(57)【要約】【課題】同一ユーザの新旧の名刺を容易に識別し、又同姓同名者の名刺でも容易に区別ができる名刺管理システム及びその運用方法を提供する。【解決手段】  ネットワークによって接続されたＷＥＢサーバと、ユーザ端末と、印刷管理用端末と、前記印刷管理用端末に接続された印刷装置とを有し、前記ＷＥＢサーバは、データを送受信する入出力部と、ユーザが新規登録の際、該ユーザ固有のＩＤを発行するＩＤ発行部と、前記ユーザが名刺入力情報を更新の際、該ユーザを識別するＩＤ判定部とを含み、前記印刷管理用端末はデータを送受信する入出力部と、入出力部が前記ユーザ端末または前記ＷＥＢサーバから受信した前記名刺入力情報、前記ＩＤ、及び名刺のフォーマット情報に基づき、印刷情報を作成し、前記印刷装置に前記印刷情報の印刷を指示する印刷制御部を含む。【選択図】図１
2016206709.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークによって接続されたＷＥＢサーバと、ユーザ端末と、印刷管理用端末と、前記印刷管理用端末に接続された印刷装置とを有する名刺管理システムであって、
前記ＷＥＢサーバは、データを送受信する入出力部と、ユーザが新規登録の際、該ユーザ固有のＩＤを発行するＩＤ発行部と、前記ユーザが名刺入力情報を更新の際、該ユーザを識別するＩＤ判定部と、前記ユーザのユーザ情報、前記ＩＤ、パスワード、前記名刺入力情報、及び名刺のフォーマット情報を記憶する記憶部と、前記ＷＥＢサーバの動作を制御する制御部とを含み、
前記印刷管理用端末は前記ユーザ端末または前記ＷＥＢサーバ若しくは前記印刷装置とデータを送受信する入出力部と、前記入出力部が前記ユーザ端末または前記ＷＥＢサーバから受信した前記名刺入力情報、前記ＩＤ、及び前記名刺のフォーマット情報に基づき、前記名刺入力情報、及び前記ＩＤを配列した印刷情報を作成し、前記印刷装置に前記印刷情報の印刷を指示する印刷制御部を含むことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項２】
前記ＷＥＢサーバは、前記名刺入力情報のレビジョンを管理するレビジョン管理部をさらに含み、前記印刷情報は前記入出力部が前記ユーザ端末または前記ＷＥＢサーバから受信した前記名刺入力情報のレビジョンをさらに含むことを特徴とする請求項１に記載の名刺管理システム。
【請求項３】
ネットワークによって接続されたＷＥＢサーバと、ユーザ端末と、印刷管理用端末と、前記印刷管理用端末に接続された印刷装置とを有する名刺管理システムの運用方法であって、
ユーザの入力に従って、前記ＷＥＢサーバに名刺入力情報を新規登録する段階または前記名刺入力情報を更新する段階と、
前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、前記ユーザのＩＤ、及びフォーマット情報を受信し、前記フォーマット情報に基づき、名刺印刷用の印刷情報を生成する段階と、
前記印刷装置が前記印刷情報に従い名刺を印刷する段階と、を有し、
前記名刺は少なくとも前記ユーザのＩＤが印刷されることを特徴とする名刺管理システムの運用方法。
【請求項４】
前記名刺入力情報を新規登録する段階は、前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階と、
前記ＷＥＢサーバがＩＤを発行して前記ユーザ端末に送信する段階と、
前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報を相互に関連付けして保存する段階と、を含み、
前記名刺入力情報を更新する段階は、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ端末から以前に送信され保存された名刺入力情報を削除し、前記ユーザ端末から送信された更新用の名刺入力情報を、前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報と関連付けして保存する段階とを含むことを特徴とする請求項３に記載の名刺管理システムの運用方法。
【請求項５】
前記フォーマット情報は事前にユーザにより作成され、前記ＷＥＢサーバに登録されて保存された少なくとも一つの名刺フォーマットから選択されたものであることを特徴とする請求項３または４に記載の名刺管理システムの運用方法。
【請求項６】
前記名刺に印刷される前記ユーザのＩＤは機械による読取可能なバーコードを含むことを特徴とする請求項３ないし５のいずれか１項に記載の名刺管理システムの運用方法。
【請求項７】
前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階に送信される情報は閲覧用パスワードをさらに含み、
前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報を相互に関連付けして保存する段階に関連付けして保存する情報は前記閲覧用パスワードをさらに含み、
前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、前記ユーザのＩＤ、及び前記フォーマット情報を受信するのは、前記閲覧用パスワードと前記ＩＤとを前記ＷＥＢサーバに送信することによって認可されることを特徴とする請求項４ないし６のいずれか１項に記載の名刺管理システムの運用方法。
【請求項８】
ネットワークによって接続されたＷＥＢサーバと、ユーザ端末と、印刷管理用端末と、前記印刷管理用端末に接続された印刷装置とを有する名刺管理システムの運用方法であって、
ユーザの入力に従って、前記ＷＥＢサーバに名刺入力情報を新規登録する段階または前記名刺入力情報を更新する段階と、
前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、該名刺入力情報のレビジョン、前記ユーザのＩＤ、及びフォーマット情報を受信し、前記フォーマット情報に基づき、名刺印刷用の印刷情報を生成する段階と、
前記印刷装置が前記印刷情報に従い名刺を印刷する段階と、を有し、
前記名刺は少なくとも前記名刺入力情報のレビジョンと前記ユーザのＩＤとが印刷されることを特徴とする名刺管理システムの運用方法。
【請求項９】
前記名刺入力情報を新規登録する段階は、前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階と、
前記ＷＥＢサーバがＩＤを発行して前記ユーザ端末に送信する段階と、
前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ端末から送信された前記名刺入力情報にレビジョンを付加して前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報とともに相互に関連付けして保存する段階とを含み、
前記名刺入力情報を更新する段階は、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ端末から送信された更新用の名刺入力情報に前記レビジョンを更新して付加し、前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報と関連付けして保存する段階とを含むことを特徴とする請求項８に記載の名刺管理システムの運用方法。
【請求項１０】
前記フォーマット情報は事前にユーザにより作成され、前記ＷＥＢサーバに登録されて保存された少なくとも一つの名刺フォーマットから選択されたものであることを特徴とする請求項８または９に記載の名刺管理システムの運用方法。
【請求項１１】
前記名刺に印刷される前記名刺入力情報のレビジョンと前記ユーザのＩＤは機械による読取可能なバーコードを含むことを特徴とする請求項８ないし１０のいずれか１項に記載の名刺管理システムの運用方法。
【請求項１２】
前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階に送信される情報は閲覧用パスワードをさらに含み、
前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ情報、前記ＩＤ、フォーマット情報を相互に関連付けして保存する段階に関連付けして保存する情報は前記閲覧用パスワードをさらに含み、
前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、該名刺入力情報のレビジョン、前記ユーザのＩＤ、及びフォーマット情報を受信するのは、前記閲覧用パスワードと前記ＩＤを前記ＷＥＢサーバに送信することによって認可されることを特徴とする請求項９ないし１１のいずれか１項に記載の名刺管理システムの運用方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、名刺管理システム及びその運用方法に関し、特に名刺入力情報の管理が容易な名刺管理システム及びその運用方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
名刺はユーザ（使用者）の所属する組織や連絡先などを印刷し、取引先との名刺交換により、その後の情報交換など円滑な商取引に重要な役割を果たすものである。
打ち合わせの席などで複数の面会者と同時に面会する場合、名刺交換すると同じユーザの名刺が複数の面会者に手渡される。あるいは同じ取引先への訪問でも、機会を変えて別々の面会者と面談する場合も同一ユーザの名刺が同じ取引先に複数手渡されることになる。
近年、名刺情報管理のため、収集した名刺を文字データとして電子データ化することが行われるようになってきている。このため同一ユーザの名刺が複数存在すると、電子データ化の際、重複した作業を行うことにつながり、効率が悪いうえに余分な費用が発生する可能性がある。
【０００３】
また名刺は一般にユーザが所属する会社や部署などの組織の情報とユーザの職位、組織内での連絡先などの情報を含むため、組織変更や異動、ユーザの昇進などの職位変更、メールアドレスの変更など様々な要因で名刺に印刷された情報が実態に合わなくなり、作り直しが必要となるケースが生じる。その場合、既に名刺交換している取引先にも作り直した名刺を手渡すことになり、このようなことが繰り返されると、同じユーザの内容の異なる複数の名刺が取引先に渡されることになる。
【０００４】
取引先にて名刺を最新版管理していれば問題はないが、例えば取引先の面会者が常に同じとは限らず、取引先の中で複数の面会者によって同一ユーザの新旧の名刺が混在することになる。
この場合も、同一ユーザの新旧の名刺の混在により、電子データ化の際の追加作業となるとともに、不要なデータを混在させることになる。また組織内に同姓同名のユーザが存在すると、正しい名刺管理ができないということも起こりうる。
このため名刺情報を正確に把握するための識別方法が求められている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、上記従来の名刺管理における問題点に鑑みてなされたものであって、本発明の目的は、同一ユーザの名刺を容易に識別ができる名刺管理システム及びその運用方法を提供することにある。
また、本発明の目的は、同一ユーザの新旧の名刺を容易に識別し、さらには同姓同名者の名刺でも容易に区別ができる名刺管理システム及びその運用方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するためになされた本発明による名刺管理システムは、ネットワークによって接続されたＷＥＢサーバと、ユーザ端末と、印刷管理用端末と、前記印刷管理用端末に接続された印刷装置とを有し、前記ＷＥＢサーバは、データを送受信する入出力部と、ユーザが新規登録の際、該ユーザ固有のＩＤを発行するＩＤ発行部と、前記ユーザが名刺入力情報を更新の際、該ユーザを識別するＩＤ判定部と、前記ユーザのユーザ情報、前記ＩＤ、パスワード、前記名刺入力情報、及び名刺のフォーマット情報を記憶する記憶部と、前記ＷＥＢサーバの動作を制御する制御部とを含み、前記印刷管理用端末は前記ユーザ端末または前記ＷＥＢサーバ若しくは前記印刷装置とデータを送受信する入出力部と、前記入出力部が前記ユーザ端末または前記ＷＥＢサーバから受信した前記名刺入力情報、前記ＩＤ、及び前記名刺のフォーマット情報に基づき、前記名刺入力情報、及び前記ＩＤを配列した印刷情報を作成し、前記印刷装置に前記印刷情報の印刷を指示する印刷制御部を含むことを特徴とする。
【０００７】
前記ＷＥＢサーバは、前記名刺入力情報のレビジョンを管理するレビジョン管理部をさらに含み、前記印刷情報は前記入出力部が前記ユーザ端末または前記ＷＥＢサーバから受信した前記名刺入力情報のレビジョンをさらに含むことが好ましい。
【０００８】
上記目的を達成するためになされた本発明による名刺管理システムの運用方法は、ネットワークによって接続されたＷＥＢサーバと、ユーザ端末と、印刷管理用端末と、前記印刷管理用端末に接続された印刷装置とを有する名刺管理システムの運用方法であって、ユーザの入力に従って、前記ＷＥＢサーバに名刺入力情報を新規登録する段階または前記名刺入力情報を更新する段階と、前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、前記ユーザのＩＤ、及びフォーマット情報を受信し、前記フォーマット情報に基づき、名刺印刷用の印刷情報を生成する段階と、前記印刷装置が前記印刷情報に従い名刺を印刷する段階と、を有し、前記名刺は少なくとも前記ユーザのＩＤが印刷されることを特徴とする。
【０００９】
前記名刺入力情報を新規登録する段階は、前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階と、前記ＷＥＢサーバがＩＤを発行して前記ユーザ端末に送信する段階と、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報を相互に関連付けして保存する段階と、を含み、前記名刺入力情報を更新する段階は、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ端末から以前に送信され保存された名刺入力情報を削除し、前記ユーザ端末から送信された更新用の名刺入力情報を、前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報と関連付けして保存する段階とを含むことが好ましい。
【００１０】
前記フォーマット情報は事前にユーザにより作成され、前記ＷＥＢサーバに登録されて保存された少なくとも一つの名刺フォーマットから選択されたものであることが好ましい。
前記名刺に印刷される前記ユーザのＩＤは機械による読取可能なバーコードを含むことが好ましい。
【００１１】
前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階に送信される情報は閲覧用パスワードをさらに含み、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報を相互に関連付けして保存する段階に関連付けして保存する情報は前記閲覧用パスワードをさらに含み、前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、前記ユーザのＩＤ、及び前記フォーマット情報を受信するのは、前記閲覧用パスワードと前記ＩＤとを前記ＷＥＢサーバに送信することによって認可されることが好ましい。
【００１２】
上記目的を達成するためになされた本発明による名刺管理システムの運用方法は、ネットワークによって接続されたＷＥＢサーバと、ユーザ端末と、印刷管理用端末と、前記印刷管理用端末に接続された印刷装置とを有する名刺管理システムの運用方法であって、ユーザの入力に従って、前記ＷＥＢサーバに名刺入力情報を新規登録する段階または前記名刺入力情報を更新する段階と、前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、該名刺入力情報のレビジョン、前記ユーザのＩＤ、及びフォーマット情報を受信し、前記フォーマット情報に基づき、名刺印刷用の印刷情報を生成する段階と、前記印刷装置が前記印刷情報に従い名刺を印刷する段階と、を有し、前記名刺は少なくとも前記名刺入力情報のレビジョンと前記ユーザのＩＤとが印刷されることを特徴とする。
【００１３】
前記名刺入力情報を新規登録する段階は、前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階と、前記ＷＥＢサーバがＩＤを発行して前記ユーザ端末に送信する段階と、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ端末から送信された前記名刺入力情報にレビジョンを付加して前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報とともに相互に関連付けして保存する段階とを含み、前記名刺入力情報を更新する段階は、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ端末から送信された更新用の名刺入力情報に前記レビジョンを更新して付加し、前記ユーザ情報、前記ＩＤ、及び前記フォーマット情報と関連付けして保存する段階とを含むことが好ましい。
【００１４】
前記フォーマット情報は事前にユーザにより作成され、前記ＷＥＢサーバに登録されて保存された少なくとも一つの名刺フォーマットから選択されたものであることが好ましい。
前記名刺に印刷される前記名刺入力情報のレビジョンと前記ユーザのＩＤは機械による読取可能なバーコードを含むことが好ましい。
前記ユーザ端末が前記ユーザによって入力されたユーザ情報とパスワードとを前記ＷＥＢサーバに送信する段階に送信される情報は閲覧用パスワードをさらに含み、前記ＷＥＢサーバが前記ユーザ情報、前記ＩＤ、フォーマット情報を相互に関連付けして保存する段階に関連付けして保存する情報は前記閲覧用パスワードをさらに含み、前記印刷管理用端末が前記新規登録または更新された名刺入力情報、該名刺入力情報のレビジョン、前記ユーザのＩＤ、及びフォーマット情報を受信するのは、前記閲覧用パスワードと前記ＩＤを前記ＷＥＢサーバに送信することによって認可されることが好ましい。
【発明の効果】
【００１５】
本発明に係る名刺管理システム及びその運用方法によれば、名刺にはユーザの固有のＩＤが印刷されるため、取引先にて同一ユーザの名刺が複数存在していても、ＩＤから機械的にユーザを判断し、重複する名刺を容易に見つけることができるという効果がある。
また同じ組織に同姓同名のユーザがいても名刺に印刷されたＩＤにより同一ユーザかどうかを容易に識別することができるという効果がある。
さらに、名刺にはユーザの固有のＩＤと名刺のレビジョンが印刷されることにより、取引先にて同一ユーザの新旧の名刺が混在していても、レビジョンから新旧を判断することができるという効果がある。
これにより、取引先で名刺情報を文字データとして電子データ化する際、事前に不要な名刺を対象から外すことができ、作業効率の低下と不要情報の混入を防ぐことができるという効果も得られる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の実施形態による名刺管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態による名刺管理システムへの新規登録の処理を説明するためのフロー図である。
【図３】本発明の実施形態による名刺管理システムの名刺入力情報更新の処理を説明するためのフロー図である。
【図４】本発明の実施形態による名刺管理システムの名刺印刷用情報取得の処理を説明するためのフロー図である。
【図５】本発明の実施形態による名刺管理システムの名刺印刷用情報取得の他の処理を説明するためのフロー図である。
【図６】本発明の他の実施形態による名刺管理システムの構成を示す図である。
【図７】本発明の他の実施形態による名刺管理システムへの新規登録の処理を説明するためのフロー図である。
【図８】本発明の他の実施形態による名刺管理システムの名刺入力情報更新の処理を説明するためのフロー図である。
【図９】本発明の他の実施形態による名刺管理システムの名刺印刷用情報取得の処理を説明するためのフロー図である。
【図１０】本発明の他の実施形態による名刺を例示的に示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
次に、本発明に係る名刺管理システム及びその運用方法を実施するための形態の具体例を図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の実施形態による名刺管理システムの構成を示す図である。図１を参照すると、本発明による名刺管理システム１はネットワーク１０で接続されたＷＥＢサーバ１００、ユーザ端末２００、印刷管理用端末３００、及び印刷管理用端末３００に接続された印刷装置４００を含む。
【００１８】
ＷＥＢサーバ１００は入出力部１０１、ＩＤ発行部１０４、ＩＤ判定部１０５、記憶部１０２、及び制御部１０３を含む。
入出力部１０１はデータを送受信する手段を備え、ネットワーク１０に接続され、名刺作成を所望するユーザが新規登録する際、ユーザ端末２００で入力して送信するユーザ情報及びパスワードを受信し、ＷＥＢサーバが発行する当該ユーザ用のＩＤをユーザ端末２００に送信する。また、ユーザが名刺入力情報を更新する際、ユーザ端末２００から送信されるユーザのＩＤとパスワードを受信し、その整合性の判定結果に基づき、整合性確認信号または再入力要求をユーザ端末２００に送信する。さらに名刺の印刷者が印刷情報作成のため名刺入力情報を取得する際、印刷管理用端末３００から送信されるユーザのＩＤを受信し、そのＩＤに関連付けられた名刺入力情報及びフォーマット情報を印刷管理用端末３００に送信する。尚、一実施形態では名刺の印刷者が印刷情報作成のため名刺入力情報を取得する際、印刷管理用端末３００から送信されるユーザのＩＤと閲覧用パスワードを受信し、その整合性の判定結果に基づき、ユーザのＩＤに関連付けられた名刺入力情報及びフォーマット情報を印刷管理用端末３００に送信する構成としてもよい。
【００１９】
ＩＤ発行部１０４は名刺作成を所望するユーザが新規登録する際、そのユーザ固有のＩＤを発行する。このためＩＤ発行部１０４は新たなＩＤを発行する際、以前に発行したＩＤと重複しないようにＩＤを管理する。
ＩＤ判定部１０５はユーザが名刺入力情報を更新の際、入出力部１０１が受信したユーザのＩＤとパスワードを、記憶部１０２に保存されている当該ユーザのＩＤとパスワードと比較し、同一であれば整合性ありと判定し、同一でなければパスワードが不整合であると判定する。
記憶部１０２はユーザのユーザ情報、ＩＤ、パスワード、名刺入力情報、及び名刺のフォーマット情報を対応付けして保存する。
制御部１０３はＷＥＢサーバの動作を制御し、各構成要素間やネットワークとのデータの授受が円滑に行われるように制御を行う。
【００２０】
ユーザ端末２００は入出力部２０１を備える。入出力部２０１はユーザが新規登録の際、ユーザ情報やパスワードを入力するための入力手段と入力されたユーザ情報やパスワード、或は名刺入力情報をＷＥＢサーバ１００に送信するための出力手段を含む。また入出力部２０１はＷＥＢサーバ１００が発行するユーザのＩＤや、ＷＥＢサーバ１００で判定されたユーザのＩＤとパスワードとの整合結果を受信するための入力手段をさらに含む。
入出力部２０１は、ユーザのＩＤと、ＷＥＢサーバに保存されたユーザの名刺入力情報やフォーマット情報を閲覧するための閲覧用パスワードとを、ネットワーク１０を介して印刷管理用端末３００に送信するように構成してもよい。
また、ユーザ端末２００はユーザが名刺作成を所望する際、ユーザの入力に従いＷＥＢサーバ１００から名刺入力情報、フォーマット情報を受信し、ユーザのＩＤとともに印刷管理用端末３００に送信するように構成されてもよい。
【００２１】
印刷管理用端末３００は、入出力部３０１及び印刷制御部３０２を備える。
入出力部３０１はユーザ端末２００、またはＷＥＢサーバ１００、若しくは印刷装置４００とデータを送受信するように構成され、名刺の印刷情報を作成する際、印刷する名刺のユーザのＩＤをＷＥＢサーバ１００に送信し、そのユーザの名刺入力情報及びフォーマット情報をＷＥＢサーバ１００から受信する。また印刷制御部で作成した印刷情報を印刷装置４００に送信する。
印刷管理用端末３００は、名刺の印刷情報を作成する際、ユーザ端末２００からユーザのＩＤとユーザの閲覧用パスワードを受信し、受信したＩＤと閲覧用パスワードをＷＥＢサーバ１００に送信し、ユーザの名刺入力情報及びフォーマット情報をＷＥＢサーバ１００から受信するように構成されてもよい。
【００２２】
印刷制御部３０２は、入出力部３０１で受信したユーザのＩＤ、名刺入力情報、及びフォーマット情報に基づき、名刺入力情報、及びＩＤを配列した印刷情報を作成し、印刷装置４００に印刷情報の印刷を指示する。
印刷管理用端末３００と印刷装置４００は有線又は無線通信回線で接続され、印刷装置４００は図示しないが、印刷管理用端末３００からの印刷情報を受信する入力部と、印刷情報に従い名刺を印刷する印刷部とを備える。
【００２３】
図２は本発明の実施形態による名刺管理システムへの新規登録の処理を説明するためのフロー図である。
図２を参照すると、ステップＳ１００で、ユーザ端末２００は、名刺作成を所望するユーザによりユーザ端末２００に入力されたユーザ情報及びＷＥＢサーバ１００にアクセスするためのパスワードをＷＥＢサーバ１００に送信する。ユーザ情報は氏名、連絡先を含む情報であるが、ユーザが特定できればこれ以外の情報であっても構わない。
ステップＳ１０１にてＷＥＢサーバ１００は、ユーザに固有のＩＤを発行してユーザ端末２００に送信する。ＩＤは名刺管理システムにおいてユーザを特定するためのもので、ユーザ同士で重複しないよう固有に発行し、所定の文字数のアルファベット、数字などで構成する。
【００２４】
ステップＳ１０２でユーザ端末２００は、ユーザによって入力された名刺入力情報、フォーマット情報をＷＥＢサーバ１００に送信する。名刺入力情報は名刺に印刷する項目をまとめた情報で、会社名、職位、氏名、電話番号などの情報を含む。名刺入力情報はこれらの項目をまとめた表形式データであってもよい。フォーマット情報は名刺のどの位置にどの項目を印刷するかを示した情報であり、項目ごとの開始点の座標や文字の字体などを指定した情報である。名刺のフォーマットは会社や組織ごとに決まっていることが多いので、フォーマットは事前に作成して固有のファイル名称を付けてＷＥＢサーバ１００に登録しておき、フォーマット情報は、登録したファイルを指定することで表現してもよい。
【００２５】
ステップＳ１０３でＷＥＢサーバ１００はフォーマット情報に従い受信した名刺入力情報、ＩＤを配列して名刺の印刷状態を示す印刷情報を作成し、ユーザ端末２００に送信する。ステップＳ１０４でユーザ端末２００は、ユーザの印刷情報確認の結果による入力情報に基づき、受信した印刷情報が意図したものと合致した場合はステップＳ１０５で登録確認信号を、意図したものと合致しなかった場合はステップＳ１０２に戻り、修正入力された名刺入力情報、フォーマット情報をＷＥＢサーバ１００に送信する。
登録確認信号を受信するとステップＳ１０６でＷＥＢサーバ１００は、ユーザのＩＤ、パスワード、ユーザ情報、名刺入力情報、フォーマット情報を相互に関連付けして記憶部に保存する。
【００２６】
図３は、本発明の実施形態による名刺管理システムの名刺入力情報更新の処理を説明するためのフロー図である。
図３を参照すると、ステップＳ２００でユーザ端末２００はユーザにより入力されたＩＤとパスワードとをＷＥＢサーバ１００に送信する。
ステップＳ２０１でＷＥＢサーバ１００は、受信したＩＤとパスワードとの整合確認を行う。整合確認は図２の新規登録の段階で記憶部に関連付けされて保存されたユーザのＩＤ、パスワードを読出し、受信したＩＤとパスワードとの組み合わせが、読出したＩＤとパスワードとの組み合わせと一致するかどうかで判定する。両者の組み合わせが一致しない場合、ステップＳ２１１にてＷＥＢサーバ１００は、ユーザ端末２００に再入力要求を送信する。
組み合わせが一致する場合、ステップＳ２０２でＷＥＢサーバ１００は、ユーザ端末２００に整合確認信号を送信する。
【００２７】
Ｓ２０３でユーザ端末２００は、ユーザによって入力された更新する名刺入力情報及びフォーマット情報をＷＥＢサーバ１００に送信する。
Ｓ２０４でＷＥＢサーバ１００はフォーマット情報に従い受信した更新する名刺入力情報、ＩＤを配列して名刺の印刷状態を示す印刷情報を作成し、ユーザ端末２００に送信する。
ステップＳ２０５でユーザ端末２００は、ユーザの印刷情報確認の結果による入力情報に基づき、受信した印刷情報が意図したものと合致した場合はステップＳ２０６で更新確認信号を、意図したものと合致しなかった場合はステップＳ２０３に戻り、修正入力された名刺入力情報、フォーマット情報をＷＥＢサーバ１００に送信する。
更新確認信号を受信するとステップＳ２０７でＷＥＢサーバは、以前保存の名刺入力情報を削除し、代わりに更新する名刺入力情報を、ユーザのＩＤ、パスワード、ユーザ情報、フォーマット情報と関連付けして記憶部に保存する。
【００２８】
図４は、本発明の実施形態による名刺管理システムの名刺印刷用情報取得の処理を説明するためのフロー図である。
図４を参照すると、ステップＳ３００でユーザ端末２００は、名刺作成を所望するユーザの入力に従い、ユーザのＩＤを印刷管理用端末３００に送信する。
ステップＳ３０１で印刷管理用端末３００は受信したＩＤをＷＥＢサーバ１００に送信する。ＷＥＢサーバ１００はステップＳ３０２で、ＩＤに関連付けられた名刺入力情報、フォーマット情報を印刷管理用端末３００に送信する。
図４では、印刷管理用端末３００はユーザのＩＤを送信するのみで、名刺入力情報が受信できるように示したが、個人情報管理の観点から印刷管理用端末３００も名刺管理システムに登録しておき、ユーザが予め印刷管理用端末３００を情報開示を許可する端末として指定することで図４の処理が成立するように名刺管理システムを構成してもよい。
【００２９】
図５は本発明の実施形態による名刺管理システムの名刺印刷用情報取得の他の処理を説明するためのフロー図である。図５を参照すると、ＩＤに加え、閲覧用パスワードを送信する点が図４の処理と相違している。閲覧用パスワードは新規登録のステップＳ１００においてユーザ情報、パスワードに加え、ユーザにより予め設定されＷＥＢサーバ１００に送信されてＩＤ、パスワード、名刺入力情報などと対応付けして保存されるようにしておく。
閲覧用パスワードを併用し、ステップＳ４０２でＩＤと閲覧用パスワードの整合確認を行うことにより、個人情報である名刺入力情報の第３者への流出を防ぐことができる。
【００３０】
名刺印刷用情報を取得した印刷管理用端末３００はフォーマット情報に従い受信した名刺入力情報、ＩＤを配列して名刺の印刷状態を示す印刷情報を作成し、印刷装置４００に印刷情報の印刷を指示する。尚印刷情報の作成に際し、ＩＤとして文字に加えて機械読取可能なバーコードも含めるようにしてもよい。これにより自動読み取りによる識別に対応しやすい名刺として印刷することができる。
印刷情報を受信した印刷装置４００は受信した印刷情報に従い所定の枚数の名刺を印刷する。
【００３１】
図６は本発明の他の実施形態による名刺管理システムの構成を示す図である。基本的な構成は図１の実施形態と変わらないが、ＷＥＢサーバ１１０はレビジョン管理部１１６を備える点が図１の実施形態と異なる。
レビジョン管理部１１６はユーザの名刺入力情報にレビジョンを付し、名刺入力情報が更新される毎にレビジョンを更新するように管理する。名刺入力情報には会社名、氏名の他にも部署や職位などを含む場合が多く、部署の異動や昇級などに伴い名刺入力情報も更新する必要が生じる。したがって同じＩＤでも内容の異なる名刺が作成されることになるが、名刺にレビジョンも含めて印刷することにより、これらの名刺も機械的に識別できるようにすることができる。
【００３２】
図７は本発明の他の実施形態による名刺管理システムへの新規登録の処理を説明するためのフロー図である。図７は図２の処理フローにレビジョン管理のステップを加えたものである。ステップＳ５００〜Ｓ５０２までは図２のステップＳ１００〜Ｓ１０２と同一の処理である。続くステップＳ５０３でＷＥＢサーバ１１０は名刺入力情報のレビジョンを０に設定する。ステップＳ５０４でＷＥＢサーバ１１０は指定されたフォーマット情報に従い名刺入力情報、ＩＤ及びレビジョンを配列した印刷情報を作成しユーザ端末２１０に送信する。
【００３３】
ステップＳ５０５でユーザ端末２１０は、ユーザの印刷情報確認の結果による入力情報に基づき、受信した印刷情報が意図したものと合致した場合はステップＳ５０６で登録確認信号を、意図したものと合致しなかった場合はステップＳ５０２に戻り、修正入力された名刺入力情報、フォーマット情報をＷＥＢサーバ１１０に送信する。
登録確認信号を受信するとステップＳ５０７でＷＥＢサーバ１１０は、ユーザのＩＤ、パスワード、ユーザ情報、名刺入力情報、レビジョン、フォーマット情報を相互に関連付けして記憶部に保存する。
【００３４】
図８は本発明の他の実施形態による名刺管理システムの名刺入力情報更新の処理を説明するためのフロー図である。図８は図３の処理フローにレビジョン管理のステップを加えたものである。ステップＳ６００〜Ｓ６０３までは図３のステップＳ２００〜Ｓ２０３と同一の処理である。続くステップＳ６０４でＷＥＢサーバ１１０は保存された名刺入力情報のレビジョンに１を加算して更新する。ステップＳ６０５でＷＥＢサーバ１１０は指定されたフォーマット情報に従い名刺入力情報、ＩＤ及びレビジョンを配列した印刷情報を作成しユーザ端末２１０に送信する。
【００３５】
ステップＳ６０６でユーザ端末２１０は、ユーザの印刷情報確認の結果による入力情報に基づき、受信した印刷情報が意図したものと合致した場合はステップＳ６０７で登録確認信号を、意図したものと合致しなかった場合はステップＳ６０２に戻り、修正入力された名刺入力情報、フォーマット情報をＷＥＢサーバ１１０に送信する。
登録確認信号を受信するとステップＳ６０８でＷＥＢサーバ１１０は、以前保存の名刺入力情報を削除し、代わりに更新する名刺入力情報を、ユーザのＩＤ、パスワード、ユーザ情報、レビジョン、フォーマット情報と関連付けして記憶部に保存する。
【００３６】
図９は、本発明の他の実施形態による名刺管理システムの名刺印刷用情報取得の処理を説明するためのフロー図である。図９のフローは図４のフローと近似しているが、ステップＳ７０２で受信したＩＤに対して送信するデータの中にレビジョンを含むことが図４と相違している。
名刺印刷用情報を取得した印刷管理用端末３１０はフォーマット情報に従い受信した名刺入力情報、ＩＤ、レビジョンを配列して名刺の印刷状態を示す印刷情報を作成し、印刷装置４１０に印刷情報の印刷を指示する。尚印刷情報の作成に際し、ＩＤ及びレビジョンは文字に加えて機械読取可能なバーコードも含めるようにしてもよい。印刷情報を受信した印刷装置４１０は受信した印刷情報に従い所定の枚数の名刺を印刷する。
図示しないが、レビジョン管理を含む名刺管理システム２においても、図５に示したような閲覧用パスワードを用いてデータの開示に制約を加えることで、第３者への個人情報流出を防止するような構成としてもよい。
【００３７】
図１０は本発明の他の実施形態による名刺を例示的に示す図である。図１０を参照すると、名刺には会社名や役職、氏名などの個人情報に加え、ＩＤとレビジョンが印刷される。図１０ではＩＤが「Ａ１０００００」、レビジョンが「３」であることを示している。
このようにユーザに固有なＩＤと、名刺の印刷する内容の変更を管理するレビジョンとを組み合わせて名刺に印刷することで、名刺の識別性が向上し、この名刺を入手して保有する取引先では名刺管理を効率的に行うことができるようになる。即ち名刺をまとめて文字電子データ化する際、同じユーザの名刺が複数含まれていても、ＩＤを確認するだけで容易に重複を発見でき、また同一ユーザで内容の異なる名刺が混在していたとしても、レビジョンまで含めて確認することで最新版のみを抽出することができる。これにより無駄に文字電子データを作成することを回避することができる。
【００３８】
以上、本発明の実施形態について図面を参照しながら説明したが、本発明は、上述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の技術的範囲から逸脱しない範囲内で多様に変更することが可能である。
【符号の説明】
【００３９】
１、２    名刺管理システム
１０    ネットワーク
１００、１１０    ＷＥＢサーバ
２００、２１０    ユーザ端末
３００、３１０    印刷管理用端末
４００、４１０    印刷装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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