(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールサーバと、該電子メールサーバへ通信ネットワーク経由で接続された複数の電子メールクライアント装置とを備え、前記電子メールサーバは、電子メールクライアント装置から送信された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する電子メールクライアント装置からの送信要求情報を受信する手段とを備え、前記送信要求情報を受信した場合、添付データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてある電子メール管理システムにおいて、
前記電子メールサーバに接続されたファイルサーバを更に備え、
前記電子メールサーバは、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする電子メール管理システム。
【請求項２】
前記電子メールサーバは、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする請求項１に記載の電子メール管理システム。
【請求項３】
電子メールを受信する手段と、受信した電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する送信要求情報を受信する手段とを備える電子メールサーバにおいて、
添付データを保管するためのファイルサーバに接続されており、
受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする電子メールサーバ。
【請求項４】
コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムにおいて、
コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有することを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項５】
コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体において、
コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されていることを特徴とするコンピュータでの読取りが可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールサーバの記憶容量の削減、添付データに対する送信要求を分散する電子メール管理システム、電子メールサーバ、コンピュータプログラム、及び記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネット技術の進歩に伴って、電子メールによる情報の伝達が広く行われている。また、企業内の通信システムにもインターネット技術を導入してイントラネットを構築し、電子メールによる各種情報の伝達が行われている。
【０００３】
インターネット又はイントラネット内で送受信される電子メールは、電子メールサーバによりその送受信が管理される。すなわち、送信元の電子メールクライアント装置から送信された電子メールは、ＳＭＴＰサーバ（Simple Mail Transfer Protocol サーバ）のような送信側の電子メールサーバへまず送信される。ＳＭＴＰサーバにて受信した電子メールは、宛先の電子メールアドレスを参照して、ＰＯＰサーバ（Post Office Protocol サーバ）のような受信側の電子メールサーバへ送信される。受信側の電子メールサーバでは、受信した電子メールをハードディスクのような記憶装置に記憶しており、宛先の電子メールクライアント装置から電子メールの送信要求を受けた場合、当該電子メールクライアント装置へ電子メールを送信するようにしている。
【０００４】
また、このような電子メール管理システムにあっては、一度に複数の宛先に電子メールを送信することが可能であり、また、電子メールに文書データ、画像データ、映像データ、音声データ等の各種データを添付して送信することも可能である。
【０００５】
例えば、企業内では、電子メールに文書データを添付して、一度に多数の者に電子メールを送信し、情報の伝達を行う場合がある。この場合、従来の電子メールサーバでは、電子メールの宛先毎に添付データを含む電子メールの複製を作成して、個人用電子メールボックス等の所定の記憶領域に記憶するようにしている。そして、宛先毎に電子メールクライアント装置の送信要求を受付け、前記記憶領域に記憶された電子メールを宛先毎に個別に送信するようにしている。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前述した電子管理メールシステムでは、電子メールの宛先が複数ある場合、電子メールの宛先毎に添付データを含む電子メールの複製を作成する構成としているため、一度に多数の者に添付データを含む電子メールを送信する必要がある場合、多数の複製データが電子メールサーバに作成されることになり、電子メールサーバの記憶容量を圧迫する原因となっていた。
【０００７】
そこで、電子メールサーバにて受信した電子メールに添付データが含まれている場合、電子メール本文と添付データとを個別に記憶し、電子メール本文については宛先毎に複製データを作成し、添付データについて複製データを作成せずに、電子メール本文と添付データとの対応関係のみを記憶することが行われる。
そして、添付データに対する送信要求がある場合には、前記対応関係を参照して当該添付データを送信するようにしている。
【０００８】
しかしながら、前述の電子メール管理システムにあっては、添付データの複製データは作成されていないため、当該添付データに対する送信要求が短時間に集中することがあり、送信要求に対する応答が悪くなるという問題を有していた。
【０００９】
また、電子メールの宛先の数が多数である場合も、添付データに対する送信要求が集中することが予想されるため、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく予め送信要求の集中を回避することができる電子メール管理システムの開発が望まれていた。
【００１０】
更に、添付データが文書データである場合には、添付データを電子メールクライアント装置にて取得することなく、その内容を検索できることが望ましい。
【００１１】
更に、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することがないように、電子メールクライアント装置により、既に取得された添付データは前記電子メールサーバとは別個の記憶装置へ移動することが望ましい。
【００１２】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成して記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信する構成とすることにより、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避できる電子メール管理システム、該電子メール管理システムが備える電子メールサーバ、該電子メールサーバを実現するためのコンピュータプログラム、及び該コンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【００１３】
本発明の他の目的は、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成して記憶する手段とを備える構成とすることにより、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避できる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【００１４】
本発明の更に他の目的は、添付データが文書データである場合、文書データに含まれる文字列と文書データにおける文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成する手段を備える構成とすることにより、添付データの内容を検索することができる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【００１５】
本発明の更に他の目的は、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索する手段を備えることにより、添付データの内容を検索することができる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【００１６】
本発明の更に他の目的は、保存すべき添付データを電子メール本文に関連付けて記憶する手段と、該手段に記憶した後、前記添付データを削除する手段と備えることにより、電子メールの添付データを保存することができる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【００１７】
【課題を解決するための手段】
第１発明に係る電子メール管理システムは、電子メールサーバと、該電子メールサーバへ通信ネットワーク経由で接続された複数の電子メールクライアント装置とを備え、前記電子メールサーバは、電子メールクライアント装置から送信された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する電子メールクライアント装置からの送信要求情報を受信する手段とを備え、前記送信要求情報を受信した場合、添付データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてある電子メール管理システムにおいて、前記電子メールサーバに接続されたファイルサーバを更に備え、前記電子メールサーバは、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする。
【００１８】
第２発明に係る電子メール管理システムは、第１発明に係る電子メール管理システムにおいて、前記電子メールサーバは、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする。
【００１９】
第３発明に係る電子メールサーバは、電子メールを受信する手段と、受信した電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する送信要求情報を受信する手段とを備える電子メールサーバにおいて、添付データを保管するためのファイルサーバに接続されており、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする。
【００２０】
第４発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムにおいて、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有することを特徴とする。
【００２１】
第５発明に係るコンピュータでの読取りが可能な記録媒体は、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体において、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されていることを特徴とする。
【００２２】
本発明にあっては、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数し、計数した要求数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしており、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中する場合にのみ、添付データの複製データを作成するようにしているため、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【００２３】
また、本発明にあっては、計数した電子メールの宛先の数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中することが予想される場合に、予め添付データの複製データを作成することによって、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【００２４】
更に、本発明にあっては、添付データが文書データである場合、文書データに含まれる文字列と文書データにおける文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成するようにしており、添付データの内容を検索することができる。
【００２５】
更に、本発明にあっては、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索可能になしてあるため、添付データの内容を検索することが可能である。
【００２６】
更に、本発明にあっては、保存すべき添付データを電子メール本文に関連付けて記憶するようにしているため、例えば、送信要求の頻度が低い添付データを電子メールサーバとは別個の記憶装置に保存することが可能となる。
【００２７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて具体的に説明する。
実施の形態１．
図１は、本発明に係る電子メール管理システムの構成を示す模式図であり、図中１００は、電子メールの送受信を管理する電子メールサーバ１００であり、該電子メールサーバ１００には電子メールクライアント装置である端末機３００が通信ネットワークＮを介して複数接続されている。また、電子メールサーバ１００には、送信要求の頻度が少なくなった電子メール（添付ファイル）を保管するためのファイルサーバ２００が接続されている。
【００２８】
本実施の形態では、企業内の社内ＬＡＮに構築された電子メール管理システムを想定しているが、インターネット技術の基盤技術であるＴＣＰ／ＩＰを利用した所謂イントラネットを想定しているため、必ずしも企業内の社内ＬＡＮに限定する必要はなく、インターネット網を介して電子メールサーバと電子メールクライアント装置とが接続されている形態であってもよい。
インターネット網に接続されている電子メールサーバは、一般に、ＳＭＴＰサーバに代表されるような送信側のサーバとＰＯＰサーバに代表されるような受信側のサーバとから構成されているが、図１に示した電子メールサーバ１００は、送信側及び受信側の両方の機能を備えている。なお、インターネット網で利用する場合は、受信側の電子メールサーバにのみ本発明の電子メールサーバ１００を適用してもよい。
【００２９】
図２は、本発明に係る電子メール管理システムの動作を説明する模式図である。図２に模式的に示した電子メールが端末機３００から電子メールサーバ１００へ送信される場合について以下に説明する。
【００３０】
電子メールサーバ１００にて受信される電子メールには、電子メールの識別番号である電子メールＩＤが付与されており、各電子メールを識別することができる。図２に示した電子メールの例では、電子メールＩＤとして「＃００１」が付与されている。この電子メールの送信元の電子メールアドレスは「○○○＠×××．ｊｐ」であり、送信先（宛先）の電子メールアドレスとして「ａａａ０１＠×××．ｊｐ」、「ａａａ０２＠×××．ｊｐ」、及び「ａａａ０３＠×××．ｊｐ」が指定されている。本実施の形態にあっては、企業内の社内ＬＡＮに構築された電子メール管理システムを想定しているため、送信元の電子メールアドレスに対応した端末機３００から電子メールが送信され、電子メールサーバ１００が、宛先である３つの電子メールアドレスの何れかに対応した端末機３００からの送信要求を受信した場合、当該電子メールを前記端末機３００へ送信するようにしている。
【００３１】
また、電子メール「＃００１」には、電子メールの内容を記述した電子メール本文の他に添付ファイル（ＳＡＭＰＬＥ．ＤＯＣ）が埋め込まれている。添付ファイルは、例えば、テキストエディタ、ワードプロセッサ等により作成された文書データを含むファイルであり、端末機３００から電子メールサーバ１００へ送信される際に、BinHex形式、Base64形式、uuencode形式等の電子メールに関する規格であるＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extensions）で定められている符号化形式にて符号化されている。
【００３２】
電子メールサーバ１００では、前述の電子メールを受信した場合、電子メール本文と添付ファイルとを分離して管理する。すなわち、電子メール本文については、宛先の数だけ電子メール本文の複製を作成し、各宛先に毎に電子メール管理データベース（電子メール管理ＤＢ，図４参照）に登録する。また、添付ファイルについては、識別情報であるリンクＩＤを用いて、前記電子メール本文との関連付けを行い、文書管理データベース（文書管理ＤＢ，図４参照）に登録する。
【００３３】
電子メールサーバ１００では、前記添付ファイルに対する端末機３００からの送信要求の数を常時監視しており、送信要求が頻繁になった場合、添付ファイルの複製を作成して、添付ファイルへの接続を分散させる。
【００３４】
また、添付ファイルを文書管理データベースに登録する際、符号化された添付ファイルを復号化して、後述するような全文検索用のインデックスファイルを作成し、インデックスデータベース（インデックスＤＢ，図５参照）に登録する。
【００３５】
更に、全ての宛先の端末機３００から添付ファイルに対する送信要求があり、その後、一定の時間が経過した場合、添付ファイルに対する送信要求の頻度が少なくなるため、文書管理データベースに残しておく必要がなくなり、当該添付ファイルを保存用のファイルサーバ２００へ移動する。このとき、移動先の情報を文書保管データベース（文書保管ＤＢ，図５参照）に記録させておく。
【００３６】
図３は、電子メールサーバ１００の内部構成を示すブロック図である。電子メールサーバ１００は、ＣＰＵ１０１を備えており、バス１０２を介して、ＲＯＭ１０３、ＲＡＭ１０４、表示部１０５、入力部１０６、通信部１０７、外部記憶装置１０８、及び内部記憶装置１０９等のハードウェアに接続されている。ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３に格納された制御プログラムに従って、それらのハードウェアを制御する。ＲＡＭ１０４は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成され、ＲＯＭ１０３に格納された制御プログラムの実行時に発生するデータを記憶する。
【００３７】
表示部１０５は、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、入力部１０６は、キーボード、マウス等の入力装置である。表示部１０５及び入力部１０６は、例えば、各種データベースの内容を表示・変更する際に利用される。端末機３００を通じて、各種データベースの内容を表示・変更する形態である場合には、表示部１０５及び入力部１０６を電子メールサーバ１００に備えている必要はない。
【００３８】
通信部１０７は、モデム等の回線終端装置を備えている。通信部１０７は、送信元の端末機３００から電子メールを受信するとともに、前記電子メールに記述されている宛先に対応付けられている端末機３００からの送信要求を受信した場合、当該電子メールを前記端末機３００へ送信するようにしている。
【００３９】
内部記憶装置１０９は、ハードディスクのような記憶装置からなり、記憶領域の一部は、電子メール本文と宛先の電子メールアドレスを関連付けて記憶する電子メール管理データベース１０９Ａ、添付ファイル及び該添付ファイルの複製を電子メールの本文に関連付けて記憶する文書管理データベース１０９Ｂ、添付ファイルの全文検索用インデックスファイルと電子メール本文とを関連付けて記憶するインデックスデータベース１０９Ｃ、及び添付ファイルを保存用のファイルサーバ２００に移動する際の移動先の情報と、元の電子メール本文との対応関係を記憶する文書保管データベース１０９Ｄとして用いられており、必要に応じて各種データベースにアクセスし、情報の記憶及び読取り処理が行われる。
【００４０】
なお、本実施の形態では、電子メールサーバ１００の内部記憶装置１０９に各種データベースを備えているが、これらのデータベースは必ずしも電子メールサーバ１００の内部にある必要はなく、電子メールサーバ１００に接続したデータベースサーバを用意して、このデータベースサーバの内部に前記データベースの全部又は一部を備える構成であってもよい。
【００４１】
ファイルサーバ２００は、電子メールサーバ１００と同様の構成をなしており、電子メールサーバ１００から移動されてきた添付ファイルをハードディスクのような記憶装置（不図示）に記憶させる。端末機３００は、具体的にはパーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（パーソナル・デジタル・アシスタント）等の情報処理装置であり、電子メールの作成・送受信を行う電子メールクライアントソフトウェアが予めインストールされている。
【００４２】
図４及び図５は、各データベースの一例を示す概念図である。図４（ａ）は、電子メール管理データベース１０９Ａの一例を示す概念図であり、電子メールサーバ１００にて受信した電子メールの電子メールＩＤ、送信元の電子メールアドレス、及び宛先の電子メールアドレスが互いに関連付けられて記憶されている。また、各データベース間にて関連付けを行うために一つの電子メールＩＤに対してリンクＩＤが付与されている。図４（ａ）では、電子メールＩＤ＝「＃００１」で識別される電子メールが、宛先欄に示した３つの電子メールアドレスからの送信要求に応じて送信されることを示している。
【００４３】
図４（ｂ）は、文書管理データベース１０９Ｂの一例を示す概念図であり、電子メールに添付された文書ファイル名が前記リンクＩＤに関連付けて記憶されている。また、文書ファイルへの接続状況を電子メールサーバ１００にて常時監視しており、頻繁に前記文書ファイルへ送信要求がある場合には、文書ファイルの複製を作成し、そのファイル名を前記リンクＩＤに関連付けて記憶する。図４（ｂ）では、リンクＩＤ＝「Ｒ００１」に対して、「ＳＡＭＰＬＥ．ＤＯＣ」というファイル名の文書ファイルが記憶されており、「ＳＡＭＰＬＥ＿０１．ＤＯＣ」、「ＳＡＭＰＬＥ＿０２．ＤＯＣ」、及び「ＳＡＭＰＬＥ＿０３．ＤＯＣ」というファイル名の複製ファイルが記憶されている。
【００４４】
なお、本実施の形態では、電子メールに添付されたファイルの内容を全文検索するようにしてあるため、添付ファイルは、テキストで記述された文書ファイルであることが望ましいが、文書管理データベース１０９Ｂに記憶されるファイルは、画像ファイル、音声ファイル、映像ファイル等の文書ファイル以外のものであっても良い。また、文書管理データベース１０９Ｂに記憶させる際に、電子メールに添付されたファイルを復号化してある必要はない。
【００４５】
図５（ｃ）では、インデックスデータベース１０９Ｃの一例を示す概念図であり、リンクＩＤに関連付けて、１文字インデックス、２文字インデックス、…、Ｎ文字インデックスのファイル名が記憶されている。ここで、各インデックスファイルは、電子メールに添付された文書ファイルの内容を全文検索する際に参照されるファイルであり、文書中に含まれる全ての文字列と文書中での各文字列の位置情報とが対応付けられている。
【００４６】
例えば、文書ファイルの内容が、「日本の景気は回復基調である。」であったとした場合、１文字インデックスは、「日、本、の、…、で、あ、る」のように１文字からなる文字列に文章を分割し、各文字列とその文字列の出現位置とを対応させて記憶する。また、２文字インデックスは、「日本、本の、の景、…、であ、ある」のように２文字からなる文字列に文章を分割し、各文字列とその文字列の出現位置を対応させて記憶する。以下、同様にして３文字インデックス、４文字インデックス、…、Ｎ文字インデックスを作成する。
【００４７】
なお、端末機３００から送信される電子メールの添付ファイルは、所定の形式にて符号化されており、しかも、文書ファイルでなく、画像ファイル、音声ファイル、映像ファイル等のバイナリファイルであることもあるため、インデックスファイルを作成する際には、一度復号化した後、文書ファイルであるか否かを判定する必要がある。
【００４８】
図５（ｄ）は、文書保管データベース１０９Ｄの一例を示す概念図であり、ファイルサーバの識別情報（例えば、ＩＰアドレス）、文書ファイルを保管しているディレクトリ名（ファイルパス）、ファイル名が互いに関連付けられて記憶されている。
【００４９】
図６は、電子メールサーバ１００の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ１００は、電子メールを受信したか否かを判断する（ステップＳ１）。そして、電子メールがない場合（Ｓ１：ＮＯ）、電子メールを受信するまで待機する。
【００５０】
電子メールサーバ１００が電子メールを受信した場合（Ｓ１：ＹＥＳ）、受信した電子メールに添付ファイルが含まれるか否かを判断する（ステップＳ２）。添付ファイルがない場合（Ｓ２：ＮＯ）、通常のメール処理を行い（ステップＳ３）、本発明の電子メール管理システムとしての処理を終了する。
【００５１】
ステップＳ２にて、電子メールに添付ファイルがあると判断された場合（Ｓ２：ＹＥＳ）、添付ファイルを文書管理データベース１０９Ｂに登録する（ステップＳ４）。そして、受信した電子メールを参照し、電子メールの宛先が所定数以上であるか否かを判断する（ステップＳ５）。電子メールの宛先が所定数以上である場合（Ｓ５：ＹＥＳ）、添付ファイルの複製を文書管理データベース１０９Ｂに登録する（ステップＳ６）。
【００５２】
ステップＳ５にて、電子メールの宛先数が所定数より少ないと判断した場合（Ｓ５：ＮＯ）、電子メールサーバ１００が備えるタイマ（不図示）の値をｔ＝０に設定する（ステップＳ７）。そして、タイマの値をｔ＝０に設定してから時間Ｔが経過した否かを判断し（ステップＳ８）、時間Ｔが経過していない場合（Ｓ８：ＮＯ）、時間Ｔが経過するまで待機する。
【００５３】
タイマの値をｔ＝０に設定してから時間Ｔが経過した場合（Ｓ８：ＹＥＳ）、添付ファイルに所定数以上の送信要求があるか否かを判断し（ステップＳ９）、所定数以上の送信要求がある場合（Ｓ９：ＹＥＳ）、添付ファイルの複製を文書データベース１０９Ｂに登録する（Ｓ６）。
【００５４】
このように、本実施の形態では、電子メールサーバ１００にて電子メールを受信した場合、添付ファイルを電子メール本文から切り離して記憶し、前記添付ファイルに対する送信要求が短時間に集中する場合に、添付ファイルの複製を作成するようにしている。そして、更に添付ファイルの送信要求があった場合には、例えば、ラウンドロビン方式により添付ファイルの送信を分散させることによって、一つの添付ファイルに対する送信要求が集中しないようになっている。
【００５５】
次いで、全文検索用インデックスを作成する手順について説明する。図７は、全文検索用インデックスを作成する際の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ１００は、電子メールを受信したか否かを判断する（ステップＳ１１）。電子メールを受信していない場合（Ｓ１１：ＮＯ）、電子メールを受信するまで待機する。
【００５６】
電子メールサーバ１００にて電子メールを受信した場合（Ｓ１１：ＹＥＳ）、受信した電子メールに添付ファイルが含まれているか否かを判断する（ステップＳ１２）、受信した電子メールに添付ファイルが含まれていない場合（Ｓ１２：ＮＯ）、通常のメール処理を行う（ステップＳ１３）。
【００５７】
受信した電子メールに添付ファイルが含まれている場合（Ｓ１２：ＹＥＳ）、符号化されている添付ファイルを復号化して、文書ファイルであるか否かを判断する（ステップＳ１４）。文書ファイルであるか否かは、拡張子、ファイルタイプ等のファイルの種類を識別する識別子を調べることによって判断することが可能である。
【００５８】
添付ファイルが文書ファイルである場合（Ｓ１４：ＹＥＳ）には、全文検索用インデックスを抽出する（ステップＳ１５）。全文検索用インデックスの抽出は、前述したように、文書ファイルに含まれるｎ文字（ｎ＝１，２，…）の文字列をテキストデータの始端から終端まで順次抽出することによって行う。
【００５９】
次いで、抽出した文字列と該文字列のテキストデータ中の位置情報とに基づきインデックスファイルを作成する（ステップＳ１６）。そして、添付ファイルを文書管理データベース１０９Ｂに登録する（ステップＳ１７）。添付ファイルを端末機３００の要求に基づき送信する場合、適切な形式にて圧縮して送信する必要があるため、添付ファイルを文書管理データベース１０９Ｂに登録する際に、BinHex形式、Base64形式、uuencode形式等の形式により圧縮することが望ましい。
【００６０】
次いで、添付ファイルとインデックスファイルとの関連付けを行い（ステップＳ１８）、インデックスデータベース１０９Ｃにインデックスファイルを登録する（ステップＳ１９）。
【００６１】
図８は、添付ファイルをファイルサーバへ移動する際の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ１００は、添付ファイルを移動するか否かを判断する（ステップＳ２１）。添付ファイルの移動は、例えば、電子メールの全ての宛先から添付ファイルに対する送信要求を受付けた後、１０日を経過したときに移動するように予め定めておく。添付ファイルを移動しないと判断した場合（Ｓ２１：ＮＯ）、処理を終了する。
【００６２】
添付ファイルを移動すると判断した場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、移動先情報ファイルを作成し（ステップＳ２２）、文書保管データベース１０９Ｄへ登録する。この移動先情報ファイルには、ファイルサーバ２００のＩＰアドレス、ファイルパス、添付ファイルのファイル名がリンクＩＤに関連付けられて記録されており、リンクＩＤに基づき添付ファイルの移動先の情報を得ることができる。
【００６３】
そして、添付ファイルの複製をファイルサーバ２００に記憶し（ステップＳ２３）、文書管理データベース１０９Ｂに記憶されている添付ファイルを削除する（ステップＳ２４）。
【００６４】
実施の形態２．
前述したように、実施の形態１では、添付ファイルを文書管理データベース１０９Ｂに登録してから所定時間が経過するまでの間の、添付ファイルに対する送信要求数を計数して、計数した値が所定数以上であるか否かを判断する。そして、送信要求数が所定数以上である場合には、添付ファイルの複製を作成し、文書管理データベース１０９Ｂへ登録する。
しかしながら、電子メールは、電子メールサーバ１００が受信した後、すぐに端末機３００の操作者から送信要求があるとは限らないため、電子メールサーバ１００により随時監視することが望まれる。本実施の形態では、電子メールサーバ１００により添付ファイルへの送信要求を随時監視することができる電子メール管理システムについて説明する。なお、電子メール管理システムの構成、電子メールサーバ１００の構成については、実施の形態１と同じであるため、説明を省略する。
【００６５】
図９は、電子メールサーバ１００の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ１００は、電子メールを受信したか否かについて判断する（ステップＳ３１）。電子メールを受信していない場合（Ｓ３１：ＮＯ）、電子メールを受信するまで待機する。
【００６６】
電子メールサーバ１００が電子メールを受信した場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）、受信した電子メールに添付ファイルが含まれているか否かを判断する（ステップＳ３２）。受信した電子メールに添付ファイルが含まれていない場合（Ｓ３２：ＮＯ）、通常のメール処理を行い処理を終了する（ステップＳ３３）。
【００６７】
受信した電子メールに添付ファイルが含まれている場合（Ｓ３２：ＹＥＳ）、タイマをｔ＝０にセットする（ステップＳ３４）。次いで、添付ファイルに対する送信要求の数をカウントする（ステップＳ３５）。
【００６８】
次いで、ｔ＝Ｔ1 （例えば、Ｔ1 は１０分）であるか否かを判断し（ステップＳ３６）、ｔ＝Ｔ1でない場合（Ｓ３６：ＮＯ）、処理をステップＳ３５へ戻す。ステップＳ３６でｔ＝Ｔ1 であると判断した場合（Ｓ３６：ＹＥＳ）、添付ファイルの複製数を算出する（ステップＳ３７）。添付ファイルの複製数は、ステップＳ３５でカウントした送信要求の数に基づき算出され、例えば、前記送信要求の数に０．５を乗じた数を複製数とすることができる。
【００６９】
次いで、算出した複製数に基づき、添付ファイルの複製を文書管理データベース１０９Ｂに登録する（ステップＳ３８）。
【００７０】
そして、ｔ＝Ｔ2 （例えば、２時間）であるか否かを判断し（ステップＳ３９）、ｔ＝Ｔ2でない場合（Ｓ３９：ＮＯ）、ｔ＝Ｔ2 になるまで待機し、ｔ＝Ｔ2
になった場合（Ｓ３９：ＹＥＳ）、処理をステップＳ３４へ戻す。
【００７１】
このように、電子メールサーバ１００では、添付ファイルに対する送信要求の数を常時監視しており、その要求数に応じて複製を作成しているので、電子メールサーバ１００の内部記憶装置１０９の記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中が回避される。
【００７２】
（付記１）電子メールサーバと、該電子メールサーバへ接続された複数の電子メールクライアント装置とを備え、前記電子メールサーバは、電子メールクライアント装置から送信された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する電子メールクライアント装置からの送信要求情報を受信する手段とを備え、前記送信要求情報を受信した場合、添付データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてある電子メール管理システムにおいて、前記電子メールサーバは、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてあることを特徴とする電子メール管理システム。
（付記２）前記電子メールサーバは、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記１に記載の電子メール管理システム。
（付記３）前記電子メールサーバは、受信した電子メールに含まれる添付データが文書データであるか否かを判断する手段と、添付データが文書データである場合、前記文書データに含まれる文字列と前記文書データにおける前記文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成する手段と、生成した索引データを前記添付データに関連付けて記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記１又は付記２に記載の電子メール管理システム。
（付記４）前記電子メールサーバは、前記添付データ中の文字列に対する検索要求情報を電子メールクライアント装置から受信する手段と、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索する手段と、検索した結果に係る情報を前記電子メールクライアント装置へ送信する手段とを備えることを特徴とする付記３に記載の電子メール管理システム。
（付記５）前記電子メールサーバは、保存すべき添付データを前記電子メール本文に関連付けて記憶する手段と、該手段に記憶した後、前記添付データを削除する手段とを更に備えることを特徴とする付記１乃至付記４の何れかに記載の電子メール管理システム。
（付記６）電子メールを受信する手段と、受信した電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する送信要求情報を受信する手段とを備える電子メールサーバにおいて、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信すべくなしてあることを特徴とする電子メールサーバ。
（付記７）受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記６に記載の電子メールサーバ。
（付記８）受信した電子メールに含まれる添付データが文書データであるか否かを判断する手段と、添付データが文書データである場合、前記文書データに含まれる文字列と前記文書データにおける前記文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成する手段と、生成した索引データを前記添付データに関連付けて記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記６又は付記７に記載の電子メールサーバ。
（付記９）前記添付データ中の文字列に対する検索要求情報を受信する手段と、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索する手段と、検索した結果に係る情報を送信する手段とを備えることを特徴とする付記８に記載の電子メールサーバ。
（付記１０）保存すべき添付データを前記電子メール本文に関連付けて記憶する手段と、該手段に記憶した後、前記添付データを削除する手段とを更に備えることを特徴とする付記６乃至付記９の何れかに記載の電子メールサーバ。
（付記１１）コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムにおいて、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップとを有することを特徴とするコンピュータプログラム。
（付記１２）コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体において、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されていることを特徴とするコンピュータでの読取りが可能な記録媒体。
【００７３】
【発明の効果】
以上、詳述したように、本発明による場合は、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数し、計数した要求数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしており、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中する場合にのみ、添付データの複製データを作成するようにしているため、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【００７４】
また、本発明による場合は、計数した電子メールの宛先の数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中することが予想される場合に、予め添付データの複製データを作成することによって、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【００７５】
更に、本発明による場合は、添付データが文書データである場合、文書データに含まれる文字列と文書データにおける文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成するようにしており、添付データの内容を検索することができる。
【００７６】
更に、本発明による場合は、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索可能になしてあるため、添付データの内容を検索することが可能である。
【００７７】
更に、本発明による場合は、保存すべき添付データを電子メール本文に関連付けて記憶するようにしているため、例えば、送信要求の頻度が低い添付データを電子メールサーバとは別個の記憶装置に保存することが可能となる等、本発明は優れた効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る電子メール管理システムの構成を示す模式図である。
【図２】本発明に係る電子メール管理システムの動作を説明する模式図である。
【図３】電子メールサーバの内部構成を示すブロック図である。
【図４】各データベースの一例を示す概念図である。
【図５】各データベースの一例を示す概念図である。
【図６】電子メールサーバの処理手順を示すフローチャートである。
【図７】全文検索用インデックスを作成する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図８】添付ファイルをファイルサーバへ移動する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図９】電子メールサーバの処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００  電子メールサーバ
１０１  ＣＰＵ
１０９  内部記憶装置
１０９Ａ  電子メール管理データベース
１０９Ｂ  文書管理データベース
１０９Ｃ  インデックスデータベース
１０９Ｄ  文書管理データベース
１１０  記録媒体
２００  ファイルサーバ
３００  端末機
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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