(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフロー対象の文書に対するアクセス権限を管理するようにしたワークフロー管理装置であって、
ワークフロー対象文書に対する依頼者から担当者への処理の依頼を受け付けて、依頼者と担当者とを記憶し、該依頼者と担当者との少なくとも２人に、前記文書へのアクセス権限を認めるように構成すると共に、
前記文書を前記担当者が未読か既読かを、所定時間間隔でチェックして記憶するためのチェック手段と、
前記チェック手段で未読であることを検出すると、その旨を前記依頼者と担当者とに電子メールで通知するための通知手段と、
前記文書への処理が所定期限内に処理されない場合に、前記ワークフロー対象文書をプリントするための出力手段、とを設けたことを特徴とする、ワークフロー管理装置。
【請求項２】
前記担当者が交代すると新たな担当者を記憶し、前記チェック手段で前記ワークフロー対象文書を未読として記憶することを特徴とする、請求項１のワークフロー管理装置。
【請求項３】
前記ワークフロー管理装置がファクシミリ装置であり、かつファクシミリ受信した文書をワークフロー対象の文書としたことを特徴とする、請求項１または２のワークフロー管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は、インターネットファクシミリ装置などを用いたワークフローの管理に関する。
【０００２】
【従来技術】
ワークフローの管理では、１つの処理対象の文書に複数の担当者が参加し、各担当者に処理対象の文書へのアクセス権限を認めるのが普通である。しかしながらこのようにすると、処理対象の文書を管理するためのデータベースのサイズが大きくなり、メモリ容量の小さな装置では実装が困難になる。また最新の所有者にのみアクセス権限を認めると、所有者が不在になると、処理が完全に止まってしまう。
【０００３】
【発明の課題】
この発明の課題は、ワークフロー対象の文書へのアクセス権限を簡単に管理でき、かつ担当者が不在の場合でも、ワークフローが完全には止まらないようにすることにある（請求項１〜３）。さらに、ワークフロー処理が所定の期限内に行われたかを監視することにある。
請求項３の発明での追加の課題は、ファクシミリ装置を用いて、受信ファクシミリ文書をワークフローの対象として管理できるようにすることにある。
【０００４】
【発明の構成】
この発明は、ワークフロー対象の文書に対するアクセス権限を管理するようにしたワークフロー管理装置であって、ワークフロー対象文書に対する依頼者から担当者への処理の依頼を受け付けて、依頼者と担当者とを記憶し、該依頼者と担当者との少なくとも２人に、前記文書へのアクセス権限を認めるように構成すると共に、前記文書を前記担当者が未読か既読かを、所定時間間隔でチェックして記憶するためのチェック手段と、前記チェック手段で未読であることを検出すると、その旨を前記依頼者と担当者とに電子メールで通知するための通知手段と、前記文書への処理が所定期限内に処理されない場合に、前記ワークフロー対象文書をプリントするための出力手段、とを設けたことを特徴とする（請求項１）。
【０００５】
好ましくは、前記担当者が交代すると新たな担当者を記憶し、前記チェック手段で前記ワークフロー対象文書を未読として記憶する（請求項２）。
【０００６】
また好ましくは、前記ワークフロー管理装置がファクシミリ装置であり、かつファクシミリ受信した文書をワークフロー対象の文書とする（請求項３）。
【０００７】
【発明の作用と効果】
この発明では、ワークフロー処理において、依頼者が担当者に処理を依頼すると少なくとも依頼者と担当者の２人に対し対象文書へのアクセス権限を認めるので、これらの者は例えば文書の閲覧が可能であり、担当者はその文書を処理することができる。そのため担当者が不在になった時などに、以前の担当者を依頼者として新たな担当者を定めてこれら担当者や依頼者を記憶するので、新たな担当者と依頼者との両者がその文書にアクセスすることができ、ワークフローが完全に止まってしまうことがない。またアクセス権限は担当者と依頼者の原則として２人にのみ認められるので、アクセス権限の管理が容易で、小規模なメモリしかない組込型の装置で、ワークフロー対象の文書を管理するのが容易になる。またこのモデルは依頼者と担当者とからなり、ワークフローの新たなモデルで、比較的定型処理が容易な文書の処理に適している（請求項１〜３）。
さらにこの発明では、担当者の文書の未読／既読の状態を所定時間間隔でチェックして、未読であればその旨の電子メールを依頼者と担当者とに通知するので、ワークフロー処理を滞りなく行うことができる。また所定期限内にワークフロー処理が終了しない場合には、対象文書を強制プリントして緊急にバックアップすることができる。
【０００８】
請求項２の発明では、担当者の交代があれば対象文書の未読／既読状態をリセットして未読状態とするので、誤って既読とされることがない。
【０００９】
請求項３の発明では、ファクシミリ装置をワークフロー管理装置とし、ファクシミリ受信した文書をワークフローの対象として処理する。このため、ファクシミリ装置の新たな使い方が可能になる。
【００１０】
【実施例】
図１〜図７に、インターネットファクシミリ装置２を用いた実施例を示す。インターネットファクシミリ装置２は、ＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルータ８に接続され、ルータ８はインターネット１０に接続されている。ＬＡＮ４には、受付端末１２と担当者の端末１３〜１６とが接続され、これらは例えばパーソナルコンピュータである。そしてインターネットファクシミリ装置２は、公衆電話回線網１８を介して、在来のＧ３やＧ４ファクシミリの送受信ができるようにしてある。
【００１１】
インターネットファクシミリ装置２には、Ｇ３ファクシミリ機能処理部２０があり、公衆電話回線網１８を介して、Ｇ３やＧ４のファクシミリの送受信を行う。またインターネットファクシミリ機能処理部２２では、メールサーバ６やルータ８などを介して、例えば電子メール形式で、インターネットファクシミリの送受信を行う。
【００１２】
コピー機能処理部２４は、インターネットファクシミリ装置２に設けられたスキャナとプリンタとを用いて、コピーを行い、ネットワークプリンタ機能処理部２６は、端末１２〜１６などからの依頼に応じて、ネットワークプリンタとしてプリントを行う。スキャナ機能処理部２８は画像を読み取り、端末１２〜１６などに送信するなどの処理を行う。HTTPサーバ機能処理部３０は、インターネットファクシミリ装置２にブラウザを用いてアクセスした端末に対し、Webページを送出し、端末からの要求に応じて様々なコンテンツを送出し、かつ端末からの入力を受け付ける。
【００１３】
インターネットファクシミリ装置２が置かれている環境は、数人〜１０人以下の人が勤務している小規模なオフィスに対応し、外部との文書通信はインターネットファクシミリ装置２を中心としたものになる。受付端末１２のユーザは、例えば着信したファクシミリ文書をチェックし、この文書を処理するのに適切な担当者を選んで、その担当者に処理を依頼する。また期限内に処理が行われるように配慮する。
【００１４】
ワークフローの対象となる受信したファクシミリ文書の内容は、発注書やそれに対する請け書、見積書、日常の業務連絡、様々な予約、通信教育の場合の添削用のレポートや答案などとする。これらの受信ファクシミリ文書は定型的な処理が可能で、原則として１人の担当者で、決められた時間内に処理することが可能なものである。そこで受付端末１２のユーザは、受信したファクシミリ文書のうちでワークフローとして処理すべきものを選択し、担当者を指定する。そこで受付端末１２のユーザが最初の依頼者となり、指定された担当者が最初の担当者となる。
【００１５】
またインターネットファクシミリ装置ではなく、単にＧ３やＧ４のファクシミリ装置でも良い。受信したファクシミリ文書に対するワークフローを割り当てられる担当者は、ＬＡＮ４に接続された端末を持つ担当者に限らず、インターネットファクシミリ装置２に、ファクシミリやインターネットなどで接続された遠隔の端末を持つ担当者でも良い。
【００１６】
３２はワークフロー管理部で、管理対象のワークフロー対象となる文書をリストして管理するための、ワークフロー文書管理テーブル３４を備えている。タイムアップ処理部３６は、期限内に処理対象の文書への処理が完了しなかった場合、その文書をインターネットファクシミリ装置２でプリントする。このプリントは強制的に行われるので、強制プリントと言う。またタイムアップ処理部３６は、プリント時に警報音を発する、全ての端末１２〜１６に通知を行う、などの追加的な処理を行っても良い。
【００１７】
不在処理部４０は、端末１２〜１６から担当者が不在であるとの設定を受け付けて記憶し、不在の担当者に受信ファクシミリ文書の処理が割り当てられないようにする。４２はメモリで、受信したファクシミリ文書やスキャンした文書、ワークフローでの処理が終わった文書などを保存する。なおメモリ４２には、各担当者毎のフォルダが設けられている。また処理済みの文書を保存するフォルダをアーカイブと呼び、処理完了の入力がされると、ワークフロー対象の文書はアーカイブに移される。
【００１８】
図２に、ワークフローの発生から処理までの流れを示す。ワークフローは何らかの処理を要するファクシミリ文書を受信することなどにより発生し、受付端末１２で受信ファクシミリ文書の概要をチェックし、担当者と処理期限とを指定する。なおマニュアルで担当者や処理期限を発生させることに代えて、インターネットファクシミリを受信した際のヘッダやサブジェクトの記載などから、処理の要否と担当者並びに処理期限を定めるようにしても良い。また在来のＧ３ファクシミリなどの場合、受信したファクシミリ原稿に対するOCR処理により、処理の要否と担当者並びに処理期限を定めるようにしても良い。これらの場合も、受付端末のユーザが最初の依頼者となる。ワークフローはこれ以外に、スキャンした文書や担当者が端末で作成した文書などに対しても発生する。
【００１９】
受信したファクシミリ文書などに対して担当者が定まり、処理期限が指定されると、この受信文書は担当者のフォルダに入れられる。担当者はフォルダを開いてこの受信文書を参照し、指定された期限内に処理を行う。この間、処理対象の受信文書へのアクセス権限は、依頼者と担当者とに認められ、担当者が交替すると、元の担当者と新たな担当者にアクセス権限が認められる。
【００２０】
そして処理が行われると、受信したファクシミリ文書はアーカイブに移される。一方担当者が自己のフォルダから処理すべき文書を開かない場合には通知がなされ、また処理期限内に処理が行われない場合には、強制プリントなどにより警告される。
【００２１】
次に、担当者が自分１人では処理できない場合や、自分が処理するには適していない文書である場合、次の担当者を定めて文書の処理を引き渡す。このように実施例では、ワークフローに対して原則として１人の担当者が指定され、その担当者では処理できない場合、次の１人の担当者にバトンタッチする。ワークフロー対象の文書には、依頼者と担当者にアクセス権限があり、これ以外に特定の上司などにアクセス権限を認めても良い。なお担当者が交替すると、元の担当者と新しい担当者とにアクセス権限が認められる。なお各担当者はオフィスを不在にする場合、インターネットファクシミリ装置２に不在にすることを設定でき、その場合、不在処理部４０がその旨を記憶する。
【００２２】
図３に、ワークフロー文書管理テーブル３４の例を示す。各ワークフロー文書に対して文書IDが指定され、件名として受注処理や問い合わせなどが記憶され、ワークフロー文書として登録した時刻、並びに処理を完了した時刻（処理時刻）が記憶される。ワークフローでの処理対象の文書は、担当者のフォルダに入れられ、担当者がフォルダからこの文書を読み出すと、既読のフラグがセットされる。
【００２３】
処理期限はワークフローの処理を完了すべき期限であり、通知間隔は例えば分単位で、この間隔の時間が経過する毎に、ワークフロー管理部は既読か未読かをチェックし、未読であれば依頼者の端末並びに担当者の端末にその旨をｅメールなどで通知する。担当者はこのワークフローを処理することを担当し、原則として１人である。依頼者は受付端末１２のユーザで、担当者の交代が行われた場合、元の担当者が新たな依頼者となる。
【００２４】
ここで文書ID1236のワークフローへの処理を示すと、当初の担当者である山田氏が、自分よりも秋山氏が担当することが相応しいと感じた場合、受付担当者がしたのと同様にして、秋山氏にワークフローの処理を依頼する。これによって依頼者は元の担当者の山田氏に上書きされ、新たな担当者として秋山氏が指定される。担当者が交代しても処理期限は同じであるが、担当者が交代すると、未読／既読の状態は原則として未読に戻される。このように担当者が交代した場合、元の担当者を新たな依頼者とすることにより、処理の経過が分かりやすくなる。秋山氏が処理期限前に文書の処理を完了すると、処理時刻が記憶され、該当する文書は秋山氏のフォルダからアーカイブへと移される。
【００２５】
図４に、ワークフロー管理テーブルでの依頼者や担当者の処理を示す。ステップ１で、ワークフロー文書管理テーブルに新規ワークフロー文書を登録し、文書ID、件名、登録時刻、担当者、依頼者などの情報がセットされ、ステップ２では入力が担当者からのものか依頼者からのものかをチェックし、依頼者から担当者の変更入力があると（ステップ３）、ワークフロー文書管理テーブルでの担当者の情報を変更する（ステップ４）。
【００２６】
担当者からの入力があると（ステップ２）、処理済みとの入力か処理の依頼入力かをチェックし（ステップ５）、処理の依頼入力であれば元の担当者を新たな依頼者とし、新たに依頼された担当者を担当者として記憶するように、ワークフロー文書管理テーブルを修正する（ステップ６）。また処理が完了した場合、ワークフロー文書管理テーブルの該当文書の記録に、処理時刻をセットする（ステップ７）。この間、該当文書にアクセスを認められるのは、依頼者と担当者の２人である。
【００２７】
図５に、ワークフローの処理の依頼画面を示す。これは例えば受付端末からインターネットファクシミリのHTTPサーバ機能処理部にアクセスし、ワークフローの処理依頼のページの送出を受けた際のものである。新着文書として新着ファクシミリ文書と新規スキャン文書とがあるものとし、例えば新着ファクシミリ文書に対して秋山秀司氏に処理を依頼するものとする。
【００２８】
処理を依頼する相手先は、インターネットファクシミリ装置に登録されているユーザの範囲で、ボタンをクリックして変更できる。コメント欄には「処理をお願いします」などの適宜のコメントを書き込むことができ、重要度などに応じて種別の選択ができる。指定時刻は処理期限であり、これ以外に通知間隔を設定できる。
【００２９】
なお各端末で不在を設定する場合、不在設定をONすればよく、不在設定を解除する場合にはOFFすればよい。そして不在の担当者に処理を依頼しようとすると、その担当者は不在なので依頼できませんとの旨の表示が、受付端末に表示される。なお不在の担当者への依頼を禁止することに代えて、不在を設定する際に担当者は転送先を設定できるようにして、不在の担当者に処理を依頼すると、転送先へワークフロー文書が転送される、あるいは転送先へ処理依頼の通知が送信させるようにしても良い。処理の依頼を行うとワークフロー文書管理テーブルに管理用のデータがワークフロー１件分書き込まれる。
【００３０】
このようにして、受付端末から１人の担当者を指定され、文書の処理が依頼される。依頼された文書は、指定された担当者のフォルダに入れられ、担当者がフォルダを開いてその文書を読み出すと、状態が未読から既読に変更され、処理が終了すると、アーカイブにその文書が移される。ワークフローの処理状態はワークフロー文書管理テーブルを見ると確認でき、このテーブルは例えば受付端末から見ることができる。さらに通知間隔の時間毎に、未読／既読の状態がチェックされ、未読であると受付端末（依頼者の端末）と担当者の端末とに通知がされる。この通知は、受付端末に対しては「ＩＤ＊＊で担当者○○様に依頼した文書が未読です」などのもので、担当者の端末に対しては、「フォルダを開いてワークフロー文書を読み出して下さい」などとする。
【００３１】
処理期限内に文書が処理されなかった場合、処理対象の文書を強制プリントする。これ以外に例えば処理期限の３０分前に依頼者の端末と担当者の端末とに「○○の文書が未処理です」などをｅメールなどで通知するようにしても良い。ここで、期限内に処理されなかった文書がある場合に強制プリントするのは、オフィスの全員の目にとまるようにして緊急に対策がとれるようにするためである。これに対して複数の担当者を定める通常のワークフローであれば、ワークフローの処理が遅れれば、他の担当者が気づき、強制プリントを行う必要はあまりない。
【００３２】
図６，図７に、強制プリントの例を示す。図６はワークフロー対象の文書のヘッダの部分に、未処理である旨をプリントし、インターネットファクシミリ装置からプリントするようにしたものである。ここで現在の所有者（担当者）などを同時に印刷しても良い。
【００３３】
図７は、ワークフロー対象の文書とは別のページに、タイムアップした文書である旨のチェックメッセージを添付するようにしたものである。この場合も同様に、担当者の氏名などを印刷しても良い。
【００３４】
以上のようにすると、ファクシミリ受信した文書に対して、マニュアルで、あるいは自動的に、依頼者と担当者と処理期限とを定め、処理を依頼することができる。依頼された処理に対して文書を読み出したか、期限内に処理を完了したかがチェックされ、文書の読み出しが遅れている場合には文書を読み出すようにとの通知がｅメールなどでされる。
【００３５】
そしてワークフロー対象の文書には、依頼者と担当者の２人にアクセス権限があるので、担当者が不在になったような場合でも、依頼者がアクセスでき、ワークフローが完全に止まることがない。また期限内に処理が行われない場合には、強制プリントにより緊急にバックアップできるようにしてある。
【００３６】
このようにすると、受信したファクシミリ文書をハードコピーして受付担当者が個々の担当者に手渡し、管理台帳やメモなどに処理期限を定めてマニュアルで管理するのを、ペーパーレス的な運用に変更することができる。担当者への処理の依頼や処理期限の管理などは、ワークフロー管理部などで行われ、受信文書の配布はＬＡＮを通じて行われる。
【００３７】
なお実施例は、依頼者／担当者のモデルで説明したが、担当者が複数いる場合、現在の担当者と以前の担当者（現在の担当者が最初の担当者の場合は依頼者）に対してアクセス権限を認めればよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】  実施例のインターネットファクシミリ装置の使用環境を示すブロック図
【図２】  実施例での、ファクシミリ文書の受信に基づく、ワークフローの発生と、管理とを示す図
【図３】  実施例でのワークフロー文書管理テーブルと、担当者の交替や処理の完了に基づくテーブルのデータの推移を示す図
【図４】  実施例での、担当者と依頼者との管理アルゴリズムを示すフローチャート
【図５】  実施例での、処理の依頼設定画面を示す図
【図６】  実施例での、タイムアップ時の強制プリントの例を示す図
【図７】  実施例での、タイムアップ時の強制プリントの例を示す図
【符号の説明】
２          インターネットファクシミリ装置
４          ＬＡＮ
６          メールサーバ
８          ルータ
１０        インターネット
１２        受付端末
１３〜１６  担当者の端末
１８        公衆電話回線網
２０        Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２２        インターネットファクシミリ機能処理部
２４        コピー機能処理部
２６        ネットワークプリンタ機能処理部
２８        スキャナ機能処理部
３０        HTTPサーバ機能処理部
３２        ワークフロー管理部
３４        ワークフロー文書管理テーブル
３６        タイムアップ処理部
４０        不在処理部
４２        メモリ
【図１】
0003951226.tif 000002
【図２】
0003951226.tif 000003
【図３】
0003951226.tif 000004
【図４】
0003951226.tif 000005
【図５】
0003951226.tif 000006
【図６】
0003951226.tif 000007
【図７】
0003951226.tif 000008