(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
キーワードと該キーワードを含むファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースと、重複度数記憶手段と、不要情報記憶手段と、プログラムメモリとＣＰＵとを備え、該ＣＰＵが前記プログラムメモリに記憶されたプログラムを実行することで、複写ファイル指定手段と、追加手段と、重複度数登録手段と、削除手段と、不要情報登録手段と、入力手段と、検索手段と、一括削除手段とを実現する電子ファイリング装置における電子ファイリング方法において、
前記複写ファイル指定手段が、複写するファイルを指定する複写ファイル指定工程と、
前記追加手段が、前記複写ファイル指定工程において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加工程と、
前記重複度数登録手段が、前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を前記重複度数記憶手段に登録する重複度数登録工程と、
前記削除手段が、前記ファイルが削除された場合に、前記重複度数記憶手段に登録される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算する削除工程と、
前記不要情報登録手段が、前記削除工程で削除された管理識別情報を前記不要情報記憶手段に登録する不要情報登録工程と、
前記入力手段が、キーワードを入力する入力工程と、
前記検索手段が、前記入力工程で入力されたキーワードを用いて前記第１のデータベースから対応する管理識別情報を取得し、該取得した管理識別情報を用いて前記第２のデータベースから対応する属性情報を取得してファイルを検索する検索工程と、
前記一括削除手段が、前記不要情報記憶手段に登録された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除工程とを有することを特徴とする電子ファイリング方法。
【請求項２】
キーワードと該キーワードを含むファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、
複写するファイルを指定する複写ファイル指定手段と、
前記複写ファイル指定手段において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加手段と、
前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶手段と、
前記ファイルが削除された場合に、前記重複度数記憶手段において記憶される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算する削除手段と、
前記削除手段で削除された管理識別情報を記憶する不要情報記憶手段と、
キーワードを入力する入力手段と、
前記入力手段で入力されたキーワードを用いて前記第１のデータベースから対応する管理識別情報を取得し、該取得した管理識別情報を用いて前記第２のデータベースから対応する属性情報を取得してファイルを検索する検索手段と、
前記不要情報記憶手段に記憶された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除手段とを有することを特徴とする電子ファイリング装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書等のファイルの記憶（または登録）時に、ファイルの記憶先や分類等の属性を示す属性情報を管理識別情報（以下「管理ＩＤ」という）と共にデータベース化し、この属性情報に基づいて文書ファイルを検索する電子ファイリング方法及び装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書等のファイルを外部記憶媒体等に記憶する際、ディスク名あるいはボリューム名、パス名、ディレクトリ等のファイルの記憶先や分類を表す属性情報と、該属性情報に対応する管理ＩＤにより管理データベースを作成し、ハードディスク等のメモリにこの管理データベースを格納するようにした電子ファイリング装置が従来より知られている。この装置ではさらに、ファイル中のキーワードを自動的に切り出し、該切り出したキーワードをファイルの管理ＩＤに対応させたキーワードデータベースを別途作成し、これを用いてあるキーワードを含むファイルの管理ＩＤが容易に判るようにしている。ファイルの検索時には、キーワードを手掛かりに上記キーワードデータベースから管理ＩＤを知り、この管理ＩＤを基に上記管理データベースから属性情報を取得する。これにより、所望のファイルを検索することができる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の電子ファイリング装置では、記憶されたファイルの削除、追加、複写等の改廃処理を行うときは、上記管理データベースはもちろんのこと、上記キーワードデータベースの内容をその都度、直接変更するようにしていたため、上記キーワードデータベースのデータ量が大きくなるとファイルの改廃処理のレスポンスが著しく悪くなるという問題があった。例えばあるファイル（管理ＩＤが「１００」とする）を削除する場合、上記キーワードデータベースに登録された「１００」という管理ＩＤのすべてを削除する必要がある。１つの管理ＩＤは多数のキーワードに対応しているのが通常であり、登録数が多い場合には処理に時間がかかる。これはファイルの追加、複写の場合も同様である。
【０００４】
本発明は、上記従来技術の問題を解決するためになされたものであり、その目的は、ファイル検索処理の正確性を確保しつつファイルの改廃等の処理のレスポンスを向上することができる電子ファイリング方法及び装置を提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明は、キーワードと該キーワードを含むファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースと、重複度数記憶手段と、不要情報記憶手段と、プログラムメモリとＣＰＵとを備え、該ＣＰＵが前記プログラムメモリに記憶されたプログラムを実行することで、複写ファイル指定手段と、追加手段と、重複度数登録手段と、削除手段と、不要情報登録手段と、入力手段と、検索手段と、一括削除手段とを実現する電子ファイリング装置における電子ファイリング方法において、前記複写ファイル指定手段が、複写するファイルを指定する複写ファイル指定工程と、前記追加手段が、前記複写ファイル指定工程において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加工程と、前記重複度数登録手段が、前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を前記重複度数記憶手段に登録する重複度数登録工程と、前記削除手段が、前記ファイルが削除された場合に、前記重複度数記憶手段に登録される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算する削除工程と、前記不要情報登録手段が、前記削除工程で削除された管理識別情報を前記不要情報記憶手段に登録する不要情報登録工程と、前記入力手段が、キーワードを入力する入力工程と、前記検索手段が、前記入力工程で入力されたキーワードを用いて前記第１のデータベースから対応する管理識別情報を取得し、該取得した管理識別情報を用いて前記第２のデータベースから対応する属性情報を取得してファイルを検索する検索工程と、前記一括削除手段が、前記不要情報記憶手段に登録された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除工程とを有することを特徴とする。
【０００７】
同じ目的を達成するため本発明は、キーワードと該キーワードを含むファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、複写するファイルを指定する複写ファイル指定手段と、前記複写ファイル指定手段において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加手段と、前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶手段と、前記ファイルが削除された場合に、前記重複度数記憶手段において記憶される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算する削除手段と、前記削除手段で削除された管理識別情報を記憶する不要情報記憶手段と、キーワードを入力する入力手段と、前記入力手段で入力されたキーワードを用いて前記第１のデータベースから対応する管理識別情報を取得し、該取得した管理識別情報を用いて前記第２のデータベースから対応する属性情報を取得してファイルを検索する検索手段と、前記不要情報記憶手段に記憶された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除手段とを有することを特徴とする。
【００２４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
【００２５】
（実施の第１形態）
図１は、本発明の実施の第１形態に係る電子ファイリング装置の全体構成を示すブロック図である。
【００２６】
本電子ファイリング装置は、ＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、単漢字辞書部４、かな漢字辞書部５、外部記憶装置７、キーボードバッファ８、文書バッファ１０、カーソルレジスタ１２及びビデオバッファ１３がコントロールバス１６、データバス１７及びアドレスバス１８で互いに接続されて構成されている。また、キーボードバッファ８にはキーボード９が接続され、文書バッファ１０にはデータベースバッファ１１が接続されている。さらに、ビデオバッファ１３にはＤ／Ａコンバータ（ＲＡＭＤＡＣ）１４を介してＣＲＴ（ディスプレイ）１５が接続されている。
【００２７】
本電子ファイリング装置には、コントロールバス１６、データバス１７及びアドレスバス１８を介して外部コンピュータの格納部６（第１、第２の格納手段）が接続されている。
【００２８】
ＣＰＵ１は、電子ファイリング処理のための各種演算、論理判断等を実行し、本電子ファイリング装置の構成要素の動作を制御する。その際、ＣＰＵ１は、制御対象となる各構成要素にコントロールバス信号をコントロールバス１６を介して送信する。また、ＣＰＵ１は、ＣＰＵ１のメモリ内における各構成要素の対応アドレスを指定するための信号をアドレスバス１８を介して各構成要素に送信する。データバス１７は、各構成要素相互のデータの送受信に用いられる。
【００２９】
ＲＯＭ２は、読み出し専用の固定メモリであり、ＣＰＵ１が実行するための制御プログラムを格納している。ＲＡＭ３は、ランダムアクセスが可能なメモリである。単漢字辞書部４は、漢字を入力する際に部首、画数、単漢字を指定するのに用いられる。かな漢字辞書部５は、かな漢字変換を行う際に用いられる。
【００３０】
外部記憶装置７は、フロッピディスクを挿入可能なように構成されており、文書データ等のファイルをフロッピディスクに記憶させる。キーボード９は、ユーザが各種指示を入力するのに用いられる。キーボードバッファ８は、キーボード９から送信されるスキャンコードを一時的に蓄えるためのメモリである。文書バッファ１０は、ファイル登録処理においてテキストデータを一時的に蓄えル。データベースバッファ１１は、ファイル登録処理において各種データベースを一時的に蓄えるほか、ファイル検索処理で取得された管理ＩＤ及び属性情報を保存する。
【００３１】
カーソルレジスタ１２は、ＣＲＴ１５の表示画面におけるカーソルのアドレスを保持し、その内容はＣＰＵ１によって読み書きされる。ビデオバッファ１３は、文書バッファ１０内の文字コードがビット展開されることにより得られるＣＲＴ１５の一画面分の画素データを蓄える。Ｄ／Ａコンバータ１４は、ビデオバッファ１３に蓄えられたデジタル符号の画素データをアナログデータに変換する。ＣＲＴ１５はこのアナログデータに変換された画素データを可視表示する。またＣＲＴ１５は、カーソルレジスタ１２からカーソルのアドレスを入力し、これに対応する位置にカーソルを表示する。
【００３２】
格納部６は、本電子ファイリング装置と通信可能な外部コンピュータに備えられ、ハードディスク等で構成される。格納部６は、後述する各種データベースをデータベースフォーマットで格納すると共に、必要に応じてＲＡＭ３にデータベースを送信する。なお、格納部６には、本電子ファイリング装置と同様の構成の装置が複数接続されていてもよく、その場合には、格納部６がいわゆるサーバ、本電子ファイリング装置等がいわゆるクライアントという関係になる。
【００３３】
かかる構成において、ファイルの登録、削除、複写等のファイリング処理時は、キーボード９からの指示により、インタラプト信号がキーボードバッファ８からＣＰＵ１に送信され、ＣＰＵ１はＲＯＭ２内の各種制御信号を読み出し、これらの制御信号に従って各種の制御を実行する。
【００３４】
図２は、本実施の第１形態に係る電子ファイリング装置における格納部６に格納されるデータベースを示す概念図である。
【００３５】
本実施の第１形態で用いるデータベースには、同図（ａ）に示すキーワードデータベース３０（第１のデータベース）、同図（ｂ）に示す管理データベース３１（第２のデータベース）、同図（ｃ）に示す不要管理ＩＤデータ３２、同図（ｄ）に示す欠番管理ＩＤデータ３３がある。
【００３６】
キーワードデータベース３０は、公知の手法によりファイル中から自動的に切り出したキーワードをデータベース化したものであり、キーワードと管理ＩＤのリストによるインデックスである。管理ＩＤは、登録したファイルを特定するための情報であり、ファイル登録時に各ファイルに付与される。キーワードデータベース３０では、同図（ａ）に示すように、各キーワード（「キャノン」等）を含むファイルの管理ＩＤが全て（Ｎｏ７、１００、３０５、１９４２等）が対応するように、同一レコードに記憶されている。キーワードデータベース３０はファイル登録時に作成され、ファイル検索時にはキーワードから管理ＩＤを得るために用いられる。また管理ＩＤの削除は、後述するキーワードデータベースクリーニング処理により行われる。
【００３７】
管理データベース３１は、管理ＩＤに対し、文書ＩＤ、ファイルＩＤ、ファイル名等の属性情報をデータベース化したものである。管理データベース３１では、例えば管理ＩＤ「２」に対し、文書ＩＤが「８８」、ファイルＩＤが「１」等というように同一レコードにおいて対応している。この管理データベース３１は、ファイルの登録時に作成され、ファイルの検索時には管理ＩＤから属性情報を得るために用いられる。また管理データベース３１内の各レコードは、後述するファイル削除処理により削除される。
【００３８】
不要管理ＩＤデータ３２には、後述するファイル削除処理で指定された不要な管理ＩＤが登録され（詳細は後述する）、不要管理ＩＤデータ３２は格納部６内に記憶される。
【００３９】
欠番管理ＩＤデータ３３には、後述するキーワードデータベースクリーニング処理で削除された管理ＩＤが登録され（詳細は後述する）、欠番管理ＩＤデータ３３は格納部６内に記憶される。
【００４０】
図３は、本実施の第１形態に係る電子ファイリング装置によるファイル削除処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。
【００４１】
まず、削除すべき不要なファイルの文書ＩＤ及びファイルＩＤをキーボード９にて指定し（ステップＳ３０１）、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に含まれているか否を判別する（ステップＳ３０２）。その判別の結果、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に含まれていない場合は直ちに本処理を終了する一方、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に含まれている場合は、該指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤに対応する管理ＩＤを管理データベース３１から取得し（ステップＳ３０３）、該取得した管理ＩＤに対応するレコード（管理ＩＤ及び属性情報）を管理データベース３１から削除して（ステップＳ３０４）、上記取得した管理ＩＤを不要管理ＩＤデータ３２に登録し（ステップＳ３０５）、本処理を終了する。
【００４２】
例えば図２に示す状態を初期状態として、文書ＩＤを「９０」、ファイルＩＤを「２」と指定して本処理を実行した場合は、図２（ｂ）に示す管理データベース３１から管理ＩＤ「１００」のレコードが削除されることにより、管理データベース３１は図４（ｂ）に示すような状態になる。また、不要管理ＩＤデータ３２については、図２（ｃ）では未登録であった管理ＩＤ「１００」が、図４（ｃ）に示すように新たに登録される。なお、キーワードデータベース３０については何ら変更されないため、本処理の負荷は非常に小さくて済むという利点がある。また、欠番管理ＩＤデータ３３は変更されていない。
【００４３】
図３の処理によれば、不要なファイルの管理ＩＤ及び属性情報から成るレコードが管理データベース３１から削除されると共に、そのファイルの管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録される。
【００４４】
図５は、本実施の第１形態に係る電子ファイリング装置によるファイル検索処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。
【００４５】
まずキーワードをキーボード９にて指定し（ステップＳ５０１）、該指定したキーワードがキーワードデータベース３０に登録されているか否を判別する（ステップＳ５０２）。その判別の結果、指定したキーワードがキーワードデータベース３０に登録されていない場合は直ちに本処理を終了する一方、指定したキーワードがキーワードデータベース３０に登録されている場合は、指定したキーワードに対応する管理ＩＤをキーワードデータベース３０から取得し（ステップＳ５０３）、後述する図６の属性情報取得処理により、上記取得した管理ＩＤに対応する文書ＩＤ、ファイルＩＤ及びファイル名を管理データベース３１から取得して（ステップＳ５０４）、本処理を終了する。
【００４６】
図６は、上述した図５のステップＳ５０４で実行される属性情報取得処理のフローチャートである。
【００４７】
まず、図５のステップＳ５０３で取得された管理ＩＤが管理データベース３１に登録されているか否かを判別し（ステップＳ６０１）、その判別の結果、取得された管理ＩＤが管理データベース３１に登録されていない場合は直ちにステップＳ６０３に進む。これにより、不要なファイルの管理ＩＤがキーワードデータベース３０に残存している状態であっても、管理データベース３１から削除されていれば、その不要なファイルの属性情報が検索結果として取得されることを回避することができる。
【００４８】
一方、前記ステップＳ６０１の判別の結果、取得された管理ＩＤが管理データベース３１に登録されている場合は、該取得された管理ＩＤに対応する属性情報（文書ＩＤ、ファイルＩＤ及びファイル名）を取得すると共に、これらをデータベースバッファ１１内に保存して（ステップＳ６０２）、ステップＳ６０３に進む。
【００４９】
ステップＳ６０３では、上記取得された管理ＩＤの全てついて処理が終了したか否かを判別し、全てついて処理が終了していない場合は前記ステップＳ６０１へ戻る一方、上記取得された管理ＩＤの全てついて処理が終了した場合は本処理を終了する。
【００５０】
図５及び図６の処理によれば、指定したキーワードを含むファイルの管理ＩＤが管理データベース３１に登録されている場合には、そのファイルの属性情報が取得される。
【００５１】
図７は、本実施の第１形態に係る電子ファイリング装置によるキーワードデータベースクリーニング処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により所定時（例えばシステムの立ち上げ時、終了時、またはユーザによる任意の指示時等）毎に実行される。
【００５２】
まず、不要管理ＩＤデータ３２に何らかの管理ＩＤが登録されているか否かを判別し（ステップＳ７０１）、管理ＩＤが何ら登録されていない場合は直ちに本処理を終了する一方、不要管理ＩＤデータ３２に何らかの管理ＩＤが登録されている場合は、当該登録されている管理ＩＤを不要管理ＩＤデータ３２から削除し（ステップＳ７０２）、該削除した管理ＩＤと同一の管理ＩＤを、キーワードデータベース３０の先頭のインデックスレコードから最後のインデックスレコードについて全て削除して（ステップＳ７０３）、該管理ＩＤを欠番管理ＩＤデータ３３に登録し（ステップＳ７０４）、前記ステップＳ７０１に戻る。なお、欠番管理ＩＤデータ３３に登録された管理ＩＤは、後に再利用することができる。
【００５３】
本処理を、例えば図４に示す状態を初期状態として実行した場合は、図８に示す状態になる。すなわち、不要管理ＩＤデータ３２に登録されている管理ＩＤ「１００」が不要管理ＩＤデータ３２から削除されると共に、キーワードデータベース３０からも順々に削除される。不要管理ＩＤデータ３２は管理ＩＤ「１００」が削除されることにより、管理ＩＤの登録がない状態（図８（ｃ））となり、キーワードデータベース３０は図８（ａ）に示す状態となる。また、欠番管理ＩＤデータ３３は未登録状態（図４（ｄ））から管理ＩＤ「１００」が登録された状態（図８（ｄ））となる。なお、管理データベース３１は変更されていない。
【００５４】
図７の処理によれば、不要なファイルの管理ＩＤがキーワードデータベース３０から削除され、管理データベース３１及び不要管理ＩＤデータ３２による表される管理ＩＤの改廃状況とキーワードデータベース３０内における管理ＩＤの実際の改廃状況との整合を図ることができる。
【００５５】
本実施の第１形態によれば、不要なファイルのレコードは、図３のファイル削除処理により管理データベース３１から削除され、図５及び図６のファイル検索処理は管理データベース３１に基づいて行われるので、図７のキーワードデータベースクリーニング処理をしていない状態であっても、不要なファイルの属性情報は図５及び図６のファイル検索処理の際に取得されることがない。すなわち検索が阻止される。従って、不要なファイルの管理ＩＤをキーワードデータベース３０内から実際に削除する処理（図７）をその都度行わなくても、ファイル検索処理に際してはそのファイルが削除されたものとして処理される。さらに、不要なファイルはキーワードデータベース３０から所定時に一括して削除するようにしたので、ファイル削除処理の負荷を適当な時に吸収することができる。よって、ファイル削除処理のレスポンスを向上することができる。その効果はキーワードデータベース３０のデータ量が大きくなるほど大きい。
【００５６】
また、ファイル検索処理ではキーワードデータベース３０をアクセスしないので、ファイル検索処理自体のレスポンスを向上することができる。
【００５７】
また、不要なファイルをキーワードデータベース３０から所定時に一括して削除することにより、キーワードデータベース３０と管理データベース３１との整合を任意に採ることができる。しかも、両者の整合がとれていないときであっても、上述したようにファイル検索結果に影響を与えることがないので、キーワードデータベース３０内の不要ファイルの一括削除の処理は、適当な時に行えばよい。
【００５８】
なお、図７のキーワードデータベースクリーニング処理の際に、他の手段により不要なファイルの管理ＩＤを特定することができれば、不要管理ＩＤデータ３２は必ずしも設けなくてもよい。
【００５９】
（実施の第２形態）
以下に、本発明の実施の第２形態に係る電子ファイリング装置を説明する。本実施の第２形態に係る電子ファイリング装置は、実施の第１形態に係る電子ファイリング装置とその構成が同一であり、図１の通りである。従って、実施の第１形態と同一の構成要素には同一の符号を用いる。本実施の第２形態では、実施の第１形態に対してファイル複写処理が行えるようにすると共に、これに伴いファイル削除処理の一部を変更した。従って、ファイル複写処理については図９を新たに用い、ファイル削除処理については図３に替え図１１を用いて、本実施の第２形態を説明する。
【００６０】
図９は、本発明の実施の第２形態に係る電子ファイリング装置によるファイル複写処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。
【００６１】
まず、複写すべきファイルの文書ＩＤ及びファイルＩＤを指定し（ステップＳ９０１）、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に登録されているか否かを判別する（ステップＳ９０２）。その判別の結果、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に登録されていない場合は直ちに本処理を終了する一方、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤが管理データベース３１に登録されている場合は、指定した文書ＩＤ及びファイルＩＤに対応する管理ＩＤを管理データベース３１から取得し（ステップＳ９０３）、該取得した管理ＩＤに新規の文書ＩＤ、ファイルＩＤ及びファイル名等の属性情報を割り振ったレコードを新規に作成し、この新規のレコードを管理データベース３１に追加登録する（ステップＳ９０４）。ここで、同一の管理ＩＤを用いるのは、ファイルの内容は複写前後で変更されないからである。
【００６２】
次いで、重複管理ＩＤデータ３４の上記管理ＩＤについての登録の重複度数をカウントアップして（ステップＳ９０５）、本処理を終了する。ここで、重複管理ＩＤデータ３４は、本実施の第２形態において用いる情報であって、図１０（ｅ）に示すように、管理データベース３１に重複して登録された管理ＩＤとその登録数を記憶した情報であり、格納部６に格納されている。なお、管理ＩＤは、その重複登録がない、すなわち重複度数が「１」のときは、重複管理ＩＤデータ３４に登録されず、重複度数が「２」以上になったときに新規に登録される。従って、前記ステップＳ９０５では、複写前のレコードの登録数が「１」であったときは管理ＩＤが新規に登録され、複写前のレコードの登録数が「２」以上であったときは、当該管理ＩＤの重複度数が「１」だけカウントアップされる。
【００６３】
本処理を、例えば図２に示す状態を初期状態として、文書ＩＤを「９０」、ファイルＩＤを「２」と指定して実行した場合には、図１０に示す状態となる。すなわち、図２（ｂ）に示す管理データベース３１には、管理ＩＤ「１００」に新たな文書ＩＤ「１０００」及びファイルＩＤ「１」が割り振られたレコードが追加され、管理ＩＤ「１００」のレコードが２つになる（図１０（ｂ））。また、重複管理ＩＤデータ３４には、管理ＩＤ「１００」が新規に登録され、その重複度数は「２」とされる（図１０（ｅ））。なお、キーワードデータベース３０、不要管理ＩＤデータ３２及び欠番管理ＩＤデータ３３には変動がない。
【００６４】
本処理によれば、キーワードデータベース３０内のデータを改廃することなく、所望のファイルを複写することができる。ファイル検索処理は、管理データベース３１に基づいてなされるので、キーワードデータベース３０と管理データベース３１との整合が採れていなくても、検索結果に影響を与えることがない。
【００６５】
図１１は、本実施の第２形態に係る電子ファイリング装置によるファイル削除処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。
【００６６】
まず、ステップＳ１１０１〜ステップＳ１１０４では、図３のステップＳ３０１〜ステップＳ３０４と同様の処理を実行する。
【００６７】
ステップＳ１１０５では、前記ステップＳ１１０３で取得した管理ＩＤ（不要なファイルの管理ＩＤ）が重複管理ＩＤデータ３４に登録されているか否かを判別し、その判別の結果、上記取得した管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に登録されている場合は、当該管理ＩＤの重複度数をカウントダウンして（ステップＳ１１０７）、本処理を終了する。このように処理することで、当該管理ＩＤの不要管理ＩＤデータ３２への登録も禁止されることになる。ここで、当該管理ＩＤの重複度数がカウントダウンにより「１」になった場合は、当該管理ＩＤの登録自体を重複管理ＩＤデータ３４から抹消する。
【００６８】
一方、前記ステップＳ１１０５の判別の結果、上記取得した管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に登録されていない場合は、ステップＳ１１０６で図３のステップＳ３０５と同様の処理を実行し、本処理を終了する。すなわち、削除すべきファイルが重複登録されていないときは、管理ＩＤの管理データベース３１からの削除及び不要管理ＩＤデータ３２への登録が通常通りなされる。
【００６９】
本実施の第２形態によれば、ファイルの複写処理では、同一内容のファイルに同一管理ＩＤを用いて管理データベース３１内においてレコードを追加するだけで処理が完了し、キーワードデータベース３０をアクセスしないので、ファイル複写処理のレスポンスを向上することができる。
【００７０】
また、重複して登録された管理ＩＤの属性情報は、ファイル検索処理において全て取得されるので、検索結果の正確性を確保することができる。
【００７１】
また、ファイル削除処理では、削除すべきファイルが重複登録されていないときは実施の第１形態と同様の処理がなされ、削除すべきファイルが重複登録されているときは重複度数のカウントダウンを行うのみで足りるので、実施の第１形態におけるファイル削除処理のレスポンス向上の効果を維持しつつ、ファイルの複写が可能となる。
【００７２】
（実施の第３形態）
以下に、本発明の実施の第３形態に係る電子ファイリング装置を説明する。本実施の第３形態に係る電子ファイリング装置は、実施の第１形態に係る電子ファイリング装置とその構成が同一であり、図１の通りである。従って、実施の第１形態と同一の構成要素には同一の符号を用いる。本実施の第３形態では、実施の第１形態に対してファイル削除処理の一部及びファイル検索処理の一部が異なる。また、本実施の第３形態では、ファイルの復元処理を新たに加えた。従って、ファイルの復元処理については図１４を新たに用い、ファイル削除処理については図３に替え図１２を用い、ファイル検索処理については図５に替え図１３を用いて、本実施の第３形態を説明する。
【００７３】
図１２は、本実施の第３形態に係る電子ファイリング装置によるファイル削除処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。
【００７４】
まず、ステップＳ１２０１、ステップＳ１２０２では、図３のステップＳ３０１、ステップＳ３０２と同様の処理を実行する。
【００７５】
次いでステップＳ１２０３では、図３のステップＳ３０５と同様の処理を実行し、本処理を終了する。
【００７６】
すなわち、本処理では、不要なファイルの管理ＩＤは、実施の第１形態と同様に不要管理ＩＤデータ３２に登録されるが、不要ファイルのレコードは管理データベース３１から削除されずに残る。
【００７７】
図１３は、本実施の第３形態に係る電子ファイリング装置によるファイル検索処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。
【００７８】
まず、ステップＳ１３０１〜ステップＳ１３０３では、図５のステップＳ５０１〜ステップＳ５０３と同様の処理を実行する。
【００７９】
次いで、ステップＳ１３０４では、前記ステップＳ１３０３で取得した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録されているか否かを判別し、その判別の結果、上記取得した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録されている場合は、当該管理ＩＤを検索結果から除外し（ステップＳ１３０５）、ステップＳ１３０６に進む。すなわち、当該管理ＩＤは検索されず当該管理ＩＤに対応する属性情報は取得しなかったこととして後の処理を行う。これにより、不要なファイルの管理ＩＤが管理データベース３１に残存していても、ファイル検索処理においてその不要なファイルの属性情報が取得されることを回避することができる。
【００８０】
一方、前記ステップＳ１３０４の判別の結果、上記取得した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録されていない場合は、直ちに前記ステップＳ１３０６に進む。
【００８１】
ステップＳ１３０６では、図５のステップＳ５０４と同様の処理を実行して、本処理を終了する。
【００８２】
図１４は、本実施の第３形態に係る電子ファイリング装置によるファイル復元処理のフローチャートである。本処理はＣＰＵ１により実行される。
【００８３】
まず、復元すべきファイルの管理ＩＤを指定し（ステップＳ１４０１）、指定した管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に登録されているか否かを判別する（ステップＳ１４０２）。その判別の結果、上記指定した管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に登録されている場合はステップＳ１４０３に進み、当該管理ＩＤの重複度数をカウントアップする。これにより、重複度数が「３」以上の状態から削除されたファイルのレコードが、検索処理上復元される。すなわち削除前の状態荷戻る。
【００８４】
次いで、指定した管理ＩＤのすべてに対して処理を行ったか否かを判別し（ステップＳ１４０７）、その判別の結果、未処理の管理ＩＤがある場合は前記ステップＳ１４０１に戻る一方、指定した管理ＩＤのすべてに対して処理を行った場合は、本処理を終了する。
【００８５】
前記ステップＳ１４０２の判別の結果、上記指定した管理ＩＤが重複管理ＩＤデータ３４に登録されていない場合は、上記指定した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録されているか否かを判別する（ステップＳ１４０４）。その判別の結果、上記指定した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録されている場合は、当該管理ＩＤを不要管理ＩＤデータ３２から抹消し（ステップＳ１４０５）、前記ステップＳ１４０７に進む。これにより、重複登録されていない状態で不要として一旦削除されたファイルのレコードが検索処理上復元される。一方、上記指定した管理ＩＤが不要管理ＩＤデータ３２に登録されていない場合は、上記指定した管理ＩＤを重複管理ＩＤデータ３４に新規に登録すると共にその重複度数を「２」として（ステップＳ１４０６）、ステップＳ１４０７に進む。これにより、重複登録されていない状態（重複度数が「１」）の状態で削除されたファイルのレコードが検索処理上復元される。
【００８６】
本処理により、削除されたファイルを任意に且つ容易に復元することができる。
【００８７】
本実施の第３形態によれば、ファイル削除処理では、不要管理ＩＤデータ３２に削除すべきファイルの管理ＩＤを登録するのみで足り、キーワードデータベース３０及び管理データベース３１にアクセスする必要がないので、ファイル削除処理のレスポンスを一層向上することができる。
【００８８】
また、ファイル検索処理では、管理データベース３１内に不要なファイルのレコードが残存しているために該レコードが一旦取得されるが、後の処理で検索結果から除外されるので、結果的に検索の正確性に影響を与えず、ファイル検索処理について実施の第１形態と同様の効果を得ることができる。
【００８９】
また、不要なファイルのレコードは管理データベース３１から実際に削除されずに残るため、ファイルの復元が容易に行うことができる。さらに、そのファイルの登録の重複状態に応じて、削除前の状態に適切に復帰させることができる。
【００９０】
なお、本実施の第３形態では、キーワードデータベースクリーニング処理において、管理データベース３１内に残存した不要なファイルの管理ＩＤも一括削除するように構成することが好ましい。これにより、キーワードデータベース３０と管理データベース３１との整合を常に維持することができる。
【００９１】
なお、本実施の第３形態に、実施の第２形態のファイル複写処理を結合してもよい。
【００９２】
なお、本発明を達成するためのソフトウェアによって表される制御プログラムを格納したフロッピディスク（ＦＤ）等のメモリを、本発明の電子ファイリング装置における外部記憶装置７を介して読み出すことによっても、同様の効果を奏することができる。
【００９３】
以下に、本発明の電子ファイリング装置に用いることが可能な記憶媒体を図１５を用いて説明する。
【００９４】
キーワードに基づいて属性情報を取得し、該取得した属性情報に基づいて所望のファイルを、記憶されたファイルの中から検索する電子ファイリング装置を制御するためのプログラムを格納する記憶媒体には、図１５に示すように、「第１の格納モジュール」、「第２の格納モジュール」、「管理識別情報取得モジュール」、「属性情報取得モジュール」、「不要管理識別情報指定モジュール」、「阻止モジュール」の各モジュールのプログラムを格納すればよい。
【００９５】
ここで、「第１の格納モジュール」は、ファイル中に含まれるキーワードと管理識別情報（管理ＩＤ）とを対応付けた第１のデータベース（キーワードデータベース３０）を格納するためのモジュールである。
【００９６】
「第２の格納モジュール」は、前記管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けた第２のデータベース（管理データベース３１）を格納するためのモジュールである。
【００９７】
「管理識別情報取得モジュール」は、キーワードを指定し、該指定したキーワードに対応する管理識別情報を前記第１のデータベースから取得するためのモジュールである。
【００９８】
「属性情報取得モジュール」は、前記管理識別情報取得モジュールにより取得した管理識別情報に対応する属性情報を前記第２のデータベースから取得するためのモジュールである。
「不要管理識別情報指定モジュール」は、不要なファイルの管理識別情報を指定するためのモジュールである。
「阻止モジュール」は、前記不要管理識別情報指定モジュールにおいて指定された管理識別情報に対応する属性情報の前記属性情報取得モジュールによる前記第２のデータベースからの取得を阻止するためのモジュールである。
【００９９】
ここで、「阻止モジュール」は、前記不要管理識別情報指定モジュールにより指定された管理識別情報を前記第２のデータベースから削除する削除モジュールを含むようにしてもよい。また、「阻止モジュール」は、前記不要管理識別情報指定モジュールにより指定された管理識別情報を登録する不要管理識別情報登録モジュールと、前記属性情報取得モジュールにより取得された属性情報の中から前記不要管理識別情報登録モジュールにより登録された管理識別情報に対応する属性情報を除外する属性情報除外モジュールとを含むようにしてもよい。
【０１００】
なお、実施の第１、第２、第３形態において、各種データベースは格納部６に格納されるとしたが、これに限るものでなく、例えばＲＡＭ３に格納してもよい。特に、アクセスする頻度が高い管理データベース３１、不要管理ＩＤデータ３２、重複管理ＩＤデータ３４は、ランダムアクセス可能なＲＡＭ３等に格納した方が、処理のレスポンス向上のためには一層好ましい。
【０１０１】
なお、本実施の形態では、格納部６は外部コンピュータのハードディスクとしたが、これに限るものでなく、本電子ファイリング装置に設けたハードディスクとしてもよい。
【０１０２】
なお、文書等のファイルの記憶先は、外部記憶装置７に限らず、例えば、格納部６であってもよい。
【０１０３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ファイル検索処理の正確性を確保しつつファイルの改廃等の処理のレスポンスを向上することができる。また、例えば不要なファイルの管理識別情報を、処理に余裕のあるときに一括して削除すれば、ファイルの改廃処理の実質的負荷を軽減することができる。また、ファイル検索の正確性を確保しつつファイルの複写処理を可能にすると共に、複写したファイルの削除処理のレスポンスを一層向上することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の第１形態に係る電子ファイリング装置の全体構成を示すブロック図である。
【図２】同形態に係る電子ファイリング装置における格納部に格納されるデータベースを示す概念図である。
【図３】同形態に係る電子ファイリング装置によるファイル削除処理のフローチャートである。
【図４】同形態においてファイル削除処理後のデータベースを示す概念図である。
【図５】同形態に係る電子ファイリング装置によるファイル検索処理のフローチャートである。
【図６】図５のステップＳ５０４で実行される属性情報取得処理のフローチャートである。
【図７】同形態に係る電子ファイリング装置によるキーワードデータベースクリーニング処理のフローチャートである。
【図８】同形態においてキーワードデータベースクリーニング処理後のデータベースを示す概念図である。
【図９】本発明の実施の第２形態に係る電子ファイリング装置によるファイル複写処理のフローチャートである。
【図１０】同形態においてファイル複写処理後のデータベースを示す概念図である。
【図１１】同形態に係る電子ファイリング装置によるファイル削除処理のフローチャートである。
【図１２】本発明の実施の第３形態に係る電子ファイリング装置によるファイル削除処理のフローチャートである。
【図１３】同形態に係る電子ファイリング装置によるファイル検索処理のフローチャートである。
【図１４】同形態に係る電子ファイリング装置によるファイル復元処理のフローチャートである。
【図１５】本発明の電子ファイリング装置に用いることが可能な記憶媒体に格納されるプログラムモジュールを示す図である。
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
３  ＲＡＭ
６  格納部
７  外部記憶装置
９  キーボード
１１  データベースバッファ
３０  キーワードデータベース
３１  管理データベース
３２  不要管理ＩＤデータ
３３  欠番管理ＩＤデータ３３
３４  重複管理ＩＤデータ３４
【図１】
0004011662.tif 000002
【図２】
0004011662.tif 000003
【図３】
0004011662.tif 000004
【図４】
0004011662.tif 000005
【図５】
0004011662.tif 000006
【図６】
0004011662.tif 000007
【図７】
0004011662.tif 000008
【図８】
0004011662.tif 000009
【図９】
0004011662.tif 000010
【図１０】
0004011662.tif 000011
【図１１】
0004011662.tif 000012
【図１２】
0004011662.tif 000013
【図１３】
0004011662.tif 000014
【図１４】
0004011662.tif 000015
【図１５】
0004011662.tif 000016