(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
宛先グループ管理部は、電子メールの宛先をグループ化して管理し、
電子メール保存部は、送信済み電子メールおよび前記送信済み電子メールの宛先グループを対にして記憶装置に保存し、
電子メール作成部は、前記記憶装置に格納された送信済み電子メールを雛型とした新規電子メールを作成する際に、その内容を確認しながら新規電子メールの宛先を編集可能とするために前記送信済み電子メールに対応する前記宛先グループを前記記憶装置から読み出して該新規メールの宛先として表示し、
電子メール作成部は、前記新規電子メールの宛先グループと、前記宛先グループ管理部に管理され前記新規電子メールの宛先グループに対応する宛先グループとの間に宛先の差異があるか否か判定し、該差異が生じた場合、前記新規電子メールの宛先を表示する際に、前記差異のある宛先を明示的に表示することを特徴とした電子メールクライアント装置。
【請求項２】
宛先グループ管理部は、電子メールの宛先をグループ化して管理し、
電子メール保存部は、送信済み電子メールおよび前記送信済み電子メールの宛先グループを対にして記憶装置に保存し、
電子メール作成部は、前記記憶装置に格納された送信済み電子メールを雛型とした新規電子メールを作成する際に、その内容を確認しながら新規電子メールの宛先を編集可能とするために前記送信済み電子メールに対応する前記宛先グループを前記記憶装置から読み出して該新規メールの宛先として表示し、
電子メール作成部は、前記新規電子メールの宛先グループと、前記宛先グループ管理部に管理され前記新規電子メールの宛先グループに対応する宛先グループとの間に宛先の差異があるか否か判定し、該差異が生じた場合、前記新規電子メールの宛先を表示する際に、前記差異のある宛先を明示的に表示することを特徴とした電子メール表示方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メール管理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来は、特開平２００１−２８５０４０号公報に開示されるように、送信済み電子メールの宛先に応じて、その送信済み電子メールを特定のフォルダに振分ける機能を持ち、電子メール作成者の電子メール管理作業の軽減を図る電子メールクライアントがある。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来技術は、送信済み電子メールの宛先を見て特定のフォルダに電子メールを振分けることで、すでに送信した電子メールを容易に管理する。しかし、現在編集中の送信済み電子メールの宛先が特定の宛先グループに所属しているかどうかを容易に確認することができないため、送信済み電子メールの宛先を1つ1つ確認する必要があり、この作業が電子メール作成者の負担になっている。
【０００４】
一般に、新規電子メールの作成方法には、（１）全く新規の電子メールを一から作成する方法、（２）送信済み電子メールをベースにして、その送信済み電子メールの宛先を新規電子メールの宛先にコピーしてから、新規電子メールに必要な宛先を追加・削除する方法、（３）受信電子メールをベースにして、電子メールの送信者と、場合によっては全ての受信者をも加えた宛先を設定する方法などがある。
【０００５】
新規電子メールの宛先指定を簡易化するための一般的手法として、宛先グループ管理機構を使うことがある。この宛先グループ管理機構は、複数の宛先を集めた「宛先グループ」を定義・編集する機能を持つ。
【０００６】
コンピュータネットワークが一般生活に入り込んでいる現代社会においては、企業・団体活動における業務連絡に電子メールを用いることが多くなっている。業務連絡のための電子メールを新規に作成する場合、個人の宛先を1つ1つ指定するよりも、「A部署、B部署の所属メンバ」のように宛先をグループ化して指定することが多い。宛先グループ管理機構は、このような宛先のグループ化を実現している。すなわち、ある宛先グループを登録しておき、個々の宛先を宛先グループに追加する。そして、電子メール作成時には、宛先を1つ1つ指定するのではなく、宛先グループで指定する。
【０００７】
電子メールクライアントシステムは、送信済み電子メールをベースにして新規電子メールを作成する場合、新規電子メールの宛先として送信済み電子メールの宛先と同じ宛先を初期設定する。電子メール作成者は、初期設定された宛先が所望の宛先に対して過不足がないかを確認し、必要であれば宛先を追加・削除する。初期設定された宛先は、個々の宛先がどの宛先グループに所属しているかを示す情報を持たない。
【０００８】
このため、初期設定された新規電子メールの宛先が特定の宛先グループに所属していることを電子メール作成者が期待している場合、その事実を確認するために「個々の宛先の羅列」に対して「宛先が所望の宛先グループに所属しているかどうか」を確認していた。この確認作業が電子メール作成者の大きな負担になっていた。
【０００９】
【発明の属する技術分野】
本発明の目的は、電子メール作成者が送信済み電子メールをベースとして新規電子メールを作成する際、電子メールの宛先に過不足がないか確認する作業の負担を軽減することにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、宛先が宛先グループにより指定された送信済み電子メール(以下、『宛先グループ指定の送信済み電子メール』と称する)をベースにした新規電子メールを作成する場合、送信済み電子メールの宛先がどのグループに所属していたかを確認する確認手段により、個々の宛先を1つ1つ確認する作業を軽減することができる。
【００１１】
さらに、ベースとした送信済み電子メールの宛先グループが、送信済み電子メールの送信後にユーザ操作により編集され、宛先グループからある宛先が追加あるいは削除された場合、その事実を明示的に表示することで、新規電子メールの宛先に過不足がないか確認を促し、個々の宛先の確認作業を軽減する。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施の形態を、図面を用いて詳細に説明する。
【００１３】
図1は、本発明における電子メールクライアントシステムの構成例を示すブロック図である。
【００１４】
図１において、電子メールクライアントシステム１１は、ネットワーク１６を介して電子メールサーバシステム１７に接続され、電子メールを送受信する。電子メール作成者１０は、電子メール作成部１３を介して新規電子メールの本文と宛先を入力する。電子メール作成者１０は、宛先グループ管理部１２を介して新規電子メールの宛先を指定することもできる。このとき電子メール作成者１０は、宛先の指定手段として、宛先グループを選択することも、個々の宛先を選択することもできる。
【００１５】
電子メール作成部１３は、送信済み電子メールをベースとした新規電子メールの宛先を、以下のようにして設定する。
【００１６】
まず、電子メール作成者１０が電子メール保存部１４を介して、ベースとする送信済み電子メールを指定する。電子メール保存部１４は、以前送信した電子メールを、送信した電子メールの宛先または宛先グループと対にして保存している。よって、電子メール作成部１３に、その宛先グループのコピーを渡すことができる。
【００１７】
電子メール作成部１３は、渡された宛先グループのコピーを、新規電子メールの宛先グループとして設定する。
【００１８】
電子メール作成部１３は、新規電子メールの宛先または宛先グループを、後述する表示方法で、電子メール作成者１０に提示する。この表示方法により、電子メール作成者１０が宛先に過不足がないかどうかを確認する作業を軽減する。宛先の過不足を見つけた場合、電子メール作成者１０は、宛先を追加または削除して、所望の宛先を設定する。
【００１９】
電子メール送受信部１５は、完成した電子メールをネットワーク１６に向けて送信する。電子メール保存部１４は電子メール送信時に、送信する電子メールとその宛先または宛先グループを対にして保存する。
【００２０】
次に、図２を用いて、本システムによって電子メール作成者が宛先の過不足を簡易に確認できるような、宛先の表示方法を説明する。
【００２１】
図２は、宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとした新規電子メールの、宛先設定時に表示される画面の例を示したものである。ここで、新規電子メールの宛先G1(２１)は、送信済み電子メールの作成時に指定されていた宛先グループをコピーして作成したものである。送信済み電子メールの作成時点では、その宛先グループG1(２１)の中にはA氏(２２),B氏(２３),C氏(２４),D氏(２５),E氏(２６)が含まれているものとする。各宛先の先頭に付けた「○」印は、宛先グループG1にこれらの宛先が含まれていることを示している。
【００２２】
このように、宛先グループとそのグループに所属している宛先を、階層関係を持たせて表示する。この表示方法により、電子メール作成者１０は、A氏からE氏までの個々のアドレスが宛先グループG1に所属していたことを知ることができる。電子メール作成者１０が、新規電子メールの宛先として、宛先グループG1に所属する宛先を指定しようとしているとき、送信済み電子メールからコピーしてきた宛先が、確かに宛先グループG1に所属していることを一目で確認できる。
【００２３】
新規電子メールの宛先グループのベースとした送信済み電子メールの宛先グループが、複数個指定されていた場合は、新規電子メールの宛先グループの表示方法を次のようにする。すなわち、複数の宛先グループを包含する１つの統括的な宛先グループを仮想的に作成し、その統括的な宛先グループを表示する。各宛先グループに所属する宛先は、統括的な宛先グループに所属するものとして階層的に表示する。また、各宛先の付加情報として、それらがどの宛先グループに所属していたかを表示する。例えば、宛先Aが宛先グループG1,G2に所属していた場合、宛先Aの表示部に、宛先Aが宛先グループG1,G2に所属しているという情報を表示する。
【００２４】
宛先グループ指定の送信済み電子メールの宛先をコピーして、新規電子メールの宛先を作成する場合、送信済み電子メール３７の作成時点の宛先グループが、宛先グループ管理部１２により変更された可能性があることである。この場合、電子メール作成者１０に対して、宛先グループの変更に関する情報を明示することで、宛先確認作業を軽減させることができる。
【００２５】
以下、このことを図３を用いて説明する。ここでは宛先グループとして図２の宛先グループG1(２１)を送信済み電子メールからコピーして、新規電子メールの宛先グループG1'(３１)として使用する場合を例にとって説明する。
【００２６】
送信済み電子メール３７をベースとした新規電子メールを作成する以前に、宛先グループ管理部１２により管理されている宛先グループG1(３２)からB氏(２３)が削除され、F氏(２７)が追加されたものとする。
【００２７】
新規電子メールの宛先グループG1'(３１)は、送信済み電子メール３７の宛先グループG1(２１)をコピーして作成する。新規電子メールの作成時に表示される宛先グループG1'(３１)に関する情報として、B氏(２３),F氏(２７)に関する部分を、メッセージなどを用いて明示的に表示する。すなわち、新規電子メールの宛先グループG1'(３１)に入っているB氏(２３)は、すでに宛先グループG1の最新状態(３２)から削除されているので、新規電子メールの宛先からもB氏(２３)を削除すべき可能性が高いことを電子メール作成者１０に示す。また、新規電子メールの宛先グループG1'(３１)に入っていないF氏(２７)は、宛先グループG1の最新状態(３２)に含まれているので、新規電子メールの宛先にF氏(２７)を追加すべき可能性が高いことを電子メール作成者１０に示す。
【００２８】
前記情報を示された電子メール作成者１０は、新規電子メールの宛先に対して、（１）B氏(２３)を削除すべきかどうか、（２）F氏(２７)を追加すべきかどうかを判断し、所望の宛先を設定する。
【００２９】
従来、電子メール作成者１０は、（１）,（２）の確認をするために以下の(a)〜(c)の作業を実施する必要があった。すなわち、(a)A氏,B氏,C氏,D氏,E氏が含まれる宛先グループを、宛先グループ管理部１２を検索して探し出す、(b)探し出した宛先グループに含まれる宛先と、新規電子メールの宛先を1つ1つ見比べながら、新旧のグループ構成に変化がないか確認する、(c)最新状態の宛先グループからB氏が削除され、F氏が追加されたことを(b)の作業によって認識し、（１）,（２）を確認する、という煩雑な確認をする必要があったが、このような煩雑な作業が軽減される。
【００３０】
次に、図４を用いて、宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとした新規電子メールを作成する場合の、本システムの動作を説明する。ここでも、宛先グループとして図２の宛先グループG1(２１)を送信済み電子メール３７からコピーして、新規電子メールの宛先グループG1'(３１)として使用する場合を例にとって説明する。
【００３１】
電子メール作成部１３は、電子メール保存部１４から送信済み電子メール３７と対になって保存されている宛先グループ２１をコピーして、新規電子メールの宛先グループG1'(３１)として初期設定する。電子メール作成部１３は、宛先グループ管理部１２に対して、新規電子メールの宛先グループG1'(３１)に含まれている宛先が、最新の宛先グループG1(３２)に含まれている宛先と同一であるか照合する。すなわち、ベースとした電子メールの送信時点から、新規電子メールを作成する時点までの間に、宛先グループG1(３２)に含まれる宛先に変更が加えられたかどうかを確認する。電子メール作成部１３は、変更が加えられた宛先に対しては図３のB氏(２３)、F氏(２７)のようにメッセージなどを明示的に表示する。
【００３２】
次に、図４、図５を用いて、図２、図３の表示方法を実現する動作の流れを説明する。
【００３３】
まず、宛先グループ管理部１２から、ベースとした送信済み電子メール３７の宛先グループの最新状態G1(３２)を取り出す(ステップ４１)。以下では、送信済み電子メール３７の宛先グループが１つだけ指定された場合を例にして説明する。
【００３４】
宛先グループが複数個指定されていた場合は、それらの宛先グループを統括する１つの仮想的な宛先グループを作成してから、その統括的な宛先グループを対象にして以下と同様な処理を行う。
【００３５】
次に、新規電子メールの宛先グループG1'(３１)の初期状態、すなわち送信済み電子メール３７の宛先グループからコピーしてきた宛先グループG1(２１)の中の各宛先Aについて、以下に述べる動作を繰り返す(ステップ４２)。まず、宛先Aが新規電子メールの宛先として指定されたことを明示するため「○」印を宛先Aの表示箇所に明示する(ステップ４３)。
【００３６】
次に、宛先AがグループG1(３２)に含まれているかどうか調べる(ステップ４４)。含まれていない場合、宛先AがグループG1(３２)に所属していないことをメッセージで明示的に表示する(ステップ４５)。このようにして、電子メール作成者１０に対して、新規電子メールの宛先から宛先Aを削除する必要がないかどうか、確認を促す。
次に、グループG1(３２)に含まれる各宛先Bについて、以下を繰り返す(ステップ４６)。まず宛先Bが宛先グループG1'(３１)に含まれているかどうか調べる(ステップ４７)。含まれていない場合、宛先グループG1(３２)に宛先Bが新しく追加されたことをメッセージで明示的に表示する(ステップ４８)。このようにして、電子メール作成者１０に対して、新規電子メールの宛先に宛先Bを追加する必要がないかどうか、確認を促す。なお、この宛先Bには「×」印を付けて、新規電子メールの宛先に含まれていないことも明示的に表示する。
【００３７】
本実施の形態によれば、宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとして新規電子メールを作成する際、新規電子メールの宛先がどの宛先グループに所属していたかの確認作業を軽減できる。
また、宛先グループが変更されていた場合、その変更に追随して宛先を削除・追加すべき可能性が高いが、削除・追加対象となる可能性がある宛先が明示され、宛先の過不足を確認する作業が軽減される。
【００３８】
【発明の効果】
本発明によれば、宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとして新規電子メールを作成する際、新規電子メールの宛先がどの宛先グループに所属していたかの確認作業を軽減できるという効果がある。
【００３９】
また、本発明により、宛先グループが変更されていた場合、その変更に追随して宛先を削除・追加すべき可能性が高いが、削除・追加対象となる可能性がある宛先が明示され、宛先の過不足を確認する作業が軽減されるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明における電子メールクライアントシステムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとした新規電子メールの、宛先設定時に表示される画面の例を示す図である。
【図３】宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとした新規電子メールの、宛先設定時に表示される画面の例で、宛先グループが変更された場合の表示例を示す図である。
【図４】宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとした新規電子メールを作成する場合の、本システムの動作例を説明するための図である。
【図５】宛先グループ指定の送信済み電子メールをベースとした新規電子メールを作成する場合の、宛先設定画面を表示するための処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０  電子メール作成者
１１  電子メールクライアントシステム
１２  宛先グループ管理部
１３  電子メール作成部
１４  電子メール保存部
１５  電子メール送受信部
１６  ネットワーク
１７  電子メールサーバシステム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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