(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のファイルのうち少なくともいずれかのファイルと関連してユーザから指示された処理を特定するための属性を前記ファイルとの対応であらかじめ記憶するとともに、前記処理が２以上のファイルと関連して指示されたときのそれら２以上のファイル間の対応関係を記憶し、
前記ユーザの入力した文字列に基づく検索によって前記複数のファイルの中から所望のファイルを抽出し、当該抽出したファイルに対し前記処理の属性に応じて決められた重み付けを加えて検索結果の提示の優先度を決めるとともに、前記抽出したファイルの中に前記対応関係に基づく２以上のファイルが含まれる場合、当該２以上のファイルは同時に利用される可能性が高いファイルとみなして重み付けを加え、検索結果における前記２以上のファイルに関する提示の優先度を高くすることを特徴とするファイル検索方法。
【請求項２】
複数のファイルを記憶するファイル格納部と、
前記複数のファイルのうち少なくともいずれかのファイルと関連してユーザから指示された処理を特定するための属性を前記ファイルと対応づけて保持する属性格納部と、
前記ユーザの入力した文字列に基づく検索によって、前記複数のファイルの中から所望のファイルを抽出する比較処理部と、
所定の前記処理の属性を前記ファイルから取得する属性監視部と、
前記処理が２以上のファイルと関連して指示されたときのそれら２以上のファイル間の対応関係を保持する対応格納部と、
前記抽出したファイルに対し前記取得した属性に基づく重み付けを加えて検索結果の提示の優先度を決定するとともに、前記抽出した複数のファイルの中に前記対応関係に基づく２以上のファイルが含まれる場合、当該２以上のファイルは同時に利用される可能性が高いファイルとみなして重み付けを加え、検索結果における前記２以上のファイルに関する提示の優先度を高くする結果処理部と、
前記決定した優先度にしたがって前記抽出したファイルを前記ユーザに提示する結果提示部と、
を有することを特徴とするファイル検索装置。
【請求項３】
複数のファイルを記憶する機能と、
前記複数のファイルのうち少なくともいずれかのファイルと関連してユーザから指示された処理を特定するための属性を前記ファイルと対応づけて保持する機能と、
前記ユーザの入力した文字列に基づく検索によって前記複数のファイルの中から所望のファイルを抽出する機能と、
所定の前記処理の属性を前記ファイルから取得する機能と、
前記処理が２以上のファイルと関連して指示されたときのそれら２以上のファイル間の対応関係を保持する機能と、
前記抽出したファイルに対し前記取得した属性に基づく重み付けを加えて検索結果の提示の優先度を決定するとともに、前記抽出した複数のファイルの中に前記対応関係に基づく２以上のファイルが含まれる場合、当該２以上のファイルは同時に利用される可能性が高いファイルとみなして重み付けを加え、検索結果における前記２以上のファイルに関する提示の優先度を高くする機能と、
前記決定した優先度にしたがって前記抽出したファイルを前記ユーザに提示する機能と、
をコンピュータに発揮させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ファイル管理方法および装置と、これらを利用可能なファイル検索方法および装置に関する。この発明は特に、多数のファイルを検索が容易となる形で効率的に管理する技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）の普及により、あらゆる書類の電子化が進んでいる。ワードプロセッサなどの文書作成ソフトウエアを用いてファイルを電子的に作成し、これがハードディスクに蓄積されていく。企業内の環境ではコンピュータ同士をネットワークで接続し、大量の文書ファイルを複数ユーザ間で共有することも多い。インターネットが普及した現在では、ウェブページや電子メールなどの社外から受け取るデータも増えている。こうした大量のファイルの中から誰でも所望のファイルを探せるように、所定の管理者が予め分類しておくこともある。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ここで、複数のファイルを分類する方法として、ファイルの内容に応じてグループ化してそれぞれを別々のフォルダに格納する方法がある。しかしながら、ファイルのグループを一義的に定めることは困難であるばかりか、大量のファイルを特定の管理者が予め分類したとしても分類の基準が管理者の主観に依存して却って検索が困難となる場合もある。こうして管理と検索の双方が容易でないために、貴重な資料が再利用されずに眠ったままになることは決して珍しくない。
【０００４】
一方、複数ユーザ間で共有されるファイルは、多くのユーザにとって利用価値の高いものもあれば、そもそもほんの一部のユーザにしか利用価値がないものもある。また、頻繁に再利用されるものやそうでないものも含まれる。したがって、大量のファイルのうち大半が各ユーザにとって不要である可能性が高い。そのようなファイルが混在した状態でファイルを種類別に分類しても、必ずしも検索の容易化にはつながらない。真に利用価値の高いファイルだけを簡単に探し出すことができれば、多くのユーザに作業効率の向上をもたらすことになる。
【０００５】
本発明者は以上の認識に基づき本発明をなしたもので、その目的は、利便性の高い方法で多数のファイルを管理するための技術の提供にある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、ファイル管理方法に関する。この方法は、あらかじめ保持する複数のファイルのうち少なくともいずれかのファイルと関連してユーザから指示された処理を検出し、検出された処理に関する属性をそのファイルと対応づけて記録し、その記録に基づくファイルの検索が可能な形で複数のファイルを管理する。
【０００７】
「複数のファイル」は、後に検索の対象となるファイル群であるとともに、検索されることを前提とした手法の下で管理される。すなわち、検索の際に参照される値として「処理の属性」を検出し、これをそのファイルとの対応で記録しておく。「処理」は、ＰＣ上でそのファイルをユーザが操作するときに指示されるアクションまたはそのＰＣが実行するタスクであり、例えばファイルを開く処理やデータを保存する処理などが含まれる。以下、この「処理」を適宜「アクション」とも表現する。「属性」は、その処理を指示した主体、その処理の内容、その処理のタイミング、その処理の状況などを示す情報であり、この属性がその蓄積ファイルの利用環境や利用態様を同時に示す。
【０００８】
ユーザから指示された処理が２以上のファイルと関連する場合、これら２以上のファイル間の対応関係をさらに記録し、その記録に基づいて２以上のファイルを連鎖的に抽出できる形で複数のファイルを管理してもよい。
【０００９】
本発明の別の態様は、ファイル管理装置に関する。この装置は、複数のファイルを記憶するファイル格納部と、それら複数のファイルのうち少なくともいずれかのファイルと関連してユーザから指示された処理を検出する処理監視部と、その処理に関する属性を取得する属性取得部と、その属性をそのファイルと対応づけて保持する属性格納部と、を有する。
【００１０】
この装置を単体のＰＣで構成してもよいし、互いにネットワークで接続されたサーバおよびユーザ端末を組み合わせたシステムの形で構成してもよい。後者の場合、本装置に含まれるべき各機能ブロックを、システムを構成するサーバおよびユーザ端末のいずれに包含させてもよい。例えば、ファイル格納部、処理監視部、属性取得部、および属性格納部は、それぞれサーバおよびユーザ端末のいずれか一方または双方に包含されてもよく、いずれの場合にも同一の呼称で表現してもよい。これらの機能をソフトウエアモジュールの形で提供する場合、サーバまたはユーザ端末のいずれにおいて実行してもよい。
【００１１】
本発明のさらに別の態様は、ファイル検索方法に関する。この方法は、複数のファイルのうち少なくともいずれかのファイルと関連してユーザから指示された処理に関する属性をそのファイルとの対応であらかじめ記憶し、その属性に基づく検索によって複数のファイルの中から所望のファイルを抽出する。
【００１２】
「複数のファイル」および「属性」は、前述したファイル管理方法または装置における管理対象であるファイル群およびそれらに対してユーザから指示された処理の属性を示す。その処理が２以上のファイルと関連して指示された場合にはそれら２以上のファイル間の対応関係をさらに記憶しておき、その対応関係に基づいて２以上のファイルを連鎖的に抽出してもよい。
【００１３】
本発明のさらに別の態様は、ファイル検索装置に関する。この装置は、複数のファイルを記憶するファイル格納部と、それら複数のファイルのうち少なくともいずれかのファイルと関連してユーザから指示された処理に関する属性をそのファイルと対応づけて保持する属性格納部と、検索対象となる処理の属性をユーザから取得する属性監視部と、取得された属性に基づく検索によって、その属性と対応づけられたファイルを抽出するファイル抽出部と、抽出したファイルをユーザに提示する結果提示部と、を有する。
【００１４】
この装置もまた単体のＰＣで構成してもよいし、互いにネットワークで接続されたサーバおよびユーザ端末を組み合わせたシステムの形で構成してもよい。後者の場合、本装置に含まれるべき各機能ブロックを、システムを構成するサーバおよびユーザ端末のいずれに包含させてもよい。例えば、ファイル格納部、属性格納部、属性監視部、ファイル抽出部、および結果提示部は、それぞれサーバおよびユーザ端末のいずれか一方または双方に包含されてもよく、いずれの場合にも同一の呼称で表現してもよい。これらの機能をソフトウェアモジュールの形で提供する場合、サーバまたはユーザ端末のいずれにおいて実行してもよい。
【００１５】
なお、以上の構成要素の任意の組合せや、本発明の構成要素や表現を方法、装置、システム、コンピュータプログラム、コンピュータプログラムを格納した記録媒体などの間で相互に置換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１６】
【発明の実施の形態】
（前提技術）
この前提技術におけるファイル検索装置は、検索条件としてユーザが指定した文章に類似するファイルを複数のファイルの中から検索する。これにより、予め内容に応じてファイルを分類しておかなくともファイルの検索が容易となり、大量のファイルを管理する負担が軽減される。
【００１７】
図１は、前提技術におけるファイル検索装置の構成を示す機能ブロック図である。ファイル検索装置１０は、複数のファイルから所望のファイルを検索する際に参照される索引データの生成に必要な処理をなす処理ユニット２０と、ユーザから指定された条件に基づいて検索処理をなす検索ユニット３０と、検索対象となる複数のファイル（以下、「蓄積ファイル」という。）や検索処理に必要なデータを保持する保持ユニット４０と、本装置と外部との間でデータの入出力を処理する入出力処理部５０と、を有する。
【００１８】
このファイル検索装置１０は、ハードウエア的にはコンピュータのＣＰＵやメモリなどの構成で実現でき、ソフトウエア的にはファイル管理やファイル検索機能のあるプログラムなどによって実現できるが、本図ではそれらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウエア、ソフトウエアの組合せによっていろいろなかたちで実現できる。
【００１９】
処理ユニット２０は、保持ユニット４０が保持する複数の蓄積ファイルを処理対象とし、それぞれから特徴的な文字列を複数抽出する。この複数の特徴的な文字列は、その蓄積ファイルの内容を端的に示したコンセプト（概念）を形成するものとし、このコンセプトを索引データとして記録する。処理ユニット２０は、蓄積ファイルに含まれる文字列を言語解析する解析処理部２２と、その解析結果に基づいて索引データを生成する生成処理部２４と、を含む。
【００２０】
解析処理部２２は、前処理部２６と文字列抽出部２７を含む。前処理部２６は、言語解析に先だって前処理を行う。例えば、処理対象となる蓄積ファイルからファイル形式や文書形式を検出し、これに基づいてその蓄積ファイルをテキスト形式などの非定型な形式に変換して解析容易な状態を形成してもよい。ひとつの蓄積ファイルを複数のブロックに分割して解析に適した状態を形成してもよい。このとき形態素解析、構文解析、意味解析などの技術を利用してもよい。
【００２１】
文字列抽出部２７は、処理対象の蓄積ファイルから複数の文字列を抽出する。後述する単語辞書に含まれる単語を抽出する形でもよいし、スペースやブランクで区切られた文字列を単語として認識してもよい。
【００２２】
生成処理部２４は、統計処理部２８と索引生成部２９を含む。統計処理部２８は、抽出された文字列のその蓄積ファイルにおける出現頻度を計数するとともに、ファイル格納部４２が保持する複数の蓄積ファイル全体にわたるその文字列の出現頻度を計数する。このとき文字列同士の類似性を考慮する。例えば、類義語、同義語、統制語として定義された相互に意味が近似する複数の単語間の相違を吸収して文字列の出現頻度を計数する。
【００２３】
索引生成部２９は、統計処理部２８によって計数された文字列の出現頻度に基づいて索引データを生成する。この索引データは、抽出された複数の文字列にそれぞれの出現頻度に応じた重み付けが付加された一覧として構成される。各文字列に対する重み付けは、処理対象の蓄積ファイルにおける出願頻度が高い文字列ほど重み付けを高くする一方で、ファイル格納部４２が保持する複数の蓄積ファイル全体にわたって出現頻度が高い文字列に対しては重み付けを低くする。その結果、その蓄積ファイルに特有な文字列を統計的な手法で顕在化させることができる。各蓄積ファイルが前処理部２６によって複数のブロックに分割された場合はブロックごとに索引データが生成される。
【００２４】
保持ユニット４０は、ファイル格納部４２、索引格納部４４、辞書格納部４６、および関連データ格納部４８を含む。ファイル格納部４２は、複数の蓄積ファイルを保持する。例えばワードプロセッサなどの文書作成ソフトウエアによって生成された文書ファイル、ＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）やＸＭＬ（eXtensible Markup Language）などの記述言語を用いて生成されたファイルなど、多様な形式のファイルを含み、その内容は必ずしも文章でなくともよい。また、蓄積ファイル自体は、検索を前提とした分類および定型化が予めなされることを必要としない。
【００２５】
索引格納部４４は、処理ユニット２０によって生成された索引データを蓄積ファイルと対応づけられたかたちで保持する。辞書格納部４６は、単語辞書、類義語辞書、同義語辞書、統制語辞書など、処理ユニット２０による言語解析や統計処理において参照されるデータを保持する。関連データ格納部４８は、検索ユニット３０による処理においてオプション的に利用されるデータを保持する。例えば、検索条件として指定された言葉を上位概念の単語、下位概念の単語、関連性をもつ単語などに置き換えるために参照する関連辞書を保持する。こうしたデータを処理ユニット２０が蓄積ファイルから抽出して生成してもよい。
【００２６】
検索ユニット３０は、ユーザから検索条件を受け取り、これに適合する蓄積ファイルをファイル格納部４２から抽出する。検索ユニット３０は、検索条件と索引データを比較する比較処理部３２と、比較結果に基づいて検索条件に適合する蓄積ファイルをユーザに提示する結果処理部３４を含む。
【００２７】
比較処理部３２は、条件設定部３６および類似度判断部３７を含む。条件設定部３６は、ユーザから検索条件を取得する。この検索条件は、自然文によって記述された文章のかたちでもよいし、何らかの文字列を含んだファイルのかたちでもよい。その検索条件は処理ユニット２０に送られて前述した索引データの生成過程と同様の処理対象となり、その検索条件のコンセプトが生成される。
【００２８】
類似度判断部３７は、検索条件のコンセプトと索引データとして記録されたコンセプト同士を比較することにより、検索条件と蓄積ファイルの類似度を検出する。比較の際に、辞書格納部４６や関連データ格納部４８が保持する各種辞書に基づき、検索条件に含まれる文字列と関連する他の文字列を追加してその検索条件を補完してもよい。
【００２９】
ここで、検索条件と索引データの比較にはベクトル空間モデルを利用する。すなわち、検索条件のコンセプトと索引データのコンセプトをそれぞれ多次元空間上のベクトルとして表現し、これらを比較する。コンセプトにｎ個の文字列が含まれる場合はｎ次元のベクトル空間が形成され、各文字列の出現頻度に応じた重み付けが各成分に加えられる。こうして形成されるベクトル同士の近似度が検索条件と蓄積ファイルの類似度となる。
【００３０】
結果処理部３４は、一覧生成部３８および表示処理部３９を含む。一覧生成部３８は、類似度の高い順に蓄積ファイルの一覧を生成する。このとき一覧に含まれる蓄積ファイルの数が適当な数に限定されるよう調整してもよい。
【００３１】
表示処理部３９は、検索結果として蓄積ファイルの一覧を画面に表示させる。蓄積ファイルの一覧は、ファイル名とその内容の要約で構成してもよい。
【００３２】
入出力処理部５０は、ファイル検索装置１０に対する各種処理の指示、検索条件の入力、検索結果の出力など、ファイル検索装置１０とその外部との間でデータを入出力するインタフェイスである。ファイル検索装置１０がスタンドアロンで実現される場合にはユーザと本装置を結ぶインタフェイスとなり、ファイル検索装置１０がネットワークサーバとして実現される場合には本装置をクライアント端末とネットワークを介して接続させる通信インタフェイスとなる。
【００３３】
図２は、前提技術における索引データの生成過程を示すフローチャートである。まず、複数のファイルから処理対象となる蓄積ファイルを設定し（Ｓ１０）、その蓄積ファイルに前処理を施し（Ｓ１２）、その蓄積ファイルから形態素解析などの処理により文字列を抽出する（Ｓ１４）。抽出された文字列ごとに出現頻度などの統計的なデータを算出し（Ｓ１６）、これをもとに索引データを生成する（Ｓ１８）。まだ索引データ生成がされていない蓄積ファイルがファイル格納部４２に残っている場合（Ｓ２０Ｙ）、その残りファイルを処理対象にしてＳ１０〜Ｓ１８の処理を施し、すべての蓄積ファイルを処理するまでこれを繰り返す（Ｓ２０）。
【００３４】
図３は、前提技術における検索過程を示すフローチャートである。まず、検索条件となる文章をユーザが自然文の形で指定すると（Ｓ３０）、処理ユニット２０がその検索条件から文字列を抽出して索引データを生成する（Ｓ３２）。その索引データと索引格納部４４が保持する複数の索引データを照合してそれぞれの類似度を判断し（Ｓ３４）、その類似度の順に蓄積ファイルの一覧を生成し（Ｓ３６）、これを検索結果として画面に表示させる（Ｓ３８）。
【００３５】
以上の前提技術との対比において、以下、実施の形態を説明する。なお、前提技術に含まれる機能ブロックと同じ働きをなす機能ブロックに対しては同じ名称と符号を付すとともに、その説明を適宜省略する。
【００３６】
（第１実施形態）
本実施形態においては、いずれかの蓄積ファイルに関連してなされたユーザのアクションを記録し、そのアクションを検索条件としたファイル検索を実現する。その記録内容は、例えばアクションの主体であるユーザに関する情報、アクションの内容、アクションのタイミング、アクションの状況などである。これらの記録によって蓄積ファイルごとにその利用環境が浮き彫りとなるので、後に同様の環境が発生したとき、その場面で利用する可能性のあるファイルを先回りして提示することができる。
【００３７】
図４は、検索システムの全体構成を示す機能ブロック図である。検索システム１３０において、ファイル管理サーバ１２０はネットワーク１２４を介して複数のユーザ端末１２２と接続される。ファイル管理サーバ１２０は、例えば業務において複数ユーザ間で共有されるビジネス文書などの複数の蓄積ファイルを保持する。ユーザがファイル管理サーバ１２０上の蓄積ファイルを操作または検索する場合、ユーザ端末１２２がその指示をファイル管理サーバ１２０へ発する。ユーザ端末１２２は、ＰＣなどの情報処理装置である。ネットワーク１２４は、例えば企業内で敷設されるＬＡＮ（Local Area Network）である。
【００３８】
図５は、ファイル管理サーバの構成を示す機能ブロック図である。ファイル管理サーバ１２０は、処理ユニット２０、検索ユニット３０、および保持ユニット４０、および入出力処理部５０を有する。入出力処理部５０は、ネットワーク１２４を介してユーザ端末１２２との間でデータを送受信する。なお、特許請求の範囲における「ファイル管理装置」は、少なくとも処理ユニット２０と検索ユニット３０を含んだ構成を示し、「ファイル検索装置」は、少なくとも検索ユニット３０と保持ユニット４０を含んだ構成を示す。
【００３９】
処理ユニット２０は、前提技術と同様の構成である解析処理部２２および生成処理部２４と、本実施形態に特有の構成である処理監視部１００および属性取得部１０２を含む。
【００４０】
処理監視部１００は、ファイル格納部４２が保持する複数の蓄積ファイルのうち少なくともいずれかの蓄積ファイルと関連してユーザから指示されたアクションを検出する。このアクションはユーザ端末１２２上でなされた処理であり、その態様によって蓄積ファイルの利用のされ方を推測しうるとの知見に基づいてこれを記録対象にしている。例えば文書作成プログラムなどのアプリケーションプログラムによっていずれかの蓄積ファイルを開いたり、電子メールに添付したり、他のファイルと同時に閲覧したりするなどのアクションがなされた場合、こうしたアクションの態様を後に検索条件に指定できる形で記録する。これにより、似たような態様でいずれかの蓄積ファイルを利用したい場合に蓄積ファイルを抽出することができる。
【００４１】
属性取得部１０２は、アクションに関する属性を取得する。この属性は、アクションを指示したユーザ、アクションの内容、アクションのタイミング、またはアクションの状況である。このような属性を蓄積ファイルと対応づけて属性格納部１０４に記録する。処理監視部１００は、蓄積ファイルを操作するためのインタフェイスを集約させたポータル画面をユーザに提供し、そのポータル画面を通じてユーザによるアクションの指示を取得する。
【００４２】
ユーザに関する属性は、必ずしも具体的な個人を示す属性ではなく、例えばそのユーザが属する企業内の部署や役職などのように、どのようなユーザからアクションが指示されたかを示すような情報である。そのような態様を記録しておけば、例えば人事異動に伴う業務引継の場面で必要なファイルを大量の共有ファイルの中から容易に抽出できる。
【００４３】
アクションの内容を取得する場合、「開く」「印刷する」のようにアプリケーションプログラムなどを介してユーザがいずれかの蓄積ファイルに対して加えた処理の種類を特定する。アクションのタイミングを取得する場合、そのアクションがなされた日時を特定するだけでなく、同じ属性をもつユーザによってなされた過去のアクション履歴を参照し、そのアクションの頻度や定期性を求めてもよい。
【００４４】
アクションの状況を取得する場合、そのアクションの間にバックグラウンドでなされている他の処理状況を特定する。例えば、同時に処理される他のタスクを検出してもよい。
【００４５】
属性取得部１０２は、検出されたアクションが２以上の蓄積ファイルと関連して指示された場合に、これら２以上のファイル間の対応関係を取得して対応格納部１０６に記録する。例えば、ユーザが２以上の蓄積ファイルを同時に閲覧したり、電子メールに２以上の蓄積ファイルを同時に添付したような場合に、これらの対応関係を記録する。これは、過去に同時に利用される２以上のファイルは、その後も同時に利用される可能性が高いとの知見に基づいている。このような対応関係を蓄積していくことにより、同時利用の回数が多いファイル同士はそれだけ対応関係が強くなる形で記録される。
【００４６】
保持ユニット４０は、前提技術と同様の構成であるファイル格納部４２、索引格納部４４、辞書格納部４６、および関連データ格納部４８と、本実施形態に特有の構成である属性格納部１０４および対応格納部１０６を含む。
【００４７】
検索ユニット３０は、前提技術と同様の構成である比較処理部３２および結果処理部３４と、本実施形態に特有の構成である属性監視部１０８、ファイル抽出部１１０、および結果提示部１１２を含む。
【００４８】
属性監視部１０８は、検索対象となるアクションの属性をユーザから取得する。例えば、検索条件をユーザに入力させるためのフォーム画面を提供してもよいし、ユーザが指示するアクションを監視しながらそのアクションと関連する蓄積ファイルを動的に提示する形で実現してもよい。
【００４９】
ファイル抽出部１１０は、属性監視部１０８によって取得されたアクションの属性に基づいて、その属性と対応づけられた蓄積ファイルをファイル格納部４２から抽出する。ファイル抽出部１１０は、抽出した蓄積ファイルとの間で対応関係が記録された他の蓄積ファイルがある場合に当該他の蓄積ファイルもあわせて抽出する。蓄積ファイル同士の対応関係は対応格納部１０６から取得する。結果提示部１１２は、抽出した蓄積ファイルをユーザ端末１２２の画面に検索結果として提示する。
【００５０】
図６は、検出したユーザのアクションの属性を記録したテーブルを示す。図示する属性テーブル１４０には、蓄積ファイルのひとつである「ファイルＡ」に対してユーザが指示したアクションの属性が記録されている。アクションの属性は、アクションをしたユーザ、アクションの内容、アクションの日時、およびアクションの状況である。図においては、記録の例として属性▲１▼と属性▲２▼を示す。
【００５１】
属性▲１▼においては、アクションをしたユーザとして、具体的な個人名ではなく「第３営業部」のように、そのユーザが所属する部署名が記録されている。アクションの内容としては、「開く」のようにファイルＡを処理するプログラムにおいて定義されたアクションの種類名が記録されている。アクションの日時は、「2001/12/01 10:31:58」のようなタイムスタンプの形式で記録されている。アクションの状況は、「ファイルＢが開かれている」のように他の蓄積ファイルが同時に開かれていた事実や、「http://www.○○.co.jp/a.htmlを表示」のようにインターネットブラウザによって特定のウェブページが同時に閲覧された事実、「広辞苑ソフトを起動」のように特定のアプリケーションソフトウエアが同時に起動されていた事実などが記録されている。
【００５２】
属性▲２▼においては、アクションをしたユーザとして「第１販売促進課」、アクションの内容として「メールに添付」、アクションの日時として「2001/12/11 17:02:31」、アクションの状況として「メールソフトを起動」「ファイルＣと一緒に添付」といった属性が記録されている。なお、この属性▲２▼のアクションは二つの蓄積ファイルに対してなされており、他方の蓄積ファイルである「ファイルＣ」との対応関係は次図に示すテーブルに記録される。
【００５３】
図７は、検出した２以上の蓄積ファイルの対応関係を記録したテーブルを示す。図示する対応テーブル１４２には、「ファイルＡ」と対応関係をもつ他の蓄積ファイル名と、その対応の度合を示すスコアが記録されている。ファイル欄１４４には、対応関係をもつ蓄積ファイル名が記録され、スコア欄１４６には、蓄積ファイルごとのスコアが記録されている。このスコアを対応関係が検出された回数に比例して付加してもよいし、対応関係が検出されたときのアクションの種類に応じて異なるスコアを付加してもよい。こうして付加されたスコアの累積がスコア欄１４６に記録されている。このスコアによって対応関係の強弱を判断することができ、検索結果においては対応関係の強弱に応じて表示順を決定してもよい。
【００５４】
図８は、ユーザ端末において表示されるポータル画面を示す。このポータル画面１５０は、処理監視部１００がユーザによって指示されたアクションを検出するためにユーザ端末１２２に表示させる内容であり、ユーザ欄１５２、アプリケーション欄１５４、ファイル欄１５６から構成される。ユーザ欄１５２には、ユーザの属性としてそのユーザが属する部署名が表示される。部署名はあらかじめユーザ端末ごとに記憶しておいてもよい。アプリケーション欄１５４には、ユーザが頻繁に利用するアプリケーションプログラムを起動するためのアイコンボタンが複数表示される。ファイル欄１５６には、そのユーザが利用可能な複数の蓄積ファイルを示すアイコンが表示される。
【００５５】
ユーザは、いずれかの蓄積ファイルをダブルクリックして開いたり、アプリケーションのアイコンボタンをクリックして起動するなどのアクションを指示する。そうしたアクションはポータル画面１５０を表示するプログラムを介して検出され、その属性が記録される。このポータル画面１５０は、シールド状に画面全体を覆う形で表示することにより、ユーザによるアクションを必ずこのポータル画面１５０を通じて行わせるようにしてもよいし、想定される全てのアクションを全てこのポータル画面１５０を通じて指示できるように処理の種類やデザインを構成してもよい。
【００５６】
なお、本図においては複数の蓄積ファイルを階層構造でフォルダ分けした形で表現しているが、本実施形態によるファイル検索においては、フォルダ分けに影響されずに全ての蓄積ファイルの中から所望の蓄積ファイルを抽出できる。したがって、本来はそのようなフォルダ分けによる管理の必要がなく、全ての蓄積ファイルをひとつのフォルダに集めて管理してもよい。
【００５７】
図９は、蓄積ファイルを検索するときに検索条件を入力する画面を示す。この検索画面１６０は、部署名指定欄１６２、アクション内容指定欄１６４、日時指定欄１６６、自由条件指定欄１６８で構成される。ユーザが部署名指定欄１６２に「第３営業部」などの部署名を入力し、アクション内容指定欄１６４に「ファイルを開く」などのアクション名を入力し、日時指定欄１６６に「２０００年１月〜２００１年１２月」などの日時範囲を入力し、自由条件指定欄１６８に「商品○○○の販売プロモーションに関係する企画書などの資料」のように所望のファイル内容を自然文で入力し、検索ボタン１７０を押すと検索が実行される。検索結果としては、「第３営業部」によって２０００年から２００１年にかけて開かれことがあるファイルが提示される。さらに、自由条件指定欄１６８に入力された文章に基づいて、前提技術で説明した索引が生成され、その索引と類似する索引データをもつ蓄積ファイルが優先的に検索結果として提示される。
【００５８】
図１０は、アクションの属性を取得して記録する過程を示すフローチャートである。まず、ユーザによって指示されたアクションを検出した場合に（Ｓ５０Ｙ）、そのアクションの属性を取得する（Ｓ５２）。そのアクションの対象となる蓄積ファイルが２以上の場合は（Ｓ５４Ｙ）、それらの蓄積ファイルの対応関係を取得する（Ｓ５６）。そして、これら属性や対応関係を蓄積ファイルと対応づけて記録する（Ｓ５８）。
【００５９】
図１１は、アクションの属性を検索条件にして所望の蓄積ファイルを抽出する過程を示すフローチャートである。まず、検索条件としてアクションの属性をユーザが指定すると（Ｓ７０）、その検索条件に合致する蓄積ファイルを抽出する（Ｓ７２）。抽出された蓄積ファイルとの間で対応関係をもった他の蓄積ファイルがある場合（Ｓ７４Ｙ）はその蓄積ファイルを抽出し（Ｓ７６）、これらを検索結果としてユーザの画面に表示させる（Ｓ７８）。
【００６０】
（第２実施形態）
本実施形態においては、蓄積ファイルを検索するときに参照される検索条件を、図９のようにユーザが意識的に入力するのではなく、ユーザによって指示されるアクションを監視して動的に検出する点で第１実施形態と異なる。以下、第１実施形態との相違を中心に説明する。
【００６１】
図５の属性監視部１０８は、ユーザ端末１２２においてユーザが指示するアクションを監視し、検出されたアクションの属性を取得する。この属性に基づいてファイル抽出部１１０が蓄積ファイルを検索し、抽出された蓄積ファイルを結果提示部１１２がユーザに提示する。提示の方法としては、ユーザの現在の作業を妨害しないように、例えば蓄積ファイルのアイコンやファイル名を図８のポータル画面１５０の一部に表示するなどの方法がある。
【００６２】
（第３実施形態）
本実施形態においては、前提技術の手法による検索において、抽出された蓄積ファイルの表示順序を決定する際にアクションの属性に応じた重み付けをさらに加える点で第１および第２実施形態と異なる。以下、第１実施形態との相違を中心に説明する。
【００６３】
図５の比較処理部３２によって検索条件と各蓄積ファイルの類似度が判断され、その類似度に基づいて複数の蓄積ファイルが検索結果として抽出される。本実施形態においては、さらにアクションの属性に基づいて検索結果の蓄積ファイルを絞り込む。例えば、検索を行うユーザの部署名といった属性を属性監視部１０８が検出し、その部署名と対応づけられた蓄積ファイルが検索結果に含まれていればそれに高い重み付けを加えて検索結果としての優先度を高める。さらに、検索結果に含まれる２以上の蓄積ファイル同士の対応関係が記録されていれば、それらは同時に利用される可能性の高いファイルであるとの前提で高い重み付けを加えて検索結果としての優先度を高める。
【００６４】
このように、前提技術による検索手法において、蓄積ファイルの利用環境に関する要素をさらに加味することにより、検索の精度をさらに高めることができる。また、あまり利用されていない蓄積ファイルにはアクションの属性に基づく重み付けが加わらないため相対的に抽出されにくくなり、再利用する価値の高いファイルが優先される。
【００６５】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。この実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。以下、変形例を挙げる。
【００６６】
ファイル管理サーバ１２０を複数のサーバ装置の組合せで構成することによって処理負担を分散してもよい。
【００６７】
企業内のある部署において複数段階を有する特定のプロジェクトが進行する場合にこれを処理監視部１００が監視し、ユーザによってなされるアクションがそのプロジェクトにおけるどの段階でなされたかを検出して記録してもよい。後に同様なプロジェクトが組まれた場合に、その進行にあわせて各段階に応じた蓄積ファイルを抽出して提示するよう構成してもよい。
【発明の効果】
本発明によれば、利便性の高い方法で多数のファイルを管理できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】  前提技術におけるファイル検索装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図２】  前提技術における索引データの生成過程を示すフローチャートである。
【図３】  前提技術における検索過程を示すフローチャートである。
【図４】  本実施形態における検索システムの全体構成を示す機能ブロック図である。
【図５】  本実施形態におけるファイル管理サーバの構成を示す機能ブロック図である。
【図６】  検出したユーザのアクションの属性を記録したテーブルを示す図である。
【図７】  検出した２以上の蓄積ファイルの対応関係を記録したテーブルを示す図である。
【図８】  ユーザ端末において表示されるポータル画面を示す図である。
【図９】  蓄積ファイルを検索するときに検索条件を入力する画面を示す図である。
【図１０】  アクションの属性を取得して記録する過程を示すフローチャートである。
【図１１】  アクションの属性を検索条件にして所望の蓄積ファイルを抽出する過程を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００  処理監視部、  １０２  属性取得部、  １０４  属性格納部、  １０６  対応格納部、  １０８  属性監視部、  １１０  ファイル抽出部、  １１２結果提示部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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