(57)【要約】    【課題】  メール自体の容量を削減しながら、版の異なるファイルの管理を行うことのできるファイル管理システムを提供する。    【解決手段】    送信メール受付手段２は、システム内端末装置からの送信メールを受け付ける。送信ファイル記録手段４は、受け付けた送信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離する。さらに、分離した添付ファイルに、メール属性情報を付して、記録部１２に記録する。送信メール配送手段６は、前記添付ファイルが分離された送信メールに、分離されて記録されたファイルへのリンクを付す。さらに、このリンクが付されたメールを、送信先に送信する。グループ化手段８は、前記メール属性情報を用いて、記録部１２に記録されたファイル２０を、同一ファイルの異なる版としてグループ化する。【選択図】  図１
2016189148.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバ装置を備えたファイル管理システムであって、
前記サーバ装置は、
当該サーバ装置を主たるメールの中継点としてメールの送受信を行うシステム内端末装置からの送信メールを受け付ける送信メール受付手段と、
受け付けた送信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離して、メール属性情報を付して、記録部に記録する送信ファイル記録手段と、
添付ファイルを削除した前記送信メールに、分離されて記録された添付ファイルへのリンクを付して送信先に送信メールを配送する送信メール配送手段と、
少なくとも前記メール属性情報を用いて、記録部に記録されたファイルを、同一ファイルの異なる版としてグループ化するグループ化手段と、
前記システム内端末装置からの要求に応じて、ファイルがどのようにグループ化されているかの情報を、当該システム内端末装置に送信するグループ化情報送信手段と、
を備えたファイル管理システム。
【請求項２】
請求項１のファイル管理システムにおいて、
前記サーバ装置は、当該サーバ装置を主たるメールの中継点としないで送受信を行うシステム外端末装置からの受信メールを受け付ける受信メール受付手段と、
受け付けた受信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離して、メール属性情報を付して、記録部に記録する受信ファイル記録手段と、
添付ファイルを削除した前記受信メールに、分離されて記録された添付ファイルへのリンクを付して受信先に受信メールを配送する受信メール配送手段と、
をさらに備えたファイル管理システム。
【請求項３】
サーバ装置を備えたファイル管理システムであって、
前記サーバ装置は、
当該サーバ装置を主たるメールの中継点としないで送受信を行うシステム外端末装置からの受信メールを受け付ける受信メール受付手段と、
受け付けた受信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離して、メール属性情報を付して、記録部に記録する受信ファイル記録手段と、
添付ファイルを削除した前記受信メールに、分離されて記録された添付ファイルへのリンクを付して受信先に受信メールを配送する受信メール配送手段と、
少なくとも前記メール属性情報を用いて、記録部に記録されたファイルを、同一ファイルの異なる版としてグループ化するグループ化手段と、
前記システム内端末装置からの要求に応じて、ファイルがどのようにグループ化されているかの情報を、当該システム内端末装置に送信するグループ化情報送信手段と、
を備えたファイル管理システム。
【請求項４】
請求項１〜３のいずれかのシステムにおいて、
前記グループ化手段は、ファイルが添付されていた送信メールまたは受信メールが、返信ファイルであるかどうか、送信者、受信者、または送信日時をメール属性情報として、グループ化を行うことを特徴とするシステム。
【請求項５】
請求項１〜４のいずれかのシステムにおいて、
少なくとも添付ファイル種別または添付ファイル名も考慮してグループ化を行うことを特徴とするシステム。
【請求項６】
請求項１〜５のいずれかのシステムにおいて、
前記記録部に記録された同一グループに属する版の異なるファイルの差分を抽出する差分抽出手段と、
前記抽出した差分の情報を、当該システム内端末装置に送信する差分情報送信手段と、
をさらに備えるシステム。
【請求項７】
請求項１〜６のいずれかのシステムにおいて、
前記サーバ装置は、メールサーバ装置とファイル管理サーバ装置とを備えていることを特徴とするシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、メールに添付されたファイルを管理するシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
メールに添付されているファイルは、メール管理ソフトウエアを立ち上げて探し出す必要があり、操作が煩雑であった。これを解決するためには、メールを受信するたびに、添付ファイルを自らの端末装置にダウンロードし、所望のフォルダに記録するなどの作業を行わねばならない。その作業が繁雑であった。
【０００３】
また、ファイルが添付されたメールは、容量が大きく、通信帯を占有するという問題があるだけでなく、送信先のメールサーバ装置の許容容量を超え、受信が拒否される場合があるという問題があった。
【０００４】
特許文献１には、送信元の端末装置において、メールに添付されたファイルを分離して記録し、メールには当該ファイルへのリンクを記述することが開示されている。
【０００５】
特許文献２には、送信メール、受信メールに添付されているファイルを分離し、データベースサーバへ登録するシステムが開示されている。これにより、送信メールの容量を削減し、ファイルを保存することが実現される。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００１−９２７３４
【特許文献２】特開２００２−４９５６９
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１の装置では、送信メール自体の容量を低減できるという問題は解決できるが、ファイルの管理を容易にするという問題は解決できていない。
【０００８】
特許文献２のシステムでは、送信メール自体の容量を低減しつつ、添付ファイルを一カ所に保存できるという効果があるものの、添付ファイル相互間の関係についてまで管理できなかった。たとえば、訂正を行ったファイルは、元のファイルと同一のファイルであって版が異なるだけであるにもかかわらず、これを全く異なるファイルとして扱うことになっていた。
【０００９】
一般に、版管理を行うことのできるファイル管理システムが存在するが、このようなシステムでは、利用者が同一ファイルであることを示さねばならない（同一ファイル名での記録など）。したがって、特許文献２のような、自動的に分離して登録するシステムでは、同一ファイルであるかの指示を与えることはできず、結果として異なるファイルとして扱われることになっていた。
【００１０】
この発明は、上記のような問題点の少なくとも一つを解決して、メール自体の容量を削減しながら、版の異なるファイルの管理を行うことのできるファイル管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
この発明の独立して適用可能ないくつかの特徴を列挙する。
【００１２】
(1)この発明に係るサーバ装置を備えたファイル管理システムは、前記サーバ装置が、当該サーバ装置を主たるメールの中継点としてメールの送受信を行うシステム内端末装置からの送信メールを受け付ける送信メール受付手段と、受け付けた送信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離して、メール属性情報を付して、記録部に記録する送信ファイル記録手段と、添付ファイルを削除した前記送信メールに、分離されて記録された添付ファイルへのリンクを付して送信先に送信メールを配送する送信メール配送手段と、少なくとも前記メール属性情報を用いて、記録部に記録されたファイルを、同一ファイルの異なる版としてグループ化するグループ化手段と、前記システム内端末装置からの要求に応じて、ファイルがどのようにグループ化されているかの情報を、当該システム内端末装置に送信するグループ化情報送信手段とを備えている。
【００１３】
したがって、送信メールの添付ファイルについて、メールの容量を削減しつつ、ファイルの版管理を行うことができる。
【００１４】
(2)(3)この発明に係るシステムは、前記サーバ装置が、当該サーバ装置を主たるメールの中継点としないで送受信を行うシステム外端末装置からの受信メールを受け付ける受信メール受付手段と、受け付けた受信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離して、メール属性情報を付して、記録部に記録する受信ファイル記録手段と、添付ファイルを削除した前記受信メールに、分離されて記録された添付ファイルへのリンクを付して受信先に受信メールを配送する受信メール配送手段と、少なくとも前記メール属性情報を用いて、記録部に記録されたファイルを、同一ファイルの異なる版としてグループ化するグループ化手段と、前記システム内端末装置からの要求に応じて、ファイルがどのようにグループ化されているかの情報を、当該システム内端末装置に送信するグループ化情報送信手段とを備えている。
【００１５】
したがって、受信メールの添付ファイルについて、メールの容量を削減しつつ、ファイルの版管理を行うことができる。
【００１６】
(4)この発明に係るシステムは、グループ化手段が、ファイルが添付されていた送信メールまたは受信メールが、返信ファイルであるかどうか、送信者、受信者、または送信日時をメール属性情報として、グループ化を行うことを特徴としている。
【００１７】
したがって、添付元のメールの属性により、適切なグループ化を行うことができる。
【００１８】
(5)この発明に係るシステムは、少なくとも添付ファイル種別または添付ファイル名も考慮してグループ化を行うことを特徴としている。
【００１９】
したがって、より適切にグループ化を行うことができる。
【００２０】
(6)この発明に係るシステムは、記録部に記録された同一グループに属する版の異なるファイルの差分を抽出する差分抽出手段と、前記抽出した差分の情報を、当該システム内端末装置に送信する差分情報送信手段とをさらに備えている。
【００２１】
したがって、差分管理もあわせて行うことができる。
【００２２】
(7)この発明に係るシステムは、サーバ装置が、メールサーバ装置とファイル管理サーバ装置とを備えていることを特徴としている。
【００２３】
したがって、システムの動作負担を軽減することができる。
【００２４】
「送信メール受付手段」は、実施形態においては、ステップＳ１がこれに対応する。
【００２５】
「送信ファイル記録手段」は、実施形態においては、ステップＳ３、Ｓ１３がこれに対応する。
【００２６】
「送信メール配送手段」は、実施形態においては、ステップＳ７がこれに対応する。
【００２７】
「グループ化手段」は、実施形態においては、ステップＳ７２がこれに対応する。
【００２８】
「グループ化情報送信手段」は、実施形態においては、ステップＳ８３がこれに対応する。
【００２９】
「受信メール受付手段」は、実施形態においては、ステップＳ５１がこれに対応する。
【００３０】
「受信ファイル記録手段」は、実施形態においては、ステップＳ５３、Ｓ６３がこれに対応する。
【００３１】
「受信メール配送手段」は、実施形態においては、ステップＳ５７がこれに対応する。
【００３２】
「プログラム」とは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソース形式のプログラム、圧縮処理がされたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む概念である。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】サーバ装置の全体構成図である。
【図２】システムの全体構成図である。
【図３】メールサーバ装置３２のハードウエア構成である。
【図４】ファイル管理サーバ装置３４のハードウエア構成である。
【図５】メールサーバプログラム６２、ファイル管理プログラム６３のフローチャートである。
【図６】メールサーバプログラム６２、ファイル管理プログラム６３のフローチャートである。
【図７】メール属性情報の例である。
【図８】ファイル管理情報の例である。
【図９】メールサーバプログラム６２、ファイル管理プログラム６３のフローチャートである。
【図１０】メールサーバプログラム６２、ファイル管理プログラム６３のフローチャートである。
【図１１】ファイル管理プログラム６３のフローチャートである。
【図１２】蓄積されたファイル管理情報の例である。
【図１３】ファイル管理プログラム６３のフローチャートである。
【図１４】グループ化表示の例である。
【図１５】差分表示の例である。
【発明を実施するための形態】
【００３４】
１．第一の実施形態
1.1全体構成
図１に、この発明の第一の実施形態によるファイル管理システムにおけるサーバ装置の全体構成を示す。
【００３５】
送信メール受付手段２は、システム内端末装置からの送信メール（システム内端末装置が送信するメール）を受け付ける。ここで、システム内端末装置とは、本サーバ装置を主たるメールの中継点としている端末装置をいう。つまり、システム内端末装置は、図１のサーバ装置に送信メールを送り、他のメールサーバ装置を介して、送信先にメールを送信する。また、他のメールサーバ装置を介して、サーバ装置にて受信メールを受信する。
【００３６】
送信ファイル記録手段４は、受け付けた送信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離する。さらに、分離した添付ファイルに、メール属性情報を付して、記録部１２に記録する。
【００３７】
送信メール配送手段６は、前記添付ファイルが分離された送信メールに、分離されて記録されたファイルへのリンクを付す。さらに、このリンクが付されたメールを、送信先に送信する。
【００３８】
グループ化手段８は、前記メール属性情報を用いて、記録部１２に記録されたファイル２０を、同一ファイルの異なる版としてグループ化する。グループ化情報送信手段１０は、ファイルがどのようにグループ化されているかの情報を、前記システム内端末装置に送信する。
【００３９】
受信メール受付手段１４は、システム外端末装置からの受信メール（システム内端末装置が受信するメール）を受け付ける。ここで、システム外端末装置とは、本サーバ装置以外のメールサーバ装置を、主たるメールの中継点とする端末装置をいう。つまり、システム外端末装置は、当該他のメールサーバ装置を介してメールを送信し、受信する。
【００４０】
受信ファイル記録手段１６は、受け付けた受信メールに添付ファイルがあれば、添付ファイルを分離する。さらに、分離した添付ファイルに、メール属性情報を付して、記録部１２に記録する。
【００４１】
受信メール配送手段１８は、前記添付ファイルが分離された受信メールに、分離されて記録されたファイルへのリンクを付す。さらに、このリンクが付されたメールを、受信先に配送する。
【００４２】
したがって、メール自体の容量を削減しながら、版の異なるファイルの管理を行うことのできるファイル管理システムを提供することができる。
【００４３】
1.2システム構成
図２に、サーバ装置を有するファイル管理システムの構成を示す。本実施形態によるメールサーバ装置３２、ファイル管理サーバ装置３４には、システム内端末装置３０、３０・・・が、社内ネットワーク（インターネットでもよい）を介して接続されている。メールサーバ装置３２、ファイル管理サーバ装置３４は、インターネットに接続されている。この実施形態では、メールサーバ装置３２とファイル管理サーバ装置３４によって、サーバ装置が構築されている。
【００４４】
システム外端末装置４０、４０・・・は、ネットワークを介して、メールサーバ装置３６に接続されている。メールサーバ装置３６は、インターネットに接続されている。
【００４５】
システム内端末装置３０から、システム外端末装置４０にメールを送信する場合、メールサーバ装置３２に送信メールが送られ、メールサーバ装置３６に転送されて、システム外端末装置４０がこれを受け取る。
【００４６】
システム内端末装置３０が、システム外端末装置４０からメールを受信する場合、メールサーバ装置３６からの受信メールをメールサーバ装置３２が受け取り、システム内端末装置３０がこれを受信する。
【００４７】
図３に、メールサーバ装置３２のハードウエア構成を示す。ＣＰＵ５０には、メモリ５２、ハードディスク５４、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ５６、通信回路５８が接続されている。通信回路５８は、ＬＡＮやインターネットに接続するための回路である。
【００４８】
ハードディスク５４には、オペレーティングシステム６０、メールサーバプログラム６２が記録されている。メールサーバプログラム６２は、オペレーティングシステム６０と協働してその機能を発揮するものである。これらプログラムは、ＤＶＤ−ＲＯＭ６４に記録されていたものを、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ５６を介して、ハードディスク５４にインストールしたものである。
【００４９】
図４に、ファイル管理サーバ装置３４のハードウエア構成を示す。ＣＰＵ５１には、メモリ５３、ハードディスク５５、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ５７、通信回路５９が接続されている。通信回路５９は、ＬＡＮやインターネットに接続するための回路である。
【００５０】
ハードディスク５５には、オペレーティングシステム６１、ファイル管理プログラム６３が記録されている。ファイル管理プログラム６３は、オペレーティングシステム６１と協働してその機能を発揮するものである。これらプログラムは、ＤＶＤ−ＲＯＭ６５に記録されていたものを、ＤＶＤ−ＲＯＭドライブ５７を介して、ハードディスク５５にインストールしたものである。
【００５１】
また、ハーディスク５５には、ファイル２０、２０・・・が記録される。なお、他のコンピュータに接続されたハードディスクに記録するようにしてもよい。
【００５２】
なお、システム内端末装置３０のハードウエア構成も同様である。ただし、これら端末装置のハードディスクには、電子メールプログラム（メーラー）やファイル管理サーバ装置３４のファイルを閲覧するためなどの閲覧プログラムが記録されている。また、ディスプレイやキーボード／マウスなども接続されている。
【００５３】
1.3ファイル管理処理
(1)送信メールに対する処理
図５、図６に、システム内端末装置３０からシステム外端末装置４０に宛てたメール（送信メールと呼ぶ）の処理について、メールサーバプログラム６２と、ファイル管理プログラム６３のフローチャートを示す。
【００５４】
システム内端末装置３０の電子メールプログラムを用いて、ユーザにより作成されたメールは、宛先にかかわらず、メールサーバ装置３２に送信される。メールサーバ装置３２のＣＰＵ５０（以下、メールサーバ装置３２と省略することがある）は、この送信メールを取得する（ステップＳ１）。メールサーバ装置３２は、この送信メールに添付ファイルがあるかどうかを判断する（ステップＳ２）。添付ファイルがなければ、特別な処理はせず、当該メールを、メールサーバ装置３６に向けて送信する（ステップＳ７）。
【００５５】
添付ファイルがあれば、メールサーバ装置３２は、添付ファイルを分離する（ステップＳ３）。次に、メールサーバ装置３２は、送信メールのメールヘッダ情報（メール本文に付属するメッセージＩＤ、送信者、受信者などのメタ情報）を取得する（ステップＳ４）。図７にヘッダ情報の例を示す。メッセージＩＤ、送信者、受信者、メール件名、返信メールかどうか（１なら返信、０なら返信でない）などのメール属性情報が示されている。なお、返信メールであるかどうかは、タイトルにRE:が付されているか、本文中に>マークが先頭に来る行があるかのいずれかを満たすかによって判断できる。
【００５６】
次に、メールサーバ装置３２は、分離した添付ファイルとメールヘッダ情報を、ファイル管理サーバ装置３４に送信する（ステップＳ５）。
【００５７】
ファイル管理サーバ装置３４のＣＰＵ５１（以下、ファイル管理サーバ装置３４と省略することがある）は、受け取った添付ファイルを解析し、添付ファイル情報を抽出する。抽出した添付ファイル情報と、受け取ったメールヘッダ情報に基づいて、ファイル管理情報を生成する（ステップＳ１１）。図８に、ファイル管理情報の例を示す。ファイル種別、作成日、更新日、ファイル名などが記録されている。図では、項目数が多いため、２段に分けて示している。なお、ファイル管理サーバ装置３４は、これから当該ファイルを記録しようとする場所をダウンロードＵＲＬとして、ファイル管理情報に設定する。
【００５８】
続いて、ファイル管理サーバ装置３４は、ダウンロードＵＲＬをメールサーバ装置３２に送信する（ステップＳ１２）。メールサーバ装置３２は、これを受けて、送信メール中にダウンロードＵＲＬへのリンクを追記する（ステップＳ６）。その後、当該送信メールを、送信先に向けて送信する（ステップＳ７）。
【００５９】
一方、ファイル管理サーバ装置３４は、ファイル管理情報を付して、ファイルをハードディスク５５に記録する（ステップＳ１３）。その記録場所は、ファイル管理情報において、ダウンロードＵＲＬに対応づけられる。このようにして、ハードディスク５５には、送信メールに添付されていたファイルが記録されることになる。
【００６０】
以上のような処理により、図１２に示すように、ファイル管理情報がハードディスク５５に蓄積されることになる。
【００６１】
送信メールは、メールサーバ装置３６の送信先ユーザのメールボックスに記録される。送信先ユーザは、システム外端末装置４０から当該メールの取得要求をメールサーバ装置３６に行う。メールを受け取ったシステム外端末装置４０は、メールに記載されたダウンロードＵＲＬへのリンクをクリックする。これにより、ファイル要求がファイル管理サーバ装置３４に送信される。ファイル管理サーバ装置３４は、当該ダウンロードＵＲＬに対応付けられたファイルの記録場所を特定し、ファイルを読み出して、システム外端末装置４０に送信する。これにより、ファイルを閲覧（または記録）することができる。
【００６２】
なお、上記ではシステム外端末装置４０にメールを送信する場合について説明した。しかし、システム内端末装置３０にメールを送信する場合についても同様である。この場合、メールサーバ装置３２は、ステップＳ７において、自らの管理する送信先ユーザのメールボックスにメールを記録して配信を行う。
【００６３】
(2)受信メールに対する処理
図９、図１０に、システム外端末装置４０から、システム内端末装置３０に宛てたメール（受信メールと呼ぶ）の処理について、メールサーバプログラム６２と、ファイル管理プログラム６３のフローチャートを示す。
【００６４】
メールサーバ装置３２は、メールサーバ装置３６から送られてきた受信メールを取得する（ステップＳ５１）。メールサーバ装置３２は、この受信メールに添付ファイルがあるかどうかを判断する（ステップＳ５２）。添付ファイルがなければ、特別な処理はせず、当該メールを、宛先のユーザのメールボックスに記録する（ステップＳ５７）。
【００６５】
添付ファイルがあれば、メールサーバ装置３２は、添付ファイルを分離する（ステップＳ５３）。次に、メールサーバ装置３２は、送信メールのヘッダ情報を取得する（ステップＳ５４）。メールサーバ装置３２は、分離した添付ファイルとメールヘッダ情報を、ファイル管理サーバ装置３４に送信する（ステップＳ５５）。
【００６６】
ファイル管理サーバ装置３４は、受け取った添付ファイルを解析し、添付ファイル情報を抽出する。抽出した添付ファイル情報と、受け取ったメールヘッダ情報に基づいて、ファイル管理情報を生成する（ステップＳ６１）。なお、ファイル管理サーバ装置３４は、これから当該ファイルを記録しようとする場所をダウンロードＵＲＬとして、ファイル管理情報に設定する。
【００６７】
続いて、ファイル管理サーバ装置３４は、ダウンロードＵＲＬをメールサーバ装置３２に送信する（ステップＳ６２）。メールサーバ装置３２は、これを受けて、受信メール中にダウンロードＵＲＬへのリンクを追記する（ステップＳ５６）。その後、当該受信メールを、宛先のユーザのメールボックスに記録する（ステップＳ５７）。
【００６８】
一方、ファイル管理サーバ装置３４は、ファイル管理情報を付して、ファイルをハードディスク５５に記録する（ステップＳ６３）。その記録場所は、ダウンロードＵＲＬに対応する場所である。このようにして、ハードディスク５５には、受信メールに添付されていたファイルが記録されることになる。
【００６９】
以上のような処理により、図１２に示すように、ファイル管理情報がハードディスク５５に蓄積されることになる。
【００７０】
宛先のユーザは、システム内端末装置３０から当該メールの取得要求をメールサーバ装置３２に行う。メールを受け取ったシステム内端末装置３０は、メールに記載されたダウンロードＵＲＬへのリンクをクリックすることで、ファイルを閲覧（または記録）することができる。
【００７１】
なお、上記ではシステム外端末装置４０からのメールを受信する場合について説明した。しかし、システム内端末装置３０からのメールを受信する場合についても同様である。この場合、ステップＳ５１において、システム内端末装置３０から受信メールを取得する。
【００７２】
なお、上記では、メールを受信した際にダウンロードＵＲＬをクリックすると、ファイルを取得できるようにしている。しかし、以下に示すように、ダウンロードＵＲＬをクリックすると、閲覧プログラムが起動し、ファイル一覧を表示するようにしてもよい。
【００７３】
(3)グループ化処理・差分処理
図１１に、ファイルのグループ化処理と差分処理についての、ファイル管理プログラム６３のフローチャートを示す。
【００７４】
ファイル管理サーバ装置３４は、ハードディスク５５に記録された対象ファイルについて、グループ化できるファイルを見いだす（ステップＳ７２）。この実施形態では、以下のような基準でグループ化の判断を行っている。
【００７５】
i)送信メールに添付されているファイルと返信メールに添付されているファイルという関係にあること
ii)ファイル名が同じであること。
【００７６】
上記i)ii)の双方を満たせば、同一ファイルの別バージョンであるとしてグループ化する。なお、上記に加えて、あるいは代えて、以下のような要素を考慮してもよい。２つのファイルについて、
iii)ファイル種別が同じかどうか
iv)ファイルの内容の一致度が所定割合以上かどうか
v)メールのタイトルが同じか又は類似（同じ単語が含まれいているなど）すること
vi)メールの受信者または送信者のいずれかが共通すること
v)送信日時が近接（たとえば１月以内）しているかどうか
以上のようにして、対象ファイルについてグループ化できそうなファイルを見いだすと、ファイル管理サーバ装置３４は、それらファイルについて、図１２に示すように、同一のグループ名を記録する（ステップＳ７２）。なお、既に存在するグループのファイルのいずれかと類似する場合には、そのグループ名を記録する。
【００７７】
さらに、それらのファイルの更新日時を比較し、その日時に応じてファイル管理情報に、親子フラグを追加・更新する（ステップＳ７３）。たとえば、図１２のfileA001とfile002であれば、前者の方が更新日が古いので、file002の親フラグ欄にfile001を記述し、file001の子フラグ欄にfile002を記述する。さらに、file003がグループに入った場合には、file002の子フラグ欄にfile003を記述し、file003の親フラグ欄にfile002を記述することになる。
【００７８】
以上のようにして、対象ファイルについての処理を終えると、他の各ファイルを対象ファイルとしてステップＳ７２、Ｓ７３の処理を繰り返す（ステップＳ７１、Ｓ７４）。
【００７９】
図１３に、システム内端末装置３０から、ファイル一覧を要求された場合（ダウンロードＵＲＬがクリックされた場合など）についての、ファイル管理プログラム６３のフローチャートを示す。ファイル管理サーバ装置３４は、システム内端末装置３０から、ファイル一覧要求を受ける（ステップＳ８１）。これを受けて、ファイル管理サーバ装置３４は、ハードディスク５５に記録されているファイルをグループごとにまとめる（ステップＳ８２）。さらに、グループごとに親子関係を示した一覧画面を生成し、これを送信する（ステップＳ８３）。
【００８０】
システム内端末装置３０は、これをディスプレイに表示する。表示された一覧画面を図１４ａに示す。ファイル管理情報のグループ項目に基づきグループにまとめられ、さらに、ファイル管理情報の親フラグ、子フラグに基づいて、親子関係が表示されている。
【００８１】
なお、表示されたグループ化が適切でない場合、システム内端末装置３０のユーザは、マウスなどを操作して、訂正を行うことができる。たとえば、図１４ａのファイルＣ孫が、ファイルＣのグループではなく、他のグループにも属さない場合には、次のような操作を行う。
【００８２】
まず、マウスを右クリックして修正メニューを表示する（図示せず）。この修正メニューから新規グループ作成を選択する。これにより、新規グループ作成の指示がファイル管理サーバ装置３４に送信される。これを受けたファイル管理サーバ装置３４は、ファイル管理情報に新たなグループＤを追加し、新たなグループＤを追加した一覧画面を送信する。
【００８３】
ユーザは、マウスを操作し、表示された新たなグループＤの中に、ファイルＣ孫を移動させる。これにより、ファイルＣ孫をグループＤとする指令が、ファイル管理サーバ装置３４に送信される。ファイル管理サーバ装置３４は、ファイルＣ孫をグループＤとするように、ファイル管理管理情報を修正する。さらに、修正後の一覧画面を、システム内管理装置３０に送信する。システム内管理装置３０において表示される画面を図１４ｂに示す。ファイルＣ孫がファイルＤ親として表示されている。
【００８４】
以上のようにして、装置側にて自動的に行ったグループ化を、ユーザが修正することができる。
【００８５】
次に、システム内端末装置３０のユーザが、図１４ａのいずれかのファイルを選択して、差分表示を指示したとする。たとえば、当該ファイルの上で、マウスを右クリックすることによりメニューを表示し、差分表示を選択する。これによって、差分表示の要求がファイル管理サーバ装置３４に送信される。
【００８６】
ファイル管理サーバ装置３４は、これを受信する（ステップＳ８４）。指定されたファイルに親ファイルがあれば（つまり、一つ前の版があれば）、ファイル管理サーバ装置３４は、指定されたファイルと古い版のファイルとの差分を抽出する（ステップＳ８５）。抽出した差分を、差分表示画面として、システム内端末装置３０に送信する（ステップＳ８６）。
【００８７】
これを受信したシステム内端末装置３０は、図１５に示すように、差分表示画面をディスプレイに表示する。これにより、ファイルＢ子が、ファイルＢ親からどの程度変わっているかを知ることができる。
【００８８】
次に、システム内端末装置３０のユーザが、マウスを操作して選択したファイルのダウンロードを指示すると、これをファイル管理サーバ装置３４が受信する（ステップＳ８７）。ファイル管理サーバ装置３４は、指定されたファイルをハードディスク５５から読み出して、システム内端末装置３０に送信する（ステップＳ８８）。
【００８９】
1.4その他の実施形態
(1)上記実施形態では、メールサーバ装置３２とファイル管理サーバ装置３４を分けて構成したが、一つのサーバ装置としてもよい。
【００９０】
(2)上記実施形態では、ファイル内容の類似度にてグループ化を行う際に、その都度、ファイル内容の類似度を算出するようにしている。しかし、各ファイル間の内容の類似度を予め算出して記録するようにしてもよい。
【００９１】
(3)上記実施形態では、同一ファイルの異なる版によってグループ化を行っているが、これとは別に、フォルダ管理やタグ管理を行うようにしてもよい。
【００９２】
(4)上記実施形態では、メールの属性とファイルの属性に基づいてグループ化を行っている。しかし、いずれか一方のみでこれを行うようにしてもよい。
【００９３】
(5)上記実施形態では、ユーザにかかわらず、統一したグループ化を行っている。しかし、ユーザごとにグループ化を行うようにしてもよい。特に、ユーザがグループを修正する場合には、このようにすることが好ましい。この場合、ファイル管理情報において、各ユーザごとにグループ情報を持つようにする必要がある。
【００９４】
(6)上記実施形態では、その都度、ファイルの差分を取得するようにしている。しかし、ファイル管理サーバ装置３４において、予め差分を抽出し記録しておくようにしてもよい。
【００９５】
(7)上記実施形態では、送信メールおよび受信メールの添付ファイルの双方について分離し、管理を行うようにしている。しかし、いずれか一方の添付ファイルについてのみ分離して管理を行うようにしてもよい。
【００９６】
(8)上記実施形態では、同じファイルの異なる版を同一のグループとしてまとめるようにしている。しかし、通常のフォルダのように、同一案件のファイル（図面ファイル、仕様書ファイル、見積ファイルなど）を、グループ化するようにしてもよい。この場合、ファイル管理サーバ装置３４は、メールのタイトルなどに基づいて（タイトルが同一かどうか）、グループ化を行うことができる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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