(57)【要約】【課題】業務フローの改善内容の定量化を図ること。【解決手段】業務を支援する業務支援装置は、プログラムを実行するプロセッサと、プログラムを記憶する記憶デバイスと、を有し、文書群を記憶する文書データベースと、業務の流れに沿って作成される文書とその作成に要した作業時間とを規定した業務フローを記憶するフローデータベースと、にアクセス可能であり、プロセッサは、フローデータベース内の第１の業務フロー内の第１の文書と、当該第１の文書を関連元としたフローデータベース内の第２の業務フロー内の第２の文書との第１の関連度を取得する取得処理と、取得処理によって取得された第１の関連度に基づいて、第１の文書を第２の文書の作成に利用した場合の作業負担量を示す作業負担情報を算出する算出処理と、算出処理によって算出された作業負担情報を出力する出力処理と、を実行する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務を支援する業務支援装置であって、
プログラムを実行するプロセッサと、前記プログラムを記憶する記憶デバイスと、を有し、文書群を記憶する文書データベースと、業務の流れに沿って作成される文書とその作成に要した作業時間とを規定した業務フローを記憶するフローデータベースと、にアクセス可能であり、
前記プロセッサは、
前記フローデータベース内の第１の業務フロー内の第１の文書と、当該第１の文書を関連元とした前記フローデータベース内の第２の業務フロー内の第２の文書との第１の関連度を取得する取得処理と、
前記取得処理によって取得された第１の関連度に基づいて、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の作業負担量を示す作業負担情報を算出する算出処理と、
前記算出処理によって算出された作業負担情報を出力する出力処理と、
を実行することを特徴とする業務支援装置。
【請求項２】
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第２の業務フロー内の文書数と前記第１の関連度とに基づいて、前記第２の業務フローにおける作業負担の削減量を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項３】
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第２の業務フロー内の文書数と前記第１の関連度と前記第１の業務フロー内の文書数とに基づいて、前記第１および第２の業務フローにおける作業負担の総削減量を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項４】
前記取得処理では、前記プロセッサは、前記第２の業務フロー内の第３の文書と、当該第３の文書を関連元とした前記第１の業務フロー内の第４の文書との第２の関連度を取得し、
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第２の業務フロー内の文書数と前記第１の関連度と前記第１の業務フロー内の文書数と前記取得処理によって取得された第２の関連度とに基づいて、前記第１および第２の業務フローにおける作業負担の総削減量を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項５】
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第２の文書の作業時間と前記第１の関連度とに基づいて、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の前記第２の文書の作業時間を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項６】
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第２の業務フロー内の文書の作業時間と前記第１の関連度とに基づいて、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の前記第２の業務フローの作業時間を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項７】
前記取得処理では、前記プロセッサは、前記第２の業務フロー内の第３の文書と、当該第３の文書を関連元とした前記第１の業務フロー内の第４の文書との第２の関連度を取得し、
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第１の業務フロー内の文書の作業時間と前記第１の関連度とに基づいて、前記第３の文書を前記第４の文書の作成に利用した場合の前記第１の業務フローの作業時間を算出し、前記第１の業務フローの作業時間と、前記第２の業務フローの作業時間と、に基づいて、前記第１および第２の業務フローにおける総作業時間を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項６に記載の業務支援装置。
【請求項８】
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第１の業務フローにおいて前記第１の文書を作成するまでの作業時間と、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の前記第２の文書を作成するまでの作業時間と、のうち最大作業時間を選択することにより、前記第１および第２の業務フローにおいて最短となる総作業時間を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項９】
前記プロセッサは、
前記第２の文書の作業時間と、前記第１の関連度と、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した実作業時間と、に基づいて、前記第１の関連度に設定される重み付け係数を算出し、当該算出された重み付け係数と、それ以前に前記第１の関連度に設定された重み付け係数と、に基づいて、前記重み付け係数を最適化する最適化処理を実行し、
前記算出処理では、前記プロセッサは、前記第１の関連度と、前記最適化処理によって最適化された重み付け係数とに基づいて、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の作業負担量を示す作業負担情報を算出することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項１０】
前記出力処理では、前記第１の関連度を、前記第１の業務フロー内の前記第１の文書から前記第２の業務フロー内の前記第２の文書への方向を示す図形情報により表示することを特徴とする請求項１に記載の業務支援装置。
【請求項１１】
業務を支援する業務支援装置による業務支援方法であって、
前記業務支援装置は、プログラムを実行するプロセッサと、前記プログラムを記憶する記憶デバイスと、を有し、文書群を記憶する文書データベースと、業務の流れに沿って作成される文書とその作成に要した作業時間とを規定した業務フローを記憶するフローデータベースと、にアクセス可能であり、
前記プロセッサは、
前記フローデータベース内の第１の業務フロー内の第１の文書と、当該第１の文書を関連元とした前記フローデータベース内の第２の業務フロー内の第２の文書との第１の関連度を取得する取得処理と、
前記取得処理によって取得された第１の関連度に基づいて、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の作業負担量を示す作業負担情報を算出する算出処理と、
前記算出処理によって算出された作業負担情報を出力する出力処理と、
を実行することを特徴とする業務支援方法。
【請求項１２】
業務支援をプロセッサに実行させる業務支援プログラムであって、
前記プロセッサは、文書群を記憶する文書データベースと、業務の流れに沿って作成される文書とその作成に要した作業時間とを規定した業務フローを記憶するフローデータベースと、にアクセス可能であり、
前記プロセッサに、
前記フローデータベース内の第１の業務フロー内の第１の文書と、当該第１の文書を関連元とした前記フローデータベース内の第２の業務フロー内の第２の文書との第１の関連度を取得する取得処理と、
前記取得処理によって取得された第１の関連度に基づいて、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の作業負担量を示す作業負担情報を算出する算出処理と、
前記算出処理によって算出された作業負担情報を出力する出力処理と、
を実行させることを特徴とする業務支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務を支援する業務支援装置、業務支援方法、および業務支援プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業や行政機関などの組織の多くは、部や課で構成され、部や課毎に縦割りで業務を行う。そのため、複数の課で関連する内容を含む文書（以下、「関連文書」と呼ぶ）を作成している場合がある。このような関連文書を一方の課が作成した文書を他方が再利用することで、作業時間の短縮や、人的コストの低減が図られる。各組織内では、上記のような関連文書の作成業務フロー改善に向けた取り組みも見られるが、連携すべき業務が連携されていないといった場合も多い。この傾向は大きな組織ほど顕著に現れる。
【０００３】
上記のような業務改善を図るためには、すべての部や課における文書の棚卸しを行い、業務負担削減の観点から各業務間の連携可能性を調査し、その調査結果を元に最適な業務フローを再設計するプロセスが必要となる。組織が大きくなればなるほど、文書数が増加するため、上記のプロセスの実施には膨大な時間がかかる。
【０００４】
上記の課題に対する取り組みとして特許文献１がある。特許文献１では、入力された文書と既存のフロー内の文書との関連度を算出し、関連度に基づいて入力された文書と連携させるフローを抽出する文書処理装置が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１１−０４５２８２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上述した特許文献１では、文書作成業務のフローの設計支援にとどまり、文書どうしを連携させることによる定量的な効果を示すことはできない。したがって、設計されたフローが、どの程度業務の効率化を図ることができるかわからないという問題がある。本発明は、業務フローの改善内容の定量化を図ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本願において開示される発明の一側面となる業務支援装置、業務支援方法、および業務支援プログラムは、プログラムを実行するプロセッサが、文書群を記憶する文書データベースと、業務の流れに沿って作成される文書とその作成に要した作業時間とを規定した業務フローを記憶するフローデータベースと、にアクセス可能であり、前記プロセッサは、前記フローデータベース内の第１の業務フロー内の第１の文書と、当該第１の文書を関連元とした前記フローデータベース内の第２の業務フロー内の第２の文書との第１の関連度を取得する取得処理と、前記取得処理によって取得された第１の関連度に基づいて、前記第１の文書を前記第２の文書の作成に利用した場合の作業負担量を示す作業負担情報を算出する算出処理と、前記算出処理によって算出された作業負担情報を出力する出力処理と、を実行することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の代表的な実施の形態によれば、業務フローの改善内容の定量化を図ることができる。前述した以外の課題、構成及び効果は、以下の実施例の説明により明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】業務支援装置による業務フロー最適化支援例を示す説明図である。
【図２】図１の（３）に示した業務フロー案の例を示す説明図である。
【図３】業務支援装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図４】業務支援装置の機能的構成例を示すブロック図である。
【図５】文書ｄｘと文書ｄｙとの関連を示す説明図（その１）である。
【図６】文書ｄｘと文書ｄｙとの関連を示す説明図（その２）である。
【図７】文書ｄｘと文書ｄｙとの関連を示す説明図（その３）である。
【図８】文書ｄｘと文書ｄｙとの関連を示す説明図（その４）である。
【図９】文書間の関連度の算出例を示す説明図である。
【図１０】作業負担情報の算出例を示す説明図である。
【図１１】重み付け係数の最適化例を示す説明図である。
【図１２】出力結果表示例１を示す説明図である。
【図１３】出力結果表示例２を示す説明図である。
【図１４】出力結果表示例３を示す説明図である。
【図１５】関連度算出処理手順の詳細な処理手順例を示すフローチャートである。
【図１６】業務フローにおける最短作業日数算出処理の詳細な処理手順例を示すフローチャート（その１）である。
【図１７】業務フローにおける最短作業日数算出処理の詳細な処理手順例を示すフローチャート（その２）である。
【図１８】図１６および図１７で示した各最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０５，Ｓ１６０８，Ｓ１６１０，Ｓ１７０４，Ｓ１７０６，Ｓ１７０９）に共通の詳細な処理手順例を示すフローチャートである。
【図１９】全体における最短作業日数算出処理の詳細な処理手順例を示すフローチャート（その１）である。
【図２０】全体における最短作業日数算出処理の詳細な処理手順例を示すフローチャート（その２）である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
＜業務フロー最適化支援例＞
図１は、業務支援装置による業務フロー最適化支援例を示す説明図である。図１では、（１）〜（４）の順に処理が実行される。業務フローＦＡ，ＦＢは、連携対象となる業務フローである。なお、業務フローＦＡはＡ課のある業務のフローであり、業務フローＦＢはＢ課のある業務のフローである。なお、業務フローは、業務の流れに沿って作成される文書とその作成に要した作業時間（例：作業日数）とを規定し、業務フロー内の各処理で作成される文書の時系列により表現される。たとえば、業務フローＦＡは、まず、文書ｄａ１−１，ｄａ１−２が作成され、つぎに、文書ｄａ１−１，ｄａ１−２を元に文書ｄａ２が作成され、最後に、文書ｄａ２を元に文書ｄａ３が作成されることを示すフローである。
【００１１】
次にステップ（１）〜（４）の順に動作例を説明する。業務フロー内の各文書は、重複している内容を含む可能性はあるが、同一文書ではない。たとえば、文書ｄａ１−１，ｄａ１−２，ｄａ２，ｄａ３は、同一文書ではない。一方、組織内における業務内容の共有化がされていない可能性があることから、他の業務フローの文書は重複している内容を含む文書や同一文書である可能性がある。たとえば、文書ｄａ１−１，ｄａ１−２，ｄａ２，ｄａ３は、業務フローＦＢの文書ｄｂ１〜ｄｂ３と内容が重複する文書であったり、同一文書である可能性がある。
【００１２】
なお、業務フローＦＡ，ＦＢを区別しない場合は、単に業務フローＦと表記する。文書ｄａ１−１，ｄａ１−２，ｄａ２，ｄａ３を区別しない場合は、単に文書ｄａと表記する。文書ｄｂ１〜ｄｂ３を区別しない場合は、文書ｄｂと表記する。文書ｄａ１−１，ｄａ１−２，ｄａ２，ｄａ３，ｄｂ１〜ｄｂ３を区別しない場合は、単に文書ｄと表記する。
【００１３】
（１）業務支援装置は、業務フローＦＡ，ＦＢを構成する文書とその文書情報を入力する。文書情報は、文書の文書ＩＤ、作成した部署、担当者、作業時間、フローＩＤ、前文書ＩＤ、次文書ＩＤ、サイクル数を含む。文書ＩＤは、文書を一意に特定する識別情報である。作業時間は、文書ｄを作成開始から作成完了までの作業にかかった時間である。対象フローＩＤは、業務フローＦを一意に特定する識別情報である。前文書ＩＤは、その文書の作成元となる文書の文書ＩＤである。たとえば、文書ｄａ２の前文書は文書ｄａ１−１，ｄａ１−２である。文書ｄａ１−１，ｄａ１−２の前文書は存在しない。次文書ＩＤは、その文書を作成元とする文書の文書ＩＤである。たとえば、文書ｄａ２の次文書は文書ｄａ３である。文書ｄａ３の次文書は存在しない。サイクル数は、（１）〜（４）の繰り返し回数である。初期値は０である。１サイクル処理の実行が開始されると、サイクル数はインクリメントされる。なお、文書ｄは後述する文書ＤＢに格納されており、文書情報および業務フローＦは、後述するフローＤＢに格納されている。
【００１４】
（２）業務支援装置は、異なる業務フローに含まれる文書ｄ間の関連度を算出する。たとえば、異なる業務フローＦとして業務フローＦＡ，ＦＢが選択された場合、業務支援装置は、業務フローＦＡの文書ｄａの各々と業務フローＦＢの文書ｄｂの各々とを総当たりで組み合わせて関連度を算出する。文書ｄａは４個、文書ｄｂは３個なので、１２通りの関連度が算出される。関連度は、たとえば、両文書ｄの特徴ベクトルを用いた距離により算出されるが、詳細については後述する。そして、業務支援装置は、両文書ｄの文書ＩＤの組を、関連度とともに格納する。組織にまたがって生成された線分（太矢印）は、文書ｄ間の関連を示す。たとえば、（２）では、文書ｄａ２を文書ｄｂ２で利用する場合の関連度として「０．８」が表示される。線分である関連の矢印の始端は、利用される文書（例：ｄａ２）を示し、終端は、利用する文書（例：ｄｂ２）を示す。関連度がしきい値以上の場合、関連の矢印が表示される。すなわち、関連の矢印がない文書の組については、その関連度はしきい値未満であることを示す。
【００１５】
（３）業務支援装置は、しきい値以上の関連度について業務フロー案を作成する。ここでは、例として、案１〜案３の３種類の業務フローが作成される。案には、比較対象として連携させない場合の業務フロー案を含めてもよい。また、ここでは、業務支援装置は、事前に、作業日数削減率や作業日数といった作業負担情報を算出して表示する。作業負担情報の算出の詳細については後述する。案１では、文書ｄｂ１ではなく文書ｄａ２を参照して文書ｄｂ２を作成することにより、作業日数が１０％削減され、作業日数が５日になるという作業負担情報を示す。これにより、業務フロー変更による定量的な仕事削減量などの作業負担情報を担当者に提示することができる。
【００１６】
（４）業務支援装置は、作業負担情報または担当者の選択により、採用する業務フロー案を決定する。ここでは、案１が決定されたことを示す。そして、業務支援装置は、関連度に設定される重み付け係数の最適化処理を実行して、１サイクルを終了する。このあと、業務支援装置は、業務フローＦＡ，ＦＢの組み合わせについて、サイクル数をインクリメントし、最適化された重み付け係数を関連度に設定して、次サイクル（１）〜（４）を実行する。
【００１７】
図２は、図１の（３）に示した業務フロー案の例を示す説明図である。案１は、図１の（３）に示した通りである。案２は、文書ｄｂ２を文書ｄａ２で利用する場合の業務フロー案を示す。案３は、文書ｄａ２，ｄｂ２を連携させない場合を示す。案３のように，２つの文書の関連度がしきい値以上であるが，それらを連携させない場合には矢印の代わりに点線を用いる。
【００１８】
＜業務支援装置のハードウェア構成例＞
図３は、業務支援装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。業務支援装置３００は、プロセッサ３０１と、記憶デバイス３０２と、入力デバイス３０３と、出力デバイス３０４と、通信インターフェース（通信ＩＦ３０５）と、を有する。プロセッサ３０１、記憶デバイス３０２、入力デバイス３０３、出力デバイス３０４、および通信ＩＦ３０５は、バスにより接続される。プロセッサ３０１は、業務支援装置３００を制御する。記憶デバイス３０２は、プロセッサ３０１の作業エリアとなる。また、記憶デバイス３０２は、各種プログラムやデータを記憶する非一時的なまたは一時的な記録媒体である。記憶デバイス３０２としては、たとえば、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）、フラッシュメモリがある。入力デバイス３０３は、データを入力する。入力デバイス３０３としては、たとえば、キーボード、マウス、タッチパネル、テンキー、スキャナがある。出力デバイス３０４は、データを出力する。出力デバイス３０４としては、たとえば、ディスプレイ、プリンタがある。通信ＩＦ３０５は、ネットワークと接続し、データを送受信する。
【００１９】
＜業務支援装置３００の機能的構成例＞
図４は、業務支援装置３００の機能的構成例を示すブロック図である。業務支援装置３００は、文書ＤＢ４０１と、フローＤＢ４０２と、入力部４０３と、取得部４０４と、算出部４０５と、最適化処理部４０６と、出力部４０７と、を有する。文書ＤＢ４０１は、文書ＩＤと文書とを格納するデータベースである。文書ＩＤは、文書を一意に特定する識別情報である。文書は、テキストデータを含むデータであれば、ドキュメントファイルでもよく、ＨＴＭＬやＸＭＬ形式のファイルでもよい。また、フローチャートＤＢからフローＩＤや業務フローを入力する。
【００２０】
フローＤＢ４０２は、フローＩＤと業務フローとを格納するデータベースである。また、文書間の関連度や作業負担情報、重み付け係数が得られた場合は、これらも業務フローに関連付けて格納される。文書ＤＢ４０１およびフローＤＢ４０２は、具体的には、たとえば、図３に示した記憶デバイス３０２により実現される。なお、文書ＤＢ４０１またはフローＤＢ４０２は、業務支援装置３００外に設けてもよい。この場合、業務支援装置３００は、通信ＩＦ３０５を介して文書ＤＢ４０１またはフローＤＢ４０２からデータを入力することになる。
【００２１】
入力部４０３は、文書ＤＢ４０１から文書ＩＤや文書を入力する。取得部４０４は、文書間の関連度を取得する。取得部４０４は、業務支援装置３００内で関連度を算出することにより取得してもよく、外部から算出済みの関連度を取得してもよい。関連度は、連携しあう業務フローの文書に関連付けて保存される。取得部４０４による関連度の算出例については、図５で詳細に説明する。
【００２２】
算出部４０５は、作業負担情報を算出する。作業負担情報には、例えば、作業日数や作業量、作業日数削減率などがある。また、文書毎や複数文書を含む業務フロー毎など複数種類のまとまりで各負担を算出することもある。ここでは、下記の情報（１）〜（５）を作業負担情報として算出することとする。
【００２３】
（１）作業日数削減率
（２）作業量削減率
（３）削減作業日数
（４）作業日数
（５）最短作業日数
【００２４】
文書間の関連度を算出した際、関連度に設定したしきい値が低く、文書間の連携の影響を受けない作業負担情報には、たとえば、入力された実測値が使用される。一方、関連度がしきい値以上である場合は、連携される文書の作業負担情報は変わってくる。したがって、算出部４０５は、連携後に見込まれる作業負担情報を算出する。見込みの値として算出された作業負担情報には「（見込み）」を付与することとする。これは、後で述べる実測値と区別するためである。次に文書毎に作業負担情報の算出方法を図５〜図８を用いて示す。
【００２５】
図５〜図８は、文書ｄｘと文書ｄｙとの関連を示す説明図である。図５はＸ課におけるＦＸという業務フローＩＤに含まれる文書ｄｘと、Ｙ課におけるＦＹという業務フローＩＤに含まれる文書ｄｙの関連度がｒであることを示している。文書間をつないでいる線が点線なのは、実際に連携していないためである。この時、各文書の作成日数は、文書ｄｘがＴｘ日、文書ｄｙがＴｙ日である。図２で示したように、文書間につき、３通りの連携方法がある。図５が連携しない場合、図６が文書ｄｘを文書ｄｙで利用した場合、図７が文書ｄｙを文書ｄｘで利用した場合である。
【００２６】
上記で示した通り、文書間の関連度が低く、文書間の連携の影響を受けない文書の作業日数には入力された実測値が使用される。一方、文書を連携する場合、他の文書を利用する文書の作業日数が変わるため、算出部４０５は、作業日数（見込み）を算出する。実測値は線で、見込みの値は点線の円で囲って表す。例えば、図６において文書ｄｙの作業日数（見込み）はＴｙ’であり、点線で囲われている。一方、文書ｄｘの作業日数Ｔｘは、連携による影響を受けず、実測値であるため、線で囲われている。
【００２７】
次に図６を例に、文書単位の作業負担情報（１）〜（４）を算出する例を示す。文書間の関連度ｒの作業時間の削減見込み率への影響度は文書間毎に異なる。したがって、その影響度を表す係数として文書間毎に重み付け係数が設定される。図６の場合の重み付け係数をαとする時、図６における文書ｄｙの作業負担情報（１）〜（４）は下記のように算出される。
【００２８】
（１）作業日数削減率（見込み）：ｒ×α
（２）作業量削減率（見込み）：ｒ×α
（３）削減作業日数（見込み）：ｒ×α×Ｔｙ
（４）作業日数（見込み）：Ｔｙ（１−ｒ×α）
【００２９】
（２）作業量削減率（見込み）は、（１）作業日数削減量（見込み）から算出される。同一の値になる理由を１日１作業員あたりの作業量をｗとする時、作業量ｗと作業日数Ｔには次のような関係が成り立つ。
Ｗ＝Ｔ×ｗ
【００３０】
ここでｗが一定であると仮定すると、作業量の削減率と作業日数の削減率は等しいため、作業量の削減見込み率は作業日数の見込み削減率と同一の値になる。例えば、図６における各変数を下記の値とする。
Ｔｘ＝５
Ｔｙ＝６
ｒ＝０．２
α＝１
【００３１】
この時、文書ｄｙの作業負担情報（１）〜（４）は下記のように算出される（図８を参照）。
【００３２】
（１）作業日数削減率（見込み）：０．２
（２）作業量削減率（見込み）：０．２
（３）削減作業日数（見込み）：１．２日
（４）作業日数（見込み）：４．８日
【００３３】
図８において、文書ｄｙの作業日数（見込み）Ｔｙ’には上記で算出した４．８が入力され、連携前の値であるＴｙの６が括弧で入力されている。文書単位の（５）最短作業日数は（４）作業日数と等しくなる。
【００３４】
次に業務フロー単位の作業負担情報（１）〜（５）を算出する例を示す。
（１）作業日数削減率（見込み）：同一業務フロー内の各文書の作業日数削減率の合計／同一業務フロー内の文書数
（２）作業量削減率（見込み）：（１）と同じ値
（３）削減作業日数（見込み）：同一業務フロー内の各文書の削減作業日数の合計
（４）作業日数（見込み）：同一業務フロー内の各文書の作業日数の合計
【００３５】
例えば、図８における各業務フローＦＸ，ＦＹの作業負担情報は下記のように算出される。
【００３６】
・業務フローＦＸの作業負担情報
（１）作業日数削減率（見込み）：０
（２）作業量削減率（見込み）：０
（３）削減作業日数（見込み）：０日
（４）作業日数（見込み）：５日
【００３７】
・業務フローＦＹの作業負担情報
（１）作業日数削減率（見込み）：０．２
（２）作業量削減率（見込み）：０．２
（３）削減作業日数（見込み）：１．２日
（４）作業日数（見込み）：４．８日
【００３８】
図４に戻り、最適化処理部４０６は、関連度に付与される重み付け係数を最適化する。重み付け係数は０以上１以下の値をとり、初期値は設定できるものとする。たとえば、初期値に「１」を設定することができる。最適化処理部４０６は、図１に示したサイクルを複数回実行することにより、重み付け係数を最適化する。重み付け係数の最適化の具体例については、後述する。
【００３９】
出力部４０７は、業務支援装置３００の処理結果を出力する。具体的には、たとえば、出力部４０７は、文書間連携を行った両業務フロー、関連度、作業負担情報、重み付け係数、関連度の方向を示す図形情報（矢印で表記）を出力する。出力部４０７は、たとえば、出力デバイスに上記処理結果を出力したり、通信ＩＦを介して外部に送信する。
【００４０】
なお、入力部４０３、取得部４０４、算出部４０５、最適化処理部４０６、および出力部４０７は、具体的には、たとえば、図３に示した記憶デバイスに記憶されたプログラムをプロセッサに実行させることによりその機能を実現する。
【００４１】
＜関連度の算出例＞
図９は、文書ｄ間の関連度の算出例を示す説明図である。（１）は、文書ｄごとに特徴ベクトルを求める例であり、（２）は、（１）で求めた特徴ベクトルを用いて文書ｄ間の関連度を求める例である。なお、本実施例では、文書ｄ間の関連度は、業務支援装置３００が算出する構成を例に挙げて説明するが、業務支援装置３００は、関連度を外部から取得して記憶デバイスに格納し、関連度を用いる場合に記憶デバイスから読み出す構成としてもよい。
【００４２】
（１）では、業務支援装置３００は、文書ｄごとに単語の出現回数を計数し、特徴ベクトルＤＣａを生成する。特徴ベクトルの要素は、単語ごとの出現回数である。（２）では、業務支援装置３００は、異なる業務フローの文書ｄａ，ｄｂの特徴ベクトルＤＣａ，ＤＣｂを用いて関連度を算出する。関連度は、たとえば、特徴ベクトルＤＣａ，ＤＣｂ間のコサイン類似度を算出して、関連度とする。
【００４３】
なお、文書ｄａを文書ｄｂで利用する場合の関連度と、文書ｄｂを文書ｄａで利用する場合の関連度の算出方法とは異なる。たとえば、文書ｄａを文書ｄｂで利用する場合の関連度の場合、特徴ベクトルＤＣａ，ＤＣｂにおいて、文書ｄｂで出現回数が０である単語の要素は用いずに、コサイン類似度が算出される。この場合、関連度の方向を示す矢印は、文書ｄａから文書ｄｂへの方向を示す矢印となる。同様に、文書ｄｂを文書ｄａで利用する場合の関連度の場合、特徴ベクトルＤＣａ，ＤＣｂにおいて、文書ｄａで出現回数が０である単語の要素は用いずに、コサイン類似度が算出される。この場合、関連度の方向を示す矢印は、文書ｄｂから文書ｄａへの方向を示す矢印となる。
【００４４】
また、業務支援装置３００は、ネットワークを介して、業務支援装置３００外の辞書やデータ構造などを利用して関連度を算出してもよい。関連度は０以上１以下の値とする。０は関連性がないことを示し、１は関連度が最も高いことを示す。
【００４５】
＜作業負担情報の算出例＞
図１０は、作業負担情報の算出例を示す説明図である。図１０では、文書ｄａを文書ｄｂで利用する場合の関連度に付与される重み付け係数をα、文書ｄｂを文書ｄａで利用する場合の関連度に付与される重み付け係数をβとする。文書ｄａ２を文書ｄｂ２で利用する場合の関連度を「０．２」とし、文書ｄｂ３を文書ｄａ３で利用する場合の関連度を「０．５」とする。また、業務フローＦＡの総文書数は「４」、業務フローＦＢの総文書数は「３」、業務フローＦＡ，ＦＢの総文書数は「７」である。
【００４６】
他の業務フローＦの文書ｄを利用することで作業日数の削減が期待できることから、業務フローＦＡの作業日数削減量は、０．５β／４となる。β＝１とすると、業務フローＦＡの作業日数削減量は、０．５／４＝１２．５／１００となる。すなわち、作業日数削減量は１２．５％である。
【００４７】
他の業務フローＦの文書ｄを利用することで作業日数の削減が期待できることから、業務フローＦＢの作業日数削減量は、０．２α／３となる。α＝１とすると、全体の作業日数削減量は、０．２／３＝６．７／１００となる。すなわち、作業日数削減量は６．７％である。
【００４８】
他の業務フローＦの文書ｄを利用することで作業日数の削減が期待できることから、全体の作業日数削減量は、（０．２α＋０．５β）／７となる。α＝１、β＝１とすると、全体の作業日数削減量は、（０．２＋０．５）／７＝１／１０となる。すなわち、作業日数削減量は１０％である。
【００４９】
また、他の業務フローＦの文書ｄの利用前における業務フローＦＡの作業日数は、「２３（＝３＋８＋５＋７）」である。文書ｄｂ３を文書ｄａ３で利用する場合に削減される作業日数は、７×０．５β＝３．５βである。したがって、改善後の業務フローＦＡの作業日数は、２３−３．５βとなる。
【００５０】
また、他の業務フローＦの文書ｄの利用前における業務フローＦＢの作業日数は、「１９（＝９＋６＋４）」である。文書ｄａ２を文書ｄｂ２で利用する場合に削減される作業日数は、６×０．２α＝１．２αである。したがって、改善後の業務フローＦＢの作業日数は、１９−１．２αとなる。
【００５１】
また、他の業務フローＦの文書ｄの利用前の合計作業日数は、両業務フローＦＡ，ＦＢ内の文書の作業日数の合計である「４２（＝２３＋１９）」である。文書ｄａ２を文書ｄｂ２で利用する場合に削減される作業日数は、６×０．２α＝１．２αである。同様に、文書ｄｂ３を文書ｄａ３で利用する場合に削減される作業日数は、７×０．５β＝３．５βである。したがって、改善後の合計作業日数は、４２−（１．２α＋３．５β）となる。
【００５２】
また、最短作業日数は、連携しあう文書までの作業日数の最大値の総和となる。具体的には、業務支援装置３００は、文書ｄａ２，ｄｂ２が連携しているため、業務フローＦＡの文書ｄａ１−１，ｄａ１−２〜文書ｄａ２までの作業日数の総和と、業務フローＦＢの文書ｄｂ１〜文書ｄｂ２までの作業日数の総和と、の第１の最大値を求める。また、業務支援装置３００は、文書ｄａ３，ｄｂ３が連携しているため、業務フローＦＡの文書ｄａ２〜文書ｄａ３までの作業日数の総和と、業務フローＦＢの文書ｄｂ２〜文書ｄｂ３までの作業日数の総和と、の第２の最大値を求める。最短作業日数は、第１の最大値と第２の最大値との総和である。すなわち、ｍａｘ｛（ｍａｘ（３，８）＋５），９＋６−１．２α｝＋ｍａｘ（４，７−３．５β）となる。ｍａｘ（ｘ，ｙ）は、ｘとｙのうち、大きい方の値を返す関数である。
【００５３】
＜重み付け係数の最適化例＞
図１１は、重み付け係数の最適化例を示す説明図である。ｉ番目のサイクルにおいて、文書ｄａを文書ｄｂで利用する場合に削減される予測作業日数Ｔｉと、実作業日数Ｔｍ２との関係は、下記式（１）で表現される。
【００５４】
Ｔｍ２＝Ｔｉ＝Ｔｍ１×（１−ｒ×α）・・・（１）
【００５５】
Ｔｍ１は、文書ｄａを利用する文書ｄｂの既知の作業日数Ｔｍ１、ｒは、文書ｄａを文書ｄｂで利用する場合の関連度である。なお、文書ｄｂを文書ｄａで利用する場合については、重み付け係数がαからβにかわるだけであるため説明を省略する。
【００５６】
図１１の（Ａ）は予測段階、すなわち、ｉサイクル目の処理内容を示す。文書ｄｂ２の既知の作業日数Ｔｍ１は、例として６である。関連度ｒはｒ＝０．２とする。文書ｄａ２を文書ｄｂ２で利用する場合に削減される予測作業日数Ｔｉは、Ｔｉ＝Ｔｍ１×（１−ｒ×α）＝６−（１−０．２α）である。図１１の（Ｂ）は実測した場合を示す。文書ｄａ２を文書ｄｂ２で利用して作成した実作業日数Ｔｍ２を、例としてＴｍ２＝５とする。
【００５７】
業務支援装置３００は、文書ｄｂ２の予測作業日数Ｔｉ＝６−（１−０．２α）、文書ｄｂ２の実作業日数Ｔｍ２＝５を上記式（１）に代入して、重み付け係数α＝５／６を求める。そして、業務支援装置３００は、これまでに得られた重み付け係数αと今回算出された重み付け係数αとを用いて、重み付け係数αの平均値を算出する。重み付け係数αの平均値は、（ｉ＋１）サイクルでの処理に用いられる。
【００５８】
＜出力結果表示例＞
図１２は、出力結果表示例１を示す説明図である。図１２の出力結果は、図１の（３）における表示例である。詳細を選択することにより、全体の業務フローＦと関連度ｒとが表示される。詳細を選択した場合、下記の図１３や図１４のように表示してもよい。
【００５９】
図１３は、出力結果表示例２を示す説明図である。図１３は、関連箇所が１箇所である場合の表示例である。
【００６０】
図１４は、出力結果表示例３を示す説明図である。図１４は、関連箇所が複数箇所である場合の表示例である。
【００６１】
このように、業務最適化の担当者が、文書のＩＤや業務フローを入力する画面に対して、文書や業務フローを指定することにより、業務支援装置は、指定された文書や業務フローと連携可能性の高い文書や業務フローを表示する。これにより、業務最適化にかかる人的コストを低減できる。また、新規の文書作成業務が発生した際に、その業務を既存の業務フローの最適な箇所に追加する必要がある。そのような場合にも、上記の手法により文書の関連度を用いて、新たな業務フローを生成し、作業負担情報と共に表示することで、最適な箇所を見つけるための人的コストを低減できる。
【００６２】
＜関連度算出処理＞
図１５は、関連度算出処理手順の詳細な処理手順例を示すフローチャートである。関連度算出処理は、ユーザが実行開始操作をした場合に実行される。また、バッチ処理により自動実行することとしてもよい。
【００６３】
業務支援装置３００は、実行開始されると、文書ＤＢ４０１から文書ＩＤリストを読み込み、フローＤＢ４０２から業務フローＩＤリストを読み込む（ステップＳ１５０１）。文書ＩＤリストとは、文書ＤＢ４０１に記憶されている各文書の文書ＩＤの一覧情報である。業務フローＩＤリストとは、フローＤＢ４０２に記憶されている各業務フローのフローＩＤの一覧情報である。業務フローは、上述したように、文書ＩＤの時系列で表現された情報である。
【００６４】
つぎに、業務支援装置３００は、所属する業務フローが異なる未選択の文書の組が存在するか否かを判断する（ステップＳ１５０２）。具体的には、たとえば、業務支援装置３００は、未選択の文書ＩＤの組み合わせを選択し、選択した文書ＩＤの各々について、所属する業務フローのフローチャートＩＤを特定する。特定した両フローＩＤが異なるＩＤである場合は、選択した文書は、異なる業務フロー内の文書である。したがって、この場合（ステップＳ１５０２：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、選択した文書ＩＤの文書間の関連度ｒを算出する（ステップＳ１５０３）。そして、業務支援装置３００は、特定した業務フローの各々に関連度およびその方向を関連付けて格納し（ステップＳ１５０４）、ステップＳ１５０２に戻る。
【００６５】
ステップＳ１５０２において、特定した両フローＩＤが同一ＩＤである場合は、選択した文書は、同一の業務フロー内の文書であるため、関連度を算出する必要がない。したがって、この場合（ステップＳ１５０２：Ｎｏ）、業務支援装置３００は、関連度の算出を終了する。
【００６６】
＜業務フローにおける最短作業日数算出処理＞
図１６および図１７は、業務フローにおける最短作業日数算出処理の詳細な処理手順例を示すフローチャートである。ここでは、最短作業日数の算出元となる業務フローを第１業務フロー、第１業務フロー内の文書と連携する文書を有する業務フローを第２業務フローとして説明する。
【００６７】
まず、図１６において、業務支援装置３００は、フローＤＢ４０２から第１業務フローおよび第２業務フローを取得する（ステップＳ１６０１）。たとえば、上述した業務フローＦＡを第１業務フロー、業務フローＦＢを第２業務フローとする。
【００６８】
つぎに、業務支援装置３００は、第１業務フローの先頭文書リストおよび末尾文書リストを第１業務フローから取得し、第２業務フローの先頭文書リストを第２業務フローから取得する（ステップＳ１６０２）。先頭文書リストおよび末尾文書リストは、それぞれ１以上の文書ＩＤを含む。たとえば、図１０に示す第１業務フローの先頭文書リストは、業務フローＦＡの文書ＩＤ：ｄａ１−１，ｄａ１−２である。第１業務フローの末尾文書リストは、業務フローＦＡの文書ＩＤ：ｄａ３である。第２業務フローの先頭文書リストは、業務フローＦＢの文書ＩＤ：ｄｂ１である。
【００６９】
そして、業務支援装置３００は、第１業務フローと第２業務フローとの間において、所定の条件を満たす関連度の文書の組Ｒを取得する（ステップＳ１６０３）。所定の条件とは、たとえば、関連度の値がしきい値以上であるという条件である。また、関連度の値が上位ｎ番目以内という条件でもよい。業務支援装置３００は、ステップＳ１６０３により、特定した組Ｒが存在するか否かを判断する（ステップＳ１６０４）。存在しない場合（ステップＳ１６０４：Ｎｏ）、最短作業日数算出処理を実行する（ステップＳ１６０５）。
【００７０】
最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０５）は、第１業務フローと第２業務フローとを連携させないため、第１業務フローのみを用いて、第１業務フローの最短作業日数を算出する。具体的には、最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０５）は、第１引数を第１業務フローの先頭文書リストＦ１Ｓ、第２引数を第１業務フローの末尾文書リストＦ１Ｅとし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔとする。最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０５）は後述する。これにより、一連の処理を終了する。
【００７１】
また、ステップＳ１６０４において、特定の組Ｒが存在する場合（ステップＳ１６０４：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、特定の組Ｒの中から先頭の組Ｒ０を選択する（ステップＳ１６０６）。先頭の組とは、先頭の文書を含む組、または、先頭の文書に関連度が設定されていない場合は先頭の文書に最も近い文書を含む組である。ここで、先頭の組Ｒ０をＲ０＝［Ｄ０１，Ｄ０２，Ｂ０］と定義する。Ｄ０１は、組Ｒ０での第１業務フロー内文書ｄであり、Ｄ０２は、組Ｒ０での第２業務フロー内文書ｄであり、Ｂ０は組Ｒ０での関連度ｒの方向である。関連度ｒの方向Ｂ０は、「１」または「０」である。「１」は、文書Ｄ０１から文書Ｄ０２への関連度ｒの方向、すなわち、文書Ｄ０１を文書Ｄ０２で利用する場合を示す。「０」は、文書Ｄ０２から文書Ｄ０１への関連度ｒの方向、すなわち、文書Ｄ０２を文書Ｄ０１で利用する場合を示す。
【００７２】
業務支援装置３００は、先頭の組Ｒ０において、Ｂ０＝１であるか否かを判断する（ステップＳ１６０７）。Ｂ０＝０の場合（ステップＳ１６０７：Ｎｏ）、すなわち、文書Ｄ０２を文書Ｄ０１で利用する場合、業務支援装置３００は、２つの最短作業日数算出処理を実行し（ステップＳ１６０８）、それらから得られる最短作業日数の最大値をとり（ステップＳ１６０９）、図１７のステップＳ１７０１に移行する。
【００７３】
具体的には、１つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０８）は、第１引数を第１業務フローの先頭文書リストＦ１Ｓ、第２引数を先頭の組Ｒ内の文書Ｄ０１とし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔ１とする。２つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０８）は、第１引数を第２業務フローの先頭文書リストＦ２Ｓ、第２引数を先頭の組Ｒ内の文書Ｄ０２とし、返り値を第２業務フローの最短作業日数Ｔ２とする。ステップＳ１６０９では、Ｔ１とＴ２の最大値が選択される。
【００７４】
一方、ステップＳ１６０７において、Ｂ０＝１である場合（ステップＳ１６０７：Ｙｅｓ）、すなわち、文書Ｄ０１を文書Ｄ０２で利用する場合、業務支援装置３００は、最短作業日数算出処理を実行し（ステップＳ１６１０）、図１７のステップＳ１７０１に移行する。具体的には、最短作業日数算出処理（ステップＳ１６１０）は、第１引数を第１業務フローの先頭文書リストＦ１Ｓ、第２引数を先頭の組Ｒ内の文書Ｄ０１とし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔとする。
【００７５】
図１７において、業務支援装置３００は、変数ｋをｋ＝０に設定し（ステップＳ１７０１）、特定した組Ｒの中から組Ｒ（ｋ＋１）を選択する（ステップＳ１７０２）。ｊ番目の組ＲｊをＲｊ＝［Ｄｊ１，Ｄｊ２，Ｂｊ］と定義する。そして、業務支援装置３００は、Ｂ（ｋ＋１）＝１であるか否かを判断する（ステップＳ１７０３）。Ｂ（ｋ＋１）は、特定した組Ｒ内の組Ｒ（ｋ＋１）における関連度ｒの方向を示す。Ｂ（ｋ＋１）＝０の場合（ステップＳ１７０３：Ｎｏ）、すなわち、文書Ｄ（ｋ＋１）２を文書Ｄ（ｋ＋１）１で利用する場合、業務支援装置３００は、２つの最短作業日数算出処理を実行し（ステップＳ１７０４）、それらから得られる最短作業日数の最大値に、ステップＳ１６０９またはＳ１６１０で得られた最短作業日数Ｔを加算して（ステップＳ１７０５）、ステップＳ１７０７に移行する。
【００７６】
具体的には、１つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１７０４）は、第１引数を第１業務フローの文書Ｄｋ１の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ１）、第２引数を組Ｒ（ｋ＋１）内の文書Ｄ（ｋ＋１）１とし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔ１とする。２つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１７０４）は、第１引数を第１業務フローの文書Ｄｋ２の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ２）、第２引数を組Ｒ（ｋ＋１）内の文書Ｄ（ｋ＋１）２とし、返り値を第２業務フローの最短作業日数Ｔ２とする。ステップＳ１７０５では、業務支援装置３００は、Ｔ１とＴ２の最大値をとり、当該最大値にステップＳ１６０９またはＳ１６１０で得られた最短作業日数Ｔを加算した値を返す。
【００７７】
一方、ステップＳ１７０３において、Ｂ（ｋ＋１）＝１である場合（ステップＳ１７０３：Ｙｅｓ）、すなわち、文書Ｄ（ｋ＋１）１を文書Ｄ（ｋ＋１）２で利用する場合、業務支援装置３００は、最短作業日数算出処理を実行し（ステップＳ１７０６）、図１７のステップＳ１７０７に移行する。具体的には、最短作業日数算出処理（ステップＳ１７０６）は、第１引数を第１業務フローの文書Ｄｋ１の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ１）、第２引数を組Ｒ（ｋ＋１）内の文書Ｄ（ｋ＋１）１、第３引数をステップＳ１６０９またはＳ１６１０で得られた最短作業日数Ｔとし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔとする。
【００７８】
ステップＳ１７０５またはＳ１７０６のあと、業務支援装置３００は、ｋ＋２＝Ｋであるか否かを判断する（ステップＳ１７０７）。Ｋは変数ｋの上限値であり、特定した組Ｒの個数である。ｋ＋２＝Ｋでない場合（ステップＳ１７０７：Ｎｏ）、未選択の組Ｒが存在するため、ｋをインクリメントし（ステップＳ１７０８）、ステップＳ１７０２に戻る。一方、ｋ＋２＝Ｋである場合（ステップＳ１７０７：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、最短作業日数算出処理を実行する（ステップＳ１７０９）。
【００７９】
具体的には、最短作業日数算出処理（ステップＳ１７０９）は、第１引数を第１業務フローの文書Ｄｋ１の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ１）＝ｎｅｘｔ（Ｄ（Ｋ−１）１）、第２引数を第１業務フローの末尾文書リストＦ１Ｅ、第３引数をステップＳ１７０５またはＳ１７０６で得られた最短作業日数Ｔとし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔとする。これにより、一連の処理を終了する。
【００８０】
図１８は、図１６および図１７で示した各最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０５，Ｓ１６０８，Ｓ１６１０，Ｓ１７０４，Ｓ１７０６，Ｓ１７０９）に共通の詳細な処理手順例を示すフローチャートである。最短作業日数算出処理（ステップＳ１８００）では、第１引数ＳＬ、第２引数ＥＬ、最短作業日数ＴＰを用いる。たとえば、最短作業日数算出処理（ステップＳ１６０５）の場合、第１引数ＳＬは、第１引数Ｆ１Ｓであり、第２引数ＥＬは、第２引数Ｆ１Ｅであり、返り値ＴＰは返り値Ｔである。また、最短作業日数算出処理（ステップＳ１７０６，Ｓ１７０９）では、第３引数Ｔが用いられるが、最短作業日数算出処理（ステップＳ１８００）では、返り値ＴＰに第３引数Ｔを加算することにより、最終的な返り値ＴＰを返すことになる。
【００８１】
まず、業務支援装置３００は、最短作業日数ＴＰをＴＰ＝０に設定し（ステップＳ１８０１）、変数ｉをｉ＝０に設定する（ステップＳ１８０２）。変数ｉは、ある組Ｒにおける第１引数ＳＬに複数の文書が存在する場合にいずれか１つの文書を特定するための変数である。業務支援装置３００は、ｉ番目の文書ＳＬ（ｉ）を対象文書Ｓに設定する（ステップＳ１８０３）。
【００８２】
また、業務支援装置３００は、変数ｊをｊ＝０に設定し（ステップＳ１８０４）、最短作業日数ＴＰ’をＴＰ’＝０に設定する（ステップＳ１８０５）。変数ｊは、ある組Ｒにおける第２引数ＥＬに複数の文書が存在する場合にいずれか１つの文書を特定するための変数である。そして、業務支援装置３００は、対象文書Ｓがｊ番目の文書       ＥＬ（ｊ）に一致するか否かを判断する（ステップＳ１８０６）。一致しない場合（ステップＳ１８０６：Ｎｏ）、業務支援装置３００は、最短作業日数ＴＰ’と対象文書Ｓを更新する（ステップＳ１８０７）。
【００８３】
具体的には、たとえば、業務支援装置３００は、現在の最短作業日数ＴＰ’にｔｉｍｅ（Ｓ）を加算した値を最新の最短作業日数ＴＰ’にする。また、ｔｉｍｅ（Ｓ）は対象文書Ｓの作業日数である。ｎｅｘｔ（Ｓ）は対象文書Ｓの遷移先の文書である。たとえば、対象文書Ｓが文書ｄａ１−１の場合、ｎｅｘｔ（Ｓ）は文書ｄａ２である。Ｓ＝ＥＬ（ｊ）である場合（ステップＳ１８０６：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、最短作業日数ＴＰ’にｔｉｍｅ（Ｓ）を加算した値を最新の最短作業日数ＴＰ’と、最短作業日数ＴＰとのうち最大値をとる（ステップＳ１８０８）。
【００８４】
そして、業務支援装置３００は、変数ｊをインクリメントし（ステップＳ１８０９）、ｊ＝Ｊであるか否かを判断する（ステップＳ１８１０）。Ｊは第２引数ＥＬ内の文書数＋１である。ｊ＝Ｊでない場合（ステップＳ１８１０：Ｎｏ）、ステップＳ１８０５に戻る。一方、ｊ＝Ｊである場合（ステップＳ１８１０：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、ｉ＝Ｉであるか否かを判断する（ステップＳ１８１２）。Ｉは第１引数ＳＬ内の文書数＋１である。ｉ＝Ｉでない場合（ステップＳ１８１２：Ｎｏ）、ステップＳ１８０３に戻る。一方、ｉ＝Ｉである場合（ステップＳ１８１２：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、最短作業日数算出処理（ステップＳ１８００）を終了する。これにより、返り値ＴＰが出力される。なお、第３引数Ｔが存在する場合には、上述したように、最終的な最短作業日数ＴＰに第３引数を加算した返り値ＴＰが出力される。
【００８５】
＜全体における最短作業日数算出処理＞
図１９および図２０は、全体における最短作業日数算出処理の詳細な処理手順例を示すフローチャートである。なお、図１９および図２０中の最短作業日数算出処理については、図１８が適用される。
【００８６】
まず、図１９において、業務支援装置３００は、フローＤＢ４０２から第１業務フローおよび第２業務フローを取得する（ステップＳ１９０１）。たとえば、上述した業務フローＦＡを第１業務フロー、業務フローＦＢを第２業務フローとする。
【００８７】
つぎに、業務支援装置３００は、第１業務フローの先頭文書リストおよび末尾文書リストを第１業務フローから取得し、第２業務フローの先頭文書リストおよび末尾文書リストを第２業務フローから取得する（ステップＳ１９０２）。先頭文書リストおよび末尾文書リストは、それぞれ１以上の文書ＩＤを含む。
【００８８】
そして、業務支援装置３００は、第１業務フローと第２業務フローとの間において、所定の条件を満たす関連度の文書の組Ｒを取得する（ステップＳ１９０３）。所定の条件とは、たとえば、関連度の値がしきい値以上であるという条件である。また、関連度の値が上位ｎ番目以内という条件でもよい。業務支援装置３００は、ステップＳ１９０３により、特定した組Ｒが存在するか否かを判断する（ステップＳ１９０４）。存在しない場合（ステップＳ１９０４：Ｎｏ）、最短作業日数算出処理を実行する（ステップＳ１９０５）。
【００８９】
最短作業日数算出処理（ステップＳ１９０５）は、第１業務フローは第２業務フローと連携しないため、第１業務フローと第２業務フローのそれぞれについて、最短作業日数を算出する。具体的には、１つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１９０５）は、第１引数を第１業務フローの先頭文書リストＦ１Ｓ、第２引数を第１業務フローの末尾文書リストＦ１Ｅとし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔ１とする。また、２つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１９０５）は、第１引数を第２業務フローの先頭文書リストＦ２Ｓ、第２引数を第２業務フローの末尾文書リストＦ２Ｅとし、返り値を第２業務フローの最短作業日数Ｔ２とする。そして、業務支援装置３００は、第１業務フローの最短作業日数Ｔ１と第２業務フローの最短作業日数Ｔ２とのうち最大値を選択して、返り値Ｔとする（ステップＳ１９０６）。これにより、一連の処理を終了する。
【００９０】
また、ステップＳ１９０４において、特定の組Ｒが存在する場合（ステップＳ１９０４：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、特定の組Ｒの中から先頭の組Ｒ０を選択する（ステップＳ１９０７）。
【００９１】
業務支援装置３００は、先頭の組Ｒ０について、２つの最短作業日数算出処理を実行し（ステップＳ１９０８）、それらから得られる最短作業日数の最大値をとり（ステップＳ１９０９）、図２０のステップＳ２００１に移行する。
【００９２】
具体的には、１つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１９０８）は、第１引数を第１業務フローの先頭文書リストＦ１Ｓ、第２引数を先頭の組Ｒ内の文書Ｄ０１とし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔ１とする。２つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ１９０８）は、第１引数を第２業務フローの先頭文書リストＦ２Ｓ、第２引数を先頭の組Ｒ内の文書Ｄ０２とし、返り値を第２業務フローの最短作業日数Ｔ２とする。ステップＳ１９０９では、Ｔ１とＴ２の最大値が選択される。
【００９３】
つぎに、図２０において、業務支援装置３００は、変数ｋをｋ＝０に設定し（ステップＳ２００１）、特定した組Ｒの中から組Ｒ（ｋ＋１）を選択する（ステップＳ２００２）。ｋ番目の組ＲｋをＲｋ＝［Ｄｋ１，Ｄｋ２，Ｂｋ］と定義する。そして、業務支援装置３００は、２つの最短作業日数算出処理を実行し（ステップＳ２００３）、それらから得られる最短作業日数の最大値に、ステップＳ１９０９で得られた最短作業日数Ｔを加算して（ステップＳ２００４）、ステップＳ２００５に移行する。
【００９４】
具体的には、１つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ２００３）は、第１引数を第１業務フローの文書Ｄｋ１の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ１）、第２引数を組Ｒ（ｋ＋１）内の文書Ｄ（ｋ＋１）１とし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔ１とする。２つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ２００３）は、第１引数を第１業務フローの文書Ｄｋ２の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ２）、第２引数を組Ｒ（ｋ＋１）内の文書Ｄ（ｋ＋１）２とし、返り値を第２業務フローの最短作業日数Ｔ２とする。ステップＳ２００４では、業務支援装置３００は、Ｔ１とＴ２の最大値をとり、当該最大値にステップＳ１９０９で得られた最短作業日数Ｔを加算した値を返す。
【００９５】
このあと、業務支援装置３００は、ｋ＋２＝Ｋであるか否かを判断する（ステップＳ２００５）。Ｋは変数ｋの上限値であり、特定した組Ｒの個数である。ｋ＋２＝Ｋでない場合（ステップＳ２００５：Ｎｏ）、未選択の組Ｒが存在するため、ｋをインクリメントし（ステップＳ２００６）、ステップＳ２００２に戻る。一方、ｋ＋２＝Ｋである場合（ステップＳ２００５：Ｙｅｓ）、業務支援装置３００は、最短作業日数算出処理を実行する（ステップＳ２００７）。
【００９６】
具体的には、１つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ２００７）は、第１引数を第１業務フローの文書Ｄｋ１の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ１）＝ｎｅｘｔ（Ｄ（Ｋ−１）１）、第２引数を第１業務フローの末尾文書リストＦ１Ｅとし、返り値を第１業務フローの最短作業日数Ｔ１とする。２つ目の最短作業日数算出処理（ステップＳ２００７）は、第１引数を第２業務フローの文書Ｄｋ２の次に遷移する文書ｎｅｘｔ（Ｄｋ２）＝ｎｅｘｔ（Ｄ（Ｋ−１）２）、第２引数を第２業務フローの末尾文書リストＦ２Ｅとし、返り値を第２業務フローの最短作業日数Ｔ２とする。
【００９７】
そして、最後に、業務支援装置３００は、Ｔ１とＴ２の最大値をとり、当該最大値にステップＳ２００４で得られた最新の最短作業日数Ｔを加算した値を返す（ステップＳ２００８）。これにより、一連の処理を終了する。
【００９８】
このように、本実施例によれば、業務フローの改善による定量的な作業負担情報を提示することができる。また、作業負担情報として、改善後の業務フローにおける作業負担の削減量を出力することにより、当該業務フローにおいてどの程度作業負担が軽減されるかを定量的に提示することができる。また、関連元の文書を含む業務フローと関連先の文書を含む業務フローの全体の作業負担の削減量を出力することにより、全体として、どの程度作業負担が軽減されるかを定量的に提示することができる。また、両業務フローにおいて互いに方向が異なる関連度が含まれている場合でも、全体として、どの程度作業負担が軽減されるかを定量的に提示することができる。
【００９９】
また、作業負担情報として、改善後の業務フローにおいて関連元の文書を元に作成する場合の文書の作成日数を出力することにより、当該文書においてどの程度作業日数がかかるかを定量的に提示することができる。また、改善後の業務フローの作業日数を出力することにより、改善後の業務フローにおいて、どの程度作業日数がかかるかを定量的に提示することができる。また、両業務フローにおいて互いに方向が異なる関連度が含まれている場合でも、全体として、どの程度作業日数がかかるかを定量的に提示することができる。さらに、両業務フローから最短作業日数を提示することにより、両業務フローにおいて最短でどの程度作業日数がかかるかを定量的に提示することができる。
【０１００】
また、予測作業日数と実作業日数から、関連度に設定される重み付け係数を最適化し、次回作業負担情報を算出する際に最適化された重み付け係数を用いることにより、作業負担情報の算出精度の向上を図ることができる。
【０１０１】
また、改善後の業務フローにおいて、関連元文書と関連先文書との関連度を、関連元文書から関連先文書への図形情報（たとえば、矢印）で表示することにより、利用者は、文書間の関連性を直感的に把握することができる。
【０１０２】
このように、組織内の複数の課にまたが関連文書の作成業務フロー改善に取り組む利用者が、連携できそうな業務フローだけでなく、その作業負担情報も容易に特定することができる。これにより、上記業務フロー改善に必要となる、文書の棚卸、各業務間の連携可能性の調査、最適な業務フローの再設計といったプロセスを実施する時間や人的コストを低減することができる。また、一般的に業務フローを変更することに抵抗がある担当者が多いが、本実施例により、業務フロー変更による定量的な仕事削減量などの作業負担情報を担当者に伝えることができる。そのため、新しい業務フローへ抵抗なく変更してもらえることが期待することができる。
【０１０３】
なお、本発明は前述した実施例に限定されるものではなく、添付した特許請求の範囲の趣旨内における様々な変形例及び同等の構成が含まれる。例えば、前述した実施例は本発明を分かりやすく説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに本発明は限定されない。また、ある実施例の構成の一部を他の実施例の構成に置き換えてもよい。また、ある実施例の構成に他の実施例の構成を加えてもよい。また、各実施例の構成の一部について、他の構成の追加、削除、または置換をしてもよい。
【０１０４】
また、前述した各構成、機能、処理部、処理手段等は、それらの一部又は全部を、例えば集積回路で設計する等により、ハードウェアで実現してもよく、プロセッサがそれぞれの機能を実現するプログラムを解釈し実行することにより、ソフトウェアで実現してもよい。
【０１０５】
各機能を実現するプログラム、テーブル、ファイル等の情報は、メモリ、ハードディスク、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）等の記憶装置、又は、ＩＣカード、ＳＤカード、ＤＶＤ等の記録媒体に格納することができる。
【０１０６】
また、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、実装上必要な全ての制御線や情報線を示しているとは限らない。実際には、ほとんど全ての構成が相互に接続されていると考えてよい。
【符号の説明】
【０１０７】
４０１  文書ＤＢ
４０２  フローＤＢ
３００  業務支援装置
４０３  入力部
４０４  取得部
４０５  算出部
４０６  最適化処理部
４０７  出力部
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図１】
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【図９】
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