(57)【要約】      （修正有）【課題】電子メールデータが端末機器から漏えいすることを防止しつつ、情報の共有の利便性を高める。【解決手段】通信ネットワークを介して外部装置と通信処理を行う通信処理装置と、通信ネットワーク上のメールサーバ１を経由して電子メールを受信するメール受信装置と、メール受信装置が受信した電子メールをＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換装置３と、ＥＰＵＢデータ変換装置により変換されたＥＰＵＢデータを管理するＥＰＵＢデータ管理装置４とを有する。ＥＰＵＢデータ管理装置は、ネットワークを介して、あらかじめ登録された利用者装置にＥＰＵＢデータを閲覧可能とし、利用者装置内に記憶されているＥＰＵＢデータを、閲覧後に遠隔操作して削除する。【選択図】図１
2016207094.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信ネットワークを介して外部装置と通信処理を行う通信処理装置と、
前記通信ネットワーク上のメールサーバを経由して電子メールを受信するメール受信装置と、
前記メール受信装置が受信した電子メールをＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換装置と、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置により変換されたＥＰＵＢデータを管理するＥＰＵＢデータ管理装置
とを有し、
前記ＥＰＵＢデータ管理装置は、
前記ネットワークを介して、あらかじめ登録された利用者装置に前記ＥＰＵＢデータを閲覧可能とし、前記利用者装置内に記憶されている前記ＥＰＵＢデータを、閲覧後に遠隔操作して削除するセキュリティ部
を有することを特徴とするメール管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載するメール管理システムであって、
さらに、
ファクシミリ通信網からファクシミリを受信するファクシミリ受信装置
を有し、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置は、
前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリデータをＥＰＵＢデータに変換し、
前記ＥＰＵＢデータ管理装置は、
前記ファクシミリデータを変換したＥＰＵＢデータを管理する
ことを特徴とするメール管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載したメール管理システムであって、
前記ＥＰＵＢデータ管理装置は、
前記利用者装置に前記利用者装置の登録の際に、当該利用者装置にて動作可能なアプリケーションプログラムを配布するアプリケーションプログラム配布部
を有し、当該利用者装置にインストールされた前記アプリケーションプログラムに対して、前記セキュリティ部が削除指示を前記通信ネットワークを介して送ることにより、前記アプリケーションプログラムが動作して、前記利用者装置内に記憶されている前記ＥＰＵＢデータを削除する
ことを特徴とするメール管理システム。
【請求項４】
請求項１から３のいずれかに記載したメール管理システムであって、
前記セキュリティ部は、
あらかじめ閲覧可能な時間を前記利用者装置ごとに設定し、当該設定された閲覧期限が経過するタイミングで前記利用者装置内に記憶されている前記ＥＰＵＢデータを削除する
ことを特徴とするメール管理システム。
【請求項５】
請求項１から３のいずれかに記載したメール管理システムであって、
前記セキュリティ部は、
時間経過の如何にかかわらず、前記利用者装置内に記憶されている前記ＥＰＵＢデータを削除可能である
ことを特徴とするメール管理システム。
【請求項６】
請求項１から５のいずれかに記載したメール管理システムであって、
前記ＥＰＵＢデータ管理装置は、
前記利用者装置のグループ別に前記ＥＰＵＢデータを閲覧可能とし、当該グループに属しない利用者装置は、当該ＥＰＵＢデータを閲覧できないように管理する
ことを特徴とするメール管理システム。
【請求項７】
請求項１から６のいずれかに記載したメール管理システムであって、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置は、
前記メール受信装置が受信した電子メールが添付ファイルを有する場合に、当該添付ファイルをもＥＰＵＢデータに変換し、
前記ＥＰＵＢデータ管理装置は、
前記添付ファイルを変換したＥＰＵＢデータを、当該ファイルが添付されていた前記電子メールをＥＰＵＢ形式に変換したファイルに関連付けて管理する
ことを特徴とするメール管理システム。
【請求項８】
通信ネットワークを介して外部装置と通信処理を行う通信処理装置と、
前記通信ネットワーク上のメールサーバを経由して電子メールを受信するメール受信装置と、
前記メール受信装置が受信した電子メールをＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換装置と、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置により変換されたＥＰＵＢデータを管理するＥＰＵＢデータ管理装置
とを有するメール管理システムにおけるメール管理方法であって、
利用者装置の登録の際に、当該装置の固有番号を登録し、
固有番号を登録していない装置からの閲覧ができないように制御する
ことを特徴とするメール管理方法。
【請求項９】
通信ネットワークを介して外部装置と通信処理を行う通信処理装置と、
前記通信ネットワーク上のメールサーバを経由して電子メールを受信するメール受信装置と、
ファクシミリ通信網からファクシミリを受信するファクシミリ受信装置と、
前記メール受信装置が受信した電子メール又は前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリをＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換装置と、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置により変換されたＥＰＵＢデータを管理するＥＰＵＢデータ管理装置
とを有するメール管理システムにおけるメール管理方法であって、
利用者装置の登録の際に、当該装置の固有番号を登録し、
固有番号を登録していない装置からの閲覧ができないように制御する
ことを特徴とするメール管理方法。
【請求項１０】
請求項８又は９に記載したメール管理方法であって、
前記利用者装置の登録の際に、当該装置にて動作可能なアプリケーションプログラムを前記ＥＰＵＢデータ管理装置が、前記利用者装置に対して配布し、
当該アプリケーションプログラムを前記利用者装置において動作させることにより、前記ＥＰＵＢデータを前記利用者装置にて閲覧可能とし、
当該アプリケーションプログラムに指示することにより、利用者装置に記憶されている前記ＥＰＵＢデータを削除する
ことを特徴とするメール管理方法。
【請求項１１】
請求項８から１０までのいずれかに記載したメール管理方法であって、
前記利用者装置に記憶されている前記ＥＰＵＢデータの削除を、あらかじめ設定した閲覧期限の到達時に実行する
ことを特徴とするメール管理方法。
【請求項１２】
請求項８から１０までのいずれかに記載したメール管理方法であって、
前記利用者装置に記憶されている前記ＥＰＵＢデータの削除を、時間経過にかかわらず、前記ＥＰＵＢデータ管理装置を操作することのみにより可能とする
ことを特徴とするメール管理方法。
【請求項１３】
請求項８から１２までのいずれかに記載したメール管理方法であって、
前記メール受信装置が受信した電子メールが添付ファイルを有する場合に、当該添付ファイルをもＥＰＵＢデータに変換し、
前記添付ファイルを変換したＥＰＵＢデータを、当該ファイルが添付されていた前記電子メールをＥＰＵＢ形式に変換したファイルに関連付けて管理する
ことを特徴とするメール管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子書籍のＥＰＵＢ規格データを用いたメール管理システム及びメール管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、インターネット接続されたメールサーバを置き、各端末機器（パソコン）には、メーラ（メールを管理するアプリケーションプログラム）をインストールして、電子メールを管理することがなされていた。メールデータは、各端末機器に表示されるウィンドウの中で表示され、操作される。当該メールデータを他人に利用させるためには、メールデータをコピー・ペーストしてメール転送するか、ファイル保存をしてメールに添付して送信することがなされていた。やり取りの経緯を説明するために、引用を繰り返すことで膨大な量のデータになることもある。
【０００３】
また、ウェブメールと呼ばれるサーバ側のメールソフトでメール管理するやり方もあるが、各端末機器側でなすべきメーラの処理をサーバ側で行うものであって、メールを他人に利用させるための操作、手法は、メーラを用いる場合と同様であった。
【０００４】
メールデータは、情報漏えいのリスクがある。とりわけ、情報端末機器（たとえば、ノートパソコン、タブレットコンピュータ）の紛失、盗難により、第三者に簡単に渡ってしまう。
また、同報メールを利用すると、複数へメールを送ることができるが、その複数人の中に管理の甘いユーザが一人でもいれば、情報の機密性が一挙に下がってしまう。
【０００５】
特許文献１は、メール送信後にメールサーバから当該メールデータを削除する技術についてのものである。サーバから削除することで、サーバからの拡散を防止することが可能となる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１４−０８５７１２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
特許文献１の技術は、メールデータをメールサーバから削除することができるが、同報メールを受け取ったユーザの端末機器からの拡散を防止することはできない。
また、ウェブメールにあっても、ユーザの端末機器にダウンロードしたデータが拡散することを防止することはできない。
解決しようとする問題点は、情報端末機器からの漏えいリスクを軽減しつつ、情報の共有の利便性を高める点である。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、メールデータを電子書籍のＥＰＵＢ規格のデータに変換して、一括管理し、利用者の端末機器に利用させることを主眼とする。
【０００９】
第一の発明にかかるメール管理システムは、
通信ネットワークを介して外部装置と通信処理を行う通信処理装置と、
前記通信ネットワーク上のメールサーバを経由して電子メールを受信するメール受信装置と、
前記メール受信装置が受信した電子メールをＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換装置と、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置により変換されたＥＰＵＢデータを管理するＥＰＵＢデータ管理装置
とを有し、
前記ＥＰＵＢデータ管理装置は、
前記ネットワークを介して、あらかじめ登録された利用者装置に前記ＥＰＵＢデータを閲覧可能とし、前記利用者装置内に記憶されている前記ＥＰＵＢデータを、閲覧後に遠隔操作して削除するセキュリティ部
を有することを特徴とする。
【００１０】
第二の発明にかかるメール管理システムは、第一の発明に記載するメール管理システムであって、
さらに、
ファクシミリ通信網からファクシミリを受信するファクシミリ受信装置
を有し、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置は、
前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリデータをＥＰＵＢデータに変換し、
前記ＥＰＵＢデータ管理装置は、
前記ファクシミリデータを変換したＥＰＵＢデータを管理する
ことを特徴とする。
【００１１】
また、第三の発明にかかるメール管理方法は、
通信ネットワークを介して外部装置と通信処理を行う通信処理装置と、
前記通信ネットワーク上のメールサーバを経由して電子メールを受信するメール受信装置と、
前記メール受信装置が受信した電子メールをＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換装置と、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置により変換されたＥＰＵＢデータを管理するＥＰＵＢデータ管理装置
とを有するメール管理システムにおけるメール管理方法であって、
利用者装置の登録の際に、当該装置の固有番号を登録し、
固有番号を登録していない装置からの閲覧ができないように制御する。
ことを特徴とするメール管理方法。
【００１２】
第四の発明にかかるメール管理方法は、
通信ネットワークを介して外部装置と通信処理を行う通信処理装置と、
前記通信ネットワーク上のメールサーバを経由して電子メールを受信するメール受信装置と、
ファクシミリ通信網からファクシミリを受信するファクシミリ受信装置と、
前記メール受信装置が受信した電子メール又は前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリをＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換装置と、
前記ＥＰＵＢデータ変換装置により変換されたＥＰＵＢデータを管理するＥＰＵＢデータ管理装置
とを有するメール管理システムにおけるメール管理方法であって、
利用者装置の登録の際に、当該装置の固有番号を登録し、
固有番号を登録していない装置からの閲覧ができないように制御する
ことを特徴とする。
【００１３】
第五の発明にかかるメール管理方法は、
前記第三の発明又は前記第四の発明に記載したメール管理方法であって、
前記利用者装置の登録の際に、当該装置にて動作可能なアプリケーションプログラムを前記ＥＰＵＢデータ管理装置が、前記利用者装置に対して配布し、
当該アプリケーションプログラムを前記利用者装置において動作させることにより、前記ＥＰＵＢデータを前記利用者装置にて閲覧可能とし、
当該アプリケーションプログラムに指示することにより、利用者装置に記憶されている前記ＥＰＵＢデータを削除する
ことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明のメール管理システムでは、電子書籍の規格であるＥＰＵＢ規格を用いて、メール、ファクシミリのデータを処理するので、軽く、サクサクと扱える。
そして、メール管理システム側のコンピュータプログラムと、端末機器（利用者装置）側のコンピュータプログラムとの連携により、データの削除を可能にできるという利点がある。
また、ＥＰＵＢ規格のデータは、テキストデータと、画像データとをその主な構成要素とするので、マクロなどで含まれ得るコンピュータウイルスを排除できる。
したがって、セキュリティ上のメリットが大きい。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】図１は、本発明にかかるメール管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図２は、ファクシミリデータの管理を加えたメール管理システムの構成を示すブロック図である。
【図３】図３は、端末機器をこのメール管理システムの利用機器として登録する際、端末機器とメール管理システムとの間でなされるやりとりを示す動作シーケンス図である。
【図４】図４は、端末機器がこのメール管理システムが管理するメールデータ等を閲覧する際に、端末機器とメール管理システムとの間でなされるやり取りを示す動作シーケンス図である。
【図５】図５は、端末機器の表示画面上に、ある顧客と、会社の営業部、サポート部、技術部などの各部署がやり取りした様子を時系列で表示する画面表示例である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照しつつ本発明のメール管理システム及びメール管理方法について説明する。
【００１７】
図１は、本発明にかかるメール管理システム１００の構成を示すブロック図である。図１に示すように、メール管理システム１００は、メールサーバ１と、ＥＰＵＢデータ生成装置３と、ＥＰＵＢデータ管理装置４とを有する。メールサーバ１は、ネットワーク１０に接続される。ネットワーク１０は、例えば、インターネット網、携帯電話通信網、イントラネット等のネットワークである。会社内のネットワークに、必要なセキュリティを施して、インターネットから接続できるようにした環境であってもよい。
【００１８】
メールサーバ１は、1台に限らず、複数台設けてもよい。メールサーバ１は、電子メールを例えばＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）／ＰＯＰ（Post Office Protocol）のプロトコルに従って送受信し、保存するサーバである。あるいは、メールサーバ１は、電子メールを例えばＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol)のプロトコルに従って送受信し、保存するサーバでもよい。
図示を省略したが、ネットワーク１０には、複数の通信装置、例えばパーソナルコンピュータや携帯電話等の電子メールを送受信可能な装置が接続されており、それらの通信装置を用いて電子メールを送信する送信者はメールサーバ１へのアカウントを有しているものとする。
なお、本発明にかかるメール管理システムでは、受信したメールデータが拡散するのを防止することをテーマとするので、メールサーバ１は、少なくともメール受信機能を有するものであり、メール送信機能を持たないものであってもよい。
【００１９】
ＥＰＵＢデータ生成装置３は、メールサーバ１が受信したメールデータ３１を電子書籍データの規格であるＥＰＵＢデータに変換するＥＰＵＢデータ変換機能部３３を有している。ＥＰＵＢデータは、モバイル環境でのダウンロードを考慮して書籍などの大量の文書を少ない容量で送受信するものであり、受信した機器（表示する機器）側で当該表示画面の大きさに合わせて、文字数や行数を調整することができるという特徴を持っている。ＥＰＵＢ形式の電子書籍のファイル構造は、ＸＨＴＭＬ形式の情報内容（コンテンツ）が、指定の形でＺＩＰによって圧縮された後、ファイル拡張子が「．ｅｐｕｂ」に変更されたものである。
【００２０】
ＥＰＵＢデータ管理装置４は、時系列表示機能部４１、カテゴリ別表示機能部４２、検索機能部４３、階層別表示機能部４４、セキュリティ機能部４５、端末機器登録部４６を有している。
ＥＰＵＢデータ記憶部４０は、ＥＰＵＢデータ生成装置３により生成されたＥＰＵＢデータ、すなわちメールデータをＥＰＵＢ規格に変換したデータを記憶する記憶部である。
時系列表示機能部４１は、ＥＰＵＢデータ記憶部に記憶されたＥＰＵＢデータを時系列、すなわち当該メールが発信（又は受信）された日時及び時刻の順に、当該ＥＰＵＢデータを表示する。
【００２１】
カテゴリ別表示機能部４２は、例えば、顧客、協力会社、…など、あるいは事業部別などの類別により、ＥＰＵＢデータを分けて表示する。
検索機能部４３は、利用者が設定したキーワードなどに基づいて、ＥＰＵＢデータ記憶部４０に対して検索をかけて、得られた結果を利用者に表示する。
階層別表示機能部４４は、役員、部長、課長などの役職の違いによりアクセス権限を設けて、当該利用者の権限にしたがって、ＥＰＵＢデータを表示する。
セキュリティ機能部４５は、利用者の端末機器の登録の際に、端末機器登録部４６と連携して、権限を確認し、部外者の登録がなされないようにするとともに、利用端末機器による閲覧が終わった際に、当該機器にダウンロードされたファイルを削除する指令を端末機器に送って、当該端末機器からの機密漏えいを防止する。
端末機器登録部４６は、ＥＰＵＢデータ記憶部４０に記憶されたＥＰＵＢデータを利用しようとする利用者の端末機器からの要求を受けて、その正当性を確認して、正当である場合に当該機器の機種、機器番号、ＯＳの種類などの情報を取得して、当該機器に必要なアプリケーションプログラムをダウンロードさせることにより、当該端末機器にＥＰＵＢデータの利用を可能にする。
【００２２】
ここで、上述した〇〇機能部は、いずれもＣＰＵ（中央処理装置）が必要なコンピュータプログラムを読み込んで実行することにより当該機能を発揮するものであって、ハードウェアとソフトウェアとの協働により機能を実現するものである。ＥＰＵＢ管理装置４が有する時系列表示機能部４１、カテゴリ別表示機能部４２、検索機能部４３、階層別表示機能部４４、セキュリティ機能部４５、端末機器登録部４６のすべてを一つのＣＰＵで実現することが可能である。また、一つのＣＰＵではなく、複数のＣＰＵが連携して動作してこれらの機能を実現するようにしてもよい。
【００２３】
利用機器ネットワーク５０は、たとえば、社内のイントラネットであり、社内の個々のプロジェクトチームごとに同一のグループに属してメールデータにアクセスすることで社内の協力により作業を進めることができる。
また、外回りの営業マンがインターネット網にアクセスして、必要なセキュリティを介して、利用機器ネットワーク５０に接続できるようにしてもよい。
タブレットコンピュータ５１は、画面に指で触ることにより操作可能なコンピュータである。例えば、会社が従業員に支給する機器であり、当該端末機器の固有番号に基づいて、ネットワーク５０を介してＥＰＵＢデータ管理装置４を利用可能となる。
スマートフォン５２は、インターネットを介してネットワーク５０にアクセス可能となる携帯電話であり、その画面にＥＰＵＢデータを表示して、本発明にかかるメール管理システムの端末機器となり得る。
【００２４】
図２は、ファクシミリデータの管理を加えたメール管理システム２００の構成を示すブロック図である。図１に示すメール管理システム１００とほぼ同じであるが、異なるのは、ファクシミリ通信網２０に接続されたＦａｘ受信部２が設けられて、受信したＦａｘデータ３２をもＥＰＵＢデータ変換機能部３３によりＥＰＵＢ形式に変換して、ＥＰＵＢデータ記憶部４０に記憶することと、ＥＰＵＢデータ管理装置４には、Ｆａｘ表示機能部４７が設けられて、ＦａｘデータをＥＰＵＢに変換したものをも、メールデータをＥＰＵＢに変換したものと同様に、利用者（機器端末５１，５２）に利用させることである。メールのみならず、受信したＦａｘデータをも社内で共有することが容易になるという利点がある。
その他は、図１に示すメール管理システムと同一１００である。以下、図１に示すメール管理システム１００を前提に説明するが、メール管理システム２００についても同様である。
【００２５】
《端末機器の利用登録》
図３は、端末機器をこのメール管理システムの利用機器として登録する際、端末機器とメール管理システムとの間でなされるやりとりを示す動作シーケンス図である。
端末機器を使用する本システムの利用者、例えば、そのメール管理システムを社内メールシステムとして運営する会社の従業員は、会社から支給されたパソコン、タブレットコンピュータ、スマートフォンなどを用いて、利用機器ネットワーク５０に接続して、メール管理システム１００の利用登録要求をする（ｓｔｅｐ  ３０１）。この利用登録要求は、例えば、ブラウザを用いて表示されるページに設けられた利用登録要求のボタンをクリックすることにより実現できる。
【００２６】
メール管理システム１００（詳しくみると、ＥＰＵＢデータ管理装置４の端末機器登録部４６がセキュリティ機能部４５と連携して機能）が、利用登録要求を受け取ると、当該端末機器の固有番号の情報、利用登録要求時の入力内容（ＩＤ、パスワードなど）により利用者が正当に権限を有するものであることを確認する。そして、権限の確認ができると、当該端末機器に適合するアプリケーションプログラムの保存された場所を示して、ダウンロードおよびインストールの指示をする（ｓｔｅｐ  ３０２）。
このアプリケーションプログラムは、端末機器側で動作することにより、ＥＰＵＢデータ管理装置４と端末機器５１，５２とが連携して、ＥＰＵＢデータを適切に素早く表示することに寄与するプログラムである。また、このアプリケーションプログラムの働きにより、ＥＰＵＢデータ管理装置４からの削除指示による、端末機器側にダウンロードされたＥＰＵＢデータの適切な削除をも可能にする。さらにまた、望ましくは、このアプリケーションプログラムは、これによらなければ、端末機器でＥＰＵＢデータ管理装置４の管理するＥＰＵＢデータを読むことができないようにセキュリティが施される。
【００２７】
端末機器５１，５２では、アプリケーションプログラムダウンロード指示を受け取ると、それに従い（利用者が操作して）、アプリケーションプログラムをダウンロードし、インストールする。そして、正常にインストールした旨をメール管理システム１００に対して通知する（ｓｔｅｐ  ３０３）。メール管理システム１００は、当該通知を受け取ると、当該端末機器に閲覧許可を与える（ｓｔｅｐ  ３０４）。
【００２８】
《ＥＰＵＢデータの閲覧》
図４は、端末機器がこのメール管理システムが管理するメールデータ等を閲覧する際に、端末機器とメール管理システムとの間でなされるやり取りを示す動作シーケンス図である。
権限ある利用者が持つ端末機器がメール管理システム１００に対して閲覧要求をすると（ｓｔｅｐ  ４０１）、メール管理システム１００は、当該端末機器に対して表示可能なメールデータを本棚表示する（ｓｔｅｐ  ４０２）。「本棚表示」は、一般的にＥＰＵＢ形式の電子書籍を複数表示するのに用いられるデザインである。この表示の仕方は、時系列表示機能部４１による時系列表示、カテゴリ別表示機能部４２によるカテゴリ別表示、検索機能部４３による検索回答の表示、階層別表示機能部４４による階層別表示などの他の表示形式に変更可能である。利用者が検索条件を送ってその回答を得たい場合、または表示の仕方を変更したい場合に、当該条件を送信する（ｓｔｅｐ  ４０３）。メール管理システム１００は、それにこたえて検索回答または表示変更結果を送る（ｓｔｅｐ  ４０４）。
【００２９】
利用者は、それを見て、所望のＥＰＵＢデータのダウンロード要求をメール管理システム１００に対して送る（ｓｔｅｐ  ４０５）。メール管理システム１００は、それに答えて当該ＥＰＵＢデータを端末機器に配信する（ｓｔｅｐ  ４０６）。端末機器側では、当該ＥＰＵＢデータを受け取って閲覧後、閲覧終了通知をメール管理システム１００に対して送る（ｓｔｅｐ  ４０７）。それを受けて、メール管理システム１００は、端末機器に対して当該ＥＰＵＢデータの削除指示を送る（ｓｔｅｐ  ４０８）。端末機器側は、それを受けて当該ＥＰＵＢデータを削除、ＥＰＵＢデータ削除終了通知をメール管理システム１００に対して送る（ｓｔｅｐ  ４０９）。
【００３０】
《端末機器にダウンロードしたファイルの削除》
図４に示した削除処理は、正常な場合である。メール管理システム１００から端末機器側にＥＰＵＢデータの削除指示を送っても、モバイル環境における電波強度の問題や、端末機器の電池レベルの低下、シャットダウン、などの理由により、すぐに削除が実行されないことがあり得る。そのような場合に備えて、端末機器のアプリケーションプログラムは、当該アプリケーションプログラムの起動時に毎回、メール管理システム１００にアクセスして、削除指示が出ているか否かを確認して、当該削除がまだ実行されていなかったらすぐに実行し、削除終了通知をメール管理システムに送る処理を行う。
【００３１】
《他のアプリから読めないようにセキュリティをかける》
また、端末機器にダウンロードしたＥＰＵＢデータを他のアプリケーションプログラムで読むことができないようにセキュリティが施されることが望ましい。つまり、本発明にかかるメール管理システムに保存されたＥＰＵＢデータを読むためには、当該メール管理システムが配布したアプリケーションプログラムを用いて読むことが必要であり、他のアプリケーションプログラムでは読めないようにブロックする。これにより、万一、当該端末機器にＥＰＵＢデータが万一、残ったとしても、第三者に読まれるリスクが軽減される。
ダウンロードしたＥＰＵＢデータを、例えば隠しフォルダに保存して、他のアプリケーションプログラムから見えないようにすることもできる。
【００３２】
図５は、端末機器の表示画面上に、ある顧客と、会社の営業部、サポート部、技術部などの各部署がやり取りした様子を時系列で表示する画面表示例である。図に示すように、顧客１→当社営業部→顧客１→当社サポート部とやりとりされた内容が、時間の流れに従い、順に表示される。また、それぞれのメール文を示す枠の中には、「添付ファイル」のボタンが設けられて、添付ファイルがある場合には、そのボタンがクリッカブルであり、例えば濃い色の表示がなされ、クリックすると添付ファイルを表示できる。添付ファイルがない場合には、そのボタンは例えば、薄い色の表示がなされて、クリックできないことを示す。会社の役員が集まってある顧客に対する対応を協議する場合などに、このような表示の仕方が役立つと考えられる。また、プロジェクトチームの構成員が集まって会議をする場合、会社の部署を超えたメンバーの集まりでの会議などに役立つ。
【００３３】
《運用のしかた》
上述の説明では、端末機器にＥＰＵＢデータをダウンロードできることを前提に、削除について説明した。しかし、そもそもダウンロードさせずに、メール管理システムにあるファイルを利用機器ネットワーク５０を介して端末機器に表示するようにすることで、さらに厳重なセキュリティを実現できる。
上述の説明における遠隔削除は、ＥＰＵＢデータのファイルを端末機器にダウンロードすることを許す場合になされる漏えい防止策である。
【００３４】
《マクロプログラムへの対応について》
上述したように、ＥＰＵＢデータ変換機能部３３は、メールデータ３１を変換して、ＥＰＵＢデータにする。ここで、ＥＰＵＢデータは、テキストデータと画像データとを、体裁よく表示するための情報のみから構成されるものである。したがって、元のデータがたとえばマクロプログラムを含んでいるような場合には、それを削除して変換する。マクロプログラムの形式を有するコンピュータウイルスなどもこの段階で削除される。したがって、ＥＰＵＢデータ記憶部４０に記憶されるデータには、コンピュータウイルスを含まなくなる。この意味において、ＥＰＵＢデータを用いて管理するこのメール管理システムは、セキュリティ上の安全度が高い。
【００３５】
《添付ファイルの扱いについて》
図５を参照しつつ、上述したように、このメール管理システムで管理するメールに添付ファイルを表示させる可能性があるが、ここで、添付ファイルを扱う際に元の形式のままではなく、添付ファイルをもまたＥＰＵＢ形式に変換して、添付ファイルとし、メールデータを変換したＥＰＵＢデータに関連付けて管理することが望ましい。そのことにより、マクロを排除してセキュリティの度合いを高めることができる。また、表示するための他のアプリケーションプログラムを要しないというメリットもある。
なお、元の添付ファイルを完全にＥＰＵＢ変換できない場合には、例えば、タイトル、ファイル形式、更新日付、ファイルサイズなどの情報のみをＥＰＵＢデータにしてもよい。
【００３６】
以上の説明では、図１に示したメール管理システムについて述べた。図２に示したファクシミリ受信データをも統合的に管理するメール管理システムについても、同様である。
【産業上の利用可能性】
【００３７】
会社、団体、組織に設けるメール管理システムとして利用可能である。また、メールのみならず、ファクシミリ受信した内容をも一括管理するシステムとしても利用可能である。
【符号の説明】
【００３８】
１  メールサーバ
２  Ｆａｘ受信部
３  ＥＰＵＢデータ生成装置
４  ＥＰＵＢデータ管理装置
１０  ネットワーク
２０  ファクシミリネットワーク（電話通信網）
３１  メールデータ
３２  Ｆａｘデータ
３３  ＥＰＵＢデータ変換機能部
４０  ＥＰＵＢデータ記憶部
４１  時系列表示機能部
４２  カテゴリ別表示機能部
４３  検索機能部
４４  階層別表示機能部
４５  セキュリティ機能部
４６  端末機器登録部
４７  Ｆａｘ表示機能部
５０  利用機器ネットワーク
５１  タブレットコンピュータ
５２  スマートフォン
１００  メール管理システム
２００  ファクシミリ受信データをも扱うメール管理システム
【図１】
2016207094.tif 000003
【図２】
2016207094.tif 000004
【図３】
2016207094.tif 000005
【図４】
2016207094.tif 000006
【図５】
2016207094.tif 000007