(57)【要約】【課題】電子文書管理システムにおいて、新たにシステムの管理対象となるデータの真正性確認を簡便にする。【解決手段】複数のサブシステムを含む電子文書管理システムであって、少なくとも、利用者サブシステムと画像処理サブシステムと文書管理サブシステムとを含み、前記利用者サブシステムは、定型フォーマットの紙文書の画像を読み取る読取手段を有し、前記画像処理サブシステムは、前記読取手段により読み取られた画像中に含まれる文字を認識する文字認識手段と、前記文字認識手段により認識された文字、及び、前記定型フォーマットに基づき、第１の統合データを生成する制御手段と、を有し、前記文書管理サブシステムは、前記制御手段により生成された第１の統合データに基づいてデータベースを検索する検索手段を有し、前記利用者サブシステムは、さらに、前記検索手段の検索結果をユーザに提示する表示手段を有する。【選択図】図１
2016177362.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のサブシステムを含む電子文書管理システムであって、
少なくとも、利用者サブシステムと画像処理サブシステムと文書管理サブシステムとを含み、
前記利用者サブシステムは、
定型フォーマットの紙文書の画像を読み取る読取手段を有し、
前記画像処理サブシステムは、
前記読取手段により読み取られた画像中に含まれる文字を認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段により認識された文字、及び、前記定型フォーマットに基づき、第１の統合データを生成する制御手段と、を有し、
前記文書管理サブシステムは、
前記制御手段により生成された第１の統合データに基づいてデータベースを検索する検索手段を有し、
前記利用者サブシステムは、
さらに、前記検索手段の検索結果をユーザに提示する表示手段を有する
ことを特徴とする、電子文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理サブシステムは、前記検索手段の検索結果に基づいて、第２の統合データを生成することを特徴とする、請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記第２の統合データは、少なくとも１つのデータの値にマルチメディアファイルへのリンクを含み、
前記表示手段は、前記マルチメディアファイルへのリンクを展開する
ことを特徴とする、請求項２に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記画像処理サブシステムは、さらに、前記読取手段が読み取った紙文書の定型フォーマットの種類を分類する画像解析手段を有し、
前記文字認識手段は、前記画像解析手段による定型フォーマットの分類を利用して文字の認識を行う
ことを特徴とする、請求項１から３のいずれか１項に記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
複数のサブシステムを含む電子文書管理システムが実行する電子文書管理方法であって、
定型フォーマットの紙文書の画像を読み取る読取工程と、
前記読取工程により読み取られた画像中に含まれる文字を認識する文字認識工程と、
前記文字認識工程により認識された文字、及び、前記定型フォーマットに基づき、第１の統合データを生成する制御工程と、
前記制御工程により生成された第１の統合データに基づいてデータベースを検索する検索工程と、
前記検索工程の検索結果をユーザに提示する表示工程とを有する
ことを特徴とする、電子文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理システム及び方法に関し、特に、定型フォーマットの紙文書に記載の情報を新たにシステムに管理対象として加える際の情報の真正性確認を簡便にするための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
紙文書を電子文書化して、容易に管理・利用できるシステムが既に知られている（例えば、特許文献１）。特許文献１には、電子文書生成及び配信システムにおいて、電子文書の真正性を適切に確保することを課題とした技術が開示されている。
【０００３】
特許文献１は、具体的には、電子化対象となる紙書類の画像データを読み出して、読み出した画像データに特定情報を付加して加工し、加工された画像データに従って、一意的に定まる一意情報を取得している。そして、加工された画像データ及び取得した一意情報とを含んだ電子文書を生成し、電子文書の生成過程を証明する電子証明書を生成された電子文書に添付することが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、今までの電子文書管理システムでは、紙文書を電子化するタイミングで、記載内容の真正性の確認が煩雑だった。例えば、病院に入院する際に、患者は同意書を書くが、同意書の内容が真性なものかを判断するために、利用者が動的に既有の患者情報を検索して付け合わせ確認するなどの必要があり、真正性確認の簡便さに問題があった。
【０００５】
本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであって、電子文書管理システムにおいて、新たにシステムの管理対象となるデータの真正性確認を簡便にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために本発明は、複数のサブシステムを含む電子文書管理システムであって、少なくとも、利用者サブシステムと画像処理サブシステムと文書管理サブシステムとを含み、前記利用者サブシステムは、定型フォーマットの紙文書の画像を読み取る読取手段を有し、前記画像処理サブシステムは、前記読取手段により読み取られた画像中に含まれる文字を認識する文字認識手段と、前記文字認識手段により認識された文字、及び、前記定型フォーマットに基づき、第１の統合データを生成する制御手段と、を有し、前記文書管理サブシステムは、前記制御手段により生成された第１の統合データに基づいてデータベースを検索する検索手段を有し、前記利用者サブシステムは、さらに、前記検索手段の検索結果をユーザに提示する表示手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、電子文書管理システムにおいて、新たにシステムの管理対象となるデータの真正性確認を簡便にすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】実施形態のネットワーク構成例を示すシステム構成図である。
【図２】実施形態の処理の概要を示すフローチャートである。
【図３】実施形態の機能構成を示すブロック図である。
【図４】実施形態で用いる各種データの構造例を示す図である。
【図５】実施形態の画像処理サブシステムの処理手順を示すチャート図である。
【図６】実施形態の文書管理サブシステムの処理手順を示すチャート図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下に示す実施形態は、電子文書管理システムの管理対象に新規に文書が追加される場合の真正性確認に際して、次の特徴を有する。要するに、電子文書管理システムが、新規に入力される文書の内容から、既に電子文書管理システムの管理対象となっている文書の検索を行い、関連する文書を提案することが特徴になっている。この特徴を中心に、以下、図面を参照しながら詳細に解説する。
【００１０】
図１に、実施形態のシステムの全体像を表すシステム構成図である。図１に示されているように、本実施形態に係る電子文書管理システム１は、ネットワークを介して互いに通信を行う、利用者サブシステム１０と、画像処理サブシステム１１と、文書管理サブシステム１２を含んで構成される。ネットワークの具体的態様は、ローカルエリアネットワークで構成することが好ましいと考えられるが、インターネットを経由するネットワークであってもよい。
【００１１】
以下の説明においては、本発明の理解を容易にするための一例として、病院において定型文書を電子化するケースを考慮する。本例においては、入院同意書を利用者サブシステム１０で電子文書管理システム１内に取り込み、院内ＬＡＮでつながった文書管理サブシステム１２で管理する。ここで、入院同意書を電子化する際に、診察券と比較することで内容の真正性を確認する。
【００１２】
図２に、上記処理の概要を示す。なお、図２には、電子文書管理システム１が実行する処理のみならず、医師や患者が作業する内容も処理の流れの理解を助けるために記載してある。なお、図２に示す処理の前提として、次の３点があることに留意されたい。
・文書の分類に用いるテンプレートは既に存在する。
・患者情報データベースは既に存在している。
・患者情報データベースには患者の診察券画像も紐付いている。
【００１３】
図２に示すように、本実施形態の処理は、以下のような流れで実行される。
Ｓ１０１．患者Ａは、入院同意書を記入する。
Ｓ１０２．医師は、利用者サブシステム１０で患者Ａの入院同意書をスキャンする。
Ｓ１０３．利用者サブシステム１０は、患者Ａの入院同意書を電子画像化する。
Ｓ１０４．利用者サブシステム１０は、画像処理サブシステム１１に、患者Ａの入院同意書の解析を依頼する。
【００１４】
Ｓ１０５．画像解析サブシステム１１は、患者Ａの入院同意書を入院同意書に分類する。
Ｓ１０６．画像解析サブシステム１１は、入院同意書のテンプレートに基づいて患者Ａの入院同意書にＯＣＲ（文字認識）を適用する。
Ｓ１０７．画像解析サブシステム１１は、ＯＣＲ結果と入院同意書のテンプレートにもとづいて、文書管理サブシステム１２に患者Ａの情報を問い合わせる。
Ｓ１０８．文書管理サブシステム１２は、画像解析サブシステム１１のＯＣＲ結果から患者Ａの情報を検索する。
Ｓ１０９．文書管理サブシステム１２は、利用者サブシステム１０に、患者Ａの情報にある診察券の画像を渡す。
Ｓ１１０．利用者サブシステム１０は、文書管理サブシステム１２から渡された診察券画像を医師に表示する。
【００１５】
Ｓ１１１．医師は、患者Ａの入院同意書と表示された診察券画像を確認する。
Ｓ１１２．患者Ａの入院同意書に記載されている内容と診察券画像の内容が一致しない場合、医師は、患者に入院同意書の訂正を要求する。ここで医師は、真正性が確認されるまでＳ１１２を繰り返す。
Ｓ１１３．医師は、入院同意書を保存する。
【００１６】
上述した図２のＳ１０３〜Ｓ１１０の処理を実現するための具体的な機能構成を図３に示し、以下に図３中の各ブロックの説明を加える。図３は、本実施形態の電子文書管理システム１の機能構成を示す機能ブロック図である。
【００１７】
利用者サブシステム１０は、利用者サブシステム制御部１０１、利用者サブシステム通信部１０４、画像読取部１０２、画像表示部１０３を含む。
【００１８】
利用者サブシステム制御部１０１の機能は、システム全体の制御である。また、画像読取部１０２へ画像読み込み要求を送る、利用者サブシステム通信部１０４へ他サブシステムとの通信要求を送る、画像表示部１０３へ結果表示要求を送るといった、利用者サブシステム１０の制御である。
【００１９】
また、利用者サブシステム制御部１０１は、利用者から文書読み込み要求を受け付ける、利用者から文書の真正性が確保されているか否かの回答を受け取る、利用者から文書保存要求を受け付ける、利用者から文書修正依頼を受け付ける、といった、利用者アクションへの対応の機能も備える。
利用者サブシステム通信部１０４の機能は、他のサブシステムとの情報のやりとりである。
【００２０】
画像読取部１０２の機能は、電子化されていない画像の読み込み、真正性が確保されなかった文書の修正といった機能である。また、利用者である医師は、画像読取部１０２により、スキャナを使い修正する、カメラを使い修正する、電子ペンを使い修正するといった作業ができる。
【００２１】
画像表示部１０３の機能は、まだ文書管理サブシステム１２に管理されていない読み込み文書と既に文書管理サブシステム１２に管理されている比較照合文書の表示、エラーメッセージを表示等である。
【００２２】
画像処理サブシステム１１は、画像処理サブシステム制御部１１１、画像処理サブシステム通信部１１４、画像解析部１１２、文字認識部１１３を持つ。
【００２３】
画像処理サブシステム制御部１１１の機能は、画像解析部１１２へ文書の解析要求を送る、利用者サブシステム通信部１０４へ他サブシステムとの通信要求を送る、文字認識部１１３へ文書の文字情報取得要求を送る、画像解析結果と文字認識結果の統合を行なうといった、画像処理サブシステム１１の制御である。
【００２４】
画像処理サブシステム通信部１１４の機能は、他のサブシステムとの情報のやりとりである。画像解析部１１２の機能は、文書の分類である。文字認識部１１３の機能は文字認識である。
【００２５】
文書管理サブシステム１２は、文書管理サブシステム制御部１２１、文書管理サブシステム通信部１２４、データベース１２２を持つ。
【００２６】
文書管理サブシステム制御部１２１の機能は、データベース１２２へ検索要求を送る、画像解析結果と文字認識結果（画像処理サブシステムで取得したもの）と検索結果を統合する、利用者サブシステム通信部１０４へ他サブシステムとの通信要求を送るといった、文書管理サブシステム１２の制御である。
【００２７】
文書管理サブシステム通信部１２４の機能は、他のサブシステムとの情報のやりとりである。データベース１２２の機能は、文書の検索、文書の保存等である。
【００２８】
図４に、本実施形態で用いるデータの構造例を示す。
図４（ａ）は、文書分類テンプレートの例である。
画像処理サブシステム１１は、文書分類用のテンプレートを予め保持している。新しくシステムに取り込む文書の種類を判断する場合、文書分類用テンプレートを利用してシステムが自動判別したり、利用者が予め指定したりする。図４（ａ）の例は、入院同意書のテンプレートである。入院同意書のレイアウトや取得できる項目名、画像のどの位置からどの情報が取得できるか、などが格納されている。
【００２９】
図４（ｂ）は、文書分類と紐付く検索対象データベースの例である。
文書管理サブシステム１２は、文書分類と検索対象を結びつけたテンプレートを予め保持している。文書管理サブシステム１２から真正性の確認に必要な文書を取得する場合、文書分類と検索対象を結びつけたテンプレートを利用して、検索対象のデータベース１２２と検索内容の決定を行なう。検索に必要な情報は画像解析や利用者などにより、予め設定されている。図４（ｂ）の例は、入院同意書の情報が渡された場合の振る舞いを定めるデータである。入院同意書の氏名を検索キーとして、患者データベースの氏名列を検索し、一致する行に入っている情報全てを返すという処理を行うことがテンプレート化されている。
【００３０】
図４（ｃ）は、データベース１２２内に格納されている値の例である。
真正性確認は入力文書と、データベース１２２に格納してある文書とを比較することで行われる。また、データベース１２２が図４（ｂ）のように「一致する列の情報全てを返す」ことを実行した場合、利用者サブシステム１０へ渡して表示させるためのデータである統合データ２は、この図４（ｃ）のデータとなる。
【００３１】
なお、図示のように、データの値として少なくとも１つにマルチメディアファイルへのリンクを含んでもよく、この場合は、利用者サブシステム１０においてリンクを展開することが好ましい。すなわち、図示の例では、新付けんが像ファイルアドレスに基づいて取得できる画像ファイルを画像表示部１０３に表示する。
【００３２】
＜利用者の作業＞
次に、利用者の作業及び各サブブロックの処理手順について、図３のブロック図に基づいて、以下に説明する。まず、利用者の作業について説明する。利用者は、電子文書管理システム１を用いて、以下の動作をすると、紙文書の真正性の確認をすることができる。
【００３３】
利用者は、電子文書管理システム１（の利用者サブシステム１０）に文書読み取りを開始させる。すると、電子文書管理システム１は、図４に示したようなデータを用いて表示画面を構成し、画像表示部１０３に表示して利用者に結果確認をさせる。
【００３４】
入力された文書が真正な場合、利用者は電子文書管理システム１に文書を保存させる。一方で、入力された文書が真正でない場合、利用者は、利用者サブシステム制御部１０１に文書修正させる。また、利用者サブシステム制御部１０１は、画像読取部１０２に修正読み込みさせる。利用者は、入力された文書が真正になるまで、上記作業を繰り返す。
【００３５】
＜各サブブロックの処理手順＞
図５に、画像処理サブシステム１１の各ブロックの処理手順を示す。
また、図６に、文書管理サブシステム１２の各ブロックの処理手順を示す。
利用者サブシステム１０が有する各部は、以下の手順で処理を行う。
利用者サブシステム制御部１０１は、画像読取部１０２に画像読み込みさせ、電子画像を得る。
利用者サブシステム制御部１０１は、利用者サブシステム通信部１０４に画像処理サブシステム通信部１１４に対し解析依頼を送信させる。
利用者サブシステム通信部１０４は、画像処理サブシステム通信部１１４に解析を依頼する（Ｓ２０１）。
【００３６】
画像処理サブシステム１１の各部は、以下の手順で処理を行う（図５）。
画像処理サブシステム通信部１１４は、画像処理サブシステム制御部１１１に解析を開始させる（Ｓ２０２）。
画像処理サブシステム制御部１１１は、画像解析部１１２に、文書分類させ、文書分類結果を得る（Ｓ２０３）。
画像処理サブシステム制御部１１１は、文字認識部１１３に、文字認識させ、文字認識結果を得る（Ｓ２０４）。
画像処理サブシステム制御部１１１は、文書分類結果と文字認識結果を統合し、統合データ１を得る（Ｓ２０５）。
画像処理サブシステム制御部１１１は、画像処理サブシステム通信部１１４に統合データ１を渡し、文書管理サブシステム通信部１２４に対し検索依頼を送信させる（Ｓ２０６）。
画像処理サブシステム通信部１１４は、文書管理サブシステム通信部１２４に統合データ１を渡し、検索を依頼する（Ｓ２０７）。
【００３７】
文書管理サブシステム１２の各部は、以下の手順で処理を行う（図６）。
文書管理サブシステム通信部１２４は、文書管理サブシステム制御部１２１に統合データ１を渡し、検索を開始させる（Ｓ２０８）。
文書管理サブシステム制御部１２１は、データベース１２２に統合データ１に基づき、検索し、検索結果を得る（Ｓ２０９）。
文書管理サブシステム制御部１２１は、統合データ１と検索結果を統合し、統合データ２を得る（Ｓ２１０）。
文書管理サブシステム制御部１２１は、文書管理サブシステム通信部１２４に統合データ２を渡し、利用者サブシステム通信部１０４へ結果表示依頼を送信させる（Ｓ２１１）。
文書管理サブシステム通信部１２４は、利用者サブシステム通信部１０４に統合データ２を渡し、結果表示を依頼する（Ｓ２１２）。
【００３８】
以上に述べた処理により、定型フォーマットの紙文書から読み取った情報に基づいて、データベース１２２から統合データ２を得ることができる。統合データ２は、利用者サブシステム１０において表示出力される。これにより、利用者は、紙文書の内容と、データベース１２２に保存されている情報とを見比べることができ、情報の真正性を確認することが容易にできる。以下に、利用者サブシステム１０における結果表示と、利用者が紙文書の情報に真正性がないと判断した場合における処理手順の一例を述べる。
【００３９】
利用者サブシステム通信部１０４は、利用者サブシステム制御部１０１に統合データ２を渡し、結果表示を開始させる。
利用者サブシステム制御部１０１は、画像表示部１０３に入力文書と統合データ２に基づき、結果表示させる。
利用者サブシステム制御部１０１は、利用者サブシステム通信部１０４に文書管理サブシステム通信部１２４に対し保存依頼を送信させる。
利用者サブシステム通信部１０４は、文書管理サブシステム通信部１２４に保存を依頼する。
文書管理サブシステム通信部１２４は、文書管理サブシステム制御部１２１に保存を開始させる。
文書管理サブシステム制御部１２１は、データベースに保存させる。
【００４０】
上述した実施形態によると、電子文書管理システムが、新規に入力される文書の内容から、既に電子文書管理システムの管理対象となっている文書の検索を行い、関連する文書を提案するので電子文書管理システムで、新たにシステムの管理対象となるデータの真正性確認を簡便にすることができる。
【符号の説明】
【００４１】
１    電子文書管理システム
１０    利用者サブシステム
１０１    利用者サブシステム制御部
１０２    画像読取部
１０３    画像表示部
１０４    利用者サブシステム通信部
１１    画像処理サブシステム
１１１    画像処理サブシステム制御部
１１２    画像解析部
１１３    文字認識部
１１４    画像処理サブシステム通信部
１２    文書管理サブシステム
１２１    文書管理サブシステム制御部
１２２    データベース
１２４    文書管理サブシステム通信部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４２】
【特許文献１】特開２００３−２９６７４２号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
2016177362.tif 000007
【図６】
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