(57)【要約】【課題】  電子データを蓄積手段に蓄積して配布先に配布する場合において、蓄積した電子データの削除を容易に適切なタイミングで行えるようにする。【解決手段】  電子データの配布先とする１以上の宛先と、その１以上の宛先のうち管理者とする一の宛先との指定を受け付け、その管理者の一の宛先に対し、上記電子データの蓄積場所を示す取得用ＵＲＬと、上記電子データの削除を実行するための削除用ＵＲＬとを送信し（Ｓ１６，Ｓ１７）、上記１以上の宛先のうち管理者以外の宛先に対し、上記電子データの蓄積場所を示す取得用ＵＲＬを送信するようにした（Ｓ１８〜Ｓ２１）。【選択図】    図７
2016063379.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データを蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積手段により蓄積された電子データのうち特定の電子データの蓄積場所を示す蓄積場所情報を送信する１以上の宛先と、該１以上の宛先のうち一の宛先の指定とを受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記一の宛先に、前記蓄積場所情報と、前記特定の電子データの削除を実行するための削除情報とを送信し、前記１以上の宛先のうち前記一の宛先以外の宛先に、前記蓄積場所情報を送信する送信手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理装置であって、
前記１以上の宛先の各々について、該宛先から前記特定の電子データが取得されたか否かの情報を記憶する取得状況記憶手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
請求項１に記載の情報処理装置であって、
前記送信手段による前記蓄積場所情報の送信から予め定めた期間が経過した後で前記特定のデータを削除する削除手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
請求項３に記載の情報処理装置であって、
前記削除手段が前記特定のデータを削除するよりも前の所定のタイミングで、まだ前記特定のデータを取得していない宛先に対し、前記蓄積場所情報を再度送信する再送手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
請求項３に記載の情報処理装置であって、
前記削除手段が前記特定のデータを削除するよりも前の所定のタイミングで、まだ前記特定のデータを取得していない宛先のうち指定された宛先に対し、前記特定の電子データを送信するデータ送信手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記受付手段は、前記１以上の宛先の指定を受け付けた際に前記一の宛先の指定を受け付けなかった場合に、該１以上の宛先の指定を行ったユーザの宛先を、前記一の宛先として設定することを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
請求項３に記載の情報処理装置であって、
前記期間の長さを、前記特定の電子データについて蓄積場所情報を送信した宛先の数に基づき定めることを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
請求項３又は７に記載の情報処理装置であって、
前記期間の長さを、前記特定の電子データのサイズに基づき定めることを特徴とする情報処理装置。
【請求項９】
請求項３、７及び８のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記期間の長さを、前記特定のデータを蓄積した蓄積手段の残容量に基づき定めることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１０】
請求項３及び７乃至９のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記期間の長さを、ユーザが前記蓄積場所情報から前記特定の電子データを取得する際に該特定の電子データの蓄積場所により提供される帯域幅のサイズに基づき定めることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１１】
請求項３及び７乃至１０のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記期間の長さを、前記特定の電子データを蓄積した蓄積手段が期限付きで蓄積している他の電子データについて蓄積場所情報を送信した宛先の数の合計に基づき定めることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１２】
請求項３及び７乃至１１のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記期間の長さを、前記特定の電子データを蓄積した蓄積手段が期限付きで蓄積している他の電子データについての、期限までの残り時間の合計に基づき定めることを特徴とする情報処理装置。
【請求項１３】
電子データを蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積手段により蓄積された電子データのうち特定の電子データの蓄積場所を示す蓄積場所情報を送信する１以上の宛先と、該１以上の宛先のうち一の宛先の指定とを受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記一の宛先に、前記蓄積場所情報と、前記特定の電子データの削除を実行するための削除情報とを送信し、前記１以上の宛先のうち前記一の宛先以外の宛先に、前記蓄積場所情報を送信する送信手段とを備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１４】
情報処理装置が、
電子データを蓄積する蓄積手順と、
前記蓄積手順により蓄積された電子データのうち特定の電子データの蓄積場所を示す蓄積場所情報を送信する１以上の宛先と、該１以上の宛先のうち一の宛先の指定とを受け付ける受付手順と、
前記受付手順で受け付けた前記一の宛先に、前記蓄積場所情報と、前記特定の電子データの削除を実行するための削除情報とを送信し、前記１以上の宛先のうち前記一の宛先以外の宛先に、前記蓄積場所情報を送信する送信手順とを実行することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１５】
コンピュータを、
電子データを蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積手段により蓄積された電子データのうち特定の電子データの蓄積場所を示す蓄積場所情報を送信する１以上の宛先と、該１以上の宛先のうち一の宛先の指定とを受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記一の宛先に、前記蓄積場所情報と、前記特定の電子データの削除を実行するための削除情報とを送信し、前記１以上の宛先のうち前記一の宛先以外の宛先に、前記蓄積場所情報を送信する送信手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、電子データを配布したい場合に、配布対象のデータを配布先に直接送信することに代えて、所定の蓄積手段に蓄積しておき、その蓄積したデータにアクセスするためのＵＲＬ（Uniform  Resource  Locator）を電子メールにより配布先に送信する技術が知られている。そして、このＵＲＬを受信したユーザは、そのＵＲＬにアクセスすることにより、蓄積されている配布対象のデータを入手することができる。
【０００３】
このような技術については、例えば特許文献１に記載されている。
特許文献１には、上記のようなＵＲＬを用いたデータの配布を行う場合に、蓄積した文書のダウンロード状況を操作部によって確認し、未ダウンロードのユーザ端末に対して催促電子メールを送信することが記載されている。また、全てのユーザ端末のダウンロードが完了すれば、期限前でも蓄積したデータを削除することも記載されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、上述のように、電子データを一旦蓄積してから配布する場合、この蓄積したデータをいつ削除するのかという点が問題となる。
この発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、電子データを蓄積手段に蓄積して配布先に配布する場合において、蓄積した電子データの削除を容易に適切なタイミングで行えるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この発明は、上記の目的を達成するため、情報処理装置において、電子データを蓄積する蓄積手段と、上記蓄積手段により蓄積された電子データのうち特定の電子データの蓄積場所を示す蓄積場所情報を送信する１以上の宛先と、その１以上の宛先のうち一の宛先の指定とを受け付ける受付手段と、上記受付手段が受け付けた上記一の宛先に、上記蓄積場所情報と、上記特定の電子データの削除を実行するための削除情報とを送信し、上記１以上の宛先のうち上記一の宛先以外の宛先に、上記蓄積場所情報を送信する送信手段とを設けたものである。
【発明の効果】
【０００６】
上記構成によれば、電子データを蓄積手段に蓄積して配布先に配布する場合において、蓄積した電子データの削除を容易に適切なタイミングで行えるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】この発明の情報処理装置及び情報処理システムの一実施形態であるＭＦＰ１０のハードウェア構成を示す図である。
【図２】図１に示したＭＦＰ１０が備える機能のうち、蓄積手段に蓄積させた電子データを所望の配布先に配布する動作に関連する機能の構成を示す図である。
【図３】配布先設定画面の例を示す図である。
【図４】ＭＦＰ１０が管理者以外の配布先に対して送信する電子メールの例を示す図である。
【図５】ＭＦＰ１０がデータ配布の管理者に対して送信する電子メールの例を示す図である。
【図６】蓄積文書管理データの例を示す図である。
【図７】電子データの配布を行う際にＭＦＰ１０のＣＰＵが実行する処理のフローチャートである。
【図８】配布対象の電子データの保存期限を決定するための種々の検討項目を示す図である。
【図９】ストレージについて管理するデータの例を示す図である。
【図１０】この発明の情報処理システムの一実施形態の構成例を示す図である。
【図１１】図１０に示した情報処理システムにおけるＭＦＰと文書蓄積サーバの機能を示す、図２と対応する図である。
【図１２】配布対象のデータを配布先に送信する電子メールの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、この発明の実施形態について、図面を参照しつつ説明する。
まず図１に、この発明の情報処理装置及び情報処理システムの一実施形態であるＭＦＰ（デジタル複合機）のハードウェア構成を示す。
図１に示すＭＦＰ１０は、原稿の画像を読み取る画像読取手段と、原稿に画像を形成する画像形成手段と、通信手段とを備え、これらの機能を組み合わせることにより、スキャン、プリント、コピー、ファクシミリ通信、文書蓄積等の種々の機能を実現可能な画像処理装置である。
【０００９】
そして、ＭＦＰ１０は、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１０４、通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）１０５、操作部１０６、表示部１０７、エンジンＩ／Ｆ１０８を備え、これらをシステムバス１１０により接続した構成としている。また、エンジンＩ／Ｆ１０８にはエンジン部１０９が接続される。
【００１０】
このうちＣＰＵ１０１は、ＲＡＭ１０３をワークエリアとしてＲＯＭ１０２あるいはＨＤＤ１０４に記憶されたプログラムを実行することにより、ＭＦＰ１０全体を制御し、図２を用いて後述するものをはじめとする種々の機能を実現する。
ＲＯＭ１０２及びＨＤＤ１０４は、不揮発性記憶媒体（記憶手段）であり、ＣＰＵ１０１が実行する各種プログラムや後述する各種データを格納している。
通信Ｉ／Ｆ１０５は、他の装置と通信するためのインタフェースである。使用するネットワーク等の通信経路の規格に応じたものを設ければよい。
【００１１】
操作部１０６は、ユーザからの操作を受け付けるための操作手段である。各種ボタンやスイッチの他、タッチパネルを備え、表示部１０７が表示するＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）に対する操作を受け付けることができる。
表示部１０７は、上記ＧＵＩの他、ＭＦＰ１０の動作状態や設定内容、メッセージ等をユーザに提示するための提示手段であり、液晶ディスプレイやランプ等を備える。
なお、ＭＦＰ１０がユーザからの操作を直接受ける必要がない（通信Ｉ／Ｆ１０５を介して接続された外部装置により操作を受け付けたり情報の提示を行ったりすればよい）場合には、操作部１０６や表示部１０７を設けなくてよい。
【００１２】
エンジンＩ／Ｆ１０８は、エンジン部１０９をシステムバス１１０に接続し、ＣＰＵ１０１から制御可能とするためのインタフェースである。また、エンジン部１０９は、上述した画像読取手段や画像形成手段をはじめ、機械的な動きを含む機能を実現するためのモジュールである。
【００１３】
次に、図２に、ＭＦＰ１０が備える機能のうち、蓄積手段に蓄積させた電子データを所望の配布先に配布する動作に関連する機能の構成を示す。図２に示す各部の機能は、ＭＦＰ１０のＣＰＵ１０１が、適当なハードウェアの動作を制御することにより実現されるものである。
【００１４】
図２に示すように、ＭＦＰ１０は、配布指示受付部１２１、ジョブ管理部１２２、原稿読取部１２３、期限決定部１２４、データ蓄積部１２５、メール生成部１２６、メール送信部１２７、送信状況管理部１２８、通知再送部１２９、送信指示受付部１３０、蓄積データ送信部１３１、削除指示受付部１３２、蓄積データ削除部１３３の機能を備える。
【００１５】
これらのうち配布指示受付部１２１は、配布すべき電子データ及びその配布先と管理者の指定を含む、電子データ配布の実行指示を受け付ける受付手段の機能を備える。ここで、配布する電子データは、原稿を画像読取手段によって読み取って得た画像データとすることができる。この場合、読取条件の設定も配布指示受付部１２１が受け付ける。また、配布する電子データは、既にいずれかの記憶手段に記憶されているデータであったり、データベース等に記憶されているデータから自動生成するデータであったりしてもよい。いずれにせよ、この配布する電子データが特定の電子データに該当する。
【００１６】
また、配布先と管理者の指定は、例えば図３に示す配布先設定画面により受け付けることができる。
この配布先設定画面３１０は、配布先指定部３１１、管理者指定部３１２、ＯＫボタン３１３及びキャンセルボタン３１４を備える。
このうち配布先指定部３１１は、電子データの配布先とするユーザを１以上指定するための領域であり、図３の例では、ユーザへ電子データの蓄積場所情報を送信するための宛先である電子メールアドレスを入力してこの指定を行う。
【００１７】
管理者指定部３１２は、今回の電子データの配布を管理する管理者を指定するための領域である。この管理者には、蓄積されている配布対象の電子データを削除するための削除情報が通知され、その電子データを削除する権限を与えられる。また、ここでは管理者は一人のみであり、基本的には、配布先指定部３１１にて指定したユーザのいずれかを指定する。管理者指定部３１２には、このためのプルダウンメニューを設けている。
【００１８】
しかし、管理者指定部３１２の初期値は、図３に「―――――」で示すように「指定なし」であり、このまま確定させることもできる。この場合、配布先の指定を行ったユーザ、すなわち配布先設定画面３１０を開いて操作しているユーザが管理者となる。この場合は、管理者が配布先に含まれていなくてもよい。なおここでは、配布先設定画面３１０は、ＭＦＰ１０にログインしたユーザのみ操作できるものとし、操作しているユーザの電子メールアドレスは、予め登録されているユーザ情報から取得することができるとする。
ＯＫボタン３１３は、配布先設定画面３１０において行った設定を確定させ、電子データの配布の実行を指示するためのボタンである。キャンセルボタン３１４は、配布をキャンセルするためのボタンである。
【００１９】
図２の説明に戻る。
配布指示受付部１２１は、以上のように電子データ配布の実行指示を受け付けると、その内容をジョブ管理部１２２に渡す。
ジョブ管理部１２２は、その渡された実行指示に従い、各部に指示を行って、指示に従った電子データの配布を実行する機能を備える。
【００２０】
具体的には、ジョブ管理部１２２はまず配布すべき電子データを取得する。原稿の画像を読み取って取得すべき場合には、原稿読取部１２３に対して読み取りの実行を指示する。次に、配布すべき電子データの蓄積期限の決定を、期限決定部１２４に依頼する。そして、期限決定部１２４により決定された期限までその電子データを蓄積するよう、データ蓄積部１２５に依頼し、その蓄積場所を示す取得用ＵＲＬと、その削除を実行するための削除用ＵＲＬとを取得する。
【００２１】
さらに、ジョブ管理部１２２は、メール生成部１２６に対し、今回の配布に関する管理者の電子メールアドレスに、上記の取得用ＵＲＬ及び削除用ＵＲＬを含む電子メールを送信し、管理者を除く配布先の電子メールアドレスに、上記の取得用ＵＲＬを含む電子メールを送信するよう依頼する。また、ジョブ管理部１２２は、送信状況管理部１２８に対し、今回配布する電子データの、各配布先への送信状況の管理を依頼する。以上が、電子データの配布を行う場合のジョブ管理部１２２の動作の概略である。
【００２２】
次に、原稿読取部１２３は、ジョブ管理部１２２の指示に従って原稿の画像を読み取り、その結果の画像データをジョブ管理部１２２に返す機能を備える。
また、期限決定部１２４は、ジョブ管理部１２２の指示に従って、今回蓄積する電子データの保存期限（保存期間でもよい）を決定する機能を備える。この決定方法については後に詳述する。
【００２３】
データ蓄積部１２５は、ジョブ管理部１２２からの指示に従い、配布対象の電子データを蓄積する機能を備える。なお、配布対象以外の電子データも合わせて蓄積できるようにしてもよい。また、配布指示受付部１２１は、データ蓄積部１２５に既に蓄積されている電子データを配布対象とする指示も受け付け可能である。また、データ蓄積部１２５は、保存期限の来たデータを自動的に削除する削除手段の機能も備える。
【００２４】
メール生成部１２６は、ジョブ管理部１２２からの指示に従い、指示された電子メールアドレスに対して取得用ＵＲＬや、それに加えて削除用ＵＲＬを通知する電子メールを生成し、その送信をメール送信部１２７に渡す機能を備える。
メール送信部１２７は、所定の電子メールサーバに対し、メール生成部１２６から渡された電子メールのデータを渡してその送信を依頼する、送信手段の機能を備える。
なお、メール生成部１２６が生成し、メール送信部１２７が電子メールサーバに送信を依頼する電子メールの内容は、例えば図４及び図５に示すものである。
【００２５】
図４に示すのは、管理者以外の配布先に対して送信する電子メールの例である。
この電子メール３２０には、送信者（From）及び宛先（To）の他、電子データである文書が配布された旨の通知と、文書の保存期限と、その文書の蓄積場所を示す蓄積場所情報である取得用ＵＲＬ３２１とを含む。
この取得用ＵＲＬ３２１は、この電子メールの受信者がＭＦＰ１０にアクセスして配布対象の電子データを取得するために用いるアクセス先である。受信者は、このアクセスに応じてＭＦＰ１０から配布対象の電子データをダウンロードすることができる。
【００２６】
なお、一例として、取得用ＵＲＬ３２１は、アクセス先装置であるＭＦＰ１０のアドレスと、蓄積された電子データの取得を指示するコマンドと、取得すべき電子データの識別情報と、配布先ユーザの識別情報とを含むように作成するとよい。アクセス先装置であるＭＦＰ１０が解釈可能であれば、これらの情報が暗号化されていてもよい。
【００２７】
図５に示すのは、管理者に対して送信する電子メールの例である。
この電子メール３３０には、送信者（From）及び宛先（To）の他、電子データである文書が配布された旨の通知と、文書の保存期限と、その文書の蓄積場所を示す蓄積場所情報である取得用ＵＲＬ３３１と、文書の削除が可能である旨の通知と、その文書の削除を実行するための削除情報である削除用ＵＲＬ３３２とを含む。
取得用ＵＲＬ３３１は、上述の取得用ＵＲＬ３２１と同趣旨の情報である。ただし、ＭＦＰ１０側で、電子データをダウンロードしたユーザを識別できるよう、管理者の識別情報を含めるようにするとよい。
【００２８】
一方、削除用ＵＲＬ３３２は、この電子メールの受信者がＭＦＰ１０にアクセスして配布対象の電子データをデータ蓄積部１２５から削除するために用いるアクセス先である。受信者は、このアクセスに応じてＭＦＰ１０に配布対象の電子データを削除させることができる。なお、実際に削除を実行する前に、各配布先へのダウンロード状況を確認できるようにしたり、削除可否の確認を行えるようにしたりするとよい。
また、一例として、削除用ＵＲＬ３３２は、アクセス先装置であるＭＦＰ１０のアドレスと、蓄積された電子データの削除を指示するコマンドと、削除すべき電子データの識別情報と、管理者の識別情報とを含むように作成するとよい。アクセス先装置であるＭＦＰ１０が解釈可能であれば、これらの情報が暗号化されていてもよい。
【００２９】
再び図２の説明に戻る。
ＭＦＰ１０において、送信状況管理部１２８は、データ蓄積部１２５に蓄積された電子データの、各配布先への送信状況を記憶し管理する取得状況記憶手段の機能を備える。この「送信」は、配布先のユーザからみれば、取得用ＵＲＬにアクセスして電子データをダウンロードし、取得することに該当する。また、送信状況管理部１２８は、保存期限が近づいた電子データをまだダウンロードしていないユーザに対する取得用ＵＲＬの再通知を、保存期限が来る前に通知再送部１２９に依頼する機能も備える。この再通知は、複数回に亘って行ってもよい。また、タイミングも、保存期限の数日前や１日前、あるいは蓄積時から数日後など、任意でよい。一定期間ごとに再通知を行うようにしてもよい。
【００３０】
通知再送部１２９は、送信状況管理部１２８からの依頼に従い、該当のユーザの電子メールアドレスに対して、当初の図４に示した通知と同じ電子メールにより、再度取得用ＵＲＬ３２１を通知する機能を備える再送手段である。実際の送信は、所定の電子メールサーバに依頼する。また、再通知である旨の情報や、保存期限が迫っている旨の情報を電子メールに追加してもよい。
【００３１】
図６に、送信状況管理部１２８が送信状況の管理に用いる蓄積文書管理データの例を示す。
図６に示すように、送信状況管理部１２８は、データ蓄積部１２５に配布のために蓄積された電子データ毎に、送信状況の管理を行う。「ジョブＩＤ」は、配布動作を識別するための識別情報であり、ジョブ管理部１２２により付されるものである。「文書名」は、配布対象の電子データの名称である。例えばファイル名がこれに該当する。「保存期限」は、配布対象の電子データの保存期限である。
【００３２】
また、「配布先」は、電子データの配布先である。ここでは電子メールアドレスにより配布先を記載している。「ダウンロード」は、各配布先のユーザが配布対象の電子データをダウンロードしたか否かを示す情報である。取得用ＵＲＬ３２１，３３１に配布先の識別情報を含めておけば、取得用ＵＲＬ３２１，３３１にアクセスされた際にどの配布先からのアクセスかがわかるので、それに基づき「ダウンロード」の情報を登録することができる。
【００３３】
再び図２の説明に戻る。
ＭＦＰ１０において、送信指示受付部１３０は、配布先のユーザに通知した取得用ＵＲＬ３２１，３３１を用いたアクセスを受け付ける機能を備える。例えば、ＭＦＰ１０が備えるウェブサーバ機能部が、アクセスに用いられたＵＲＬを解釈し、そこに含まれるコマンドに従い、そのコマンドと対応する送信指示受付部１３０にアクセスの情報（例えばＨＴＴＰ（Hypertext  Transfer  Protocol）リクエスト）を渡す、といった過程を経てアクセスを受け付けるものである。
【００３４】
送信指示受付部１３０は、その受け付けたアクセスの内容を解析して、取得用ＵＲＬ３２１，３３１により指定された電子データをアクセス元に渡してよいか否か判断する機能も備える。そして渡してよいと判断した場合に、蓄積データ送信部１３１に対し、指定された電子データをアクセス元に送信することを依頼する。
蓄積データ送信部１３１は、その依頼に応じて、データ蓄積部１２５から該当の電子データを読み出して送信する機能を備える。また、その送信を送信状況管理部１２８に伝えて、蓄積文書管理データに反映させる機能も備える。
【００３５】
また、削除指示受付部１３２は、配布の管理者に通知した削除用ＵＲＬ３３２を用いたアクセスを受け付ける機能を備える。例えば、ＭＦＰ１０が備えるウェブサーバ機能部が、アクセスに用いられたＵＲＬを解釈し、そこに含まれるコマンドに従い、そのコマンドと対応する削除指示受付部１３２にアクセスの情報を渡す、といった過程を経てアクセスを受け付けるものである。
【００３６】
削除指示受付部１３２は、その受け付けたアクセスの内容を解析して、削除用ＵＲＬ３３２により指定された電子データを削除してよいか否か判断する機能も備える。そして削除してよいと判断した場合に、蓄積データ削除部１３３に対し、指定された電子データを削除することを依頼する。
蓄積データ削除部１３３は、その依頼に応じて、データ蓄積部１２５から該当の電子データを削除する機能を備える。
【００３７】
次に、以上の機能を備えるＭＦＰ１０において、電子データの配布を行う際にＣＰＵ１０１が実行する処理について説明する。
図７に、その処理のフローチャートを示す。この処理は、この発明の情報処理方法の実施形態に係る処理である。
ＭＦＰ１０のＣＰＵ１０１は、配布指示受付部１２１の機能により、配布すべき電子データ及びその配布先と管理者の指定を含む、電子データ配布の実行指示を受け付けたことを検出すると、図７のフローチャートに示す処理を開始する。なお、この受け付けに係る処理が受付手順の処理である。
【００３８】
図７の処理において、ＣＰＵ１０１はまず、管理者の指定がされているか否か（nullでないか）判断する（Ｓ１１）。そして、指定がされていない場合、受け付けた実行指示を行ったユーザを管理者として指定し、そのユーザの電子メールアドレスを管理者のアドレスとして用いることを決定する（Ｓ１２）。ステップＳ１１で指定されていれば、ステップＳ１２はスキップする。
【００３９】
次に、ＣＰＵ１０１は、指定された配布対象の電子データを取得する（Ｓ１３）。この取得は、原稿のスキャンや記憶手段からのデータの読み出し等により行うことができる。
その後、ＣＰＵ１０１は、所定の基準に従い保存期限を設定して（Ｓ１４）、ステップＳ１３で取得した画像データを適当な記憶手段に保存して蓄積する（Ｓ１５）。この蓄積は、データ蓄積部１２５の機能と対応するが、蓄積に用いる記憶手段は、必ずしもＭＦＰ１０の内部のものでなくてよい。
【００４０】
次に、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１５での蓄積位置に基づき、管理者用の取得用ＵＲＬ３３１と削除用ＵＲＬ３３２を生成する（Ｓ１６）。そして、それらのＵＲＬを含む、図５に示したような通知メールを、実行指示において指定された、又はステップＳ１２で決定した管理者のアドレスに送信する（Ｓ１７）。
【００４１】
その後、ＣＰＵ１０１は、実行指示において指定された、管理者以外の各配布先を順次処理対象として（Ｓ１８，Ｓ１９）、処理対象の配布先用の取得用ＵＲＬ３２１を生成し（Ｓ２０）、そのＵＲＬを含む図４に示したような通知メールを、処理対象の配布先のアドレスに送信する（Ｓ２１）。
全ての配布先についてこれらの処理が完了すると、ＣＰＵ１０１は、今回の配布に係る送信状況の管理を開始して（Ｓ２２）、処理を終了する。
以上の処理において、ステップＳ１５が蓄積手順の処理である。ステップＳ１６乃至Ｓ２１の処理が送信手順の処理である。
【００４２】
以上説明してきたＭＦＰ１０によれば、電子データを蓄積して配布する場合に、その配布先のうち一人を管理者としてその管理者に削除用ＵＲＬ３３２を通知することができる。したがって、誰にどの程度配布が完了したら配布を終了してもよいかを適切に判断できるユーザを管理者として指定することにより、そのユーザの判断により適切な時期に配布対象のデータを削除させることができる。
【００４３】
上述のように、電子データを一旦蓄積してから配布する場合、この蓄積したデータをいつ削除するのかという点が問題となる。いつまでも蓄積しておくと蓄積に用いたストレージの容量を圧迫するし、早く削除しすぎても、渡したい相手がデータをダウンロードする前に削除してしまうことになる危険性がある。
【００４４】
この点につき、配布の設定を行ったユーザが、配布先のダウンロード状況を監視しつつ、適当なタイミングで削除を指示することも考えられる。しかし、上司の指示に従って部下が配布作業を行う場合などでは、配布の設定を行ったユーザでは、どの程度の範囲まで配布が完了した時点で削除を行ってよいかを判断できず、結局全員がダウンロードするまで削除できない、ということも起こり得る。
【００４５】
上記のような、管理者に削除用ＵＲＬ３３２を通知する仕組みは、このように、ＭＦＰ１０に対して配布を指示するユーザと、実施に配布を求めているユーザとが異なる場合に有用である。資料の配布を求める上司が部下にその作業をさせる場合には、その上司を管理者として指定すれば、資料をどの範囲にどの程度配布できればよいかを把握している上司の判断で、適当な時期に配布対象の資料を削除し、蓄積に用いた記憶手段の容量を解放することができる。
また、ＭＦＰ１０が、各配布先が配布対象の電子データを取得したか否かの情報を記憶するようにすれば、その情報を参考に、より容易かつ適切なタイミングでの削除が可能となる。
【００４６】
また、ＭＦＰ１０が、取得用ＵＲＬ３２１の送信から予め定めた保存期間が経過した後で配布対象のデータを削除するようにすれば、削除用ＵＲＬ３３２を用いた削除が行われなかった場合でも、いつまでも配布対象のデータが残ってしまうことを防止できる。このことは、配布対象の電子データの重要性が低く、必ずしも意図した配布先全員に配布できなくてもよい場合に有用である。
【００４７】
また、上記削除を行うよりも前の所定のタイミングで、まだ配布対象のデータを取得していない配布先に対し、取得用ＵＲＬ３２１を再度送信するようにすれば、取得忘れを防止しし、確実かつ迅速な配布を行うことができる。これは、より早いタイミングで配布対象のデータを削除できることにもつながる。
また、管理者の指定がなかった場合に、配布の実行指示を行ったユーザを管理者として指定するようにすれば、ユーザ自身が配布を管理可能な場合に、管理者の指定操作を不要とし、操作性を向上させることができる。
【００４８】
ここで、図７のステップＳ１４における保存期限の設定手法について説明する。この設定処理は、図２の期限決定部１２４の機能と対応するものである。
ＭＦＰ１０においては、配布対象の電子データの保存期限（又は保存期間）を、図８に示す種々の検討項目の情報に基づき決定することができる。すなわち、管理者が定めた保存期間の初期値を、図８に示す「検討項目」の情報に基づき、「調整方向」が示すように調整して、最終的な保存期間を決定するようにしている。現在の日時に保存期間を加えたものが保存期限である。各項目のパラメータの数値と対応する調整量は、ＭＦＰ１０の管理者が任意に定めることができる。
【００４９】
また、図８において、「ＩＤ」は、各検討項目の識別情報である。これらの検討項目のいずれを検討対象とするかは、管理者が任意に設定可能である。考慮する項目の数も任意である。項目数が０の場合、初期値をそのまま用いることになる。
各検討項目の趣旨は、以下の通りである。
まず、ＩＤ＝１の同報数は、配布対象のデータの配布先の数である。配布先の数が多いほど、全ての配布先が電子データを取得するために長い時間を要すると考えられるため、保存期間も長くするようにしている。
【００５０】
ＩＤ＝２のデータサイズは、配布対象のデータのサイズである。データサイズの大きいデータをダウンロードするには時間がかかり、それに伴って中断やエラーも発生しやすくなる。したがって、配布対象のデータのサイズが大きいほど、全ての配布先がデータを取得するために長い時間を要すると考えられるため、保存期間も長くするようにしている。
ＩＤ＝３の蓄積先ストレージの残容量は、配布対象のデータを記憶させたストレージの、残り記憶容量である。残り記憶容量が少ないほど、速やかにデータを削除して容量を確保する必要性が高いため、保存期間を短くするようにしている。
【００５１】
ＩＤ＝４のダウンロード帯域幅は、配布先のユーザが配布対象のデータをダウンロードする際にＭＦＰ１０が提供できる帯域幅のサイズである。この帯域幅が狭いほど、ダウンロードに時間がかかり、それに伴って中断やエラーも発生しやすくなることが考えられる。したがって、帯域幅が狭いほど、全ての配布先がデータを取得するために長い時間を要すると考えられるため、保存期間も長くするようにしている。
【００５２】
ＩＤ＝５の蓄積先ストレージ内の他の文書の同報数の合計は、配布対象のデータを記憶させたストレージが保存期限付きで記憶する、他の配布対象の文書についての配布先の数の合計である。１つのストレージに、異なる複数の配布指示に係る複数の配布対象のデータが蓄積される場合もある。このとき、保存期限付きでかつ配布先の多いデータがあると、ストレージへのアクセスが増え、これに伴ってユーザが配布対象のデータをダウンロードするのに要する時間が増えることが考えられる。このため、同報数の合計が多いほど、保存期間も長くするようにしている。
【００５３】
ＩＤ＝６の蓄積先ストレージ内の他の文書の残り保存期間の合計は、配布対象のデータを記憶させたストレージが保存期限付きで記憶する、他の配布対象の文書についての残り保存期間の合計である。同報数が少ない場合でも、保存期間が長いデータについてはすぐに削除される可能性が低い。このため、他に保存期間が長いデータが多い場合には、今回蓄積するデータの保存期間を短くして記憶容量の圧迫を防止することが望ましい。この点を考慮し、保存期間の合計が長いほど、保存期間を短くするようにしている。
【００５４】
なお、ＭＦＰ１０は、以上の検討項目について判断の基礎とするデータを得るため、データ蓄積部１２５が配布対象のデータの蓄積に用いる各ストレージにつき、図９に示すようなデータを管理するとよい。
図９に示したデータのうち、「残容量」は、ストレージの残り記憶容量である。「文書名」は、記憶されているデータの名称（例えばファイル名）である。全てのファイルが配布対象のデータであるとは限らない。「容量」は、該当のデータのサイズである。「同報数」は、該当のデータが配布対象のデータである場合の、配布先の総数である。「ダウンロード数」は、配布先のうち、すでに該当のデータを取得したものの数である。「保存期限」は、該当のデータの保存期限である。なお、配布対象でないデータについては、文書名と容量のみ記憶すればよい。
【００５５】
以上のように、図８に示した各基準に基づき保存期間を自動的に設定するようにすれば、適切な保存期間を設定して、ユーザの利便性を確保しつつ、ストレージの記憶容量を効率的に活用することができる。
なお、配布する電子データに保存期限を設定する場合、その設定を適切に行わなければ、システムの運用に問題が生じることが考えられる。期限が長すぎていつまでも蓄積しておくと蓄積に用いたストレージの容量を圧迫するし、早く削除しすぎても、渡したい相手がデータをダウンロードする前に削除してしまうことになる危険性がある。また、削除前に未ダウンロードのユーザにデータを送信することにすると、早く削除しすぎて未ダウンロードのユーザが多い場合には、データ送信によりネットワークに高い負荷をかけることになってしまう。
図８に示した各基準に基づき保存期間を自動的に設定するようにすれば、保存期限を適切に設定し、以上のような問題を軽減することができる。
【００５６】
なお、以上説明してきたような電子データの配布に関する機能は、ＭＦＰ１０単体で実現するほか、複数の装置を協働させて実現させることができる。
例えば、図１０に示すような情報処理システム１内に、以上説明してきたような電子データの配布に関する機能を設けることができる。
なお、図１０に示す情報処理システム１は、図１に示したＭＦＰ１０と同様なハードウェア構成を有するＭＦＰ１０−１，２と、文書蓄積サーバ２０−１，２と、電子メールサーバ３０と、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）４０とを、ネットワーク５０を介して相互に通信可能に接続して構成したものである。
【００５７】
文書蓄積サーバ２０−１，２は、それぞれ、ＭＦＰ１０−１，２等の外部装置から受信した文書の蓄積及び配布を行う機能を備える。
電子メールサーバ３０は、電子メールの送受信を行う機能を備える。
ＰＣ４０は、ユーザが操作してＭＦＰ１０−１，２や文書蓄積サーバ２０−１，２にアクセスするための端末装置としての機能を備える。
【００５８】
以上の情報処理システム１において、例えば、ＭＦＰ１０−１と文書蓄積サーバ２０−１に、それぞれ図１１に示した機能を設けることにより、図２等を用いて説明したＭＦＰ１０の場合と同様な電子データの配布を、ＭＦＰ１０−１と文書蓄積サーバ２０−１とが協働して実現することができる。なお、図１１に示した各部のうち、図２に示した各部と同じ機能を持つものには、図２と同じ符号を付した。
【００５９】
この図からわかるように、図１１の構成において、ＭＦＰ１０−１が、画像の読み取りを含む、配布対象のデータの取得に係る機能を担い、文書蓄積サーバ２０−１が、その蓄積及び配布に係る機能を担う。そして、配布対象のデータの受け渡しに関与するジョブ管理部１４１、２２２の機能が、図２の場合と多少異なるのみで、それ以外の各機能は共通である。
【００６０】
図１１の構成では、ジョブ管理部１４１が、配布指示受付部１２１が受け付けた配布の実行指示に応じて、配布対象のデータの取得を行い、そのデータを、配布先や管理者等の情報と共に文書蓄積サーバ２０−１のジョブ管理部２２２に渡して配布を依頼する。
ジョブ管理部２２２は、保存期限の決定、データの蓄積、取得用ＵＲＬ及び削除用ＵＲＬの通知等の動作を実行する。
なお、各装置における機能の分担はこれに限られないし、３台以上の装置で分担してもよいことはもちろんである。
【００６１】
以上で実施形態の説明を終了するが、この発明において、装置の具体的な構成、具体的な処理の手順、データの構成、画面の表示内容、通知の方法や内容等は、実施形態で説明したものに限るものではない。
例えば、送信状況管理部１２８及び通知再送部１２９に、配布対象のデータを削除するよりも前の所定のタイミングで、まだそのデータを取得していない配布先のうち指定された宛先に対し、そのデータを送信するデータ送信手段の機能を設けてもよい。この送信は、図１２に示すような、配布されたデータのファイル３４１を添付した電子メール３４０にて行えばよい。
【００６２】
このようにすれば、配布対象のデータを削除する場合でも、必要な配布先には確実にそのデータを配布することができる。ただし、全員に配布すると通信量が多くなるため、送信先は、予め配布先の設定時に指定を受けたり、その後管理者等から指定を受けたりした、配布先に限るようにするとよい。
【００６３】
以上の他、蓄積済みデータの保存期限について、図８に示したもの以外の情報を考慮して決定することも妨げられない。また、保存期限を設定することは必須ではなく、ユーザから明示の削除指示があるまで蓄積済みのデータを削除しないようにしてもよい。配布指示の一部として、蓄積したデータに保存期限を設けるか否かの設定を受け付けるようにしてもよい。
【００６４】
また、上述の実施形態では、画像処理装置であるＭＦＰ１０によりデータの蓄積及び配布に係る機能を実現する例について説明したが、これには限られない。配布するデータを、任意の記憶手段から読み出したり外部装置から受信したりすることができるのであれば、画像読み取りの機能は不要であるし、そもそも配布対象のデータが画像データである必要もない。
すなわち、上述したデータの蓄積及び配布に係る機能は、汎用コンピュータを含む任意の情報処理装置により実現可能である。この機能を複数の装置に分散して設けてよいことも、図１０及び図１１を用いて説明した通りである。
【００６５】
また、この発明のプログラムの実施形態は、コンピュータに所要のハードウェアを制御させて上述した実施形態におけるデータの蓄積及び配布に関する機能（例えば図２に示したもの）を実現させるためのプログラムである。
このようなプログラムは、はじめからコンピュータに備えるＲＯＭや他の不揮発性記憶媒体（フラッシュメモリ，ＥＥＰＲＯＭ等）などに格納しておいてもよい。しかし、メモリカード、ＣＤ、ＤＶＤ、ブルーレイディスク等の任意の不揮発性記録媒体に記録して提供することもできる。それらの記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータにインストールして実行させることにより、上述した各手順を実行させることができる。
【００６６】
さらに、ネットワークに接続され、プログラムを記録した記録媒体を備える外部装置あるいはプログラムを記憶手段に記憶した外部装置からダウンロードし、コンピュータにインストールして実行させることも可能である。
また、以上説明してきた各実施形態、動作例及び変形例の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることは勿論である。
【符号の説明】
【００６７】
１：情報処理システム、１０：ＭＦＰ、２０：文書蓄積サーバ、３０：電子メールサーバ、４０：ＰＣ、１０１：ＣＰＵ、１０２：ＲＯＭ、１０３：ＲＡＭ、１０４：ＨＤＤ、１０５：通信Ｉ／Ｆ、１０６：操作部、１０７：表示部、１０８：エンジンＩ／Ｆ、１０９：エンジン部、１１０：システムバス、１２１：配布指示受付部、１２２，１４１，２２２：ジョブ管理部、１２３：原稿読取部、１２４：期限決定部、１２５：データ蓄積部、１２６：メール生成部、１２７：メール送信部、１２８：送信状況管理部、１２９：通知再送部、１３０：送信指示受付部、１３１：蓄積データ送信部、１３２：削除指示受付部、１３３：蓄積データ削除部、３１０：配布先設定画面、３１１：配布先指定部、３１２：管理者指定部、３１３：ＯＫボタン、３１４：キャンセルボタン、３２０，３３０，３４０：電子メール、３３１：取得用ＵＲＬ、３３２：削除用ＵＲＬ、３４１：配布されたデータのファイル
【先行技術文献】
【特許文献】
【００６８】
【特許文献１】特開２００６−３１１３４４号公報
【図１】
2016063379.tif 000003
【図２】
2016063379.tif 000004
【図３】
2016063379.tif 000005
【図４】
2016063379.tif 000006
【図５】
2016063379.tif 000007
【図６】
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【図７】
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【図８】
2016063379.tif 000010
【図９】
2016063379.tif 000011
【図１０】
2016063379.tif 000012
【図１１】
2016063379.tif 000013
【図１２】
2016063379.tif 000014