(57)【要約】      （修正有）【課題】ワークフローを用いた業務の処理をより効率的に行う、情報処理装置及び情報処理システムを提供する。【解決手段】ワークフロー管理装置は、ワークフローを登録する第１登録手段と、ワークフローに含まれる工程について、類型間の関連を示す関連情報の入力を受け付ける関連情報受付手段と、関連情報を登録する第２登録手段と、第１登録手段が登録したワークフローに含まれる第１工程について、第１工程と関連する工程であって第１工程とは異なるワークフローに含まれる第２工程を抽出する抽出手段と、第１登録手段が登録したワークフローに係る処理の進捗に応じて、ワークフローに含まれる各工程の実行指示を外部装置へ送信する指示送信手段とを備える。指示送信手段は、第１工程について実行指示を送信する場合に、第２工程を抽出していた場合には、第１工程の実行指示と共に、第２工程の通知も外部装置へ送信する。【選択図】図１１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
１以上の工程を含む処理手順を管理する情報処理装置であって、
ユーザにより登録を指示された処理手順であって、該処理手順に含まれる工程毎にその工程の類型を示す類型識別情報を含む処理手順を登録する第１登録手段と、
前記類型間の関連を示す関連情報の入力をユーザから受け付ける関連情報受付手段と、
前記関連情報受付手段が受け付けた関連情報を登録する第２登録手段と、
前記第２登録手段が登録した関連情報と、前記第１登録手段が登録した各処理手順に含まれる工程の類型識別情報とに基づき、前記第１登録手段が登録した処理手順に含まれる第１工程について、該第１工程と関連する工程であって該第１工程とは異なる処理手順に含まれる第２工程を抽出する抽出手段と、
前記第１登録手段が登録した処理手順に係る処理の進捗に応じて、該処理手順に含まれる各工程の実行指示を外部装置へ送信する指示送信手段とを備え、
前記指示送信手段は、前記第１工程について前記実行指示を送信する場合に、前記抽出手段が前記第１工程と関連する前記第２工程を抽出していた場合には、前記第１工程の実行指示と共に、前記第２工程の通知も、前記外部装置へ送信することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理装置であって、
前記処理手順は、各工程の担当者の情報を含み、
前記抽出手段は、各工程の担当者の情報も参照して、前記第１工程と担当者が共通する工程を、該第１工程と関連する第２工程として抽出することを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の情報処理装置であって、
前記処理手順は、各工程の処理期限の情報を含み、
前記抽出手段は、各工程の処理期限の情報も参照して、前記第１工程よりもより早い処理期限を持つ工程を、該第１工程と関連する前記第２工程として抽出することを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
請求項３に記載の情報処理装置であって、
前記抽出手段は、前記第１工程よりもより遅い処理期限を持つ工程であって、かつ、該工程が属する処理手順における該工程の前の工程が、前記第１工程よりも早い処理期限を持つ工程も、該第１工程と関連する前記第２工程として抽出することを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記抽出手段は、前記第１工程と関連する工程の抽出に際し、実行済みの工程は候補から除外することを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
請求項１乃至４のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記指示送信手段は、前記第１工程の実行指示と共に、前記第１工程と関連する前記第２工程のうち実行済みでないものの実行指示を送信することを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
請求項１乃至６のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
前記指示送信手段は、前記第１工程の担当者が装置である場合に、前記第１工程と前記第２工程とを前記装置に一括して実行させるための処理要求を生成して前記外部装置へ送信することを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
１以上の工程を含む処理手順を管理する情報処理システムであって、
ユーザにより登録を指示された処理手順であって、該処理手順に含まれる工程毎にその工程の類型を示す類型識別情報を含む処理手順を登録する第１登録手段と、
前記類型間の関連を示す関連情報の入力をユーザから受け付ける関連情報受付手段と、
前記関連情報受付手段が受け付けた関連情報を登録する第２登録手段と、
前記第２登録手段が登録した関連情報と、前記第１登録手段が登録した各処理手順に含まれる工程の類型識別情報とに基づき、前記第１登録手段が登録した処理手順に含まれる第１工程について、該第１工程と関連する工程であって該第１工程とは異なる処理手順に含まれる第２工程を抽出する抽出手段と、
前記第１登録手段が登録した処理手順に係る処理の進捗に応じて、該処理手順に含まれる各工程の実行指示を外部装置へ送信する指示送信手段とを備え、
前記指示送信手段は、前記第１工程について前記実行指示を送信する場合に、前記抽出手段が前記第１工程と関連する前記第２工程を抽出していた場合には、前記第１工程の実行指示と共に、前記第２工程の通知も、前記外部装置へ送信することを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、情報処理装置及び情報処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、組織内での内部統制整備や業務処理コストの削減を図るために、ワークフローを利用することが、既に知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１に記載のワークフロー管理システムでは、ワークフローサーバとクライアントをネットワークを介して接続する構成とし、ワークフローサーバから受け付けた業務を、クライアントを使用する実行者が処理するものである。特許文献１には、このようなシステムにおいて、処理中の業務及び処理終了後の業務であって類似の業務をクライアントが使用している機器のディスプレイ上に呼び出すボタンを表示することが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に記載の技術においては、既にクライアントに到着している業務の中から、処理中あるいは処理終了した業務に類似する業務を呼び出すことのみである。このため、まだクライアントに通知されていない類似の業務が近いうちにどの程度発生するか、といった見込みを立てることはできなかった。このため、結果的には類似の業務が複数依頼されるにも関わらず、１つめの業務を処理する時点ではそれを知ることができず、類似の業務をばらばらに実行する効率の悪い処理を余儀なくされることもあった。
【０００５】
なお、このような問題は、必ずしも人間に業務を処理させる場合だけでなく、装置に業務（印刷など）を処理させる場合にも起こりえるものである。例えば、業務の処理に省電力モードからの復帰が必要な場合、連続して実行可能な業務はなるべく連続して実行した方が、省電力、さらにはコスト低減につながると考えられるためである。
この発明は、このような問題を解決し、予め用意された処理手順を用いた業務の処理をより効率的に行えるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
以上の目的を達成するため、この発明による情報処理装置は、１以上の工程を含む処理手順を管理する情報処理装置であって、ユーザにより登録を指示された処理手順であって、該処理手順に含まれる工程毎にその工程の類型を示す類型識別情報を含む処理手順を登録する第１登録手段と、その類型間の関連を示す関連情報の入力をユーザから受け付ける関連情報受付手段と、上記関連情報受付手段が受け付けた関連情報を登録する第２登録手段と、上記第２登録手段が登録した関連情報と、上記第１登録手段が登録した各処理手順に含まれる工程の類型識別情報とに基づき、上記第１登録手段が登録した処理手順に含まれる第１工程について、その第１工程と関連する工程であってその第１工程とは異なる処理手順に含まれる第２工程を抽出する抽出手段と、上記第１登録手段が登録した処理手順に係る処理の進捗に応じて、その処理手順に含まれる各工程の実行指示を外部装置へ送信する指示送信手段とを備える情報処理装置であって、上記指示送信手段は、上記第１工程について上記実行指示を送信する場合に、上記抽出手段が上記第１工程と関連する上記第２工程を抽出していた場合には、上記第１工程の実行指示と共に、上記第２工程の通知も、上記外部装置へ送信することとする。
【発明の効果】
【０００７】
上記の構成によれば、予め用意された処理手順を用いた業務の処理をより効率的に行えるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の情報処理装置の一実施形態であるワークフロー管理装置を含んだネットワークシステムの一例を示す図である。
【図２】図１のワークフロー管理装置のハードウェア構成を示す図である。
【図３】図１のワークフロー管理装置を用いてワークフローを実行した場合の動作の流れの一例を示す図である。
【図４】図１のワークフロー管理装置の機能構成を示す機能ブロック図である。
【図５】ワークフローのデータ構造例を示す図である。
【図６】図５のデータ構造に従った、ワークフローの具体的なデータの一例である。
【図７】関連グループのデータ構造例を示す図である。
【図８】図７のデータ構造に従った関連グループの具体的なデータの一例である。
【図９】関連グループを登録する処理を実行するＰＣのディスプレイに示される画面の一例である。
【図１０】ワークフローのデータの一例とそのワークフローに関連する関連グループのデータの一例を示す図である。
【図１１】図１のワークフロー管理装置が実行する、ワークフローの管理に係る処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２Ａ】図１１の処理において、一括処理可能な工程を抽出する処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２Ｂ】図１２Ａのフローチャートの続きのフローチャートである。
【図１３】外部装置に送信するワークフローの依頼データの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、図１乃至１３を用いて、本発明を実施するための形態について説明をしていく。
本発明の情報処理装置の一実施形態がワークフロー管理装置１０である。ここで、ワークフローとは処理手順のことであり、処理手順とは、予め定義された業務の一連の処理手続、又はその業務の一連の流れのことをいう。本実施形態において、ワークフローは、１以上の工程と、その工程毎にその工程の類型を示す類型識別情報（処理の具体的内容）とを含む。
【００１０】
ワークフロー管理装置１０は、このワークフローを登録するとともに、ネットワークを介して、外部装置にワークフローに含まれる各工程の実行指示を行う装置である。詳細については、以下順次説明していく。
【００１１】
まず、図１は、本発明の一実施形態であるワークフロー管理装置１０を含むネットワークシステムを図示したものである。
このシステムは、ワークフロー管理装置１０、外部装置である３台のＰＣ２０ａ〜２０ｃ及び電子機器３０がＬＡＮ（Local  Area  Network）４０を介して相互に通信可能なように接続されている。
【００１２】
ＰＣ２０ａ〜２０ｃ（以下、個体を特定しない場合には符号「２０」を用いる）及び電子機器３０は、ワークフロー管理装置１０からみて外部装置にあたり、これらの外部装置あるいはそのオペレータがワークフロー管理装置１０からの実行指示を受けて、ワークフローの各工程を実行していく。
【００１３】
ここでワークフロー管理装置１０は、ＰＣ２０や電子機器３０と送受信を行うための通信手段を有し、ＰＣ２０等を操作するユーザの要求に従ってワークフローを登録し、そのワークフローに応じてＰＣ２０や電子機器３０にワークフローの工程毎の実行指示を行う機能を有する。
【００１４】
電子機器３０は、ワークフロー管理装置１０からワークフローに含まれる工程毎の実行指示を受け付け、その処理を実行し、その実行結果をワークフロー管理装置１０へ送信する機能を有する。例えば、上記の機能を有する、ＦＡＸ機、コピー機、スキャナ、プリンタ、これらの機能を複合的に備えたＭＦＰ等を電子機器３０として用いることができる。
【００１５】
また、ＰＣ２０及び電子機器３０の台数は任意であり、特に限定されるものではない。
更に、ネットワークはＬＡＮ４０に限らず、有線無線をと問わず、任意の規格による通信経路を採用可能である。また、ネットワークだけでなく、ピアツーピア通信による通信経路であってもよい。
【００１６】
次に、図１に示したワークフロー管理装置１０のハードウェアの構成を図２に示した。
ワークフロー管理装置１０は、ＣＰＵ１０１、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１０４、Ｉ／Ｆ（インターフェース）１０５、ＬＣＤ（液晶ディスプレイ）１０６及び操作部１０７を備え、これらがシステムバス１０８によって接続されている。
【００１７】
上記構成のうち、ＣＰＵ１０１はＲＡＭ１０２をワークエリアとしてＲＯＭ１０３又はＨＤＤ１０４に記憶されたプログラムを実行することにより、ワークフロー管理装置１０全体を制御し、後述する種々の機能を実現する。
また、Ｉ／Ｆ１０５は、表示手段であるＬＣＤ１０６及び操作受付手段である操作部１０７をシステムバス１０８に接続してＣＰＵ１０１から制御可能とするためのインターフェースである。
【００１８】
なお、ＰＣ２０の主なハードウェアは、図２に示す範囲ではワークフロー管理装置１０と同じ構成である。
また、電子機器３０の主なハードウェアも、図２に示したワークフロー管理装置１０と同様な構成に、電子機器固有の機能（例えば、プリント機能、スキャン機能、コピー機能等）を実現するためのエンジン部が備わったものである。
【００１９】
次に、このワークフロー管理装置１０を用いてワークフローを実行する場合の、図１に示した各装置における一般的な処理の流れについて、図３を用いて説明する。
なお、この例は、ＰＣ２０ａからユーザがワークフローの実行を指示した場合の処理の流れである。
【００２０】
また、この例では、ワークフローには３つの工程が含まれることとする。
まず、ユーザがＰＣ２０ａに指示して、ワークフロー管理装置１０に対し、ワークフローを登録するための情報の送信（１）と、関連する処理（類似する処理）を一括して行うために用いる、関連グループを登録するための情報の送信（２）を行う。
【００２１】
（１）及び（２）の処理が行われると、ワークフロー管理装置１０は、ワークフローと関連グループとを作成しデータベース等に記憶させる。そして、ワークフローを実行させるために、登録したワークフローと関連グループとに基づいて、ＰＣ２０ｂに、ワークフローの１番目の工程を依頼する依頼データを送信する（３−１）。ＰＣ２０ｂが、この依頼データを受信すると、ＰＣ２０ｂのオペレータ１にその旨を通知する。その後、オペレータ１は依頼データに基づいて該工程を実行する。これが完了すると、自動的にあるいはオペレータ１の指示に従い、ＰＣ２０ｂは、その実行結果報告をワークフロー管理装置１０に送信する（３−２）。
【００２２】
ワークフロー管理装置１０は、ＰＣ２０ｂからの実行結果報告を受信すると、２番目の工程の処理を行う電子機器３０に、その２番目の工程を依頼する依頼データを送信する（４−１）。電子機器３０は、この情報を受信すると、依頼データに基づいて該工程を実行し、その実行結果報告をワークフロー管理装置１０に送信する（４−２）。
【００２３】
ワークフロー管理装置１０は、３番目の工程について、１番目の工程の場合と同様にしてＰＣ２０ｃに依頼データを送信する（５−１）。ＰＣ２０ｃがこの依頼データを受信すると、ＰＣ２０ｃのオペレータ２にその旨を通知する。その後、オペレータ２は依頼データに基づいて該工程を実行する。これが完了すると、ＰＣ２０ｃは、その実行結果報告をワークフロー管理装置１０に送信する（５−２）。
【００２４】
ワークフロー管理装置１０は、ワークフローに含まれる全ての工程について、完了結果報告を受信すると、ワークフローの送信元であるＰＣ２０ａに、ワークフロー実行完了報告を送信する（６）ことで、ユーザに実行が完了したことを通知する。
以上が、ワークフロー管理装置１０を用いてワークフローを実行する場合の、各装置による動作の概要である。
【００２５】
次に、図４に、ワークフロー管理装置１０が備える機能の構成を示す。なお、この実施形態において特徴的な点の一つは、ワークフロー管理装置１０が、ある工程の実行指示を外部装置に送信する場合に、その工程と一括して実行できそうな他のワークフロー中の工程を検索し、その工程の存在を合わせて通知する点である。図４には、この動作に関連する機能を中心に示した。
【００２６】
図４に示すように、ワークフロー管理装置１０は、ワークフロー登録部２０１、関連グループ登録部２０２、データベース２０３、ワークフロー管理部２０４、ワークフロー実行指示部２０５を備える。
まず、ワークフロー登録部２０１は、ワークフローを登録する機能を有する。ワークフローには１以上の工程と、その工程毎にその工程の類型を示す類型識別情報（処理の具体的内容）とが含まれる。ワークフローに含まれるこれらの情報、ワークフローのデータ構造については、図５及び図６を用いて後述する。
【００２７】
これらの情報は、例えば、登録を指示したユーザがＰＣ２０等を介して、ワークフロー管理装置１０に送信するものである。ワークフロー登録部２０１は、これらの情報を受信すると、受信した情報を含むワークフローを、データベース２０３に登録する第１登録手段の機能を備える。
【００２８】
関連グループ登録部２０２は、上述のワークフローに含まれる工程の類型間の関連を示す関連情報である関連グループの入力をユーザから受け付ける関連情報受付手段の機能と、この機能により受け付けた関連情報をデータベース２０３に登録する第２登録手段の機能を有する。
【００２９】
なお、関連情報は、ワークフロー管理装置１０の管理者あるいは一般ユーザが任意に作成して登録可能である。そして、この情報により関連付けられた工程は、まとめて処理することが望ましい似た工程であるとして取り扱われる。ただし、どのような工程をまとめて処理するとよいかは業務環境や作業者の特性によっても変わるので、ユーザが任意に設定できることが望ましい。ここでは説明を簡単にするため全員一律とするが、全員一律の情報ではなく、オペレータ（工程の処理担当者）個人毎のデータを作成できるようにしてもよい。
登録される関連グループのデータ構造については、図７乃至図９を用いて後述する。
【００３０】
データベース２０３は、ワークフロー登録部２０１及び関連グループ登録部２０２によって登録されたワークフロー及び関連グループを記憶しておく記憶領域であり、ワークフロー管理装置１０のＲＡＭ１０２に設けることができる。また、ＵＳＢ等の外部の補助記憶装置や、クラウドネットワーク上の記憶領域等を利用してもよい。
【００３１】
ワークフロー管理部２０４は、ワークフローを実行するために、ワークフローに係る各工程の処理の進捗に応じて、次に実行すべき工程を決定する機能を備える。また、次に実行すべき工程とその工程の類型を示す類型識別情報等から、その工程の実行指示に用いる依頼データを作成する機能も備える。登録済みのワークフローに含まれる各工程の類型識別情報と、上記の関連グループの情報とに基づき、実行指示しようとする工程と関連する工程であってその工程と異なるワークフローに含まれる工程を抽出する抽出手段の機能も備える。
【００３２】
また、ワークフロー管理部２０４は、関連する工程が抽出された場合は、その関連する工程に関する依頼データも作成し、上記次に実行すべき工程と共にワークフロー実行指示部２０５に渡す機能を有する。
なお、ワークフロー管理部２０４の機能と対応する、ワークフローの実行指示のための具体的な処理については、図１１乃至図１２Ｂを用いて後述する。
【００３３】
ワークフロー実行指示部２０５は、ワークフロー管理部２０４が作成した依頼データを、ワークフローを実行するために各工程の担当者に送付する指示送信手段の機能を備える。また、このとき、ワークフロー管理部２０４が作成した依頼データに、関連する工程に関する依頼データがある場合は、それも併せて送信する機能も有する。
なお、生成する依頼データについては、図１３を用いて後述する。
【００３４】
以上が、ワークフロー管理装置１０が有する機能である。
次に、ワークフロー登録部２０１が生成し、登録するワークフローのデータ構造について図５を用いて説明する。
【００３５】
図５には、ワークフロー管理装置１０のデータベース２０３に登録されるワークフローのデータ構造を示した。
１つのワークフローを表すデータは、図５に示すように１つのワークフローデータ３０１と、任意の数の工程データ３０２と、各工程データ３０２に対応する類型データ３０３とを含むものである。
【００３６】
これらのうちワークフローデータ３０１は、ワークフロー全体に関する情報を示すものである。ここに登録される情報は、そのワークフローの作成者、作成日、ワークフローに含まれる工程ＩＤ等である。ワークフローデータにはワークフローＩＤが付され、ワークフローはこのワークフローＩＤにより管理される。また、工程ＩＤは、ワークフローに含まれる各工程の工程データ３０２の工程ＩＤを列挙したものである。
【００３７】
次に、工程データ３０２には、ワークフローに含まれる複数の工程のうち１の工程に関する情報を示すものである。工程データ３０２には、その工程が含まれるワークフローのＩＤ、処理の順番（ワークフロー中での該当工程の実行順）、処理の担当者、この工程の類型を示す類型識別情報である類型ＩＤ、類型識別情報に変数が含まれる場合は、その変数の値（変数）、該当の工程に係る処理の実行期限を示す締切日時、該当の工程の実行状況を示す状態のデータが含まれる。工程データには工程ＩＤが付され、この番号で管理される。なお、担当者は、人ではなく装置である場合もある。また、実行状況は、「未依頼」、「依頼済み」、「実行済み」等である。
【００３８】
次に、類型データ３０３は、各工程に係る処理の具体的な内容を示すものである。ワークフロー管理装置１０が管理するワークフローにおいては、各工程で実行すべき作業内容のテンプレートが用意されており、各工程の作業内容は、そのテンプレートを用いて規定される。類型データ３０３は、このテンプレートに該当する。
例えば、類型ＩＤ＝１の類型データは、図６に示すように、「『変数１』で『変数２』の帳簿を作成してください。」といった形で作業内容を記載する。また、「変数１」は使用するシステムを、「変数２」はどの案件の帳簿を作成するかを規定する変数であり、その値は上述のように工程データ３０２において設定される。
図６の例では、作業内容を人がみて分かりやすい形で記載しているが、装置に実行させるべき作業については、装置に送信するコマンドにより作業内容を記載してもよい。
また、類型データ３０３には類型を識別するための類型識別情報として類型ＩＤが付され、類型データ３０３はこのＩＤで管理される。なお、同じ類型ＩＤの類型データが複数の工程ＩＤに使用されることももちろんあり得る。
【００３９】
次に、図５で示した構造に従ったワークフローのデータの具体例を図６に示す。
図６に示すワークフローは、ワークフローデータ３１１により、作成者である「ユーザ」が、２０１４年１０月２２日に作成したワークフローであって、３つの工程（工程ＩＤ＝１、２及び３）がこの順で含まれるワークフローであることが規定されている。
【００４０】
工程ＩＤ＝１の工程データ３１２が、このワークフローにおける１番目の工程の内容を規定する。工程データ３１２には、この工程が、ワークフローＩＤ＝１のワークフローの中で１番目に行われる処理される工程であって、その処理は「オペレータ１」が担当することが規定されている。また、具体的な処理の内容は、類型ＩＤ＝１の類型データに示されるものであり、その変数１の値が「ｘｘシステム」、変数２の値が「案件Ａ」であることが規定されている。更に、該工程の締切日時は２０１４年１０月２３日１１時であり、現時点では未実施であることも規定されている。
なお、工程ＩＤ＝２及び３の工程データも同様にして解釈するので、説明は省略する。
【００４１】
また、類型データ３１３は、工程データ３１２が示す工程の具体的作業内容を規定するものである。類型データ３１３に記載された作業内容における変数に、その類型データ３１３を使用する工程データ３１２に登録されている値を代入することにより、作業内容の情報が得られる。例えば、図６の工程データ３１２が示す工程における作業内容は、「ｘｘシステムで案件Ａの帳簿を作成する」であることがわかる。
なお、類型ＩＤ＝２及び３の類型データも同様にして解釈するので、説明は省略する。
ワークフローは以上のデータを一つのまとまりとして、データベース２０３に登録されている。
ここで、１つの類型データを複数の工程データが使用することもありえる。そして、同じ類型データを使用し、変数の値が異なる工程データは、互いに似た異なる作業内容の工程であると考えられる。
【００４２】
次に、関連グループ登録部２０２が生成し、登録する関連グループのデータ構造について、図７を用いて説明する。
図７に示したのは、ワークフロー管理装置１０のデータベース２０３に登録される１の関連グループのデータ構造である。この関連グループは、異なる類型データにより規定される作業であるが、内容が似ているためまとめて実行すると効率的であるような作業のグループを関連付けるためのデータである。
【００４３】
図７に示す関連グループデータ３２１が、１つの関連グループを規定するデータであり、ここには、関連グループの作成者、作成日、および関連付けられる類型の類型ＩＤの情報が含まれる。１つの関連グループデータ３２１に登録された類型ＩＤが示す類型データ同士が、関連付けられることになる。また、このことを通じて、その類型データにより作業内容を規定する工程同士も関連付けられることになる。この関連づけは、工程同士が異なるワークフローに属していても、有効である。
なお、関連グループデータ３２１には関連グループＩＤが付され、関連グループデータ３２１はこの番号で管理される。
【００４４】
次に、図７で示した構造に従った関連グループデータの具体例を図８に示す。
図８に示す関連グループデータ３３１は、作成者である「ユーザ」が２０１４年１０月２２日に関連グループを作成したことを規定する。そして、類型ＩＤ＝３の類型と、類型ＩＤ＝６の類型の作業とを関連付けることを規定するものである。
この関連グループデータ３３１がデータベース２０３に登録されていると、類型ＩＤ＝３の類型データを使用する全ての工程と、類型ＩＤ＝６の類型データを使用する全ての工程とが相互に関連付けられることになる。
【００４５】
ここで、図９に、ユーザが関連グループ情報を入力する際のＰＣ２０の画面に表示される、関連グループ登録用画面の一例を示す。
図９に示す関連グループ登録用画面３４０は、類型選択部３４１及び関連登録部３４２を備える。また、この画面は、ワークフローの登録を行う個々の担当者と、ワークフロー管理装置１０を管理する管理者とが、それぞれ使用することができる。ただし、個々の担当者が使用する場合と、管理者が使用する場合では、取り扱える情報が異なる。
【００４６】
まず、類型選択部３４１は、関連づけの候補とする類型データ３１３のリストを表示する領域である。個々の担当者が使用する場合、ここには、その担当者が登録したワークフローにおいて使用される類型データが表示される。自身が登録したワークフローの効率的な処理に用いる関連グループを登録できるようにする、という趣旨である。管理者が使用する場合、ワークフロー管理装置１０において使用可能な全類型データが表示される。
【００４７】
なお、類型選択部３４１に表示される類型データのアイコンの上にマウスポインタを置いたり、アイコンをクリックしたりすることにより、類型データの内容を確認することができるようにするとよい。
【００４８】
また、関連登録部３４２は、類型選択部３４１から選択した類型データ３１３同士の関連付けを設定するための領域である。ユーザは、関連登録部３４２に、関連グループを生成するための関連グループ生成枠３４２ａを設け、そこに、類型選択部３４１に表示された類型データの中から関連付けたい類型データ、即ち処理内容が類似している類型データを選択してドラッグ＆ドロップすることにより、関連グループを登録することができる。この操作は、個々の担当者でも、管理者でも、同様に行うことができる。
【００４９】
ワークフロー管理装置１０のＣＰＵ１０１は、ユーザからのＰＣ２０を用いた関連情報の入力を受け付け、ユーザが図９の画面により作成した関連グループのデータをデータベース２０３へ登録する処理を行う。
なお、図９の画面は一例にすぎず、ユーザによる関連情報の入力画面、入力方法は、これに限られるものではない。
【００５０】
次に、図１０に、データベース２０３に登録されているワークフローと関連グループとの一例を示す。図１０には、２つのワークフローと、それらのワークフローに含まれる工程同士を関連付ける２つの関連グループとを示している。なお、関連グループについては、他のワークフローにも同様に適用されるものである。
【００５１】
図１０に示すワークフローＩＤ＝１のワークフローは、類型ＩＤ＝１の第１工程（工程ＩＤ＝１）と、類型ＩＤ＝２の第２工程（工程ＩＤ＝２）と、類型ＩＤ＝３の第３工程（工程ＩＤ＝３）とを含むものである。また、ワークフローＩＤ＝２のワークフローは、類型ＩＤ＝４の第１工程（工程ＩＤ＝４）と、類型ＩＤ＝５の第２工程（工程ＩＤ＝５）と、類型ＩＤ＝６の第３工程（工程ＩＤ＝６）とを含むものである。
【００５２】
これらのワークフローには、類型ＩＤが共通する工程は含まれていない。しかし、関連グループＩＤ＝１の関連グループにより、類型ＩＤ＝３と類型ＩＤ＝６が関連付けられているため、これらの類型ＩＤを有する、ワークフローＩＤ＝１のワークフローの第３工程と、ワークフローＩＤ＝２のワークフローの第６工程とが関連付けられることになる。また、同様に、関連グループＩＤ＝２の関連グループにより、ワークフローＩＤ＝１のワークフローの第２工程と、ワークフローＩＤ＝２のワークフローの第５工程とが関連付けられることになる。
【００５３】
次に、上述した機能を有するワークフロー管理装置１０が、登録したワークフローの各工程を担当者に実行させるために、外部装置へ実行指示を送信する処理の流れについて図１１のフローチャートを用いて説明する。
ワークフロー管理装置１０のＣＰＵ１０１は、ユーザによるワークフローの登録の指示を受け付けて、そのワークフローを登録すると、図１１のフローチャートに示す処理を開始する。
【００５４】
図１１の処理において、ＣＰＵ１０１はまず、登録したワークフローに含まれる工程の中から、今回実行すべき工程を特定し、その工程を第１工程とする（Ｓ１１）。ここで、今回実行すべき工程は、工程データに含まれる処理の順番を基準に決定する。
図１１の処理は、登録したワークフローに含まれる全ての工程について、一つずつ順番にステップＳ１２からＳ１６の処理を実行するものである。そして、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１１において、初回の処理であれば、１番目の工程、２回目の処理であれば、２番目の工程を今回実行すべき工程として特定し、第１工程とする。
【００５５】
次に、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１１で決定した今回実行すべき工程と一括処理が可能な工程を抽出する（Ｓ１２）。なお、この処理については、図１２Ａ及び図１２Ｂのフローチャートを用いて別途説明をする。
ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１２の処理によって抽出した工程があれば、その工程を第２工程とする（Ｓ１３）。このとき、第２工程として決定される工程の数は任意であり、１に限られることはない。また、ステップＳ１２の処理によって抽出された工程が０の場合は、第２工程は存在しないことになる。
【００５６】
ステップＳ１３の処理が完了すると、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１１で決定した第１工程を実行するために必要な情報と、ステップＳ１３で決定した第２工程を実行するために必要な情報とを含む依頼データを生成し（Ｓ１４）、その依頼データを外部装置に送信する（Ｓ１５）。依頼データの具体例については、図１３で後述する。
【００５７】
ここで、外部装置とは、第１工程の処理担当者が操作するＰＣ等の端末装置、処理担当者に電子機器等が設定されている場合は、その電子機器等である。なお、担当者毎の宛先を管理して指示の送信を行う送信装置を別途備えるようにしてもよい。その場合は、ワークフロー管理装置１０は各担当者の宛先を把握する必要はなくなる。
【００５８】
ステップＳ１５で送信された依頼データを受信した外部装置は、依頼データに応じて、依頼された作業を自身で実行するか、またはユーザに通知して実行を依頼する。すなわち、ステップＳ１４の処理は、ＣＰＵ１０１が行うワークフローに含まれる各工程の実行指示を外部装置（ＰＣ２０、電子機器３０等）へ送信する指示送信の機能であり、この処理において、ＣＰＵ１０１は指示送信手段として機能する。
【００５９】
なお、ステップＳ１５で送信する依頼データにおいて、作業自体を依頼するのは第１工程のみであり、第２工程については、類似の工程が既に依頼されているか、または第１工程とまとめて実行できるタイミングで依頼予定であることを通知するのみである。第２工程に関する作業の依頼は、第２工程を含むワークフローに関する図１１の処理において送信する。
そして、外部装置のＣＰＵ（不図示）は、ステップＳ１５で依頼された工程の作業が完了すると、実行完了の結果報告をワークフロー管理装置１０に送信する。
【００６０】
ワークフロー管理装置１０のＣＰＵ１０１は、外部装置から実行完了の結果報告を受信したかを判断し（Ｓ１６）、受信した場合（Ｓ１６のＹｅｓ）は、ステップＳ１７の処理に進み、受信していない場合は（Ｓ１６のＮｏ）は、ステップＳ１６の判断がＹｅｓになるまで待機する。ここでも、第１工程の完了報告を受ければよく、第２工程の完了報告については、第２工程を含むワークフローに関する図１１の処理において監視する。
【００６１】
ステップＳ１７では、ＣＰＵ１０１はワークフローに含まれる全ての工程の実行が完了したかを判断する。ステップＳ１７でＹｅｓの場合は、この処理は終了となる。ステップＳ１７でＮｏの場合は、ステップＳ１１に戻って、再度この処理を繰り返す。全ての工程についてステップＳ１１〜Ｓ１６の処理が完了するまで、この処理は繰り返される。
【００６２】
以上が、ワークフロー管理装置１０のＣＰＵ１０１が行う、ワークフロー実行指示に関する処理の流れである。
以上のような処理を行うことで、ワークフローに含まれる全ての工程について、処理の順番に従って、工程毎の担当者に実行指示を行うことができる。
【００６３】
次に、ステップＳ１２の処理、即ち、第１工程と一括処理が可能な工程を抽出する処理について、図１２Ａ及び１２Ｂを用いて説明する。
図１１のステップＳ１２では、ＣＰＵ１０１は、図１２Ａと図１２Ｂの処理を続けて実行する。
【００６４】
図１２Ａの処理においては、ＣＰＵ１０１はまず、図１１のステップＳ１１で決定した第１工程のデータに含まれている処理期限を示す締切日時を変数ｄ＿ｔｉｍｅに設定する（Ｓ２１）。
次に、データベース２０３に登録されている関連グループを参照し、第１工程で使用する類型データ３１３の類型と、いずれかの関連グループにより関連付けられている類型を全て抽出する（Ｓ２２）。
次に、データベース２０３に登録されている全てのワークフローの中から、ステップＳ２２で抽出した類型の工程及び、第１工程と同じ類型の工程を抽出する（Ｓ２３）。
【００６５】
ＣＰＵ１０１は、ステップＳ２３で抽出した工程の数が１以上であるか判断をし（Ｓ２４）、１以上でない場合、すなわち０個の場合は（Ｓ２４のＮｏ）、この処理は終了する。この場合、ＣＰＵ１０１は、図１１のステップＳ１３に戻って、以降の処理を続ける。
【００６６】
ステップＳ２４でＹｅｓの場合、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ２３で抽出した工程の中から１の工程を選択し、処理対象とする（Ｓ２５）。
次に、ＣＰＵ１０１は第１工程の担当者と処理対象の工程の担当者とが同じであるか判断し（Ｓ２６）、ステップＳ２６でＹｅｓの場合は、処理対象の工程の締切日時を変数ｅ＿ｔｉｍｅに設定する（Ｓ２７）。
【００６７】
なお、ここでいう担当者とは、図６の具体例にもあるように、人間に限られず、電子機器等の装置の場合もある。
また、ＣＰＵ１０１が工程データに含まれる担当者の情報を参照して、担当者が共通しているか否かを判断するのは、第１工程と一括処理が可能な工程を抽出するためである。
【００６８】
次に、ＣＰＵ１０１は、処理対象の工程を含むワークフローを特定する（Ｓ２８）。そして、その特定したワークフローに含まれる工程であって、処理対象の工程の前に実行すべき工程があれば、その工程の締切日時を変数ｓ＿ｔｉｍｅに設定する（Ｓ２９）。なお、該当する処理が存在しない場合は、ｓ＿ｔｉｍｅの値をマイナス無限大とする。
【００６９】
次に、処理は図１２Ｂに示す部分に進み、ＣＰＵ１０１は、上記で定義した３つの変数の関係が以下の（１）又は（２）関係を満たすか否かを判断する（Ｓ３１）。
（１）ｅ＿ｔｉｍｅ＜ｄ＿ｔｉｍｅ
又は
（２）ｓ＿ｔｉｍｅ＜ｄ＿ｔｉｍｅ  且つ  ｄ＿ｔｉｍｅ＜ｅ＿ｔｉｍｅ      
【００７０】
（１）及び（２）の関係式について説明する。
まず、（１）は、第１工程の締切時間が、処理対象の工程の締切時間よりも遅い場合である。この関係を満たせば、第１工程の締切時間までに、処理対象の工程が実行可能となると考えられる。少なくとも処理対象の工程の締切時間までには処理対象の工程が実行可能になると考えられるためである。従って、まだすぐに処理対象の工程を実行できる状態でなかったとしても、近いうちに、第１工程と処理対象の工程とをまとめて実行可能になると考えられる。
【００７１】
（２）は、処理対象の工程の締切時間が第１工程の締切時間よりも遅い場合であって、且つ、処理対象の工程が含まれるワークフローの中で、処理対象の工程の前の工程の締切時間が第１工程の締切時間よりも早い場合である。
この関係を満たせば、第１工程の締切時間までに、処理対象の工程が含まれるワークフローの中で、処理対象の前の工程の実行が終了し、処理対象の工程が実行可能となると考えられる。従って、まだすぐに処理対象の工程を実行できる状態でなかったとしても、近いうちに、第１工程と処理対象の工程とをまとめて実行可能になると考えられる。
【００７２】
ＣＰＵ１０１は、ステップＳ３１で上記（１）及び（２）の関係のいずれかが満たされる場合には、ステップＳ３２へ進む。
ステップＳ３２では、ＣＰＵ１０１は、処理対象の工程を第１工程と一括処理が可能な工程であると決定し（Ｓ３２）、次に、その工程が未だ実行されていないかかを判断する（Ｓ３３）。
この判断を行うことで、既に実行済の工程については、一括処理が可能な工程の抽出に際し、候補から除外することができ、処理担当者の手間を省くことができる。
【００７３】
未だ実行されていない場合（Ｓ３３でＹｅｓ）は、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ３２で決定した工程を、一括処理可能工程群情報としてデータベース２０３に記憶する（Ｓ３４）。一方、実行済みの場合（Ｓ３３でＮｏ）は、ステップＳ３５の処理に進む。
【００７４】
ステップＳ３５では、ステップＳ２５で抽出した工程の全てについて、ステップＳ２６〜Ｓ３４の処理が完了したか否かを判断し、全ての工程についてステップＳ２６〜Ｓ３４の処理が完了している場合（Ｓ３５でＹｅｓ）は、この処理は終了となる。
ステップＳ３５でＮｏの場合は、ステップＳ２６に戻って、ステップＳ２５で抽出した工程のうち、未だ処理対象となっていないものを１つ選択して、この処理を繰り返す。
また、ステップＳ２６、Ｓ３１、Ｓ３３のいずれかでＮｏの場合には、以後の処理をスキップしてステップＳ３５に進み、未検討の工程があればそれを処理対象として処理をくり返す。
【００７５】
以上が、ワークフロー管理装置１０のＣＰＵ１０１が行う、第１工程と一括処理可能な工程を抽出する処理の流れについての説明である。
ここで、ステップＳ２１〜Ｓ３２までの処理について、理解を容易にするために、更に、図１０を用いて具体的に説明する。なお、説明の便宜のため、図１０に示されいてるデータが、現在データベース２０３に登録されている全てのデータであり、ステップＳ１１で特定した第１工程が工程ＩＤ＝２の工程であるとして説明する。
【００７６】
以上を前提した場合、ステップＳ２１の変数ｄ＿ｔｉｍｅの値は、工程ＩＤ＝２の工程データにおける締切日時である２０１４年１０月２３日２３時となる。
また、ステップＳ２２で抽出される類型は、関連グループＩＤ＝２において工程ＩＤ＝２の類型ＩＤ＝２と対応付けられている類型ＩＤ＝５の類型となる。
【００７７】
また、ステップＳ２３で抽出される工程は、工程ＩＤ＝２以外で類型ＩＤが２又は５である工程ＩＤ＝５の工程となる。
そして、ステップＳ２５ではこの工程が処理対象となる。ＣＰＵ１０１は、ステップＳ２６でこの工程の担当者が、工程ＩＤ＝２の第１工程の担当者と同じであるかの判断を行う（Ｓ２６）。ここでは担当者は同じであるので、ステップＳ２７で、工程ＩＤ＝５の工程の締切日時２０１４年１０月２３日２１時を変数ｅ＿ｔｉｍｅに設定する（Ｓ２７）。
【００７８】
次に、ＣＰＵ１０１は、ステップＳＳ２９で、工程ＩＤ＝５の工程が含まれるワークフロー（ワークフローＩＤ＝２）に含まれる工程であって、工程ＩＤ＝５の前に処理する工程（工程ＩＤ＝４）の締切日時２０１４年１０月２３日９時を変数ｓ＿ｔｉｍｅに設定する（Ｓ２９）。
【００７９】
上記で設定した以下の変数の値
ｓ＿ｔｉｍｅ＝２０１４年１０月２３日９時
（ステップＳ２９で選択した工程の締切時間）
ｄ＿ｔｉｍｅ＝２０１４年１０月２３日２３時        （第１工程の締切時間）
ｅ＿ｔｉｍｅ＝２０１４年１０月２３日２１時
（ステップＳ２６の対応する工程の締切時間）
は、ステップＳ３１の（１）ｅ＿ｔｉｍｅ＜ｄ＿ｔｉｍｅの要件を満たしている。したがって、一括処理可能な工程であると決定される（Ｓ３１、Ｓ３２）。
以上が図１２Ａ及び１２ＢのフローチャートのステップＳ２１〜Ｓ３２までの処理である。
【００８０】
以上図１１、１２Ａ及び１２Ｂのフローチャートに示した処理を行うことで、ワークフロー管理装置１０は、ワークフローの工程毎の担当者に、担当する工程の実行指示を送信すると共に、第１工程と関連する第２工程の通知も合わせて送信することができる。
【００８１】
従って、この通知を見た担当者は、第２工程の実行を既に指示されている場合はもちろん、未だ指示されていない状態であっても、第２工程の指示を待って第１工程とまとめて処理する等、効率のよい処理を行うことができる。このような処理の効率化は、労働時間の削減を通じて人件費の削減につながる他、何らかの装置を使用して工程を実行する場合には、その準備や片付けに要する費用、時間等を削減することができる。
【００８２】
なお、第１工程の担当者が装置である場合は、第１工程と第２工程とを一括して実行させるための処理要求（コマンド）を生成して、そのコマンドを外部装置に送信するようにしてもよい。
【００８３】
このような処理要求を受信した外部装置は、第１工程と第２工程とを同時に一括して実行できるような状態になるまで待機し、実行可能となったら、第１工程と第２工程とを実行するようにするとよい。これにより、担当者にかかる処理の負担をより軽減することが可能となる。
【００８４】
なお、図１２Ａ及び図１２Ｂの処理において、実行済みの工程についてはステップＳ３３で一括処理可能工程から除外した。しかし、図１１のステップＳ１３の第２工程の決定の際、あるいはステップＳ１４の依頼データの生成の際、あるいはステップＳ１５の依頼データの送信の際に、実行済みの工程に関する処理を除外するようにしてもよい。
【００８５】
最後に、図１３に、上記の処理を経て外部装置であるＰＣ２０、電子機器３０等に送信される依頼データが外部装置にディスプレイに表示される場合の一例を示した。
依頼データで担当者に表示される項目としては、例えば、ワークフローＩＤ、工程ＩＤ、担当者、締切日時、作業内容、関連する類型ＩＤである。また、作業の開始日時、終了日時を記録するための欄も設けられる。
【００８６】
また、関連する類型ＩＤは、ＩＤ番号にリンクが貼られ、番号をクリックすると、その関連する類型ＩＤに対応する工程を処理するための依頼データが現れる。
このような仕様にすることで、第１工程の実行指示と共に、第２工程の実行指示も併せて行うことが可能となる。
【００８７】
なお、この依頼データは担当者が人間である場合に画面に表示されるものの一例であるが、他の仕様を妨げるものではない。
例えば、第１工程の依頼データと第２工程の依頼データとをリンクさせることなく、同時に送付するようにしてもよい。その場合、担当者が一括処理が可能な工程についての実行指示も併せて行っていることが依頼データから理解できるようにしておく。
【００８８】
以上で本発明の実施形態の説明を終了するが、この発明において、装置の具体的な構成、ネットワークの具体的な構成、具体的な処理の手順等は、実施形態で説明したものに限るものではない。
例えば、本発明を上述したワークフロー管理装置１０の種々の機能を複数の装置に分散させ、それら複数の装置が協働して機能する、情報処理システムとしてもよい。
また、１又は複数のコンピュータに、ワークフロー管理装置１０の機能を実現させるためのプログラムとしてもよい。
【００８９】
このようなプログラムは、ＲＯＭに記憶しておく他、外部の記憶媒体等に記憶しておいてもよい。また、メモリカード、ＣＤ、ＤＶＤ、ブルーレイディスク等の任意の不揮発性記録媒体に記録して提供することもできる。それらの記録媒体に記録されたプログラムを他の画像形成装置にインストールして実行させることもできる。
【００９０】
さらに、ネットワークに接続され、プログラムを記録した記録媒体を備える外部装置あるいはプログラムを記憶手段に記憶した外部装置からダウンロードし、コンピュータにインストールして実行させることも可能である。
また、以上説明してきた実施形態及び変形例の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることは勿論である。
【符号の説明】
【００９１】
１０：ワークフロー管理装置、１０１：ＣＰＵ、１０２：ＲＡＭ、１０３：ＲＯＭ、２０１：ワークフロー登録部、２０２：関連グループ登録部、２０３：データベース、２０４：ワークフロー管理部、２０５：ワークフロー実行指示部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００９２】
【特許文献１】特開２０００−１８７６９５号公報
【図１】
2016177636.tif 000003
【図２】
2016177636.tif 000004
【図３】
2016177636.tif 000005
【図４】
2016177636.tif 000006
【図５】
2016177636.tif 000007
【図６】
2016177636.tif 000008
【図７】
2016177636.tif 000009
【図８】
2016177636.tif 000010
【図９】
2016177636.tif 000011
【図１０】
2016177636.tif 000012
【図１１】
2016177636.tif 000013
【図１２Ａ】
2016177636.tif 000014
【図１２Ｂ】
2016177636.tif 000015
【図１３】
2016177636.tif 000016