの属性情報として設定する技術が開示されて
いる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−３３１３８７号公報
【特許文献２】特開２０１２−２１３０２１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、スキャナー等の特定用途向け情報処理装置では、汎用的な情報処理装置である
ＰＣ（Personal Computer）と比べて、テキスト入力のためのユーザーインターフェース
が簡素化されているため、電子メールの宛先や件名を一文字ずつ入力する作業が大変煩雑
になるという問題がある。
【０００６】
本発明は、読み取った原稿の原稿データを電子メールで送信するための操作がしやすい
読取装置を提供することを目的の１つとする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
（１）上記目的を達成するための読取装置は、ユーザーを認証する認証部と、認証した
前記ユーザーの識別情報に基づいて、前記認証したユーザーのスケジュール情報をサーバ
ーから取得するスケジュール情報取得部と、原稿を読み取り、前記原稿を表す原稿データ
を生成する読取部と、取得した前記スケジュール情報に基づいて電子メールのヘッダー情
報を設定する設定部と、生成した前記原稿データを含み前記ヘッダー情報が設定された電
子メールを送信する送信部と、を備える。
【０００８】
ここでスケジュール情報とは、会議、出張等の各予定について、少なくとも予定日時と
件名を含む情報である。スケジュール情報には、参加者の名前や電子メールアドレスや、
場所や、予定内容の説明が含まれる場合もある。原稿は、ホワイトボード、紙などの記録
媒体に表示された情報である。原稿データは、画像データでもよいし、画像データの文字
認識により生成されたテキストデータでもよい。また電子メールのヘッダー情報は、宛先
（Ｔｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃ）、送信者（Ｓｅｎｄｅｒ、Ｆｒｏｍ）、件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）
などで構成される。また会議の管理者は、スケジュール情報としての会議の予定を編集で
きる権限を持つ者と、会議自体の開催権限を持つ者とを含む意味で用いる。また会議の出
席者は、スケジュール情報としての会議の出席者を意味し、現実の会議に出席していない
予定出席者を含む意味で用いる。
本発明によると、原稿を表す原稿データを電子メールで送信する際に、電子メールのヘ
ッダー情報を簡単に設定して電子メールを送信することができる。
【０００９】
なお、請求項に記載された各手段の機能は、構成自体で機能が特定されるハードウェア
資源、プログラムにより機能が特定されるハードウェア資源、又はそれらの組み合わせに
より実現される。また、これら各手段の機能は、各々が物理的に互いに独立したハードウ
ェア資源で実現されるものに限定されない。さらに、本発明は、方法の発明としても、コ
ンピュータープログラムの発明としても、コンピュータープログラムの記録媒体としても
成立する。むろん、そのコンピュータープログラムの記録媒体は、磁気記録媒体であって
もよいし光磁気記録媒体であってもよいし、今後開発されるいかなる記録媒体であっても
よい。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施形態にかかる模式図。
【図２】本発明の実施形態にかかるブロック図。
【図３】本発明の実施形態にかかるフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態を添付図面を参照しながら説明する。尚、各図において対応
する構成要素には同一の符号が付され、重複する説明は省略される。
【００１２】
１．概要
図１に示すように、本発明に係る読取装置の一実施例としての複合機１は、グループウ
ェアサーバー２と通信可能にＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット等で接続さ
れている。複合機１は、画像の読み取り機能と、電子メールの送信機能とを備えている。
ユーザーは、議事録やメモや写真など、紙やフィルムに記録された原稿Ｄを複合機１に読
み取らせ、原稿を表す画像データである原稿データＧを複合機１から電子メールＭに添付
して送信することができる。複合機１は、ユーザーを認証し、認証したユーザーのスケジ
ュール情報をグループウェアサーバー２から取得し、電子メールの件名、宛先、送信者と
いったヘッダー情報をスケジュール情報に基づいて設定する。このため、複合機１を利用
することによって、議事録やメモなどの情報を電子メールで他人と共有する際に電子メー
ルのヘッダー情報を入力する手間を減らすことができる。
【００１３】
２．構成
図２に示すように、複合機１は、読取部１１、操作部１２、制御部１３および通信部１
４を備える。読取部１１は、リニアイメージセンサーとレンズ等の光学系とＡＤ変換器と
を備える。操作部１２は、タッチパネルディスプレイで構成される。操作部１２をフラッ
トパネルディスプレイと複数のスイッチとで構成しても良い。制御部１３は、プロセッサ
、ＤＲＡＭで構成される主記憶、入出力機構（Ｉ／Ｏ）、不揮発性メモリで構成される外
部記憶を備えるコンピューターである。通信部１４は、イーサネット（登録商標）、Ｗｉ
−Ｆｉ等の通信プロトコルに適合するように構成され、複合機１と他の情報処理装置との
通信データの送受信を実行する。
【００１４】
制御部１３は、外部記憶からコンピュータープログラムを主記憶に読み込み、プロセッ
サで実行することにより、認証部１３１、読取制御部１３２、設定部１３３、送信部１３
４、認識部１３５、スケジュール情報取得部１３６として機能する。
【００１５】
認証部１３１は、ユーザーが操作部１２を用いて入力するユーザーＩＤとパスフレーズ
を操作部１２から取得し、取得したユーザーＩＤとパスフレーズに基づいてユーザーを認
証する。読取制御部１３２は、操作部１２が受け付けるユーザーの指示に基づいて読取部
１１を制御し、読取部１１から取得するデータに基づいて、画像データである原稿データ
を生成する。認識部１３５は、原稿データを文字認識し、原稿が作成されたと推定される
日時を原稿データから抽出する。スケジュール情報取得部１３６は、認証されたユーザー
ＩＤとパスフレーズと日時を、通信部１４を介してグループウェアサーバー２に送信し、
ユーザーＩＤと日時に対応するスケジュール情報を、通信部１４を介してグループウェア
サーバー２から受信する。設定部１３３は、スケジュール情報から予定の件名と出席者の
電子メールアドレスとを取得し、予定の件名を電子メールの件名と原稿データのファイル
名に、認証されたユーザー以外の出席者の電子メールアドレスを電子メールの宛先に設定
し、認証されたユーザーの電子メールアドレスを電子メールの送信者に設定する。送信部
１３４は、メーラーとも呼ばれる電子メールクライアント（Mail User Agent）である。
【００１６】
グループウェアサーバー２は、プロセッサ、主記憶、入出力機構および外部記憶を備え
るコンピューターである。グループウェアサーバー２は、ユーザー毎にユーザーＩＤとパ
スワードと電子メールアドレスとグループＩＤを記憶し、ユーザーＩＤを記憶しているユ
ーザーの予定をスケジュール情報として管理する。すなわちグループウェアサーバー２は
、ユーザーＩＤと関連づけて予定をスケジュール情報としてユーザーに登録させて記憶し
たり、参加者と同じグループに属するユーザーにスケジュール情報を送信する。スケジュ
ール情報の登録や問い合わせをユーザーから受け付け、問い合わせのあったスケジュール
情報をユーザーに送信するプロトコルには、ＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）
が用いられる。ユーザーは、各予定について、件名と、予定日時としての開始日時及び終
了日時と、参加者のユーザーＩＤと、予定の管理権限を有する管理者のユーザーＩＤを少
なくとも登録する。各予定には、会場や行き先といった場所や、予定の内容などを登録す
ることができる。グループウェアサーバー２は、各予定について登録される出席者等のユ
ーザーＩＤに関連づけられた電子メールアドレスを予定と対応付けて記憶し、このように
記憶する電子メールアドレスをもスケジュール情報として管理する。なお、本実施例では
、グループウェアサーバー２は、ユーザーのユーザーＩＤと電子メールアドレスとを２つ
の異なるフィールドで管理するものとして説明するが、電子メールアドレスをユーザーＩ
Ｄとして管理しても良い。
【００１７】
３．情報共有方法
次に、図３を参照しながら上述した複合機１を用いた情報共有方法について説明する。
以下に述べる情報共有方法は、複数の出席者があった会議について一人の参加者が作成し
たメモや図画を他の参加者と電子メールを用いて共有する場合に利用される。ここでは図
１に示すように、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんの４人が出席する会議の予定が予めグ
ループウェアサーバー２にスケジュール情報として登録されており、会議終了後にＢさん
がメモを原稿Ｄとして読み取った原稿データＧを他の参加者全員に電子メールで送信する
例について説明する。複合機１の操作部１２に対してユーザーが所定の操作を行って、読
み取った原稿データを電子メールで送信する機能を呼び出すことにより、以下の処理が実
行可能な状態になる。
【００１８】
はじめに認証部１３１は、ユーザーにユーザーＩＤとパスフレーズを操作部１２を用い
て入力させる（Ｓ１０）。ここでユーザーが入力するユーザーＩＤとパスフレーズの組み
合わせは、グループウェアサーバー２を利用するためのユーザーＩＤとパスワードと一致
している必要がある。
【００１９】
次に認証部１３１は、入力されたユーザーＩＤとパスワードをグループウェアサーバー
２に送信することにより、グループウェアサーバー２に対して認証を要求し、グループウ
ェアサーバー２から取得する認証結果に基づいてユーザーを認証する。すなわち、ユーザ
ーが入力したユーザーＩＤとパスワードの組み合わせがグループウェアサーバー２に予め
登録されているユーザーＩＤとパスワードの組み合わせと一致する場合には、グループウ
ェアサーバー２は、複合機１を予め登録されたユーザーの端末であると認証し、複合機１
はユーザーをグループウェアサーバー２に予め登録されたユーザーであると認証する。な
お、ユーザーＩＤとパスワードの組み合わせが一致しない場合には、認証部１３１はユー
ザーＩＤとパスワードの再入力をユーザーに要求する。
【００２０】
次にスケジュール情報取得部１３６は、認証したユーザーのスケジュール情報をグルー
プウェアサーバー２から取得する（Ｓ３０）。具体的には、スケジュール情報取得部１３
６は、認証したユーザーに関連づけられているスケジュール情報の送信要求をグループウ
ェアサーバー２に送信する。すると、グループウェアサーバー２は、認証したユーザーＩ
Ｄをキーにして当該ユーザーＩＤに関連づけられた全ての予定を含むスケジュール情報を
複合機１に送信する。このとき、スケジュール情報取得部１３６は、認証したユーザーが
必須参加者である予定、認証したユーザーが管理者である予定、認証したユーザーに公開
されている予定、それらのうちの過去の予定といったように、予定の抽出条件を指定して
スケジュール情報をグループウェアサーバー２に要求しても良い。またグループウェアサ
ーバー２は、スケジュール情報の要求を受け付けた場合に、予め決められた条件に合致す
る予定を抽出してスケジュール情報として複合機１に送信しても良い。グループウェアサ
ーバー２における予定の抽出条件は、例えばウェブページを用いて予め登録できるように
すればよい。
【００２１】
次に、読取制御部１３２は、ユーザーから読み取り指示を受け付けて、読取部１１に原
稿Ｄを読み取らせ、原稿Ｄを表す画像データである原稿データＧを生成する（Ｓ４０）。
【００２２】
次に、スケジュール情報取得部１３６は、日時を取得する（Ｓ５０）。ここでいう日時
は、少なくとも日付を含み、原稿が作成されたと推測される日時または現在日時である。
スケジュール情報取得部１３６は、原稿が作成されたと推測される日時を取得できるとき
は、その日時に基づいてスケジュール情報を選択し、取得できないときは現在日時に基づ
いてスケジュール情報を選択することができる。原稿が作成されたと推定される日時は、
原稿データＧに対する文字認識によって取得することができる。例えば会議のメモをとる
ときには、通常、会議の開催日時が記述されるし、会議で用いられたホワイトボードの複
写には、複写時点の日時が記録される。したがって、原稿データＧを文字解析し、所定の
規則性を持つ文字を日時として抽出することが可能である。ここでいう所定の規則性とは
、例えば、四桁の数字と、「年」または「／」または「．」の１文字と、１桁または２桁
の数字と、「月」または「／」または「．」の１文字と、１桁または２桁の数字と、「日
」または「／」または「．」の１文字とをこの順で含むことである。具体的には、スケジ
ュール情報取得部１３６は、認識部１３５に原稿データＧを文字解析させ、原稿データＧ
から抽出された日時を認識部１３５から取得する。そしてスケジュール情報取得部１３６
は、認識部１３５が原稿データＧから日時を抽出できない場合には、現在日時を取得する
。
【００２３】
次にスケジュール情報取得部１３６は、取得したスケジュール情報に含まれる予定を操
作部１２に表示させ、表示された予定のいずれかをユーザーに選択させる（Ｓ７０）。具
体的には、操作部１２は、いずれか１つを選択可能に複数の予定を表示する。操作部１２
は、原稿データＧに関連する予定をユーザーが特定できるように、各予定について予定日
時と件名を表示する。また操作部１２は、複数の予定を表示するとき、取得した日時に予
定日時が近い順に表示する。なお操作部１２に表示させる予定の件数を予め決めておき、
取得した日時から予定日時が遠い予定については操作部１２に表示しないように制御して
も良い。このように複合機１が取得した日時に基づいて表示対象とするスケジュール情報
の予定を選択したり、表示対象とするスケジュール情報の予定の表示順を制御することに
より、原稿データＧと関連する予定をユーザーが選択しやすくなる。
【００２４】
次に設定部１３３は、選択された予定について件名を操作部１２に表示させ、ユーザー
による編集と確認を受け付ける（Ｓ８０）。このとき、予定の件名は、電子メールの件名
と原稿データＧのファイル名の候補として操作部１２に表示される。ユーザーは、表示さ
れた件名が電子メールの件名および原稿データＧのファイル名として適切である場合には
、表示された件名を電子メールの件名および原稿データＧのファイル名として確定するよ
うに操作部１２を操作して設定部１３３に指示する。ユーザーは、表示された件名が電子
メールの件名および原稿データＧのファイル名として適切でない場合には、操作部１２を
操作して、表示された件名を編集した後に、編集された件名を電子メールの件名および原
稿データＧのファイル名として確定するように操作部１２を操作して設定部１３３に指示
する。
【００２５】
次に設定部１３３は、確定した件名を電子メールの件名に設定し、選択された予定の出
席者の電子メールアドレスを電子メールの宛先に、認証したユーザーの電子メールアドレ
スを電子メールの送信者に設定する（Ｓ９０）。具体的には、選択された予定の必須出席
者の電子メールアドレスを電子メールのヘッダー情報のＴｏに設定し、選択された予定の
任意出席者の電子メールアドレスを電子メールのヘッダー情報のＣｃに設定し、認証され
たユーザーの電子メールアドレスを電子メールのヘッダー情報の送信者（Sender）に設定
する。出席者の電子メールアドレスは、このステップでグループウェアサーバー２から取
得してもよい。なお、選択された予定の各出席者を宛先フィールドのいずれに設定するか
について、例えば、全出席者の電子メールアドレスをＴｏに設定し、管理者の電子メール
アドレスをＣｃに設定するなどしてもよい。また、予定の出席者及び管理者の電子メール
アドレスを操作部１２に表示して、Ｔｏ、Ｃｃ、Ｂｃｃのそれぞれについて電子メールア
ドレスをユーザーに選択させても良い。
【００２６】
次に設定部１３３は、本文に予定の内容を記述し、原稿データＧを添付した電子メール
を送信部１３４によって送信させる（Ｓ１１０）。その結果、ステップＳ９０で宛先に設
定された電子メールアドレスに、原稿データＧが添付された電子メールが送信される。
【００２７】
複合機１から送信された電子メールを受信した会議の参加者は、電子メールの件名と添
付ファイルのファイル名によって、当該電子メールと添付ファイルが、自分自身が出席し
た会議に関するものであることを容易に認識することができる。そして、そのような電子
メールの件名と添付ファイルのファイル名を、複合機１に原稿Ｄを読み取らせるユーザー
は、一文字ずつ入力することなく、操作部１２に表示された予定を選択するだけで設定す
ることができる。さらに、複合機１に原稿Ｄを読み取らせるユーザーは、出席者の電子メ
ールアドレスを一文字ずつ入力することなく、操作部１２に表示された予定を選択するだ
けで、電子メールの宛先として設定することができる。またさらに、複合機１に原稿Ｄを
読み取らせるユーザーは、ユーザーＩＤとパスフレーズを複合機１に入力すれば、電子メ
ールの宛先や件名や添付ファイルのファイル名に加えて、自分自身の電子メールアドレス
を一文字ずつ入力することなく、容易に送信者に設定することができる。このように、複
合機１は、原稿データを添付して送信される電子メールのヘッダー情報の入力を自動化す
ることができるため、電子メールを用いて原稿データを共有する作業が容易になる。
【００２８】
４．他の実施形態
尚、本発明の技術的範囲は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の
要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【００２９】
例えば、上述した実施例では、電子メールのヘッダー情報に設定される電子メールアド
レスと件名は、スケジュール情報取得部１３６と設定部１３３によって段階的に抽出する
ものとして説明したが、スケジュール情報取得部１３６だけで抽出しても良いし、設定部
１３３だけで抽出するようにしても良い。またスケジュール情報取得部１３６と設定部１
３３によって段階的に抽出する場合であっても、予定や電子メールアドレスをどの段階で
どこまで絞り込むかも、絞り込みの順序も、適宜変形可能な事項である。
【００３０】
また例えばユーザーを認証するにあたり、ユーザーＩＤとパスフレーズが記憶されたＩ
Ｃカードを用いても良い。具体的には、ＩＣカードと接触又は非接触で通信するためのカ
ードリーダーを読取装置に備え、ＩＣカードから取得したユーザーＩＤとパスフレーズを
用いてユーザーの認証を行っても良い。
【００３１】
また例えば、スケジュール情報のデータ構造やデータフィールドの種類に特に制限はな
い。そしてスケジュール情報のどのデータフィールドを電子メールのどのデータフィール
ドに設定するかについても、様々な変形が可能である。例えば、予定参加者のユーザー名
を電子メールの本文に設定しても良いし、予定参加者の電子メールアドレスを電子メール
のＦｒｏｍに設定しても良い。また、スケジュール情報の複数のデータフィールドを電子
メールの複数のデータフィールドに設定したが、例えば、全ての会議参加者の電子メール
アドレスをヘッダー情報のＴｏに設定するだけでも良いし、会議管理者の電子メールアド
レスだけをＴｏに設定しても良い。
【００３２】
また本発明は、複合機の他、原稿の読み取り機能を備える様々な情報処理装置に適用す
ることができる。例えばエリアイメージセンサーを用いて原稿を読み取る通信機能付きの
デジタルカメラやスマートフォンに本発明を適用しても良い。そして原稿を表す原稿デー
タのファイルフォーマットは、ＪＰＥＧ、ＰＮＧ、ＰＤＦなど、汎用性のあるどのような
フォーマットでも良い。
【符号の説明】
【００３３】
１…複合機、２…グループウェアサーバー、１１…読取部、１２…操作部、１３…制御部
、１４…通信部、１３１…認証部、１３２…制御部、１３３…設定部、１３４…送信部、
１３５…認識部、１３６…スケジュール情報取得部、Ｄ…原稿、Ｇ…原稿データ
【図１】
2016095554.tif 000003
【図２】
2016095554.tif 000004
【図３】
2016095554.tif 000005