(57)【要約】【課題】通勤交通費の新規発生、経路変更、打ち切り等による変更時に、従業員からの申請に基づいて会社規定に従って通勤手当データを自動算出すると共に、給与支給額に迅速に反映させることのできる通勤交通費変更精算装置を提供することを課題とする。【解決手段】制御部１０２を備え、通勤交通費の変更申請があると給与システムと連携して給与の交通費支給額を算出する通勤交通費変更精算装置１００であって、制御部１０２は、会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成して通勤手当定義記憶部１０６ａに記憶する通勤手当定義作成部１０２ａと、通勤交通費の申請データが入力されると通勤手当定義記憶部１０６ａの通勤手当定義に基づいて通勤手当データに変換し、給与の交通費支給額を精算する場合は通勤手当データを計算し直す更新処理を行って通勤手当データ記憶部１０６ｄに記憶するデータ変換／更新処理部１０２ｃとを備えている。【選択図】図１
2016192201.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
制御部を備え、通勤交通費の変更申請があると給与システムと連携して給与の交通費支給額を算出する通勤交通費変更精算装置であって、
前記制御部は、
会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成して通勤手当定義記憶部に記憶する通勤手当定義作成手段と、
通勤交通費の申請データが入力されると、該入力された申請データを前記通勤手当定義記憶部の通勤手当定義に基づいて通勤手当を計算して通勤手当データに変換すると共に、給与の交通費支給額を精算する必要がある場合は前記通勤手当データを計算し直して更新処理を行い通勤手当データ記憶部に記憶するデータ変換／更新処理手段と、
を備えたこと、
を特徴とする通勤交通費変更精算装置。
【請求項２】
入力された通勤交通費の申請データを申請データ記憶部に記憶させる申請データ格納手段をさらに備え、
前記データ変換／更新処理手段は、前記申請データ記憶部に記憶された申請データの承認が下りてからデータ変換処理あるいは更新処理を行うこと、
を特徴とする請求項１に記載の通勤交通費変更精算装置。
【請求項３】
会社の営業日を記憶する営業日カレンダー記憶部をさらに備え、
前記データ変換／更新処理手段は、前記申請データを給与の交通費支給額に計算し直す際に、前記営業日カレンダー記憶部が記憶する会社の営業日を参照すること、
を特徴とする請求項１または２に記載の通勤交通費変更精算装置。
【請求項４】
前記通勤交通費を変更する申請区分には、通勤交通費を新規に申請する新規申請と、申請済みの通勤交通費の内容を変更する変更申請と、申請済みの通勤交通費が不要となって打ち切る打切申請とがあること、
を特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の通勤交通費変更精算装置。
【請求項５】
前記通勤手当定義作成手段は、様々な会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を予め想定した複数の定義パターンを作成して前記通勤手当定義記憶部に記憶させておき、
ユーザが会社の通勤手当規定に応じた通勤手当定義パターンを選択して使用される通勤手当定義を設定すること、
を特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の通勤交通費変更精算装置。
【請求項６】
制御部を備えた情報処理装置で実行される、通勤交通費の変更申請があると給与システムと連携して給与の交通費支給額を算出する通勤交通費変更精算方法であって、
前記制御部で実行される、
会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成して通勤手当定義記憶部に記憶する通勤手当定義作成ステップと、
通勤交通費の申請データが入力されると、該入力された申請データを前記通勤手当定義記憶部の通勤手当定義に基づいて通勤手当を計算して通勤手当データに変換すると共に、給与の交通費支給額を精算する必要がある場合は前記通勤手当データを計算し直して更新処理を行い通勤手当データ記憶部に記憶するデータ変換／更新処理ステップと、
を含むこと、
を特徴とする通勤交通費変更精算方法。
【請求項７】
制御部を備えた情報処理装置において実行させるための通勤交通費の変更申請があると給与システムと連携して給与の交通費支給額を算出する通勤交通費変更精算プログラムであって、
前記制御部において実行させるための、
会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成して通勤手当定義記憶部に記憶する通勤手当定義作成ステップと、
通勤交通費の申請データが入力されると、該入力された申請データを前記通勤手当定義記憶部の通勤手当定義に基づいて通勤手当を計算して通勤手当データに変換すると共に、給与の交通費支給額を精算する必要がある場合は前記通勤手当データを計算し直して更新処理を行い通勤手当データ記憶部に記憶するデータ変換／更新処理ステップと、
を含むこと、
を特徴とする通勤交通費変更精算プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、通勤交通費変更精算装置、通勤交通費変更精算方法および通勤交通費変更精算プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１に係る法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムは、従業員の通勤交通費、定期代などについても利用可能であって、通勤の定期券などを一括して手配できるだけではなく、精算についても一定期間における企業や組織等全体で発生する費用を一括すると共に、費用の確認は企業や組織を構成する個人ごと、出張費用の明細ごとに確認可能なシステムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−１１０５７７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、この特許文献１にあっては、通勤交通費に変更が生じた場合に、変更内容を日割りや月割りで自動計算を行って給与支給額に直接反映させることができず、必要な場合は手計算で対応するしかないという課題があった。これは、通勤手当が通勤にかかる費用を補助する目的で会社が支払う給与の一部であるが、支払いは会社側の任意であるので支給基準や算出方法が会社によってまちまちであって、状況に応じて日割りあるいは月割りで計算しているため自動計算を行うことが難しかった。
【０００５】
特に、通勤手当は、給与の一部であっても、課税対象となる給与と異なり、一定額までは非課税扱いされることから、変更された通勤交通費を会社の通勤手当の支給基準や算出方法を用いて計算するだけでなく、給与システムと連携して給与支給額に反映するように計算することが望ましい。
【０００６】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、従業員の通勤交通費が新規発生、経路変更、あるいは打ち切り等により変更された場合に、従業員からの申請に基づいて会社規定に従って通勤手当を自動算出すると共に、給与支給額に迅速に反映させることのできる通勤交通費変更精算装置、通勤交通費変更精算方法および通勤交通費変更精算プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る通勤交通費変更精算装置は、制御部を備え、通勤交通費の変更申請があると給与システムと連携して給与の交通費支給額を算出する通勤交通費変更精算装置であって、前記制御部は、会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成して通勤手当定義記憶部に記憶する通勤手当定義作成手段と、通勤交通費の申請データが入力されると、該入力された申請データを前記通勤手当定義記憶部の通勤手当定義に基づいて通勤手当を計算して通勤手当データに変換すると共に、給与の交通費支給額を精算する必要がある場合は前記通勤手当データを計算し直して更新処理を行い通勤手当データ記憶部に記憶するデータ変換／更新処理手段と、を備えたこと、を特徴とする。
【０００８】
また、本発明に係る通勤交通費変更精算装置は、入力された通勤交通費の申請データを申請データ記憶部に記憶させる申請データ格納手段をさらに備え、前記データ変換／更新処理手段は、前記申請データ記憶部に記憶された申請データの承認が下りてからデータ変換処理あるいは更新処理を行うこと、を特徴とする。
【０００９】
また、本発明に係る通勤交通費変更精算装置は、会社の営業日を記憶する営業日カレンダー記憶部をさらに備え、前記データ変換／更新処理手段は、前記申請データを給与の交通費支給額に計算し直す際に、前記営業日カレンダー記憶部が記憶する会社の営業日を参照すること、を特徴とする。
【００１０】
また、本発明に係る通勤交通費変更精算装置は、前記通勤交通費を変更する申請区分には、通勤交通費を新規に申請する新規申請と、申請済みの通勤交通費の内容を変更する変更申請と、申請済みの通勤交通費が不要となって打ち切る打切申請とがあること、を特徴とする。
【００１１】
また、本発明に係る通勤交通費変更精算装置は、前記通勤手当定義作成手段は、様々な会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を予め想定した複数の定義パターンを作成して前記通勤手当定義記憶部に記憶させておき、ユーザが会社の通勤手当規定に応じた通勤手当定義パターンを選択して使用される通勤手当定義を設定すること、を特徴とする。
【００１２】
また、本発明に係る通勤交通費変更精算方法は、制御部を備えた情報処理装置で実行される、通勤交通費の変更申請があると給与システムと連携して給与の交通費支給額を算出する通勤交通費変更精算方法であって、前記制御部で実行される、会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成して通勤手当定義記憶部に記憶する通勤手当定義作成ステップと、通勤交通費の申請データが入力されると、該入力された申請データを前記通勤手当定義記憶部の通勤手当定義に基づいて通勤手当を計算して通勤手当データに変換すると共に、給与の交通費支給額を精算する必要がある場合は前記通勤手当データを計算し直して更新処理を行い通勤手当データ記憶部に記憶するデータ変換／更新処理ステップと、を含むこと、を特徴とする。
【００１３】
また、本発明に係る通勤交通費変更精算プログラムは、制御部を備えた情報処理装置において実行させるための通勤交通費の変更申請があると給与システムと連携して給与の交通費支給額を算出する通勤交通費変更精算プログラムであって、前記制御部において実行させるための、会社の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成して通勤手当定義記憶部に記憶する通勤手当定義作成ステップと、通勤交通費の申請データが入力されると、該入力された申請データを前記通勤手当定義記憶部の通勤手当定義に基づいて通勤手当を計算して通勤手当データに変換すると共に、給与の交通費支給額を精算する必要がある場合は前記通勤手当データを計算し直して更新処理を行い通勤手当データ記憶部に記憶するデータ変換／更新処理ステップと、を含むこと、を特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、従業員の通勤交通費が新規発生、経路変更、あるいは打ち切り等により変更された場合でも、従業員からの申請に基づいて会社規定に従って通勤手当を自動算出すると共に、給与支給額に迅速に反映させることができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】図１は、通勤交通費変更精算装置１００の構成の一例を示すブロック図である。
【図２】図２は、通勤交通費の申請データと給与システムの通勤手当データとを連携させてデータ処理を行う一例を示す図である。
【図３】図３は、図２の申請データと通勤手当データのデータ構造の一例を示す図である。
【図４】図４は、通勤交通費の新規申請と経路変更の申請データを入力する申請画面の一例を示す図である。
【図５】図５は、通勤交通費の打ち切りの申請データを入力する申請画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
本発明の実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、本発明は本実施形態により限定されるものではない。
【００１７】
［１．概要］
本実施形態に係る通勤交通費変更精算装置は、会社毎に異なる通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を予め作成しておくことで、通勤交通費の新規発生、経路変更、打ち切り等の変更申請があった場合に、作成した通勤手当定義に基づいて新たな通勤手当データを自動算出し、算出した通勤手当データを給与システムと連携させて給与支給額に迅速に反映させるようにした点に特徴がある。
【００１８】
例えば、通勤交通費の新規発生、通勤経路の変更、あるいは通勤手当の打ち切りが発生すると、給与の交通費支給額が変わるため、従業員からの申請に基づいて通勤手当を計算し直す必要がある。また、通勤定期代金は通常６ヶ月分の定期代が前払いで支給されているが、支給期間中に経路変更や打ち切りが発生すると交通費支給額を精算する必要がある。しかし、通勤手当に関する支給基準や算出方法が会社毎に異なっているため、これまでは通勤交通費の変更申請があっても給与システムと連携することができず、会社規定に従って手計算で行っていたので、経理の作業負荷や経費が増大し、特に従業員数の多い会社では給与支給額に迅速に反映させることができなかった。
【００１９】
そこで、本実施形態に係る通勤交通費変更精算装置では、会社毎に異なる通勤手当の支給基準や算出方法に関する通勤手当定義を予め作成しておき、通勤交通費の新規発生、通勤経路の変更、あるいは通勤手当の打ち切りの申請があると、その申請データと通勤手当定義とに基づいて新たな通勤手当データに変換したり、あるいは、前払されている通勤手当データを精算するために計算し直した通勤手当データに更新処理したりする。これによって、本実施形態に係る通勤交通費変更精算装置は、通勤交通費に変更が生じたとしても、通勤手当定義に基づいて申請データを給与システムにおける通勤手当データに変換できるため、給与支給額に迅速に反映させることができる。以下、具体的な構成および動作について説明する。
【００２０】
［２．構成］
本実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００の構成について、図１を用いて説明する。図１は、通勤交通費変更精算装置１００の構成の一例を示すブロック図である。
【００２１】
通勤交通費変更精算装置１００は、市販のデスクトップ型パーソナルコンピュータである。なお、通勤交通費変更精算装置１００は、デスクトップ型パーソナルコンピュータのような据置型情報処理装置に限らず、市販されているノート型パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）、スマートフォン、タブレット型パーソナルコンピュータなどの携帯型情報処理装置であってもよい。
【００２２】
通勤交通費変更精算装置１００は、図１に示すように、制御部１０２と通信インターフェース部１０４と記憶部１０６と入出力インターフェース部１０８と、を備えている。通勤交通費変更精算装置１００が備えている各部は、任意の通信路を介して通信可能に接続されている。
【００２３】
通信インターフェース部１０４は、ルータ等の通信装置および専用線等の有線又は無線の通信回線を介して、通勤交通費変更精算装置１００をネットワーク３００に通信可能に接続する。通信インターフェース部１０４は、他の装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有する。ここで、ネットワーク３００は、通勤交通費変更精算装置１００とサーバ２００とを相互に通信可能に接続する機能を有し、例えばインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等である。
【００２４】
記憶部１０６には、各種のデータベース、テーブル、およびファイルなどが格納される。記憶部１０６には、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）と協働してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）に命令を与えて各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録される。記憶部１０６として、例えば、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）・ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）等のメモリ装置、ハードディスクのような固定ディスク装置、フレキシブルディスク、および光ディスク等を用いることができる。
【００２５】
記憶部１０６は、会社における通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を記憶する通勤手当定義記憶部１０６ａと、従業員が申請した通勤交通費の申請データを記憶する申請データ記憶部１０６ｂと、会社の営業日を含む営業日カレンダーを記憶する営業日カレンダー記憶部１０６ｃと、通勤交通費の申請データをデータ変換した通勤手当データや通勤手当データの精算を行って更新処理した通勤手当データを記憶する通勤手当データ記憶部１０６ｄとを含む。
【００２６】
通勤手当定義記憶部１０６ａは、会社毎の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を後述する通勤手当定義作成手段としての通勤手当定義作成部１０２ａにより作成したものを記憶する。例えば、従業員が公共交通機関を利用して通勤する場合は、通勤手当を実費で支給するか定期代金として支給するか、定期代金の支給期間や支給月、支給月以外で通勤手当が発生した場合の定期代金の算出方法、あるいは月の途中で通勤手当が新規発生、経路変更、打ち切りになった場合の算出方法などが定義される。また、自動車や二輪車を利用して通勤する場合は、ガソリン代の支給期間や支給月、支給期間におけるガソリン代の算出方法、あるいは月の途中でガソリン代が新規発生、経路変更、打ち切りになった場合の算出方法などが定義される。これまでは、通勤手当に関する支給基準や算出方法が会社毎に異なっているため、通勤交通費の変更申請が行われても、給与システムと連携して交通費支給額を自動算出することができなかった。しかし、本実施形態では、通勤手当に関する支給基準や算出方法を予め定義しているため、通勤交通費の変更申請があると通勤手当定義に基づいて通勤手当データに変換したり、通勤手当が前払いされている場合は通勤手当定義に基づいて精算した通勤手当データに更新処理したりすることで、給与システムにおける給与支給額に迅速に反映させることができる。
【００２７】
申請データ記憶部１０６ｂは、従業員が申請した通勤交通の申請データを記憶する。この申請データは、汎用ワークフローにより電子回覧され、最終承認者からの承認が得られると通勤手当データへの変換処理が行われる。例えば、通勤交通費が新規発生、経路変更、打ち切りなどにより変更されると、従業員は、モニタなどの出力装置１１４に表示される申請画面（例えば、図４、図５）の各入力項目にキーボードやマウスなどの入力装置１１２を用いて入力すると、後述する申請データ格納部１０２ｂが入力された申請データを申請データ記憶部１０６ｂに記憶させる。
【００２８】
営業日カレンダー記憶部１０６ｃは、会社の営業日データを記憶したもので、通勤交通費の申請データのデータ変換や更新処理を行って通勤手当データを算出する際、あるいは、日割りや月割り計算を行う際に必要に応じて参照する。
【００２９】
通勤手当データ記憶部１０６ｄは、申請データ記憶部１０６ｂに記憶された申請データの最終承認が下りると、後述のデータ変換／更新処理部１０２ｃによって申請データを給与システムにおける通勤手当データに変換、あるいは、更新処理した通勤手当データを記憶する。
【００３０】
入出力インターフェース部１０８には、入力装置１１２および出力装置１１４が接続されている。出力装置１１４には、モニタ（家庭用テレビを含む）の他、スピーカやプリンタを用いることができる。入力装置１１２には、キーボード、マウス、およびマイクの他、マウスと協働してポインティングデバイス機能を実現するモニタを用いることができる。なお、以下では、出力装置１１４をモニタ１１４とし、入力装置１１２をキーボード１１２またはマウス１１２として記載する場合がある。
【００３１】
制御部１０２は、通勤交通費変更精算装置１００を統括的に制御するＣＰＵ等である。制御部１０２は、ＯＳ等の制御プログラム・各種の処理手順等を規定したプログラム・所要データなどを格納するための内部メモリを有し、格納されているこれらのプログラムに基づいて種々の情報処理を実行する。制御部１０２は、機能概念的に、会社毎の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を作成する通勤手当定義作成部１０２ａと、通勤交通費の申請データを申請データ記憶部１０６ｂに格納する申請データ格納手段としての申請データ格納部１０２ｂと、通勤交通費の申請データをデータ変換あるいは更新処理することにより給与システムにおける通勤手当データを作成するデータ変換／更新処理手段としてのデータ変換／更新処理部１０２ｃとを含む。
【００３２】
［３．具体例］
本実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００は、従業員の通勤交通費に変更が生じた場合に汎用ワークフローなどを用いて通勤交通費の変更申請を行う。例えば、従業員の通勤交通費が新たに発生する場合は新規申請（以下「新規」という）を行い、引っ越し等で通勤経路が変更になった場合は変更申請（以下「変更」という）を行い、通勤交通費が不要になった場合は打ち切り申請（以下「打切」という）を行う。通勤交通費の申請手続は、図１に示すように、従業員が通勤交通費変更精算装置１００の出力装置１１４のモニタに表示された入力フォーマットを見ながら入力装置１１２のキーボードやマウスを使って申請データを入力する。入力された申請データは、申請データ格納部１０２ｂによって申請データ記憶部１０６ｂに格納される。申請区分が「新規」、あるいは「変更」の場合は、図４に示すような入力フォーマットを使い、「打切」の場合は、図５に示すような入力フォーマットを使って申請データを入力する。申請データ記憶部１０６ｂに格納された申請データは、汎用ワークフローとして回覧され、承認者による最終承認が得られると、図２に示すように、データ変換／更新処理部１０２ｃによりデータ変換処理あるいは更新処理が行われる。データ変換／更新処理部１０２ｃは、申請データ記憶部１０６ｂに記憶されている申請データを通勤手当定義記憶部１０６ａの通勤手当定義に基づき、必要に応じて営業日カレンダー記憶部１０６ｃの会社営業日を参照しながら通勤手当データを算出する。算出された通勤手当データは、通勤手当データ記憶部１０６ｄに記憶される。
【００３３】
通勤手当が新たに発生する「新規」の場合は、申請データをデータ変換／更新処理部１０２ｃによってデータ変換した通勤手当データをそのまま給与支給額に利用することができる。しかし、通勤交通費の経路が変わる「変更」や通勤交通費が打ち切られる「打切」の場合は、公共交通機関の定期代金が一定期間前払されていたり、月の途中で「変更」や「打切」が発生したりすると、通勤手当データを給与支払額に反映させる際に精算を行う必要がある。このため、データ変換／更新処理部１０２ｃは、変更された通勤手当データを算出すると共に、既に支給されている通勤手当との間で精算を行い、新たな通勤手当データとして更新処理を行う。データ変換／更新処理部１０２ｃが通勤手当データの精算と更新処理を行う場合は、通勤手当定義記憶部１０６ａに記憶された通勤手当定義と、営業日カレンダー記憶部１０６ｃに記憶された会社営業日と、通勤手当データ記憶部１０６ｄに記憶されている前回申請の通勤手当データと、今回の変更申請後に算出された通勤手当データとに基づいて通勤手当データの精算を行い、変更月あるいは変更月の翌月の給与データに含まれる通勤手当データとして更新処理を行う。
【００３４】
申請データ例としては、図３〜図５に示すように、大別して「申請区分」、「申請者」、「適用開始日」、「申請理由」、および「交通手段」などがある。「申請区分」には、通勤交通費が新たに発生する「新規」、通勤経路が引っ越し等で変更になる「変更」、あるいは、通勤交通費が不要になって打ち切る「打切」などがある。「申請者」としては、従業員の社員区分（役員、正社員、出向社員、嘱託、準社員、パート）の他、申請者名、部署名、入社年月日などの入力項目がある。「適用開始日」としては、申請区分が「新規」の場合、通勤交通費が新たに発生する日付であり、申請区分が「変更」の場合、通勤経路が変更となる日付であり、申請区分が「打切」の場合、通勤交通費が打ち切られる日付となる。「申請理由」としては、入社、異動に伴う引越しによる転居、退寮に伴う引越しによる転居、その他自己都合に伴う引越しによる転居、交通通手段の変更、あるいはその他の理由を申請することができる。「交通手段」としては、電車やバスなどの「公共交通機関」、自動車通勤に用いられる「普通自動車」、「軽自動車」、あるいは、オートバイなどの「二輪車」、および「自転車」を申請対象としている。
【００３５】
「公共交通機関」を利用して通勤する場合は、「交通機関」という項目に電車やバスの具体的な運営会社あるいは路線名を入力し、「区間Ｆｒｏｍ」と「区間Ｔｏ」に駅名や停留所名を入力して、公共交通機関の通勤経路を特定する。複数の公共交通機関を乗り継ぐ場合、あるいは経由地によって通勤経路が変わる場合は、複数の交通機関名と経由地を入力する。本実施形態では、「公共交通機関」を利用して通勤する場合、通勤手当定義に基づいて申請区間における６ヶ月分の定期代金を前払で支給することになっているため、６ヶ月定期代金を入力する。
【００３６】
ガソリンを消費する「普通自動車」、「軽自動車」、「二輪車」を使って通勤する場合は、普通車、軽自動車、二輪車の１ｋｍ当たりの標準的なガソリン単価を「普通車単価」、「軽自動車単価」、「二輪車単価」として予め決めておき、その値をそれぞれの項目にデフォルト設定しておく（図４参照）。申請者は、通勤に使用する車が「普通自動車」、「軽自動車」、「二輪車」の何れかである場合は、該当車種の往復の通勤距離を「○○○車往復ｋｍ」の項目に入力する。そして、該当車種の１ヶ月の通勤日数を「○○○車日数」の項目に入力する。なお、本実施形態では、正社員の場合は一ヶ月２１日として計算し、出向社員の場合は一ヶ月２２日として計算し、準社員およびパートは実出勤日数を入力するようにしているが（図４参照）、正社員および出向社員も実出勤日数、あるいは営業日カレンダーの営業日数を入力するようにしても良い。「普通車金額」、「軽自動車金額」、「二輪車金額」の項目には、車種毎のガソリン単価に往復ｋｍと日数を掛けて算出された１ヶ月分のガソリン代が入力される。自転車通勤の場合にガソリン代はかからないが、駐輪場料金やメンテナンス料金等がかかるため「自転車金額」として非課税限度額の範囲で一定の金額を入力しても良い。
【００３７】
通勤交通費の「新規」と「変更」の申請については、図４に示すようなフォーマットを使い、「打切」の申請については、図５に示すようなフォーマットを使って申請を行う。いずれかのフォーマットに申請データを入力すると、申請データ格納部１０２ｂは、図２に示すように、申請データを申請データ記憶部１０６ｂに格納すると共に、汎用ワークフローで回覧を行い最終承認者からの承認を得る。申請データが承認されると、データ変換／更新処理部１０２ｃは、通勤手当定義記憶部１０６ａおよび営業日カレンダー記憶部１０６ｃを参照して申請データを給与システムの通勤手当データに変換、あるいは、更新処理を行って新たな通勤手当データを生成し、通勤手当データ記憶部１０６ｄに記憶する。通勤交通費の「変更」や「打切」によって通勤手当が変更になる場合は、通勤手当データ記憶部１０６ｄに記憶された変更申請前と変更申請後の通勤手当データの差額分を通勤手当定義記憶部１０６ａの通勤手当定義に基づいて日割りあるいは月割りで計算し直し、通勤手当が前払いされている場合は精算を行って、新たな通勤手当データとして更新処理する。これにより、給与システムでは、精算処理が間に合えば通勤交通費の変更月、精算が間に合わなければ翌月の給与データの給与支給額に反映させるようにする。
【００３８】
データ変換／更新処理部１０２ｃにより申請データを通勤手当データに変換する場合は、図３に示すように、通勤手当定義記憶部１０６ａに記憶された通勤手当定義と、営業日カレンダー記憶部１０６ｃに記憶された会社営業日とに基づいて、入力された申請データを通勤手当データに変換する。通勤手当データ例としては、公共交通機関（定期）、公共交通機関（日割）、ガソリン代、ガソリン代（日割）などの各項目に変換データをセットする。
【００３９】
申請データの申請は、随時行うことができるが、ここでは申請に対する最終承認を例えば月一回とし、給与システムに対する連携処理も月一回としている。ただ、追加申請があった場合は、追加分に対して複数回連携を行うようにしても良い。以下では、申請データの更新処理の一例を、公共交通機関の場合とガソリン代の場合とに分けて具体的に説明する。
【００４０】
［公共交通機関の場合］
例えば、公共交通機関を利用する場合は、以下の（イ）〜（ホ）のような会社毎の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を通勤手当定義作成部１０２ａで作成し、通勤手当定義記憶部１０６ａに記憶させる。
（イ）通勤手当は基本的には、５月に６月〜１１月までの６ヶ月分を支給し、１１月に１２月〜５月までの６ヶ月分を支給する。
（ロ）通勤手当が新たに発生する場合は、次回の５月もしくは１１月までの期間に関して、日割／月割の計算を行って支給する。
（ハ）通勤手当の経路が変更になった場合は、変更月の翌月から経路が変更になったと考えて、次回の５月もしくは１１月までの期間に関して、月割りの計算を行って支給する。
（ニ）通勤手当の経路が変更になった場合や、打ち切りになった場合は、変更月の翌月から経路が変更になったと考えて、支給済みの金額の控除を行う。
（ホ）定期代金は６ヶ月分として申請する。
【００４１】
そこで、従業員が公共交通機関を利用して「新規」に通勤を開始する場合、既に申請している通勤経路が「変更」になった場合、あるいは、既に申請している通勤手当が不要となる「打切」の場合は、通勤交通費に関する申請データを通勤交通費変更精算装置１００に入力する。以下、新規発生、経路変更、および打ち切りの場合に分けて説明する。
【００４２】
（１）新規発生
（ｉ）データ変換／更新処理部１０２ｃは、図４の申請画面に入力された適用開始日の属する月の端数日数と、適用開始日の翌月から次回の定期代金の支給月（通勤手当定義より５月もしくは１１月）前までの端数月数とを営業日カレンダー記憶部１０６ｃのカレンダーを参照してカウントし、上記通勤手当定義に基づいて日割り、月割りの額を自動計算し、給与システムにおける通勤手当データを算出する。
（日割り計算）
申請された６ヶ月定期代金÷６×端数日数÷３０日（固定）＝定期日割り額（図３の通勤手当データ例の公共交通機関の日割の「定期日割」の項目にセット：社会保険上の固定的賃金には含めない）
（月割り計算）
申請された６ヶ月定期代金÷６×端数月数＝定期月割り額（図３の勤手当データ例の公共交通機関の定期の「月割開始年月」と「支給月数」の項目にセット：社会保険上端数月数で月割りを行う）
（ｉｉ）次回の定期代支給月（通勤手当定義より５月もしくは１１月）からの支給データを作成する。
（次回定期代金）
申請された６ヶ月定期代金＝次回定期代金（通勤手当データとして図３の通勤手当データ例の公共交通機関の定期の「定期代」の項目にセット）
定期代の次回支給月＝支給開始年月（図３の勤手当データ例の公共交通機関の定期の「支給開始年月」の項目に次回の定期代支給月の５月もしくは１１月を先付登録）
（ｉｉｉ）上記した定期日割り額、定期月割り額、および次回定期代金は、給与システムにおける通勤手当データとして給与の交通費支給額に反映させる。
【００４３】
（２）経路変更
（ｉ）データ変換／更新処理部１０２ｃは、図４の申請画面に入力された適用開始日の翌月から次回の定期代金の支給月（通勤手当定義より５月もしくは１１月）前までの端数月数を営業日カレンダー記憶部１０６ｃのカレンダーを参照してカウントし、上記通勤手当定義の（ハ）〜（ホ）に基づいて定期月割り額、および返金金額を算出する。なお、本実施形態では、上記通勤手当定義の（ニ）に基づいて適用開始日の属する月を経路変更前の月として扱う。
（月割り計算）
申請された６ヶ月定期の金額÷６×端数月数＝定期月割り額（社会保険上端数月数で月割りを行う）
（月割り（返金）計算）
変更前の６ヶ月定期の金額÷６×端数月数×（−１）＝定期返金月割り額（精算を行う通勤手当データの月割り返金額としてセット：社会保険上の固定的賃金には含めない）
（ｉｉ）次回の定期的支給月（通勤手当定義より５月もしくは１１月）における支給データを作成する。
（次回定期代金）
申請された６ヶ月定期代金＝次回定期代金（通勤手当データとして図３の通勤手当データ例の公共交通機関の定期の「定期代」の項目にセット）
定期代の次回支給月＝支給開始年月（図３の勤手当データ例の公共交通機関の定期の「支給開始年月」の項目に次回の定期代支給月の５月もしくは１１月を先付登録）
（ｉｉｉ）上記した定期月割り額、定期返金月割り額、および次回定期代金は、給与システムにおける通勤手当データとして給与の交通費支給額に反映させる。
【００４４】
（３）打ち切り
（ｉ）データ変換／更新処理部１０２ｃは、図５の申請画面に入力された適用開始日の翌月から次回の定期代金の支給月（通勤手当定義より５月もしくは１１月）前までの端数月数を営業日カレンダー記憶部１０６ｃのカレンダーを参照してカウントし、上記通勤手当定義に基づいて返金金額を算出する。なお、本実施形態では、上記通勤手当定義に基づいて適用開始日の属する月は、打ち切り前の月として扱う。
（月割（返金）の計算）
変更前の６ヶ月定期の金額÷６×端数月数×（−１）＝月割り返金額（精算を行う通勤手当データの月割り返金額としてセット：社会保険上の固定的賃金には含めない）
（ｉｉ）上記した月割り返金額は、給与システムにおける通勤手当データとして給与の交通費支給額に反映させる。
【００４５】
［ガソリン代の場合］
自動車や二輪車を利用する場合は、以下の（イ）〜（ハ）のような会社毎の通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を通勤手当定義作成部１０２ａにて作成し、通勤手当定義記憶部１０６ａに記憶させる。この通勤手当定義に基づいて給与システムのガソリン代に関する通勤手当データを作成する。
（イ）ガソリン代は単月支給とする。
（ロ）正社員は一ヶ月２１日として計算し、出向社員は一ヶ月２２日として計算し、パートは実出勤日数で計算する。
（ハ）月の途中でガソリン代の新規発生や打ち切りが生じた場合は、その月の営業日数を基準として対象日数を日割り計算する。
【００４６】
（１）新規発生
（ｉ）データ変換／更新処理部１０２ｃは、図４の申請画面に利用車種（普通車、軽自動車、二輪車）の往復距離（○○○往復ｋｍ）が入力されると給与システムと連携し、入力された往復距離から片道距離（図３の通勤手当データ例のガソリン代の「片道ｋｍ数」）を算出し、非課税となる１ヶ月当たりの限度額区分を取得し、自動でセットする。
（ｉｉ）データ変換／更新処理部１０２ｃは、図４の申請画面に入力された適用開始日が月の途中である場合は、営業日カレンダー記憶部１０６ｃの営業日カレンダーを参照して、営業日ベースでの端数日数をカウントする。
（ｉｉｉ）データ変換／更新処理部１０２ｃは、往復距離と車種によって「ガソリン単価」を算出するか、あるいは、図４に示すように予め車種毎の１ｋｍ当たりの標準的なガソリン単価を決めて車種（普通車、軽自動車、二輪車）単価の項目にデフォルト設定しておき、上記カウントした端数日数（図３の通勤手当データ例のガソリン代の「対象日数」）のガソリン代を算出して、図３の通勤手当データ例のガソリン代日割にセットする。
（ｉｖ）上記ガソリン代日割は、給与システムにおける通勤手当データとして新規発生月の交通費支給額に反映させる。また、データ変換／更新処理部１０２ｃは、新規発生月の翌月からのガソリン代の計算を上記通勤手当定義の（ロ）を参照し、申請者の社員区分に応じた日数を用いて一ヶ月分のガソリン代を計算し、給与の交通費支給額に反映させる。ガソリン代の支給は、通勤手当定義の（イ）により単月支給となる。
【００４７】
（２）経路変更
（ｉ）ガソリン代の上記通勤手当定義には、経路変更時における計算方法が定義されていない。このため、データ変換／更新処理部１０２ｃは、月の途中において車種の変更や距離の変更があった場合は自動計算の対象外とする。
（ｉｉ）そこで、上記した新規発生と後述する打ち切りの場合と同じロジックを用いて経路変更前の実出勤日数と経路変更後の実出勤日数のガソリン代をそれぞれ自動計算した後、別途調整を行うようにする。
【００４８】
（３）打ち切り
（役員、正社員、出向社員の場合）
（ｉ）申請された適用開始日が月途中の場合、データ変換／更新処理部１０２ｃは、営業日カレンダー記憶部１０６ｃの営業日カレンダーから、営業日ベースでの端数日数をカウントする。
（ｉｉ）データ変換／更新処理部１０２ｃは、往復距離と車種によりガソリン単価を算出して、端数日数分のガソリン代を算出し、ガソリン代日割りにセットする。
（嘱託、準社員、パートの場合）
（ｉｉｉ）嘱託、準社員、パートの場合に月の途中で打ち切りがあると、本来であれば打ち切り日までの実出勤日数分の支給が発生する。しかしながら、嘱託、準社員、パートの場合は、時給計算によって給与が支給され、役員、正社員、出向社員のように給与システム上で実出勤日数での登録・管理が行われていないため、月の途中で打ち切りがあると自動計算の対象外となる。
（ｉｖ）このため、嘱託、準社員、パートでは、打ち切り日までの実出勤日数をシステム上で登録・管理していないが、前月末日で打ち切った場合と同様に更新を行い、打ち切り日までの実支給額を別途手動にて計算することにより入力することができる。もちろん、嘱託、準社員、パートであっても給与システム上で登録・管理を行うようにすれば、月の途中での打ち切りを自動計算する仕組みを構築することも可能となる。
【００４９】
このように、本実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００は、従業員の通勤手当に関し新規発生、経路変更、あるいは打ち切りが発生した場合に、従業員からの申請データに基づいて通勤手当の日割りや月割り等を自動算出し、給与システムと連携することによって変更月、あるいは、変更月の翌月の交通費支給額に迅速に反映させることが可能となる。
【００５０】
なお、上記実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００では、通勤交通費の申請に汎用ワークフローを用いて実施した例で説明したが、これに限定されず、ＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ−Ｓｅｐａｒａｔｅｄ  Ｖａｌｕｅｓ）やＥｘｃｅｌ（登録商標）などのファイルを用いて実施することも可能である。
【００５１】
また、上記実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００では、公共交通機関の場合の新規発生時や経路変更時における端数月分の支給に関して、現在の想定の場合、６ヶ月分の金額÷６で一ヶ月分の金額を算出し、そこから端数月分を計算しているが、これに限定されず、１ヶ月定期や３ヶ月定期の金額を組み合わせて、一番安いものを自動で支給できるようにすることも可能である。その場合は、ワークフローなどの申請時において、１ヶ月定期、３ヶ月定期、６ヶ月定期の金額を入力してもらうことが前提となる。
【００５２】
また、上記実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００では、給与システムを内包しており、通勤交通費の変更申請があるとその申請データに基づいて算出した通勤手当データを給与システムと連携させることで給与の交通費支給額に反映させたが、本発明の構成は必ずしもこれに限定されない。給与システムを通勤交通費変更精算装置１００とは別に配置しても良い。例えば、給与システムを図１に示すサーバ２００内に配置しても良い。その場合は、通勤交通費変更精算装置１００で算出された通勤手当データを通信インターフェース部１０４とネットワーク３００を経由してサーバ２００内の給与システムに送ることにより連携させ、給与の交通費支給額に迅速に反映させることができる。
【００５３】
また、上記実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００では、通勤手当定義を各クライアントに合わせて個別に定義を作成する例で説明したが、通勤手当定義を予め複数パターン想定して通勤手当定義記憶部１０６ａに記憶させておき、クライアントがそのパターンの中から自由に定義を選択するだけで通勤手当定義を容易に設定できるようにすることも可能である。
【００５４】
［４．本実施形態のまとめ、および他の実施形態］
以上、本実施形態に係る通勤交通費変更精算装置１００によれば、通勤手当定義作成部１０２ａにより会社における通勤手当の支給基準や算出方法に関する定義を予め作成して、通勤手当定義記憶部１０６ａに記憶させる。従業員は、通勤交通費が新規に発生したり、経路変更等で通勤交通費が変更されたり、通勤交通費が不要で打ち切られたりした場合に、通勤交通費の変更申請を行うと、申請データ格納部１０２ｂにより申請データが申請データ記憶部１０６ｂに記憶され、汎用ワークフローとして回覧されて最終承認者からの承認を得る。データ変換／更新処理部１０２ｃは、承認された申請データを通勤手当定義記憶部１０６ａと営業日カレンダー記憶部１０６ｃとを参照し、新たな通勤手当データに変換、あるいは、変更前の通勤手当データを変更後の通勤手当データに更新処理することで給与システムと連携する。これにより、従業員の通勤手当の新規発生、経路変更、あるいは打ち切り等が発生し通勤交通費が変更された場合であっても、申請データと会社毎の通勤手当定義に基づいて通勤手当の日割や月割等を自動算出することで、変更月あるいは変更月の翌月の交通費支給額に迅速に反映させることができる。
【００５５】
本発明は、上述した実施形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施形態にて実施されてよいものである。
【００５６】
例えば、実施形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。
【００５７】
また、本明細書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む情報、画面例、データベース構成については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【００５８】
また、通勤交通費変更精算装置１００に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。
【００５９】
例えば、通勤交通費変更精算装置１００が備える処理機能、特に制御部１０２にて行われる各処理機能については、その全部または任意の一部を、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよく、また、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現してもよい。尚、プログラムは、本実施形態で説明した処理を情報処理装置に実行させるためのプログラム化された命令を含む一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されており、必要に応じて通勤交通費変更精算装置１００に機械的に読み取られる。すなわち、ＲＯＭまたはＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）などの記憶部１０６などには、ＯＳと協働してＣＰＵに命令を与え、各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、ＲＡＭにロードされることによって実行され、ＣＰＵと協働して制御部１０２を構成する。
【００６０】
また、このコンピュータプログラムは、通勤交通費変更精算装置１００に対して任意のネットワークを介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。
【００６１】
また、本実施形態で説明した処理を実行するためのプログラムを、一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよく、また、プログラム製品として構成することもできる。ここで、この「記録媒体」とは、メモリーカード、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリ、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ  Ｄｉｇｉｔａｌ）カード、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＥＰＲＯＭ（登録商標）（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  ａｎｄ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｋ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ−Ｏｐｔｉｃａｌ  ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）、および、Ｂｌｕ−ｒａｙ（登録商標）  Ｄｉｓｃ等の任意の「可搬用の物理媒体」を含むものとする。
【００６２】
また、「プログラム」とは、任意の言語または記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードまたはバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、ＯＳに代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成および読み取り手順ならびに読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。
【００６３】
記憶部１０６に格納される各種のデータベース等（通勤手当定義記憶部１０６ａ、申請データ記憶部１０６ｂ、営業日カレンダー記憶部１０６ｃ、通勤手当データ記憶部１０６ｄ）は、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、および、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラム、テーブル、データベース、および、ウェブページ用ファイル等を格納する。
【００６４】
また、通勤交通費変更精算装置１００は、既知のパーソナルコンピュータまたはワークステーション等の情報処理装置として構成してもよく、また、任意の周辺装置が接続された当該情報処理装置として構成してもよい。また、通勤交通費変更精算装置１００は、当該装置に本実施形態で説明した処理を実現させるソフトウェア（プログラムまたはデータ等を含む）を実装することにより実現してもよい。
【００６５】
更に、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じてまたは機能負荷に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。すなわち、上述した実施形態を任意に組み合わせて実施してもよく、実施形態を選択的に実施してもよい。
【産業上の利用可能性】
【００６６】
以上のように、本発明に係る通勤交通費変更精算装置、通勤交通費変更精算方法および通勤交通費変更精算プログラムは、特に、通勤手当の支給基準や算出方法が会社毎に異なっていても、自動的に算出して給与システムの給与支給額に迅速に反映させる場合などに有用である。
【符号の説明】
【００６７】
１００  通勤交通費変更精算装置
１０２  制御部
１０２ａ  通勤手当定義作成部
１０２ｂ  申請データ格納部
１０２ｃ  データ変換／更新処理部
１０４  通信インターフェース部
１０６  記憶部
１０６ａ  通勤手当定義記憶部
１０６ｂ  申請データ記憶部
１０６ｃ  営業日カレンダー記憶部
１０６ｄ  通勤手当データ記憶部
１０８  入出力インターフェース部
１１２  入力装置
１１４  出力装置
２００  サーバ
３００  ネットワーク
【図１】
2016192201.tif 000003
【図２】
2016192201.tif 000004
【図３】
2016192201.tif 000005
【図４】
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【図５】
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