(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを受信する手段と、受信した電子メールからファクシミリへの転送指示を抽出する手段と、前記転送指示に宛先及び登録済の部門コードが含まれる場合に、前記宛先へファクシミリ送信を行うと共に前記部門コードを指定して送信記録を行う手段と、前記転送指示に登録済の部門コードが含まれていない場合であって、前記電子メールの発信元を示す符号が登録済の符号に該当するときに、ファクシミリ送信を行うと共に部門コードを既定値で指定して送信記録を行う手段と、前記発信元を示す符号が登録済の符号に該当しないときに、転送を拒否すると共に転送を拒否する旨の電子メールを返信する手段とを備えたことを特徴とするファクシミリサーバ。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ＬＡＮ等のネットワークに接続可能なファクシミリサーバに関し、特に、部門コード管理機能を備えたファクシミリサーバに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ファクシミリ送信について、例えば社内部門ごとに使用履歴の管理をすることができる、部門コード管理機能を備えたファクシミリサーバがある。この部門コード管理機能によると、部門ごとの使用履歴、例えば通信料金、通信枚数等が記録され、１月ごと自動的に、或いは必要時に手動により、図５に示すような、部門管理リストをプリントアウトして得ることができる。管理者は、この部門管理リストから各部門ごとの使用状況を能率良く管理することができる。
【０００３】
ユーザがこの部門コード管理機能を使用する場合、予め、各部門に割り当てられた部門コードを前記ファクシミリサーバにおいて登録しておき、送信先のＦＡＸ（ファクシミリ）番号を操作部から入力した後、登録済の部門コードを入力しなければ送信できないように設定することができる。このように設定することで、部門コードの入力を義務づけて、すべてのユーザに対して部門コード管理を行うことができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、ＬＡＮなどのコンピュータ通信網に接続されたファクシミリサーバにおいては、クライアントＰＣ、クライアント端末等から電子メールを受けて、これをファクシミリ送信することが頻繁に行われているにも拘わらず、このようなファクシミリ送信を部門ごとに管理することのできるファクシミリサーバがなかった。
【０００５】
また、上記のようにクライアントＰＣ等からファクシミリ送信する場合は、部門コードを入力する必要がないことから、外部のクライアントＰＣ、ファクシミリサーバの使用を許可されていない部門のクライアントＰＣ等から前記ファクシミリサーバを使用して、ファクシミリ送信することが可能であり、このような使用の防止策が検討されていた。
【０００６】
本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであって、本発明の目的は、ＬＡＮなどのコンピュータ通信網に接続されてクライアントＰＣ等から電子メールを受信し、これをファクシミリ送信するファクシミリサーバにおいて、該ファクシミリ送信の使用を管理することのできるファクシミリサーバを提供することである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載のファクシミリサーバは、電子メールを受信する手段と、受信した電子メールからファクシミリへの転送指示を抽出する手段と、前記転送指示に宛先及び登録済の部門コードが含まれる場合に、前記宛先へファクシミリ送信を行うと共に前記部門コードを指定して送信記録を行う手段と、前記転送指示に登録済の部門コードが含まれていない場合であって、前記電子メールの発信元を示す符号が登録済の符号に該当するときに、ファクシミリ送信を行うと共に部門コードを既定値で指定して送信記録を行う手段と、前記発信元を示す符号が登録済の符号に該当しないときに、転送を拒否すると共に転送を拒否する旨の電子メールを返信する手段とを備えたことを特徴としている。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本実施の形態に係るファクシミリサーバについて、図面に基づいて説明する。図１にこのファクシミリサーバ１の具体的な構成例を示す。前記ファクシミリサーバ１は、ＣＰＵ（中央処理装置）２、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリー）３、ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）４、コーデック５、モデム６、ＮＣＵ（ネットワークコントロールユニット）７、読取部８、記録部９、操作部１０及びＬＡＮＩ／Ｆ１１を備えたものであって、各装置２乃至１１は、通信可能にバス１２によって接続されている。
【００１１】
前記ＣＰＵ２は、所定のプログラムに従って、このファクシミリサーバ１を構成する各装置を制御する。
【００１２】
前記ＲＡＭ３は、画データ、電話番号、メールアドレス等を予め記憶するための記憶部として、或いは一時的に蓄積される諸データ等の記憶部として機能する。
【００１３】
前記ＲＯＭ４は、前記ＣＰＵ２によりこのファクシミリサーバ１の各部の動作が制御されるための各種プログラムを記憶している。
【００１４】
前記コーデック５は、複数のプロトコルに対応して符号化（エンコード）・復号（デコード）するものである。すなわち、前記読取部８にて読み取られた画データを送信のためにＭＨ、ＭＲ、ＭＭＲ方式等により符号化し、受信した画データを復号する。また、コンピュータで使用される一般的に使われている画像フォーマットであるＴＩＦＦ（Tagged  Image  File  Format）形式にも対応して符号化、復号することもできる。なお、ＴＩＦＦの仕様は、米国Adobe  System社によって公開されており、名称の通り、ファイル内のデータ・ブロックにタグを使用してデータを表現され、タグを使用することにより解像度や色数の異なる複数の画データを同時に格納することができる。
【００１５】
前記モデム６は、例えばＩＴＵ−Ｔの勧告Ｖ．３４規格又はこれと同様のものに従った送受信データの変調及び復調を行う。
【００１６】
前記ＮＣＵ７は、電話回線を制御して電話をかけたり、電話を切ったりする回線網制御装置であり、ＰＳＴＮ（公衆交換電話網）１５に接続されている。
【００１７】
前記読取部８は、原稿の画像データを読み取って、白黒２値に変換した画データを出力する。
【００１８】
前記記録部９は、例えば電子写真方式のものからなり、受信した画データを記録紙上に記録する。例えば、前記読取部８で読み取られた原稿の画データやファクシミリ受信した画データを、前記ＣＰＵ２の指示により、印字出力する。
【００１９】
前記操作部１０は、例えば、このファクシミリサーバ１の状態に関する情報を表示するディスプレイ１０ａ、電話番号、部門コード等を入力するためのテンキー１０ｂ、短縮番号から発信するための短縮キー１０ｃ、原稿の読取り動作の開始等を行うためのスタートキー１０ｄ等を備えており、各種操作はこの操作部１０により行われる。
【００２０】
前記ＬＡＮＩ／Ｆ１１は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１３とのインターフェイスを備えており、このＬＡＮ１３とファクシミリサーバ１とを通信可能に接続している。
【００２１】
上記したハードウェア構成を有するファクシミリサーバ１は、図２に示すネットワーク環境Ａに設置されている。すなわち、前記ファクシミリサーバ１は、ＬＡＮ１３を通じて、メールサーバ１４、クライアントＰＣ１５と通信可能に接続され、ＰＳＴＮ（公衆交換電話網）１６を通じてＧ３ＦＡＸ１７とファクシミリ送受信可能な状態に接続されている。また、前記クライアントＰＣ１５は、２台が「部門コード：0001」が指定された部門Ｂに属し、３台が「部門コード：0002」が指定された部門Ｃに属している。
【００２２】
前記ファクシミリサーバ１は、一般的なＧ３方式等のファクシミリ通信機能を有するほか、電子メールを送受信する機能を備え、受信した電子メールの画像ファイル形式の添付ファイルを該電子メールの本文等の指示に従ってファクシミリ送信にてＧ３ＦＡＸ１７等へ転送する機能を有する。
【００２３】
このように受信した電子メールの添付ファイルを本文等の指示に従ってＧ３ＦＡＸ１７等へ転送させるために、まず、電子メールが作成されるが、その電子メールは、図３に示す電子メールの本文１８と、転送すべき内容が、例えばＴＩＦＦ形式のファイルで作成されて前記本文１８に添付された添付ファイル１９と、メーラー（電子メール送受信用クライアント・ソフト）により自動的に作成されるメールヘッダ２０とからなる。
【００２４】
前記本文１８には、外部に前記添付ファイル１９を宛先２１ｂヘファクシミリ送信にて転送しなさいという命令を示す例えば「ex.forward」と示された転送コマンド２１ａが入力され、そのすぐ後に「075-***-○○○○」と示されたＦＡＸ番号（宛先）２１ｂが入力され、さらに、その下行に「0001」と示された前記部門Ａの部門コード２１ｃが入力される。ファクシミリサーバ１は、受信した電子メールの本文１８から前記転送コマンド２１ａ「ex.forward」と、そのすぐ後の前記あて先２１ｂ、そして、その下行の前記部門コード２２を含めてファクシミリへの転送指示２１として抽出する。
【００２５】
前記メールヘッダ２０には、前記ファクシミリサーバ１のメールアドレスが指定されて、発信元である当該クライアントＰＣ１５のメールアドレスが、自動的に、「from」に続いて表示され、電子メールの送信先であるファクシミリサーバ１のメールアドレスが「to」に続いて表示されている。
【００２６】
以下、ファクシミリサーバ１が、前記クライアントＰＣ１５から上記電子メールを受信した場合の動作について図４に示すフローチャートに基づいて説明する。なお、この動作は、ＲＯＭ４に記憶されている制御プログラム等に基づいてＣＰＵ２の発行する命令に従って行われる。また、後述する登録済の部門コード、メールアドレス及びドメイン名は、オペレータにより、予めファクシミリサーバ１に登録されたものである。
【００２７】
まず、上記電子メールが前記クライアントＰＣ１５から送信されると、前記メールサーバ１４を経由して、ファクシミリサーバ１に受信される（Ｓ１）。
【００２８】
ファクシミリサーバ１が、前記電子メールを受信すると、前記本文１８に前記転送コマンド２１ａがあるか否かを確認する（Ｓ２）。前記転送コマンド２１ａがあれば、この転送コマンド２１ａと、そのすぐ後の部分及びその下行を前記転送指示２１として抽出し、つぎに、ファクシミリサーバ１内の部門コード管理機能の設定を確認する（Ｓ３）。この部門コード管理機能の設定は、部門コードごとの使用管理を有効又は無効に設定するものであり、ユーザが前記操作部１０等から自由に設定することができ、有効のときは、次ステップ４に移行し、無効のときは、後述するステップ１１へ移行する。
【００２９】
前記部門コード管理機能が有効になっている場合は、抽出した前記転送指示２１に宛先２１ｂ及び前記部門コード２２ｃが含まれているか否かを確認する（Ｓ４）。これらが含まれている場合には、受信した前記添付ファイル１９を前記コーデック５において復号し、更にＭＲ符号形式で符号化して、前記Ｇ３ＦＡＸ１７へファクシミリ送信を行うと共に、前記部門コード２１ｃを指定して、送信記録を行う（Ｓ５）。この部門コード２１ｃを指定して行われる前記送信記録は、例えば、図５に示す前記ＲＡＭ３に記憶された部門管理リストファイルの内容が更新されることにより行われる。ここでは、ファクシミリサーバ１を使用したのは、前記部門ＢクライアントＰＣ１５であるから、その部門コード「0001」の欄２３ａの通信料金欄２３ｂと通信枚数欄２３ｃが更新される。
【００３０】
他方、ステップ４（Ｓ４）において、登録済の部門コード２１ｃが含まれていない場合は、発信元を示す符号であるメールアドレス又はドメイン名による認証機能の設定を確認する（Ｓ６）。このメールアドレス又はドメイン名による認証機能は、前記メールヘッダ２０の「from」に続いて表示されるクライアントＰＣ１５のメールアドレス又はドメイン名からそのクライアントＰＣ１５がファクシミリサーバ１の正当なユーザのものであると判断されればファクシミリ送信にて転送を行うものであり、上記部門コード管理機能と同様、ユーザが前記操作部１０等から自由に有効又は無効に設定することができる。
【００３１】
前記メールアドレス又はドメイン名による認証機能が有効なっている場合は、前記メールヘッダ２０の「from」に続いて表示されているメールアドレス又はドメイン名が予め登録されたものに該当するか否かの確認がなされ（Ｓ７）、これらが予め登録されたものに該当する場合は、前記添付ファイルをファクシミリ送信にて転送すると共に、既定値の部門コード、例えば「0000」を指定して送信記録を行い（Ｓ８）、あらじめ登録されたものに該当しない場合は、転送を拒否すると共にその旨の電子メールを前記クライアントＰＣ１５に返信する（Ｓ９）。
【００３２】
なお、上記ステップ２（Ｓ２）において、前記転送コマンド２１ａがない場合には、ファクシミリ転送以外の処理をすべきと判断し、前記記録部９における印字出力、他の端末へ電子メール転送等他の処理が行われる（Ｓ１０）。
【００３３】
上記ステップ３（Ｓ３）において、前記部門コード管理機能の設定が無効である場合は、前記本文１８の部門コード２１ｃの有無に関係なく、ファクシミリサーバ１は、受信した電子メールの添付ファイルを全てファクシミリ送信にて転送する（Ｓ１１）。
【００３４】
上記ステップ６（Ｓ６）において、メールアドレス又はドメイン名による認証機能が無効になっている場合は、転送を拒否すると共にその旨の電子メールを前記クライアントＰＣ１５に返信する（Ｓ９）。
【００３５】
【発明の効果】
請求項１記載のファクシミリサーバは、電子メールを受信する手段と、受信した電子メールからファクシミリへの転送指示を抽出する手段と、前記転送指示に宛先及び登録済の部門コードが含まれる場合に、前記宛先へファクシミリ送信を行うと共に前記部門コードを指定して送信記録を行う手段とを備えたものであるので、クライアントＰＣ等からファクシミリ送信にて転送指示する場合において、部門コード管理を行うことができる。
【００３７】
また、請求項１記載のファクシミリサーバは、前記転送指示に登録済の部門コードが含まれていない場合であって、前記電子メールの発信元を示す符号が登録済の符号に該当するときに、ファクシミリ送信を行うと共に部門コードを既定値で指定して送信記録を行う手段と、前記発信元を示す符号が登録済の符号に該当しないときに、転送を拒否すると共に転送を拒否する旨の電子メールを返信する手段とを備えたものであるので、部外者等のクライアントＰＣ等からこのファクシミリサーバを介してファクシミリ送信することを阻止することができる。また、正当な使用者が、部門コードを入れずに、或いは入れ忘れて使用しようとしても拒否されるので、全ての正当な使用者に対してもれなく部門コード管理を行うことができると共に、部門コードの入れ忘れや入力間違いによって、正当な使用者のファクシミリ送信が拒否されることがなくなる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係るファクシミリサーバの構成例を示したフロック図である。
【図２】本実施の形態に係るネットワーク環境を示したブロック図である。
【図３】電子メールの内容の一例を示した説明図である。
【図４】ファクシミリサーバにおいて、クライアントＰＣから受信した電子メールの添付ファイルをファクシミリ送信にて転送するときの動作を示したフローチャートである。
【図５】部門管理リストの一例を示した説明図である。
【符号の説明】
１  ファクシミリサーバ
２１  転送指示
２１ｂ  宛先
２１ｃ  部門コード
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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