(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルに対し、文書ファイルの先頭部分に該当する検索項目情報を挿入する挿入手段と、
文書ファイルの検索項目情報を蓄積したデータベースの検索項目情報を参照して、該当する文書ファイルを検索する検索手段と、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力手段と、
前記第１の出力手段によって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルに前記挿入手段が検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力手段と、
前記第２の出力手段により出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成手段と、
前記文書作成手段による文書ファイルの編集処理が行われた後、該文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新手段と、
を設けたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
文書ファイル及び該文書ファイルの検索項目情報を記憶するデータベースを有する文書管理装置における文書管理方法であって、
前記文書管理装置が、
検索項目情報を前記データベースの検索項目情報を参照して、操作者が入力した検索条件の文書ファイルの検索を行う検索ステップと、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力ステップと、
前記第１の出力ステップによって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルの先頭部分に検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力ステップと、
前記第２の出力ステップにより出力された文書ファイルの編集処理を行う文書作成ステップと、
前記文書作成ステップによって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、前記データベースの検索項目情報の自動更新を行う更新ステップと、
を設けたことを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、関連した多数の文書を管理しながら作成する文書管理装置及び文書管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
全ての文書に関する情報をデータベースに登録し、そのデータベースから編集すべき文書を検索する。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
全ての文書に関する情報をデータベースに登録する作業が必要となるので、その作業に労力が費やされる。
【０００４】
本発明は上記従来の事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、関連した多くの文書を容易に効率良く管理することが可能となる装置及び方法を提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
・第１発明の装置
文書ファイルに対し、文書ファイルの先頭部分に該当する検索項目情報を挿入する挿入手段と、
文書ファイルの検索項目情報を蓄積したデータベースの検索項目情報を参照して、該当する文書ファイルを検索する検索手段と、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力手段と、
前記第１の出力手段によって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルに前記挿入手段が検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力手段と、
前記第２の出力手段により出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成手段と、
前記文書作成手段による文書ファイルの編集処理が行われた後、該文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新手段と、
を設けたことを特徴とする。
・第２発明の方法
文書ファイル及び該文書ファイルの検索項目情報を記憶するデータベースを有する文書管理装置における文書管理方法であって、
前記文書管理装置が、
検索項目情報を前記データベースの検索項目情報を参照して、操作者が入力した検索条件の文書ファイルの検索を行う検索ステップと、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力ステップと、
前記第１の出力ステップによって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルの先頭部分に検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力ステップと、
前記第２の出力ステップにより出力された文書ファイルの編集処理を行う文書作成ステップと、
前記文書作成ステップによって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、前記データベースの検索項目情報の自動更新を行う更新ステップと、
を設けたことを特徴とする。
【０００６】
【作用】
文書の作成作業を行なう者は同文書の検索で必要となる文字列をその文書内に挿入する。
検索項目設定手段２０は作成された文書内から同文書の検索に必要となる上記文字列の抽出条件を予め設定する。
【０００７】
文書検索情報登録手段２２は設定された条件に基づいて作成済みの文書からこの文字列を抽出し、抽出した文字列を作成済みの文書（文字列を抽出した文書）と対応させて登録する。
【０００８】
編集文書検索手段２４は文書検索の条件が与えられると、この条件に合致した文字列を登録内容から検索し、検索した文字列と対応した文書を登録内容より特定する。
【０００９】
【実施例】
図３には実施例の構成が示されており、同図において、複数の端末３００がネットワーク３０２を介してワークステーション３０４と接続されている。
【００１０】
ワークステーション３０４にはハードディスク３０６が設けられており、このシステムの管理者はいずれかの端末３００またはワークステーション３０４を、文書編集の作業者は任意の端末３００を各々操作する。
【００１１】
図４において、システムの管理者はいずれかの端末３００またはワークステーション３０４を操作し、対象となる文書群の管理体系に沿って文書の目次を設定し（ステップ４００）、目次の各項目に該当の文書名を割り当てる（ステップ４０２）。
【００１２】
例えば管理対象の文書群がＡ，Ｂ，Ｃに区分でき、Ａに文書ａ１，ａ２及びａ３が、Ｂに文書ｂ１，ｂ２及びｂ３が、Ｃに文書ｃ１，ｃ２及びｃ３が各々属する場合、管理者は目次Ａ，Ｂ，Ｃを設定し、目次Ａの各項目に文書ａ１，ａ２及びａ３の名称を割り当て、
目次Ｂの各項目に文書ｂ１，ｂ２及びｂ３の名称を割り当て、目次Ｃの各項目に文書ｃ１，ｃ２及びｃ３の名称を割り当てる。
【００１３】
最後に、記入欄の情報全てが自動的に文書群管理用のデータベースに登録される（ステップ４１０）。そのデータベースはハードディスク３０６に予め構築されている。
【００１４】
文書編集の作業者がいずれかの端末３００からワークステーション３０４へログインすると、図６において、その端末３００は目次検索を行なうか否かの問い合わせ表示を最初に行なう（ステップ６００）。
【００１５】
目次検索を行なう旨の指示を入力すると、文書目次の一覧が表示されることから、作業者は端末３００を操作していずれかの目次を選択する（ステップ６０２）。
【００１６】
これにより、作業者選択の目次に割り当てられていた文書名が端末３００に表示されるので、作業者は編集すべき文書（複数であっても良い）の名称を表示されていたものから選択する（ステップ６０４）。
【００１７】
作業者が編集すべき文書の名称を選択すると、全ての文書名につきファイルが自動的に作成され（ステップ６０３）、その際に、各ファイルの先頭部分へ文書検索情報の記入欄が自動的に挿入される（ステップ６０５）。
【００１８】
図５ではこの記入欄（テンプレート）の構成が説明されており、同記入欄には目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称を記入する項目部分が用意され、既に判明している情報（目次の名称，ファイル名，ファイル作成日，文書群の名称など）は該当の項目部分へ自動的に書き込まれる。そのファイル名を引数としてエディタ（ハードディスク３０６に格納されている）が起動され（ステップ６０６）、同ファイルの編集（ステップ６０８）が開始される。
【００１９】
前記ファイル名は他の文書ファイルと重複しないように自動的に決定され、例えば新規に作成された順にファイル名が０００００００１．１ＤＯＣ，０００００００２．ＤＯＣ，０００００００３．ＤＯＣと付される。
文書ファイルの編集作業が終了すると、文書検索情報の記入欄が更新されたか否かが調べられ（ステップ６１０：作業者はファイル作成日を書き換え、文書検索のキーワードを記入欄へ書き込む）、更新されたことが確認されると、データベースも自動更新される（ステップ６１２）。
【００２０】
また、ログイン時に文書編集の作業者が目次検索を選択せず、多項目検索を選択した場合（ステップ６００−＞６１４−＞６１６）、同作業者は文書の検索条件を入力する（ステップ６１６）。
【００２１】
このときに適切な検索結果（編集の対象となる文書の名称が含まれる文書名リスト）が得られると（ステップ６１８，６２０）、作業者は編集すべき文書の名称を表示されていたものから選択し（ステップ６０４）、ファイル編集を開始する（ステップ６０６・・・）。
【００２２】
文書編集の作業者が新たな文書を作成する場合には、目次名と文書名を入力する（ステップ６２２：目次を表示させて項目を選択させて半自動的に行なっても良い）。
これにより同文書のファイルが自動的に生成されて図５の記入欄がそのファイルの先頭部分へ挿入され（ステップ６２４，６２６）、既に判明している情報の記入欄に対する自動書込み（ステップ６２８）と、文書群管理用のデータベースへの自動登録（ステップ６３０）が行なわれてから、エディタが立ち上げられて新たな文書の編集作業が開始される（ステップ６０６・・・）。
【００２３】
図７では文書検索情報の設定作用及びデータベース登録作用が説明されており、システムの管理者は同図の検索情報パターン設定画面を表示させ、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称の各検索項目につき、それらの文書ファイル内における挿入位置（行位置，桁位置，桁数）を入力して設定する。
【００２４】
文書が編集され又は新たに作成されると、文書検索情報の設定内容が参照され、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称がその文書ファイル内における該当の位置から各々抽出されてデータベースへ登録される。
多項目検索が行われる場合、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称に関する各項目について検索条件が入力され、その条件に合致したファイルの文書名がデータベースから抽出され、表示出力される。
【００２５】
以上のように、管理者が文書群の管理体系を考慮して文書目次を作成し、目次に各文書名を対応させる。
文書編集の作業者は目次を利用して編集対象の文書を選択し、その文書を編集する。
したがって、文書の命名規則を全ての文書編集の作業者に徹底させることが不要となる。
【００２６】
さらに、文書名がファイル名と別個に管理されるので、文書名の長さが制限されることはなく、文書名からその内容を直ちに把握できる。
このため、文書命名の誤りを招くことはなく、その結果、全体の作業効率が高められる。
【００２７】
また、文書編集の作業者が編集文書へ該文書の検索情報を挿入すると、自動的にその文書から同文書の検索情報が抽出され、文書と検索情報とが対応して登録されるので、データベースの登録作業が著しく容易となる。
【００２８】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、作成された文書から同文書の検索情報が自動的に抽出されて登録されることから、この登録内容より目的の文書を効率良く検索でき、その上、文書の検索情報をデータベースへ登録する作業を省略することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  文書管理装置の原理説明図である。
【図２】  文書管理装置の原理説明図である。
【図３】  実施例の構成説明図である。
【図４】  検索情報記入欄の説明図である。
【図５】  実施例の作用を説明するフローチャートである。
【図６】  実施例の作用を説明するフローチャートである。
【図７】  実施例の作用説明図である。
【図８】  実施例の作用説明図である。
【符号の説明】
３００  端末
３０２  ネットワーク
３０４  ワークステーション
３０６  ハードディスク
【図１】
0003889067.tif 000002
【図２】
0003889067.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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